VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON

Transkript

1 VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON

2 1. INFORMASJON Om prosjektet GENERELT LEVERANSEBESKRIVELSE Generelt om leveransebeskrivelsen Prisformat - kommersielle betingelser Leveringsbetingelser Traseen Verksted / Depot GJENNOMFØRING AV OPPDRAGET INNHOLDET AV KS Hensikten med kvalitetssikringen Tjenestene som skal leveres Grunnleggende forutsetninger Kontraktstrategi Suksessfaktorer/fallgruber Usikkerhetsanalyse: Generelt Usikkerhetsanalyse: Estimatusikkerheten Usikkerhetsanalyse: Hendelsesusikkerheten Usikkerhetsanalyse: Reduksjon av risiko Usikkerhetsanalyse: Forenklinger og reduksjoner Usikkerhetsanalyse, konklusjon: Tilråding om kostnadsramme inkl. avsetning for usikkerhet og styringsramme Tilråding om organisering og styring av prosjektet KRAV TIL ANBYDER. DOKUMENTASJON AV KVALIFIKASJONER Overordnede krav Krav i forbindelse med estimering og usikkerhetsanalyse Krav i forbindelse med prosjektstyring Bredde i bransjekompetanse Uavhengighet Bybanen Utbygging Side 2 av 13

3 1. INFORMASJON 1.1 Om prosjektet Bybanen mellom Bergen sentrum og Bergen lufthavn omfatter ca 20 km dobbeltsporet trasé mellom Bergen sentrum i nord og Bergen lufthavn, Flesland i sør. Prosjektet er en del av Bergensprogrammet for transport, byutvikling og miljø, som er en samlet "pakke" som skal koordinere satsing på kollektivtrafikk, miljøforbedringer, vegbygging, gang- og sykkelveger i tyveårsperioden Første byggetrinn mellom Byparken i Bergen sentrum og Nesttun terminal omfatter ca 10 km dobbeltsporet trasé. Strekningen er ferdigstilt og satt i drift. Andre byggetrinn omfatter ca 3,6 km dobbeltsporet trasé fra Nesttun terminal forbi Rådal terminal (ved Lagunen Storsenter) og bro over Fanavegen. Byggetrinnet er under utbygging og vil bli ferdigstilt sommeren Prekvalifisering for prosjektering av 3. byggetrinn er gjennomført. Tredje byggetrinn går mellom Rådal og Bergen lufthavn Flesland, og har en lengde på 7,1 km. Byggestart estimeres til Dobbeltspor etableres som videreføring fra pågående utbygging for strekningen Nesttun Rådal. I henhold til forslag til reguleringsplan strekker planområdet seg fra vestsiden av Fanavegen vest for Lagunen kjøpesenter, i tunnel under Storheia, og frem til holdeplass på sletta ved Råstøl. Etter Råstøl holdeplass fortsetter traseen i tunnel under Steinsvikskrenten, i bro over Steinsvikvegen og videre i tunnel under Feråsen frem til holdeplass ved Sandslivegen. Fra Sandslivegen stiger traseen opp til Sandsli holdeplass, gjennom en kort tunnel under Sandslihovden, tangerer Plantasjen og passerer i kulvert under Ytrebygdsvegen inn til ny holdeplass inn mot Kokstad. Traseen følger deretter Ytrebygdsvegen på vestre side frem til Birkelandskrysset. Ved Birkelandskrysset krysser banen Flyplassvegen, og kommer frem til Birkelandskrysset holdeplass og kollektivterminal. Bybanen Utbygging Side 3 av 13

4 Traseen går deretter i en kurve sør for Telenorbygget og krysser under Flyplassvegen i kulverter og tunnel mot vest. Traseen fortsetter på nordsiden av Flyplassvegen til holdeplass Kokstad Vest. Etter holdeplassen er det regulert sporkryss til verksted og depot for Bybanen. Det er nord for Flyplassvegen foreslått et 80 dekar stort område for verksted og depot. Fra Kokstad Vest fortsetter traseen i tunnel under dagens parkeringsplass øst for eksisterende terminal på Flesland lufthavn og frem til nytt terminalområde for lufthavnen sør for eksisterende terminal. Endeholdeplass for Bybanen skal etableres i underetasjen til den nye terminalen på Flesland. Alternativ trasé går frem til dagens terminalbygg. Det vises for øvrig til planforslag til offentlig ettersyn på våre hjemmesider, for mer informasjon. Fra og med andre byggetrinn har Hordaland fylkeskommune overtatt ansvaret for planlegging og utbygging av Bybanen. Fylkeskommunens byggherreansvar ivaretas av prosjektkontoret Bybanen Utbygging som er direkte underlagt fylkesrådmannen. Bybanen finansieres gjennom Bergensprogrammet (bompenger og tilskudd fra staten). Den samlede investeringsrammen for Bergensprogrammet er i første periode ( ) på ca 5,3 milliarder NOK. Gjennom to byggetrinn med en samlet kostnadsramme på 3,6 milliarder NOK har Bybanen Utbygging opparbeidet bred erfaring og solid kompetanse på området. Byggetrinn 3 går i større grad enn foregående byggetrinn i egen trasé på tvers av etablerte ferdselsårer. 