MØTEINNKALLING SAKLISTE. 33/14 14/4012 Selskapskontroll Forvaltningsrevisjon F1 Holding AS - prosjektplan

Transkript

1 Side 1 av 1 Organ: Møtestad: KONTROLLUTVALET Balestrand, Kviknes Hotel MØTEINNKALLING Møtedato: Tid: 10:00 Medlemene blir med dette kalla inn til møtet. Eventuelt forfall må meldast til utvalssekretæren straks. Varamedlemer møter berre etter særskild innkalling. SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. / Tittel 33/14 14/4012 Selskapskontroll Forvaltningsrevisjon F1 Holding AS - prosjektplan 34/14 14/5011 Forvaltningsrevisjon - Innkjøp og oppfølging av kollektivtransport - bestilling 35/14 14/5064 Kontrollutvalet - Budsjett 2015/Økonomiplan /14 14/234 Oppfølgingsliste 6/ /14 14/5167 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet

2 MØTEBOK Organ Møtestad Kontrollutvalet Balestrand, Kviknes Hotel Møtedato Kl. 10:00 12:00 Faste medlemer til stades: Forfall til møtet: Varamedlemer til stades: Arve Mjømen, Per Rune Vereide, Kari Maria Rutle Fjærestad, Kåre Jarl Langeland, Turid Vassliås Borgund Til stades med møte- og talerett: Astrid Lernes, FRM økonomi, sak (35/14) Sekretariat for møtet: Marianne Vara, SF revisjon IKS Gunnar Husabø, Deloitte AS Einar Ulla Ingen merknader til innkalling og sakliste. Møtet var gjennomført som ope møte.. Møtebøkene frå og vart godkjende utan merknader. Etter kontrollutvalsmøtet hadde utvalet møte med ordførar i Balestrand kommune, Harald Offerdal. Etter møtet med ordførar var utvalet på besøk hjå Norsk Reiselivsmuseum, der utvalet fekk omvising av dagleg leiar Inger Marie von der Lippe. Møta vart avslutta kl

3 Møtebok Kontrollutvalet SAK 33/14 Selskapskontroll Forvaltningsrevisjon F1 Holding AS - prosjektplan Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet vedtek prosjektplanen frå SF revisjon IKS datert slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet ber om rapport etter gjennomført selskapskontroll som forvaltningsrevisjon innan utgangen av Endringsframlegg som kom fram i møtet: Pkt 1 i vedtaket vert endra til: 1. Kontrollutvalet vedtek prosjektplanen frå SF revisjon IK datert med dei endringar som kom fram i møtet. Oppdatert plan vert sendt medlemmane. Avrøysting: Endringsframlegget og pkt 2 i tilrådinga vart samrøystes vedtekne. Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Kontrollutvalet vedtek prosjektplanen frå SF revisjon IKS datert med dei endringar som kom fram i møtet. Oppdatert plan vert sendt medlemmane. 2. Kontrollutvalet ber om rapport etter gjennomført selskapskontroll som forvaltningsrevisjon innan utgangen av SAK 34/14 Forvaltningsrevisjon - Innkjøp og oppfølging av kollektivtransport - bestilling Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon «Innkjøp og oppfølging av kollektivtransport» etter vurdering av formål og problemstillingar i vedlagte bestilling 2. Vedteke bestilling vert sendt Deloitte AS Endringsframlegg som kom fram i møtet: Nytt pkt 2 2. Prosjektstart vert sett til med levering av rapport innan Opphavleg pkt 2 vert pkt 3. Avrøysting: Endringsframlegget og dei tilrådde punkta vart samrøystes vedtekne. Dette gir følgjande VEDTAK: Side 2 av 6

4 Møtebok Kontrollutvalet Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon «Innkjøp og oppfølging av kollektivtransport» etter vurdering av formål og problemstillingar i vedlagte bestilling 2. Prosjektstart vert sett til med levering av rapport innan Vedteke bestilling vert sendt Deloitte AS SAK 35/14 Kontrollutvalet - Budsjett 2015/Økonomiplan , ny versjon Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet går inn for ei innsparing i budsjett 2015 med kr i høve til ramma. Innsparingstiltaka vert vurdert som kortsiktig tilpassing. 2. Kontrollutvalet gjer framlegg om budsjett for 2015/økonomiplan for 410 Kontrollutval. Det er i saka fokus på budsjettåra 2015 og Økonomiplanarbeidet vert gjennomført våren Ansvar/ Funksjon 410 Kontrollutval Rekneskap 2013 Revidert budsjett 2014 Netto - budsjett 2015 Netto - budsjett 2016 Netto - budsjett 2017 Netto - budsjett /41001 Kontrollutvalet /41002 Sekretariatet /41003 Tenestekjøp SUM 410 Kontrollutval Budsjett og økonomiplan vert å sende til fylkesutvalet/finansutvalet for innarbeiding i fylkeskommunen sitt budsjett. Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 4. Kontrollutvalet går inn for utgreiing av konsekvensar for følgjande mogelege område for langsiktige innsparingar Kontrollutvalet. a. Endring frå 5 til 3 representantar i kontrollutvalet b. Kontrollutvalsmedlemmane vert valt frå fylkestinget sine medlemmer c. Kontrollutvalsrepresentantane sin møtepraksis på fylkestinget og på politikardagar d. Opplæring av kontrollutvalet e. Tal møte i kontrollutvalet f. Effektivisering av kontrollutvalssekretariatet g. Selskapskontroll som eigarskapkontroll vert utført av sekretariatet h. Rådgjeving vert budsjettmessig overført frå kontrollutvalet til den eininga som nyttar tenesta i. Overordna analyse vert gjennomført av sekretariatet j. Omfanget av forvaltningsrevisjon Endringsframlegg: Kontrollsjefen foreslo å bytte ut kontrollutvalet til fylkestinget i innleiinga av pkt. 4. Per Rune Vereide foreslo at kontrollutvalet sitt vedtak i pkt 4 ikkje skulle sendast vidare til fylkestinget, noko som inneber at teksten Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: Vert teken bort. Det skal då stå kontrollutvalet i innleiinga til pkt. 4. Side 3 av 6

5 Møtebok Kontrollutvalet Arve Mjømen foreslo å fjerne pkt a (Endring frå 5 til 3 representantar i kontrollutvalet) under pkt. 4. Avrøysting: Framlegget frå Per Rune Vereide vart samrøystes vedteke. Framlegget frå kontrollsjefen vart då ikkje teke opp til avrøysting. Framlegget frå Arve Mjømen fekk to røyster, (Mjømen og Borgund). Tre røysta imot (Vereide, Fjærestad og Langeland). Framlegget vart dermed forkasta. Pkt. 1 3 i tilrådinga vart samrøystes vedtekne Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Kontrollutvalet går inn for ei innsparing i budsjett 2015 med kr i høve til ramma. Innsparingstiltaka vert vurdert som kortsiktig tilpassing. 2. Kontrollutvalet gjer framlegg om budsjett for 2015/økonomiplan for 410 Kontrollutval. Det er i saka fokus på budsjettåra 2015 og Økonomiplanarbeidet vert gjennomført våren Ansvar/ Funksjon 410 Kontrollutval Rekneskap 2013 Revidert budsjett 2014 Netto - budsjett 2015 Netto - budsjett 2016 Netto - budsjett 2017 Netto - budsjett /41001 Kontrollutvalet /41002 Sekretariatet /41003 Tenestekjøp SUM 410 Kontrollutval Budsjett og økonomiplan vert å sende til fylkesutvalet/finansutvalet for innarbeiding i fylkeskommunen sitt budsjett. 4. Kontrollutvalet går inn for utgreiing av konsekvensar for følgjande mogelege område for langsiktige innsparingar Kontrollutvalet. a. Endring frå 5 til 3 representantar i kontrollutvalet b. Kontrollutvalsmedlemmane vert valt frå fylkestinget sine medlemmer c. Kontrollutvalsrepresentantane sin møtepraksis på fylkestinget og på politikardagar d. Opplæring av kontrollutvalet e. Tal møte i kontrollutvalet f. Effektivisering av kontrollutvalssekretariatet g. Selskapskontroll som eigarskapkontroll vert utført av sekretariatet h. Rådgjeving vert budsjettmessig overført frå kontrollutvalet til den eininga som nyttar tenesta i. Overordna analyse vert gjennomført av sekretariatet j. Omfanget av forvaltningsrevisjon SAK 36/14 Oppfølgingsliste 6/2014 Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Oppfølgingsliste 6/2014 vert teken til vitande Side 4 av 6

6 Møtebok Kontrollutvalet SAK 37/14 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet Følgjande skriv, meldingar og orienteringar vart handsama i møtet: 1. Status forvaltningsrevisjon v/deloitte AS a. Samhandling b. Tilskotsforvaltning Deloitte orienterte om at prosjekt samhandling vert ytterlegare forsinka på grunn av forsinka tilbakemeldingar frå fylkeskommunen. Forseinkinga har resultert i kapasitetsutfordringar hjå Deloitte med å få ferdigstilt prosjektet i tide. Dette resulterer i at rapporten blir vanskeleg å få ferdig til handsaming i kontrollutvalet i november. Kontrollutvalet ber om at tidplanen med handsaming i november blir halden. Prosjekt tilskotsforvaltning er i rute, og vil bli ferdig til handsaming i november med atterhald om at tidsfristane for tilbakemelding frå fylkeskommunen vert haldne. 2. Status desisjonssaka v/kontrollsjef Kontrollsjefen orienterte om status for saka. Vurderingane som var bestilt av Deloitte AS er mottekne. Det er eit par avklaringar som må på plass, rapport må skrivast og det må gjennomførast høyringsprosess før saka kan leggast fram for utvalet. 3. Orientering etter generalforsamling i Lutelandet Utvikling AS Per Rune Vereide orienterte utvalet etter generalforsamlinga i Lutelandet Utvikling AS. Orienteringa vart teken til vitande. 4. Status årsplan for kontrollutvalet Kontrollsjefen orienterte om status for arbeidet i høve til årsplanen. Orienteringa vart teken til vitande. 5. Informasjon frå NKRF a. E-info 7/14 i. Link til «personalopplysningsforskriften 9-3» ii. Link til «personopplysningsloven» Informasjonen vart teke til vitande. 6. Orienteringar frå leiar og kontrollsjef Kontrollsjefen orienterte om Nasjonal fagkonferanse i offentleg revisjon, som skal vere på Gardermoen oktober. Side 5 av 6

