Årsmelding for GibGob RL 2010/2011

Transkript

1 Årsmelding for GibGob RL 2010/2011

2 Innkalling til årsmøte i GibGob 2011 Alle medlemmene i GibGob og TSSG er inviterte til å være med på årsmøtet i GibGob som avholdes tirsdag. 8. november kl. 17:15 (presis) i S24. Med andre ord en time før TSSG sitt årsmøte. Still gjerne i speiderskjorte. Hvis du har politiattest, så ta med denne for registrering. Det vil være mulig å fylle ut politiattest på årsmøtet hvis du ikke har dette. Politiattest er nødvendig dersom du skal lede barn og unge på et GibGob-arrangement. Legg merke til at bare betalende medlemmer i GibGob har stemmerett ved valget, men at valget skal være samtidig som valget i TSSG, dvs etter at vi er ferdige med resten av sakene på årsmøtet til GibGob. Send e-post (torehs@gmail.com) eller ring ( ) Tore dersom du har spørsmål om årstmøte. Gi også beskjed til Tore dersom du ikke skal delta og vil frasi deg stemmeretten. Har du en sak du vil ta opp på årsmøtet er det fint om du sender e-post til Tore før den Gjerne i så godt tid at gruppeledelsen kan forberede seg på saken. Legg merke til at valg er satt opp etter eventuelt. Dette er fordi vi tenker å ta en liten pause i årsmøtet for å ha valg til GibGob samtidig med valgene i TSSG. Saksliste: 1. Konstituering a) Valg av ordstyrer, referent og tellekorps b) Godkjenning av innkalling c) Godkjenning av saksliste d) Godkjenning av stemmeberettigede e) Godkjenning av referat fra årsmøte f) Godkjenning av referat fra gruppeting Saker a) Årsmelding b) Flytting av regnskaps- og budsjettår c) Regnskap d) Budsjett e) Terminliste Hva vil vi gjøre det kommende året? f) Innkomne saker 3. Orientering fra ledelsen: a) Kommende arrangementer b) Politiattest 4. Eventuelt 5. Valg a) Gruppeleder b) To gruppeassistenter 6. Kritikk av møtet Speiderhilsen Tore, Kristine, Ingeborg, Eystein og Gudrun

3 Sak 1a): Valg av ordstyrer, referent og tellekorps Gruppeledelsens innstilling: Ordstyrer: Geir Ekeland Bartz-Johannessen Referent: Guðrún Sigfúsdóttir Tellekorps: Sak 1e): Godkjenning av referat fra årsmøtet Tilstede: Andreas Hveding Øvstebø, Anne Rakstad Pettersen, Anne-Siri Borander, Camilla Aabaken, Eystein Jahnsen, Geir Ekeland Bartz-Johannessen, Gudrun Sigfusdottir, Helge Christopher Harstad Bakken, Ingeborg Brochman Engh, Jens Petter Dyrnes Gjerp, Karsten Dons, Kristine Perander, Priska Helene Hiller, Roar Hareland Bustad, Tore Havsø Sæstad Årsmøtet ble avholdt i 4.etg Realfagsbygget, NTNU Gløshaugen, Trondheim fra kl til ca. kl torsdag 11. november Sak I: Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste ble godkjent. Sak II: Valg av ordstyrer, referent og tellekorps Geir Ekeland Bartz-Johannessen ble valgt som ordstyrer. Sak III: Godkjenning av stemmeberettigede Årsmøtet er beslutningsdyktig. Sak IV: Årsmelding fra Ingeborg Engh leste opp årsmeldingen for GibGob. Årsmeldingen godkjennes uten endringer. Sak V: Regnskap vår 2009 høst 2010 Camilla Aabakken som har vært revisor presenterte revidert regnskapet. Utgående balanse ble rettet til ca (dvs. verdien som står på GibGobs konto ) Regnskapet godkjennes. Sak VI: Budsjett Det kommenteres at det ikke står skrevet noe om perioden på budsjettet. Ulike løsninger diskuteres og årsmøtet kommer fram til budsjettet (nov-10 til nov-11) som vedtas med følgende endringer: Inntekter Frifond-posten endres fra ,- til ,- (15 200,- er overføringer fra forrige

