EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Formannskapssalen Tidspunkt - fra: 09:00 Tidspunkt - til: 12:00 Sak fra / til: 021/10-029/10 Følgende medlemmer møtte: Kirsti B. Svalestad (AP) Svein Olav Tengesdal (SP) Tom Harry Albertsen (FRP Kim Skjæveland (H) Følgende medlemmer hadde forfall: Ingrid W. Berglyd (KRF) Følgende varamedlemmer møtte: Lisebeth Kjos-Hanssen (V) Følgende varamedlemmer møtte i enkeltsak(er): Følgende fra administrasjonen/andre møtte: Fra sekretariatet: Thale Thomseth Fra Rogaland Revisjon IKS: Bård Humberset Fra administrasjonen i Eigersund kommune: Kristin Haugeland Merknader til møtet: Kristin Haugeland personalsjef i Eigersund kommune gjennomgikk funn fra HMSundersøkelse for alle ansatte i miljøavdelingen. Undersøkelsen ble gjennomført i november Saken hører under 023/10, men ble tatt under 029/10 i lukket møte all den tid opplysningene er unntatt offentlighet. Kirsti B. Svalestad Utvalgsleder Thale Thomseth Utvalgssekretær

2 Utvalgets faste medlemmer/varamedlemmer (5): Kirsti B. Svalestad (AP) Svein Olav Tengesdal (SP) Tom Harry Albertsen (FRP) Kim Skjæveland (H) Ingrid W. Berglyd (KRF) Leder Nestleder 1. Lisebeth Kjos-Hanssen (V) 2. Martha Charlotte Haugsnes (AP) 3. Kjell Arnt Rasmussen (FRP) 4. Jon Aarsland (KRF) 5. Olaf Aurdal (H) ---- o ---- Saksliste: Sak nr. Sakstittel L 021/10 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte /10 Oppfølgning av forvaltningsrevisjon 023/10 Byggesaksavdelingen - oppfølgning. 024/10 Tertialrapporter - Budsjett for kontrollutvalget /10 Forvaltningsrevisjon av psykisk helstetjeneste i kommunen. 026/10 Selskapskontroll av Uninor AS 027/10 Status for byggeregnskaper for nye bygg i Eigersund kommune 028/10 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /10 Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte L

3 021/10: Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Forslag til vedtak : Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. Sak 009/10 og 010/10 må redigeres slik at vedtaket lyder identisk som forslag til vedtak. Det må protokollføres at Svein Olav Tengesdal (SP) ba kontrollutvalget vurdere hans habilitet i sak 014/10. Kontrollutvalget fant ham habil, vedtaket var enstemmig. Politisk sekretariat har satt spørsmålstegn ved hvorvidt sak 014/10 skal oversendes formannskapet slik kontrollutvalget vedtok eller om saken skal oversendes kommunestyret. KIRSTI B. SVALESTAD (AP) foreslo at vedtak i sak 014/10 og 015/10 endres slik at det lyder som følger: Saken tas til orientering og oversendes formannskapet og kommunestyret. Svalestads (AP) forslag om endring i sak 014/10 og 015/10 ble enstemmig vedtatt. KON-021/10 Vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. 022/10: Oppfølgning av forvaltningsrevisjon Forslag til vedtak : Saken tas til orientering SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) foreslo: Kontrollutvalget anser ikke avviket knyttet til for tidsregistreing for lukket. Kontrollutvalget ber rådmannen påse at det innføres tidsregistrering som skissert i forvaltningsrevisjonen Styring av byggeprosjekter snarest og senest innen Tengesdals forslag enstemmig vedtatt.

