Prosjektmandat (pr ) Innfasing av felles publiseringsplattform i Vestre Viken HF

Transkript

1 (pr ) Innfasing av felles publiseringsplattform i Vestre Viken HF <dato>

2 Prosjektinformasjon Innsatsområde Prosjekt Prosjekteier Prosjektleder Innfasing felles publiseringsløsning i Vestre Viken HF Jo Heldaas Pernille Lønne Mørkhagen Dokumentinformasjon Dokumentkontroll Saksbehandler Gjennomgang Godkjent av Endringslogg Versjon Dato Kommentar 0.0 Mal Godkjenning Versjon Dato Godkjent av Kommentarer Første prosjektmandatutkast, plm Side 2 / 9

3 Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn Forankring av prosjektet Mål Mandat og innhold Avgrensninger Avhengigheter Leveranser Gevinstrealisering Kjente risikomomenter Organisering Bemanning/ressursallokering Framdriftsplan Budsjett Finansieringsplan Signatur...9 Side 3 / 9

4 1 Bakgrunn Helse Sør-Øst RHF har anskaffet og etablert en felles teknisk plattform for helseforetakenes eksterne nettløsninger. Plattformen er utviklet etter en omforent kravspesifikasjon, og er forankret i funksjonelle krav og felles arbeidsprosessbeskrivelser. De funksjonelle kravene er videre spesifisert opp mot den aktuelle produktsuiten plattformen er basert på (Microsoft Office Sharepoint Server). Før systemeier tar beslutning om full utrulling av løsningen i hele foretaksgruppen, skal det gjennomføres en pilotering og evaluering i utvalgte helseforetak. Erfaringene fra dette arbeidet skal legges til grunn for en vurdering og beslutning om videre innfasing i resten av foretaksgruppen. Formålet med pilotprosjektet er å etablere et erfaringsgrunnlag for implementering og ibruktakelse av ny publiseringsplattform i helseforetakene. For Vestre Viken HF, som skal utvikle nytt felles internett så raskt som mulig, er anledningen god til å få drahjelp i eget utviklingsarbeid i pilotfasen. 1.1 Forankring av prosjektet Prosjektet er forankret i foretaksprotokollene for de fire Vestre Vikensykehusene for 2009 der det framgår at foretakene skal arbeide aktivt for utvikling av sin nettbaserte kommunikasjon. Opprinnelig var det Sykehuset Buskerud HF som ble meldt inn som pilotforetak fra vårt sykehusområde. Det ble omgjort til å være Vestre Viken HF fra fusjonstidspunktet. I Sykehuset Buskerud HFs foretaksprotokoll fra heter det at bedre samordning av kommunikasjonsarbeidet i foretaksgruppen er et satsingsområde i 2009 kommunikasjonsressursene skal brukes effektivt, og foretaket skal i størst mulig grad finne felles løsninger på felles kommunikasjonsutfordringer. Foretaksprotokollen viser også til at Sykehuset Buskerud HF bidrar til god gjennomføring og utvikling innen følgende områder: Det nasjonale rammeverket for nettbasert kommunikasjon gjelder for alle helseforetak og regioner og gir retning for hvordan nettstedene skal systematiseres og utvikles slik at brukerne lettest mulig finner den informasjonen de er på jakt etter. Arbeidet med å implementere det nasjonale rammeverket ivaretas gjennom prosjektet som er etablert i regionen for å innføre nye internettsider i hele foretaksgruppen. Relevant informasjon til pasientene skal gjøres tilgjengelig på en bedre måte enn i dag, og det forventes at informasjonsopplegg (herunder nettsider) til pasientene gås kritisk gjennom. Dette er igjen forankret i Helse- og omsorgsdepartementets krav til landets helseregioner om å legge til rette for økt samordning og standardisering av spesialisthelsetjenestens nettløsninger. Etter at sykehusene i Vestre Viken sykehusområde ble et felles helseforetak fra , har kommunikasjonsavdelingene på sykehusene en felles ambisjon om å innfase felles publiseringsplattform raskest mulig som en del av samordningen av informasjonsressursene og for å framstå som ett enhetlig foretak i den eksterne kommunikasjonen. Side 4 / 9

