Opplæringsdag. Leiested september Lise T. Sagdahl. Seniorrådgiver Rektor stab NTNU Kunnskap for en bedre verden

Transkript

1 Opplæringsdag Leiested september 2014 Lise T. Sagdahl Seniorrådgiver Rektor stab NTNU

2 Mandat nasjonal leiestedsgruppe Universitets- og høgskolerådet (UHR) ba gruppen: Utvikle og teste ut hensiktsmessige leiestedsmodell(er) Rapport levert 1. oktober 2013 til behandling nå Hjelpe institusjonene som ønsker det til å ta i bruk modellen Medlemmer Anita Vigstad og Kari Eidsheim UiB Per Heitmann og Simen Finne Jørgensen UiO Lise T. Sagdahl og Andreas S. Wangen NTNU 2

3 Stikkord Hovedlinjer og viktige lederutfordringer Synliggjøring av totale kostnader - kommunikasjonsutfordringen Hvordan sikre hensiktsmessige og helhetlige løsninger som holder transaksjonskostnadene og administrativt merarbeid for forskerne på et minimum? Hvordan sikre god utnyttelse av forskningsinfrastruktur tross prising? Hva har vi lært som er nyttig i implementeringsarbeidet? Erfaringer/læring fra pilotene prisberegning (maler og metodikk) Leiestedsøkonomi Gode prosesser - hvordan sikre fremdrift? Anleggsregister - nye rutiner og opprydding Fakturering/belastning 3

4 Målsetting: Alle fakulteter er i stand til å ta i bruk TDI/leiestedsmodell fullt ut fra og med

5 Implementering TDI/leiested NTNU fremdrift januar mai 2014: 3 piloter implementerer TDI/leiested nødvendig forbedring av systemer og rutiner mai: opplæringsdager for ledere og alle som skal implementere juni desember 2014: Fakulteter og institutter implementerer Opplæring/allmøter/workshops fortløpende for å hjelpe alle fak/inst Hjelp fra sentral prosjektgruppe (økonomi, regnskap, prosjektleder) Styrebehandling høst 2014 orienteringssak 5

6 «Husk at vi driver med langt mer kompliserte ting til daglig.» Prosjektleder - på presentasjon av TDI/leiested 6

7 Regelverk Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer (F-07-13) Regelverk for offentlig støtte Lov om merverdiavgift Regelverk for offentlige anskaffelser 7

8 Nytt 2014 Rapport fra infrastrukturutvalg (UHR/FFA/Forskningsrådet) Nytt statstøtteregelverk skningsinfrastrukt 8

9 Leiested Leiestedskostnader = pris leiested x omfang (timer) 9

10 Forskningsinfrastruktur i BOA Før Fra nå og fremover Forskningsrådet finansierte innkjøp av utstyr direkte (dekket investeringskostnad). Leiestedskostnader ok på noen fagområder. Forskningsrådet finansierer kun bruk av forskingsinfrastruktur*, dvs. leiestedspris multiplisert med timer. NTNU hadde varierende praksis for prising: ingen priser, symbolske priser og reelle priser. Skal ha leiestedspriser basert på totale kostnader og forventet bruk. Synliggjør kostnader NTNU allerede har. Bidragsprosjekter: Kostnader til laboratorier utgjorde ofte en skjult egeninnsats. Bidragsprosjekter: Alle leiestedskostnader skal synliggjøres, og NTNU kan ved behov legge inn egeninnsats. Oppdragsprosjekter: Risiko for at oppdragsvirksomhet (og salg) ble subsidiert. Oppdragsprosjekter: Alle kostnader synliggjøres og dekkes av oppdragsgiver (oppdragspris + fortjeneste). *Fra 2012, unntak Nasjonal infrastruktur iht veikart 10

11 Innvending: «Det blir så dyrt» Ikke gi bort penger på søknadstidspunktet. Realistiske budsjetter er en forutsetning for å få dekket mest mulig av kostnadene planlegge aktivitet/ressursbruk argumentere (godt) for bedre finansiering Kulturendring «Ja, men det dekker jo NTNU!» Vi synliggjør NTNUs kostnader + eventuell egeninnsats 11

