NY SKOLESTRUKTUR I SVELVIK KOMMUNE IMPLEMENTERINGSPLAN

Transkript

1 NY SKOLESTRUKTUR I SVELVIK KOMMUNE IMPLEMENTERINGSPLAN

2 NY SKOLESTRUKTUR Organisering og mandat Arbeidet med gjennomføring av ny skolestruktur organiseres med en styringsgruppe, arbeidsgrupper og referansegrupper Styringsgruppen består av Rådmann, for skole, HR-rådgiver og hovedtillitsvalgte for Utdanningsforbundet og Fagforbundet. Styringsgruppen skal samordne arbeidet, avklare utfordringer underveis og ta endelige beslutninger om innholdet i framdriftsplanen. Arbeidet med omstilling og personaldisponering, samt tildeling av skoleplass til elever, rettigheter til skyss og skolenes kapasitet er lagt til styringsgruppen. Det etableres videre egne arbeidsgrupper innenfor følgende områder: Informasjon, disponering og flytting av inventar og utstyr, skoleskyss, skolevei/trafikksituasjon/parkering, bygningsmessige tilpasninger og mottaksplaner og samordning av drift. Arbeidsgruppene skal utarbeide forslag til konkret framdriftsplan innenfor sitt område med en gjennomført risikovurdering og foreslåtte Alle skolene og skolenes rådsorganer er referansegrupper i arbeidet. Gruppene skal levere innspill til arbeidet i forkant og uttale seg etter at planen er ferdig utarbeidet. Ved behov kan det bes om innspill også underveis i prosessen. Mandat for arbeidsgruppene Arbeidsgruppene skal utarbeide forslag til en konkret framdriftsplan innenfor sitt område. Forslag til framdriftsplan leveres styringsgruppen så snart den er ferdig og senest innen 31.mars for endelig avgjørelse. Planen skal inneholde følgende punkter: beskrivelse av oppgaven, dato for gjennomføring, hvem som er ansvarlig og hvem som skal bidra i gjennomføringen. Planen skal ivareta arbeidsmiljø, praktiske og pedagogiske løsninger. I tillegg skal det gjennomføres en risikovurdering med forslag til

3 ORGANISERING Rådmann Skole HR-Rådgiver Hovedtillitsvalgt Utdanningsforbundet Hovedtilligtsvalgt Fagforbundet Styringsgruppe Skoler Innspill-/referansegruppe Råd/utvalg i skolene Innspill- /referansegruppe Skoleskyss Skolevei trafikksituasjonen Bygningsmessige tilpasninger Informasjon Disponering og flytting av inventar og utstyr Samordning av drift, Mottaksplaner Tildeling av skoleplass og skoleskyss Personal- disponiering Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Styringsgruppe Styringsgruppe GRUPPE 1: Skoleskyss Oppgave: Planlegge praktisk gjennomføring og organisering av skoleskyss og lage en framdriftsplan for dette. GRUPPE 2: Skolevei og trafikksituasjon Oppgave: Vurdering av elevenes skolevei, trafikkutfordringer ved skolene, parkeringsproblematikk og lage en framdriftsplan for eventuelle nødvendige tiltak GRUPPE 3: Bygningsmessige tilpasninger Oppgave: Vurdere hvilke bygningsmessige tilpasninger som er nødvendig for gjennomføringen og lage framdriftsplan for dette arbeidet GRUPPE 4: Informasjon Oppgave: Vurdere informasjonsbehovet ved gjennomføring av strukturendringene og lage framdriftsplan for dette GRUPPE 5: Disponering av inventar og utstyr Oppgave: Lage plan for vurdering av utstyrsbehov ved skolene, fordeling av utstyr og praktisk gjennomføring GRUPPE 6: Samordning av drift Oppgave: Lage plan for nødvendig samordning av drift ved skolene og utarbeidelse av mottaksplaner GRUPPE 7: Tildeling av skoleplass og rettigheter til skoleskyss Oppgave: Utarbeide prinsipper for fordeling av elevene på skolene og lage en framdriftsplan for arbeidet GRUPPE 8: Personaldisponering Oppgave: Utarbeide framdriftsplan for disponering, omstilling og nedbemanning for personalet