7 Møtebok Kontrollutvalet Side 6 av 6

8

9

10

11

12

13

14 Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Selskapskontroll Forvaltningsrevisjon F1 Holding AS - prosjektplan Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet vedtek prosjektplanen frå SF revisjon IKS datert slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet ber om rapport etter gjennomført selskapskontroll som forvaltningsrevisjon innan utgangen av Vedlegg: Prosjektplan frå SF revisjon IKS datert SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Kontrollutvalet vedtok å bestille selskapskontroll som forvaltningsrevisjon av F1 Holding AS i KU-sak 32/14 i møte Vurderingar og konsekvensar Prosjektplanen er i store trekk i samsvar med bestillinga som kontrollutvalet vedtok i KU-sak 32/14. Revisor har endra litt på nummereringa av problemstillingane, noko som er gjort av praktiske årsaker. Revisor har utarbeidd revisjonskriterium som er krav og forventningar som F1 Holding AS skal vurderast opp mot. Utvalet ba i bestillinga om at prosjektet skal ferdigstillast innan utgangen av Denne tidsfristen er sett som følgje av at fylkestinget ba kontrollutvalet om å få utført oppdraget i løpet av 2014, ref. vedtak i FT-sak 4/14. SF revisjon IKS har i prosjektplanen lagt til grunn at utvalet vil få gjennomført oppdraget innanfor ei ramme på om lag 220 timar, og at kostnaden ved forvaltningsrevisjonen inngår i akonto-beløpet for finansiell revisjon og selskapskontroll som kontrollutvalet vedtok i KU-sak 4/ Konklusjon

15 Kontrollsjefen vurderer framlagd prosjektplan som eit dokument som er i samsvar med bestillinga frå kontrollutvalet og at den gjev eit godt grunnlag for å få gjennomført selskapskontroll av F1 Holding AS som forvaltningsrevisjon på ein god måte. Side 2 av 2

16

17

18

19

20

21

22

23 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 14/ Internt l.nr /14 Sak: 33/14 Tittel: Selskapskontroll Forvaltningsrevisjon F1 Holding AS - prosjektplan Behandling: Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet vedtek prosjektplanen frå SF revisjon IKS datert slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet ber om rapport etter gjennomført selskapskontroll som forvaltningsrevisjon innan utgangen av Endringsframlegg som kom fram i møtet: Pkt 1 i vedtaket vert endra til: 1. Kontrollutvalet vedtek prosjektplanen frå SF revisjon IK datert med dei endringar som kom fram i møtet. Oppdatert plan vert sendt medlemmane. Avrøysting: Endringsframlegget og pkt 2 i tilrådinga vart samrøystes vedtekne. Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Kontrollutvalet vedtek prosjektplanen frå SF revisjon IKS datert med dei endringar som kom fram i møtet. Oppdatert plan vert sendt medlemmane. 2. Kontrollutvalet ber om rapport etter gjennomført selskapskontroll som forvaltningsrevisjon innan utgangen av 2014.

24 Side 1 av 1 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Forvaltningsrevisjon - Innkjøp og oppfølging av kollektivtransport - bestilling Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon «Innkjøp og oppfølging av kollektivtransport» etter vurdering av formål og problemstillingar i vedlagte bestilling 2. Vedteke bestilling vert sendt Deloitte AS Vedlegg: Utkast til bestilling av forvaltningsrevisjon «Innkjøp og oppfølging av kollektivtransport» Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Fylkestinget vedtok plan for forvaltningsrevisjon i FT-sak 49/12. Revidert plan vart vedteken av fylkestinget 11. juni i år i FT-sak 4/14. «Innkjøp og oppfølging av kollektivtransport» er andre prosjekt i planen. Prosjekt nr. 1 (Tilskotsforvaltning) er tidlegare bestilt med levering 1. halvdel av november Vurderingar og konsekvensar Kontrollutvalet får i saka framlagt eit utkast til bestilling av prosjektet. Prosjektet vil ved vedtak om bestilling i KU-møtet 26. august kunne ferdigstillast innan utgangen av februar 2015, slik at politisk handsaming kan gjennomførast i løpet av våren Det er i bestillinga lagt opp til å be om prosjektplan seinast 9. september, som utvalet kan handsame i møte 23. september. 4. Konklusjon Kontrollsjefen legg i saka fram utkast til bestilling av forvaltningsrevisjon «Tildeling og oppfølging av tilskot». Kontrollutvalet vert bedt om å vurdere formål og problemstillingar og vedta ei bestilling av prosjektet. Bestillinga vert sendt til revisor i etterkant av møtet med leveringsfrist 28. februar 2015.

25 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 14/ Internt l.nr /14 Sak: 34/14 Tittel: Forvaltningsrevisjon - Innkjøp og oppfølging av kollektivtransport - bestilling Behandling: Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon «Innkjøp og oppfølging av kollektivtransport» etter vurdering av formål og problemstillingar i vedlagte bestilling 2. Vedteke bestilling vert sendt Deloitte AS Endringsframlegg som kom fram i møtet: Nytt pkt 2 2. Prosjektstart vert sett til med levering av rapport innan Opphavleg pkt 2 vert pkt 3. Avrøysting: Endringsframlegget og dei tilrådde punkta vart samrøystes vedtekne. Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon «Innkjøp og oppfølging av kollektivtransport» etter vurdering av formål og problemstillingar i vedlagte bestilling 2. Prosjektstart vert sett til med levering av rapport innan Vedteke bestilling vert sendt Deloitte AS

26 Side 1 av 7 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Kontrollutvalet - Budsjett 2015/Økonomiplan , ny versjon Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet går inn for ei innsparing i budsjett 2015 med kr i høve til ramma. Innsparingstiltaka vert vurdert som kortsiktig tilpassing. 2. Kontrollutvalet gjer framlegg om budsjett for 2015/økonomiplan for 410 Kontrollutval. Det er i saka fokus på budsjettåra 2015 og Økonomiplanarbeidet vert gjennomført våren Ansvar/ Funksjon 410 Kontrollutval Rekneskap 2013 Revidert budsjett 2014 Netto - budsjett 2015 Netto - budsjett 2016 Netto - budsjett 2017 Netto - budsjett /41001 Kontrollutvalet /41002 Sekretariatet /41003 Tenestekjøp SUM 410 Kontrollutval Budsjett og økonomiplan vert å sende til fylkesutvalet/finansutvalet for innarbeiding i fylkeskommunen sitt budsjett. Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 4. Kontrollutvalet går inn for utgreiing av konsekvensar for følgjande mogelege område for langsiktige innsparingar Kontrollutvalet. a. Endring frå 5 til 3 representantar i kontrollutvalet b. Kontrollutvalsmedlemmane vert valt frå fylkestinget sine medlemmer c. Kontrollutvalsrepresentantane sin møtepraksis på fylkestinget og på politikardagar d. Opplæring av kontrollutvalet e. Tal møte i kontrollutvalet f. Effektivisering av kontrollutvalssekretariatet g. Selskapskontroll som eigarskapkontroll vert utført av sekretariatet h. Rådgjeving vert budsjettmessig overført frå kontrollutvalet til den eininga som nyttar tenesta i. Overordna analyse vert gjennomført av sekretariatet j. Omfanget av forvaltningsrevisjon Vedlegg: Brev frå fylkesrådmannen Oppfølging etter møte i finansutvalet 18. juni 2014 Andre dokument som ikkje ligg ved:

27 Side 2 av 7 SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Fylkestinget skal sørgje for at kontrollutvalet har eit ressursgrunnlag som er tilpassa utvalet sine oppgåver og ansvarsområde. Kontrollutvalet gir tilråding om budsjett/økonomiplan for 410 Kontrollutval. Denne tilrådinga vert vanlegvis sendt fylkesutvalet for innarbeiding i fylkesutvalet sitt samla framlegg til budsjett/økonomiplan. Tilrådinga frå kontrollutvalet skal følgje budsjettsaka til fylkestinget. Det vert i år ei endring av prosessen. Etter samtale med FRM - økonomi vert det lagt opp til at det skal vere fokus på budsjettåra 2015 og Det skal synleggjerast om innsparing på kort sikt (2015 og 2016) er innsparingar som også vil ha ein effekt i eit lengre perspektiv, eller om det er innsparingar for det konkrete året. Det skal også synleggjerast om kortsiktige innsparingar er reversible. Kontrollsjefen utarbeider budsjettforslag for 410 Kontrollutval, som omfattar budsjettmidlar for kontrollutvalet, sekretariatet og kjøp av revisjonstenester. Budsjettforslaget vert lagt fram som sak for kontrollutvalet. Etter handsaming i kontrollutvalet vert budsjettet lagt inn i budsjettsaka som administrasjonen utarbeider til handsaming i fylkesutvalet, og til slutt fylkestingshandsaming. 2. Vurderingar og konsekvensar Det er viktig å innleiingsvis gjere merksam på at kontrollutvalet har eit oppdrag frå fylkestinget om å sjå til at den fylkeskommunale forvaltninga vert gjenstand for trygg kontroll og revisjon. Dette oppdraget medfører eit ansvar som ikkje vert redusert etter eventuelt reduserte inntekter til fylkeskommunen. Grunnlaget for oppdraget er fylkeskommunen sitt ansvar for tenester til innbyggjarane i fylket. Ut frå eit kontrollsynspunkt er det naturleg å vurdere risikoen for at feil oppstår i den fylkeskommunal forvaltninga til å bli høgare når eit lågare inntektsnivå skal ligge til grunn for å få utført same oppgåver som tidlegare. Det er vidare naturleg å vurdere auka kontrollinnsats når risikoen vert høgare. Det er med andre ord ikkje naturleg å redusere kontrollinnsatsen når risikoen aukar som følgje av innsparingar i forvaltninga. Kontrollsjefen vil i denne saka likevel peike på mogelege område som kan vurderast som innsparingsområde i Dette er kortsiktige innsparingar som ikkje utan vidare vil ha eit langsiktig perspektiv. Innsparingane som vert føreslegne for 2015 er knytt opp til at det er siste året i denne fylkestingsperioden. Innsparingane vil derfor ikkje ha verknad for det påfølgjande året, då vi vil få eit nytt kontrollutval på plass. Det er ikkje mogeleg på noverande tidspunkt å seie noko om kostnadsnivået til eit nytt utval. Innsparingar for 2016 vil derfor måtte bli vurdert i lag med langsiktige innsparingar for 410 Kontrollutval. Det vil også i saka vere vurderingar av område der mogelege innsparingar på lang sikt ( ) kan vere aktuelle. I denne saka vert desse områda kun omtalt som alternative område. Etter kontrollsjefen si forståing av prosessen, vil det verte lagt opp til at utgreiingar og vurderingar av konsekvensane av desse innsparingsområda vil måtte kome på eit seinare tidspunkt. Prosessen er etter sekretariatet si oppfatning i samsvar med finansutvalet sitt vedtak 18. juni om budsjett 2015, 2016 og økonomiplan I tillegg er prosessen diskutert med FRM økonomi. Prosessen er lagt opp til at kontrollutvalet i denne saka får eit presentert ei rekkje område der kontrollsjefen tilrår område som kan vurderast i ei framtidig sak om langsiktig innsparing. Det er kontrollutvalet som ved gjennomgang av saka gjev tilråding til fylkestinget om kva om råde som kan leggast fram til vurdering.

28 Side 3 av 7 I framlegget til vedtak er det nytta ein modell med budsjett 2015/økonomiplan , for å sikre lovmessig tilpassing. Ansvar 110, Funksjon Kontrollutvalet Budsjett 2015 Kontrollsjef har teke utgangspunkt i revidert budsjett Pensjonsinnskot og arbeidsgjevaravgift er berekna etter gjeldande regelverk. Det er for 2015 forslag om å redusere kontrollutvalsmedlemmane sine reiseaktivitet på konferansar og liknande arrangement. Dette vil gje ei innsparing på om lag kr , som fordeler seg på konferanseutgifter, reise/overnatting og dekking av tapt arbeidsforteneste. Det er i tillegg lagt inn reduksjon i kostnader til reiseverksemd for utvalsmedlemmane utanom det som er nemnt over på kr Innsparinga er gjort med tanke på at det er siste året til utvalet før nytt utval vert valt hausten 2015, og at denne innsatsen då kan reduserast utan at det vil få vesentlege konsekvensar for kontrollinnsatsen. Kontrollsjefen foreslår slikt budsjett for kontrollutvalet for 2015/økonomiplan : Kontrollutvalet Rev. Budsjett 2014 Budsjett 2015 Budsjett 2016 Budsjett 2017 Budsjett 2018 Løn og personalkostnader Sum varer og tenester Opplæring nytt utval kontrollutvalet Innsparing på lang sikt Det er derimot særs viktig at innsparinga for 2015 ikkje vert lagt inn som eit langsiktig tiltak. Innsparingstiltaka for 2015 er også reversible. Kontrollutvalskonferansane medlemmane deltek på er ein del av opplæringstiltaka til kontrollutvalet og er særs viktige fagleg sett. Her får utvalsmedlemmane eit fagleg påfyll gjennom fagleg relevante presentasjonar, der lovendringar, nyhende og erfaringar får andre er aktuelle tema. I tillegg har det enkelte medlem mogelegheit til å skaffe seg nettverk ved kjennskap til kontrollutvalsmedlemmar frå andre deler av landet, som er særs viktig i utøvinga av ombodet som kontrollutvalsmedlem. Det vert i desse fora delt erfaringar i forskjellege fylke og kommunar frå heile landet, og dette gjev ein tryggleik for utøving av rolla som kontrollutvalsmedlem. Det er heilt avgjerande for eit godt kontrollutval å få tilbod om god opplæring! Alternative område der innsparing kan vurderast på lang sikt: 1. Kontrollutvalet har i dag fem medlemmar. I kommunelova (KL) er det krav om minst tre medlemmar i kontrollutvalet. Ei endring frå fem til tre medlemmar er eit innsparingstiltak som kan vurderast. 2. I kommunelova står det at minst eit medlem i kontrollutvalet skal veljast blant fylkestinget sine medlemmar. KL legg ikkje avgrensing mot at fleire av kontrollutvalet sin medlemmar (heile utvalet) er fylkestingsmedlemmar. Dersom heile utvalet er valt blant fylkestinget sine medlemmar vil det bety ein innsparing i høve til dagens modell der kun ein av medlemmane sit i fylkestinget ei innsparing her vil ikkje berre gjelde kontrollutvalet, men også på det øvrige på politiske nivå, i og med at det då vert færre medlemmar å fordele på dei andre utvala. 3. Kontrollutvalsrepresentantane sin møtepraksis i fylkesting og politikardagar 4. Opplæring av kontrollutvalet 5. Tal møte i kontrollutvalet Områda som er nemnt over kan, etter kontrollsjefen si vurdering, vere område som kan inngå i ein prosess der kontrollutvalet skal vurdere fordeler og ulemper for å kunne gje tilråding til fylkestinget om eventuelle innsparingstiltak. Ansvar 110, Funksjon Kontrollutvalet sitt sekretariat Budsjett 2015

29 Side 4 av 7 Budsjett 2015 for sekretariatet er ei vidareføring av revidert budsjettet for Sekretariatet er kontrollutvalet sin administrative eining, som skal legge til rette for eit godt og trygt kontrollregime i fylkeskommunen. Sekretariatet v/kontrollsjefen er kontinuitetsberaren for kontrollutvalet, og er eininga som ivaretek overgangen frå eit politisk valt organ til eit nytt ved kvart fylkestingsval. Budsjettet til sekretariatet består av lønsmidlar, midlar til møte/konferansar og midlar til reiseverksemd som er nødvendig for å utøve rolla på ein god måte. Sekretariatet er i tillegg medlem i to interesseorganisasjonar, som arbeider for betre kontroll og tilsyn i kommunal sektor. Det er ikkje naturleg å argumentere for kortsiktige innsparingar som følgje av at det er siste året til det sitjande utvalet. Kontrollsjefen foreslår slikt budsjett for sekretariatet for 2015/økonomiplan : Sekretariat for kontrollutvalet Rev. Budsjett 2014 Budsjett 2015 Budsjett 2016 Budsjett 2017 Budsjett sekretariatet Innsparing på lang sikt Kontrollutvalssekretærordninga er relativt ny i kommunal sektor. Ordninga såg dagens lys i 2004, og har sidan den gong vore i stadig utvikling. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) vart stifta i 2006, og er ein organisasjon som skal ivareta interessene til kontrollutvala og sekretariata. I tillegg til medlemskap i FKT er også sekretariatet i fylkeskommunen medlem i Norges kommunerevisorforbund (NKRF), som er ein interesseorganisasjon primert for kommunerevisorane, men som også har ei stor medlemsmasse blant sekretariata i kommunal sektor. Begge desse organisasjonane er aktive i å utvikle sekretariatstenesta i ei positiv retning, noko som har resultert i betre kontrollutvalsarbeid dei seinare åra. Eit kontrollutvalssekretariat, som er ein del av fylkeskommunen, vil vere med å utvikle kontrollutvalsfunksjonen. Aktiv nettverksbygging til andre sekretariat i kommunar og fylkeskommunar gjer at kontroll og tilsyn i kommunane vil bli styrkt. Det vert i desse dagar gjennomført ei utgreiing av kontrollutval og kontrollutvalssekretariat i regi av Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD), der ein mellom anna vil sjå på planlegging av kontrollutvala sitt arbeid og kva erfaringar utvala sit med. I tillegg skal tal sekretariat kartleggast. Arbeidsoppgåver og utgreiing av saker skal vurderast. Utgreiinga skal gjennomførast innan utgangen av oktober. KMD forventar sluttrapport 1. november Fylkestinget vedtok i FT-sak 24/08 at kontrollutvalet skal ha eit eige sekretariat som er lagt til eit eige kontor direkte underlagt kontrollutvalet. Kontoret skulle ha ei heil stilling, og denne skulle vere underlagt kontrollutvalet si instruksjons- og omgjeringsmynde. Det kom også fram i vedtaket at kontrollutvalet har arbeidsgivaransvaret for den tilsette. Dagens kontrollsjef har hatt denne stillinga sidan vedtaket vart gjort gjeldande ( ). Tiltak som kan vere aktuelle å vurdere for å bidra til innsparing, kan vere: 1. Vurdering av effektivisering som kan resultere i tilførte oppgåver som utarbeiding av overordna analyser som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Gjennomføring av eigarskapskontrollar kan vere aktuelt i tillegg til anna kontrollverksemd sekretariatet kan utføre utan at ein kjem inn på revisjonsarbeid, noko som etter forskrift om kontrollutval er ulovleg for eit sekretariat å utføre. Tiltaket kan gje innsparing av revisjonskostnader. 2. Sette sekretariatet ut på anbod. Uvisst om dette vil gje innsparing, då det viser seg at sekretariata som vi har mest samarbeid med - i fylkeskommunane på Vestlandet og Trøndelag har eit kostnadsnivå som stort sett ligg over kostnadane ved sekretariatet i vårt fylke. Kontrollsjefen vil tilrå ei vurdering av pkt. 1, som går på vurdering av effektivisering av tenesta til sekretariatet. Pkt.2 er etter kontrollsjefen si vurdering ikkje like aktuell for vurdering på grunn av kostnadsnivået som er peika på i teksten over, at kontrollutvalet ved fleire høve har gjeve positive tilbakemeldingar om dagens sekretariatet si utøving av sin funksjon, sekretariatet sin nærleik og kjennskap til fylkeskommunen og fylkestinget sitt vedtak i 2008 der ein vedtok å