12 Anbefalinger fra pilotene NTNU I/II Kompetanse og ressurser må settes av lokalt på fakultet og institutt Hvem leder for arbeidet ved fakultet og institutt? (ansvarlig for fremdrift) Minst en dedikert person som kjenner forskningsinfrastrukturen/leiested godt Minst en dedikert person som kjenner (eller kan finne ut av) økonomien på institutt Vurder behovet for en ressursgruppe på tvers av instituttene for utveksling av erfaringer og hjelp Forpliktende fremdriftsplan med milepæler er viktig Prisberegning er arbeidskrevende - jobb konsentrert så blir det mest effektivt 12

13 Anbefalinger fra pilotene NTNU II/II Oversiktlig tallgrunnlag for alle institutter bør lages samlet (sparer tid) Inneholder avskrivninger, areal, driftskostnader (?), teknisk personell (?) Gjennomgås i oppstartsmøter med hvert institutt Bruk felles mal for beregning av leiestedspris Hold kontakt med ledelsen (forankring fakultet/institutt er viktig) 13

14 Leiestedsmodell og prisberegning 14

15 Leiestedsmodell Inngangspris per time til leiested (lab/verksted område) Inngangspris per time = inkluderte leiestedskostnader antall større enheter x gjennomsnittlig kapasitet Fri bruk (blå) Tilleggspris per time = Tilleggspris for bruk (rød) restavskrivninger + restdriftsmidler kapasitet Teknikerpris per time = Tilleggspris for ekstra teknisk bistand (timepriser) lønnskostnader + indirekte kostnader

16 Fordeling av kostnader - timepris Prisen for bruk av et leiested kan da beregnes som: Telleren i brøken - kostnadene for hvert leiested - består av Arealkostnader inkludert bygningsavskrivninger Avskrivningskostnader utstyr (ikke BOA finansiert utstyr i bidragspris) Felles driftsmidler (kjemikalier, materiell, vedlikeholdskontrakter) Lønnskostnader og indirekte kostnader til teknisk støttepersonell som er nødvendig for at leiestedet skal være klar til bruk for forskere Nevneren i brøken kapasitet er kostnadsbæreren som kostnadene skal fordeles på for å få en timepris: Dimensjonert antall brukertimer per år 16

17 Leiested prising Et leiested kan være: alt fra mange forskningsinfrastrukturer, laboratorier og verksteder, til en enkelt utstyrsenhet. Viktig å holde detaljeringsgraden på et fornuftig nivå! 17

18 Prisberegning - kostnader 18

19 Fremgangsmåte for å beregne pris for leiested Avgrens leiesteder Finn kostnadene ved hvert enkelt leiested Finn kapasiteten ved leiestedet (krever kjennskap og innsats) (strategisk vurdering) Beregn inngangspris for leiested Beregn eventuelle tilleggspriser for særlig kostbare utstyrsenheter Beregn eventuelt pristillegg for teknisk bistand Beregn eventuelle priser for oppdrag Dokumentasjon (regneark, nettsider) 19

20 Maler og metodikk for prisberegning Regneark for prisberegning som gjør det mulig å kalkulere priser hvert år basert på oppdatert informasjon fra anleggsregisteret om utstyr 20

21 Alt er en overgang sa reven da han ble flådd Bilde: Dagbladet 21

22 Identifisering av leiestedskostnader arealer Areallister (fra romdatabaser el.l.) Laboratorier/spesialrom og verksteder. Alle andre arealer (korridorer, lager, kontor, etc) er inkludert i indirekte kostnader og skal ikke inkluderes i leiested (vil gi dobbelt telling) Viktig at alle laboratorier/spesialrom og verksted (og deres andel av byggets fellesareal) blir del av leiested Benytt kvadratmeterpris inkludert bygningsavskrivninger i prisberegningen for å beregne arealkostnader Arealkostnad = bruttoareal (inkludert fellesareal) x kvadratmeterpris 22

