Virksomhetsplan

Transkript

1 Bedriftsnavn: Harstad kommune Virksomhetsplan Vedtatt i kommunestyret i sak 10/

2 Innholdsfortegnelse Side 1. DEL I: Kommuneplanens fokusområder DEL II: Servicestrategi - resultatmål, nøkkeltall og prognoser Hovedstyringssystem for kommunen Kommunens planstrategi Kommunens forvaltningspraksis Resultatmål for kommunens forvaltningspraksis Ekstern evaluering ihht praksiskriteriene Resultatmål kommunale enheter Felles målekart for alle enheter Organisasjon/personell Resultatmål for den enkelte tjeneste Nærings- og samfunnsutvikling Barnehage Grunnskoleopplæring Voksenopplæring Helse og omsorg Sosialtjenesten og flyktningetjenesten (NAV) Barnevern Vann Avløp Renovasjon og avfall Fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø, herunder også byggesak, rekreasjon og friluftsliv Kultur, bibliotek, kino, ungdomstiltak, idrett, musikk og kulturskole Kirke, tros- og livssamfunn Samferdsel og parkering Boligutleie og Husbankmidler Brann og ulykkesvern Støttetjenester, fellesutgifter og adm. styring Kommunal eiendomsdrift DEL III: BUDSJETT 2011 OG ØKONOMIPLAN Rammebetingelser/budsjettforutsetninger Befolkningsutvikling Frie inntekter Lønns- og prisvekst, pensjon og arbeidsgiveravgift Finansforvaltning Økonomiske oversikter Budsjettskjema 1A driftsbudsjettet Budsjettskjema 1B Driftsbudsjett m/ramme pr. enhet Økonomisk oversikt driftsbudsjett Budsjettskjema 2A investeringsbudsjettet Økonomisk oversikt investeringsbudsjett Budsjettskjema 2B Investeringstiltak per prosjekt Tiltak/Saldering driftsbudsjettet i økonomiplanperioden DEL IV: Tjenestebeskrivelser med serviceerklæringer DEL V: Politisk behandling

3 Vedlegg (ikke i dette dokumentet): Vedlegg I Tjenestebeskrivelser Vedlegg II Oversikt over eksterne søknader Vedlegg III Priser på tjenester samlet (ligger under aktuelt tjenestekapittel i dette dokumentet) Vedlegg IV Innarbeidede tiltak/saldering i VHP samlet (legges under aktuelt tjenestekapittel etter vedtak) Vedlegg V Innarbeidede tiltak/saldering i VHP Selvkost - samlet (legges under aktuelt tjenestekapittel etter vedtak) Vedlegg VI Beskrivelse av innarbeidete nytiltak/saldering i VHP inkl. selvkost - samlet (legges under aktuelt tjenestekapittel etter vedtak) Vedlegg VII Tidligere innarbeidete tiltak fom VHP (før nye tiltak i VHP ) Vedlegg VIII Oversikt over tilskudd/kjøp av tjenester (legges under aktuelt tjenestekapittel etter vedtak) - 3 -

4 1. DEL I: Kommuneplanens fokusområder Harstad kommune har vedtatt ny kommuneplan , Ved egen krefter i august Planen er med på å sikre utviklingen av gode tjenester til innbyggerne og tilrettelegge for en positiv utvikling for Harstad. Kommuneplanens fokusområder er: 1. Befolkningsvekst, bli en attraktiv by der folk ønsker å bo og bedrifter etablere seg 2. Aktiv næringspolitikk, med fokus på variert næringspolitikk 3. Miljøbyen Harstad, med satsing på en bærekraftig og livskraftig kommune 4. Fra vugge til grav, med spesielt fokus på barn, tilflyttere og kultur. Befolkningsvekst og stedsutvikling Harstad kommune har de siste par årene hatt en stabil befolkningsutvikling. Prognosene tilsier at kommunen vil ha en økning av innbyggere mot For å sikre at dette skjer må Harstad kommune ta grep om utviklingen for å gjøre seg attraktiv som bostedskommune. Et tiltak vil være stedsutvikling. Stedutvikling handler om å skape attraktive og miljøvennlige steder, som grunnlag for bosetting og næringsutvikling. Kommunen har gjennom kommuneplanens handlingsplan og planstrategien lagt opp til at man skal ta grep om utviklingen av sentrum. Dette skal gjøres gjennom en ny sentrumsplan, hvor målsetningen er å styrke sentrum og gjøre den bærekraftig, attraktiv og fremtidsrettet. Sjøfronten er en viktig del av Harstad og Harstads kulturarv. Sjøen har en sentral plass i utviklingen av Harstad enten som transportåre eller næringsvei. For kommunen er det viktig å tilrettelegge for møte mellom sjø og land. Dette kan gjøres gjennom ulike prosjekter som stien langs sjøen og rute 69 grader nord hvor man støtter opp om kulturarven og sikrer innbyggerne mulighet til gode naturopplevelser, fysisk aktivitet og rekreasjon. God infrastruktur og samferdsel er viktig forutsetning for at bosettingsmønsteret, næringslivet og turisme skal fungere optimalt. Harstads plassering i regionen er med på å gi muligheter for utvikling av disse områdene. Arbeidet med å få vegstrekningen Tjeldsund bru Harstad sentrum klassifisert som en del av stamvegnettet med kobling mot Harstad Havn som stamnetts havn er viktig for kunne oppnå ønsket effektiv og målsetninger. Aktiv næringspolitikk Kommunestyret vedtok den 28. mai ny Næringsplan for Harstad ressursgrupper bestående av representanter fra både privat næringsliv og det offentlige har arbeidet frem planen. I 2009 igangsettes sju forprosjekter i planen innenfor en ramme på kr ,- hver. Disse er: - Omdømmeprosjekt Harstad - Videreutvikling av petroleumsvirksomheten i Harstad. - Utvikling av Trondeneshalvøya. - Utvikle Harstad til cruisedestination. - Høgskolen i Harstad Et kompetansesenter for næringslivet. - Kompetansesenter for risiko, sårbarhet og beredskap i nordområdene. Miljøbyen Gjennom god stedsutvikling av Harstad sikrer man også en bærekraftlig utvikling av miljøet. Å sikre innbyggerne tilgang til grønt arealer er et viktig fokus område for kommunen. Dette er med å skape trivsel og kvalitet for innbyggerne. Kommunens satsning på utbygning av gang- og sykkelveier de kommende årene gir et sikrere Harstad, i tillegg gir det innbyggerne mulighet til å benytte seg av andre fremkomstmidler enn bil

