Saksliste styremøte 27. oktober 2017

Transkript

1 Saksliste styremøte 27. oktober 2017 Saksbehandler: Øyvind Juell Vår dato: Arkivnummer: 012 Bodø Administrerende direktør i Luftambulansetjenesten HF kaller inn til styremøte oktober 2017 i Milano. Møtet innledes med besøk hos Leonardo Helicopters. Saksliste: Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte 15. september Sak Virksomhetsrapport Sak Bemanning av ambulansehelikoptertjenesten fra sommeren 2018 (UNNTATT OFFENTLIGHET) Sak Evaluering av anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester og ambulanseflytjenester (UNNTATT OFFENTLIGHET) Sak Anskaffelse av respiratorer Sak Møteplan 2018 Sak Orienteringer fra administrerende direktør Sak Eventuelt Med vennlig hilsen Øyvind Juell

2 Vår dato: 15.september 2017 Arkivnummer: 012 PROTOKOLL Styremøte 15. september 2017 Styret for Luftambulansetjenesten HF avholdt styremøte 15. september 2017 pr telefon. Til stede Daniel Haga (styreleder) Randi Midtgård Spørck (nestleder) Ingvill Skogseth Steinar Marthinsen Arild Østergaard Fra administrasjonen Øyvind Juell (administrerende direktør) Mariann M. Hunstad STYRESAK Godkjenning av innkalling. Innkalling til styremøtet er fremlagt. Styrets vedtak Innkalling til styremøte 15. september er godkjent. STYRESAK Godkjenning av saksliste. Sakslisten til styremøtet er fremlagt: Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte Sak Prognose for 2017 Sak Budsjett 2018 Sak Rapport etter 2. tertial til eierne Sak Eventuelt Styrets vedtak Sakslisten er godkjent med tillegg av tre orienteringssaker under sak Eventuelt.

3 STYRESAK Godkjenning av protokoll fra styremøte Protokoll fra styremøte 29. august 2017 er fremlagt. Styrets vedtak Protokoll fra styremøte 29. august 2017 er godkjent. STYRESAK Prognose Styresaken beskriver forventet resultat Styrets vedtak Styret tar prognose 2017 til orientering. Styret ber administrerende direktør arbeide for å redusere det forventede negative resultatet. STYRESAK Budsjett 2018, u.off. Revidert utkast til budsjett 2018 ble gjennomgått. Styrets vedtak Styret slutter seg til innspill til budsjett for Styret ber administrerende direktør oversende innspill til budsjett til eierne ved eierstyringsgruppen. STYRESAK Rapport etter 2. tertial til eierne. Rapporten, utarbeidet etter mal fra eierstyringsgruppen, ble gjennomgått. Styrets vedtak Styret tar rapport til eierne etter 2. tertial til orientering, og ber administrerende direktør sende denne til eierne.

4 STYRESAK Eventuelt Administrerende direktør informerte om følgende saker: a. Evaluering av anskaffelsesprosjektene knyttet til fly- og helikoptertjenester. Saken blir egen styresak i neste møte. b. Innspill til Oppdragsdokument Forslag fra administrasjonen vil bli oversendt styremedlemmene for innspill. c. Praktisk informasjon knyttet til neste styremøte. Daniel Haga Randi Midtgård Spørck Steinar Marthinsen Ingvill Skogseth Arild Østergaard Styremøter framover oktober 2017 Milano, Italia 7. desember 2017

5 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten HF, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Virksomhetsrapport pr Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: Møtedato: Generelt Det arbeides fortsatt med anskaffelser, både i form av pågående anskaffelser som respirator og basefasiliteter, samt i form av oppfølging av fly- og helikopterkontraktene. Videre har foretaket stilt med personell og presentasjoner på Ambulanseforum og på Helitech 2017 i London. Redningsmannssamling er gjennomført med gode tilbakemeldinger. Effektiviseringsprosjektet jobber med notat knyttet til koordinering, basert på innspill fra medisinsk hold, samt erfaringer og behov i tjenesten. Helse Sør-Øst RHF har fått oppgaven med utredning «Kapasitet og basestruktur i ambulansehelikoptertjenesten». Vi har en representant i arbeidsgruppen. 2 Økonomi Styret har godkjent avviklingsregnskap for Luftambulansetjenesten ANS. KPMG har revidert det samme og avvikling av selskapet vil bli meldt som sak til selskapsmøtet. Regnskapsbyrået Ever har avstemt regnskapet for helseforetaket pr 31. august. Det er videre gjennomført oppstartsmøtet med KPMG med tanke på revisjon for I tallene nedenfor er det to kolonner med regnskapstall. Den første kolonnen viser regnskap pr utgangen av august og den neste viser samme pr utgangen av september. August er med fordi denne ikke er rapportert tidligere til styret.

6 Konto Regnskap pr Sum ANS og HF Regnskap pr Sum ANS og HF Budsjett 2017 Forbruk pr i % av budsjett Salgsinntekt ,1 % Annen driftsinntekt Sum driftsinntekter ,7 % Lønnskostnad ,9 % Avskrivning på varige driftsmidler og immatrielle eiendeler ,0 % Annen driftskostnad ,5 % Sum driftskostnader ,1 % Driftsresultat Netto finansposter Resultat før skatt Det er tatt avsetning for 10,5 MNOK. Dette gjelder flytimer, drivstoff, luftfartsavgifter og baseleie for august og september. Resultat pr 30. september viser et overskudd på 8,9 MNOK. Prognosen presentert i styresak viste et forventet negativt årsresultat på 6 MNOK. Basert på utviklingen i september er prognosen justert slik at det nå forventes et negativt årsresultat på i overkant av 2 MNOK.

7 3 Flytimeproduksjon tom 30. september Flytimeproduksjon ambulansefly Sum ambulansefly pr Budsjett 2017 Flydd tom sep. Budsj. tom sep. Tilgjengeligheten for ambulanseflyene i perioden januar-juli var på 96,31 %. De største enkeltårsakene til utmelding var teknisk og sykdom/crew-mangel.

8 3.2 Flytimeproduksjon ambulansehelikopter Sum ambulansehelikopter tom Budsjett 2017 Flydd tom. Sep Budsj. tom sep. Tilgjengeligheten for ambulansehelikoptrene i perioden januar-september var på 96,8 % (henholdsvis 97,3 % for NLA AS og 95,2 % for Lufttransport RW AS). De største årsakene til utmelding i perioden var for Lufttransport RW AS uforutsette tekniske problemer og mangel på tilgjengelig reservehelikopter (første halvår), og for Norsk Luftambulanse AS arbeids- og hviletidsbestemmelser (ingen bakvakt Lørenskog sommeren 2017). Fra og med neste sommer (oppstart ny avtale 1. juni 2018) vil reservehelikopterkapasiteten fordobles, og Lørenskog-basen vil ikke bli utmeldt på arbeids- og hviletidsbestemmelser (nye bemanningskrav). 3.3 Flytimeproduksjon pr. region Region nord tom Flydd tom juli Budsjett tom juli 960 Ambulansefly Amb. helikopter

