Høringsnotat. Utkast til Retningslinjer for sidegjøremål ved Universitetet i Stavanger

Transkript

1 Høringsnotat Utkast til Retningslinjer for sidegjøremål ved Universitetet i Stavanger 1 Innledning Universitetet i Stavanger har en bred kontaktflate, ikke bare innen akademia, men også mot offentlig forvaltning, industri og næringsliv. Så vel eksterne oppdrag som kommersialisering av forskningsresultater er blitt en del av universitetetenes virksomhetsområder. I de siste årene har problemstillinger knyttet til både integritet, uavhengighet og etikk blitt aktualisert og det er grunn til å regne med at problemstillingene,vil ha høy aktualitet i UHsektoren i tiden fremover Dette høringsnotat bygger i stor grad på arbeidet som UiO og UiB gjorde i Både UiO og UiB har hatt arbeidsgrupper i gang for å revidere institusjonenes regelverk på dette området, herunder reglement for sidegjøremål. Begge universitetene har sett hen til hverandres arbeid, og retningslinjene (reglementene) som begge har laget, og vedtatt høsten 2006, er i det store og hele sammenfallende. På bakgrunn av den store jobben som er gjort av UiO og UiB finner universitetsdirektøren det lite hensiktsmessig å sette ned en arbeidsgruppe også ved UiS med tanke på å gjøre den samme jobben. Det er de samme problemstillinger/utfordringer som gjør seg gjeldende innen hele sektoren. Universitetsdirektøren kan ikke se at der skulle være noen særegne forhold ved UiS som skulle føre til en annen policy, men er åpen for tilbakemeldinger, derav denne høringsrunden. Foreliggende forslag til retningslinjer for sidegjøremål tar opp problemstillinger i tilknytning til ansattes sidegjøremål og utfyller og presiserer tema omhandlet i de statlige etiske retningslinjene bla. når det gjelder temaet tillit til statsforvaltningen. 1.1 Definisjoner Med sidegjøremål forstås arbeid som utføres og verv som innehas i tillegg til den ordinære universitetsstillingen, uansett om arbeidet eller vervet er lønnet eller ikke. Også arbeid som utføres gjennom et foretak eller selskap som helt eller delvis eies av den ansatte, anses som sidegjøremål. Med eierinteresser menes eierinteresser i foretak - virksomhet, bedrift - som regel en juridisk person med økonomisk formål. Med egne foretak menes enkeltpersonforetak som er registrert i arbeidstagers navn, eller aksjeselskaper/ansvarlige selskaper der arbeidstaker har dominerende innflytelse.

2 1.2. Sidegjøremål er positivt og ønskelig Det er ønskelig at universitetets ansatte har kontakter og nettverk utenfor universitetet, og det oppmuntres til samarbeid med andre akademiske miljøer, med næringslivet og annen offentlig forvaltning. Dette er en selvfølgelig rettighet for alle ansatte, og i universitetets interesse. Slike sidegjøremål kan være stimulerende og utviklende både personlig og profesjonelt. Deltakelse i utadrettet virksomhet bidrar også til å profilere universitetet/fakultetet og dets virksomhet for offentligheten, og kan dermed bidra til offentlighetens forståelse for institusjonen og dens virksomhet. 1.3 Begrensninger Det er likevel en rettighet med begrensninger. Den ansattes interesser av å ha engasjement ved siden av sitt daglige arbeide må veies mot andre relevante interesser. Dette gjelder ikke minst for den som arbeider i offentlig sektor. Ved å engasjere seg i ulike former for ekstern virksomhet, kan en tilsatt komme i en vanskelig stilling. Dette kan skje dersom en slik ekstern forbindelse kommer, eller kan anses for å komme, i konflikt med den tilsattes oppgaver ved universitetet. Slik interessekonflikt kan medføre tvil hos omverdenen om at vedtak, forskning og publikasjoner er objektivt basert og upåvirket av slike eksterne kilder. Selv om en tilsatt har opptrådt med profesjonell integritet og nøytralitet, kan slik tvil oppstå. Det handler altså om å tilgodese både den ansattes interesse i å få anvendt sin kompetanse til aktiviteter utenom sin stilling og omverdenens krav på at et slikt engasjement skjer på en slik måte at det ikke setter universitetets tillit og upartiskhet i fare. Det ligger også i arbeidsgivers interesse at ansatte primært anvender sin arbeidskraft for de arbeidsoppgaver de mottar lønn for, og at ansatte ikke driver aktiviteter som konkurrerer med arbeidsgivers interesser. Sidegjøremål må derfor ikke være tillitssvekkende, arbeidshindrende eller konkurrerende. Formålet med disse retningslinjene er å verne om universitetets og de tilsattes tillit og integritet, ved at det legges opp til åpenhet om mulige interessekonflikter og håndtering av slike. 