5 Fra vugge til grav Kommunen skal være med å sikre god livskvalitet for alle med gode levevilkår og likeverdige tjenester. Kommunen har som overordnet målsetning å levere god kvalitet på sine helsetjenester. Dette skal gjøres gjennom å arbeide systematisk for at tjenestene skal være virkningsfulle, trygge og sikre. Det er viktig at kommunen er med å redusere forskjeller mellom helse og levekår. Harstad kommune har et spesielt fokus rettet mot sosial ulikhet og for personer med funksjonsnedsettelser. Det er viktig at det fremmes faktorer som gir god helse til befolkning

6 2. DEL II: Servicestrategi - resultatmål, nøkkeltall og prognoser Hvorfor servicestrategi? Denne dokumentdelen av virksomhetsplanen skal vise innbyggerne hvilke mål og prioriteringer kommunen har. Servicestrategien skal blant annet vise hvilke krav som stilles til kommunens enheter og tjenester, dvs hva som er kommunens politikk på de ulike områder. Strategien skal også si noe om hvilke virkemidler og tiltak kommunen vil bruke for å oppnå disse målene. Servicestrategien skal gjøres offentlig kjent og være tilgjengelig for alle innbyggerne i kommunen. Det er ønskelig å få til en størst mulig felles forståelse mellom kommunen og innbyggerne om det som er realistisk å oppnå ut fra kommunens forutsetninger. Servicestrategien kobles til det ordinære planarbeidet i kommunen og inngår som en del av virksomhetsplanen. Strategidokumentet har et tidsperspektiv på 4 år og viser ambisjon om utvikling fra år til år på sentrale områder. Planen rulleres hvert år under virksomhetsplanbehandlingen og vedtas av kommunestyret. Resultatmål på enhetsnivå og tjenestenivå: Kapittel 2.5 beskriver resultatmål og rammebetingelsene til alle de kommunale enhetene. Kapittel 2.6 beskriver resultatmål og rammebetingelser for den enkelte tjeneste. Opplisting av alle vedtatte tjenestebeskrivelser ligger i vedlegg I Hovedstyringssystem for kommunen Totalkvalitet vektlegger at organisasjoner må være dyktig både på virkemiddelsiden og resultatsiden og det må handle om noe mer enn økonomi, for å være vellykket over tid. Harstad kommune benytter derfor balansert målstyring (BMS) som styringskonsept. De viktigste dokumentene i styringssystemet er Virksomhetsplan og Driftsplanene. Den 4-årige virksomhetsplanen for kommunens virksomhet er oppbygd etter prinsippene fra balansert målstyring. Dokumentet ivaretar de formelle kravene til både økonomiplan og årsbudsjett. Ettårs driftsplaner for den enkelte tjeneste- og støtteenhet. Disse er en nedbryting og operasjonalisering av rammene og føringen fra den politisk vedtatte 4-årsplanen, og utarbeides av den enkelte leder sammen med brukere og medarbeidere. Driftsplanen består av presentasjon av virksomheten, felles gjennomgående og evt. unike resultatmål samt handlingsplan

7 Enhetenes driftsplan behandles og godkjennes av rådmannen. Balansert målstyring rettes inn mot å beskrive krav til resultater i tjenesteproduksjonen - både når det gjelder kvantitet, produktivitet og kvalitet. Målene skal være målbare og stabile over tid (for å kunne følge en utvikling). Indikatorene bygges opp på valgte kvalitetsområder samt rundt nøkkeltall fra KOSTRA. I målekartet finnes både objektive og subjektive kvalitetsindikatorer, sistnevnte krever regelmessige tilbakemeldinger i form av spørreundersøkelser. Sammenligningsmuligheter og kontinuitet sikres på denne måten. Beskrivelsen nedenfor viser det valgte balanserte styringsbildet for Harstad kommune. Kommunestyret har vedtatt at kommunens styring og resultatrapportering skal rette seg inn i forhold til de 4 ovennevnte fokusområder. Styringssystemet og målekartet forutsetter bruker- og Visjon: Harstad attraktiv hele livet Hovedmål: o Kvalitet i nærmiljøet o Langsiktighet og renhet o infrastrukturutvikling 4 fokusområder Samfunn Tjeneste/ brukere Org./ personell Økonomi Resultatmål (Hva skal oppnås?) Kritiske suksessfaktorer: (Hva må vi lykkes med?) Res./måleindikatorer: (Hva skal konkret måles? Indikatorkrav) medarbeiderundersøkelser for å få tilbakemelding på kvalitetsindikatorer. Når det gjelder bruker og medarbeider undersøkelser gjennomføres de ihht egen plan. Brukerundersøkelser gjennomføres i prinsippet annet hvert år. Pga av budsjettsalderingsbehov har økonomiutvalget foreslått at det i 2011 ikke skal gjennomføres undersøkelser i kommunen