9 Region midt tom Flydd tom juli Budsjett tom juli Ambulansefly Amb. helikopter Region vest tom Flydd tom juli Budsjett tom juli 960 Ambulansefly Amb. helikopter Region sør-øst tom Flydd tom juli Budsjett tom juli 960 Ambulansefly Amb. helikopter

10 4 Kvalitet 4.1 Revisjoner Det er i siste periode ikke gjennomført interne eller eksterne revisjoner. Revisjonsrapporter (4 stk.) er distribuert til begge våre leverandører av ambulansehelikoptertjenester, hvor svar på disse ble innsendt 15. september Enkelte av besvarelsene ble ikke akseptert fra oss, slik at det ble noen ekstra avklaringer. Flere avvik står fortsatt åpne etter internrevisjoner på medisinskteknisk verksted og Flykoordineringssentralen. Disse er under kontroll og lukkes iht. den plan som er akseptert. 4.2 Avvikshåndtering internt i selskapet Grafene er hentet i hendelsessystemet Opscom. Disse viser oppsummert innmeldte avvik sortert på type pr. 16. oktober I systemet ligger en sikkerhetsstyringsfunksjon basert på de fire faste klassifiseringsområdene Kritiske hendelser, Driftsavvik, Driftsforstyrrelser og Andre hendelser. Alle typer hendelser blir registrert i statistikken og vil telle med i det klassifiseringsområdet så snart hendelsen er registrert. Det er foretaket som selv som har satt inn nivået (KPI tallet) for den enkelte klassifisering og at det skal måles til stigende verdier. Å sette stigende verdi betyr at vi har satt ett tall (nivå) som ikke bør overstiges. Grafene angir også hvor mange slike hendelser det har vært siste 30 dager og så lang i inneværende år. 4.3 Kritiske hendelser Det er ikke rapportert inn Kritiske hendelser siden siste rapport til styre. Oppfølging etter hendelsen med brann- og røykutvikling i LUCAS 2 Styret er tidligere informert om et ambulansefly som fikk røykutvikling og brent lukt i kabinen. Årsak til røyk var at strømforsyningen til Lucas2 (hjertekompresjonsmaskin) var brent. Hendelsen medførte bruksforbud av Lucas2 i alle Lufttransports fartøyer, men hvor dette forbud i helikopter ble opphevet påfølgende dag. Bruksforbud i fly ble opphevet 12. oktober Bakgrunnen for at alle luftfartøy nå igjen trygt kan benytte dette utstyret er at både Luftambulansetjenesten HF, leverandør og produsent har gjennomført en

11 avvikshåndtering og finner det sikkert at feilen på apparatet er begrenset til nettadapter, og at det ikke har vært noe problem med selve brystkompresjonsmaskinen. Disse nettadapterne er trukket tilbake fra hele tjenesten. 5 Intern drift i selskapet Foretaket er en IA-bedrift. Våre IA-mål er kommentert under. 5.1 Helse, miljø og sikkerhet IA-avtalens mål 2. Ingen fysiske skader som følge av jobben. Pr dags dato er det ingen kjente jobbrelaterte personskader i år. 5.2 Personell IA-avtalens mål 1. Korttidsfraværet skal ikke overstige 3,5 %. For ansatte som ikke arbeider turnus er tallet 0,5 % pr For ansatte som arbeider turnus er tallet 2,8 % pr IA-avtalens mål 2. Tilby jobb til personell med relevant kompetanse og minst 50 % restarbeidsevne. Vi har i dag en ansatt i denne kategorien. IA-avtalens mål 3. Alle arbeidstakere bør stå i jobb til de er 67 år. Vi har i dag en ansatt som er eldre enn 67 år og fortsatt i arbeid. Våre piloter fortsetter i selskapet i deltidsstillinger. To hele stillinger er derfor redusert til 0,7 årsverk. Etter en intern utlysning vil vår kvalitets- og miljørådgiver Per Magne Tveitane gå over til stilling som operativ rådgiver/fagleder for både å styrke kapasiteten og bedre koordineringen innen det operative fagfeltet. Ledig stilling som kvalitets- og miljørådgiver er utlyst. Styret for Luftambulansen HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar virksomhetsrapport pr. 31. september 2017 til orientering. Øyvind Juell administrerende direktør

12 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten HF, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak nr Anskaffelse nye respiratorer 2017 Saksbehandler: Raimo Martinsen Vår dato: Møtedato: Bakgrunn/fakta Det vises til styresak nr Langtidsplan , og godkjent prosjektbeskrivelse (vedlegg 1). 2. Status i prosjektet Det vises til statusrapport nr. 1 for prosjektet (vedlegg 2). Oppsummert er fremdriften i prosjektet tilfredsstillende, og prosjektgruppen vil fortsette sitt arbeid med utforming av anbudsdokumenter. Offentlig utlysning vil avventes inntil budsjettmidler for 2018 er vedtatt. 3. Anbefaling Styret for Luftambulansetjenesten HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar redegjørelse og statusrapport nr. 1 til orientering. Øyvind Juell Administrerende direktør Vedlegg 1. Prosjektbeskrivelse 2. Statusrapport nr. 1

13 Prosjektbeskrivelse Anskaffelse nye respiratorer 2017 Luftambulansetjenesten HF

14 Styrende dokument: Kvalitetshåndboken Dok. id.: P13-0 Prosjektbeskrivelse Anskaffelse nye respiratorer 2017 Versjon: 5.00 Side: 2 av 19 Ansvarlig: RM Verifisert: AA Godkjent: ØJ Dato: Innhold 0. Dokumentinformasjon Distribusjon Referanser Vedlegg Bakgrunn og formål Bakgrunn Formål Prosjekteier Prosjektets omfang Beskrivelse av prosjektet Rammebeskrivelser Grensesnitt Avgrensinger Prosjektmål og resultatkrav Effektmål Resultatmål Prosjektorganisering Roller og ansvar Bemanningsplan Planer Detaljert prosjektplan Hovedaktiviteter Hovedmilepæler og leveranse Prosjektdokumenter Dokumentmaler Lagringsrutiner Dokumentnavn og filformat Arbeidskataloger og mapper for prosjektdeltakere Risikoanalyse Budsjett Kvalitetssikring Kommunikasjonsplan Mål Målgrupper Roller og ansvar Kommunikasjonsplan... 17

15 Styrende dokument: Kvalitetshåndboken Dok. id.: P13-0 Prosjektbeskrivelse Anskaffelse nye respiratorer 2017 Versjon: 5.00 Side: 3 av 19 Ansvarlig: RM Verifisert: AA Godkjent: ØJ Dato: Interessentanalyse Nyttevurdering Kriterier for avslutning av prosjektet... 19