4 KON-022/10 Vedtak: Kontrollutvalget anser ikke avviket knyttet til for tidsregistreing for lukket. Kontrollutvalget ber rådmannen påse at det innføres tidsregistrering som skissert i forvaltningsrevisjonen Styring av byggeprosjekter snarest og senest innen /10: Byggesaksavdelingen - oppfølgning. Forslag til vedtak : Saken tas til orientering. SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) foreslo: Kontrollutvalget har fra april 2009 til mai 2010 fått jevnlige statusrapporter over restanser i byggesaksavdelingen. I april 2009 hadde avdelingen i overkant av 400 saker i restanse og pr er restansen fortsatt 430 saker. Kontrollutvalget er svært lite tilfreds med at Eigersund Kommune ikke klarer å holde lovbestemte saksbehandlingsfrister innenfor avdelingen, til tross for fokus på dette området og at en har brukt opp hele overtidsbudsjettet for 2010 ved utgangen av april. Eigersund kommune går i tillegg glipp av betydelige inntekter, forsiktig stipulert til 1,3 millioner i 2009, på grunn av for lang saksbehandlingstid. Kontrollutvalget ber Rådmannen omgående om å iverksette nye tiltak for å få saksbehandlingstiden ned mot de lovbestemte fristene. Saken oversendes kommunestyret til orientering og eventuell videre behandling. Tengesdals forslag enstemmig vedtatt. KON-023/10 Vedtak: Kontrollutvalget har fra april 2009 til mai 2010 fått jevnlige statusrapporter over restanser i byggesaksavdelingen. I april 2009 hadde avdelingen i overkant av 400 saker i restanse og pr er restansen fortsatt 430 saker. Kontrollutvalget er svært lite tilfreds med at Eigersund Kommune ikke klarer å holde lovbestemte saksbehandlingsfrister innenfor avdelingen, til tross for fokus på dette området og at en har brukt opp hele overtidsbudsjettet for 2010 ved utgangen av april. Eigersund kommune går i tillegg glipp av betydelige inntekter, forsiktig stipulert til 1,3 millioner i 2009, på grunn av for lang saksbehandlingstid. Kontrollutvalget ber Rådmannen omgående om å iverksette nye tiltak for å få saksbehandlingstiden ned mot de lovbestemte fristene. Saken oversendes kommunestyret til orientering og eventuell videre behandling.

5 024/10: Tertialrapporter - Budsjett for kontrollutvalget 2010 Sekretariatets forslag til vedtak : Saken tas til orientering. Forslag til vedtak enstemmig vedtatt. KON-024/10 Vedtak: Saken tas til orientering. 025/10: Forvaltningsrevisjon av psykisk helstetjeneste i kommunen. Sekretariatets forslag til vedtak : Saken tas til orientering. SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) foreslo: Kontrollutvalget har gjennomgått forvaltningsrevisjonen av psykiatrisk helsetjeneste i Eigersund Kommune, og har registrert at rapportens hovedkonkusjon er at kommunens arbeid innenfor området er av god kvalitet. Kontrollutvalget forventer imidlertid at revisjonens forslag til forbedringer blir fulgt opp og at det blir gitt en tilbakemelding til kontrollutvalget for status for dette arbeidet innen desember Forvaltningsrapporten oversendes for øvrig kommunestyret til orientering og eventuell videre behandling. Tengesdals forslag enstemmig vedtatt. KON-025/10 Vedtak: Kontrollutvalget har gjennomgått forvaltningsrevisjonen av psykiatrisk helsetjeneste i Eigersund Kommune, og har registrert at rapportens hovedkonkusjon er at kommunens arbeid innenfor området er av god kvalitet.

6 Kontrollutvalget forventer imidlertid at revisjonens forslag til forbedringer blir fulgt opp og at det blir gitt en tilbakemelding til kontrollutvalget for status for dette arbeidet innen desember Forvaltningsrapporten oversendes for øvrig kommunestyret til orientering og eventuell videre behandling. 026/10: Selskapskontroll av Uninor AS Sekretariatets forslag til vedtak : Saken tas til orientering Habilitetsvurdering Tom Harry Albertsen (FRP) ba utvalget vurdere hans habilitet med bakgrunn i hans styreverv (ansattes representant) i Uninor AS i perioden fra juni 2004 til april Tom Harry Albretsen fratrådte under behandling av habiliteten. Fra forvaltningsloven 6 (2) hitsettes: Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part. Kirsti B. Svalestad (AP) fremsatte følgende forslag: Kontrollutvalget finner Tom Harry Albertsen inhabil med bakgrunn av forvaltningsloven 6 (2). Forslaget ble enstemmig vedtatt. Tom Harry Albertsen fratrådte. DET BLE SATT FRAM FØLGENDE FELLESFORSLAG: Kontrollutvalget i Eigersund har gjennom flere år forsøkt å få gjennomført selskapskontroll i Uninor AS, men ble stoppet av selskapets tidligere styre. Selskapskontrollen viser at selskapet nærmest har vært uten økonomisk styring de 5 årene rapporten tar for seg. Det er nedslående å lese at selskapet i liten grad har gjennomført risikovurderinger av marked og produksjon ved de ulike produkttypene. En vurderer også leieavtalen med Lindøysenteret, som en uvanlig dårlig avtale. Slik kontrollutvalget ser det har ikke det tidligere styre og styrets leder i selskapet skjøttet sin rolle på en god måte. En vil minne styret om at man står økonomisk ansvarlig for selskapets disposisjoner i denne type selskaper og at styremedlemmer kan gjøres personlig ansvarlig for slike økonomiske disposisjoner.

