Forvaltningsrevisjonsprosjektet

Transkript

1 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Fylkesrevisjonen etiske retningslinjer i nordland fylkeskommune September 2009 Foto: Stockshots.no

2 Tidligere undersøkelser fra Fylkesrevisjonen i Nordland Ambulansetjenesten Lønn overordnede leger Budsjettgjennomføringen ved sykehusene Hurtigbåtkonflikten mellom Nordland Fylkeskommune og OVDS Flybonusordningen i Nordland Fylkeskommune Lønnet utdanningspermisjon for overleger ved sykehusene i Nordland Lønn overordnede leger Oppfølgingsprosjekt Del I Konsesjonskraftmidler og rettigheter i Svartisen Flyreiseavtalen med Braathens Boligforvaltningen Lønn overordnede leger Oppfølgingsprosjekt Del II og III Innkjøpsordningen Lønn gjennomgående kontroller IKT- funksjonen styring og organisering Nordland fylkeskommunes kunstsamling Telefonisaken Ressurssentervirksomheten Lønn, praktisering av hovedtariffavtalen Økonomifunksjonen i tannhelsetjenesten Momskompensasjonsordningen Lønn overføring undervisningspersonell fra statlig til kommunalt tariffområde Regionale utviklingsmidler i næringsog samferdselsavdelingen Inventar og utstyrskontroll IKT i fylkeskommunen Vedtaksoppfølging Naturalytelser og utgiftsgodtgjørelser Tilskuddsmidler i kulturavdelingen Rammeavtaler og innkjøpspraksis Offentlige anskaffelser Tannhelsetilbudet til eldre/uføre mv. For ytterligere informasjon om revisjonens undersøkelser vises til våre hjemmesider

3

4

5 Forvaltningsrevisjon: Etiske retningslinjer Sammendrag Fylkesrevisjonen har i denne undersøkelsen sett nærmere på hvordan Nordland fylkeskommunes etiske retningslinjer er implementert i organisasjonen og om retningslinjene blir etterlevd. Undersøkelsen har vist at informasjon om retningslinjene fra fylkesrådet til enhetsledere, politikere og hovedverneombud har fungert tilfredsstillende. Evaluering og oppfølging av fylkeskommunale driftsenheter er imidlertid ikke gjennomført som forutsatt av fylkestinget i sak 91/2006. Fylkesrådet mangler dermed kunnskap om i hvilken grad retningslinjene er implementert ved de enkelte enheter. Gjennom en spørreundersøkelse til alle ansatte og fylkespolitikere er kjennskapen til og etterlevelsen av fylkeskommunens etiske retningslinjer undersøkt. Basert på resultatet fra spørreundersøkelsen er det revisjonens oppfatning at andelen ansatte som har dårlig kjennskap til fylkeskommunens etiske retningslinjer er noe høy. Dette gjelder også fylkeskommunens rutiner for varsling av kritikkverdige forhold. Videre mener vi at resultatene fra undersøkelsen tyder på at driftsenhetenes informasjonsopplegg til de ansatte ikke har fungert tilfredsstillende. Revisjonen anbefaler derfor fylkesrådet å vurdere å følge opp driftsenhetene på dette området. Til tross for noe manglende kunnskap om retningslinjene synes det å være bred enighet blant de som svarte på undersøkelsen om at den etiske standarden i fylkeskommunen er god. Etterlevelsen av de etiske retningslinjene vurderes å være tilfredsstillende og fylkeskommunens etiske retningslinjer synes sjelden å brytes. Det stilles imidlertid spørsmål til om enhetslederne har tilstrekkelig fokus på dialog og oppfølging av ansatte omkring disse retningslinjene. Undersøkelsen har også vist at ledere og politikere er gjennomgående mer kjent med retningslinjene og også mer fornøyd med den informasjon de har fått enn øvrige medarbeidere i fylkeskommunen. Fylkesrevisjonen vil understreke at spørreundersøkelsen av i hvilken grad de etiske retningslinjene etterleves, ikke understøttes av annen dokumentasjon og er således kun en beskrivelse av respondentenes virkelighetsoppfatning. Vi vil også gjøre oppmerksom på at denne rapportens konklusjoner oppsummerer og gir et samlet og generelt bilde av fylkeskommunens praksis. Vi understreker derfor at resultatet fra enkeltenheter/avdelinger vil kunne avvike fra det samlede/generelle inntrykket av fylkeskommunens praksis på dette området. Enkelte sektorvise forskjeller fremgår også av rapportens punkt og Fylkesrevisjonen i Nordland, september 2009 Side 2 av 17

6 Forvaltningsrevisjon: Etiske retningslinjer Innholdsfortegnelse FORORD... 1 SAMMENDRAG INNLEDNING FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNING METODER OG GJENNOMFØRING REVISJONS-/VURDERINGSKRITERIER FAKTABESKRIVELSE OG REVISJONENS VURDERING INFORMASJONSTILTAK KUNNSKAP OM RETNINGSLINJER ETTERLEVELSE AV RETNINGSLINJER KONKLUSJON, ANBEFALING HØRINGSUTTALELSE LITTERATURLISTE: Vedlegg: 1 Spørreskjema med svar 2 Høringsuttalelse Fylkesrevisjonen i Nordland, september 2009 Side 3 av 17

