JUSTER T UTGAVE (PKT 1.4, 1.6, 4.9)

Transkript

1 JUSTER T UTGAVE (PKT 1.4, 1.6, 4.9) KONKURRANSEGRUNNLAG PROSJEKTSTØTTE TIL ARBEIDET MED UTVIKLING AV EN ELEKTRONISK INFRASTRUKTUR FOR SPORING AV MAT - VIDEREUTVIKLING AV ESPORINGSLØSNINGEN Med utgangspunkt i åpen anbudskonkurranse ESPORINGSPROSJEKTET 2011 Tilbudsfrist: 1. august 2011 kl Saksnr: i

2 Innhold 1. Oppdraget Innledning Hovedmålsetting/ambisjonen til esporing Oppdragsgiver Beskrivelse og avgrensning av oppdraget, inklusive tid og omfang Krav til utførelse Oppdragets størrelse Anskaffelsesprosedyre Kontraktstype Kunngjøringer Kvalifikasjonsgrunnlag Kriterier for å delta i anbudskonkurransen Formelle krav til attester og erklæringer som skal følge et tilbud Finansiell og økonomisk stilling Tekniske kvalifikasjoner Avvisning Krav til tilbudet Språk i tilbudet Utforming av tilbud for gjennomføring av oppdraget Alternative tilbud Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Oppdragsgivers behandling av tilbudene Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Forbehold Kommunikasjon Tilbudsfrist mm Åpning av tilbud Vedståelsesfrist Meddelelse Kostnader Fremdriftsplan Avgjørelse av konkurransen Tildelingskriterier Forkastelse av tilbud... 8 ii

3 1. OPPDRAGET 1.1 Innledning Dette oppdraget har som formål å yte prosjektstøtte til esporingssekretariatet ved å følge opp utviklingsarbeidet med esporingsløsningen, dels overordnet og dels direkte mot leverandøren, samt teknisk tilrettelegging for/mot brukere av løsningen. Parallelt med dette vil det velges en aktør som skal gjennomføre selve videreutviklingen av esporingsløsningen. Utviklingen av en esporingsløsning baserer seg på et konseptuelt design med arkitektur, datamodell, med mer, som har blitt detaljert i en kravspesifikasjon og etterfølgende løsningsspesifikasjon. Ved oppstart av dette oppdraget vil kjernefunksjonaliteten i løsningen være levert og akseptansetest gjennomført. Det planlegges en videreutvikling av løsningen fra sommeren 2011, basert på endringsordrer (EO) fra det tidligere arbeidet. EO for føderering vil være den mest omfattende. I tillegg skal krav som har blitt avtalt overført til en ny (siste) fase (fase 3a) i utviklingsarbeidet, vurderes og eventuelt følges videre opp. EDB ErgoGroup (EEG) har vært leverandør av kjernefunksjonaliteten i løsningen. Bedrifter har testet løsningen og mange nye bedrifter påregnes å følge opp dette, da særlig fra medio august 2011 og utover. Oppdraget beskrevet her påregnes å starte opp primo september og kan gå over resten av prosjektets levetid (og sannsynligvis inn i 2012). Prosjektstøtten skal sikre at (videre-)utviklingen av en løsning skjer i henhold til de føringer som er lagt fra oppdragsgiver, og at den er i henhold til esporingsløsningens kravspesifikasjon og løsningsspesifikasjon. Prosjektstøtten vil kreve en betydelig grad av samordning inn mot esporingssekretariatet, og til dels andre tiltak som iverksettes i regi av sekretariatet. 1.2 Hovedmålsetting/ambisjonen til esporing Prosjektets hovedmål/ambisjon: Innen 2010 skal det etableres en nasjonal, elektronisk infrastruktur for effektiv utveksling av informasjon i matkjeden Selv om kjernefunksjonaliteten er levert, gjør forsinkelse i prosjektet at tidspunkt for etablering av en fullverdig infrastruktur tidligst kommer ila Et hovedmål med prosjektet er å fungere som et verktøy for mattrygghet, dvs. muligheten for å spore årsaker til at mat ikke er trygg å spise, samt å kunne beslutte tilbakekalling og tilbaketrekking av produsert og levert mat som kan mistenkes ikke å være trygg. Mat produseres, transporteres, håndteres og frambys av mange aktører og produksjonskjeden baseres på innsatsvarer fra nær sagt alle industrier og råvareprodusenter. Verdikjedesporing er sporing langs alle kjedene som inngår i matproduksjonen. Samtidig skal sporingen være rask og fleksibel, det vil si fungere raskt mellom kryssende verdikjeder og over flere aktører. Prosjektet skal innen utgangen av 2011 ha: Utviklet, testet og driftssatt en sikker og funksjonell infrastruktur for elektronisk kjedesporing som skal: o Dekke kjernefunksjonen som er å raskt, effektivt og presist kunne følge (spore) en vare fremover eller bakover i kjeden. o Bidra som et verktøy i arbeidet med å søke etter kilder til ikke trygg mat. o Legge til rette for å kunne bygge inn verdiøkende tjenester for de aktører (bransjer eller handelspartnere) som ønsker dette. 1

