Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Arkivsak: 16/54 Møtedato/tid: Kl 10:00 Møtested: Rådhuset, Kommunestyresalen Møtedeltakere: John Geir Stølan, leder Arild Monsen, nestleder Merja Korkman Siv Hege Krüger Oddvar M. Lian Andre møtende: John Lernes, Ordfører Rådmannen Roar Arne Reinhaug, økonomisjef Kjell Næssvold, Revisjon Midt-Norge IKS Arve Gausen, Revisjon Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik, KonSek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer til orientering, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim John Geir Stølan (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik Konsulent, Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 10/16 Regnskap og revisjonsberetning Kontrollutvalgets uttalelse 11/16 Rapport fra selskapskontroll HAMOS Forvaltning IKS 12/16 Offentlig ansattes rett til ytringer 13/16 Avvikshåndtering i Snillfjord kommune - Orientering til kontrollutvalget 14/16 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune 15/16 Forslag til møteplan for 2. halvår /16 Referatsaker 17/16 Eventuelt 18/16 Godkjenning av protokoll fra dagens møte 2

3 Regnskap og revisjonsberetning Kontrollutvalgets uttalelse Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Snillfjord kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 15/34-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Snillfjord kommunes årsregnskap for 2015 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Vedlegg Uttalelse til regnskapet 2015 Revisjonsberetning 2015 Nummerert brev nr. 9 Nummerert brev nr. 8 Negativ revisjonsberetning 2015 Utrykt vedlegg: Snillfjord kommunes årsregnskap og årsberetning 2015 Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsmelding og svare på spørsmål. Negativ revisjonsberetning er avgitt Kontrollutvalgets sekretariat vil under henvisning til den foreløpige revisjonsberetningen og nummerert brev nr. 8, be kontrollutvalget merke seg at det avlagte årsregnskapet ikke var avlagt i tråd med krav til regnskapsavleggelsen, jf. forskrift for årsregnskap og årsberetning for kommuner. Formell frist for avleggelse av regnskap er 15. februar og 31. mars for avleggelse av årsberetning. Fristene for avleggelse av regnskap og årsberetning fremgår av forskrift om årsregnskap og årsberetning som er gitt med hjemmel i kommunelovens 48. Fristene er satt med utgangspunkt i at revisor kan avgi sin beretning innen fristen som er den 15. april. Dette for å sikre en betryggende behandling av årsregnskapet og årsberetningen i kontrollutvalg, formannskap og kommunestyre før sommeren, og ikke minst for at kommunestyret skal ha tilgang til oppdaterte regnskapsdata i sin styring av kommunen. Ny revisjonsberetning er avgitt , samt nummerert brev nr. 9. Kontrollutvalgets sekretariat vil be kontrollutvalget merke seg at revisjonsberetningen for 2015 er avlagt med følgende presisering under overskriften "Andre forhold": I henhold til 10, 2. ledd i forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner, er frist for avleggelse av årsregnskap er satt til 15. februar, mens 3

4 frist for avleggelse av årsberetning er 31. mars. Årsregnskapet ble overlevert til revisor 5. april, mens årsberetning ble overlevert til revisor 27. mai. Denne revisjonsberetning erstatter tidligere avgitt revisjonsberetning, datert 15. april 2015, som ble avgitt ved utløpet av forskriftens frist for å avlegge revisjonsberetning. Regnskapet var avgitt for sent til at revisor kunne bekrefte årsregnskapet, og årsberetning var på dette tidspunktet ikke avgitt av administrasjonssjefen. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Snillfjord kommune for 2015 i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk og vedtatte revisjonsstandarder. Endelig revisjonsberetning er avgitt Revisor konkluderer med at regnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen per 31. desember Regnskapet for Snillfjord kommune viser et mindreforbruk på kroner. Resultat før finanstransaksjoner (brutto driftsresultat) viser et negativt resultat på kroner. Resultatet før regnskapsmessig bruk og avsetninger til fond (netto driftsresultat) viser et positivt resultat på kroner. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende årsregnskapet for Snillfjord kommune for Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning at årsregnskapet og årsrapporten for Snillfjord kommune gir et forsvarlig uttrykk for kommunen sin virksomhet i 2015 og Snillfjord kommunes økonomiske stilling pr Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for Snillfjord kommune for 2015 som det fremgår av innstillingen i saken. 4

5 Til kommunestyret i Snillfjord KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM SNILLFJORD KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Kontrollutvalget har i møte , sak 10/2016 behandlet Snillfjord kommunes årsregnskap for Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter, noteopplysninger og pliktige budsjettopplysninger. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen, datert , nummerert brev nr. 8 og 9 fra revisor og administrasjonssjefens årsberetning. I tillegg har oppdragsansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Årsregnskapet ble avlagt 5. april og fullstendig årsberetning ble avlagt 26. mai. Fristen for avleggelse av årsregnskap og årsberetning er henholdsvis 15. februar og 31. mars. Revisjonsberetningen for 2015 er avlagt med en presisering om at årsregnskap og årsberetning ikke ble levert rettidig. Under henvisning til revisors presisering under avsnittet Andre forhold i revisjonsberetningen for 2015 om for sent avlagt årsregnskap og årsberetning, samt til kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet for 2011, 2012, 2013 og 2014, forutsetter kontrollutvalget at dette nå tas på alvor slik at årsregnskap og årsberetning avlegges rettidig for kommende år. Årsregnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på kroner. Under henvisning til utvalgets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2015, mener kontrollutvalget at årsregnskapet og årsberetningen for 2015 gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Snillfjord kommunes virksomhet for 2015, og for kommunens økonomiske stilling pr Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Snillfjord kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for Krokstadøra den John Geir Stølan Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet 5 1

6 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 Rapport fra selskapskontroll HAMOS Forvaltning IKS Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Snillfjord kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 15/95-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll HAMOS Forvaltning IKS til orientering. 2. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i HAMOS Forvaltning IKS om å arbeide for at: 1. Eierne gjør en vurdering av styresammensetning og praksis for valg av styre i selskapet i tråd med revisors anbefalinger. 2. Selskapet sikrer at selvkostfondet brukes i samsvar med krav til selvkost. 3. Forskrift for husholdning i HAMOS vedrørende fritidsbebyggelse endres slik at den blir i tråd med krav fra Miljødirektoratet. 4. Selskapet og eierne sikrer at delegering av myndighet for innfordring av renovasjonsgebyret blir lik i eierkommunene. 3. Kommunestyret ber om at det rapporteres tilbake til kommunestyret og kontrollutvalget om oppfølging av punktene innen utgangen av mars Vedlegg Rapport fra selskapskontroll HAMOS Forvaltning IKS Saksutredning Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for selskapskontroll for Snillfjord kommune for lagt premissene for selskapskontrollarbeidet ut Planen ble vedtatt av kommunestyret i sak 56/2014. Selskapskontrollen av HAMOS Forvaltning IKS er gjennomført som et samarbeidsprosjekt mellom 7 av eierkommunene, Snillfjord, Meldal, Skaun, Hitra, Frøya, Agdenes og Hemne kommuner. Kontrollutvalget i Snillfjord kommune foretok en bestilling av selskapskontrollen på sitt møte Revisjon Midt-Norge IKS har på bakgrunn av bestillingen formulert følgende problemstillinger for prosjektet: 1. Er eierstyring og selskapsledelse i HAMOS i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? 2. Sikrer HAMOS et tydelig skille mellom kommersiell virksomhet og monopolvirksomheten? 3. Er det organisatoriske skillet av ledende roller i konsernet HAMOS i samsvar med anbefalinger? 4. Utføres tømmerrutiner, hytterenovasjon og differensiering av avfallsgebyr i samsvar med krav? 5. Fattes det vedtak om delegert myndighet for innkreving av renovasjonsgebyr fra den enkelte eierkommune til selskapet? 11

12 Revisors konklusjon Er eierstyring og selskapsledelse i HAMOS i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? Eierstyringen og selskapsledelsen i HAMOS utøves i hovedsak i samsvar med krav og anbefalinger. En av kommunene mangler system for eierstyring og flere av kommunene mangler en årlig behandling av eiermeldingen i kommunestyret. Ved valg til styre er det mangler knyttet til det å dokumentere at styresammensetningen ivaretar selskapets behov for komplementær kompetanse. Videre bør styresammensetningen ta høyde for habilitetsutfordringer som måtte oppstå. Sikrer HAMOS et tydelig skille mellom kommersiell virksomhet og monopolvirksomheten? HAMOS har etablert et regnskapsmessig skille mellom selvkostområdene og næring i samsvar med krav til dette. Fondene for husholdning, fritid og slam har hatt overskudd over tid og selskapet må sørge for å bruke av dette, for å ivareta kravet til selvkost. Datterselskap har tilført HAMOS utbytte, noe som er avsatt til annen egenkapital. Dette bygger opp egenkapitalen i selskapet, reduserer sårbarheten samt gir mulighet til å utvikle næringsvirksomhet i selskapet (ikke selvkostdelen). Er det organisatorisk skille av ledende roller i konsernet HAMOS i samsvar med anbefalinger? Styret og datterselskaper har skille i ledende roller, noe som er i samsvar med anbefalingene og konkurranselovens bestemmelser. Administrativ ledelse i HAMOS har styreverv i heleide datterselskaper, noe KS anbefalingene åpner for. HAMOS har etablert en innkjøpskomite ved kjøp og salg av varer og tjenester og det beregnes fortjeneste ved salg av tjenester til datterselskaper, noe som er med å hindre rolleblanding og kryssubsidiering mellom selskapene. Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Utføres tømmerrutiner, hytterenovasjon og differensiering av avfallsgebyr i samsvar med krav? HAMOS har etablert tømmerutiner samt tilrettelagt for oppfølging av disse, noe som sikrer likebehandling av abonnentene på dette området. To av eierkommunene har gitt fritak for renovasjonsplikt til fritidsbebyggelse, i samsvar med HAMOS forskriftens 6. Nye avklaringer fra Miljødirektoratet om fritidseiendommers renovasjonsplikt, medfører at forskriften må endres på dette punktet, for å være i samsvar med forurensningslovens krav. Selskapet differensierer avfallsgebyr i samsvar med dagens krav. Det er signalisert økte krav til avfallsbehandling, noe selskapet må ha oppmerksomhet på fremover. Fattes det vedtak om delegert myndighet for innfordring av renovasjonsgebyr fra den enkelte eierkommune til selskapet? Det er fattet vedtak om delegering av myndighet knyttet til innfordring av renovasjonsgebyret fra eierkommunene til HAMOS. Disse er noe endret fra selskapet ble etablert i 1995 til Hitra og Frøya ble medlem i 2006 og senere. Selskapet bør sørge for at delegeringen av myndighet knyttet til innfordring av renovasjonsgebyr er lik for alle eierkommunene i selskapet. Ved inkasso ber selskapet den enkelte kommune om konkret frigivelse av legalpanten i den enkelte sak, noe som er i samsvar med krav til dette. Revisors anbefalinger: Revisor anbefaler HAMOS å: Vurdere styresammensetning i lys av rapportens merknader, samt ut fra selskapets fremtidige behov. Sikre at avsatt overskudd i selvkostfondet brukes i samsvar med krav til 12

13 selvkost. Endre forskrift for husholdning i HAMOS vedrørende fritidsbebyggelse, slik at den blir i samsvar med nye avklaringer fra miljødirektoratet. Sikre lik delegering av myndighet for innfordring av renovasjonsgebyret hos eierkommunene i HAMOS. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat mener at selskapskontrollen av HAMOS Forvaltning IKS gir nyttig informasjon og den signaliserer en del punkter kommunen må ha fokus på i sitt eierskap. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til orientering og legge den frem for kommunestyret med forslag om at kommunens eierrepresentant i HAMOS Forvaltning IKS følger opp revisjonens anbefalinger. 13

14 Offentlig ansattes rett til ytringer Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Snillfjord kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 15/160-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Sivilombudsmannen - undersøkelse av offentlig ansattes ytringsfrihet Snillfjord kommune - Etiske retningslinjer Saksutredning Friheten til å ytre seg er en grunnleggende rettighet, den er nedfelt i Grunnloven 100 og følger også av internasjonale forpliktelser, blant annet EMK artikkel 10. Disse bestemmelsene verner også om ansattes ytringsfrihet. Sivilombudsmannen har av eget tiltak tatt opp spørsmål om offentlige ansattes ytringsfrihet med Kommunal- og moderniseringsdepartementet. I uttalelse av 22. desember 2015 (sak 2015/940) sier Sivilombudsmannen blant annet at ombudsmannen har en oppfatning om at det både i kommunal- og statlig forvaltning hersker usikkerhet om hvor grensen for de ansattes ytringsfrihet går, og at det derfor er behov for tiltak som sikrer økt kunnskap og veiledning om temaet. Sivilombudsmannens uttalelse følger med som vedlegg til kontrollutvalgets sak. Kontrollutvalgets leder har bedt sekretariatet om å fremme en orientering- og diskusjonssak for kontrollutvalget vedr. offentlige ansattes ytringsfrihet. Ordfører og rådmann er invitert til å delta behandling av saken. 14