8 Gjennomføringsplan for spørreundersøkelser Aktivitetssenter E E 2. Areal og byggesak B B 3. Avlasting barn E 4. Barnehager foresatte B B 5. Barnevern-barn - B 6. Barnevern-foresatte - B B 7. Befolkning/Innbygger B 8. Bibliotek E 9. Bygg- og eiend.-utleieboliger E 10. Flyktning(egne unders. NAV etter 2005) 11. Fritidsklubber E E 12. Helsestasjon B 13. Hjemmetjeneste brukere B B 14. Idrettsanlegg(ikke i bruk etter 2005) 15. Kulturskolen E 16. Lag og foreninger(ikke i bruk etter 2006) 17. Medarbeiderundersøkelse B B B 18. Næringsliv E 19. Psykiatri(Psykisk helsevern) B 20. Rådmann-/ledelses-/ støtteundersøkelse E E E E 21. Skoler- foresatte S 22. * Skoler-elever S S S S S 23. Sosialkontor(egne unders. i NAV etter 2005) 24. Sykehjem-beboere som ikke er demente B 25. Sykehjem-pårørende til beboere B 26. Voksenopplæringen E 27. Demente i hjemmetjenesten B 28. Brukerrepresentanter-demente i hjemmetjenesten B 29. SFO B B 30. Utviklingshemmede-brukere B B 31. Utviklingshemmede-brukerrepresentanter B B E B S Egenprodusert undersøkelse Bedrekommune.no (Kommunenes sentralforbund) Skoleporten(Utdanningsdirektoratet) - 8 -

9 2.2. Kommunens planstrategi I planstrategi for perioden vedtatt i kommuneplanen av kommunestyret i august 2009 fremkommer planbegrunnelse og hvilke planer som må oppfinansieres. Det vil i tillegg fremkomme av planstrategien hvilke planer som er planlagt revidert i løpet av perioden. Det er i henhold til ny lov om PBL iverksatt krav om at kommunene skal utarbeide en planstrategi. Denne bestemmelsen gir pålegg om at kommunestyret skal ha vedtatt en planstrategi etter de nye bestemmelsene senest innen utgangen av første år etter valg på nytt kommunestyre etter at loven har trådt i kraft. Det stilles dermed ingen lovmessige krav til planstrategi i dag, men planlagte planer i 2012 vil bli påvirket av lovbestemmelsen. For at kommunens sine planer skal fungere slik som de er tiltenkt og innfri forventninger som ligger til dem, er det viktig at det er en sterk kobling mellom planenes mål, planstrategi, tiltak i handlingsdel og kommunens virksomhetsplan. Vedtatte plantiltak må prioriteres og finansieres gjennom virksomhetsplanen og ved hjelp av eksterne midler der det er mulig. Plangruppe og tema Sist Ansvarlig Finansiering Begrunnelse/ merknader vedtatt enhet Overordnede planer Kommuneplan samfunnsdel ved egne krefter ØKO x Må finansieres i 2012 gjennom VHP/ eksterne midler Lovbestemt etter PBL Kommuneplanens arealdel ABY x Er finansiert 09/ Lovbestemt etter PBL må evt finansieres 2012 gjennom VHP/ eksterne midler Virksomhetsplan/ økonomiplan/ budsjett Årlig ØKO x x x x Lovbestemt gjennom kommuneloven Kriseplan RM x Iht lover, forskrifter og retningslinjer gitt av DSB og Helse og sosialdirektoratet Temaplaner/delplaner som oppdateres jevnlig Næringsplan inkl landbruk 2009 ØK x Prioritert tiltak i handlingsprogram i kommuneplanen. Er vedtatt. Plan for fysisk aktivitet og naturopplevelse 2006 ØKO x VHP Vilkår for å søke om tilskudd gjennom spillemidler, jf lov om spillemidler av 1992 med forskrifter og om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet (2008) Årlig DRU x x x Jf begrunnelse over Anleggsplan idrett, handlingsprogram Sentrumsplan Ny ØKO/ABY x VHP/ evt søke om eksterne midler Prioritert tiltak i handlingsprogram i kommuneplan Plan for bydeler Ny ABY x VHP /evt søke eksterne midler Kystsoneplan 2001 ABY x VHP/evt. søke eksterne midler Tiltak i handlingsprogram i kommuneplanen. Vurderes på nytt i forbindelse med VHP Tiltak gjennom næringsplan, og Anbefalt revidert pga nye Det er etter lov om PBL obligatorisk for kommunen se over og vurdere kommuneplanens samfunnsdel og vurdere endringer i styringsdokumentene minst en gang hvert fjerde år når nytt kommunestyre skal ta stilling til den kommunale planstrategien senest ett år etter konstitueringen. 2 Det er etter lov om PBL obligatorisk for kommunen se over og vurdere kommuneplanens arealdel og vurdere endringer i styringsdokumentene minst en gang hvert fjerde år når nytt kommunestyre skal ta stilling til den kommunale planstrategien senest ett år etter konstitueringen. 3 Kriseplan revideres annethvert år