2. Rettslige rammer og hjemmel Arbeidstakers rett til å inneha sidegjøremål er ikke uttrykkelig regulert i lov eller forskrift. Det er likevel ansett som en selvfølgelig rettighet og kan sies at følger naturlig av arbeidsavtalen, ved at arbeidsavtalen i utgangspunktet regulerer forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker og ikke aktiviteter utenom dette. Det er likevel noen begrensninger, som kan utledes av den ulovfestede lojalitetsplikten arbeidstaker har i sitt forhold til arbeidsgiver. Arbeidsgiver har også rett til å pålegge arbeidstaker noen begrensninger i kraft av styringsretten. Det må også foretas et skille mellom sidegjøremål som skal gjennomføres i ordinær arbeidstid og sidegjøremål som gjennomføres utenom ordinær arbeidstid. Sidegjøremål som skal gjennomføres i ordinær arbeidstid er i større grad regulert enn sidegjøremål som gjennomføres utenom normal arbeidstid. Arbeidstakeres sidegjøremål i offentlig virksomhet er behandlet i følgende dokumenter: St. meld. nr. 11 ( ) Om forholdet mellom embetsverket, departementenes politiske ledelse og andre samfunnsaktører; kap. 6 ekstraerverv/bistilling/bierverv.

3 Hovedtariffavtalen punkt Ekstraerverv Særavtale om lønns- og arbeidsvilkår for undervisnings- og forskerstillinger ved universitetene og høgskolene (Avtalen oppsagt m/virkning fra 1 august 2007) Utfyllende regler til "Særavtale om lønns- og arbeidsvilkår for undervisnings- og forskerstillinger" (1997) Statens personalhåndbok, pkt Ekstraerverv m.v. Statens personalhåndbok, pkt Retningslinjer og honorar for frivillig undervisning Den 7.september 2005 ble etiske retningslinjer for statstjenesten vedtatt. De statlige retningslinjene er av overordnet karakter, og er ikke detaljerte regler. De gjelder for alle statlige forvaltningsorgan, men de er kun generelle rettesnorer og er ikke alltid konkrete, men angir rettslige standarder. Retningslinjene har sitt utspring i allmenngyldige etiske verdier og normer og er bygget opp rundt fem hoved-temaer, hvor det under hvert enkelt tema beskrives hvordan statsansatte skal opptre. Hovedtemaene omhandler: Generelle bestemmelser med fokus på hvordan ansatte i statstjenesten behandler borgerne i saksbehandlingen, og hvor hensynet til statens omdømme er sentralt. Lojalitet med fokus på krav til lydighetsplikt, rapporteringsplikt og effektivitetsplikt for ansatte i statstjenesten. Åpenhet med fokus på offentlighet, aktiv opplysningsplikt, ansattes ytringsfrihet og varsling (whistleblowing). Tillit til statsforvaltningen med fokus på habilitet, ekstraerverv og bierverv, overgang til annen virksomhet, håndtering av sensitiv informasjon, tilbud om og mottak av gaver og andre fordeler. Faglig uavhengighet og objektivitet med fokus på de forskjellige rollene som statsansatte har. De etiske retningslinjene er vedlagt saken i vedlegg 1 og er også formidlet og informert om til enhetene ved universitetet, bl.a i mail av 2. februar I universitetetets innkjøpshåndbok finner man regler (lov om offentlige anskaffelser fra 1999, forskrifter til denne samt egen veileder) som bygger på etiske prinsipper, som blant annet skal sikre upartiskhet ved innkjøp av varer og tjenester, osv. Tariffavtalen og Statens personalhåndbok omhandler særlig forholdet til sidegjøremål innenfor ordinær arbeidstid. Retningslinjer for eksternt finansiert virksomhet (vedtatt ) ble sist revidert I denne sammenheng, se særlig punkt 5.1 (Personalmessig medvirkning) I styremøte ved UiS den 20.desember 2007 ble institusjonelle prosedyrer for behandling av forskningsetiske saker vedtatt.

