IÆbLE Representantskapsmøte 14. mai Møteprotokoll. KomRev Trøndelag IKS. Møtested: Quality Grand Hotell, Steinkjer.

Transkript

1 IÆbLE KomRev Trøndelag IKS Representantskapsmøte 14. mai 2012 Møteprotokoll Møtested: Møtetid: Til stede: Quality Grand Hotell, Steinkjer Kl. 13:00 14:00 Fra deltakerkommunene: Eli Grevskott Jostein Trøite Bjørn Arild Gram Endre Skjervø Olav Johan Morken Bård Langsåvold Ole Hermod Sandvik Rose Vinge Ola Aursand Hans Heieraas Bjørn Iversen Per Sverre Fikse Morten Stene Birgit Fossvik Tore Sørhaug Ragnheid E. Ona-Hauffen Skjalg Åkerøy Aud Randi Gjertsås Ole Joar Flaat Arnt Miekelsen Edmund Dahle Kari A. Bøkestad Andreassen Andre N. Skjelstad Nord-Trøndelag fylkeskommune Nord-Trøndelag fylkeskommune Steinkjer kommune Steinkjer kommune Namdalseid kommune Meråker kommune Stjørdal kommune Stjørdal kommune Frosta kommune Levanger kommune Verdal kommune Verdal kommune Namsos kommune Flatanger kornmune Nærøy kommune Snåsa kommune Grong kommune Lierne kornmune Høylandet kommune Røyrvik kommune Sømna kommune Vevelstad kommune Verran kommune Fra KomRev Trøndela IKS: Elin Rodum Agdestein Arnt Robert Haugan Terje Wist styreleder revisjonsdirektør ass revisjonsdirektør Forfall: Trude Holm Robert Svarva Trude Holm Kjersti Tommelstad Bjørg Tingstad Olav Jørgen Bjørkås Steinar A spl Nord-Trøndelag fylkeskommune Levanger kommune Verdal kommune Namsos kommune Fosnes kommune Flatanger kommune Nærøy kommune

2 Ikke møtt: Hege Nordheim-Viken Stian Brekkvassmo Per Olav Tyldum Vigdis Hjulstad Belbo Alf Robert Arvasli Ken-Riehard Hansen Bjørn Skjelstad Ida Stuberg ICåre Aalberg Per Helge Johansen Petter Bjørnli Arne Sætre Andre Møller Kristian Sundal Høylandet kommune Namsskogan kommune Overhalla kommune Snåsa kommune Lierne kommune Vevelstad kommune Verran kommune Inderøy kommune Namsos kommune Leka kommune Bindal kommune Brønnøy kommune Vega kommune Levanger kommune Åpning av møtet Representantskapets ordfører Bjøm Iversen ønsket velkommen til møtet, og foretok navneopprop. Innkalling og saksliste ble godkjent. Som referent ble valgt: Til å underskrive møteprotokollen ble valgt: Terje Wist Eli Grevskott og Skjalg Åkerøy Folgende saker ble bebandlet: 01/12 ORIENTER1NG FRA STYRELEDER OG DAGLIG LEDER Representantskapets vedtak: Representantskapet tar orienteringen fra styreleder og daglig leder til etterretning. 02/12 ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR 2011 Styrets innstilling: 1. Årsregnskapet for 2011 for KomRev Trøndelag IKS vedtas med et regnskapsmessig resultat (mindreforbruk) på kr i driftsregnskapet. 2. Årets regnskapsmessige mindreforbruk kr avsettes til disposisjonsfond. 3. Årsberetningen for 2011 godkjennes. Representantskapets vedtak: I. Årsregnskapet for 2011 for KomRev Trøndelag IKS vedtas med et regnskapsmessig resultat (mindreforbruk) på kr i driftsregnskapet. 2. Årets regnskapsmessige mindreforbruk kr avsettes til disposisjonsfond, 3. Årsberetningen for 2011 godkjennes,

