Universitetet i Stavanger Styret

Transkript

1 Universitetet i Stavanger Styret US 80/12 Retningslinjer for forskningstermin (vikarstipend) ephortesak: 2011/5390 Saksansvarlig: Halfdan Hagen, HR direktør Møtedag: Informasjonsansvarlig: Halfdan Hagen, HR direktør Dokumenter i saken: Gjeldene retningslinjer for vikarstipend Forslag til retningslinjer for tildeling av forskningstermin Høringsuttalelser fra fakultetene og AM Saken gjelder: Saken legges frem for styret fordi forslaget gjelder prioritering av midler til gjennomføring av tiltak i universitetsstrategien. I saken er det et forslag om å bytte navn fra vikarstipend til forskningstermin som er betegnelsen som andre universiteter benytter. Videre gjelder saken delegering av myndighet til å innvilge forskingstermin til dekanene og direktøren ved AM og kriterier for å innvilge. Midlene til forskningstermin inngår som en del av rammen til fakultetene og AM. Det foreslås at styret i den årlige fordeling av statlig finansiering fastsetter et minimum antall for enhetene og at dette på sikt økes. Som det fremgår av forslaget til nye retningslinjer, er kriteriene for innvilgelse nå mer spisset mot forskning, dette for å gjøre forskningstermin til et mer formålstjenlig virkemiddel i forskningsstrategien. Forslag til vedtak: 1. Styret slutter seg til universitetsdirektøren sitt forslag til retningslinjer for forskningstermin med de endringer som fremkom i møtet. 2. Fakultetene og AM innvilger innenfor tildelte rammer minst samme antall forskningsterminer for studieåret 2013/2014 som det ble innvilget vikarstipend for studieåret 2012/ Ved behandling av styresak om fordeling av statlig finansiering for 2014 vil spørsmålet om opptrapping i bruk av forskningstermin for studieåret 2014/2015 bli tatt opp særskilt. Stavanger, John B. Møst universitetsdirektør 1/5

2 US 80/12 Retningslinjer for forskningstermin (vikarstipend) Bakgrunn Det fremgår senere i denne saken at den nåværende ordningen med vikarstipend foreslås endret til forskningstermin. Saken legges frem for styret fordi forslaget gjelder prioritering av midler til gjennomføring av tiltak i universitetsstrategien. Videre gjelder saken delegering av myndighet til å innvilge forskingstermin og kriterier for å innvilge dette. Retningslinjene for vikarstipend ble siste gang revidert og vedtatt av styret i Siden den gang har institusjonen utviklet seg fra å være Høgskolen i Stavanger til i 2005 å bli Universitetet i Stavanger. Av retningslinjene fremgår det blant annet at vikarstipend skal være et viktig virkemiddel for universitetet for å sikre et høyt faglig/vitenskapelig nivå innenfor utdanning og forskning. Slik ordningen praktiseres i dag og i henhold til gjeldende retningslinjer gir stipendet muligheten for to semester med sammenhengende forskning/faglig utviklingsarbeid. Ordningen innebærer videre at det settes av midler til å dekke vikar for undervisningsdelen av stillingen (kr per semester) og at det gis noe til driftsmidler (kr for hele perioden). Bruk av vikarstipend har vært praktisert i en rekke år og det er gitt stipender hvert år med unntak av studieåret 2010/2011 da det i forbindelse med BoFU ble vedtatt ikke å innvilge stipendet. De siste årene har antallet stipend variert mellom 20 26, med unntak for 2012/2013 da det ble redusert til 15. Finansiering av vikarstipend har de siste årene ligget inne i enhetenes rammer. Med bakgrunn i dårlig økonomi ved enhetene har det de senere år blitt tilført sentrale midler for å gjennomføre ordningen. Som det fremgår senere i saken vil en fra 2013 gå tilbake til ordningen der fakultetene/am budsjetterer midler øremerket for formålet. Det foreslås at det årlig fastsettes et minimumsantall i forbindelse med styrets fordeling av statlig finansiering. Siden det har vært en enorm utvikling av institusjonen i den tiden vikarstipendordningen har eksistert, så er det nå viktig å vurdere om ordningen er hensiktsmessig ut fra vedtatte mål og strategier for universitetet. I lys av Strategi 2020, fakultetsvis- og tverrgående handlingsplaner, ressursbruk mv. er det foretatt en gjennomgang av dagens ordning, der enhetene er blitt bedt om å komme med synspunkter til ordningen generelt, kriterier for å få stipend, hvordan ordningen praktiseres, beslutningsmyndighet samt innspill til rutiner knyttet til ordningen. Oppsummering av