RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON Offentlige anskaffelser PORSANGER KOMMUNE

Transkript

1 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON 2010 Offentlige anskaffelser PORSANGER KOMMUNE

2

3

4

5 INNHOLDSFORTEGNELSE 0. SAMMENDRAG FORMÅLET MED PROSJEKTET REVISORS VURDERINGER OG KONKLUSJONER ANBEFALINGER INNLEDNING PROSJEKTETS BAKGRUNN OG FORMÅL Bakgrunn Formål HOVEDPROBLEMSTILLING REVISJONSKRITERIER Kilder til kriterier Utledning av revisjonskriterier (krav til det reviderte området) Utdyping av problemstilling ut fra revisjonskriteriene METODE Datainnsamling Avgrensing av undersøkelsen Dataenes gyldighet og pålitelighet BAKGRUNN OMFANGET AV ANSKAFFELSER INNKJØPSSIRKELEN INNKJØPSPOLITISKE RETNINGSLINJER KLAGESAKER UNDERSØKELSER OG VURDERINGER LEGGING AV FASTE DEKKER (ASFALTERING) OG FORARBEID Bakgrunn Kunngjøring Anskaffelsesprosedyre Konkurransegrunnlaget Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Tidsfrister Avslutning av konkurransen Protokoll Oppsummering KUNSTGRESSDEKKE, PORSANGERHALLEN Bakgrunn Kunngjøring Anskaffelsesprosedyre Konkurransegrunnlaget Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Tidsfrister Avslutning av konkurransen Protokoll Oppsummering LEASING AV BIL Bakgrunn Kunngjøring Anskaffelsesprosedyre Konkurransegrunnlaget Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier... 19

6 3.3.7 Tidsfrister Avslutning av konkurransen Protokoll Oppsummering SERVICEAVTALE SKADEDYR Fakta SERVICEAVTALE GASSANLEGG Fakta AVSLUTTENDE KOMMENTARER KONKLUSJONER ANBEFALINGER LITTERATURLISTE VEDLEGG 1:RÅDMANNENS KOMMENTARER VEDLEGG 2: UTVALGTE BESTEMMELSER VEDLEGG 3: ANSKAFFELSESPROTOKOLL... 33

7 0. SAMMENDRAG 0.1 Formålet med prosjektet Formålet med dette prosjektet har vært å undersøke om Porsanger kommune følger lov og forskrift om offentlige anskaffelser ved kjøp av varer og tjenester og ved tildeling av kontrakter ved bygge - og anleggsarbeid, og eventuelt komme med noen forslag til forbedringer. 0.2 Revisors vurderinger og konklusjoner Porsanger kommune følger langt på vei lov og forskrift om offentlige anskaffelser ved kjøp av varer og tjenester og tildeling av anleggskontrakter, men undersøkelsen har avdekket noen svakheter. Er konkurransen kunngjort i henhold til anskaffelsesregelverket? De to konkurransene over nasjonal terskelverdi ble korrekt kunngjort. Det stilles ikke eksplisitte kunngjøringskrav for anskaffelser under nasjonal terskelverdi. Er benyttet anskaffelsesprosedyre i henhold til regelverket? Valgt anskaffelsesprosedyre var i henhold til regelverket i de to konkurransene over nasjonal terskelverdi. Det stilles ikke eksplisitte krav til anskaffelsesprosedyre når anskaffelsens verdi er under nasjonal terskelverdi, men lovens grunnleggende krav om konkurranse skal følges. I to av anskaffelsene har det ikke vært noen konkurranse, og i en av anskaffelsene har det etter revisjonens oppfatning ikke vært noen reell konkurranse. Inneholder konkurransegrunnlaget de opplysninger som forskriften krever? Konkurransegrunnlaget til de to konkurransene over nasjonal terskelverdi inneholder etter revisjonens oppfatning de opplysningene som forskriften krever. For anskaffelser under terskelverdi er det ikke stilt eksplisitte krav til hvordan konkurransegrunnlag eller tilbudsforespørsel skal utformes. Er bruken av kvalifikasjonskrav i henhold til regelverket? Bruken av kvalifikasjonskrav er i henhold til regelverket i de to anskaffelsene over nasjonal terskelverdi. Når det gjelder konkurransen om leasingkontrakt burde det vært stilt krav om skatteattest fra leverandøren. Er bruken av tildelingskriterier i henhold til regelverket? Vi har ingen merknader til bruk av tildelingskriterier i konkurransen om legging av faste dekker. Når det gjelder konkurransen om kunstgressdekke er det påvist feil bruk av tildelingskriterier. Konkurransen om leasingkontrakt var under nasjonal terskelverdi, og ikke underlagt like strenge krav som ved anskaffelser etter forskriftens del II og III. Lovens grunnleggende krav om likebehandling av aktører skal imidlertid følges. Revisjonen mener at dette prinsippet kan være brutt ved at det i tilbudsforespørselen er lagt vekt på kriteriet pris, mens (det ikke oppgitte) kriteriet trekkvekt ble avgjørende for valget. Er tidsfristene i henhold til regelverket? Revisjonen har ingen merknader til tidsfristene i de tre anskaffelsene der det er gjennomført konkurranse. Er konkurransen avsluttet i henhold til regelverket? Konkurransene er ikke avsluttet i henhold til regelverket. Det kan ikke dokumenteres at det er sendt meddelelsesbrev om tildeling av kontrakt i noen av de tre konkurransene. Det blir opplyst at meddelelse er sendt på e-post som seinere er slettet. Dette er brudd på lovens grunnleggende 1

8 krav om gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelseskonkurranser, og arkivforskriftens bestemmelser om journalføring og arkivering av dokumenter. Når det gjelder konkurransen om asfaltering ble tidspunktet for gjennomføring av arbeidet endret etter at anbud var levert, og dette kan ha vært i strid med lovens krav om likebehandling av aktører. Er protokollføringen i henhold til regelverket? Det er ikke ført anskaffelsesprotokoll i henhold til regelverket i alle de undersøkte anskaffelsene. Det er bare ført anskaffelsesprotokoll i en av anskaffelsene, selv om det er protokollplikt i minst fire av dem. I henhold til forskrift om offentlige anskaffelser skal det føres protokoll for alle anskaffelser over kr Hensikten med protokollplikten er å gi økt gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ved offentlige anskaffelser, og dermed bidra til å motvirke (mistanke om) kameraderi og korrupsjon i anskaffelsesprosesser. 0.3 Anbefalinger På bakgrunn av funnene i undersøkelsen og konklusjonene over vil revisjonen gi følgende anbefalinger: Enhver anskaffelse bør så langt det er mulig være basert på konkurranse, og konkurransen må dokumenteres. Det må innhentes skatteattest fra leverandørene i henhold til forskriftens krav Det må sendes skriftlig meddelelse til alle deltakerne i en konkurranse om hvem som skal tildeles kontrakt, med en begrunnelse for valget og opplysninger om frist for å klage. Dokumenter som blir sendt eller mottatt via e-post må arkivmessig behandles som andre saksdokument Alle saksdokument som tilhører samme anskaffelse, og har verdi som dokumentasjon, må arkiveres samlet For å sikre at kravene om gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelsesprosessen overholdes, må det føres anskaffelsesprotokoll etter kravene i forskriften 2

