ابزارها و نوارهای موجود در صفحه Excel

Transkript

1 به كارگيري نرم افزار EXCEL در عمليات حسابداري مي توان نحوه نمايش ستونها را نيز به عدد تبديل نمود. در محل تقاطع هر سطر با هر ستون يک سلول تشکيل می شود. بنابراين در نسخه Excel2007 در هر Sheet بيشتر از 171 ميليارد ) ( سلول وجود دارد. در هر سلول می توان اطالعات متنی اطالعات عددی )ارقام( فرمول ها و كاراكترهای ويژه را وارد كرد. هر سلول داراي يک آدرس است كه قسمت اول آن نشان دهنده نام ستون و قسمت دوم آن نشان دهنده شماره سطر آن مي باشد. مثال A2 آدرس سلولي است كه در ستون A در رديف 2 واقع شده است. در فرمولهاي Excel مي توان از اين آدرس ها استفاده نمود. برای وارد كردن داده ها به Excel بايد متن مورد نظر از طريق صفحه كليد وارد شده و سپس كليد Enter يا يکی از كليدهاي جهت دار key( )Arrow زده شود. با زدن يکی از كليدهای مذكور مکان نما از روي سلول مذكور عبور كرده و مطالب نوشته شده در آن درج مي شود. شکل كلی يک صفحه گسترده 2007 Excel به صورت زير است: ابزارها و نوارهای موجود در صفحه Excel همانطور كه مالحظه می شود صفحه فوق دارای اجزاء زيادی است كه برخی از آنها عبارتند از: 1 نوار عنوان: هر پنجره ويندوز دارای نواری است كه نام نرم افزار و نام فايل فعال را نمايش می دهد. اين نوار نوار عنوان نام دارد. در Excel اين نوار از Microsoft Excel و نام فايل تشکيل شده است. زمانی كه برنامه Excel را اجرا می كنيد Microsoft Excel Book1 در نوار عنوان ظاهر می گردد. 251

2 2 دکمه :Office در گوشه سمت چپ پنجره صفحه گسترده Excel 2007 دکمه ای قرار دارد که با استفاده از آن می توانید عملیاتی نظیر چاپ کردن فایل بر روی کاغذ ذخیره کردن فایل و... را انجام دهید. با کلیک کردن بر روی Office Button پنجره ای به صورت زیر باز می شود. در سمت راست این پنجره لیست تعدادی از فایلهایی که اخیرا آنها را باز کردهاید نشان داده می شود. 3 نوار ريبون: اين نوار برحسب موضوع دستهبندي و نامگذاري شده و به صورت تبهاي مختلف در اختيار كاربران قرار ميگيرد.نوار ريبون معادل نوار منو در ساير برنامهها است با كليك بر روي تب Home دكمهها و امكاناتش ديده ميشود. 4 نوار فرمول: این نوار آدرس و محتويات سلول فعال را نشان ميدهد. 5 نوار ابزاردسترسي سريع: اين نوار ابزار در كنار دكمه Office قرار دارد كه شامل دستوراتي ميباشد كه بيشتر بهكار ميروند. 252

3 6 نوار وضعیت: هر پنجره ویندوز دارای نواري است که وضعیت برنامه های باز شده را نمایش می دهد. Excel نیز دارای این سطر است. این سطر آخرین سطر برنامه Excel است. ایجاد فایل )کارپوشه( در نرم افزار Excel وقتی برنامه Excel را باز می کنید به صورت خودکار یک فایل جدید برای شما باز می شود که دارای سه Sheet است. اگر بخواهید یک فایل خالی جدیدی ایجاد کنید منوي Office را باز نموده و دستور New و سپس گزينهي Blank book برای این کار میتوانید از کلید ترکیبی Ctrl+N نیز استفاده کنید. ذخيره فایل )کارپوشه( در نرم افزار Excel براي ذخيره نمودن اطالعات در محيط Excel منوي Office را باز نموده و گزینه Save را انتخاب كنيد. سپس نام مورد نظر را براي فايل خود نوشته و در باالي منوي باز شده محل ذخيره فايل را مشخص نموده و روي دكمه OK كليك مي كنيم. همچنین می توان از نوار ابزار دسترسي سريع باالي صفحه دكمه Save كه عالمتي بشكل فالپي است را انتخاب نمود. در صورتيكه روي فايلي كه قبال ايجاد و ذخيره شده است تغييراتي ايجاد نموده و قصد داشته باشيم فايل قبلي دست نخورده باقي مانده و فايلي متشكل از فايل قبلي با تغييرات جديد ايجاد شود بايد از گزینه Save As استفاده نمائيم. نحوه ذخيره نمودن فايل با اين دستور نيز شبيه گزینه Save است. بازکردن فایلهای ذخیره شده اگر منوي Office را باز کنید نام تعدادی از فایلهایی که اخیرا روی آنها کار کرده اید را نشان میدهد. اگر با ماوس بر روي نام فایل مورد نظر کلیک کنید فایل مذکور باز می شود. اگر نام فایل مورد نظر شما در لیست مذکور نبود گزینه Open را از منوی Office Button کلیک کرده و در کادر محاوره ای که به این ترتیب باز می شود مسیر و نام فایل را مشخص کرده و دکمه Open را کلیک کنید. اصالح )ویرایش( اشتباهات برای ویرایش اطالعات درج شده در یک سلول به یکی از دو روش زیر می توان عمل نمود: 1 مکان نما را بر روی سلول مورد نظر قرار داده و کلید F2 را بزنید. سپس محتوای سلول را اصالح کرده و کلید Enter را فشار دهید. 2 مکان نما را بر روی سلول مورد نظر قرار داده و با ماوس بر روی نوار فرمول کلیک کرده و سپس محتوای سلول را ویرایش کنید و کلید Enter را فشار دهید. 253