15 Undersøkelse av eget tiltak - offentlig ansattes ytringsfrihet 22. desember 2015 (sak 2015/940) Ombudsmannen har av eget tiltak tatt opp spørsmål om offentlige ansattes ytringsfrihet med Kommunal- og moderniseringsdepartementet, som har ansvar for den sentrale arbeidsgiverfunksjonen i staten. Undersøkelsene har blant annet vist at Etiske retningslinjer for statstjenesten går for langt i å begrense offentlig ansattes ytringsfrihet, og at det er tvilsomt om disse retningslinjene er i overenstemmelse med Grunnloven 100. Ombudsmannen mener det er behov for konkrete tiltak for å styrke offentlig ansattes ytringsfrihet, og at dette mest hensiktsmessig kan skje gjennom en mer aktiv veiledning fra departementets side. Anbefalte tiltak er å revidere/opprette rundskriv til kommunene om de ansattes ytringsfrihet, samt revidere Etiske retningslinjer for statstjenesten. Sakens bakgrunn Sivilombudsmannen mottar jevnlig klager som gjelder offentlig ansattes ytringsfrihet. Temaet har blitt omtalt i flere av ombudsmannens årsmeldinger. I tillegg til klagene hit, gir også andre henvendelser blant annet fra flere kommuner inntrykk av at det hersker usikkerhet både i statlig og kommunal forvaltningen om hvor grensen for ansattes ytringsfrihet går. Informasjon tilflytt ombudsmannen via andre kanaler, som media, forsterker dette inntrykket. Temaet ble derfor tatt opp i et møte mellom Kommunal- og moderniseringsdepartementet og ombudsmannen 11. mars Etter møtet var det behov for ytterligere informasjon om departementets arbeid for offentlig ansattes ytringsfrihet. Sivilombudsmannen besluttet derfor å foreta en undersøkelse av eget tiltak. Ombudsmannens to brev og departementets svar i anledning undersøkelsen er publisert på ombudsmannens hjemmesider, Ombudsmannens syn på saken Rettslig utgangspunkt og bakgrunnen for ombudsmannens undersøkelse Friheten til å ytre seg er en grunnleggende rettighet. Den er nedfelt i Grunnloven 100 og følger også av internasjonale forpliktelser, blant annet EMK artikkel 10. Disse bestemmelsene verner også om ansattes ytringsfrihet. Det er den ansattes rett til å ytre seg på egne vegne som er beskyttet. Når det gjelder ytringer fremmet på virksomhetens vegne, vil arbeidsgiver stå fritt til å styre hvem som uttaler seg og hva som blir sagt. Spørsmålet om en ansatt oppfattes å ha ytret seg på egne eller arbeidsgiverens vegne, vil derfor kunne være avgjørende for om ytringen er beskyttet av ytringsfriheten. 15

16 Ytringsfriheten har blant annet som formål å bidra til en best mulig opplyst debatt, og på den måten styrke demokratiet. Arbeidstakere vil ha en særlig innsikt i spørsmål som berører deres arbeid, både gjennom faglig kunnskap og tilgangen til informasjon som arbeidsforholdet fører med seg. Deres rett til å ytre seg på egne vegne, vil kunne bidra til å motvirke og avdekke ulovlige eller kritikkverdige forhold. For offentlig ansatte er ytringsfriheten også nært knyttet til allmennhetens rett til innsyn i offentlig virksomhet, og prinsippet om offentlighet er tatt inn som en del av den generelle ytringsfrihetsbestemmelsen i Grunnloven 100. Den ansattes rett til å ytre seg på egne vegne, er likevel ikke uten grenser. Skranker som følger av den alminnelige lovgivningen, som straffelovens bestemmelser om ærekrenkelser, gjelder også for ansatte. I tillegg kan ytringsfriheten begrenses av både lovfestet og avtalt taushetsplikt. En skranke som gjelder særlig for arbeidstakere, er den ulovfestede lojalitetsplikten. Lojalitetsplikten innebærer at ansatte har plikt til å opptre lojalt overfor virksomheten de arbeider i. Dette betyr likevel ikke at arbeidsgiver har fri adgang til å regulere eller sanksjonere ytringer som ansatte fremsetter på egne vegne, etter sin egen forventning til de ansattes lojalitet. Generelt skal det mye til før lojalitetshensynet utgjør en skranke for ytringsfriheten. Justisdepartementet har i St.meld. nr. 26 ( ) Om endring av Grunnloven 100 side 110 gitt uttrykk for at det som utgangspunkt bare bør være ytringer som påviselig skader eller påviselig kan skade arbeidsgiverens interesser på en unødvendig måte som må anses som illojale. Ombudsmannen har i flere tidligere uttalelser lagt til grunn som utgangspunkt at arbeidsgiver ikke har adgang til å reagere på en ansatts ytringer, med mindre det foreligger en åpenbar risiko for skade på arbeidsgiverens legitime og saklige interesser. Det er også pekt på at det skal mye til før grensene for den ansattes ytringsfrihet er overskredet. Ytringer som ikke er undergitt taushetsplikt, og som i hovedsak gir uttrykk for arbeidstakerens egne oppfatninger, vil det vanligvis være anledning til å komme med. Det gjelder også ytringer som arbeidsgiveren oppfatter som uønskede, uheldige eller ubehagelige. Offentlige ansatte har et vidt spillerom både i form og innhold for offentlig å gi uttrykk for sin mening, også om eget arbeidsområde og egen arbeidsplass. Det er i utgangspunktet arbeidsgiveren som må bevise at ytringen påfører eller kan påføre virksomheten skade. Når lovligheten av en ansatts ytring skal vurderes, må hensynene bak lojalitetsplikten i det konkrete tilfellet veies mot hensynene bak ytringsfriheten, i tråd med Grl. 100 og EMK artikkel 10 nr. 2. Ved avveiningen må det tas hensyn til at ytringsfriheten er en menneskerett, beskyttet av Grunnloven og EMK, mens lojalitetsplikten er et ulovfestet prinsipp, som i denne sammenheng skal ivareta arbeidsgiverens interesser. Dette innebærer at det er begrensningene i ytringsfriheten som må begrunnes, og at begrensningene må være forholdsmessige. Dersom hensynene bak ytringsfriheten veier tyngre, vil en ytring fra en ansatt måtte vernes også når arbeidsgiverens interesser kan bli skadelidende. Hvorvidt en ytring er illojal på en slik måte at den ikke er beskyttet av ytringsfriheten, beror på en konkret og sammensatt vurdering. Denne vurderingen vil kunne gi ulike resultater avhengig av situasjon. For eksempel vil den ansattes stillingsnivå eller funksjon i virksomheten kunne være av betydning. Dette medfører at det kan være vanskelig å gi klare retningslinjer for hva ansatte 16

17 kan ytre seg om. Som ombudsmannen tidligere har uttalt, blant annet i sak 2014/91, må offentlige arbeidsgivere derfor være forsiktige ved utarbeidelsen av slikt regelverk. Det bør fremheves at ytringsfriheten er en grunnleggende rettighet, og retningslinjene kan med fordel redegjøre for hensynene bak og fordelene med ansattes ytringsfrihet. Når det gjelder unntakene, bør det også her fokuseres på hensynene bak ytringsfriheten. På den måten kan retningslinjene lettere bidra til å være hjelpemiddel for tolkning, fremfor en rigid begrensning. 2. Sentral veileder til kommunene om ansattes ytringsfrihet Som nevnt innledningsvis har ombudsmannen en oppfatning om at det både i kommunal og statlig forvaltning hersker usikkerhet om hvor grensen for de ansattes ytringsfrihet går. Det er derfor behov for tiltak som sikrer økt kunnskap og veiledning om temaet. Når det gjelder kommunene, kan et virkemiddel for å oppnå økt kunnskap være å utforme en samlet veileder som beskriver de rettslige utgangspunktetene og som gir anbefalinger om tiltak og retningslinjer som vil sikre vernet om ytringsfriheten. Tilsvarende veiledere for kommunene er utformet på departements- og direktoratsnivå innen flere andre fagområder. Kommunene vil da kunne velge om de vil bruke veilederen, eventuelt en justert versjon av den. Det er altså ikke snakk om en instruks, men et hjelpemiddel. På tidspunktet for ombudsmannens undersøkelse fantes det en veileder, rundskriv H-2098 «Om ytringsfridom og lojalitetsplikt for tilsette i kommunar og fylkeskommunar». Rundskrivet var fra oktober 1997, og ikke var oppdatert. Som nevnt ble det i St.meld nr 26 ( ) uttalt at departementet ville revidere dette rundskrivet. En slik revidering ble aldri gjennomført, og departementet har i brev 15. september 2015 forklart at dette «ikke har vært en prioritert oppgave», og dermed har den måttet vike for annet arbeid. Departementet kom etter en nærmere vurdering frem til at «en oppheving av rundskriv er det mest hensiktsmessige tiltaket nå». Departementets uttalelse om at «en eventuell nærmere regulering av ansattes ytringsfrihet i retningslinjer eller normalreglement kan imidlertid oppfattes som å begrense den ytringsfriheten den ansatte har», kan tyde på at det heller ikke i fremtiden vil bli utarbeidet ny veileder. Det er i den forbindelse vist til Trygstad, Ytringsfrihet i arbeidslivet, Sosiologisk tidsskrift 01-02/2015. Videre er det vist til at det i ombudsmannens årsmelding for 2013 s. 22 er uttrykt at interne reglement fort blir statiske, og at de uten løpende oppdatering, informasjon og veiledning ikke vil fange opp den rettslige utviklingen. Både ombudsmannen og Trygstad har i ovennevnte tilfeller omtalt lokale kommunale reglementer. Departementet har anført at det samme vil gjelde retningslinjer for hele kommunesektoren, utformet på departementsnivå. Ombudsmannen ser at man ved utarbeidelse av en sentral veileder må være varsom med ikke å bli for rigid, og det vises til det som er sagt om dette under punkt 1. Etter ombudsmannens syn har imidlertid ansvarlig fagdepartement innsikt, bevissthet og faglig kunnskap til å utarbeide gode retningslinjer. Ombudsmannen kan derfor vanskelig se at det er en reell fare for at en sentral veileder vil begrense ansattes ytringsfrihet. 17

18 Som ombudsmannen kommer tilbake til under punkt 4, har også Kommunal- og moderniseringsdepartementet valgt å opprettholde etiske retningslinjer for statens tjenestemenn, der begrensningene i ytringsfriheten er relativt inngående behandlet. Ombudsmannens anbefaling er derfor at departementet oppdaterer gjeldende veileder, eventuelt at det utarbeides en ny felles veileder for kommunene om ansattes ytringsfrihet. Som nevnt i brev herfra er ombudsmannens anbefaling at mulighetene for lovlighetskontroll fremgår av veilederen. Når det gjelder spørsmålet om hvilket departement som skal stå ansvarlig for dette arbeidet, vises det til punkt 5 under. 3. Etiske retningslinjer for statstjenesten a. Retningslinjene del 2 bærer overskriften Lojalitet, og første avsnitt lyder: «Lojalitetsplikten er et alminnelig kontraktsrettslig prinsipp, og det følger av arbeidsforholdet at det er gjensidig lojalitetsplikt. Arbeidstakers lojalitetsplikt går ut på at arbeidstaker må opptre i samsvar med virksomhetens interesser. Blant annet skal arbeidstaker ikke uberettiget omtale arbeidsgiver eller virksomheten på en negativ måte» Etter ombudsmannens syn går dette for langt i å begrense den ansattes ytringsfrihet. Som nevnt under punkt 1 er det i utgangspunktet bare ytringer som påviselig skader eller påviselig kan skade arbeidsgivers interesser på en unødvendig måte, som er illojale. Som det fremgår av retningslinjene, vil risiko for skade i noen tilfeller heller ikke være tilstrekkelig for å begrense ytringsfriheten, jf. punkt 1. Det kan derfor ikke kreves at arbeidstakeren på egne vegne må ytre seg i «samsvar med virksomhetens interesser». Retningslinjene gir heller ikke noe klart svar på hva som ligger i at en omtale er «uberettiget». Dersom meningen er at ytringene skal være sanne, vises det til at ombudsmannen tidligere har fastslått at absolutte krav til sannhet fører med seg vanskelige bevisspørsmål som i praksis kan uthule ytringsfriheten, se blant årsmelding for 2006 s. 83 (sak 2006/530). Også i St.meld nr 26 ( ) s.103 er det er uttalt at «et sannhetskrav vanskelig kan oppstilles for rene meningsytringer». At det i utgangspunktet bare er ytringer som kan skade virksomhetens interesser som begrenses av lojalitetsplikten, nevnes ikke noe sted under punkt 2 i retningslinjene. Denne svakheten innebærer at beskrivelsen av lojalitetsplikten under dette punktet ikke gir tilstrekkelig veiledning. Først i kommentaren til punkt 3 presiseres det at ytringen må medføre en risiko for skade. At en slik risiko i noen tilfeller heller ikke vil være tilstrekkelig for å begrense ytringsfriheten, fremgår ikke klart her heller. b. Som nevnt under punkt 1 står arbeidsgiver fritt til å bestemme hvem som skal uttale seg om hva på virksomhetens vegne. Det er kun ytringer som den ansatte fremsetter på egne vegne som er beskyttet av ytringsfriheten. I kommentarene til retningslinjene punkt 2. Lojalitet, står det i siste avsnitt 18

19 «Lojalitetsplikten innebærer at en statsansatt kan ha snevrere adgang til å ytre seg på eget fagfelt enn på andre områder. For å unngå at egne uttalelser blir oppfattet som et uttrykk for virksomhetens standpunkter, må en ansatt som utaler seg innenfor virksomhetens ansvarsområde, alltid understeke at uttalelsene står for egen regning» Siste setning er i tråd med gjeldende rett. At det må fremgå at den ansatte ytrer seg på egne vegne, gjelder for så vidt uavhengig av om det skjer innen eget fagfelt eller øvrige deler av virksomhetens arbeidsområde. Isolert sett er det også riktig at en statsansatt kan ha snevrere adgang til å ytre seg på eget fagfelt. Det finnes tilfeller der den ansatte har en slik posisjon at forvekslingsfare identifikasjon ikke kan unngås. Ytringer fra den ansatte kan da bli tolket som et uttrykk for virksomhetens standpunkt, selv om det det presiseres at de fremmes på egne vegne. Ytringen kan da skade virksomheten. Dette er likevel noe som helt unntaksvis vil være aktuelt. Også i St.meld nr 26 ( ) er dette omtalt som en problemstilling som «neppe [er] aktuell for særlig mange personer». Etter ombudsmannens syn er setningen om at «en statsansatt kan ha snevrere adgang til å ytre seg på eget fagfelt» for generelt formulert og for lite utdypet under punkt 2 i de aktuelle retningslinjene til å være god veiledning. Om betydningen av at identifikasjonsfaren er nærmere omtalt andre steder i retningslinjene, se bokstav c nedenfor. Ombudsmannen ber departementet vurdere om formuleringen skal tas ut i sin helhet, eller omformuleres og utdypes. c. På samme måte som for kommunene mener ombudsmannen at lett tilgjengelig veiledning gjennom sentrale retningslinjer er et gode. Som departementet har fremhevet, kan det likevel være en fare for at skriftlige retningslinjer, rundskriv og veiledere er for rigid utformet, og dermed fremstå som en urettmessig begrensning i ytringsfriheten. Dette gjør at man ved utarbeidelse av retningslinjer for ansattes ytringsfrihet må være særlig bevisst denne risikoen, og formulere seg deretter. De etiske retningslinjene for statstjenesten må sies å være detaljerte. Inkludert forordet består dokumentet av sider, med relativt tettskreven tekst. Retningslinjene er inndelt i fem deler, samt en avsluttende del om forholdet til øvrig regelverk. Del 1 tar for seg «Generelle bestemmelser», deretter følger egne deler om 2. Lojalitet, 3. Åpenhet, 4. Tillit til statsforvaltningen og 5. Faglig uavhengighet og objektivitet. Retningslinjene synes ikke å være et dokument som i hovedsak er ment å regulere ansattes ytringsfrihet, men er likevel det nærmeste vi kommer til en generell veileder om dette i statstjenesten. I lys av dette kan det være uheldig at lojalitetsplikten, som tross alt er et unntak, omtales allerede etter den generelle innledningen, altså under punkt 2. Hovedregelen om ytringsfrihet omtales først senere, i del 3, underpunkt 3.3. Som nevnt inneholder retningslinjene formuleringer som står i et anstrengt forhold til Grunnloven 100. Departementet har anført at retningslinjene lest i sammenheng ikke er i strid med Grunnloven, men ombudsmannen er i tvil om dette er riktig. I alle tilfelle er det 19

