Varamedlemmer møter etter nærmere avtale/i tråd med tidligere praksis. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann.

Transkript

1 RØYRVIK KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: Fredag 27. mai 2005 kl STED: Kommunestyresalen, Røyrvik samfunnshus Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale/i tråd med tidligere praksis. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. Møtet holdes for lukkede dører jfr. Kommunelovens 77 pkt 8. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 007/05 Røyrvik kommunes årsregnskap 2004 med revisjonsberetning 008/05 Røyrvik kommunes årsberetning for /05 Årsrapport for skatteoppkreverfunksjonen i Røyrvik 010/05 Forslag til nytt reglement for kontrollutvalget 011/05 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjonigangsettingsvedtak 012/05 Eventuelt/referater Økonomileder og rådmann er invitert til behandlingen av sakene 7, 8 og 9. Grong, Inge Staldvik (sign) leder Per Morten Bjørgum kontrollsekretær Dir.tlf /

2 SAK 007/05 RØYRVIK KOMMUNES ÅRSREGNSKAP 2004 M/REVISJONSBERETNING KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL KOMMUNESTYRET Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Røyrvik kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 007/05 R 05 Røyrvik formannskap Røyrvik kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: Vedlagte forslag til uttalelse ang. Røyrvik kommunes regnskap for 2004 vedtas. Vedlegg: 1. Revisjonsberetning til Røyrvik kommunes årsregnskap datert Årsavslutningen brev fra KomRev Trøndelag IKS til rådmannen, datert Rådmannens svar- datert Forslag til kontrollutvalgets uttalelse ang årsregnskap 2004 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Røyrvik kommunes årsregnskap for 2004 (utsendt fra kommunen) 2. Årsrapport 2004 for Røyrvik kommune (utsendt fra kommunen) 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv (FOR ) 4. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR ). Saksopplysninger: Krav om årsregnskap: Kommuneloven fastslår at alle kommuner og fylkeskommuner skal ha et årsregnskap. Følgende siteres fra loven: 48. Årsregnskapet og årsberetningen. 1. Kommuner og fylkeskommuner skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. 2. Årsregnskapet skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året, og anvendelsen av midlene. Alle kjente utgifter og inntekter i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. Årsregnskapet skal føres i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk. 3. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsregnskapet. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Ved parlamentarisk styreform skal rådet avgi innstilling som nevnt. Vedtaket må angi disponering av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd. 4. Underskudd på årsregnskapet som ikke kan dekkes på budsjettet i det år regnskapet legges fram, skal føres opp til dekning i det følgende års budsjett. Under særlige forhold kan kommunestyret og fylkestinget, etter å ha foretatt de nødvendige endringer i økonomiplanen, vedta at underskuddet skal dekkes over inntil ytterligere to år. 5. I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene.

3 6. Departementet kan gi forskrift med nærmere regler om årsregnskapet, årsberetningen og regnskapsføringen. Årsregnskapets innhold: Krav til kommunale årsregnskap framkommer i forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR ). I forskriftens 3, 1. ledd heter det om årsregnskapet: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Driftsregnskapet skal omfatte: 1. Alle løpende inntekter og innbetalinger i året. 2. Løpende inntekter og innbetalinger avsatt i tidligere regnskapsår som er anvendt i regnskapsåret 3. Anvendelsen av midler som nevnt i nr. 1 og 2 i driftsregnskapet, herunder avsetninger av slike midler for anvendelse i senere regnskapsår og til finansiering av investeringer i årets investeringsregnskap. Investeringsregnskapet skal omfatte: 1. Bruk av lånemidler. 2. Inntekter fra salg av anleggsmidler, og inntekter og innbetalinger knyttet til investeringsprosjekter, jf. likevel fjerde og femte ledd. 3. Øvrige inntekter og innbetalinger som ikke er løpende. 4. Inntekter og innbetalinger som nevnt under nr. 1-3 avsatt i tidligere regnskapsår som er anvendt i regnskapsåret. 5. Inntekter i driftsregnskapet anvendt for investeringer i årets investeringsregnskap. 6. Utlån, forskutteringer og tiltak av investeringsmessig karakter dekket inn ved inntekter og innbetalinger som nevnt under nr. 1-5, herunder avsetninger. 7. Øvrige finansieringstransaksjoner knyttet til utlån og forskutteringer. Krav til revisor: Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv (FOR ) pålegger kommunestyret å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kap 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Røyrvik kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS avd. Grong. Revisjonen er gjennomført av Tone Røttesmo (oppdragsansvarlig revisor) og Jon Olav Håpnes (revisor). KomRev Trøndelag IKS og de omtalte revisorene tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon: Kontrollutvalgets rolle ved regnskaprevisjon framgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 4. Herfra siteres: 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7. Uttalelse om årsregnskapet

