Tore Søfting: Excel 2010 Avansert funksjonalitet

Transkript

1 Tore Søfting: Excel 2010 Avansert funksjonalitet Mars 2012

2 Innholdsfortegnelse Introduksjon... 4 Litt om forskjellige språkversjoner... 5 Hva er nytt i Excel 2010? sammenlignet med 2003-versjonen... 6 Nyheter... 6 Nytt grensesnitt... 6 Nye filtyper... 6 Nye funksjoner... 7 Spesielt for Excel 2010 norsk språkversjon... 7 Forbedret grafikk... 7 Betinget formatering... 7 Grafiske fremstillinger... 8 Forskjeller på 2007 og PowerPivot... 9 Tilpasning av båndet (the Ribbon)... 9 Office-knappen... 9 Listeverktøy Fryse kolonneoverskrifter Gjenta overskriftene ved utskrift Sortering Delsammendrag (Subtotals) Filter Avansert filter Identifisere og fjerne dubletter fra en liste Innebygget verktøy fjern duplikater (remove duplicates) Bruke formler for å identifisere duplikater Betinget formatering for å identifisere duplikater Nyttig funksjonalitet i Excel Validering og beskyttelse (Eng: Validation and protection) Validering (Eng: Validation) Beskyttelse Validering av output Betinget formatering Bruk av HVIS (IF)-funksjonen for å fremheve tall Pivottabell PowerPivot Import av tekstfiler Nyttige funksjoner HVIS (IF)-funksjonen FINN.RAD (VLOOKUP) FINN.KOLONNE (HLOOKUP) AVDRAG ANNUITET - PMT Øvingsfil Målsøking.xls SUMMERPRODUKT (SUMPRODUCT) D-funksjoner w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 2

3 DSUMMER (Eng: DSUM), DGJENNOMSNITT (Eng: DAVERAGE), DMAX (Eng: DMAX), DMIN (Eng: DMIN), etc Spesielle teknikker Matriseformler (Eng: Array Formulas) Funksjonen INDIREKTE (Eng: INDIRECT) Flere verktøy på båndet Målsøking (Eng: Goal Seek) Problemløser (Eng: Solver) Eksempel 1 optimalisering av reklameinnsats Eksempel 2 Kontoavstemning med problemløser/solver Scenarier (Eng: Scenarios) Konsolidering (Eng: Consolidation) Enverdi- og toverditabell Importere data fra internett og andre systemer Importere levende data fra Internett Dele celleinnhold Hente ut innhold fra midt i en tekststreng Tekst til kolonner (Eng: Text to columns) Rydde i importerte data Hvordan skjule feilmeldinger Betinget formatering Funksjonen HVISFEIL (Eng.: IFERROR) Spore sammenheng i formler og resonnementer Frihånds -analyse og kalkulasjon Matriseformler Excel dashboards Noen sentrale hurtigtaster Til slutt hvordan få hjelp med Excel-problemer Hjelpesystemet i Excel Google Nettsteder Øvingsfiler Rettigheter Stikkordregister w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 3

4 Introduksjon Siden regnearket ble klekket ut som konsept i siste halvdel av 70-tallet, og det første regnearkprogrammet ble tilgjengelig kommersielt i 1979 (VisiCalc), er regnearket blitt fundamentet for all økonomisk beregning og oppfølging for offentlige institusjoner, bedrifter og privatpersoner over hele verden. I dag er det svært vanskelig å tenke seg tallhåndtering uten bruk av regneark, og med en anslått markedsandel på verdensbasis på rundt 90% vil det for de aller flestes vedkommende bety Excel. Det kompendiet du nå holder i hånden, er utviklet som dokumentasjon til kurset Avansert Excel. Kompendiet er under kontinuerlig revisjon, og i skrivende stund beskriver det de fleste eksemplene som gjennomgås i kurset. Dette er ingen komplett lærebok, mer en samling eksempler på praktisk bruk av Excel for den relativt vante bruker. For fullstendige beskrivelser av de forskjellige funksjonene, henviser jeg til en av de utmerkede Excel-lærebøkene som finnes på markedet, f. ex. The Excel 2007/2010 Bible av John Walkenbach. Grunnleggende funksjoner er også greitt beskrevet i lærebøkene fra norske Datapower. Kompendiet inneholder skjermbilder fra Excel Prinsippene i Excel har ikke forandret seg fra én versjon til neste versjon, men hver versjon har blitt flinkere i jobben sin; tallhåndtering. Det foreløpige høydepunktet er naturlig nok nådd i Excel Den klarer alt tidligere versjoner har klart, og i tillegg en del ting tidligere versjoner ikke har klart. Alle versjoner av kompendiet kan fritt lastes ned fra mitt nettsted, og det samme gjelder tilhørende øvingsfiler. Konvensjoner: Kompendiet er i norsk språkdrakt, og er primært tilpasset en norskspråklig Excelinstallasjon. Ettersom engelsk språkversjon også e rmye brukt i Norge, har jeg også konsekvent henvist til engelske uttrykk i parentes. Asker, mars 2012 Tore Søfting tore.softing@excelkurs.com w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 4

5 Litt om forskjellige språkversjoner I Norge brukes normalt to språkutgaver av Excel: norsk versjon engelsk versjon Forskjellen mellom disse er først og fremst det vi ser av språk på menyer og i hjelpesystem. Dette skaper få problemer. Den store utfordringen er imidlertid å holde styr på h.h.v. norske og engelske funksjonsnavn. For den som er vant til den ene versjonen og skal over på den andre, kan dette skape problemer. Nederst i venstre marg på har jeg lagt en link til et nettsted som har oversatt funksjonsnavnene mellom flere språk, så bare sjekk der hvis du støter på problemer med dette. For ordens skyld presiserer jeg at om man har laget en modell i norsk versjon og åpner den i en engelskspråklig versjon, så oversettes funksjonsnavnene automatisk. Dette er ikke hele språk -historien, og jeg skal nevne to problemstillinger til: bruk av tegn i formler o i en norsk installasjon det gjelder også en engelskspråklig installasjon i Norge - benytter man semikolon (;) til å skille ledd i en formel. I en engelskspråklig installasjon i USA og England benyttes komma (,) til å skille de samme leddene. Dette kan skape problemer i et par tilfeller, nemlig når man leser en amerikansk lærebok, eller finner Excel-løsninger på Internett. Bruker man komma vil ting ikke fungere, så husk å erstatte komma med semikolon om du finner en amerikansk formel et sted! Forskjellig desimaltegn o Standard desimaltegn i en norsk installasjon inkludert engelskspråklig installasjon i Norge er komma (,) mens standard USA-tegn er punktum (.). Dette skaper problemer ved import f. ex. fra et nettsted som benytter punktum, og det er egentlig få eller ingen snarveier rundt dette. Dette problemet oppstår også hvis man importerer fra et amerikansk administrativt system som er satt opp med punktum som desimaltegn. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 5

6 Hva er nytt i Excel 2010? - sammenlignet med 2003-versjonen Det nye grensesnittet kom med 2007-versjonen. Dette er i hovedsak videreført i 2010-versjonen, men med enkelte justeringer. Etter at man har vennet seg til 2010-versjonen, og klarer å finne de forskjellige funksjonene, kan man stort sett bruke den på samme måte som eldre versjoner. For å komme videre og utnytte nye muligheter, skal vi nå se på forbedringer og forskjeller mellom 2010 og eldre versjoner. Nyheter Nyhetene kan sammenfattes som: Nytt grensesnitt Nye filtyper Nye funksjoner Ny funksjonalitet Nytt grensesnitt Ved første øyekast er det nye grensesnittet relativt gjenkjennelig, man kjenner igjen symbolene og knappene. Når man skal i gang med å bruke det, blir det litt verre, grupperingen av funksjonene er helt ny. Funksjonene er nå samlet på det som har fått navnet båndet på norsk (Eng.: The Ribbon). Det finnes egentlig ingen enkel måte å beskrive det nye systemet på slik at man får noen nøkkel til hvordan det er oppbygget. Det er bare en måte å få dette til å gli på, det er å jobbe med det, og være åpen for at det tar litt tid å finne frem i begynnelsen. Når man først kommer inn i det, oppleves det nye systemet som både intuitivt og logisk. Microsoft har lagt ut overgangsapplikasjoner som viser hvor en funksjon i det gamle systemet ligger i det nye. Disse har jeg lagt linker til på Rull ned til avsnittet Office/Excel 2010, og klikk på linkene til Excel, Word og PowerPoint! Nye filtyper Office 2007 markerer overgangen til nye og forbedrede filtyper. De nye filtypene er sterkt forbedret m.h.t. stabilitet, størrelse (ofte bare 50% av forrige filtype), og utveksling av data med andre systemer. Selv om de nye filtypene har bedre egenskaper, skaper de også kompatibilitetsproblemer i forhold til eldre versjoner av Office-programmene, altså hvis man kjører Excel 2003 kan man ikke uten videre åpne en fil av Excel 2007-type. Det finnes to måter å komme rundt dette på: 1. Man lagrer inntil videre i gammel filtype selv om man har gått over til Excel 2007/2010, eller 2. Man installerer en tilleggs- snutt i Excel 2003 for å kunne åpne den nye filtypen. Hvis man lagrer i 2003-format fra 2007, mister man fordelene med ny filtype, men for å være sikker på at kollegaer og andre som fremdeles er på 2003 skal kunne jobbe med filene, er dette en måte å komme rundt det. Leseren som gjør 2003 i stand til å åpne 2007-filer blir automatisk foreslått om man forsøker å åpne en 2007-fil i 2003, vel og merke hvis installasjonen er oppdatert. Hvis man ikke får spørsmål om dette, må man installere manuelt. Gå da på og søk på compatibility pack. Vær obs på at om man har laget noe i Excel 2007/2010, og skal konvertere det til 2003-format, er det bare å åpne filen, gå på Lagre som, og lagre den i 2003-format. Man får beskjed om hvilke ting som ikke vil fungere skikkelig i 2003-format. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 6