9 1. INNLEDNING 1.1 Prosjektets bakgrunn og formål Bakgrunn Bakgrunnen for denne rapporten er Plan for forvaltningsrevisjon , vedtatt av kommunestyret i Porsanger den (sak 61/08). Det framgår av planen at en undersøkelse av om kommunen følger regelverket for offentlige anskaffelser skal være et av tre utvalgte områder for forvaltningsrevisjon i planperioden. Det ble i 2004 gjennomført en forvaltningsrevisjon av saksbehandling ved offentlige anskaffelser i Porsanger kommune. Undersøkelsen avdekket flere brudd på regelverket. Det gjaldt blant annet bruken av tildelingskriterier og føring av anskaffelsesprotokoll. Det kom også fram at post- og arkivrutinene ikke var tilfredsstillende ivaretatt Formål Formålet med prosjektet har vært å undersøke om kommunen følger regelverket for offentlige anskaffelser ved kjøp av varer og tjenester og ved tildeling av kontrakter ved bygge - og anleggsarbeid. 1.2 Hovedproblemstilling Følger Porsanger kommune lov og forskrift om offentlige anskaffelser ved kjøp av varer og tjenester, og ved tildeling av bygge- og anleggskontrakter? Vi vil presentere noen underproblemstillinger etter gjennomgangen av revisjonskriteriene. 1.3 Revisjonskriterier Kilder til kriterier Revisjonskriterier er de krav og forventninger som gjelder på det reviderte området, og som innsamlede data skal vurderes opp mot. I denne undersøkelsen er revisjonskriteriene utledet fra lov og forskrift om offentlige anskaffelser, og fra forskrift om offentlige arkiv. Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (offanskl.) Lovens formål Lov om offentlige anskaffelser 1 angir regelverkets grunnleggende formål. Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser. Virkemidlene for å oppnå dette skal være forretningsmessighet og likebehandling av leverandører. Oppdragsgivere og anskaffelser som er omfattet Bestemmelsene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser gjelder alle oppdragsgivere for statlige, kommunale og fylkeskommunale myndigheter og offentligrettslige organer, og alle anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggskontrakter, som foretas av nevnte oppdragsgivere (offanskl. 2 og 3). 3

10 Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA) Terskelverdier og anvendelsesområde for de ulike bestemmelsene 1 Forskriften regulerer alle offentlige anskaffelser, men det er ulike bestemmelser avhengig av type anskaffelse og kontraktsverdi. Forskriftens del I gjelder alle typer anskaffelser, uansett anskaffelsens art og verdi. Forskriftens del II regulerer anskaffelser mellom kr (nasjonal terskelverdi) og EØS-terskelverdi (heretter kalt terskelverdi) (se tabell 1). Del III av forskriften regulerer anskaffelser over terskelverdi på grunnlag av bestemmelsene i WTO avtalen og EØSdirektivene for offentlige anskaffelser. 2 Terskelverdiene justeres av Nærings- og handelsdepartementet hvert annet år i forhold til EØS-direktiver fastsatt i myntenheten ECU (se tabell 1). Når det gjelder tjenester sondrer forskriften mellom prioriterte 3 og uprioriterte 4 tjenester. Det er bare prioriterte tjenester som faller inn under bestemmelsene for anskaffelser over EØS-terskelverdi. Tabell 1: Terskelverdier Forskrift om offentlige anskaffelser Kommunale vare- og tjenestekjøp Bygge og anleggskontrakter Terskelverdier /2009 1,7 mill. eks. mva. 1,65 mill. eks. mva. 43,5 mill. eks. mva. 41,0 mill. eks. mva. Det er ikke tillatt å dele opp en planlagt anskaffelse med den hensikt å komme under terskelverdien. Anskaffelsens anslåtte verdi beregnes på grunnlag av oppdragsgivers anslag av det samlede beløp oppdragsgiver kommer til å betale for de kontrakter som utgjør anskaffelsen. 5 Forskrift om offentlege arkiv av 11.desember 1998 Alle offentlige organ plikter å holde arkiv i samsvar med bestemmelsene i lov og forskrift om offentlige arkiv. Som offentlige organ regnes alle statlige, fylkeskommunale og kommunale institusjoner og enheter. Det overordnede ansvaret for arkivarbeidet i et offentlig organ ligger hos den øverste ledelsen i organet. I kommunen vil det si hos administrasjonssjefen ( 1-1). Arkivarbeidet skal ledes av en egen arkivtjeneste under ledelse av en arkivansvarlig, og det skal foreligge en arkivplan som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert ( 2-1, 2-2). I et aktivt arkiv inngår sakarkiv, som omfatter alle saksdokument med tilhørende register og databaser (journaler m.v), samt møtebøker som blir mottatt eller skapt i forbindelse med virksomheten til organet ( 2-4). I journalen skal en registrere alle inngående og utgående dokumenter som må regnes som saksdokument for organet, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon ( 2-6) Utledning av revisjonskriterier (krav til det reviderte området) Lov om offentlige anskaffelser Grunnleggende krav Det framgår av 5 i lov om offentlige anskaffelser at en anskaffelse så langt det er mulig skal være basert på konkurranse, og at oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. 1 FOA 2-1 og Gjennom EØS-avtalen og WTO-avtalen har Norge forpliktet seg internasjonalt til å følge bestemte fremgangsmåter ved offentlige anskaffelser over visse verdier. 3 Prioriterte tjenester er for eksempel vedlikehold og reparasjon, land- og lufttransport, teletjenester, finansielle tjenester, edb-tjenester, forsknings- og utviklingstjenester, regnskap og revisjon, markedsundersøkelser, rådgivningstjenester, reklametjenester, eiendomsforvaltning, kloakk og avfallstømming. 4 Med uprioriterte tjenester menes for eksempel hotell- og restaurantvirksomhet, jernbanetransport, juridiske tjenester, rekruttering av personell, etterforskning og sikkerhetstjenester, undervisning og yrkesutdannelse, helse og sosialtjenester, samt fritids-, kultur- og sportstjenester. 5 FOA 2-3, punkt 4. 4