3 03112 BUDSJETT 2013 OG ØKONOMIPLAN Styrets Innstilling: 1. Representantskapet godkjenner budsjett for 2013 med en netto overføring fra deltakerkommunene på kr Representantskapet godkjenner økonomiplan for perioden Representantskapets vedtak: 1. Representantskapet godkjenner budsjett for 2013 med en netto overføring fra deltakerkommunene på kr Representantskapet godkjenner økonomiplan for perioden /11 VALG Valgkomiteens innstilling: Styremedlemmer: Boje Reitan (ny) Jon Lennart Selleeg (gjenvalg) Oddvar Fossum (ny) Personlige vararepresentant Funksjonstid Frode Revhaug (ny) 2 år Laura Sve Øie (gjenvalg) 2 år 01aug Mikkelsen (ny) 2 år Disse er ikke på valg i 2012: Elin Agdestein, Steinkjer Anne Birgitt S. Sklett, Grong ) Torkil Berg, NTFK Valg av leder og nestleder: Som leder velges: Som nestleder veiges: Representantskapet: Leder: Nestleder: Leif Hjulstad, Inderøy Rune Wik, Fosnes Borgny Kjølstad Grande, NTFK EIin Agdestein (gjenvalg) Boje Reitan (ny) Bjørn Iversen Per Olav Tyldurn I år 1 år 1 år 1 år år Valgkomite for hele valgperloden: Ei Grevskott (ny) Bjørn Arild Gram (gienvalg) Andre Møller (ny) xxx xxx xxx (Fylkeskommunen) (Innherred) (Sør-Helgeland) (Indre Namdal) (Ytre Namdal) (Søndre Innherred) Valg av leder i valgkomiteen: EIi Grevskott (ny) (Fylkeskommunen) 1 år

4 Representantskapets behandling: Forslag fremmet i møtet Valgkomite for hele valgperioden: Vigdis Hjulstad Belbo (Indre Namdal) Roger Lundin (Ytre Namdal) Ola Aursand (Søndre Innherred) Representantskapets vedtak: Valgkomiteens forslag med tillegg fremmet i møte, enstemmig vedtatt. 05/12 GODTGJØRELSE Valgkomiteens Forslag til endringer i godtgjørelser: Stvret: Styrets leder: Styremedlemmer: Ordfører i representantskapet: pr. år pr. år pr. møte Representantskapets behandling: Forslag fitmmet i møte av Bjørn Iversen: itimerte For ulegitimerte krav i ordimer inntekt og andre inntektstap som følgje av vervet, kan det etter regning utbetales erstatning med inntil kr 850,- pr. dag. Full dekning gis for 7,5 timers frawer. i e v. Legitimert tapt arbeidsfortjeneste (lønn. og feriepenger) i forbindelse med vervet godtgjøres av selskapet. Det settes et tak på kr 3 000,- pr. dag. e odt el Settes til kr I 500,- pr. møte. Representantskapets vedtak: Valgkomiteens forslag med tillegg fremmet i møte, enstemmig vedtatt. Steinkjer, 14. mai 2012 nwtdeder Elin Grevskott Sk alg kerøy

5 KOMREV TRØNDELAG IKS SAKSPAPIR BUDSJETT 2013 OG ØKONOMIPLAN Saks an : Møtedato: Saksbeh.: Saksnr.: Styret AHA 10/12 Re resentantska et /12 Styrets innstilling: 1. Representantskapet godkjenner budsjett for 2013 med en netto overføring fra deltakerkommunene på kr Representantskapet godkjenner økonomiplan for perioden Vedlegg: 1. Forslag til budsjett for Forslag til overføringer fra deltakerkommunene Forslag til økonomiplan for Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 4. Spesifisert budsjett for 2013 Saksopplysninger: Ifølge forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper, skal representantskapet innen årets utgang fastsette bindende økonomiske rammer for driften. Styret for selskapet fastsetter den nærmere fordeling av de økonomiske rammene. Daglig leders forslag til budsjett for 2013 følger som vedlegg 1. Styret vil i tillegg få framlagt et spesifisert budsjett. Overføringene fra deltakerkommunene for 2013 framgår av vedlegg 2, mens vedlegg 3 er økonorniplan for perioden Driftsbudsjettet for 2013 Budsjettarbeidet i KomRev Trøndelag IKS bygger på følgende prinsipper: 1. Overføring fra kommunene til revisjonen i 2004 er utgangspunktet. 2. I det årlige budsjett kan det gjøres tillegg for den kommunale deflator. 3. Revisjonen forplikter seg til å redusere de samlede kostnadene med 20 % i perioden Medgått tid til revisjon skal være kriterium for fordeling av kostnadene mellom deltakerkommunene.