7 Forvaltningsrevisjon: Etiske retningslinjer 1. Innledning Offentlig sektor har den senere tid hatt et høyt fokus på etikk. Dette skyldes at man de siste årene har hatt flere tilfeller hvor offentlig ansatte har opptrådt uetisk. Fra flere hold er det stilt spørsmål til den etiske standarden i offentlig sektor. Med denne bakgrunn utarbeidet KS i 2006 egen prosessveileder for arbeidet med etikk i kommunesektoren. I denne veilederen uttaler KS at befolkningens tillitt til folkevalgte og offentlig ansatte er en forutsetning for lokaldemokratiet. Nordland fylkeskommune (NFK) har hatt etiske retningslinjer helt fra slutten av 1980-tallet. I 2006 vedtok imidlertid fylkestinget nye etiske retningslinjer for fylkeskommunen, FT 91/2006. I fylkesrådssak 86/2008 ble det videre vedtatt egne rutiner for varsling av kritikkverdige forhold i Nordland fylkeskommune. Basert på fylkesrevisjonens overordnede analyse for forvaltningsrevisjon har kontrollkomiteen i overordnet plan for forvaltningsrevisjon ( ) bestemt at håndteringen av fylkeskommunens etiske retningslinjer kan ses nærmere på. Dette ble ytterligere konkretisert i Fylkesrevisjonens årsplan for 2008 (vedtatt av kontrollkomiteen). I denne planen ble det besluttet å gjennomføre et prosjekt for å undersøke hvordan fylkeskommunens etiske retningslinjer er implementert i organisasjonen og eventuelt hvordan retningslinjene blir praktisert. Begrepsavklaring Denne undersøkelsen er rettet mot begrepet etikk. For ordens skyld definerer vi innledningsvis hva vi legger i dette begrepet. Begrepene etikk og moral blir ofte brukt om hverandre som handlemåter og holdninger som er typiske for en person eller sosial gruppe. I KS veileder brukes begrepet moral om det som oppfattes som gode, riktige, prisverdige handlinger og holdninger. Etikk er mer teoretisk orientert, og brukes om systematisk tenking knyttet til hva som er rett og galt, og handler således om hva vi finner verdt - verdifullt både å leve for og å leve etter. Etikk handler dermed også om å bli enige om ett sett av verdier, hvordan verdiene skal komme til syne i praktisk handling, og om å forstå konsekvensene av egen handling. 2. Formål, problemstillinger og avgrensning Hovedmålsettingen med dette forvaltningsrevisjonsprosjektet har vært å undersøke i hvilken grad fylkeskommunens etiske retningslinjer er implementert og brukes i alle ledd i organisasjonen. Ut fra hovedmålsettingen har vi definert de enkelte problemstillingene til: 1. I hvilken grad har fylkeskommunen satt i verk tiltak for å sikre en tilfredsstillende informasjon ut i organisasjonen? 2. Har fylkeskommunens informasjonstiltak fungert slik at alle i fylkeskommunal tjeneste har tilfredsstillende kunnskap om de etiske retningslinjer? 3. I hvilken grad etterleves de etiske retningslinjene i praksis? For øvrig gjør vi oppmerksom på at følgende avgrensninger gjelder: Alle ansatte og fylkespolitikere i Nordland fylkeskommune er bedt om å delta i denne undersøkelsen. Imidlertid er medlemmer av kontrollkomiteen og fylkesrevisjonens ansatte holdt utenfor. Dette utgjør totalt 13 personer og er gjort fordi det er disse organene som gjennomfører og behandler undersøkelsen. Gjeldende etiske retningslinjer er vedtatt av fylkestinget i Nordland. Fylkesrevisjonen har derfor ikke gjort noen vurderinger av om retningslinjene anses hensiktsmessige og tilstrekkelige for den fylkeskommunale virksomhet. I forhold til etterlevelse av retningslinjene har ikke fylkesrevisjonen gått inn i regnskap eller annen dokumentasjon. Dette innebærer at undersøkelsen ikke kan gi svar på om respondentenes opplysninger om etterlevelse av retningslinjene er korrekt. 3. Metoder og gjennomføring Dette prosjektet er gjennomført i samsvar med standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av Norges Kommunerevisorforbund (RSK001). Utgangspunktet for faktainnsamlingen var intervju av fylkesrådets kontaktperson i administrasjonsavdelingen. Fylkesrevisjonen i Nordland, september 2009 Side 4 av 17

8 Forvaltningsrevisjon: Etiske retningslinjer Det meste av faktagrunnlaget er dog innsamlet via et strukturert 1 spørreskjema. Spørreundersøkelsen er utført via QuestBack, som er et webbasert verktøy til å utforme, distribuere, innsamle og analysere data. Spørreskjemaene er utsendt via e-post til alle fylkeskommunens ansatte som har oppgitt e- postadresser til lønnseksjonen. I tillegg er alle fylkestingets politikere (ikke vararepresentanter) bedt om å delta i undersøkelsen. Til sammen er spørreskjemaet utsendt til mulige respondenter. Dette er noe mindre antall enn totalt antall ansatte og politikere i Nordland fylkeskommune. Avviket skyldes at 152 personer som er registrert i lønnssystemet ikke er oppført med e- postadresser, disse personene har dermed ikke fått invitasjon om å delta i undersøkelsen. Personer uten e-postadresse har en stor spredning ved at de representerer 24 forskjellige stillingsbetegnelser og 31 forskjellige fylkeskommunale enheter. Dette utgjør også en liten andel av totalt antall mulige respondenter og vil etter revisjonens oppfatning ikke ha noen effekt på resultatet av undersøkelsen. Alle respondentene i undersøkelsen er anonyme, også for fylkesrevisjonen, dette er ivaretatt gjennom QuestBack. Av hensyn til å sikre anonymiteten til respondentene har vi i spørsmål om arbeidssted sett oss nødt til å slå sammen noen avdelinger for å få en større populasjon, jfr. tabell 3.5. Enkelte av spørsmålene som går på demografi (kjønn, alder, ansiennitet) er heller ikke stilt til enhetslederne. Dette fordi en analyse av disse spørsmålene ville kunne truet anonymiteten for denne gruppen respondenter. Alt i alt er de tilpasninger som er gjort i forbindelse med datainnsamlingen beskjedne, og går ikke ut over dataenes pålitelighet. Spørreundersøkelsen ble utsendt den 2. juni 2009, med purring til de som ikke besvarte den 9. og 16. juni. Undersøkelsen ble avsluttet den 30. juni, med en svarprosent på 61,4. I antall innebærer dette at ansatte og politikere har svart på spørreundersøkelsen. Fylkesrevisjonen er fornøyd med svarprosenten som er høyere enn andre sammenlignbare undersøkelser som vi kjenner til. Alle spørsmål med svar foreligger som vedlegg nr. 1 til denne rapporten. Svarene er oppgitt i prosent og antall. Ikke alle respondenter har svart på alle spørsmål, derfor 1 Spørreskjema med faste svaralternativer avviker totalt antall svar fra spørsmål til spørsmål. Spørsmål 1-5 viser hvordan respondentene fordeler seg i forhold til funksjon, alder, kjønn, ansiennitet og arbeidsplass. Basert på svarene på de demografiske spørsmålene er det revisjonens oppfatning at resultatene fra denne undersøkelsen er representativ for alle ansatte og politikere i Nordland fylkeskommune. Vi har for øvrig kommentert de enkelte demografiske spørsmålene nærmere i tabell Tabell 3.1 Hva er ditt tjenesteforhold 2 til NFK? Funksjon Prosent Antall Leder 2,9 % 55 Mellomleder 12,8 % 244 Medarbeider 82,2 % 1570 Politiker 2,1 % Ut fra antall skoler, tannhelsedistrikt, kulturinstitusjoner og avdelinger i fylkeskommunen finnes det mellom 40 og 50 personer som kan defineres som øverste leder av driftsenheter. Ut fra antall respondenter som har oppgitt å være leder (55) synes det som om noen feilaktig har definert seg som ledere i undersøkelsen. Det er rimelig å anta at disse har lederfunksjoner, men det kan likevel gi et noe feilaktig bilde av ledernes svar på de enkelte spørsmål. Det er imidlertid grunn til å forutsette at så og si alle enhetslederne i fylkeskommunen har svart på undersøkelsen. Også politikerne har høyere svarprosent enn den totale. Ut fra antall respondenter innenfor politisk sektor ligger svarprosenten for politikere på i overkant av 80. Alt i alt er dermed ledere og politikere trolig noe overrepresentert i undersøkelsen. Dette har imidlertid liten effekt på representativiteten ettersom antall respondenter i disse to gruppene uansett ikke er særlig høyt i forhold til totalt antall respondenter. 2 Leder er definert som øverste leder i driftsenhet, for eksempel rektor. Mellomleder er definert som nestledere, avd.ledere, seksjonsledere m.v. Fylkesrevisjonen i Nordland, september 2009 Side 5 av 17