høringsuttalelser Høringsrunden ved fakulteter og museet har resultert i en rekke innspill. Her følger en oppsummering av de innspill og kommentarer som er mottatt fra enhetene; Ordningen bør videreføres, den gir gode muligheter for kompetanseøkning. En fjerning av ordningen vil gjøre UiS mindre attraktiv for fremtidige arbeidssøkere å øke størrelsen på vikarstipendet slik at en reelt kan få erstattet ansatte som blir tildelt stipend å vurdere å gi hvert fakultet/museet et visst antall stipendstillinger slik at vi gis muligheter til å ansette fast vikar med vitenskapelig kompetanse på et høyt nivå å legge forholdene til rette slik at stipendet kan brukes til kompetanseheving av ansatte i ikkevitenskapelige stillinger som har en grunnkompetanse innenfor våre vitenskapsområder Omfanget av ordningen bør økes, knapphet på stipend gjør at ansatte avstår fra å søke Med hensyn til planlegging bør det gis mulighet til å søke 2 år i forkant, dette vil også kunne finansiering fra eksterne kilder lettere. Innvilge stipend men uten en fastsatt tidsperiode for benyttelse, kan håndteres ved at antallet stipend som tildeles pr år har et konstant gjennomsnitt Ønskelig at utlysning sendes alle vitenskapelige ansatte pr mail i tillegg til informasjon på nett. Tidsplan for søkeprosess bør oppgis i utlysningstekst. Finansiering av ordningen bør bedres til dekningsgrad 70 % av lønnsutgifter Tildelingstidspunktet bør harmoniseres med ulike mobilitetsprogram, for eksempel NFR for å kunne bidra til økt mobilitet Institutt-/senterleder bør ha endelig avgjørelse av prioriteringsrekkefølgen på institutt/senternivå Dekan bør ha endelig avgjørelse på prioriteringsrekkefølgen på fakultetsnivå 2/5

3 Nåværende ordning vurdering Vikarstipendene har hatt stor betydning for kompetanseoppbyggingen ved HiS/UiS ved at mange ansatte har benyttet tiden til å kvalifisere seg til førstestilling og professor. Denne kompetanseoppbyggingen var avgjørende for å oppnå universitetsstatus i Ordningen har også vært viktig for mange av de aktive/etablerte forskerne og har resultert i publisering, bokutgivelser mv. Samtidig kan det tenkes at ikke alle har utnyttet tiden like godt og at det kunne ha vært bedre og mer systematisk oppfølging med hensyn til dette. Tilbakemeldingene fra enhetene har vært entydig positiv til at universitetet også i fremtiden bør tilby stipend av denne art. Som tidligere nevnt begrunnes dette som positivt med hensyn til å opprettholde mulighet for stipend på lik linje med andre institusjoner og da relatert til å være konkurransedyktig med hensyn til rekruttering til vitenskapelige stillinger. Konkurransen om akademisk arbeidskraft ser ikke ut til å bli mindre i årene som kommer. Vi har et stort rekrutteringsbehov fremover, spesielt på grunn av aldersavgangen. Universitetet har betydelig utfordringer med rekruttering innenfor enkelte fagområder. I en slik situasjon gjelder det å fremstå som en attraktiv arbeidsplass. Dette taler for å opprettholde vikarstipendordningen. Det er nylig gjennomført en nasjonal undersøkelse om vitenskapelig ansattes tid til forskning, og en av konklusjonene er at mangelen på sammenhengende tid til forskning er et hovedproblem. Vikarstipendordningen må anses som en del av de vitenskapelige ansattes forskningstid, og gir mulighet for sammenhengende tid til forskning. Sammenhengende tid til forskning kan også være mulig å få til uten en særskilt vikarstipendordning ved å konsentrere undervisningen til bestemte perioder. Imidlertid kan dette være vanskelig å få til rent praktisk ved en del enheter og vikarstipendordningen hvor det tilføres midler til vikar gjør det langt enklere. Vi legger til grunn at sammenhengende tid til forskning kan være et viktig bidrag til å øke den ansattes kompetanse og samtidig bidrar til å øke det respektive fakultet/enhet sin faglige tyngde. Ordningen med vikarstipend vurderes som viktig med tanke på karriereutvikling for vitenskapelige ansatte og er i tråd med strategidokumentet om å øke andelen ansatte i førstestillinger. Målrettet bruk av vikarstipend kan også bidra til målsettingen om å øke kvinneandelen i førstestillinger og professorater. Som et ungt universitet ligger UiS langt etter de etablerte universitetene når det gjelder forskning. For å styrke anseelsen både nasjonalt og internasjonalt, er det avgjørende at alle fagmiljøer