Plan, prinsipper og retningslinjer)

Transkript

1 Vevprosjektet ved Det medisinske fakultet: Plan, prinsipper og retningslinjer) Fase Målsettinger og tiltak i vevprosjektet, fase 2, bygger på planen for vevprosjektet som ble vedtatt i Fakultetsstyret våren 2008, og dokumentet prinsipper og retningslinjer for fase 1. Sentrale formuleringer i vedtatt plan for vevprosjektet: Målsettinger: Overordnet mål: Det medisinske fakultet skal til enhver tid ha oppdaterte sider på Internett som gjenspeiler fakultetets aktiviteter. Delmål 1: 1. juni 2008 skal Det medisinske fakultet være klar til å gå over til den nye portal- og publiseringsløsninga. Ambisjonsnivået skal minimum tilfredsstille de kravene som prosjektledelsen sentralt ved UiT har satt. Delmål 2: 31. desember 2008 skal Det medisinske fakultet være forberedt på det faktum at nåværende nettverktøy, WebSim, stenges for videre oppdatering. Delmål 3: Senest 1. april 2009 skal Det medisinske fakultet ha på plass en infrastruktur som sikrer videre drift og vedlikehold av fakultetets nettsider innenfor publiseringsløsninga iknowbase. I tillegg til de retningslinjene som gis i dette dokumentet og som ble gitt i dokumentet prinsipper og retningslinjer for fase 1, må alle involverte sørge for å holde seg oppdatert om vevprosjektet via: Ny vev, Med.fak. vil legge aktuell informasjon inn i iknowbase under menypunktet Brukerstøtte, Det medisinske fakultet. Her vil du også finne lenker til informasjon fra vevprosjektet sentralt ved UiT. Husk at du må være pålogget for å få tilgang til disse dokumentene, se Seksjon for formidlingstjenesters brukerstøtteside: _menu=49281 Hjelpesidelenkene generelt: &p_dimension_id=30005 E-post, møter m.m. i regi av prosjektet Ny vev, Med.fak.. Pålogging for ansatte 1

2 Pålogging gjøres ved hjelp av omnipassord på Problemer mht. omnipassordet? Gå på for å opprette eller endre omnipassord ( Omnikonto for AD-brukere ) iknowbase har muligheter for et fullt utbygd intranett, men det vil ikke bli tatt i bruk i denne runden. Man vil imidlertid ta i bruk noen av mulighetene slik at man kan omtale nettløsninga som et kvasi-intranett : Ved å begrense rettigheter knyttet til tilgang og visning av sider, vil man oppnå at bare ansatte ved UiT har tilgang til sider man ikke ønsker at eksterne skal få tilgang til. Sidene vil heller ikke være søkbare via eksterne søkemotorer. Så lenge intranettet ikke er fullt utbygd, vil man imidlertid ikke kunne begrense tilgangen blant ansatte til én enkelt enhet alle ansatte vil ha tilgang. Sentrale rammevilkår for fase 2: UiTs tidligere nettløsning WebSim vil fra 1. januar 2009 være stengt for videre oppdatering. Fra denne dato vil WebSim-sider kun fungere som arkiv. Man vil fortsatt kunne lenke til gamle nettsider i WebSim, men man må sørge for at slike lenker bare brukes til historiske dokumenter, referater og lignende. All informasjon som krever vedlikehold må enten eksporteres fra databaser eller ligge i iknowbase fra 1. januar Viktig: All informasjon som utdateres eller ikke skal brukes som arkivinformasjon fra WebSim, må slettes. Alle som har opprettet dokumenter i WebSim, kan slette disse selv. Mapper kan kun slettes av administrator, meld fra til webmaster@fagmed.uit.no. Organisasjonstreet i iknowbase følger PAGA (lønns- og personalsystemet). I PAGA inngår bare formelle organisatoriske enheter ved UiT. For å bli definert som enhet i iknowbase, må man derfor i utgangspunktet også være definert som enhet i PAGA. Evt. problemområder knyttet til dette, meldes til styringsgruppa i Ny vev, Med.fak.. En stor andel av informasjonen på UiTs nye nettsider skal importeres fra databaser som FS (Felles studentsystem), PAGA (Personal- og lønnssystem), FRIDA (Forskningsresultater, informasjon og dokumentasjon av vitenskapelige aktiviteter) m.m. Mest mulig informasjon skal importeres til iknowbase fra de nevnte databasene. Dette betyr at mesteparten av arbeidet med oppdatering og vedlikehold av informasjon skal gjøres i de aktuelle databasene, ikke i iknowbase. Ansvaret for å vedlikeholde innholdet i databasene er allerede organisert og ligger utenfor dette prosjektet. Viktig: Informasjon som gjøres tilgjengelig via iknowbase, skal bare ligge lagret ett sted i iknowbase. Dette gjelder uansett om informasjonen er eksportert fra en database eller om den er lagt inn direkte i iknowbase. Man må gjerne synliggjøre samme informasjon mange steder, men da ved hjelp av lenker til mordokumentet. Når det gjelder undervisning, skal ALL undervisningsinformasjon ligge i Fronter. Det skal ikke legges inn noe undervisningsinformasjon direkte i iknowbase. Forskning: Husk at mye av informasjonen som skal gjøres tilgjengelig under menypunktet Forskning, SKAL hentes fra FRIDA. Foreløpig er det ikke klart for å kunne eksportere denne informasjonen direkte fra FRIDA til iknowbase, men det kommer, og det er dette vi må 2

3 jobbe mot. Derfor skal all forskningsinformasjon som kan legges inn i FRIDA, legges inn i FRIDA og ikke i iknowbase. Fra iknowbase skal vi inntil det blir mulig å importere informasjonen direkte fra FRIDA, lenke opp til informasjonen i Frida i stedet. Alle vitenskapelig ansatte ved Universitetet i Tromsø har tilgang til å oppdatere egen profil i FRIDA, og oppfordres til å gjøre det så snart som mulig. Også andre ansatte som publiserer, ikke bare vitenskapelig ansatte, kan oppdatere egen profil i FRIDA. Målsettinger og tiltak, fase 2: Del 1: Gjennomgående tema uansett nivå og fagområde: Det visuelle Svært mye av det visuelle er gitt gjennom den grafiske ramma som er laget av vevprosjektet sentralt. Derfor er det begrensede muligheter til å påvirke det visuelle uttrykket. Generelt gjelder et ønske om å utnytte internett som medium i best mulig grad innenfor de rammene vi har til rådighet. Alle nettsider skal inneholde minst ett bilde/en illustrasjon, hvis mulig. Bildet skal være relevant og være knyttet til teksten på sida. Gjelder også bilde av ansatte. Tiltak: Eget fotoprosjekt med nyfotografering av diverse motiv både fra forskning, utdanning og formidling, personer, lokaler etc. Bildene legges inn i cumulus, UiTs eget bildearkiv, slik at de blir tilgjengelige. Vevansvarlige og andre må gjøres oppmerksomme på muligheten til å bestille motiv/fotografering. Ansvar: Seksjon for formidlingstjenester Lydfiler og levende bilder med eller uten lyd (animasjoner, filmopptak m.m.) legges ut på nett i den grad det er tilgjengelig og praktisk mulig/ønskelig. Dette kan være særlig aktuelt knyttet til nyheter, forskning, studier og formidling. UiT har egen multimediaserver som snart settes i produksjon/er satt i produksjon. Tiltak: Oppfordre alle vevansvarlige til å ha dette i bakhodet, og utnytte allerede eksisterende opptak, animasjoner m.m. I tillegg må alle som legger ut informasjon på nett, vurdere å få gjort opptak dersom dette er ønskelig. (AV ved IKT og tekniske tjenester, U-VETT, andre? må avklares nærmere) Ansvar: Alle ansatte, særlig de vevansvarlige. Engelskspråklige sider UiTs nettsider skal være tilgjengelige både på norsk og engelsk (In English), men informasjonen på de ulike språkene trenger ikke å være identisk. De norske sidene kan være skrevet på bokmål eller nynorsk. Alle presentasjonstekster skal være tilgjengelige på norsk, jf. UiTs språkpolitiske retningslinjer. For å kunne oppfylle målloven, oppfordres alle til å skrive flere tekster på nynorsk. For studier med engelsk undervisningsspråk, vil de norske sidene 3