9 Forvaltningsrevisjon: Etiske retningslinjer Tabell 3.2 Hva er din alder? Alder Prosent Antall Under 30 år 4,0 % år 15,4 % år 26,5 % år 38,1 % år eller mer 16,0 % Aldersfordelingen på de som har svart i undersøkelsen stemmer rimelig godt med den reelle 3 alderssammensetningen i fylkeskommunen. Tabell 3.3 Oppgi kjønn Kjønn Prosent Antall Kvinne 54,7 % 1006 Mann 45,3 % Den reelle sammensetningen mellom kvinner og menn i fylkeskommunen er i henhold til tall fra lønnssystemet på 55,7% og 44,3%. Dette samsvarer godt med svarsammensetningen i undersøkelsen. Tabell 3.4 Hvor lenge har du hatt et tjenesteforhold til NFK? Ansiennitet Prosent Antall Mindre enn 1 år 6,0 % år 9,6 % år 13,1 % år 13,3 % 245 Mer enn 10 år 58,0 % Også for denne sammensetningen av respondenter er det godt samsvar med den reelle fordelingen i fylkeskommunen 4. Det største avviket er at de som oppgir å ha vært ansatt mindre enn 1 år synes å være noe overrepresentert i undersøkelsen, samtidig er de som har svart at de har 1 2 års ansiennitet noe underrepresentert i forhold til den reelle situasjonen. Tabell 3.5 Innenfor hvilken sektor av NFK har du din hovedbeskjeftigelse? Sektor Prosent Antall Utdanning 73,9 % 1374 Tannhelse 9,1 % 169 Næring/samferdsel 2,4 % 45 Kultur og miljø 4,5 % 84 Økonomi/eiendom/admini 4,5 % 83 strasjonsavd. Annet, spesifiser her 5,6 % I henhold til statistikk fra fylkeskommunens lønnssystem den Jfr. statistikk fylkeskommunens lønnssystem. I forhold til hvordan ansatte reelt 5 fordeler seg mellom fylkeskommunens ulike sektorer synes det å være mottatt noe mindre svar fra utdanningssektoren enn hva sektorens reelle størrelse skulle tilsi. Vi merker oss imidlertid at sektoren annet i tabellen er relativt stor. Ut fra respondentenes kommentarer 6 til dette spørsmålet ser vi at i realiteten er det flere i gruppen Annet som hører hjemme innenfor sektoren Utdanning. Alt i alt mener vi at svarfordelingen i undersøkelsen ikke avviker vesentlig i forhold til den reelle situasjonen. 4. Revisjons-/vurderingskriterier Revisjonens vurderinger bygger på en sammenligning av fylkeskommunens praksis med revisjons-/vurderingskriterier som sier noe om hvordan praksisen bør være. Revisjons- eller vurderingskriterier kan utledes fra politiske vedtak, lover og forskrifter, anerkjent praksis osv. For å kunne vurdere fakta og besvare problemstillingene i punkt 2 vil fylkestingssak 91/2006 (etiske retningslinjer) legges til grunn. I tillegg vil også fylkesrådssak 86/2008 om varsling legges til grunn. Vi har omtalt noen av kriteriene nærmere i tilknytning til den enkelte problemstilling i rapportens punkt Faktabeskrivelse og revisjonens vurdering Dette kapitlet redegjør for resultatet av faktainnsamlingen. Kapitlet er inndelt i delkapitler hvor vi innledningsvis omtaler den aktuelle problemstilling. Deretter redegjøres det for de kriteriene faktagrunnlaget måles opp mot. Avslutningsvis gir revisjonen sin vurdering av de enkelte forhold. 5.1 Informasjonstiltak Her har vi sett på hvilke tiltak fylkeskommunen har satt i verk for å sikre en tilfredsstillende informasjon ut i organisasjonen 5 Jfr statistikk fylkeskommunens lønnssystem. 6 Alle spørsmål med svaralternativ annet hadde et felt hvor det var mulig for respondentene å gi utfyllende kommentarer Fylkesrevisjonen i Nordland, september 2009 Side 6 av 17

10 Forvaltningsrevisjon: Etiske retningslinjer Revisjonskriterier o Det blir viktig å få kommunisert ut de etiske retningslinjene, slik at alle som er i fylkeskommunal tjeneste har et eieforhold til dem. o I første omgang må fylkesadministrasjonen få kommunisert retningslinjene ut til driftsenhetslederne. o Det tas sikte på å utarbeide et opplegg for hvordan de enkelte enheter kan organisere arbeidet med å gjøre ansatte kjent med retningslinjene, og hvordan de skal forstås for deres virksomhet. o Det utarbeides et opplegg for iverksetting av etiske retningslinjer i egen AMA sak. (FT- sak ) o Rutinene kommuniseres ut til alle som er i fylkeskommunal tjeneste, slik at alle blir trygge på at et varsel er håndtert innenfor rammene som varslingsrutinene beskriver. o Arbeidsmiljø- og administrasjonsutvalget skal i februar ha en årlig rapport om antall registrerte varsler og hvordan varselet er fulgt opp første gang i februar (Fylkesrådssak 86/08) Fakta Fylkesrådets informasjonsarbeide startet med møte i arbeidsmiljø og administrasjonsutvalget (ADM-SAK 04/2007) av Her ble informasjonsopplegget skissert som forutsatt i FT- sak 91/2006. Det ble i ADM- saken skissert et opplegg i fire punkter for hvordan de etiske retningslinjene skulle gjøres kjent i organisasjonen. Blant annet ble det lagt opp til en ledersamling over to dager. Det ble også forutsatt at arbeidsmiljøutvalgene lokalt (AMS/AMI) skulle godkjenne de lokale informasjonsoppleggene og deretter melde tilbake til fylkesadministrasjonen hvordan de lokale oppleggene hadde fungert. Videre var det forutsatt at etikk burde være tema på møter på driftsenhetene, samt tema på ledermøtene, møter med fylkestillitsvalgte, hovedverneombudssamling og relevante kurs i regi av fylkesadministrasjonen. Følgende ble gjort i etterkant av ADM- saken: o Avholdt en samling for alle enhetsledere i fylkeskommunen samt alle etatsledere og en del sentrale mellomledere på fylkeshuset. I tillegg var både arbeidstakerorganisasjoner og hovedverneombud invitert til denne samlingen. Samlingen som gikk over to dager ble avviklet den 28. og 29. mars 2007 i Bodø. Samlingen omfattet både en generell orientering om etikk samt en konkret gjennomgang av fylkeskommunes etiske retningslinjer. I tillegg var det lagt vekt på at o o o o deltakerne selv skulle diskutere forskjellige problemstillinger omkring etikk. Det ble også gjennomført diskusjoner om hvordan den enkelte enhet kunne organisere arbeidet med etikk på sin egen enhet. Administrasjonsavdelingen har vært representert på ledersamlinger (høsten 2007) i alle fylkeskommunens sektorer (utdanning, tannhelse og kultur). Her er det informert om de etiske retningslinjene. Administrasjonsavdelingen har sendt ut en e-post til alle ansatte i fylkeskommunen med informasjon om hvor på fylkeskommunens intranett man finner de etiske retningslinjer. Administrasjonsavdelingen har sendt ut eksempeloppgaver til alle drifteenhetsledere/etatsledere som grunnlag for diskusjon om etikk i sine egne enheter. Komiteene i fylkestinget har diskutert retningslinjene under desembertinget i Følgende ble ikke gjort i etterkant av ADMsaken: o Det er ikke foretatt noen evaluering/oppfølging av i hvilken grad det er gitt informasjon lokalt i den enkelte driftsenhet. o Fylkesadministrasjonen har ikke bedt om noen tilbakemelding verken fra enhetsledere eller arbeidsmiljøutvalgene lokalt og (med et par unntak) heller ikke fått noen informasjon fra de enkelte driftsenheter på hvordan informasjonen og arbeidet med etikk har fungert lokalt. o Det er ikke avholdt noen kurs i regi av fylkesadministrasjonen om etikk. Varslingsrutiner o Administrasjonsavdelingen sendte i august 2008 ut brev til alle fylkeskommunens driftsenheter om rutiner for varsling av kritikkverdige forhold. o Administrasjonsavdelingen har deltatt på ledersamlinger i alle fylkeskommunens sektorer, samt deltatt på fellesmøter med hovedtillitsvalgte og hovedverneombudene og informert om rutinene for varsling. Fylkesrevisjonen i Nordland, september 2009 Side 7 av 17

