REFERAT STYREMØTE. 12. juni 2017 VIP-Møterom C6-045 Indre fløy Handelshøyskolen BI - campus Oslo

Transkript

1 REFERAT STYREMØTE 12. juni 2017 VIP-Møterom C6-045 Indre fløy Handelshøyskolen BI - campus Oslo

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak Oppføring av eventueltsaker Sak Orienteringssak: Redegjørelser fra styret og lokale ledere Sak Orienteringssak: Skoleåret 2016/2017 Sak Orienteringssak: Økonomi 2016/2017 Sak Orienteringssak: Landsmøte 2017 Sak Behandlingssak: Valg av Administrativ HR-ansvarlig Sak Behandlingssak: Valg av styremedlem Fagansvarlig Sak Orienteringssak: Norsk Studentidrett Sak Orienteringssak: Norsk Studentorganisasjon Sak Orienteringssak: Nettside Sak Diskusjonssak: Fusjon BIS/SBIO Sak Orienteringssak: Regnskap Vinterlekene 2017 Sak Diskusjonssak: Tilsetting av nytt styremedlem Sak Styrets time Vedlegg Vedlegg 1: Referat styremøte Vedlegg 2: Referat fra det 46. Landsmøte Vedlegg 3: Innstilling Marc Dudley Vedlegg 4: Organisasjonsdokument Vedlegg 5: Innstilling Martine R. Høge Vedlegg 6: Regnskap Vinterlekene 2017 Side 2

3 Sted: VIP-Møterom C6-045 Indre fløy, BI Oslo Tid: Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedtak: Godkjenner innkalling og dagsorden. Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Vedtak: Leder som ordstyrer og organisasjonsansvarlig som referent. Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Vedtak: Godkjenner referat fra forrige styremøte. Vedlegg 1: Referat styremøte Sak Oppføring av eventuelt saker **Saker til eventuelt kan ikke behandles** - Leder Stavanger fremmer sak: Kan eksternansvarlig i Stavanger få en ekstra fordel fremfor de andre eksternansvarlige i form av lønnet inntekt. Sak Orienteringssak: Redegjørelser fra styret og lokale ledere Lokale ledere og styret redegjør for aktiviteten til BIS siden forrige styremøte. Styreleder: - Jeg merker godt at vi har hatt eksamenstid den siste perioden hvor oppgaver tar lengre tid enn tidligere. - Vi har fått et godt samarbeid sammen med SBIO og NHH i forhold til Nordic forum. Vi sparer en del penger ettersom vi har fått innvilget kr fra BI. Planlagt dato: 2-3 september. Budsjettet ligger på kr For å spare penger på transport kommer vi til å prioritere kollektivtransport. Det har blitt diskutert dersom det burde være en deltagelse avgift. Side 3

4 - Vi har hatt god dialog med SBIO i vår. Samarbeidet i forhold til Fadderullan er godt i gang. Påtroppende prosjektkoordinatorer fra hver av lokalavdelingene skal delta på workshop i Oslo fra 23 juni til 25 juni. - Det vil forekomme stor endring i organisasjonsstruktur i forhold til NSI og deres regelverk. - Jeg har vært på møte med rektor og han er stor fornøyd med året som har vært. Økonomiansvarlig: - Jeg går nærmere inn på hva jeg har jobbet i det siste på sak Fagansvarlig: - Jeg har jobbet en del med klaging rundt eksamener og hvordan dette kan bli gjort på en bedre måte. - Vi har bestemt oss at Martina fra SBIO blir med på overlappingstur for fagansvarlige for å sikre optimal samarbeid det neste året. - Vi går mot sommeren og det har vært en mye roligere periode enn tidligere. Leder Bergen: - Etter Landsmøte har vi hatt et hovedfokus og det har vært å samle påtroppende og avtroppende på best mulig måte. - Jeg har hatt en del møter med Niklas for å få en god overlapping. - Alt står bra til i Bergen og jeg tror den nye ledelsen har gode forutsetninger for å lykkes. Leder Stavanger: - Det har vært en rolig periode og vi jobber med å få overlappingsprosessene på fullt kjør. - BI Stavanger skal bytte skolebygg. Det har vært en del arbeid i sammenheng med dette. - I Studentrådet jobber vi med å få Stavanger til et enda bedre og attraktiv studentby. Trondheim: - Etter landsmøte har vi lagt stor fokus på overlapping mellom påtroppende og avtroppende i ledelsen. - SIT: Vi har jobbet en del med studentidretten på skolen. Det diskuteres en del om hvordan vi kan forme idretten i Trondheim og hvordan vi kan forme studentbyen på mest optimal måte. Sak Orienteringssak: Skoleåret 2016/2017 Side 4