10 Plangruppe og tema Sist Ansvarlig Finansiering Begrunnelse/ merknader vedtatt enhet nasjonale føringer Kulturplan /strategi NY ØKO X Behov for en egen kulturplan med ett bredere utgangspunkt enn i næringsplanen. Miljø og klimaplan 2008 ØKO x VHP/evt eksterne midler Energi og klimaplan 2010 ØKO x ENOVA og kommunens avviksrapport Handlingsplan for universell utforming Helhetlig tiltaks og gjennomføringsplan for opprydding i forurensningssituasjonen i Harstad havneområde Kommunen har plikt etter miljøinformasjonsloven av 2004 til å ha oversikt og informere om forhold som har betydning for miljøet. vilkår for å motta statlig stønad til formålet/ tiltak. Ny DRU x Tiltak handlingsprogram i kommuneplanen NY ØKO x Har fått tilskudd Kommunal prioritering av fylkesmannen og KLIF egenandel gjennom VHP er finansiert i 2010 Oppvekst/ kompetanse Kulturelle skolesekken, Årlig ØKO x x x x Tilskudd fra Vilkår for deltakelse og midler handlingsprogram Fylkeskommune Plan for etter og videreutdanning i skolesektoren Ny ØKO x x x x Statlig finansiert Vilkår for å motta statlig stønad til formålet. Strategiplan for skoler frem til 2030 NY ØKO x VHP Tiltak handlingsplan til kommuneplanen. Plan for barnehager NY BYG x Er finansiert Kommunal prioritering gjennom VHP Teknisk/ infrastruktur Trafikksikkerhetsplan DRU Tiltak i handlingsprogram i kommuneplanen Transportplan DRU VHP/evt søke ekstern midler Tiltak i handlingsprogram kommuneplan Temaplan for Ny DRU VHP/ evt søkte kollektivtrafikk 5 midler Temaplan for gående og NY DRU VHP/ evt søke syklende 6 eksterne midler Delplan til transportsplan. Tiltak i handlingsplan i kommuneplanen Delplan til transportsplan. Tiltak gjennom handlingsplan i kommuneplan. Statens vegvesen har et pådriveransvar for dette arbeidet og skal etter planen i løpet av året starte et arbeid med registrering/kartlegging/planlegg ing av sammenhengende (gangog) sykkelvegnett i Harstad sammen med Harstad kommune. Hovedplan vannforsyning DRU Kommunal prioritering Hovedplan avløp DRU Kommunal prioritering Hovedplan for ytre områder DRU Kommunal prioritering Havneplan HH kf x Kommunal prioritering Plan for helhetlig NY BYG I handlingsplanen til 4 Gjennomføres i løpet av planperioden 5 Gjennomføres i løpet av planperioden 6 Gjennomføres i løpet av planperioden 7 Ingen planlagt revisjon i løpet av planperioden 8 Ingen planlagt revisjon i løpet av planperioden 9 Ingen planlagt revisjon i løpet av planperioden 10 Gjennomføres i løpet av planperioden

11 Plangruppe og tema Sist Ansvarlig Finansiering Begrunnelse/ merknader vedtatt enhet gjennomgang av fremtidens kommuneplan tomtebehov 11 Helse/ sosial Strategisk plan for 2006 BUT x Kommunal prioritering tverrfaglig, forpliktende, forebyggende arbeid Boligsosial handlingsplan 2008 BYG x Evt eksterne Kommunal prioritering midler Plan for helsemessig- og sosial beredskap Årlig HMT x x x x Lovpålagt etter lov om helsemessig og sosialberedskap. Rusmiddelpolitisk 2008 NAV x Lovpålagt etter alkoholloven handlingsplan Smittevernplan 2001 HMT Lovbestemt etter lov om vern om smittesomme sykdommer Helse- og omsorgsplan NY ØKO X Kommunal prioritering og kommunehelsetjenesteloven. Interne plandokumenter Overordnet kompetanseutviklingsplan PERS Kommunal prioritering x Plan for brannordningen 2007 BRB x brannvernslov Plan for brannsikring av Ny BYG x brannvernslov kommunale bygg 13 Plan oppgradering av el Ny BYG HMS, arbeidsmiljølov anlegg komm bygg 14 Lønnspolitisk plan 15 Ny PERS X Kommunal prioritering og HTA Handlingsplan for likestilling 2006 PERS x Lovbestemt gjennom likestillingsloven av 1978 Omdømmestrategi 2007 RM/KS Prioritert tiltak gjennom næringsplan. Kommunal prioritering/ vedtak Plan for etiske retningslinjer Ny RM X Kommunal prioritering. Planen er et av tiltakene gjennom lokaldemokratiundersøkelsen IKT-plan strategi for digital utvikling i Harstad kommune 2006 RM Kommunal prioritering og vedtak KS Arkivplan 2008 RM x Arkivloven 11 Gjennomføres i løpet av planperioden 12 Blir revidert i løpet av planperioden 13 Gjennomføres i løpet av planperioden 14 Gjennomføres i løpet av planperioden 15 Revidert i løpet av planperioden