2. GENERELT Vedlegg 1 er en generell beskrivelse av arbeidet, og danner grunnlag for angjeldende konkurranse sammen med konkurransegrunnlaget, vedlegg og bilag. Leverandøren skal i sitt tilbud redegjøre for de forhold som danner grunnlaget for avgjørelsen (tildelingskriteriene) basert på det som fremkommer i denne kravspesifikasjon. 3. LEVERANSEBESKRIVELSE 3.1 Generelt om leveransebeskrivelsen Det bes nå om ekstern kvalitetssikring (KS2) av Bybanen i Bergen sitt tredje byggetrinn, som går fra Rådal (Lagunen) til Bergen lufthavn, Flesland. Reguleringsplan for traseen ble vedtatt i Bergen Bystyre 17. oktober I tillegg inngår et nytt anlegg for verksted og depot for Bybanen, som skal kunne betjene et komplett utbygget bybanenett i Bergen. Reguleringsplan for verksted og depot er under utarbeiding, og er vedtatt utlagt til offentlig ettersyn av Byrådet i Bergen Forventet vedtak på plan er april Det er utarbeidet kostnadsberegninger for begge delene av anlegget etter anslagsmetoden. 3.2 Prisformat - kommersielle betingelser Oppdragsgiver ønsker et fastpristilbud, inkludert alle pålegg, reiser, osv. Bybanen Utbygging Side 4 av 13

5 3.3 Leveringsbetingelser Oppdraget må være Oppdragsgiver i hende snarest og fortrinnsvis innen den 30. mars Ved avslutning av kvalitetssikringsoppdraget, skal kvalitetssikrer avgi prosjektrelaterte data etter spesifisert format til forskningsprogrammet Concept. 3.4 Traseen Tiltaket er en videreføring av Bybanen og vil basere seg på gjeldende lover, tekniske spesifikasjoner og designhåndbøker for Bybanen i Bergen. På strekningen fra Rådal til Flesland vil Bybanen gå i områder som i hovedsak ikke har urban karakter. Med urbanitet menes da fysiske omgivelser med kompakt bygningsmasse i kvartalsstrukturer som har blandingsfunksjoner og et sammensatt servicetilbud. Strekningen er mer preget av en segregert utbygging i rene boligområder eller næringsområder som ligger i grønne omgivelser. Som motor i byutviklingen vil Bybanen gi grunnlag for en tettere by innenfor eksisterende bolig- og næringsområder. I tillegg vil det være holdeplasser der det er grunnlag for framvekst av lokalsenterfunksjoner. På denne strekningen vil Bybanen kunne bidra til en tettere by og et miljøvennlig transportalternativ for mange. I arbeidet med reguleringsplanen er det lagt vekt på: Å få til en trase med god linjeføring som gir komfort, kort reisetid og god sporteknikk. Implementere holdeplasser i eksisterende bymiljø på en god måte som samtidig gir rom for framtidig byutvikling. Tilpasse Bybanen til øvrig trafikk. Skape gode byttepunkt med andre transportmiddel, unngå kapasitetsreduksjon for overordnet vegtrafikk og ha fokus på trafikksikkerhet. Rådal Steinsviken Fra Rådal (Lagunene), krysser banen Rv580 Fanavegen på bru, går i tunnel gjennom Sørås og Folldal, og kommer ut i dagen langs nordsiden av Steinsvikvegen, der holdeplass Råstølen er plassert. Holdeplassen legges i plan med omstigningspunkt for buss i en miljøgate. Traséen går videre i kort tunnel under Steinsvikskrenten før den krysser på bro over Steinsvikvegen. Steinsviken Ytrebygdsvegen nord. Banen går i tunnel og dukker opp igjen før holdeplass ved Sandslivegen. Stoppet betjener blant annet Statoil og andre tunge arbeidsplasser i området. Det legges bussholdeplasser i tilknytning til holdeplassen og gangvegnettet bygges om for sikre tilgjengelighet til banen. Herfra går banetraséen i dagen opp til Sandsli og ny holdeplass. Holdeplassen nord i Sandslimarka vil være et viktig stopp