23 Identifisering av leiestedskostnader avskrivninger vitenskapelig utstyr NTNU håndterer avskrivninger sentralt, dvs. at fakultet/instituttnivået aldri ser denne kostnaden i sine lokale regnskap. Avskrivningene allokeres til instituttnivået ved å benytte anleggsregisteret som inneholder informasjon om utstyrets tilhørende kostnadssted. Kan være utfordrende å få identifisert hvilket utstyr som knyttes opp mot de enkelte leiestedene. Investeringer kan være feilført som driftskostnader (og omvendt). Sjekk store tall! Historikk kan være utfordrende å få full oversikt over. Skjønnsmessig vurdering kan være nødvendig for å unngå uhensiktsmessig høyt tidsforbruk. NB: Noen med inngående kjennskap til leiestedet må være med i arbeidet! 23

24 Identifisering av leiestedskostnader avskrivninger vitenskapelig utstyr Hvordan få oversikt over utstyrsenheter og årlige avskrivinger? Ta utgangspunkt i leiestedet fysisk: Hvilke utstyrsenheter finnes (og er i bruk)? Fokuser på de store og viktige - lag liste over utstyrsenheter (gammelt og nytt) Finn utstyrsenhetene i anleggsregisteret Prosjektgruppen lager en datafil som kobler nødvendig informasjon fra anleggsregisteret med fakturanummer, finansieringskilde - gir årlig avskrivningskostnad Ett og samme utstyr kan stå på flere rader i fila må koble dem til ett anleggsmiddel Utstyr som er avskrevet (ingen økonomisk verdi i anleggsregisteret) har null avskrivningskostnad men utstyret er viktig ved beregning av kapasitet (samtidige aktiviteter)*. Avskrivninger for BOA finansiert utstyr holdes utenfor i beregning av bidragspris men utstyret er viktig ved beregning av oppdragspris og kapasitet*. *Både avskrevet utstyr og BOA finansiert utstyr har kostnader knyttet til areal, drift og teknikere 24

25 Utstyr som vi ikke finner - problemstillinger 1. Finnes fysisk i lokalene, men er ikke registrert i anleggsregisteret Mulig årsak: Eies av andre (partnere som skulle betale husleie? Lånt?) Utstyret er bokført på driftskonti (6xxx), og ikke ført i anleggsregisteret Ved korreksjon vil utstyret overføres til anleggsregisteret (henvisning til opprinnelig faktura er nødvendig). Aksjon: vurder om feil bør rettes i regnskapet for å få riktig leiestedspris* 2. Registrert i anleggsregisteret, men finnes ikke fysisk i lokalene Mulig årsak: Utstyret er fysisk flyttet til annen enhet uten at dette er flyttet i anleggsregisteret Utstyret er kassert uten at dette er registrert i anleggsregisteret Utstyret er solgt uten at dette er registrert som avgang i anleggsregisteret Utstyret er utlånt og ikke levert tilbake Aksjon: Noter at utstyret ikke finnes og årsak* *Tentativ grense: restverdi > kr

26 Utvikling av anleggsregisteret NTNU Datakvaliteten i anleggsregisteret er dårlig, men skal bedres gjennom Nye rutiner for registrering av nye data: Anleggsregisteret skal vise: utstyrets fysiske plassering og leiested, finansieringskilde årlig avskrivningskostnad Opprydding i dagens data i etterkant av leiestedsarbeidet (for utstyr eller samling av utstyr med bokført verdi > kr ) Regnskap lager rutiner for retting mellom ulike arter (drift ført som investering og omvendt) kassasjon og salg av utstyr. Merking av utstyr felles system 26

27 Kostnader Areakostnader inkludert bygningsavskrivninger Avskrivningskostnader utstyr (kun egenfinansiert i bidragspris) Felles driftsmidler (kjemikalier, materiell, vedlikeholdskontrakter) Lønnskostnader og indirekte kostnader til teknisk støttepersonell som er nødvendig for at leiestedet skal være klar til bruk for forskere 27

28 Identifisering av leiestedskostnader felles driftsmidler Felles driftsmidler til forskningsinfrastruktur dreier seg om kjemikalier, materiell, vedlikeholdskontrakter, etc. som normalt ikke henføres til et prosjekt alene. Driftsmidler artsklasser 64, 65 (noe på 66 og 70 for NTNU) NB: kun BFV, holder BOA utenfor Lokalkunnskap om driftskostnader er viktig for å trekke ut kostnader som er knyttet til ren undervisningsaktivitet eller på annen måte ikke er til felles bruk for alle brukere av leiestedet. Gjør overslag, hvor stor andel av disse kostnadene er relatert til alle brukere? Bruk gjerne gjennomsnitt siste 3 år. Kan fordele kostnader mellom leiestedene på et institutt med areal som fordelingsnøkkel Neste år vil vi ha regnskapstall for leiested 28