4 Definert grensesnitt for kommunikasjon mellom bedrifter/bransjer og esporing Definert grensesnitt mellom offentlige registre og esporing (for eksempel Husdyrregisteret, GAB etc) Definert og/eller etablert elektroniske grunndataregistre for de grupperinger som ikke kan utvikle disse selv (for eksempel primærprodusenter, småskalaprodusenter) Intensjonen er at næringslivet i matsektoren overtar og drifter esporingsløsningen. 1.3 Oppdragsgiver De som finansierer esporingsprosjektet (eierne), er hhv. Landbruks- og matdepartementet (LMD), Fiskeri- og kystdepartementet (FKD) og Helse- og omsorgs-departementet (HOD). LMD er formell oppdragsgiver, mens esporingssekretariatet er ansvarlig for gjennomføringen av prosjektet. Arbeidet har en egen styringsgruppe med representanter fra eierne og så og si alle ledd i matkjeden, i hovedsak bransje- eller interesseorganisasjoner, samt offentlig tilsyns- og kontrollinstanser. I tillegg gjennomføres og (del-) finansieres, fra andre offentlige kilder som Innovasjon Norge og Fondet for fiskeriforskning, en rekke prosjekter, bl.a. bransjerettede pilotprosjekter, som formelt sett er selvstendige prosjekter. Oppgavene må løses i forståelse og samspill med disse delene av prosjektporteføljen. Alle kontrakter blir inngått med LMD. 1.4 Beskrivelse og avgrensning av oppdraget, inklusive tid og omfang Oppdraget gjelder bistand for å kunne gjennomføre videre utvikling og arbeid med en ferdigstilling av prosjektet/ overføring av esporingsløsningen. Arbeidsoppgaver/prosjektstøtte omfatter(omfang/tid er tentative): Utvikling av løsningen: o Prosjektledelse for (videre-) utvikling av løsningen, herunder oppfølging av/ avklaringer mot leverandør av løsningen, oppfølging mot bl.a. myndighetsgruppen, samt oppfølging av bedrifter for innspill til utviklingen (endringsbehov i løsningen etc). Omfang 2 dager i uka fra september tom avslutning av utviklingsarbeidet, ca. desember o Praktisk koordinering av innkjøpt kompetanse (QA og testing). Omfang: Noe under 1 dag/uke fra september tom desember. o Overordnet ansvar for gjennomføring av testing og Akseptansetesting. Omfang: Noe under 1 dag/uke fra september tom desember. Det tas forbehold om at oppgavenes omfang kan bli redusert Overføring av kompetanse (i en kortere tidsperiode: o Tilgjengeliggjøring av materiale og kompetanse for aktør som utfører oppdrag bestående av kurs og kompetanseoverføring. Omfang 10 dager (intensivt ifm oppstart av kompetanseoverføringsoppdraget høst 2011 ). o Utarbeide nødvendig dokumentasjon i etterkant av avslutningen av prosjektet (i etterkant av kompetanseoverføringsoppdraget. Primo 2012). Omfang 20 dager. Omfanget av de forskjellige oppgavene vil variere over tid, avhengig av prioriteringer, aktivitetsnivå og framdrift/utvikling i prosjektet som helhet. Over en periode på. 6 måneder tilsier oppgavene ca. 75 % engasjement. 2

