Vi håper denne håndboka kan være et nyttig redskap for deg som arbeider i NMS! Odd Brommeland Controller NMS Stavanger, oktober 2007

Transkript

1 Økonomihåndbok Oppdater:

2 Denne økonomihåndboka er laget med tanke på alle ansatte i NMS som på en eller annen måte arbeider med økonomi og regnskapsrelaterte oppgaver. Den er også ment som oppslagsverktøy med svar på de vanligste spørsmålene samt etablerte rutiner. Ingen av kapitlene går i dybden av hvert tema. Det er laget en del linker til mer informasjon for dem som vil gå mer inn i emner. Denne økonomihåndboka vil bli kontinuerlig oppdatert og forbedret. Det oppfordres til å melde fra om behov for tillegg, linker og oppdateringer slik at dette kan bli et så godt redskap for NMS som mulig. Hovedmålet med denne håndboka er å informere og gi bedre innsikt i hvordan NMS skal håndtere og gjennomføre ulike prosesser og konkrete oppgaver. Felles rutiner og gjennomføring av disse er arbeidssparende, effektivt og trygger den økonomiske styringen av NMS. Vi håper denne håndboka kan være et nyttig redskap for deg som arbeider i NMS! Odd Brommeland Controller NMS Stavanger, oktober 2007 Økonomihåndbok for NMS Side 2 av 54

3 Innhold Innholdfortegnelsen er klikkbar Økonomihåndbok... 1 Innhold... 3 NMS organisasjonsstruktur... 5 Budsjettering... 6 Generelt om budsjettering... 6 Hovedgruppene for kontoplanen er:... 6 Noen problemstillinger rundt budsjettering av lønnskostnader... 8 Langtidssykemeldinger / barselpermisjon... 8 Rapportering... 9 Hvordan lese og arbeide med en rapport?... 9 Dataverktøy Winorg Eyeshare Bushsoft SAP Excel Excelkurs gratis på internett: LØNN Innledning Lønnsrutiner Lønn/forskudd Litt om de forskjellige godtgjørelsene Telefongodtgjørelse Bilgodtgjørelse og reiseutgifter Hjemmekontor Utbetalinger av lønn og andre godtgjørelser til tilfeldig arbeidskraft Utbetaling av lønn Honorarer Ansettelse/fratreden Lønn til besøkende fra søsterkirker Lønn og andre godtgjørelser for misjonærer Lønnsregulativ i NMS Hvilket skjema trenger du?: Rutiner for økonomihåndtering ved studieturer/ festivaler Dokumentasjonskrav vedrørende utgifter Forklaring til lønnslippen fra NMS Forklaring til misjonærlønning Behandling av kontanter og kassebeholdning Ansvisning av prosjektmidler Avsetning av midler til fremtidig bruk Prosjekter: rutiner og håndtering Generelt om prosjekter med offentlig støtte Forvaltning, kjøp og salg av eiendommer Økonomihåndbok for NMS Side 3 av 54

4 Generelt Hovedoppgaver i sentral eiendomsforvaltning Hovedoppgaver i lokal eiendomsforvaltning Hovedprinsipper for forvaltning av eiendommer Opplegg for spesielle lokale innsamlingsaksjoner lages i samråd med NMS-HA Økonomistyring av leirsteder Investeringssøknader NMS Gjenbruk Veiledning til ukesoppgjør NMS Gjenbruk Ukesoppgjør for NMS gjenbruk Økonomirutiner for NMS Gjenbruk Budsjett Anvisningsfullmakt Husleiekontrakter Kalkulasjon og prissetting Bankkonto Inntekts/kostnadsføring Rapportering Kassafunksjonen Kontaktpersoner i økonomiseksjonen Merverdiavgift Hvor kommer så NMS inn i bilde NMS gjenbruk: Leirsteder: Oppfølging av utestående krav Hvem kan du spørre om hva i økonomiseksjonen? Hvem kan du spørre om hva i økonomiseksjonen? Hjelp til å lese/arbeide med Pivottabell Kostnadssteder i NMS (firma 1) MHS (firma 12) SIK (firma 15) NMS U (firma 2) Kontoplan for NMS Økonomihåndbok for NMS Side 4 av 54