4 3.0 Hovedprinsipper Av ovennevnte rettslige rammer og hjemmel kan det utledes følgende generelle hovedprinsipper: Som hovedregel har en arbeidstaker rett til å benytte sin kompetanse til sidegjøremål etter eget ønske. Dette gjelder likevel bare så lenge et sidegjøremål ikke kan sies å hemme eller sinke deres pliktige arbeid. Videre forventes det at arbeidstakerne ved universitetet skal oppfylle arbeidsavtalen på en lojal måte, slik at man ikke engasjerer seg i virksomhet i konkurranse med universitetet, eller setter universitetets tillit og upartiskhet i fare. Nærmere bestemt innebærer dette at en arbeidstaker som regel ikke kan ha sidegjøremål som: - er direkte forbudt for ham/henne i lov eller forskrift - er direkte avtalt ved reglement, tariffavtale eller annen avtale at han/hun skal avstå fra, jfr. særavtalen pkt hemmer eller sinker det ordinære arbeid, med mindre foresatte tjenestemyndighet har samtykket, jf. hovedtariffavtalens pkt innebærer at arbeidstakeren driver eller medvirker i illojal konkurranse med den virksomhet hvor han er tilsatt - gjør at arbeidstakeren kan bli inhabil ved behandling av sine saker i mer enn sporadiske tilfelle - innebærer at arbeidstakeren lett kan komme i lojalitetskonflikt i forhold til den virksomhet hvor han/hun er tilsatt - innebærer at han/hun i sin funksjon kan treffe avgjørelser eller opptre på en slik måte som i vesentlig grad kan influere på hans/hennes egne eller biarbeidsgivers inntekter - innebærer at han/hun nytter konfidensiell informasjon på en illojal måte - skader universitetets anseelse 3.1 Sidegjøremål innenfor ordinær arbeidstid De samme hovedprinsipper som redegjort for ovenfor gjelder generelt for alle typer sidegjøremål, uavhengig av om de gjennomføres innenfor eller utenfor ordinær arbeidstid. Når det gjelder sidegjøremål innenfor ordnær arbeidstid er det i større grad regulert enn sidegjøremål som utføres utenfor ordinær arbeidstid, jf reglene i Arbeidsmiljølov, Hovedtariffavtale, særavtaler osv. 4. Åpenhet, meldeplikt og godkjenning Det finnes ulike kategorier av sidegjøremål og det kan skilles mellom de gjøremål som den enkelte fritt kan utføre uten at arbeidsgiver har behov for, eller rett til å få kjennskap til dem, og de tilfeller hvor den ansatte uoppfordret må gi opplysninger om sidegjøremålet. Det sistnevnte gjelder når det kan være tvil om sidegjøremålet er forenlig med arbeidsgivers legitime interesser. Det kan skilles mellom: Sidegjøremål uten meldeplikt Sidegjøremål som bør meldes Sidegjøremål som krever godkjenning Plikt til å oppgi sidegjøremål ved anmodning fra arbeidsgiver Alle situasjonene hviler på at ansatte er åpen om sidegjøremål og på eget initiativ melder fra til arbeidsgiver, hvor det kreves. Eksemplene som følger nedenfor er ikke uttømmende.