5 2 Mål Målet for prosjekt er å utvikle en publiseringsløsning og en struktur på nye felles nettsider som raskest mulig kan tas i bruk slik at ekstern informasjon på nettet framstår enhetlig, oppdatert, relevant og lett tilgjengelig for allmennheten. Mer konkret er målet at Fem eksisterende nettsteder skal, på nivå 1-2 av nettstedet, bli ett og publiseres innen (ca. 60 sider). Det nye nettstedet skal framstå enhetlig, oppdatert, relevant, lett tilgjengelig og pasientrettet. Innfasingsprosjektet skal søke støtte og få tilslutning for struktur og innhold fra aktuelle interne fagmiljøer. Innfasingsprosjektet skal dra nytte av samarbeidet med de andre pilothelseforetakene i pilotfasen og etablere et felles redaksjonsråd for å gjenbruke/videreutvikle konkret innhold. Pilotfasen skal avklare videre innholdsstruktur (nivå 3) i tråd med ny organisasjonsstruktur i foretaket og i tråd med målet om å gi relevant og god pasientinformasjon. Det etableres samarbeidsfora med aktuelle interne fagmiljøer om utvikling av innholdselementer fra nivå 3 i strukturen. De totale ressursene i helseforetaket til drift av nettbasert ekstern informasjon effektiviseres ved at det nye internettet får o én webmaster o o gjenbruker fellesstoff fra andre helseforetak øvrige innholdsleverandører i kommunikasjonsavdelingene samarbeider tett om redaksjonell produksjon og prioritering 3 Mandat og innhold Dette dokumentet beskriver bakgrunn, mål, mandat, leveranser, gevinster, risikofaktorer, organisering, framdrift og budsjett for prosjekt Innfasing av felles publiseringsplattform i Vestre Viken HF. Prosjektet drives som et fellesanliggende mellom kommunikasjonsavdelingene i foretaket. De til sammen åtte ansatte med kommunikasjonsansvar på de fire sykehusene i Vestre Viken utgjør prosjektgruppen. Vestre Viken HF er pilot i HSØs utprøving av felles teknisk plattform for helseforetakenes eksterne nettløsninger, og dette prosjektet søker å bruke anledningen i og med pilotdeltagelsen å systematisere og effektivisere innfasing av nytt felles internett i Vestre Viken. Dette mandatet beskriver prosjektgruppens tilnærming til oppdraget med å innføre nytt felles internett for Vestre Viken. 3.1 Avgrensninger Helseregionens prosjekt omfatter etablering og pilotering av en felles løsning for internett, dvs. plattform for publisering og forvaltning av eksternt rettet informasjon. Pilotprosjektet omfatter dermed ikke etablering av løsninger for intra- eller ekstranett. Side 5 / 9

