Årsrapport Sameiet Wolffs gate 12

Transkript

1 Årsrapport Sameiet Wolffs gate

2 Styrets sammensetning Kristian Rogndal, styreleder David Langeland, beboerrepresentant Øystein Fykse, Bergen kommunale bygg Åge Nilssen, Bergen kommune, Idrettsservice sentrum Varamedlemmer Lisa Knapskog Skauge, Bergenhus og Årstad kulturkontor Bjarte Røberg, Bergen kommunale bygg Bente Hybertsen, beboerrepresentant Drift Det er i perioden avholdt to rene styremøter og to møter for å få i stand avtale om ekstern brannvernsleder. I tillegg er det blitt holdt et forberedende styremøte i forkant av årsmøtet. Driften av beboerdelen oppsummeres punktvis under. Kommunens representanter rapporterer gjennom egne kanaler. Renhold og vaktmestertjenester Sameiet har videreført sin avtale med Coorno/ RSS om renhold av beboernes fellesareal, samt vaktmestertjenester. Avtalen har i 2011 inneholdt: 1. Renhold Gulvflater heis og trappehus én gang per uke. Gulvflater svalganger annenhver uke. 2. Vaktmestertjenester Vaktmester 1,5 time per uke, herunder: Utvendig renhold rundt bygget. Rengjøre bossrommet og spyle bosscontainere. Kontroll- og utskifting av defekte lyskilder fellesareal. Generelt tilsyn med teknisk anlegg, tak og fasader. Ved behov har styreleder bestilt ytterligere rengjøring av eksempelvis vegger og tak og meldt inn behov til vaktmesteren om andre ting som må utbedres. Sameiet har blitt fakturert for dette etter avtalt timesats. Brannvern Styrets Åge Nilssen har i 2011 sittet som brannvernsleder og han er blitt avlønnet med kr 5000,- per måned for dette arbeidet. Styret har i løpet av året fått i stand avtale med Bergen brannsikring som fra trådte inn i rollen som ekstern brannvernleder og dermed overtok for Nilssen. Dette ble i hovedsakelig gjort fordi bygget med sin oppdeling mellom beboere og kommunen er et komplisert objekt. Styret trengte derfor mer kompetanse på området og Nilssen ønsket seg samtidig fri fra vervet. Utfallet, uavhengig av årsak, er at sameiet nå har en profesjonell brannvernsleder som har dette som sitt daglige virke. Hjemmeside Sameiets hjemmeside er fornyet med nytt utseende og publiseringsløsning. Den baserer seg på en gratis blogg-løsning fra Google. Alle filer og tekst fra det gamle systemet ble overført, men det gjenstår fortsatt noe arbeid for at hjemmesiden skal huse alt av nødvendig informasjon. Der finnes blant annet sameiets vedtekter, ordensregler, diverse dokumentasjon og beboer-/eieroversikt. Adressen er Vedlikehold bygningsmasse Det har ikke blitt utført noe planlagt vedlikeholdsarbeid på bygget, annet enn de løpende serviceavtalene på heis og brannvarslersystem. Styrets Øystein Fykse har vært på saken med å lage en vedlikeholdsplan. Dette for at sameiet kan forutse og sette av midler til større arbeider i fremtiden, og dermed slippe å ta opp ugunstige lån. Planen ble imidlertid ikke ferdigstilt. Denne bør være på plass innen utgangen av juni Heis Norsk heiskontroll utførte lovpålagt toårlig sjekk i starten av Sameiet satte i forbindelse med dette opp elektronisk brukerkonto hos hvor styret nå har full oversikt over hele heisens historie. Heisen fikk under kontrollen noen mindre anmerkninger som ble fulgt opp 2