4 være skrevet på engelsk. NB! Funksjonen for ulike språkversjoner i iknowbase er ikke innført fullt ut ennå; er foreløpig på uttesting. Mer info kommer. Det medisinske fakultet kontra Universitetsnivået Det medisinske fakultets nettsider må være lette å finne fra startsida til UiT. Lenke til Det medisinske fakultet (og øvrige fakulteter) må også være klikkbare fra flere steder enn i dag når det gjelder de sentrale sidene ved UiT. Tiltak: Påvirkning direkte overfor vevprosjektet sentralt gjennom konkrete forslag til endringer. Ansvar: Styringsgruppa for vevprosjektet. Fanene Startsida, Studiesøkere, Studenter, Ansatte, UiT+, Søk, English, HMS, Organisasjon, Hvordan gjør jeg det og IT-brukerstøtte er alltid klikkbare fra alle undersider ved Det medisinske fakultet. Det må lages lenker fra de sentrale sidene/gjøres tilpasninger slik at dette blir brukervennlig og ikke forvirrende for leserne av UiTs nettsider. Tiltak 1: Se nærmere på alle fanene og hvordan disse kan bli mer hensiktsmessige for Det medisinske fakultet når man beveger seg på UiTs nettsider sentralt. Tiltak 2: Se nærmere på alle fanene og hvordan disse kan bli mer hensiktsmessige for Det medisinske fakultet når man beveger seg på fakultetets hovedsider og underliggende sider. Ansvar: Styringsgruppa for vevprosjektet Det medisinske fakultet skal være pådriver overfor vevprosjektet sentralt i forhold til å få på plass ordning for elektronisk abonnement på sider som nyhetssider, tavla, fakultetsstyret m.m. Tiltak: Nær dialog med vevprosjektet sentralt Ansvar: Styringsgruppa for vevprosjektet Organisasjonen Det medisinske fakultet m.m.: Det skal være samsvar med hvordan Det medisinske fakultet er organisert, og hvordan dette blir synliggjort i menypunktene på fakultetets nettsider. Tiltak: Nær dialog med Personal- og økonomiavdelinga og vevprosjektet sentralt ved UiT for å sikre at PAGA til enhver tid stemmer overens med vedtatt organisasjonsstruktur. Ved avvik skal dette snarest ryddes opp i. Ansvar: Seksjon for personal- og økonomitjenester ved Det medisinske fakultet. 4

5 Menypunktet Fellesenheter skal snarest fjernes fra venstremargen på fakultetets nettsider. Tiltak: Er allerede tatt opp med vevprosjektet sentralt. Følges opp videre. Ansvar: Vevprosjektet ved prosjektleder. Gjøre fakultetsstyret, dekanat og fakultetsdirektør lett tilgjengelig fra fakultetets hovedside. Tiltak: Vurdere ulike måter å oppnå dette på i samarbeid med vevprosjektet sentralt. Svært aktuelt: Foreslå nytt menypunkt Fakultetsledelsen (etter modell fra Universitetsledelsen men spørsmålet om hvorfor man ikke har opprettet et menypunkt som heter Ledelsen og derfor blir universelt, må her stilles vevprosjektet sentralt). Ansvar: Styringsgruppa for vevprosjektet i samarbeid med vevprosjektet sentralt. Menypunktet Foreninger og org skal være valgbart minimum på fakultetsnivå og skal fylles med relevant informasjon. Må ses i sammenheng med de sentrale sidene som er laget med oversikt over alle studentforeninger. Tiltak 1: Det forfattes en generell tekst som beskriver informasjonen som vil ligge under dette menypunktet. Ansvar: Styringsgruppa for vevprosjektet v/torgunn Wærås. Tiltak 2: Det lages lenke til sida med studentforeninger som er laget sentralt ved UiT. (Det er svært få av disse foreningene som ikke er relevante for våre egne studenter). Må påvirke innholdet på den sentrale sida slik at den er mest mulig informativ (for eksempel tilleggsforklaring til Placebo ) Tiltak 3: Send e-post til egne studentforeninger med lenke til den sentrale sida for studentforeninger, og få innspill på evt. feil og mangler. Hvis det skulle dukke opp foreninger som ønsker nettsider i