4 GJENNOMFØRING AV NY SKOLESTRUKTUR OVERORDNET FRAMDRIFTSPLAN FOR ARBEIDET Ansvar Februar Mars April Mai Juni August Avklare framdrift, arbeidsgrupper og mandat/arbeidsoppgaver for utarbeidelse av framdriftsplanen Forankring Innhente innspill fra skolenes rådsorganer til arbeidet med følgende punkter i planen: Informasjon Skolevei, trafikksituasjonen, parkering Skoleskyss Bygningsmessige tilpasninger Skoleplassering for elever Innhente innspill fra skolene til arbeidet med følgende punkter i planen Informasjon Disponering og flytting av inventar og utstyr Skolevei, trafikksituasjonen, parkering Skoleskyss Bygningsmessige tilpasninger Samordning av drift, mottaksplaner Skoleplassering for elever Arbeid i grupper med implementeringsplan Kartlegge ønske om skoleplass hos foresatte Ferdigbehandle plan for omstilling og nedbemanning i skolestruktursaken Utarbeide kriterier for tildeling av skoleplass og rettigheter til skoleskyss Definering av kapasitet ved barneskolene Innhente uttalelser fra skoler og skolenes rådsorganer om innholdet i implementeringsplanen Arbeid med gjennomføring av implementeringsplan Melding om tildelt skoleplass for skoleåret Etablere samarbeid på tvers av skolene Klagebehandling på tildelt skoleplass Arbeid med gjennomføring av implementeringsplanen Etablering av skyssordning i henhold til framdriftsplan Arbeid med gjennomføring av implementeringsplanen Oppstart av skoleåret Iverksetting av mottaksplaner Styringsgruppen Skolenes rådsorganer Arbeidsgruppene Styringsgruppen Styringsgruppen AMU Styringsgruppen Kommunestyret Styringsgruppen Skolenes rådsorganer Ansvarlige etter planen Styringsgruppen / Rådmannen Ansvarlige etter planen Ansvarlige etter planen

5 FRAMDRIFTSPLAN GRUPPE 1: SKOLESKYSS Uke Oppgave Ansvarlig Bidragsytere Uke 17 Avklare hvilke elever som har rett til skoleskyss ved barneskolene Uke 18 Avklare hvilke elever som har rett til skoleskyss pga særlig farlig eller vanskelig skolevei eller pga funksjonshemminger Uke 19 Uke 20 skole Avklare busstilbudet med VKT /Avtale møte Agenda: - Rutiner for å bestille busskort og følgekort - Avtale skoleskyss fra Når, antall busser etc, samordning med u-skolen - Avklare stopp for av/påstigning og bussens kjørerute - Tilrettelegging for spesialskyss - Avklare sikring av elever på bussen - Elever som har SFO-plass, hva slags rettigheter har de til busskort? Uke 22 Bestille busskort Kontorkonsulenter Kontorkonsulenter Uke 22 Planlegge opplæring/tilsyn ved oppstart av skoleskysstilbudet Uke 23 Informere foreldre om busstilbudet Ledere ved skolene Uke 34 Dele ut busskort Kontorkonsulenter Uke 34 Iverksetting av opplæring/tilsyn ved oppstart av skoleskyssordningen Risikofaktorer i arbeidet Elever kommer for sent til bussen eller finner ikke fram til holdeplass Skoleveien foresattes ansvar Trygt venteareal Trygg avstigning ved ankomst En ansatt følger på skolebussen t/r i 1 2 uke. Lage en elev-veiledning dersom man ikke rekker skolebussen. Skolebussen bør skille mellom transport av elever til barne- og ungdomsskoler. Eleven må oppleve at de er ivaretatt/ trygge på bussen. Tar tid å innarbeide nye strukturer og rutiner Lage informasjon med felles regler, konsekvenser og rutiner for oppførsel på buss. Lys, brøyting/ strøing om vinteren Venteareal på område som er trafikksikkert Vurdere behov for å møte elevene