3 gjennom serviceavtalen med Scanheis AS. Scanheis AS har drifts- og service ansvar for heisen og følger løpende opp eventuelle problemer. Heisen blir mye brukt og har følgelig også en del vedlikeholdsutgifter knyttet til seg. Det har kommet innspill på at de blå platene i heisen bør byttes ut med noe mer stilrent som rustfritt stål og at det er behov for nytt gulvbelegg. Dette er ikke blitt gjort noe med i 2011, men bør prioriteres det kommende året. Inngangsdør Låssylinderen på inngangsdøren i første etasje ble skiftet da den var vanskelig å ha med å gjøre. Videre ble porttelefonen reparert etter at det oppsto feil hvor bildet fra kameraet på gatenivå ikke var synlig i leilighetene. Belysning Vaktmester skifter kontinuerlig defekte lyspærer og lysstoffrør. Ved defekt materiell rapporterer vaktmester til styret som bestiller elektriker. Beboere melder feil/mangler til styret som igjen tar dette med vaktmester. Dette da styret ønsker å ha full kontroll over hva vaktmester brukes til. Ventilasjonssystem Sameiet abonnerer på filter til Flexitventilasjonsanleggene i leilighetene. Filter leveres på døren en gang i året og i løpet av høsten. Dette er inkludert i felleskostnadene. Dersom husstanden ønsker tilleggsfilter for hurtigere utskiftning kan dette bestilles fra leverandør for egen regning. Rettstvist utbygger Bergen Kommunale Bygg, som eier av seksjon 2, har fått storsalen sin ombygget for å få bedre lydisolering, og den er nå i bruk igjen. Dette var siste punkt i rettstvisten mot utbygger som har pågått siden sameiet møtte utbygger i Bergen tingrett For beboerne gikk dette på at støyen fra storsalen forplantet seg oppover i bygget og leilighetene i tredje etasje var spesielt berørt. Saken er nå avsluttet med forlik og sameiet kan se seg fornøyd med at en årelang og kostbar rettstvist er ute av verden. Det ble i så måte brukt en del penger på advokathonorarer i 2011, og i tillegg har dette vært en sak som har tatt en del av styreleders tid. For kommende driftsår blir dermed både penger og tid frigjort. Beplantning Det ble i 2011 plantet en enklere grønn plante og noen blomster i to urner utenfor inngangspartiet. Den grønne planten overlevde nesten hele året, men ble til slutt utsatt for hærverk. Urnene hadde videre en tendens til å bli benyttet som bosspann/ askebeger. Imidlertid er kostnadene med slike tiltak små og de gir et estetisk løft ved inngangspartiet. Kjelleren Under arbeidet med ombyggingen av kommunens storsal ble det benyttet en stor betongkutter med vannavkjøling. Det viste seg at mye vann ble liggende i sprekkene etter kuttingen og at dette trakk ned gjennom betongen og ned til kjellerbodene. Resultatet var at det begynte å dryppe ned fra taket i kjelleren og at flere boder ble berørte. Dette var uforutsett, selv om styret mener firmaet som sto for arbeidet burde ha skjønt at dette ville skje. Etter at skaden ble varslet inn av to beboere, ble den imidlertid raskt tatt hånd om. Det ble sendt ut felles e-post og hengt opp oppslag om vannlekkasjen med oppfordring til eierne av bodene om å se til tingene sine. Samtidig krevde styret at firmaet som sto for arbeidet i storsalen monterte plast og beskyttet bodene i kjelleren på best mulig måte mens arbeidet måtte pågå. Det ble i tillegg satt inn en portabel byggtørker. Hendelsen ble godt dokumentert av styreleder. Takstmann fra KLP, hvor sameiet har byggforsikringen sin, befarte kjelleren og konkluderte med at vanngjennomtrengingen ikke hadde gjort noen skade på betongen og bygget forøvrig og 3

4 at de hvite krystallene som var i taket kun var salt. Ingen har meldt ifra om at noe ble ødelagt i hendelsen. Sykler Mange av beboerne benytter kjelleren til oppbevaring av sykler. Dette er i utgangspunktet greit så lenge syklene er i jevnlig bruk. Ødelagte sykler som bare står der tar opp unødvendig plass år etter år skal nå vekk. Styret har derfor satt i gang en vårrengjøring. Alle syklene i kjelleren ble i starten av 2012 merket med en godt synlig lapp merket «eierløs». Dersom denne lappen fortsatt henger på når juni kommer vil syklene bli donert vekk til Grønn Sykkel som holder til på Damsgårdstunet. Honorarer På årsmøtet for 2010 ble styrehonorarene vedtatt oppjustert til kr for styrets leder og kr for øvrige styremedlem. Dette for å gjøre vervene mer attraktive. På bakgrunn av dette innstiller styret derfor følgende honorering: Kristian Rogndal (styreleder) kr ,- David Langeland (styremedlem) kr ,- Øystein Fykse (styremedlem) kr ,- Åge Nilssen (styremedlem) kr ,- Styrets kommentar til regnskapet Sameiet har fortsatt det gode samarbeidet med regnskapsfører Økoplan AS og revisor Einar Grimstad. Sameiet er ikke lovlig pålagt å gjennomføre revisjon, men styret velger å gjøre dette for eiernes trygghet. Driftsinntektene har økt siden Dette skyldes økningen på 5 % i månedlige felleskostnader som ble vedtatt på forrige årsmøte og implementert andre halvår Økningen i driftskostnader skyldes blant annet lønn til brannvernsleder. Dette er i tråd med tidligere år. Styret ser på dette som nødvendig for å opparbeide midler til vedlikeholdsfondet som er nedfelt i sameiets vedtekter. Gjelden sameiet står oppført med knytter seg til at kommunen i perioden innbetalte for mye penger i felleskostnader. Det er avtalt at kommunen skal trekke fra denne summen på fremtidige innbetalinger, slik at denne gjelden skal bli nullet ut. Regnskapsfører må sørge for at dette går i orden i 2012 og opprette kommunikasjon med kommunens regnskapsansvarlige. Sameiet fortsetter å ha en av de laveste felleskostnadene i Bergen. Eiere av leilighetene er tjent med dette, da lave felleskostnader er med på å gjøre leilighetene mere attraktive. Lave felleskostnader er i så måte noe styret jobber for, samtidig som bygget skal vedlikeholdes for fremtiden. Budsjett 2012 På tross av ønsket om å holde felleskostnadene nede ønsker styret felleskostnadene økt med 10 % fra andre halvdel av Dette primært grunnet ønske om et mer solid vedlikeholdsfond og sekundært på grunn av driftskostnadene. Bygget nærmer seg aldersmessig ti år. Siden det ikke foreligger noen vedlikeholdsplan vet styret lite om hva og når ting må utbedres. Det blir imidlertid for optimistisk å tro at for eksempel tak varer evig. Det understrekes at økningen ønskes innført for at dere som eiere skal spare penger i det lange løp. Økningen i driftskostnadene skyldes økte styrehonorarer, ny profesjonell brannvernsleder og allerede pågående vedlikeholdsarbeider på svalgangene som ikke er dekket av byggets forsikring. For mer detaljer om budsjettet henvises det til vedlegget. Sameiet fikk for 2011 et positivt driftsresultat. 4

5 Sameiet Wolffs gate 12 Wolffs gate 12, 5006 Bergen