6 I sak om budsjett for 2009 ble det lagt fram statistikk som viste at selskapet, som forutsatt i samarbeidsavtalen, hadde redusert de reelle kostnadene med mer enn 30 % fra 2004 til 2007, noe som skyldes at den faktiske kommunale deflator årlig hadde viste seg å være høyere enn den beregnede deflator som ble brukt ved utarbeidelsen av budsjettforslagene. I budsjettet for 2009 ble det derfor lagt til grunn en økning som var høyere enn den kommunale deflator. I budsjettet for 2012 var en deflator på 3,0 % brukt. Overføringer fra kommunene I budsjettet for 2013 har vi anslått den kommunale deflatortil 3,5 % basert på prognoser fra SSB. Overføringene fra kommunene er justert for denne økningen og avrundet noe på bakgrunn av rnedgåtte ressurser til revisjon av den enkelte kommune. Ingen kommune har fått økt overføringene ut over 3,5 % med mer enn 1000 kr. Fra 2010 inkluderer overføringen fra deltakerkommunene også selskapskontroll. På bakgrunn av et behov for å modernisere og fornye innenfor IKT området i selskapet, er det foreslått en ekstra overføring fra den enkelte kommunene på mellom 4000 og kr. Se avsnittet nedenfor angående øvrige driftsutgifter for ell nærmere begrunnelse. Andre inntekter Andre inntekter gjelder revisjonshonorar fra kommunale foretak, kirkelige fellesråd, stiftelser/legater, fjellstyrer m.v. Refusjoner gjelder bl.a. refunderte sykepenger og momskompensasjon. Lønnsutgifter Posten lønn inkl sosiale utgifter er økt ut fra en forventet lønnsøkning på 3 % i budsjettet ble lønnsposten økt noe mer enn forventet lønnsøkning. Årsaken til dette var et fokus på sykefravær, og mulige forebyggende tiltak. Et tiltak var å øke bemanningen i selskapet for å forhindre et for stort arbeidspress. I denne vurderingen ble det også lagt vekt på at 1/3 av selskapets ansatte er over 55 år, og at det var viktig å tenke rekruttering og kompetanseoverføring i et lengre tidsperspektiv. I tillegg ønsket daglig leder å fratre som leder og gå inn i annen stilling i selskapet i løpet av høsten Samlet sett var dette begrunnelsen for å øke lønnsbudsjettet. Økningen i budsjett var imidlertid ikke tilstrekkelig til fullt å dekke de faktiske kostnadene. Det ble derfor budsjettert med bruk av fond. Selskapets pensjonsutgifter er høye og varierende. For 2011 utgjorde pensjonsutgiftene nær 2,56 mill kr etter at ansattes andel er fratrukket. Det årlige premieavviket varierer betydelig fra år til år i 2009 var premieavviket på 0,7 mill kr og i ,0 mill kr og 20111,1 mill kr. Dette gjør at det er vanskelig å budsjettere denne posten. Øvrige driftsutgifter De største postene under øvrige utgifter gjelder husleie/ strøm, reiseutgifter, utgifter til lisenser og kompetansehevingstiltak. For postene datalisenser/avgifter er det lagt inn en høyere økning enn prisvekst tilsier, pga kostnader for nye lisenser/avgifter. I tillegg er posten internett økt vesentlig med bakgrunn i nye priser for linjeleie av bredbånd. En desentralisert kontorstruktur gjør at dette får en årsvirkning på ,- i økte kostnader for selskapet. Selskapet står foran en nødvendig fornying og modernisering innenfor 1KT området. Dette startet i 2011 med innkjøp av et nytt elektronisk revisjonsverktøy. Videre vil det i 2012 bli

