Innkalling til møte i avdelingsstyret ved Avdeling for informasjonsteknologi

Transkript

1 Avdeling for informasjonsteknologi Postadresse: 1757 Halden E-post: Telefon: Org.nr.: Til avdelingsstyrets medlemmer Saksbehandler: Jan Høiberg Telefon: E-post: Telefaks: Dato: Innkalling til møte i avdelingsstyret ved Avdeling for informasjonsteknologi Det innkalles med dette til avdelingsstyremøte: Tirsdag 15. januar 2013, kl 14:15 Møtet holdes på rom D1-038 i IT-bygget, Høgskolesenteret på Remmen. Forfall meldes snarest slik at vararepresentant kan innkalles. Saksliste Sak 01/13 Konstituering av avdelingsstyret, valg av avdelingsstyreleder og nestleder Sak 02/13 Referat- og orienteringssaker Sak 03/13 Ny organisering av ledelsen ved avdeling for IT Sak 04/13 Videre fremdrift i arbeidet med strategisk plan og langsiktig handlingsplan for avdelingen Sak 05/13 Eventuelt Med vennlig hilsen Avdeling for informasjonsteknologi Jan Høiberg Dekan

2 Avdeling for informasjonsteknologi Avdelingsstyremøte 15. januar 2013 JH Sak 01/13 Konstituering av avdelingsstyret, valg av leder og nestleder Vedlegg 1. Mandat for avdelingsstyrene ved Høgskolen i Østfold Bakgrunn Valg av fagansatte til avdelingsstyret for IT ble gjennomført i desember 2012, i henhold til gjeldende valgreglement ved Høgskolen i Østfold. Studentrepresentantene følger en annen periode og var ikke på valg høsten Avdelingsstyret for perioden har følgende medlemmer: Ansatte Faste medlemmer Edgar Bostrøm Christian Heide Monica Kristiansen Tom Heine Nätt Robert Roppestad Jan Høiberg (dekan) Varamedlemmer 1. Joakim Karlsen 2. Erling Petter Strand Studenter Faste medlemmer Lill Kristin Nordahl Christopher Ludvigsen Varamedlemmer 1. Patrick Berg Dekanen er ikke valgt, men er automatisk medlem av avdelingsstyret og skal fungere som styrets sekretær. En beskrivelse av avdelingsstyrets mandat og virkeområde er vedlagt. I sitt første møte skal avdelingsstyret konstituere seg og velge en avdelingsstyreleder og nestleder (leders stedfortreder) blant de valgte fagansatte medlemmene. Det bes om at forslag på kandidater til leder og nestleder fremlegges i møtet. Forslag til vedtak NN1 velges til leder for avdelingsstyret ved avdeling for informasjonsteknologi. NN2 velges til nestleder. Halden, 8. januar 2013 Jan Høiberg Dekan

3 Høgskolen i Østfold Mandat for avdelingsstyrene Vedtatt av Høgskolestyret i møte , sak 4/2008 Avdelingsstyrets mandat Avdelingsstyret skal være et strategisk organ som, sammen med dekan, skal bidra til at den faglige virksomhet ved avdelingen holder høy kvalitet og videreutvikles. Avdelingsstyret skal føre tilsyn med at avdelingen drives effektivt og økonomisk forsvarlig i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder, og innenfor de rammer og mål som er fastsatt av Høgskolestyret. Avdelingsstyret skal legge til rette for at dekan kan utøve sitt faglige og administrative lederansvar i samsvar med stillingens mandat. Avdelingsstyrene skal fremme forslag overfor Høgskolestyret i følgende saker: avdelingens forslag til budsjett avdelingens forslag til studieprogram og fagportefølje avdelingens forslag til strategi- og handlingsplan for Høgskolen i Østfold andre saker av strategisk betydning for Høgskolens virksomhet herunder sentrale strategiske dokumenter oppretting og nedlegging av studietilbud ved avdelingen avdelingens forslag til Høgskolens representanter til råd og utvalg som oppnevnes av Høgskolestyret avdelingens forslag til Høgskolens representanter i nasjonale og internasjonale fora endringer i intern organisering og styringsordning ved Høgskolen endringer i avdelingens studentmåltall og rammer for opptak av studenter Høgskolestyret delegerer følgende beslutningsmyndighet til avdelingsstyret: vedta avdelingens virksomhetsplaner herunder arbeidet med strategisk planlegging og utvikling av avdelingen generelt vedta retningslinjer og prioriteringer for avdelingens arbeid med studier, forskning og utvikling samt annen faglig virksomhet vedta avdelingens budsjett i samsvar med prioriteringene og de tildelte rammene for avdelingens virksomhet oppnevne avdelingens representanter til råd og utvalg som ikke oppnevnes av Høgskolestyret. oppnevne avdelingens representanter til nasjonale og internasjonale fora vedta høringsuttalelser fremlegge årsrapport om avdelingens virksomhet, herunder FoU-aktivitet, studiekvalitet og regnskap for avdelingen

4 Avdelingsstyrene skal gi råd til dekan i følgende saker: innstilling for tilsetting av studieledere oppnevning av programansvarlige andre saker som dekan legger frem for avdelingsstyret Avdelingsstyrets sammensetning Avdelingsstyret består av dekan 5 representanter valgt av og blant undervisnings- og forskningspersonalet 2 studenter Dersom det er fem eller flere ansatte i teknisk/administrative stillinger ved avdelingen, skal det i stedet for en av representantene for undervisnings- og forskningspersonalet velges en representant av og blant det teknisk/administrative personalet. Avdelingsstyret velger selv leder og nestleder. Vedtak fattes ved simpelt flertall. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. Dekan er ansvarlig for avdelingsstyrets sekretærfunksjon.

5 Avdeling for informasjonsteknologi Avdelingsstyremøte 15. januar 2013 Sak 02/13 Referat- og orienteringssaker JH Referatsaker Vedlegg: 1. Protokoll fra Høgskolestyremøte Protokoll fra Høgskolestyremøte Referat fra forrige avdelingsstyremøte ved IT, Orienteringssaker Vedlegg: 1. Tildelingsbrev 2013, avdeling for informasjonsteknologi 2. Møteplan for avdeling for IT våren Utlysning av Småforskmidler ved avdeling for IT i Nytt studium i velferdsteknologi ved avdeling HS, med bidrag fra avdeling IT 5. Rapport for 2012 fra prosjektgruppen for FoU-samarbeid innen anvendt informatikk i Oslofjordalliansen Muntlige orienteringer: 1. Status tilsettinger: Professor i anvendt informatikk Professor i informasjonssystemer Forslag til vedtak Avdelingsstyret tar sakene til orientering. Halden, 8. januar 2013 Jan Høiberg Dekan

6 Møteprotokoll Utvalg: Styret for Høgskolen i Østfold Møtested: A , studiested Halden (for de som har anledning), Telefonmøte Dato: Tid: 08:00-09:00 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Hans Blom Leder UF-pers Vigdis Abrahamsen Nestleder UF-pers Grøndahl Helge Ramsdal Medlem UF-pers Jan Erik Sundby Medlem Ekstern Toril Mølmen Medlem Ekstern Boel Henckel Medlem Ekstern Nils M. Lerøy Medlem Stud Hans Petter Wille Medlem UF-pers Ellen Irene Sandvik Medlem Stud Forfall: Navn Funksjon Representerer Karin Herft Medlem Teknadm Mons Andreas Hvattum Medlem Ekstern Hans Petter Wille Medlem UF-pers Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for Representerer Ragnar Knudsen Karin Herft Teknadm Lene Merete Osvik Mons Andreas Hvattum Ekstern Catharina Bjørkquist Hans Petter Wille UF-pers Fra administrasjonen møtte: Navn Bente Fjeld Ludvigsen Stilling Rådgiver, Personal- og organisasjonsenheten Deltok på sakene 87/12, 88/12 og 89/12.

7 Saksliste Saksnr VE 86/12 Innhold Sak unntatt offentlighet Innstilling - personal og organisasjonsdirektør (Vedtaket er offentlig) Ordinære saker VE 87/12 Godkjenning av utlysningstekst og innstillingsutvalg / intervjugruppe - dekan - Avdeling for ingeniørfag VE 88/12 Godkjenning av utlysningstekst og innstillingsutvalg / intervjugruppe - Prorektorer VE 89/12 Eventuelt VE 86/12 Innstilling - personal og organisasjonsdirektør (Arkivreferanse: 2012/1261) Vedtak: Gaute Storås ansettes som personal- og organisasjonsdirektør ved Høgskolen i Østfold. Høgskoledirektørens innstilling følges hvis Storås takker nei til tilbud om stillingen. VE 87/12 Godkjenning av utlysningstekst og innstillingsutvalg / intervjugruppe - dekan - Avdeling for ingeniørfag (Arkivreferanse: 2012/1718) Forslag til vedtak: 1. Styret for Høgskolen i Østfold godkjenner vedlagte forslag til utlysningstekst for åremålsstilling som Dekan ved Avdeling for ingeniørfag. 2. Som medlemmer av innstillingsutvalget / intervjugruppen for tilsetting av Dekan ved Avdeling for ingeniørfag oppnevnes: Høgskoledirektør Carl-Morten Gjeldnes Rektor Hans Blom Konst. Personal- og organisasjonsdirektør Tone Kjersem To representanter for de ansatte En representant for studentene Rektor og høgskoledirektør gis fullmakt til å oppnevne representantene for de ansatte etter forslag fra organisasjonene, og en representant for studentene etter forslag fra studentparlamentet. 3. Rektor og høgskoledirektør gis fullmakt til, i samarbeid med innstillingsutvalget / intervjugruppen, utvelgelse av kandidater til intervju.