30 Side 5 av 7 ha eit eige sekretariat for kontrollutvalet med argumentasjon om at kjøp av tenesta ville vere ei lite stabil ordning, og at det ville vere vanskeleg å kvalitetssikre tenestene. Ansvar 110, Funksjon Kjøp av tenester Budsjett 2015 Kontrollutvalet skal som ein av sine oppgåver kjøpe revisjonstenester på vegne av Sogn og Fjordane fylkeskommune. Revisjonstenestene omfattar både finansiell revisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Budsjettpost for kjøp av revisjonstenester vert i neste års budsjett delt i to. A. Finansiell revisjon og selskapskontroll B. Forvaltningsrevisjon. A. Finansiell revisjon og selskapskontroll i.h.h.t selskapsavtalen med SF revisjon IKS Selskapsavtalen for SF revisjon IKS regulerer kva eigarane skal betale for finansiell revisjon og attestasjonsoppdrag til selskapet. Innspel frå SF revisjon IKS (Tlf.samtale med dagleg leiar i selskapet) tilseier ein kostnad til attestasjon, rådgjeving, finansiell revisjon og selskapskontroll på om lag kr for Dette er ein auke på 4,5% i høve til Auken er på grunn av at Lærdal kommune har meldt seg ut av IKS-samarbeidet om revisjonsoppgåver. Budsjett - talet er noko usikkert fram til budsjettet for SF revisjon IKS vert endeleg vedteke i representantskapet 17. oktober. Kontrollsjefen rår til at kostnadsauken vert teke omsyn til i det vidare arbeid med budsjett SF revisjon IKS sendte ut varsel om tilbakebetaling til eigarkommunane og fylkeskommunen på bakgrunn av overskot i selskapet Tilbakebetalingsbeløpet til fylkeskommunen vert på kr Dette vil sannsynlegvis kome med i 2. tertialrapporten. Kontrollsjefen ser for seg at dette er midlar som kan nyttast til framtidige svingingar i revisjonskostnader. Dette må ein få kome tilbake til etter handsaming av tertialrapport 2/14. Tilbakebetalinga er ikkje med i budsjettbeløpa i denne saka. B. Forvaltningsrevisjon I følgje merknaden til 9 i forskrift for kontrollutval har fylkestinget ansvar for å stille dei nødvendige budsjettmidlar til rådvelde slik at kontrollutvalet kan gjennomføre forvaltningsrevisjon. Kontrollsjefen rår til ein kostnadsreduksjon på kr for 2015, då ein ikkje skal gjennomføre overordna analyse dette året (det kjem først i 2016). Oppsummering Kjøp av tenester Kontrollutvalet har for 2014 hatt ei ramme på kr til kjøp av revisjonstenester. Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å budsjettere kjøp av finansiell revisjon og selskapskontroll 2015 med kr (NB! Atterhald om at budsjettvedtak i representantskapet) og kjøp av forvaltningsrevisjon for kr Sekretariatet er av den oppfatning at kontrollutvalet med denne ramma vil ha eit akseptabelt beløp til rådvelde for kjøp av tenester i Sekretariatet foreslår føljande budsjett for kjøp av tenester for 2015/økonomiplan : Kjøp av tenester A. Finansiell revisjon /selskapskontroll Revidert budsjett 2014 Budsjett 2015 Budsjett 2016 Budsjett 2017 Budsjett B. Forvaltningsrevisjon SUM Kjøp av tenester Innsparing på lang sikt

31 Side 6 av 7 Sogn og Fjordane fylkeskommune kjøper i dag finansiell revisjon og selskapskontroll av SF revisjon IKS. Fylkeskommunen betalar ein fast pris til selskapet akonto kvart år der finansiell revisjon, attestasjonar og administrasjonsoppgåver inngår. I akonto-beløpet som fylkeskommune betalar ligg det ein del timar som kan brukast til tenester som selskapskontroll og rådgjeving. Det som er lovpålagde tenester er finansiell revisjon, attestasjonar og selskapskontroll som eigarskapskontroll. Dei andre tenestene som rådgjeving og selskapskontroll som forvaltningsrevisjon er ikkje lovpålagde. Selskapskontroll som eigarskapskontroll kan utførast av andre enn revisor, f. eks. sekretariatet. Rådgjeving er eksempel på ei teneste som ikkje er kontrollutvalsrelevant, men som likevel inngår i det budsjetterte akontobeløpet frå SF revisjon til kontrollutvalet. Konkurranseutsetting av finansiell revisjon kan vere eit mogeleg innsparingsområde. Kontrollsjefen vurderer det slik at vi har ei god revisjonsordning, som leverer revisjon av høg kvalitet. Det er god kompetanse i SF revisjon IKS ein kompetanse det er viktig å behalde i fylket. Det er også uvisst i kva grad ein kan få revisjonen gjort rimelegare enn i dag ved å gå ut i marknaden å etterspørje desse tenestene. Etter kontrollsjefen si vurdering vil det ikkje vere rett å rå til å konkurranseutsette finansiell revisjon på noverande tidspunkt. Forvaltningsrevisjon er ei lovpålagd oppgåve, ref. kommunelova. Fylkeskommunen har i dag avtale med Deloitte AS for gjennomføring av forvaltningsrevisjon gjennom ein rammeavtale som vart inngått i 2013 med verknad til 2015 og der fylkeskommunen har opsjon på ytterlegare to år. Det har dei seinare åra vore budsjettert med ein fast sum til denne tenesta. Det er lovpålagt for kontrollutvalet å utarbeide plan for selskapskontroll og plan for forvaltningsrevisjon. Begge planane skal leggast fram for fylkestinget, og begge planane skal utarbeidast på bakgrunn av ei overordna analyse, som i dag budsjettmessig ligg under forvaltningsrevisjon. Dette er ein teneste som sekretariatet kan utføre (lovmessig sett), og det er då mogeleg å gjere ei vurdering av kva det vil få av konsekvensar for framtidige budsjett. Lova seier heller ingenting om omfanget av forvaltningsrevisjon, men peikar på at fylkeskommunen skal vere gjenstand for årleg forvaltningsrevisjon. I fylkeskommunen vår, til liks med andre samanliknbare fylkeskommunar gjennomfører vi tre til fire forvaltningsrevisjonar årleg. Dette er eit nivå som fylkestinget har gått inn for i dei budsjett og planar som er vedtekne for arbeidet i kontrollutvalet. Det må vere opp til kontrollutvalet og fylkestinget å gjere dei nødvendige vurderingar av omfanget av forvaltningsrevisjon. Tiltak innanfor revisjon som kan vere aktuelle å vurdere for å bidra til innsparing kan vere: 1. Selskapskontroll som eigarskapkontroll vert utført av sekretariatet 2. Rådgjeving vert budsjettmessig overført frå kontrollutvalet til den eininga som nyttar tenesta 3. Overordna analyse som vert gjennomført av sekretariatet 4. Omfanget av forvaltningsrevisjon 3. Konklusjon Budsjettforslaget for 2015 vil ut frå dette bli følgjande: Ansvar Funksjon Budsjett 2015 Endring frå budsjett Kontrollutvalet KU sitt sekretariat Kjøp av tenester Sum Kontrollsjefen legg opp til kontrollutvalet vedtek sitt eige budsjett for 2015, og sender det vidare for innarbeiding i budsjett som skal leggast fram for fylkestinget i haust.

32 Side 7 av 7 Når det gjeld innsparing i eit meir langsiktig perspektiv, vert det opp til kontrollutvalet å vurdere tilrådinga frå kontrollsjefen for så å gje ei tilråding til fylkestinget om dei moglege innsparingstiltak som kan vurderast i ei sak som utvalet vil få til handsaming i løpet av hausten 2014/våren 2015.