7 I en overgangsperiode er det viktig å være klar over dette forholdet, og det er et problem bare så lenge vi er avhengige av å dele ting med brukere som kjører eldre versjoner. Om noen år vil dette ikke lenger være et problem. En annen, og viktig nyhet, er muligheten til å lagre direkte i PDF-format fra alle programmene i Office, også Excel. Denne muligheten er ikke implementert ved installasjon, man må gå gjennom en prosedyre for dette. For å starte prosedyren går man på Office-knappen, velger Lagre som, og går på Søke etter andre formater.. Når man har vært gjennom denne prosedyren kan man for ettertiden lagre direkte i pdf-format. Regnearket har blitt betydelig større i 2007/2010-filformatet: Excel 2003: 256 kolonner rader Excel 2007/2010: kolonner rader Dette er gode nyheter for alle som jobber med analyse av store datamengder, for dem som ikke gjør det spiller det liten rolle. Nye funksjoner Excel 2007 kom med 5 nye funksjoner som er aktuelle for alle. Dette er sentrale funksjoner som gjør det enklere å løse noen problemer: Engelsk IFERROR AVERAGEIF AVERAGEIFS SUMIFS COUNTIFS Norsk HVISFEIL GJENNOMSNITTHVIS GJENNOMSNITT.HVIS.SETT SUMMER.HVIS.SETT ANTALL.HVIS.SETT I 2010 er det én ny funksjon som er verd å nevne: Engelsk AGGREGATE Norsk MENGDE Kortversjonen er at dette er den gamle DELSAMMENDRAG/SUBTOTAL på steroider, den kan gjøre flere tricks enn den gamle. Spesielt for Excel 2010 norsk språkversjon Vi kan merke oss at to funksjoner har fått nye navn i norsk Excel Engelsk alle versjoner Norsk t.o.m Norsk 2010 PMT AVDRAG ANNUITET MAX STØRST MAKS Dette gjelder altså kun 2010-versjonen, i 2007 bruker vi fremdeles de gamle funksjonsnavnene. Forbedret grafikk Det er kanskje en gjenganger at ting har blitt penere for hver ny versjon av Excel som har blitt sluppet. Excel 2010 skuffer ikke på dette punktet heller. Grafikken har blitt spesielt fin nå, og det har også kommet en del nye måter å vise verdier grafisk på. Betinget formatering Betinget formatering er velkjent fra tidligere versjoner, men ble sterkt utvidet i 2007, og finpusset enda litt i Vi kan nå fremstille verdier bl.a. på disse måtene. Forbedringen i 2010 kontra 2007 w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 7

8 består bl.a. i at vi nå kan fremstille negative verdier på en forståelig og riktig måte når vi bruker datastolper. Nedenfor er noen eksempler på bruk av betinget formatering: Grafiske fremstillinger Her ser vi tydelig forbedringene når vi sammenligner grafer fra 2003 og Grafikken er langt bedre, eller skal vi si langt lekrere. En graf i Excel 2010 kan f.ex. se slik ut: Salg Kostnader Prosedyren med å lage diagrammer ble «dramatisk» endret fra 2003 til 2007, og prosedyren er beholdt i Prosedyreendringen er resultat av en endring i tenkningen, og består i at tidligere lange veivisere er erstattet med et «velg-og-klikk»-system. I de gamle veiviserne ble vi spurt om alle detaljer med f.ex. et diagram, slik at diagrammet normalt skulle være helt ferdig når veiviseren var kjørt. I det nye systemet velger vi i hovedsak et diagram med et par klikk, så må vi inn i ettertid for å endre formatering og oppsett av diagrammet. For å gjøre dette arbeidet enklest mulig, har vi fått kontekstavhengige verktøy. Dette betyr at verktøyene dukker opp når det er behov for dem, ellers ser vi dem ikke. Når et diagram er merket, dukker denne «knappen» opp øverst i vinduet: På nivået nedenfor Diagramverktøy finner vi tre nye kategorier, Utforming, Oppsett og Format. Idéen er da at absolutt alt som finnes av verktøy for modifikasjon av diagrammet finnes på en av de tre flikene. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 8

9 Forskjeller på 2007 og 2010 Det er ingen store eller prinsipelle forskjeller mellom 2007 og 2010, og det er således ingen problemer med å gå fra den ene til den andre versjonen har noen endringer og forbedringer, og de viktigste følger her: PowerPivot Da Excel 2007 kom kunne vi plutselig mangedoble datamengden vi kunne håndtere, fra vel rader til over 1 million rader. I 2010 er det kommet nok en forbedring, nemlig muligheten til å installere et tillegg som heter PowerPivot. PowerPivot gjør det mulig å importere flere millioner rader data inn i Excel for analyse. Dette er et tillegg som må installeres, det er helt gratis, og krever altså 2010-versjonen. Les mer om dette og last ned på Tilpasning av båndet (the Ribbon) Da Office 2007 kom, var det et poeng at båndet skulle være slik det var. Muligheten for personlig tilpasning, slik vi hadde vært vant til i alle år, var borte. Denne begrensningen er nå borte, og vi kan igjen legge vårt personlige preg på grensesnittet. Office-knappen Office-knappen var også blant nyvinningene da Office 2007 kom. Den fungerte greitt, men har av og til skapt problemer i opplæringssituasjoner. Det er ikke alltid like lett å referere til noe som det ikke står et navn på. Dette er nå løst, og den gode gamle betegnelsen Fil/File er tilbake, mens Officeknappen er borte. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 9

10 Listeverktøy En liste i Excel-sammenheng er en samling med data som er satt opp slik at verktøy i Excel og andre programmer i Office kan brukes på den: Hver kolonne har en overskrift, overskriften er formatert annerledes enn innholdet (f.ex. fet skrift) Helst ikke annen tekst over selve listen det vil gjøre fletting mot et Word-dokument vanskeligere Ikke åpne (tomme) rader eller kolonner i listen Ingen data til høyre (eller venstre) for listen Øvingsfil: Ordrer.xls Fryse kolonneoverskrifter I Excel 2010 har vi noen forskjellige alternativer for å fryse overskriften slik at den ikke forsvinner når vi ruller ned i listen. Disse finner du under Visning frys ruter (View Freeze Panes). Gjenta overskriftene ved utskrift Ved utskrift har vi samme problem, men helt annen løsning. Siden dette har med utskriften å gjøre går du på Sideoppsett Utskriftstitler (Page Layout Print Titles), setter markøren i feltet gjenta rader øverst, og klikker på rad 1 i regnearket. Dersom du har et oppsett som er for bredt for arket du skriver ut på kan du også få gjentatt kolonne A ved å sette markøren i feltet gjenta kolonner til venstre og klikke på første kolonne. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 10

11 Sortering Vi velger sorteringsnøkkel ved å plassere markøren i den kolonnen vi ønsker å sortere etter, og så klikke på sorterings-knappene for å sortere i stigende eller synkende rekkefølge. NB! Vi skal ikke merke hele kolonnen vi skal sortere etter, da vil normalt denne kolonnen bli sortert uavhengig av resten, og det vil vi definitivt ikke. (Olsen heter da plutselig Hansen til etternavn). I Excel 2010 kan vi sortere samtidig etter samtlige kolonner i tabellen. Dette er en kraftig forbedring fra 2003, da vi bare kunne sortere etter maksimalt tre samtidige sorteringsnøkler. Nedenstående figur hvir vi kan klikke for å legge til flere nivåer: Legg merke til at på knappen Alternativer finner du andre sorteringsnøkler enn tall og alfabet, f.ex. ukedager og måneder. Delsammendrag (Subtotals) Øvingsfil: Pivot og delsammendrag.xls Funksjonen finnes på Data Delsammendrag (Data Outline - Subtotals) Vi kan på en veldig enkel måte få sammendrag i en liste som ovennevnte eksempelliste ved å bruke funksjonen Delsammendrag. Den forutsetter (selvsagt) at det er begreper som går igjen på listen, som f. ex. navn i nevnte liste. Ved å be om summering ved w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 11

12 hver navneendring, får vi veldig enkelt opp hva hver kunde har kjøpt av de forskjellige varene: Ved å klikke på tallene (1, 2, 3) øverst til venstre kan vi velge detaljeringsgrad på tallene. Vi fjerner delsummene ved å gå inn på samme sted og velge fjern alle. NB! Vi må først sortere listen etter den kolonnen vi ønsker å lage delsummer på, i dette tilfellet etter kunde. Delsammendrag fungerer fint på mindre datamengder, men blir treg på store datamengder. På datalister med noen tusen poster blir delsammendrag altfor tregt til at man ønsker å bruke det. Pivot-tabell på samme data tar ingen målbar tid. Filter Finnes på Hjem Redigering Sorter og filter (Home Editing Sort & Filter) I tidligere versjoner brukte man begrepet Autofilter, nå snakker man bare om Filtrering. Filteret gjør det veldig enkelt for oss å ta bort poster vi ikke har interesse av (til fordel for dem vi har interesse av). Avansert filter Finnes på Data Sorter og filtrer - Avansert Prosedyren er: Sett markøren ett eller annet sted inne i listen, gå så på Data Sorter og filtrer - Filtrer, og filtreringsknapper legges automatisk på toppen av hver kolonne Bruken av Autofilter i Excel 2010 er enkel og forståelig. Ved å åpne filteret får vi listet opp samtlige alternativer i vedkommende kolonne, og da er det bare å krysse av for det eller de alternativer vi ønsker å filtrere på. Vi kan filtrere på flere (eller alle) kolonner samtidig.: I tidligere versjoner av Excel måtte vi titt og ofte ty til Avansert filter, ettersom Autofilter-funksjonen var langt mer begrenset enn i 2007/2010. I Excel 2007/2010 dekker vi de aller fleste behov for filtrering gjennom Autofilteret, så jeg innskrenker omtalen av avansert filter til å si det fremdeles finnes, og at vi må bruke det hvis vi ikke oppnår det vi ønsker med Autofilteret. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 12