20 uheldig at såpass omfattende retningslinjer krever en slik helhetlig lesning og tolkning som departementet synes å forutsette. 4. Ansvarlig departement Kommunal- og moderniseringsdepartementet har opplyst at det er Arbeids- og sosialdepartementet som er rett ansvarlig fagdepartement å henvende seg til dersom ombudsmannen ser et behov for en generell regulering av ansattes ytringsfrihet. Saken ble tatt opp med Kommunal- og moderniseringsdepartementet, siden det er dette departementet som er ansvarlig for gjeldende veileder, og som ble angitt som ansvarlig for ajourføringen som ble bebudet i St.meld nr 26 ( ). Da all kommunikasjon i saken dessuten har skjedd med Kommunal- og moderniseringsdepartementet, oversendes denne uttalelsen dit til oppfølging. Det bes om at en eventuell overføring av deler av oppfølgingen til et annet departementet meddeles ombudsmannen. 5. Konklusjon Ombudsmannen mener det er behov for konkrete tiltak for å styrke offentlig ansattes ytringsfrihet, og at dette mest hensiktsmessig kan skje gjennom en mer aktiv veiledning fra departementets side. Anbefalte tiltak er å revidere/opprette rundskriv til kommunene om de ansattes ytringsfrihet, samt revidere Etiske retningslinjer for statstjenesten. Publisert:

21 Etiske retningslinjer Snillfjord kommune 1. Snillfjord kommune legger stor vekt på redelighet, ærlighet og åpenhet i all sin virksomhet. Både folkevalgte og ansatte har ansvar for å etterleve dette prinsippet. Som forvaltere av samfunnets fellesmidler stilles det spesielt høy krav til den enkelte medarbeiders etiske holdninger i sin virksomhet for kommunen. Alle plikter lojalt å overholde de lover, forskrifter og reglement som gjelder for Snillfjord kommunes virksomhet. Dette innebærer også at alle skal forholde seg lojalt til vedtak som er truffet. Alle har også et selvstendig ansvar for å ta opp forhold som en får kjennskap til på arbeidsplassen, som ikke er i samsvar med kommunens etiske retningslinjer. 2. Snillfjord kommune stiller strenge krav til sine medarbeideres opptreden og handlemåte slik at ingen skal kunne trekke i tvil ansattes rettskaffenhet og pålitelighet. Medarbeiderne skal være seg bevisste at de danner grunnlaget for innbyggernes tillit og holdning til kommunen. De skal derfor ta aktiv avstand fra og bekjempe enhver uetisk forvaltningspraksis. Enhver ansatt eller politiker i Snillfjord kommune har et selvstendig ansvar for å utnytte arbeidstiden effektivt. Ledere på alle nivå har et særlig ansvar for å tydeliggjøre og skape aksept for etisk forsvarlig atferd. 3. Habilitet, interessekonflikter m.v. Forvaltningslovens kap. 2, samt kommunelovens 40 nr. 3, gir bestemmelser om habilitet som gjelder for alle ansatte og folkevalgte i kommunen. Alle saksbehandlere og folkevalgte i kommunen må gjøre seg kjent med denne loven og forholde seg i samsvar med lovens bestemmelser. Kommunens folkevalgte og ansatte skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser. Dette kan også gjelde tilfeller som ikke rammes av forvaltningslovens habilitetsbestemmelser. Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak en har faglig ansvar for eller forøvrig deltar i behandlingen av, skal en ta dette opp med overordnede. Eksempler på slike mulige interessekonflikter kan være: Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver eller arbeidskolleger. Lønnet bierverv som kan påvirke ens arbeid i kommunen. Engasjement i interesseorganisasjon eller politisk virksomhet som berører forhold som den enkelte arbeider med i kommunen. Personlige økonomiske interesser som kan føre til at vedkommende medarbeider kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens virksomhet. Familiære- og andre nære sosiale forbindelser. Medarbeidere i Snillfjord kommune plikter å underrette arbeidsgiver om bistillinger eller bierverv vedkommende har eller senere påtar seg. Gjeldende HP3 inneholder ytterligere bestemmelser om dette. 21

22 4. Om taushetsplikt og informasjon Samtlige medarbeidere i Snillfjord kommune er i henhold til forvaltningslovens 13 pålagt taushetsplikt. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Hun/han kan heller ikke utnytte taushetsbelagte opplysninger i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre. I tillegg til forvaltningslovens regler om taushetsplikt gjelder bestemmelser gitt i diverse særlover. Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kommunen, må respekteres og ikke brukes til personlig vinning. Snillfjord kommune forventer at kommunens medarbeidere bidrar til å gi en korrekt og fullstendig informasjon om kommunens virksomheter og forskjellige tjenester. All informasjon som gis i forbindelse med virksomhet for kommunen, skal være korrekt og pålitelig og ikke med hensikt gis tvetydig formulering. 5. Personlige fordeler, gaver m.v. a) Personlige fordeler: Folkevalgte og ansatte i kommunen skal unngå personlige fordeler og gaver av en art som kan påvirke, eller være egnet til påvirke handlinger, saksforberedelser eller vedtak. Dette gjelder likevel ikke gaver av ubetydelig verdi, så som reklamemateriell, blomster o.l. Gaver omfatter ikke bare materielle gjenstander men også andre fordeler, f.eks i form av personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester. Gaver til en verdi av inntil kr. 400,- pr. kalenderår kan i denne forbindelse mottas (ref. skatteloven). b) Gaver Tilbud om "gaver" for å innta et bestemt standpunkt i enkeltsaker skal avslås og rapporteres via nærmeste overordnede til rådmannen og kommunerevisjonen. Folkevalgte rapporterer tilsvarende til ordføreren. Ved tilbud om gaver o.l. som har et omfang som går ut over disse retningslinjer, skal nærmeste overordnede kontaktes. Mottatte gaver skal returneres avsender sammen med et brev som redegjør for kommunens regler om dette. Regler for gaver ved runde år, fratredelse i stilling mv. framgår av HP3. c) Representasjon. Moderate former for gjestfrihet og representasjon hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik at den påvirker beslutningsprosessen, eller kan gi andre grunn til å tro det. Invitasjon til informasjonsmøter mv. med tilhørende middag/lunsj arrangert av leverandører/potensielle leverandører tas opp med nærmeste overordnede. 22

23 d) Reiser. Reiseutgifter i alle tjenstlige sammenhenger skal dekkes av kommunen. Unntak fra dette prinsippet kan bare skje slik: Reiser betalt av potensielle leverandører i forbindelse med innkjøp, rapporteres til rådmannen. Øvrige tjenestereiser som betales av andre, avklares med avdelingssjefen. "Tjenestereiser" for folkevalgte avklares med ordføreren. Slike reiser skal ha en klar faglig forankring, og må ikke ha karakter av ren "kundeoppfølging". e) Innkjøpsrutiner. Snillfjord kommunes regelverk for offentlige anskaffelser skal følges i detalj. Dersom det i løpet av et år blir mange "strøjobber", skal det vurderes å innhente pristilbud for å unngå at det kjøpes tjenester fra ett firma av "gammel vane". f) Rabattordninger. Medarbeidere i Snillfjord kommune kan gjøre seg bruk av rabatter gitt av firma som på bakgrunn av kundeforhold til Snillfjord kommune gir slike rabatter. Det forutsettes at slike rabatter gis til alle ansatte. Det skal være utarbeidet en tilgjengelig oversikt over bedrifter som gir slike rabatter til alle ansatte. Medarbeidere i Snillfjord kommune skal ikke benytte kommunen eller kommunens navn for å oppnå spesielle - eller leveringsbetingelser i forbindelse med personlige innkjøp hos kommunens kunder eller leverandører. 6. Bruk av maskiner, utstyr m.v. Bruk av kommunens maskiner, biler og annet utstyr kan bare skje i samsvar med fastsatte retningslinjer. a) Leiebiler. Kommunens leiebiler skal generelt ikke tillates brukt til private eller utenomtjenestestelige formål. Følgende unntak kan gjøres: Leiebiler kan tillates nyttet i forbindelse med velferdsvirksomhet, som organiseres og ledes av arbeidsgiver. b) Mobiltelefoner. Kommunale mobiltelefoner tillates nyttet iht telefonreglement i HP3. c) Parkering av kommunale biler hjemme. Kommunale biler skal etter endt tjeneste parkeres på anviste steder. Kun i spesielle tilfeller når tjenesten krever det eller det er fordelaktig for kommunen, kan tjenestebiler medbringes hjem etter endt tjeneste. Slik hjemmeparkering avklares med nærmeste overordnede. 23

24 7. Uregelmessigheter og mistanke om sådanne skal rapporteres nærmeste overordnede som tar opp saken med funksjonsansvarlig/rådmann. Oppfølging av slike saker kan rapporteres til kommunerevisjonen. 8. Ledere på alle nivå har et særlig ansvar for å følge opp at medarbeidere er kjent med og etterlever kommunes etiske retningslinjer. Enhver medarbeider i Snillfjord kommune skal informere og søke råd hos nærmeste overordnede i saker som kan ha innvirkning på kommunens anseelse og den tillit kommunen nyter i ulike sammenhenger. Snillfjord kommune april

25 Avvikshåndtering i Snillfjord kommune - Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Snillfjord kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 15/160-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Avvikshåndtering - orientering til kontrollutvalget Saksutredning På kontrollutvalgets møte ble det under sak 8/16 Eventuelt, vedtatt å be rådmannen om en orientering vedr. avvikshåndtering i Snillfjord kommune. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Avvikshåndtering i Snillfjord kommune Snillfjord kommune har vedtatt rutiner vedr. avvikshåndtering. Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen vedr. følgende punkter: Følges internkontrollhåndboken på dette området? Er rutinene kjent blant ansatte og ledelse? Rapporteres det tilbake om tiltak og fremdrift? Hvilke rutiner har kommunen for bekjentgjørelse og skolering vedr. avvikshåndtering? Orienteringen gis i utvalgets møte 9. mai Kontrollutvalgets sekretariat har i brev av bedt rådmannen om å gi kontrollutvalget en orientering på utvalgets møte Møtet i mai måtte avlyses pga at regnskap og årsberetning for 2015 ikke var avlagt i tråd med krav til regnskapsavleggelsen (se kontrollutvalgets sak 10/2016). Orientering om avvikshåndtering er derfor flyttet til dagens møte i kontrollutvalget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 25

26 Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 15/160-4 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Avvikshåndtering - orientering til kontrollutvalget På kontrollutvalgets møte ble det under sak 08/2016 Eventuelt, vedtatt å be rådmannen om en orientering vedr. avvikshåndtering i Snillfjord kommune. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Avvikshåndtering i Snillfjord kommune Snillfjord kommune har vedtatt rutiner vedr. avvikshåndtering. Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen vedr. følgende punkter: Følges internkontrollhåndboken på dette området? Er rutinene kjent blant ansatte og ledelse? Rapporteres det tilbake om tiltak og fremdrift? Hvilke rutiner har kommunen for bekjentgjørelse og skolering vedr. avvikshåndtering? Orienteringen gis i utvalgets møte 9. mai Kontrollutvalget har berammet sitt møte til mandag kl. 10:00 på rådhuset. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 08/2016, ber vi herved om at rådmannen i Snillfjord kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører 26

27 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Snillfjord kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &58 Arkivsaknr 16/42-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering og ber sekretariatet om å oppdatere oversikten "Saker for videre oppfølging" etter eventuelle innspill fremkommet i møtet. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget Saker for videre oppfølging Kommunestyret Kommunestyret Formannskapet Formannskapet Formannskapet Formannskapet Formannskapet Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. Kontrollutvalgets sekretariat legger frem kopi av sakslistene fra møtene i kommunestyret og formannskapet som er avholdt etter kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet. Tidligere saker til oppfølging Kontrollutvalget har bedt rådmannen om en orientering vedr. rådmannens oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 31/2014 Selskapskontroll i Trønderenergi AS. Kommunestyrets sak 25/2016 Forvaltningsrevisjonsrapport Utleieboliger Rådmannens oppfølging av vedtak, er lagt inn i oppfølgingslisten etter forrige møte i kontrollutvalget. I den grad det er skjedd utvikling i sakene som står oppført på oppfølgingslisten, som kontrollutvalgets sekretariat er kjent med, er dette kommentert i tilknytning til den enkelte sak. Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til gjennomgangen av kommunestyrets og formannskapets vedtak. Saker som er satt til særskilt oppfølging fremgår av vedlegget. 27