4 regnskapsår, ,- er beregnet innkommet mai 2011) Deltakeravgift moskussafari på 2 000,- fjernes (allerede regnskapsført) Utgifter Kursstøtte sommeren 2010 på ,- fjernes (allerede regnskapsført) Moskussafari på 4 000,- fjernes (allerede regnskapsført) Kursstøtte økes fra 2 000,- til ,- Deltakeravgift sentrale arrangementer økes fra 2 000,- til 4 000,- En ny utgiftspost, Tur, settes til 5 000,- Resten av budsjettet er uendret. Budsjettet vil gi et resultat på 50,- Sak VII: Terminliste Det ble diskutert hva vi ønsker å gjøre det kommende året. Årsmøtet konkluderer med at de ønsker seg kanotur rett før eller etter sommerferien. Vinterkurset som ble holdt vår-2010 bør gjentas eller videreføres. Vinter-5-kampen går som normalt. Det ble bestemt å ikke ta på seg et større arrangement som MEGA eller JOTA/JOTI slik vi har gjort tidligere. Sak VIII: Eksterne turer og kurs Ingen spesielle ønsker. GibGobs medlemmer er fortsatt interessert i å fullføre ledertreningen. Sak IX: Orienteringssaker a) Ingeborg Engh informerer om at kretsstyret og roverombudet trenger medlemmer. b) Ingeborg Engh presenterer kursplanen på nasjonalt/kretsnivå for våren. c) Ingeborg Engh informerer om GibGobs kontingent. d) Ingeborg Engh informerer om rutiner for innlevering av politiattest. Sak X: Eventuelt Ingen ytringer. Årsmøtet tar en pause ca. kl fram til ca. kl Sak XI: Valg Tore Havø Sæstad velges om gruppeleder ved akklamasjon. Eystein Jahnsen, Ingeborg Engh, Gudrun Sigfusdottir og Kristine Perander velges som gruppeassistenter ved akklamasjon. Sak XII: Kritikk av møtet

5 Ingen ytringer. GibGobs årsmøte ble hevet ca. kl Trondheim, 4. november 2011 Tore Havsø Sæstad, Referent Sak 1f): Godkjenning av referat fra gruppeting Tirsdag 3 mai 2011 kl 18:00, Kuhaugen. Tilstede: Tore, Andreas, Helge, Trine, Vegar, Karsten, Anne, Priska, Kristine, Eystein Møteleder: Tore. Referent: Kristine Sak 1 : Det ble ønsket velkommen litt etter kl 18 etter at to minigriller var tent. Sak 2 : Innkalling og saksliste ble godkjent uten merknader eller kommentarer. Tore ble foreslått som møteleder og valgt ved akklamasjon. Kristine foreslo seg selv som referent etter ønske fra forsamlingen om å involvere GibGob. Valgt ved akklamasjon. Sak 3 : Foreløpig regnskap GibGob. Tore orienterer om foreløpig regnskap og planlagt budsjett. Detaljer fra utgiftene til snøhuleturen blir tatt opp i tillegg til frifondstøtte. Det kom kommentar fra forsamlingen om at vi fremdeles er for dårlige til å bruke penger. Det ble igjen påpekt at TSSG har penger til slikt, man må bare finne på noe og kontakte styret hvis man vil holde et møte. Så kom et spørsmål om hvordan frifond-året gikk og flere tidligere styremedlemmer hjalp til med å oppklare dette. Tore skal åpne for søknader fra GibGobmedlemmer i god tid før hovedsøknaden vi sender frifond i høst. Alle følte at det var en ryddig oversikt over pengebruken. Budsjett og regnskap ble foreløpig godkjent uten andre kommentarer. Sak 4a: Hva skal vi søke frifond om, og ønsker vi å ha et større høstarrangement for kretsen? Spørsmål fra møteleder var om vi hadde lyst, og ressurser, til å arrangere noe i høst, og i så fall hva?

6 Det var enighet om å søke støtte slik at Karsten kunne holder kanokurs for oss før kanoturen i august. Det ble spurt om ledertrening og Tore opplyste om en knutepunkthelg i oktober Det var flere som viste interesse om å dra dit, og det kom et forslag om å snakke med arrangøren for å få satt opp emnekurs vi ville ta om vi bare var mange nok ( 5). Reise og kursavgift burde dekkes helt av frifondmidler hvis det var mulig. Det var enighet om at hvis vi skulle gjøre noe skulle det være for speidere/rovere i Sør- Trøndelag krets. Skal vi gjøre Vinterfemkampen til et nasjonalt arrangement for å få flere deltakere? DB burde klare trykket, vi må bare ha en sterk stab. Det ble besluttet å ta opp saken senere i høst da vi ikke vet riktig enda hvem som forsvinner etter sommeren. Lederutvikling og kursing som kan komme alle til gode ønskes. Forslag var blant annet: Skredkurs, kurs i søk, redning og førstehjelp (for eksempel RBG-kurspakken), motorsagsikkerhetskurs, ledertreff/trening/leir/skitur i Sveits, støtte til økt deltakelse på roverstevne og lederløft, reisestøtte til ÅSSGs arrangementer. Det ble tilslutt bestemt om å konsentrere seg om kanotur, knutepunkt og DB-turer, og derfor ikke arrangere noe større arrangement i høst. Sak 4b: Hvordan er informasjonsflyten? Tore ønsker tilbakemelding på hvordan informasjonsflyten er på tssg.no/mail og om folk får med seg informasjon om sentrale arrangement slik som det nå er ført opp i kalenderen. Forsamlingen mener det er bra slik det er. Hvis noen ønsker å dra på kurs/sentrale arrangement burde de ta initiativ til å høre om andre vil slå seg sammen med dem, for eksempel gjennom skrikeboks/mail. Sak 4c: Hvordan er antallet møter i uka for TSSG? Det har blitt forsøkt å gå ned til 1 møte i uka i stedet for 2. Dette var for å få opp antall oppmøte, og TSSGs styre kan bekrefte at det har hatt en positiv effekt på oppmøtestatistikken. Det var blandede tilbakemeldinger. De fleste mente at det hadde vært litt dødt i det siste. Det var bra med bare 1 møte da man da prioriterte dette bedre. Men det ble lite 'drop-in møter' med bare ett i uka, og da ble kommunikasjonen om blant annet turer glemt. Flere kommenterte med at man savnet hyppige matmøter. Å komme å spise middag sammen ble prioritert da man slapp å planlegge middag mellom skole og møte. Forslag om å lage en TSSG middagsklubb der man roterte på hvor man hadde middag sammen en dag i uka. Det var ønske om å lage flere Tacolatorer på nettet for nettopp dette.