ved universitetet må bedre resultatene innenfor forskning. Dette er tatt opp i Strategi hvor blant annet følgende fremgår: gi medarbeiderne stimulans og handlingsrom til forskning. Videre kommer det frem av strategidokumentet at en skal nå mål ved blant annet: utvikle robuste programområder for både grunnforskning og anvendt forskning og prioritere ressurser til dem gjennom langsiktige, strategiske bevilgninger og tildeling av PhD-stipender og vikarstipend. Målrettet bruk av vikarstipend/tilsvarende vurderes som viktig for gjennomføring av strategi og måloppnåelse innenfor forskning og bør også sees i sammenheng med toppforskningsprogrammet og betydningen av å kunne gi gode forutsetninger for forskere som kan ha betydning for oppbygging av forskningsmiljøer i et langsiktig perspektiv. Ordningen bidrar til at vi bedre kan dyrke våre beste forskertalenter. Praksis ved andre universitet Kort oppsummert så har alle universitetene en ordning med stipend som tilsvarer UiS sitt vikarstipend. Det er likevel forskjeller knyttet til hvor beslutning for innvilgelse av stipend blir tatt, varighet, opptjeningstid og ikke minst knyttet til beløpets størrelse eller hvordan midlene tildeles. UiS er det eneste universitet som betegner stipendet som et vikarstipend, ved andre utdanningsinstitusjoner benyttes terminologien forskningstermin. De andre universitetene ser ut til å ha mer fleksible ordninger enn universitet i Stavanger. Vanligst er det å operere med 6 og 12 måneders varighet innen for samme institusjon. Videre er det flere som differensierer mellom stipendets størrelse for opphold i enten inn- eller utland, der opphold i utlandet er prioritert. Kriterier og retningslinjer har kun mindre variasjoner, men UiS ser ut til å være det eneste universitetet som ikke har desentralisert myndigheten til å innvilge stipend. Vikarstipendordninger/tilsvarende er vanlig og veletablert i uh-sektoren. Vi har ikke oppfattet noe som tyder på at ordningene er under avvikling eller blir erstattet av andre ordninger. Trenden kan heller være at ordningene blir brukt mer målrettet og at institusjonene er mer opptatt av utbytte og resultater av den sammenhengende forskningstiden enn før. 3/5

4 Forslag til videre ordning - innføre betegnelsen forskningstermin I tråd med formålet med ordningen og terminologi i uh-sektoren foreslår vi at betegnelsen vikarstipend erstattes med forskningstermin. Formålet bør være om lag som før, det vil si at ordningen skal være et virkemiddel for å sikre et høyt vitenskapelig nivå innenfor forskning. Videre er formålet å gi vitenskapelig ansatte muligheten for sammenhengende tid til forskning. Vedlagt følger forslag til endrede retningslinjer. Gjeldende retningslinjer er også vedlagt. Som det fremgår, så er retningslinjene spisset noe med hensyn til at forskningsterminen skal benyttes til arbeid som faller inn under definisjonen av forskning. Ordningen bør som før siktes inn både mot formell kompetanseoppbygging og å gi gode arbeidsvilkår for etablerte forskere. Innenfor en del viktige fagområder for universitetet (spesielt profesjonsutdanningene) er det svært vanskelig å rekruttere ansatte med førsteamanuensiskompetanse. Det har vært kun en ubetydelig økning i andelen førstestillinger de siste par årene og UiS står dermed svært langt fra målet om % økning i strategiperioden. Bruk av forskningstermin vil fortsatt være et viktig virkemiddel i denne sammenheng. Vi har foreslått å spisse retningslinjene noe med hensyn til å bruke ordningen som et ledd i bedring av kjønnsbalansen. Utviklingen er ikke tilfredsstillingene når det gjelder kvinneandelen i førstestillinger og UiS er blant de aller dårligste i klassen når det gjelder andelen kvinnelige professorer. Ordningen kan bidra til måloppnåelse innenfor en rekke områder, herunder internasjonalisering. Vi vurderer det derfor som aktuelt å legge større vekt på forskningsopphold i utlandet som kriterium. Slik forslaget foreligger vil forskningstermin kunne brukes gjennom hele karrieren for vitenskapelig ansatte. I samsvar med forhold som er nevnt foran, så vurderes det som aktuelt å tydeliggjøre følgende kriterier ved tildeling av forskningstermin: - Innvilgelse av stipend bør knyttes mer opp mot universitetets strategiske forskingsområder, - Prioritere søkere som søker om utenlandsopphold - Prioritere søkere som