Forfall meldes på tlf til sekretær Liv Storhaug, som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling.

Transkript

1 Nordkapp kommune Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: Rådhuset Dato: Tirsdag Tidspunkt: Kl.10:00 Forfall meldes på tlf til sekretær Liv Storhaug, som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. Saksnr Innhold PS 016/05 Godkjenning protokoll PS 017/05 Om kvalitet og ressursbruk i omsorgstjenesten PS 018/05 Virksomhetsplanen for Rapportering av resultatoppnåelse PS 019/05 Regnskap og Årsberetning Nordkapp kommune PS 020/05 Nordkapp Havn KF - Årsregnskap med Årsberetning PS 021/05 Søknad om inndekning av regnskapsmessig underskudd - Kirkelig fellesråd PS 022/05 Framtidig organisering av bibliotektjenesten PS 023/05 Etablering av kommunalt servicekontor PS 024/05 Tilpasning av brannordningen i Nordkapp PS 025/05 Etablering av mini- og mikrokraftverk i Nordkapp PS 026/05 Tilrettelegging av tomter i Fiskargata PS 027/05 Søknad næringsfondet Nordvågen Fiskeriservice/Nordvågen AS PS 028/05 Søknad om skjenkebevilling - Artica Ice Bar AS PS 029/05 Forvaltningsprosjekt - klagebehandling PS 030/05 Forvaltningsprosjekt. Oppfølging av bevillingssaker PS 031/05 Ansettelse av Rådmann i Nordkapp kommune Ulf Syversen ordfører Liv Storhaug sekretær 1

2 PS 016/05 Godkjenning av protokoll Kommunestyret godkjenner protokoll av

3 Nordkapp kommune Arkiv: Saksmappe: 05/ Saksbehandler: Erik Langfeldt Dato: Om kvalitet og ressursbruk i omsorgstjenesten Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 013/05 Helse- og sosialstyret /05 Formannskapet Administrasjonsutvalget /05 Kommunestyret Resymé: Mandatet er gitt av rådmannen. Utfordringen er at oppgavene i omsorgstjenesten vil fortsette å øke framover, mens tilgjengelig økonomi ikke vil øke tilsvarende. Det er fortsatt behov for en mer effektiv drift av omsorgstjenestene, samtidig som vi vet at vi har interessante forbedringspotensialer med hensyn til kvalitet både på tjeneste og arbeidsmiljø. Det har de senere årene vært en rimelig god budsjettkontroll innen ordinær drift, men med tilbakevendende overskridelser knyttet til sykefravær og vikarbruk. Ledergruppa i helse- og sosialsektoren har her valgt å forsøke å se ulike sider ved drifta i sammenheng og ta utgangspunkt i brukerne og formålet med tjenestene. Institusjonstjenesten og hjemmetjenesten må vurderes i sammenheng, og også sammenholdes med rehabiliteringstjenesten og legetjenestene. Det skal ikke foretas en radikal endring av organiseringen av omsorgstjenesten, men gjøres sårbarhetsvurderinger på kryss og tvers i tjenestene for å lete fram måter å sikre kvalitet og ha kontroll med ressursbruk ved løsning av oppgavene. Rådmannens innstilling: Denne utredningen inneholder ikke svar på alle utfordringene. Dokumentet er ment å legge rammer for en videreutvikling av tjenestene, men forutsetter deltakelse fra de ansatte for den endelige utformingen. Kanskje bør det på sikt være en virksomhetsleder med felles ansvar for pleie og omsorg både på institusjonen og i hjemmetjenesten. Inntil videre bør imidlertid omsorgstjenesten fortsatt ha to virksomhetsledere. Det anbefales at man gjør en ny vurdering om to år, når endringsprosessen er kommet lengre. Nedenfor følger forslag til tiltak som bør gjennomføres. Noe kan iverksettes raskt, mens andre elementer må drøftes mer omfattende først og vil kreve lenger tid for sin gjennomføring. 3