7 Sak 4d: Forslag til møter til høsten? Ingen konkrete forslag kom men TSSGs styre informerte at de snart skulle sette opp terminliste så det var åpent hvis noen ville holde et møte. Sak 4e: Flere turer? Det burde være minst en tur per måned, kanskje til og med en tur annen hver helg. Det burde være flere (åpne) DB-turer. Man skal prøve å unngå å legge viktige turer sammen med sentrale arrangement (stevner og rover/lederløft, men få av oss drar på Speiderting så det trenger man ikke ta hensyn til). Det er veldig bra at man har en oppdatert plan over hvilke helger DB er utleid. Sak 4f: Rekruttering. Man burde sette seg ned å se litt på hvorfor rekrutteringsplanene så langt ikke har lyktes. Flere arrangement på høsten for eksempel i sentrum for å vise oss frem, også i fadderperioden. Høstens sprøeste? Tavle på stripa? Det er usikkert om vi får dette til høsten, arkitekturen har tatt over for fornuften på Stripa ser det ut som. Husk å søke om tavleplass på Dragvoll! PC med bildevisning skal flyttes opp dit nå i vår. Det burde ha mer fokus på de norske på intromøtet og introturen. Et forslag kom om å ha separat infomøte på norsk og engelsk. Vi vurderer å sette krav til utvekslingsstudenter at de har speiderbakgrunn for å unngå kulturkræsj på de litt harde turene. Bildevisning i forelesingspauser har vært prøvd ut. Vis noen flotte turbilder for at folk skal vite at vi er her. Inngå avtale med SiT om reklame i kantinene? Henge opp små utsiktsbilder på do? Legge postkort med landskapsbilder rundt omkring? Sak 5: Orientering. Tore informerer om kommende arrangementer. Veddugnad og 17.mai denne måneden, og som sagt knutepunkt til høsten. Det vil snart bli lagt ut på nettet slik at man kan søke frifondstøtte fra GibGob til kurs og speideraktiviteter. Man må være betalende medlem i GibGob for å søke. Kurs og ledertrening vil bli prioritert. Sak 6: Innkommende saker. Det var ingen innkommende saker. Sak 7: Eventuelt. Andreas informerer om muligheten til å tre inn som speiderleder/assistent i en lokal tropp.

8 Ta kontakt med han om du ønsker. Priska informerer om at det snart er ledige verv i kretsstyret. Eystein informerer litt om veddugnaden. Trine informerer at DB har fått penger fra SiT til ovn. Det jobbes nå med å velge en ovn ut fra budsjettet på kr. Sak 8: Kritikk av møtet. Det ble litt kaldt mot slutten, som vanlig. Potetsalaten Tore hadde med var kjempegod! Det samme var bursdagskaken til Priska. Man ønsker å bli ferdig tidligere, men kl 18 er en fin tid å begynne på, kl 17 blir for tidlig. Sak 9: Vi avsluttet med Speiderbønnen og forlot Kuhaugen kl Trondheim, 5 mai 2011, Kristne Perander Referent.