29 Identifisering av leiestedskostnader teknikere Lokal kjennskap og gjennomgang av ressursene er nødvendig for å finne de teknikerårsverk (eller andeler av årsverk) som er nødvendig for at leiestedet skal være klart for forskere og som derfor skal inkluderes i inngangspris for leiested. Bruk av teknisk personell utover dem som er inkludert i inngangspris, belastes BOA prosjekter direkte (time-/årsverk). 29

30 Husk at: Prising av leiested er avgjørende for å hente finansiering til infrastruktur som tidligere kunne være prosjektbevilgning til direkte kjøp av utstyr. 30

31 Prisberegning - kapasitet 31

32 32

33 Kapasitet En utstyrsenhets kapasitet er lik det antall brukertimer utstyrsenheten er dimensjonert for i normal driftsfase. Åpningstid (timer) Vedlikeholdstid Tid til Vedlikehold Oppgradering Kalibrering Testing Ubrukt tid Tid infrastruktur kan brukes, men ikke er i bruk. Tar med kun den andel av ubrukt tid som det er rimelig å belaste prosjektene som benytter leiestedet for. Kapasitet Antall brukertimer utstyrsenheten(e) er dimensjonert for i normal driftsfase, til. utdanningsvirksomhet internfinansiert forskning eksternfinansiert forskning Kapasitet = (åpningstid vedlikeholdstid ubrukt tid) Leiestedets kapasitet finnes ved å ta antall utstyrsenheter (samtidige aktiviteter) multiplisert med gjennomsnittlig kapasitet for utstyrsenheter. 33

34 Leiestedenes kapasitet Fastsettelse av kapasitet er en utfordring! Få institutt har dokumentasjon på faktisk bruk (unntak der de har booking) Problematisk å snakke om at et leiested er lite brukt. Hva skjer da? Ikke alt kan forventes å være i bruk ukentlig! Strategisk vurdering om kapasitet settes høyere enn forventet bruk 34

35 Vurdering kapasitet Egenart: Hvorfor eksisterer laboratoriet? (hensikt/funksjon) Hva foregår på laboratoriet? (hvordan jobbes det, hvor mange jobber samtidig?) Etterspørsel: Hvor mange brukere er kvalifisert og interessert i å benytte laboratoriet? Hvor mange timer vil brukerne benytte laboratoriet? Effektivitet: Hvor effektivt er laboratoriet drevet (planlegging og gjennomføring av aktivitet)? Livsfase: Er laboratoriet under oppbygging/utvikling, i stabil drift, eller klar for utfasing? Åpningstider: Hvor mange timer per døgn er laboratoriet tilgjengelig for brukere? (gjennomsnitt, årsbasis) 35

36 Eksempel 1: kapasitet - 30 % ubrukt tid Vi kan tenke oss et leiested med 3 større utstyrsenheter (med tilhørende prepareringsutstyr og annet småutstyr) åpningstid mellom på ukedager (10 t per dag x 5 d per uke x 52 u per år = t per år) vedlikeholdstid per utstyrsenhet i gjennomsnitt: 20 % av åpningstiden (520 t) ubrukt tid per utstyrsenhet i gjennomsnitt: 30 % av åpningstiden (beregnet per år, inkluderer ferier og fridager) (780 t) Kapasiteten for leiestedet vil da være lik: 3 x ( ) t = t Kostnader Timepris = Kostnad på ,- gir 128 kr/time

37 Eksempel 2: som før - men 70 % ubrukt tid Vi kan tenke oss et leiested med 3 større utstyrsenheter (med tilhørende prepareringsutstyr og annet småutstyr) åpningstid mellom på ukedager (10 t per dag x 5 d per uke x 52 u per år = t per år) vedlikeholdstid per utstyrsenhet i gjennomsnitt: 20 % av åpningstiden (520 t) ubrukt tid per utstyrsenhet i gjennomsnitt: 70 % av åpningstiden (beregnet per år, inkluderer ferier og fridager) (1 820 t) Kapasiteten for leiestedet vil da være lik: 3 x ( ) t = 780 t Kostnader Timepris = Kostnad på ,- gir 641 kr/time