iknowbase, må dette diskuteres/avklares med vevprosjektet sentralt. Ansvar: Styringsgruppa for vevprosjektet v/torgunn Wærås og Karine Rabben Pedersen. Tiltak 4: Fagforeninger og andre aktuelle foreninger kartlegges, og legges inn med lenker (må undersøke med vevprosjektet sentralt om det allerede er laget side med lenke til disse sentralt, er ikke lenke til en slik side under fanen ansatte det burde det være). Hvis det er foreninger som ønsker nettsider i iknowbase, må dette diskuteres/avklares med vevprosjektet sentralt. Ansvar: Styringsgruppa for vevprosjektet v/odd-arne Olsen og Torgunn Wærås Enheter som befinner seg på femte nivå eller lavere, må legges inn manuelt i midtfeltet. (Paga setter begrensning ved fire nivå i organisasjonsstrukturen, sentralt nivå, fakultetsnivå, instituttnivå, avdelingsnivå). Problemstillinga gjelder seksjoner i fakultetsadministrasjonen med underenheter (for eksempel IKT og tekniske tjenester) og avdelinger ved instituttene som har underenheter. 5

6 Tiltak: Vevprosjektet må kartlegge hvilke enheter dette gjelder og gjøre disse/deres vevansvarlige oppmerksomme på problemstillinga slik at de får løst problemet. Ansvar: De aktuelle enheter v/leder og vevansvarlige Alle sentre ved fakultetet skal synliggjøres gjennom menypunktet senter i venstremargen på alle nivå hvor sentre er en aktuell enhet. Det vil si både på fakultetsnivå (oversikt over alle sentre ved fakultetet), instituttnivå (instituttets sentre), avdelingsnivå (avdelingas sentre) og evt. andre enheter hvor det fins sentre. Tiltak: Innlegging av menypunkt og tilhørende senterinformasjon på alle aktuelle nivå. Tiltaket må ses i sammenheng med hva som er gjort/skal gjøres ang. sentre på sentralt nivå ved UiT. Ansvar: De aktuelle enheter. Det skal til enhver tid ligge et oppdatert organisasjonskart på fakultetsnivå, under om enheten. Tiltak: Rutiner for oppdatering ved endringer i organisasjonen. Ansvar: Seksjon for personal- og økonomitjenester Alle enheter uansett nivå ved Det medisinske fakultet skal ha lagt inn relevant og kvalitetssikret informasjon under hjem og Om enheten. Informasjonen skal ikke være den samme og skal i minst mulig grad være overlappende. Hjem omhandler hva enheten gjør/ansvarsområder/hva som er spesielt for enheten, mens Om enheten omhandler hvordan enheten er organisert, evt. styringsorganer, antall ansatte etc. Tiltak: Gjennomgang av status med påfølgende informasjon til aktuelle vevansvarlige om gjennomføring/oppdatering. Dato for gjennomgang/runder: 15. september, 15. oktober, 15. november, 15. desember. Ansvar: Kartlegging/purring: Vevprosjektet v/odd-arne Olsen og Poul Andresen. Oppdatering/gjennomføring: Hver enkelt enhet ved redaktør/vevansvarlig. Menypunktet kontaktinfo skal være klikkbart og inneholde relevant informasjon for alle enheter ved fakultetet. Tiltak: Gjennomgang av status med påfølgende informasjon til aktuelle vevansvarlige om gjennomføring/oppdatering. Dato for gjennomgang/runder: 15. september, 15. oktober, 15. november, 15. desember. Ansvar: Kartlegging/purring: Vevprosjektet v/odd-arne Olsen og Poul Andresen. Oppdatering/gjennomføring: Hver enkelt enhet ved redaktør/vevansvarlig. Menypunktet ansatte er lagt inn for alle enheter. Hvis enheten har underenheter, skal man ved å klikke på menypunktet ansatte øverst få opp en oversikt som viser alle underenheter. Denne skal være klikkbar slik at man kan gå direkte til en underenhets 6