5 Skoleåret 2016/2017 nærmer seg slutten og sittende Styreleder, Fagansvarlig og Økonomiansvarlig forbereder seg på å fratre sine respektive verv 30. juni Styreleder oppsummerer hovedpunktene for året. BIS visjonen har fått et nytt slagord: IM IN Det siste året har det gått mye tid i å tilpasse seg den nye strukturen som startet 1. juli Det har vært spesielt vanskelig i forhold til arbeidsfordelinger og det merkes at flere av de tidligere styrevervene ikke finnes lengre. Vi har sett stor verdi av å ha eksterne styremedlemmer som har vært gode støttespillere gjennom året. Det har blitt en del reising for Fagansvarlig og vi ønsker å få en bedre løsning på dette. Nordic Forum: - Det var både lærerikt og en spennende opplevelse. - Vi ønsker å ha større fokus på Nordic Board igjen. - NF vil bli avholdt i Bergen i år! Vinterlekene: - Det var mindre kaos og god kontroll på arrangementet enn det har vært tidligere. Styret ser på dette som en av de beste gjennomførte vinterlekene vi har hatt på flere år. - Vi burde ha en vurdering om prisen er for høy for studentene og dersom dette kan gi utslag i lavt oppslutning av deltagere. - Underskuddet fra arrangementet ligger på kr Landsmøte: - Fredrik Hegdal blir påtroppende leder for styret og Magnus Heir fortsetter som økonomiansvarlig. Det blir spennende å se hva de får til. - Det ble visst stort engasjement for endringsforslag mellom de ulike lokalavdelingene. Til neste år burde endringsforslag ha klarelinjer for når fristen er. 30 års jubileum: - Det var kjekt å se at alle lokalavdelingene hadde gode og gjennomførte bursdagsfeiringer på hver av Campusene. Marked og Næring: - Det er viktig å presisere ovenfor Marked- og næringslivsansvarlige(herav: MANA) på hver av lokalavdelingene at det er viktig med sponsorinntekter. Slik at vi kan drifte oss frem på egne bein. Per dags dato er vi veldig avhengig av medlemskontingenten vi mottar fra studentene og BI. Nå har MANA fått en businessplan for å få et enda mer profesjonelt forhold med næringslivet. - Det er viktig at MANA er strukturert og følger opp i programmet House of Control slik at vi har god kontroll til en hver tid. - Til neste år ønsker vi et større fokus på å få økt måloppnåelse. Side 5