8 Saksprotokoll i Styret for Høgskolen i Østfold Behandling: Under behandlingen ønsket styret å spisse kvalifikasjonskravene til doktorgradskompetanse eller tilsvarende samt noen andre mindre presiseringer. Vedtak: 1. Styret for Høgskolen i Østfold godkjenner vedlagte forslag til utlysningstekst for åremålsstilling som dekan ved Avdeling for ingeniørfag. Spesielle kvalifikasjonskrav Doktorgradskompetanse eller tilsvarende innenfor avdelingens fagområder. Dokumentert ledererfaring Dokumentert erfaring fra næringsliv og/eller samarbeid med næringsliv. God kunnskap i norsk og engelsk Krav til personlige lederegenskaper Evne til strategisk tenking og utvikling. Evne til å lede og til å være aktivt med i teamarbeid. Handlekraft og gjennomføringsevne når det gjelder målsettingene og prioriteringene til høgskolen og avdelingen. Evne til å utøve en dynamisk og motiverende personalledelse som støtter opp under utvikling av god undervisning og FoU-aktivitet. 2. Som medlemmer av innstillingsutvalget / intervjugruppen for tilsetting av Dekan ved Avdeling for ingeniørfag oppnevnes: Høgskoledirektør Carl-Morten Gjeldnes Rektor Hans Blom Konst. Personal- og organisasjonsdirektør Tone Kjersem To representanter for de ansatte En representant for studentene Rektor og høgskoledirektør gis fullmakt til å oppnevne representantene for de ansatte etter forslag fra organisasjonene, og en representant for studentene etter forslag fra studentparlamentet. 3. Rektor og høgskoledirektør gis fullmakt til, i samarbeid med innstillingsutvalget / intervjugruppen, utvelgelse av kandidater til intervju. VE 88/12 Godkjenning av utlysningstekst og innstillingsutvalg / intervjugruppe - Prorektorer (Arkivreferanse: 2012/1692) Forslag til vedtak: 1. Styret for Høgskolen i Østfold godkjenner vedlagte forslag til utlysningstekst for to 50 % åremålsstillinger som hhv Prorektor for utdanning og Prorektor for FoU. 2. Som medlemmer av innstillingsutvalget / intervjugruppe for tilsetting av Prorektor for utdanning og Prorektor for FoU oppnevnes: Nyvalgt Rektor Konst. Personal- og organisasjonsdirektør, Tone Kjersem

9 Faglig leder av PULS, Roar Pettersen FOU-koordinator, Kjell-Ove Kjølaas Representant for de ansatte, Marit Eriksen oppnevnt etter forslag fra organisasjonene En representant for studentene oppnevnes etter forslag fra studentparlamentet Rektor gis fullmakt til å oppnevne en representant for studentene etter forslag fra studentparlamentet. 3. Rektor gis fullmakt til, i samarbeid med innstillingsutvalget / intervjugruppen, utvelgelse av kandidater til intervju. Saksprotokoll i Styret for Høgskolen i Østfold Vedtak: 1. Styret for Høgskolen i Østfold godkjenner vedlagte forslag til utlysningstekst for to 50 % åremålsstillinger som hhv Prorektor for utdanning og Prorektor for FoU. 2. Som medlemmer av innstillingsutvalget / intervjugruppe for tilsetting av Prorektor for utdanning og Prorektor for FoU oppnevnes: Nyvalgt Rektor Konst. Personal- og organisasjonsdirektør, Tone Kjersem Faglig leder av PULS, Roar Pettersen FOU-koordinator, Kjell-Ove Kjølaas Representant for de ansatte, Marit Eriksen oppnevnt etter forslag fra organisasjonene En representant for studentene oppnevnes etter forslag fra studentparlamentet Rektor gis fullmakt til å oppnevne en representant for studentene etter forslag fra studentparlamentet. 3. Rektor gis fullmakt til, i samarbeid med innstillingsutvalget / intervjugruppen, utvelgelse av kandidater til intervju. VE 89/12 Eventuelt / Saksprotokoll i Styret for Høgskolen i Østfold Ingen saker ble behandlet under eventuelt.

10 Møteprotokoll Utvalg: Styret for Høgskolen i Østfold Møtested: S-223, Studiested Fredrikstad Dato: Tid: 09:30-15:00 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Hans Blom Leder UF-pers Vigdis Abrahamsen Nestleder UFpers Grøndahl Helge Ramsdal Medlem UF-pers Karin Herft Medlem Teknadm Jan Erik Sundby Medlem Ekstern Toril Mølmen Medlem Ekstern Mons Andreas Hvattum Medlem Ekstern Nils M. Lerøy Medlem Stud Ellen Irene Sandvik Medlem Stud Forfall: Navn Funksjon Representerer Boel Henckel Medlem Ekstern Hans Petter Wille Medlem UF-pers Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for Representerer Catharina Bjørkquist Hans Petter Wille UF-pers Fra administrasjonen møtte: Navn Beth Linde Henrik Biørnstad Tone Kjersem Gro Telhaug Ragnar Knudsen Lene Tolfsen Stilling Studiedirektør Økonomidirektør Fungerende personal- og organisasjonsdirektør Rådgiver Rådgiver Rådgiver

11 Saksliste Saksnr VE 90/12 VE 91/12 VE 92/12 Innhold Rektors fem minutter Faglig organisering ved HiØ Søknad om etablering av Velferdsteknologi i helse- og sosialtjenestene, videreutdanning (30 studiepoeng) Trendar i søkjarutviklinga til Høgskolen i Østfold VE 93/12 Studieportefølje og studentmåltall 2013/2014 VE 94/12 Opprettelse av professorstilling og godkjenning av utlysningstekst - Avd. IT VE 95/12 VE 96/12 Referat fra avdelingsstyrene Eventuelt Saker unntatt eller utsatt offentlighet VE 97/12 Forlengelse av åremålsstilling som professor II i pedagogikk / spesialpedagogikk (Vedtaket er offentlig) VE 98/12 Lønnsendring for høgskoledirektør og rektor ved Høgskolen i Østfold (Vedtaket er offentlig) Dokumenter delt ut på møtet: Referat fra IDF-møtet med vedlegg. (Arkivreferanse 2012/383) Rektors fem minutter: Rektor orienterte om følgende saker: Internt valg av rektor og interne styremedlemmer Møte og eventuelt samarbeid med Högskolen Väst UHR-møte på Hamar VE 90/12 Faglig organisering ved HiØ (Arkivreferanse: 2012/900) Forslag til vedtak: 1. Den faglige organisering, slik denne er inndelt i dag, videreføres. 2. Styret forutsetter at utdanningsløpene (bachelor- og masterutdanninger) primært er organisert i samme fagmiljø, også når det gjelder etter- og videreutdanningstilbud 3. Avdelingsstyrene og ledelsen ved IT og IR legger frem en forpliktende avtale på hvilken måte man kan utvikle samarbeidet mellom disse avdelingene innen 1. mars PULS legges direkte under rektor og høgskoledirektør fra 1. januar 2013, slik at PULS kommer inn under faglig ledelse med en institusjonell forankring

