INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 Kontrollutvalget Sekretariatet KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Gjøvik, 6. januar J.nr./referanse: 01-16/SL/ks Bjørg Wenche Horn (SBL) Finn Øksne (Sp) Gerd Margot Michaelsen (Ap) Kopi er sendt: Ordfører og rådmann Innlandet Revisjon IKS INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Det innkalles herved til møte i kontrollutvalget: Dato: Onsdag 13. januar 2016 Tid: Kl ca Sted: Formannskapssalen, rådhuset Vedlagt følger saksliste og saksdokumenter. Deltakelse fra andre i møtet: Innlandet Revisjon IKS orienterer under følgende saker: Sak 03/16: Oppdragsansvarlig revisor Unn Romundgard (kl. 1015) Sak 07/16: Daglig leder Bjørg Hagen (kl. 1400) Rådmannen er invitert til sakene 04/16 og 05/16 fra kl Sakene 05/16 og 06/16 er unntatt offentlighet og vil bli behandlet i lukket møte, jf. offentlighetslovens 13 og kommunelovens 31. Eventuelt forfall bes meddelt snarest til undertegnede på tlf eller e-post kjetil@kontrollutvalget.no. Med hilsen For leder i kontrollutvalget Kjetil Solbrækken utvalgssekretær Adresse: Kontrollutvalgstjenester Kjetil Solbrækken Studievegen 7, 2815 Gjøvik Tel , e-post: kjetil@kontrollutvalget.no

2 KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE SAKSLISTE FOR MØTE I SØNDRE LAND RÅDHUS Onsdag 13. januar 2016 kl (Formannskapssalen, rådhuset) SAK NR. 01/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE SAK NR. 02/2016 SAK NR. 03/2016 lunsj SAK NR. 04/2016 SAK NR. 05/2016 (UNNTATT OFF) SAK NR. 06/2016 (UNNTATT OFF.) SAK NR. 07/2016 SAK NR. 08/2016 RAPPORT: EVALUERING AV KONTROLLUTVALG OG KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATER REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV PLAN/STRATEGI OG STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2015 Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor orienterer. PRESENTASJON AV KOMMUNENS ADMINISTRATIVE ORGANISERINGEN, IGANGSATT OG PLANLAGT UTVIKLINGSARBEID MV. Rådmannen orienterer. ORIENTERING OM ANKLAGELSER HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET PRESENTASJON AV KOMMUNENS REVISOR / INNLANDET REVISJON IKS Daglig leder i Innlandet Revisjon IKS informerer. KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2016 OG REVIDERING AV INNGÅTT OPPDRAGSAVTALE MED INNLANDET REVISJON IKS Gjøvik, 4. januar For utvalgsleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær Kopi til orientering: - Ordfører, rådmannen og vararepresentanter til kontrollutvalget - Innlandet Revisjon IKS

3 SAK NR. 01/2016 Søndre Land kommune GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: Vedlagt: 1. Møteprotokoll fra møte Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAKSOPPLYSNINGER: Møteprotokoll fra forrige møte i kontrollutvalget legges herved frem til formell godkjenning. 1

4 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Mandag 7. desember 2015 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl Som medlemmer møtte: Bjørg Wenche Horn (SBL) Finn Øksne (Sp) Gerd Margot Michaelsen (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Deltakelse av varamedlemmer: Med bakgrunn i at dette var første møtet i valgperioden var varamedlemmene innkalt til å delta i forbindelse med opplæring/informasjon mv. Følgende varamedlemmer møtte: Andre vara Lars Nybakke (Ap) Følgende varamedlemmer hadde meldt forfall: Første vara Torgeir Søfferud (Frp) og tredje vara Wenche Bjor Sæthre (SBL). Ellers møtte: Ordfører: Terje Odden (deltok under innledningen på sak 38) Utvalgssekretær: Kjetil Solbrækken. Andre: Tidligere leder av kontrollutvalget Rolv Ludvigsen, valgperioden (sak 39). Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Bjørg Wenche Horn som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 38/2015 INTRODUKSJON TIL ARBEIDET I KONTROLLUTVALGET: ROLLER, ANSVAR, OPPGAVER, FORVENTNINGER MV. Fra behandlingen: Saken ble innledet med en presentasjon av møtedeltakerne og en kort introduksjon ved ordfører. Sekretær Kjetil Solbrækken orienterte deretter om kontrollutvalgets rolle og ansvar med fokus på: Rammeverket (kommunelovens kapittel 12 om tilsyn og kontroll og forskrift om kontrollutvalg) Valg av kontrollutvalg - uavhengighet Tilsyn og kontroll i kommunen - aktører Kontrollutvalgets oppgaver og verktøy 1

5 Kontrollutvalgets sekretariat Kommunens revisor Forholdet til kommunestyret Forholdet til rådmannen/administrasjonen Offentlighet og taushetsplikt Vedtak, enstemmig: 1. Kontrollutvalget tar følgende til orientering: Utvalgssekretærens presentasjon av kontrollutvalgets oppgaver og ansvar, herunder gjeldende regelverk (kommunelovens kapittel 12 med tilhørende forskrift om kontrollutvalg). Kontrollutvalgsboken (veileder fra Kommunal- og regionaldepartementet fra 2011) 2. Rapport fra evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat (utført av revisjons- og konsulentselskapet Deloitte på oppdrag fra Kommunal- og Regionaldepartementet, 2014) legges frem på neste møte. SAK NR. 39/2015 ERFARINGER FRA VALGPERIODEN , ORIENTERING OM GJENNOMFØRTE UNDERSØKELSER, SAKER TIL OPPFØLGING MV Fra behandlingen: Tidligere utvalgsleder Rolv Ludvigsen (valgperioden ) og utvalgssekretær orienterte om erfaringer fra forrige valgperiode. Vedtak, enstemmig: Informasjon om erfaringer fra valgperioden og kontrollutvalgets aktiviteter i forrige valgperiode tas til orientering. SAK NR. 40/2015 Vedtak, enstemmig: ORIENTERING OM KONTROLLUTVALGETS AVTALER MED REVISOR OG SEKRETÆR Følgende inngåtte avtaler tas til orientering: a) Oppdragsavtale for 2016 mellom kontrollutvalget og Innlandet Revisjon IKS. b) Rammeavtale mellom kommunene i Gjøvik- og Hadelandsregionen og Kontrollutvalgstjenester v/kjetil Solbrækken. SAK NR. 41/2015 Vedtak, enstemmig: ABONNEMENTER OG KURSTILBUD FOR KONTROLLUTVALGETS MEDLEMMER 1. Alle faste medlemmer av kontrollutvalget abonnerer på: Ukeavisen Kommunal Rapport 2