5 Følgende oppgave ønskes som opsjon: o Gjennomføring av kurs og opplæring/kompetanse-overføring (bidra til å samle bedrifter, sette sammen bedrifter på rett måte til kurs, prioritere blant bedrifter etc). Omfang 10 dager. (underveis ifm kompetanseoverføringsoppdraget høst 2011) Tilbydere på oppdraget må svare på oppgaven om opsjon. 1.5 Krav til utførelse De som engasjeres må arbeide innenfor det rammeverk som trekkes opp av de styrende organer og prosjektsekretariatet. Dette krever god oversikt over de aktører som er involvert i arbeidet, kunnskap om matbransjen i Norge, samt omfattende kunnskaper innen sporing/logistikk på teknisk og funksjonelt nivå. Like viktig er at aktuelle kandidater er oppdatert på, eller raskt kan forstå, den konseptuelle plattform med tilhørende metodikk som er valgt i arbeidet med utviklingen av esporingsløsningen. 1.6 Oppdragets størrelse Oppdraget har en antatt ramme på om lag kr (ref. omfang over), eks mva. Det nøyaktige omfanget vil avhenge av utviklingsarbeidet (kompleksitet, feil etc.) og tilslutningen fra bedrifter. Oppdraget påregnes dekket av ett miljø, men kan bli delt på ulike tilbydere. 1.7 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse i henhold til Lov om offentlige anskaffelser (LoA) 16. juli 1999 nr.69 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FoA), 7. juni 2006 nr.403 og Kongelig Resolusjon om endring av Forskrift om offentlige anskaffelser. Del I og III. Oppdraget lyses ut i EØS-området på kunngjørnsdatabasen TED 1.8 Kontraktstype Statens standardavtale for konsulentbistand (SSA-B) benyttes. Timeprisen er fast for avtaleperioden. Avtaleperioden påregnes å ha oppstart 1. september 2011 og påregnes å gå fram til eieroverføringen av løsningen, ultimo 2011/primo Leverandør må være åpen for endringer av avtaleperioden. En avslutning/forkortelse eller forlengelse av hovedoppdraget vil medføre at avtaleperioden for dette oppdraget vil bli endret. 1.9 Kunngjøringer Konkurransen lyses ut på DOFFIN og på den europeiske kunngjøringsdatabasen TED. 2. KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Tilbyderne kvalifiseres på grunnlag av krav fremstilt i dette kapittel. 2.1 Kriterier for å delta i anbudskonkurransen Tilbyderne vurderes på grunnlag av kriterierfremstilt i dette kapittel. Leverandør av oppdraget Utvikling av løsning for elektronisk sporing i matsektoren i Norge kan ikke legge inn tilbud på oppdraget om kvalitetssikring. 2.2 Formelle krav til attester og erklæringer som skal følge et tilbud Tilbudet om kvalifisering skal, jfr. utlysningsteksten, inneholde følgende attester: 3

6 Lovpålagte krav; Kvalifikasjonskrav: Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt merverdiavgift Tilbyder skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller internkontroll-forskriften. Tilbyder skal videre bekrefte at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljø-regelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter, og skal akseptere at Oppdragsgiver blir gitt rett til å gjennomgå og verifisere foretakets system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet Dokumenteres ved: Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse Signert HMS egenerklæring Organisatorisk og juridisk stilling: Kvalifikasjonskrav: Tilbydere skal være et lovlig etablert foretak Dokumenteres ved: Firmaattest eller tilsvarende fra søkers hjemstat Finansiell og økonomisk stilling Kvalifikasjonskrav: Det forutsettes at Tilbyder har tilfredsstillende finansiell og økonomisk stilling Dokumenteres ved: Dokumenteres i tilfelle Oppdragsgiver ber om dette, ved fremleggelse av foretakets årsregnskap (inkluderer styrets beretning, revisors beretning, balanse, resultatregnskap og noter) for de siste to regnskapsår Tekniske kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Leverandøren må både ha stor teknisk Dokumenteres ved: Kort beskrivelse av kjernekompetanse på 4