33 Side 1 av 7 Fylkesrådmannen Leiargruppa, Bygg- og eigedomstenesta, Sekretariatsleiar for kontrollutvalet Sakshandsamar: Astrid Lernes E-post: astrid.lernes@sfj.no Tlf.: Vår ref. Sak nr.: 14/321-8 Gje alltid opp vår ref. ved kontakt Internt l.nr /14 Dykkar ref. Dato LEIKANGER, OPPFØLGING ETTER MØTE I FINANSUTVALET 18.JUNI 2014 Finansutvalet handsama arbeidsdokument 3/14 i møte den 18.juni Finansutvalet sine vedtak går fram av vedlagte møteprotokoll. Finansutvalet slutta seg til den tilrådde justeringa av prosessen med ei todeling av økonomiplanprosessen slik: Fram mot vedtak i desember 2014 skal det vere fokus på budsjettåra 2015 og 2016 samt ein overordna og forenkla økonomiplan for budsjettåra Budsjettåret 2019 er no teke inn i økonomiplanarbeidet då kommuneproposisjonen for 2015 inneheld ei overgangsordning på 5 år. Det betyr at vi skal ha tilpassa oss nye inntektsrammer i Økonomiplanarbeidet vert gjennomført i løpet av våren 2015 og ny plan vert vedteken av fylkestinget i juni I tillegg til dei «ordinære» spesifikasjonane i høve dialogmøte og hovudutvalssakene i september, vil dette notatet gje ei oppsummering av dei oppfølgingspunkta finansutvalet har pålagt stab/ sektorane å arbeide med framover. 1. GENERELL SPESIFIKASJON I HØVE DIALOGMØTE OG UTARBEIDING AV HOVUDUTVALSSAKENE Utgangspunkt for arbeidet: Sektorrammer vedtekne i finansutvalet , jf. vedlegg 2. Talgrunnlaget er førebels i 2014-kr. Omrekning vert gjort i etterkant av statsbudsjettet i oktober. Utgangspunkt for omprioriteringar er gjeldande fordeling på tenestenivå, jf. vedlegg 2- oppdatert budsjett-logg for Sektorane skal til dialogmøte: presentere ei skisse på tilpassing til rammene som vart vedtekne av FIN 18. juni, både på kort og lang sikt (2015/16 og aktuelle økonomiplanutgreiingar). vurdere eksterne søknader og kome med tilråding i høve prioritering: a. ikkje aktuell b. aktuell men ikkje prioritert innafor sektorramma (marginallistetiltak) c. prioritert innafor ramma vise eventuelle marginaltiltak som bør leggast fram for hovudutvalet (åra 2015/16). Frist for levering til deltakarane på møtet: seinast 2 arbeidsdagar før avtalt dialogmøte Fylkeshuset Askedalen LEIKANGER Tlf.: Bankgiro: postmottak.sentraladm@sfj.no Org.nr.: NO MVA

34 Side 2 av 7 Utarbeiding av hovudutvalssakene: Saksframlegga skal ha følgjande fellesdeler: a) Samla økonomisk status etter kommuneproposisjonen 2015 b) Omtale av vidare prosess og hovudutvala si rolle etter finansutvalsmøtet 18. juni. c) Fylkesrådmannen si samla tilnærming til budsjett 2015/16 (tilrådde prioriteringar). FRM-stab har ansvar for å produsere desse bidraga. Fylkesdirektørane kommenterer den samla prioriteringa på eigen sektor, og «svarar» på finansutvalet sine utfordringar skissert i punkta 2-7 under. Ev. marginallistetiltak og eksterne søknader skal presenterast som vedlegg. Det skal gjevast ein kort omtale/vurdering av tiltaket/søknaden. Hovudkonklusjon skal innarbeidast i saka. Sektorane utarbeider detaljert talbudsjett parallelt med hovudutvalssakene. Talbudsjettet skal ikkje inngå i hovudutvalssaka. Dette treng ikkje presenterast for hovudutvalet. Tannhelse/Forvaltning - bidrag: Utarbeider innspel til arbeidsdokument 4/14 basert på tilsvarande opplegg som for hovudutvalssakene. Talbudsjett: Skisse til talbudsjett skal leverast FRMØ på logg-nivå sektorane kan nytte vedlagde logg som grunnlag og synleggjere endringar i høve denne. Omprioriteringar innafor sektoren må spesifiserast Fylkesrådmannen sine ev. satsingar/reduksjonstiltak må spesifiserast Fristar: Ferdigstilling av hovudutvalssakene følgjer vanlege fristar for politiske saker. Hovudutvalssakene vert lagt fram av fylkesdirektørane. Tannhelse/forvaltning har leveringsfrist på sine bidrag til FRM økonomi innan 10. september for åra 2015/16 og innan 22. oktober for langsiktige utgreiingsområde. Talbudsjetta skal leverast til FRM økonomi innan 17. september. 2. KONTRAKTAR/AVTALAR MED EKSTERNE PARTAR Kvar enkelt sektor må starte opp arbeidet med å skaffe oversikt over alle kontraktar/avtalar som er inngått med eksterne partar. Oversikten skal innehalde: - Kva kontrakten/avtalen gjeld (kort oppsummert) - Kontraktsperiode /avtalelengde, med og utan ev. opsjonar - Om det er høve til å redusere tenestekjøpet i løpet av perioden, og i så fall med kva konsekvensar - Oppseiingsfristar/om det er høve til å gå ut av avtalen før utløpet av avtaleperioden, og i så fall med kva konsekvensar - Eventuelle andre klausular Vurdering av kontraktar med konsekvensar for budsjettnivået for 2015 og 2016 må prioriterast. Dette vil vere ein del av budsjettarbeidet. Første rapporteringstidspunkt til politisk nivå på status i det langsiktige arbeidet vert i arbeidsdokument 4/14. FRM-stab vil yte juridisk bistand ved vurderingar som bør gjerast av jurist.

35 Side 3 av 7 3. BUDSJETT 2015 OG 2016 For budsjettåret 2015 skal sektorane vise korleis dei på best mogleg måte kan tilpasse seg dei rammeutfordringane som vart gitt ved handsaminga av arbeidsdokument 3/14. Det skal synleggjerast om innsparingstiltaka vert vurdert som ei kortsiktig tilpassing, eller om dei kan inngå som ein del av den langsiktige tilpassinga til nye sektorrammer. Det må også synleggjerast om kortsiktige tilpassingar er reversible. Dette siste er viktig med tanke på at kortsiktige tilpassingar ikkje nødvendigvis er dei tilpassingane fylkeskommunen ønskjer på lang sikt. Sektorane skal ut frå dette legge fram eit detaljbudsjett for kvart programområde/teneste for budsjettåret Vidare skal det leggast fram eit saldert sektorbudsjett for året 2016 som viser kva område/tiltak som kan vere aktuelle å iverksetje for å tilpasse seg driftsrammene. I samband med dette arbeidet vert oppdatert budsjett-logg på sektornivå vedlagt. Sektorane kan også nytte Visma sin «drifts- og tertialrapport 2014» (oppdatert etter T 1/14) der ein kan samanlikne detaljbudsjetteringa for 2015 med inneverande år. Framlegg til budsjett 2015 og 2016 skal handsamast av hovudutvala i september/arb.dok. 4/ LANGSIKTIGE DRIFTSRAMMER Når det gjeld tilpassing til dei økonomiske rammene på lang sikt ( ) vedtok finansutvalet følgjande: «Hovudutvala får i oppdrag å kome med eit framlegg til kva område som skal nærare utgreiast for å oppnå innsparingar i storleiksorden 248 mill. kr årleg +10%. Sektorfordelinga vert som skissert i dette punktet, men forvaltning skal skissere moglege innsparingar på 30 millionar kroner. Finansutvalet ser på sektorrammene som utgreiingsrammer, og vil komme tilbake til endeleg fordeling av rammene seinare. Utgreiingsområda skal vedtakast som ein del av budsjettet i desember 2014, med sikte på å gjere endelege innsparingsvedtak i økonomiplanen i juni 2015.» Fylkesdirektørane får ansvar for å legge til rette for dette arbeidet innafor sin sektor. Tabellen nedanfor viser utgreiingsramma som sektorane har som førebels innsparingskrav. Dette arbeidet skal handsamast av hovudutvala ultimo oktober og presenterast samla for finansutvalet i møte den 5. november Forvaltning og tannhelse legg sine framlegg til innsparingsområde direkte fram for finansutvalet 5. november Sektor Skisse etter a-dok 3-14 Forvaltning 30 Opplæring 88 Tannhelse 11 Plan og næring 11 Kultur 17 Samferdsle 130 Sum innsparing som grunnlag for utgreiing INVESTERINGSRAMMER I arbeidsdokument 3/14 vart det foreslått endringar på 5 vedtekne investeringsprosjekt som finansutvalet slutta seg til: Reversering av Olden Innvik Reversering Fellesmagasin