5 NMS organisasjonsstruktur MHS 4xxx NMS NMS-U 14xx HA 1xxx Regioner 2xxx Gjenbruk 3xxx EM 5xxx DB 6xxx LO 7xxx Støttetj. 8xxx Øk. seksjonen 1120 EM Madagaskar 5230 Motorsykler Madagaskar For å forstå hvordan NMS er organisert økonomisk, kan denne skissen være verdt å se på. Den laveste enheten i organisasjonen er internordre/prosjektnummer. I dette tilfelle /motorsykler Madagaskar. Alle internordrenummer har 6 siffer hvor de 3 første angir hvilket kostnadssted de hører under. Videre viser første tall (5) hvilken avdeling/program den hører hjemme i, i dette tilfelle 5/EM. Altså: Kjøpes en motorsykkel til prosjektet på Madagaskar, blir dette en kostnad som belastes EM Madagaskar, EM og selvsagt totalt sett NMS. Et kostnadssted er en enhet som kan ha underliggende prosjekter og ansatte. Alle kostnadssteder har et 4-sifret nummer. Kostnadssteder gruppes igjen til en høyere enhet, vist i skissen som HA, regioner, Gjenbruk osv. Et unntak er leirsteder. Leirstedene er hjemmehørende i regionene, men har kostnadsstedsnummer som begynner med 1. (1820, Himmel og Hav) Kostnadssted har betydning for budsjettering og bokføring av kostnader og inntekter. MHS er skilt ut fra NMS, men inngår i konsernet NMS. Organisasjonsnr: SIK et aksjeselskap 50 % eid av NMS, 50 % eid av MHS. Organisasjonsnr: NMS U er fra 2007 skilt ut som egen selvstendig organisasjon som ikke inngår i konsernet NMS, Organisjonsnummer: NMS organisasjonsnr er Kostnadsteder i NMS Kontoplan for NMS Økonomihåndbok for NMS Side 5 av 54

6 Budsjettering Budsjettprosessen i NMS for fastlegging av nytt årsbudsjett foregår i tidsrommet august-november. Følgende tidsplan brukes: Slutten av juli: Budsjettmaler sendes ut. Slutten av september: Innleveringsfrist for budsjettforslag. Tidsrommet juli-sept må være en kontinuerlig prosess med kommunikasjon mellom felt / regioner og HA. Overgang sept/beg. av okt: Bearbeiding og kvalitetssikring i økonomiseksjonen. Medio oktober: Budsjettet diskuteres på Ledersamlingen. Slutten av november: Budsjettet sendes ut til LS. Begynnelsen av desember: Budsjettet vedtas endelig av LS. Det originale budsjettet er gjenstand for en revisjon i mai i det løpende året. NMS bruker to versjoner av budsjettet gjennom året: Det originale budsjettet er gjenstand for en revisjon i mai. Revisjonen innebærer at vesentlige endringer og premisser blir tatt inn til vurdering for fastsetting av et oppdatert budsjett. Målet med budsjettrevisjonen er å få gjort budsjettet til et så godt verktøy å styre etter som mulig, med fornyet kunnskap om det inneværende året. Det laveste nivået som budsjetteres for i NMS er kostnadssted. Underliggende prosjekt summeres på kontonivå pr. kostnadssted. Oppfølging av disse skjer ved hjelp av excel-ark. Kostnader og inntekter bokføres ned på prosjektnummer-nivå. Flere kostnadssted kan danne en gruppe eller samling, f. eks en region eller et misjonsfelt. Det er regionleder og feltrepresentant som er ansvarlige for budsjettet i sitt område. Men arbeidet skjer i samarbeid med økonomiseksjonen og programog kommunikasjonsavdelingen. Generelt om budsjettering Det budsjetteres for hele året, 12 måneder. Inntekter legges inn som negative tall, kostnader som positive. Ett overskudd fremkommer da som et negativt tall, underskudd som positivt. Det benyttes en standardisert kontoplan tilpasset NMS behov. Resultatregnskapet har en inndeling fra kontonr til Konto er såkalte interimskontoer og brukes kun i overføring av gaveinntekter mellom regionene og NMS samlet. Hovedgruppene for kontoplanen er: 3.. Inntekter 4.. Varekostnad 5.. Lønnskostnader 6.. Driftskostnader og avskrivinger 7.. Driftskostnader 8.. Finanskostnader