6 Fagtidsskriftet Kommunerevisoren (utgitt av Norges Kommunerevisorforbund) 2. Utvalgets medlemmer tilbys å delta på Kontrollutvalgskonferansen 2016 i regi av Norges Kommunerevisorforbund (3.-4. februar 2016). SAK NR. 42/2015 MØTEPLAN FOR 2016 Vedtak, enstemmig: Møteplan for kontrollutvalget for 2016 fastsettes slik: Onsdag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl SAK NR. 43/2015 Vedtak, enstemmig: FORBEREDELSE TIL ARBEIDET MED NY PLAN FOR FORVALTNINGSREVISON OG SELSKAPSKONTROLL 1. Kontrollutvalgets oppgave med å lage en plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll tas til orientering, herunder at planen skal vedtas av kommunestyret i løpet av Overordnet analyse (grunnlaget for planen) gjennomføres som en prosess i kontrollutvalget gjennom 1. halvår Prosessen igangsettes i første møte 2016 der det bes om følgende: Utvalgssekretær: Presentere det teoretiske grunnlaget for gjennomføring av overordnet analyse (risikostyring), og foreslå en praktisk tilnærming tilpasset kontrollutvalgets ressurser. Informere om innspill fra forrige valgperiode/kontrollutvalg og prioriterte saker/tema som ikke er fulgt opp. Innhente oversikt over kommunens interesser i selskaper (interkommunale selskaper og aksjeselskaper). Innlandet Revisjon IKS: Presentere fagområdene forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Presentere sine tjenester og kompetanse innenfor forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Presentere systemet for KOSTRA-rapportering (KOmmuneSTatRapportering). 3

7 Kartlegge kommunens bruk av kostra-tall, evt. å innhente analyser utført av administrasjonen selv eller andre (Kommunebarometeret e.l.). Rådmannen: Rådmannen inviteres til å presentere kommunens administrative organisering, kommunens system for økonomisk internkontroll og de viktigste risikoene for forvaltingen etter rådmannens syn. Hov, 7. desember RETT UTSKRIFT: Hov, 7. desember Bjørg Wenche Horn leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: ONSDAG 13. JANUAR 2016 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Rapport fra evaluering av kontrollutvalg og sekretariat (vedtak KUsak 38/2015) Presentasjon av Innlandet Revisjon IKS Regnskapsrevisjon: Generell presentasjon og orientering om status for revisjon av kommuneregnskapet for Oppstart av arbeidet med overordnet analyse: Presentasjoner v/utvalgssekretær, rådmannen og revisor (vedtak KU-sak 43/15) Vedtak i kontrollutvalget til oppfølging: Medarbeiderundersøkelsen 2015 (jf. ku-sak 19/14) Reviderte varslingsrutiner orienteringssak (ku-sak 12/15) Innspill til revidering av plan for forvaltningsrevisjon (ku-sak 2/13, 42/13, sak 13/14, sak 18/14, sak 18/15 og sak 21/15) Bestilte revisjonsprosjekter/undersøkelser: (ingen) 4

8 SAK NR. 02/2016 Søndre Land kommune RAPPORT: EVALUERING AV KONTROLLUTVALG OG KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATER Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Deloitte sin presentasjon av rapporten på Kontrollutvalgskonferansen Rapport: Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariater Vedlegg 1 Ikke vedlagt. FORSLAG TIL VEDTAK: Rapporten «Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariater», utarbeidet av Deloitte på oppdrag fra Kommunal og moderniseringsdepartementet i 2014, tas til orientering. SAKSOPPLYSNINGER: Revisjons- og rådgivningsfirmaet Deloitte har på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet gjennomført en evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat i kommunene. Rapporten tegner et bilde av at kontrollutvalgene i stor grad fyller sin funksjon i kommunene på en god måte. Siktemålet med evalueringen var å styrke kunnskapsgrunnlaget om sentrale deler av den kommunale egenkontrollen, og vil bidra til å danne grunnlag for Kommunelovutvalgets vurderinger av egenkontrollen og videre utvikling av egenkontrollregelverket. Rapporten er tatt med som en del av opplæringen av nyvalgt kontrollutvalg. Rapporten var tenkt presentert på første møte i ny valgperiode, men ble vedtatt utsatt til neste møte. Selve rapporten er på 198 sider og følger ikke vedlagt i sin helhet. Hovedtrekkene i rapporten ble presentert av Deloitte på Kontrollutvalgskonferansen 2015 (jf. vedlegg 1). Til kontrollutvalget er det valgt å benytte denne presentasjonen til gjennomgang og drøfting i møtet. 1

9 Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat NKRFs kontrollutvalgskonferanse Gardermoen, 5. februar 2015 Bire Bjørkelo, Director i Deloitte

10 Agenda Organisering av kontrollutvalgene Planlegging av kontrollarbeidet Gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Oppfølging og effekt av kontrollarbeidet Høring som kontrollform Kontrollutvalgssekretariatet som kontrollutvalgets støttespiller Mandatet for evalueringen var bredt og skulle favne om en rekke tema, Men det er likevel flere områder som ikke var en del av mandatet og som vi heller ikke har sett på. Som blant annet: Regnskapsrevisjon Revisjonsordning Øke kunnskapen om kontrollutvalgets rolle i den kommunale egenkontrollen gjennom å kartlegge kontrollutvalgenes arbeid og utvalgenes betydning for kontroll, endring og læring i forvaltningen Deloitte AS

11 Datainnsamling og metode Tre spørreundersøkelser Dybdeundersøkelse Rådmenn og kontrollutvalgsledere 180 kommuner og 10 fylkeskommuner Trukket i fem grupper (strata) for å få tilstrekkelig representasjon av store kommuner (store kommuner er derfor overrepresentert) Svarprosent: kontrollutvalgsledere 57 % og rådmenn 56 % Sekretariater Sendt alle sekretariat 85 % har svart, og disse «representerer» 93 % av kontrollutvalgene Syv (fylkes-)kommuner Ikke ment å være representative, men valgt fra syv ulike «sekretariatsdistrikt» Intervjuer av rådmenn, ordfører, kontrollutvalgsleder og -sekretær Oversendt dokumentasjon (referater, planer, rapporter mv.) Gjennomgang av et utvalg selskapskontroller og forvaltningsrevisjoner Deloitte AS