6 Med begrepet pilotering forstås i denne sammenheng evaluering gjennom implementering. Prosjektet vil omfatte aktiviteter knyttet til lokalt mottak og ibruktakelse i organisasjonen. Gjennom pilotfasen skal også foretaket etablere et innholdsgrunnlag, samt forberede innfasing i eget helseforetak. 3.2 Avhengigheter Prosjektet er avhengig av at de sentrale tekniske løsninger blir levert og godkjent. Prosjektet er avhengig av at informasjonsavdelingene i Vestre Viken HF har tilstrekkelig kapasitet, til å følge opp framdriftsambisjonene for prosjektet beskrevet i dette mandatet. Prosjektet er avhengig av støtte fra det sentrale prosjektet i HSØ i form av opplæring av instruktør, prosjektlederstøtte, muligheter for gjenbruk/videreutvikling av andre pilotforetaks innholdsleveranser og for at sentrale avtaler med leverandører/support følges opp. 4 Leveranser Prosjektet skal delta i pilotering av ny felles teknisk plattform for eksterne lettløsninger i HSØ i henhold til HSØs krav og tidsfrister (sluttdato ). Prosjektet skal følge oppsatt mandat for å etablere nytt felles internett i Vestre Viken HF (sluttdato ). Prosjektet skal etablere organisasjon og prosedyrer for fortsatt videreutvikling og drift av nytt felles internett etter Gevinstrealisering En felles publiseringsplattform i HSØ vil kunne gi både kvalitative og kvantitative gevinster for helseforetakene: Prosjektet er forankret i en målsetting om å øke kvaliteten på helseforetakenes nettbaserte kommunikasjon gjennom bl.a. bedre tilgjengelighet og samordning av innhold. En felles teknisk plattform med en sentralisert driftsmodell skal gi delingsgevinster gjennom samordning og harmonisering av arbeidsprosesser, og vil samlet sett også innebære en mer optimal ressursbruk. Vestre Viken HF vil dessuten kunne oppnå ytterligere kvalitative og kvantitative gevinster ved etablering av ett felles internett ved at: Helseforetaket samordner ressursene til innholdsleveranse og vil gå fra fire til én webredaktør. Etablering av webkontakter klinikkvis vil kunne effektivisere og kvalitetssikre innholdsutvikling og vedlikehold. 6 Kjente risikomomenter Faktorer som kan påvirke prosjektgjennomføringen: Formelle avtaler (tilslutnings-, tildelings- og tjenesteavtaler) ikke på plass Manglende forankring mot systemeier og/eller administrerende direktør Manglende ressurser eller omprioritering av tilgjengelige ressurser Manglende forankring/motivasjon/ressurser i brukermiljøene eller manglende samkjøring av kommunikasjonsressurser Side 6 / 9

7 Uenighet i kliniske fagmiljøer ifht innhold Teknisk tilgang ikke etablert Avhengighet til fem nettsteder som vanskeliggjør overflytting av innhold og tjenester til felles plattform 7 Organisering Jo Heldaas, kommunikasjonssjef i Vestre Viken HF er prosjekteier for foretakets deltagelse i piloteringsprosjektet i HSØ og er ansvarlig for prosjektets gjennomføring og forankring i helseforetaket. Pernille Lønne Mørkhagen, kommunikasjonsdirektør på Sykehuset Buskerud, er prosjektleder for Vestre Viken HF i den sentrale piloteringsfasen fram til og gjennom den lokale implementeringsfasen fram til Simen Narjord, informasjonsrådgiver på Sykehuset Asker og Bærum, er webredaktør for det nye internettet for Vestre Viken HF. Etter pilot- og implementeringsfasen overtar han ansvaret for å drifte og videreutvikle nettstedet. Alle de ansatte i de fire sykehusenes informasjonsavdelinger vil være prosjektgruppe for innholdsproduksjon av nytt felles nett. Organisering av videre innholdsproduksjon etter pilot- og implementeringsfasen avklares senere. Simen Narjord deltar i HSØs opplæring i publisering på nytt nett og bidrar i opplæringsaktiviteter for de resterende helseforetakene i HSØ organisert i regi av den sentrale prosjektledelsen i HSØ. Simen Narjord deltar for Vestre Viken HF i felles redaksjonsråd i pilotfasen i HSØ. 7.1 Bemanning/ressursallokering Utvikling og implementering av nytt internett er en prioritert oppgave i Informasjonsavdelingene i Vestre Viken fram til Prosjektleder vil bruke % av tiden til internettrelaterte oppgaver i perioden Arbeidet inkluderer deltagelse i sentralt pilotprosjekt i HSØ med organisering av oppgaver som: o Evaluere ny felles løsning gjennom praktisk arbeid for eget foretak o Bidra inn i felles gruppe med å teste ut samarbeidsmodell o Bidra inn i felles pilotgruppe med å teste ut retningslinjer for innhold o Bidra med utarbeidelse av felles evalueringsrapport fra pilot o Etablere grunnlag for felles innføringsmal oppfølging lokalt av avtaler i forhold til kontraktsparter organisering og framdrift i prosjektet lokalt ansvarlig for organisering av innholdsleveranser til nivå 1-2 i følge milepælsplan Webredaktør/instruktør vil bruke % av arbeidstiden til internettrelaterte oppgaver knyttet til utvikling av nytt felles internett i perioden Arbeidet inkluderer: Deltagelse i møter og publiseringskursopplæring i HSØ Deltagelse i felles redaksjonsråd i pilotfasen for internettprosjektet i HSØ Organisering og gjennomføring av publiseringskurs i Vestre Viken HF Deltagelse i opplæringsaktiviteter i andre HSØ-helseforetak etter avtale med HSØ Side 7 / 9