7 Kontrollutvalget ba spesielt om at rapporten skulle se på pensjonsavtalen med tidligere daglig leder, og rapporten konkluderer med at pensjonsavtalen er ulovlig inngått, men bindende. Kommunestyret må på selvstendig grunnlag vurdere videre gransking og eventuelle rettslige skritt. Kontrollutvalget er kjent med at det er foretatt en snuoperasjon i selskapet og at den økonomiske situasjonen for selskapet viser en bedring. En vil likevel presisere at selskapet må ha høyt fokus på økonomistyring. Kontrollutvalget er også opptatt av at både styret og eierne må ha fokus på at bedriften primært er en attføringsbedrift, som har som formål å tilby attføring, opplæring og utvikling av mennesker med ulike behov for tilrettelegging. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og ber kommunestyret gjøre følgende vedtak: 1. Det gjennomføres obligatorisk opplæring av Eigersund Kommune sine valgte representanter i styrer og eierorganer, i selskaper der Eigersund Kommune har eierinteresser. 2. Eigersund Kommune sin representant i generalforsamlingen påser at rapportens anbefalinger til selskapet følges opp. 3. Status for oppfølging av rapporten oversendes kontrollutvalget innen Fellesforslaget enstemmig vedtatt. KON-026/10 Vedtak: Kontrollutvalget i Eigersund har gjennom flere år forsøkt å få gjennomført selskapskontroll i Uninor AS, men ble stoppet av selskapets tidligere styre. Selskapskontrollen viser at selskapet nærmest har vært uten økonomisk styring de 5 årene rapporten tar for seg. Det er nedslående å lese at selskapet i liten grad har gjennomført risikovurderinger av marked og produksjon ved de ulike produkttypene. En vurderer også leieavtalen med Lindøysenteret, som en uvanlig dårlig avtale. Slik kontrollutvalget ser det har ikke det tidligere styre og styrets leder i selskapet skjøttet sin rolle på en god måte. En vil minne styret om at man står økonomisk ansvarlig for selskapets disposisjoner i denne type selskaper og at styremedlemmer kan gjøres personlig ansvarlig for slike økonomiske disposisjoner. Kontrollutvalget ba spesielt om at rapporten skulle se på pensjonsavtalen med tidligere daglig leder, og rapporten konkluderer med at pensjonsavtalen er ulovlig inngått, men bindende. Kommunestyret må på selvstendig grunnlag vurdere videre gransking og eventuelle rettslige skritt. Kontrollutvalget er kjent med at det er foretatt en snuoperasjon i selskapet og at den økonomiske situasjonen for selskapet viser en bedring. En vil likevel presisere at selskapet må ha høyt fokus på økonomistyring. Kontrollutvalget er også opptatt av at både styret og eierne må ha fokus på at bedriften primært er en attføringsbedrift, som har som formål å tilby attføring, opplæring og utvikling av mennesker med ulike behov for tilrettelegging. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og ber kommunestyret gjøre følgende vedtak:

8 1. Det gjennomføres obligatorisk opplæring av Eigersund Kommune sine valgte representanter i styrer og eierorganer, i selskaper der Eigersund Kommune har eierinteresser. 2. Eigersund Kommune sin representant i generalforsamlingen påser at rapportens anbefalinger til selskapet følges opp. 3. Status for oppfølging av rapporten oversendes kontrollutvalget innen /10: Status for byggeregnskaper for nye bygg i Eigersund kommune Sekretariatets forslag til vedtak : Saken tas til orientering. SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) foreslo: Kontrollutvalget forventer at de ulike byggeregnskapene blir oversendt til behandling på ordinær måte, snarest mulig. Tengesdals forslag enstemmig vedtatt. KON-027/10 Vedtak: Kontrollutvalget forventer at de ulike byggeregnskapene blir oversendt til behandling på ordinær måte, snarest mulig. 028/10: Referatsaker til kontrollutvalgets møte Referatsaker som legges frem for utvalget : Sakene legges frem uten innstilling/merknad fra administrasjonen. 1. Oversikt over Kontrollutvalgets totale kostnader for 2009 I møtet den 11. februar 2010 sak 008/10 fattet kontrollutvalget følgende vedtak: Sak 3) Sekretariatet fremlegger oversikt over kontrollutvalgets totale kostnader for Sekretariatet har i e-post datert 23. mars 2010 mottatt oversikt fra økonomisjef Tore L. Oliversen vedrørende kontrollutvalgets regnskapstall for Det vises til notatet. Kontrollutvalget kunne ikke lese ut av regnskapstallene at kostnader for bistand fra Deloitte Advokatfirma AS var inntatt. Etter samtale med økonomisjef Tore L. Oliversen har sekretariatet fått bekreftet at kostnadene er inntatt i regnskapstallene, se kode i vedlegg 1 inntatt nedenfor.