7 oversikt over ansatte. Under oversikten som viser alle underenheter, skal man få fram alle ansatte ved hele enheten alfabetisk. Tiltak: Gjennomgang av status, og innlegging av informasjon/enhetsoversikt hvor denne mangler. Ansvar: Vevprosjektet ved Odd-Arne Olsen. Lista over hvem som er redaktører og hvem som er vevansvarlige, skal til enhver tid være oppdatert. Lista skal ligge tilgjengelig under brukerstøtte ved fakultetet. Tiltak: Rutiner for gjennomgang og oppdatering. Ansvar: Vevprosjektet ved Odd-Arne Olsen i samarbeid med vevprosjektet sentralt. E-postlister i outlook med oversikt over styringsgruppe, arbeidsgruppe og vev-forum skal til enhver tid være oppdatert jf. forrige målsetting. Tiltak: Rutiner for gjennomgang og oppdatering samordnes med forrige punkt. Ansvar: Vevprosjektet ved Hans-Henry Jacobsen/Odd-Arne Olsen Hver enkelt ansatts egen side skal til enhver tid være oppdatert med korrekt informasjon hentet fra PAGA og fra UiTs telefonisystem (telefonnummer og romnummer). Tiltak: Bevisstgjøring av alle ansatte, men særlig de som har personalansvar ved hver enkelt enhet. Evt. feil i ansatteinformasjonen meldes tjenestevei. Som et forhåpentligvis effektivt løft nå i fase 2, foreslås å sende ut e-post til alle ansatte med beskjed om at hver enkelt må sjekke den aktuelle informasjonen. Samkjøres med neste målsetting/tiltak. Ansvar: Vevprosjektet v/prosjektleder i samarbeid med Seksjon for personal- og økonomitjenester. Personalforum ved fakultetet er aktuell medspiller. Hver enkelt ansatts egen side skal til enhver tid være oppdatert med informasjon om hovedarbeidsområder etc. Det er ønskelig med bilde og mest mulig relevant informasjon for øvrig. Tiltak 1: Det sendes ut e-post til alle ansatte med informasjon om hvordan man logger seg på egen nettside, hva man bør sjekke, hvem man skal melde evt. feil til osv. med lenke til info om hvordan man fyller ut personkortet. Forskere gjøres ekstra oppmerksomme ang. info om Frida. Tiltak 2: Internopplæring. Innføringskurs sentralt ved fakultetet (eller i regi av vevansvarlige ved hver enhet?) Forslag: tilbud om innføringskurs sentralt ved fakultetet se an interessen. Kan det kanskje holde å tilby et innføringskurs som bare viser hvordan man gjør ting? I så fall kan man være uavhengig av å ha tilgang til pc-er. Alternativt: Kjøre samme type opplegg som i fase 1, men gå bredt ut tilbud til alle ansatte, ikke bare vevansvarlige (altså ha tilgang til pc). 7

8 Ansvar: E-post: Vevprosjektet v/prosjektleder i samarbeid med Seksjon for personal- og økonomitjenester. Kurs: Odd-Arne/Hans-Henry. Feilmeldinger meldes til webmaster@fagmed.uit.no Institutt for farmasi skal være eksempelinstitutt. Tiltak: Ekstra tett oppfølging. Ansvar: Styringsgruppa for vevprosjektet ved Hans-Henry Jakobsen. Fakultetsnivået inkludert dekan/fakultetsdirektør og de fem seksjonene, skal ha nettsider som tilfredsstiller kravene i dette dokumentet. Tiltak: Jevnlig kartlegging av status og tett oppfølging av de vevansvarlige ved hver seksjon og dekan/fakultetsdirektør. Ansvar: Styringsgruppa for vevprosjektet ved Poul Andresen. Instituttnivået skal ha nettsider som tilfredsstiller kravene i dette dokumentet. Tiltak: Jevnlig kartlegging av status og tett oppfølging av de vevansvarlige ved hvert institutt. Ansvar: Styringsgruppa for vevprosjektet ved Poul Andresen i samarbeid med instituttkoordinatoren. Del 2: Området Forskning ved Det medisinske fakultet: Alle enheter som driver med forskning ved Det medisinske fakultet, skal ha menypunktet forskning valgbart i venstremargen, med tilhørende relevant informasjon. Tiltak: Opprette en egen arbeidsgruppe som skal jobbe videre med hvordan forskninga ved fakultetet skal bli presentert, og implementere dette. Forslag til sammensetning: En person fra Seksjon for forskningstjenester (leder), en forsker, en doktorgradsstudent og/eller student fra forskerlinja, evt. en person fra Seksjon for utdanningstjenester (pga. grenseområdet phd/forskerlinja), evt. en