11 Forvaltningsrevisjon: Etiske retningslinjer o o o Rutiner for intern varsling ligger tilgjengelig for alle som når fylkeskommunens intranett. Rutiner for ekstern varsling er ikke helt ferdig ennå. Det som gjenstår er det tekniske opplegget omkring varsling via internett. Dette forventes imidlertid å være klart i løpet av kort tid. Fylkesrådet vedtok i sak 86/08 at det i februar 2009 skulle gis en rapport til arbeidsmiljø- og administrasjonsutvalget om antall registrerte varsel og hvordan varslene er fulgt opp. Dette er imidlertid ikke gjennomført. Det er opplyst at dette skyldes at varslingsrutinene er så vidt nye Revisjonens vurdering Fylkeskommunen sentralt har lagt godt til rette for informasjon om de etiske retningslinjene slik som forutsatt i fylkestingssak 91/2006. Ledernivået i de enkelte driftsenheter, fylkestingspolitikere, samt hovedverneombud synes å har fått god informasjon om retningslinjene. Vi ser imidlertid at evaluering og oppfølging av de lokale informasjonsoppleggene kunne vært bedre. Slik evaluering og oppfølging mangler helt. Dette var forutsatt gjort både i fylkestingssaken og i arbeidsmiljø og administrasjonsutvalgets sak 04/2007. Manglende evaluering/oppfølging er uheldig ettersom fylkeskommunen dermed mangler grunnlag til å iverksette eventuelle tiltak for å forbedre informasjonen der det måtte være behov for det. Informasjon om varslingsrutiner synes å være gjennomført som forutsatt i fylkesrådssaken. Tilbakerapportering til arbeidsmiljø- og administrasjonsutvalget om antall varsler og oppfølging av disse er imidlertid ikke gjennomført. Revisjonen konstaterer at fylkesrådets vedtak i sak 86/08 dermed ikke er fulgt på dette punkt. 5.2 Kunnskap om retningslinjer Her gjør vi en vurdering av i hvilken grad fylkeskommunens informasjonstiltak har fungert i de enkelte enhetene. driftsenhet drøfter hva de innebærer for deres virksomhet. (FT sak ) o Personer i fylkeskommunal tjeneste oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold i Nordland fylkeskommune, som for eksempel misligheter begått av kolleger eller alvorlige feil eller svakheter i systemet. Kritikkverdige forhold varsles normalt tjenestevei. (Fylkeskommunens etiske retningslinjer pr 2006/ FT 91/06) Fakta Tabell 5.1 Kjenner du til at NFK har etiske retningslinjer for sin virksomhet? Alternativ Prosent Antall Ja 80,0 % 1547 Nei 20,0 % % av respondentene i spørreundersøkelsen opplyser at de kjenner til at fylkeskommunen har etiske retningslinjer for sin virksomhet. Dette innebærer at hver femte (20%) ikke kjenner til at fylkeskommunen har etiske retningslinjer. I forhold til funksjon skiller ledere og politikere seg ut som de grupper som best kjenner til at fylkeskommunen har etiske retningslinjer for sin virksomhet. 5% av politikere og 11% av lederne opplyser at de ikke kjenner til at fylkeskommunen har etiske retningslinjer. Blant mellomlederne er det 6,2% som ikke kjenner til at fylkeskommunen har etiske retningslinjer. Medarbeiderne er de som i størst grad (22,3%) ikke kjenner til de etiske retningslinjene. De som jobber innenfor økonomi/adm.avd., kultur og næring/samferdsel er de som i størst grad kjenner til at fylkeskommunen har etiske retningslinjer. De respondenter som har plassert seg i sektoren annet er de som i minst grad kjenner til at etiske retningslinjer er innført. Svarene viser også at jo lengre en har hatt et tjenesteforhold (ansiennitet) til fylkeskommunen jo flere er det som oppgir at de kjenner til de etiske retningslinjene Revisjonskriterier o Lederne må videre få ansvar for å kommunisere retningslinjene ut i egen driftsenhet, og videreutvikle og styrke den etiske bevisstheten blant ansatte. o Siden retningslinjene har en generell form, er det viktig at man på den enkelte Fylkesrevisjonen i Nordland, september 2009 Side 8 av 17

12 Forvaltningsrevisjon: Etiske retningslinjer Tabell 5.2 Hvilken kjennskap 7 har du til fylkeskommunens etiske retningslinjer? Alternativ Prosent Antall 1 Svært dårlig 6,4 % ,9 % ,2 % ,1 % ,0 % Svært god 6,4 % Tabell 5.2 viser at av de som i tabell 5.1 opplyste at de kjente til at fylkeskommunen har etiske retningslinjer har de fleste av disse oppgitt å ha moderat kjennskap til retningslinjene (svaralternativ 3 og 4). 21,3% opplyser at de har dårlig kjennskap til retningslinjene (alternativ 1 og 2), mens ca. 25,4% mener å ha god kjennskap (alt. 5 og 6) til retningslinjene. Svarene fra lederne og politikerne på dette spørsmålet opplyser om gjennomgående bedre kunnskap om etiske retningslinjer enn medarbeiderne. Ingen ledere, og kun 7,7% av politikerne, opplyste at de hadde dårlig kunnskap om retningslinjene (svaralternativ 1 eller 2). Ansatte i økonomiavdelingen og administrasjonsavdelingen oppgir å ha en bedre kjennskap til retningslinjene enn gjennomsnittet. De med tjenestetid på mindre enn ett år oppgir å ha dårligere kjennskap til de etiske retningslinjer enn de som har lengre tjenestetid. På spørsmål 8 om hvordan en oppfatter kollegaers kjennskap til retningslinjene oppgir de fleste svaralternativ 3 og 4 (moderat kjennskap). Omtrent 25% opplyser at de ikke vet hvordan kollegaenes kunnskap om retningslinjene er. De respondenter som i tabell 5.2 har opplyst å ha dårlig kunnskap om retningslinjene (alt. 1 og 2) er også de som i størst grad vurderer at også kollegaene har dårlig kunnskap om retningslinjene. svaralternativ 1 eller 2. Blant enhetslederne er det imidlertid 12,2% som opplyser at de ikke vet hvilken kunnskap kollegaene har om retningslinjene. For mellomlederne er det tilsvarende resultatet på 13,5%. Ansatte i økonomiavdelingen og administrasjonsavdelingen synes i noe større grad enn andre å mene at kollegaenes kunnskap om de etiske retningslinjene er gode. Tabell 5.3 Er du kjent med at NFK har innført rutiner for varsling av kritikkverdige forhold? Alternativ Prosent Antall Ja 59,1 % 1140 Nei 40,9 % ,1% av respondentene opplyser at de kjenner til at Nordland fylkeskommune har innført varslingsrutiner, dette innebærer at over 40% av respondentene ikke kjenner til disse rutinene. Blant ledere og mellomledere er det ca. 80% som opplyser at de kjenner til at fylkeskommunen har innført varslingsrutiner, tilsvarende tall for politikere er 73,2%. Blant medarbeiderne er det 55% som oppgir at de kjenner til varslingsrutiner. Også for dette spørsmålet er det økonomiavdelingen og administrasjonsavdelingens ansatte som i størst grad opplyser å kjenne til disse rutinene. Ansatte på nærings-og samferdselsavdelingen synes i noe mindre grad enn øvrige ansatte å kjenne til disse rutinene. De som har lengst tjenesteforhold til fylkeskommunen er best kjent med at det er innført varslingsrutiner. På spørsmål om det er innført varslingsrutiner 9 på den enkelte enhet er det 27,7% som opplyser at dette er gjort på deres driftsenhet. De fleste (56,6%) vet ikke om dette er gjort, mens 15,7% opplyser at det ikke er gjort. Lederne og politikerne er den gruppen som har mest tiltro til sine kollegaers kjennskap til de etiske retningslinjer. Kun 6,1% av lederne og 7,7% av politikerne bedømmer at kollegaenes kunnskap om retningslinjene er dårlige, dvs. 7 På en skala fra 1-6, der 1 er svært dårlig og 6 er svært god 8 Jfr. vedlegg 1 spørsmål nr Jfr. vedlegg 1 spørsmål nr. 7 Fylkesrevisjonen i Nordland, september 2009 Side 9 av 17

