Kravspesifikasjon for kjøp av driftstekniker- og vaktmestertjenester til Eiendoms- og byfornyelsesetatens eiendommer

Transkript

1 Innhold Kravspesifikasjon for kjøp av driftstekniker- og vaktmestertjenester til Eiendoms- og byfornyelsesetatens eiendommer Arbeidsbeskrivelse Generelt Opprusting av eksisterende bygningsmasse for utleie Drift og vedlikehold av hustekniske anlegg og innretninger Generelt Føring av loggbøker for hustekniske anlegg Ventilasjonsanlegg Kjøleanlegg Fyringsanlegg/ energianlegg Sprinkleranlegg/slukkeanlegg Brannvarsling Brannslukkere Elektriske anlegg Svakstrøm Varme/Sanitær Nødlys Røyklukeanlegg Solavskjerming Adgangskontroll/ Port-telefon Tilfluktsrom Grunnvannspumper Heiser Dører/vinduer Vasking Drift og vedlikehold av eiendommene utomhus Befaringer/visninger Tilleggsarbeider Øvrige forhold Eiendomsoversikt... 8

2 Kravspesifikasjon for kjøp av driftstekniker- og vaktmestertjenester til Eiendoms- og byfornyelsesetatens eiendommer 1. Arbeidsbeskrivelse Denne avtalen beskriver levering av følgende tjenester: Oppdragstaker skal levere planmessig tjenester innen drift og vaktmesteroppdrag knyttet til nærmere definerte eiendommer og deres fellesareal, samt sørge for vedlikehold av utomhusarealer som tilhører eiendommene. Tilleggstjenester: Oppdrag som faller utenfor ovennevnte punkt. Oppdraget skal dekke følgende behov: Ivareta oppdragsgivers forvaltningsmessige interesser i områder hvor det ikke er hensiktsmessig at han selv utfører disse oppgaver. Dette inkluderer enkelte forvaltningsmessige oppgaver og driftsfunksjon. Oppdragstaker påtar seg ved inngåelse av denne avtalen å medvirke til å opprettholde eiendommenes standard og kvalitet, samt å holde driftsutgiftene nede. Oppdragstaker er ansvarlig for at oppdraget utføres i henhold til det til enhver tid gjeldende regelverk, samt i samsvar med retningslinjer fra oppdragsgiver. Oppdragsgiver benytter p.t. internkontrollsystemet IK-Bygg. Oppdragstaker vil få tilgang til IK-Bygg og skal foreta elektronisk oppfølging, herunder loggføring av gjøremål i henhold til denne avtale. Oppdragsgiver kan be oppdragstaker om bistand for at leietakerne orienteres om saker av felles interesse, f.eks. ved rundskriv. Oppdragsgiver skal ha mulighet til å omdisponere arbeidets art innenfor det avtalte timetall. Denne kravspesifikasjonens punkt 7 definerer hvilke objekter denne kontrakten omfatter. Eiendomslisten er foreløpig, og kan endres med 1 måneds varsel. Endringer i eiendomslisten er ikke å anse som tilleggsarbeider. Ved økning av eiendomsporteføljen etter kontraktsinngåelse, skal oppdragstaker gi pris i samsvar med oppdragstakers tilbud etter denne kontrakt. Tilleggsarbeider må påregnes. Oppdragstaker skal oppgi timepris for tilleggsarbeider. Ved bestilling av tilleggsarbeider skal det fremgå hvem ytelsen er bestilt av, leveringssted, leveringstid samt angivelse av hvilken tjeneste som skal utføres med en økonomisk ramme. Det skal foreligge fotodokumentasjon av oppdraget før og etter. Oppdragstaker skal levere sikring av eiendom for å forebygge innbruddsforsøk og reparere etter innbrudd. Det er ikke tillatt med røyking og/eller husdyr på eiendommene.