13 Identifisere og fjerne dubletter fra en liste Øvingsfil: Liste med dubletter.xls Innebygget verktøy fjern duplikater (remove duplicates) En velkjent situasjon for mange er at man sitter med f.ex. en kundeliste i Excel, eller listen er eksportert fra CRM- eller regnskapssystemet til Excel for vasking. Har man hundre poster kommer man langt med sortering og manuell behandling, men har man 1 000, eller poster er det straks verre. Da må vi trekke inn Excels evne til å behandle strukturerte data for å rydde i listen. I tidligere versjoner av Excel var det ingen egen funksjon til dette formålet, og vi måtte kombinere forskjellige teknikker for å oppnå det vi ønsket. I Excel 2010 er det kommet en egen funksjon som gjør jobben for oss direkte. Funksjonen finner vi på Data Sorter og filtrer Fjern Duplikater: Prinsippet for å fjerne duplikater ved hjelp av dette verktøyet, er at man krysser av for de kolonneoverskriftene som skal være med i vurderingen. kriteriene man selv ønsker for å definere og fjerne duplikater. Altså, hvis man kun skal se på navnet, krysser man for Company name. Hvis det er kombinasjonen Navn og Adresse som er vilkåret for et duplikat, krysser man for de to, osv. På denne måten kan man bruke de Metoden er rask og enkel å bruke, ulempen kan være at vi ikke ser hva som fjernes, postene bare fjernes. Hvis det er viktig først å få vist postene, for å kunne vurdere før de fjernes, må man benytte andre metoder. Følgende prosedyre vil fungere i alle versjoner av Excel. Bruke formler for å identifisere duplikater Om vi tar utgangspunkt i øvingsfilen, må vi først sortere listen på Customer ID, det vil bringe eventuelle dubletter til å bli liggende etter hverandre. Vi bruker så HVIS(IF)-funksjonen til å sammenligne hver Customer ID med den som står på raden nedenfor. Formelen i celle A2 ser slik ut: =HVIS(B2=B3; Dublett ; ). Denne formelen kopieres så nedover hele kolonne A, og det får den til å sammenligne alle Customer ID i kolonne B parvis nedover. Vi har bedt HVIS-funksjonen om å skrive ordet Dublett ved siden av ID-er som forekommer to ganger, og som derfor ansees å være doble. På denne måten har vi i første omgang identifisert dem, men vi har en liste med flere tusen poster, og vi vil gjerne samle alle dublettene på toppen av listen. Før vi sorterer må vi gjøre om formlene i kolonne A til verdier, altså slik at vi sitter igjen med resultatet av formelen, ikke selve formelen. Denne operasjonen er spesielt aktuell i forbindelse med sortering, og prosedyren er som følger: 1. Merk og kopiér området som skal omgjøres (kolonne A her) w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 13

14 2. Gå så på Hjem klikk nedtrekksknappen på Lim inn og velg Verdier. Det kopierte området limes nå inn over det opprinnelige området, og formlene er omgjort til resultatet av formlene, altså verdiene. Nå kan vi trygt sortere listen (synkende) etter kolonne A, og vi får samlet alle postene med kommentaren Dublett på toppen av listen. Det er da veldig enkelt bare å merke radene og slette dem. Vi kan også utmerket tenke oss at kriteriet for om en post (kunde) finnes flere ganger, er at både Customer ID og Company Name er identiske. Prosedyren er forsåvidt den samme, men formelen som sammenligner blir noe mer innfløkt: =HVIS(B2&C2=B3&C3; Dublett ; ). Erstatt HVIS med IF i engelsk versjon, alt annet er likt. Ved hjelp av dette systemet kan man selvsagt også be om å få sjekket Kundenavn og Adresse, og få melding hvis de er like. Forøvrig henvises til den nevnte øvingsfilen for full beskrivelse av eksemplet! Betinget formatering for å identifisere duplikater I 2010 er det også mulig å bruke betinget formatering (conditional formatting) for å identifisere duplikater. Da får vi også mulighet til å vurdere før vi eventuelt sletter postene. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 14

15 Nyttig funksjonalitet i Excel Validering og beskyttelse (Eng: Validation and protection) Øvingsfil Innrapporteringsskjema.xls I enhver database er det lagt mye flid i å redusere muligheten for feilregistreringer i de enkelte feltene. Skal det registreres et årstall, er det lagt inn begrensninger som gjør det umulig å registrere et ord i feltet, eller et tall med fem sifre, eller et årstall som er større eller mindre enn det som er aktuelt. Og, hvis det lar seg gjøre, så har databaseutvikleren ikke gjort jobben sin. Så lenge man jobber med sine egne ting i Excel, kan man normalt forutsette at man vet hva som skal registreres i de forskjellige cellene, så da er det ikke spesielt aktuelt å legge inn validering og beskyttelse. Men så snart man lager modeller andre skal fylle inn sine tall i, er det svært viktig å bruke disse to Excelfinessene. Validering hindrer at noen registrerer noe ulogisk i en celle; et tall som er for lite, et tall som er for stort, et ord, en feilstavelse, etc. Ved hjelp av Beskyttelse låser man alle andre celler enn input-cellene slik at ingen bruker bevisst eller ubevisst - endrer formler eller gjør andre forandringer vi ikke ønsker. Validering (Eng: Validation) Ved å bruke funksjonen (altså ikke funksjon som i f x, men funksjon som i verktøy), kan du bestemme hva det skal være lov å skrive i en celle. I eksempelfilen har vi laget et enkelt skjema for innrapportering av regnskapstall. Her har brukeren lov å skrive i de cellene som er gule. Her er det kun lov å skrive inn tall innenfor bestemte intervaller, eller det er lov å registrere nærmere angitte alternativer. For å angi begrensningene på tillatt celleinnhold går vi til Data Datavalidering. Her ser vi at det i utgangspunktet er tillatt å registrere hvilken som helst verdi i merket celle. Dermed kan vi sette valideringene: w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 15

16 Celle C3: Her skal vi registrere én av 3 avdelinger, og for å gjøre det enkelt for brukeren angi følgende: Tillat: Liste Kilde: her kan vi skrive inn alternativene; Avdeling 1, avdeling 2, etc., med semikolon mellom. Vi har dermed laget en nedtrekksmeny i cellen, og det blir både enkelt og sikkert å registrere riktig avdeling. Vi kan også henvise til en liste vi har registrert i regnearket. I 2007 kan vi ha listen på samme ark som oppslaget og få lov til å merke den, mens vi i 2010 også får lov til å merke en liste på et annet ark, direkte og uten noen omveier. Om vi skal gjøre det samme i 2007 og eldre versjoner, er prosedyren slik: Oppslag mot et annet ark Hvis vi gjerne vil ha oppslagslisten på et annet ark, må vi gjøre følgende: 1. Skriv listen slik du vil ha den, i det arket du ønsker å ha den 2. Merk listen, gi den et (entydig) navn ved å plassere markøren i navnefeltet øverst til venstre over regnearket, skriv inn navnet og tast Enter. 3. I felter Kilde kan vi nå skrive inn referansen, slik: =Navneliste, hvis vi har kalt området Navneliste. NB! Husk likhetstegn, =, foran navnet, ellers fungerer det ikke! Funksjonstast F3 henter for øvrig opp listen over navngitte områder i arbeidsboken, så da slipper man både å huske og skrive navnet. Celle C6: Her gjør vi tilsvarende, og legger inn de aktuelle navnene som listealternativer. Celle C9: Her skal vi registrere omsetning, og da er det mindre bastant hva som skal kunne registreres. For å hindre at det tastes et siffer for mye eller for lite kan vi basert på erfaringstall - legge inn at tillatt skal være heltall mellom og Celle B11, C12: Kostnadene kan vi validere på tilsvarende måte. De øvrige cellene inneholder formler som henter informasjon fra de nevnte cellene, intet skal registreres her. Inndatamelding her kan vi legge inn en instruks til brukeren, slik at man vet hva man skal gjøre. Beskjeden dukker opp når markøren settes på cellen. Feilmelding her legger man inn en melding som kommer opp hvis man forsøker å skrive noe som ikke er tillatt i cellen: Feil verdi prøv på nytt. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 16

17 Beskyttelse Når vi nå har bestemt hva som skal være tillatt å registrere i input-cellene, kan vi utføre trinn 2 - nemlig beskyttelse av arket. Før vi gjør det, må vi ha et par ting klart for oss: På Hjem Celler Format Formater celler er en celle i utgangspunktet satt som låst. Denne innstillingen har betydning først når vi slår på beskyttelse av arket: (Se gjennom Endringer Beskytt ark): Vi må derfor først fjerne haken ved Låst på de cellene som skal være tilgjengelig (C3, C6, C9, C11, C12): w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 17

18 Når dette er gjort, kan vi slå på beskyttelse av arket på Se gjennom Beskytt ark. Vi har nå oppnådd to ting: Vi har bestemt hvilke celler det er tillatt å registrere noe i De andre cellene er ganske enkelt ikke tilgjengelig. Vi har bestemt hva det skal være tillatt å registrere i de samme cellene. Validering av output Vi bruker først og fremst validering for å kontrollere input i en celle. Vi kan imidlertid også sette validering på en output-celle, altså en celle som inneholder en formel. Vi har da en noe annen problemstilling, nemlig at det vil være utenkelig å ikke la formelen vise det virkelige resultatet av input fra andre celler, så da bruker vi validering til å påpeke eller fremheve cellene som inneholder verdier utenfor akseptabelt område. Skjermbildene er fra filen Validering og beskyttelse.xls. Det finnes også eksempler på bruk av alle disse funksjonene i filen Analyseeksempel.xls. er utenfor akseptabelt område. Vi markerer celle B11 og angir på Data Dataverktøy - Datavalidering at minimum tillatt verdi er 0,10 (=10%)., dvs at vi krever en resultatgrad på minimum 10%. Så klikker vi på nedtrekksmenyknappen på Datavalidering, og velger Sirkle ugyldige data, og dermed får vi en rød ring rundt data som Vi ser da at vi får en sirkel rundt tall som er utenfor akseptabelt område. Det er dermed veldig enkelt å få oppmerksomhet på disse størrelsene. Ved å klikke på knappen til høyre for denne slår vi markeringen av. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 18

19 Betinget formatering Funksjonen Betinget formatering (Hjem Stiler- Betinget formatering har blitt vesentlig mer avansert og elegant i Excel I figuren nedenfor forhåndsviser vi et område i filen Analyseeksempel med innlegging av verdisøyler direkte i cellene: endret i 2010 slik at negative tall nå fremstår korrekt. Som det fremgår er cellene i kolonne F her merket, slik det er disse som får verdisøylene. Det finnes en rekke forskjellige måter å bruke denne funksjonen på. Her er det bare å kjøre i vei og teste det hele ut! Det kan tilføyes at søylene til venstre ikke viser negative tall på en forståelig måte. Dette er Bruk av HVIS (IF)-funksjonen for å fremheve tall Se eksempel på bruk av HVIS-funksjonen i Excel for å identifisere dårlige resultater i filen Analyseeksempel.xls, ark Løsningseksepel_4. Pivottabell Tidligere i kompendiet har vi sett på bruk av Delsammendrag, Autofilter, og Avansert filter for å få frem informasjon fra store lister eller datamengder. Pivottabell er et verktøy i samme gate, men den gjør vanligvis jobben enda bedre og enda mer opplysende. Øvingsfil: Pivot og delsammendrag.xls Vi kan nok en gang ta frem denne filen og spørre oss selv: Hvordan står det egentlig til med salget? Hva selger de forskjellige selgerne? Hva selger de av de forskjellige varegruppene, etc? Ved hjelp av pivottabellfunksjonen kan vi enkelt finne ut av dette: Prosedyren er som følger: Klikk markøren inn i listen ett eller annet sted Gå på Sett inn Pivottabell, og Excel foreslår dataområde. Godta dette med ok. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 19

