Årsmelding 2013 HØGSKOLEBIBLIOTEKET

Transkript

1 Årsmelding 2013 HØGSKOLEBIBLIOTEKET

2 INNHOLD Innledning 2 Resultater og utviklingstrekk 3 Utlån og nedlastinger 4 Undervisning og opplæring 5 Samlingsutvikling 6 Institusjonelt arkiv 7 Forskningsdokumentasjon 8 Lokaler 9 Personale 10 Organisering 10 Økonomi 11 Return of investment 11 Nøkkeltall INNLEDNING Fra å være en liten utdanningsinstitusjon med fokus på bachelorutdanninger, har HIG på kort tid utviklet seg til å bli en middels stor høgskole med en bred studieportefølje på bachelor-, master- og ph.d.-nivå. Samtidig har HIG utviklet seg til å bli en forskningsintensiv institusjon med stort internasjonalt nettverk og tilhørende publiserings- og formidlingsaktivitet. HIG har de siste årene gjennomgått en transformasjon, og denne utviklingen har gitt store utfordringer for tjenestene som bibliotek gir til HIGs studenter og ansatte. Høgskolebiblioteket har som sin hovedoppgave å gi støtte til HIGs undervsinings-, forsknings- og formidlingsaktivitet. For høgskolebiblioteket skjedde denne endringen samtidig som det fant sted en rivende teknologisk utvikling og et pedagogisk skift med større vekt på læring og egenaktivitet. For å holde tritt med de nye kravene til oppdaterte og relevante bibliotektjenester, har høgskolebiblioteket hatt sterkt fokus på brukertilfredshet, ressursutnyttelse, fornyelse og kompetanseutvikling. Å utvikle en kunnskapsbasert praksis og kultur har vært avgjørende for at høgskolebiblioteket har lykkes i dette arbeidet. For høgskolebiblioteket er derfor årsmeldingen et sentralt element i arbeidet med å analysere og vurdere oppnådde resultater, ressursbruk og igangsatte aktiviteter. Uten den grundige analysen av nå-situasjonen som årsmeldingen gir, vil det være vanskelig eller umulig å foreta gode og riktige framtidige prioriteringer. Resultatene for 2013 følger i det store og hele trender vi har vært vitne til de siste årene. Det har vært en betydelig økning i bruken av elektroniske dokumenter, og undervisning og opplæring tar stadig mer av de bibliotekansattes tid. Studentenes bruk av det fysiske biblioteket som base for selvstudier og gruppearbeid øker fortsatt, mens vi ser at fagpersonalet i stadig større grad kun forholder seg til det digitale bibliotektilbudet og opplæring/veiledning. Bruken av det papirbaserte tilbudet holder omtrent samme nivå som tidligere. Har du synspunkter på årsmeldingen og arbeidet som høgskolebiblioteket nedlegger for å utvikle tjenestetilbudet, vil vi gjerne høre fra deg. Utviklingen av høgskolebibliotekets tjenester er helt avhengig av konstruktive innspill og et godt samspill med studenter og ansatte ved HIG. Sammen bygger vi en bedre høgskole! Gjøvik i mars 2014 Klaus Jøran Tollan bibliotekleder - 2 -