12 Saksprotokoll i Styret for Høgskolen i Østfold Behandling: Helge Ramsdal foreslo å endre avdelingsbetegnelsen fra avdeling til fakultet. Denne saken gikk til votering. Saken ble vedtatt mot 3 stemmer (Mons Hvattum, Jan Erik Sundby og Nils M. Lerøy). Styret påpekte at det var kun en navneendring, og at det ikke skulle foretas noen strukturelle endringer på nivå under. Ansvar og myndighet til et fakultet skulle være lik dagens avdeling. Direktør skulle til neste styremøte legge frem hvilke praktiske endringer en slik navneendring vil medføre og kostnadene ved disse. De andre vedtakene ble enstemmig vedtatt med noen justeringer og presiseringer. Vedtak: 1. Den faglige organisering, slik denne er inndelt i dag, videreføres og tas opp igjen i forbindelse med arbeidet med ny strategisk plan. Avdelingsbetegnelsen endres fra avdeling til fakultet. 2. Styret forutsetter at utdanningsløpene (bachelor- og masterutdanninger) primært er organisert i samme fagmiljø, også når det gjelder etter- og videreutdanningstilbud 3. Avdelingsstyrene og ledelsen ved IT og IR legger frem en forpliktende avtale på hvilken måte man kan utvikle samarbeidet mellom disse avdelingene innen 1. mars Forslaget til samarbeidsavtale legges fram for styret. 4. PULS legges direkte under rektor og høgskoledirektør fra 1. januar 2013, slik at PULS kommer inn under faglig ledelse med en institusjonell forankring VE 91/12 Søknad om etablering av Velferdsteknologi i helse- og sosialtjenestene, videreutdanning (30 studiepoeng) (Arkivreferanse: 2012/1693) Forslag til vedtak: Høgskolestyret ber Avdeling for helse- og sosialfag å utrede studiet Velferdsteknologi, videreutdanning (30 studiepoeng) videre med tanke på studentrekruttering, omfang, økonomi og faglig profil. Saksprotokoll i Styret for Høgskolen i Østfold Behandling: Et enstemmig styre mente det var viktig at studiet settes opp i Det mente det var viktig at IT-avdelingen blir involvert umiddelbart i det videre arbeidet med studiet. Styret uttrykte at det bør gjøres en markedsundersøkelse hos aktuelle aktører som grunnlag for å vurdere studiets profil og omfang. Studieplanen bør videreutvikles og kvalitetssikres med bakgrunn i dette. Det bør vurderes nærmere med henblikk på om flere yrkesgrupper kan være aktuelle. Det bør også gjøres konkrete undersøkelser ift søkergrunnlag og hvilke behov og ulike institusjoner har for en fleksibel studiemodell som gjør det mulig for ansatte å ta det aktuelle studiet.

13 Utstyrsbehovet til studiet må konkretiseres og spesifiseres med økonomisk kalkyle som vedlegges. Vedtak: Høgskolestyret etablerer studiet Velferdsteknologi, videreutdanning (30 studiepoeng) som et bevilgningsfinansiert studium i IT-avdelingen skal involveres umiddelbart i det videre arbeidet. VE 92/12 Trendar i søkjarutviklinga til Høgskolen i Østfold (Arkivreferanse: 2012/1778) Forslag til vedtak: Rapporten «Trendar i søkjarutviklinga» fungerer som en orientering om søkertall 2012 og som et grunnlag for sak om studieportefølje 2013/14. Høgskolestyret tar den vedlagte rapporten til orientering. Saksprotokoll i Styret for Høgskolen i Østfold Behandling: Styret påpekte at det er gjort et meget solid arbeid med rapporten. Vedtak: Rapporten «Trendar i søkjarutviklinga» fungerer som en orientering om søkertall 2012 og som et grunnlag for sak om studieportefølje 2013/14. Høgskolestyret tar den vedlagte rapporten til orientering. VE 93/12 Studieportefølje og studentmåltall 2013/2014 (Arkivreferanse: 2012/1790) Forslag til vedtak: 1. Forslag til studentmåltall for studieåret 2013/2014 vedtas i henhold til vedlagte tabell. 2. Det foretas ikke opptak til masterstudiet i psykososialt arbeid i I stedet utlyses opptak til videreutdanningene i akuttgeriatri og vold i nære relasjoner. 3. Grunnlaget for etablering av Videreutdanning i velferdsteknologi utredes videre med sikte på igangsetting fra studieåret Masterstudiet, materialer i energiteknologi, er under arbeid og forventes igangsatt Måltallet beregnet til dette tilbudet beholdes på Avdeling for ingeniørfag og fordeles på andre studier som rekrutterer godt og der det kan forventes god studieprogresjon.

14 Måltallet fordeles basert på erfaringer mht søkertall, oppmøtetall og studiepoengproduksjon. 5. Bachelorstudium i ingeniørfag kjemi lyses ikke ut for opptak i Det tildeles et måltall på 40 basert på opptaket til de to nåværende masterstudiene på Avdeling for lærerutdanning. Hvilke studier som tilbys og hvordan måltallet disponeres er usikkert på nåværende tidspunkt, men skjer etter avtale mellom avdelingen og direktøren. Saksprotokoll i Styret for Høgskolen i Østfold Behandling: Styret mente det var strategisk viktig at man startet opp kjemistudiet basert på at det ikke har vært opptak på to år og på at fagmiljøet nå er blitt forsterket. Videre mente styret at oppstart av kjemistudiet er viktig fordi kjemi er viktig for avdelingens satsing på materialteknologi samt behovet for kjemikompetanse i masterstudiet avdelingen ønsker å starte opp. Styret forutsetter at oppstart av et masterstudiet 2014/2015 gjøres basert på de studentmåltallene avdelingen allerede er blitt tildelt. Dersom masterstudiet ikke igangsettes vil studentmåltallet bli justert ift søkertilgang og studentmåltall. De øvrige vedtakene ble enstemmig vedtatt med de endringer som fremkommer. Vedtak: 1. Forslag til studentmåltall for studieåret 2013/2014 vedtas i henhold til vedlagte tabell med de endringene som fremkom under møtet. 2. Det foretas ikke opptak til masterstudiet i psykososialt arbeid i I stedet utlyses opptak til videreutdanningene i akuttgeriatri og vold i nære relasjoner. 3. Videreutdanning i velferdsteknologi igangsettes fra studieåret 2013 (ref. sak 91/12). 4. Masterstudiet, materialer i energiteknologi, er under arbeid og forventes igangsatt Måltallet beregnet til dette tilbudet beholdes på Avdeling for ingeniørfag og fordeles på andre studier som rekrutterer godt og der det kan forventes god studieprogresjon. Måltallet fordeles basert på erfaringer mht søkertall, oppmøtetall og studiepoengproduksjon. 5. Bachelorstudium i ingeniørfag kjemi lyses ut for opptak i Det tildeles et måltall på 40 basert på opptaket til de to nåværende masterstudiene på Avdeling for lærerutdanning. Hvilke studier som tilbys og hvordan måltallet disponeres er usikkert på nåværende tidspunkt, men skjer etter avtale mellom avdelingen og direktør/rektor. VE 94/12 Opprettelse av professorstilling og godkjenning av utlysningstekst Avdeling for informasjonsteknologi (Arkivreferanse: 2012/1777) Forslag til vedtak: 1. Fast stilling som professor i informasjonsvitenskap godkjennes for utlysning

15 2. Forslag til utlysningstekst for to faste stillinger innen anvendt informatikk og informasjonsvitenskap godkjennes. Saksprotokoll i Styret for Høgskolen i Østfold Vedtak: 1. Fast stilling som professor i informasjonsvitenskap godkjennes for utlysning 2. Forslag til utlysningstekst for to faste stillinger innen anvendt informatikk og informasjonsvitenskap godkjennes. VE 95/12 Referat fra avdelingsstyrene (Arkivreferanse: 2008/1193) Forslag til vedtak: Referatene tas til orientering. Saksprotokoll i Styret for Høgskolen i Østfold Vedtak: Referatene tas til orientering. VE 96/12 Eventuelt / Saksprotokoll i Styret for Høgskolen i Østfold Sak 1: Master i spesialpedagogikk Behandling: Studiedirektør orienterte om avslaget fra NOKUT om master i spesialpedagogikk og hvilket handlingsrom man da har. Vedtak: Styret tok orienteringen til etterretning Sak 2: Innstillingsutvalg i forbindelse med ansettelse av pro-rektor Behandling: Pga. fravær må to av de valgte representantene i innstillingsutvalget trekke seg: Kjell Ove Kjølaas Roar Pettersen

16 Styreleder foreslo følgende nye: Jorunn Mathisen Harald Holone Vedtak: Styret tok orienteringen til etterretning. Sak 3: Sikkerhet strålingsfare ved tråløse lokale datanett Nils Mikal Lerøy tok opp at noen studenter plages med stråling fra tråløse lokale datanett. Høgskoledirektøren vil undersøke saken videre og orientere AMU om saken. Høgskoledirektøren kommer tilbake til styret med svar. Sak 4: Prosess med Masterportefølje Helge Ramsdal etterspurte hvilken prosess det er lagt opp til mht masterportefølje og måltallsøking. Høgskoledirektør opplyste om at både HiØ og UHR jobber «kontinuerlig» mot Kunnskapsdepartementet (KD) med økning av måltall og at det på nytt ble formelt signalisert til KD i brevet om «Satsningstiltak 2014» fra HiØ. Vurderingen av HiØs fremtidige masterportefølje og HiØs videre masterstrategi vil bli et separat prosjekt våren 2013 (ref. Aktivitetsplan). Vedtak: Styret tok orienteringen til etterretning. Sak 4: Dekan Avdeling for ingeniørfag (IR) Fungerende dekan på IR Synnøve Narten fratrer iht eget ønske og kontrakt som dekan fra IR Styreleder informerte om at studieleder Roar Varildengen er spurt om å tiltre som fungerende dekan fra frem til med mulighet til forlengelse til en ny dekan er på plass. Stillingen som dekan er utlyst med søknadsfrist og intervjuene starter umiddelbart etter fristen. Vedtak: Styret tok saken til etterretning. VE 97/12 Forlengelse av åremålsstilling som professor II i pedagogikk / spesialpedagogikk (Arkivreferanse: 2012/1729) Vedtak: Ivar Bråten ansettes på åremål, som professor II i pedagogikk/ spesialpedagogikk, for perioden til med mulighet for forlengelse.