person fra instituttene som driver med forskningsadministrasjon. IKT og tekniske tjenester involveres etter behov. Viktig: Må samordnes med hvordan området forskning presenteres sentralt ved UiT, dialog med vevprosjektet sentralt og Forsknings- og studieavdelinga i SADM er påkrevet. Ansvar: Seksjon for forskningstjenester v/ståle Liljedal. Oppgave/mandat: Finne ut hvordan menypunktet forskning skal fylles med innhold både på fakultetsnivå, instituttnivå, avdelingsnivå/andre enheter som driver med forskning. Flere andre potensielle menypunkt vil være berørt/må samkjøres, blant annet sentre, prosjekter, formidling, publikasjoner m.m. Må ses i sammenheng med Seksjon for forskningstjenesters egne nettsider og nettsidene om forskning sentralt ved UiT og nettsidene for Forsknings- og studieavdelinga i Sentraladministrasjonen. 8

9 All forskningsinformasjon som kan legges inn i Frida, skal legges inn i Frida. Tiltak: Ses i sammenheng med oppfølginga overfor ansatte og inkluderes ellers i arbeidet med området Forskning i den grad det er mulig. Innlegging i Frida er ellers et eget prosjekt uavhengig av vevprosjektet, hvor ansvaret hviler på Seksjon for forskningstjenester/forskningsseksjonen i Forsknings- og studieavdelinga i SADM. Ansvar: Seksjon for forskningstjenester. I høyre marg skal det legges inn lenker ved hjelp av ikoner til sentrale organisasjoner som for eksempel Frida, Munin m.m. på de ulike nivåene. Tiltak: Arbeidsgruppa for forskning vurderer nærmere hvilke organisasjoner/enheter det bør lenkes til i høyremargen, og får disse lagt inn selv eller ved hjelp av vevprosjektets øvrige ressurser. Ansvar: Arbeidsgruppa for forskning Utlysning av forskningsmidler, div. frister og annen aktuell informasjon for ansatte forskere ved Med.fak., må inntil single sign on innføres, finne sin plass på de nye nettsidene med de mulighetene som fins i dag. Tavla? Nyheter under forskning? Når abonnementsordning kommer, vil det bli enklere å målrette informasjonen. Tiltak: Arbeidsgruppa for forskning vurderer nærmere hvordan dette kan løses. Ansvar: Arbeidsgruppa for forskning. Sidene om forskning må inneholde informasjon/oversikt over de som tar/har tatt doktorgrad ved fakultetet. Pressemeldingene om doktorgrader må gjøres tilgjengelig (hvor disse skal legges ut, må avklares i samforståelse med Kommunikasjonsavdelinga sentralt og Seksjon for formidlingstjenester ved fakultetet). Tiltak: Arbeidsgruppa for forskning vurderer nærmere hvordan dette kan integreres.. Ansvar: Arbeidsgruppa for forskning Del 3: Området Studier ved Det medisinske fakultet Fra vevprosjektet sentralt, er det lagt en føring om at all studieinformasjon rettet mot studenter, skal legges i ClassFronter. Dette er en viktig føring som må følges opp av arbeidsgruppa for studier. Ganske mye studieinformasjon vil være av interesse for potensielle studenter og andre lesere av UiTs nettsider. Derfor må det gjøres en avklaring om hva slags type informasjon som skal ligge på ClassFronter, og hva som skal ligge i iknowbase. Det må også avklares om man kan speile aktuell informasjon fra ClassFronter til iknowbase. Alle enheter som driver med studier ved Det medisinske fakultet, skal ha menypunktet studier valgbart i venstremargen, med tilhørende relevant informasjon. Tiltak: Opprette en egen arbeidsgruppe som skal jobbe videre med hvordan studiene og studierelatert informasjon ved fakultetet skal bli presentert. Forslag til sammensetning: En 9