4 نحوه انتخاب چند سلول ستون و یا سطر برای انتخاب چند سلول در صفحه Excel می توانید کلید سمت چپ ماوس را پائین نگه داشته و درگ كنيد و یا این که کلید Shift را پائین نگه داشته و با استفاده از کلیدهای جهتدار key( )arrow محدوده مورد نظر خود را انتخاب کنید. برای انتخاب چند سطر یا ستون می توانید در صفحه Excel ماوس را بر روی اعداد کنار سطرها و یا حروف مربوط به ستونها کلیک کنید. تغيير اندازه سطرها برای تغییر ارتفاع سطرها می توان به یکی از دو روش زیر عمل نمود: روش اول: 1 سطر یا سطرهائی که می خواهید ارتفاع آنها را تغیر دهید را انتخاب کنید. 2 از تب Home گروه Cells گزینه Format را انتخاب نمائید. در این حالت پنجرهای به صورت زیر باز میشود. 3 از پنجره باز شده فوق گزینه Row Height را انتخاب نمائید. در این حالت پنجره دیگری به صورت زیر باز میشود. 4 در كادر موجود در پنجره فوق ارتفاع ردیف یا ردیفهای مورد نظر را به صورت یک عدد بنویسید و دكمه OK را كليك کنید. 254

5 به كارگيري نرم افزار EXCEL در عمليات حسابداري روش دوم: با اشاره كردن ماوس بر روی شماره مربوط به دو سطر كه در كنار سمت راست يا چپ صفحه Excel قرار دارند هنگامي كه اشارهگر به شکل ديده شد عمل درگ را انجام دهيد. تغيير اندازه پهنای ستونها برای تغيير پهنای ستونها می توان به يکی از دو روش زير عمل نمود: روش اول: 1 ستون يا ستونهائی كه می خواهيد پهنای آنها را تغير دهيد را انتخاب كنيد. 2 از تب Home گروه Cells گزينه Format و سپس Column Width را انتخاب نمائيد. پنجره ای به صورت زير ظاهر می شود: 3 پهنای ستون يا ستونهای مورد نظر را در محل تعيين شده بنويسيد و دكمه OK را كليک كنيد. روش دوم: با اشاره كردن ماوس بر روی خطوط مربوط به اسامی دو ستون كه در باالی صفحه Excel قرار دارند ستون مورد نظر را با ماوس به چپ يا راست بکشيد و دكمه ماوس را رها كنيد. كپي كردن براي كپي كردن يک يا چند سلول روشهای زير وجود دارد: روش اول: 1 سلول هاي مورد نظر را انتخاب كنيد. 2 از تب Home گروه Clipboard فرمان ( Copy ) را انتخاب كنيد. 3 از تب Home گروه Clipboard فرمان ( Paste (را انتخاب كنيد. روش دوم: 1 سلولهاي مورد نظر را انتخاب كنيد. 2 كليد تركيبی Ctrl+C را فشار دهيد. 3 مکان نما را روي سلول مقصد )سلولي كه مي خواهيد اطالعات در آنجا كپي شود( ببريد و كليد تركيبي Ctrl+V را همزمان فشار دهيد. جابه جا كردن اطالعات برای جابجا كردن محتويات سلول ها می توانيد از روشهای زير استفاده نمائيد: 255