7 For salgsinntekter og varekostnader vil det være ulike mva-satser som det er viktig å følge. Lønnskostnadene har også bestemte kontoer hvor de ulike kostnadene skal fordeles. Ut over dette er det viktigste poenget at budsjettposter blir sammenstilt med regnskapsposter. Med andre ord, budsjetter der kostnaden/inntekten vil komme. Budsjettet er en plan. Det er derfor ikke nødvendig å budsjettere pinlig nøyaktig, rund heller av slik at tallene er enkle å lese og huske. Generelt gjelder det å ikke undervurdere en kostnad eller overvurdere en inntekt. En slik forsiktighet og nøkternhet trygger den økonomiske styringen av organisasjonen Det er flere måter å gå frem på når man skal forsøke estimere kostnader og inntekter for det nye året. Det er viktig å se på hva som ble gjort i fjor og ikke minst hvor godt man traff. Men man må samtidig gå litt bak historikken å se hvilke forutsetninger som skapte den. Kan man bare bruke samme tallet og gjøre et påslag? Er forutsetningene endret slik at grunnlaget i år blir annerledes? Et eksempel her kan være personalkostnader. En langtidssykemelding eller barselpermisjon kan ha påvirket resultatet for fjoråret dette må tas i betraktning dersom dette året ikke ser likt ut. Budsjettering av lønnskostnader er viktig ettersom det står for en stor del av kostnadene i NMS. Til hjelp i dette arbeidet blir det sendt ut et hjelpeark, lønnsbudsjettet. Dette arket har formler som regner ut fastlønn, feriepenger, arbeidsgiveravgift og pensjonskostnader for hver enkelt ansatt på hvert enkelt kostnadssted. Det er budsjettansvarligs oppgave å kontrollere navneopplysninger, stillingsprosent og lønnsplassering, samt gjøre korreksjoner for ansatte som ikke arbeider gjennom hele året. Når dette er gjort, legges tallene for hver enkelt konto inn i budsjettet på rett kostnadssted. Under vises et utsnitt av lønnsbudsjettet. Generelt kan man beregne et påslag på 33 % fra fastlønn til totale lønnskostnader for en ansatt. Konto Årslønn Arb.giv.avg Totale u sos.utg. Koll.pensjon Feriepenger Arb.giv.avgift Sone lønnskostnader Økonomihåndbok for NMS Side 7 av 54

8 Noen problemstillinger rundt budsjettering av lønnskostnader Det kan til tider være vanskelig å avgjøre om personer knyttet til NMS skal behandles som lønn, honorar eller prosjektstøtte. Vi vil forsøke å etablere en norm for hvordan man kan tenke i forhold til dette. Fast ansatt Innleid, direkte NMS arbeid NMS støtter stilling, indirekte arbeid Lønnskostnad Lønnskostnad (ikke fast) Prosjektstøtte, honorar Dersom en ansatt blir leid ut til en annen organisasjon, bedrift eller lignende og NMS er arbeidsgiver: Beregn fulle lønnskostnader og før refusjonen fra leier som annen refusjon (konto ). Dette er en kostnadsreduksjon og ikke inntekt. Ved å føre det som refusjon blir personalkostnadene av speilet korrekt. Dersom NMS leier/betaler for arbeidskraft fra annen arbeidsgiver (NMS ikke arbeidsgiver), føres dette som annen personalkostnad (konto ). Dersom alternativet kan være å ansette personen i en prosentstilling, vil denne kostnaden være uløselig knyttet til personalkostnadene. Dersom personen figurer i lønnsbudsjettet/lønnssystemet, skal kostnadene ansees som personalkostnader. For problemstillingene gjelder at beløpet som budsjetteres er totale kostnader / refusjon. Refusjonen skal altså dekke det den ansatte koster NMS for den utleide delen, kjøp av arbeidskraft/støtte vil også måtte dekke de totale lønnskostnadene annen arbeidsgiver har. Eks.: Skal man leie ut en person i 40 % med årslønn , skal man få inn i refusjon (( x 1,33) x 0,4) Langtidssykemeldinger / barselpermisjon I NMS har man ikke falt ned på noen endelig enighet om budsjettering av refusjon for langtidssykemeldinger og barselpermisjon. Det er på det rene at denne problematikken bare får betydning rent økonomisk dersom det ikke settes inn vikar. Ved budsjettering av refusjoner beholdes fastlønn og sosiale kostnader uendret, men det føres inn en reduksjon (som negativt tall). Refusjonen påvirker dermed personalkostnadene samlet, men kludrer ikke til det reelle kostnadsbildet for seksjonen/kostnadsstedet. Økonomihåndbok for NMS Side 8 av 54