3 RESULTATER OG UTVIKLINGSTREKK 2013 var et aktivt og til tider travelt år i høgskolebiblioteket. I takt med at HIG får flere studenter og ansatte, er det stadige flere som trenger tilgang til tjenestene som høgskolebiblioteket tilbyr. Nye studietilbud, større vektlegging av formidling av faglige resultater og en stadig voksende forskningsaktivitet gir umiddelbare konsekvenser for høgskolebiblioteket. Med økt aktivitet på nær sagt alle tjenesteområder er det en stadig mer krevende oppgave å utvikle og opprettholde bredden og kvaliteten i tilbudet. Strategisk plan for gir føringer for i hvilken retning høgskolebiblioteket skal utvikle seg. Både gjennom direkte og indirekte formuleringer utrykkes det ambisjoner om å utvikle høgskolebibliotekets tjenester og tilbud slik at de også i framtiden støtter opp om høgskolens grunnleggende faglige aktiviteter: Undervisning, formidling og forskning. I inneværende planperiode har arbeidet med å videreutvikle høgskolebiblioteket som læringssenter blitt løftet fram. For studentene har høgskolebiblioteket de senere årene utviklet seg til å bli en læringsarena for individuelt og gruppebasert studiearbeid. Tilgang til gode og hensiktsmessige lokaler har vært en voksende utfordring i I enkelte perioder av året, ikke minst i eksamenog innleveringsperioder er kapasitetsgrensen nådd når det gjelder studiearbeidsplasser. Også når det gjelder veiledning og undervisning til studenter, har etterspørselen i perioder vært langt større enn kapasiteten. Redusert tilvekst av nytt materiale pr. student/ansatt har medført at relevansen og kvaliteten på samlingen er svekket. Høgskolebiblioteket ser det som en viktig oppgave å bidra med tjenester og kurs som gjør studentene bedre i stand til å finne og bruke kvalitetssikrede informasjonskilder effektivt og på en etisk forsvarlig måte. Å forebygge plagiat og akademisk uredelighet er et stadig tilbakevendende tema i henvendelsene til biblioteket. Biblioteket erfarer i sin daglige omgang med studenter og ansatte at det er stort behov for bedre kunnskap om hvordan faglig kunnskap utvikles og hvordan man finner og nyttiggjør seg denne kunnskapen. Manglende innsikt i grunnleggende sitatteknikk og kunnskap om hvordan man strukturerer og bygger opp en faglig tekst, samt manglende IT-ferdigheter, gjør studiehverdagen vanskelig for svært mange studenter. HIGs studentportefølje er langt mindre ensartet enn tidligere, og det har forsterket behovet for spesialtilpassninger og skreddersøm. Etableringen av studier på høyere grad har gitt høgskolebiblioteket nye muligheter og utfordringer. Studier på høyere grad forutsetter et mer indivdualisert og selvstendig studiearbeid, noe som har gittt behov for støttetjenester på et høyere nivå og annet omfang enn det man tidligere ga til bachelorstudenter. Litteraturbehovet til den enkelte student blir mer spisset og spesialisert, og krever i større grad individuell oppfølging og innkjøp/innlån. Dette gir både økonomiske og praktiske konsekvenser for biblioteket og bibliotekpersonalet. Figur 1: Figurene viser hvordan forholdet mellom utlån og nedlastinger har utviklet seg fra 2006 (venstre) til 2013 (høyre). Figuren kan også stå som en illustrasjon på hvordan en i hovedsak papirbasert bibliotetjeneste har utviklet seg til også å bli en tilrettelegger for tilgang til elektroniske dokumenter. Tall og prosent pr. FTE (fulltidsekvivalent)

4 UTLÅN OG NEDLASTINGER Å skaffe til veie og stille til rådighet aktuelle dokumenter for studenter og ansatte til deres studieog forskningsarbeid er en sentraloppgve for høgskolebiblioteket. Denne oppgaven har vært løst gjennom kjøp og innlån. Tradisjonelt har arbeidsoppgaver knyttet til samlingsoppbygging og dokumentforvaltning vært fokusert på fysiske objekter, men i takt med den teknologiske utviklingen dreier dette seg i stadig høyere grad om å skaffe tilgang til og forvalte digitale objekter. Selv om framtiden utvilsomt er digital, er det viktig å ha i bak-hodet at omfanget av det fysiske utlånet ved HIG er 5,3 % høyere i 2013 enn det var i Metodene for salg og distribusjon av informasjonsbærende objekter er i stadig endring. Digitaliseringen har medført endringer mellom aktører i det litterære kretsløpet, og det er ingen grunn til å tro at dette vil stoppe opp. For biblioteket er det viktig å vurdere hvilke konsekvensene denne utviklingen kan gi. En opplagt ting er studenters og ansattes preferanser. Men det er også andre forhold som må vurderes: E-bøker og e- tidsskrifter blir, i motsetning til papirbøker og papirtidsskrifter, pålagt merverdiavgift, noe som gjør e-bøker og e-tidsskrifter relativt sett dyrere. Forutsatt samme budsjett vil tilveksten av nytt materiale bli redusert betraktelig ved full overgang til e-bøker og e-tidsskrifter. På grunn av lisens- og rettighetsproblematikk er ikke mulig å låne inn e-bøker, og på sikt kan derfor lån mellom institusjonene bli umulig, med de konsekvenser det kan få for litteraturtilfanget. Samtidig vil e-tilgang kunne bety umiddelbar og svært rask tilgang til enorme mengder kunnskap og informasjon. HIG-bibliotekets samlinger er bygd opp i nært samarbeid med bibliotekbrukerne og består av fysiske bøker, tidsskrifter, DVD er, e-bøker og e-tidsskrifter. Bruken av den digitale delen av samlingene økte relativt mye i 2013, og det er spennende om denne utviklingen vil fortsette. Tempoet på overgangen fra papir til digital form vil være avhengig forholdene nevnt overfor, men HIG-biblioteket vil antagelig være et hybrid-bibliotek også i fortsettelsen. Bruken av e-ressurser er i stor grad avhengig av enkel tilgang, gode søkeferdigheter og søkemuligheter på tvers av ulike databaser. I og med etableringen av lenketjenesten ZFX ble HIGs elektroniske e-tidsskriftportefølje lettere tilgjengelig for studenter og ansatte. Ved søk i Google Scholar eller dicovery-tjenesten Oria, lenkes det til elektronisk fulltekstversjonen av artikkelen hvis HIG har abonnement på det aktuelle tidsskriftet. Det er grunn til å tro at dette ligger bak mye av det økte antallet nedlastinger som vi har sett i Oria har foreløpig ikke vært offisielt lansert ved HIG. Tjenesten har imidlertid blitt testet ut og det forventes at Oria vil være et søkealternativ fra bibliotekets hjemmeside i løpet av mars Med Oria blir det mulig å søke på tvers av alle fagbaser, inkludert bibliotekbasen, og det er derfor grunn til å tro at bruken av bibliotekets samlinger vil fortsette å øke når Oria blir tatt skikkelig i bruk. Figur 2: Figuren viser hvordan antall utlån og nedlastinger pr. FTE har utviklet seg i årene Figur 3: Summen av innlån av bøker og kopier varier, men vi ser at fordelingen mellom bokinnlån og kopier går i retning av en mindre andel bokinnlån og med tilsvarende økning av kopiinnlån