28 Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 16/42-3 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Orientering til kontrollutvalget På kontrollutvalgets møte ble det under sak 04/16 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune, vedtatt å be rådmannen om en orientering vedr. rådmannens oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 31/2014 Selskapskontroll i Trønderenergi AS. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering vedr. rådmannens oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 31/2014 Selskapskontroll i Trønderenergi AS på sitt møte i mai Kontrollutvalget har berammet sitt møte til mandag 9. mai 2016 kl. 10:00 på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 4/2016, ber vi herved om at rådmannen i Snillfjord kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører 28

29 SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden , foreslår kontrollutvalgets sekretariat at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging Eierstrategier Snillfjord KSkommune - 72/2010 grunnlagsdokument Enstemmig: Rådmannen setter i gang en prosess for etablering av konkrete eierstrategier og rapporteringsrutiner i aktuelle selskaper. Dette innbefatter et grundig arbeid med saken i kommunestyret. Ny orientering til kontrollutvalget i juni 2011 Kontrollutvalgets møte Administrasjonen har kapasitetsutfordringer når det gjelder å få satt i gang arbeidet med å utforme eierstrategi for kommunens eierinteresser. Rådmannen har bedt kommunestyret om å vurdere om administrasjonen i kommunen har riktig kompetanse til å utfører dette arbeidet, eller om kommunen bør kjøpe ekstern bistand. Rådmannen mener at administrasjonen ikke har kapasitet til å ferdigstille en eierstrategi før siste halvår av Kontrollutvalgets møte Administrasjonen mangler kompetanse på området, økonomi til å gjennomføre arbeidsprosessen mangler også. Følges opp videre Følges opp videre Orientering fra rådmannen i juni 2012 Kontrollutvalgets møte Utvalget ønsker en orientering fra rådmannen på sitt møte 11. juni Kontrollutvalgets møte Rådmannen har meldt tilbake til kontrollutvalgets sekretariat (e-post 9. mai 2012) om at den kommunale administrasjonen fortsatt ikke besitter nødvendig kompetanse eller ressurser til å fullføre arbeidet med strategiske eiervurderinger. Kontrollutvalgets møte Rådmannen har fortsatt ikke ressurser til å fullføre arbeidet med strategiske eiervurderinger. Kommunestyrets møte Sak 101/2012Kommunestyret ba om innspill på løsning til neste kommunestyremøte ( ). Saken oversendes kommunestyret til orientering og en eventuell oppfølging. Følges opp videre Følges opp videre Kontrollutvalgets møte Kommunestyret hadde saken opp på sitt møte Det er ikke aktuelt å kjøpe kompetanse utenfra. Rådmannen er i gang 29

30 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging med arbeidet. Ordfører følger oppsaken på hvert formannskapsmøte fremover. Kontrollutvalgets møte Reidar er i gang med arbeidet, alt av dokumentasjon fra selskapene er mottatt. Mulig det blir lagt frem en sak for formannskapet før sommeren. Kontrollutvalgets møte Kommunestyret har vedtatt eierskapspolitikk og eierstrategi for Snillfjord kommune i sak 27/2013. Ny orientering i mai 2014 Følges opp videre Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ønsker en ny orientering på sitt møte i mai Kontrollutvalgets møte Arild Risvik, rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Rådmannen vil ta fatt på dette arbeidet og få utarbeidet en eierstrategi for sitt eierskap. En realistisk målsetting er at dette kan bli ferdigstilt innen utgangen av Kontrollutvalget vil ha med saken videre i sin oppfølgingsliste. Kontrollutvalgets møte Det diskuteres vedr. eierstrategier i formannskap og kommunestyre (Hemne kraftlag og Trønderenergi AS). Eierstrategier for kommunens eierskap i de forskjellige selskapene er ikke utarbeidet pr. i dag. Følges opp videre Sak KS 31/2014 Selskapskontroll i Trønderenergi AS Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. Snillfjord kommune vil være en bevisst og aktiv eier, med tydelige mål for vårt eierskap og deltaking i selskaper. Kommunestyret ber formannskapet ta en gjennomgang av mål og strategier for vår deltaking og eierskap og utarbeide en eiermelding/eierstrategi. Denne blir lagt fram for kommunestyret en gang i året for behandling. Snillfjord kommune vil drive sin eierstyring og utøve sitt eierskap i generalforsamlingen i selskapet på en forutsigbar måte i samråd med de andre eierkommunene. Kommunestyret forventer at Snillfjord kommunes eierrepresentant jobber for et profesjonelt sammensatt styre i selskapet. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med fremlegging av eierskapsmeldingen innen september Kontrollutvalgets møte Det er ikke rapportert til kommunestyret i pr. i dag. 30

31 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering vedr. rådmannens oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 31/2014 Selskapskontroll i Trønderenergi AS på sitt møte i mai Kontrollutvalgets møte Rådmannen vil orientere i møtet. Orientering i møtet KS-sak 18/2015 Forvaltningsrevisjonsrapport - Utleieboliger Enstemmig som innstillingen: 1.Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Kommunens forvaltning av utleieboliger til orientering. 2.Kommunestyret ber rådmannen om å: - Utarbeide en helhetlig strategi for utleieboliger i Snillfjord kommune. - Utarbeide målretta og systematisk boligsosial forvaltning av kommunale boliger med saksbehandling som følger forvaltningsloven og sosialtjensteloven. - Bruke større grad av rullering av kommunale boliger, ved f.eks. tidsavgrensa leiekontrakter. - Revidere tiltaksplanen, for å sikre verdibevarende vedlikehold av utleieboliger - Sørge for at statlige økonomiske støtteordninger brukes i tråd med regelverket. 3.Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Kontrollutvalgets møte Rådmannen har i e-post av gitt tilbakemelding til kontrollutvalget. Tilbakemeldingen følger vedlagt. Leder Forvaltning, drift og vedlikehold, Kommunalsjef helse og sosial og økonomisjef/fungerende rådmann orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget viser til kommunestyrets vedtak i sak 18/2015. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å be rådmannen utarbeide en helhetlig strategi for utleieboligene i Snillfjord kommune og at planen blir fremlagt for politisk behandling innen utgangen av august Følgende innstilling til kommunestyret: Kommunestyret ber rådmannen utarbeide en helhetlig strategi for utleieboligene i Snillfjord kommune. Planen legges frem for politisk behandling innen utgangen av august Saken tas ut av "Saker for videre oppfølging", men den videreføres i kommunestyrets sak 25/

32 Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging Forvaltningsrevisjonsrapport Kommunestyret ber rådmannen utarbeide KS-sak Utleieboliger Rådmannens en helhetlig strategi for utleieboligene i 25/2016 oppfølging av vedtak Snillfjord kommune. Planen legges frem for politisk behandling innen utgangen av august

33 Snillfjord kommune Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: kommunestyresalen, rådhuset Møtedato: Tid: 10:00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til de respektive gruppelederne Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalte Funksjon Navn Forfall Møtt for Ordfører John Lernes Varaordf. Bernt Olaf Aune Medlem Oddleif Bakås Medlem Reidar Klungervik Medlem Svein Johny Forren Medlem Toril Snildal Medlem Lars Erik Strand Vitsø Medlem Bente Mostue Berdal Medlem Arild Monsen Medlem Anders Krokstad Medlem Hallgeir Mjønes Medlem Nina Astrid Mjør Medlem Geir Inge Fiske Medlem Siri Johanne Selnes Medlem Steinar Berdal Medlem Lise Røvik Medlem Ellinor Lauvsnes Dagsorden: Kl Kl Saksbehandling ihht saksliste Orientering m/debatt-dialog vedr. helse- og mestringsplan Evt. saksbehandling fortsettelse SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 19/16 16/267 SKOLEPLASS I NABOKOMMUNE 20/16 16/676 ÅRSMELDING KONTROLLUTVALGET 33

34 21/16 16/797 KOMMUNEREFORMEN - NULLALTERNATIVET 22/16 16/523 INTENSJONSAVTALER I FORBINDELSE MED KOMMUNERFORMEN 23/16 16/249 BEREGNING AV TILKOPLINGSGEBYRER OG ÅRSAVGIFTER FOR VANN FOR EIENDOMMER PÅ MALNESSET, SUNDAN - 2. GANGS BEHANDLING 24/16 16/446 KLAGE PÅ GEBYR - TILBYGG DRIFTSBYGGNING OG GARASJE PÅ GNR. 80, BNR. 1 25/16 16/780 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT UTLEIEBOLIGER - RÅDMANNENS OPPFØLGING AV VEDTAK 26/16 16/705 VALG AV FORLIKSRÅD - VALGPERIODEN /16 16/784 VALG AV SKJØNNSMEDLEMMER FOR PERIODEN /16 16/789 REFERATER TIL KOMMUNESTYRET /16 16/790 ORIENTERINGER TIL KOMMUNESTYRET /16 16/275 Unntatt offentlig ofl 13 Ofl 13 BOLIGPROSJEKT - HYLLBERGET BOLIGFELT - KRAV OM REFUSJON FOR TIDSBRUK/KOSTNADER PROSJ. NR *************** Følgende sak behandles i formannskapet og ettersendes til kommunestyret : FV 714- Stokkhaugen Sundan (Laksevegen), trinn 2 Lokalpolitiske prinsippvedtak bompengesøknad. (saksdokumentene ligger til formannskapsmøtet) ************** Krokstadøra, John Lernes ordfører 34

35 Snillfjord kommune Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Kommunestyresalen, rådhuset Møtedato: Tid: 17:00 - Eventuelt forfall meldes til tlf. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. MØTEINNKALLING Innkalte Funksjon Navn Forfall Møtt for Ordfører John Lernes Varaordf Bernt Olaf Aune Medlem Oddleif Bakås Medlem Reidar Klungervik Medlem Svein Johny Forren Medlem Toril Snildal Medlem Lars Erik Strand Vitsø Medlem Bente Mostue Berdal Medlem Arild Monsen Medlem Anders Krokstad Medlem Hallgeir Mjønes Medlem Nina Astrid Mjør Medlem Geir Inge Fiske Medlem Siri Johanne Selnes Medlem Steinar Berdal Medlem Lise Røvik Medlem Ellinor Lauvsnes SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 18/16 16/559 INNBYGGERINVOLVERING OG PÅVIRKNING - KOMMUNEREFORMEN Krokstadøra, John Lernes ordfører 35

36 Snillfjord kommune MØTEINNKALLING Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Oppmøte rådhuset for befaring Hemnskjela/Sunde boligtomter Saksbehandling - saksliste, rådhuset. Møtedato: Tid: 09:00 - Eventuelt forfall meldes til de respektive gruppelederne Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalte Funksjon Navn Forfall Møtt for Ordfører John Lernes Varaordf. Bernt Olaf Aune Medlem Toril Snildal Medlem Anders Krokstad Medlem Nina Astrid Mjør Barns repr i pl.utv Sussann Hestnes Krokstad Dagsorden: Kl Kl Kl Oppmøte Rådhuset for samkjøring til befaring Oppmøte Hemnskjela (boligfelt Vikan) Saksbehandling ihht saksliste SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 59/16 16/55 KLAGE PÅ VEDTAK - DISPENSASJON TILBYGG TIL NAUST OG HYTTE PÅ GNR. 1, BNR PERSNESSET 60/16 16/887 HYLLBERGET BOLIGFELT - FORESPØRSEL OM ENDRET BRUK OG RESERVASJON AV TOMT 19 - DEL AV GNR. 96, BNR /16 16/869 HØRING 420 KV KRAFTLEDNING - TILLEGGSSØKNAD SNILLDAL OG SURNA TRANSFORMATORSTASJONER 36

37 62/16 16/904 SØNDRE FOSEN VANNOMRÅDE - PROSJEKTPLAN /16 16/999 TIDSBEGRENSEDE HUSLEIEAVTLAER I KOMMUNALE LEILIGHETER 64/16 16/846 TV-AKSJON 2016 NRK RØDE KORS - OPPNEVNING AV KOMMUNEKOMITE 65/16 16/897 SØKNAD OM TILSKUDD TIL ETABLERING AV HURTIGLADESTASJON FOR ELBILER 66/16 16/907 TILDELING AV FELLINGSTILLATELSER RÅDYR /16 16/905 TILDELING AV FELLINGSTILLATELSER HJORT /16 16/906 TILDELING AV FELLINGSTILLATELSER ELG /16 16/848 OMLEGGING AV VEG OG GRENSEENDRINGER AUNLIA BOLIGFELT - FINANISIERING 70/16 16/979 REFERATER TIL FORMANNSKAPET 26. MAI /16 16/984 ORIENTERINGER TIL FORMANNSKAPSMØTE 26. MAI 2016 Krokstadøra, 19. mai 2016 John Lernes ordfører 37

38 Snillfjord kommune MØTEINNKALLING Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Kommunestyresalen, rådhuset Møtedato: Tid: 09:00-00:00 Eventuelt forfall meldes til de respektive gruppelederne.. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalte Funksjon Navn Forfall Møtt for Ordfører John Lernes Varaordf Bernt Olaf Aune Medlem Toril Snildal Medlem Anders Krokstad Medlem Nina Astrid Mjør Barns repr Sussann Hestnes Krokstad Dagsorden: Kl Kl Kl Kl Saksbehandling i henhold til saksliste Snillfjord næringsforum v/harry Løwø Saksbehandling i henhold til saksliste Orientering v/ Statnett SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 54/16 16/809 HØRING - MILJØ-, TRANSPORT- OG ANLEGGSPLAN FOR NY 420 KV KRAFTLEDNING SNILLDAL - SURNA 55/16 16/611 TRYGT HJEM FOR EN 50-LAPP 56/16 16/450 DISPENSASJON - UTHUS OG TILBYGG - FRITIDSBOLIG PÅ GNR. 10, BNR. 1 57/16 16/857 REFERATER TIL FORMANNSKAPET 3.MAI

39 58/16 16/871 ORIENTERINGER TIL FORMANNSKAPET 3. MAI 2016 Krokstadøra, 26. april 2016 John Lernes ordfører 39