17 VE 98/12 Lønnsendring for høgskoledirektør og rektor ved Høgskolen i Østfold (Arkivreferanse: 2012/1764) Saksprotokoll i Styret for Høgskolen i Østfold Behandling: Styret understreket at det i løpet av 2013 gjøres en fullstendig revidering av Høgskolens personalpolitikk, herunder lønnspolitikken. Det anbefales at Personal- og organisasjonsenheten får ansvar for å gjennomføre de nødvendige prosesser som vil lede frem til et nytt personalpolitisk dokument. Direktøren følger opp saken. Vedtak: Høgskoledirektør ved Høgskolen i Østfold gis lønnstrinn 88 (kr ,- brutto pr. år) og rektor ved Høgskolen i Østfold gis lønnstrinn 90 (kr ,- brutto pr. år), med virkning fra

18 Avdeling for informasjonsteknologi Postadresse: 1757 Halden E-post: Telefon: Org.nr.: Saksbehandler: Jan Høiberg Telefon: E-post: Telefaks: Referat fra møte i avdelingsstyret ved Avdeling for informasjonsteknologi Tirsdag 4. desember 2012 Tilstede: Terje Samuelsen (leder), Monica Kristiansen, Harald Holone, Tom Heine Nätt, Edgar Bostrøm, Lill Kristin Nordahl (student), Jan Høiberg (referent), Christian Heide (observatør), Robert Roppestad (observatør) Forfall: Christopher Ludvigsen (student, vara ikke innkalt) Sak 26/12 Referat- og orienteringssaker Orienteringer ved dekan. Under gjennomgangen av protokoll fra Høgskolestyrets møte , ble styrevedtaket i den første av eventuelt-sakene («Styret ber direktøren å utarbeide innholdet og substansen som kan legges til grunn for å bygge Norges mest attraktive høgskole til styremøtet i desember») spesielt fremhevet av avdelingsstyrets medlemmer. I tillegg til sakene angitt i møteinnkallingen, ble det informert om et initiativ fra avdeling ØSS for å lage en vei gjennom masterstudiet i organisasjon og ledelse, for ITs bachelorkandidater i informasjonssystemer. Avdelingsstyrets medlemmer uttrykte velvilje til å bidra til at et slikt masterløp etableres. Vedtak: Avdelingsstyret tar sakene til orientering. Sak 27/12 Fremtidig organisering av ledelsen ved avdeling for IT Dekan gikk gjennom bakgrunnen for å reorganisere avdelingen og den foreslåtte modellen for ny faglig/administrativ ledelse av IT. Deretter ble det en relativt lang og engasjert diskusjon om saken. Noen innspill som kom i møtet: Avdelingsstyret er enstemmig i sin tilslutning til prinsippene bak ny modell, men ser en del potensielle problemer som må avklares/tas tak i hvis modellen innføres. Studielederstillingen bør være 100%, hvis det bare skal være én studieleder. Det blir særs viktig å få programkoordinatorene til å arbeide som et team, vi må unngå å få «småkonger» som er mest opptatt av å «forsvare» sitt eget program. Masterstudiet bør ikke ha en egen programkoordinator, dette kan håndteres av de fire bachelorkoordinatorene og studieleder i fellesskap. Programkoordinatorene bør ha en begrenset virkeperiode (2 år?). Avdelingsstyret bør oppnevne (og kunne avsette) programkoordinatorer. Det må være en klart beskrevet ansvars- og rollefordeling mellom dekan, studieleder og programkoordinatorer, med dekanen som ansvarlig for å ta avgjørelser og skjære gjennom ved evt. uenighet/interessekonflikter. Det virker for mye med 20-25% av en fagstilling avsatt til koordinatorrollen % ble foreslått.

19 Avdelingen må i tillegg til koordinatorene også skaffe seg en lokal sekretær/administrativ ressurs, som kan støtte dekan og studieleder slik at det brukes mindre tid på «trivialiteter» og blir mer rom for strategisk og faglig arbeid. Saken om reorganisering skal luftes i avdelingens personalseminar , som del av diskusjonene om faglige og strategiske veivalg. Det ble ikke formulert noe vedtak i saken. En evt. reorganisering av ITs ledelse må avklares med Høgskoleledelsen og vedtas av det nye avdelingsstyret allerede på første møte i januar, slik at lederstilling(er) kan lyses ut så raskt som mulig. Sak 28/12 Eventuelt Avdelingsstyreleder inviterte til diskusjon om avdelingsstyrets virksomhet og arbeidsform, samt evaluering av arbeidet som er gjort i styreperioden. Det kom flere nyttige innspill, spesielt om møteeffektivitet og bredere deltagelse/større engasjement i viktige saker. Innspillene vil bli tatt med videre til det nye styret som skal konstituere seg i januar Dekanen takket til slutt avtroppende avdelingsstyreleder og styremedlemmer for innsatsen i styreperioden. Det ble ikke formulert noe vedtak i saken.

20 Økonomi- og driftsenheten Saksbehandler: Brit Ørum Østmo Besøksadresse: Remmen, Halden Telefon: E-post: Telefaks: Avdeling for informasjonsteknologi Jan Høiberg Ref.: 2011/1934 Dato: Tildelingsbrev Avdeling for informasjonsteknologi Høgskolestyret behandlet og vedtok Aktivitetsplan og budsjettrammer for 2013 i sitt møte , sak 100/12. Måltall og studieportefølje ble vedtatt i styremøtet , sak 93/12. Generelle føringer og intern styringsdialog Aktivitetsplanen er ett-årig og er koplet både mot de overordnede sektormålene og høgskolens egne langsiktige mål gitt i Strategisk plan Som del av Aktivitetsplanen ligger høgskolens institusjonelle virksomhetsmål med interne styringsparametere. Virksomhetsmålene er noe justert i forhold til de mål som ble vedtatt for Høgskolens plandokumenter finnes under Sentrale dokumenter: Høgskolen skal i 2013 starte arbeidet med en bred revidering av Strategisk plan. Et viktig utgangspunkt for planarbeidet vil være en grundig situasjons- og statusbeskrivelse. I denne sammenheng er den interne styringsdialogen av stor betydning. Det legges opp til en todelt dialog i 2013 slik: Vår Status pr utgangen av 2012 og risikoområder/utfordringer for 2013/2014 Høst Status pr 2. tertial, studieportefølje og studentmåltall 2014 og økonomisk status/ kapitalsituasjon ved inngangen til 2014 Direktøren vil umiddelbart etter nyttår komme tilbake med forslag til tidsplan. Tiltak i Aktivitetsplanen og strategisk satsing I kjølvannet av fusjonsvedtaket står høgskolen overfor store utfordringer, og tiltakene i Aktivitetsplanen for 2013 representerer i stor grad en oppfølging av arbeidet med den strategi- og organisasjonsprosess som ble gjennomført i Særlig vesentlig blir arbeidet med en ny strategisk plan som startes opp i 2013 med sikte på et endelig vedtak våren I denne sammenheng skal det også utvikles et system for langtidsbudsjettering der avdelingene blir viktige som premissleverandører.