4 Forslag til tiltak: Brukerne 1. Det etableres fast møte med pårørende to ganger per år til fast tid. Pårørende tas med på råd. 2. Det utarbeides enkle og lette informasjonsskriv for tjenestene. 3. Eldrerådet defineres som en samarbeidsinstans, som aktivt kan tas med på råd. 4. Det organiseres en egen aktivitetsgruppe for tilbud om aktivisering i grupper blant brukerne av institusjonsplassene. For eksempel lesning i gamle aviser/ dagens avis/ annen litteratur. Sansestimulering, seniordans, eventuelt noe knyttet opp mot FYSAK. Måltidene kan gjøres til noe mer enn næringsinntak. 5. Det kartlegges hvilke interesser de enkelte sykehjemsbeboerne har mtp tilrettelegging for individuelle aktiviteter. 6. Det organiseres drift / leie/ kjøp av bil for turer med brukere fra helsesenteret, Vågenstua og hjemmesykepleien, samt defineres kommunalt ansatte som er kvalifisert for å kjøre bilen. Eventuelt legges det opp til kronerulling med hjelp fra frivillige organisasjoner til slik anskaffelse. Det lages og evalueres skriftlig plan for besøksturer/ engasjementer utenfor institusjonene. 7. Det inngås avtale med oppvekst og kultur om enkle gjenytelser fra mottakere av kulturstønad om bidrag til aktivisering/ sang/ musikk på institusjonene for eksempel én gang høst og vår utenom fastlagte programmer, om så at en øvingskveld eller to legges dit. 8. Samarbeidet med barnehagene og skolene vurderes formalisert mer. 9. Kan SPA-tilbud være noe, skal vi bruke fellesbadet til noe? 10. Det blir viktig å opprettholde og videreutvikle Dagtilbudet for eldre på Eldresenteret og Møteplassen i Nordvågveien Personellet 1. Fagliggjøring: Det avses en stillingsprosent til en sykepleier i omsorgstjenesten som har erfaring og særlig interesse for å organisere og koordinere faglig utviklingsarbeid. Dette fagarbeidet er felles og bør gå på tvers av institusjons- og hjemmebaserte tjenester. Prosedyrer, internundervisning, kurs, eventuelt etablering av faggrupper. Det stimuleres til hospitering kombinert med tilbud om økt ansvar. 4

5 2. Plager, sykdom og fraværsoppfølging/ arbeidsmiljø: Innenfor IA-avtalen med RTV finnes det definerte rettigheter og plikter både for bedrift, ledere og ansatte. Noen tiltak koster penger, andre frigjør økonomi for tilrettelagt arbeid. I sum er det interessante potensialer for å praktisere et mer tilrettelagt arbeidsmiljø, som også bedre tar vare på de som ikke har mye sykdom, men stadig må bære byrden ved andres fravær. Håndtering av nedsatt arbeidskapasitet hos de ansatte må framgå av planlegging for slike situasjoner. For eksempel: Starte litt senere, starte med lette oppgaver, at det er nok folk på jobben, tilstrekkelig tid til den enkelte bruker, aksept for ekstra pauser, at kollegene hjelper hverandre, avspaseringsmuligheter, skifte mellom tyngre og lettere brukere, variasjon i arbeidet som å dra på tur med brukere. 3. Fysisk aktivitet: Arbeidsplassen bør stimulere til fysisk aktivitet, for eksempel gjennom organisering av pausegymnastikk, ved at arbeidsgiver betaler deltakelse ved treningsstudio og ved organisering av gruppeaktiviteter blant personellet på fritida. Bemanning, ledelse, organisering og økonomi 1. Kommuneledelsen og ledere i helse og sosialtjenesten må bli flinkere til å tydeliggjøre krav og forventninger ved ansettelse av personell, og særskilt til lederstillinger. Dette ansvaret må følges opp gjennom medarbeidersamtaler og en bred evaluering av virksomheten, resultatene, avvikene, utviklingsarbeidet. 2. Styrke stillingen som avdelingssykepleier ved institusjonen, som kanskje den viktigste lederstillingen i helse og omsorgsavdelingen: Øke stillingsandelen for lederfunksjoner fra 40 % til full stilling. Avdelingssykepleier går helt ut av vakt/ skiftordning. 3. Institusjonen deles inn i 4 grupper med én gruppeleder i hver etasje. Gruppeleder har innbakt tid til å være leder med anslagsvis 1.5 timer per dag, men deltar ellers fullt ut i det daglige arbeidet. Det kan være sykepleier eller hjelpepleier som er gruppeleder, og ansvaret skal formaliseres og det skal økonomisk gis kompensasjon for det. Vedkommende gruppeleder bør helst være fast eller iallfall ha gruppeansvaret over lengre tid enn i dag. 4. Ved en bedre samordning av nattevaktene i hjemmesykepleien og på institusjonen, ser vi ikke bort fra at det kan være mulighet for bare to nattevakter på institusjonen (i dag er det tre). Det forutsetter at hjemmesykepleiens nattevakter må være stasjonert på institusjonen og ha base der for de natterundene og utrykningene som må foretas i løpet av natten. 5. Frigjøring av en person på institusjonen kan prioriteres til økt bemanning med en person på dagtid i helgene på institusjonen. Det kan kanskje bidra til å få ned sykefraværet. I spørreundersøkelser og i samtaler med personalet er det ofte helgevaktene som oppleves som tunge, fordi det bare er ni personer på dagene som skal foreta stell og pleie av 36 til 41 brukere, alt etter som belegget er. Dersom det blir en stilling mindre på natt, vil det tilsvare om lag 1,9 årsverk. Forslaget vil derfor ikke utgjøre noen merkostnad, men heller en liten innsparing som samtidig bidrar til å effektivisere bruken av ressurser som allerede er tilstede. 5