38 Pris gjelder alle! Fakturering av internfinansiert virksomhet er ikke nødvending Egeninnsats i bidragsprosjekter: ikke i form av rabatter, men som andel av leiestedskostnader (deler regningen, reduserer ikke prisen) Pris per time er lik for alle aktiviteter, studenter og forskere i bidragsprosjekter og internfinansierte prosjekter (høyere pris oppdrag) Fastpriser kan avtales (pris x timer) 38

39 Når må vi ha tilleggspris på utstyrsenhet? Hvis driftskostnaden ved en utstyrsenhet, eller kapasiteten for utstyrsenheten, gjør at timeprisen for enheten ville avvike betydelig fra den gjennomsnittlige prisen, er det tre argumenter for å innføre tilleggspris, eller å skille ut utstyrsenheten som eget leiested: «Rettferdig fordeling» av kostnader på prosjektene: Unngå at inngangsprisen trekkes betydelig opp av enkelte kostbare utstyrsenheter. Oppdragsvirksomhet: Hvis en gjennomsnittspris gir en urimelig lav pris for bruk av utstyrsenhet (en tjeneste), kan det føre til indirekte statsstøtte (oppdrag og salg av tjenester). Merverdiavgift (mva): Når leiested benyttes av eksterne brukere, påløper merverdiavgift. Grunnlaget for beregning av mva bør være rimelig riktig, ikke fastsatt slik at det kan skapes mistanke om unndragelse. 39

40 Eksempel tilleggspris tekniker Tilleggsprising for tekniker: Lønnstrinn 65 Total lønn ink. sosiale kost & Kapasitet (årsverk Lønns kostnad arbeidsplassats timer) Timepris bidrag Timepris oppdrag

41 Leiestedsøkonomi 41

42 Hvor i linja ligger leiestedene? NTNU velger å opprette leiestedene som egne k-sted under institutt (eller fakultet). Roller og ansvar tydeliggjøres av eier. Inst/fak LS1 LS2 LS3 LS4 42

43 Hvilke kostnader føres ned på leiested? Det kan medføre mye merarbeid å fordele alle kostnader på leiestedene i daglig drift. NTNUs valg: Fører felles driftsmidler på leiestedets k-sted Noen institutter fordeler arealkostnader (husleie) til instituttene og kan fordele på leiesteder om de ønsker Avskrivninger på utstyr kan ikke fordeles på leiesteder med mindre NTNU velger å endre dagens praksis Teknikerkostnader kan fordeles i personalsystemet, men ansatte kan oppleve det ubehagelig om prosenter av stillingen knyttes til et leiesteds økonomiske situasjon. Inntekter føres på leiestedets k-sted 43

44 Hvordan gjøre bruker i stand til å betale? Prising må ikke bli en barriere for utnyttelse av laboratoriene! Skiller mellom internfinansiert aktivitet, bidragsaktivitet oppdragsaktivitet (og salg) 44

45 Internfinansiert aktivitet Vi må sørge for at internfinansierte ressurser som forskningsinfrastruktur gjøres tilgjengelig for kjernevirksomheten! Formålet med å gjøre rede for kostnadene er ikke å begrense tilgangen til utstyret. De ulike brukergruppene må få tilgang som det er planlagt at de skal ha. 45

46 Interne prosjekter Internfinansiert bruk finansieres alltid av NTNU ved institutt/fakultet To alternativer: A. Uten fakturering anbefales ved NTNU inntil videre (for å minimere merarbeid) B. Med fakturering 46

47 A: Uten fakturering interne prosjekter Eier av leiested finansierer intern bruk av leiested ved å basisfinansiere leiested Brukere som skal ha tilgang, kan benytte leiested på eiers regning Timer registreres på enkleste måte for å holde oversikt over total intern aktivitet - timer kan registreres på ulike aktiviteter eller prosjektnummer (utdanning, forskning, prosjekt) Anbefales Fordeler: Enkelt for bruker Kjent system Eier betalte Inst/fak LS1 LS2 LS3 LS4 Ulemper: Kan oppleves som «gratis» for interne prosjekter og som en kostnad for BOA. Mindre kontroll. 47