21 Mange av tiltakene i Aktivitetsplanen er fulgt opp med særskilte strategiske midler. I budsjettet for 2013 er det avsatt kr til slike formål. Nedenfor er de tiltak som i størst grad berører avdelingene omtalt. Kompetanse Det er avsatt kr til kompetanseutviklingstiltak for undervisnings- og forskningspersonalet. I tråd med gjeldende retningslinjer bes avdelingene oversende søknader om individuelle kompetansemidler med avdelingens anbefaling/prioritering innen Søknadene sendes personal- og organisasjonsdirektøren. Ansatte som allerede er i løp og som følger planlagt progresjon vil bli prioritert. Det vil for øvrig bli foretatt en gjennomgang av kriterier og retningslinjer for eventuelt å kunne vri fokus i retning av en mer selektiv og strategisk styring av framtidige midler. Direktøren vil be personal- og organisasjonsdirektøren å følge opp dette. I 2013 vil det være lederskifte i en lang rekke funksjoner, og det er derfor avsatt kr til ulike lederopplæringsopplegg. Dette vil bli fulgt opp av personal- og organisasjonsdirektøren. Internasjonalisering Ordningen med stipend på kr til studenter som ønsker å utveksle videreføres også i Det samme gjelder ordningen med reisestøtte til ansatte som ønsker å delta i internasjonale konferanser. Støtten gjelder for reiser utenfor Europa, og det er forutsatt at de som tildeles midler, skal bidra med foredrag eller poster på konferansen. Nytt for 2013 er stimuleringsmidler på totalt kr avsatt for å stimulere avdelingene til å utvikle fagpakker og nye utvekslingsmuligheter særlig skreddersydd for utdanninger der utvekslingen er lav. Støtte til ordinær ansattmobilitet videreføres som tidligere. Alle disse tiltakene følges opp av Internasjonalt utvalg og Internasjonalt kontor. Støtte til internasjonale konferanser Høgskolen står i 2013 som arrangør av den årlige internasjonale konferansen for Association for Teacher Education in Europe (ATEE). Det er i denne forbindelse avsatt midler til en underskuddsgaranti. Det tas sikte på å avsette midler også i framtiden for å stimulere til ytterligere arrangementer av denne typen som kan bidra til en positiv internasjonal profilering av høgskolen. Det er derfor viktig at avdelinger som planlegger denne type arrangementer, melder fra om dette på et tidlig tidspunkt. Av andre viktige tiltak nevnes: - Antall publiseringsstipend videreføres på samme nivå som i 2012, totalt kr eller 8 stipend á kr Fortsatt skal kvinner prioriteres. Midlene fordeles etter søknad av FoU-utvalget. - Det er avsatt midler til utvikling av to nye moduler i IKT som påbygging til basiskurs i høgskolespedagogikk. Modulen utvikles av E-læringsutvalget, og skal tilbys gjennom PULS fra høsten Høgskolen skal delta i den nasjonale læringsmiljøundersøkelsen arrangert av Universell.no og den nasjonale medarbeiderundersøkelsen som skal arrangeres for sektoren. - Det gjøres et nytt forsøk på å få i gang en alumniordning. - FoS-utvalget har utviklet en kurspakke knyttet til forskningsformidling.

22 - Det er avsatt midler til investeringer både i undervisningsutstyr og bygninger. Her vil direktøren komme tilbake med nærmere informasjon om hvilke tiltak som planlegges gjennomført. Det er avsatt kr i strategiske midler til utstyr i teknologi/ingeniørutdanningene. Midlene skal fordeles mellom Avdeling for ingeniørfag og Avdeling for informasjonsteknologi, og avdelingene bes fremme søknad overfor økonomi- og driftsdirektøren innen Også for 2012/2013 vil det bli utdelt priser for formidling og utdanningskvalitet. Siden det ikke er mulig å fange opp alle behov i planarbeidet er det fra 2013 avsatt en pott til seinere fordeling. Midlene disponeres av rektor og direktør og skal benyttes til tiltak som anses å være strategisk viktige for høgskolen. Budsjettrammer 2013 Driftsenheten er tildelt følgende netto ramme: TOTAL NETTO RAMME kr Inkludert i ovennevnte beløp er en tildeling på kr til 2 rekrutteringsstipendiater i 75 % stilling. Beløpet inkluderer også små driftsmidler til forskning som tidligere ble fordelt via NFR. For avdelingen utgjør beløpet i 2013 kr Håndtering av midlene skal følge samme prosedyre som i Det innebærer at det fortsatt gjennomføres avdelingsvise søknadsprosesser og at avdelingene legger tilsvarende beløp som tidligere i potten. Gitt ramme skal omfatte både drift og investeringer. Driftsrammen disponeres i prinsippet fritt under forutsetning av at disponeringen er i tråd med styrets budsjettvedtak, høgskolens overordnede planer og de statlige styringssignalene. På samme måte disponerer driftsenheten egne driftsinntekter fritt. Ubrukte midler fra 2012 vil kunne overføres til 2013 i tråd med vedtatte prinsipper for disponering av regnskapsresultat, se høgskolestyresak 33/ På samme måte må et eventuelt underskudd i 2012 dekkes av gitt ramme for 2013 eller av ubrukte midler/virksomhetskapital fra tidligere år. Det gjøres for øvrig oppmerksom på at høgskolestyret har vedtatt nye prinsipper for disponering av regnskapsresultat som gjøres gjeldende fra regnskapsåret 2013, se sak 99/12, Foreløpig regnskap for 2012 vil foreligge Deretter skal regnskapet revideres slik at endelig regnskap med revisjonsberetning vil bli behandlet av styret i juni. For driftsenhetene bør imidlertid foreløpig regnskap kunne gi tilstrekkelig avklaring når det gjelder overføring av ubrukte midler/dekning av underskudd. Retningslinjer for arbeidet med driftsenhetens årsplan og detaljbudsjett Alle driftsenheter skal utarbeide en egen årsplan. Planen skal være relatert til de overordnede sektormålene og være forankret i høgskolens strategiske plan og aktivitetsplanen for Det er også viktig at driftsenheten lar tiltak og føringer i aktivitetsplanen gjenspeiles i årsplanen, inkludert egne risikovurderinger.

23 Høgskolen har ennå ikke mottatt endelig tildelingsbrev fra departementet, og direktøren må derfor komme tilbake til eventuelle særskilte føringer ved en seinere anledning. Det gjelder også rapporteringskravene for Når det gjelder budsjett, gjør direktøren oppmerksom på at det i tillegg til den ordinære aktiviteten finansiert av grunnbevilgningen, også skal utarbeides budsjett for planlagte bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter. I 2008 kom et nytt rundskriv (F-20-07) knyttet til bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter (tidligere eksternt finansiert virksomhet). Rundskrivet heter Reglement om statlige universiteter og høgskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer og finnes på: Retningslinjer for budsjettering er gitt i eget brev fra økonomi- og driftsdirektøren av Frist for utarbeidelse av årsplan og periodisert budsjett er i utgangspunktet satt til Avvik fra dette avtales med økonomi- og driftsdirektøren. Plankalender 2013 Plankalender for 2013 per følger vedlagt. Foreløpig omfatter den kun første halvår, og på grunn av utskiftinger i styre/utvalg er den relativt ufullstendig. Kalenderen justeres imidlertid løpende. Det er derfor mulig å spille inn så vel endringer som ytterligere aktiviteter/frister i løpet av året. Kalenderen vil heretter bli å finne på høgskolens nettsider: Ved å klikke på Agenda vil det framkomme en liste over alle registrerte aktiviteter/frister. Kalenderen vil bli oppdatert av Informasjons- og kommunikasjonsenheten, og kontaktperson er Nina Skajaa Fredheim. Endringer og nye aktiviteter kan meldes til henne. Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet Gjennom høgskolestyrets budsjettvedtak og direktørens tildelingsbrev er budsjettdisponeringsmyndigheten delegert i henhold til Hovedregler for økonomiforvaltningen ved Høgskolen i Østfold punktene 2.4 og 3.1.5, vedtatt av høgskolestyret Med hilsen Hans Blom Rektor Carl-Morten Gjeldnes Høgskoledirektør Vedlegg: Plan- og styringskalender 1. halvår 2013 Kopi: Studiestedsadministrasjon Halden Anne Suther Bunes Personal- og organisasjonsenheten Tone Kjersem Økonomi- og driftsenheten Henrik Biørnstad Studie og FoU Beth Linde Studiestedsadministrasjon Halden Leif Nyland

24 Vedlegg 3 Høgskolen i Østfold - Møteplan, Avdeling for IT, våren 2013 Dato Møte Tid Rom Hvem Avdelingsstyremøte 14:15 D1-038 Avdelingsstyret Personalmøte 14:15 D1-057 Alle Studenttillitsvalgte 14:15 D1-057 RR, CFH, AØ, JH Avdelingsstyremøte 14:15 D1-038 Avdelingsstyret Personalmøte 14:15 D1-057 Alle Studenttillitsvalgte 14:15 D1-057 RR, CFH, AØ, JH Avdelingsstyremøte 14:15 D1-038 Avdelingsstyret Studenttillitsvalgte 14:15 D1-057 RR, CFH, AØ, JH Personalmøte 14:15 D1-057 Alle Avdelingsstyreseminar Avdelingsstyret Studiekvalitetsutvalget 14:15 D1-038 Studiekv.utv., AØ Personalmøte 12:15 D1-057 Alle Avdelingsstyremøte 12:15 D1-038 Avdelingsstyret Advisory Board IT 12:00 D1-057 CFH, RR, JH Avdelingsstyremøte 12:15 D1-038 Avdelingsstyret Personalseminar Alle Sommeravslutning/fest IT + IT-drift Høgskolestyremøter (foreløpig): 31.01, IT ledermøter: Onsdager kl 10:15, D1-040