6 6. En bør vurdere å innføre planleggingsdager med ulike tema, for eksempel positivt arbeidsmiljø, kommunikasjon, fordeling av oppgaver/gjennomføring av tiltak i henhold til virksomhetsplanen osv. 7. Prosjektvirksomhet kan være én nyttig arbeidsform, dersom den er konkret knyttet til endringssatsing og fagliggjøring: For eksempel et prosjekt som kombinerer fagutvikling med bevisstgjøring om holdninger. 8. Registreringssystemene IPLOS og Kostra må nyttes til å få bedre oversikt over egen virksomhet (ressursbruk vurdert mot oppgavespesifikasjoner). Dette må danne grunnlaget for en mer fleksibelt prioritert styring av tjenesteressursene til brukerne ut fra behovsvurderinger. 9. To fra ledergruppa har kartleggings- og drøftingssamtale med avdelingssykepleierne om status og prosessen videre i omsorgstjenestene. 10. Kanskje bør vi på sikt ha en virksomhetsleder med felles ansvar for pleie og omsorg både på institusjonene og i den hjemmebaserte omsorg. Inntil videre bør imidlertid omsorgstjenesten fortsatt ha to virksomhetsledere. Vi anbefaler at man gjør en ny vurdering om to år, når endringsprosessen er kommet lengre. Virksomhetsleder for institusjonstjenesten bør ha overordnet økonomi og personellansvar og samordningsansvaret med andre deler av hjelpeapparatet. 11. Det gjøres en ny gjennomgang av stillingsbeskrivelser for avdelingsledere og virksomhetsledere, og tilsvarende for merkantilt personell. Behandling i Helse- og sosialstyret : Vedtak i Helse- og sosialstyret : Avdelingsstyret tar saken til orientering og vil følge prosessen videre etter høringsrunden og brukermedvirkning. Avdelingsstyret ser positivt på styrking av ledelsen på lavere nivå til beste for brukerne og personale. Vi ber derfor at man vurderer en virksomhetsleder for hele pleie og omsorgsavdelingen allerede i budsjettprosessen for Behandling i Formannskapet : Vedtak i Formannskapet : Kommunestyret mener utredningen gir et meget godt bilde av de utfordringene omsorgstjenesten står ovenfor. Rapporten tas til orientering. Eventuelle budsjettmessige konsekvenser vil bli behandlet i forbindelse med 2006 budsjettet. 6

7 Utredning: Vedlagt følger utredning: Om kvalitet og ressursbruk i omsorgtjenesten. 7

8 Nordkapp kommune Arkiv: Saksmappe: 05/ Saksbehandler: Bjørn-Atle Hansen Dato: Virksomhetsplanen for Rapportering av resultatoppnåelse Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 066/05 Formannskapet /05 Kommunestyret Resymé:./. Vedlagt følger Resultatoppnåelse 2004 Evaluering av Virksomhetsplanen for 2004 Rådmannens innstilling: Kommunestyret tar Virksomhetsplan 2004 Rapportering av resultatoppnåelse til etterretning. Behandling i Formannskapet : Vedtak i Formannskapet : Kommunestyret tar Virksomhetsplan 2004 Rapportering av resultatoppnåelse til etterretning. Utredning: Rapportering av resultatoppnåelsen i 2004 er en del av oppsummeringen av driftsåret I tillegg kommer årsberetningen, årsregnskap og en økonomisk analyse av Som det fremgår av evalueringen er de fleste planlagte tiltak gjennomført i Rådmannen vil på vegne av organisasjonen si seg fornøyd med de resultatene som er oppnådd, samt den aktiviteten som er gjennomført. Dette gir seg i tillegg uttrykk gjennom det økonomiske sluttresultatet for Så godt som samtlige innsparingstiltak er gjennomført, og forventet innsparingsmål er oppnådd. Det er fortsatt en del usikkerhet knyttet til de totale kostnadene forbundet med utbyggingen av Honningsvåg skole byggetrinn I og II. Omtvistet beløp er på ca 5 mill. 8