11 Gjennomføring av reelle konkurranser regnes som en grunnleggende forutsetning for å kunne oppfylle lovens formål om å sikre effektiv ressursbruk i anskaffelsesvirksomheten. Forskrift om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser er svært omfattende, og vi har valgt ut åtte sentrale bestemmelser (krav) for nærmere undersøkelse. Kunngjøring 6 For alle anskaffelser over kr er det krav om kunngjøring i den norske databasen Doffin (Database for offentlig innkjøpsinformasjon). For anskaffelser over EØS-terskelverdiene er det i tillegg krav om publisering i TED-databasen, som er EUs offisielle kanal for kunngjøring av offentlige innkjøp i hele EØS-området. Anskaffelsesprosedyrer 7 Forskriften skiller mellom flere anskaffelsesprosedyrer. Vi redegjør her for de mest vanlige. Anskaffelser etter forskriftens del I Her foreligger det få eksplisitte krav til hvordan anskaffelsen skal foretas. Det er blant annet ikke krav om kunngjøring. Oppdragsgiver må imidlertid sørge for å overholde lovens grunnleggende krav til konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Åpen anbudskonkurranse Denne prosedyren tillater alle interesserte leverandører å levere tilbud. Det skjer ingen prekvalifisering, men leverandørene må levere dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer tilbudet. Det er ikke tillat å forhandle med leverandørene. Begrenset anbudskonkurranse En prosedyre som bare tillater de leverandørene som er invitert av oppdragsgiver til gi tilbud. Det foretas først en prekvalifisering der interesserte leverandører kan levere inn forespørsel om å få delta i konkurransen, sammen med dokumentasjon på at de er kvalifisert. Oppdragsgiver inviterer kvalifiserte leverandører, eller et utvalg av disse, til å levere tilbud. Det er ikke tillat å forhandle med leverandørene. Konkurranse med forhandling Prosedyren gir oppdragsgiver anledning til å forhandle med leverandørene om alle sider ved tilbudet. Denne konkurranseformen kan valgfritt benyttes for anskaffelser under terskelverdi, men bare unntaksvis for anskaffelser over terskelverdi. Det kan gjennomføres konkurranse med forhandlinger etter forutgående kunngjøring eller uten forutgående kunngjøring, avhengig av hvilke tilfeller det gjelder. Tabell 2: Anskaffelsesverdiens betydning for kunngjøring og anskaffelsesprosedyrer Anskaffelsens verdi Krav til kunngjøring Anskaffelsesprosedyre Over terskelverdi Doffin og TED Åpen eller begrenset anbudskonkurranse (forhandling ikke tillatt) Under terskelverdi Doffin Åpen eller begrenset anbudskonkurranse, eller konkurranse med forhandling. Under kr ,- Ikke krav til kunngjøring. Direkte henvendelser til en eller flere leverandører er tillatt. Konkurranse så langt det er mulig. Konkurransegrunnlaget 8 Ved anskaffelser under EØS-terskelverdi skal oppdragsgiver utarbeide et konkurransegrunnlag dersom vilkårene for konkurransen ikke kan beskrives tilstrekkelig utfyllende i kunngjøringen. Konkurransegrunnlaget må minst opplyse om hva som skal anskaffes, hvilken 6 FOA 9-1, 9-2, 18-1, 18-2, 18-3 og FOA 5-1 og FOA 8-1 og

12 anskaffelsesprosedyre som er valg, kriterier for tildeling av kontrakt, hvordan tilbudet skal utformes, frist for levering av tilbud og kontraktsbetingelser. For anskaffelser over EØSterskelverdi skal det alltid utarbeides konkurransegrunnlag, og det skal i tillegg til det som er nevnt over opplyses om vedståelsesfrist, vekting av kriterier, hvilket språk tilbudet skal være skrevet på og en henvisning til kunngjøringen, samt andre aktuelle opplysninger(jf. FOA 17-1). Krav til leverandøren 9 Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Oppdragsgiver kan stille krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner, og til leverandørens finansielle og økonomiske stilling. Krav til leverandørens kvalifikasjoner skal i hovedtrekk angis i kunngjøringen, og kan utdypes i eget kvalifikasjonsgrunnlag. Oppdragsgiver skal alltid kreve at leverandør leverer skatteattest og HMS-egenerklæring. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav skal føre til avvisning. Oppdragsgiver kan imidlertid sette en kort tilleggsfrist for ettersending av dokumenter. Kriterier for valg av tilbud 10 Tildelingskriterier er de kriterier leverandørens tilbud vurderes etter. Tildeling skal skje enten utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen, eller på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Dersom tildeling skjer etter andre kriterier enn laveste pris skal disse oppgis i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget. Der oppdragsgiver på forhånd har bestemt seg for prioritering eller vekting av kriteriene skal dette angis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Det er ikke lov å vektlegge andre kriterier enn de om er oppgitt. Tidsfrister 11 Forskriften inneholder flere bestemmelser som fastsetter bestemte minimumsfrister ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse, konkurranse med forhandling, hastetilfeller, tilbudsfrister, vedståelsesfrist og frist for mottak av forespørsler om å delta i en konkurranse for anskaffelser over terskelverdi. For anskaffelser under terskelverdiene er det ikke satt bestemte minimumsfrister. Der må fristen vurderes i hvert enkelt tilfelle, men må fastsettes slik at alle leverandører får tilstrekkelig tid til å innhente nødvendig dokumentasjon, og foreta de nødvendige undersøkelser og beregninger. Avslutning av konkurransen 12 Forskriften har flere detaljerte bestemmelser om avslutning av konkurransen, herunder bestemmelser om avlysning av konkurransen, kriterier for valg av tilbud og meddelelse om kontraktstildeling. Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt skal meddeles alle deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen skal være skriftlig og gis samtidig til alle deltakere. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget, og skal angi en frist for leverandørene til å klage over beslutningen. Protokollføring 13 Oppdragsgiver skal føre protokoll fra alle anskaffelser som overstiger kr Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom anskaffelsesprosessen. Protokollen skal blant annet inneholde opplysninger om hva som skal anskaffes, anslått verdi på kontrakten, hvem som har deltatt i konkurransen, begrunnelse for valg av leverandør og kontraktsverdi. Det er ulike krav til protokoll for anskaffelser under og over kr Protokollen skal minst inneholde opplysninger som framgår av forskriftens vedlegg 3 og 4 (her vedlegg 3 anskaffelsesprotokoll). 9 FOA 8-4, 8-5, 8-7, 8-8, 11-10, 17-4, 17-5, 17-14, og FOA 13-2 og FOA 10-1, 10-2, 19-1, 19-2, 19-3, 19-4, og FOA 13-3 og FOA 3-2 6