40 Snillfjord kommune Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Lille møterom, rådhuset Møtedato: Tid: 12:00 - MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til de respektive gruppelederne. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalte Funksjon Navn Forfall Møtt for Ordfører John Lernes Varaordf Bernt Olaf Aune Medlem Toril Snildal Medlem Anders Krokstad Medlem Nina Astrid Mjør Barns repr Sussann Hestnes Krokstad SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 53/16 16/795 FV714 - STOKKHAUGEN - SUNDAN (LAKSEBEGEN), TRINN 2 - LOKALPOLITISKE PRINSIPPVEDTAK BOMPENGESØKNAD Krokstadøra, 14. april 2016 John Lernes ordfører 40

41 Snillfjord kommune MØTEINNKALLING Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Oppmøte i Flesvika befaring (Etterfølgende saksbehandling på rådhuset) Møtedato: Tid: 09:30 - Eventuelt forfall meldes til de respektive gruppelederne. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalte Funksjon Navn Forfall Møtt for Ordfører John Lernes Varaordf Bernt Olaf Aune Medlem Toril Snildal Medlem Anders Krokstad Medlem Nina Astrid Mjør Barns repr Sussann Hestnes Krokstad Dagsorden: Kl Samkjøring fra rådhuset til Flesvika Kl Oppmøte Flesvika befaring F-sak 46/16. Ca. kl Rådhuset møte med Norfakta. Kl Møte med Orkdalsreg. v/håkon K. Jordet tema vindkraft. Kl Saksbehandling ihht saksliste SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 42/16 16/347 ETABLERING AV FLYTEBRYGGE PÅ GNR. 45, BNR. 2, KATTØYA 43/16 16/409 DISPENSASJON - TILBYGG TIL FRITIDSBOLIG, TO UTHUS OG AVLØPSANLEGG, GNR. 43, BNR. 9, FENES 44/16 16/138 DISPENSASJON GANGVEI TIL GNR. 36, BNR. 12 OVER GNR. 36, BNR. 3 - MOLDTUN 45/16 16/446 41

42 KLAGE PÅ GEBYR - TILBYGG DRIFTSBYGGNING OG GARASJE PÅ GNR. 80, BNR. 1 46/16 16/192 KLAGE PÅ VEDTAK - DISPENSASJON FOR ADKOMSTVEG TIL HYTTEFELT PÅ GNR. 25, BNR. 1 - FLESVIKA 47/16 16/58 KLAGE PÅ VEDTAK - ADKOMSTVEG PÅ GNR. 18, BNR. 1, FNR /16 16/275 Unntatt offentlighet: Off.l. 13 BOLIGPROSJEKT - HYLLBERGET BOLIGFELT - KRAV OM REFUSJON FOR TIDSBRUK/KOSTNADER PROSJ. NR /16 16/249 BEREGNING AV TILKOPLINGSGEBYRER OG ÅRSAVGIFTER FOR VANN FOR EIENDOMMER PÅ MALNESSET, SUNDAN - 2. GANGS BEHANDLING 50/16 16/535 SØKNAD OM DISPENSASJON SJØKABEL - 22 KV KRAFTLEDNING FRA KVERNSTAD TIL MJØNESAUNE 51/16 16/690 REFERATER TIL FORMANNSKAPET 12. APRIL /16 16/688 ORIENTERINGER TIL FORMANNSKAPET 12. APRIL 2016 Krokstadøra, 5. april 2016 John Lernes ordfører 42

43 Snillfjord kommune Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Kommunestyresalen, rådhuset Møtedato: Tid: 11:00 - MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til de respektive gruppelederne Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalte Funksjon Navn Forfall Møtt for Ordfører John Lernes Varaordf Bernt Olaf Aune Medlem Toril Snildal Medlem Anders Krokstad Medlem Nina Astrid Mjør Barns repr Sussann Hestnes Krokstad Dagsorden: Kl ca kl Ca. kl Orientering om plan- og bygn.loven «Plandelen» v/roar S. Grindvold Saksbehandling ihht saksliste SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 35/16 16/559 INNBYGGERINVOLVERING OG PÅVIRKNING - KOMMUNEREFORMEN 36/16 16/192 KLAGE PÅ VEDTAK - DISPENSASJON FOR ADKOMSTVEG TIL HYTTEFELT PÅ GNR. 25, BNR. 1 - FLESVIKA 37/16 16/55 DISPENSASJON FOR TILBYGG TIL NAUST OG HYTTE, SAMT AVLØPSANLEGG PÅ GNR. 1, BNR PERSNESSET 38/16 16/43 DISPENSASJON - FRADELING AV GARASJE/REDSJAKPSHUS PÅ GNR. 79 BNR

44 39/16 16/267 SKOLEPLASS I NABOKOMMUNE 40/16 16/562 REFERATER TIL FORMANNSKAPET /16 16/568 ORIENTERINGER TIL FORMANNSKAPET Krokstadøra, 10. mars 2016 John Lernes ordfører 44

45 Forslag til møteplan for 2. halvår 2016 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Snillfjord kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/54-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2. halvår 2016: August September Oktober November Desember Kommunestyret Formannskapet og Kontrollutvalget Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Saksutredning For å kunne planlegge å gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. I budsjettet for 2016 har kontrollutvalget budsjettert med å gjennomføre 5 møter i 2016, og det er naturlig å avvikle 3 på våren og 2 på høsten. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret. På grunn av at Snillfjord kommune ikke fikk avlagt regnskap og årsberetning 2015 rettidig så valgte kontrollutvalget å avlyse utvalgets møte som var berammet til 9. mai. Blir det behov for et ekstra møte høsten 2016 for å jobbe med f.eks plan for forvaltningsrevisjon så kan utvalget bestemme dette på sitt møte i september (utvalget har budsjettmidler til møtegodtgjøring o.l. til et slikt møte). Utvalget kan løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer. Med bakgrunn i forventninger om saker så langt så kan følgende møteplan antydes for 2. halvår 2016: August September Oktober November Desember Kommunestyret Formannskapet og Kontrollutvalget september 2016 Viktige saker i september er utarbeidelse av budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten for 2017, som skal legges frem for endelig vedtak i kommunestyret i forbindelse med budsjettbehandlingen for Kontrollutvalget må starte på arbeidet med overordnet analyse i forbindelse med ny plan for forvaltningsrevisjon

46 21. november 2016 Sekretariatet foreslår å legge kontrollutvalgets siste møte til 21. november. Tidspunktet er valgt ut fra at de fleste oppgaver for 2016 da må være ferdigstilt, samtidig kan behandling av saker 21. november være tidsnok til å kunne få saker fremmet for kommunestyrets siste møte før jul, som er berammet til 15. desember. Ny plan for forvaltningsrevisjon må behandles av kontrollutvalget på møtet i november, oversendes deretter kommunestyret for endelig vedtak. Videre vil oppfølging av den finansielle revisjonen være en viktig sak i november. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 2 møter 2. halvår Forslag til møteplan fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling. 46

47 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Snillfjord kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/54-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak, kommunestyrets sak 20/2016 Melding om politisk vedtak, kommunestyrets sak 25/2016 Protokoll representantskapet Revisjon Midt-Norge IKS Protokoll representantskapet Konsek Protokoll representantskapet Revisjon Midt-Norge IKS Inhabil som styremedlem Vanlig medlemskap kan gi inhabilitet Etikkutvalget - Habil, eller kryssende interesser Kontrollutvalg kan få regnskapet før revisjon Kommuneundersøkelsen bakgrunn og hovedfunn 6 av 10 kommuner jobber godt med samfunnssikkerhet NKRFs einfo nr Forvaltningsloven-13a En SMS kan være et saksdokument Sammendrag - kommunestyrets overordnede tilsynsansvar Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Melding om politisk vedtak, kommunestyrets sak 20 og 25/ Protokoll fra representantskapsmøter i Revisjon Midt-Norge IKS 3. Protokoll fra representantskapsmøte i KonSek Midt-Norge IKS 4. En kommune har hatt bygging av nytt omsorgssenter ute på anbud. Er lederen av plan- og byggenemda inhabil når han er styremedlem hos en av de aktuelle underleverandørene? 5. Når en motorsykkelklubb vil kjøpe tomt av kommunen, skal det mindre til at kommunestyremedlemmer blir inhabile ved slektskap med vanlige medlemmer hvis klubben er liten, påpeker jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. 6. Etikkutvalget har tatt opp tema rundt habilitet, pekt på eksempler på situasjoner i gråsonen som omfatter både ansatte og folkevalgte. 7. Det er ingenting i veien for at kontrollutvalget kan få det ureviderte regnskapet fra kommunen, forklarer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. 8. For å få frem kommunenes vurdering av eget samfunnssikkerhetsarbeid, har Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) siden 2002 gjennomført spørreundersøkelser om samfunnssikkerhet i landets kommuner. Hele rapporten for 2016 finnes her: 9. NKRF har bedt Justisdepartementet om en tolking av Forvaltningsloven 13a 10. Jussprofessor Jan Fridthjof Bernt drøfter når en SMS er et saksdokument og når den ikke er det. 11. KS har gjennomført en undersøkelse med fokus på hvordan kommunestyret kan styrke utøvelsen av sitt overordnede tilsynsansvar, og hvordan styrket egenkontroll i praksis kan redusere behovet for statlig kontroll/tilsynsvirksomhet. Hele rapporten finnes her: 47

48 kommunestyrets-overordnede-tilsynsansvar-endelig-versjon.pdf?id=43352 Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 48

49 Snillfjord Kommune Rådmannens stab Kontrollutvalget v/konsek Vår ref. Arkivnr Saksb Deres ref. Dato 16/676 Inger Krokstad MELDING OM POLITISK VEDTAK - ÅRSMELDING KONTROLLUTVALGET Kommunestyret behandlet i møte sak 20/16. Følgende vedtak ble fattet: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2015 til orientering. Med hilsen Inger Krokstad inger.krokstad@snillfjord.kommune.no Postadresse: Rådhuset 7257 Snillfjord E-post/internett postmottak@snillfjord.kommune.no Telefon: Telefaks: Bankgiro: Org.nr

50 Snillfjord Kommune Rådmannens stab Kontrollutvalget v/konsek Postuttak 7004 TRONDHEIM Vår ref. Arkivnr Saksb Deres ref. Dato 16/780 Inger Krokstad MELDING OM POLITISK VEDTAK - FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT UTLEIEBOLIGER - RÅDMANNENS OPPFØLGING AV VEDTAK Kommunestyret behandlet i møte sak 25/16. Følgende vedtak ble fattet: Enstemmig som innstillingen: Kommunestyret ber rådmannen utarbeide en helhetlig strategi for utleieboligene i Snillfjord kommune. Planen legges frem for politisk behandling innen utgangen av august Med hilsen Inger Krokstad Inger.krokstad@snillfjord.kommune.no Postadresse: Rådhuset 7257 Snillfjord E-post/internett postmottak@snillfjord.kommune.no Telefon: Telefaks: Bankgiro: Org.nr

51 51

52 52

53 Møteprotokoll - Representantskapet Møtedato/tid: kl 10:00 11:30 Møtested: Quality Hotel Panorama Møtende medlemmer: Kjell Inge Selbekk Berit Flåmo Jahn Harry Kristiansen Vibeke Mehlum Gunnar Krogstad Aina Bogen Berit Ingeborg By Jon P. Husby John Lernes Arnstein Trøite Kristian Torve Odd Gulbrandsen Forfall: Bjørg Reitan Bjørgvik Jostein Tetlie Pål Sture Nilsen Agdenes kommune Frøya kommune Malvik kommune Meldal kommune Melhus kommune Midtre Gauldal kommune Orkdal kommune Skaun kommune Snillfjord kommune Selbu kommune Sør-Trøndelag fylkeskommune Tydal kommune Hitra kommune Hemne kommune Klæbu kommune Andre møtende: Arvid Hanssen, daglig leder Oddlaug Børseth Brekken, styreleder Helge Bjørn Bæverfjord, styremedlem Sverre B. Midthjell, styremedlem Arkivsak: 16/50 Merknader: 12 av 15 deltakerkommuner, og 87,6 % av stemmene var tilstede og representantskapet var derfor vedtaksdyktig. Det fremkom ikke merknader til møteinnkalling og sakliste. Jahn Harry Kristiansen, Malvik kommune, og Arnstein Trøite, Selbu kommune, ble valgt til å skrive under protokollen sammen med møteleder. 53

54 54

55 Sak 01/16 Presentasjon av Kontrollutvalgssekretariat Midt- Norge IKS. Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Saken tas til orientering. Behandling: Daglig leder orienterte. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. Sak 02/16 Valg av leder og nestleder i representantskapet. Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Som leder til representantskapet velges: Som nestleder til representantskapet velges: Behandling: Gunnar Krogstad (Melhus) fremmet forslag om Jon P. Husby som leder av representantskapet. Berit Flåmo (Frøya) fremmet forslag om Vibeke Melum som nestleder av representantskapet. Begge forslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Som leder til representantskapet velges Jon P. Husby. Som nestleder til representantskapet velges Vibeke Melum. 55

56 Sak 04/16 Ressursbruk KonSek Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Representantskapet tar saken til orientering. Behandling: Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Representantskapet tar saken til orientering. Sak 03/16 Valg av styret, styrets leder og styrets nestleder. Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Som styremedlemmer til KonSek Midt-Norge IKS velges: Styremedlem: Personlig varamedlem: 4 styremedlemmer 4 varamedlemmer Som styrets leder velges: Som styrets nestleder velges: Valgkomiteens leder Sivert Berg la frem følgende forslag: Styreleder: Nestleder: Styremedlem: Styremedlem: Inga Balstad - vara: Karin Bjørkhaug Jan Ole Sund - vara: Steinar Berdal Oddlaug B. Brekken - vara: Siri Lønseth Helge B. Bæverfjord - vara: Tom Skare, Hitra Styremedlem valgt av ansatte: Torbjørn Berglann - vara: Sverre B. Midthjell Behandling: Det ble votert punktvis over valgkomiteens innstilling. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. 56