for mange bedrifter og boligområder, samtidig som her kan bli mer utbygging. Videre legger banen seg sør for Plantasjen og går i kulvert under Ytrebygdsvegen, som må legges noe om. Ytrebygdsvegen nord Birkelandsskiftet. Banen følger så vestsiden av Ytrebygdsvegen ned til holdeplass Kokstad Øst, som ligger i høyde med Kokstadvegen. Holdeplassen her er tett integrert mot planene for videreutvikling av Nera-tomten. Der er direkte gang- og sykkelforbindelse mot Kokstadvegen og alle arbeidsplassene her. Videre følger banen Ytrebygdsvegen til Flyplassvegen, som passeres i bro. Langs Ytrebygdsvegen ligger banen på en mur, som også vil bidra til å skjerme boligene bak fra biltrafikken. Adkomsten til boligområdet samles i dagens rundkjøring i Ytrebygdsvegen. På Birkelandsskiftet er holdeplass lagt sammen med kollektivterminal og innfartsparkering. Bybanen Utbygging Side 5 av 13

6 Birkelandsskiftet - Flesland. Banen går sør for Telenorbygget og går i kulvert under Flyplassvegen og kommer opp fra kulvert på nordsiden av Flyplassvegen og ligger langs Flyplassvegen fram til holdeplass i Kokstad Vest. Banen blir liggende langs den nye gangog sykkelvegen. Før rundkjøringen ved bensinstasjonen på Flesland går Bybanen i tunnel frem til endeholdeplass i den nye terminalbygningen til Flyplassen. Det reguleres også en alternativ løsning, med endeholdeplass ved dagens flyplassterminal, som kun blir aktuell dersom en ikke får til samtidig utbygging med Avinor sin utvikling av flyplassen. Figur 1: Regulert trase linje 3.5 Verksted / Depot Det er bygget et mindre anlegg for verksted og depot for Bybanen ved gamle Kronstad stasjon. Anlegget har hele tiden vært tenkt som midlertidig for å betjene 1. og 2. byggetrinn for Bybanen. Dette verkstedet har kapasitet til oppstilling og vedlikehold av 16 sporvogner. Dette er for lite for et utvidet banenett som vil trenge en flåte på 50. Ved ytterligere utbygging av Bybanen mot Flesland har anlegget for liten kapasitet og blir veldig urasjonelt i drift. I kommunedelplanen for strekningen Sentrum - Flesland, var plassering av verksted og depot aktuelt i Rådal. Gjennom senere planlegging og arealutnyttelse, har det vist seg at dette ikke lar seg gjennomføre. Forlengelse fra Rådal til Flesland må derfor også omfatte en planavklaring av verksted og depot. Ettersom dette ikke ligger inne i vedtatt kommunedelplan, blir planavklaringen av verksted og depot gjort gjennom en egen planprosess. Permanent verksted og depot er tenkt plassert ved flyplassen, der det er tilgjengelige egnede arealer. Et verksted og depot for Bybanen ved Flesland skal kunne dekke behovet for et samlet bybanenett. Anlegget skal kunne betjene verksted- og depotfunksjoner både for strekningen Bergen sentrum Flesland og for fremtidige utvidelser nordover og vestover fra Bergen sentrum. Det er lagt til grunn at all virksomhet knyttet til verksted og depot skal kunne samles på ett sted. Depot, verksted og lager utformes som et samlet anlegg til betjening av samtlige vogner. Anlegget reguleres nå med tilstrekkelig areal til å kunne håndtere vognparken til et fremtidig bybanenett på ca 4 mil (Åsane, sentrum, Fyllingsdalen, Flesland) og i overkant av 50 vogner på 42 meter. Foreløpige analyser tilsier at det er behov for et areal på ca 80 mål, gitt en rektangulær form (ca 200x400 meter) og flatt areal. Bybanen Utbygging Side 6 av 13

7 Figur 2: Illustrasjonsplan med mulig løsning av verksted og depot 4. GJENNOMFØRING AV OPPDRAGET Oppdraget skal gjennomføres i henhold til de til en hver tid gjeldende retningslinjer gitt av Finansdepartementet. Finansdepartementets beskrivelse av KS 2, herunder innhold og kvalifikasjonskrav som fremgikk av Finansdepartementets konkurransegrunnlag fra november 2010, er inntatt som punkt 5 og punkt 6 i dette dokumentet, kun endret og tilpasset denne anskaffelsen, både i forhold til innhold og kvalifikasjonskrav. 