9 Rapportering Det rapporteres etter denne planen i NMS: Rapporteringsperiode Sendes mottaker pr e-post Januar april ca Januar mai ca Januar juni ca Januar - august ca Januar september ca Januar oktober ca Januar desember ca (påfølgende år) Hver rapport kan leses ned på kostnadssteds-nivå. I tillegg lages det en bilagsspesifisert rapport pr region/avdeling. Denne rapporten kommer som en Pivottabell. For hjelp til å arbeide med en slik tabell, klikk her. I tillegg til denne rapporten blir det sendt ut en inntektsrapport. Denne rapporten viser spesifikt gaveinntekter pr måned sammenlignet med periodisert budsjett. Hovedrapporten nevnt over har periodisert budsjett etter samme mal som inntektsrapporten. Det er hovedrapporten som er den offisielle rapporten. Ved rapportering stenges perioden. Det vil si at etter rapportering kan ikke bilag som har resultateffekt føres i denne perioden mer. Derfor vil fristen for at et bilag/regning/inntekt skal komme med i rapporteringsperioden være at den er registrert og bokført før perioden stenges. Hvordan lese og arbeide med en rapport? Firmakode 1 Profit center 1120 Økonomiseksjon Regnskapsår 2006 Kostnadsartsgruppe NMSDRIFT2 Resultat etter finansposter Fra periode 1 Version 2 Revidert budsjett Til periode 12 Budsjett 2006 Regnskap 2006 Avvik 2006 Regnskap 2005 ** Salg/ leieinntekter , , , ,88- *** Sum driftsinntekter , , , ,88- ** Personalkostnad , , , ,97 ** Støtte samarbeidspartner 935,00 ** Andre driftskostnader , , , ,67 *** Sum driftskostnader , , , ,64 **** Driftsresultat , , , ,76 **** Netto finansposter ,29 ***** Resultat etter finansposter , , , ,05 Økonomihåndbok for NMS Side 9 av 54

10 Over er det vist en typisk rapport som sendes ut etter gitt plan. Opplysningene øverst viser at denne rapporten er for profit center (=kostnadssted) 1120, økonomiseksjonen. Den gjelder for regnskapsåret 2006, periodene 1-12 (januardesember). Videre står det Version 2. Dette betyr at budsjettallene er hentet fra revidert budsjett. 1 I utdraget som vist over er rapporten lagret på nivå 4. Rapporten kommer i excelformat hvor det er mulig å gjøre sammentrekninger for å summere i hovedgrupper. På nivå 5 vises rapporten på kontonivå, nivå 6 fremkommer også kostnadsstedene (dersom det er flere summert i samme rapport). Prøv deg frem og husk: All informasjon er lagret i filen, du kan ikke gjøre noe galt ved å lagre den på et annet nivå enn slik den kom! Rapporten inneholder en kolonne for budsjett og regnskap for inneværende år. Videre til høyre kommer så en avvikskolonne som er budsjett regnskap. Helt til høyre er det en kolonne for regnskap året før. Avvikskolonnen er viktig når man leser en rapport. Et avvik viser at virkeligheten ikke ble helt som man hadde antatt når planen ble lagt. Det kan være mange grunner til at avvik oppstår. Det viktigste er å stille seg spørsmålet hvorfor. I rapporten over kan vi blant annet se at personalkostnadene ble ,49 lavere enn antatt/planlagt. Hvorfor? Ble budsjettet satt for høyt? Har man klart å spare gjennom året? Har det vært sykemeldinger uten at vikar er satt inn? Barsel /- andre permisjoner? For å kunne si noe mer om dette, må vi ett nivå dypere ned, -> nivå 5: 1 Originalt budsjett = versjon 1, revidert budsjett = versjon 2 Økonomihåndbok for NMS Side 10 av 54