10 person fra Seksjon for utdanningstjenester (leder for gruppa), en person fra Seksjon for forskningstjenester (pga. phd/forskerlinja), 1-2 studiekonsulenter fra ulike institutt, 1 lærer/underviser, 1 student. Må samordnes med hvordan området studier presenteres sentralt ved UiT. Ansvar: Seksjon for utdanningstjenester v/karine Rabben Pedersen. Oppgave/mandat: Finne ut hvordan menypunktet studier skal fylles med innhold både på fakultetsnivå, instituttnivå, avdelingsnivå/andre enheter som driver med studier, og implementere dette. Flere andre potensielle menypunkt vil være berørt/må samkjøres, blant annet sentre, prosjekter, alumni, internasjonalisering, foreninger og organisasjoner, etterutdanning m.m. Må ses i sammenheng med Seksjon for utdanningstjenesters egne nettsider og nettsidene om studier sentralt ved UiT og nettsidene for Forsknings- og studieavdelinga i Sentraladministrasjonen. NB! Arbeidet må også ses i nær sammenheng med fanen Studenter som er valgbar fra alle UiTs nettsider, inkl. Med.faks. Mesteparten av studieinformasjon som er rettet direkte mot egne studenter, skal legges inn i ClassFronter, ikke i iknowbase. Lag heller lenker på aktuelle steder fra iknowbase til ClassFronter. Hovedkanalen for kommunikasjon med egne studenter, er ClassFronter! Tiltak: Integrere dette i arbeidsgruppa for studiers arbeid, som blant annet må informere om dette til alle faglige og administrativt ansatte ved fakultetet som legger ut studieinformasjon. Ansvar: Arbeidsgruppa for studier. I høyre marg skal det legges inn lenker ved hjelp av ikoner til sentrale organisasjoner/verktøy/databaser som ClassFronter, Studiekatalogen, Munin (siden studentoppgaver fins her), m.m. Tiltak: Arbeidsgruppa for studier vurderer nærmere hvilke organisasjoner/enheter det bør lenkes til i høyremargen, og får disse lagt inn selv eller ved hjelp av vevprosjektets øvrige ressurser. Ansvar: Arbeidsgruppa for studier. Målgruppa potensielle studenter må tas spesielt hensyn til i arbeidet med informasjon knyttet til studier. Måten man gjør dette på, må gjøres i samforståelse med Kommunikasjonsavdelinga, som har ansvar for studentrekruttering på sentralt nivå. Tiltak: Integreres i arbeidsgruppa for studiers oppgaver. Må ses i sammenheng med fanen Studiesøkere som fins på alle nettsidene til UiT. Trolig vil man best ivareta studiesøkere ved å bidra til at de sentrale sidene Studiesøkere blir best mulig. Ansvar: Arbeidsgruppa for studier. Del 4: Området Formidling ved Det medisinske fakultet 10

11 I begrepet formidling legges både forskningsformidling og annen formidling og kommunikasjon knyttet til fakultetets øvrige virksomhet. Alle enheter som driver med formidling ved Det medisinske fakultet, skal ha menypunktet formidling valgbart i venstremargen, med tilhørende relevant informasjon. Tiltak: Det opprettes en egen arbeidsgruppe som skal jobbe videre med hvordan menypunktet formidling skal fylles med relevant informasjon på ulike nivå ved fakultetet, og implementere dette. Forslag til sammensetning: To personer fra Seksjon for formidlingstjenester, 1 forsker, 1 studiekonsulent, evt. 1 person fra IKT og tekniske tjenester, 1 informasjonsmedarbeider fra instituttnivå og 1 student. Må samordnes med hvordan området formidling presenteres sentralt ved UiT. Ansvar: Seksjon for formidlingstjenester v/torgunn Wærås Oppgave/mandat: Finne ut hvordan menypunktet formidling skal fylles med innhold både på fakultetsnivå, instituttnivå, avdelingsnivå/andre enheter som driver med formidling. Flere andre potensielle menypunkt vil være berørt/må samkjøres, blant annet nyheter m.m. Må ses i sammenheng med Seksjon for formidlingstjenesters egne nettsider og nettsidene om formidling sentralt ved UiT. Gjøres i samforståelse med Kommunikasjonsavdelinga. Må også ses i nær sammenheng med områdene forskning og studier. I høyre marg skal det legges inn lenker ved hjelp av ikoner til sentrale organisasjoner/verktøy/databaser som