16 Styrende dokument: Kvalitetshåndboken Dok. id.: P13-0 Prosjektbeskrivelse Anskaffelse nye respiratorer 2017 Versjon: 5.00 Side: 4 av 19 Ansvarlig: RM Verifisert: AA Godkjent: ØJ Dato: Dokumentinformasjon 0.1 Distribusjon Dokumentet distribueres forløpende til deltakere i prosjektet angitt i 4.2 Bemanningsplan. Endringslogg Versjon Dato Endringsbeskrivelse Produsert Første godkjente versjon Raimo Martinsen Andre godkjente versjon Raimo Martinsen Tredje godkjente versjon Raimo Martinsen Fjerde godkjente versjon Raimo Martinsen Godkjent av Versjon 103 Øyvind Juell Adm. direktør Luftambulansetjenesten HF 0.2 Referanser 1 Lov om medisinsk utstyr 4. Krav til medisinsk utstyr /NL/lov/ Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr 4. Krav til medisinsk utstyr /SF/forskrift/ ?q=håndtering 3 Veiledning til Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr Documents/Medisinsk%20uts tyr/veileder%20til%20forskrif t%20om%20h%c3%a5ndterin g%20av%20medisinsk%20utst yr.pdf 4 Forskrift om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften) - Lovdata 5 Driftshåndbok MTV Kapittel 3.8 Anskaffelse, akseptering og implementering av medisinsk teknisk utstyr 0.3 Vedlegg 1 Anbefaling av anskaffelse av respiratorer fra lokalmedisinske ledere 2 Intern prosedyre for gjennomføring av offentlige anskaffelser Møtereferat Medisinsk nettverk 1. februar 2017 Utforming av krav i offentlige anskaffelser P12-0, datert

17 Styrende dokument: Kvalitetshåndboken Dok. id.: P13-0 Prosjektbeskrivelse Anskaffelse nye respiratorer 2017 Versjon: 5.00 Side: 5 av 19 Ansvarlig: RM Verifisert: AA Godkjent: ØJ Dato: Terminologi Begrep/forkortelse Forklaring Avansert respirator Apparat med tilnærmet samme nivå på behandlingsfunksjoner- og modi som en intensivrespirator på en sykehusavdeling. Spesielt egnet for tyngre medisinsk behandling som f.eks. overflytting av intensivpasienter mellom sykehus. Enkel respirator Apparat med enkle funksjoner og begrenset antall alarmer. Bærbart, lite, lett og egnet for enkel feltbruk, typisk forflytninger og heising. Tidalvolum og frekvens bør kunne stilles hver for seg. 1. Bakgrunn og formål 1.1 Bakgrunn Over de femten siste årene har det medisinske behovet for respiratorbehandling utviklet seg i takt med et stadig større utvalg av tilgjengelig utstyr på markedet. Så også innenfor prehospitale tjenester. Det har resultert i at man i luftambulansetjenesten har gått fra én standard respirator på begynnelsen av 2000-tallet, til i dag å benytte tre ulike apparater med behandlingsfunksjoner på tre nivåer. Dette strekker seg fra den enkle respiratoren, som tilnærmet fungerer som behandlers tredje hånd («Lærdalsbagen»), via et apparat på mellomnivå med noen flere innstillinger og alarmer, til en avansert respirator. Sistnevnte innehar mange av de samme funksjoner som en intensivrespirator inne på en sykehusavdeling. Dette har imidlertid ikke vært en bevisst og styrt utvikling. Snarere har utstyrsbehov drevet frem anskaffelser som har gitt oss den nåværende situasjonen. Det er flere årsaker til at man nå ønsker å redusere fra tre til to nivåer i tjenesten enkel respirator og avansert respirator. Det blir enklere krav til brukeropplæring og opprettholdelse av brukerkompetanse, lavere kostnader til akutt og preventivt vedlikehold og lagerhold av tilbehør og mindre kompliserte og kostnadskrevende prosesser knyttet til funksjonell og sikker installasjon i luftfartøyer. Et annet moment i grunnlaget for utskiftning av respiratorparken er alderen på eksisterende utstyr. Utstyret på dagens mellomnivå, Oxylog 1000, er opp mot 17 år gammelt. Mange baser har tatt denne ut av tjeneste allerede. Resten av utstyret, VR1 og LTV 1200 er fra 6 til 8 år gammelt, og står til dels over store vedlikeholdskostnader i følge produsentens anbefalinger for preventivt vedlikehold. Når det gjelder avanserte respiratorer, finnes det mer moderne utstyr enn det tjenesten benytter i dag, som tilfører funksjoner og muligheter som vil heve den medisinske kvaliteten på pasientbehandlingen.

18 Styrende dokument: Kvalitetshåndboken Dok. id.: P13-0 Prosjektbeskrivelse Anskaffelse nye respiratorer 2017 Versjon: 5.00 Side: 6 av 19 Ansvarlig: RM Verifisert: AA Godkjent: ØJ Dato: Samlet sett, og basert på målsetningene beskrevet i dette dokumentet er det besluttet at hele respiratorparken skal skiftes ut, og at det iverksettes et prosjekt for anskaffelse av nye respiratorer på to nivåer enkel og avansert. 1.2 Formål Prosjektets formål er følgende: 1. Anskaffe moderne enkle og avanserte respiratorer for luftambulansetjenesten som møter medisinske behov fram mot ca Sikre at pågående og kommende utvikling og produksjon av medisinske innredninger i nye operatørkontrakter kan inkludere installasjon av respiratorer som skal benyttes i tjenesten i flere år fremover. Dette kan forhindre senere kostnader som følge av innfasing av nytt utstyr midt i kontraktsperioden. 3. Øke pasientsikkerhet ved å anskaffe utstyr som er iht. dagens teknologi og sikkerhet. 4. Forhindre store vedlikeholdsutgifter knyttet til nåværende avanserte respirator utløses. 1.3 Prosjekteier Øyvind Juell, administrerende direktør, Luftambulansetjenesten HF