9 2. Oppfølgning av vedtak i sak 009/10 Årsregnskap og årsmelding for Eigersund kommune 2009 I møte den 8. april 2010 sak 009/10 fattet kontrollutvalget følgende vedtak: 3) På generelt grunnlag vil Kontrollutvalget uttrykke bekymring over kommunens økende lånegjeld. I tillegg konstaterer kontrollutvalget med bekymring at kommunen ikke har gjennomført budsjettforutsetningene om å kutte driftsutgiftene med MNOK 15 i 2009, men bare gjennomført kutt i størrelsesorden MNOK 6. I e-post datert 30. april 2010 fikk sekretariatet oversendt rådmannens sak til formannskapet angående Prosjekt driftstilpasning og organisasjonsgjennomgang Det vises til vedlegg 2 inntatt nedenfor. 1. Oversikt over Kontrollutvalgets totale kostnader for 2009 KIRSTI B. SVALESTAD (AP) Saken tas til orientering SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) foreslo: Kontrollutvalget har gått gjennom økonomirapporten for perioden januar april 2010, og ønsker å påpeke følgende: 2. Økonomirapporten viser at Eigersund Kommune har et forbedringspotensial når det gjelder å bruke tall fra de løpende økonomirapportene, som grunnlag for neste års budsjett. En vil spesielt peke på barnevernet, der de økte kostnadene burde vært fanget opp i budsjettet. 2. Kontrollutvalget ber om å få seg forelagt årsaken til det store avviket på 7 millioner mellom budsjettert investeringskostnad og faktisk anbud for forsterka avdeling på Grøne Bråden Skole. Svalestads forslag og Tengesdals forslag enstemmig vedtatt Oppfølgning av vedtak i sak 009/10 Årsregnskap og årsmelding for Eigersund kommune 2009 Til punkt 3: Kontrollutvalget har gått gjennom økonomirapporten for perioden januar april 2010, og ønsker å påpeke følgende: 1. Økonomirapporten viser at Eigersund Kommune har et forbedringspotensial når det gjelder å bruke tall fra de løpende økonomirapportene, som grunnlag for neste års budsjett. En vil spesielt peke på barnevernet, der de økte kostnadene burde vært fanget opp i budsjettet. 2. Kontrollutvalget ber om å få seg forelagt årsaken til det store avviket på 7 millioner mellom budsjettert investeringskostnad og faktisk anbud for forsterka avdeling på Grøne Bråden Skole.

10 KON-028/10 Vedtak: Til pkt. 1: 2. Saken tas til orientering. Til pkt. 2 (pkt. 3): Kontrollutvalget har gått gjennom økonomirapporten for perioden januar april 2010, og ønsker å påpeke følgende: 1. Økonomirapporten viser at Eigersund Kommune har et forbedringspotensial når det gjelder å bruke tall fra de løpende økonomirapportene, som grunnlag for neste års budsjett. En vil spesielt peke på barnevernet, der de økte kostnadene burde vært fanget opp i budsjettet. 2. Kontrollutvalget ber om å få seg forelagt årsaken til det store avviket på 7 millioner mellom budsjettert investeringskostnad og faktisk anbud for forsterka avdeling på Grøne Bråden Skole. 029/10: Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte SVEIN OLAV TENGESDAL (SP), tok opp problemstillinger rundt gjennomføring av vedtaket om bortforpaktning av Bakkebø Gård. Følgende fellesforslag ble framsatt: En er via media gjort kjent med at Eigersund Kommune forhandler om salg av arealer når det vitterlig er en forpaktning av eiendommen som er utlyst. Kontrollutvalget har mottatt henvendelser i sakens anledning, der andre bønder ønsker å komme i posisjon til kjøp av areal eventuelt leie av areal. En ber derfor Rådmannen redegjøre for den administrative prosessen rundt forpaktning av Bakkebø Gård. Fellesforslaget ble enstemmig vedtatt. KON-029/10 Vedtak: En er via media gjort kjent med at Eigersund Kommune forhandler om salg av arealer når det vitterlig er en forpaktning av eiendommen som er utlyst. Kontrollutvalget har mottatt henvendelser i sakens anledning, der andre bønder ønsker å komme i posisjon til kjøp av areal eventuelt leie av areal. En ber derfor Rådmannen redegjøre for den administrative prosessen rundt forpaktning av Bakkebø Gård.

11