20 Vi får da følgende: For så å få våre data inn i pivottabellen, krysser vi i feltene foran kolonneoverskriftene, som vi finner igjen i området til høyre. Nedenfor overskriftsområdet har vi fire felter som angir hvor ting plasseres, og som vi også kan bruke for å få de enkelte feltene på riktig sted. Først krysser jeg for Selger, Produkt, og Netto pris. Vi er ikke helt fornøyd med dette oppsettet, vi ønsker Produkt som kolonneoverskrift, for å få bedre oversikt. Da kan vi rett og slett ta tak i feltet Produkt i vinduet Radetiketter nederst, og dra det over til vinduet Kolonneetiketter. Vise dataene som prosentandeler For å øke forståelsen av verdiene i pivottabellen, kan vi også vise dem som prosentandeler: Vi flytter da den aktuelle verdiserien, her Netto salg, inn i verdiområdet én gang til, slik:. Vi skal nå vise den ene verdiserien som prosentandel av raden for å se hva de enkelte produktene bidrar med av totalen. Først skifter vi navn på serien ved å klikke markøren på etiketten Summer av Nettopris, og skrive ønsket navn inn, her Varens prosentandel. Alle felter med dette navnet skifter nå til det nye navnet. Dernest plasserer vi markøren på dataserien tilhørende denne etiketten, og gårfra toppen og ned: Pivottabellverktøy Alternativer Feltinnstillinger Vis verdier som - % av radsum: w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 20

21 Da får vi altså den ene serien automatisk omregnet til prosent, og vi ser veldig enkelt hvor stor prosentandel av totalen den enkelte varetype utgjør: Om vi ønsker, kan vi flytte samme serie inn en tredje gang og velge å vise den som prosent av kolonnesum, dermed ser vi prosentfordelingen også på selgerne, slik: Slice and Dice data Et helt nytt verktøy i Pivottabellfunksjonen er muligheten for å sette inn såkalte slicers. Dette er visuelle filtre som sterkt forenkler filtreringen av Pivotdata. Slicers settes inn her: w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 21

22 Og resultatet blir slik: Pivottabeller er et stort tema, og jeg henviser til kurset for flere eksempler på bruk av pivottabeller. Det finnes også bra litteratur, f.ex. Bill Jelens Pivot Table Data Crunching. PowerPivot Øvingsfil: ContosoSales.accdb [Denne flen ligger ikke sammen med de øvrige øvingsfilene p.g.a. størrelsen, men kan lastes ned separat fra ] I Excel 2010 (og bare der) kan vi installere et tillegg som heter PowerPivot. Dette tillegget tar Excels dataanalyseferdigheter over i en ny dimensjon. Det er hovedsakelig tre ting som utmerker PowerPivot: 1. Evnen til å håndtere datamengder (langt) utover den ene millionen rader vi får plass til i regnearket. 2. Mulighet for å opprette relasjoner mellom felter i forskjellige datakilder 3. DAX-funksjoner, en ny type funksjoner som sterkt forenkler beregninger med pivotdata. PowerPivot-tillegget er beskrevet, og kan lastes ned fra Det koster ingenting, og kan som sagt bare installeres i Excel Jeg skal her ta for meg hvordan man kommer i gang med PowerPivot, etter at den er installert. PowerPivot dukker opp som en egen flik på båndet. Dataene vi skal bearbeide legges ikke inn i selve regnearket, men i PowerPivots eget regneark, som ikke er et vanlig regneark, men en tabell. For å gjøre det går vi til gruppen PowerPivot og klikker knappen PowerPivot-vindu. PowerPivot-vinduet åpnes så, og nå skal vi importere data inn for videre behandling. Data i en rekke formater kan importeres, databasedata, tekstfiler, Excelfiler, etc. Vi skal hente inn data fra en Access-base, så vi klikker på Fra Database og velger Access. Deretter er det bare å klikke på Bla gjennom og lokalisere w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 22

23 basen i nettverket. Her lokaliserer vi en base som heter ContosoSales, klikker Neste, og krysser av for Velg fra en liste med tabeller og visninger. Vi krysser av for alle tabeller, visninger og spørringer. Nå klikker vi Avslutt, og lener oss tilbake mens Excel henter inn dataene. Vi ser at tabellen FactSales er på hele poster. De forskjellige tabellene/ spørringene/ visningene er nå lagt inn i PowerPivot-vinduet hver på sitt egent ark. Relasjonene er med fra databasen, og vi kan nå importere data fra andre kilder og lage relasjoner mot dataene vi har. Hensikten er å lage en pivottabell av de importerte dataene, så vi klikker knappen Pivottabell. Tabellen settes inn i nytt regneark, og vi er nå klare til å begynne å analysere dataene: w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 23

24 Pivottabellvinduet er nesten likt det vi har i konvensjonell pivottabell, men vi ser at slicers her har egne vinduer sammen med rad-, kolonneetiketter og data. DAX-funksjoner Først, DAX-funksjonene har den særgenhet at de følger amerikansk syntaks. Det vil si at vi bruker komma i stedet for semikolon, og vi bruker punktum som desimaltegn. En annen særegenhet er at mens vi i vanlige Excel-uttrykk kan overlate til Excel å legge på sluttparentesen, må vi i DAXfunksjoner alltid skrive alle parenteser. Om vi går tilbake til PowerPivot-vinduet, arket FactSales, så skal vi se på et lite eksempel på en DAXfunksjon. La oss si at vi skal kalkulere marginen, altså forskjellen mellom inntekter og kostnader, her SalesAmount minus TotalCost. Vi plasserer da markøren til høyre for siste kolonne, der det står Legg til kolonne. Så starter vi med å skrive = (uten hermetegn), klikker så på kolonneoverskriften SalesAmount, skriver - (uten hermetegn), klikker inn kolonnen TotalCost, og skriver sluttparentes. Avslutt med Enter, og formelen er lagt inn i hele den nye kolonnen. Vi kan til slutt døpe om kolonnen til et passende navn ved å høyreklikke på overskriften og velge Gi nytt navn til kolonnen. Når vi bruker PowerPivot kan vi ikke gruppere datoer til måneder slik vi kan i en vanlig Pivottabell. Dette kan vi komme rundt ved å lage en ny kolonne som ved hjelp av funksjonen YEAR henter året ut fra transaksjonsdatoen. Syntaksen er slik: =YEAR(FactSales[DateKey]). Dermed har vi et nytt felt som gjør samme nytten som grupperingsfunksjonen i vanlig pivottabell. SQL-spørringer ved import SQL Structured Query Language er et programmeringsspråk som brukes i håndteringen av databaser. Språket er komplekst, og det ligger i sakens natur at vi her bare får skrapt litt i overflaten. Den enkleste måten å komme i gang med en SQL-spørring på, vil være å lage en spørring i w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 24

25 utformingsvisning i Access-basen, og så kopiere koden og lime den inn på riktig trinn i importen av dataene inn i PowerPivot. Vi kan alternativt prøve oss på å skrive inn SQL-kode ved importen. Nedenstående kode vil hente over alle kolonnene i tabellen FactSales tilhørende butikk nummer 1: Select * From FactSales Where StoreKey=1 Order by DateKey Det ligger i sakens natur at behovet for å benytte kompliserte SQL-spørringer blir sterkt redusert ved bruk av PowerPivot. Vi har mindre behov for å begrense datamengden som hentes inn i Excel i.o.m. PowerPivots evne til å håndtere meget store datamengder. Import av tekstfiler Øvingsfiler: Salgsdata_1.txt, salgsdata_2.txt, salgsdata_3.txt Tekstfiler brukes i mange sammenhenger som format for utveksling og transport av data. I utgangspunktet er dette kurante operasjoner i Excel, men det kan være verd å merke seg noen teknikker som gjør denne importen mest mulig smertefri. Utgangspunktet er at vi tenker oss en periodisk import av data i txt-format, der hver nye periodiske fil har et nytt navn. Da vil man kunne få god gli over prosessen hvis man legger hver ny tekstfil i samme mappe som forrige, for deretter å få tak i den bare ved å oppfriske dataene fra Excel. De tre aktuelle importfilene ligger i en egen mappe i mappen Øvingsfiler til publisering, og den heter Import. Prosedyren er som følger: I Excel, gå på Data Hent eksterne data fra tekst, og lokaliser den første filen, Salgsdata_1.txt. Denne åpnes nå i veiviseren, og her skal vi foreta de valg som også vil gjelde ned neste import. Det vil si at vi velger de kolonnene vi har bruk for, vi formaterer dataene slik de skal formateres, og så hentes alt inn i Excel. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 25

26 Her foretar vi de valg vi ønsker m.h.t. hvilke kolonner vi har bruk for, hvilke formater som skal legges på kolonnene, etc. Etter Fullfør er dataene inne i Excel-arket, og vi kan lage våre pivottabeller av dataene, f. ex. Slik: Neste trinn i scenariet er at det er gått én måned, og at nye data foreligger. For å hente inn disse, går vi på Data Oppdater alt og da skjer det geniale. Mappen hvor txt-filene ligger åpnes, og vi velger da bare den siste txtfilen som importeres på tilsvarende måte som den forrige, og som blir oppdatert inn i pivottabellen helt av seg selv. Filene må selvsagt ha samme struktur for at dette skal gi mening, men idéen er da at vi en gang for alle setter opp hvordan importen skal skje, så husker Excel det til de neste gangene. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 26

27 Nyttige funksjoner Excel har ca 400 hundre funksjoner. Mange av disse er svært spesialiserte og krever helt spesiell kunnskap for å være til nytte. Mange er imidlertid såpass generelle at de kan brukes uten hovedfag i matematikk eller statistikk. HVIS (IF)-funksjonen Øvingsfil HVIS-funksjon.xls Denne funksjonen lar Excel foreta valg, i utgangspunktet mellom to alternativer, basert på resultatet av en test. Syntaksen er slik: =HVIS(Test;SANN;USANN), eng.: =IF(Test;TRUE;FALSE) En test (eller påstand) har to mulige utfall, enten er den riktig eller så er den feil. Hvis testen er riktig, f. ex. at innholdet i celle A1 virkelig er større enn 10 velger funksjonen handlingen eller alternativet som er beskrevet i SANN, og hvis testen er negativ tar den alternativet som er beskrevet i feltet USANN. I dette eksemplet bruker vi HVIS for å tildele riktig kontingent til medlemmene i foreningen basert på en test av alder: Altså; hvis alder er større enn 67, skal kontingenten være 75, og hvis den er mindre, skal kontingenten være 150 Formelen blir da: =HVIS(C6>=$C$3;$C$2;$C$1) Da er det bare å kopiere (autofylle) formelen nedover kolonnen til de andre medlemmene, og vi vet på et blunk hva hver person skal betale. Et annet eksempel på bruk av HVIS-funksjonen er vist i filen w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 27