7 foretatt en nødvendig utskiftning av en server og modernisering av serverparken til selskapet. Dette forsvares ved bruk av fond avsatt for 1KT investeringer. Med en desentralisert kontorstruktur er vi avhengig av tilstrekkelig bredbåndkapasitet og fungerende datasystemer, for å kunne kommunisere og samhandle faglig på en rasjonell og god måte. På bakgrunn av dette er det ønskelig å innføre videokonferanseutstyr på hvert kontorsted i selskapet. I tillegg er det ønskelig å innføre ett nytt timeregistreringssystem til erstatning for dagens to system for registrering av fieksitid og timeregistrering. Med unntak av ny server krever dette i liten grad investeringer, men betyr økte driftskostnader som følge av lisenser og avgifter. Totalt betyr økte kostnader til bredbånd og lisenser nærmere i årlige utgifter. Oppgraderingen og modemiseringen innenfor 1KT området er nødvendig. De økte driftskostnadene dette medfører, kan forsvares gjennom en reduksjon av lønnsbudsjettet tilsvarende en halv stilling i løpet av 2013 og Denne reduksjonen muliggjøres gjennom effektivisering av driften som følge av mindre tid til reising og mer effektive systemer. Reisekostnader og kjøp av varer og tjenester må også reduseres. I tillegg er det nødvendig å styrke driftsbudsjettet med å øke overføringene fra eierkommunene tilsvarende kr I 2011 og 2012 blir det brukt av selskapets fondsmidler for å unngå økte overføringer ut over kommunal deflator. Dette er ikke bærekraftig på sikt og inntektene må derfor bringes i balanse med utgiftene i løpet av Investeringsbudsjett for 2013 Det er budsjettert med innbetaling av egenkapitalinnskudd til KLP på kr, som finansieres ved overføring fra dfiftsregnskapet. økonomiplan for Ifølge lov om interkommunale selskaper 20 skal representantskapet en gang i året vedta selskapets økonomiplan. Denne skal legges til grunn ved selskapets budsjettarbeid og øvrige planleggingsarbeid. økonomiplanen skal omfatte de 4 neste budsjettår, og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter og forventede utgifter, samt investeringsplaner og finansiering av disse i planperioden. Forslag til økonomiplan er utarbeidet iht samarbeidsavtaler og økonomiplan for perioden For 2013 er en kommunal deflator på 3,5 % brukt som forutsetning. Tallene i økonomiplanen er i faste 2013-kr. Det vises til vedlegg 2. Oversikt over fondsbeholdning og budsjettert bruk av fond For å unngå en større økning av overføfingene fra kommunene enn og det den kommunale defiator tilsier, legges det opp til bruk av fond i 2013 i økonomiplanperioden. Selskapet har pr følgende fond: Fritt disposisjonsfond: kr Årsresultat 2011 kr Fond til IKT, etableringsutgifter m.v. kr Disp.fond innbetalt egenkapital kr Pensjonsfond: kr

8 Oversikten viser at ved økonomiplanperiodens utløp vil fortsatt selskapets innbetalte egenkapital være intakt, sammen med ea 1,5 mill kr av pensjonsfondet.

9 KomRev Trøndelag IKS Vedlegg 1 Sak 10/12 KomRev Trøndelag IKS Agresso økonom i 1

10 KomRev Trøndelag IKS Interne finansieringstransaksjoner Avsetninger Bruk av ti d I avsetninger Brukt til finansiering av utgifter i invest.regns Sum interne finansieringstransaksjoner Regnskapsmessig resultat fives Investeringer: Egenkapitalinnskudd KLP I nvesteringer i IKT-utstyr Sum investeringer Finansiering: Overføring fra driftsregnskapet Bruk av disposisjonsfond IKT Sum finansiering Agresso Økonomi 2

11 Vedlegg 2 Sak Oversikt over fakturering deltakerkommuner Kommune Høylandet Lierne Namsskogan Røyrvik Fosnes Leka Flatanger Namdalseid , Overhalla Grong Snåsa Verran Frosta Meråker Nærøy Inderøy Namsos Midtre Namdal San Stei nkjer Levanger ISK Verdal Stjørdal NTFK , Bindal Brønnøy Sømna Vega Vevelstad Sum

12 Vedlegg 3 Sak 03/12 KomRev Trøndelag 1KS økonomiplan for perioden i faste 2013-kr.