12 OM KONTROLLUTVALGENE 4

13 Sammensetning av kontrollutvalgene De fleste kontrollutvalg består av fem medlemmer Vekst i gjennomsnittlig antall medlemmer siden forrige valgperiode Halvparten av småkommunene har tre medlemmer Antall medlemmer i kontrollutvalg 4 22 Kontrollutvalgsleder blir som hovedregel valgt fra «opposisjonen» Kun 6 % av kontrollutvalgsledere kommer fra samme parti som ordfører. 59 % av utvalgene har flertall fra «opposisjonen», Uavhengig av sammensetning så mener nesten samtlige at kontrollutvalget skiller mellom politiske og kontrollfaglige hensyn 43 % av kontrollutvalgslederne er kommunestyremedlem Flertallet av sekretariatene mener at kontrollutvalget fungerer bedre om leder er medlem av kommunestyret (64 %) De fleste utvalg har ett medlem fra kommunestyret. 26 % har to medlemmer fra kst, mens 6 % har tre eller flere 74 3 medlemmer 5 medlemmer Over fem medlemmer Bør som hovedregel bestå av fem medlemmer. Hensiktsmessig at leder for kontrollutvalget kommer fra et annet parti enn ordfører. Kan være en fordel om utvalgsleder er kommunestyrerepresentant. Vurdere valgbarheten til ansatte som ikke er i en lederposisjon eller i rådmannens stab Deloitte AS

14 Et verv for de mest erfarne? I alle fall ikke for pyser! Betydelig erfaring fra kommunepolitikken 57 % av kontrollutvalgslederne sitter i kontrollutvalget for første gang, Men et flertall av kontrollutvalgslederne har betydelig erfaring fra kommunepolititikken. Kun 15 % av kontrollutvalgslederne har ikke erfaring fra en eller flere perioder i kommunestyret. Oppleves kontrollutvalget som et attraktivt utvalg for politikerne? % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % I svært stor grad Verken i stor eller liten grad I svært liten grad I stor grad I liten grad God kompetanse og engasjement Til sammen 89 % av KU lederne mener at utvalget har nødvendig kunnskap til å ivareta sitt kontrollansvar. Sekretariatene er litt mindre positiv. Er det behov for kompetansekrav? Flere utvalgsledere gir uttrykk for at kontrollutvalget ikke er et attraktivt utvalg for politikere, men 43 % blir gjenvalgt Får ikke «drive politikk». Mer interessant med erfaring 6 Vanskelig å stille kompetansekrav til et politisk oppnevnt utvalg. Kompetansekrav bør begrenses til revisjon og eventuelt sekretariat. Det er derimot viktig å tilby kontrollutvalgsmedlemmer kurs og opplæring i kontrollarbeidet Deloitte AS

15 PLANLEGGING AV KONTROLLARBEIDET 7

16 De fleste utarbeider en overordnet analyse, men omfang, form og innhold varierer De aller fleste kontrollutvalg gjennomfører overordnet analyse 79 % for forvaltningsrevisjon 62 % for selskapskontroll. Flere utvalg rullerer disse analysene i løpet av perioden (40 % for forvaltningsrevisjon). «Man kan ikke planlegge risiko i fire år frem, og å velge prosjekt for fire år høres rart ut. Å si hva vi sliter med om fire år er spådomskunst, og vi finner det derfor mer formålstjenlig å ta analysen for ett år i slengen». (Kontrollutvalgssekretær) Mange kjenner ikke omfanget, og det er stor variasjon i timebruk. Heller ikke sekretariatet kjenner omfanget Under 20 timer til over 150 timer Variasjon i form og innhold Ikke alle utarbeider et eget analysedokument Datagrunnlag Involvering av kontrollutvalget Involvering av rådmann Hvordan analysere risiko og vesentlighet? Under 20 timer 20 til 34 timer 35 til 49 timer til 99 timer til 150 timer 149 timer eller mer 35 Vet ikke Deloitte AS

17 Overordnet analyse blir benyttet til å utarbeide planer Et klart flertall mener at analysene gir tilstrekkelig informasjon til å prioritere og velge ut forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller Forvaltningsrevisjon Overordnet analyse gir tilstrekkelig informasjon Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon blir oppfattet som bedre enn tilsvarende analyse for selskapskontroll. Ikke like etablert ordning Omfanget av eierskap varierer mellom kommunene Selskapskontroll % I svært stor grad 10 % 20 % 30 % 40 % I stor grad 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Verken i stor eller liten grad I liten grad I svært liten grad Ikke relevant Ikke sikker Halvparten av rådmennene som er kjent med overordnet analyse mener den gir en god oversikt over risikoområder i kommunen Deloitte AS

18 Overordnet analyse brukes også til andre aktiviteter Overordnet analyse avdekker flere risikoforhold enn det som ender opp som forvaltningsrevisjoner eller selskapskontroller. Overordnet analyse blir brukt som grunnlag for andre kontrollaktiviteter i kontrollutvalget. Spesielt gjelder dette for å invitere rådmannen til å gi kontrollutvalget orienteringer om utvalgte saker Overordnet analyse som grunnlag for andre aktiviteter 67 Kalle inn adminsitrasjon til orientering 31 Virksomhetsbesøk 13 Høringer Overordnet analyse blir brukt i rådmannens internkontrollarbeid En tredjedel av rådmennene benytter seg av overordnet analyse i sitt internkontrollarbeid. Bruk henger sammen med involvering. Administrasjonens bruk av overordnet analyse % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % 10 I svært stor/stor grad I liten/svært liten grad Verken i stor liten grad Har ikke kjennskap 2015 Deloitte AS

19 Planene følges Følges prioriteringsrekkefølgen i planene Forvaltningsrevisjon Nesten alle kontrollutvalg har planer Kommunestyret vedtar planene uten store endringer. De fleste kontrollutvalg får mandat til å endre planene Prioriteringsrekkefølgen i planene blir likevel i all hovedsak fulgt av kontrollutvalgene (selv om ikke alle prosjektene blir gjennomført)... også her en forskjell mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Selskapskontroll % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Ja, uten unntak I all hovedsak Nei Ikke relevant Ikke sikker Overordnet analyse legger føringer for hvilke prosjekter og eventuelt andre kontrollaktiviteter kontrollutvalgene utfører. Kvaliteten på overordnet analyse er viktig for å sikre at de prosjektene og de kontrollaktivitetene som kontrollutvalget gjennomfører er rettet mot de viktige og riktige aktivitetene Overordnet analyse er i seg selv en viktig kontrollaktivitet Deloitte AS