3 1.1 Generelt Tjenesten innebærer bistand ved eksterne arbeider på adressen, herunder kontakt med entreprenører og lignende, og koordinering av disse aktiviteter i forhold til den ordinære driftssituasjonen på adressen. Muntlig og skriftlig arbeidsspråk er norsk. Oppdragstaker skal ikke bestille arbeider på vegne av oppdragsgiver uten etter særskilt skriftlig avtale. Unntaksvis kan oppdragstaker bestille utbedring av akutte SHA-avvik og skallsikring. I slike unntakstilfeller skal oppdragsgiver varsles omgående for videre oppfølging og vurdering av tiltak. Oppdragstaker skal besørge fagmessig utførelse av alle arbeider på eiendommene. Oppdragstaker skal føre jevnlig tilsyn med bygninger og tekniske anlegg. Oppdragstaker skal utøve løpende tilstandskontroll av bygninger og tekniske anlegg, dels med sikte på gjennomføring av umiddelbare tiltak og dels som grunnlag for årlige vedlikeholdsplaner. Årlige vedlikeholdsplaner, fullstendige tilstandskontroller og rapporter kan utføres etter nærmere forhåndsavtale mot særskilt honorar. Oppdragstaker skal koordinere entreprenører/håndverkere til vedlikeholdsarbeider etter nærmere avtale med oppdragsgiver, herunder kontroll med tidsbruk. Oppdragstaker skal følge opp at leverandører utfører de oppdrag som er bestilt av oppdragsgiver. Oppdragstaker skal følge opp faste servise/driftsavtaler. (renhold, vindusvask, brannalarmserviser med mer) Brannalarmserviser o.l. skal meldes i IK-Bygg. Oppdragstaker er kontaktperson overfor eksternt vaktselskap p.t. Nokas, i tidsrommet mellom kl 23:00 08:00, samt helg og helligdager. Oppdragstaker skal kontrollere at det er frie rømningsveier. Avvik meldes i IK-Bygg. Oppdragsgiver har pt Isy som forvaltningssystem, og oppdragsgiver kan be oppdragstaker om å loggføre arbeidsoppgavene elektronisk. Oppdragsgiver forestår eventuell opplæring i FDV og SHA. Oppdragsgiver har rett til å endre rutiner for FDV- og SHA- rapportering uten krav om kompensasjon fra oppdragstaker. Oppdragstaker skal forestå opplæring av en eventuell ny tjenesteyter ved utløpet av denne kontrakt. Oppdragstaker skal overlevere eiendomsinformasjon, herunder arbeidsinstruks, kart og annet relevant materiale i elektronisk format til oppdragsgiver. Driftsmøter mellom oppdragsgiver og oppdragstaker vil bli avholdt etter behov. Driftsmøtene avholdes hos oppdragsgiver. Verken møtetid eller reisetid vil honoreres. Oppdragstaker skal fakturere oppdragsgiver pr eiendom, hver måned etterskuddsvis. Eventuell halvårlig eller årlig fakturering på enkelteiendommer må avtales særskilt på oppstart- eller driftsmøte. Oppdragstaker skal merke hver faktura med eiendomsadresse. Timelister skal fremlegges på forespørsel.