5 opplæringen skal bidra til å realisere er nødvendig, og da er studie- og fagplanene og samarbeid med faglig tilsatte avgjørende. I 2013 ble det på et masteremne gjennomført et svært vellykket samarbeid med en fagansatt fra IMT. Grundig planlegging, tydelig oppsatte mål og ansvarsdeling ga en svært positiv tilbakemelding fra studenter og samarbeidende faglærer. Dette er en modell som høgskolebiblioteket og faglærer ønsker å arbeide etter og utvikle ytterligere. Men ressursmessig er slike samarbeid krevende, og høgskolebiblioteket har på nåværende tidspunkt ikke personalressurser til å tilby slike undervisningsopplegg i stor skala. UNDERVISNING OG OPPLÆRING Undervisning, veiledning og opplæring i regi av høgskolebiblioteket har blitt en stadig mer etterspurt tjeneste fra studenter og ansatte. Sist år ble det gitt forhåndsavtalt og planlagt undervisning for studenter/ ansatte. Omlag 60 % av deltakerne var studenter på lavere nivå, mens resten av deltakerne var studenter på høyere nivå og ansatte. Det ble undervist i godt over 260 timer i I tillegg kommer individuell opplæring av enkeltansatte og studenter som gis fortløpende i bibliotekets åpningstid. Et tilbakevendende problem er at mye av opplæringen er dårlig integrert i studentenes faglige arbeidskrav. I forhold til ressursbruken er det derfor behov for å vurdere læringsutbyttet. En bedre beskrivelse av hvilke mål For å ivareta og utvikle rollen som læringssenter er det nødvendig å utvikle pedagogiske modeller som kan fungere ut fra høgskolebibliotekets rammer og forutsetninger. Erfaringer fra ulike forsøk har gitt viktig innsikt og inspirasjon til å dele erfaringene med andre. Universitetsbibliotekar Karen Marie Øvern fikk i 2013 antatt en vitenskapelig artikkel som bygde på slike pedagogiske forsøk. Personalet fra høgskolebiblioteket har også deltatt på en workshop om bibliotekundervisning sammen med bibliotekarer fra Høgskulen i Sogn og Fjordane og Linnéuniversitetet i Sverige. Etter denne workshop en startet høgskolebiblioteket arbeidet med å utforme en pedagogisk plattform for undervisningsaktiviteten. Denne skal gi grunnlag for veivalg og prioriteringer av det pedagogiske arbeidet i regi av biblioteket. Det er en utfordring for opplærings- og undervisningsaktiviteten at mange studenter har dårlige IT-ferdigheter og er lite forberedt på hva som kreves av studenter på høgskolenivå i forhold til faglig skriving/akademiske ferdigheter og informasjonssøk. Figur 4: Figuren viser hvor stor andel de ulike brukergruppene utgjorde i forbindelse med undervisning i I parentes i forklaringen har vi oppgitt de ulike brukergruppenes relative størrelse. Figur 5: Figuren viser tidsbruk fordelt på ulike brukergrupper i forbindelse med undervisning i I parentes i forklaringen har vi oppgitt de ulike brukergruppenes relative størrelse