25 Vedlegg 3 Fra: "Jan Hoiberg" <jan.hoiberg@hiof.no> Emne: Utlysning: Småforskmidler ved IT, søknadsfrist Dato: ons, desember 19, 2012, 15:02 Til: list.alle.alle.it@hiof.no Kopi Kjell Ove Kjølaas <kjell.o.kjolaas@hiof.no>,"'carl-morten Gjeldnes'" til: <carl.m.gjeldnes@hiof.no>,"hans blom" <hans.blom@hiof.no>,"beth linde" <beth.linde@hiof.no> Til fagansatte ved IT (kopier til FoU-koordinator og Høgskoleledelsen), Avdelingen har i 2013 kr (fordelt med 40%, kr , fra NFR og 60%, kr , fra eget budsjett) i såkalte Småforskmidler, som skal fordeles etter en intern søknadsrunde. Midlene skal primært brukes til mindre driftsmidler (reiser, utstyr) for prosjekter som har vanskelig for å finne finansiering fra andre kilder. Alle fagansatte, også midlertidige, kan søke om Småforskmidler. Søknad sendes til undertegnede per e-post SENEST fredag 25. januar Fordelingen av Småforskmidler gjøres av avdelingens ledergruppe. Småforsksøknader er svært kortfattede og skal kun inneholde: * Navn på forsker(e) * Stilling * Kostnadsart (hva driftsmidlene skal dekke) * Formål med prosjektet * Søknadsbeløp Formatet på søknaden (Word, tekst, PDF...) velger dere selv. Følgende krav og kriterier gjelder for fordeling av midlene: * Størrelsen på de enkelte bevilgningene er VANLIGVIS fra kr til kr , men det KAN søkes om større beløp. * Bevilgningene skal primært være ettårige, dvs. benyttes i * Mottakere av støtte må være aktive forskere/utviklere. * Det er ønskelig med søknader som stimulerer til økt FoU-aktivitet, og søknader som fremmer FoU-samarbeid. * Det vil bli lagt vekt på publiseringshistorikk ved tildeling. * En vil prioritere søknader som gir publikasjoner på nivå 1 og 2. Mvh, -- Jan H.

26 AvdelingforhelseogsosialfagSynnøveNarten Ref.:2012/1693Dato: Oppfølgingavstyrevedtak søknadometableringavvelferdsteknologiihelseog sosialtjenestene Ihøgskolestyresak91/12:SøknadometableringavVelferdsteknologiihelseog sosialtjenestene,videreutdanning(30studiepoeng)varforslagtilvedtaksomfølger: Forslagtilvedtak: «HøgskolestyretberAvdelingforhelseogsosialfagåutredestudietVelferdsteknologi, videreutdanning(30studiepoeng)videremedtankepåstudentrekruttering,omfang,økonomi ogfagligprofil.» Styretbehandletsakenogvedtokfølgende: «Høgskolestyretetablererstudietivelferdsteknologi,videreutdanning(30studiepoeng)som etbevilgningsfinansiertstudiumi2013.itavdelingenskalinvolveresumiddelbartidetvidere arbeidet.» Istyretsdiskusjonrundtsøknadenbledetlagtstorvektpåatetableringavetslikt studietilbudkunneværestrategiskviktigogatstatligemyndighetersfokuseringpåhelseog velferdsteknologitilsaatdetvilværeviktigåkommetidligutimarkedetmedetstudietilbud innenfordetteområdet. Underbehandlingenavsakenbledetpektpånoenavdeutfordringersomogsåer problematisertisaksfremlegget.styretberomatavdelingenisittviderearbeidmedå forberedeigangsettingavstudietogiarbeidmedstudieplanentarhensyntilfølgende: FraSaksprotokolliStyretforHøgskoleniØstfold «Etenstemmigstyrementedetvarviktigatstudietsettesoppi2013. DetmentedetvarviktigatITavdelingenblirinvolvertumiddelbartidetviderearbeidetmed studiet. Styretuttrykteatdetbørgjøresenmarkedsundersøkelsehosaktuelleaktørersomgrunnlag foråvurderestudietsprofilogomfang. Studieplanenbørvidereutviklesogkvalitetssikresmedbakgrunnidette. Detbørvurderesnærmeremedhenblikkpåomflereyrkesgrupperkanværeaktuellesom søkeretilstudietilbudet. Detbørogsågjøreskonkreteundersøkelseriftsøkergrunnlagoghvilkebehovulike

27 institusjonerharforenfleksibelstudiemodellsomgjørdetmuligforansatteåtadetaktuelle studiet. Utstyrsbehovettilstudietmåkonkretiseresogspesifiseresmedøkonomiskkalkylesom vedlegges.» SeksjonforstudierogFoUberavdelingenfølgeoppstyretsinnspillisittviderearbeidmed forberedelsetiligangsettingavstudietogsomgrunnlagforutviklingavstudieplanfor tilbudet. StudieogforskningsenhetenberavdelingengjøreredeforinvolveringavITavdelingenidet videreavmedstudiet,ogsynliggjørehvordandetteinnvirkerpåbl.a. fagligprofil.detteleggesframforstudieogforskningsenheteninnen1.februar2013. Studieogforskningsenhetenberavdelingenfremleggeenøkonomiskkalkyleder utstyrsbehovetkonkretiseresogspesifiseresinnen1.februar2013. Videreutdanningenvilhaopptakavstudenterlokalt,ogfristendereriforslagtil endretopptaksforskriftsatttil1.mars2013.detteinnebærerenknappfristfor avdelingentilåleggeframenmarkedsundersøkelse.avdelingenbesprioriteredette arbeidet,ogbenyttekompetanseniinformasjonsogkommunikasjonsenhetenforå utarbeideetspørreskjemasomkanformidlestilpotensielleaktørerinnenhelseog omsorgssektoren.studieogforskningsenhetenberavdelingenleggeframen markedsundersøkelseinnen15.februar2013. Videreutviklingavstudieplanengjøresitrådmeddebestemmelserfor studieplanarbeidsomgjeldervedhøgskoleniøstfold.detteinnebæreratstudieplan inklusiveemnebeskrivelseroversendesstudieogforskningsenheten(ineted)innen 20.april2013.StudieplaneneralleredetilgjengeligiNetEd.Avdelingenbørgi beskjedrasktdersomnavnpåemnerikkeerendretiforholdtilutkastlagtved styresakeninovember.avdelingenerbedtomåvurderehvorvidtandreyrkesgrupper kanværeaktuellevedopptaktilvidereutdanningen.dettevilfremgåavstudieplanen (pkt.opptakskrav),menmåkvalitetssikresavsentraltopptakskontorførstudiet annonseresielektroniskstudiekatalog.studieogforskningsenhetenanbefalerat arbeidetmedåfåenmarkedsføringstekstpåplassielektroniskstudiekatalog prioritereshøyt. Medhilsen BethLinde Studie ogforskningsdirektør Kopi: StudiestedsadministrasjonFredrikstadMereteFalck AvdelingforhelseogsosialfagFinnSamuelsen StudieogFoUGroTelhaug

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41 Vedlegg 3 Workshop for fagansatte innen IKT ved UMB, HiBu, HiVe og HiØ Anvendt informatikk og dataanalyse Refsnes Gods, Moss, onsdag 5. og torsdag 6. desember 2012 [Om workshopen] [Program] [Praktiske opplysninger] [Deltagere] Om workshopen Anvendt informatikk er et av satsingsområdene i den nye FoU-strategien for Oslofjordalliansens teknologiutdanninger. Våren 2012 ble det opprettet en (pilot)prosjektgruppe for FoU innen anvendt informatikk i OFA, bestående av Knut Kvaal (UMB), Olaf Hallan Graven (HiBu), Thomas Nordli (HiVe) og Jan Høiberg (HiØ, gruppeleder). I august 2012 fikk gruppen tildelt kr fra OFA til bl.a. å arrangere en workshop. Målet med workshopen på Refsnes er å etablere forskernettverk innenfor anvendt informatikk/dataanalyse. Disse fagområdene er representert i ulike varianter ved IKT-miljøene på alle fire læresteder. Det skal siktes mot å definere prosjekt (er) som kan søke om støtte fra f.eks. Oslofjordfondet i Program Onsdag 5. desember 10:00 Velkommen/om workshopen/presentasjonsrunde Deretter: Presentasjoner av aktuell/relevant forskning og prosjekter ved hver av de fire institusjonene. Maks 30 minutter per institusjon. 10:30 FoU-prosjekter ved UMB (Knut Kvaal) HPC Trends & NEST (Hans Plesser) 11:00 FoU-prosjekter ved HiBU (Olaf Hallan Graven) 11:30 Kaffepause 12:00 FoU-prosjekter ved HiVe (Thomas Nordli/Noureddine Bouhmala) 12:30 FoU-prosjekter ved HiØ (Jan Høiberg) Prosjekt Hessdalen (Erling P. Strand) Styrt produksjon av helsetjenester (Øivind Riis) 13:00 Lunch 14:00 Plenumsdiskusjon Om mulige temaer for FoU-samarbeid, basert på presentasjonene fra før lunch. 14:45 Gruppearbeid Deltagerne deler seg i to eller flere grupper for å gå mer i dybden på forskningstemaer med felles interesse som har fremkommet i diskusjonene. 15:30 Kaffepause 17:00 Slutt for dagen 19:00 Middag og sosialt samvæer Torsdag 6. desember 09:00 Referat/tilbakemeldinger fra gruppene onsdag ettermiddag 09:45 Plenumsdiskusjon Fastsettelse av prosjekttemaer som kan videreutvikles til søknader til Oslofjordfondet (eller andre finansieringskilder) våren :15 Kaffepause 10:45 Oppsummering/avslutning Etablering av forskernettverk Videre arbeid, fordeling av arbeidsoppgaver/aksjonspunkter 11:30 Avslutning/Lunch