13 Forvaltningsrevisjon: Etiske retningslinjer Tabell 5.4 Hvordan 10 har informasjonen om de etiske retningslinjer vært til deg? Alternativ Prosent Antall 1 Svært dårlig 9,2 % ,9 % ,5 % ,6 % ,8 % Svært god 5,0 % Ut fra tabell 5.4 ser vi at de fleste er rimelig fornøyd (svaralternativ 3 eller høyere) med informasjonen, men en relativt stor andel (29,1%) har angitt svaralternativ 1 og 2 som betyr at de ikke er fornøyd med informasjonen om de etiske retningslinjer. Ledere og politikere er de grupper som er mest fornøyd med informasjonen. For disse er det kun 4,5% som har angitt svaralternativ 1 og 2. Medarbeidernivået i fylkeskommunen er de som er minst fornøyd, her er det 32,7% som har svart at de ikke er fornøyd med informasjonen (svaralternativ 1 og 2). Ansatte i økonomiavdelingen og administrasjonsavdelingen er mest fornøyd med informasjonen, mens utdanning er noe mindre fornøyd enn de øvrige sektorer. De som har hatt det lengste tjenesteforholdet til NFK (mer enn 10 år) er mest fornøyd med informasjonen, mens de nytilsatte synes å være minst fornøyd. Tabell 5.5 Hvordan ble du gjort kjent med NFK s etiske retningslinjer? 11 Svaralternativ Prosent Antall Ved ansettelsen/oppstarten av 12,4 % 190 tjenesteforholdet Opplæring/kurs 15,5 % 238 Info på interne møter 46,8 % 718 Retningslinjene utdelt direkte 23,0 % 353 Via NFK s hjemmesider 23,7 % 364 Info fra kollegaer 16,0 % 245 Annet, spesifiser her 9,3 % Som det fremgår av tabell 5.5 er det flere informasjonskanaler. Den informasjonskanal som synes hyppigst benyttet er interne møter, hvor nesten halvparten av respondentene opplyser å ha fått informasjon om de etiske 10 På en skala fra 1-6, der 1 er svært dårlig og 6 er svært god 11 Mulig å angi flere svaralternativ retningslinjer. Kun 12,4% opplyser å ha fått informasjon ved ansettelsen. Dette bildet endrer seg noe når en ser på hvor lenge respondentene har hatt et tjenesteforhold til fylkeskommunen. De som har hatt tjenesteforhold mindre enn 3 år opplyser i 32,8% av tilfellene at informasjon er gitt ved ansettelsen. Lederne opplyser i større grad enn andre å ha fått sin informasjon via opplæring/kurs og på interne møter. At kollegaer er en informasjonskanal synes i hovedsak å gjelde for medarbeiderne Revisjonens vurderinger Som det fremgår av tabell 5.1 er det 20% av respondentene som ikke kjenner til at fylkeskommunen har etiske retningslinjer. I tillegg fremgår det av tabell 5.2 at det blant de som har opplyst at de kjenner til retningslinjene er 21,3% som sier de har mangelfull kunnskap om retningslinjene. Når en ser disse to tabellene under ett er det etter revisjonens oppfatning en stor andel som har for dårlig kjennskap til fylkeskommunens etiske retningslinjer. At over 40% av respondentene ikke kjenner til at fylkeskommunen har innført rutiner for varsling av kritikkverdige forhold er oppsiktsvekkende. Dette er rutiner som relativt nylig er innført og også tatt opp skriftlig med de enkelte driftsenheter, dette gjennom brev fra administrasjonsavdelingen. Informasjon om varslingsrutinene fra driftsenhetene til medarbeiderne har etter alt å dømme ikke fungert godt nok. Manglende kjennskap til varslingsrutinene vil åpenbart kunne true de etiske retningslinjenes mål om at det skal varsles om kritikkverdige forhold i fylkeskommunen. En relativt stor andel (29,1%) av de som har svart på undersøkelsen har opplyst at de ikke er fornøyd med informasjonen de har fått. Resultatene fra undersøkelsen viser for fylkeskommunen under ett at informasjonstiltakene ikke har fungert på en tilfredsstillende måte. Avvik fra dette samlede inntrykket forekommer imidlertid. Etter hva vi kan se av svarene fra spørreundersøkelsen er det til medarbeidernivået informasjonen har sviktet. Enhetslederne er i stor grad fornøyd med informasjonen, det samme er imidlertid ikke tilfelle for medarbeiderne. Enhetslederne i fylkeskommunen bør derfor vurdere sine informasjonsopplegg og se på hva som kan gjøres for å forbedre disse. Fylkesrevisjonen i Nordland, september 2009 Side 10 av 17