13 Forskrift om offentlige arkiv Journalføring og anna registrering 14 Et offentlig organ skal ha en eller flere journaler for registrering av dokument i de sakene organet oppretter. I journalen skal en registrere alle inngående og utgående dokument som etter offentleglova 4 må regnes som saksdokument for organet, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Behandling av telefaks og elektronisk post 15 Dokument som blir avsendt eller mottatt via telefaks eller e-post, og som etter form eller innhold må regnes som saksdokument for organet, skal arkivmessig behandles som andre saksdokument etter forskriften. Behandling av dokument som tilhører samme sak 16 Arkivtjenesten må sørge for at nye saksdokument blir knyttet til eventuelle tidligere dokument i den samme saken og arkivlagt sammen med disse Utledning av underproblemstillinger ut fra revisjonskriteriene Med utgangspunkt i kravene i de utvalgte bestemmelsene i forskrift om offentlige anskaffelser har vi utformet noen spørsmål (underproblemstillinger) som vi vil forsøke å besvare i rapporten. De grunnleggende kravene i lov om offentlige anskaffelser og kravene forskrift om offentlige arkiver vil bli vurdert under de samme spørsmålene. Tabell 3: Underproblemstillinger utledet fra revisjonskriteriene Problemstilling Følger Porsanger kommune lov og forskrift om offentlige anskaffelser ved kjøp av varer og tjenester, og ved tildeling av bygge- og anleggskontrakter? Underproblemstillinger 1. Er konkurransen kunngjort i henhold til anskaffelsesregelverket? 2. Er benyttet anskaffelsesprosedyre i henhold til regelverket? 3. Inneholder konkurransegrunnlaget de opplysninger som forskriften krever? 4. Er bruken av kvalifikasjonskrav i henhold til regelverket? 5. Er bruken av tildelingskriterier i henhold til regelverket? 6. Er tidsfristene i henhold til regelverket? 7. Er konkurransen avsluttet i henhold til regelverket? 8. Er protokollføringen i henhold til regelverket? 14 Forskrift om offentlige arkiv Forskrift om offentlige arkiv Forskrift om offentlige arkiv 3-6 7

14 1.4 Metode Datainnsamling Metode er samlebetegnelsen på de framgangsmåtene som benyttes for å samle inn data som kan gi svar på problemstillingen i en undersøkelse. Framgangsmåten i denne undersøkelsen har i hovedsak vært dokumentanalyse. Vi har gjennomgått aktuelle dokumenter fra de utvalgte anskaffelsene, herunder kunngjøringer, konkurransegrunnlag, protokoller, brev og kontrakter, der disse har vært tilgjengelige. I tillegg har vi hatt samtaler og utvekslet e-poster med oppfølgingsspørsmål i tilknytning til de aktuelle anskaffelsene. Vår hovedinformant i undersøkelsen har vært nestleder på teknisk avdeling, Rudi Larsen Avgrensing av undersøkelsen Undersøkelsen er avgrenset til anskaffelser der kommunen selv har gjennomført anbudskonkurransen, eller burde gjennomført anbudskonkurranse. Det vi si at vi har sett bort fra anbudskonkurranser som er gjennomført av Finnut Consult på vegne av Innkjøpssirkelen (jf. kap. 2). For å velge ut de aktuelle anskaffelsene har vi tatt utgangspunkt i kommunens leverandørreskontro, oversikter over rammeavtaler og kunngjøringer i Doffin. Tidsmessig er undersøkelsen i hovedsak avgrenset til årene 2008 og Dataenes gyldighet og pålitelighet Med gyldige data menes at det skal være samsvar mellom formålet for undersøkelsen og de data som er samlet inn. Vi mener at data i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene, ved at vi har relevant og tilstrekkelig informasjon. Det er likevel viktig å være klar over at opplysningene i rapporten representerer et utvalg av fakta. Vi har bare sett på et begrenset antall anskaffelser. Vi har heller ikke sett på alle sider ved de utvalgte anskaffelsene, men bare undersøkt forhold som angår de oppsatte problemstillingene. Med pålitelige data menes at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. Dette er ivaretatt ved intern kvalitetssikring av faktaopplysningene som er framkommet fra dokumenter, og verifisering av faktaopplysninger framkommet i intervju og samtaler. Tilliten til analyseresultatene er styrket ved at det er samsvar mellom data som er framkommet i dokumenter og i intervju. 2. BAKGRUNN 2.1 Omfanget av anskaffelser Porsanger kommunes samlede anskaffelser 17 utgjorde cirka 60 millioner 18 i 2008 og cirka 59 millioner i Både i 2008 og 2009 var over 700 ulike leverandører registrert på kommunens leverandørreskontro, og av disse var det vel 20 leverandører som hadde utbetalinger fra kommunen på over kr Et søk på Doffin viser at Porsanger kommune har hatt 7 kunngjøringer på Doffin etter I tillegg kommer kunngjøringer gjennomført av Finnut Consult for Porsanger kommune. Det gjelder både rammeavtaler i regi av Innkjøpssirkelen (jf. kap. 2.2) og anbudskonkurranser der Finnut har bistått Porsanger kommune særskilt, for eksempel konkurransene om brøyting/ vintervedlikehold, drift av turistinformasjon, vaskeritjenester og rørleggertjenester. 17 Investering og drift 18 Fordelt på kjøp som inngår i kommunal egenproduksjon 40 millioner og kjøp som erstatter kommunal egenproduksjon 20 millioner. 19 Per