42 Vedlegg 3 Praktiske opplysninger Refsnes Gods har adresse Godset 5, Moss. Det er gode parkeringsmuligheter. Hotellrom vil være reservert og betalt for alle deltagere som trenger overnatting. Deltagere UMB: Ingunn Burud (første dag, ikke middag) Cecilie Rolstad Denby Andreas Flø (første dag, ikke middag) Torgeir R. Hvidsten Knut Kvaal Hans E. Plesser Solve Sæbø Håvard Tveite HiBu: Joakim Bjørk Olaf Hallan Graven Dag Samuelsen HiVe: Noureddine Bouhmala (første dag) Viggo Holmstedt Christian Hovden Thomas Nordli HiØ: Jan Høiberg Monica Kristiansen (første dag, ikke middag) Lars Vidar Magnusson (første dag, ikke middag) Roland Olsson Øivind Riis Erling P. Strand

43 Avdeling for informasjonsteknologi Avdelingsstyremøte 15. januar 2013 Sak 03/13 Ny organisering av ledelsen ved avdeling for IT JH Vedlegg 1. Stillingsbeskrivelse for avdelingsledere (dekaner) ved HiØ 2. Stillingsinstruks for studieledere ved HiØ 3. Forslag til funksjonsbeskrivelse for programkoordinatorer ved avdeling IT Bakgrunn Avdelingsstyret diskuterte i desember 2012 (sak 27/12) innføring av en ny modell for ledelse/ organisering av avdeling for IT, der dagens to studieledere (1.5 årsverk) erstattes med én studieleder og 4-5 programkoordinatorer, én for hvert enkelt studieprogram. Avdelingsstyret var enstemmig i sin tilslutning til prinsippene bak den nye modellen. De nåværende lederne ved IT fratrer (for å gå tilbake til ordinære fagstillinger) Utlysning av dekan- og studielederstillinger ved HiØ for neste fireårsperiode skal behandles av Høgskolestyret så tidlig som Det er derfor nødvendig at avdelingsstyret allerede nå vedtar en evt. ny lederstruktur. De viktigste begrunnelsene for å endre organiseringen av avdelingsledelsen er: Vi ønsker å sikre god fremtidig faglig styring, med solid forankring i kollegiet. Gode erfaringer med ordninger med programkoordinatorer fra andre avdelinger ved Høgskolen, bl.a. ingeniørutdanningen. Det er mulig at stillingene som dekan og studieleder vil bemannes av eksterne søkere. Innføring av interne programkoordinatorer i stedet for to studieledere vil lette lederrekrutteringen og sikre kontinuitet i avdelingens utvikling. Avdelingen vil nå bli pålagt å ha en egen FoU-leder (og eget FoU-utvalg) som også vil inngå i den nye, endrete ledergruppen. Følgende nye modell for ledelsen av avdeling for IT foreslås: En dekan i 100% stilling, lyses ut eksternt. En studieleder i 100% stilling med overordnet operativt ansvar for alle studieprogrammene, søkes bemannet internt, kan evt. lyses ut eksternt. Fire interne programkoordinatorer i 15% stilling (ca 250 timer/år), én for hvert lavere grads studieprogram. Studieleder er programkoordinator for masterstudiet, i tett samarbeid med koordinatorene for lavere grad. Et internt, lokalt FoU-utvalg, med egen FoU-leder. Avdelingsstyre og avdelingsstyreleder, med samme mandat og virkeområde som i dag. Programkoordinatorene og FoU-leder oppnevnes av avdelingsstyret med en virketid på to år, og kan også avsettes av avdelingsstyret. Avdelingens ledergruppe utgjøres av dekan, studieleder og avdelingsstyreleder. FoU-leder og programkoordinatorer deltar i ledermøter ved behov. Ansvars- og rollefordeling mellom dekan, studieleder og programkoordinatorer er gitt gjennom de vedlagte stillings- og funksjonsbeskrivelsene (vedleggene 1, 2 og 3). Studieleder har et spesielt

44 ansvar for å få programkoordinatorene til å arbeide godt sammen. Dekanen er ansvarlig for å ta avgjørelser og skjære gjennom ved evt. uenighet/interessekonflikter. Forskjellen i kostnad ved ny (2.6 årsverk til dekan, studieledere og koordinatorer) og gammel (2.5 årsverk til dekan og studieledere) modell for faglig ledelse må anses som ubetydelig. Forslag til vedtak Avdelingsstyret slutter seg til den fremlagte modellen for organisering av ledelsen ved avdeling for IT, inkludert funksjonsbeskrivelsen for programkoordinatorer. Halden, 8. januar 2013 Jan Høiberg Dekan

45 Stillingsbeskrivelse for Avdelingsledere (vedtatt i Høgskolestyret sak 34/03, ) 1. Avdelingsleder er avdelingens faglige og administrative leder. Avdelingsleder rapporterer til rektor i faglige saker og til direktør i administrative saker. 2. Avdelingsleder utpeker en av studielederne som sin stedfortreder. 3. Avdelingsleder forbereder saker til avdelingsstyret og fremmer forslag til vedtak etter samråd med leder for avdelingsstyret. Avdelingsleder er også ansvarlig for at saker fra avdelingen som skal avgjøres i høgskoles styre blir forberedt i avdelingen. 4. Avdelingsleder er ansvarlig for å iverksette avdelingsstyrets vedtak. 5. Avdelingsleder er ansvarlig for at avdelingen når de mål som er fastsatt i strategiske planer og handlingsplaner, vedtatt av høgskolestyre og avdelingsstyre. Avdelingsleder er videre ansvarlig for at avdelingens drift skjer innenfor de økonomiske rammer disse styrene har trukket opp. 6. Avdelingsleder er ansvarlig for å utvikle avdelingens FoU-strategi og for å foreta en prioritering av FoU-prosjekter i forbindelse med disponeringen av tid til FoU i arbeidsplanene. 7. Avdelingsleder kan delegere til studieleder disponeringen av den del av personalets arbeidsplaner som er tildelt studieleders ansvarsområde. 8. Avdelingsleder har disponeringsrett over vedtatt budsjett. Denne myndighet kan delegeres videre til studieledere og kontorsjef innenfor de budsjettrammer avdelingsstyret har vedtatt. 9. Avdelingsleder har myndighet til å inngå avtaler om kjøp av varer og tjenester. Denne myndigheten kan delegeres videre til studielederne og kontorsjefen, innenfor ovenfor nevnte disponeringsrett over vedtatt budsjett. 10. Avdelingsleder har myndighet til å inngå avtale om engasjement av timelærere, gjesteforelesere, sensorer, inspektører og annen hjelp. Denne myndigheten kan delegeres videre til kontorsjefen. 11. Avdelingsleder har myndighet til å inngå avtale om levering av varer og tjenester til eksterne oppdragsgivere. Denne myndigheten kan delegeres videre til kontorsjefen. 12. Avdelingsleder har myndighet til å inngå samarbeidsavtaler med andre institusjoner. 13. Avdelingslederen har arbeidsgiveransvar for avdelingens personale, og har ansvar for kontakten med arbeidstakerorganisasjonene i driftsenheten. Avdelingsleder er ansvarlig for at det gjennomføres medarbeidersamtaler med de ansatte. 14. Avdelingslederen har ansvar for helse, miljø og sikkerhet på avdelingen, og har ansvar for å gjennomføre regulære vernerunder.