20 GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 12

21 Vekst i antall prosjekter, men ikke alle gjennomfører årlig forvaltningsrevisjon (eller selskapskontroll) Forvaltningsrevisjon De fleste kontrollutvalg gjennomfører 1-2 forvaltningsrevisjonsprosjekter i året. Men stor variasjon mht. omfang, tema og kvalitet Vi anslår at det ble bestilt 750 unike forvaltningsrevisjoner i 2013 En vekst sammenlignet med % av utvalgene har minst ett av de tre siste årene ikke gjennomført forvaltningsrevisjon 2 % har ikke gjennomført forvaltningsrevisjon overhode i perioden. Selskapskontroll Kontrollutvalgene gjennomfører i snitt 0,5 selskapskontroller i året. Usikkert anslag - bestilt rundt 225 unike selskapskontroller i Dette er trolig en dobling siden Mange kommuner går sammen om fellesselskapskontroll det gjør at omfanget umiddelbart kan virke større. Stor variasjon mht. omfang, tema og kvalitet 33 % av kontrollutvalgene gjennomførte ikke selskapskontroll i % mener de ikke gjennomfører tilstrekkelig med forvaltningsrevisjon til å ivareta utvalgets kontrollansvar. 17 % av kontrollutvalgene har ikke gjennomført selskapskontroller i hele inneværende valgperiode % mener de ikke gjennomfører tilstrekkelig med selskapskontroll til å ivareta utvalgets kontrollansvar Deloitte AS

22 Stor variasjon i samlet budsjett for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Store variasjoner i samlet budsjett til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll mellom kommunene En femtedel har under kroner i året 81 % av kontrollutvalgslederne mener at utvalget har tilstrekkelig budsjett til å gjennomføre nødvendige prosjekter. 8 % er ikke enig. Sekretariatene er ikke like positive. 57 % er enige i at det er tilstrekkelige budsjett, mens 17 % er uenig Budsjett for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 20 Under Mellom 100 og Mellom 300 og Over 1 million Etter behov Ikke sikker Mange kontrollutvalgsledere (42 %) er ikke kjent med ressursinnsatsen i prosjektene som bestilles verken i timer eller kroner. Omfanget til et prosjekt kan variere mellom under 100 timer til over 1000 timer Deloitte AS

23 Selskapskontroll Forvaltningsrevisjon Kvaliteten på rapportene oppleves som god Et flertall opplever kvaliteten på rapportene som svært høy/høy. Men forskjell mellom kontrollutvalgsledere og rådmenn Forskjell på forvaltningsrevisjon og selskapskontroll KU-ledere Rådmenn KU-ledere Vurdering av kvalitet Gjennomgang av 20 forvaltningsrevisjonsrapporter viser at det er stor variasjon i utførelse. De fleste rapporter er i samsvar med RSK 001, Likevel forskjell i kvalitet mht. metode, faglig tilnærming, skriftlig fremstillingsform m.m. Rådmenn % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Enda større variasjon i form og innhold på gjennomgåtte selskapskontroller. Svært høy Høy Verken høy eller lav Lav Svært lav Ikke mottatt rapporter Ikke sikker Deloitte AS

24 Behov for ytterligere retningslinjer? Større behov for retningslinjer knyttet til selskapskontroll enn for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon Utførelsen av selskapskontroll blir gjennomgående vurdert som dårligere enn for forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Skillet mellom eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskap er ikke alltid klart i praksis. Både revisjon og sekretariat blander disse formene i utvalget av rapporter som er gjennomgått.. 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % I svært stor/stor grad I verken stor/liten grad I liten/svært liten grad Det bør vurderes om selskapskontroller (herunder eierskapskontroller) skal defineres som forvaltningsrevisjon og 16 dermed omfattes av samme regelverk og standard som gjelder for forvaltningsrevisjon Behov for klarere retningslinjer for selskapskontroll og hvordan en skal skille mellom eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskap Deloitte AS

25 Revisors kompetanse er svært viktig Revisors kompetanse og gjennomføringsevne er den viktigste faktoren som virker positivt inn på gjennomføring av forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller. Bistand fra sekretariatet skiller seg også positivt ut. Kontrollutvalgsledere mener at revisjonen har både god kompetanse og kapasitet til å gjennomføre forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Det bør gjøres en vurdering av om kompetansekravet til forvaltningsrevisorer er tilstrekkelig. I dag stilles det krav til at oppdragsansvarlig revisor har minimum en bachelor. Det stilles ikke krav til andre revisjonsmedarbeider som gjennomfører forvaltningsrevisjon. 28 % av rådmennene mener at revisor ikke har tilstrekkelig kompetanse til å vurdere forvaltningen i kommunen Kunnskap i KU Budsjett til KU KST sin holdning ADM sin holdning Engasjement i KU Bistand fra sekretariat Revisors gjennomføringsevne 17 Revisors kompetanse 2015 Deloitte AS

26 OPPFØLGING OG EFFEKT AV KONTROLLARBEIDET 18

27 Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller har effekt Forvaltningsrevisjoner munner som regel ut i anbefalinger om tiltak. Kommunestyret fatter vedtak i samsvar med innstilling Kontrollutvalget vedtar/innstiller i all hovedsak de anbefalinger som revisjonen har foreslått Kommunestyret vedtar i all hovedsak kontrollutvalgets innstilling. Administrasjonen følger i all hovedsak opp de merknader og tiltak som påpekes i forvaltningsrevisjonsrapporter og selskapskontroller. 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Helt enig Ganske enig Verken enig eller uenig Ganske uenig Helt uenig Oppfølging av merknader og tiltak av administrasjonen innen angitte frister Kontrollutvalget følger i all hovedsak opp at tiltakene som er vedtatt blir iverksatt av administrasjonen. Rådmenn KU-ledere Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller har dermed en vesentlig innvirkning på forbedringsarbeidet i forvaltningen 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Alltid Som oftest Noen ganger Sjelden Aldri Ikke sikker Deloitte AS

28 Kontrollutvalgsledere mener at forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller er viktige verktøy for kontroll og læring i forvaltningen De aller fleste kontrollutvalgslederne mener at forvaltningsrevisjoner bidrar positivt til kontrollarbeidet i kommunen og at det bidrar til læring og forbedring i forvaltningen. Bidrar forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller positivt til kontrollarbeidet? Forvaltnignsrevisjon % mener at selskapskontroller bidrar positivt til kontrollarbeidet i kommunen. Selskapskontroll Effekten vurderes som større for internkontroll enn for bedre eller en mer effektivt tjenestetilbud. 79 % av kontrollutvalgslederne mener at gjennomførte forvaltningsrevisjoner har ført til en bedre internkontroll 59 % mener de har ført til et bedre/mer effektivt tjenestetilbud. 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Ja Nei Har ikke gjennomført prosjekt Ikke sikker Deloitte AS