6 FRAMDRIFTSPLAN GRUPPE 2: SKOLEVEI - TRAFIKKSITUASJON Uke Oppgave Ansvarlig Bidragsytere Uke 14 Intern vurdering og avklaring trafikkområder med særlige utfordringer. Innspill fra skolesektoren. Uke 14 Gjennomgang av vedtatt trafikksikkerhetsplan og legge aktuelle punkter derfra inn i denne vurderingen. Uke 15 Uke 18 Tilknytte ekstern kompetanse for vurderinger av trafikkutfordringer (ref pkt 1) Avklare eventuelle trafikkfarlige strekninger på skolevei som gir rettigheter til skoleskyss. Trygg trafikk Statens vegvesen Politi Ekstern konsulent ved behov Skolesektoren Trygg trafikk Uke 18 Fastsette drop-punkt henting/levering av barn ved Tømmerås- og Tangen skole. Teknisk tjenester. Skolesektoren Uke 18 Fastsette parkeringsplasser for ansatte på skolene/rådhuset /ungdomskolen. Rådmann Teknisk tjenester Skolesektoren Uke 19 Vurdere trafikksikker ordning for elevene mht til kryssing av FV-319 ved Tømmerås skole Skolesektoren Trygg trafikk Statens vegvesen Skolesektoren Uke 19 Sammenstilling av trafikksikkerhets -utfordringer og forslag til tiltak. Uke 19 VEDTAK: Tiltaksliste ift trafikksikkerhet vedtas av Rådmannen rådmannen Uke Iverksetting av nødvendige trafikksikkerhets-tiltak Eksterne Skolesektoren Uke 34 Avklare og informere om av og påstinging og Teknisk tjenester kjøremønster ved skolene. Teknisk Risikofaktorer i arbeidet Fysiske tiltak ikke ferdigstilt til skolestart Endrede forutsetninger enn det som er lagt til grunn i vurderingene. Sørge for midlertidige løsninger Evaluere reell situasjon høsten 2014.

7 FRAMDRIFTSPLAN GRUPPE 3: BYGNINGSMESSIGE TILPASNINGER Uke Oppgave Ansvarlig Bidragsytere Tangen skole Mai Toalett SFO bygges om til to stk wc gutter. Lager v/klasserom bygges om til to stk wc jenter. Klosett ute holdes da fortsatt stengt (gamle-fløya) Rektor Tangen skole Uke Tilpasning hyller etc på begge sider i klasserom (gamle-fløya) Rektor Tangen skole Uke Avklare og eventuelt flytte data/bibliotek inn i naturfagrommet (nybygget) Rektor Tangen skole Rektor Tangen skole Uke Montere innvendige persienner/blendingsgardiner i klasserom mot sør (nybygget) Rektor Tangen skole Uke 26 Montering/demontering av utstyr. Montere hyller i lager og på loft (nybygget) Rektor Tangen skole Tømmerås skole Uke 19 Avklare plassering og behov for utvidet Ledelse søppelhåndtering ved Tømmerås skole og forhåndsbestille Tømmerås skole Uke 24 Ombygging av vaskerom/lagerrom er gjennomført Ledelse Uke 31 Demontering/montering av nye garderobeplasser i base 1.-7.klasse Uke 31- Maling av garderober og ev. enkelte innvendige vegger Uke 31 Maling av utvendig mur mot vest og i atriet Uke 26 - Montering av hyller i lager v/base 7 Uke 26 - Montering/demontering av utstyr som skal Ledelse flyttes/byttes. Skolen setter opp oversikt Uke 27 - Oppgradering av kjøkken i mediateket Ledelse Uke 27 - Justering, ev. reparasjon av utvendige persienner Uke 31 - Maling og bytte tak på utebod Risikofaktorer i arbeidet Utfordringen med ventilasjonskapasitet Skole/SFO drift parallelt med bygningsarbeid Ventilasjonsanlegget justeres inn og følges opp med egenkontroller i ettertid i forhold til ny drift. Sørge for nødvendig sikring rundt arbeidsområdet og god kommunikasjon med ledelsen.