28 HVIS-lønn.xls hvor man tester sum salg for hver selger og så tildeler bonus basert på utfallet av testen. I Excel 2003 var antall tester i samme uttrykk begrenset til 7, mens i 2007/2010 er denne grensen borte. De som er interessert i eksempel på det, kan ta en titt på filen Nested IF-functions and VLOOKUP., FINN.RAD (VLOOKUP) FINN.KOLONNE (HLOOKUP) Øvingsfil Finnrad.xls Dette er to oppslagsfunksjoner som søker h.h.v. radvis eller kolonnevis etter en verdi basert på input fra oss. Eksempel: Ved å taste inn ansattnummer, vil FINN.RAD-funksjonen søke til høyre til angitt kolonne og komme opp med den ansattes fornavn: Det kanskje mest spesielle med denne funksjonen er at vi forteller hvilken kolonne vi skal slå opp i ved å gi den et nummer fra venstre mot høyre, i dette tilfellet tallet 2. Ansattnummer et står i kolonne 1, og navnet vi skal ha opp, står i kolonne 2 i den merkede matrisen. Filen inneholder tilsvarende eksempel for funksjonen FINN.KOLONNE. Det første er å angi USANN (FALSE) som siste argument i uttrykket: Obs! Pass på to ting: Gjør vi ikke det, vil funksjonen returnere den nærmeste verdien, og det ønsker vi ikke i dette tilfellet. Dvs at hvis vi taster feil ansattnummer og skriver 120 i stedet for 102, vil den returnere det som er nærmest 120, nemlig ansatt 110 med fornavnet Herman. Når vi legger inn USANN (FALSE), får vi feilmelding i et slikt tilfelle. Sorteringsrekkefølgen i oppslagskolonnen (den første) spiller ingen rolle, funksjonen søker nedover til den treffer riktig verdi, så stopper den. Det et finnes imidlertid også tilfeller at vi ønsker tilnærmet riktig svar, da må sorteringen være stigende. Se filen Nested If-functions and VLOOKUP.xls for eksempel på det! AVDRAG ANNUITET - PMT Kjært barn har mange navn; i 2003/2007 heter den (feilaktig) AVDRAG, i 2010 heter den (mer korrekt) ANNUITET, og i engelsk versjon har den alltid hett PMT. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 28

29 Øvingsfil Målsøking.xls Denne funksjonen beregner avdrag på annuitetslån og er således nyttig for alle som regner på finansiering: Når funksjonen er satt opp riktig, kan man da endre forutsetningene; lånebeløp, nedbetalingstid, etc. og få det terminbeløpet oppdatert. NB! Rentefoten som her er klikket inn fra celle B2 må divideres med antall terminer pr. år, her i celle B3. Det er også avgjørende at totalt antall terminer i celle B5 fremkommer som en formel, ellers vil ikke denne oppdateres, og dermed vil terminbeløpet bli feil. SUMMERPRODUKT (SUMPRODUCT) Øvingsfil Pivot og delsammendrag.xls Dette er en funksjon som ser ut til å leve et noe ufortjent anonymt liv. Den er en skikkelig kraftkar, og kan gjøre nesten utrolige krumspring. At den kan multiplisere to kolonner (matriser, arrays) med hverandre, er i og for seg imponerende nok. Men, det er når man tar i bruk de betingede egenskapene til funksjonen man blir virkelig imponert. Et annet sted i dette heftet har jeg nevnt at det er kommet en ny funksjon i Excel 2007 som heter SUMMER.HVIS.SETT (SUMIFS), som er i stand til å summere opp under hensyntagen til flere betingelser. Dette kan også SUMMERPRODUKT gjøre. For de innvidde kan vi si at den kan gjøre det samme som en matriseformel, uten å måtte behandles som en matriseformel. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 29

30 I ovenstående eksempelfil, som inneholder mange transaksjoner, kan vi be SUMMERPRODUKT om å gi oss totalen av en gitt kombinasjon av selger og produkt. Dette kan gjøres også ved hjelp av andre verktøy: Pivottabell, DSUMMER (Eng: DSUM) (beskrevet på neste side), SUMMER.HVIS.SETT (Eng: SUMIFS), og ved hjelp av en matriseformel. Hvis man lager en modell som skal fungere i Excel 2003, og hvis man er fokusert på at ting skal gå automatisk, uten manuell oppdatering slik Pivottabell, krever, er SUMMERPRODUKT er elegant løsning. Den blir ekstra elegant hvis man gir navn til områdene som skal inn i funksjonen, men det er ikke nødvendig for at det skal fungere. Om vi f.ex. ønsker finne ut hva John Blund har solgt av dresser i perioden, målt i nettopris, vil formelen se slik ut: Studér eksempelfilen for alle detaljer. Filen viser også hvordan samme problem er løst med h.h.v. Pivottabell og matriseformel. Se også Frihånds -analyse og kalkulasjon på side 50, her utdypes temaet. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 30

31 D-funksjoner Øvingsfiler Analyseeksempel2.xls - D-funksjoner2_losninger.xls DSUMMER (Eng: DSUM), DGJENNOMSNITT (Eng: DAVERAGE), DMAX (Eng: DMAX), DMIN (Eng: DMIN), etc. Excel har en serie funksjoner som har prefikset D. Dette er databasefunksjoner, og det betyr at de er velegnet til å trekke ut opplysninger fra store datamengder basert på flere forutsetninger. I de fleste tilfeller oppnår vi det samme med Pivottabell, men det finnes tilfeller der D-funksjoner er å foretrekke, bl.a. av formateringshensyn. Eksempel: I ovennevnte fil, ark Uttrekk_1har vi tall som er dumpet fra et administrativt system. Tallene har tre referanser, avdeling, periode og prosjekt. Vi ønsker å matche disse tre referansene slik at vi kan svare på f. ex.: Hva er totalresultatet av kombinasjonen avdeling 2, prosjekt 2? Først setter vi opp betingelsene, se arket Uttrekk_2. Dernest plasserer vi funksjonen i celle B4 i samme ark. Dernest starter vi funksjonsveiviseren og fyller denne ut slik: Database er arket Data, området merkes inkludert kolonneoverskrifter Felt(Field) er rett og slett det feltet vi i dette tilfellet ønsker oppsummert. Vilkår(Criteria) er området i arket der vi har skrevet inn vilkårene vi ønsker oppfylt. Det finnes D- funksjoner som tilsvarer mange av de kjente funksjonene, DGJENNOMSNITT, DMIN, DMAX, etc. Det de alle har til felles er at de kan gi oss svar der det tas hensyn til flere samtidige betingelser. D-funksjonene egner seg ikke til å lage krysstabeller hvor man tabulerer resultat av flere kombinasjoner med kriterier. D-funksjonene må nemlig ha vilkårene oppstilt som vist i eksempelet, med kolonneoverskriften i rad 1 og vilkåret i samme kolonne i raden nedenfor. Om vi således skulle ha salget for avdeling 3, periode 1, prosjekt 2, måtte vi stille opp det hele på nytt, med kolonneoverskriftene i en ny rad 1 og vilkårene i en ny rad 2 rett nedenfor. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 31

32 Spesielle teknikker Matriseformler (Eng: Array Formulas) Øvingsfiler: Array formulas.xls, Pivot og delsammendrag.xls, Salgsdata_stor.xlsx I Excel finnes det (minst) to måter å løse problemer på; den tungvinte måten, og den kjappe måten. Matriseformler er delvis en kjappere måte å løse problemer på, og delvis en nødvendighet i en del sammenhenger. Hva er så en matriseformel? Mens vanlige formler i utgangspunktet fokuserer på enkeltceller, fokuserer matriseformlene på matriser, eller tabeller om man vil. Ved hjelp av en matriseformel kan man f.ex. multiplisere en matrise med en annen matrise. Det som da skjer, er at postene i de to matrisene multipliseres parvis med hverandre, så tar Excel vare på de enkelte resultatene. Legger man så funksjonen SUMMER (Eng.: SUM) utenpå uttrykket, vil funksjonen summere opp delproduktene, og dermed gi totalen! Matriseformler har veldig spesiell egenskap; de må lukkes med Control + Shift + Enter. Lukker man på vanlig måte med bare Enter, fungerer de ikke, og vil i de fleste tilfellene gi feilmelding. Dette er en typisk måte å lage en oppstilling på: Man multipliserer antall med pris og får en linjetotal, som man i sin tur summerer for å få totalverdien. Dette er helt kurant og helt normalt, men hvis man ikke er interessert i linjetotalene, kan man få frem totalsummen direkte ved å bruke en matriseformel. Formelen i cellen med total 7071 i figuren til høyre ser slik ut: Vi multipliserer altså matrisen F7:F14 med matrisen G7:G14. Legg merke til syntaksen m.h.t. parenteser, og merk at den ytterste klammeparentesen ikke er skrevet, men er resultat av at formelen er lukket med Control+ Shift+ Enter. På denne måten sparer vi oss for en rekke mellomregninger, og får ut svaret direkte. Dette er den enkle måten å bruke matriseformler på. Skikkelig interessant blir det først når vi går et skritt videre og lager formler med betingelser. Se eksempler på dette i kapitlet Frihånds -analyse og kalkulasjon på side 50 w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 32

33 Funksjonen INDIREKTE (Eng: INDIRECT) Øvingsfil: INDIRECT _for_sammendrag_fra_andre_ark.xlsx INDIRECT_2.xlsx Funksjonen INDIREKTE er en funksjon vi kan klare oss lenge ute, men når vi først har bruk for den, har vi veldig bruk for den. Hva gjør så denne funksjonen? Den har en oppgave, og det er å lage en cellereferanse av en tekststreng. Hva er nå poenget med det, kan man spørre. Jo, poenget er at man kan lage et kopierbart uttrykk (=formel), slik at man slipper unna med å lage én formel i stedet for kanskje flere hundre eller flere tusen. De fleste funksjoner er svært presise, dvs. det er bare å følge oppskriften, så vet man hvilke argumenter man skal bruke, og hvordan de skal fylles inn. Dette er ikke tilfellet med INDIREKTE, bruk av den må baseres på erfaring og kreativitet, men når man først behersker den, kan man spare veldig mye tid. La oss tenke oss følgende problemstilling: Vi har ett regneark for hver av årets måneder, og vi har ett sammendragsark hvor vi skal lage en oppstilling av tallene fra hvert månedsark, slik: Månedsarkene ser slik ut: Utfordringen nå er å lage en formel i G10 på sammendragsarket som vi kan kopiere nedover kolonnen, slik at vi henter verdiene fra riktig celle (B4) på månedsarkene. Uttrykket vi skal lage vil bestå dels av cellereferanser, og dels av tekst. Vi har allerede laget en liste med arknavnene i området F9:F21 på Total-arket. Disse skal være en del av formelen vi nå skal lage. Før vi lager formelen, skal vi introdusere et tegn som benyttes bl.a. i slike sammenhenger, tegnet «&», kjent som «ampersand» på engelsk, og stort sett uttalt «og» på norsk. Dette brukes for å sammenkoble de enkelte leddene av uttrykket. Det kan være nyttig å se for seg første uttrykk vi skal lage, altså det som henter inntekter fra januararket: =Januar!B4. Første ledd av uttrykket skal vi hente fra celle F10, resten registrerer vi som tekst. Dermed blir korrekt formel slik: =F10&"!B4". Her kan tilføyes at F10 nå er en relativ referanse, og at når vi kopierer formelen ned kolonnen, vil den således «plukke opp» februar, mars, etc., og dette er jo navnene på arkene vi skal hente data fra, så på den måten får vi formelen til å bevege seg fra ark til ark og hente verdier. Resten av uttrykket er statisk, dvs. det skal ikke være noen endringer, og w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 33