29 Også rådmennene mener at forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller er viktige verktøy for kontroll og læring i forvaltningen 80 % av rådmennene mener at kontrollutvalgets prosjekter er en viktig del av kommunens egenkontroll. 63 % av rådmennene opplever at forvaltningsrevisjoner bidrar til læring og forbedring i administrasjonen 62 % av rådmennene mener at forvaltningsrevisjoner bidrar til bedre regeletterlevelse. 61 % av rådmennene mener at forvaltningsrevisjoner bidrar til forbedret internkontroll i kommunen 47 % av rådmennene mener at forvaltningsrevisjoner gi en bedre/mer effektiv saksbehandling. 33 % av rådmennene mener at forvaltningsrevisjoner bidrar til bedre og/eller mer effektivt tjenestetilbud Kontrollutvalgets prosjekter en viktig del av kommunens egenkontroll Helt enig Delvis enig Verken enig eller uenig 7 Delvis uenig 3 Helt uenig Ikke like positive til effekten av selskapskontroll 29 prosent mener at selskapskontroller bidrar til at kommunen får en bedre forvaltning av eierskapene sine Deloitte AS

30 Faktorer som kan virke positivt inn på administrasjonens oppfatning av effekten av kontrollutvalgets rapporter At revisjonsrapporter har høy kvalitet Læring 89 % versus 31 % Internkontroll 80 % versus 36 % «Når administrasjonen er negativ til kontrollen, mister kontrollen sin funksjon da har den ingen hensikt» (Kontrollutvalgsleder) Involvering i arbeidet med overordnet analyse Læring 85 % versus 56 % Internkontroll 78 prosent versus 35 prosent Relevante prosjekter Læring 81 % versus 41 % Internkontroll 73 prosent versus 43 prosent Revisors kompetanse Læring 79 % versus 43 % Internkontroll 75 % versus 44 % Konkrete tiltak Læring 77 % versus 41 % Internkontroll 71 % versus 44 % Disse faktorene har større betydning for effekten på læring enn for effekten på internkontroll. «Kontroll kan «vedtas», læring kan ikke.» 22 «En må passe på at ikke kontroll og avvik alltid blir hovedfokus. En må ikke skape frykt for å gjøre noe galt, slik at folk blir redde for å gjøre noe. Kontroller og tilsyn er veldig negativt ladet, det som er bra omtales ikke. Dette kan stå i motstrid til det å motivere ansatte til endring.» (Rådmann) 2015 Deloitte AS

31 HØRING 23

32 Høringer vid forståelse, liten utbredelse Evalueringen viser at høringer i regi av kontrollutvalget per i dag er et relativt marginalt fenomen, selv når det legges til grunn en «vid» definisjon. Anslagsvis har rundt 5 % av kontrollutvalgene gjennomført høringer. Uklar definisjon og anvendelsesområde (alt fra orienteringer til granskinger) De faktiske erfaringene med høringer er varierende. Liten grad av oppfølging i etterkant Det som det derimot synes å være stor enighet om, er behov for nasjonale regler og retningslinjer for høringer, dersom dette er en kontrollform de kommunale kontrollutvalgene skal kunne benytte. Behov for en smalere definisjon av høring som skiller det fra andre kontrollverktøy Deloitte AS

33 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT 25

34 Fem «modeller» for kontrollutvalgssekretariatet Det har blitt færre og større sekretariat. Fra 65 i 2009 til 58 i % av kontrollutvalgene har sekretariat organisert som et interkommunalt selskap eller samarbeid. 10 sekretariatvirksomheter har ansvar for 15 kontrollutvalg eller mer hver, og til sammen betjener disse sekretariatene 43 % av kontrollutvalgene. Rundt halvparten av sekretariatene består av én ansatt Modell 1. Kommunale samarbeidsløsninger (egenregi) 2. Eget sekretariat (egenregi) 3. Kjøp fra offentlige/ bytteordning 4. Kjøp fra private selskap Antall sekretariat Andel sekretariat Antall kontrollutvalg Andel kontrollutvalg % % 7 12 % 8 2 % 3 5 % 19 4 % 8 14 % 39 9 % 5. Kjøp fra andre 8 14 % 17 4 % SUM % % Deloitte AS

35 Variasjon i hvor mye tid som brukes på kontrollutvalgene Tid på bistand pr. mnd Store forskjeller i hvor mye tid sekretariatene benytter på å bistå kontrollutvalget Det er en større andel av sekretariatene som oppgir at utvalgets engasjement er avgjørende for tidsbruken, enn de som oppgir budsjett og kommunestørrelse Årsaker til variasjon i tidsbruk Deloitte AS

36 Variasjon i hvilke oppgaver som utføres av kontrollutvalgssekretær Administrator Saksbehandler Utreder Dialog med revisor (100 %) Innkalling (100 %) Referat (98 %) Arkivering (98 %) Påser behandling i KST (96 %) Tilrettelegge møtene (95 %) Tilgjengeliggjør rapporter (91 %) Oppdaterer nettsider (62 %) Saksforberedelser Selvstendige vurderinger av saker (for eksempel av rapporter) Oppfølging av vedtak (87 %) Kommer med innspill til saker (49 %) Bistand i forbindelse med bestilling av rapporter Bistand i forbindelse med behandling av rapporter Egne undersøkelser på bestilling (68 %) Overordnet analyse (36 %) Selskapskontroll (32 %) 2015 Deloitte AS

37 Kontrollutvalgene er fornøyde med sekretariatene sine Nesten samtlige kontrollutvalgsledere (94 %) er enig i at sekretariat bistår på en god måte. Sekretariatets kompetanse og kvalitet Samarbeidet med sekretariatet oppleves som godt (99 %) God kompetanse Godt fornøyd med sekretariatets kvalitet, kompetanse og kapasitet. Variasjon i tidsbruk og oppgaver, men alle er fornøyd. Et paradoks? Iboende utfordring at det er vanskelig å vite hva som skal, kan og bør forventes av sekretariatene? Kapasitet 66 Helt enig Ganske enig Verken enig eller uenig Ganske uenig Helt uenig 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Behov for å etablere tydeligere nasjonale føringer hvilke oppgaver sekretariatene skal bistå med? Deloitte AS

38 TAKK Birte Bjørkelo Director Enterprise Risk Services Deloitte AS Tel/Direct: Mobile: Deloitte AS

39 SAK NR. 03/2016 Søndre Land kommune REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV PLAN/STRATEGI OG STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2015 Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for 2015 (brev fra Innlandet Revisjon IKS til kontrollutvalget) 2. Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet 2015 (brev fra Innlandet Revisjon IKS til kontrollutvalget) 3. Kundebrev 1 og 2 fra Innlandet Revisjon IKS til deltakerkommunene Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 og 4 FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Revisors presentasjon av hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av kommuneregnskapet for 2015 tas til orientering. 2. Status og fremdrift i revisjon av kommuneregnskapet for 2015 tas til orientering. 3. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av egen uavhengighet tas til orientering. 4. Avtale om særskilt gjennomgang av klientkonto videreføres. Det bes om at resultatene fra gjennomgangen legges frem for kontrollutvalget i egen sak. SAKSOPPLYSNINGER: Oppsummering: I tråd med etablert praksis informerer Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor løpende til kontrollutvalget om gjennomføringen av revisjonen av kommuneregnskapet. Hensikten er å holde 1