48 B: Med fakturering interne prosjekter Institutt/fakultet finansierer interne prosjekter Brukerne får internt prosjektnummer Leiestedet belaster kostnadene på internt prosjekt Fordeler: Bedre oversikt Bedre kontroll Inst/fak LS1 LS2 LS3 LS4 Ulemper: Høyere transaksjonskostnader inntil prosjektstyringssystemet kan benyttes til interne prosjekter 48 Byråkratisk?

49 Bidragsprosjekter Leiestedene fakturerer bidragsprosjektene for totale leiestedskostnader, (dvs. leiestedspris multiplisert med timer) Bidragsprosjektet fordeler kostnadene på partnerne i hht. kontrakten og NTNUs egeninnsats belastes fakultet/institutt (og ikke leiestedet) Inst/fak LS1 LS2 LS3 LS4 49

50 Oppdragsprosjekter Leiestedene fakturerer oppdragsprosjektene for totale leiestedskostnader, (dvs. leiestedspris multiplisert med timer) Ingen egeninnsats tillatt Inst/fak LS1 LS2 LS3 LS4 50

51 Dokumentasjon av leiestedsbruk Med timeregistrering (behov for bookingsystem vurderes nå) loggføring/booking av leiested/utstyrsenheter Ikke felles system for registrering av timer/booking (foreløpig) Leiestedspris belastes prosjektene etter bruk (i økonomisystem for BOA) Uten timeregistrering forskningsinfrastruktur der folk går inn og ut hele dagen Fordeler kapasiteten på prosjektene som disponerer leiested. Anslår hvor stor andel av arbeidstiden den enkelte forsker har behov for å benytte leiestedet og belaster prosjektene med timepris for disse timene Omfang avtales (i kontrakt) og kvalitetssikres underveis i prosjektet 51

52 Økonomisk resultat leiested Eier har ansvar for økonomisk resultat for leiestedene De fleste leiestedene vil i hovedsak finansieres av interne midler (intern aktivitet), men riktig prising gir potensial for høyere kostnadsdekning for leiested på BOA prosjekter. Eier av leiestedet må bestemme hvordan inntektene disponeres: dekning av kostnader fornying og utvikling av forskningsinfrastrukturen se leiestedene i sammenheng 52

53 Eksempel: investeringsplan for Nanolab 53

54 Gode prosesser - hvordan sikre fremdrift? 54

55 Prosjektplan eksempel fra ett fakultet (IVT) 1) Møte med pilotene. 2) Nedsette arbeidsgruppe ved IVT. 3 fra fak.adm. 1 øk.komp. og 1 lab.komp. fra hvert institutt. 3) Instituttbesøk. 4) Oppstartsmøte med arbeidsgruppa. 5) Første trinn i utviklingen: Informere om modellen og arbeidet vi skal i gang med. Kartlegge eksisterende rutiner og oversikt. Belyse muligheter og utfordringer. Fysisk besiktigelse av lab. Definere/avgrense leiested. Gjennomgå avskrivninger og eksisterende utstyrsenheter. 6) Andre trinn i utviklingen: gjennomgå og identifisere felles driftskostnader til leiesteder. allokere kostnader for teknisk støttepersonell for drift av leiested. avgrense areal i leiested. Har oppdatert grunndata og mal underveis Tilgjengelig på fellesområde for instituttene 7) Tredje trinn i utviklingen: identifisere særlige kostbare utstyrsenheter. definere og estimere kapasitet for hver enkelt utstyrsenhet. beregne pristillegg for teknisk bistand. 8) Fjerde trinn i utviklingen: dokumentere beregningene og vurderingene. 55