forplikter seg til publisering - Ta hensyn til og stimulere det underrepresenterte kjønn til karriereutvikling For at ordningen med forskningstermin skal oppfattes som et reelt tilbud og at den skal fungere godt som et strategisk virkemiddel, så bør antallet innvilgede søknader økes. Ved siste runde, for høsten 2012/våren 2013, så ble det innvilget 15 søknader. Ellers har antallet de siste årene ligget på Relatert til økningen i antall ansatte har universitetet redusert bruken av ordningen. Dette samsvarer ikke med at forskningstermin er et viktig strategisk virkemiddel (gitt at det brukes i samsvar med retningslinjene). Antallet bør derfor på sikt trappes opp. Saksbehandling og finansiering I styresak 20/04 er universitetsdirektøren er gitt myndighet til å tildele vikarstipendmidler etter samråd med rektor. Universitetsdirektøren anbefaler at dette endres slik at dekanene/direktør AM gis myndighet til å innvilge forskningstermin etter innstilling fra instituttleder/avdelingsleder ved AM. Dette innføres fra studieåret 2013/2014. Videre anbefales at en opererer med de samme frister for søknad og behandling som før. Ved å delegere beslutningsmyndighet vil det bli lettere for enhetene å tenke langsiktig med hensyn til bedre planlegging i forhold til erstatter, bedre planlegging for den som innvilges stipend, samkjøring med søknader om ekstern finansiering og andre detaljer knyttet til for eksempel et utenlandsopphold. Endringen vil også gi enhetene mer fleksibilitet og forutsigbarhet med hensyn til å kunne innvilge stipender med variabel periode. Dette kan for eksempel være at 6 måneder er tilstrekkelig for et stipend, eller at oppstart på en stipendperiode kan legges til det tidspunkt som passer best for den ansatte og eller enheten. Gjennom en rekke år har midler til vikarstipend ligget i rammen til fakultetene og AM. Studieåret ble det som følge av BOFU-tiltak for å skape balanse i budsjettene ikke innvilget stipend. For høsten fikk fakultetene /AM tilført midler ut over det som lå i rammen for å bidra til finansieringen. I henhold til styresak US 50/12, Foreløpig fordeling av statlig finansiering (s. 10), «Vikarstipender og strategisk styrking av programområder 2013.», vil det fra høsten 2013 ikke bli gitt ekstraordinær støtte til vikarstipendordningen. Ettersom inntektene ved fakultetene og AM nå er forbedret gir dette enhetene et tilstrekkelig grunnlag for igjen å finansiere 4/5

5 forskningstermin og det forutsettes at enhetene innvilger minst samme antall forskningsterminer som for året 2012/2013. På sikt bør en øke antallet fra år til år slik at flere skal kunne få i løpet av en karriere, men ikke minst også for å styrke satsningen og den videre oppbygging av forskningen i et langsiktig perspektiv ved UiS. Universitetsdirektøren viser i denne sammenheng til strategi og vurderer det som viktig å prioritere forskningstermin som virkemiddel for å nå universitetets mål innenfor forskning. Dette innebærer at omfanget av tildeling av forskningstermin må drøftes særskilt i den årlige styresaken om foreløpig fordeling av statlig finansiering. Oppfølging/rapportering av forskningstermin. Forslaget her om videreføring og opptrapping av ordningen med forskningstermin er basert på at ordningen blir praktisert målrettet i samsvar med retningslinjene. Videre må kravet om produksjon og rapportering av progresjon i løpet av forskningsterminen være tydelig. Det samme gjelder lederens plikt til å følge opp arbeidet i løpet av perioden. Det må være mulig å avbryte en forskningstermin dersom den ikke brukes etter forutsetningen. Kravene til produksjon, rapportering og oppfølging skal fremgå av retningslinjene og tildelingsbrev til den enkelte ansatte. Forslag til vedtak: 1. Styret slutter seg til universitetsdirektøren sitt forslag til retningslinjer for forskningstermin med de endringer som fremkom i møtet. 2. Fakultetene og AM innvilger innenfor tildelte rammer minst samme antall forskningsterminer for studieåret 2013/2014 som det ble innvilget vikarstipend for studieåret 2012/ Ved behandling av styresak om fordeling av statlig finansiering for 2014 vil spørsmålet om opptrapping i bruk av forskningstermin for studieåret 2014/2015 bli tatt opp særskilt. Stavanger, John B. Møst universitetsdirektør Halfdan Hagen HR direktør Saksbehandler: Kjetil Kiil Halvorsen HR rådgiver 5/5