36 Side 4 av 7 Reversering Gulatinget Reduksjon løyving ORS-investeringar Investeringar på tannhelsesektoren - endring i finansiering i I tillegg kjem eventuelle endringar i investeringsrammene knytt til skulebruksplanen. Oppfølginga av dette kjem vi attende til nedanfor. Nye planleggingsrammer på investeringsbudsjetta for fylkesveg og bygg vert ut frå dette gjeldande økonomiplan samt planteknisk ramme i RTP justert for vedtekne endringar. Fullstendig investeringsprogram for åra vert handsama som del av økonomiplanarbeidet. Viss sektorane har ytterlegare endringar i investeringsplanen for 2015 og 2016 må desse endringane vurderast i hovudutvalssakene /arbeidsdokument 4/14 i september. 6. SENTRALADMINISTRASJON SEKTORBUDSJETT Som ein del av utgreiingsarbeidet skal også dimensjoneringa av sentraladministrative ressursar knytt til dei ulike oppgåveendringane/tiltaka vurderast. Innsparingspotensialet knytt til konkrete oppgåver skal synleggjerast ved vurderingane. Det er først når vi får eit samla oversyn over budsjettet knytt til oppgåva/tiltaket at vi ser dei økonomiske konsekvensane av å ta bort/redusere oppgåva/tiltaket. Som eit døme på dette kan nemnast endringa med elektronisk utsending av politiske dokument som førte til nedlegging av hustrykkeriet. Tilhøyrande administrativ ressurs (stilling, porto og papir) vart omdisponert. Vidare skal det gjerast ei vurdering av moglege tilpassingar som ikkje nødvendigvis er konsekvensar av dei endringar i oppgåver som vert vedtekne. Døme på dette kan vere å gjere ting enklare, ev. endre servicenivået overfor politisk nivå, media og andre eksterne partar. Som grunnlag for desse vurderingane har vi i vedlegg sett opp dei administrative ressursane til kvar sektor fordelt på tenestenivå. Denne oversikten tek utgangspunkt i oppdatert logg. 7. SEKTORSPESIFIKKE OPPFØLGINGSPUNKT I det følgjande vert sektorspesifikke oppfølgingsoppgåver, i tillegg til punkta 1-6, lista opp. 7.1 Forvaltning Sekretariatet for kontrollutvalet Finansutvalet gjorde følgjande vedtak: «Finansutvalet oppmodar Kontrollutvalet om å legge til rette for ei politisk vurdering av nivået på programområde 410 Kontrollutval.» FRM-personal Det skal gjerast ei kartlegging som syner kva for handlingsrom fylkeskommunen har i høve eventuell oppseiing av fast tilsette. I den grad ein treng juridisk bistand, må det kunne rekvirerast internt, ev. eksternt. FRM-stab Finansutvalet vedtok følgjande i høve utarbeiding av neste eigarmelding: «Ved utarbeiding av komande eigarmelding skal det vurderast kva selskap fylkeskommunen som eit minimum må oppretthalde eigarskapen i, og kva konsekvensar det vil ha å avvikle eigarskapen i dei resterande selskapa.» Bygg- og eigedomstenesta (BET) BET skal følgje opp pågåande salsprosessar knytt til våre bygg på Hafslo, Vassenden og Sogndal (gymnasbygget). Vidare skal BET vurdere eventuelt sal av: bustadeigedom i Florø

37 Side 5 av 7 utleigebustadar eventuelt andre objekt. Investeringar Når det gjeld investeringsprogrammet slutta finansutvalet seg til følgjande endringar per år på prosjekt som BET har oppfølgingsansvaret på: Prosjekt med reduksjonar Opphavleg ramme ORS-prosjekta 20,0 20,0 20,0 20,0 20,0 Reduksjonar -5,0-3,0-1,0 Ny ramme ORS-prosjekta etter a-dok 3/14 15,0 17,0 19,0 20,0 20,0 Opphavleg ramme Fellesmagasin 3,4 20,0 37,5 30,0 Reduksjonar -3,4-20,0-37,5-30,0 Ny ramme Fellesmagasin etter a-dok 3/14 0,0 0,0 0,0 0,0 Opphavleg ramme Gulatinget 3,0 6,0 12,0 Reduksjonar -3,0-6,0-12,0 Ny ramme Gulatinget etter a-dok 3/14 0,0 0,0 0,0 I tillegg kan det kome endringar som følgje av ny vurdering av investeringsrammene knytt til skulebruksplanen, jf. pkt Opplæring Fylkesdirektøren får i oppgåve å følgje opp følgjande fylkestingsvedtak: Sak 12/14: Tilbod om IB som eit samarbeid mellom SFFK og UWC Sak 13/14: Fagskulen i Sogn og Fjordane - avklaring av ansvar og mynde, økonomiske rammer og bygningsmessige tilhøve Sak 14/14: Investeringar og drift ved Sogn jord- og hagebruksskule. Fylkesrådmannen viser her til møte OA-FRM Investeringar Finansutvalet vedtok følgjande i høve vurderinga av investeringsrammene knytt il skulebruksplanen: «Fylkesrådmannen får i oppdrag å lage ei sak til fylkestinget i oktober med sikte på å få avklart om det er aktuelt å gjennomføre tilpassingane skissert i dette punktet. Saka må vise: Konsekvensane av å stoppe planlagde bygginvesteringar skissert i punkt 8. d, f og g i fylkestinget sitt skulebruksplanvedtak. Korleis ein midlertidig kan tilpasse seg ei slik utsetjing - i påvente av eventuelt nytt skulestrukturvedtak. Kva konsekvensar det vil ha for byggesteg II ved Sogndal vgs. å utsetje realisering av bygningsdelen knytt til restaurant og matfag.» Fylkesdirektøren får i oppgåve å utarbeide denne saka til fylkestinget i oktober. 7.3 Tannhelse Direktøren for tannhelsetenesta får i oppgåve å legge til rette for ei politisk vurdering av eventuelle strukturendringar på tannhelsesektoren. Det kom signal frå finansutvalet om at det er viktig å få med alle element i dette arbeidet både positive og negative sider ved ei strukturendring. Status for dette arbeidet må fram for finansutvalet i møte den 5. november 2014, ev. noko tidlegare. Fylkesrådmannen kjem i så fall tilbake til det.

38 Side 6 av 7 Investeringar Når det gjeld investeringsprogrammet, slutta finansutvalet seg til at investeringsløyvinga på 4 mill. kr i 2015 vert finansiert ved avsette fondsmidlar. 7.4 Plan og næring Rutilutvinning i Engebøfjellet Fylkesdirektøren for Næring får i oppgåve å starte arbeidet med å reforhandle inngått avtale med Nordic Mining og kommunane Naustdal og Askvoll om inkubatoraktivitet. Målsettinga med dette er å få til ei tidsavgrensing på vår forplikting, eventuelt få redusert beløpet/gå heilt ut av avtalen. Dette arbeidet må de samordne med tilsvarande punkt på Samferdsle under. 7.5 Kultur Bokbåten Avtalen med båteigar skal vurderast på nytt av hovudutvalet for kultur i september. Fylkesdirektøren må i samband med dette vurdere det formelle rundt kontraktsinngåing og ta eventuelle atterhald om politisk godkjenning. Investeringar BET har oppfølgingsansvaret knytt til endringar i kulturprosjekta Fellesmagasin for musea og Visningssenter Gulatinget. Fylkesdirektøren får i oppdrag å avklare fylkeskommunen sin rolle i høve prosessen knytt til å få på plass naudsynt finansiering. 7.6 Samferdsle Når det gjeld staten si satsing på fornying og opprusting av fylkesvegane, er det budsjetterte opptrappingsbeløpet i gjeldande budsjett/økonomiplan i sin heilheit tilført drift og vedlikehald. Nye føresetnader viser at dette opptrappingsbeløpet er for høgt. Finansutvalet slutta seg til at denne reduksjonen vert innarbeidd i det innsparingskravet som samferdsla skal utgreie. Rutilutvinning i Engebøfjellet Fylkesdirektøren får i oppgåve å starte arbeidet med å reforhandle inngått avtale med Nordic Mining om utbetring av fylkesveg. Målsettinga med dette er å få til ei tidsavgrensing på vår forplikting, eventuelt få redusert beløpet/gå heilt ut av avtalen. Dette arbeidet må de samordne med tilsvarande punkt på Plan og næring over. Investeringar Når det gjeld investeringsprogrammet slutta finansutvalet seg til at siste parsell på Fv. 60 Olden Innvik, Ugla Skarstein, vert reversert. Investeringsprogrammet på fylkesveg vert ut frå dette redusert slik: 2015: 120 mill. kr 2016: 117 mill. kr 2017: 96 mill. kr 2018: 39 mill. kr + 38 mill. kr i avviksfond Avslutningsvis vil vi nemne at det vil bli kalla inn til møte i budsjettgruppa så snart som mogleg i august (veke 33/34). Vi vil då m.a. gå gjennom dette notatet. Med helsing Tore Eriksen Fylkesrådmann Astrid Lernes Ass. økonomisjef Brevet er elektronisk godkjent og er utan underskrift Vedlegg: 1. Møteprotokoll frå finansutvalet Oppdatert budsjett-logg Oversikt over administrative ressursar

39 Kopi til: Budsjettgruppa Side 7 av 7

40 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 14/ Internt l.nr /14 Sak: 35/14 Tittel: Kontrollutvalet - Budsjett 2015/Økonomiplan , ny versjon Behandling: Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet går inn for ei innsparing i budsjett 2015 med kr i høve til ramma. Innsparingstiltaka vert vurdert som kortsiktig tilpassing. 2. Kontrollutvalet gjer framlegg om budsjett for 2015/økonomiplan for 410 Kontrollutval. Det er i saka fokus på budsjettåra 2015 og Økonomiplanarbeidet vert gjennomført våren Ansvar/ Funksjon 410 Kontrollutval Rekneskap 2013 Revidert budsjett 2014 Netto - budsjett 2015 Netto - budsjett 2016 Netto - budsjett 2017 Netto - budsjett /41001 Kontrollutvalet /41002 Sekretariatet /41003 Tenestekjøp SUM 410 Kontrollutval Budsjett og økonomiplan vert å sende til fylkesutvalet/finansutvalet for innarbeiding i fylkeskommunen sitt budsjett. Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 4. Kontrollutvalet går inn for utgreiing av konsekvensar for følgjande mogelege område for langsiktige innsparingar Kontrollutvalet. a. Endring frå 5 til 3 representantar i kontrollutvalet b. Kontrollutvalsmedlemmane vert valt frå fylkestinget sine medlemmer c. Kontrollutvalsrepresentantane sin møtepraksis på fylkestinget og på politikardagar d. Opplæring av kontrollutvalet e. Tal møte i kontrollutvalet f. Effektivisering av kontrollutvalssekretariatet g. Selskapskontroll som eigarskapkontroll vert utført av sekretariatet h. Rådgjeving vert budsjettmessig overført frå kontrollutvalet til den eininga som nyttar tenesta i. Overordna analyse vert gjennomført av sekretariatet j. Omfanget av forvaltningsrevisjon