5. INNHOLDET AV KS Hensikten med kvalitetssikringen Kvalitetssikringen skal gi oppdragsgiver en uavhengig analyse av prosjektet før det legges frem for Stortinget. Kontrollhensynet er det dominerende aspekt som skal dekkes. Dels skal det være en etterkontroll av om grunnlaget for å fremme forslag for Stortinget om godkjennelse av prosjektet med kostnadsramme er tilstrekkelig. Vurdering av risikoen knyttet til kostnadene, fremdrift og ytelse, vil være sentrale deler av dette grunnlaget. Analysen skal også peke fremover ved å kartlegge de styringsmessige utfordringer i de gjenstående faser av prosjektet. Analysen skal understøtte beslutningsunderlaget for den endelige investeringsbeslutningen. Resultatene skal også kunne brukes som kontrollgrunnlag for oppdragsgiver. 5.2 Tjenestene som skal leveres Sluttproduktet skal være en rapport til oppdragsgiver som skal konkludere med anbyders tilråding om: - Kostnadsramme inklusive nødvendig avsetning for usikkerhet for at prosjektbudsjettet skal holde. I dimensjoneringen skal det tas hensyn til mulige innsparinger, se nærmere under punktene 5.10 og Målsetningen er å sikre at prosjektet er veldefinert med realistiske rammer. Bybanen Utbygging Side 7 av 13

8 - Hvordan prosjektet skal styres for at kostnadsrammen skal holde, herunder foreslå organisatorisk forankring av autorisasjon til å trekke på usikkerhetsavsetningen, se nærmere under punkt Målsetningen er å gi oppdragsgiver styringsredskap for å kunne realisere prosjektet etter forutsetningene. - Etter behov utarbeides det i tillegg arbeidsdokumenter underveis i prosessen. Disse gis fortløpende nummerering og vedlegges sluttrapporten sammen med eventuelle adressaters svar eller kommentarer. I punktene gjennomgås kravene til rapportenes innhold. 5.3 Grunnleggende forutsetninger I utgangspunktet skal prosjekter som meldes opp for kvalitetssikring KS 2 være ført frem til fullført forprosjekt. I veg- og jernbanesektorene kan det av hensyn til å få avklart trasévalget være nødvendig å få godkjent de nødvendige reguleringsplaner før saken legges frem for Stortinget. Dette forutsetter en detaljeringsgrad som er i detaljprosjekteringsfasen. Ved gjennomgangen av prosjektet skal anbyder legge til grunn den grad av detaljering og gjennomarbeiding som etter god prosjektstyringspraksis kreves for et forprosjekt (evt. ført noe inn i detaljprosjekteringsfasen når det gjelder unntaksprosjektene i samferdselssektorene). Anbyder må gå gjennom prosjektkonseptet og etterse at prosjektet er veldefinert og entydig avgrenset. For prosjekter som har vært gjenstand for KS 1 må det kontrolleres om prosjektet er videreført etter de forutsetninger som ble lagt ved konseptvalget. Videre må det vurderes om grunnleggende forutsetninger for konseptvalget har endret seg på en måte som reiser spørsmål om prosjektet bør gjennomføres, eventuelt om et annet alternativ burde velges. I denne forbindelse må gevinstrealiseringsplanen gjennomgås, og anbyder må vurdere sannsynligheten for at prosjektet vil greie å realisere akseptabel nytte. Eventuell tvil på disse områder må avklares før det har noen hensikt å gå videre. Anbyder må gå gjennom siste oppdaterte versjon av Det sentrale styringsdokumentet, og gi en vurdering av om det gir et tilstrekkelig grunnlag for estimeringen, usikkerhetsvurderingen og den etterfølgende styring av prosjektet. For prosjekter som har vært gjennom KS 1 skal det vurderes hvorvidt føringene for arbeidet med styringsdokumentet er fulgt opp, eventuelt om noen av forutsetningene har endret seg. Mangler må påpekes konkret slik at fagdepartementet kan få sørget for nødvendig oppretting/utfylling av dokumentet. Dette må være avklart før det har noen hensikt å gå videre. Ved oppstart av KS 2 skal det finnes et komplett estimat over kostnadene på basiskostnadsnivå (summen av grunnkalkyle og uspesifisert), og hvis aktuelt, over inntektene på tilsvarende spesifikasjonsnivå. Anbyder skal kontrollere dokumentet for transparens, og herunder etterse at prosessen bak fremskaffelsen av tallstørrelsene er dokumentert og etterprøvbar. Spesifikasjonsgraden skal være i samsvar med god estimeringspraksis på forprosjektnivå. Anbyder skal vurdere om estimatet er komplett. Så langt relevante data kan fremskaffes skal erfaringer fra sammenlignbare prosjekter og nøkkeltallsanalyse benyttes. Mangler i estimatet må meddeles slik at fagdepartementet kan besørge nødvendig oppretting/komplettering. Dette må være avklart før det har noen hensikt å gå videre. Bybanen Utbygging Side 8 av 13