5 4.1. Sidegjøremål uten meldeplikt Denne kategorien omhandler sidegjøremål som den enkelte ansatte fritt kan utføre uten meldeplikt til, eller krav til godkjenning fra arbeidsgiver og som ikke bare er tillatt, men som universitets- og forskningssystemet er helt avhengig av og som det derfor oppfordres til å utføre. Eksempel på sidegjøremål uten meldeplikt: - Eksterne bedømmelseskomiteer - Ekstern sensorvirksomhet - Referee for fagtidsskrifter - Enkeltstående mindre ressurskrevende undervisningsoppdrag (forelesninger el l) ved annen institusjon - Enkeltstående, faglige foredrag som et ledd i universitetets formidlingsplikt i forhold til samfunnet - Opplysningsvirksomhet som fagekspert gjennom deltakelse i fjernsynsprogrammer eller lignende (ikke fast virksomhet over lang tid) 4.2. Sidegjøremål som bør meldes Her dreier det seg om virksomhet som instituttets/fakultetets ledelse kan ha stor nytte av å ha kjennskap til fordi den - kan representere en interessant mulighet for engasjement for instituttet/fakultetet - kan ha betydning for spørsmål om tilsattes habilitet for bestemte oppgaver - er av et slikt format at det bør med i en samlet oversikt over enhetens aktiviteter - kan ha betydning for arbeidsforholdet Under denne kategorien defineres former for sidegjøremål hvor instituttet/fakultetet har en etablert tradisjon for at vitenskapelig personale på bakgrunn av faglig kompetanse deltar i samarbeidende eksterne instansers arbeid. Dette kan også være aktuelt for teknisk og administrativt tilsatte. Eksempel på sidegjøremål som bør meldes: - Medlem av offentlige utvalg - Medlem av internasjonale utvalg og komiteer - Offentlig utredningsarbeid (flere fagområder) - Styremedlem i institusjoner/virksomheter når det bidrar til en kunnskapsutveksling mellom fagmiljøet og institusjonen/virksomheten - Medlem av styringsorganer i Norges Forskningsråd - Undervisningsoppdrag innen etter- og videreutdanning av begrenset omfang og ikke varig karakter 4.3. Sidegjøremål som krever godkjenning I hovedsak dreier det seg her om sidegjøremål der universitetets personell, utstyr eller annen infrastruktur blir benyttet, eller sidegjøremål som kan innebære konkurranse, inhabilitet eller interessekonflikter. Dersom det dreier seg om et langvarig eller kontinuerlig engasjement, vil dette også kunne kreve godkjenning. Selv sidegjøremål som i utgangspunktet er positivt for universitetet, kan få et omfang som går ut over det ordinære arbeidet. Det vil kunne foretas en vurdering i det enkelte tilfelle. Ved tvil om sidegjøremålet kan medføre interessekonflikt, må arbeidstakeren forelegge spørsmålet for arbeidsgiver.