6 - Vi er spesielt fornøyde med Sparebanken 1 avtalen vår og ønsker lignende avtaler i framtiden. Økonomi: - Det var en tung start på året hvor mesteparten av tiden ble brukt til å rydde opp i regnskapet fra tidligere. - Økonomihuset er i en integreringsprosess. Vi skal ha møte om 2 uker. - Vi har brukt en del tid og ressurser på nettsiden til BIS. SBIO: - Vi har fått et bedre samarbeid med den nye ledelsen etter jul. SBIO har blitt tatt opp en diskusjon om muligheten til fusjon, så det blir spennende å se hva som skjer videre etter sommeren. - Det er kjekt å se at Campuser har samkjørt Fadderullan og det ser ut som at dette vil være en kjempe god start på semesteret. Handelshøyskolen BI: - Vi har hatt skikkelig god dialog mellom BI og BIS. - Dessverre har det vært litt dårligere i sammenheng med den faglige oppfølgingen til studentene. Fagansvarlig ser på flere av prosessene som vanskelige og at flere dilemmaer og problemstillinger blir tatt opp gang på gang uten forbedring. - Vi har fått god veiledning og tips når vi jobbet med oppryddingen av økonomien sist sommer. Alt i alt har vi gått fra en turbulent tilstand til mer stabilt tilstand. Kommentar fra eksternstyremedlem: Det har vært et spennende år og styret har vært profesjonelt ledet av styreleder Niklas. Sak Orienteringssak: Økonomi 2016/2017 Styret har i skoleåret 2016/2017 innført en rekke tiltak for videre økonomisk drift. Økonomiansvarlig legger frem oppdatering på Økonomihuset, regnskapssituasjon og generell drift. Vinterlekene: Det vil bli lagt større vekt på oppfølging jevnt gjennom hele året. Jeg mottok budsjett fra Vinterlekene styret i går og har et stort ønske om å veilede styret så tidlig som mulig. Økonomihuset: Vi har kommet i gang, og faktura systemet er på plass. Prosessen er tregere enn ønsket, men håper at effektiviteten øker etter møte vi skal ha om 2 uker. Regnskap: Det første utkastet kommer om 1,5 uke. Det er bedre kontroll enn det vi hadde tidligere. Vi må vente til regnskapsførerne er helt ferdig. Regnskapet fra 2016: Jeg gikk gjennom dette grundig på Landsmøte. Side 6

7 Overlapping: Det er vanskelig å få til overlapping med alle økonomiansvarlige på lokalavdelingene før sommeren, men jeg ønsker å avholde et økonomiseminar tidlig i høstsemesteret. Sak Orienteringssak: Landsmøte 2017 Det 46. Landsmøte ble gjennomført fra 1. til 2. april Styret tar en gjennomgang av hovedpunktene. Generelt Landsmøte var veldig vellykket og rammene var veldig bra. Det var mye engasjement i år rundt en del saker, noe jeg anser å være et sunnhetstegn. Det vi på lokalt nivå kan lære inn mot neste år er å forberede endringsforslag i forkant slik at disse ikke kommer inn morgenen møtet begynner. Ellers var det veldig hyggelig å treffe alle og alle virket å ha det veldig bra over helgen. Saker De viktigste sakene: Sak 7: Sentrale vedtekter. Her er det enkelte endringer fra forslaget. Disse er følgende: 8-4: Lokale vedtekter kan ikke bryte med sentrale vedtekter eller innhold som foreligger i organisasjonsdokumentet jf Lagt til som eget punkt 10-7: Styret kan ved styrevedtak med øyeblikkelig virkning ekskludere/suspendere tillitsvalgte og øvrige engasjerte fra sitt verv dersom man har begått et vesentlig vedtektsbrudd. ENDRING: Omformulert hvor betegnelsen "vesentlig vedtekts brudd" er ment å bedre definere alvorlighetsgraden som kreves for at paragrafen skal utløses. 10-8: Lokal leder og HR har på sine respektive lokalavdelinger samme myndighet som i 10-7, så fremt de i fellesskap fatter enighet om suspensjonen. ENDRING: Del-setningen "så fremt de i fellesskap fatter enighet om suspensjonen." ble lagt til. 18: RETNINGSLINJER FOR GJENNOMFØRING AV VALG VED BIS LANDSMØTE ENDRING: Valgformen er endret rundt kandidatene. Dette kan leses i vedtektene. 11: Styret har ikke mulighet til å hente ut midler fra lokalavdelinger uten godkjenning av ledelsen i gjeldende LA. Unntak av dette er fare for konkurs innad i organisasjonen. Ved utlån Side 7