9 5.4 Kontraktstrategi Det skal ved kvalitetssikringens oppstart foreligge utredet minst to prinsipielt ulike kontraktstrategier (ikke to varianter av den samme), samt begrunnelse for anbefalt strategi. Grunnlaget skal i begge tilfeller være en analyse av egenskapene ved prosjektet og forventet markedssituasjon ved inngåelse av hovedkontraktene. Videre må det relative forhold mellom den kontraherende part på statens side og leverandørmarkedet vurderes mht. kompetanse, kapasitet og evne til å bære usikkerhet. Det må i denne forbindelse sikres korrespondanse mellom risikoplassering og reell innflytelse over prosjektet. Vurderingene må være forankret i gjennomføringsstrategien og planene for håndtering av grensesnitt. De to alternativene skal utgjøre ulike tilnærmingsmåter for å håndtere utfordringene. Mulige elementer som kan være ulike er bl.a. entreprise-/kontraktsstruktur, kontraktstype, kompensasjonsformat, insentiver og detaljeringsgrad i konkurransegrunnlagene. Krav til soliditet og til kontraktuelle sikringsmekanismer må uansett ligge godt innenfor forsvarlige rammer. Hvert strategialternativ må være helhetlig, stringent og realistisk. Anbyder skal vurdere alternativene og fremkomme med en begrunnet tilråding om hvilket som bør velges. Tilrådingen må være tilpasset statens regelverk for vedkommende type(r) anskaffelse(r). 5.5 Suksessfaktorer/fallgruber Innenfor det mulighetsområdet som er definert ved prosjektets rammebetingelser vil det i alle store prosjekter være en rekke forhold knyttet til styringsmodell, organisering/ansvarsforhold og relasjonene til omgivelsene som har stor betydning for i hvilken grad prosjektet kan nå sine mål. Det kan dreie seg om både positive muligheter og trusler/fallgruber. Anbyder skal med utgangspunkt i (eventuell) KS 1-rapport, prosjektets materiale og egne vurderinger kartlegge de prosjektspesifikke suksessfaktorene/fallgrubene og gi tilrådinger som gir oppdragsgiver operative muligheter til å implementere suksesskriteriene og treffe tiltak for å unngå fallgrubene. Generelle suksessfaktorer og fallgruber som vil finnes i de fleste eller alle prosjekter, faller utenfor analysen. 5.6 Usikkerhetsanalyse: Generelt Anbyder skal utarbeide en samlet oversikt over prosjektets usikkerhetsbilde. Alle forhold som medfører usikkerhet om prosjektets kostnader skal medtas så langt det er gjennomførlig og har praktisk betydning. Analysen skal således omfatte ikke bare prosjektinterne og påvirkbare faktorer, men også alle grader av eksternt gitt usikkerhet og usikkerhet som ikke er påvirkbar. Usikkerheten skal kvantifiseres i numeriske størrelser for å gi grunnlag for analytisk bearbeidelse, prioritering og styring. I noen, men ikke alle prosjekter, vil det være foretatt usikkerhetsanalyser på forhånd, i forbindelse med KS 1 og/eller av utførende etat. Anbyder kan benytte data fra slike analyser så langt det passer og dataene ikke er foreldet. Oppdraget går imidlertid ikke ut på å verifisere metoder og resultater fra allerede foretatte analyser, men å utføre en uavhengig analyse med anbyders metodikk og verktøy. Resultatmålene skal være rangert innbyrdes. Usikkerhetsanalysen skal ha fokus på prosjektets kostnader. Likevel skal også realismen i de øvrige resultatmål kommenteres, og i særdeleshet hvis ambisiøse tidsmessige eller innholdsmessige mål slår sterkt ut som faktorer i usikkerhetsanalysen. Supplerende analyser kan kreves dersom andre resultatmål er gitt høyere prioritet enn kostnadene. Hvis anbyder skulle finne at det er Bybanen Utbygging Side 9 av 13