14 Forvaltningsrevisjon: Etiske retningslinjer Trolig bør man også fra sentralt hold i fylkeskommunen vurdere å gjøre en oppfølging av de enkelte driftsenheters informasjonsopplegg i forhold til dette området. I denne sammenheng viser vi også til våre vurderinger under punkt Avslutningsvis kan en stille spørsmål til hvilken informasjon som gis til nyansatte. Kun 32,8% av respondentene som er ansatt de siste tre år har opplyst at de har fått informasjon om de etiske retningslinjer ved ansettelsen. Det burde etter revisjonens oppfatning være en selvfølge at slik informasjon gis allerede på ansettelsestidspunktet. Vi vet også at dette er praksis blant annet på fylkeshuset. 5.3 Etterlevelse av retningslinjer I dette punktet ser vi nærmere på i hvilken grad de etiske retningslinjene etterleves i praksis Revisjonskriterier o Alle som er i fylkeskommunal tjeneste, og særlig ledere, har et ansvar for at retningslinjene blir fulgt. Ved tvil, eller fare for kritikk, må den enkelte søke råd hos overordnet. Politikere må søke råd hos fylkesordføreren, fylkesordførerens forretningsutvalg eller fylkestingets kontrollkomité. (FT sak ) o For å styrke åpenhet og tillit anbefaler Nordland fylkeskommune en registreringsordning hvor det føres oversikt over økonomiske interesser for politikere, ledere i fylkesadministrasjonen og driftsenhetsledere. (Fylkeskommunens etiske retningslinjer pr 2006/ FT 91/06) Fakta Tabell 5.6 I hvilken grad 12 mener du de etiske retningslinjene etterleves der du har ditt tjenesteforhold? Svaralternativ Prosent Antall 1 Svært dårlig 1,6 % ,3 % ,4 % ,0 % ,5 % Svært godt 9,1 % 142 Vet ikke 21,1 % På en skala fra 1-6, der 1 er svært dårlig og 6 er svært godt 1552 Som det fremgår av tabell 5.6 mener de fleste at de etiske retningslinjene etterleves på en tilfredsstillende måte (svaralternativ 3-6). En andel på 6,9% mener imidlertid at det er en dårlig etterlevelse av retningslinjene (svaralternativ 1 og 2). Det er også en andel på 21,1% som ikke vet hvordan etterlevelsen av retningslinjene er. De respondenter som har opplyst å ha dårlig kjennskap til retningslinjene (tabell 5.2 svaralternativ 1 eller 2) har dårligere forutsetning til å svare på dette spørsmålet enn andre. Dersom en ser bort fra svarene fra disse respondentene viser det seg at andelen som mener at retningslinjene etterleves dårlig, reduseres til 4,8%. Lederne opplyser i større grad enn andre at de mener at retningslinjene etterleves. Ingen ledere har angitt svaralternativ 1 eller 2 på dette spørsmålet. Det er også få ledere som svarer vet ikke på dette spørsmålet. Også politikerne og mellomlederne mener at retningslinjene etterleves i større grad enn hva medarbeiderne i fylkekommunen gjør. Ansatte på næring og samferdsel og økonomi/administrasjonsavd. er de som i størst grad mener at retningslinjene etterleves. Ansiennitet i fylkeskommunen synes ikke å ha noen stor betydning for hvordan en vurderer etterlevelsen av retningslinjene. Tabell 5.7 Har ledelsen der du har ditt tjenesteforhold drøftet med de ansatte hva disse retningslinjene innebærer for deres virksomhet? Alternativ Prosent Antall Ja 36,8 % 568 Nei 30,5 % 471 Vet ikke 32,8 % Fylkeskommunens etiske retningslinjer har en generell form og det er i fylkestingssak 91/06 forutsatt at den enkelte driftsenhet skal drøfte hva de innebærer for deres virksomhet. Som en ser av tabell 5.7 er det et mindretall (36,8%) av respondentene som mener at dette er gjennomført. Blant lederne er det imidlertid 69,4% som opplyser at dette er drøftet, mens 52,2% av mellomlederne opplyser at slik drøfting er gjennomført. Tilsvarende tall for medarbeiderne er 32,2%. Ansatte ved økonomi/adm.avd. og kultur/miljø er de som i størst grad opplyser at dette er drøftet med de ansatte. Næring og samferdsel Fylkesrevisjonen i Nordland, september 2009 Side 11 av 17

15 Forvaltningsrevisjon: Etiske retningslinjer synes å være de som i minst grad har gjennomført slik drøfting. Virksomhetstilpassede retningslinjer Tolv prosent 13 av respondentene opplyser at det ved deres arbeidsplass er etablert egne spesifikke/utdypende retningslinjer utover fylkeskommunens etiske retningslinjer. Det synes særlig å være innenfor utdanning og tannhelse at dette er etablert. Eksempler på retningslinjer som oftest er nevnt er bruk av fylkeskommunens eiendeler til private formål, mobbing/trakassering og bruk av internett og e-post. 14 I overkant av 11% 15 av respondentene opplyser at det også er etablert kontrollrutiner for å sikre at etiske retningslinjer etterleves. De kontrollrutinene det vises mest til i denne sammenheng er registrering/godkjenning for privat bruk av arbeidsplassens eiendeler samt godkjenningsrutiner for bierverv 16. De som har opplyst at der er etablert kontrollrutiner synes også i hovedsak å mene at disse kvalitetsmessig er tilfredsstillende. 17 Lederne synes å være noe mindre fornøyde med kontrollrutinene enn gjennomsnittet. Her må det imidlertid nevnes at det kun er ni ledere som har svart på dette spørsmålet. Grunnlaget for å konkludere basert på dette er dermed mangelfullt. Årsaken til at det ikke er etablert kontrollrutiner synes å være sammensatt. De fleste opplyser at de ikke vet, men flere mener at det ikke er behov, mens andre igjen mener at det er liten fokus på kontroll. 18 Tabell 5.8 Kjenner du til at de etiske retningslinjene anbefaler å registrere dine økonomiske interesser i et eget offentlig register? (Styrevervregisteret) 19 Alternativ Prosent Antall Ja 84,1 % 74 Nei 15,9 % Dette spørsmålet gjelder kun enhetsledere og politikere og er derfor kun stilt disse gruppene. Som en ser av tabell 5.8 er det 15,9% av enhetslederne og politikerne som ikke kjenner til retningslinjenes anbefaling om å registrere sine verv i styrevervregisteret. Når gruppen deles opp ser vi at det blant politikerne er kun 7,7% som ikke kjenner denne anbefalingen mens tilsvarende tall for lederne er 22,4%. Tabell 5.9 Har du fulgt de etiske retningslinjenes anbefaling om å registrere dine økonomiske interesser i et eget offentlig register? (Styrevervregisteret) Alternativ Prosent Antall Ja 66,7 % 58 Nei 33,3 % Tabell 5.9 viser at en tredjedel av de aktuelle respondentene opplyser å ikke ha registrert seg. Fordelingen mellom ledere og politikere er at 68,8% av lederne mens 64,1% av politikerne opplyser å ha registrert seg. For ansatte har administrasjonsavdelingen definert hvilke ansatte som bør registrere seg i dette registeret. De aktuelle ansatte får da en påminnelse fra administrasjonsavdelingen hvor registrering anbefales. Avdelingen har også et opplegg hvor det følges opp hvem som registrerer seg. Per august 2009 opplyser administrasjonsavdelingen at de kun har 4 ansatte som ikke er registrert, disse følges opp og forventes å registrere seg med det første. I spørreundersøkelsene er det imidlertid 15 ansatte som har opplyst at de ikke har registrert seg. Av svarene fra politikerne ser vi at 14 politikere opplyser å ikke ha registrert sine interesser i styreverv registeret. Dette samsvarer også bra 13 Jfr. vedlegg 1 spørsmål Jfr. vedlegg 1 spørsmål Jfr. vedlegg 1 spørsmål Jfr. vedlegg 1 spørsmål Jfr. vedlegg 1 spørsmål Jfr. vedlegg 1 spørsmål Webbasert register opprettet av KS hvor folkevalgte, ansatte og styremedlemmer kan registrere sine verv og økonomiske interesser. Registeret er åpent for allmennheten gjennom Registrering er frivillig for den enkelte folkevalgte eller ansatte. Fylkesrevisjonen i Nordland, september 2009 Side 12 av 17