Labyrint, uit.no (uits nyhetstjeneste), Med.faks nyhetstjeneste, forskning.no, Munin, Frida m.m. Tiltak: Arbeidsgruppa for formidling vurderer nærmere hvilke organisasjoner/enheter det bør lenkes til i høyremargen, og får disse lagt inn selv eller ved hjelp av vevprosjektets øvrige ressurser. Ansvar: Arbeidsgruppa for formidling. Del 5: Informasjon og kommunikasjon i prosjektet Møter: Styringsgruppa: Etter behov, anslagsvis hver 14. dag. Styringsgruppa m/instituttredaktører: Etter behov, anslagsvis hver måned Vevforum: Etter behov. Møte avholdt i juni Trolig behov for 1-2 møter til i fase 2 Arbeidsgruppa for forskning: Etter behov, anslagsvis hver 14. dag Arbeidsgruppa for utdanning: Etter behov, anslagsvis hver 14. dag Arbeidsgruppa for formidling: Etter behov, anslagsvis hver 14. dag Møter/avklaringer med vevprosjektet sentralt etter behov 11

12 Internopplæring og kurs for ansatte: Kort introduksjonskurs for ansatte (pc-lab) generell info om iknowbase viktige prinsipper etc. + vise pålogging, utfylling av personkortet m.m. 1-2 timer som tilbys 2-4 ganger ut over høsten, avhengig av responsen. Markedsføres via e-post til alle ansatte + Tavla + brev enhetene. Ansvar: Odd-Arne Olsen og Hans-Henry Jakobsen i samarbeid med Torgunn Wærås Tilbud om veiledning på pc-lab til faste tidspunkter hver uke. Omfang vurderes etter behov. Ansvar: Odd-Arne Olsen og Hans-Henry Jakobsen. NB! Booking av rom gjøres snarest. Øvrig kommunikasjon: Referater, styringsdokumenter og andre sentrale skriv legges fortløpende under menypunktet brukerstøtte (krever pålogging for innsyn). Skal legges her: referat fra møtene i alle arbeidsgruppene (forskning, utdanning, formidling), styringsgruppa, vevforum m.m. E-post til alle ansatte brukes i den grad det anses som nødvendig begrenses mest mulig. Behov for brev/e-post med informasjon til enhetsledere og vevansvarlige vurderes fortløpende. Behov for orienteringer i ulike forum/ledermøter m.m. vurderes fortløpende. Vevprosjektet sentralt orienteres om framdriften via henvisning til brukerstøttedokumenter og i møter/direkte kontakt. Alle grupper har dialog med aktuelle diskusjonspartnere etter behov for viktige avklaringer m.m. Gjelder på tvers av organisasjonen (SADM, Fakultetsnivå, Instituttnivå osv.) Medflaket og Nyheter på nett på fakultetet utnyttes som kanaler i den grad det er ønskelig og mulig. Behovet for informasjon til studenter må vurderes fortløpende. Gis fortrinnsvis via ClassFronter (masseinformasjon) eller gjennom direkte kontakt med enkeltpersoner/grupper via e-post/i møter/tlf. Virkningene av fusjonen med Høgskolen i Tromsø må vurderes fortløpende, også i forhold til informasjons- og kommunikasjonsbehov. Del 6: Aktivitets- og milepælsplan, fase 2 (ikke utfyllende) Aktivitet Frist/gjennomf. Møte arbeidsgruppa vevprosjektet diskusjon overgang fase 1 til fase Vevforum møte oppsummering fase 1, avspark fase Møte styringsgruppa for vevprosjektet diskusjon plan, fase Nedsetting av arbeidsgrupper forskning, utdanning og formidling

13 Fotoprosjektet settes i gang (ikke mulig før pga. Forskningsdagene) Organisasjonsstrukturen på nett i tråd med virkeligheten/paga Ny infospredning om prosjektet via Medflaket m.m. (vurderes fortløpende) Introkurs ansatte 2-4 ganger september/oktober Ny infospredning om prosjektet via Medflaket m.m. (vurderes fortløpende) Prosjektfase 2 møter, fortløpende brukerstøtte m.m. ( ) Utdatert info i WebSim slettes fortløpende hele perioden Arbeidsgruppene forskning, utdanning og formidling er i mål, fase Kvalitetssikring fase 2 (skjer fortløpende, siste innspurt 1. des. 31. des.) Evaluering WebSim blir arkiv, oppdatering ikke mulig Rapport fase 2, oppstartsmarkering, prosjektfase Torgunn Wærås,