Rullering Plan for forvaltningsrevisjon

Transkript

1 Rullering Plan for vedtok kontrollutvalget overorda analyse og plan for, jf. sak 06/16 og vedlagte oppdaterte oversikt fra Telemark kommunerevisjon IKS. Etter avtale mellom Line Bosnes Hegna og Kirsti Torbjørnson (leder for, Telemark kommunerevisjon IKS), gir vi innspill til rullering av plan for. Gjennomførte og pågående prosjekter i denne fylkestingsperioden Økt gjennomføring i videregående skole Ny Skien videregående skole (i tillegg til plan) Næringsstøtte Oppfølging av politiske vedtak (pågår) Gjenstående prosjekter i Plan for 1. Bypakke Grenland undersøke organisering, styring og rapportering, egnet som fellesprosjekt 2. Offentlige anskaffelser undersøke tiltak som skal sikre riktige enkeltanskaffelser 3. Videregående opplæring undersøke tiltak for økt læringsutbytte, og om vedtatte tiltak fungerer etter hensikten. 4. Kunst og kultur undersøke forvaltningen av økonomiske verdier, og om/hvilke tiltak fylkeskommunen har for å sikre, forvalte og vedlikeholde kunst 5. Journalføring og arkiv undersøke om plikten til å dokumentere egen aktivitet blir ivaretatt 6. Tannhelse undersøke om tiltak for utsatte barn, og om fylkeskommunen ivaretar sine forpliktelser overfor hele barnegruppen 7. Videregående opplæring undersøke eiendomsforvaltning 1

2 Veien videre I tråd med plan for, skal det gjennomføres ni normale prosjekter i denne fylkestingsperioden. Med en tidsramme på timer per prosjekt, gjenstår det nå fem prosjekter, i og med at kontrollutvalget har gjennomført et større prosjekt som ikke stod på planen (Ny Skien videregående skole). Det innebærer at kontrollutvalget må prioritere bort planlagte prosjekter i samsvar med avtalt ressursramme. Nedenfor gjennomgås tre av prosjektene i vedtatt plan. Vi ber kontrollutvalget ta stilling til om disse prosjektene skal gjennomføres. De øvrige prosjektene i vedtatt plan mener vi bør gjennomføres. Vi ber kontrollutvalget ta foreløpig stilling til rekkefølgen på de gjenstående prosjektene, og eventuelt hvilke prosjekter som kan tas ut av planen. Det vil være nyttig for den videre planleggingen hos oss. Bypakke Grenland Bypakka skal etter planen bruke nesten 2,7 milliarder kr på vei, kollektiv, gang og sykkel, bymiljø og trafikksikkerhet i en tiårsperiode. Bypakka eies av kommunene Siljan, Skien og Porsgrunn, (har koordineringsansvar), Jernbaneverket og Statens vegvesen. Målet er at veksten i persontrafikken skal komme innen gange, sykkel og kollektivtransport, og at Grenland blir et attraktivt sted å bo og arbeide. Bypakka er mao et omfattende og langvarig prosjekt med ambisiøse mål. I overordna analyse (se vedlagte rapport) pekte vi på følgende sentrale risikoområder: 1. Uventede hendelser i ett eller flere prosjekter som kan skape forsinket framdrift og/eller økte kostnader. 2. Flere eiere på ulike forvaltningsnivåer gir økt samordningsbehov. Det kan føre til kompliserte kommunikasjons-, styrings- og beslutningslinjer og svak framdrift. Våren 2017 kom det flere medieoppslag om Bypakke Grenland, se bl.a. Porsgrunns Dagblad 17. februar og Varden 22. juni. I den første artikkelen stilles det spørsmål ved om bilveiprosjektene prioriteres foran gang- og sykkelveier, mens den andre handler om budsjettoverskridelser i Lilleelvkrysset og om/hvilke konsekvenser det kan få for andre prosjekter. 2