56 Lederutfordringer NTNU Høst 2014 Hvilken støtte gir vi fagmiljøene? 56

57 Lederutfordringer 1. Kommunisere hensikten med TDI modellen og leiested tydelig 2. Sikre at leiestedene ikke prises for lavt (misforstått markedstenkning) 3. Sikre at nye maler for budsjettering av søknader tas i bruk ved alle enheter 4. Ledere må være oppmerksom på at egeninnsatsen i bidragsprosjekter vil kunne øke ved innføring av TDI-modellen. Eventuelle konsekvenser av endringen må vurderes ved hvert fakultet. 5. Minimere transaksjonskostnader, merarbeid for forskere og barrierer for bruk av forskningsinfrastruktur (som i stor grad internfinansieres enten de brukes eller ikke!) 6. Ta ansvar for strategiske beslutninger knyttet til drift, investeringer og utvikling av forskningsinfrastruktur 57

58 Hjelp! Utfordring 1: kommunisere hensikt 1. Kommunisere hensikten med TDI-modellen og leiested tydelig Bruk presentasjonen eller be om hjelp Vis til informasjon på nettsidene Her finnes: Inngående beskrivelse av TDI modell og leiestedsmodell (rapporter på norsk og engelsk) Presentasjoner fra opplæringsdager Notat til dekanmøtet som utdyper problemstillingen Lenker til Universitets- og høgskolerådet sider om TDI Lenke til Forskningsrådets sider om TDI i prosjekter 58

59 Hjelp! Utfordring 2: unngå for lave priser 2. Sikre at leiestedene ikke prises for lavt (misforstått markedstenkning) Opplæring til medarbeidere som skal beregne priser Leder må gi føringer For leiested med hovedsakelig bidragsfinansiert og internfinansiert virksomhet (og rimelig fornuftig drift), bør prisene primært baseres på totale faktiske kostnader faktisk/forventet bruk av leiestedet (ikke alle årets timer) 59

60 Hjelp! Utfordring 3: ta i bruk budsjetteringsmaler 3. Sikre at nye NTNU maler for budsjettering av søknader tas i bruk ved alle enheter Spre informasjon om nye maler Prosjektøkonomene har fått opplæring Malen hentes på nettsidene 60

61 Hjelp! Utfordring 4: egeninnsats og fordeling 4. Ledere må være oppmerksom på at egeninnsatsen i bidragsprosjekter vil kunne øke ved innføring av TDI-modellen. Eventuelle konsekvenser av endringen må vurderes ved hvert fakultet. Snakk med økonomiledere, drøft i ledergruppe Vurder håndtering av egeninnsats (hvem garanterer, hvor mye?) Prosjektgruppen og pilotgruppen bidrar gjerne om fakultetene har behov for hjelp til å vurdere spørsmålene og finne løsninger. 61

62 Hjelp! Utfordring 5: gjøre dette enkelt hvis mulig 5. Minimere transaksjonskostnader, merarbeid for forskere og barrierer for bruk av forskningsinfrastruktur (som i stor grad internfinansieres enten de brukes eller ikke!) Unngå fakturering av internfinanisert virksomhet der det er fornuftig Skape kultur for tilgang til leiested fokus på primæroppgaver Holde detaljeringsgraden på et fornuftig nivå Benytte felles verktøy/maler og felles løsninger 62

63 Hjelp! Utfordring 6: strategisk utvikling leiested 6. Ta ansvar for strategiske beslutninger knyttet til drift, investeringer og utvikling av forskningsinfrastruktur TDI gir mer transparent økonomi Innføring av leiested innebærer rydding og oversikt Beslutningsgrunnlag i form av: oversikt over kostnader på leiested inkl. avskrivninger oversikt over aktivitet på leiested Bedre rapporter 63

64 64

65 Tildelingsbrevet Oppfølging av revisjon og kartlegginger i sektoren Dok. 1 ( ) fra Riksrevisjonen for regnskapsåret 2012 tar opp en del generelle forbedringsområder for uh-sektoren. Når det gjelder bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet, er gjeldende reglement revidert. Departementet ber institusjonen være spesielt oppmerksom når det gjelder riktig klassifisering av prosjektene og sørge for at prosjektene belastes alle direkte og indirekte kostnader. Belastning av indirekte kostnader skal beregnes gjennom TDI-modellen med mindre prosjektets omfang eller kompleksitet er av en slik art at en enklere beregningsmodell kan legges til grunn. Kunnskapsdepartementet vil vurdere å gjøre TDI-modellen obligatorisk fra