8 FRAMDRIFTSPLAN GRUPPE 4: INFORMASJON Tid Oppgave Ansvarlig Bidragsytere Februar til Jevnlige drøftingsmøter, hver- eller annenhver uke etter Rådmann Hovedtillitsvalgte august behov om temaer tilknyttet gjennomføringen Plasstillitsvalgte Februar Informasjon til foresatte om hvordan og når skoletildeling blir gjennomført. Rådmann Februar - mai Særskilt informasjon til og kontakt med foresatte til barn med spesielle behov ifbm skoletildeling og organisering av spesialundervisnings-tilbudet. April Informasjon til skolen, foresatte og elever om skoletildeling Rådmann April Informasjon til ansatte og foresatte om hvem som skal utgjøre Rådmann ledelsen ved skolene April Informasjon til ansatte om tildelt tjenestested Rådmann April - mai April - mai Fortløpende Mai-August Fortløpende Mai - august Informasjon til ansatte om hvordan overgangen skal foregå, plan for å bli kjent, samkjøring og bygging av innholdet i de nye skolene. Info til foresatte for nye førsteklasser om gjennomføring av førskoledager og foreldremøte Informasjon til ansatte om flytteprosessen Informasjon til ansatte, foresatte og elever om tiltak som iverksettes for å bøte på ulemper som strukturendringen medfører slik som: Klassesammensetning Ledelse og ansatte ved de to skolene Skolevei Skoleskyss Løsning på trafikkforholdene ved Tømmerås skole (og ungdomsskolen) Leirskole Planer for ivaretaking av elevene ved overgang til ny skole/mottak av elevene på skolen Presentasjon av de nye SFO-ene med søke-info Informasjon praktisk gjennomføring av sommer-sfo Rektor Rektor ved Tømmerås og Tangen skoler Rektor Rektor ved skolene Tekniske tjenester Februar - Aktuell informasjon legges på hjemmesiden til Rådmann, august Kommunen tjenesteleder Fronter August Klargjøre Fronter til skolestart Rektor Berger skole Ledelsen ved skolene Risikofaktorer i arbeidet Sikre at alle får nødvendig informasjon i god tid Sikre at alle vet hvor de skal rette sine henvendelser Sikre at informasjon som gis er presis og samordnet Sikre at alle får anledning tidsmessig til å komme med innspill til de saker som legges ut til uttalelse Følge tidsfrister i planer Gi gode og informative opplysninger til alle parter Tydelig ansvarsplassering Høring og info med frister for uttalelse skal ha rimelig frist for tilbakemelding

9 FRAMDRIFTSPLAN GRUPPE 5: DISPONERING AV INVENTAR OG UTSTYR uke Oppgave Ansvarlig Bidragsytere Uke Avklare lokalisering og drift av SFO i ferieukene ift. trafikk, flytting, klargjøring m.v. Sende ut foreløpig info. Skoleledelsen ved barneskolene Arbeidsledere SFO Uke 17 Avklare tidspunkt for hovedrengjøring og ferieavvikling i tekniske tjenester for gjennomføring av flytting Uke 20 Avklare hvem som skal utføre flyttearbeidet, evt. hente inn priser m.v. Uke 21 Lage oversiktsplan for Tangen og Tømmerås skoler, med definert bruk av hvert rom, inkludert SFO. Planen skal utarbeides med tanke på bruk av skolen fra skolestart Ledelsen ved Tangen og Tømmerås Personalet Uke 21 Definere behov for inventar og utstyr fra skolestart ved Tangen og Tømmerås skoler. Ledelsen ved Tangen og Tømmerås Personalet Uke 22 Avklare behov for/budsjett til vedlikehold, reparasjoner m.v. ved Tangen og Tømmerås i ferien. Ledelsen ved Tangen og Tømmerås, Uke Planleggingsmøte, lage kjøreplan for flytting skole Ledelsen ved skolene Uke 23 Avgjøre hvordan inventar og utstyr fra Berger og Ebbestad skal fordeles. skole Rektorene Uke 23 Bestille emballasje for nedpakking, mengde og type. Etiketter. Kontorkonsulenter Uke 25 Merke klasseromsmøbler, kontormøbler og annet materiell som skal kasseres på Tømmerås og Tangen skoler Ledelse Ansatte Uke 25 Bestille containere for utplassering på skolene Tømmerås og Tangen i juni og august. Etablere nødvendige overskuddslagre. 25 Pakke ned og merke alt som skal flyttes fra Berger og Ebbestad 25 Klargjøre rom for innflytting/ommøblering Tangen og Tømmerås Ledelsen ved Berger og Ebbestad. Ledelsen ved Tangen og Tømmerås Personalet, elever Personalet, elever 25 Oppstart demontering, flytting, oppmontering av inventar 26 Instruere og gjenomgå kjøreplan med eksternt flyttemannskap Skoleledere Ledelsen ved Tangen og Tømmerås