40 kontrollutvalget løpende orientert om regnskapsrevisjonens arbeid, jf. kravene i forskrift om kontrollutvalg. For å holde seg «løpende orientert» er det etablert praksis med minimum tre samtaler med revisor i løpet av året: 1. Presentasjon av revisjonsplan/-strategi (normalt september) 2. Statusrapport (normalt jan/feb) 3. Årsavslutning og presentasjon av revisjonsberetningen (normalt april) Plan/strategi for revisjon av kommuneregnskapet for 2015 er tidligere presentert for kontrollutvalget (høsten 2015/forrige valgperiode). Av hensyn til nytt kontrollutvalg vil en del av dette bli repetert som innledning til saken. Denne delen av presentasjonen tar utgangspunkt i revisors brev til kontrollutvalget (se vedlegg 1). Revisors vil videre gi en presentasjon av resultatene etter gjennomført interimsrevisjon og informere om forberedelse til revisjon av årsavslutningen. For ordens skyld følger også vedlagt egenvurdering fra oppdragsansvarlig revisor i forhold til egen uavhengighet (se vedlegg 2). Det følger av krav i lovverket om å avgi en slik egenerklæring årlig. Vedlegg 3 og 4 er standard brev som revisjonen sender over til deltakerkommunene hvert år. Revisjonsstrategien og kontrollutvalgets rolle/ansvar: Bakgrunnen for revisors presentasjon av revisjonsstrategien overfor kontrollutvalget er forskrift om kontrollutvalg 6: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder å holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Dersom man skal holde seg løpende orientert mv. slik forskriften krever, vil kunnskap om revisors planlegging og revisjonsstrategi være viktig informasjon. Dette fremgår også av egen veileder for kontrollutvalget om det ansvaret kontrollutvalget har overfor regnskapsrevisor (utgitt av Norges Kommunerevisorforbund, 2010). I veilederen står bl.a.: Kunnskap om revisjonens innhold For at kontrollutvalget skal kunne ha en oppfatning av om regnskapene blir revidert på en betryggende måte, bør kontrollutvalgene ha kunnskap om hva revisjonsarbeidet omfatter. Et engasjementsbrev fra revisor vil kunne være til hjelp. Hensikten med et engasjementsbrev er å informere den reviderte om revisjonsoppdragets art og klargjøre de involverte partenes oppgaver og plikter. Her vil formål og innhold i revisjonen utdypes nærmere, sammen med en avklaring av hva som er kommunens ansvar. Det er utarbeidet en revisjonsstandard som omhandler vilkårene for et revisjonsoppdrag og engasjementsbrev. Spesielt forhold knyttet til rapportering og kommunikasjon vil kunne bidra 2

41 til nyttige avklaringer i forhold til kontrollutvalgets oppgave og forventninger. Hva kan det forventes at revisor skal rapportere når og i hvilken form? Eksempler vil være revisjonsberetningen og hva som ligger til grunn for denne, rapporteringsrutiner om avdekkede misligheter, såkalte nummererte brev og hva som vil bli rapportert i disse og eventuelt annen rapportering fra revisor. Det vises til ISA 210 Inngåelse av avtale om vilkårene for revisjonsoppdraget når det gjelder engasjementsbrev fra revisor. Kontrollutvalget må gjøre seg kjent med dette brevet. Årlig presentasjon av revisjonsstrategien er også nedfelt i kontrollutvalgets avtale med Innlandet Revisjon IKS (oppdragsavtalen). Krav og forventinger til den årlige presentasjonen er beskrevet slik i avtalens vedlegg 1: Formål/resultatkrav: Kontrollutvalget får tilstrekkelig informasjon til å vurdere at revisjonen av kommunens årsregnskap er lagt opp på en betryggende måte. Hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi legges frem for kontrollutvalget. Hovedtrekkene er overordnet beskrivelse og vurdering av: Inndeling av kommunen i revisjonsområder Risiko- og vesentlighetsvurderinger Metodikk og angrepsvinkel Risikofaktorer til oppfølging Strukturert orientering med muligheter for dialog med kontrollutvalget. Faser i revisjonsarbeidet: Regnskapsrevisjonen kan inndeles i tre faser: 1. I planleggingsfasen vurderes de største regnskapspostene ut fra risiko- og vesentlighetsforhold basert på revisors kunnskap om og erfaring med oppdraget. Her tar revisor stilling til hvordan vi skal utføre revisjonen for å kunne bekrefte at årsregnskapet ikke inneholder vesentlige feil eller mangler. I planen inngår også hvordan den økonomiske internkontrollen skal gjennomgås og eventuelt testes. I tillegg til den rent økonomiske virkningen av eventuelle feil, søker man også å ta hensyn til allmennhetens behov for informasjon knyttet kommunens årsplan og årsbudsjett. Revisjonsplan/-strategi presenteres for kontrollutvalget. 2. I gjennomføringsfasen kartlegges og vurderes normalt internkontrollen først. Revisjon som direkte gjelder bekreftelse av regnskapsposter, gjøres gjerne etterpå og normalt mot slutten av året i forbindelse med regnskapsavslutningen. Kontrollutvalget informeres om arbeidet (statusrapportering). 3. I avslutningsfasen utføres kontroller rettet mot årsavslutningen og det konkluderes det på utført arbeid, herunder hvorvidt det er utført tilstrekkelig revisjon. Revisjonsberetning avlegges (frist 15/4). Ofte lages det også et årsavslutningsbrev til rådmannen. Revisor deltar i forbindelse med kontrollutvalgets behandling av årsregnskapet og presenterer revisjonsberetningen og de avsluttende konklusjonene. 3