6 Høgskolebibliotekets data om undervisningsaktiviteten viser en relativ stor forskjell mellom avdelingene når det gjelder deltagelse i undervisningen biblioteket gir. Dette kan skyldes flere forhold. Vi vet blant annet at masterstudenter på IMT i liten grad bruker referansehåndteringsprogrammet EndNote, og at de følgelig ikke har behov for denne tjenesten. Når IMT-studentene i stor grad bruker Latex/Bibtex i stedet for Word/EndNote, illustrerer det at avdelingens anbefalinger/valg har betydning for i hvilken grad og på hvilken måte avdelingens studenter samhandler med biblioteket. Ideelt sett kunne man ønske at biblioteket også ga opplæring og støtte til Latex-brukere, men dette vil være et spørsmål om valg av teknologi, kapasitet og prioritering. Egenaktivitet og et tilbud som er tilgjengelig når bibliotekbrukeren selv ønsker å benytte det, er et sentralt pedagogisk prinsipp for bibliotekets undervisnings- og opplæringsaktivitet. Derfor har høgskolebiblioteket laget videosnutter om ulike tema og gjort disse tilgjengelig i bibliotekets egen YouTube-kanal. De 52 læringsobjektene som er laget, ble sett ganger i Etter å ha drevet med dette noen år har vi erfart at dette er et tilbud som utmerket godt kan integreres i kurstilbudet i form av forberedelse eller problemløsning i etterkant av gjennomført kurs/opplæring. Figur 6: Figuren viser tidsbruk knyttet til de viktigste undervisningstemaene i Tabell 1: Fordeling av studenters avdelingstilhørighet og deltagelse i forbindelse med undervisning (prosentvis antall deltakere og tid brukt). SAMLINGSUTVIKLING Å bygge opp en faglig aktuell og relevant samling er et området biblioteket bruker mye ressurser på. I begrepet samlingsutvikling inngår prosesser for å holde seg informert om, velge, skaffe, katalogisere, klassifisere og kasserere aktuelle informasjonsbærende objekter. Særlig i utvelgelses- og kasseringsprossen er biblioteket avhengig av et godt samarbeid med sluttbrukerne. I 2013 etablerte biblioteket en ordning med kontakt-bibliotekarer ut mot avdelingen for blant annet å få til et bedre samspill i forhold til samlingsutvikling. Ordningen har foreløpig ikke funnet sin form, og den vil derfor bli vurdert i løpet av 2014/2015. I internasjonal litteratur er det stadig mer vanlig å legge opp til en brukerinitiert og -styrt samlingsutvikling ofte forkortet PDA (patron driven aquisition). Med digital distribusjon vokser det fram nye tekniske løsninger som på sikt vil gjøre brukeren enda mer delaktig i samlingsutviklingsprosessen. Men, selv om det er teknisk mulig, er det slett ikke sikkert at dette potensialet blir fullt ut realisert. Det er ulike modeller i bruk, og disse setter rammer for PDA. Oppbygging av digitale samlinger skiller seg fra oppbygging av fysiske samlinger på flere måter. For det første er selve anskaffelsesmodellen anderledes da det i en digital verden som regel er snakk om et leie- eller abonnementsforhold i stedet for et eierforhold. Det innebærer at tilgangen varer så lenge man har et abonnement. Når abonnementet utløper, forsvinner også all tilgang. I en digital verden er det også større fokus på administrasjon av rettigheter (DRM digital rights management). I en digital verden vil også selve transaksjonen skje raskere hvis man er villig til å betale. For det tredje ser vi en utvikling som kan kalles «de store pakkers tidsalder», dvs. at i stedet for å tilby enkelttitler har forlagene satt sammen store pakker av e-bøker eller e-tidsskrifter som tilbys bibliotekene som abonnementer. Dette gir bruker og bibliotekarer liten eller ingen innflytelse på hvilke titler som tilbys. I slike tilfeller blir samlingsutviklingen helt og fullt styrt av forlagene. Heldigvis utvikles det nye modeller. Biblioteket har nylig inngått en årsavtale om tilgang til inntil 100 e-boktitler som biblioteket og brukerne enkelt kan bytte ut og inn av pakkene, med visse restriksjoner. I 2013 var tilveksten av nytt materiale på enheter. Det fordelte seg med ca. 55 % papirkilder og 45 % - 6 -