6 به كارگيري نرم افزار EXCEL در عمليات حسابداري روش اول: 1 سلولهاي مورد نظر را انتخاب كنيد. 2 از تب Home گروه Clipboard فرمان ( Cut ) با ماوس اشاره كنيد. 3 از تب Home گروه Clipboard فرمان ( Paste ) با ماوس اشاره كنيد. روش دوم: 1 سلولهاي مورد نظر را انتخاب كنيد. 2 كليد Ctrl را پائين نگه داشته و كليد X را فشار دهيد. )از كليد تركيبی Ctrl+X استفاده كنيد.( 3 مکان نما را روي سلول مقصد )سلولي كه مي خواهيد اطالعات به آنجا منتقل شود( ببريد و كليد Ctrl+V را همزمان فشار دهيد. می توانيد تركيبی از روشهای فوق را نيز مورد استفاده قرار دهيد. 256 پاك كردن محتویات داخل سلول اگر بخواهيد محتويات داخل سلول پاك شود ولی سلول مورد نظر سر جای خود بماند كافيست سلول يا سلولهای مورد نظر را انتخاب نموده و كليد Delete را فشار دهيد. اگر بخواهيد سلول مورد نظر و محتويات آن كال حذف شود بايد به صورت زير عمل نمائيد: 1 سلولهاي مورد نظر را انتخاب كنيد. 2 ماوس را راست كليک كنيد و فرمان Delete را انتخاب نمائيد. در اين حالت پنجره زير ظاهر می شود: همانطور كه مشاهده می شود پنجره فوق دارای 4 گزينه به شرح زير می باشد: اگر گزينه اول left( )Shift cells انتخاب شود سلول يا سلولهای انتخاب شده حذف گرديده و سلولهايی را كه در سمت راست سلول )سلولهای( حذف شده قرار دارند به سمت چپ انتقال مي يابد. اگر گزينه دوم up( )Shift cells انتخاب شود سلول يا سلولهای انتخاب شده حذف گرديده و سلولهايی را كه در قسمت پائين سلول )سلولهای( حذف شده قرار دارند به سمت باال انتقال می دهد. اگر گزينه سوم row( )Entire انتخاب شود كل سطرهای انتخاب شده حذف گرديده و جای آن با سطرهای پائينی آن پر می شود. اگر گزينه چهارم column( )Entire انتخاب شود كل ستونهای انتخاب شده به طور كامل حذف گرديده و جای آن با ستون های كناری آن پر می شود. اضافه كردن سطر یا ستون برای اضافه كردن سطر يا ستون بايد مکان نما را در محلی كه می خواهيد سطر يا ستون اضافه شود قرار داده و ماوس را راست كليک كنيد. سپس از پنجره ای كه باز می شود فرمان Insert را انتخاب كنيد. در اين حالت پنجره زير باز می شود:

7 اگر گزینه اول right( )Shift cells انتخاب شود سلول یا سلولهای جدید اضافه میشود و سلولهای قبلی را به سمت راست منتقل می کند. اگر گزینه دوم down( )Shift cells انتخاب شود سلول یا سلولهای جدید اضافه می شود و سلولهای قبلی را به سمت پائین منتقل می کند. اگر گزینه سوم row( )Entire انتخاب شود رديف يا ردیفهای جدید اضافه می شود. اگر گزینه چهارم column( )Entire انتخاب شود ستون يا ستونهای جدید اضافه می شود. پس از انتخاب یکی از گزینه های فوق بر روی OK با ماوس کلیک کنید. تغيير قالب نمايش اطالعات برای تغییر فرمت اطالعات درج شده در سلولها به صورت زیر عمل نمائید: 1 سلولهائی که می خواهید فرمت آنها را تغیر دهید انتخاب کنید. 2 پس از كليك راست از منوي ميانبر بازشده گزينه format cells را انتخاب كنيد و يا از كليد تركيبي 1 + Ctrl استفاده كنيد. پس از انتخاب فرمان فوق پنجره زير ظاهر ميشود: 257