19 Styrende dokument: Kvalitetshåndboken Dok. id.: P13-0 Prosjektbeskrivelse Anskaffelse nye respiratorer 2017 Versjon: 5.00 Side: 7 av 19 Ansvarlig: RM Verifisert: AA Godkjent: ØJ Dato: Prosjektets omfang 2.1 Beskrivelse av prosjektet Prosjektet omfatter gjennomføringen av en offentlig anbudskonkurranse. Det innebærer markedskartlegging, utarbeidelse av kravspesifikasjon for enkel og avansert respirator, utlysning av anbudsinnbydelse, evaluering av tilbud, og utarbeidelse av endelig innstilling til prosjekteier med påfølgende kontraktsinngåelse(r). Kravspesifikasjoner skal utarbeides med hovedfokus på krav til behandlingsfunksjoner og teknisk egnet for bruksmiljø. Det skal legges til grunn anbefalinger fra medisinske ledere, både leger og flysykepleiere (se vedlegg 1), brukerrepresentanters og operatørers innspill samt egne tekniske krav. For å hente viktige innspill til kravspesifikasjonene og sikre at disse utformes på riktig nivå i forhold til hva markedet kan tilby bør det gjennomføres en dialogkonferanse, hvor markedet får mulighet til å presentere aktuelle produkter. Det påregnes fysiske møter i prosjektgruppen. Utlysning av anbudsdokumenter og etterfølgende evaluering av tilbud skal følge intern prosedyre for offentlige anskaffelser (se referanse 2) og retningslinjer gitt av offentlig regelverk. Relevant kompetanse fra Sykehusinnkjøp HF kjøpes for å ivareta dette. Evalueringen skal resultere i en innstilling til prosjekteier om kjøp av utstyr fra én eller inntil to leverandører, avhengig av om beste enkle og avanserte respirator leveres av samme tilbyder eller ikke. Det skal på grunnlag av prosjekteiers godkjenning av innstillingen inngås rammeavtale(r) med varighet på minst to år med mulighet for forlengelse. Det beregnes et behov for avanserte respiratorer som inkluderer ambulansehelikopter- og fly, redningshelikoptertjenesten samt nødvendige reserveapparater hos Medtek. Likeledes beregnes det et behov for enkle respiratorer til ambulansehelikoptertjenesten, redningshelikoptertjenesten inklusive Sysselmannens helikoptre på Spitsbergen, legebilene samt nødvendige reserveapparater hos Medtek. 2.2 Rammebeskrivelser Prosjektet skal forholde seg til de rammer som fremgår av denne prosjektbeskrivelsen mht. formål, omfang, resultatmål, organisering etc. Prosjektet skal handle innenfor budsjettrammen som er vedtatt for prosjektgjennomføringen. Evt. endringer må godkjennes av prosjekteier. Investeringsramme vil bli behandlet i forbindelse med årlig budsjettutarbeidelse på et senere tidspunkt. Prosjektet skal følge prosedyre P12-0 «Utforming av krav i offentlige anskaffelser» og andre relevante prosedyrer og retningslinjer i selskapets Kvalitetshåndbok samt Driftshåndbok MTV.

20 Styrende dokument: Kvalitetshåndboken Dok. id.: P13-0 Prosjektbeskrivelse Anskaffelse nye respiratorer 2017 Versjon: 5.00 Side: 8 av 19 Ansvarlig: RM Verifisert: AA Godkjent: ØJ Dato: Grensesnitt Prosjektets resultater har innvirkning på utvikling av medisinsk innredning til nye ambulansehelikoptre fra Norsk Luftambulanse AS og nye ambulansefly fra Babcock SAA FW AB. Det vil også ha innvirkning på medisinsk innredning i redningshelikoptrene i form av behov for nye utstyrsbraketter. 2.4 Avgrensinger Prosjektet skal ikke gjennomføre implementeringsprosess etter kontraktsinngåelse, herunder samarbeid med operatører om akseptering av utstyret og organisering og gjennomføring av brukeropplæring. Dette overlates til Medtek å gjennomføre i samarbeid med operatører og medisinske miljøer. Prosjektet skal ikke delta i eller gi direkte innspill til operatører og prosjekter beskrevet i pkt. 2.3 Grensesnitt. 3. Prosjektmål og resultatkrav Prosjektets overordnende mål er inngåelse av rammeavtale(r) for levering av enkle og avanserte respiratorer til luftambulansetjenesten. Leveranse av brukeropplæring, teknisk opplæring og nødvendig tilbehør og reservedeler skal inkluderes. 3.1 Effektmål Prosjektets leveranser skal gi følgende effekter (gevinster): 1. Heve det medisinske behandlingstilbudet fra dagens nivå for alle pasientgrupper fra spedbarn til voksen (nyfødte transportert i kuvøse unntatt). 2. Sørge for moderne utstyr som dekker det medisinske behovet i flere år fremover 3. Eliminere tekniske problemer med dagens utstyr, f.eks. utilfredsstillende batterikapasitet på avanserte respiratorer. 4. Standardisere utstyrsparken bedre. 5. Hindre utløsning av vedlikeholdskostnader på eksisterende utstyr anslått til mellom 1,5 2 mill. NOK. Disse kostnadene vil ellers påløpe innenfor de kommende 1 2 år. 6. Hindre påkommende kostnader knyttet til utvikling av nye braketter og installasjon i fartøyer inne i en operatørkontraktsperiode. 3.2 Resultatmål Prosjektet skal levere følgende resultater: 1. Sørge for å gi prosjekteier grunnlag for å inngå rammeavtale(r) på leveranse av enkle og avanserte respiratorer til luftambulansetjenesten 2. Sikre at utstyr det inngås rammeavtale(r) om levering av er egnet for tiltenkt bruksområde. 3. Gjennomføre prosjektet innenfor definert tidsramme

21 Styrende dokument: Kvalitetshåndboken Dok. id.: P13-0 Prosjektbeskrivelse Anskaffelse nye respiratorer 2017 Versjon: 5.00 Side: 9 av 19 Ansvarlig: RM Verifisert: AA Godkjent: ØJ Dato: Prosjektorganisering Luftambulansetjenesten HF har valgt å sette sammen en prosjektgruppe bestående av medisinsk, medisinsk teknisk og flyteknisk ekspertise. I tillegg kjøpes noe merkantil og juridisk kompetanse hos Sykehusinnkjøp HF. Disse representantene vil i fellesskap utarbeide kravspesifikasjoner og andre anbudsdokumenter, og deretter evaluere tilbud med hensyn til egnet til formålet og tiltenkt bruk. 4.1 Roller og ansvar Prosjekteier Vedta prosjektets mandat Vedta milepælplanen Ansvarlig for prosjektets overordnede organisering og ressursengasjement Godkjenne evt. endringer i prosjektplan, herunder økonomiske justeringer Godkjenne innstilling fra prosjektgruppe Signere rammeavtale(r) Prosjektleder Ta eierskap til prosjektets målsetning, omfang og fremgangsmåte Avklare og spesifisere prosjektets mandat Lede utarbeidelsen av milepælplanen Avklare og vurdere risiko i prosjektet Organisere prosjektet og sikre tilfredsstillende dokumentasjon av arbeidet Daglig ledelse av prosjektgruppen Økonomistyring og rapportering Ansvar for oppfølging av fremdrift på milepæler Ansvar for oppfølging og statusrapportering av fremdrift av prosjektet. Utarbeide og vedlikeholde prosjektdokumentasjon Prosjektdeltakere Utføre konkrete prosjektoppgaver, herunder kravspesifisering og evaluering av tilbud Bidra aktivt til leveranser og ta ansvar for leveransene til prosjektet Følge opp og støtte prosjektets målsetning, omfang og fremgangsmåte Bistå med prosjektoppfølging og prosjektrapportering Rapportere fremdrift på aktiviteter Løpende fremme forslag Dokumenthåndtering og arkivering Følge prosjektets spilleregler