9 I forbindelse med rapportering av resultatoppnåelsen for 2003, forelå det følgende restanseliste: 1.VA prosjekt i deler av Porsangergata Det meste av arbeidet er gjennomført. Gjenstår ca 200 m vann- og pumpeledning samt etterarbeid (asfaltering) på vei. 2. Omlegging av hovedvannledning fra Skipsfjorden. Prosjektet er gjennomført. 3. Boligforvaltning Ikke gjennomført. Jfr Virksomhetsplanen for Salg av kommunale tomter Ikke gjort noe aktivt i forhold til tomtefesterne. Men de som ønsker å kjøpe tomt av kommunen får tilbud om kjøp på samme vilkår som Statsskog tilbyr sine fester. 5. Handlingsplan for kompetanse og rekruttering Tiltaket er gjennomført 6. Seniorpolitikk Utsatt til høsten Oppgradering av Fjellveien Tiltaket er gjennomført. 8. Økonomisk internkontrollhåndbok Arbeidet er kommet godt i gang. På bakgrunn av gjennomført forvaltningsprosjekt våren 2004 har kommunestyret gitt økonomiavdelingen en del pålegg som skal være innfridd innen juni Opplæring i bruk av kommunens hjemmeside IKT Hjemmesiden er delvis oppgradert. I forbindelse med etablering av et kommunalt servicekontor vil det bli tatt et krafttak for å oppgradere og vedlikeholde informasjonen på hjemmesidene. Ansvaret vil bli tillagt de ansatte på servicekontoret. I henhold til resultatoppnåelsen for 2004, foreligger følgende restanseliste: Tiltak 1.15 Administrativ omorganisering Tiltak 1.25 Plan for idrettsanlegg og kulturbygg Tiltak 1.28 Kommuneplan for Nordkapp kommune Tiltak 3.4 Den kulturelle skolesekken Kommentarer til disse restansene fremgår av evalueringen. 9

10 Nordkapp kommune Arkiv: Saksmappe: 05/ Saksbehandler: Bjørn-Atle Hansen Dato: Regnskap og Årsberetning Nordkapp kommune Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 067/05 Formannskapet Formannskapet /05 Kommunestyret Resymé: Rådmannens innstilling: Det fremlagte årsregnskap, med driftsregnskap som viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,-, og et investeringsregnskap som balanserer, fastsettes som Nordkapp kommunens regnskap for Kommunestyret tar Nordkapp kommunes årsberetning for 2004, samt revisjonsberetning og kontrollutvalgets uttalelse til etterretning. Det regnskapsmessige mindreforbruket disponeres som følger: Avsettes til likviditetsreserven kr ,- Avsettes til driftsreguleringsfond ( investeringsmomskompensasjon ) kr ,- Avsettes til disposisjonsfond kr ,- Sum: kr ,- Behandling i Formannskapet : Vedtak i Formannskapet : Formannskapet tar saken til foreløpig orientering. Endelig behandling 15/4-05. Utredning: 10

11 For nærmere kommentarer vises det til følgende vedlagte dokumenter: Virksomhetsplan for 2004 Rapportering av resultatoppnåelse Årsregnskap 2004 Årsberetning 2004 Finansieringsanalyse, årsrapporter og avviksanalyser Revisjonsberetning og vedtak fra Kontrollutvalget vil bli ettersendt. 11

12 Nordkapp Havn KF The port of North Cape You have not travelled, not seen the north, before you been at North Cape Arkiv: S 210 Saksmappe: 05/ Saksbehandler: K.L. Pettersen Dato: Nordkapp Havn KF - Årsregnskap med Årsberetning Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 021/05 Havnestyret /05 Kommunestyret Havnefogdens innstilling: Det fremlagte årsregnskapet for Nordkapp Havn KF for regnskapsåret 2004, som viser et netto driftsresultat på kr ,79 og et ikke disponert netto driftsresultat på kr ,79 fastsettes som Nordkapp Havn KF`s årsregnskap Det regnskapsmessige mindreforbruket på kr, ,79 avsettes til disposisjonsfond. Kommunestyret tar Nordkapp Havn KF`s årsberetning for 2004 til etterretning. Utredning: Kommentarer til årsregnskapet for år Driftsregnskapet for år 2004 er gjort opp med et netto driftsoverskudd, før interne finanstransaksjoner på kr ,- Etter finanstransaksjoner, - avsetning til fond, overføring til investeringsregnskapet, samt netto eksterne finansinntekter fremkommer et regnskapsmessig overskudd på kr ,- Det regnskapsmessige overskudd for år 2004 foreslåes avsatt til disposisjonsfond. Ny ordning for kompensasjon av merverdiavgift for kommuner og konsekvenser for havnene er ikke avklart. Norsk Havneforbund har i brev til Kystdirektoratet av 02.mars-04 og 14.januar-05 bedt om en avklaring om hvorvidt havnene skal ha rett til sin relative andel av refusjonen. Brevene er ennå ikke besvart. Nordkapp Havn KF avventer en lovlighetsvurdering i forhold til havneloven om hvor vidt pengene skal tilbakeføres til havnekassen eller betraktes som reduksjon av frie midler for Kommunene. En har på bakgrunn av dette utgiftsført momskompensasjonen på vel. 3.millioner som en kortsiktig gjeld til Nordkapp kommunen. 12