41 Endringsframlegg: Kontrollsjefen foreslo å bytte ut kontrollutvalet til fylkestinget i innleiinga av pkt. 4. Per Rune Vereide foreslo at kontrollutvalet sitt vedtak i pkt 4 ikkje skulle sendast vidare til fylkestinget, noko som inneber at teksten Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: Vert teken bort. Det skal då stå kontrollutvalet i innleiinga til pkt. 4. Arve Mjømen foreslo å fjerne pkt a (Endring frå 5 til 3 representantar i kontrollutvalet) under pkt. 4. Avrøysting: Framlegget frå Per Rune Vereide vart samrøystes vedteke. Framlegget frå kontrollsjefen vart då ikkje teke opp til avrøysting. Framlegget frå Arve Mjømen fekk to røyster, (Mjømen og Borgund). Tre røysta imot (Vereide, Fjærestad og Langeland). Framlegget vart dermed forkasta. Pkt. 1 3 i tilrådinga vart samrøystes vedtekne Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Kontrollutvalet går inn for ei innsparing i budsjett 2015 med kr i høve til ramma. Innsparingstiltaka vert vurdert som kortsiktig tilpassing. 2. Kontrollutvalet gjer framlegg om budsjett for 2015/økonomiplan for 410 Kontrollutval. Det er i saka fokus på budsjettåra 2015 og Økonomiplanarbeidet vert gjennomført våren Ansvar/ Funksjon 410 Kontrollutval Rekneskap 2013 Revidert budsjett 2014 Netto - budsjett 2015 Netto - budsjett 2016 Netto - budsjett 2017 Netto - budsjett /41001 Kontrollutvalet /41002 Sekretariatet /41003 Tenestekjøp SUM 410 Kontrollutval Budsjett og økonomiplan vert å sende til fylkesutvalet/finansutvalet for innarbeiding i fylkeskommunen sitt budsjett. 4. Kontrollutvalet går inn for utgreiing av konsekvensar for følgjande mogelege område for langsiktige innsparingar Kontrollutvalet. a. Endring frå 5 til 3 representantar i kontrollutvalet b. Kontrollutvalsmedlemmane vert valt frå fylkestinget sine medlemmer c. Kontrollutvalsrepresentantane sin møtepraksis på fylkestinget og på politikardagar d. Opplæring av kontrollutvalet e. Tal møte i kontrollutvalet f. Effektivisering av kontrollutvalssekretariatet g. Selskapskontroll som eigarskapkontroll vert utført av sekretariatet h. Rådgjeving vert budsjettmessig overført frå kontrollutvalet til den eininga som nyttar tenesta i. Overordna analyse vert gjennomført av sekretariatet j. Omfanget av forvaltningsrevisjon

42 Side 1 av 1 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Oppfølgingsliste 7/2014 Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til gjere slikt vedtak: 1. Oppfølgingsliste 7/2014 vert teken til vitande Vedlegg: Oppfølgingsliste 7/2014 Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING Etter forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 20, 2. ledd skal sekretariatet for kontrollutvalet sjå til at utvalet sine vedtak vert sett i verk. Kontrollutvalet får med dette oppfølgingsliste 7/2014 over saker i kontrollutvalet som har vore handsama i utvalet tidlegare og som enten ikkje er avslutta, eller som vart avslutta i førre møte. Dei sakene som er merka med avslutta vert ikkje med på neste utgåve av oppfølgingsliste. Det er behov for å ha ei oversikt over dei til ei kvar tid aktive saker. Sekretariatet har også som oppgåve å følgje opp dei saker som vert tekne opp i utvalet. Oppfølgingslista er ei sak som er planlagt å legge fram for utvalet i kvart møte. I tillegg vil kontrollutvalet få ei oversikt over forvaltningsrevisjonar med status og oppfølgingsdatoar. Denne lista vil bli teke med i oppfølgingssaka eit par gongar kvart år. Dette vil gjere at utvalsmedlemmane til ei kva tid har oversikt over dei sakene som vi har til oppfølging.

43 Oppfølgingsliste 7/2014 Saker som er avslutta vil ikkje kome med på neste statusrapport. Sak-nr Saker som er tekne opp Dato Oppfølging KU Status 1/11 Forvaltningsrevisjon 2011 Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane fylkeskommune handsaming av rapport Innan utgangen av 2012 Ny oppfølging H : Sendt til FT :Oppfølging av administrasjonen iflg. FT-vedtak innan med rapport til KU. 12.2: Samtale med Jan Øhlckers Etter det som kom fram i møtet med Øhlckers vil det først kome noko status frå dette prosjektet H-13. Følgjast opp vidare. 15/13 FR bygge og eigedomstenesta oppfølging av FT-sak 23/08 23/13 Forvaltningsrevisjon Energi og Miljø oppfølging av rapport 34/13 Forvaltningsrevisjon Fagopplæring, rekruttering til yrkesfag og tilbodet til lærlingar handsaming av rapport Ny oppfølging V-14 og januar Utgangen av Ny oppfølging innan utgangen av H-13 Oppfølging V-14 H :Samtale med Roar Nesset: Bygge- og eigedomstenesta har måtta prioritert investeringsoppfølging i samband med skulebruksplanen, men vil prioritere oppfølging av dette prosjektet H-14. Ny rapportering etter Roar vil følgje opp tilrådingspunkt 7-9, og kome tilbake med rapport med status på oppfølging av desse punkta. Sjå sak 24/14 lenger ned på lista. Kontrollutvalet ber i vedtaket om ny rapport etter vurdering av omorganiseringa av vaktmeistertenesta innan utgangen av :Samtale med Roar Nesset: Det vert i samtalen vist til eit prosjektnotat datert ang. organisasjonsutvikling i bygge- og eigedomsforvaltninga, der det vert vist til at organisasjonsmessig plassering av driftsteknikarane er planlagt ferdigstilt innan KU tok rapporten frå fylkesrådmannen til etterretning. Utvalet ba om ny rapport når resterande oppfølgingspunkt er opfølgde, seinast innan utgangen av : Samtale med Roar Nesset: Det vert i samtalen vist til vedtak i FT-sak 34/13 - Rullering av handlingsprogam for Fylkesdelplan for klima og miljø KU vil få brev med oppfølginga av prosjektet ifm fylkestingssaka. Kontrollsjefen kom med endringsframlegg til pkt. 3 i vedtaket. KU vedtok tilrådinga med endringsframlegget. Rapporten vart sendt til fylkestingshandsaming i oktober Fylkestinget vedtok kontrollutvalet si tilråding, og tok dermed rapporten til etterretning. Samtidig vart fylkesrådmannen bedt om å gjennomføre tiltak som er kravd for at tilrådingane 1-8 og 10 og 11 vert gjennomførde og meldt tilbake til kontrollutvalet innan

44 53/13 Skriv, meldingar og orienteringar /11 V-14 26/11 Protokoll i saka: 1. Mandat for offentleg utgreiing om ny kommunelov Mandatet vart teke til orientering. Utvalet ba kontrollsjefen om å invitere leiar i kommunelovutvalet til eit møte i kontrollutvalet 2014 for å informere om arbeidet og for å få innspel frå eit kontrollutval til det vidare arbeidet. 10/14 FR 2009 Kompetanseprofil i fk oppfølging 15/14 FR Tryggleik og beredskap - rapport 16/14 Skriv, meldingar og orienteringar 18.3 Feb Vedtak: 1. Kontrollutvalet tek status og tidsplan frå fylkesrådmannen datert til vitande 2. Utvalet ber om ny statusrapport innan med ein konkret framdriftsplan om gjenståande oppfølging av fylkestingsvedtaket i FT-sak 18/ FT juni 14 og evt. Januar 2015 Vedtak: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Fylkestinget tek rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon Tryggleik og beredskap til etterretning 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomføre tilrådingane i kapittel 6 i rapporten 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å melde tilbake til kontrollutvalet status for gjennomføring og plan for eventuelt vidare arbeid innan Fylkestinget sitt vedtak i saka er i samsvar med tilrådinga frå kontrollutvalet Protokoll i saka: 4. Brev frå fylkeskommunen til Skatt Vest Brev med klage på vedtak om etterrekning av meirverdiavgift etter avgrensa kontroll av kompensasjonsoppgåva for juli august 2013vart teken til orientering. Sjå sak 53/13 pkt. 1 21/14 Kontroll av praktisering av arbeidsvilkåra for folkevalde 27.5 FT okt 14. K.sjef inhabil, KU vart i møtet vurdert til å vere habile til å behandle saka av K H Grepstad Slik tilråding til fylkestinget vart vedteken: 1. Fylkestinget tar rapporten frå SF-revisjon om fylkeskommunen sitt reglement om arbeidsvilkår for folkevalde til vitande.