11 Budsjett 2006 Regnskap 2006 Avvik 2006 ** Salg/ leieinntekter , , ,20- *** Sum driftsinntekter , , ,20- * Fastlønn til ans , , ,07- * Timelønn til ans 8 570, ,24- * Honorar innberet , ,37- * Ferielønn , , ,18- * Motkonto gruppe , ,84 * Annen oppg.pl. g 3 500, ,00- * Arbeidsgiveravgi , , ,51 * Arbeidsgiveravgi , ,19- * Kostnad pensjon , , ,97- * Pensjonskostnad , ,00- * Refusjon sykepen , ,00 * Refusjon arb.g.a 3 055, ,00 * Annen refusjon , , ,00 * Gruppelivsforsik , ,84- * Annen personalko ** Personalkostnad , , ,49 Avviket i fastlønn er feil vei, det er blitt brukt litt mer enn budsjettert. Den store avviksposten her er refusjon sykepenger. I og med at fastlønn ikke er økt tilsvarende, har det ikke vært hentet inn vikar for den sykemeldte Dette er viktig når man skal forklare avvik: Det er ikke nok å konstatere at det er oppstått ett avvik, men forsøke å finne hva og hvorfor det oppstår. Informasjon om avvik lærer deg å forstå hvordan ting kan gjøres annerledes, eller avdekker mangler/feil. Større avvik rapporteres til controller eller økonomisjef i NMS. Økonomihåndbok for NMS Side 11 av 54

12 Dataverktøy NMS bruker flere ulike dataverktøy i økonomistyringen. Oversikten under gir deg en enkel innføring i hvilke som brukes til hva. Winorg Eyeshare Excel SAP Bushsoft SAP lønn Winorg Dette er gave og inntekts-programmet til NMS. Herfra blir det også hver måned produsert inntektsrapporter som viser gaveinnsamling opp mot budsjett for perioden. I prinsippet skal all inntekt til NMS gå via Winorg. Unntakene er salg via kasse; kiosk på leirsteder og NMS Gjenbruk. Disse blir ført direkte i SAP Eyeshare Dette programmet gjør det mulig å skanne fakturaer og sende dem til attestasjon til ulike attestanter. I prinsippet skal alle kostnader fakturert NMS (i Norge) gå via Eyeshare. Brukere får melding på epost om at det er fakturaer som ligger til attestering og kontering. Bruker påfører korrekt kostnadssted og konto og attesterer så. Fakturaen blir så elektronisk overført til SAP for betaling og bokføring Bushsoft Dette programmet brukes av feltene med egen regnskapsfører, bortsett fra Thailand. Ved overføring av penger til feltene blir det kostnadsført i SAP og inntektsført i Bushsoft. Påløpte og bokførte kostnader på feltet blir kontert. Når mellomregnskapet gjøres opp (fil fra Bushsoft for gjeldende periode), blir dette sammenstilt med SAP. Overskudd/underskudd føres mot egenkapitalen til NMS SAP SAP er hovedverktøyet i økonomistyringen i NMS. Her blir alle inntekter og kostnader sammenstilt og balansen vedlikeholdt. SAP har direkteimport fra Winorg og Økonomihåndbok Side 12 av 54

13 Eyeshare. Fakturaer og utbetalinger legges klar i SAP til overføring til bank for betaling. Dette kalles remittering. SAP brukes også til lønns- og personaladministrasjon i NMS. Rapporter produseres gjennom året for å gi informasjon om den økonomiske situasjonen i NMS. Excel Excel er det viktigste hjelpeverktøyet i NMS. Budsjettering, beregninger, regnskap og oppsett gjøres med Excel. I tillegg kommer inntektsrapportene og hovedrapportene i excelformat. Kjennskap til hovedfunksjoner og forståelse av bruk regneark er essensielt og avgjørende for alle som arbeider med økonomi i NMS. Det er samtidig viktig å understreke at Excel er et hjelpeprogram og at excelark er sårbare med tanke på feil og endringer. Endelige prosjektregnskap og budsjett man vil sikre for fremtiden skal lagres som PDF-filer eller låses for all endring. Dersom du trenger opplæring eller mer kunnskap om Excel, kan disse linkene være nyttige: Excelkurs gratis på internett: Økonomihåndbok Side 13 av 54