13 Anløps statistikk for Nordkapp Havn KF har hatt en nedgang i antall anløp i forhold til året før. Fremdeles er der nedgang i antall fiskefangstfartøy som har totalt 102 færre anløp i Nordkapp sammenlignet med tall fra år Økningen av cruiseskip på totalt 24 anløp er grunnen til større tonnasje på båtene og har gitt havna økning på inntektssiden. Hurtigrutene og cruiseskipene er den største inntektskilden for Nordkapp Havn KF. Av driftsutgifter som er ekstraordinære for 2004 er utgiftsføringa av administrative fellesutgifter for 2003 på kr ,-. Det er i året kommet frem til en enighet mellom kommunen og havna om en fast årlig sum på kr ,-for dekning av felleskostnadene. Nordkapp Havn KF har i året investert for 14,8 millioner. Herav er 11 millioner brukt til rehabilitering av kaier og det gjenstår utgifter for ca 5 millioner før prosjektet avslutters i april Nordkapp Havn KF har oppfylt de krav som ISPS-koden stiller og har fått godkjent sikkerhetsplan for kai I, II, III, kai Vest og Syd, samt for Honningsvåg Tendringskai og Skarsvåg cruisehavn. Kostnader i forbindelse med tiltakene beløper seg til 1,1 million. Flytebrygge Kamøyvær/Skarsvåg har til sammen kostet havna 2,3 millioner. For å dekke utgiftene i investeringsregnskapet er der overført 2,6 mill fra driftsregnskapet, bruk av disposisjonsfond 1 mill., bruk av kapitalfond 4,3 mill og bruk av lån 6,3 mill. Tilskudd fra Kystverket på kr er inntektsført og oppført i balansen som kortsiktig fordring. Nordkapp Havn KF opptok i året et lån i Kommunale Landspensjonskasse på kr. 12 mill. og har pr Ubrukte lånemidler på 5,7 mill. Vedlegg: Regnskap og årsberetning Revisjonsberetning for 2004 for Nordkapp Havn KF. 13

14 Nordkapp kommune Arkiv: Saksmappe: 05/ Saksbehandler: Bjørn-Atle Hansen Dato: Søknad om inndekning av regnskapsmessig underskudd - Kirkelig fellesråd Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 068/05 Formannskapet /05 Kommunestyret Resymé: Fra 1. januar 2004 ble det innført en ny, generell momskompensasjonsordning for kommuner og fylkeskommuner. Den generelle ordningen avløste den begrensede momskompensasjonsordningen som ble innført 1. mai Formålet med ordningen er å nøytralisere konkurransevridningen som følger av merverdiavgiftssystemet. Kompensasjonsordningen finansieres gjennom et engangstrekk i rammetilskuddet til kommunesektoren. Det er en forutsetning at verken stat eller kommune skal tjene eller tape på ordningen. Kommunal og regionaldepartementet har uttrykt at man skal vurdere det kortsiktige trekket i rammetilskudd i tilknytning til fremleggelsen av revidert nasjonalbudsjett 2005 til våren og til høsten, når endelige regnskap for kommunesektoren foreligger/er fastsatt. Deler av momskompensasjonen som tilstås Nordkapp kommune tjenes opp i Nordkapp Havn KF og Kirkelig fellesråd. Viser for øvrig til Kommunestyresak: Momskompensasjon Regnskapsmessig håndtering av kompensasjonsbeløp generert av virksomheten i Nordkapp Havn KF og Kirkelig fellesråd. Rådmannens innstilling: Kommunestyret kan ikke imøtekomme søknaden fra Kirkelig fellesråd om inndekning av regnskapsmessig underskudd på kr ,- for Kommunestyret ber Menighetsrådet sørge for at driftsbudsjettet holdes innenfor tildelt rammebevilgning. Kommunestyret vil komme tilbake til en eventuell styrking av driftsbudsjettet til Kirkelig fellesråd gjennom budsjettprosessen for Behandling i Formannskapet : 14