22 Styrende dokument: Kvalitetshåndboken Dok. id.: P13-0 Prosjektbeskrivelse Anskaffelse nye respiratorer 2017 Versjon: 5.00 Side: 10 av 19 Ansvarlig: RM Verifisert: AA Godkjent: ØJ Dato: Bemanningsplan Rolle Person Kompetanse % andel av arbeidstid Tidsrom Prosjekteier Øyvind Juell Administrerende direktør 2 24/8 22/12 17 Prosjektleder Raimo Martinsen Medisinsk teknisk rådgiver 15 24/8 22/12 17 Prosjektdeltaker Jørgen Melhus * Medisinsk teknisk rådgiver 10 24/8 22/12 17 Prosjektdeltaker Mariann Hunstad Økonomisk/administrativ rådgiver 2 24/8 22/12 17 Prosjektdeltaker Per Magne Tveitane Kvalitetsrådgiver 2 24/8 22/12 17 Prosjektdeltaker Finn Andersen Lege (Ålesund) 50 timer 4/9 1/12 17 Prosjektdeltaker Helge Eiding Lege (Rygge/Gardermoen) 50 timer 4/9 1/12 17 Prosjektdeltaker Rune Larsen Lege (Førde) 50 timer 4/9 1/12 17 Prosjektdeltaker Marit Mostad Sykepleier (Tromsø) 50 timer 4/9 1/12 17 Prosjektdeltaker Iver Eggen Operatør, Norsk 40 timer 4/9 1/12 17 luftambulanse AS Prosjektdeltaker Steinar Antonsen Operatør, Babcock 40 timer 4/9 1/12 17 Scandinavian Air Ambulance AB Prosjektdeltaker Eva Nakstad Operatør, FMA 40 timer 4/9 1/12 17 Innleie Kjetil Sønvisen Sykehusinnkjøp HF Etter behov 24/8 22/12 17 * Deltar som ledd i opplæring i anskaffelsesprosesser

23 Styrende dokument: Kvalitetshåndboken Dok. id.: P13-0 Prosjektbeskrivelse Anskaffelse nye respiratorer 2017 Versjon: 5.00 Side: 11 av 19 Ansvarlig: RM Verifisert: AA Godkjent: ØJ Dato: Planer 5.1 Detaljert prosjektplan Detaljert fremdriftsplan Arbeidsoppgaver Måned Aug. Sept. Okt. Nov. Des. Jan. Febr. Mars April Uke Prosjektplan godkjent Oppstartsmøte prosjektgruppe Dialogmøte potensielle tilbydere Utarbeidelse av anbudsdokumenter Prosjekteiers godkjenning av anbudsdokumenter Offentlig utlysning av anbud 15. jan. 17. jan. Besvarelse av spørsmål fra tilbydere Frist for innlevering av tilbud 19. febr. Prosjektgruppens evaluering av innkomne tilbud Frist for overlevering av innstilling til prosjekteier 12.mars Prosjekteiers vurdering av innstilling Offentliggjøring av tildeling 26. mars Karensperiode Signering av kontrakt

24 Styrende dokument: Kvalitetshåndboken Dok. id.: P13-0 Prosjektbeskrivelse Anskaffelse nye respiratorer 2017 Versjon: 5.00 Side: 12 av 19 Ansvarlig: RM Verifisert: AA Godkjent: ØJ Dato: Hovedaktiviteter Utarbeidelse av anbudsdokumenter Beskrivelse av aktiviteten Utarbeide to separate kravspesifikasjoner hvor de funksjonelle krav må samkjøres. Det skal i tillegg utarbeides andre anbudsdokumenter som avtaleutkast, skjemaer for besvarelser, o.l. Formålet med aktiviteten Beskrive krav til tilbyder og produkter som skal utgjøre grunnlaget for konkurransene Oppstartskriterier Oppstart kort tid etter at prosjektplan er godkjent av prosjekteier Ansvarlig for aktiviteten Prosjektleder Resultater fra aktiviteten Ferdige dokumenter til utlysning Evaluering av innkomne tilbud Beskrivelse av aktiviteten Evaluere innkomne tilbud både når det gjelder tilbyders kvalifikasjonskrav og produktets samsvar mot krav kravspesifikasjoner. Formålet med aktiviteten Rangere tilbudene mht. kvalitet og pris samlet. Oppstartskriterier Oppstart kort tid etter utløp av tilbudsfrist. Ansvarlig for aktiviteten Prosjektleder Resultater fra aktiviteten Innstilling til prosjekteier Avtaleinngåelse Beskrivelse av aktiviteten Signering av rammeavtaler inngås med vinner(e) av konkurransene Formålet med aktiviteten Sørge for at anskaffelsene ender med et formelt bindende resultat Oppstartskriterier Karenstid utløpt uten klager eller midlertidig forføyning Ansvarlig for aktiviteten Prosjekteier Resultater fra aktiviteten Signerte rammeavtaler 5.3 Hovedmilepæler og leveranse M/L Beskrivelse av milepæl eller leveranse Dato M1 Godkjenning av prosjektplan Ultimo august 2017 M2 Oppstartsmøte prosjektgruppe og dialogmøte med potensielle tilbydere Primo september 2017 M3 Prosjekteiers godkjenning av anbudsdokumenter før utlysning 15. januar 2018 M4 Innstilling fra prosjektgruppe fremlegges for prosjekteier 12. mars 2018 M5 Tildeling offentliggjøres 26. mars 2018 M6 Kontraktssignering Medio april 2018

25 Styrende dokument: Kvalitetshåndboken Dok. id.: P13-0 Prosjektbeskrivelse Anskaffelse nye respiratorer 2017 Versjon: 5.00 Side: 13 av 19 Ansvarlig: RM Verifisert: AA Godkjent: ØJ Dato: Prosjektdokumenter 6.1 Dokumentmaler Luftambulansetjenesten HF sitt eget administrative prosjektrammeverk benyttes. Innholdet kan kreve egne spesialiserte maler i tillegg, eller prosjektet kan ha leverandører som har egne/bedre maler enn de som finnes i eget rammeverk. Malene skal ligge tilgjengelig fra prosjektområdet Z:\Felles\Anskaffelse\Anskaffelse nye respiratorer 2017\Maler 6.2 Lagringsrutiner Alle dokumenter lagres på Z:\Felles\Anskaffelse\Anskaffelse nye respiratorer 2017 Arkivverdige dokumenter lagres i ephorte. 6.3 Dokumentnavn og filformat Som en generell regel skal alle dokumenter navngis etter følgende standard: <filnavn>_v<versjon>.<format> Eksempel: prosjektbeskrivelse_v1-0.doc Versjonsnummer kan utelates for dokumenter der dette ikke er nødvendig. Hvis det lages flere versjoner av et dokument, eller det er mange instanser av samme type dokument som skal lagres i samme mappe (for eksempel referat fra prosjektmøte) skal datoen tas med i navnet. Da er det enkelt å sortere dokumentene kronologisk. Eksempel: <ååååmmdd>_ <filnavn>.<format> _referat_Statusmøte.pdf 6.4 Arbeidskataloger og mapper for prosjektdeltakere Den enkelte prosjektdeltagers arbeidsmappe for ansatte i selskapet skal benyttes på fagnivå Z:\Felles\Anskaffelse\Anskaffelse nye respiratorer 2017\Fagområder