10 uoverensstemmelse mellom resultatmålene, f. eks. kostnad og tid, må det vies stor oppmerksomhet til utfordringen å få resultatmålene til å henge sammen innbyrdes. 5.7 Usikkerhetsanalyse: Estimatusikkerheten Anbyder må først kontrollere at prosjektets grunnleggende estimater holder en tilfredsstillende standard. Nivået som er gjenstand for kontroll er basiskostnad (se punkt 5.3). Deretter skal overordnede rammebetingelser, muligheter, trusler og strategivalg, jfr. bl. a. punktene , bearbeides med fokus på usikkerhet. Disse faktorene vil dels innebære usikkerhet i seg selv, og dels måtte farge bedømmelsen av den usikkerhet som ligger i de enkelte elementer i prosjektets kostnadsestimater. I tillegg kommer all annen usikkerhet som er forbundet med å gjøre forhåndsanslag på hva et prosjekt vil koste. I den videre analyse skal det som grunnlag for konkret å anslå estimatusikkerheten foretas en nedbrytning av prosjektet. Prosessen må føres så langt at en kommer ned på størrelser som er håndterbare i usikkerhetsstyringen, men ikke så langt ned at styringsmessige korreksjoner som faktisk har betydning ikke slår ut annet enn helt marginalt på helheten. Hensynet til så langt som praktisk mulig å minimere samvariasjon må ivaretas ved grupperingen av komponentene. Det samlede bilde over estimatusikkerheten skal bygges opp med grunnlag i forventet kroneverdi og beregnet varians eller standardavvik for alle grupper av komponenter som er identifisert og definert under prosjektnedbrytningen. 5.8 Usikkerhetsanalyse: Hendelsesusikkerheten Det skal foretas en særskilt gjennomgang av de hendelsesusikkerheter prosjektet er stilt overfor. Dette dreier seg om eksterne hendelser som enten inntreffer eller ikke inntreffer, representert ved en binær sannsynlighetsfordeling. (I prinsippet kan det også være tale om andre faktorer med et litt større antall mulige utfall enn 2, men der antallet mulige utfall likevel er så lite at faktoren ikke egner seg for bearbeidelse etter metodikk for gjennomgang av estimatusikkerhet.) Anbyder skal identifisere de hendelsesusikkerheter som er relevante for prosjektet, anslå sannsynligheten for at hendelsene inntreffer og analysere konsekvensene for mulighetene til å nå resultatmålene. Risikoeksponeringen som ligger i hendelsesusikkerhetene skal angis i økonomiske termer. Hendelser med svært liten sannsynlighet og svært små konsekvenser skal det ses bort fra. Hvis konsekvensene er større, men sannsynligheten helt ubetydelig, skal den potensielle hendelse nevnes, men kan gis økonomisk verdi null. Det vil derigjennom synliggjøres for oppdragsgiver at dette er potensielle hendelser en bevisst har valgt å se bort fra. 5.9 Usikkerhetsanalyse: Reduksjon av risiko Med utgangspunkt i foreslåtte tiltak i (eventuell) KS 1-rapport og analysen under punktene skal anbyder vurdere usikkerhetsmomentene for påvirkbarhet, det økonomiske potensiale ved tiltak for å redusere risikoen og kostnadene forbundet med dette. Det skal gis tilråding om hvilke tiltak som anbefales gjennomført for å redusere risikoen. Det skal gjøres en konkret vurdering i hvert enkelt prosjekt basert på en overordnet forutsetning om at risikoen skal reduseres så langt det er forretningsmessig forsvarlig å bruke ressurser på det. Analysen skal gi anslag over kostnader og tidsforbruk og hvilken gevinst i form av redusert risiko som kan forventes oppnådd. Bybanen Utbygging Side 10 av 13