12 2.3. Kommunens forvaltningspraksis Resultatmål for kommunens forvaltningspraksis Resultatmål Kritisk suksessfaktor/strategier Ind. Resultat-/måleindikator Siste resultat nr. God forvaltningspraksis Fokus på FO Kriteriepoeng 2006:509 evalueringskriteriene og kvalitetssystem. Fokus på ovennevnte utviklingstiltak S1.1 Ønsket resultat 2012: 530 Rådmannen tar sikte på å foreta en evaluering av kommunens forvaltningspraksis i 2012 ved omprioritering av midler Ekstern evaluering ihht praksiskriteriene Praksis-kriteriene er et internasjonalt sammenlignings- og målesystem for kommunal forvaltning. Det tar utgangspunkt i kommunen som politisk-demokratisk arena, ansvarlig for tjenesteproduksjon overfor innbyggerne og myndighetsutøvende organ i henhold til lover og forskrifter. Kommunene belønnes i forhold til i hvilken utstrekning de lever opp til disse verdiene. Harstad kommunestyre ønsker å prioritere disse utviklingsområdene videre: a. offentlighet og demokratisk kontroll b. samfunnsbygging m/hovedfokus næringsliv c. fornyelsespolitikk d. personalforvaltning e. kontroll og rapportering Oppfølging og prioritering fastsettes ved rullering av virksomhetsplanen. Sentrale styrings- og utviklingsmål for tjenestene og enhetene er foreslått lagt inn i målekartene for virksomhetsplanperioden. Felles målekart for alle enheter/tjenester kompletteres med følgende kommentarer knyttet til organisasjonsutviklingstiltak sett i forhold til evalueringskriteriene Handlingsplan Prioriterte utviklingstiltak for Harstad kommune innenfor hovedområdene: Kriterium 1: Offentlighet og demokratisk kontroll kriterium 2 Tilgjengelighet og borger-/brukerorientering Omdømmestrategier: God tilgjengelighet Innbyggerne og brukerne skal selv oppleve kommunen som lett tilgjengelig, ved kontakt og besøk, pr telefon eller ved bruk av internett. Informasjon og dialog med brukerne Kommunens hjemmeside skal videreutvikles og legge til rette for bedre dialog og økt selvbetjening med minst 5 stjerner i Norge.no Spesielt må forventninger og hva som faktisk er levert kommuniseres jevnlig f. eks ved presentasjon av årsrapporten. Holdninger/etikk Innbyggerne og brukerne skal ha en god opplevelse når de har kontakt med kommunen og i ansikt til ansikt-situasjonen når tjenester ytes

13 Politikere og administrasjonen skal følge nye etiske retningslinjer vedtatt av kommunestyret Politisk styre Vedtak Kommunestyret : 1. Harstad kommunestyre vedtar å endre kommunestyrets medlemstall fra 43 til 35 fra kommunestyrevalget i Kommunestyret tar forslag om utvalgsstruktur, medlemstall i utvalg og reglementer foreløpig til orientering med sikte på oppfølging etter kommunestyrevalget høsten Tiltak knyttet til brukermedvirkning og folkevalgtopplæring vurderes ved rullering av virksomhetsplan Etiske retningslinjer skal ha fokus i all drift og organisasjonsutvikling. Harstad kommunestyre ber Regjeringa/Stortinget se på om det er mulig å endre Ordet Formannskap til et mer kjønnsnøytralt navn og et navn som forteller mer tydelig funksjonene til Formannskapet. Tiltak 1: Nettstedsutvikling Engasjement av innbyggere: Prioritert tiltak er etablering av ny webløsning for Harstad kommune, med intranett og internett (hjemmeside) Formål: Bedre og raskere hjemmeside. Formidle informasjon om politiske vedtak, tjenesteenhetene og aktiviteter i enhetene som brukeren har nytte av. Utvikling av e- demokrati blir viktig fokusområde. Ansvar: Oppgradering av hjemmesida og tilrettelegging av system: Økonomi- og utviklingsenheten i samarbeid med IKT/personal- og organisasjonsenheten. Tiltak 2: Utvikle fellesekspedisjon og sentralbord Formål: Utvikle fellesekspedisjon og sentralbord mot servicetorg gjennom gode holdninger og etterleve rutinen slik den framgår av kvalitetshåndboka. Tiltak a): Øke kompetansen Ha god avtalekultur i alle enheter Svare på alle henvendelser i enheten i størst mulig grad Gjennomføre fraværsmarkering Ansvar: Administrasjonsenheten Tiltak b): Annonsere tiltak med telefonreferanse til saksbehandler eller enhet. Det samme gjelder telefonhenvisning på giro. Aktuell enhet skal bistå sentralbordet ved store belastninger som skyldes aktivitet i/fra enheten selv. Det vises for øvrig til eget forslag om nytiltak til VHP som beskriver mulig videreutvikling og kostnadsbehov. Ansvar: Enhetsleder administrasjonsenheten og aktuell enhetsleder. Tiltak 3: Utvikle selvbetjening Formål: Legge til rette for selvbetjening. Mer tilgang på digital informasjon