34 dermed legger vi det inn som tekst. Ettersom tekst i formler alltid må settes i hermetegn, setter vi derfor!b4 i hermetegn. Utropstegnet har som kjent til oppgave å skille mellom arknavnet og cellereferansen, så det legger vi inn som tekst sammen med cellereferansen. Når vi så kopierer uttrykket ned kolonnen, får vi hentet verdier fra B4 på alle månedsarkene. Denne funksjonen skiller seg som sagt betydelig fra «vanlige» funksjoner. Argumentene i parentesen er det opp til oss å lage, og lage riktig. Hensikten er normalt at man skal slippe unna med å lage én formel i stedet for en mengde. Tenk dere f.ex. følgende scenario: Vi har en modell med økonomiske data for alle landets kommuner, hvor hver kommune har sitt eget ark i arbeidsboken. Det er 430 kommuner i Norge, ergo 430 ark i arbeidsbo0ken. Fra hvert av disse arkene skal vi hente verdier fra 10 celler, som skal listes på et sammendragsark. Hvis vi gjorde dette på «konvensjonell» måte, ville vi måtte legge inn 430 * 10 = enkeltformler. Hvis vi benytter funksjonen INDIREKTE, kan vi slippe unna med å lage én formel hvis vi er litt kreative. Dette er motivasjonen for å bruke INDIREKTE. For flere eksempler på bruk av INDIREKTE henviser jeg til bl.a. INDIRECT_2, INDIRECT for enkelt opppslag, m.fl. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 34

35 Flere verktøy på båndet I Excel løser vi problemer dels ved hjelp av funksjoner vi benytter i formler, og dels ved hjelp av verktøy på båndet. Nedenfor følger noen flere av de menyplasserte verktøyene vi har til rådighet: Målsøking (Eng: Goal Seek) Øvingsfil Målsøking.xls Finnes på Data Dataverktøy Hva-skjer-hvis-analyse Dette er et enkelt og greit verktøy som regner seg bakover ved å simulere alternative argumenter i en funksjon mye raskere enn vi klarer det selv. Eksempel: Vi skal låne penger til ny bolig. Vi har regnet ut at vi kan klare 8000 i måneden i renter og avdrag. Renten er gitt til 6,5%, og banken sier maksimal tilbakebetalingstid er 10 år. Hvor mye får vi da låne? Vi har tidligere sett på funksjonen AVDRAG (PMT) som i 2010 heter ANNUITET, og vet at den kan brukes i denne sammenhengen. Normalt ville vi prøve oss frem med forskjellige lånebeløp, og etter litt frem og tilbake ville vi nærme oss terminbeløpet på 8000 kroner. Hvis vi bruker Målsøking til løsningen, får vi svaret med en gang: Vi starter målsøking, og fyller inn: Sett celle B10 til verdi 8000 ved å endre celle B4 Når vi klikker in referansene, får vi automatisk låsing av cellene ($) Verktøyet regner seg gjennom formelen og kommer opp med et nøyaktig svar på det vi spurte om. Problemløser (Eng: Solver) Øvingsfil: Solver.xls Finnes på Data Analyse Problemløser (ev. Solver) Hvis du ikke finner problemløseren på angitt sted, må den installeres, prosedyren er som følger: Klikk på Office-knappen (i 2010 går vi på File), velg Innstillinger for Excel velg Tillegg velg Behandle Excel-tillegg (nederst), kryss så av for problemløser eller solver. Dermed er den klar til bruk. Målsøking er greitt til sitt bruk, men ofte har vi problemstillinger som krever håndtering av flere variabler, og det er ikke målsøking i stand til. I slike tilfeller kan vi bruke problemløseren (Verktøy Problemløseren) w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 35

36 Eksempel 1 optimalisering av reklameinnsats Vi har et budsjett for neste år for bedriften vår. Dette er ikke et helt vanlig budsjettoppsett der vi har beregnet budsjett-tallene utenfor arket og fylt dem inn. Det spesielle her er at vi har en sammenheng mellom innsats av reklamekroner og antall solgte enheter. Dette tas videre til salgsverdien. Formelen som beregner sammenhengen mellom reklameinnsats og solgte enheter, kan du selv se i celle B4. Formelen her gir en parabelkurve, dvs. at salget øker med økende reklamekroner inntil et visst punkt. Deretter vil reklamekostnadene bli større enn økt fortjeneste, slik at resultatet av innsatsen bli negativt. Problemet i virkelighetens verden er selvsagt å finne sammenhengen mellom disse størrelsene. Grafisk vil det se slik ut: Vi skal nå maksimere overskuddet (F14) ved å endre innsatsen av reklame (B10:E10). For å illustrere hvordan vi legger inn begrensninger, sier vi at maks reklamebruk skal være (F10): Med dette oppsettet maksimeres overskuddet til vel Om vi kjører samme uten å legge inn begrensninger blir overskuddet vel kroner. Det betyr at det var lønnsomt å øke reklameinnsatsen fra til , overskuddet økte da fra til Om vi bruker én krone mer på reklame fra dette nivået vil overskuddet øke mindre enn den ene kronen, slik at totaloverskuddet går ned. For at Problemløser/Solver skal gi noen mening, kreves det at vi har modeller som beskriver virkeligheten på en god måte. Har vi ikke det blir resultatene deretter garbage in, garbage out! w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 36

37 Oppsett av Problemløseren: Eksempel 2 Kontoavstemning med problemløser/solver Øvingsfil: Avstemning med Solver.xls Alle som har jobbet med kontoavstemning, til en viss grad bankkonti, men spesielt med kunde- og leverandørkonti, vet at avstemning kan være en krevende jobb. Så lenge vi kan krysse fakturaer og betalinger mot hverandre basert på identiske beløp, går det stort sett greitt, men problemene oppstår spesielt når vi har mange åpne poster, og vi leter etter flere poster som skal stemme overens. Det kan være meget utfordrende å finne ut hvilke (to) kreditnotaer, (tre) à-kontobetalinger, og én sluttbetaling som skal utgjøre akkurat et gitt beløp, dvs. den opprinnelige fakturaverdien. Tiden med timers jobbing for å løse slike problemer, kan nå erklæres over. Problemløseren gjør denne jobben for oss mens vi henter kaffe, på en utrolig elegant måte! Slik kan en konto se ut, debet- og kreditposteringer listet fortløpende. Bildet er hentet fra øvingsfilen: Så kan vi tenkte oss at vi skal finne ut hvilke poster som utgjør et gitt beløp, la oss si 768 kroner. Om vi ser på beløpene i kolonne A, ser vi at vi har et enormt antall mulige kombinasjoner, og å prøve ut alle disse manuelt, er i praksis umulig. Det er her vi kan benyttes oss av problemløseren, så la oss skride til verket! Idéen er at vi lar Problemløseren komme opp med tallene i kolonne B. I kolonne C har vi formler som multipliserer kolonne A med kolonne B. Så lenge kolonne B er tom, kommer det ut null i kolonne C. Så snart Problemløseren plasserer h.h.v. null eller 1 i hver celle, blir beløpet i kolonne A multiplisert med h.h.v. null eller 1. Tallene som multipliseres med 1 dukker opp i kolonne C, de øvrige ikke. Når vi så ber Problemløseren om å få frem sum av kolonne C som den ønskede verdien, her 768, vil den w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 37

38 teste ut mulige kombinasjoner av verdiene i kolonne A og multiplisere de riktige med 1, til den oppnår ønsket verdi som total av kolonne C. Oppsettet av Problemløseren er slik: I løpet av sekunder har Problemløseren funnet ut hvilke kombinasjoner av tall som gir det ønskede resultatet. Den stopper da opp og presenterer løsningen. Det sier seg selv at i tilfeller hvor det finnes flere kombinasjoner av tall som gir en ønsket verdi, kommer den bare opp med første alternativ. Måten å styre dette på vil være at vi er pinlig nøyaktige med hvilke tall vi kjører Problemløseren på. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 38

39 Scenarier (Eng: Scenarios) Øvingsfil: Budsjettscenario.xls Finnes på Data Dataverktøy Hva-skjer-hvis-analyse (Data Data Tools What-if-analysis) Begrepet scenario er velkjent for alle som jobber med økonomi. Vi opererer gjerne med flere scenarier; ett dårlig, ett bra og kanskje ett midt på treet. Man kan selvsagt håndtere dette ved å ha de alternative verdiene i forskjellige kolonner ved siden av hverandre. Excel har imidlertid en innebygget funksjon som gjør det mulig for oss å lagre flere verdier i samme celle, og så hente dem frem ved å velge scenario. Eksempel: Vi har her et lite og enkelt budsjett bestående av en konto for driftsinntekter og en for driftskostnader. Disse to postene har tre alternative verdier (som hører sammen) som skal lagres i de respektive cellene, dvs. B3 og B4 på arket scenarier. Vi skal da lagre scenariene etter tur, og vi legger først inn dårlig scenario med hhv 2500 og For å holde styr på scenariene er det lurt også å skrive navnet på scenariet et sted i arket. Vi merker så de cellene som skal tilhøre scenariet, B3:B4 og B7. Så går vi på Data Dataverktøy Hva-skjer-hvisanalyse Scenariobehandling og klikker legg til. Her skriver vi navnet på scenariet og ok -er oss ut slik at alle dialogbokser er lukket. Dernest tar vi for oss scenariet Middels på samme måte, og til sist scenariet Beste. Når vi nå går på menyvalg Scenariobehandling Scenarier ser vi de tre innlagte scenariene i listen, og vi bare velger dem etter tur og klikker Vis for å endre tallene i regnearket. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 39