11 Fokus skal ligge på reduksjon av risikoen for at kostnadene blir høyere enn forventningsverdien (noe som i seg selv medfører at denne blir lavere). Anbyder skal imidlertid også vurdere mulighetene for å realisere prosjektets kostnadsmessige oppsidepotensiale. I utgangspunktet er det en forutsetning at prosjektets mål mhp. innhold og tid ikke skal påvirkes negativt, men dette avhenger av resultatmålenes innbyrdes prioritering. Hvis det kan oppnås betydelige besparelser med bare mindre tilpasninger i prosjektinnhold eller fremdrift, skal tiltakene normalt medtas. Det må i tilfelle gjøres rede for konsekvensene Usikkerhetsanalyse: Forenklinger og reduksjoner Anbyder skal foreta en særskilt analyse av potensialet for ytterligere forenklinger og reduksjoner. Dette kan være tiltak som isolert sett ikke er ønskelige, og som det i utgangspunktet ikke tas sikte på å realisere, men som om nødvendig kan gjennomføres. Det kan være tiltak som har negative konsekvenser for innhold og/eller fremdrift, men som ikke på avgjørende måte truer den grunnleggende funksjonalitet som er forutsatt eller et eventuelt kritisk ferdigstillelsestidspunkt. Tiltakene skal beskrives, kostnadsberegnes og rangeres innbyrdes etter anbefalt rekkefølge for tilfelle av at de i større eller mindre grad blir aktuelle å realisere. Forutsetninger for gjennomføring av tiltakene og konsekvenser for de øvrige resultatmål må beskrives Usikkerhetsanalyse, konklusjon: Tilråding om kostnadsramme inkl. avsetning for usikkerhet og styringsramme Anbyder skal tegne et samlet usikkerhetsbilde basert på analysen ifølge punktene Dette innebærer bl.a. krav til å integrere estimatusikkerheten og hendelsesusikkerheten i en helhetlig oversikt. I sum skal dette lede frem til en samlet sannsynlighetsfordeling som på best mulig måte avspeiler den faktiske usikkerhet i prosjektet. Resultatet skal være slik at det for et vilkårlig valgt kostnadstall gis et entydig svar på med hvilken sannsynlighet prosjektet vil holde seg innenfor denne kostnaden. Med dette som grunnlag skal anbyder gi tilråding om kostnadsramme og styringsramme for prosjektet. Kostnadsrammen er det nivå Stortinget inviteres til å vedta. Det utgjør det øvre finansielle tak for prosjektet, og vil normalt dimensjoneres til P85 minus summen av mulige forenklinger og reduksjoner etter pkt Det forutsettes at anbyder likevel vurderer særskilt om det er forhold som taler for å fravike hovedregelen. Styringsrammen er det nivå utøvende etat forventes å levere prosjektet for. Den settes normalt til P50. Det forutsettes også her at anbyder vurderer særskilt om det foreligger spesielle forhold som taler for å fravike hovedregelen Tilråding om organisering og styring av prosjektet Anbyder skal gi tilråding om hvordan prosjektet bør organiseres og styres for å kunne realiseres på en mest mulig kostnadseffektiv måte, og i hvert fall innenfor den anbefalte kostnadsramme inkl. avsetning for usikkerhet. Anbyder bør i denne sammenheng komme tilbake til de overordnede muligheter, trusler og strategivalg som inngikk i analysen under punktene , oppdatert for hvordan disse fortoner seg etter gjennomført usikkerhetsanalyse. Forøvrig vil utfordringen bestå i å applisere alminnelig prosjektstyringsteori og dokumentert god praksis på det konkrete investeringsprosjekt. Bybanen Utbygging Side 11 av 13

12 For prosjekter med særlig store styringsutfordringer skal det vurderes om et eget prosjektstyre kan være hensiktsmessig. I tilfelle skal det gis tilråding om organisatorisk plassering, fullmaktsgrenser og kompetansemessig sammensetning av styret. En særlig problemstilling vil være hvordan avsetningen for usikkerhet (differansen mellom kostnadsramme og styringsramme) skal styres. Når prosjektbudsjettet ligger over forventningsverdien blir det en styringsmessig utfordring at avsetningen kun brukes til det den er beregnet til, og ikke til økte ytelser utover det som er forutsatt i prosjektet, eller som alibi for slapp styring. Det skal være et mål å bruke så lite av avsetningen som mulig, og normalt plasseres derfor autorisasjonen til å trekke på avsetningen på fagdepartementsnivå. Anbyder skal vurdere om det i tillegg bør legges inn supplerende incitamenter. Til orientering skal opplyses at den budsjettmessige håndtering av usikkerhetsavsetningene varierer mellom departementsområdene. I samferdselssektoren f. eks. er avsetninger for usikkerhet ikke inkludert i bevilgede investeringsrammer. Her blir utløste midler fra enkeltprosjektenes usikkerhetsavsetning håndtert budsjettmessig ved at det skyves på oppstarttidspunktet for andre prosjekter med startbevilgning i vedkommende budsjettår. Dette har ingen praktisk betydning for anbyders arbeid med dimensjonering og styringsopplegg, som således skal utføres på samme måte uavhengig av sektor. 