15 2.2 Innkjøpssirkelen Porsanger kommune er med i Innkjøpssirkelen, som er et innkjøpssamarbeid mellom 17 kommuner i Finnmark, koordinert av Finnut Consult AS. Som medlem av innkjøpssirkelen er kommunen knyttet til rammeavtaler om innkjøp, som er framforhandlet på vegne av flere kommuner. Kommunen bestemmer selv hvilke konkurranser den ønsker å delta i, men dersom det blir inngått avtale forplikter kommunen seg til å kjøpe de varene som inngår i avtalen med avtaleleverandøren. Når det skal lyses ut en konkurranse blir kommunen invitert til å melde seg på anskaffelsesprosessen. Finnut gjennomfører deretter konkurransen og har ansvar for at dette skjer i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser. Dette innebærer blant annet kunngjøring i den nasjonale databasen Doffin. Per november 2009 var kommunen med i 26 rammeavtaler i regi av Innkjøpssirkelen. Det ligger utenfor rammene til denne rapporten å undersøke om kommunens innkjøpere er lojale mot innkjøpsavtalene 2.3 Innkjøpspolitiske retningslinjer Porsanger kommune har vedtatt innkjøpspolitiske retningslinjer, som bygger på forskrift om offentlige anskaffelser, med noen utfyllende lokale tilleggsbestemmelser. 20 Det framgår blant annet at for alle anskaffelser over nasjonal terskelverdi, men under EØS- terskelverdi, skal det være henvisningsannonse i minst en lokalavis. Det er videre vedtatt egne bestemmelser for anskaffelser mellom kr og kr Slike kjøp skal annonseres i minst en lokal avis, eller det må dokumenteres skriftlig forespørsel til (helst tre) aktuelle leverandører. Alle anskaffelser mellom kr og kr skal også kunngjøres på kommunens nettside. Revisjonen gjør for ordens skyld oppmerksom på at de innkjøpspolitiske retningslinjene ikke er oppdatert i forhold til endringer i forskriftens oppbygning, slik at flere av henvisningene i retningslinjene viser til feil bestemmelser. 2.4 Klagesaker Et søk på KOFA (Klagenemnda for offentlige anskaffelser) viser at Porsanger kommune har hatt fire klagesaker i KOFA etter Den første saken gjaldt utskifting av kunstgressdekke. Klagenemndas avgjørelse av var at kommunen hadde brutt kravene til forutberegnelighet, etterprøvbarhet og gjennomsiktighet i lov om offentlige anskaffelser 5 (jf. kap og kap.4). Den andre saken gjaldt vintervedlikehold. Klagenemndas avgjørelse av var at kommunen hadde brutt forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Klagene i forhold til brudd på anskaffelsesregelverket førte ikke frem. Den tredje saken gjaldt en anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtaler på levering av kontorrekvisita, skolemateriell og kontormøbler i regi av Innkjøpssirkelen, der Porsanger var en av flere innklagede kommuner. KOFAS avgjørelse av var at det ikke forelå brudd på regelverket. Den siste klagesaken gjaldt en anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtele for levering av fisk til 11 kommuner, herunder Porsanger, i regi av Finnut Consult AS på vegne av Innkjøpssirkelen. Klagenemndas avgjørelse av var at kommunene hadde brutt forskriftens (avvisning på grunn av forhold ved tilbudet) ved å ikke avvise en av leverandørene og lovens 5 (kravene til konkurranse og forutberegnelighet) ved å foreta en delvis avlysning av konkurransen uten rettslig grunnlag. 20 Innkjøpspolitiske retningslinjer for Porsanger kommune, vedtatt , endret

16 3. UNDERSØKELSER OG VURDERINGER 3.1 Legging av faste dekker (asfaltering) og forarbeid Bakgrunn I budsjettet for 2008 var det innarbeidet tiltak for legging av fast dekke til Bjerkland boligfelt, med en budsjettramme på kr På grunn av at tiltaket ikke ble gjennomført (jf. kap ) ble tiltaket videreført i investeringsbudsjettet for Det ble lagt til en del andre mindre asfalteringsarbeider, og rammen ble utvidet til kr Kunngjøring Konkurransen om legging av faste dekker ble kunngjort på Doffin den Det framgår av kunngjøringen at konkurransen gjelder legging av asfalt på cirka 9200 km kommunal vei i Lakselv sentrum i perioden august og september I tillegg ble det den gjort en henvendelse på e-post til fire leverandører med forespørsel om pristilbud på forarbeid til asfaltering. En anskaffelses anslåtte verdi er styrende for kravene til kunngjøring (jf. tabell 2. kap ). Oppdragsgiver må derfor gjøre et anslag over det samlede beløp oppdragsgiver vil komme til å betale for kontraktene som utgjør anskaffelsen. Det er ikke tillatt å dele opp anskaffelser for å komme under terskelverdi. Oppdragsgiver kan dele opp anskaffelsen i delkontrakter, men verdien av anskaffelsen må beregnes samlet for disse dersom det kan betraktes som en anskaffelse. Tilbudet på asfaltering viser at anskaffelsens verdi var over kr , 22 men under EØS-terskelverdi. Konkurransen ble dermed korrekt kunngjort. Tilbudet på forarbeid til asfaltering kom på cirka kr , 23 og isolert sett er det da ikke krav til offentlig kunngjøring. Etter revisjonens oppfatning er imidlertid forarbeidet til asfalteringen så nært knyttet til selve asfalteringen, at det må betraktes som en del av den samme anskaffelsen. Konkurransen om forarbeidet til asfaltering burde derfor vært kunngjort samtidig med konkurransen om selve asfalteringen Anskaffelsesprosedyre Det framgår av kunngjøringen i Doffin at konkurransen om asfaltering skal gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. Prisforespørsel på forarbeid til asfaltering ble foretatt ved direkte henvendelse til fire leverandører. Nestleder på teknisk avdeling begrunner oppdelingen av anskaffelsene med at de ønsket å få bedre kontroll på arbeidet, og kanskje få inn noen lokale leverandører. Åpen anbudskonkurranse kan brukes for anskaffelser både over og under terskelverdiene. Det vil si at benyttet anskaffelsesprosedyre i konkurransen om legging av asfalt var i henhold til regelverket. 21 Protokoll fra kommunestyrets møte (sak 31/09). 22 Kr ,- 23 Kr ,- 10