42

43

44

45

46

47

48

49 SAK NR. 04/2016 Søndre Land kommune PRESENTASJON AV KOMMUNENS ADMINISTRATIVE ORGANISERINGEN, IGANGSATT OG PLANLAGT UTVIKLINGSARBEID MV. Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Organisasjonskart Søndre Land kommune Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: Rådmannens presentasjon av den administrative organiseringen og igangsatt og planlagt utviklingsarbeid/-prosjekter i kommunen, tas til orientering. SAKSOPPLYSNINGER: Saken er en oppfølging av vedtak i forrige møte (sak: Forberedelse til arbeidet med ny plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll), der rådmannen ble invitert til «å presentere kommunens administrative organisering, kommunens system for økonomisk internkontroll og de viktigste risikoene for forvaltingen etter rådmannens syn». Av praktiske årsaker deles oppdraget i to, der vi starter med en presentasjon av den administrative organiseringen og informasjon om utviklingsprosjekter mv. Internkontroll og risikovurderinger tas om egen sak på ett av de neste møtene. God kunnskap om kommunens organisering og hva som skjer i kommunen mht. egenevalueringer og utviklingsprosjekter mv. gjør utvalget i bedre stand til å velge riktige revisjonsprosjekter. Normalt vil det ikke være hensiktsmessig å iverksette kontroller på samme områder og innenfor samme tema som administrasjonen selv har igangsatt utrednings-/endringsarbeid. Saken kan derfor betraktes som en forberedende sak til kontrollutvalgets arbeid med å lage ny plan for forvaltningsrevisjon. 1

50 Rådmannsgruppa Rådmann Arne Skogsbakken Rådgivning og prosjekt: Kommuneoverlege Kommuneplanlegger Prosjekt Opptur Kommunalsjef Odd Syversen Lokalsamfunn og Stab Pål Rønningen Oppvekst Knut Åge Berge Helse, omsorg og velferd Randi Marta Berg

51 Lokalsamfunn og Stab Kommunalsjef Pål Rønningen Øk/Pers Terje Lindalen Fellestjenester Knut Viset Bygg og vedl.hold Tore Venås Renhold Patricia Rey Teknisk drift Bjørn-Runar Eriksen Arealforvaltning Lars Harald Weydahl Kultur, idrett, fritid Tone Gellein

52 Oppvekst Kommunalsjef Knut Åge Berge Fellesressurser PPT Spesialpedagog Logoped Voksenopplæring Rådgiver Fryal skole/ SFO Håvard Eriksen Odnes skole/sfo Hanne Bråthen Vestsida oppvekstsenter Anne Lilleengen Søndre Land ungdomsskole Knut Solhaug Grettegutua barnehage Wenche S. Hellerud Hov barnehage Linn Kirsebom Svingen barnehage Berit Amlien Sterud Trevatn barnehage Cathrine Berge Grime barnehage Linn Kirsebom

53 Helse, omsorg og velferd Konsulenter: - IT-system/kompetanse - Økonomi/utredning Kommunalsjef Randi Marta Berg 1.etg sykehjem Stein Bollum 2.etg sykehjem Randi Brenner Kjøkken Anders Aslesen Hjemmebaserte tjenester Hjemme sykepleie Marianne E Lundberg Hjemme tjeneste Benthe Bakken Eldresenter og dagtilbud Kjetil Holmen NAV-kontoret Walter Draget Helse og familie Renate C. Nordh Mog1 og Fjordbo Mog2 Ergo/fysio/friskliv Barnevern Helsestasjon Legesenteret Mog4 LAR og utegruppe rus/psykiatri Mog5

54 SAK NR. 05/2016 Søndre Land kommune ORIENTERING OM ANKLAGELSER Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Ja. Vedleggene i saken er unntatt offentlighet, jf. off. lovens 13 Saksdokumenter: 1. Kopi av brev av 25/11-15 fra NN til Søndre Land kommune 2. Kopi av brev av 6/12-15 fra NN til Søndre Land kommune Vedlegg 1 (U. OFF) Vedlegg 2 (U. OFF) FORSLAG TIL VEDTAK: SAKSOPPLYSNINGER: Kontrollutvalget er gjort kjent med en sak med flere anklagelser rettet mot administrasjonen i Søndre Land kommune. Saken legges frem til orientering og til drøfting om det er behov for videre oppfølging fra kontrollutvalgets side. Rådmannen er invitert til å orientere om sin oppfølging av de mottatte henvendelsene og de fremsatte anklagelsene. Saken er unntatt offentlighet. Saken er en drøftingssak og legges derfor frem uten forslag til vedtak. 1

55 SAK NR. 06/2016 Søndre Land kommune HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Ja. Vedleggene i saken er unntatt offentlighet, jf. off. lovens 13 Saksdokumenter: 1. Henvendelse til kontrollutvalget e-post korrespondanse med kontrollutvalgets sekretær omkring saken 2. Kopi av sak unntatt offentlighet Vedlegg 1 (U. OFF) Vedlegg 2 (U. OFF) FORSLAG TIL VEDTAK: SAKSOPPLYSNINGER: Kontrollutvalget har mottatt en henvendelse fra en privatperson med diverse spørsmål og påstander rettet mot saksbehandlingen i en konkret sak. Kontrollutvalget er ikke noe klageorgan når det gjelder forvaltningssaker. Den mottatte henvendelsen fremstår ikke som noen klage på avgjørelsen som er tatt, men tar opp andre forhold man mener er kritikkverdig i tilknytning til kommunens håndtering av saken. Kontrollutvalgets sekretær har vurdert flere av spørsmålene som stilles som interessante i et system-perspektiv, og anbefaler derfor kontrollutvalget å vurdere om man skal prioritere nærmere undersøkelser av kommunens systemer/rutiner basert på henvendelsen. Saken er en drøftingssak, og saken legges derfor frem uten forslag til vedtak. Saken inneholder personopplysninger og er unntatt offentlighet. 1

56 SAK NR. 07/2016 Søndre Land kommune PRESENTASJON AV KOMMUNENS REVISOR / INNLANDET REVISJON IKS Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Selskapsavtale for Innlandet Revisjon IKS 2. Oppdragsavtale mellom kontrollutvalget og Innlandet Revisjon IKS Vedlagt: Nei Nei FORSLAG TIL VEDTAK: Daglig leder i Innlandet Revisjon IKS sin presentasjon av selskapet tas til orientering. SAKSOPPLYSNINGER: Det er viktig at utvalget har god kunnskap om kommunens revisor, og i forbindelse med ny valgperiode/nytt kontrollutvalg er leder av revisjonsselskapet invitert til å gi en nærmere presentasjon av seg selv og selskapet. Kommunen er pålagt å ha revisor og har valgt å løse dette gjennom deltakelse i et interkommunalt selskap; Innlandet Revisjon IKS. Nedenfor følger en oversikt over deltakerkommuer og eierandel i selskapet: Kommune Eierandel 500 Oppland fylke 19,51 % 501 Lillehammer 14,65 % 502 Gjøvik 16,09 % 516 Nord Fron 3,46 % 521 Øyer 2,85 % 522 Gausdal 3,62 % 528 Østre Toten 8,56 % 1