7 Ved nyttår 2014 var tidsskriftbestanden på titler. Av det var 97,5 % i elektronisk form. Etter en grundig gjennomgang og vurdering av enkelttidsskrifter, ble antallet papirtidsskrifter redusert med ca 1/3 i løpet av Det er en viss motstand blant fagpersonalet å redusere antallet papirtidsskrifter, men så lenge statistikken viser at utlånet av tidsskriftene er lavt, vil arbeidet med å redusere den papirbaserte tidsskriftbestanden fortsette. Det er en forutsetning at papirtidsskriftet finnes i e-versjon. Mange små og spesialiserte fagmiljøer ved HIG gjør det vanskelig å komme opp med et tilfredsstillende tilbud av faglitteratur innen alle fagområder. Biblioteket har derfor observert en utvikling der fagmiljøer selv går til innkjøp av kostbare elektroniske ressurser. Dette medfører ofte dobbeltarbeid og uklarhet om hvem som gjør hva i forhold til teknisk problemer, tilgangsproblemer, fornyelser av abonnement og statistikk. digitale kilder. Tilveksten viste en liten økning i forhold til tidligere og bryter dermed en nedadgående trend som har vart i flere år. Dette var mulig fordi mediebudsjettet økte. Men ser vi på tilveksten i forhold til antallet studenter/ansatte og nye undervisningstilbud, er tilveksten av nytt materiale fortsatt lavere enn hva den var for 6-8 år siden. HIG-biblioteket dekker fortsatt noen fagområder dårlig, særlig gjelder det de sist etablerte fagtilbudene ved HIG. På den andre siden ser vi behov for å kassere de deler av samlingen som ikke lenger er faglig aktuelle. INSTITUSJONELT ARKIV HIGIA Høgskolen i Gjøviks institusjonelle arkiv nådde en viktig milepæl senhøstes Da kunne vi markere at fulltekstdokument nr ble gjort tilgjengelig. HIGIA startet opp i 2005/2006 og etter en forsiktig start har stadig flere faglige arbeider blitt gjort tilgjengelig. Bare i 2013 ble 148 nye faglige publikasjoner tilgjengelig via HIGIA. Statistikken viser at bruken av publikasjonene i det institusjonelle arkivet stadig øker. Publikasjonene Sammenligner vi mediebudsjettet ved HIG med universitetene, ser vi at universitetene har langt større budsjetter for innkjøp av materiale. Dette gir seg særlig utslag for tilbudet av elektroniske ressurser hvor universitetene tilbyr tilgang til pakker det er umulig å realisere for HIG-brukerne. Prisen på f.eks. on-line versjoner av standarder er så høy at vi for alle praktiske forhold må ta til takke med papirversjoner. Dette gir et dårligere kildetilfang, lengre ventetid for studenter/ ansatte og en større administrativ belastning for de bibliotekansatte. HIG-bibliotekets samling av bøker utgjorde ved årsskiftet enheter, etter en tilvekst på enheter. E- bøker utgjorde ca. 19 % av boksamlingen i I 2009 utgjorde e-bøkene i underkant av 13 % av samlingen så utviklingstrenden er ganske tydelig. Tabell 2: Tabellen viser bestand og tilvekst av fulltekstdokumenter i HIGIA i

8 i arkivet ble lastet ned ganger, og statistikken viser at arkivet har besøkende fra nesten hele verden. Totalt hadde HIGIA unike besøkende, noe som var en oppgang på 19,8 % sammenlignet med året før. Selv om HIGIA er blitt et viktig verktøy for faglig og vitenskapelig formidling av arbeider utført av HIGs studenter og ansatte, er det fortsatt endel punkter som kan forbedres. Særlig viktig blir det å få flere ansatte til å gjøre sine faglige artikler tilgjengelig i HIGIA som en del av arbeidet med å gjøre vitenskapelige publikasjoner lettere tilgjengelig (Open Access). Kunnskapsdepartemenet følger med og henter inn tall over antall tilgjengeliggjorte vitenskapelige artikler i de institusjonelle arkivene. Dessuten må det på plass bedre innleveringsrutiner for studentarbeider slik at det manuelle arbeidet reduseres. I den forbindelse bør studenter selv utføre en del av registreringsarbeidet. Det vil også være viktig at arkivet utvikles på den tekniske siden slik at importmuligheten fra Cristin 1 blir bedre og at ny funksjonalitet blir tatt i bruk etter hvert som det kommer nye oppdateringer i programkoden (dspace). HIGIA driftes av Bibsys og er organisert som et konsortium (Brage) med et eget styre, budsjett og handlingsplan. FORSKNINGSDOKUMENTASJON Siden innføringen av «tellekantsystemet» i 2004 har omfanget av HIGs forskning økt betraktelig. Fra 11 publikasjoner og 8,2 publikasjonspoeng i 2004, har vi for 2013 registrert 152 publikasjoner og 87,5 publikasjonspoeng 2. HIG-biblioteket har i hele perioden hatt ansvaret for å registrere, kvalitetssikre og innrapportere publikasjoner som oppfyller kravene til vitenskapelig publisering. Omfanget av arbeidet øker i takt med veksten av vitenskapelige publikasjoner ved HIG, og arbeidet er tidkrevende fordi kravene til dokumentasjon og kvalitetssikring er strenge da resultatene inngår i finansieringssystemet for UH-sektoren. arbeidet lagt til samme stilling som har den daglige oppfølging og ansvar for det institusjonelle arkivet (HIGIA), og man har derfor en svært funksjonell organisering. På grunn av omfanget som forskningen og de vitenskapelige arbeidene har fått ved HIG, vil det fra 2014 bli jobbet med at enkelte grupper (ph.d.-kandidater) selv må stå for registering av vitenskapelige arbeider. Det vil i den forbindelse bli gitt tilbud om kurs og opplæring. Kvalitetssikringen vil fortsatt bli ivaretatt av høgskolebiblioteket. HIG må på sentralt hold avgjøre hva som er en fornuftig fordeling av arbeidsoppgaver mellom faglige og administrativt tilsatte. Som lokal «forvalter» av regelverket for hva som regnes som vitenskapelig publikasjon, må biblioteket ofte bistå og veilede unge forskere med å finne fram til forlag, For høgskolebiblioteket har arbeidet med forskningsdokumentasjon en viktig funksjon som kontaktkanal inn mot høgskolens forskningsaktivitet og den enkelte forsker. Internt i biblioteket er ansvaret for registrerings- 1 CRISTin er en forkortelse for Current Research Information System In Norway, og arbeider med oppgaver relatert til forskningsdokumentasjon og tilgang til forskningsinformasjon. 2 Pr. februar Endelig resultat for 2013 foreligger først ved rapporteringstidspunktet 1. april