14 Tiltak: Alle dialogbasert skjema skal finnes elektronisk på hjemmesida. Legge byggesaksarkivet over på elektronisk form. Kostnad: Forprosjekt skanning byggesaksarkiv arkiv kr ,- Forprosjektjobben er så godt som avsluttet. Endelig rapport foreligger om kort tid. Ansvar: Rådmannen og ABY Øvrige tiltak: Økonomi- og utviklingsenheten i samarbeid med IKT/personal- og organisasjonsenheten samt enhetsleder areal- og byggesakstjenesten. Tiltak 4: Dialog med innbyggerne Formål: Dialog med innbyggerne for å avklare forventninger og gi tilbakemeldinger. Tiltak: Informere om brukerundersøkelser og om virksomhetsplanen/driftsplaner på hjemmesida og gjennom Radio Harstad og eventuelt også gjennom annonser. Den enkelte enhet skal ha dialog ved utarbeidelse av driftsplan og informere om brukerundersøkelser. Kostnad: Ikke utredet. Bruk av Radio Harstad må utredes ytterligere i forbindelse med revisjon av samarbeidsavtalen. I dag formidler Radio Harstad lyd fra kommunestyremøtene. Det vurderes også muligheten for å sende/streame bilder av disse møtene i samarbeid med Harstad Tidende. Ansvar: Ordføreren og rådmannen for informasjon angående hele kommunen. Enhetsleder for den enkelte enhet. Tiltak 5: Utvikle kommunikasjonskompetanse Formål: Utvikle kommunikasjonskompetanse på alle nivå Kompetanseutviklende tiltak rettet mot ledere iverksettes innenfor de disponible opplæringsmidlene. Publikumsbehandling er prioritert område. Det er et mål at alle ansatte med utstrakt publikums/brukerkontakt skal ha vært gjennom slik opplæring. Kostnad: Ikke nærmere utredet. Ansvar: Personal- og organisasjonsenheten. Tiltak 6: Revidere kommunestyret reglement Formål: Bedre og kortere møter. Revidere reglementet med sikte på å bedre møteavvikling og innhold. Kostnad: Dekkes over vedtatt budsjett, men krever oppgaveprioritering Ansvar: Ordføreren Tiltak 7: Revidere delegeringsreglementet Formål: Gi de tre sektorutvalgene mer myndighet. Revidere delegeringsreglementet med sikte på konkret delegering etter de særlover som er aktuelle for det enkelte utvalg. Kostnad: Dekkes over vedtatt budsjett, men krever oppgaveprioritering Ansvar: Rådmannen

15 Tiltak 8: Etiske retningslinjer Formål: Bedre holdninger og forebygge misligheter og korrupsjon. Nye vedtatte etiske retningslinjer kommuniseres i hele den politiske og administrative organisasjonen. Ansvar: Rådmannen og enhetsledere Kriterium 6: Personalforvaltning Lederutvikling: Utvikling av en lederkultur bygd på relasjonsbygging, støtte, oppfølging på tvers av enhetene Ansvar: rådmannen Ledelse, desentralisering og delegering Utviklingsprogram for enhetsledere og mellomledere realiseres med hovedfokus på å utvikle en lærende organisasjon, og hvor læring og utvikling står sentralt i styring, organisasjon, ledelse og hos den enkelte ansatte. Rådmannen har initiert en lederkompetanse- og utviklingsstrategi med fokus på verdibasert- og verdsettende lederskap for enhetsledere og mellomledere. Dette under faglig ledelse av Universitetet i Tromsø. Tilbakemelding fra enhetsledere som deltar her er at i snitt kun 20 % av arbeidstiden går med til utøvelse av lederskap og resten til ren administrasjon. Enhetslederne og Rådmannen er klar på at det må være et mål å øke denne andelen opp mot 50 %. Dette forutsetter at rammevilkårene for ledelse bedres i hele organisasjonen og at systematisk organisasjonsutvikling og personal- og ressursallokering tar sikte på å bedre disse rammevilkårene. Rådmannen ber om at kommunestyret også legger til rette for dette. Etablere en lærende organisasjon med myndigjorte medarbeidere som har fokus på læring og evaluering i hverdagen. Tiltak: Alle, ledere, politikere og ansatte skal innen utløpet av 2012 ha vært gjennom kompetansetiltak basert på verdi, verdsettende og empatisk lederskap/kollegaskap. Ansvar: rådmann og personal- og org. enheten Kriterium 7: Fornyelsespolitikk Harstad kommune som kunnskapsorganisasjon strategisk kompetanseutvikling I gjeldende hovedtariffavtale heter det i kapittel 3.3 For å sikre og utvikle virksomhetens generelle og spesielle kompetanse er det viktig å vurdere den enkelte ansattes formal- og realkompetanse og stimulere til kompetansehevende tiltak. Det er viktig at arbeidstakerne motiveres til å øke sine kunnskaper og styrke sin kompetanse samt at kommunene/fylkeskommunene legger stor vekt på målrettet og planmessig opplæring og utvikling av sine arbeidstakere gjennom interne og/eller eksterne tilbud. Arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker har hver for seg og i fellesskap et ansvar for å ivareta kompetanseutviklingen. Arbeidsgiver har ansvar for å kartlegge og analysere kommunens/fylkes kommunens kompetansebehov. På bakgrunn av kartleggingen skal det utarbeides en plan for gjennomføring av kompetansehevende tiltak. Det vises for øvrig til Riksmeklingsmannens forslag, pkt. V, litra a) Hovedtariffavtalen forutsetter at det skal være en naturlig sammenheng mellom kompetanse og lønnsutvikling. Harstad kommune har i 2010 gjennomført ovennevnte kompetansekartlegging. Målet videre er å benytte kartleggingsdata til analyse arbeid som grunnlag for kompetanseplanlegging i forhold til det fremtidige behov Harstad kommune har for kompetanse og arbeidskraft. Ansvar for oppfølging: Personal og org. enheten

16 Overordnet kompetanseutviklingsplan Ansvar for oppfølging: Personal og org. enheten Kriterium 8: Samfunnsbygging m/hovedfokus næringsliv Realisering av vedtatt kommuneplan og oppfølging av handlingsdel hvor utvikling av ny sentrumsplan for kommunen er sentralt og må prioriteres fulgt opp. Realisering av handlingdelen av vedtatt næringsplan må prioriteres. Ansvar: Rådmann og øko Kriterium 9: Kontroll og rapportering Kvalitet Resultatmål: Resultatmål Ind. nr. Kritisk suksessfaktor/strategier Resultat- /måleindikator Resultat 2009 Godt kvalitetssystem for kommunen Kvalitetssystem for hele kommunen. Gjennomføre opplæring. Motivasjon. Forankring i ledelse og enheter KVAL O1.1 Antall interne revisjoner pr. år. Indikatorkrav: Minimum : : : : 2 interne kvalitetsrevisjoner samt ett kontrollbesøk av personvernombudet