15 Vedtak i Formannskapet : Kommunestyret kan ikke imøtekomme søknaden fra Kirkelig fellesråd om inndekning av regnskapsmessig underskudd på kr ,- for Kommunestyret ber Menighetsrådet sørge for at driftsbudsjettet holdes innenfor tildelt rammebevilgning. Kommunestyret vil komme tilbake til en eventuell styrking av driftsbudsjettet til Kirkelig fellesråd gjennom budsjettprosessen for Utredning: Kirkelig fellesråd ved Kirkevergen i Nordkapp søker Kommunestyret om inndekning av et regnskapsmessig merforbruk på kr ,-, som er regnskapet for Nordkapp menighetsråd for Rådmannen ønsker ikke å gå nærmere inn på Kirkevergens forklaringer og synspunkter vedrørende momskompensasjonen og tidligere års underskudd. Forklaringene henger simpelthen ikke på greip. Menighetsrådets vedtak i sak 21/2005: Regnskap og årsrapport 2004 er fattet på sviktende grunnlag. (ligger på saken) Trekket i rammetilskuddet til Nordkapp kommune for 2004 (kortsiktig uttrekk) ble beregnet av departementet på grunnlag av regnskapstall for For Nordkapp kommunes vedkommende utgjør trekket under betegnelsen Moms andre, kr ,-. Moms andre er tall for hvor mye kompensasjon andre enn kommunen forventes å få knyttet til anskaffelser i For vårt vedkommende er trekket beregnet på grunnlag av regnskapstall for Kirkelig fellesråd og Nordkapp Havn KF. Momskompensasjonen generert av virksomheten i Kirkelig fellesråd i 2004 utgjør ca kr ,-. Dersom momskompensasjonen knyttet til virksomheten i Kirkelig fellesråd overføres til og inntektsføres i fellesrådets regnskap, bør bevilgningen til kirken reduseres med tilsvarende beløp. Som det fremgår av regnskapet for 2004 fikk Kirkelig fellesråd overført ei rammebevilgning fra Nordkapp kommune på kr ,-. Dette var i henhold til Menighetsrådets budsjettforslag, og skulle etter de tilbakemeldingene kommunen har fått være et romslig driftsbudsjett. Når det gjelder investeringsbudsjettet så er rehabiliteringen av Honningsvåg Kirke helt og fullt finansiert over kommunebudsjettet. Dersom Kirka har behov for økte bevilgninger til drift og vedlikehold må dette tas over de årlige rammebevilgningene til Kirkelig fellesråd../. Vedlagt følger søknaden fra Kirkevergen i Nordkapp. 15

16 Nordkapp kommune Arkiv: C61 Saksmappe: 05/ Saksbehandler: Arvid Bye Dato: Framtidig organisering av bibliotektjenesten Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 11/05 Oppvekst- og kulturstyret Formannskapet /05 Kommunestyret Resymé: Kommunestyret vedtok i juni 2000 sak 57/00- at folkebiblioteket skulle flyttes til Honningsvåg skole etter ombyggingen, og at det skulle utvikles et felles skole- og folkebiblioteksystem for hele kommunen. Dette har vært lagt til grunn for planleggingen av Honningsvåg skole, og det var også bakgrunnen for at folkebibliotekets filialer i Gjesvær, Skarsvåg og Nordvågen ble lagt ned. Stilling som fagutdannet biblioteksjef ble lyst ledig høsten 2001 og seinere på nytt våren Ved disse utlysningene fikk man ikke søkere med ønsket faglig bakgrunn. Man valgte derfor i stedet å igangsette et prosjekt for å styrke skolenes bruk av bibliotek. Prosjektet omfattet bl. a. støtte til videreutdanning i skolebiblioteksfag for 2 lærere, innføring av datasystem for registrering av bøker og andre media i katalog som også kan gjøres tilgjengelig over Internett. Ellers har prosjektet gått ut på å prøve ut en ordning med lærer i bibliotek og forberede sammenslåing av skole- og folkebibliotek. En av lærerne ble høsten 2002 engasjert som leder av folkebiblioteket i 60% stilling. Dette var ment som en overgangsordning fram til høsten 2004 da vi forventet at biblioteket kunne flytte inn i de nye lokalene på skolen. Hensynet til drifta av skolen under renoveringsperioden har imidlertid gjort det nødvendig å utsette flyttinga. Flytting synes nå tidligst å kunne gjennomføres i desember Det statlige tilsynsorganet for arkiv, bibliotek og museum, ABM-utvikling, har i brev til kommunen av påpekt at kommunen ikke har tilsatt fagutdannet biblioteksjef. Dette er fulgt opp i brev fra Kultur- og kirkedepartementet av der departementet ber om at Nordkapp kommune følger biblioteklovens krav og sender bekreftende svar til ABM-utvikling, med kopi til KKD om hvordan denne saken heretter vil bli håndtert slik at kommunen får biblioteksjef med den nødvendige kompetanse. Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner organisering og bemanningsplan for Nordkapp bibliotek som beskrevet i saksutredningen. Ny stilling som biblioteksjef utlyses ekstern med tiltredelse i august Kommunestyret bevilger kr ,- som skal dekke ny stilling og husleie for biblioteket ut Beløpet tas fra budsjettert overskudd for