14 LØNN Innledning En lønnsutbetaling består av lønn og trekk på lønn. Lønnen har to komponenter; en fast og en variabel del. Den faste lønnen består av vanlig fast månedslønn og faste trekk. Faste trekk kan være pensjonstrekk, trekk til forskjellige fagforeninger, husleietrekk etc. Som variabel lønn regnes kilometergodtgjørelse, refusjon telefongodtgjørelse, honorar, timeregistrering osv. I NMS utbetales det lønn for 11 måneder og feriepenger 1 måned (juni). Alle utbetalinger skal være på ansattes konto den 12. i hver måned. Feriepengene som utbetales er opptjent året før og er 12 % av fastlønn. Lønnsrutiner Alle forandringer og utbetalinger som skal utbetales/trekkes på lønn, må være hos økonomiseksjonen v/lønnskonsulent innen 28 i inneværende måned. Bilagene som kommer inn etter denne fristen blir ikke tatt med før i måneden etter. Meldingene skal gis på vedlagte skjema, og skal være anvist i samsvar med anvisningsmyndighet. Ansattnummer skal være utfylt og skal oppgis ved alle henvendelser i forbindelse med lønn, også på skattekortet. Lønn blir overført til alle arbeidstakere den 12. i hver måned. Faller den 12. på en lørdag/søndag/helligdag, blir lønnen overført siste arbeidsdag før fridag. Liste over datoene for utbetaling av lønn, blir sendt til avdelingene i HA, MHS og regionkontor i midten av desember. Lønn/forskudd Lønn og forskudd på lønn skal utbetales fra økonomiseksjonen. Før lønn eller forskudd utbetales, skal opplysninger om bankkonto og skattekort være innlevert. Nærmeste overordnede må godkjenne forskuddet før økonomikonsulent lønn kan gjøre utbetaling Hvis skattekort mangler, må kopi av identifikasjonspapirer m/bilde (f.eks. pass, sertifikat eller lignende) leveres til økonomiseksjonen fordi vi må ha personnummeret til mottaker. Selv om beløpet er under skattepliktsgrensen, skal lønn likevel innberettes og arbeidsgiveravgift betales. Litt om de forskjellige godtgjørelsene I NMS er det forskjellige godtgjørelser som ansatte kan gjøre seg nytte av. Disse vil bli beskrevet nedenfor. Økonomihåndbok Side 14 av 54

15 For alle godtgjørelsene gjelder følgende: Det er budsjettansvarlig som anviser kostnader for egne ansatte til utbetaling (NB!) Ikke egne kostnader, dette gjør nærmeste overordnede). Korrekt anvist bilag sendes økonomiseksjonen ved lønnskonsulent. Telefongodtgjørelse Refusjon av telefonutgifter fra NMS dekkes etter gjeldende tariffavtale I 5. Dersom en arbeidstaker har rett til refusjon av fast privattelefon, er det kun abonnementet NMS dekker etter statens satser. Avgifter for spesifisert regning, samtale venter, personsvar etc. dekkes ikke av NMS. Telefonutgifter utover statens satser, skal dokumenteres på eget skjema (rapport til dekking av tellerskritt). Dokumentasjon: For at telefonutgiftene skal refunderes skal originalregning sendes NMS. I tillegg skal det vedlegges en kvittering på at regningen er betalt. Bilgodtgjørelse og reiseutgifter Bilgodtgjørelse utbetales for yrkes- og/eller tjenestekjøring. Den dekkes etter gjeldende tariffavtaler som NMS forhandler fram. Se 5.2 i tariffavtale I. Skjema for bilgodtgjørelse må leveres regelmessig, helst hver måned. For andre reiseutgifter føres dette på et eget skjema bilag for reiseoppgjør. Hjemmekontor Se Tariffavtale I og 6 Utbetalinger av lønn og andre godtgjørelser til tilfeldig arbeidskraft Disse utbetalingene gjelder tilfeldig arbeidskraft på leirsteder, musikere/talere ved NMS arrangement, forelesere MHS etc. Utbetaling av lønn All lønn skal utbetales via lønn selv om vedkommende kun har hatt noen få timer eller beløpet er under grensen for innberetning. Opplysninger som skal følge med er: Navn Adresse Personer Skattekort (evt. Kopi av dette) Kontonr Evt. ansattnr Økonomihåndbok Side 15 av 54