4 1.2 Opprusting av eksisterende bygningsmasse for utleie I tillegg til ordinært vedlikehold, kan oppdragstaker koordinere entreprenører og håndverkere etter nærmere avtale med oppdragsgiver. Koordineringen består av følgende arbeidsoppgaver: Stedlig oppfølging. Kontroll av utførte arbeiders kvalitet og fremdrift, herunder oppfølging av timeforbruk og materialforbruk. Koordinering og samordning av de forskjellige entreprenører og håndverkere. Rapportering til oppdragsgivers representant minst hver 14 dag på utførte oppdrag. 2. Drift og vedlikehold av hustekniske anlegg og innretninger 2.1 Generelt Oppdragsgiver forestår en opplæring av oppdragstaker ved oppstartsperiodens begynnelse. Oppdragstaker forestår dokumentasjon på intern kunnskapsoverføring. Ved kontraktsperiodens utløp skal oppdragstaker overføre kunnskap om drift og vedlikehold av hustekniske anlegg til ny oppdragstaker. 2.2 Føring av loggbøker for hustekniske anlegg Oppdragstaker skal ajourføre elektronisk logg på IK-Bygg og eventuelt Isy for tekniske anlegg, herunder heis, brann, ventilasjon, vannforbruk, strømforbruk samt føre en generell elektronisk driftsprotokoll for bygningen. På forespørsel skal det utarbeides ET kurve for energiforbruket på den enkelte eiendom. Oppdragstaker er ansvarlig for oppdatert dokumentasjon på hustekniske anlegg er tilgjengelig til enhver tid i IK-Bygg og evt Isy. 2.3 Ventilasjonsanlegg Oppdragstaker skal føre tilsyn med anleggene via sentral driftsovervåking (SD-anlegg) hvor dette eksisterer, for øvrige anlegg skal oppdragstaker føre tilsyn med automatikktavle og eventuelt foreta justeringer. Oppdragstaker skal utføre inspeksjonsrunder ihht driftsinstruks. Oppdragstaker skal kontrollere filter- og reimer. Oppdragstaker skal utføre funksjonskontroll ihht driftsinstruks. 2.4 Kjøleanlegg Oppdragstaker skal føre tilsyn med anleggene via sentral driftsovervåking (SD-anlegg) hvor dette eksisterer, samt foreta inspeksjonsrunder ihht driftsinstruks.

5 2.5 Fyringsanlegg/ energianlegg Oppdragstaker skal føre tilsyn med anleggene via sentral driftsovervåking (SD-anlegg) hvor dette eksisterer, samt foreta inspeksjonsrunder ihht driftsinstruks. Oppdragstaker skal kontrollere rør, pumper og radiatorer. Oppdragstaker skal kontrollere fyringsolje/diesel, herunder sende skriftlig bestilling ved behov for bestilling av fyringsolje/diesel til Oppdragstaker skal kontrollere oljetanker etter gjeldene regler. Oppdragstaker skal forestå lufting av radiatorer gjennom fyringssesongen. Oppdragstaker skal føre tilsyn og etterfylle vann, dersom det er behov. 2.6 Sprinkleranlegg/slukkeanlegg 2.7 Brannvarsling Oppdragstaker skal utføre kontroll og testing Oppdragstaker skal følge opp serviceavtaler 2.8 Brannslukkere Oppdragstaker skal utføre visuell kontroll Oppdragstaker skal følge opp serviceavtaler 2.9 Elektriske anlegg Oppdragstaker skal utføre visuell kontroll av tavler, skap, ledningsanlegg, brytere, panelovner, m.m Oppdragstaker skal forestå avlesing av målere (elektriske), innrapportering til oppdragsgiver. Oppdragstaker skal forestå rengjøring av skap og tavler. Oppdragstaker skal skifte lyskilder i fellesarealer, samt utvendig belysning ved behov. Oppdragstaker skal kontrollere og melde fra om defekter på el. anlegget. Oppdragstaker skal forestå kontroll /ettersyn av trafoanlegg Svakstrøm Oppdragstaker skal utføre kontroll og vedlikehold av svakstrømsanlegg Varme/Sanitær Oppdragstaker skal utføre kontroll og ettersyn av avløpsledninger og forbruksvannsledninger. Oppdragstaker skal utføre visuell kontroll av armaturer, servanter, klosetter og varmtvannsberedere i fellesarealene. Eventuelle mangler skal dokumenteres og innrapporteres til oppdragsgiver.

6 Oppdragstaker skal stake tett avløp. Oppdragstaker skal sørge for at det til enhver tid er vann i alle vannlåser. Oppdragstaker skal sørge og frostsikre bygg ved temperaturer under null grader. Oppdragstaker skal utføre avlesing av målere (vann/avløp), herunder rapportering til oppdragsgiver og/eller vannverk Nødlys Oppdragstaker skal utføre visuell kontroll Røyklukeanlegg 2.14 Solavskjerming 2.15 Adgangskontroll/ Port-telefon 2.16 Tilfluktsrom Oppdragstaker skal utføre visuell kontroll. Oppdragstaker skal følge opp service avtaler Grunnvannspumper 2.18 Heiser Oppdragstaker skal utføre visuell kontroll av heiser Vegger, tak, gulv Oppdragstaker skal utføre generell kontroll og flikkarbeider for å opprettholde standarden på eiendommene.