45 2. Fylkestinget viser til konklusjonen til revisjonen, og ber fylkesrådmannen om ei avklaring av omgrepet «alle verv vedkomande har» i pkt. 1.4 i reglementet, og at praksisen med full erstatning for tapt arbeidsforteneste for fråvær mellom 6 8 timar blir vurdert ev. ved ei endring i reglementet, jf. fylkesrådmannen sin merknad til rapporten. 3.Fylkestinget ber om å få framlagt ei sak til handsaming i oktober som oppfølging av pkt. 2 i vedtaket. 23/14 Forvaltningsrevisjon av innkjøp oppfølging av vedtak i FT-sak 28/13 24/14 Forvaltningsrevisjon 2010 Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane - oppfølging av rapport 29/14 Skriv, meldingar og orienteringar 30/14 Forvaltningsrevisjon Tildeling og oppfølging av tilskot - prosjektplan 31/14 Forvaltningsrevisjon Samhandling val av prosjekt 32/14 Selskapskontroll 2014 Forvaltningsrevisjon F1 Holding AS - bestilling , rapport frå frm Fylkestinget vedtok å utsette saka, og ba gruppeleiarane om å kome med ei tilråding i saka. Kontrollutvalet vedtok å ta rapporten frå frm til vitande og ber i vedtaket om ny rapport innan V-2015 KU vedtok å ta rapporten frå frm til vitande, og ber frm om tilbakemelding om rutinane vedrørande handsaming av prosjektrekneskapa knytt til vegprosjekt innan utgangen av Følgjande skriv, meldingar og orienteringar vart handsama i møtet: 1. Budsjett 2015 vurderingar Kontrollsjef orienterte utvalet om budsjettsituasjonen, og vurderingar rundt kontrollutvalet sin budsjett. Utvalet diskuterte utfordringane som ligg i den varsla inntektsreduksjonen til fylkeskommunen og gjorde slikt vedtak: a) Kontrollutvalet vil vurdere sitt eige budsjett i første møte etter sommarferien, og ber om at leiar og nestleiar får møte finansutvalet 24. september for å presentere utvalet sin vurderingar ang, budsjett 2015» AVSLUTTA Utvalet gjorde slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet vedtek prosjektplanen datert frå Deloitte AS som framlagd 2. Kontrollutvalet ber om rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon innan AVSLUTTA 17.6 H-14 Vedtak i utvalet: 1. Kontrollutvalet diskuterte det etiske ved val prosjekta for nærare gjennomgang og vedtok å halde fast på valet av prosjekt i KU-sak 17/ Kontrollutvalet vedtok følgjande: 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av F1 Holding AS i samsvar med vedlagte bestillingsdokument med dei endringar

46 33/14 SK 2014 FR F1 Holding - prosjektplan 34/14 FR Innkjøp og oppfølging av kollektivtransport - bestilling 35/14 Kontrollutvalet Budsjett 2015/Økonomiplan som vart godkjende i møtet. 2. Bestillinga vert sendt SF revisjon IKS AVSLUTTA 26.8 Kontrollutvalet vedtok prosjektplanen med endringar som kom fram i møtet. Oppdatert plan skal sendast medlemmane Kontrollutvalet ba i vedtaket om rapport innan utgangen av Kontrollutvalet vedtok følgjande: 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon «Innkjøp og oppfølging av kollektivtransport» etter vurdering av formål og problemstillingar i vedlagte bestilling 2. Prosjektstart vert sett til med levering av rapport innan Vedteke bestilling vert sendt Deloitte AS AVSLUTTA 26.8 Kontrollutvalet vedtok eige budsjett som vert sendt til administrasjonen slik at budsjettet vert handtert som ein del av fylkeskommunen sitt budsjett.i tillegg gjorde kontrollutvalet slikt vedtak: 4. Kontrollutvalet går inn for utgreiing av konsekvensar for følgjande mogelege område for langsiktige innsparingar Kontrollutvalet. a. Endring frå 5 til 3 representantar i kontrollutvalet b. Kontrollutvalsmedlemmane vert valt frå fylkestinget sine medlemmer c. Kontrollutvalsrepresentantane sin møtepraksis på fylkestinget og på politikardagar d. Opplæring av kontrollutvalet e. Tal møte i kontrollutvalet f. Effektivisering av kontrollutvalssekretariatet g. Selskapskontroll som eigarskapkontroll vert utført av sekretariatet h. Rådgjeving vert budsjettmessig overført frå kontrollutvalet til den eininga som nyttar tenesta i. Overordna analyse vert gjennomført av sekretariatet j. Omfanget av forvaltningsrevisjon 36/14 Oppfølgingsliste 6/ Kontrollutvalet tok oppfølgingslista til vitande. AVSLUTTAST 37/14 Skriv, meldingar og orienteringar 26.8 KU vedtok følgjande: 1. Status forvaltningsrevisjon v/deloitte AS a. Samhandling b. Tilskotsforvaltning

47 Deloitte orienterte om at prosjekt samhandling vert ytterlegare forsinka på grunn av forsinka tilbakemeldingar frå fylkeskommunen. Forseinkinga har resultert i kapasitetsutfordringar hjå Deloitte med å få ferdigstilt prosjektet i tide. Dette resulterer i at rapporten blir vanskeleg å få ferdig til handsaming i kontrollutvalet i november. Kontrollutvalet ber om at tidplanen med handsaming i november blir halden. Prosjekt tilskotsforvaltning er i rute, og vil bli ferdig til handsaming i november med atterhald om at tidsfristane for tilbakemelding frå fylkeskommunen vert haldne. 2. Status desisjonssaka v/kontrollsjef Kontrollsjefen orienterte om status for saka. Vurderingane som var bestilt av Deloitte AS er mottekne. Det er eit par avklaringar som må på plass, rapport må skrivast og det må gjennomførast høyringsprosess før saka kan leggast fram for utvalet. 3. Orientering etter generalforsamling i Lutelandet Utvikling AS Per Rune Vereide orienterte utvalet etter generalforsamlinga i Lutelandet Utvikling AS. Orienteringa vart teken til vitande. AVSLUTTA 4. Status årsplan for kontrollutvalet Kontrollsjefen orienterte om status for arbeidet i høve til årsplanen. Orienteringa vart teken til vitande. AVSLUTTA 5. Informasjon frå NKRF a. E-info 7/14 i. Link til «personalopplysning sforskriften 9-3» ii. Link til «personopplysningsl oven» Informasjonen vart teke til vitande.

48 Oppdatert Orienteringar frå leiar og kontrollsjef AVSLUTTA Kontrollsjefen orienterte om Nasjonal fagkonferanse i offentleg revisjon, som skal vere på Gardermoen oktober. AVSLUTTA

49 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 14/ Internt l.nr /14 Sak: 36/14 Tittel: Oppfølgingsliste 6/2014 Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Oppfølgingsliste 6/2014 vert teken til vitande

50 Side 1 av 1 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 14/ Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet Status forvaltningsrevisjon v/deloitte AS a. Samhandling b. Tilskotsforvaltning 2. Status desisjonssaka v/kontrollsjef 3. Orientering etter generalforsamling i Lutelandet Utvikling AS 4. Status årsplan for kontrollutvalet 5. Informasjon frå NKRF a. E-info 7/14 i. Link til «personalopplysningsforskriften 9-3» ii. Link til «personopplysningsloven» 6. Orienteringar frå leiar og kontrollsjef

51 einfo 14/7 - Kontrollutvalgets rett til innsyn i tilsattes e-post Kommunal- og moderniseringsdepartementet har i brev av 16. juni 2014 svart på et spørsmål fra et kontrollutvalgssekretariat om forholdet mellom kontrollutvalgsforskriften og personopplysningsforskriften, jf. vedlegg. Hovedpoengene i departementets uttalelse er slik vi ser det følgende: Kontrollutvalget kan ikke betraktes som en del av kommunen som arbeidsgiver. Personopplysningsforskriften kap. 9 kommer derfor etter vår vurdering ikke direkte til anvendelse. Men Dersom det foreligger rettslig grunnlag for kontrollutvalgets innsyn i ansattes e- post. bør derfor prosedyrereglene i personopplysningsforskriften 9-3 etterleves For øvrig viser vi til departementets brev. Oslo, 19. juni 2014 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Org.nr.: Postboks 1417 Vika Munkedamsveien 3B, 3. etg. E-post: post@nkrf.no Kontonr.: OSLO Web:

52

53

54 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 14/ Internt l.nr /14 Sak: 37/14 Tittel: Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Status forvaltningsrevisjon v/deloitte AS a. Samhandling b. Tilskotsforvaltning Deloitte orienterte om at prosjekt samhandling vert ytterlegare forsinka på grunn av forsinka tilbakemeldingar frå fylkeskommunen. Forseinkinga har resultert i kapasitetsutfordringar hjå Deloitte med å få ferdigstilt prosjektet i tide. Dette resulterer i at rapporten blir vanskeleg å få ferdig til handsaming i kontrollutvalet i november. Kontrollutvalet ber om at tidplanen med handsaming i november blir halden. Prosjekt tilskotsforvaltning er i rute, og vil bli ferdig til handsaming i november med atterhald om at tidsfristane for tilbakemelding frå fylkeskommunen vert haldne. 2. Status desisjonssaka v/kontrollsjef Kontrollsjefen orienterte om status for saka. Vurderingane som var bestilt av Deloitte AS er mottekne. Det er eit par avklaringar som må på plass, rapport må skrivast og det må gjennomførast høyringsprosess før saka kan leggast fram for utvalet. 3. Orientering etter generalforsamling i Lutelandet Utvikling AS Per Rune Vereide orienterte utvalet etter generalforsamlinga i Lutelandet Utvikling AS. Orienteringa vart teken til vitande. 4. Status årsplan for kontrollutvalet Kontrollsjefen orienterte om status for arbeidet i høve til årsplanen. Orienteringa vart teken til vitande. 5. Informasjon frå NKRF