9 Sak 2a): Årsmelding for GibGob 2010/2011 GibGob har for tiden 15 medlemmer. Gruppeledelsen har denne perioden bestått av Tore Havsø Sæstad som gruppeleder og Kristine Perander, Ingeborg Engh, Eystein Jahnsen og Guðrún Sigfúsdóttir som gruppeassistenter. I løpet av denne perioden har vi arrangert eller bidratt til flere arrangementer. I forbindelse med 100-årsmarking av speiding i Norge ble det avholdt markering med kakebaking på tenkedagen 22. februar. Som vanlig ble årets Vinter-5-kamp avholdt på Duddelibu i mars. Nytt av året er snøhuletur til Sylane med fokus på snøhulebygging og friluftsliv om vinteren, påsketur til Trollheimen og vennskapstur med Gråkallbanen studentspeidergruppe (KFUK-KFUM) til Duddelibu. Det har blitt avholdt gruppeting i mai og opptak i GibGob RL hvor to rovere ble tatt opp. Flere av GibGobs medlemmer har deltatt på kurs og vært med som stab på Jamboree. GibGob har bidratt økonomisk til deltakelse på Fjellederkurset, IMWe, deltakelse og stab på årets Jamboreen i Sverige og ledertrening på Knutepunkt. Gruppeledelsen har hatt fire møter i løpet av perioden og deltatt på kretsens årsmøte og gruppeledersamliger. Det har ikke vært så mange oppgaver på gruppeassistentene, og vi mener 5 stk. i gruppeledelsen er for mange. Derfor vil ønsker vi å velge en gruppeleder og to gruppeassistenter til gruppeledelsen i GibGob. For tiden sitter Ingeborg Engh i Komité speiding, Priska Hiller i kretsstyret i Sør-Trøndelag og Håvard Otto i Speiderstyret. Sak 2b): Flytting av regnskaps- og budsjettår Forslag: Budsjett- og regnskapsåret for GibGob skal gå fra mai til mai. På gruppetinget i mai legges budsjett og revidert regnskap fram for godkjenning. På årsmøtet i november presenteres foreløpig regnskap og budsjettet kan justeres hvis behov. Som en overgangsordning vil neste budsjett og regnskap gå fra november 2011 til mai Bakgrunn og begrunnelse: Fra og med årsmøtet 2010 har regnskapsføring og budsjett gått fra november til november. Vi ønsker å flytte budsjett- og regnskapsåret til mai-mai. Dette ønsker vi for at regnskap og budsjett skal passer med utdeling av Frifondmidler. Dagens situasjon gjør at vi må ta hensyn til budsjett, forrige Frifondsøknad og gjeldende Frifondsøknad hver gang vi bruker penger. Dette har gjennom hele perioden vist seg å være komplisert og uryddig. En flytting vil ikke påvirke pengeflyten. Det vil bare gjøre regnskapsføring og budsjettering enklere og mer oversiktlig.

10 Sak 2c) og 2d): Revidert regnskap og budsjett GibGob Regnskaps- og budsjettperiode: 11. november november 2011 Neste budsjettperiode: november 2011 mai 2012 Inntekter Budsjett 10/11 Regnskap 10/11 Budsjett 11/12 Frifond , ,00 0,00 2 Medlemskontingent 350,00 350,00 375,00 Andre inntekter 3 007,52 1 Sum , ,52 375, ,- fra kretsens stipendfond som er viderebetalt, 1 480,52,- i driftsstøtte fra Trondheim kommune 2 Vi har igjen ,- av Frifondmidlene Utgifter Budsjett 10/11 Regnskap 10/11 Budsjett 11/12 JOTA/JOTI 6 000, ,49 0,00 Vinterfemkamp 5 000, , ,00 Opptak 500,00 815,45 3 0,00 Kursstøtte , , ,00 Deltakeravgift sentrale arr , ,00 5 0,00 Tur 5 000, , ,00 Administrative utgifter 286, ,00 Sum , , , ,- som skulle vært med på forrige år regnskap 4 Lavere interesse for kurs enn forventet 5 Høyere deltakelse på arrangementer enn forventet 6 Snøhuletur og tur med Gråkallbanen studentspeidergruppe 7 Girobetaling og gruppetingutgifter Resultat Budsjett 10/11 Regnskap 10/11 Budsjett 11/12 50,00-84, , Vi har igjen ,- av Frifondmidlene Inngående balanse pr : ,97,- Utgående balanse pr : ,30,-

11

12 Kommentar fra gruppeledelsen i GibGob: Følgende ble enstemmig vedtatt av gruppeledelsen: Gruppeledelsen i GibGob velger å dekke matutgifter til JOTA/JOTI 2010 og opptaket 2010 selv om bilagene mangler. Dersom summene viser seg å ikke stemme tapføres overskytende. Inngående balanse for regnskapet 2010/2011 settes til saldoen som stod på GibGobs bankkonto pr , på grunn av feil i forrige års regnskap og feil utgående balanse. Sak 2f): Innkomne saker Ingen innkomne saker. Sak 5): Valg Valg av gruppeleder Valg av 2 gruppeassistenter