57 Vedtak: Styreleder: Nestleder: Styremedlem: Styremedlem: Inga Balstad - vara: Karin Bjørkhaug Jan Ole Sund - vara: Steinar Berdal Oddlaug B. Brekken - vara: Siri Lønseth Helge B. Bæverfjord - vara: Tom Skare, Hitra Styremedlem valgt av ansatte: Torbjørn Berglann - vara: Sverre B. Midthjell Sak 05/16 Regnskap og årsberetning for 2015 Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Representantskapet fastsetter årsregnskapet for 2015 for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og slutter seg til styrets forslag om å avsette det regnskapsmessige overskuddet for 2015 på kr ,11 på følgende måte: Kr ,00 på konto fond dekning av pensjonsforpliktelser. Kr ,11 på konto annen egenkapital. Behandling: Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Representantskapet fastsetter årsregnskapet for 2015 for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og slutter seg til styrets forslag om å avsette det regnskapsmessige overskuddet for 2015 på kr ,11 på følgende måte: Kr ,00 på konto fond dekning av pensjonsforpliktelser. Kr ,11 på konto annen egenkapital. Sak 06/16 Budsjettforutsetninger/-rammer for Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet 1. Representantskapet vedtar budsjettforutsetningene for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS innenfor en total ramme på kr for Samlet honorar justeres opp med 2,7 % fra budsjett Representantskapet gir styret fullmakt til å utarbeide budsjett for 2017 innenfor de vedtatte budsjettforutsetningene. 57

58 Behandling: Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Representantskapet vedtar budsjettforutsetningene for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS innenfor en total ramme på kr for Samlet honorar justeres opp med 2,7 % fra budsjett Representantskapet gir styret fullmakt til å utarbeide budsjett for 2017 innenfor de vedtatte budsjettforutsetningene. Sak 07/16 Valg av revisor. Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet KomRev Trøndelag IKS velges som revisor for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS for Behandling: Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: KomRev Trøndelag IKS velges som revisor for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS for Møtet ble hevet 11:30 58

59 59

60 60

61 Inhabil som styremedlem? En kommune har hatt bygging av nytt omsorgssenter ute på anbud. Er lederen av plan- og byggenemnda inhabil når han er styremedlem hos en av de aktuelle underleverandørene? Kommunal Rapport En ekstern konsulent har fått i oppdrag å sette opp forslag til rangering, som plan- og byggekomiteen skal fremme for administrasjonen, som så klargjør sak for endelig politisk behandling. Bernt svarer Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Saken er aktuell i Etne kommune, der journalist Torstein Nymoen i avisa Grannar tar opp spørsmål om habilitet og om hemmelighold av tilbydere og priser fram til leverandør er valgt. Problemstilling 1 Lederen av plan- og byggenemnda er styremedlem i et betongfirma som er oppført som underleverandør til en hovedentreprenør i ett av tilbudene. Spørsmål Er lederen av plan- og byggenemnda inhabil, og når burde/bør han etter ditt skjønn i så fall fratre plan- og byggenemnda? Bernt svarer I forvaltningsloven 6, første avsnitt, bokstav e, nr. 2 har vi en bestemmelse om inhabilitet for den som er styremedlem i et selskap som er part i saken. «Part» er den som «en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder». Betongfirmaet er ikke den som har inngitt anbud, men hvis firmaet er oppført som underleverandør i anbudet, og det er inngått en avtale med anbyder om dette, er det mye som taler for at vi må bygge på at saken «direkte gjelder» selskapet. Hvis dette ikke er riktig, blir spørsmålet om utvalgslederen blir inhabil etter bestemmelsen i 6, andre avsnitt, fordi tilknytningen til anbudet anses som «særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet». Hvis det er tale om en leveranse av betydelig økonomisk verdi, og det må vi vel anta her, vil vervet som styremedlem etter min oppfatning i alle fall måtte anses som et slikt «særegent forhold» at det skaper inhabilitet i denne saken. Når noen er inhabil, skal han eller hun fullstendig avstå fra å ha noen befatning med å «tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse» i saken, altså både med tilrettelegging av saksbehandlingen, forberedelse av saken, berammelse 61

62 av møte for behandling av den, og deltakelse i møtet der saken behandles, heller ikke uten stemmerett. Hvis utvalgslederen visste om at betongfirmaet var med i anbudet, skulle han ikke vært med på å åpne anbudene eller diskutere den videre saksgang, og når dette blir kjent, må han tre helt ut av saken. Problemstilling 2 Etne kommune har valgt å holde hemmelig både pris og navn på tilbydere fram til valg av leverandør. «Fordi vi vil ha arbeidsro», sier lederen av plan- og byggenemnda. Kommunen har ellers opplyst at seks vil bygge omsorgssenteret. Hemmeligholdet er juridisk helt greit, forstår jeg, så lenge de åpner for innsyn når de har valgt, og klagefristen begynner å løpe. Spørsmål Hvilke fordeler/ulemper gir det for kommunen/innbyggerne at kommunen holder dette hemmelig fram til de har valgt leverandør? Er det vanlig praksis at offentlige organer holder navn/pris hemmelig fram til man har valgt leverandør, eller hører det sjeldenhetene til? Bernt svarer Juridisk er dette helt greit. I offentlighetsloven 23, tredje avsnitt, har vi en bestemmelse om at det kan gjøres unntak fra innsyn for tilbud og protokoller i saker om offentlige innkjøp, «til valet av leverandør er gjort». Bestemmelse om unntak fra innsyn i anbudene er helt nødvendig fram til anbudsfristen er utløpt. Anbudsreglene er basert på en forutsetning om anbyderne ikke skal vite om hverandres anbud. Det er adgang til å praktisere «merinnsyn» etter offentlighetsloven 11 fra utløpet av anbudsfristen, men jeg har ikke sett eksempler på slikt framskutt innsyn i noen kommuner. Begrunnelsen for å forlenge denne unntaksretten etter at anbudsfristen er utløpt og fram til vedtak er truffet, er mer problematisk. Det har som konsekvens at det ikke er mulighet til kritisk innsyn i enkeltanbudene eller debatt om eventuelle valgmuligheter før vedtak er truffet. Det er etter min mening både unødvendig og uheldig. Utvalgsleders henvisning til ønske om «arbeidsro» inntil vedtak er truffet, er det samme som brukes i andre sammenhenger der man ønsker å hindre innsyn, men dette er klart nok ikke relevant i en slik sammenheng. Offentlighetslovens hovedprinsipp er tvert imot at man velger å prioritere muligheten for kritisk innsyn og demokratisk kontroll også når saken er under vurdering, framfor beslutningstakernes ønske om å «unngå støy i beslutningsprosessen». 62

63 Vanlig medlemskap kan gi inhabilitet Når en motorsykkelklubb vil kjøpe tomt av kommunen, skal det mindre til at kommunestyremedlemmer blir inhabile ved slektskap med vanlige medlemmer hvis klubben er liten, påpeker jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Størrelsen på foreningen vil ha betydning for å vurdere habiliteten til lokalpolitikere som har slektskap med ordinære medlemmer - særlig når det gjelder et viktig spørsmål for klubben Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Spørsmål 1) En motorsykkelklubb hadde søkt kommunen om å få kjøpe tomt. Klubben hadde ifølge politiet medlemmer. Politiet advart mot tomtesalget på bakgrunn av klubbens brokete historie. Habiliteten til to formannskapsmedlemmer ble vurdert. Den ene er bror til den som skrev søknaden på vegne av motorsykkelklubben. Den andre varaordføreren er gift med et «menig» medlem. Broren til han som skrev søknaden, ble ansett som inhabil. Varaordføreren ble det ikke. Hvordan vurderer du denne saken? 2) Hvor går, etter din oppfatning, grensen for når en klubb/part er såpass liten at det er kunstig å skille mellom styremedlemmer og vanlige medlemmer, slik du beskriver? Bernt svarer 1) I forvaltningsloven 6, første avsnitt, bokstav 1, nr. 2, har vi en regel om inhabilitet for den som er «leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret». Det er ikke opplyst at noen av de to klubbmedlemmene hadde en slik formell posisjon, men det er ganske opplagt at den som har skrevet søknaden på vegne av klubben, må anses å ha en ledende stilling rent faktisk, slik at han eller hun ville vært inhabil. For broren vil spørsmålet da bli om inhabiliteten «smitter», slik at slektskapet må oppfattes som et «særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet», slik at han blir inhabil etter bestemmelsen i 6, andre avsnitt. Etter min oppfatning er det lite tvilsomt at det var han, og at det derfor var riktig at han fratrådte ved behandlingen av denne saken. Ut fra det som er opplyst, var ektefellen til varaordfører bare «menig medlem». Lovens utgangspunktet er da at verken medlemmet eller ektefellen er inhabile, heller ikke etter 6, andre avsnitt. Men når det er tale om en klubb med så få medlemmer som her, er det lite naturlig å skille skarpt mellom dem som har mer eller mindre klare formelle posisjoner, og de andre medlemmene, ved denne vurderingen. Dette må i alle fall være riktig når det er tale om en sak som vel er ganske viktig for klubben. Jeg mener derfor at i denne indirekte tilknytningen til klubben er et slikt «særegent forhold» at også ordfører var inhabil etter denne bestemmelsen. 2) Det er ikke mulig å angi et bestemt antall medlemmer som grense ved denne vurderingen. Vi er inne i en bred skjønnsmessig vurdering, der både medlemstall, styringsstruktur og den konkrete sakens betydning for foreningen må trekkes inn og tillegges vekt. 63

64 Etikkutvalget: Habil, eller kryssende interesser? - Kommunalt ansatte kan selvsagt også være folkevalgte. Men det kan skape utfordringer av ulike typer, for eksempel knyttet til det faktum at en som folkevalgt er arbeidsgiver for rådmannen. Publisert Nesten halvparten av kommunestyrepolitikerne har en rolle som eier, styremedlem eller daglig leder i et selskap. I slike tilfeller kan det oppstå situasjoner som kan oppfattes å utfordre krav til upartiskhet og habilitet. Det samme gjelder for medlemskap i organisasjoner. Organisasjonsfriheten i Norge gjelder selvsagt for alle, også for kommunalt folkevalgte og ansatte. Men i begge tilfeller bør man være vàr for utfordringene i situasjonen. Etikkutvalget har tatt opp tema rundt habilitet, pekt på eksempler på situasjoner i gråsonen som omfatter både ansatte og folkevalgte. Utvalget har også gitt noen råd om hva som kan ligge til grunn i vurderinger av slike situasjoner, og noen forslag til spørsmål som kan ligge til grunn for diskusjon omkring tema. Hele saken fra etikkutvalget, med eksempler og anbefalinger finner du på de neste sidene. 64

65 Kommunesektorens etikkutvalg: Når én av to har flere roller om habilitet "Utad kan det se ut som man meler sin egen kake. Om man gjør det eller ikke, er ikke det sentrale - det sentrale er hva innbyggerne tror" Gruppeleder i kommunestyre Nesten halvparten av kommunestyrepolitikerne har en rolle som eier, styremedlem eller daglig leder i et selskap. I slike tilfeller kan det oppstå situasjoner som kan oppfattes å utfordre krav til upartiskhet og habilitet. Da er det viktig å huske at selv om det er fullt lovlig å drive privat virksomhet om en arbeider eller er folkevalgt i kommunen, kan det oppstå dilemmaer. Det samme gjelder for medlemskap i organisasjoner. Organisasjonsfriheten i Norge gjelder for alle, også for kommunalt folkevalgte og ansatte. Men i begge tilfeller bør man være vàr for utfordringene i situasjonen. Habilitetsreglene regulerer hvem som kan være med å fatte beslutning eller vedtak. Å være inhabil innebærer at man ikke kan tilrettelegge saksgrunnlaget eller treffe avgjørelser i en sak. Det kan også være situasjoner hvor man rettslig sett ikke er inhabil, men hvor det likevel oppfattes å være bindinger som er egnet til å svekke tilliten til at beslutninger fattes på et uavhengig og upartisk grunnlag. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har utgitt en veileder om habilitet i kommuner og fylkeskommuner som representerer en nyttig gjennomgang av habilitetsreglene. Dette notatet trekker frem noen eksempler på situasjoner i gråsonen, de omfatter både ansatte og folkevalgte. Det gir også noen råd om hva som kan ligge til grunn for å vurdere slike situasjoner. Etikkutvalgets generelle råd rundt habilitet - Kommuner, fylkeskommuner og kommunale selskaper bør ha klare og kjente rutiner for håndtering av spørsmål om habilitet. For eksempel bør spørsmål om habilitet settes som fast punkt på dagsorden der det er relevant. - Kommuner, fylkeskommuner og kommunale selskaper bør ha etisk rammeverk som setter standarder for hva som forventes av folkevalgte og ansatte, også når det kommer til interessekonflikter og rollekombinasjoner. - Regler rundt habilitet, rollekombinasjoner og åpenhet om interesser bør også gjelde for innleide konsulenter og vikarer. - De politiske partiene bør vurdere om regler om habilitet for folkevalgte også skal gjelde i politiske møter som ikke er omfattet av forvaltningsloven og kommunelovens bestemmelser, for eksempel for partienes gruppemøter. - Ved valg til politiske utvalg bør en tenke igjennom hvor ofte en aktuell folkevalgt vil kunne komme i rollekonflikt. Det kan for eksempel være klokt å ikke la en folkevalgt med yrke som entreprenør, sitte i kommunens planutvalg. Habilitet i gråsonen eksempler og råd Hensikten med eksemplene nedenfor er å belyse bredden av situasjoner hvor spørsmål om habilitet kan eller bør reises. Det følger også noen råd fra Kommunesektorens etikkutvalg om hvordan slike situasjoner kan håndteres for å opprettholde inntrykket av en tillitskapende forvaltning bygd på en høy etisk standard, slik det er formulert i kommunelovens formålsparagraf. Grunnleggende viktig er det at spørsmål rundt habilitet og åpenhet jevnlig settes på dagsorden - i kommunestyret og blant ansatte i kommunene. Eksempel 1 - flere roller og bierverv Alle kommunalt ansatte og folkevalgte bor i en kommune og vil i kraft av det å være innbygger ofte ha flere roller i samme kommune som foreldre, som bruker av kommunale tjenester, som 65