16 Forvaltningsrevisjon: Etiske retningslinjer med det vi kan se fremgår av registeret per august På spørsmål 20 om noen har vært i situasjoner hvor en har vært redd for kritikk eller vært i tvil om ens handlinger kunne komme i konflikt med fylkeskommunens etiske retningslinjer svarer ca. 84,9% at de ikke har det, mens 15,1% har vært det. Lederne er oftere enn medarbeiderne og politikerne i slike situasjoner, 22,4% av lederne opplyser at de har vært i slike vanskelige situasjoner. Ut fra svarene ser vi at disse situasjonene i 59,4% av tilfellene er håndtert ved å søke råd hos overordnet, 49,6% hos kollegaer og 40,6% opplyser at de har håndtert disse situasjonene på egen hånd. Respondentene hadde mulighet for å angi flere svaralternativ. Fra svarene 21 ser vi også at flere har angitt at de har søkt råd fra flere hold for å håndtere vanskelige situasjoner. Lederne og mellomlederne opplyser i vesentlig større grad enn medarbeidere at de har tatt opp disse situasjonene med overordnet (hhv. 63,6 og 79,6 prosent). Samtidig synes også lederne å søke råd hos hverandre i forhold til slike situasjoner. Tabell 5.10 Er det i løpet av de siste 3 årene avdekket brudd på de etiske retningslinjene der du har ditt tjenesteforhold, hvor ofte har i så fall dette skjedd? Alternativ Prosent Antall Kjenner ikke til noen tilfeller 84,6 % 1304 Ja, sjeldnere enn en gang per år 7,9 % 121 Ja, en til to ganger per år 4,4 % 68 Ja, mer enn to ganger per år, men mindre enn månedlig 2,4 % 37 Ja, månedlig eller oftere 0,7 % Som det fremgår av tabellen er det 84,6% av respondentene som ikke kjenner til at det er avdekket brudd på de etiske retningslinjene. 7,9% opplyser at de kjenner til brudd, men da sjeldnere enn årlig. Noen respondenter mener også at brudd er relativt hyppig forekommende. Lederne opplyser i større grad enn andre at de kjenner til brudd på de etiske retningslinjer. 31,3% opplyser at de kjenner til brudd på retningslinjene. Imidlertid opplyser de fleste av disse at brudd oppstår sjeldnere enn en gang per år. Politikere er de som i minst grad opplyser å kjenne til brudd på fylkeskommunens etiske retningslinjer. 20 Jfr. vedlegg 1 spørsmål Jfr. vedlegg 1 spørsmål 24 Brudd synes å fordele seg på mange forskjellige områder 22 av de etiske retningslinjene. De mest hyppig angitte områder er, bruk av arbeidsplassen eiendeler til private formål, mobbing/trakassering og adgang til å ha bierverv. Lederne angir at adgangen til å ha bierverv samt bruk av fylkeskommunens innkjøpsavtaler til private formål som de områder som hyppigst brytes. Tabell 5.11 Hvordan ble brudd på de etiske retningslinjene håndtert? 23 Alternativ Prosent Antall Ingen reaksjon 36,1 % 84 Forholdet fikk konsekvenser og 32,2 % 75 ble sanksjonert internt av ledelsen Forholdet ble politianmeldt 1,3 % 3 Annet, spesifiser her 17,6 % 41 Vet ikke 22,7 % I og med at respondentene kunne kjenne til flere forskjellige brudd på retningslinjene og dermed forskjellige reaksjoner var det mulighet for å angi flere svaralternativ. Som en ser av svarene i tabell 5.11 er det også noen respondenter som har avgitt flere svaralternativ. Tabellen viser at 36,1% av respondentene opplyser at det ikke ble noen reaksjon som følge av brudd på retningslinjene. 32,2% av respondentene opplyser at ledelsen håndterte dette internt. 17,6% av respondentene kjenner ikke til hvordan bruddene ble håndtert, mens tre respondenter (1,3%) opplyser at forholdet ble politianmeldt. Av de som har svart annet synes det ut fra kommentarene 24 til spørsmålet som om det i noen tilfeller ikke har vært noen reaksjon men også tydelig at ledere i flere tilfeller har hatt en intern oppfølging med den enkelte. Ingen ledere eller mellomledere opplyser at de kjenner til brudd på de etiske retningslinjene som er politianmeldt. Ellers opplyser 53,3% av lederne at brudd har fått konsekvenser og er håndtert av ledelsen. 13,3% av lederne opplyser at de avdekkede brudd ikke medførte noen reaksjon. 22 Jfr. vedlegg 1 spørsmål Det var i dette spørsmålet mulig å angi flere svaralternativ 24 Alle spørsmål med svaralternativ annet hadde et felt hvor respondentene kunne gi utfyllende forklaring Fylkesrevisjonen i Nordland, september 2009 Side 13 av 17