9 konferanser og tidsskrifter som gir uttelling og hvilke utgivere man bør styre utenom. Dette krever at bibliotekpersonalet har god innsikt i hvordan publiseringssystemet fungerer. I den forbindelse har biblioteket opprettet en blogg for å kommunisere sentrale utviklingstrekk. LOKALER Med renoveringen og etableringen av G-bygget som felles knutepunkt for sentrale fellestjenester i 2006, kom biblioteket ut av trange og uhensiktsmessige lokaler og over i moderne, lyse og fleksible arealer som legger til rette for flere ulike typer studentarbeid. Biblioteket ble i praksis etablert som læringssenter da det flyttet inn i de nye lokalene. Det første året i nye lokaler hadde biblioteket besøkende, og i 2013 økte tallet til en økning på 93,4 %. Med de nye lokalene fikk biblioteket mulighet til å utvikle en rekke nye tjenester, og driften kunne dreies sterkere mot brukerne og deres behov. Med ca besøkende ukentlig oppstår det stadig oftere kapasitetsproblemer. HIG vektlegger i sine studieplaner stor vekt på gruppearbeid, og med flere studenter er behovet for grupperom og gruppe- arbeidsplasser langt større enn kapasiteten. Bibliotekpersonalet får nesten daglig henvendelser fra studenter som har behov for en lesesal for fordypning og konsentrasjon. Studentene må derfor benytte kantinefasilitetene som studie- og leseplass. Denne situasjonen er bakgrunnen for den helt nødvendige kapasitetsøkningen for ulike typer studentarbeidsplasser som ferdigstillingen av A- og M-bygget representerer. Men selv med den økte kapasiteten har HIG en lavere dekningsgrad pr. student enn f.eks. BI. Fra bibliotekets side har man i 2013 jobbet med å planlegge og forberede en løsning med ubemannet åpningstid for å bedre tilgangen til bibliotekfasilitetene. Når løsningen er oppe og går vil åpningstiden bli 113 timer pr. uke mer enn en fordobling sammenlignet med dagens situasjon. Da blir biblioteklokalene også tilgjengelig på lørdag og søndag. Hvis erfaringene med utvidet åpningstid er positive kan det bli aktuelt å tilby tilgang 24/7. Fra bibliotekets side ser vi særlig studenter, men også endel ansatte, har behov for veiledning og støtte. Særlig i eksamens- og innleveringsperioder er det stor etterspørsel etter teknisk bistand fra studentene, men biblio

10 teket har ikke muligheter for å sette ytterligere ressurser inn på dette. For å utvikle denne delen av tjenestetilbudet vil det bli vurderte å bruke studentassistenter. Med så mange besøkende øker behovet for vedlikehold. I årene som kommer vil det derfor være nødvendig å gjennomføre ulike oppgraderingstiltak. I takt med nedbyggingen av den fysiske samlingen blir behovet for hyllereoler redusert, og deler av hyllearealet kan etter hvert frigjøres og brukes til f.eks. studentarbeidsplasser. Det er viktig å komme i gang med en planlegging av alternativ bruk for deler av bibliotekarealet slik at det gjenspeiler faktisk bruk og behov. PERSONALE Personalet og den kompetansen de besitter er bibliotekets viktigste innsatsfaktor. I 2013 var det 6,3 årverk knyttet til bibliotektjenesten. Ved årsskiftet fordelte årsverkene seg mellom følgende stillingskategorier: Spesialbibliotekar, 2 årsverk Universitetsbibliotekar, 2 årsverk Konsulent, 1 årsverk Bibliotekleder, 1 årsverk Studentassistenter, 0,3 årsverk Personalsituasjonen har vært stabil over lengre tid, men sommeren 2013 valgte en ansatt å si opp ved HIG for å tiltre en annen stilling. Etter utlysning og intervju ble det foretatt ansettelse, og ny medarbeider tiltrådte den ledige stillingen 9. desember Med en gjennomsnittsalder på 41 år (foruten studentassistenter) har personalet en god aldersmessig sammensetning. Bibliotekpersonalet har gjennomgående høy formell kompetanse. I tillegg til relevant utdannings- og erfaringsbakgrunn har flere tilleggsutdanning, blant annet i høgskolepedagogikk og IT. Alderssammensetingen og blandingen av formell og uformell kompetanse gjør det mulig å tilby et bredere spekter av tjenester enn tidligere, og er antagelig de viktigste forklaringene til den positive utviklingen biblioteket har vært inne i de siste årene. Antall studenter/ansatt pr. bibliotekårsverk har økt med 51 % siden Sammenlignet med andre høgskolebiblioteket har HIG-biblioteket ca. 35 % flere studenter/ansatte pr. bibliotekårsverk. Arbeidsmiljøet er godt, men høyt arbeidspress, førstelinjestress og store krav til omstillingsevne har i perioder bidratt til stort sykefravær. Høsten 2013 ble personalgruppa utfordret til å vurdere tiltak for å redusere sykefraværet. Det ble gjennomført medarbeidersamtaler med alle ansatte høsten Disse inngår som grunnlag for virksomhetsplanen for påfølgende år. I løpet av 2013 ble det gjennomført 2 sosiale fellestiltak. ORGANISERING I den interne organiseringen legges det vekt på spesialisering og en team-basert organsiering. Spesialiseringen skal gjøre det mulig for den enkelte medarbeider å gå dypere inn i faglige problemstillinger for å heve kvaliteten og effektiviteten innenfor de ulike ansvarsfeltene. Team-organiseringen er ment å forebygge sårbarhet knyttet til viktige ansvarsområder ved sykdom, fravær og evt. oppsigelser. Figur 7: Figuren viser den relative utvikling og forholdet mellom antall studenter, ansatte og bibliotekårsverk i perioden Figur 8: HIG-bibliotekets tidsbrukbudsjett for Antall timer og prosentvis fordeling