66 organisasjonsmenneske eller som selvstendig næringsdrivende. Eksempler på det siste kan være kommunalt ansatte som har sitt eget firma eller næring, som potensielt vil kunne selge sine produkter til kommunen. Det er eksempler på kommunalt ansatte som driver eget byggefirma, sykepleier som har firma på si, eller andre som jobber deltid i konkurrerende privat næring. Det er også mange eksempler på folkevalgte som driver næringsvirksomhet og som potensielt har interesser i saker som kommer opp til politisk behandling. Etikkutvalgets råd og spørsmål til refleksjon - Det anbefales å ha rutiner som gir oversikt over bierverv hos ledere og ansatte som kan komme i konflikt med kommunens interesser og sørge for at dette gjøres kjent ved ansettelser. Rutinene kan for eksempel være i arbeidsreglementet og utgjøre et fast spørsmål ved ansettelser - Det bør også være kjent for utenforstående og andre folkevalgte dersom folkevalgte har interesser som kan gi interessekonflikt - Kommuner, fylkesting og kommunale bedrifter anbefales å slutte seg til KS styrevervregister som omfatter folkevalgte og ledere Diskuter og tilstreb forståelse for hva slags type rollekombinasjoner som kan føre til interessekonflikt gjerne med utgangspunkt i habilitetsutfordringer som har vært i virksomheten Eksempel 2- deltakelse på lokale arrangementer Folkevalgte og særlig ordførere inviteres ofte til arrangementer og tilstelninger, og det er en del av jobben særlig til ordføreren å stille opp på ulike arrangementer. Det kan være for sportsklubber, lokale bedrifter og annet. Det kan imidlertid være problematisk dersom den som inviterer samtidig har interesser knyttet til mulige oppdrag eller utfall av aktuelle politiske saker, men også mer generelt. Folkevalgte skal vise interesse for lokale arrangementer og aktører, men må samtidig være oppmerksomme på at de som inviterer kan ha spesifikke interesser hos kommunen Etikkutvalgets råd og spørsmål til refleksjon - Kommunens etiske regelverk bør gi noen retningslinjer for hvordan deltakelse på arrangementer og tilstelninger skal håndteres. Både folkevalgte, ansatte, vikarer og innleide konsulenter bør omfattes av det etiske regelverket - Sørg for åpenhet rundt hvem de folkevalgte har kontakt med i politiske beslutningsprosesser, for eksempel ved å praktisere åpne kalendere eller ved andre tilsvarende rutiner - Diskuter og skap bevissthet om i hvilke situasjoner og under hvilke forutsetninger deltakelse på ulike arrangementer kan bidra til å svekke tilliten til folkevalgtes og ansattes upartiskhet Hvor går grensen for når folkevalgte eller ansattes deltakelse på tilstelninger og arrangementer kan oppfattes å gi uheldig binding? Vurder for eksempel spørsmål om arrangøren kan ha interesse i saker som er til politisk behandling? Diskuter hvordan en kan praktisere åpenhet i situasjoner hvor folkevalgte eller ansatte inviteres/deltar i arrangementer og tilstelninger hos eksterne aktører Eksempel 3 - folkevalgt og ansatt i samme kommune Det er mange eksempler på folkevalgte i kommunestyrer som også er ansatt i kommunen. I Meråker kommune er for eksempel omkring halvparten av de folkevalgte ansatt i kommunen. Det finnes også kommuner hvor en folkevalgt er hovedtillitsvalgt for ansatte i kommunen. Dette er eksempler på rollekombinasjoner som krever at en til enhver tid har orden på hvilken rolle man har, både overfor seg selv, kollegaer og utad. Som kommunestyrerepresentant er man arbeidsgiver for de ansatte. Den daglige utøvelsen av arbeidsgiveransvaret delegeres til rådmannen. Dette gjelder likevel ikke arbeidsgiveransvaret for rådmannen. Det kan ikke delegeres til andre, og må utøves av de folkevalgte selv. 66

67 Som hovedtillitsvalgt representerer man de ansatte, mens man som kommunestyrerepresentant er arbeidsgiver. Det er en rollekombinasjon som kan være krevende og uheldig. Et annet eksempel er en situasjon hvor varaordfører også er ansatt i kommunen, og hvor personen i kraft av å være varaordfører sitter i forhandlingsutvalget med arbeidsgiveransvar for rådmannen. Slike situasjoner bør unngås. Håndtering og klargjøring av roller kan være krevende om man som folkevalgt er med å fatte vedtak i kommunestyret som også berører din egen arbeidsplass som kommunalt ansatt. Et eksempel er om man er lærer ved en skole, samtidig som man som folkevalgt skal behandle en sak om skolestruktur. Et annet eksempel er om man som ansatt utarbeider saksfremstillinger til saker i kommunestyret hvor man selv sitter. I situasjoner som disse er det viktig å ta opp spørsmål om habilitet. Etikkutvalgets råd og spørsmål til refleksjon - Dersom en hovedtillitsvalgt blir valgt inn i kommunestyret bør det vurderes om vedkommende kan fortsette som hovedtillitsvalgt. Det er krevende roller å balansere og mandatet man er gitt av innbyggerne som folkevalgt veier tungt Som prinsipp bør slike dobbeltroller unngås - Sørg for åpenhet rundt rollene, både ovenfor kollegaer på arbeidsplassen og i kommunestyret, i møte med personer utenfor virksomheten, og ev. i mediesammenheng. - Avklar grensedragningen mellom de ulike rollene den enkelte måtte ha - Det anbefales at de politiske partiene lokalt formulerer egne habilitetsbestemmelser, basert på forvaltningslovens og kommunelovens bestemmelser, til anvendelse i partiinterne møter Eksempel 4 - styremedlem i kommunale selskap er ansatt eller folkevalgt i kommunen Loven tillater at folkevalgte eller ansatte kan velges til styremedlemmer i kommunale selskap og foretak, interkommunale selskaper og lignende. Styreverv i selskaper er imidlertid personlige verv, og medlemmer av selskapsstyrer representerer bare seg selv, ikke noen av eierne. De skal ivareta selskapets interesser til det beste for alle eierne. Det betyr at man ikke representerer verken partier, kommunen eller andre interessenter, men ivaretar selskapets interesser og eierne kollektivt på best mulig måte, ut fra selskapets formål og innenfor lovens rammer. Utfra forvaltningslovens bestemmelser om habilitet skal ikke kommunalt ansatte eller folkevalgte håndtere saker i kommunen som gjelder selskap der de selv er styremedlem, også om selskapet er helt eller delvis kommunalt eiet. Det samme gjelder hvis en som styremedlem skal behandle saker som en har håndtert som ansatt eller folkevalgt i kommunen. Et eksempel kan være en ordfører som sitter i styret til et kommunalt selskap. Det kan være et selskap som leverer viktige kommunale tjenester. Ordfører vil da typisk bli inhabil i kommunestyret. Et annet eksempel er rådmannen som sitter i styret i et tilsvarende selskap. Rådmannen kan bli inhabil til å tilrettelegge saken for kommunestyret. Tilsvarende er det viktig å vise åpenhet rundt verv og interesser hos styremedlemmer og ansatte i kommunale foretak og selskaper. I NOU 2016:4 Ny kommunelov forslåes det at kommunestyremedlemmer ikke skal være valgbare til styrer i kommunale foretak, begrunnet nettopp med å unngå dobbeltroller og habilitetsproblemer. Etikkutvalgets råd og spørsmål til refleksjon - Dersom folkevalgte eller ansatte i kommunen er aktuelle som styremedlemmer i selskaper kommunen har eierandeler i, bør det vurderes hvor ofte vedkommende vil bli inhabil. Dersom inhabilitet vil inntre ofte, bør det vurderes om det vil være uhensiktsmessig å velge den aktuelle personen til styremedlem - I KS sine "Råd om eierstyring, selskapsledelse og kontroll" anbefales det at ordførere og rådmenn ikke bør sitte i styret i kommunale selskaper 67

68 Diskuter hvilke kryssende interesser som kan oppstå dersom en folkevalgt eller kommunalt ansatt også er styremedlem i de ulike kommunale selskapene i samme kommune. På hvilken måte og i hvilke situasjoner kan det bli problematisk? 68

69 Kontrollutvalg kan få regnskapet før revisjon Det er ingenting i veien for at kontrollutvalget kan få det ureviderte regnskapet fra kommunen, forklarer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt Spørsmål Kommunal Rapport tok tidligere opp spørsmålet om når årsregnskapet er et offentlig dokument der professor Bernt hadde følgende konklusjon: Årsregnskapet er offentlig når det er avsendt til revisjonen. I den sammenheng har jeg følgende kommentar/spørsmål: I regnskapsforskriftens 10 og 11 er det fastsatt at årsregnskapet skal være avlagt innen og er et offentlig dokument når det er avlagt. Spørsmål til Bernt: 1. Hvordan tolker han regnskapsforskriftenes bestemmelse inn i bildet om offentlighet? 2. Når har kontrollutvalget rett til innsyn i årsregnskapet? Bernt svarer Utgangspunktet er her bestemmelsen i offentlighetslovens 3, første setning, der det fastslås at Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. I denne lovens 14 er det gjort unntak fra innsynsretten for dokument som organet har utarbeidd for si eiga interne saksførebuing, men i 16, første avsnitt, bokstav a og c, fastslås så at dette unntaket ikke gjelder blant annet saksframlegg med vedlegg til eit kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalt organ, og dokument frå eller til kommunale og fylkeskommunale kontrollutval, revisjonsorgan og klagenemnder. Det betyr at så langt denne regelen gjelder, er det innsynsrett i disse dokumentene fra de blir sendt til behandling i disse organene. I regnskapsforskriften 11, første avsnitt, finner vi så bestemmelsen som er omtalt i spørsmålet ovenfor: Årsregnskapet er offentlig fra det tidspunkt det er avlagt. Regnskapsforskriften er en forskrift fastsatt med hjemmel i lov, og vil derfor kunne gjøre unntak fra hovedregelen i offentlighetsloven. Problemstillingen for oss blir da om denne bestemmelsen skal leses som en særregel som fastsetter at det er innsynsrett i regnskapet på et senere tidspunkt enn det som følger av den generelle regelen i offentlighetsloven om innsynsrett i dokument til revisjonsorgan. Før jeg svarer på dette, kan det være nyttig å se på saksgangen ved vedtakelse av årsregnskapet. I kommuneloven 48 nr. 1 er det fastsatt at kommunen det vil her si administrasjonen under rådmannens ledelse skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. I nr. 3 er det fastsatt at årsregnskapet vedtas av kommunestyret på grunnlag av innstilling fra formannskapet, ev. kommunerådet. Årsberetningen er derimot en redegjørelse fra administrasjonen om hva som faktisk er gjort, som kommunestyret ikke selv vedtar, men bare godkjenner (I Regnskapsforskriften 10 sies det riktignok at Årsregnskapet og årsberetningen 69

70 skal vedtas av kommunestyret, men dette er ikke dekkende for realiteten). I fortsettelsen skal vi konsentrere oss om årsregnskapet, som vi altså har en særlig bestemmelse om i regnskapsforskriften. Noe tilsvarende har vi ikke for årsberetningen. På veien fra rådmannen til formannskapet skal regnskapet revideres. Dette finner vi bestemmelser som i revisjonsforskriften, der det er fastsatt i 5, første setning, at Revisor skal avgi revisjonsberetning uten unødig opphold etter at årsregnskapet er avlagt og senest 15. april. I 5, andre avsnitt er fastsatt at revisjonsberetningen skal avgis til kommunestyret, men at det skal sendes kopi til kontrollutvalget og formannskapet, og administrasjonssjefen (rådmannen) eller kommune- eller fylkesrådet. Oversendelsen til formannskapet skjer for at dette skal kunne avgi innstilling til formannskapet, oversendelsen til rådmannen eller kommunerådet for at administrasjonen skal ha mulighet til å komme med kommentarer eller merknader til revisjonsberetningen. Kontrollutvalget skal ha revisjonsberetningen for å kunne påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, altså en systemkontroll som ikke omfatter kontroll med enkeltheter i regnskapet og revisjonsberetningen. Spørsmål 1 blir her hvordan vi skal tolke formuleringen årsregnskapet er avlagt i regnskapsforskriften 11. Er regnskapet avlagt når administrasjonen oversender det til revisjonen, eller først på et senere tidspunkt, i praksis når regnskap og revisjonsberetning sendes formannskapet, eller først når regnskapet er vedtatt av kommunestyret? Etter min oppfatning er det neppe tvilsomt at det første alternativet må være det rette. Når administrasjonen oversender regnskapet til revisjonen, mener det å ha fullført arbeidet med dette; det avlegger regnskapet til videre behandling i andre kommunale organer. Dette er stemmer med språkbruken i det siterte fra 5, første setning, der det sies at revisjonsberetning skal avgis etter at årsregnskapet er avlagt. Det stemmer også med regelen i offentlighetsloven, og det er ikke noe som tyder på at man ville fravike denne ved regnskapsforskriften Spørsmål 2 angår kontrollutvalgets innsynsrett. I sitatet ovenfor fra revisjonsforskriften 5, andre avsnitt, framgår at kontrollutvalget skal ha kopi av revisjonsberetningen, og dermed forutsetningsvis regnskapet, når dette oversendes kommunestyret og formannskapet. Men hvis kontrollutvalget ønsker det, kan det på samme måte som alle andre kreve innsyn i regnskapet når dette er avlagt fra administrasjonen og oversendt revisjonen. Og uavhengig av om regnskapet er ferdigstilt og avlagt, kan kontrollutvalget etter kommunelovens 77 nr. 7 uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene, altså når som helst i budsjettåret, og om hvilket som helst spørsmål det mener bør undersøkes. 70