17 Behandling i Oppvekst- og kulturstyret : Vedtak i Oppvekst- og kulturstyret : Kommunestyret godkjenner organisering og bemanningsplan for Nordkapp bibliotek som beskrevet i saksutredningen. Ny stilling som biblioteksjef utlyses ekstern med tiltredelse i august Kommunestyret bevilger kr ,- som skal dekke ny stilling og husleie for biblioteket ut Beløpet tas fra budsjettert overskudd for (Enstemmig) Bjørn Magne Solvik (H) foreslo følgende tillegg: Avdelingsstyret for Oppvekst og kultur foreslår at det utarbeides en overordnet plan for driften av bibliotekvirksomheten i Nordkapp kommune. Planen skal inneholde økonomiske ramme m/ bemanning, lokalisering av virksomheten, vurdering av virksomhetens utlånsmateriale. Planen skal foreligge til politisk behandling våren (Forslaget ble vedtatt med 3 mot 2 stemmer) Utredning: Kommunestyret vedtok i juni 2000 at det skulle igangsettes et utviklingsprosjekt der en ser folkebiblioteket og skolebibliotekene i sammenheng (sak 57/00). Samtidig ble det vedtatt at lokaler til nytt kombinert folke- og skolebibliotek skulle inn i planene for renovering/ ombygging av Honningsvåg skole. Innflytting i de nye lokalene var planlagt til august 2005, men p.g.a. forsinkelse med byggetrinn 2 må dette utsettes til desember. Det betyr at det må finnes midler på budsjettet til husleie for folkebiblioteket fram til årsskiftet 2005/2006. Målet for utviklingsarbeidet er å få et kombinasjonsbibliotek ved Honningsvåg skole. Skolene på de små stedene skal så fungere som filialer for dette hovedbiblioteket og betjene både skole og lokalbefolkning. Arbeidet med å etablere ett felles datasystem for bibliotekordninga i hele kommunen er godt i gang. Biblioteket i Honningsvåg skal etter hvert få ansvar for innkjøp, registrering i datasystem, oppfølging og statistikk for hele bibliotektilbudet i kommunen. Utlån og tilbakelevering av bøker og andre media på skolene blir da registrert med strekkoder på bøker og lånekort som kan betjenes enkelt av brukerne. Dermed sparer man ressurser til oppfølging av bibliotek ved den enkelte skole. Et moderne bibliotek kan også spille en sentral rolle for utvikling av et system i kommunen som gjør nett-basert informasjon mer tilgjengelig for befolkningen. Det kan bidra til å organisere tilgjengeligheten til elektroniske arkiv og tilrettelegge for økt bruk av IKT i skolen. Ut fra tidligere vedtatte planer for utvikling av biblioteket anser en det som svært viktig å ha en stilling som biblioteksjef forutsatt at det er mulig å rekruttere en person med de kunnskapene som kreves i et moderne bibliotek. 17