3 Det er utarbeidet rutiner for kvalitetssikring og økonomi for Bypakke Grenland. Rutinene evalueres årlig. Rutiner knyttet til utbetaling, regnskapsføring og regnskapsrapportering ses på i forbindelse med regnskapsrevisjon av fylkeskommunen. I følge vedtatt plan, skal det gjøres en av styring og organisering av Bypakke Grenland. Dette kan være et felles prosjekt med Siljan, Skien og Porsgrunn, og rette seg mot kommunikasjons-, styrings- og beslutningslinjer innad og mellom eierkommunene, og mellom eierkommunene og prosjektkontoret som har ansvar for koordineringen av prosjektene. Kontrollutvalget i Porsgrunn rullerte sin plan for i januar i år, og vedtok at et prosjekt om Bypakke Grenland skal prioriteres, jf. sak 08/17 1. Prosjektet er også prioritert i Skien kommunes plan for, jf. sak 36/ Prosjektet kan tas ut av plan for. 2. Det tas opp til ny vurdering ved ev. neste rullering av plan for. 2 Erfaringsmessig tar det tid å behandle en sak om et fellesprosjekt i alle deltakerkommunene. Dersom kontrollutvalget ønsker dette prosjektet, tilrår vi at det gjennomføres et annet sprosjekt parallelt med at de andre kontrollutvalgene tar stilling til om de vil være med i et fellesprosjekt om Bypakke Grenland. Vår anbefaling: Pkt. 3 Det gjennomføres som planlagt med sikte på avklaring hos deltakerkommunene og behandling av prosjektplan i løpet av høsten Det framgår av Overordna analyse for Porsgrunn, at Bypakke Grenland er egnet som felles prosjekt. 2 Ønsker kontrollutvalget en av et annet område/tema i Bypakke Grenland? Eksempelvis: Lilleelvkrysset se nærmere på kostnadoverskridelser, kommunikasjon mellom berørte parter, og konsekvenser for andre prosjekter. Bidra til bedre kostnadskontroll og styring i prosjekter som kommer senere. Egnet som fellesprosjekt med Porsgrunn. 3

4 Videregående opplæring Tema: økt læringsutbytte; fungerer tiltakene etter hensikten? I overordna analyse pekte vi på følgende risikoområder: Tiltaksomfanget knyttet til økt læringsutbytte er stort i fylkeskommunen, og det er stor variasjon i tema, omfang og varighet. Det er risiko for at ett eller flere tiltak ikke iverksettes som de skal, og risiko for mangelfull samordning mellom dem. Økt læringsutbytte er ett av to overordnede målsetninger for elever i den videregående skolen i Telemark. Økt læringsutbytte er et viktig bidrag til økt gjennomføring av skolegangen. De senere årene har det vært en positivt utvikling på når det gjelder gjennomføring i fylket: Skolestart 2009 Skolestart 2010 Skolestart 2011 Fullført innen fem år 71 prosent 72 prosent 75 prosent Sluttet underveis 16 prosent 16 prosent 14 prosent Kilde: SSB og skoleporten.no 1. Prosjektet kan tas ut av plan for. 2. Det tas opp til ny vurdering ved ev. neste rullering av plan for. Vår tilrådning: Pkt. 1 Det tas ut av plan for Journalføring og arkiv Offentlige organer har ansvar for å dokumentere egen aktivitet. I tillegg har arkivene en samfunnsmessig betydning for demokratisk aktivitet, forskning og kulturell virksomhet. En 4

5 velfungerende postjournal og arkivordning er grunnleggende forutsetninger for å ivareta disse tunge samfunnshensynene. Fylkeskommunen har et felles arkiv. I overordna analyse står det at det er generell risiko for at bestemmelsene i arkivlova ikke blir tilstrekkelig ivaretatt i en stor og geografisk spredt organisasjon som fylkeskommunen. I møte i mars i år behandlet kontrollutvalget et brev fra fylkesrådmannen om journal- og arkivrutinene i fylkeskommunen. Kontrollutvalget tok brevet til orientering, jf. sak 07/17. Etter vår vurdering gir brevet god informasjon om journal- og arkivrutinene. Det synes som om administrasjonen har bra oversikt over risikoområder og har tiltak for å redusere disse risikoene. Samlet sett gir brevet et betryggende inntrykk av journal- og arkivrutinene. 1. Prosjektet kan tas ut av plan for. 2. Det tas opp til ny vurdering ved ev. neste rullering av plan for. Vår tilrådning: Pkt. 1 Det tas ut av plan for Vedlegg: Rapport nr Overordna analyse Forslag til plan for Oppdatert oversikt over plan for etter kontrollutvalgsmøte fra Telemark kommunerevisjon 5