6 I de tilfeller det er gitt tillatelse til å ha sidegjøremål som innebærer opprettelse/innehavelse av eget foretak, skal enkeltoppdrag som kan være i konkurranse med universitetet klareres med instituttleder. Ved vurderingen av om godkjenning skal gis, vil følgende momenter vektlegges: - Om universitetets personell, utstyr eller annen infrastruktur blir benyttet, herunder i. bruk av laboratorier, undervisningslokaler etc. ii. bruk av/bistand fra administrativt eller teknisk personale iii. bruk av/bistand fra doktorgradskandidater eller andre (underordnete) forskere - Om sidegjøremålet etter art, omfang og varighet kan anses for å a. hemme eller sinke det ordinære arbeidet b. kunne medføre fare for sammenblanding av egne/oppdragsgivers og universitetets ressurser c. være i illojal konkurranse med den virksomhet hvor arbeidstakeren er tilsatt d. gjøre at arbeidstakeren kan bli inhabil ved behandling av sine saker i mer enn sporadiske tilfelle e. kunne medføre lojalitetskonflikt i forhold til den virksomhet hvor arbeidstakeren er tilsatt f. kunne medføre at arbeidstakeren i sin funksjon (som forsker, veileder etc.) kan treffe avgjørelser eller opptre på en slik måte som i vesentlig grad kan influere på hans/hennes egne eller biarbeidsgivers inntekter g. kunne skape tvil om egen eller en veiledet doktorgradskandidats forskning er objektiv basert og upåvirket av eksterne kilder h. kunne medføre fare for at han/hun nytter konfidensiell informasjon på en illojal måte i. kunne skade universitetets anseelse Foretak som ønsker å benytte seg av universitetets personell, utstyr eller annen infrastruktur skal inngå avtale med universitetet vedrørende kostnadsdekning, omfang etc. Tilsatte ved universitetet har ikke anledning til å levere tjenester til universitetet i regi av eget foretak Plikt til å oppgi sidegjøremål ved anmodning fra arbeidsgiver Arbeidsgiveren kan pålegge en ansatt å gi opplysninger om sidegjøremål hvor det kan være spørsmål om et sidegjøremål eller det samlede omfang av vedkommendes sidegjøremål kan komme i strid med den ansattes plikter overfor universitetet. Det er et vilkår at det må være grunnlag for at det kan være tvil om sidegjøremålet er forenlig med arbeidsgivers legitime interesser. Det omfatter også de tilfeller hvor det er spesielle situasjoner som tilsier at involverte ansattes sidegjøremål må kartlegges før en prosess igangsettes, som for eksempel ved prosjektetablering i prosjekt med eksterne aktører. Ved prosjektetablering med eksterne aktører, skal deltakere fra universitetet alltid vurdere om eventuelle sidegjøremål er av en slik karakter at de bør meldes fra om til arbeidsgiver.

7 5. Saksbehandling 5.0 Notoritet Avtaler om sidegjøremål som gjør bruk av universitetets ressurser og sidegjøremål som helt eller delvis skal utføres i normalarbeidstiden, skal være skriftlig. For øvrige tilfeller hvor det kreves samtykke kan det bestemmes at samtykke skal inngås skriftlig Første instans Vitenskapelig ansatte skal melde fra om/ sende søknad om sidegjøremål til instituttleder som vurderer de innmeldte forhold, og fatter beslutning om det innmeldte forhold. Personalavdelingen kan konsulteres. Teknisk og administrativt tilsatte melder fra om og sender eventuell søknad til respektive direktører. Personalavdelingen kan konsulteres. Ledere (faglige og administrative) skal melde fra til og eventuelt sende søknad til universitetsdirektøren ved Personalavdelingen. Opplysninger om sidegjøremål, skal oppbevares på lokalt nivå. Godkjenning av sidegjøremål kan gis for en begrenset periode, på bestemte forutsetninger eller lignende. Svar på søknad bør foreligge innen en måned. Pålegg om begrensninger i, eller nektelse av rett til å påta seg eller fortsette med et sidegjøremål, herunder pålegg om nektelse av å inngå avtale om bruk av universitetets ressurser og pålegg om nektelse av å inngå avtaler om sidegjøremål som helt eller delvis forutsettes utført i normalarbeidstiden, skal gis en kort begrunnelse hvor den det gjelder anmoder om det Klagebehandling En avgjørelse om pålegg om begrensninger i, eller nektelse av rett til å påta seg, eller fortsette med et sidegjøremål, herunder pålegg om nektelse av å inngå avtale om bruk av universitetets ressurser og pålegg om nektelse av å inngå avtaler om sidegjøremål som helt eller delvis forutsettes utført i normalarbeidstiden, kan påklages. Fristen for å klage er 3 uker fra det tidspunkt underretning om vedtaket er kommet frem til den det gjelder. 6. Sanksjoner ved brudd på reglement Unnlatt innmelding, brudd på forutsetninger, eller avvik fra reglene om sidegjøremål kan medføre sanksjoner i henhold til tjenestemannsloven.