7 kompetanse og inngående kjennskap til esporingsløsningen Det er en fordel med kunnskap om/kjennskap til bedriftene i matsektoren området og erfaring/kompetanse om esporing Kort beskrivelse av tidligere arbeid med aktører i matbransjen 2.3 Avvisning Leverandører/tilbud kan bli avvist i henhold til FoA, og KRAV TIL TILBUDET 3.1 Språk i tilbudet Selve tilbudet skal utformes på norsk. Alle vedlegg som er nødvendig for å vurdere tilbudet skal leveres på norsk eller engelsk. Kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgiver skal foregå på norsk. 3.2 Utforming av tilbud for gjennomføring av oppdraget Dette tilbudet skal besvares i henhold til tildelingskriteriene og tilbyders forståelse av oppgaven. Tilbudet skal bestå av de elementer som er oppført i matrisen under, og skal organiseres i samme rekkefølge: Dokumentrekkefølge: Kommentarer: 1. Tilbudsbrev Skal være signert av bemyndiget person 2. Vedlegg A Leveransebeskrivelse Tilbyder skal sette inn sitt svar på Kundens spesifikasjon, evt som et separat vedlegg. Dette inkluderer også en kort beskrivelse av hvordan oppdraget tenkes løst innenfor hovedaktivitets- og budsjettrammen 3. Vedlegg B Pris 4. Vedlegg C Erfaring fra tilsvarende oppdrag Tilbyder skal timepris eks. mva., ev. spesifisert på forskjellige personers kompetanse og erfaringsbakgrunn, samt angivelse av evt. forbehold Tilbyder skal sette inn informasjon om erfaring fra tilsvarende oppdrag. Dokumenteres ved liste over større leveranser/avtaler de siste tre år, herunder leveransens art, verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere (referanseliste vedlegges, kontaktpersoner, telefonnumre, etc.). 5. Vedlegg F Kontaktperson Tilbyder skal sette inn navn på kontaktperson for tilbudet, og kontaktinfo for vedkommende. 6. Vedlegg G Kompetanse og Tilbyder skal sette inn tilbyders kompetanse og 5

8 kriterier erfaring i henhold til de kriterier som er oppgitt i pkt 5.1, 7. Vedlegg H Roller og ansvar Tilbyder skal sette inn tilbudte personers tiltenkte roller og ansvarsdisposisjoner innenfor ulike hovedaktivitetsområder, der dette er relevant 8. Vedlegg I - Tilbyders eventuelle forbehold og avvik Tilbyder skal sette inn tilbyders eventuelle forbehold og avvik 9. Annet..[angi hva] Eventuelle presiseringer 3.3 Alternative tilbud Oppdragsgiver aksepterer ikke at det inngis alternative tilbud. 3.4 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til Tilbudet og deltakelsen i konkurransen. 4. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristens utløp, jfr FoA Forbehold Tilbydere har ikke adgang til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget. Gjennomføring av dette oppdraget forutsetter at det blir fattet en beslutning om videreføring av prosjektet (forventet avklaring ultimo juni 2011), og at eierskapsforhandlingene fører fram. Valgte tilbyder må signere taushetserklæring med oppdragsgiver. 4.3 Kommunikasjon All kommunikasjon av administrativ og faglig art i forbindelse med denne konkurransen, skal i tilbudsperioden føres mot fast kontaktperson. Det aksepteres ikke at det foregår noen form for kommunikasjon vedrørende tilbudet med andre personer som deltar i beslutningsprosessen. Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget eller andre dokumenter skal fremsettes skriftlig til følgende kontaktperson: Kontaktperson hos Oppdragsgiver: Geir S. Kuvås E-post: geir.kuvas@lmd.dep.no E-post ansees som skriftlig. Spørsmål som stilles muntlig vil ikke bli besvart. 6