46 Instruks for studieledere (Vedtatt av Høgskolestyret sak 07/07, 19. mars 2007) 1. Plass i organisasjonen a. Studieleder er underlagt dekanen og inngår i avdelingens faglige lederteam. Studielederen samarbeider med fagmiljøene om gjennomføring av studieprogrammene. b. Studieleder deltar i høgskolens studielederforum og bidrar aktivt til gjensidig erfaringsutveksling og avdelingsovergripende teambygging med andre studieledere. c. Studieleder arbeider i tråd med vedtatte rammer for studieportefølje, budsjett og gjeldende kvalitetssystem. 2. Ansvar for studieprogram a. Studieleders ansvarsområde er et nærmere definert antall studieprogram. Dette innebærer at studieleder er ansvarlig for at planlegging, gjennomføring, evaluering og videreutvikling av studieprogrammene skjer i samsvar med vedtatte rammeplaner og studieplaner. b. Ved studieprogrammer med praksis som obligatorisk del av utdanningen, er studieleder også ansvarlig for at praksisdelen av utdanningen gjennomføres i henhold til vedtatt plan. Dette inkluderer også nødvendig kontakt med praksisveiledere og praksissteder. c. Studieleder er videre ansvarlig for å sikre utdanningenes helhet gjennom koordinering av emnene som inngår i utdanningsenhetene. d. Studieleder er ansvarlig for å initiere videreutvikling av studieprogrammene, og for å ta initiativ til å utrede nye studier innenfor eget ansvarsområde. 3. Evaluering og kvalitetssikring a. Studieleder er ansvarlig for at studieprogram studieplanevaluering studentevaluering blir etablert og fulgt opp i henhold til vedtatt system for kvalitetssikring. Studieleder deltar aktivt i akkrediterings- og godkjenningsprosesser. b. Studieleder tar i mot henvendelser fra studenter og klassetillitsvalgte i saker som ikke kan behandles tilfredsstillende av ansvarlige for studieprogram og kurs/emner. c. Studieleder foretar en løpende evaluering av samarbeidet mellom fagmiljøene, og mellom fagmiljøene og eksterne samarbeidspartnere. Eventuelle endringer foretas i samråd med dekan. d. Studieleder er leder for rådgivende utvalg (programråd) som er oppnevnt innenfor eget ansvarsområde og sørger for at utvalgenes anbefalinger blir vurdert. 4. Studieadministrasjon a. Studieleder har ansvar for at timeplaner blir satt opp og koordinert i samarbeid med programansvarlig og administrasjonen.

47 b Studieleder samarbeider med studieadministrasjonen om at studentsamtaler blir gjennomført og utdanningsplaner avtalt. c. Studieleder deltar i studieveiledning. Studieleder godkjenner emner tatt ved andre institusjoner ( innpassing ) dersom denne myndighet er delegert fra dekan. 5. Personalledelse a. I samråd med dekan koordinerer studielederen undervisningsdelen i arbeidsplanen til undervisnings- og forskningspersonalet. b. Studieleder kartlegger behovet for timelærere og vikarer innenfor de rammer som er fastsatt for gjennomføring av studieprogrammene (budsjett, studieplaner og arbeidsplaner for ansatte lærere), og sørger for at det blir inngått avtaler mellom timelære/vikarer og avdelingen. c. I samarbeid med dekan og andre studieledere bidrar studieleder aktivt i utvikling av fagmiljøets kompetanse og sørger for den nødvendige rekruttering av nye fagansatte, i samsvar med studieporteføljens behov. d. Utover dette kan dekan delegere til studieleder myndighet knyttet til personalledelse, herunder gjennomføring/oppfølging av medarbeidersamtaler og oppsett av arbeidsplaner. Nærmere vilkår for omfanget av myndigheten fastsettes i delegasjonsvedtak. 6. Økonomistyring a. Når dekan har delegert til studieleder myndighet knyttet til økonomistyring, er studieleder ansvarlig for at kjøp av varer og tjenester samt engasjement av timelærere og vikarer skjer i henhold til delegasjonsvedtak. b. Studieleder har adgang til nødvendige data for økonomistyringen innenfor eget ansvarsområde. Tilførsel: Akademi for scenekunst er organisert på en annen måte enn avdelingene, og denne stillingsbeskrivelse vil derfor ikke uten videre gjelde for Akademiets studieleder.

48 Avdeling for informasjonsteknologi, Høgskolen i Østfold Funksjonsbeskrivelse for programkoordinatorer Vedtatt av avdelingsstyret Denne funksjonsbeskrivelsen er utledet av studieleders stillingsinstruks, og er basert på tilsvarende beskrivelser fra andre avdelinger ved HiØ. Programkoordinatoren har ansvar for planlegging, samordning og drift for et bestemt studieprogram, og er faglig organisert under studieleder. Studieleder har ansvar for den overordnede planleggingen av studievirksomheten, i henhold til gjeldende prosedyrer ved HiØ. Programkoordinator har ikke personalansvar. Funksjonen som programkoordinator utgjør 15% av ordinær stilling, og skal inngå på ordinær arbeidsplan. Funksjonstiden for programkoordinator er to år. Oppnevning gjøres av avdelingsstyret, som også kan avsette programkoordinatorer. Programkoordinator skal: være en pådriver for at studieprogrammet skal ha relevant og godt faglig innhold og undervisning av høy kvalitet. i samarbeid med studieleder revidere/oppdatere studieplaner og påse at disse er i tråd med aktuelle styringsdokument. samarbeide med koordinator for internasjonalisering på avdelingen. faglig koordinere emner og aktiviteter i samarbeid med de andre programkoordinatorene. uføre sitt arbeid i nært samarbeid med studieleder og de andre programkoordinatorene. i samarbeid med studieleder informere studentene om studieprogrammet. følge opp saker som tas opp av kolleger på studieprogrammet, studieleder og administrasjonen. delta i kvalitetssikringen av eksamensoppgaver. påse, i samarbeid med studieleder, at det blir gjennomført evalueringer i henhold til prosedyre. i samarbeid med studieleder orientere kollegaer om innhold/organisering av studieprogrammet forberede saker om studiets innhold og gjennomføring til diskusjon i møter i og utenfor avdelingen. i samarbeid med studieleder innkalle til samarbeidsmøter med klassetillitsvalgte. sørge for at relevant og oppdatert informasjon om programmet blir publisert på inter-/intranett. forberede saker om studiets innhold og organisering til diskusjon i personalmøter. bistå studieleder med å skaffe kvalifiserte lærere til gjennomføringen av studieprogrammet. overlevere nødvendig informasjon til ny programkoordinator. bidra til kontakt med representanter for og lærekrefter/veiledere fra nærings- og samfunnsliv.

49 Avdeling for informasjonsteknologi Avdelingsstyremøte 15. januar 2013 Sak 04/13 Videre fremdrift i arbeidet med strategisk plan og langsiktig handlingsplan for avdelingen JH Vedlegg 1. Avdeling for IT: Utkast til strategisk plan og langsiktig handlingsplan Bakgrunn Avdelingsstyret vedtok våren 2012 at det skulle lages en strategisk plan/langsiktig handlingsplan for avdelingen for neste dekanperiode (f.o.m. studieåret 2013/2014 t.o.m. 2016/2017), med en tilhørende plan for kompetanseutvikling og -rekruttering. Disse planene vil legge sterke føringer for utviklingen av vår virksomhet de kommende årene, spesielt mht. til faglig profil, satsingsområder og fagstabens kompetansesammensetning. Det har i 2012 blitt gjennomført flere strategidiskusjoner, både i avdelingsstyret og i personalsamlinger, der alle har fått muligheter til å komme med innspill til avdelingens videre utvikling og fremtidige faglige satsinger. Et utkast til strategisk plan/langsiktig handlingsplan (vedlagt), skrevet av dekan, ble fremlagt på avdelingsstyrets strategiseminar i Strömstad i oktober i Det ble her bl.a. etterlyst en sterkere forankring i kollegiet og enda bedre medvirkning fra de ansatte. Vi ser det som særs viktig at strategidokumentet og planen for kompetanseutvikling ferdigstilles før nåværende lederperiode utløper, og at dette gjøres med reell medvirkning fra fagstaben. Det foreslås derfor følgende opplegg for sluttføring av denne runden med strategiarbeid: Dekan oppnevner umiddelbart en gruppe med 3-4 fagansatte som får i oppdrag å videreutvikle utkastet til strategisk plan/langsiktig handlingsplan utover våren Arbeidsgruppen skal invitere til dialog med alle ansatte ved avdelingen, og skal legge frem sine forslag og foreløpige resultater på avdelingens månedlige personalmøter i februar, mars og april. Arbeidsgruppens forslag til strategisk plan, inkludert faglig profilering og satsingsområder, legges from på strategiseminaret for (utvidet) avdelingsstyre april. Dekan ferdigstiller strategisk plan/langsiktig handlingsplan basert på arbeidsgruppens forslag og innspillene fra strategiseminaret, og skriver om planen for kompetanseutvikling slik at denne samsvarer med innholdet i strategisk plan. Endelig versjon av plandokumentene vedtas av avdelingsstyret i junimøtet. Forslag til vedtak Avdelingsstyret slutter seg til det fremlagte opplegget for videre fremdrift i arbeidet med strategisk plan/langsiktig handlingsplan og plan for kompetanseutvikling for avdelingen, for perioden Halden, 8. januar 2013 Jan Høiberg Dekan

50 Strategisk plan og langsiktig handlingsplan Høgskolen i Østfold Vedtatt av avdelingsstyret **.**.2012