17 Forvaltningsrevisjon: Etiske retningslinjer Tabell 5.12 Hva mener du er årsaken til at det ikke er avdekket brudd på de etiske retningslinjene? Navn Ingenting å avdekke fordi retningslinjene alltid følges Mangler tilfredsstillende kontrollrutiner Prosent Antall 23,0 % ,2 % 236 Etablerte rutiner fungerer ikke 2,4 % 31 Annet, spesifiser her 4,3 % 56 Vet ikke 52,0 % Av de som svarte at de ikke kjente til noen brudd på de etiske retningslinjene opplyser 52% at de ikke vet hva som er årsaken til at brudd ikke avdekkes. Omtrent 20% mener at det enten mangler kontrollrutiner eller at disse er for dårlige. 23% mener at det ikke er noen brudd å avdekke ettersom retningslinjene alltid følges. Lederne og politikerne opplyser i større grad enn andre at de mener at retningslinjene alltid følges. Prosentandelene for disse er henholdsvis 37,5 og 42,9 som mener at retningslinjene alltid følges. Innenfor tannhelse mener man i noen større grad enn andre sektorer at retningslinjene alltid følges Revisjonens vurdering Blant de som har opplyst at de kjenner til fylkeskommunens etiske retningslinjer synes det i all hovedsak å være enighet om at retningslinjene etterleves jfr. tabell 5.6. Vi tolker dette som et uttrykk for at den etiske standarden i fylkeskommunen oppfattes å være god. En relativt stor andel av de som deltok i undersøkelsen har imidlertid opplyst at de ikke kjenner til at fylkeskommunen har et etisk regelverk, i tillegg er det flere som har oppgitt at de har noe mangelfull kjennskap til disse retningslinjene. Dette gjør konklusjonen ovenfor noe usikker, men det er fortsatt et klart flertall som mener at den etiske standarden i fylkeskommunen er tilfredsstillende. Det er positivt at lederne i fylkeskommunen har en klar oppfatning om at retningslinjene etterleves. Det er etter revisjonens mening viktig at lederne har kunnskap om i hvilken grad de ansatte etterlever de etiske retningslinjene. Samtidig må en her ta hensyn til at medarbeiderne og lederne svarer forskjellig på de fleste spørsmålene. Det kan dermed stilles spørsmål til om lederne kjenner godt nok til sin egen driftsenhet/organisasjon. I følge tabell 5.7 fremgår det at enhetslederne kun i mindre grad har drøftet med sine ansatte hva de etiske retningslinjene innebærer for deres virksomhet. Dette er uheldig og heller ikke i tråd med fylkestingssak 91/06 som også gir lederne ansvar for å videreutvikle og styrke den etiske bevisstheten blant de ansatte. En oppfølging av retningslinjene som forutsatt i Ftsaken sier etter vår oppfatning noe om ledelsens holdninger til disse retningslinjene, og har en signaleffekt på de ansatte. Selv om en ikke ser behovet for slik spesifikk drøfting setter dette fokus og medfører informasjon til de ansatte. Vi minner om at ikke alle ansatte er fornøyd med den informasjon en har fått om retningslinjene. På dette spørsmålet er det riktignok stort avvik mellom det som medarbeiderne og lederne oppgir. Det kan være grunn til at ledelsen ser nærmere på hva dette skyldes. Revisjonen mener at det er positivt at noen enheter har utarbeidet egne virksomhetstilpassede retningslinjer og kontrollrutiner. Omfanget av dette er imidlertid ikke spesielt stort og flere enheter bør trolig vurdere dette. Tabell 5.12 viser også at 20,6% av respondentene mener at årsaken til at brudd på de etiske retningslinjene ikke avdekkes skyldes at fylkeskommunen mangler kontrollrutiner eller at rutinene er for dårlige til å fange opp brudd. Også dette kan tyde på at flere enheter bør vurdere å innføre kontrollrutiner. Samtidig er det vår oppfatning at ansatte kan være noe dårlig informert om hvilke kontrollrutiner som er etablert, vi viser i denne sammenheng til at over 40% ikke kjenner til at fylkeskommune har innført rutiner for varsling av kritikkverdige forhold. Styrevervregisteret Styrevervregisteret er en frivillig ordning som tilbys fra KS. Det er frivillig både for fylkeskommunen og for den enkelte om en vil registrere sine verv og økonomiske interesser her. De etiske retningslinjene anbefaler imidlertid en registrering i dette registeret. Et flertall av fylkestingets medlemmer har også gjort dette. Det er imidlertid en del politikere som ikke har registrert seg ennå. Vi anbefaler derfor de av fylkestingets medlemmer dette gjelder om å registrere seg. For ansatte er det avvik mellom det respondentene opplyser og de tall administrasjonsavdelingen har. Årsaken til denne forskjellen ligger trolig i at enkelte ansatte selv har definert seg som enhetsledere Fylkesrevisjonen i Nordland, september 2009 Side 14 av 17

18 Forvaltningsrevisjon: Etiske retningslinjer og dermed ansett seg som omfattet av anbefalingen om registrering mens de i realiteten ikke er omfattet av ordningen. Vi viser til våre kommentarer til tabell 3.1. Vi vurderer det slik at de ansattes registrering i styrevervregisteret er under tilfredsstillende kontroll og oppfølging. Omtrent 15% av respondentene opplyser å ha vært i situasjoner hvor de har vært redd for kritikk eller vært i tvil om ens handlinger kunne komme i konflikt med fylkeskommunens etiske retningslinjer. I slike tilfeller angir retningslinjene at ansatte skal søke råd hos overordnede. Dette er også gjort i mange tilfeller. Det er imidlertid flere som ikke gjør dette, over 40% har oppgitt at de har håndtert slike situasjoner på egen hånd. Dette kan igjen tyde på at enhetslederne i for liten grad har gjennomgått/drøftet fylkeskommunens etiske retningslinjer med sine ansatte. Enhetsledere bør trolig prioritere en slik drøfting med de ansatte slik at det legges til rette for at ansatte oftere tar opp vanskelige situasjoner med sine overordnede. Tabell 5.10 viser at respondentene i liten grad kjenner til brudd på fylkeskommunens etiske retningslinjer. Dette kan skyldes at brudd også i virkeligheten forekommer relativt sjeldent. Her må en imidlertid ta høyde for at kjennskapen til retningslinjene kan være mangelfull, i tillegg til at ikke alle brudd på retningslinjene blir kjent. Dette vil medføre en underrapportering i tabell På den annen side kan flere respondenter ha henvist til de samme bruddene på etiske retningslinjer. Dette innebærer at tabellen kan gi et inntrykk av at brudd er hyppigere forekommende enn hva realiteten er. Også blant lederne (som må forventes å kjenne til flere brudd enn medarbeiderne) blir det ansett at brudd er relativt sjeldent forekommende. Dette tyder også på at brudd i realiteten forekommer sjelden. Revisjonen er noe overrasket over resultatet i tabell 5.11 viser at så vidt mange respondenter (36,1%) opplyser at det ikke ble gitt noen reaksjon på brudd på de etiske retningslinjene. Også til dette spørsmålet må det imidlertid tas høyde for at respondentene henviser til de samme brudd slik at prosentandelene i tabellen kan være høyere enn realiteten. En annen mulig forklaring er at det er usikkert hvordan en definerer en reaksjon. Etter vår mening er en samtale med ansatte, med ledelsens presisering av hva som er korrekt praksis, også en reaksjon. Ikke alle respondenter trenger å være av samme oppfatning når de har svart. Vi kan heller ikke være sikre på at alle respondenter kjenner til hvilken reaksjon som er gitt. Vi kan derfor ikke trekke noen sikker konklusjon om at ledelsen ikke har tilstrekkelig oppfølging av brudd på retningslinjene. Vi mener likevel det bør stilles spørsmål til om det alltid gis en adekvat reaksjon på brudd på fylkeskommunens etiske retningslinjer. Basert på resultatet av spørreundersøkelsen bør trolig lederne derfor vurdere hvilken praksis de følger i forhold til oppfølging av ansattes brudd på retningslinjene. 6. Konklusjon, anbefaling Problemstilling 1. Sentrale informasjonstiltak: Ansvaret for sentrale informasjonsrutiner ligger på fylkesrådet og er i praksis håndtert av administrasjonsavdelingen. o o o Det er fylkesrevisjonens vurdering at informasjon fra fylkesrådet til enhetsledere, fylkespolitikere og hovedverneombud har vært tilfredsstillende. Evaluering og oppfølging av fylkeskommunale enheter har imidlertid ikke fungert som forutsatt. Fylkesrådet mangler dermed kunnskap om i hvilken grad retningslinjene er implementert ved de enkelte driftsenheter i fylkeskommunen. Vi anbefaler at det ses nærmere på hva som kan gjøres for å ha en bedre oppfølging av de enkelte fylkeskommunale enheter. Informasjon om fylkeskommunens varslingsrutiner vurderes å være gjennomført som forutsatt i fylkesrådets sak om varsling. Tilbakerapportering fra de enkelte enheter mht. antall varsler og oppfølging er imidlertid ikke foretatt som vedtatt i fylkesrådssaken. Også dette anbefales sett nærmere på. Problemstilling 2, Kunnskap om retningslinjene: For at ansatte og politikere i Nordland fylkeskommune skal ha en aktiv og bevisst holdning til fylkeskommunens etiske regelverk er det av avgjørende betydning at informasjonsrutiner fungerer slik at alle har kjennskap til dette regelverket. Dette er Fylkesrevisjonen i Nordland, september 2009 Side 15 av 17