66 SUKK Pass på begrepsbruk Papirpenger Monopolpenger Ekte penger Kostnader, inntekter og egeninnsats 66

67 Ekstra 67

68 Oppdragsvirksomhet, salg fra leiested 68

69 Leiested med oppdrag Må ha to prislister både for inngangspris og tilleggspris. De fire kostnadselementene skal alltid være med i både bidrag- og oppdragspris. Det som skiller prisene vil være: Bidragsprosjekter: Priser inkluderer avskrivninger kun på egenfinansiert utstyr (BFV) Oppdragsprosjekter og salg: Priser inkluderer i tillegg avskrivninger på utstyr finansiert av andre offentlige midler kanalisert gjennom Forskningsrådet, EU, departementene, o.l. (BOA i regnskapet) Margin for fortjeneste (beregnes på pris eller på prosjektkostnad) 69

70 Oppdrag, salg og leiestedspriser Leiestedspriser som overstiger markedets evne eller vilje til å betale er en reell utfordring som kan føre til at NTNU må si nei til oppdrag selv om de er faglig interessante. Egeninnsats er ikke mulig i oppdrag og kostnader belastes oppdragsgiver hvis prosjektene skal realiseres. KDs regelverk åpner ikke for markedspris som er lavere enn oppdragspris med fortjenestemargin Salg Aktivitet som i sin art og omfang ikke er naturlig å klassifisere som oppdrag, kan i de fleste tilfeller klassifiseres som salg Eksempel er laboratorietjenester og andre tjenester Samme pris som oppdrag 70

71 Oppdrag og leiestedspriser Pris kan justeres ned med økt kapasitet (NTNU tar kostnad for ubrukt tid) Må ha samme grunnlag for oppdragspris for alle kunder (fortjeneste kan variere) Foreta lokale avveininger ift hvor viktig oppdragsvirksomheten er for enheten, og dermed beregne priser/kapasitet som tilfredsstiller balansen mellom: hva oppdragsmarkedet er villig til å betale og sørge for god nok kostnadsdekning på bidragsprosjektene. Faglig strategisk vurdering! 71

72 Merverdiavgift 72

73 «Crashkurs» merverdiavgift (moms) Enheter i UoH-sektor må betale merverdiavgift ved kjøp av forskningsinfrastruktur mens private forskningsinstitusjoner (eks SINTEF) vil ha fradrag for inngående merverdiavgift. Dersom infrastrukturen eies av en privat partner, må de statlige partnerne betale merverdiavgift for sin andel av bruk. Dvs. regningen for merverdiavgift flyttes fra investeringsøyeblikket til nedbetaling gjennom bruk av infrastrukturen. Det er merverdiavgift på alle leveranser av tjenester fra forskningsinfrastrukturer til aktører utenfor institusjonen eller konsortiet som eier infrastrukturen. Uavhengig av om forskningen er bidrags- eller oppdragsfinansiert og uavhengig av om kjøperen av tjenestene er privat eller offentlig. 73

74 Eksempel Universitetet i Bergen (UiB) er prosjekteier for et grunnforskningsprosjekt som er delfinansiert av Forskningsrådet (bidragsprosjekt for UiB). Hvis prosjektet har behov for å benytte en infrastruktur som er organisert som et leiested ved Universitetet i Oslo (UiO) (som ikke er partner i prosjektet), må prosjektet betale oppdragspris + moms for tjenesten. Hvis begge universiteter var partnere i prosjektet, kunne UiO gi UiB tilgang til leiestedet mot bidragspris. Alternativt kunne UiO la sine forskere utføre oppgaven som egeninnsats Mer om temaet UHR/FFA og Forskningsrådet har nedsatt en arbeidsgruppe som ser på barrierer for samhandling mellom statlige og private forskningsaktører (moms, anskaffelser, konkurranse), rapport leveres mai/juni 2014 KD har nedsatt ei egen arbeidsgruppe som utreder momsproblematikken, og som har som ambisjon å lage retningslinjer for økonomisk administrativt ansatte, raport vår 2014 Regjeringen har besluttet å utrede nøytral merverdiavgift i statlig sektor 74