16 Alle opplysninger skal vedlegges selv om beløpet er under kr 2 000,- da lønnskonsulent trenger opplysningene til lønnsprogrammet. Når det blir sendt kopi av skattekort, er det viktig at begge sider av skattekortet følger med. Dersom en arbeidstaker har frikort, kan kun original sendes da kopi ikke er gyldig. Dersom vedkommende har behov for pengene før neste lønnskjøring, kan det utbetales et forskudd så lang det er mulig. Dette skal utbetales fra økonomiseksjonen. Honorarer Ved utbetaling av honorar skal enten faktura med organisasjonsnummer eller skattekort leveres. Honorar skal alltid utbetales fra økonomiseksjonen Ansettelse/fratreden Når en person blir ansatt, arbeidsforholdet endrer seg eller opphører, skal skjemaet opplysninger om ansatt fylles ut. Skjemaet sendes til økonomiseksjonen v/lønnskonsulent så fort som mulig etter endringer. Ved fratredelse er det viktig at opplysningene kommer i god tid før fratredelsesdato slik at det ikke blir noen misforståelser ved framtidige lønnsutbetalinger. Lønn til besøkende fra søsterkirker Når NMS får besøk fra søsterkirker, blir det utbetalt lommepenger til gjestene. Dette beløpet er å betrakte som lønn og skal innberettes. En må på forhånd innhente arbeidstillatelse/skattekort/kopi av opplysninger i passet. Dersom skattekort ikke foreligger trekkes det 50 % skatt. Kjøp av klær til gjestene, skal også innberettes til ligningsmyndighetene. Dersom samlet beløp er kr 2 000,- eller under, blir det ikke trukket skatt, men beløpet må via lønnssystemet da NMS må betale arbeidsgiveravgift av beløpet. Dokumentasjon: Når gjestene kommer til Norge skal det tas kopi av pass med bilde, navn og fødselsdato. I tillegg skal skjema lommepenger til utenlandske gjester fylles ut. Lønn og andre godtgjørelser for misjonærer Alle ansatte i NMS blir lønnet fra Norge bortsett fra lokalt ansatte som lønnes fra representantens kontor. Det er nærmeste overordnede som er ansvarlig for at skjemaet opplysninger om ansatt blir fylt ut og sendt til økonomiseksjonen v/økonomikonsulent lønn. Økonomihåndbok Side 16 av 54

17 Lønnsregulativ i NMS Lønnsplan gjeldende fra 1. januar 2008 Måneder 12 Uker 52 Dager 260 Timer 1976 Gruppe År Måned Uke Dag Time - 16,5 år , , ,73 786,35 103,47 16,5-17 år , , ,31 813,46 107, ,5 år , , ,08 849,62 111,79 1a 17,5-18 år , , ,85 885,77 116, , , ,23 903,85 118, , , ,62 926,92 121, , , ,00 950,00 125, , , ,38 973,08 128, , , ,77 996,15 131,07 2a , , , ,23 134, , , ,54 942,31 123, , , ,92 965,38 127, , , ,31 988,46 130, , , , ,54 133, , , , ,62 136,13 2b , , , ,69 139, , , ,54 982,31 129, , , , ,38 132, , , , ,46 135, , , , ,54 138, , , , ,62 141,40 3a , , , ,69 144, , , , ,77 134, , , , ,85 137, , , , ,92 140, , , , ,00 143, , , , ,08 146,46 3b , , , ,15 149,49 3c , , , ,23 139, , , , ,31 142, , , , ,38 145, , , , ,46 148,48 Økonomihåndbok Side 17 av 54