17 Anskaffelsen av utførere til forarbeidet til asfalteringen kom på under kr , og forskriften stiller ikke da eksplisitte krav til anskaffelsesprosedyre. Oppdragsgiver må likevel følge de grunnleggende kravene om konkurranse som framkommer av lovens 5 og forskriftens 3-1. Dette er forsøkt ivaretatt ved å henvende seg til flere leverandører. Revisjonen mener imidlertid at forarbeidene til asfalteringen og selve asfalteringen er en del av den samme anskaffelsen, og skulle vært gjennomført som en konkurranse med samme prosedyre Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget til anbudskonkurransen om legging av asfalt inneholder blant annet opplysninger om valgt anskaffelsesprosedyre, frist for innlevering av anbud, leveringsadresse og -sted, merking av anbud, vedståelsesfrist, krav til leverandøren (kvalifikasjonskrav), kriterier for tildeling av kontrakt og henvisning til kunngjøringen. Forespørsel om forarbeid til asfaltering, som ble sendt på e-post til fire leverandører, inneholder detaljerte beskrivelser av hvilket arbeid som skal utføres på de syv ulike veiene, og en tidsfrist for levering av tilbud. Konkurransegrunnlaget som er utarbeidet til anbudskonkurransen om asfaltering inneholder etter revisjonens vurdering de opplysninger som kreves i forskriften. For kjøp under kr (forarbeid til asfaltering) stilles det ikke eksplisitte krav til hvordan konkurransegrunnlag eller tilbud skal utformes. Vi viser imidlertid til vurdering over om at de to konkurransene burde vært behandlet som en anskaffelse Kvalifikasjonskrav I konkurransegrunnlaget blir det oppgitt at kravene for å delta i konkurransen om asfaltering er at skatte- og momsattest, HMS-egenerklæring og firmaattest vedlegges anbudet. Det var bare en leverandør som leverte tilbud, og dokumentasjonen som revisjonen har mottatt viser at leverandøren har levert skatteattest for merverdiavgift og skatt, firmaattest, HMS-egenerklæring og attest for konsernets internasjonale godkjenning. Det foreligger ingen skriftlig vurdering av den innleverte dokumentasjonen, og revisjonen har heller ikke foretatt en slik vurdering. Når det gjelder kravene for å delta i konkurransen om utførelse av forarbeid til asfaltering heter det bare i forespørselen at kommunen forutsetter at alle tilbyderne har de nødvendige papirene i orden. Framlagt dokumentasjon viser at det ble stilt krav til leverandørene for å delta i konkurransen om asfalteringen, og at etterspurt dokumentasjon er levert av leverandøren som ga tilbud. Når det gjelder nødvendige papirer for å delta i konkurransen om forarbeidene til asfaltering, betyr det som et minstekrav at det må leveres skatteattest og HMS-egenerklæring for delta i konkurranser om anskaffelser som overstiger kr Det framgår av tilbudsprotokoll at det bare var en leverandør som leverte tilbud om forarbeid til asfaltering, og at dette var samme firma som hadde levert tilbud på selve asfalteringen. Det vil si at kommunen allerede hadde de nødvendig papirer. Revisjonen har ingen merknader til håndteringen av kvalifikasjonskrav. 11

18 3.1.6 Tildelingskriterier Det er oppgitt i konkurransegrunnlaget til konkurransen om asfaltering at tildelingen skjer utelukkende ut fra hvilket tilbud som har lavest pris. Det ble levert bare ett tilbud om asfaltering. Tilbudet ble levert Vi oppfatter forespørselen om utførelse av forarbeid til asfaltering, som ble sendt på e-post til fire leverandører, som en ren prisforespørsel. I følge tilbudsprotokoll av ble det også her levert bare et tilbud, fra samme leverandør som over. Tildelingskriteriene skal oppgis i kunngjøringen og/eller konkurransegrunnlaget. Tildeling av kontrakt skal enten skje på basis av hvilket tilbud som har laveste pris eller hvilket tilbud som samlet sett er økonomisk mest fordelaktig ut fra oppgitte kriterier. I denne konkurransen ble tildelingskriteriet oppgitt å være laveste pris. På grunn av at det bare kom ett tilbud, og dette var akseptabelt for kommunen, ble det ikke gjort noen skriftlige vurderinger i forhold til hvem som skulle tildeles oppdraget. Det samme gjelder tilbudet om forarbeid til asfaltering. Vi har ingen merknader til bruken av tildelingskriterier Tidsfrister Konkurransen om legging av asfalt ble kunngjort i Doffin den Fristen for å levere tilbud var satt til og vedståelsesfristen var satt til Forespørselen om forarbeidene til asfalteringen ble sendt ut den med svarfrist Det er ikke satt eksplisitte tidsfrister for forespørsel om deltakelse og innlevering av tilbud ved anskaffelser under EØS-terskelverdi, men det heter at fristene skal settes slik at leverandørene får tilstrekkelig tid til å innhente nødvendig dokumentasjon, og foreta nødvendige undersøkelser og beregninger. I dette tilfellet hadde leverandørene 27 dager til disposisjon for innlevering av tilbud. Om vedståelsesfrist heter det at den ikke skal settes lengre enn det som er nødvendig av hensyn til behandling av tilbudene. Dersom vedståelsesfristen ikke er oppgitt i kunngjøring eller konkurransegrunnlag settes den til 30 dager etter tilbudsfristens utløp. Her var vedståelsesfristen satt til fem uker etter anbudsåpning. Tidsfristen for å levere tilbud på forarbeidene var satt til ni dager. Det er en relativt kort frist, men det er ikke fastsatt noe minimumsfrister for anskaffelser under terskelverdi, og oppdragsgiver har stor frihet til å fastsette frister. Oppdragsgiver bør i fastsettelse av frister ta hensyn til anskaffelsens art, størrelse og kompleksitet. 25 I dette tilfellet var det et avgrenset og ukomplisert anbud. Revisjonen har ingen merknader til tidsfristene i de to konkurransene Avslutning av konkurransen Anbudet på asfaltering ble mottatt den , og anbudsåpning skulle ifølge konkurransegrunnlaget være den Vi har imidlertid ikke mottatt protokoll fra anbudsåpning (tilbudsprotokoll). Vi har heller ikke mottatt brev fra kommunen til entreprenøren, med meddelelse om kontraktstildeling. Nestleder på teknisk avdeling opplyser til revisjonen at det ble sendt meddelelse på e-post, men at e-posten ikke ble journalført eller arkivert. Vi får 24 Kopi av tilbud med tilhørende dokumentasjon, 25 Veileder til reglene om offentlige anskaffelser, Fornyings og administrasjonsdepartementet