8 av penger til styret/ annen lokalavdeling skal det utarbeides en tilbakebetalingsplan som alle parter kan stille seg bak, med inflasjonsrente som laveste rentemulighet. ENDRING: Ordlyden er ganske beskrivende uten nødvendig utbrodering. 15-2: Styret kan fatte vedtak og endre dette om de ser det hensiktsmessig å flytte hovedansvaret." ENDRING: Dette er bare et tillegg i 15-2 uten særlig virkning Landsmøte: Det var imponerende arbeid av prosjektkoordinatorene. De klarte å redusere kostnaden med kr Dette hadde ingen innvirkning på kvaliteten på arrangementet. Sak 8: Organisasjonsdokumentet Vi har nå fått HR i sentralleddet igjen etter at lokale HR-ansvarlige la dette frem på Landsmøte og fikk medhold. Stillingen heter "Administrerende HR-ansvarlig. Det er også blitt ny valgform for verv tilsatt på Generalforsamlingene. Dere kan lese mer om dette i organisasjonsdokumentet. Sak 17: Medlemskontingent Ny medlemskontingent på NOK 650 ble godkjent. Sak 18: Styrehonorar styrets studentrepresentanter Landsmøtet vedtok honorar til Styrets studentrepresentanter på NOK i året. Sak 19: Visjon Dagens visjon blir stående. Det ble brukt for mye tid på visjon. Sak 20: Code of Conduct Godkjent uten innvendinger. Sak 21: Medlemskap NSO Medlemskap i NSO ble godkjent fra og vi skal begynne prosessen med dette fortløpende. Styreleder orienterer videre. Side 8

9 Vedlegg 2: Referat fra det 46. Landsmøte Sak Behandlingssak: Valg av Administrativ HR-Ansvarlig På det 46. Landsmøte ble det besluttet å opprette en Administrativ HR-ansvarlig. Ettersom vervet ikke ble fylt på Landsmøtet skal styret konstituere en person. Valgkomiteen har gjennomført en rekrutteringsprosess i perioden etter Landsmøte og besluttet å legge frem én kandidat til vervet. Konstitueringen vil meldes opp til godkjenning av Landsmøte ved det 47. Landsmøte. Valgkomiteen har besluttet å innstille følgende kandidat til vervet: Navn: Marc Dudley Campus: Stavanger Votering: Enstemmig godkjent Vedtak: Styret godkjenner Marc Dudley som Administrerende HR-ansvarlig i perioden 1. Juli 2017 t.o.m. 30. Juni Vedlegg 3: Innstilling Marc Dudley Vedlegg 4: Organisasjonsdokument CV og inngående begrunnelse blir tilgjengeliggjort for styret. Sak Behandlingssak: Valg av styremedlem - Fagansvarlig Vervet Fagansvarlig i styret ble ikke tilsatt på det 46. Landsmøte og ettersom vervet ikke ble fylt på Landsmøtet skal styret konstituere en person. Valgkomiteen har gjennomført en rekrutteringsprosess i perioden etter Landsmøte og besluttet å legge frem én kandidat til vervet. Konstitueringen vil meldes opp til godkjenning av Landsmøte ved det 47. Landsmøte. Valgkomiteen har besluttet å innstille følgende kandidat til vervet: Navn: Martine Ramstad Høge Campus: Bergen Det har vært en lang prosess og annonsen for vervet har blitt lagt ut to ganger. Votering: Enstemmig godkjent Vedtak: Styret godkjenner Martine Ramstad Høge som Fagansvarlig i perioden 1. Juli 2017 t.o.m. 30. Juni Side 9