8 همانطور که مشاهده می شود پنجره فوق دارای 6 زبانه به شرح زیر می باشد: : Number با استفاده از این زبانه می توانید شیوه نمایش اعداد تاریخ ساعت و... را تعیین نمائید. : Alignment با استفاده از این زبانه می توانید تعیین کنید که اطالعات موجود در سلولها راست چین چپ چین باالچین یا پائین چین تراز شود. همچنین می توانید تعیین کنید که اطالعات موجود در سلولها به صورت مورب یا عمودی نمایش داده شود. در این زبانه اگر گزینه Wrap text انتخاب شود چنانچه محتویات سلول بییشتر از عرض سلول باشد محتویات آن به سطر بعدی در همان سلول منتقل شده و ارتفاع سلول افزایش می یابد. در این زبانه اگر گزینه Merge cells انتخاب شود سلولهای انتخاب شده با هم ادغام می شود. : Font با استفاده از این زبانه می توانید فونت نوشته ها شکل و اندازه آنها را تغییر دهید. : Border با استفاده از این زبانه می توانید سلولهای انتخاب شده را به صورت جدول در بیاورید. : Fill با استفاده از این زبانه می توانید رنگ زمینه سلولهای انتخاب شده را تغییر دهید. : Protection با استفاده از این زبانه می توانید سلولهای انتخاب شده را قفل و یا باز کنید. این امکان زمانی که کاربرگ قفل )Protect( می شود مورد استفاده قرار می گیرد. ايجاد جدول برای ایجاد جدول ابتدا باید سلولهای مورد نظر را انتخاب کرده و از تب Home گروه Font گزینه Borders را انتخاب کنید. سپس با استفاده از امکاناتی که در پنجره Borders وجود دارد سلولهای انتخاب شده را به صورت جدول در بیاورید. اگر گزینه را انتخاب کنید Excel دور تک تک سلولهای انتخاب شده را خط کشی میکند. همچنین برای این کار میتوانید از قسمت Border که در پنجره Format Cells که در قسمت»تغيير قالب نمايش 258

9 اطالعات«توضیح داده شد استفاده نمائید. انتقال و پردازش اطالعات از نرم افزارهاي دیگر به صفحه Excel با توجه به توان بسیار باالی Excel در تجزیه و تحلیل اطالعات می توانید اطالعات مورد نظر را از سایر نرم افزارها )مثال نرم افزار حسابداری یا نرم افزار )Word به صفحه Excel انتقال داده و آنها را تجزیه و تحلیل نمائید. برای مثال اگر بخواهید ضریب همبستگی بین مبلغ اضافه کار پرداخت شده به کارکنان شرکت با مبلغ درآمد شرکت در ماههای مختلف را محاسبه و تجزیه و تحلیل کنید معموال نرم افزارهای حسابداری فاقد توان محاسبه ضریب همبستگی هستند اما با انتقال اطالعات به صفحه Excel به راحتی می توانید ضریب همبستگی را محاسبه و آن را تجزیه و تحلیل کنید. اضافه و حذف كردن Sheet در هر فایل Excel به طور پیش فرض سه Sheet قرار دارد. براي اضافه كردن Sheet در تب Home گروه Cells روي دكمه Insert كليك كنيد تا منوي آن باز شود. انتخاب Insert Sheet می توانید تعداد زیادی Sheet در هر فایل ایجاد کنید. برای حذف Sheet نیز می توانید بر روی نام Sheet راست کلیک کرده و گزینه Delete را انتخاب کنید. تغيير نام Sheetها برای تغییر نام Sheet ها روی نام Sheet که در پائین صفحه قرار دارد با ماوس دابل کلیک نمائید. در این حالت نام Sheet که در پائین صفحه قرار دارد فعال شده و می توانید نام آن را تغییر داده و کلید Enter را فشار دهید. همچنین برای این کار می توانید روی نام Sheet که در پائین صفحه قرار دارد با ماوس راست کلیک کنید و از فرمان Rename برای تغییر نام Sheet استفاده کنید. اصول فرمول نويسي برای نوشتن فرمول در یک سلول باید ابتدا کلید»تساوی =» را وارد کنید و سپس فرمول مورد نظر را تایپ نموده و کلید Enter را فشار دهید. برای مثال اگر بخواهید اعداد نوشته شده در سلولهای A1 و B1 را با هم جمع بزنید در یک سلول دیگر =A+1B1 را تایپ کنید و کلید Enter را بزنید. شرح برخی از عملگرها برای استفاده از فرمولهای Excel در جدول زیر آمده است: شرح عملگر عملگرهای شرح عملگر عملگرهای حسابی بزرگتر < جمع + کوچکتر > تفریق )منها( - کوچکتر یا مساوی =< تقسیم / بزرگتر یا مساوی => ضرب * نابرابر )نامساوی( >< توان ^ 259 برابر )مساوی( =