10 Uke 27 - Tilrettelegge for stellemuligheter Ledelse Tømmerås skole Vedlikehold, reparasjoner gjennomføres etter avtale. Demontering, flytting og oppmontering fra uke 25 fortsetter Hovedflyttelass, samtlige barneskoler. Inkludert bortkjøring av utstyr som skal lagres /tas vare på., Ledelsen ved barneskolene, 34 Oppsamling og transport av det som evt. ikke kom med i Utpakking og klargjøring av rom Ledelsen ved skolene Eksternt firma utfører Eksternt firma Personalet Utstyre og supplere samlinger og spesialrom Skoleledelse, samlingsstyrere 34 og utover Fordeling av utstyr som er til overs Ledere ved skolene Mottakerskole Kassering av utstyr Avgiverskole 35 Lage forslag for etterbruk og fordeling av uteleker Ebbestad og Berger skoler Skoleledelsen FAU Sept-okt. Vår 2015 Evt. effektuere plan for uteleker Ebbestad og Berger skoler Lage plan for uteområdet på Tømmerås og Tangen skoler Skoleledelse, Eksterne FAU Risikofaktorer i arbeidet At flytting ikke lar seg gjennomføre innenfor tidsrammen. Demontering og kjøring i skoletida. Ulykker / skader på elever. Tilstrekkelig med mannskap og kjøretøy til å kunne jobbe på flere skoler parallelt. Følge framdriftsplanen så langt som mulig. Undervisningslokaler og SFO prioriteres hele veien. Datautstyr, kopimaskiner m.v. prioriteres også. Gode og tydelige avtaler gjøres underveis i forkant av hver aktivitet. Elever tas alltid bort fra rom og områder der arbeid skal utføres i forkant. Kjøring i skolegård avklares hver gang. Alltid 2 pers. pr. bil slik at en kan gå foran. Feilplassering av møbler og utstyr. Tydelig merking av alt som skal flyttes, med romnr. / basenr. Feil må meldes fra til nærmeste leder umiddelbart (hvis den ikke kan rettes opp av en selv). Skolenes ledelse overvåker prosessen Sensitiv informasjon på avveie. Arkiver, elevmapper osv. flyttes bare etter avtale mellom en ansvarlig avsender og mottaker. Lærere gir ikke fra seg sensitive dokumenter, men tar med dette til ny arbeidsplass selv. Manglende oversikt over personer på skolenes områder. Uvedkommende, ulåst Eksterne og ansatte i TT har identifiserbare arbeidsuniformer eller Id-kort. bygg osv. Nøkler deles ikke ut til eksterne. Dagsansvarlige for låsing utpekes. Skader på eksterne personer, eksterne personer skader skolens utstyr. Avklare ansvarsforsikringer for eksterne personer, ansvarsforsikringer for skade på utstyr påført av eksterne. Ansatte skader seg i arbeidet. Avklare hva skolenes ansatte skal kunne og ikke kunne utføre ift. løfting, bæring osv. jfr. yrkesskader.

11 FRAMDRIFTSPLAN GRUPPE 6: SAMORDNING AV DRIFT/MOTTAKSPLANER Dato Oppgave Ansvarlig Bidragsytere Uke 18 Samordning av SFO i ny struktur Ledelsen på skolen Uke 19 Avklare leirskole for skoleåret Ledelsen på skolen Uke Utarbeide mottaksplaner for elever og ansatte, Ledelsen på skolen Ansatte inkl. besøk for elever på skolen før sommeren Uke Organisering av spesialundervisning Ledelsen på skolen Ledere ress.team Uke 20 Avklare disponering av fellesarealer TØ og SUS Rektor på TØ og Svelvik u-skole Uke 21 Planlegge førskoledager på Tømmerås og Tangen Rektor på TA og TØ skoler Uke 23 Sammensetting av nye klasser Ansatte Uke Førskoledager med foreldremøte Rektor på TA og TØ Lærere Uke 33 Planleggingsdager for ansatte Ledelsen - Forberede mottak av elever - Planlegge drift Uke 34 Oppstart av skoleåret og iverksetting av Ansatte ved skolene mottaksplaner Uke 35 - Samordne og utvikle strukturer, planer, drift Risikofaktorer i arbeidet Ikke besatte stillinger ved oppstart av skoleåret Følge plan for omstilling og nedbemanning Rask rekruttering ved ledige stillinger