26 Styrende dokument: Kvalitetshåndboken Dok. id.: P13-0 Prosjektbeskrivelse Anskaffelse nye respiratorer 2017 Versjon: 5.00 Side: 14 av 19 Ansvarlig: RM Verifisert: AA Godkjent: ØJ Dato: Risikoanalyse Nr. Risiko/hendelse Konsekvenser Tiltak 1 Prosjektet krever større ressurser hos Medtek enn forutsatt ift. andre oppgaver. 2 Eksterne deltaker får ikke avsatt nødvendig tid og/eller følger ikke opp tildelte oppgaver. 3 For store ambisjoner og urealistiske forventninger til kvalitet og omfang på leveransen. 4 Vinnende tilbud i konkurransen treffer ikke målsetning 5 Prosjektgruppa blir ikke enig om retningen og valgene som skal tas. 6 Støy rundt anskaffelsen. Klager fra tapende tilbydere. 7 Overskridelse av budsjettert prosjektsramme 8 Tilbudt utstyr kan ikke benyttes i luftfartøy, eller kan vanskelig festes på egnet måte. 9 Norsk leverandør av vinnende produkt er uegnet 10 Manglende budsjettmessig dekning til investering 11 Manglende godkjenning av prosjektet i styret Krever mye av de ansatte på MedTek. Blir i perioder lite overskudd og mindre tid til annet arbeid. Kan forsinke prosjektet. Prosjektet må i verste fall utsettes. Arbeidet blir mangelfullt og kan medføre merarbeid på andre deltakere. Tilbydere klarer ikke å levere produkt iht. kravspesifikasjon. Reelt behandlingsbehov dekkes ikke godt nok. Misfornøyd medisinsk miljø. Prosjektet sporer av og leveransen blir forsinket. Selskapets omdømme svekkes. Leveranse forsinkes. Kan ikke gjennomføre planlagte prosjektaktiviteter. Utstyret aksepteres ikke av operatør(er), eller blir vesentlig forsinket. Dårlig oppfølging i senere driftsfase Kan ikke anskaffe tilbudt utstyr, anskaffelsen blir utsatt eller ikke gjennomført. Anskaffelsen må utsettes Leder på Medtek må legge arbeidsoppgavene til rette og sørge for at belastningen på hver enkelt blir minst mulig, bidra til å gjøre jobben lystbetont og bistå ved behov. Merkantile støttetjenester kjøpes fra Sykehusinnkjøp HF. Deltaker får avsatt nødvendig tid og er kjent med sine forpliktelser. Sette realisteike tidsfrister og ha en god forutsigbar plan. Bred kompetansedekning fra medisinsk miljø og operatører. Gjennomføre en god markedskartlegging, slik at prosjektet sikrer at ønsker og krav faktisk kan innfris. Skrive entydig kravspesifikasjon. Kvalitetssikre kravspesifikasjoner mot reelle medisinske behov. Skrive entydige krav forankret i medisinsk miljø. Prosjektleder sørger for gode prosesser der alle blir hørt. Skape felles forståelse for og enighet om målene i prosjektet. Sikre god informasjon til ulike interessenter. Prosjektet følger gjeldene krav i anskaffelsesregelverket. Deltaker i prosjektet er gode ambassadører. Sikre god kostnadskontroll i prosjektgjennomføringen, evt. foreslå budsjettjustering. Inkludere operatørene aktivt i kravspesifisering og evaluering, og dermed sørge for god kontroll på etterfølgende prosess for teknisk/operativ akseptering. Kontroll på innfesting i luftfartøy. Sette relevante krav til tilbyder og tilbyders kvalitetssystem i anbudsdokumenter. Avvente utlysning til budsjett for 2018 er godkjent. Evt. legge inn forbehold i utlysning og/eller rammeavtaler. Utarbeide tilstrekkelig begrunnet styresak som styret kan vedta.

27 Styrende dokument: Kvalitetshåndboken Dok. id.: P13-0 Prosjektbeskrivelse Anskaffelse nye respiratorer 2017 Versjon: 5.00 Side: 15 av 19 Ansvarlig: RM Verifisert: AA Godkjent: ØJ Dato: Konsekvens Svært alvorlig: Hele (del)prosjektet er i fare Alvorlig: Hele (del)prosjektets planer må gjøres om Moderat: Hele (del)prosjektets planer påvirkes, men totalrammen for prosjektet kan holdes Lav: Planer for (del)prosjektet påvirkes, men totalrammen holdes Ingen 5 7, 8, 10, , 3, 6 3 4, Sannsynlighet Mindre enn 10 % - 20 % Lav (20 40 %) Middels (40 60 %) Stor (60 80 %) Svært stor (80 % -100 % ) 8. Budsjett Midler for prosjektgjennomføringen inngår i samlet ramme for prosjekter i 2017 på Medtek. Samlet ramme er på kr ,- NOK, og dette prosjektet kan belaste inntil ,- NOK. Det beregnes utgifter til følgende: Reiseutgifter Møteutgifter Kjøp av merkantile tjenester fra Sykehusinnkjøp Det er ikke planlagt bestilling av nye respiratorer i inneværende år, og derav heller ikke avsatt investeringsmidler på budsjettet. Midler til investering bør foreslås i budsjett for 2018 da innfasing av nye respiratorer naturlig vil følge i takt med innfasing av nye fartøyer på nye operatørkontrakter. Grove anslag av investeringsbehovet for det antall enkle og avanserte respiratorer beskrevet i pkt. «2.1 Beskrivelse av prosjektet» gjøres til henholdsvis 1,75 MNOK og 7 MNOK. eksl. mva. Evt. investeringer knyttet til braketter for innfesting i kommer i tillegg. Imidlertid er det prosjektets mål at sistnevnte kostnader skal minimeres ved at innfasing skjer i overgang til nye operatørkontrakter. 9. Kvalitetssikring For å sikre at prosjektet gjennomføres i samsvar med lover og forskrifter for offentlige anskaffelser kjøpes det merkantil og juridisk støtte hos Sykehuspartner HF. Prosjektleder holder nøye oversikt over prosjektets forbruk av økonomiske midler og sikrer at disse samlet ikke overstiger budsjettrammen.

28 Styrende dokument: Kvalitetshåndboken Dok. id.: P13-0 Prosjektbeskrivelse Anskaffelse nye respiratorer 2017 Versjon: 5.00 Side: 16 av 19 Ansvarlig: RM Verifisert: AA Godkjent: ØJ Dato: Prosjektleder følger oppsatt fremdriftsplan og iverksetter aktiviteter i samsvar med denne for å sikre at prosjekts tidsramme overholdes. 10. Kommunikasjonsplan Prosjektet skal ha en enhetlig måte å kommunisere ut på, samt sørge for en åpen, tydelig og ryddig prosess i offentligheten. I all kommunikasjon skal det komme tydelig fram at vi er offentlig eid, og finansieres av det norske folk. Se fullstendig kommunikasjonsplan i vedlegg Mål Målet med kommunikasjonen i dette prosjektet er i prioritert rekkefølge: 1. Formidle resultatet av anbudsprosessen med fokus på nye forbedringer. 2. Bidra til å gjøre Luftambulansetjenesten HF og vår virksomhet allment kjent Målgrupper De viktigste målgruppene i dette prosjektet er: Deltakere i tjenesten medisinsk personell og operatører Potensielle tilbydere Media/fagtidsskrifter Styret i Luftambulansetjenesten HF 10.3 Roller og ansvar Daglig leder har ansvar for å besvare mediehenvendelser. Intern prosjektleder hos Luftambulansetjenesten HF har ansvar for sladding av dokumenter, og utsendelse av disse på forespørsel. Utarbeidelse av korte nyhetsbrev. Kommunikasjonsrådgiver har ansvar for å skrive, samt distribuere pressemeldinger, både til relevant presse og til de ulike helseforetakene. Prosjektdeltakerne skal tidlig i prosesser, og i god tid før vedtak, involvere kommunikasjonsrådgiver.