71 71

72 72

73 73

74 6 av 10 kommuner jobber godt med samfunnssikkerhet Pressemelding Dato: Justis- og beredskapsdepartementet Nr: av 10 kommuner jobber godt med samfunnssikkerhet og beredskap. Utviklingen går i riktig retning, men resultatet burde vært bedre. Det viser den årlige undersøkelsen gjennomført av Direktoratet for samfunnssikkerhet (DSB). Det er bra at mange kommuner jobber godt med samfunnssikkertet og beredskap, men det gjenstår mye arbeid. Det er for eksempel ikke akseptabelt at bare fire av ti kommuner har en overordnet beredskapsplan som oppfyller utvalgte krav, sier Justis- og beredskapsminister Anders Anundsen. Les DSBs kommuneundersøkelse 2016 (PDF) : Men utviklingen går i riktig retning. Siden kravene om kommunal beredskapsplikt ble satt for seks år siden har stadig flere kommuner fått beredskapsplanene sine på plass. Siden 2002 har Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) gjennomført årlige spørreundersøkelser for å få frem kommunenes egen vurdering av samfunnssikkerhetsarbeidet. Årets undersøkelse viser at: 48 prosent av kommunene har en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse som oppfyller utvalgte krav. 66 prosent av kommunene har en plan for oppfølging av arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap. 41 prosent av kommunene har en overordnet beredskapsplan som oppfyller utvalgte krav. 77 prosent av kommunene har øvet overordnet beredskapsplan siste to år. Samtidig viser undersøkelsen at 58 prosent av kommunene oppfyller alle disse forholdene sett under ett. Det er seks år siden kravene til kommunal beredskapsplikt ble satt, så resultatene skulle vært bedre. Jeg forventer en tydelig forbedring i tiden fremover, sier Anundsen. Resultatene vil bli fulgt opp i styringsdialogen med DSB. Undersøkelsen viser at et flertall av kommunene involverer egne virksomheter, og andre offentlige aktører i kommunen i arbeidet med en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Men det er et forbedringspotensial på å involvere private- og frivillige aktører i dette arbeidet. Det samme ser vi når det gjelder å samordne kommunens overordnet beredskapsplan med andre aktørers beredskapsplaner. 74

75 einfo 16/3 Forvaltningsloven 13a Et medlem av et kontrollutvalg hadde orientert pårørende om behandlingen av en mobbesak i et møte i utvalget. I den forbindelsen oppsto spørsmålet om hvordan den relativt ukjente og lite kommenterte bestemmelsen i forvaltningsloven 13a er å forstå. 13a nr. 1 lyder: «Taushetsplikt etter 13 er ikke til hinder for: 1. at opplysninger gjøres kjent for dem som de direkte gjelder, eller for andre i den utstrekning de som har krav på taushet samtykker,» I en e-post til NKRF ga vedkommende sekretariat bl.a. følgende orientering: «De opplysningene som ble brakt videre her, var ikke sitat fra noen dokumenter, og heller ikke noe som har vært eller ville bli nedfelt i et dokument. Det som kom fram i møtet var en del vurderinger gjort av administrasjonen i en betent sak, der foreldrene ble pekt på som en del av problemet. Dette ble så videreformidlet til foreldrene som at kommuneadministrasjonen mener at foreldrene ER problemet. Dette har hatt store konsekvenser i den aktuelle saken, der foreldrene har brutt all videre kontakt med kommunen,» Vi ba Justisdepartementet om en tolking av paragrafen og stilte en del konkrete spørsmål. I brev av 14. april 2016 har departementet svart på spørsmålene våre, som er referert i svaret; jf. vedlegg. Vi viser til dette. Oslo, 20. april 2016 Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Vedlegg Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Org.nr.: Postboks 1417 Vika Munkedamsveien 3B, 3. etg. E-post: post@nkrf.no Kontonr.: OSLO Web: 75

76 76

77 77

78 78

79 79

80 En SMS kan være et saksdokument Hvis jeg sitter i et kommunestyremøte og sender en tekstmelding til en partikollega, kan da andre kreve å få innsyn i den? Jussprofessor Jan Fridthjof Bernt drøfter her når en SMS er et saksdokument og når den ikke er det. Kommunal Rapport SPØRSMÅL: Jeg leser at det er lagt til grunn at en SMS fra en byråd til en lege ved et sykehus i byen om kvaliteten av et behandlingstilbud, er offentlig dokument etter offentleglova. Jeg ville ikke ha tenkt at en slik SMS var omfattet av denne loven, og jeg håper byråder og andre som sitter i bystyret får en innføring i dette når de begynner, for sånt er neppe allment kjent for de fleste? Nå lurer jeg på om denne typen offentlighet gjelder andre folkevalgte også. Om jeg f.eks. sitter i kommunestyremøte og sender en SMS til et annet medlem eller en partikollega for å få en saksopplysning - kan folk kreve å få se den? SVAR: Dette er krevende - og noen ganger overraskende for mange. Hovedpoenget er at når en SMS sendes til eller fra et forvaltningsorgan, og angår saker som dette på en eller annen måte er involvert i, er det et saksdokument som går inn under offentleglova. Dette gjelder også byråden når hun sender SMS-er som angår saksområder som angår hennes arbeidsområde. Kommunikasjon mellom enkeltmedlemmer av kollegiale organer som bystyre og formannskap går derimot ikke inn under loven, da handler de bare på vegne av seg selv, ikke for forvaltningsorganet. Men hvis et medlem av et kollegialt organ får relevante saksopplysninger på denne måten, vil han eller hun ha en etisk, om enn normalt ikke juridisk, plikt til å videreformidle dette til de andre medlemmene, i møtet eller på annen måte. 80

81 Kommunestyrets overordnede tilsynsansvar KS FoU-prosjekt nr november

82 2. Sammendrag Sammendrag (norsk) Denne rapporten er utført på oppdrag av KS, og gir en beskrivelse av hvordan kommunestyret utøver sitt overordnede tilsynsansvar i praksis. I tillegg gir den tilrådinger til hvordan egenkontrollen i kommunene kan styrkes, hvordan de kan benytte resultater fra kommunal egenkontroll og statlig tilsyn til læring og kontinuerlig forbedring, og hvordan statlig tilsyn kan reduseres gitt en styrket egenkontroll. Det er tidligere gjennomført studier av den kommunale egenkontrollen. Disse har i hovedsak hatt fokus på kontrollutvalget eller administrasjonssjefens internkontroll. I dette prosjektet har det vært en målsetning å sette kommunestyreperspektivet i fokus. Vi vil påpeke at kommunestyrets utøvelse av tilsynsansvar skjer i et nært samspill med kontrollutvalg og den administrative ledelsen i kommunen. Oppdraget er utført som en kvalitativ undersøkelse med fokusgruppeintervjuer av til sammen 82 politiske og administrative nøkkelpersoner i ni kommuner fordelt på tre fylker. I tillegg har man intervjuet representanter for fylkesmannen. Videre er det gjort dokumentstudier av litteratur med historikk og bakgrunn for problemstillingene, sentrale styringsdokumenter og dokumentasjon vedrørende egenkontroll i casekommunene. Hva er kommunestyrets tilsynsansvar? Kommunestyret har et overordnet tilsynsansvar for all kommunal virksomhet. Tilsynsaktiviteten går under samlebegrepet egenkontroll, og foregår i praksis via to styringslinjer kontrollutvalget og administrasjonsjefen. Kommunestyret velger kontrollutvalget som på kommunestyrets vegne skal føre tilsyn med forvaltningen. Tilsynet skjer eksempelvis gjennom regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll. Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Han/hun skal videre sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Nå-situasjonen: Hvordan utøver kommunestyret sitt tilsynsansvar i praksis? Kommunestyret utøver formelt sitt tilsynsansvar gjennom behandling av saker fra de to styringslinjene kontrollutvalg og administrasjon. I praksis er det også andre elementer som påvirker omfanget av og kvaliteten på hvordan ansvaret utøves. For å beskrive nå-situasjonen har vi brukt COSO-rammeverket for god virksomhetsstyring og internkontroll, samt læring og kontinuerlig forbedring som et ekstra element. Fokusgruppeintervjuer i ni casekommuner har vist oss at mange kommunestyrer bør øke bevisstheten rundt tilsynsansvaret. Kommunestyrene er relativt passive kravsstillere overfor de to styringslinjene. Tilsynsansvaret settes sjelden tydelig eller systematisk på dagsorden. Man følger formelle regler for organisering av kontrollutvalg, men legger i varierende grad vekt på kompetanse, erfaring og personlige egenskaper hos kontrollutvalgsmedlemmene når disse velges. Det kommuniseres tydelig at opplæringen av kommunestyremedlemmene ikke er god nok, og bør repeteres gjennom valgperioden. Opplæringen av kontrollutvalgsmedlemmer varierer fra kommune til kommune. Kommunestyret er sjelden aktivt deltakende i arbeid med risikovurdering, verken opp mot kontrollutvalg eller administrasjonen. Kontrollutvalgene jobber relativt systematisk med risikoprosessen i forbindelse med overordnet analyse og utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Når det gjelder administrasjonssjefens internkontroll er kommunestyret primært involvert i forbindelse med behandling av tertial- og årsregnskapsrapportering eller i forbindelse med orienteringer om spesifikke saker. PwC 82 Side 5 av 64

83 De færreste av kommunestyrene ser ut til å ha helhetlig oversikt over kontroll- og tilsynsaktivitet i kommunene. Det er i liten grad debatt rundt forvaltningsrevisjoner, selskapskontroller og regnskapsrapportering. Et unntak er Trondheim, som har stor kontrollaktivitet og som bruker mye tid på behandling av sakene i kommunestyret. De fleste casekommunene fremstår for å ha et potensial for å styrke system for eierstyring, m.a. forankre eierstrategi og eiermeldinger i kommunestyret. Kommunerepresentantene uttrykker at de generelt sett opplever at det er god dialog mellom kommunestyre, admininstrasjon og kontrollutvalg. Noen kommuner har etablert uformelle møteplasser mellom ordfører, administrasjonssjef og kontrollutvalgsleder. Dette virker for å være tiltak som har fungert positivt. En tilbakemelding fra flere av kommunestyrerepresentanter er at revisjons- og tilsynsrapporter burde presenteres på en mer folkelig måte, og uten bruk av kompliserte fagterminologier. Rapportering på egenkontrollaktiviteter er mest vanlig gjennom tertialrapportering fra administrasjonen. Det varierer i hvilken grad kontrollutvalgets aktiviteter og statlige tilsyn er inkludert i dette. Flere kommuner gir uttrykk for at de ønsker seg bedre system for å sikre god og rettidig informasjon om vedtaksoppfølging. Forvaltningsrevisjoner ser i varierende grad ut til å ha god læringseffekt. Læringseffekten av statlige tilsyn ser ut for å m.a. henge sammen med metodikk og fokus på læring og veiledning hos den enkelte fylkesmannsavdeling. Kommunestyret og administrative ledere er i varierende grad bevisst på å kommunisere positivt rundt kontroll og tilsyn og å bygge en kultur for læring og kontinuerlig forbering. Hvordan styrke egenkontrollen? Vår overordnede tilråding til kommunestyrene er å utarbeide et «årshjul» med aktiviteter som bør følges opp via tilsynsrollen gjennom hele valgperioden, se figuren under. Ordfører og kontrollutvalgsleder bør ta et spesifikt ansvar for at sakene settes på dagsorden i kommunestyret gjennom valgperioden. Som en del av denne tilrådingen anbefaler vi at man i forbindelse med utredning om ny kommunelov gjør en begrepsavklaring i loven vedrørende innholdet i kommunestyrets tilsynsansvar både det som går på å føre tilsyn med egenkontrollen (administrasjonen og kontrollutvalget), og det som går på å følge opp aktiviteter etter statlig tilsyn. I ny kommunelov bør man preisere kommunestyrets ansvar og plikter på dette område. KS har utformet «Anbefalinger om eierskap, ledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak». Vi tilrår at kommuner som ikke har satt eierstyring tilstrekkelig på dagsorden starter med å sette seg inn i og følge opp disse anbefalingene. Vi slutter oss til NIBR sine anbefalinger om at det bør utredes hvorvidt forankring av eierskapspolitikken i kommuneplanens samfunnsdel kan være et nyttig grep for å sikre at den blir gjenstand for en bred og helhetlig politisk prosess og behandling. Vi støtter også ideen om at det kan være nyttig å innføre regler om kommuners eierstyring, for eksempel i form av et lovkrav til eiermelding. Vi foreslår videre at Kommunelovutvalget sier noe konkret om at det statlige tilsynet via fylkesmannen skal koordinere sin aktivitet med egenkontrollen i kommunene det vil si både interkontrollaktiveteter i administrasjonen og aktiviteter utført via kontrollutvalget. PwC 83 Side 6 av 64

84 Når det gjelder tilsynsrollen til kommunestyret vil vi spesielt fremheve følgende: - Kommunestyret bør ta aktivt grep og være tydelige premissgivere for kontrollutvalget og administrasjonen. De bør sørge for løpende opplæring innen tema kontroll og tilsyn i styreperioden, ikke kun i folkevalgtopplæringen - Kommunestyret bør evaluere sekretariats- og revisjonsordningene med tanke på om samarbeidspartnerne tilfredsstiller nødvendige kompetansekrav - Kommunestyret bør sørge for en mer helhetlig risikostyring koblet mot prioriterte mål i kommunen - Kommunestyret bør mer systematisk følge opp hvilke kontroll- og tilsynsaktiviteter som foregår gjennom samarbeid med administrasjon og kontrollutvalg - Kommunestyret bør påse at KS anbefalinger om eierskap, ledelse og kontroll av kommunalt eide selskaper følges opp. Fokus bør være på utarbeidelse av eierstrategier og eiermeldinger - Kommunestyre, administrasjon og kontrollutvalg bør sammen sørge for å skape gode kommunikasjonsarenaer der tema tilsyn og kontroll kan diskuteres mer i dybden. De bør vurdere å sette av mer tid til behandling av kontroll- og tilsynssaker i kommunestyremøtene Hvordan bruke resultater fra egenkontroll og statlig tilsyn til læring og kontinuerlig forbedring? Vi har følgende anbefalinger til hvordan man i større grad kan lykkes med å bruke resultater fra egenkontroll og statlig tilsyn til læring og kontinuerlig forbedring: - Kommunestyret bør sørge for at man bruker revisjonsmiljø som har relevant erfaring, kompetanse og pedagogiske evner i i forbindelse med forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller - Kommunestyret bør være en pådriver for en lærende og endringsvillig organisasjonskultur, og legge til rette for kunnskapsdeling i og mellom kommuner - Kommunestyret bør utfordre revisjons- og tilsynsmiljø på å styrke den læringsbaserte tilnærmingen, og følge opp, rapportere og evaluere resultat av forbedringsarbeid mer systematisk PwC 84 Side 7 av 64