11 Høgskolebiblioteket har i flere år benyttet en ordning hvor den enkelte ansatte opererer med et tidsbrukbudsjett knyttet til satsingsområder i årsplanen. På denne måten har den enkelte ansatte blitt i bedre stand til å ta kontroll over egen arbeidstid og ansvarsområder. Disse tidsbrukbudsjettene brukes til å lage en felles oversikt over tidsbruken ved høgskolebiblioteket. Dette systemet inngår i bestrebelsene på å drive biblioteket kunnskapsbasert og effektivt. ØKONOMI Høgskolebiblioteket har som mål å få best mulig kvalitativt gode bibliotektjenester innenfor de budsjettrammene som til enhver tid gjelder. En effektiv drift i biblioteksammenheng betyr å finne en god balanse mellom driftsmidler og lønnsutgifter. Høgskolebibliotekets budsjett skiller seg noe fra de fleste andre interne HIG-budsjetter ved at en stor andel er driftsmidler. Selv om det økonomiske grunnlaget for bibliotekdriften er stabilt, er det også slik at tilvekst av nytt materiale pr. bruker har gått ned relativt mye de siste årene. I 2013 klarte man å bryte denne trenden, men et stort etterslep og en samling med store hull i forhold til nye fagområder gjør at den økonomiske rammen er svært begrenset. Denne begrensningen gjør det umulig for biblioteket å komme opp med en god kildesamling til alle fagområder. Særlig etablering av nye utdanninger og mer individuelle behov for tilgang til avansert litteratur hos forskere og studenter på masternivå, har bidratt til at selv en pen nominell økning i bibliotekbudsjettet ikke har forhindret at kvaliteten og kvantiteten av samlingene er dårligere enn ønskelig. Når biblioteket ikke kan komme opp med gode nok tjenester, ser vi en utvikling hvor fagmiljøene selv tar ansvar og går til innkjøp av dels kostbare e-ressurser. I og for seg trenger ikke dette å være negativt, men denne utviklingen vil på sikt undergrave biblioteket som fellestjeneste og svekke muligheten for en effektiv driftsorganisering. Tabell 3: Bevilgning til bibliotekformål pr. bruker og utgifter til innkjøp/tilgang pr bruker i perioden Figur 9: Figuren viser hvordan bibliotekets utgifter fordeler seg mellom lønns- og driftsutgifter i perioen For å illustrere hvordan bevilgningene til bibliotekformål har utviklet seg, kan det være interessant å ta utgangspunkt i to parametre. Den ene er HIGs totale bevilgning fordelt på totalt antall personer i målgruppen (dvs. kostnad pr. bruker). Den andre er utgifter til innkjøp/tilgang fordelt på totalt antall personer i målgruppene, som er en indikatorer som sier noe om viljen til satsing på en aktuell kildesamling. I 2013 var bevilgningen pr. bruker 6,1 % lavere enn snittet for årene I forhold til 2006 var bevilgningen i 2013 hele 11,7 % lavere. Kostnaden til til innkjøp/ tilgang fordelt på totalt antall personer i målgruppene i 2013 var 11,4 % lavere enn snittet for årene I forhold til 2006 var kostnaden til innkjøp/tilgang i 2013 hele 27,1 % lavere. RETURN OF INVESTMENT «Return of investment» (ROI) er et konsept som kan brukes for å beregne eller vurdere nytten/verdien/ resultatet av en gitt investering. I 2013 brukte HIG ca. 6,35 millioner til bibliotekformål, og et naturlig spørsmål i en ROI-sammenheng vil være om hvilken nytte eller verdi denne «investeringen» representerer. Hva får HIG tilbake for denne investeringen, og kunne HIG fått mer igjen for disse pengene hvis de ble brukt på en annen måte? Det er ikke helt enkelt å gi et presist svar på dette spørsmålet fordi et slikt regnestykke må baseres på noen forutsetninger. Man kan ha god oversikt over forutsetningene for aktiviteten slik den er organisert i dag, men det blir fort vanskeligere hvis man skal sette opp forutsetninger for alternative måter å drive f.eks. dokumentforvaltning/litteraturforsyning, opplæring og kvalitetssikring av forskningsdokumentasjon