40 Konsolidering (Eng: Consolidation) Øvingsfiler: Konsolidering Oslo.xls, konsolidering Bergen.xls, konsolidering Trondheim.xls Finnes på Data Dataverktøy - Konsolider Disse tre filene viser salgsstatistikk for brukte biler for de tre byene. Vi ønsker nå totalen av disse tre regnearkene. Problemet er imidlertid at ingen av arkene er like, ikke er det samme månedene, ikke er det samme bilmerker, og ikke står de samme merkene på samme sted i de respektive regnearkene. Å summere ved hjelp av formler går jo, hvis man har god tid, for hver enkelt celle må legges inn manuelt. Her kommer verktøyet Konsolidering inn og løser oppgaven på null komma null. Hemmeligheten er at vi ber konsolideringsverktøyet ta utgangspunkt i rad- og kolonneetikettene, ikke cellereferansene, og dermed får vi totalen ut i en fjerde fil uten problemer: Eksempel: Åpne alle tre filene, åpne deretter en ny, blank arbeidsbok. Start konsolideringsfunksjonen (se over). La markøren stå i feltet Referanse, bla så (Alt Tab) til den første åpne arbeidsboken (Oslo), merk A3:D10, og klikk Legg til i dialogboksen. Bla så til h.h.v. Bergen og Trondheim og klikk Legg til for hver av disse. Pass på riktig merking, dvs. inkludert kolonneetiketter og radetiketter. Dialogboksen ser da slik ut: NB! Legg merke til at vi har krysset av alle tre avkrysningsboksene for etiketter og for link til kildedataene! Nå har vi fått totalene i den nye arbeidsboken, og vi har nesten ikke brukt noe tid på det, i hvert fall en brøkdel av hva vi ville ha brukt ved å lage formler! w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 40

41 Ved å klikke på plussene i venstre marg, kan vi se spesifikasjonen bak hvert sumtall. Enverdi- og toverditabell Øvingsfil - Datatabell.xls Finnes på Data Dataverktøy Hva-skjer-hvis-analyse - Datatabell Dette er en innebygget funksjon som gjør det mulig for oss å kjapt analysere en eller to alternativer ved siden av hverandre. Eksempel: Den komplette prosedyren er beskrevet i selve øvingsfilen. Kortversjonen er at vi skal analysere en lånekostnad, først med gitt rentefot og varierende lånebeløp, og deretter alternative verdier både for rentefot og lånebeløp. I eksempel to får vi altså ut en tabell direkte som viser oss terminbeløpene for forskjellige lånebeløp og forskjellige renter: Importere data fra internett og andre systemer Øvingsfil: Hente data fra internett.xls Vi har mye nytte av å kunne eksportere data av forskjellige typer fra administrative systemer til Excel. Dette skjer vanligvis fra det administrative programmet, og vil således være spesifikt for det respektive programmet. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 41

42 Excel har også nyttige systemer for å importere data, det kan være filer generert annetsteds, eller det kan være fra websider på Inter- eller intranett. NB! Import fra nettsteder fungerer ikke (eller dårlig) i andre nettlesere enn Internet Explorer! Eksempel: Vi ønsker å importere en tabell fra en webside hos Statistisk Sentralbyrå med adressen Alle som har prøvd det, vet at det fungerer særdeles dårlig å merke og kopiere fra en webside og legge det in i Excel. Vi har to alternative måter å få dette inn i Excel på. Den enkleste er: Høyreklikk på websiden og velg Eksporter til Microsoft Excel Tabellen åpner Excel og legger seg fint inn i cellene. Den andre metoden, som gir mer kontroll, går ut på å stå i Excel og importere, slik: Åpne først ovenstående adresse i nettleseren Merk adressen og kopier den (Ctrl C) Gå så tilbake til Excel og velg Data Hent eksterne data Fra webområde En mininettleser dukker opp, og mens adressen til startsiden er merket, limer vi inn den kopierte adressen slik at den erstatter startsidens adresse, og taster Enter: Vi får nå muligheten til å merke den delen av siden vi ønsker å importere, så vi klikker på pilen med gul bakgrunn i øverste venstre hjørne av den tabellen vi ønsker å importere, Klikk Importer, velg deretter destinasjonscelle (A1), og dermed er det gjort. Tallene er riktig formatert, og vi kan jobbe videre med å analysere dem ved hjelp av Excel. For ordens skyld må jeg nevne at det aller meste av statistikk hos SSB er tilgjengelig direkte i Excel-format, slik at vi slipper denne omveien. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 42

43 Importere levende data fra Internett Øvingsfil: Hente data fra internett.xls Finnes på Data Dataverktøy Hva-skjer-hvis-analyse - Datatabell I mange beregninger er man nødt til å ta hensyn til stadig skiftende utenforliggende forhold, f.ex. valutakurser eller aksjeverdier. Vanligvis slår man opp verdiene på nettet, og taster dem inn i regnearket, og således får modellen oppdatert. Det kan man slippe ved å sette opp en levende link til en webside, f.ex. for valutakurser. I følgende eksempel skal vi lage en levende link fra Dagens Næringslivs valutakursnettsted til en arbeidsbok i Excel. Prosedyren ligner på den som er beskrevet over, men med noen modifikasjoner. Først finner vi DNs nettside for valutakurser På samme måte som i forrige eksempel merker vi og kopierer nettadressen. Bla over til Excel og stå i et blank regneark Gå på Data - Hent eksterne data Fra webområde Lim inn (Ctrl V) den kopierte adressen i adressefeltet til mini-browseren og tast Enter for åpne siden. Etter en stund kommer det opp grønne merkepiler i hjørnet på tabellene på siden. Merk av for de tabellene du ønsker å importere. Gå gjerne på Alternativer og velg Full HTML-formatering. Det er ikke nødvendig, men gir penere oppsett. Klikk Importér Klikk Egenskaper på neste dialogboks, og sett oppdateringsfrekvensen slik du vil ha den Ok - og dataene er i regnearket! Vi har nå en levende link mot nettstedet som har valutakursene, og vi vil alltid ha oppdaterte tall som grunnlag for våre beregninger! Dele celleinnhold Øvingsfil: resultatet av importen i forrige eksempel Ved import er det slett ikke sikkert at dataene er delt opp slik vi ønsker. I dette tilfellet har vi f ex. kommunenummer og kommunenavn i samme celle. Vi har samme problemstilling når kundenummer og kundenavn havner i samme celle, eller lignende tilfeller av ulike data i samme kolonne. Vi kan bruke Excel-funksjonene HØYRE eller VENSTRE for å løse dette, men de er plundrete å bruke når det er varierende antall tegn i delingene. I.o.m. at kommunenummeret har fire sifre i alle tilfeller her, går det greitt å isolere nummeret. Navnet er verre (men det går an) ettersom det er et varierende antall tegn der. Se arket Høyre_Venstre i arbeidsboken Hente data fra internett.xls w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 43

44 Hente ut innhold fra midt i en tekststreng I tillegg til funksjonene HØYRE og VENSTRE har vi funksjonen DELTEKST (eng.: MID)som gjør oss i stand til å plukke ut innhold fra inne i en tekststreng. Syntaksen er: DELTEKST(Cellereferanse til tekststreng; Antall karakterer fra venstre; antall karakterer som skal vises) Tekst til kolonner (Eng: Text to columns) Finnes på Data Dataverktøy Tekst til kolonner En bedre og enklere måte å gjøre dette på er å bruke den innebygde funksjonen Tekst til kolonner. Eksempel: Vi tar for oss arket Tekst til kolonner, og skal dele opp kommunenummer og kommunenavn slik at de blir plassert i separate kolonner (celler): Sett inn to nye kolonner mellom A og B Merk cellene som skal deles (A9:A26) Gå på Data - Dataverktøy Tekst til kolonner Her kan vi velge om vi skal dele på skilletegn eller på fast bredde, og siden kommunenummeret har fire sifre kan vi benytte begge alternativene. Men, i.o.m. at noen kommuner har sammensatte navn med mellomrom eller bindestrek, vil det her gå greiest om vi velger Fast bredde. Velg Fast bredd og klikk Neste. Vi får nå en delingsstrek mellom nummer og navn Vi må så angi destinasjonscelle slik at vi slipper å overskrive det vi har (B9). Dermed er det gjort, og vi har nummer og navn i separate kolonner. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 44

45 Et nytt problem dukker nå opp; kommunenummeret har mistet 0 forrest i nummeret. Dette kan vi også løse uten å omformatere til tekst: Merk de aktuelle cellene (B9:B26) Gå på Format Celler Tall Egendefinert Skriv inn fire nuller i feltet Type. og dermed har vi nullen foran tallet. Noen ord om tekst kontra tall i postnumre altså tall med null foran. Så lenge tallene skal fortsette å leve i Excel kan vi beholde den beskrevne formateringen, men vi får problemer om vi skal viderebehandle dem, f.ex. flette dataene inn i et Word-dokument. Da vil nullen(-e) forrest forsvinne igjen. Den enkleste løsningen på dette er å velge tekst i siste trinn av Tekst-til-kolonner-veiviseren: Nå blir tallene konvertert til tekst, og nullene vil overleve fletting. Rydde i importerte data Øvingsfil: Import mislykket.xls Svært ofte opplever man at tallene man importerte ikke oppfører seg som tall, dvs. de lar seg hverken legge sammen eller multiplisere. Årsaken er da i og for seg grei; tallene har kommet inn i Excel som tekst, ikke tall. Det betyr at vi kan lese tallene, men Excel kan ikke jobbe med dem som tall. Det er mange årsaker til at dette skjer, og de forskjellige årsakene har forskjellige løsninger. Årsaken til at talene har kommet inn som tekst i dette eksemplet, er at det har sneket seg inn et (ukjent) tegn i tallet. Hvordan finner vi ut det? Jo, vi kopierer noen celler over til Word, og passer på at knappen for skjulte tegn/formateringstegn er aktiv: w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 45

46 Da ser vi dette: Tegnet foran og inne i tallet er årsaken til problemene, så neste trinn er å fjerne disse fortløpende i hele Excel-tabellen. Excel-verktøyet som gjør dette er Søk og erstatt, og tricket for å vite hva vi skal søke etter, er å kopiere tegnet, og deretter lime det inn i Søk etter-feltet. For å kopiere tegnet må vi åpne cellen og merke tegnet, slik: Når tegnet er merket kopierer vi det; Control C, og dermed har vi tatt vare på det på utklippstavlen, og vi er klare til å lime det inn i dialogboksen (Control V), slik: Det er litt krevende å jobbe med ting vi ikke ser, så pass på at vi limer inn tegnet bare én gang. Pass også på at neste gang vi skal gjøre dette, kan det tenkes at Excel husker tegnet, slik at det ligger der allerede. Om vi ikke da sletter det som ligger der, vil prosedyren ikke fungere. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 46