7 2.20 Dører/vinduer Oppdragstaker skal smøre og justere hengsler på dører, dørpumper, vinduer samt låser og lignende i fellesareal. Oppdragstaker skal utføre reparasjon av dørpumper, lås samt hengsler og lignende i fellesarealer Vasking Oppdragstaker skal vaske trapper etter avtale Oppdragstaker skal vaske innvendige arealer etter avtale Oppdragstaker skal vaske utvendige fasader etter avtale Oppdragstaker skal vaske markiser etter avtale Oppdragstaker skal vaske vinduer etter avtale 3. Drift og vedlikehold av eiendommene utomhus Oppdragstaker skal utføre kontroll av tak, takinstallasjoner, takrenner, taknedløp og lignende. Oppdragstaker skal utføre kontroll av fasader, herunder tak, takrenner, nedløp, ytterdører og vinduer. Kontrollen skal dokumenteres med en skriftlig rapport med bilder på den enkelte eiendom. Oppdragstaker skal på forespørsel kunne utføre reparasjon og vedlikehold av enklere fasadearbeider. Oppdragstaker skal utføre rengjøring av sluk, takrenner og nedløp. Rengjøringen skal dokumenteres med en skriftlig rapport med bilder på den enkelte eiendom. Oppdragstaker skal utføre renhold av fortau, inngangspartier samt annet ferdsels-, bruks- og grøntareal. Oppdragstaker skal foreta opprydning rundt avfallsbeholdere/containere og evt i søppelrom. Oppdragstaker skal utføre snørydding og strøing i henhold til brøytekart. Oppdragstaker skal frakte bort snø og is etter avtale med oppdragsgiver Oppdragstaker skal kontrollere tak for snø, is og istapper. Oppdragstaker skal på eget initiativ fjerne istapper med en størrelse større enn 15 centimeter. Oppdragstaker skal på eget initiativ fjerne snø og is fra tak hvor det foreligger fare i forhold til den alminnelige ferdsel. Øvrig fjerning av snø og is skal skje etter nærmere avtale med oppdragsgiver. Oppdragstaker skal fjerne vegetasjon langs grunnmur, klippe gressplen og luke i blomsterbed, samt stell av trær og busker. Oppdragstaker skal foreta vårrengjøring, herunder feiing. 4. Befaringer/visninger Oppdragstaker skal ved behov delta på vedlikeholdsbefaring.

8 Oppdragstaker skal fremvise ledige lokaler for potensielle leietakere etter avtale med oppdragsgiver. 5. Tilleggsarbeider Oppdragstaker skal kunne levere tilleggsarbeider innenfor denne avtalens arbeidsfelt. 6. Øvrige forhold Alle oppgaver skal utføres mellom kl. 06:00 og 18:00 på hverdager av kompetent driftstekniker. Oppdrag som bestilles eller må utføres utenfor ovennevnte tidsrom faktureres i henhold til oppdragstakers gjeldende satser oppgitt i pristilbudet. Oppdragstaker plikter å opptre med respekt overfor oppdragsgivers leietakere, kontraktsparter og andre. Oppdragstaker skal varsle oppdragsgiver ved enhver uregelmessighet på eiendommene. Alle henvendelser fra publikum og andre om oppdragsgivers eiendommer skal henvises til oppdragsgiver. Oppdragsgiver presiserer at oversikten over arbeidsoppgaver på den enkelte eiendom ikke er en komplett driftsinstruks, men ment som en minimumsstandard på den enkelte eiendom og beregningsgrunnlag for tidsbruk på den enkelte eiendom. Eiendomslisten er foreløpig, og kan endres av oppdragsgiver med 1 måneds varsel. 7. Eiendomsoversikt Se vedlegg 1