17 2.4. Resultatmål kommunale enheter Felles målekart for alle enheter Felles målekart utrykker resultatmål (hva skal oppnås), suksessfaktorer (hva må vi lykkes med) og indikatorer (hva skal vi måle og hva er ønsket resultat) for hva alle kommunens enheter skal produsere i virksomhetsplanperioden innenfor de 4 hovedfokusområder. Målekartet skal realiseres med de økonomiske rammer som er fastsatt for den enkelte enhet i planperioden. I tillegg har den enkelte tjeneste egne resultatmål. Resultatmål Kritisk suksess-faktor/strategier Ind. Nr. SAMFUNN Godt samarbeid med innbyggerne, nærmiljøet, og 3. sektor (lag og foreninger). Tilrettelegging for samhandling Arenaer for samhandling Fokus på omdømme AL S1.1 Resultat- /måleindikator Innbyggernes syn på kommunen. Indikatorkrav: Ønsket resultat: 5 Nedre akseptable grense: 3 Resultat : 4,12 Bærekraftig utvikling Tryggere lokalsamfunn Fokus på å oppnå bærekraftig kommunal drift, herunder; - bli miljøfyrtårnsertifisert - sparing av energi - kildesortering/gjenvinning - begrense papirforbruk - begrense restavfall - begrense klimagassutslipp Fokus på sikkerhet og forebygging AL S2.1 AL S2.2 AL S3.1 Antall kommunale miljøfyrtårn Indikatorkrav: økning Antall kommunale enheter med kildesortering av eget avfall i fraksjonene: brennbart, papir, mat, glass/metall, evt. ikke brennbart, farlig avfall, EE-avfall. Indikatorkrav: økning Antall skademeldinger for brukere(der dette er aktuelt) Ønsket resultat er reduksjon hvert år 2009: 0 NY 2005: : : : : 218 AL S3.2 Brukernes opplevelse av trygghet:(skala 1-4) 2009: Psykisk utviklingshemmede brukere: 3,4 Brukerrepresentanter for psykisk utviklingshemmede: 3,4 ORGANISASJON-/PERSONELL Godt arbeidsmiljø Utarbeide og iverksette tiltak for å øke frisknærvær. God tilrettelegging for eldre arbeidstakere. Tilrettelegging for inkluderende rekruttering. HMS-system som fungerer. God kommunikasjon Gjennomføring av medarbeidersamtaler Større stillingsandeler for AL O1.1 AL O1.2 Sykefravær Indikatorkrav: Reduksjon hvert år Frisknærvær Indikatorkrav: Økning hvert år 2005: 9,4% 2006: 10,5% 2007: 9,7% 2008: 11,2% 2009: 10,7% 2005: 90,6% 2006: 89,5% 2007: 90,3% 2008: 88,8% 2009: 89,3%

18 Resultatmål Kritisk suksess-faktor/strategier Ind. Nr. ansatte som ønsker det Gjennomføring av arbeidsmiljørettede arrangement(det er ikke lagt inn økte ressurser i VHP til dette formålet) AL O1.3 AL O1.4 AL O1.5 Resultat- /måleindikator Medarbeidertilfredshet Indikatorkrav: Ønsket resultat: 5 Nedre akseptable grense: 4 Stillingsstørrelse Indikatorkrav: Mindre enn 10 % av de fast ansatte med deltidsstilling skal være misfornøyd Antall skademeldinger for ansatte Ønsket resultat er reduksjon hvert år Resultat : 4,6 2006: 4,7 2007: 4,6 2009: 4,3 2006: 28,4 % 2009: 22,6 % 2005: : : : : 411 Relevant kompetanse i personalet Etablere en lærende organisasjon med myndigjorte medarbeidere som har fokus på læring og evaluering i hverdagen AL O2.1 Andel faglært personale i hht bemanningsplan Indikatorkrav: 100% 100% bortsett fra ved inntak av vikarer Alle ansatte skal innen utløpet av 2012 ha vært gjennom kompetansetiltak basert på verdi, verdsettende og empatisk kollegaskap. AL O2.2 Turnover Indikatorkrav: mindre enn 10% 2% God ledelse Ledelse med fokus på verdsetting, myndiggjøring, empati og gode relasjoner som plattform for etablering av en lærende organisasjon. Alle ledere og politikere skal ha gjennomført opplæringstiltak basert på dette. Tilrettelegge for at kommunens ledelse skal få handlingsrom og rammevilkår for slik ledelse Fokus på etiske grunnregler og praktisering AL O2.3 AL O3.1 AL O3.2 Opplevd egenkompetanse Indikatorkrav: Ønsket resultat er 5 Nedre akseptable grense er 3 Medarbeidertilfredshet (nærmeste leder) Indikatorkrav: Ønsket resultat: 5 Nedre akseptable grense: 4 Enhetsledertilfredshet (rådmannsfunksjonen) Indikatorkrav: Ønsket resultat: 5 Nedre akseptable grense: : 4,8 2006: 4,8 2007: 4,8 2009: 4,8 2005: 4,3 2006: 4,5 2007: 4,4 2009: 4,4 2005: 5,1 2006: 4,3 2007: 5,0 2009: 5,0 Redusere risiko Systematisk kartlegge risiko for hendelser man vil unngå ved gjennomgang av: - kvalitetssystem - internkontrollsystemer for HMS og informasjonssikkerhet - fagområder med krav om internkontroll (ledelsesgjennomgang) Styrket egenkontroll AL O4.1 Gjennomført internkontroll i enheten NY