47 Hvordan skjule feilmeldinger Øvingsfil: Skjule feilmeldinger 2007.xlsx Hvor ofte har man ikke irritert seg over kryptiske feilmeldinger i Excel-modellen? I et ellers fint oppsett vil f. ex. forsøk på å dele med null gi følgende visning i cellen: #DIV/0! Dette har jo sin årsak i noe så enkelt som at nevner -cellen ikke har innhold fordi det ikke finnes data der. Vi kan skjule feilmeldingene på to måter: 1. Betinget formatering 2. Funksjonen HVISFEIL(Eng.: IFERROR) Betinget formatering Her benytter vi ganske enkelt betinget formatering for å legge hvit tegnfarge på teksten når en feilmelding opptrer. Prosedyren er som følger: Merk cellene i området (dvs. de som kan få feilmeldinger) Gå på Hjem betinget formatering, og finn valget Bruk en formel bestemme formateringen I formelfeltet skriver du =ERFEIL(referanse) (ISERROR), hvor referanse er cellereferansen til den cellen vi står i når vi setter opp formateringen: Gå på format og sett tegnfargen til hvit. Nå vil feilmeldingene være usynlig men de står der fremdeles og kan gjøres synlige hvis ønskelig. Funksjonen HVISFEIL (Eng.: IFERROR) I eldre versjoner av Excel må vi benytte en kombinasjon av funksjonene HVIS og ERFEIL, se beskrivelse av dette i øvingsfilen Skjule feilmeldinger.xls. I Excel 2010 er det kommet en ny funksjon HVISFEIL- som tar dette direkte på en enkel måte. I nedstående eksempel har vi lagt inn teksten mangler data I stedet for feilmeldingen: A B C 1 Teller Nevner Resultat Mangler data , Mangler data , w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 47

48 7 1 0 Mangler data ,2 Den opprinnelige formelen ser slik ut: =A2/B2 Formelen som gir en fri kommentar ser slik ut: =HVISFEIL(A54/B54;"Ingen data") Erstatt uttrykket ingen data med hva du måtte ønske skal være komme til syne i cellen! Se øvingsfilen Skjule feilmeldinger 2007.xlsx for alle detaljer. Spore sammenheng i formler og resonnementer Øvingsfil - Løsningsforslag Totalresultat for Bedriften AS_startslutt.xls Verktøyet finnes på Formler - Formelrevisjon av dette. Mange har opplevd følgende: Du har overtatt et oppsett i Excel fra en kollega (som har sluttet), du forsøker å finne sammenheng og logikk i modellen, men den er stor, henter og kombinerer data fra forskjellige ark og gjerne også fra forskjellige arbeidsbøker, og du makter rett og slett ikke å få oversikten. Ettersom viktige beslutninger fattes på grunnlag av dine tall, må du bare finne ut Et flott redskap til dette er verktøyet Formelrevisjon (Formula Auditing). Her klikker du bare frem sammenhengen i modellen - og får vist det hele på en oversiktlig og grei måte. La oss si at du sitter og ser på totalresultatet, og lurer på hvor det egentlig kommer fra. Du kan sette markøren på cellen og tolke formelen, men hvis den er komplisert er det ikke så enkelt. Da bruker vi i stedet sporingsfunksjonen. Sett markøren på cellen du skal spore, B6, og klikk Spor overordnet nivå (Trace precedent). Du får da markert at resultatet i celle B6 kommer fra cellen B3 og B4. For å finne ut hvor innholdet i disse to cellene kommer fra, går du nok en gang på Spor overordnet nivå, og pilen(-e) forteller oss at det kommer fra et sted utenfor dette regnearket.. For å se hvor dette er, peker du på (en av) pilen(-e) og dobbeltklikker. Du får da opp en dialogboks med referansen(-e). For å spore videre må du peke nøyaktig på den prikkede pilen som peker et annet sted, og så dobbeltklikke. Da får du opp en dialogboks som viser hvor dette resultatet kommer fra. Sum inntekter kommer fra flere forskjellige steder, så du må her velge hvilket sted den skal gå ved å velge ett av alternativene, og deretter klikke ok.: w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 48

49 w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 49

50 Frihånds -analyse og kalkulasjon Øvingsfil Pivot og delsammendrag.xls Vi har nå sett på en del innebygde verktøy som gjør det mulig for oss å løse forskjellige Excelproblemstillinger. Nå skal vi løfte blikket litt opp fra verktøykassen og se på løsningsmåter som går på å lage formler på frihånd for å løse gitte problemer. Uttrykkene kan fremstå som krevende ved første øyekast, men hvis man tar seg tid til å skjønne logikken i dem, blir de som regel greie. Matriseformler Utførelse av handlinger under en eller flere betingelser er en velkjent problemstilling i Excel, summer opp postene til Ole, og summer i tillegg bare de som tilhører november, er typiske problemer som vi løser f.ex. v.hj.a. SUMMER.HVIS.SETT (Eng: SUMIFS), DSUMMER(Eng: DSUM), eller med Pivottabell. Nå skal vi se hvordan vi kan løse slike problemer på en annen måte, nemlig ved hjelp av noe som heter Boolsk logikk. Om man googler uttrykket boolean eller boolsk algebra, finner man at det er et område innenfor algebra der resultatet av et uttrykk enten er sant eller usant (True/False). Som kjent kan sant/usant også uttrykkes som 1 og 0 (null). La oss si vi har verdien 25 i A1, og at vi i B1 setter inn følgende uttrykk: =A1>10. Når du legger inn dette, vil uttrykket i B1 gi svaret SANN (Eng: TRUE ). Om vi endrer A1 til 30, får vi motsatt svar i B1, nemlig USANN (Eng: FALSE ). Litt repetisjon av grunnleggende logikk er på sin plass: 0 * 1 = 0, og 0 * 1 * 1 = 0 Om vi multipliserer utfallet av slike boolske uttrykk med hverandre, får vi f. ex.: USANN * SANN = USANN, USANN * SANN * SANN = USANN, og SANN * SANN * SANN = SANN Ha dette i bakhodet når vi går løs på et eksempel, nedenstående bilde er fra øvingsfilen Pivot og delsammendrag.xls: Her kan vi finne Herbert Schulz salg av bukser slik: =SUMMER((A2:A12= Herbert Schulz )*(B2:B12= Bukser )*(H2:H12)) NB! Formelen må lukkes som en matriseformel, Control+ Shift+ Enter! Om vi splitter opp formelen til SANN og USANN, får vi: SANN (Herbert Schulz finnes i området) * SANN (Bukser finnes i området) og dermed blir de radene der det er SANN * SANN multiplisert med beløpet som står i Nettopriskolonnen. Beløpet i w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 50

51 nettopriskolonnen blir da multiplisert med 1, slik at beløpet egentlig bare hentes. La dette synke inn og ta en titt på nedenstående tabell: Multiplikand Operand Multiplikator Produkt SANN * SANN SANN SANN * USANN USANN USANN * SANN USANN USANN * USANN USANN I filen Pivot og delsammendrag,xls, på arket Løsninger, finnes tre alternative løsninger på slike sammendrag, med pivottabell, SUMMER.PRODUKT (Eng: SUMPRODUCT), og boolsk matriseformel som beskrevet her. Natt-tøy Sportstøy Bukser Dresser Total Herbert Schulz , , , , ,24 John Blund , , , ,03 Marte Kirkerud , , , ,03 Peder Ås , , , ,71 Total , , , , ,01 For en kjapp analyse av statiske data bruker vi gjerne Pivottabell, så de tilfellene vi ønsker å bruke (boolske) formler, er gjerne i modeller som skal leve over tid, der vi bl.a. ønsker automatisk oppdatering av resultatene uten manuelle operasjoner (slik vi må i en pivottabell). Pivottabell har også gitte måter resultatet blir presentert på, mens vi kan designe ting akkurat slik vi ønsker når vi lager formler. Ta en titt på arket løsninger i filen Pivot og delsammendrag.xls for alle detaljer omkring dette eksemplet! Filen Oppslag mot lønnstabell viser eksempel på hvordan betingede matriseformler kan brukes for å slå opp en verdi i en tabell hvor oppslaget skjer både fra rad og kolonne. Her skal vi altså hente tallet i skjæringspunktet mellom en lønnsgruppe og en ansiennitet, Det kan gjøres på forskjellige måter, som man kan se av filen, men en god måte er å tenke matrise. La oss si vi skal ha verdien for lønnsgruppe 20 og 3 års ansiennitet. Da lager vi en formel hvor vi tar lønnsgruppe-matrisen, men kun postene som= 20, ganger denne med ansiennitetsmatrisen, men kun postene hvor ansienniteten er 3, og ganger dette til sist med dataene. Formelen, med referansene i eksemplet blir da: som matriseformel, med Control +Shft +Enter - og de ytre krøllparentesene er resultat av lagring Logikken i virkemåten er altså at hver gang (det er riktignok bare én gang) formelen treffer lønnsgruppe 20, gir den et 1-tall, ellers null, og hver gang den treffer ansiennitet lik 3, gir den også et 1-tall. Når ett 1-tall fra lønnsgruppe treffer et 1-tall fra ansiennitet, plukker de opp det eneste tallet de har felles, tallet i skjæringspunktet. w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 51

52 Excel dashboards Når man jobber i Excel er man på konstant jakt etter bedre måter å gjøre ting på, raskere, mer oversiktlig, etc. Bruk av dashboards til rapportering er en av de tingene man kan ty til for å bedre oversikten, og gi kjappere oversikt over datamaterialet. Hva er så et dashboard? Et dashboard er ikke noe annet enn et forsøk på å samle aktuell informasjon som hører sammen på et sammenhengende område, og fremstille dataene så forståelig som mulig. Man kan lage et dashboard selv, eller man kan laste ned, gratis eller mot betaling, fra nettet. Det ligger noen dashboardmaler inne på Office.com, så bare gå på Fil Ny i Excel, og søk etter dashboard, så kommer det opp noen maler. Disse gratismalene er hverken så elegante eller så avanserte som kjøpe -malene vi finner andre steder, men de kan jo tjene både som eksempler og som utgangspunkt for egne tilpasninger. Her er et dashboard for salgsoppfølging: Og her er ett for sporing av finansiell informasjon: w w w. e x c e l k u r s. c o m Side 52