8 Oppbygging av og videreutvikling av struktur på nytt nett og kontakt med support/systemleverandør for nødvendig konvertering av eksisterende fem internettsider til samme plattform Deltagelse i innholdsproduksjon og redigering av nytt innhold i samarbeid med prosjektleder og lokal prosjektgruppe Innlasting og tilpasning av nytt innhold på nivå 1-2 i samarbeid med prosjektleder og lokal prosjektgruppe innen Ledelse av undergrupper på innholdssiden til sider ut over nivå 2 Gjennomføring av cut off i forhold til lansering av nytt nett Prosjektgruppen (alle ansatte i informasjonsavdelingene i helseforetaket) bidrar til lokal innfasing av felles publiseringsplattform og deltar i pilotfasen/implementeringsfasen etter behov. Arbeidet inkluderer: Deltagelse i opplæring for å kunne beherske publisering innen Deltagelse i fellesdugnader for å produsere og redigere innholdssidene på nivå 1-2 innen Deltagelse i koordinering og kvalitetssikring av utviklingsarbeidet gjennom hele perioden Ledelse av undergrupper på innholdssiden til sider ut over nivå 2 i tiden Framdriftsplan Pilotprosjektet sentralt er allerede igangsatt etter en omfattende planleggings- og utviklingsfase i HSØ. Kommende sentrale milepæler er skissert som følger: Uke: (Opplæring) Prosjektetablering Kick-off pilot Avtaleetablering Felles avrop mot leverandør Innholdsutvikling Red. prioriteringer Avklare opsjon -konvertering Etablering lokalt innhold og struktur Bemanning - pilotredaksjon Teknisk innføring Kartlegging Etabl. tilgangsløsning Infrastruktur og avhengigheter til eks.systemer Avklare lokale forutsetninger Organisatorisk innføring Evaluering og gevinstrealisering Etablere lokal innføringsplan Forberede ibruktakelse, oppl.,m.m. Intern kommunikasjon og forankring Evalueringsarbeid, dokumentasjon Prosjektavslutning Kartlegging av eksisterende løsninger, konsekvenser Opplæring i uke 42 Side 8 / 9

9 Lokalt er følgende milepæler planlagt for perioden fram til : : Innholdsproduksjon av ca 60 sider starter (Informasjonsnettverket) : Teknisk tilpasning starter i forhold til eksisterende fem nett Sykehuspartner/Informasjonsavdelingen v/simen Narjord) : Lansering av felles internett på nivå 1-2 (Informasjonsavdelingen i VV) : Etablering av klinikkvise faggrupper for innholdsleveranse på fag/pasientsider, nivå 3 (Informasjonsavdelingen i VV) : Siste levering av nye innholdssider med fag/pasientinnhold (Informasjonsavdelingen VV) : Cutoff for tidligere nett som arkiv. (Informasjonsavdelingen VV) : Etablering av driftsorganisasjon 9 Budsjett Som følge av deltagelse i pilotprosjektet i HSØ, dekker HSØ driftskostnader for ny nettløsning første driftsår (2010). Avtalen revideres For VV HF er årlige driftskokstnader på ny plattform uavklart ut over I lokal innfasing er det ikke regnet merkostnader ut over vanlig drift. Prosjektet baseres på ressurser i kommunikasjonsavdelingene. Driftsavtaler for eksisterende fem internettløsninger, utfases i løpet av 2010 i samarbeid med Sykehuspartner. 10 Signatur Prosjektdirektivet er godkjent av Jo Heldaas Kommunikasjonssjef Vestre Viken HF Prosjekteier <dato> Side 9 / 9