18 Det statlige tilsynsorganet for arkiv, bibliotek og museum (ABM- utvikling) har påpekt at kommunen ikke har tilsatt biblioteksjef i henhold til lov om folkebibliotek. Kultur- og kirkedepartementet har i brev til kommunen av bl.a. skrevet: Det ligger viktige kulturpolitiske hensyn bak kravet om fagutdannet biblioteksjef. Kompetansekravet skal blant annet sikre at kommunens samlede bibliotekvirksomhet skal ha faglig forsvarlig ledelse, som blant annet skal legge til rette for en best mulig samordnet og helhetlig bibliotektjeneste til beste for kommunens innbyggere. Samtidig skal befolkningen ved faglig utdannet biblioteksjef sikres like rettigheter og muligheter i folkebiblioteket som servicekontor. På denne måten blir også bibliotekenes stilling som lokale sentra for kulturog informasjonsformidling styrket. Kravet om fagutdanning skal også bidra til effektiv ressursutnytting og sikre lokale basisfunksjoner i et nasjonalt biblioteknettverk. Åpningstider og behov for bemanning. Det nye biblioteket i Honningsvåg må være åpent og bemannet hver dag i skoletida mellom kl og I tillegg bør det være åpent som folkebibliotek minst 3 ettermiddager/ kvelder i uka. Åpningstiden på kveldstid bør samordnes med annen aktivitet etter skoletid som kulturskoletilbud og frivillig kulturaktivitet. Dermed kan det skapes et miljø et møtested for kulturaktivitet der biblioteket kan spille en aktiv rolle. På de andre skolene vil ansvaret for biblioteksamlingen være tillagt rektor eller en lærer med samlingsstyreransvar som i dag. Tilgjengelighet utenom skoletida bør knyttes til annen kulturaktivitet ved skolen som ungdomsklubb, bygdekvelder og lignende. Foreløpig er det bare Gjesvær som har fått etablert bibliotektilbud etter den nye modellen. Bemanning ved den nye biblioteket i Honningsvåg bør minimum være: - Biblioteksjef i 100% stilling (ny stilling) - Lærer i bibliotek 60% stilling som i dag - Sekretær 50% stilling som i dag. Ny stilling som biblioteksjef bør utlyses våren 2005 med tiltredelse i august. Det er viktig å ha kapasitet utover høsten til å videreføre arbeidet med å knytte de andre skolene til hovedbiblioteket, få registrert skoleboksamlinger og samlinger som tilhører de tidligere filialene i felles elektronisk katalog. Dette er relativt omfattende arbeid, og det er viktig at den nye biblioteklederen får legger føringer for hvordan det skal gjennomføres. Dessuten bør den nye lederen være med på planlegging av innredning, møblering og forberede flytting til det nye biblioteket. Ordningen med lærer i bibliotek har fungert svært godt og bør videreføres. Siden høsten 2002 har denne stillinga også fungert som leder av biblioteket. Det vil ikke være mulig å videreføre denne ordninga om biblioteket etter flytting skal ha åpent hver dag i skoletida. Man vil heller ikke ha kapasitet til å nå målet om å få de andre skolene i den felles bibliotekordninga. Alternativet kan være drift og åpningstid som i dag, og at lærerne låser opp og følger elevene til biblioteket utenom åpningstid. Etter administrasjonens vurdering vil dette være en mindre effektiv ressursbruk enn om ansatte i biblioteket møter elevene og hjelper til der, mens lærerne kan ta seg av andre elever enn dem som bruker biblioteket. Det vil også være mest effektivt for driften av biblioteket at lærer i bibliotek er en del av bemanninga i biblioteket. Økonomiske konsekvenser. For 2005-budsjettet vil det være behov for tilleggsbevilgning til: 18

19 - Husleie i kraftlagsbygget ut 2005 kr ,- - Ny stilling som biblioteksjef i 6 mnd kr ,- Totalt kr ,- For 2006 vil det være behov for å øke bibliotekets brutto ramme med ca kr. Innsparing som følge av at husleie og kostnader til leie av datalinje bortfaller ved flytting, er beregnet til kr pr år. Beregnet økning av netto utgift til biblioteket i 2006 blir dermed kr Dette bør det være mulig å finne rom for innenfor Oppvekst- og kultursektorens budsjettramme for neste år. Som beskrevet ovenfor vil denne organiseringen av bibliotektjenesten i kommunen kunne representere effektiviseringsgevinster som det på nåværende tidspunkt er vanskelig å beregne. 19

20 Nordkapp kommune Arkiv: Saksmappe: 04/ Saksbehandler: Dato: Etablering av kommunalt servicekontor Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 069/05 Formannskapet Administrasjonsutvalget /05 Kommunestyret Resymé: 1. etasje på Rådhuset frigjøres i forbindelse med etableringen av et offentlig velferdskontor i tidligere Dyrstad bygget i havna. Dette åpner mulighetene for å samle mest mulig av sektoradministrasjon på Rådhuset og etablere et kommunalt servicekontor. Blant annet på bakgrunn av en undersøkelse som forbrukerrapporten har gjennomført har Nordkapp kommune et stort forbedringspotensial når det gjelder service og tilgjengelighet overfor kommunens innbyggere. I forbindelse med etablering av et kommunalt servicekontor vil det være behov for utarbeidelse av en ny IKT plattform. Kommunestyret vedtok følgende i budsjettmøtet : Det opprettes et kommunalt servicekontor lokalisert til 1. etasje på Rådhuset i henhold til notat av fra rådmannen Formannskapet er styringsgruppe. Kommunestyret vedtar endelig organisering og struktur innen utgangen av april Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner etablering av et Servicekontor og samling av administrasjonen på Rådhuset som omtalt i saksutredningen. Kommunestyret gir sin tilslutning til de bygningsmessige endringene som er foreslått. Kommunestyret bevilger kr ,- til denne etableringen. Beløpet tas fra budsjettert overskudd for Behandling i Formannskapet : 20