29 Styrende dokument: Kvalitetshåndboken Dok. id.: P13-0 Prosjektbeskrivelse Anskaffelse nye respiratorer 2017 Versjon: 5.00 Side: 17 av 19 Ansvarlig: RM Verifisert: AA Godkjent: ØJ Dato: Kommunikasjonsplan Kommunikasjonsplanen bør være et levende dokument, som oppdateres underveis i anskaffelsen. Milepæler Informasjonsmål Målgruppe Hvordan (hvilken kanal) Oppstart (primo september 2017) Utsending anbudsdokumenter ( ) Innkomne tilbud ( ) Tildeling av kontrakt ( ) Karenstid (utløper ca. 14 dager etter varsel om tildeling) Mulig rettsak/trussel om rettsak Luftambulansetjenesten er i gang med nyanskaffelse av respiratorer til bruk i fly, helikoptre og legebiler. Offentlig utlysning av anbud Informere om at vi har fått tilbud fra x antall interessenter, og bruke muligheten til å informere og redegjøre om prosessen videre. Tilbudene skal evalueres (eksemplifisere), fortelle om andre milepæler, som for eksempel forhandlinger. Grundig informasjon på dette tidspunktet kan gi større «arbeidsro» i tiden framover. Alle tilbydere varsles samtidig skriftlig i rimelig tid før kontrakt inngås. I varslet begrunnes vårt valg av leverandør. Samtidig gis informasjon om karenstid før inngåelse av kontrakt/signering. I det offentlige rom: Her er hovedsaken å få fram at vi med kontraktinngåelsene har sørget for et kvalitetsløft i pasientbehandlingen gjennom å: - Heve det medisinske behandlingstilbudet fra dagens nivå. - Sørge for moderne utstyr som dekker det medisinske behovet i flere år fremover. - Eliminere tekniske problemer med dagens utstyr, f.eks. utilfredsstillende batterikapasitet på avanserte respirator. - Standardisere utstyrsparken bedre. Dempe støy få frem fakta om hvordan konkurransen er gjennomført og hvilke regler som er hensyntatt. Dempe støy få frem fakta om hvordan konkurransen er gjennomført og hvilke regler som er hensyntatt. Direkte berørte interessenter Potensielle tilbydere Samtlige interessenter Samtlige interessenter Samtlige interessenter Samtlige interessenter Intern info/ Nyhetsbrev Doffin, egne nettsider Egne nettsider, nyhetsbrev Pressemelding, egne nettsider. Sørge for at Øyvind eller andre er klar for intervjuer dersom det ønskes av media. Infopakke gjøres alltid klar i forkant Ved behov: Intervju, pressemelding, egne nettsider Ved behov: intervju, pressemelding, egne nettsider Signering av kontrakt (ultimo desember 2017) Fremdrift implementering Presentere som skal fly for oss. Fortelle om fremdriften. Når bestilles respiratorene, når kan de tas i bruk? Samtlige interessenter Samtlige interessenter Pressemelding, egne nettsider, nyhetsbrev Egne nettsider, nyhetsbrev Nye respiratorer tas i bruk (2018) Hva betyr respiratorene for tjenesten, folks sikkerhet og pasientbehandlingen? Samtlige interessenter Pressemelding, avtale demo med enkelte medier hos operatør.

30 Styrende dokument: Kvalitetshåndboken Dok. id.: P13-0 Prosjektbeskrivelse Anskaffelse nye respiratorer 2017 Versjon: 5.00 Side: 18 av 19 Ansvarlig: RM Verifisert: AA Godkjent: ØJ Dato: Interessentanalyse Interessent Interesseområdet Media/fagtidsskrift Pasientene Produsenter/ bransje Medisinske ledere LA og operativt medisinsk personell Forhold til overordnede beslutninger og retningslinjer. Forvalter av dagsorden og opinionens oppmerksomhet. Må leve med resultatet. Rettsobjekt ved feil på utsyr. Tilbyder økonomisk motivert Medspiller/mot part. Ønsker best mulig løsning. Innflytelse Støtte Håndtering av interessenten Vurder interessentens innflytelse på prosjektet Liten (stor) Liten (stor) Stor Stor. Deltar i tjenesten. Blir bruker. Representert i prosjektet. Gir medisinske føringer. Vurder interessentens holdninger til prosjektet Mest opptatt av feil og mangler. Mindre lydhør for positive nyheter. Kan svekke vårt omdømme ved feil, feil bruk og mangler. Positiv/Negativ Salg gir penger. Kan stoppe anskaffelsen rettslig. Svekker vårt omdømme Positiv nå. Men kan vippe begge veier. Bør gjennom sin innflytelse og sin støtte til prosjektet håndteres som følger: Holdes informert om status for prosessen. Overbevises om den medisinske nytten av anskaffelsen. Informeres gjennom media. Holdes informert om status for prosessen. Holdes informert om status for prosessen. Aktivitet Interessenten bør følges opp på følgende måte videre i prosjektet: Pressemeldinger. Demonstrasjon av nye apparater. Ved behov: Intervju og pressekonferanse. (Se over) Riktig informasjon til rett tid gjennom Mercell. Nyhetsbrev om status for prosjektet. Informeres etter tilbyderne men før media ved inngått avtale. Andre ansatte LAT HF Operatørene NAWSARHprosjektet Styret i LAT ANS Regionale Helseforetak Lokale Helseforetak Medspiller. Ønsker best mulig løsning Medspiller/mot part Medspiller/mot part Medspiller/mot part. Må vurdere økonomien Må betale for valgte løsning. Liten. Men kan påvirke ubevisst. Middels. Representert i prosjektet. Må leve med løsningen. Gir praktiske føringer. Middels. Må leve med løsningen. Gir praktiske føringer. Stor. Stor, eier LAT ANS og styret. Positiv - Støtter Positiv nye respiratorer bra for eget omdømme, men kan vippe negativt. Positiv nye respiratorer bra for eget omdømme, men kan vippe negativt. Positiv. Ønsker godt resultat. Kan snu og stoppe innkjøpet. Positiv men kan stoppe innkjøpet. Medspiller Liten/middels. Positiv. God løsning kan styrke eget omdømme Holdes informert om status for prosessen. Holdes informert om status for prosessen. Holdes informert om status for prosessen Holdes informert om status for prosessen Holdes informert om status for prosessen Holdes informert om status for prosessen Nyhetsbrev om status for prosjektet. Informeres etter tilbyderne men før media ved inngått avtale. Nyhetsbrev om status for prosjektet. Direkte kontakt ved implementering Nyhetsbrev om status for prosjektet. Direkte kontakt ved implementering Nyhetsbrev om status for prosjektet. Nyhetsbrev om status for prosjektet. Nyhetsbrev om status for prosjektet.