6. KRAV TIL ANBYDER. DOKUMENTASJON AV KVALIFIKASJONER. 6.1 Overordnede krav Oppdraget slik det er beskrevet ovenfor fordrer en stor grad av evne til helhetstenkning, multidisiplinære kvalifikasjoner og sterk analytisk kapasitet. Anbyder må godtgjøre at disse egenskapene er tilstede i anbyders egen organisasjon. Det er anledning til å inngi tilbud for samarbeidskonstellasjoner bestående av flere firmaer. En eventuell samarbeidskonstellasjon vil i relasjon til både Rammeavtalen og de enkelte avrop bli betraktet som én enhet. Dette innebærer bl.a. at Oppdragsgivers henvendelser må kunne rettes til ett sted, enten ett av de samarbeidende firmaer eller en egen for formålet opprettet juridisk person. Videre forutsettes det at alle samarbeidspartnere i en slik konstellasjon påtar seg fullt solidarisk ansvar for oppfyllelse av anbyders ansvar i relasjon til så vel Rammeavtalen som det enkelte avrop. Det må gjøres rede for i hvilken grad anbyder er avhengig av å benytte underleverandører. Dette vil være kurant for mindre, avgrensede problemstillinger, men vil være problematisk dersom det skal omfatte større deler av leveransene, da det vanskelig vil være forenlig med hensynet til å kunne utføre analyser som er tilstrekkelig helhetlig integrert. CV for de konsulenter som skal være ansvarlige forutsettes fremlagt som del av anbudet Anbyders kapasitet til å ta oppdrag bes redegjort for. Bybanen Utbygging Side 12 av 13

13 6.2 Krav i forbindelse med estimering og usikkerhetsanalyse Anbyder må redegjøre for sin erfaring med estimering og usikkerhetsanalyse av store prosjekter. Det bes opplyst hvor mange prosjekter over 300 mill. kr. hvor anbyder har forestått eller kontrollert /verifisert estimeringen. Det bes også opplyst hvor mange prosjekter over 300 mill. kr. hvor anbyder har hatt ansvaret for usikkerhetsanalysen de siste 3 år. De av prosjektene som etter anbyders vurdering har vært særlig komplekse bes oppgitt særskilt. Anbyder må dokumentere metodikk og verktøy som vil bli brukt til modellering ved usikkerhetsanalyse og hvordan dette utnyttes på en kompetent måte. Det må redegjøres for hvordan ulike typer usikkerhet håndteres. Arbeidsmetodene bes anskueliggjort gjennom en beskrivelse knyttet til 3 eksempler fra de siste 3 år, herav 1 estimeringseksempel. 6.3 Krav i forbindelse med prosjektstyring Anbyder må redegjøre for sin erfaring med styring av store prosjekter. Det bes opplyst hvor mange prosjekter over 300 mill. kr. hvor anbyder har hatt et vesentlig ansvar i forbindelse med prosjektstyringen de siste 5 år. De av prosjektene som etter anbyders vurdering har vært særlig komplekse bes oppgitt særskilt. Det må presiseres hva anbyders rolle gikk ut på konkret. Med grunnlag i 2 eksempler fra de siste 5 år bes opplyst hvilke samfunns- og effektmål, alternativt forretningsplan, samt resultatmål som var satt opp på forhånd, i hvilken grad disse ble nådd, og anbyders rolle i styringen av prosjektene. 6.4 Bredde i bransjekompetanse Anbyder bes redegjøre for sin bransjekompetanse innenfor planlegging, bygg, anlegg med hovedvekt på vei og jernbane. I redegjørelsen bør inngå statistikk og relevante eksempler. 6.5 Uavhengighet Det er ikke diskvalifiserende i seg selv om anbyder både driver rådgivning og som entreprenør. Det er imidlertid et absolutt krav at anbyder er en uhildet, uavhengig rådgiver i det enkelte oppdrag. Tilbyder bør derfor ikke ha hatt andre oppgaver i forbindelse med Bybanen i Bergen enn eventuelle tidligere KS2 oppdrag. Etter inngått kontrakt vil det også bli begrensninger på fremtidige oppdragsmuligheter i prosjektet. Bybanen Utbygging Side 13 av 13