19 videre opplyst at det ikke ble inngått kontrakt i 2008, og at arbeidet heller ikke ble gjennomført i I følge kommunens informant skyldes det at entreprenøren ikke hadde kapasitet til å gjennomføre oppdraget i 2008 som forutsatt. Neste dokumentasjon i saken er et møtereferat fra mellom entreprenøren og Porsanger kommune, ved leder og nestleder ved teknisk avdeling. Av referatet, som er signert av begge parter, framgår det at asfalteringsarbeidet utsettes til 2009, med sluttføring innen utgangen av juni 2009, og at entreprenøren påtar seg eventuelle ekstra kostnader i forbindelse med utsettelsen. Kontrakten mellom partene ble signert den (Porsanger kommune) og den (entreprenøren), og tilbudssummen i kontrakten er i samsvar med tilbudet (jf. kap ). 26 Arbeidet ble ifølge nesteleder ved teknisk avdeling gjennomført i henhold til kontrakten. Tilbudet på forarbeidene til asfaltering var fra samme leverandør som leverte tilbud på selve asfalteringen. Det ble ikke sendt meddelelsesbrev til leverandøren. 27 Kommunen kan heller ikke, på forespørsel fra revisjonen, legge fram kontrakt med leverandøren på forarbeidene til asfaltering. Arbeidet ble ifølge nestleder på teknisk avdeling utført som avtalt. 28 Meddelelse om hvem som skal tildeles kontrakt skal være skriftlig (jf. FOA 13-3). Hovedhensikten med skriftlig meddelelse er at andre tilbydere skal få mulighet til å ta stilling til beslutningen, og vurdere eventuell klage. Det er likevel ikke gitt noe unntak for tilfeller der det bare er en tilbyder. Det er ikke noe i veien for å sende meddelelse om kontraktstildeling elektronisk, men e-post må da journalføres og arkiveres for å oppfylle lovens grunnleggende krav om gjennomsiktighet og etterprøvbarhet (jf. offanskl. 5). Kravet om journalføring og arkivering av inngående og utgående dokumenter som tilhører en sak og har verdi som dokumentasjon framkommer også av arkivforskriften. 29 Dokument som blir sendt og mottatt som e-post skal arkivmessig behandles som andre dokument. 30 Etter revisjonens oppfatning ble premissene i konkurransen vesentlig endret ved at leverandøren fikk mulighet til å utsette arbeidet, som i henhold til kunngjøring og konkurransegrunnlag skulle utføres sommeren 2008, til sommeren Det kan ha vært i strid med lovens krav om konkurranse og likebehandling å endre tidspunktet for gjennomføring. Det kan tenkes at andre leverandører, som heller ikke hadde kapasitet i 2008, og derfor ikke leverte tilbud, hadde kapasitet i 2009, og ville levert tilbud da. I henhold til forskriftens 13-3 anses kontrakt først som inngått når kontrakten er undertegnet av begge parter. Det vil si at leverandøren som har fått meddelelse om tildeling av kontrakt ikke har noe rettslig krav på oppdraget før kontrakten er signert. 31 Dette står i motsetning til vanlig avtalerett, og fra det som tradisjonelt har vært lagt til grunn ved anbudskonkurranser. 32 Det vi si at kommunen her ikke var bundet av meddelelsen om kontraktstilbud. Det riktige ville etter vår mening vært å utlyse ny konkurranse våren Kommunen hadde imidlertid sikret seg i kontrakten at utsettelsen ikke fikk økonomiske konsekvenser. Når det gjelder avslutningen av konkurransen om forarbeidene til asfalteringen er det kritikkverdig at det ikke ble sendt meddelelsesbrev og at kommunen ikke kan fremlegge kontrakt. Dette bryter med lovens krav om gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Oppdragsgiver 26 Leverandørreskontro viser utbetaling av kr ,- til leverandøren i 2009, det vil si noe i underkant av kontraktssum 27 Bekreftet i e-post fra nestleder på teknisk avdeling den Leverandørreskontro viser utbetaling av kr ,- til leverandøren i 2008, det vil si under tilbuddsum 29 Forskrift om offentlige arkiv av , 2-6 Journalføring og anna registrering 30 Forskrift om offentlige arkiv 3-2 Behandling av telefaks og elektronisk post 31 Veileder til reglene om offentlige anskaffelser, Fornyings og administrasjonsdepartementet Se NS 3400 punkt 14.1: Avtale er sluttet når melding om at anbudet er antatt, er kommet fram til anbyderen innen vedståelsesfristens utløp. 13

20 må følge de grunnleggende kravene uansett hvilken del av forskriften som regulerer anskaffelsen, og de grunnleggende kravene er særlig retningsgivende for anskaffelser etter forskriftens del I Protokoll Det er ikke ført anskaffelsesprotokoll verken fra konkurransen om asfaltering eller konkurransen om forarbeidene til asfalteringen. Det foreligger imidlertid en tilbudsprotokoll på forarbeidene til asfaltering. Protokollen datert viser at det kom inn bare ett tilbud. Kommunens informanter hevder at det normalt føres anskaffelsesprotokoll fra alle anbudskonkurranser, og at årsaken til at det ikke er ført anskaffelsesprotokoller i disse konkurransene kan være at det kom inn bare et tilbud eller at det har blitt glemt på grunn av ferieavvikling. Ved alle oppdrag som overstiger kr skal oppdragsgiver føre protokoll, som skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, og det er stilt minstekrav til hvilke opplysninger protokollen skal inneholde (jf. kap og vedlegg 3). Formålet med plikten til protokollføring er å gjøre det mulig i ettertid å kontrollere at konkurransen har vært gjennomført i tråd med regelverket, og at lovens krav om gjennomsiktighet og etterprøvbarhet blir oppfylt. Ved disse to anskaffelsene ble det ikke ført protokoll i henhold til kravene i forskriften. Kommunen har lagt fram en del dokumentasjon fra konkurransene som delvis tilfredsstiller kravene til innhold i en anskaffelsesprotokoll, og delvis gjør det mulig å kontrollere konkurransen i ettertid. Det er imidlertid et absolutt krav etter forskriften 3-2 at det skal føres protokoll. Det er derfor brudd på forskriften at det ikke er ført anskaffelsesprotokoll Oppsummering De to anskaffelsene, som etter vår vurdering burde vært behandlet som en anskaffelse når det gjelder kunngjøring og prosedyrer, er i hovedsak gjennomført i henhold til regelverket. Kommunen har imidlertid ikke vært i stand til å legge fram dokumentasjon på utsending av meddelelsesbrev. Det er brudd på forskrift om offentlige anskaffelser dersom oppdragsgiver ikke sender ut meddelelsesbrev. Dersom brev (eller e-post) er sendt ut, men ikke tatt vare på for ettertiden, er dette brudd på både kravene om gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i lov om offentlige anskaffelser, og i tillegg brudd på arkivforskriften. Det er heller ikke ført anskaffelsesprotokoll fra de to konkurransene. Dette representerer et klart brudd på forskrift om offentlige anskaffelser. 3.2 Kunstgressdekke, Porsangerhallen Bakgrunn Anbudskonkurransen om nytt kunstgressdekke i Porsangerhallen ble første gang kunngjort i Doffin i mars 2007, og anbudsåpning fra tre leverandører ble foretatt I anskaffelsesprotokoll datert går det fram hvilken leverandør som tildeles oppdraget, og protokollen ble sendt til alle leverandørene som hadde gitt tilbud. Dagen etter, den , mottok kommunen klage fra en av leverandørene, som mente at tildelingen er feil. Den gikk det ut meddelelse til anbyderne om at anbudskonkurransen var avlyst, og at det ville bli foretatt ny kunngjøring. Begrunnelsen var at leverandørenes vedståelsesfrist gikk ut 33 Veileder til reglene om offentlige anskaffelser, Fornyings og administrasjonsdepartementet