12 FRAMDRIFTSPLAN GRUPPE 7: TILDELING AV SKOLEPLASS OG SKOLESKYSS Dato Oppgave Ansvarlig Bidragsytere Uke 11 Utarbeide rutiner og kriterier for tildeling av skoleplass Rådmannen Fylkesmannen Ferdigstille KST om prinsipper for tildeling av skoleplass og skoleskyss Rådmann Uke Kartlegging av ønsket skoleplass for elever HR Uke Fordeling av elever på Tømmerås og Tanger skoler Rådmann,, PPT Uke 15 Prinsipper for tildeling av skoleplass og skoleskyss. Vedtak i KST (7.4.14) Rådmann Uke 15 Forhåndsvarsel om tildelt skoleplass for elevene sendes foreldrene Informasjon til skolene Rådmannen Rådmannsfunksjon Uke 18 Vedtak om tildelt skoleplass og skoleskyss Sendes foreldrene. Informasjon til skolene Rådmannen Rådmannsfunksjon Uke Behandling av klagesaker, ev. oversendelse til Fylkesmannen for klagebehandling Rådmannen Ca uke 25 Melding om endelig vedtak Fylkesmannen i Vestfold Risikofaktorer i arbeidet Feil beslutning på tvers av lovverk Utarbeide prinsipper for tildeling av skoleplass Juridisk vurdering av lovverk Gjennomføre kartlegging av ønsket skoleplass, samt særskilte forhold det bør tas hensyn til

13 FRAMDRIFTSPLAN GRUPPE 8: PERSONAL (Omstilling og nedbemanning) Dato Oppgave Jf pkt i rutinen pkt Framlegge dokumentasjon for behovet og grunnen for omstilling/ nedbemanning (bl.a vedtak i kommunestyremøtet 12/12, økonomisituasjonen, utredning skolestruktur) 1, 2 og 4 Ansvarlig Bidragsytere Bemanningsplan, nå- og etter- situasjonen (med spesifisering i fht kompetansebehov for å løse oppdraget) Plan for informasjon til ansatte i prosessen Plan for medbestemmelse Drøfte og klargjøre områder for omstilling/nedbemanning, utvelgelseskriterier og alternative tiltak HR HR Styringsgr. Tj.leder HTV Frist for sakspapirer til AMU. Svein er informert om at saken kommer til AMU pr tlf 3/ AMU-møte behandle planen for omstilling/nedbemanning - skole HR 3 AMU Kartlegging av ønsket tjenestested, kompetanse, tjenestetid og sosiale forhold av alle ansatte som tenkes berørt. Her må det vurderes hva som gjøres med kartlegging blant assistentene. Det foreligger dokumentasjon fra forrige runde, her kan det vurderes å utarbeide et brev/fullmakt slik at de som ønsker kan få det de skrev sist med i denne prosessen og de som ønsker å skrive nytt kan få gjøre det. 5 HR Tj.leder Drøfte - Utvelgelse av potensielle overtallige 6 Styringsgr. Gro/LAS Individuelle drøftinger med ansatte og deres tillitsvalgte grunnlaget for oppsigelsen, utvelgelse av hvem som skal sies opp og sosiale forhold Interesseavveiing virksomhetens behov og ulempene for den enkelte ansatte ved oppsigelse Drøfte hvilke tiltak som iverksettes umiddelbart muntlig informere berørte arbeidstakere 7 Tj.leder HTV 8 Tj.leder HTV 9 Tj.leder HTV Oppsigelse 10 Tj.leder HR Sette opp oversikt over arbeidstakere som vil ha fortrinnsrett til stilling Drøfte tjenestested for ansatte Informasjon ut til ansatte om tjenestested HR vil bistå med råd/veiledning/rutiner/maler etter behov Tj.leder HTV

14 Risikofaktorer i arbeidet Usaklig/uriktig oppsigelse Følge rutinen for omstilling/nedbemanning Ha god og ajourført oversikt over bemanning via bemanningsplaner Kontrolldialog med rektorene underveis