10 Vedlegg 5: Innstilling Martine R. Høge Vedlegg 4: Organisasjonsdokument CV og inngående begrunnelse blir tilgjengeliggjort for styret. Sak Orienteringssak: Norsk Studentidrett Norsk Studentidrett (NSI) tok kontakt med oss via BIS Trondheim og informerte oss om at vår modell for studentidrett ikke samsvarer med Norsk Idrettsforenings (NIF) vedtekter. Dette ved at vi BISI (BI Studentsamfunn Idrett) er underlagt samme organisasjonsnummer og en fullverdig del av BIS fremfor å være en egen juridisk enhet med egne Generalforsamlinger og eget styret slik NIFs vedtekter krever. SBIO fikk denne beskjeden for en stund tilbake og har startet prosessen med å utrede hvordan de skal opprette SBIOA (BI Atheltics) som en egen organisasjon. Vi står nå i et veikryss hvor vi enten gjør det samme eller velger å drive idrett på utsiden av NSI. Diskusjonene vi har hatt med lokalavdelingene viser at Stavanger ikke er en del av NSIs aktiviteter i det hele tatt, Bergen er med i Studentlekene og ikke noe mer, mens Trondheim deltar i blant annet seriespill i regi av NSI. Dette viser at behovet er svært forskjellig fra campus til campus. BIS har fått godkjenning av NSI til å fortsette med dagens struktur ut skoleåret 2017/2018 under prosessen av å utarbeide ny struktur. Vi kommer til å få stor hjelp av SBIO. Deres overgang starter i sommer og er i gang fra høsten av. Vi ser på det som en stor fordel å følge opp på deres prosess. Sak Orienteringssak: Norsk Studentorganisasjon Det 46. Landsmøte godkjente BIS sitt medlemskap f.o.m. 1. Januar BIS vil dermed danne en felles koalisjon med SBIO og utarbeide en felles politisk plattform for studentforeningene ved Handelshøyskolen BI. Ettersom utdanningsinstitusjonen allerede er et akseptert medlem i foreningen er følgende tiltak nødvendig for å gjennomføre innmeldingen: 1. Opprette et felles politisk organ med felles politisk agenda. 2. Melde inn oppdaterte medlemstall til NSO. Dette vil gjennomføres i løpet av høsten For å få størst oppslutning ser vi at det kan være en fordel å ha en felles politisk agenda i samsvar med SBIO. Det er viktig med gjennomføringskraft. Vi burde se på muligheten til å oppdatere medlemstallene våre for å få en større plass på den politiske platform. Sak Orienteringssak: Nettside Side 10

11 Styret besluttet å bruke midler på å bytte plattform på nettsiden og leverandøren har kommet med et utkast på en campus-side. Utkast kan sees her: Styreleder oppdaterer styret på progresjonen og videre plan. En stor fordel med den nye nettsiden vil være at lokalavdelingene har mulighet å endre fritt på design og oppsett på hver av deres lokal sider(multisite). - Det er et stort ønske om at man får bedre oversikt over antall besøkende og tidsbruk hver enkelt bruker på hver side (Google Analyctis). Dette vil bli lagt inn dersom vi velger å ta i bruk leverandøren sitt utkast. - For at nettsiden skal fungere best mulig, kommer vi til å sende kommunikasjonsansvarlige på kurs i august/september for å få forståelse til hvordan alt fungerer. - Vi ønsker å rette nettsiden mot næringslivet. Dette er et første inntrykket eksterne parter får av BIS og hva vi står for. Sak Diskusjonssak: Fusjon BIS/SBIO Styret til SBIO kontaktet BIS med ønske om å starte de initielle samtalene om en fusjon mellom Handelshøyskolen BIs to studentforeninger. Samtalene er tenkt å starte opp på SBIOs styremøte 12. Juni Styret diskuterer BIS sitt utgangspunkt for samtalene. SBIO ønsker å opprette en arbeidsgruppe som skal jobbe med fusjon dilemmaet. Vi ser på det som nødvendig at vi gjør det samme for å se på fordeler og ulemper ved å utføre en fusjon på en kritisk måte. Det er viktig at BIS strebe for å bli det beste i tråd med BI reglement og visjon. Det er viktig å bygge en ordentlig grunnmur. Hvis vi gjennomfører dette skal dette være klart og tydelig. Dette kan være en stor mulighet for oss. Her kan det oppstå et dilemma hvor prosjekter kan ende med å koste mer enn det smaker. En samlet Fadderullan gir oss som organisasjon vinning. Dette er mer attraktiv for BIS å teste samarbeidet med SBIO, og kan gi positiv merverdi for våre studenter. I Arbeidsgruppen: I første omgang blir det lokaleledere og kjernestyret som blir med på arbeidsgruppen. Det er viktig med relasjoner og det kan være kritisk å ha med personer som har vært i BIS over lengre perioder. Eksempelvis avtroppende fra styret. Burde ikke gå lengre ned i Side 11