57 529 Vestre Toten 7,36 % 532 Jevnaker 3,71 % 533 Lunner 4,95 % 534 Gran 7,66 % 536 Søndre Land 3,53 % 538 Nordre Land 4,05 % SUM 100,00 % Revisor er kontrollutvalgets viktigste redskap for å gjennomføre pålagte og ønskede kontroller av kommunens forvaltning, og er derfor en viktig samarbeidspartner. Kontrollutvalgets oppgave er å bestille revisjonstjenester, mens revisor utfører og rapporterer tilbake. Kontrollutvalget har også ansvar for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, evt. bringe saken opp til kommunestyret dersom man mener det må gjøres endringer. Kontrollutvalgets bestilleransvar og tilsynsansvar overfor revisor løses gjennom løpende dialog og gjennom egen avtale med revisjonsselskapet om kjøp av revisjonstjenester. Denne rulleres årlig. Avtalen er kalt oppdragsavtale, og fungerer også som et budsjettgrunnlag for kontrollutvalget. Det vises her til egen sak der inngått oppdragsavtale for neste år er presentert. I tillegg til å gi en oversikt over tjenester, fokuserer oppdragsavtalen bl.a. på pris, kvalitet og kommunikasjon/rapportering. For deler av revisjonstjenestene (regnskapsrevisjon) er det stilt krav om gjennomføring av såkalt benchmarking (sammenligning) av kostnaden til revisjon med andre kommuner. Nedenfor følger utdrag fra oppdragsavtalen for 2016 med oversikt over tjenester, stipulert antall timer og pris: Tjeneste Timer Timepris Kroner Regnskapsrevisjon Revisjon av kommunens 1 årsregnskap Attestasjoner og revisjonsuttalelser Revisjon av overformynderiet Veiledning/bistand SUM Bestilte revisjonstjenester 5 Bestilte mindre undersøkelser Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll SUM Annet Møter i kontrollutvalg og kommunestyre SUM

58 SAK NR. 08/2016 Søndre Land kommune KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2016 OG REVIDERING AV INNGÅTT OPPDRAGSAVTALE MED INNLANDET REVISJON IKS Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: Vedlagt: 1. Ny oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for 2016 Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalget tar til orientering at kommunestyret har vedtatt en budsjettramme for kontrollutvalgets virksomhet for 2016 på totalt kr Dette er kr kroner mindre enn kontrollutvalgets innstilling til eget budsjett. 2. Som følge av kommunestyrets vedtak justeres tidligere inngått oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for 2016 slik: Bestilte revisjonstjenester (mindre undersøkelser, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll) reduseres med kroner, fra kr til kr Dette innebærer at oppdragsavtalen totalt sett reduseres fra kr til kr SAKSOPPLYSNINGER: Fakta: Kontrollutvalget fremmet høsten 2015 forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen, jf. forskrift om kontrollutvalg 18. Kontrollutvalget innstilte overfor kommunestyret en total ramme på kr

59 Kontrollutvalgets forslag ble behandlet som egen sak i kommunestyret i møte den 14/12-15 som sak 73/15. Saksprotokoll fra denne saken følger vedlagt (se vedlegg 1). Kommunestyret vedtok å redusere rammen med sammenlignet med kontrollutvalgets forslag. Den vedtatte rammen for kontrollutvalgets virksomhet for 2016 ble etter dette kr Det er kommunestyret som bestemmer handlingsrommet til kontrollutvalget, og kontrollutvalget må derfor styre sin aktivitet innenfor den til en hver tid tildelte ramme. Det ligger derimot til kontrollutvalget å si fra til kommunestyret dersom tildelt ramme ikke er tilstrekkelig til å utføre lovpålagte oppgaver på en tilfredsstillende måte. Kommunestyrets reduksjon av foreslått budsjettramme fører til at kontrollutvalget må justere sitt detaljbudsjett for 2016, herunder den allerede inngåtte oppdragsavtalen med Innlandet Revisjon IKS. Oppdragsavtalen er inngått under forutsetning av at kontrollutvalgets forslag til budsjett blir godkjent av kommunestyret. Vurdering: Kontrollutvalget handlingsrom i budsjettet er relativt beskjedent. Størstedelen av budsjettet er knyttet opp til lovpålagt oppgaver med regnskapsrevisjon, utført av Innlandet Revisjon IKS. Omfanget av dette baseres på faglig skjønn utøvd av revisor, og er ikke styrbart for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets handlingsrom er primært knyttet til møteaktivitet og gjennomføring av kontroller innenfor forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Dette er lovpålagte oppgaver, men det er i lovverket ikke satt noe minimumsnivå ut over at det skal gjennomføres forvaltningsrevisjon årlig. Hvor mye som skal til for å oppfylle lovens minimumskrav er derimot noe uklart. Det er derimot en allmenn oppfatning at man må kunne se aktivitetene innenfor forvaltningsrevisjon og selskapskontroll innenfor valgperioden, og ikke utelukkende innenfor hvert enkelt kalenderår. Dette betyr i praksis at det ett enkelt år kan være gjort svært lite forvaltningsrevisjon og selskapskontroll uten at dette blir sett på som lovstridig. Ut fra ovenstående vil en reduksjon i kontrollutvalgets budsjett ensidig ramme utvalgets aktivitet innenfor forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Dette berører kjøp av tjenester fra Innlandet Revisjon IKS, noe som er avtalt gjennom den årlige oppdragsavtalen som inngås mellom selskapet og kontrollutvalget. Oppdragsavtalen må derfor også reduseres med kr Dette innebærer at oppdragsavtalen totalt sett reduseres fra kr til kr Revidert oppdragsavtale for 2016 følger vedlagt. Særlig om saksbehandlingen og saksforberedende arbeid/saksopplysninger til kommunestyret: Rådmannen har i flere år hatt praksis med å tilsidesette kontrollutvalgets innstilling i saken om kontrollutvalgets budsjett. Dette er i strid med budsjettreglene for kontrollutvalget og kontrollutvalgets innstillingsrett til kommunestyret. Dette er også tidligere påpekt (muntlig) overfor rådmannen. Rådmannen foretok også i år endring i kontrollutvalgets innstilling, og la frem sin egen innstilling til kommunestyret med forslag om lavere ramme enn det kontrollutvalget hadde lagt frem (reduksjon på ). Begrunnelsen var at kontrollutvalgets økning var høyere enn det kommunen har lagt til grunn i sin øvrige budsjettering (pris-/lønnsøkning) på 2,7 % fra fjoråret. Da dette også skjedde i år fant sekretær det riktig å ta kontakt med ny rådmann om saken, slik at han ble gjort oppmerksom på kommunens praksis og uenigheten med kontrollutvalget om 2