31 Styrende dokument: Kvalitetshåndboken Dok. id.: P13-0 Prosjektbeskrivelse Anskaffelse nye respiratorer 2017 Versjon: 5.00 Side: 19 av 19 Ansvarlig: RM Verifisert: AA Godkjent: ØJ Dato: Nyttevurdering Det vises til pkt. «3.1 Effektmål» og pkt. «3.2 Resultatmål». 12. Kriterier for avslutning av prosjektet Prosjektet anses som avsluttet når prosjektgruppens innstilling til prosjekteier er godkjent og rammeavtale(r) for enkle og avanserte respiratorer er signert av begge parter. Videre oppfølging knyttet til bestillinger og implementering på et senere tidspunkt ivaretas under ordinær drift hos Medtek.

32 STATUSRAPPORT NR 1 VEDLEGG 1 Unntatt offentlighet Offl 13 jf fvl 13, 2 ledd PROSJEKTSAMMENDRAG RAPPORTDATO NAVN PÅ PROSJEKT KLARGJORT AV 18. oktober 2017 Anskaffelse nye respiratorer 2017 Raimo Martinsen STATUSSAMMENDRAG Oppstart av prosjektet Prosjekt «Anskaffelse nye respiratorer 2017» ble igangsatt i prosjektgruppens oppstartsmøte september Prosjektgruppen, som består av utvalgte representanter fra medisinsk miljø, operatører og medisinsk teknisk avdeling hos Luftambulansetjenesten HF, møttes da på Gardermoen. Her ble bl.a. prosjektets organisering og mål sammen med de rammer som regelverket for offentlige anskaffelser setter gjennomgått, i tillegg til en rekke momenter knyttet til utarbeidelse av anbudsdokumenter og praktisk gjennomføring av et anskaffelsesprosjekt. Kombinert med oppstartsmøtet ble det gjennomført en markedsundersøkelse hvor alle påmeldte leverandører, etter en forutgående intensjonskunngjøring på databasene DOFFIN og TED, fikk presentere de produkter de selv mener kan passe innenfor vår korte forhåndsutsendte beskrivelse av kategoriene «enkel» og «avansert» respirator. Åtte ulike leverandører, med til sammen elleve forskjellige produkter innenfor begge kategorier, deltok. Prosjektgruppen oppfattet det som svært nyttig å gjennomføre en slik markedsundersøkelse mht. det videre arbeidet med å skrive presise og realistiske kravspesifikasjoner. Status Prosjektgruppen har påbegynt arbeidet med å skrive kravspesifikasjoner for begge kategorier. Det er avholdt ett medisinsk delgruppemøte hvor de medisinske representantene og prosjektledelsen drøftet og foreløpig konkluderte i en rekke spørsmålsstillinger knyttet til medisinsk funksjonalitet og prioriteringer innenfor disse. Parallelt med utarbeidelse av anbudsdokumenter innhentes det nå juridiske råd fra Sykehusinnkjøp HF knyttet til en spørsmålsstilling som store deler av medisinsk fagmiljø har fremmet. I 2016 ble det anskaffet nye transportkuvøseoppsett til hele luftambulansetjenesten, herunder også nye avanserte respiratorer til nyfødte. Sett fra et pasientsikkerhetsmessig perspektiv vil det være klart fordelaktig å kunne benytte samme avanserte respirator på alle pasienter, helt fra nyfødte i transportkuvøse opp til voksne på ordinær pasientbåre. Spesielt berører dette nyfødte, hvor antall pasienttransporter er svært lavt på de fleste luftambulansebaser, og hvor medisinsk personell således får lite erfaring med bruk av så kritisk utstyr som respirator er. Også økonomisk vil det kunne være fordelaktig å ha én type avansert respirator i tjenesten, kontra én for nyfødte i transportkuvøse og én for større barn og voksne. Sykehusinnkjøp HF har derfor blitt bedt om juridisk å vurdere om, og i så fall på hvilken måte, det er mulig å utarbeide kravspesifikasjoner som kan gi positiv score både kvalitets og prismessig til den avanserte respiratoren

33 som i dag er påmontert transportkuvøseoppsettene. Dette må i så fall begrunnes i pasientsikkerhet, og være i tråd med regelverket for offentlige anskaffelser. Videre fremdrift Prosjektgruppen planlegger innen kort tid å gjennomføre en høring i medisinsk fagmiljø og blant leverandører som har vist interesse for det kommende anbudet. Her vil man be om innspill på minimumskravene som så langt er definert i kravspesifikasjonene. Dette vil gi prosjektgruppen tilbakemeldinger på om nivået man har lagt seg på er fornuftig, både i forhold til medisinske behov og hva markedet realistisk kan levere. Prosjektgruppen tar sikte på i stor grad å ferdigstille anbudsdokumentene i løpet av november måned. Gjennomføring og økonomi Det er ikke avdekket noen momenter så langt i prosessen som tilsier at prosjektet ikke er gjennomførbart, ref. prosjektbeskrivelsens pkt. 7 Risikoanalyse. Det forutsettes imidlertid at økonomisk dekning for innkjøp vedtas gjennom kommende års budsjett. Prosjektbeskrivelsen angir en total prosjektramme for Medtek i 2017 på kr ,. Dette prosjektet er tildelt kr , av denne rammen. Hovedsakelig grunnet kostnader knyttet til mer omfattende juridisk og merkantil bistand fra Sykehusinnkjøp HF enn beregnet vil tildelte kr , ikke være tilstrekkelig. Det er likevel grunn til å anta at totalramme på kr , er tilstrekkelig for samlede prosjektaktiviteter i 2017 på Medtek. Oppdatering av prosjektbeskrivelse Som følge av at budsjett for 2018 ikke er vedtatt enda, har fremdriftsplanen i den opprinnelige prosjektbeskrivelsen blitt fraveket noe av prosjektgruppen. Siste godkjente versjon av prosjektbeskrivelsen inneholder en justert fremdriftsplan som tar høyde for at budsjettmidler blir godkjent senest i starten av januar 2018, med påfølgende utlysning av anbud kort tid etterpå. Omdømme Det er ikke registrert noen oppslag i media eller tilbakemeldinger av annen karakter som gir grunn til å svekke prosjektets eller firmaets omdømme. PROSJEKTFREMDRIFT Prosjektdato OK Noe Forsinket Iht. hovedmilepæler og x leveranse i opprinnelige prosjektbeskrivelse Veldig forsinket Forklaring Foreløpig manglende budsjettvedtak. BUDSJETTOVERSIKT Status OK Noe avvik Stort avvik Forklaring Prosjektutgifter t.o.m. 18. oktober 2017 (juridiske vurderinger, møte og reisekostnader). x Kr ,. Prosjektbudsjett på Medtek samlet for alle prosjekter er på kr ,. Side 2