21 Rådmannen beklaget at det hadde tatt lengre tid å få finansiering enn først antatt, og at dette har vært en medvirkende årsak til lang saksbehandling Kunngjøring Anbudskonkurransen om utskifting av kunstgressdekke til Porsangerhallen ble på nytt kunngjort i Doffin den , og vi vil her vurdere anskaffelsesprosessen som startet med denne kunngjøringen. Konkurransen ble korrekt kunngjort i henhold til bestemmelsene om anskaffelser av bygge og anleggsarbeid under EØS-terskelverdi Anskaffelsesprosedyre Det framgår av kunngjøringen at konkurransen skal gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. Valgt anskaffelsesprosedyre var i henhold til regelverket Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget inneholder blant annet opplysninger om valgt anskaffelsesprosedyre, hva oppdraget består i og når det skal gjennomføres, henvisning til kunngjøring, krav til leverandøren, kriterier for tildeling av kontrakt, frist for innlevering av anbud, leveringsadresse, leveringssted og vedståelsesfrist. Konkurransegrunnlaget inneholder etter revisjonens mening de opplysninger som kreves i forskriften Kvalifikasjonskrav I konkurransegrunnlaget blir det oppgitt at kravene for å delta i konkurransen er innlevering av skatte- og momsattest, HMS-egenerklæring og firmaattest, at anbudet er komplett utfylt i forhold til priser, mengdeberegninger og undertegning og at det vedlegges testresultat av produktet fra godkjent institutt. Det foreligger ingen skriftlig vurdering av om leverandørene oppfyller kvalifikasjonskravene, men det framgår av anskaffelsesprotokoll at alle leverandørene oppfylte konkurransevilkårene. Et anbud ble avvist på grunn av at det ikke er riktig utfylt i forhold til anbudspriser. 35 Det er stilt krav til leverandørene for å delta i konkurransen. Revisjonen har ikke kontrollert at den etterspurte dokumentasjonen er levert, men det framgår av anskaffelsesprotokollen at 34 Porsanger kommune fikk i januar 2007 forhåndsgodkjenning fra kultur - og kirkedepartementet om at nytt dekke i Porsangerhallen kunne godkjennes for tilskudd av spillemidler. Det ble imidlertid gjort klart at forhåndsgodkjenning ikke gir garanti for tilskudd. Ved behandling i Finnmark fylkeskommune ved kultur-, nærings og samferdselsutvalget ble ikke søknaden om spillemidler imøtekommet. Den vedtok imidlertid kommunestyret å oppta et mellomfinansieringslån på kr (i tillegg til låneopptaket på kr ) til tiltaket nytt kunstgressdekke i Porsangerhallen, under forutsetning av at lånet skulle tilbakebetales når spillemiddelsøknaden seinere ble innvilget og utbetalt av Finnmark fylkeskommune. 35 Jf. Brev fra Porsanger kommune til tilbyder av

22 leverandørene tilfredsstiller kravene for å delta i konkurransen. Vi har ingen kommentarer til bruken av kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Det er oppgitt i kunngjøringen og konkurransegrunnlaget at tildelingen skjer til økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på pris, tekniske forhold/kvalitet, vedlikeholdshyppighet, mobiliseringstid og utførelsestid og referanseprosjekt. Kriteriene skal gis poeng fra 1 (lite tilfredsstillende) til 5 (særdeles godt), og vektes slik at pris teller mest og utførelsestid minst. 36 Det ble levert anbud fra fire leverandører. I anskaffelsesprotokollen er det gitt en vurdering av anbudene etter de oppgitte kriteriene, med poeng og vekting, og på bakgrunn av dette valgt ut hvilken leverandør som skal tildeles oppdraget. En av leverandørene klaget på beslutningen, og mente kommunen hadde lagt til grunn feil faktum i vurderingen (jf. kap 3.2.8). Det ble i denne konkurransen oppgitt at tildeling skulle skje på basis av hvilket tilbud som var økonomisk mest fordelaktig ut fra noen oppgitte kriterier. Protokollen viser at kommunen har vurdert opplysningene i de mottatte anbudene opp mot de oppsatte kriteriene. Revisjonen har ikke hentet inn alle tilbudene, men har støttet seg på de faktaopplysninger og vurderinger som framkommer av klagenemndas avgjørelse av 3. mars Klagenemnda har her kommet fram til at Porsanger kommune har brutt kravet til forutberegnelighet i anskaffelseslovens 5 ved å legge til grunn uriktige faktiske opplysninger ved vurderingen av kriteriet Tekniske forhold/kvalitet og at kommunen hadde brutt kravene til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet i lov om offentlige anskaffelser 5 ved evalueringen av tilbudene i forhold til kriteriet Vedlikeholdshyppighet. 37 Revisjonen har ingen merknader til bruk av tildelingskriterier ut over det som framkommer av klagenemndas avgjørelse Tidsfrister Konkurransen ble kunngjort i Doffin Fristen for å levere tilbud var satt til , og vedståelsesfristen var satt til Forskriften setter ikke bestemte frister for anskaffelser under EØS-terskelverdi, men det heter at tilbudsfristen skal fastsettes slik at leverandørene får tilstrekkelig tid til å innhente nødvendig dokumentasjon, og foreta nødvendige undersøkelser og beregninger. Her anser vi at en tilbudsfrist på godt over en måned er tilstrekkelig. Vedståelsesfristen skal ikke settes lengre enn det som er nødvendig av hensyn til behandling av tilbudene. Dersom vedståelsesfristen ikke er oppgitt settes den til 30 dager etter tilbudsfristens utløp. Her var vedståelsesfristen satt til to måneder etter anbudsåpning. Revisjonen har ingen merknader til tidsfristene Avslutning av konkurransen Protokoll fra anbudsåpning viser at det kom inn seks anbud fra fire leverandører. 38 en av anbudene framkommer av anskaffelsesprotokoll (jf. kap ). Det framgår ikke av saksoversikt fra ephorte, 39 eller av de dokumentene revisjonen har mottatt, at det er sendt ut meddelelsesbrev til deltakerne i konkurransen om hvilke vurderinger som er gjort og hvem kommunen ønsker å tildele kontrakt. På forespørsel fra revisjonen om det ble sendt 36 Pris 6, tekniske forhold/kvalitet 5, vedlikeholdshyppighet 4, referanseprosjekt 3, utførelsestid 2 37 Se avgjorte saker, sak 2007/ To av leverandørene leverte tilbud på to ulike gresstyper 39 Kommunens elektroniske saksbehandlingssystem 16