12 organisasjonsstigen ettersom engasjerte kan tenke mer kortsiktig mål fremfor langsiktige mål. Medlemmene i gruppen må ha innsikt og det er viktig å finne de beste for å få den beste utredningen. I arbeidsgruppen må det settes opp en avtale om en effektiv struktur og det vil være viktig å sette klare tidsfrister slik at prosjektet ikke faller bort. Utredningen må være sterk nok slik at ikke BIS blir sett som underdog ovenfor SBIO. Det er kritisk å få frem fordelene med BIS og hva vi kan bidra med i form av organisasjonsteori, arrangementer, økonomi og strategi. Sak Orienteringssak: Regnskap Vinterlekene 2017 Vinterlekene 2017 ble gjennomført i januar/februar og regnskapet er nå ferdigstilt. Vedlegg 6: Regnskap Vinterlekene Vi endte på et minus på om lag kr tilslutt. Hovedårsakene var mangel på deltagere, mangel på sponsorinntekter, og skadeverk som har blitt dekket av styret. Vi ser på muligheten til å invitere flere studenter til arrangementet. Eksempelvis: SBIO, Universitet eller høyskolen. Et annet alternativ kan være å fordele tiden på flere parter. Det vil si at de første 3 dagene kommer BIS, og de neste 3 dagene kommer SBIO eller andre skoler. Det kan være med å markedsføre oss bedre med en høyere studentmasse ovenfor næringslivet i forhold til sponsorer. -Det er kommet et nytt budsjett fra Vinterlekene styret, som blir behandler etter sommeren på styremøtet. Sak Diskusjonssak: Tilsetting av nytt styremedlem Styremedlem Ola Magnussen Rydje har fratrådt sitt verv og styret må derfor finne hans erstatter. Styret legger en plan for rekruttering av nytt styremedlem. Det vil være en stor fordel å få tilsatt et nytt styremedlem før første styremøte. Det har vist seg å være verdifullt å ha med noen i styret som ikke har tidligere BIS erfaring for å få en annen perspektiv på ulike sak. Annen organisatorisk erfaring kan komme godt med i det nye styret. Sak 54-17: Eventuelt saker Leder Stavanger: Vil det være et problem dersom eksternansvarlige i en by får en større fordel enn de andre lokalavdelingene ved å jobbe i byrådet? Side 12

13 Det burde ikke være et problem at Eksternansvarlige får lønn for en annen jobb vedkommende pådrar seg. Det eneste dilemmaet som kan oppstå er hvis vedkommende kan komme i saker hvor han eller hun burde være inhabilt. Sak Styrets time Forhåndsoppmeldte punkter: Styret beslutter sted og dato for neste styremøte og diskuterer behov for utvidet styreseminar. - Det kunne vært spennende med kurs hvor styremedlemmene kan få høyere kompetanse utvikling. - Påtroppende leder sender ut forslag til datoer i etterkant av styremøtet. **Styret kan ikke fatte vedtak under styrets time** Side 13