19 Resultatmål Kritisk suksess-faktor/strategier Ind. Nr. God organisering Org. struktur som er tilpasset aktivitet, krav til kvalitet og brukere. Struktur som ivaretar behovet for ledelse, omsorg og utvikling. Struktur som er tydelig på ansvar, roller og myndighet, samt evne til utvikling og fornying. Medarbeidere som kjenner organisasjon og egen rolle. Resultat- /måleindikator O5.1 Andel stillingsbeskrivelser for alle funksjoner og kategorier. Indikatorkrav: Ønsket resultat: 2010: 75% 2011: 100% Resultat 2009 TJENESTE/BRUKERE Fornøyde God saksbehandling brukere Godt begrunnede vedtak Gode muligheter for brukermedvirkning. Avklart kvalitet og omfang på kommunale tjenester ved hjelp av oppdaterte tjenestebeskrivelser med serviceerklæring O5.2 Opplevd samsvar mellom oppgaver og ressurser. Indikatorkrav: Ønsket resultat: 2010: : 5 AL T.1.1 AL T.1.2 Antall klager avvikssystem Indikatorkrav: Reduksjon Antall klager forvaltningsvedtak Indikatorkrav: Reduksjon 2009: 4,2 2006: : : : : : : 273 ØKONOMI God økonomistyring og budsjettdisiplin Enheten beholder del av overskudd og dekker del av underskudd. AL Ø1.1 Regnskap = budsjett Gode regnskapsrutiner med fortløpende: - bilagsbehandling i alle enheter - skanning av fakturaer AL Ø1.2 Antall fakturaer betalt etter forfall Indikatorkrav: Ønsket resultat er :

20 Organisasjon/personell Tabellen viser antall stillingshjemler pr og samt endring fra 2010 til Tjeneste- og støtteenheter Endring Merknader Rådmannen 6,0 7,0 1,0 Ny jurist/advokatstilling barnevern Personal- og organisasjon 46,8 46,9 0,1 Inkl. 19,8 årsverk i 2011 som gjelder stillinger i vikarpool helse og omsorg Økonomi- og utvikling 26,7 27,1 0,3 Inkl 8,5 årsverk gjelder spes. Ped. stillinger i private barnehager Administrasjonsenheten 14,5 15,5 1,0 Kundebehandler økt 1 stilling Regnskapsenheten 11,5 11,5 0,0 Tildelingsenheten 8,8 8,8 0,0 Kemnerenheten 15,6 14,6-1,0 Nedleggelse av Juristhjemmel Areal- og byggesak 24,8 24,8 0,0 Brann- og beredskapstj. 30,1 30,1 0,0 Bygg- og eiendom 71,8 74,0 2,2 Økt renhold, Byggeklossen barnehage, Hagebyen skole Drift- og utbygging 64,0 63,5-0,5 Nedleggelse av 0,5 stilling samaanl. Nav 26,8 26,8 0,0 Barne- og ungdomstjenesten 37,9 37,9 0,0 Harstad bibliotek 7,9 7,8-0,1 Barnehager Harstadåsen barnehage 32,0 31,0-1,0 Byggeklossen barnehage 25,2 31,9 6,7 Fargeklatten barnehager 20,3 21,3 1,0 Heggen barnehager 32,5 41,5 9,0 Gangsåstoppen barnehager 35,2 26,5-8,7 Hinnstein barnehager 32,7 32,7 0,0 Bergsåsen barnehager 23,5 24,5 1,0 Skoler Gausvik skole 12,3 12,3 0,0 Medkila skole 29,6 31,4 1,8 Sørvik skole 31,0 30,9-0,1 Kila skole 54,2 53,4-0,8 Kanebogen skole 37,5 37,5 0,0 Seljestad barneskole 33,6 34,6 1,0 Seljestad ungdomsskole 41,5 43,6 2,1 Harstad skole 77,4 77,4 0,0 Hagebyen skole 42,8 42,8 0,0 Bergseng skole 27,0 32,6 5,6 Ervik skole 14,2 14,2 0,0 Grytøy oppvekstsenter 23,8 21,3-2,5 Sammensl. Alvestad og Lundenes Harstad kulturskole 10,3 10,3 0,0 Harstad Voksenopplæring 22,8 22,8 0,0 Helse og omsorg Omsorg Stangnes 97,8 116,7 19,0 Klubbholmen botiltak 16 still., 4 st. hjemmetj. Psykiatri, red. av vedt.timer Omsorg Sør 116,6 150,5 33,9 Knorrebakken 9,5, tiltak funskjonshemmede 8,3, 3-3 turnus Kveldsol 2,2, BPA 0,9, 8,3 stillinger overført fra Nord, Kanebogen avlastningssenter nytiltak 4,2, Omsorg Sentrum 165,8 171,2 5,3 Nye stillingshjemler til ekstra tunge brukere Omsorg Nord 144,2 147,9 3,7 Økning i vedtatte timer 6,3, nye brukere 3,5, tilbakeført ressurser 9 % 1,9 og overført stillinger til sør 8,3, superbruker profil 0,2 Helsehuset 105,0 113,8 8,8 1,5 stilling Ergoterapeut, 1,5 stilling fysioterapeut, Økt sykepleieressurs Harstad sykehjem 5,1, 9 % tilbakeført sykehjem 0,6 Sum alle enheter 1 682, ,6 88,6-20 -