18 , , , ,54 151, , , , ,62 154, , , , ,92 149, , , , ,00 152, , , , ,08 155, , , , ,15 158, , , , ,23 161,74 4a , , , ,31 164, , , , ,38 154, , , , ,46 157, , , , ,54 160, , , , ,62 163, , , , ,69 166,80 4b , , , ,77 169, , , , ,00 159, , , , ,08 162, , , , ,15 165, , , , ,23 168, , , , ,31 172,01 5a , , , ,38 175, , , , ,38 175, , , , ,46 178, , , , ,54 181, , , , ,62 184, , , , ,69 187,20 6a , , , ,77 190, , , , ,38 186, , , , ,85 191, , , , ,08 193, , , , ,31 196, , , , ,54 198, , , , ,62 201, , , , ,00 203, , , , ,00 230, , , , ,00 230, , , , ,23 232, , , , ,62 247,98 Økonomihåndbok Side 18 av 54

19 Hvilket skjema trenger du?: Kilometergodtgjørelse: ECB?OpenDocument Reiseoppgjør og diverseutlegg: F1B?OpenDocument Merarbeid deltidsansatte: DF9?OpenDocument Overtid: ?OpenDocument Uregelmessig arbeidstid: A?OpenDocument Timelønn: B7?OpenDocument Honorar: DC52?OpenDocument Honorar utenlandske statsborgere: A96C?OpenDocument Avtale om hjemmekontor: 004E7011?OpenDocument Mobil: 02B9463?OpenDocument Kassaoppgjør for studieturer og festivaler ?OpenDocument Økonomihåndbok Side 19 av 54

20 Rutiner for økonomihåndtering ved studieturer/ festivaler Veiledning til skjemaet "kasseoppgjør for studieturer/festivaler etc." Alle bilag/fakturaer må føres i en kassadagbok. I kassadagboka skal dato, bilagsnummer, hvordan pengene er blitt brukt og beløp oppgis. Dette må gjøres i slutten av hver dag. Ellers kan det lett oppstå forskjeller mellom det en har av fakturaer/kvitteringer og det som skulle være igjen i kassabeholdningen. Alle ut og innbetalinger må dokumenteres. Dersom det ikke er mulig å få fakturaer / billetter / kvitteringer, skal utgiftene spesifiseres på eget ark, med minst 2 signaturer. Dette bør gjøres fortløpende, senest i slutten av hver dag. Dersom det av en eller annen grunn har betalt mer en det som står på fakturaen, skal det dokumenteres med 2 signaturer. (Signaturene må være leselig) Hver dag bør kassa kontrolleres mot kassadagboken. Dersom det skulle oppstå forskjeller vil en ha mulighet til å finne ut av det om man gjør det samme dag. Dersom en venter for eksempel en uke, kan det bli svært vanskelig. Etter endt tur eller arrangement bør kassa gjøres opp umiddelbart. Deretter leveres reiseregnskapet til budsjettansvarlig, som kontrollerer og anviser oppgjøret, før det sendes økonomiseksjonen. Kassaoppgjøret bør være økonomiseksjonen i hende senest 2 uker etter at arrangementet eller reisen er avsluttet. Penger som måtte være igjen i kassa etter en tur eller et arrangement, må straks settes inn på NMS sin bankkonto eller leveres til økonomiseksjonen. Kassereren bør ta vare på kvitteringen over innsendt beløp, i tilfelle uklarheter i forbindelse med restbeløpet i kassa. Allerede i planleggingsfasen må økonomiseksjonen kontaktes slik at konto og kostnadssted kan fastsettes. Utgiftsrammene avtales med budsjettansvarlig (avdelings- / seksjonsleder) Deltageravgift faktureres i god tid før arrangementet (Følg NMS sine faktureringsrutiner, kontakt budsjettansvarlig) Ved evt. kontante forskudd kontaktes budsjettansvarlig. Utbetalingen skjer fra økonomiseksjonen. Den som tar forskuddet står personlig ansvarlig for beløpet som taes ut. (Regnes som lån. Økonomihåndbok Side 20 av 54