9 All tilleggsinformasjon i henhold til punkt 4.1 vil bli besvart på e-post til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. 4.4 Tilbudsfrist mm. Tilbud om gjennomføring av oppdraget Tilbudet skal være i papirversjon og signert av autorisert representant for tilbyder. I tillegg skal det vedlegges en elektronisk kopi på cd eller minnepinne. Tilbudet skal merkes med: Tilbud om prosjektstøtte til videreutvikling av esporingsløsningen. Tilbudet skal adresseres (postadresse): Landbruks- og matdepartementet v/esporing Postboks 8007 Dep 0030 Oslo Besøksadresse: Regjeringskvartalet R5, LMD Akersgata 59 Oslo 0105 Oslo 4.5 Åpning av tilbud Innkomne tilbud vil bli åpnet 1. august 2011 kl Åpningen skjer i lokalene til Oppdragsgiver, representert med minimum to personer. Åpningen er ikke offentlig. 4.6 Vedståelsesfrist Tilbudene er bindende for Tilbyder i 30 dager etter tilbudsfristen. Dette skal fremgå av oversendelsesbrevet. 4.7 Meddelelse Beslutning om tildeling av kontrakt vil meddeles hver enkelt tilbyder i henhold til FoA Kostnader Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse og levering, samt oppfølging av tilbudet, vil ikke bli refundert av Oppdragsgiver. 4.9 Fremdriftsplan Med forbehold om endringer vil Oppdragsgiver forholde seg til følgende fremdriftsplan: Milepæl Aktivitet Dato 1 Utlysning Doffin / TED 7/6 2 Frist for å stille spørsmål angående 1/7 oppdrag 3 Tilbudsfrist 1/8 kl Valg av aktør/tilbyder 8/8 6 Kontraktsinngåelse 15/8 Klagefristen er 10 dager fra offentliggjøring av valg av aktør 7

10 5. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 5.1 Tildelingskriterier Tilbydere som fyller kriteriene for å delta i anbudskonkurransen vil få vurdert sine tilbud ut fra følgende kriterier: 1. Grad av funksjonell og teknisk kunnskap innen områdene sporing, logistikk og IKT, samt sporing gjennom komplekse verdikjeder, dokumentert gjennom ved beskrivelse av relevante tiltak/prosjekter i antall og omfang. 2. Erfaring fra utvikling av elektronisk sporingsløsninger, fortrinnsvis fra kjedesporing hvor man møter behov for avklaringer fra leverandør av løsningen og sammenstilt opp mot kunde- og brukerbehov og krav, dokumentert gjennom beskrivelse av relevante tiltak/prosjekter i antall og omfang. 3. Dokumentasjon av å ha arbeidet innenfor/med sentrale funksjonelle områder som tilhører kjede-/sporing (grensesnitt/interoperabilitet, formater, administrasjon, autorisering/autentisering,rapportering etc.). 4. Erfaring fra hvordan verdikjedene i matsektoren i Norge er oppbygd og sam- /fungerer med beskrivelse av antall og omfang av relevante prosjekter. 5. Timepris for oppdraget. Alle kriteriene 1-5 vil tillegges lik vekt (20 %) i en samlet vurdering av aktørene. Hvis to eller flere aktører er rangert likt etter å ha vurdert kriteriene 1-4 vil kriterium 5 brukes for å gjøre en endelig vurdering av hvilket miljø som får tilbud om å gjennomføre forhandlinger med oppdragsgiver/får tildelt oppdraget. Det er ikke et absolutt krav at tilbyder har kunnskap/møter alle kriterier. Det er en totalscore av alle kriteriene som vil være førende for hvilke leverandører som velges. I etterkant av forhandlingene får disse tilbyderne mulighet til å legge inn revidert tilbud. Fristen for dette er 10 dager fra forhandlinger. Et valg av tilbyder må ha som grunnforutsetning at tilbyder har levert en skisse av oppdragets løsning som anses som relevant. 5.2 Forkastelse av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jfr. FoA Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter som grunnlag for å legge inn tilbud Vedlegg 1: Konkurransegrunnlaget (dette dokument) Vedlegg 2: esporing brukerdokumentasjon Vedlegg 3: esporing aktørveiledning Vedlegg 4: espor dataformat Vedlegg 5: MDspor dataformat Vedlegg 6: espor etterpopulering Vedlegg 7: Kravspesifikasjon for endringsordrer fase 2 Vedlegg 8: Kravspesifikasjon for føderering Vedlegg 9: Kravspesifikasjon for fase 3 8