12 Det er gjort flere forsøk på å beregne verdien av investeringer gjort i bibliotek. I Canada, nærmere bestemt Toronto, har et universitet beregnet at en dollar investert i byens folkebibliotek gir tilbake en verdi beregnet til $ 5,63 for hver innbygger. Å foreta en fullstendig ROI av «investeringer» gjort i biblioteket er et svært omfattende arbeid som ligger utenfor årsmeldingen målsetting, men bibliotekleder har likevel forsøkt å kvantifisere verdien av litteraturforsyningen høgskolebiblioteket gir for å illustrere verdien av en av de tjenestene biblioteket gir. I figur 2 har vi tallene som viser antall lån og nedlastinger pr. FTE. Men hvordan beregner vi verdien av et lån og en artikkel? Kostnaden på et boklån er vanskelig å beregne (bokpris, antall utlån, hylleplass, registrering, klassifisering, kassering, utlånstransaksjonen osv.), men snittprisen for innkjøpte bøker til HIG-biblioteket i 2013 var på kr 352,10. Forutsatt at hver bok blir utlånt 5 ganger i sin levetid og at kostnader til oppbevaring, registering etc. utelates, blir prisen pr. utlån kr 70,42. Vi forenkler litt og sier at pris er det samme som verdi. Prisen på artikler vet vi litt mer om fordi de ofte kan kjøpes for en gitt pris i et marked. Denne forutsetningen er naturligvis også en forenkling selv relativt nye artikler kan det være umulig å få kjøpt, men det lar vi ligge. Basert på erfaring vil en artikkel normalt koste fra $ 30 til $ 45. Ut fra empiri settes prisen pr. artikkel i snitt til $ 40, dvs. kr. 242,40. I tabell 4 kombineres summene overfor med tallene fra figur 2, og resultatet blir verdi/ pris pr. boklån og artikkelkjøp i perioden Beregnet på denne måten har boklån og artikkelkjøp en verdi på kr 9 541,01 for hver FTE. I 2013 var antallet fulltidsekvivalenter og det gir en verdi på litteraturforsyningen til HIGs studenter/ansatte på kr ,84. Dette er naturligvis en svært forenklet måte å beregne verdi på og man må trekke fra kostnadene for å få nettoverdien. Metoden er også basert på en rekke forutsetninger som sikkert kan diskuteres. Regneøvelsen gir likevel ut fra sine forutsetninger en pekepinn på hvilken verdi og nytte «investeringer» i biblioteket representerer for HIGs studenter og ansatte. Tabell 4: I tabellen er verdien pr. FTE for boklån og artikkelkjøp satt og summert for årene NØKKELTALL Nedenfor har vi oppgitt en del tall og statistikk for høgskolebiblioteket. Endel av statistikken går fra høgskolen ble etablert i 1994 til De lange tallrekkene gjør det mulig å se hvordan ulike parametre har endret seg over tid. Tabell 5: Utvikling i samlinger og abonnementer i perioden

13 Tabell 6: Aktive lånere og ulån i perioden Tabell 7: Utvikling av driftskostnader (budsjett) i perioden Tall i Tabell 8: Fordeling lønn- og driftstkostnader (regnskap) i perioden Tall i Tabell 8: Ulike indikatorer og deres utviklng

14 Tabell 9: Nedlastinger (artikler og e-bokbruk), søk i databser, inst. arkiv (HIGIA) og hjemmesidebesøk

15 Tabell 10: Utvalgte indikatorer for HIG-biblioteket,

16 Høgskolebiblioteket rekrutterer bredere enn tidligere og høsten 2013 ble italienske Giulia Manzotti ansatt som spesialbibliotekar. Manzotti har masterutdanning fra Universitetet i Firenze og kom til HIG fra et vikariat ved CERN. Faksimile: Gjøviks Blad, 22. januar