4 Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8. Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Regnskap og revisjonsberetning: Røyrvik kommunes årsregnskap er avlagt overfor revisjonen den av kommunes fagsjef for regnskap og rådmannen. Driftsregnskapet viser kr ,-til fordeling drift, og et regnskapsmessig merforbruk på kr ,-. Revisjonen mener at: Årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2004 og for resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk De disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger Årsavslutningen Revisors brev til rådmannen av: Tidligere har kontrollutvalget fått forelagt et internt notat- revisors arbeidspapir- ifbm behandlingen av årsregnskap og revisjonsberetning. Fra i år vil dette notatet i stedet bli utformet som et brev til rådmannen der revisjonen tar opp ulike forhold knyttet til årsregnskapet. I dette brevet kommenterer revisor enkelte forhold i årsregnskapet som revisjonen ikke er fornøyd med /enige i, uten at forholdene har en slik karakter at regnskapet ikke kan godkjennes. Brevet samt rådmannens svar er vedlagt. Saksbehandlers vurdering: Tidsfrister og arbeidsforhold: Frist for kommunene til å avlegge endelig regnskap er jfr. Kommunelovens ledd) 15. februar, mens årsberetning skal avgis uten ugrunnet opphold og seinest 31. mars. Revisjonen skal avgi revisjonsberetning uten unødig opphold etter at årsregnskapet er avlagt og seinest

5 15. april. Revisjonsberetning skal avgis 15. april også der årsregnskap ikke foreligger eller er ufullstendig (negativ beretning). Krav til kommunal behandling er at regnskapet skal være fastsatt av kommunestyret innen utgangen av juni. Jamfør revisjonsberetningen er både regnskap og årsberetning avlagt etter fristen. For seinere år vil det være ønskelig med behandling av årsregnskapet i kontrollutvalgene i perioden siste uke av april til ut mai måned. Behandling i formannskap og kommunestyre kan da skje i løpet av juni måned, fortsatt innenfor fristen. Om regnskapet og årsavslutningen: Jamfør revisjonsberetningen er regnskapet og årsavslutningen i tråd med lover, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Revisjonsberetningen er uten merknader, og tilsier at Røyrvik kommunes regnskap for 2004 er kurant å godkjenne. Når det gjelder kommentarer fra revisjonen gitt i brev til rådmannen datert , gjelder dette i hovedsak forhold av en slik karakter at de ikke tas med i revisjonsberetningen. Notatet er, som det også framgår, ment som en orientering/veiledning til administrasjonen, et slags forslag til forbedringer. Etter saksbehandlers mening er det for Røyrvik kommunes del ikke tatt opp forhold av en slik karakter at kontrollutvalget trenger kommentere de i sin uttalelse ang. årsregnskapet. Kontrollutvalget anbefales å vedta vedlagte uttalelse til Røyrvik kommunes årsregnskap for 2004.

6 RØYRVIK KOMMUNE Kontrollutvalget Til Røyrvik kommunestyre KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL RØYRVIK KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2004 Kontrollutvalget har behandlet Røyrvik kommunes årsregnskap for Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter samt noter. Sammen med regnskapet foreligger rådmannens årsmelding for 2004 og revisjonsberetning avgitt av KomRev Trøndelag IKS. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen omfatter. Kontrollutvalget har ingen merknader, og anbefaler at kommunestyret fastsetter Røyrvik kommunes årsregnskap for Røyrvik, 27. mai 2005 Inge Staldvik Gunn Staldvik Tømmermo Leif Rørvik -leder- -nestleder- -medlem-

7 SAK 008/05 RØYRVIK KOMMUNES ÅRSBERETNING FOR 2004 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Røyrvik kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 008/05 R 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget finner Røyrvik kommunes årsmelding for 2004 oversiktlig og informativ. Årsmeldingen gir et godt bilde på kommunens virksomhet i 2004, og er dermed godt egnet som styringsverktøy for kommunestyret. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Røyrvik kommunes årsberetning 2004 (utsendt direkte til KU s medlemmer) Saksopplysninger: Om behandlingen av kommunens årsberetning heter det i Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner): 10. Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Som det framgår legges årsberetningen fram for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet behandles. Kontrollutvalget gis gjennom denne behandlingen mulighet for å uttale seg om kommunens årsberetning. KU kan eksempelvis kommentere hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet foregående år andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere

8 Saksbehandlers vurdering: Røyrvik kommunes årsberetning 2004 er et dokument på 28 sider. Årsberetningen starter med rådmannens kommentarer/generelle betraktninger for driftsåret 2004, fortsetter med økonomiske oversikter og deretter avdelingenes årsberetninger. Det hele avsluttes med at det pekes på noen utfordringer for Årsberetningen er relativt lett tilgjengelig, den gir en kortfattet og god oversikt over avdelingenes drift i Flere av avdelingene har brukt handlingsplan for året som utgangspunkt for vurdering av året som har gått, dette er etter saksbehandlers mening en god og informativ måte å evaluere året på. Totalt sett gir Røyrvik kommunes årsberetning 2004 et godt bilde på kommunens virksomhet i 2004, og er gjennom det godt egnet som styringsverktøy for kommunestyret.

9 SAK 009/05 KONTROLLRAPPORT FOR SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN I RØYRVIK KOMMUNE Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Røyrvik kontrollutvalg Joar Stiklestad/ Per Morten Bjørgum 009/05 Røyrvik 05 Røyrvik kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar skattefogdens kontrollrapport 2004 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Røyrvik kommune til orientering. 2. Kontrollutvalget forutsetter at skattefogdens merknader blir fulgt opp. 3. Kontrollutvalgets vedtak oversendes kommunestyret Vedlegg: 1. Kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen i Røyrvik kommune fra Skattefogden i Nord- Trøndelag datert Skatteoppkrevers rapport av Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Brev av fra Skattedirektoratet til kommunene- Kommunens behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten Saksopplysninger: I følge brev av fra Skattedirektoratet er nå staten gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen har fra overtatt den formelle revisjon av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkrever, utføres av regionale kontrollenheter lokalisert ved fem skattefogdkontor. For vår region (region Midt: Nord- og Sør-Trøndelag, samt Møre og Romsdal) er den interne kontrollen tillagt Sør-Trøndelag skattefogdkontor. Tidligere behandling av skatteregnskapet har ikke vært formelt regulert i forskrift eller instruks. Men i merknadene til skatteoppkreverinstruksen ( 3-2) er det gitt anbefalinger som har dannet grunnlaget for en fast praksis med behandling av halvårsregnskapene for skatt i kontrollutvalget og i kommunestyret. Denne praksisen skal nå opphøre. I Skattedirektoratets brev av er det gitt en redegjørelse for den nye statlige behandlingen av skatteregnskapene, og det anses ikke lenger naturlig at kommunestyret skal foreta en formell desisjon av den enkelte kommunes skatteregnskap. Men etter Midlertidig instruks for skattefogdens kontroll av skatteregnskapet skal skattefogden innen den året etter regnskapsåret utarbeide en kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen i den enkelte kommune. Denne rapporten omfatter også regnskapskontrollen som utføres av de regionale kontrollenhetene. Rapporten sendes til kommunestyret i den enkelte kommune med kopi til fylkeskommunen, Skattedirektoratet, Riksrevisjonen, skatteoppkrever og kommunens kontrollkomitè.

10 Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten fra skattefogden en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet anser det videre likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget. Selv om skatteregnskapet ikke lenger skal desideres av kommunestyret, synes det naturlig å legge fram rapporten for skatteoppkreverfunksjonen som kommunestyret/kontrollutvalget fortsatt skal motta kopi av. Det samme gjelder kontrollrapporten som kommunestyret har fått tilsendt fra skattefogden. Som tidligere vil det være skatteoppkreverens redegjørelse som har størst informasjonsverdi, da den også inneholder utdrag av det tallmaterialet som selve regnskapet representerer. Kontrollrapporten fra skattefogden har nå avløst den tidligere revisjonsberetningen. Hovedtall for skatteregnskapet- Røyrvik kommune: Skatte- og avgiftsinngang , ,- Utestående restanser , ,- Skattefogdens kontrollrapport: Skattefogdens kontrollrapport viser for Røyrvik kommunes del at: Det er etablert tilstrekkelige rutiner som sikrer at skatteregnskapet i det alt vesentligste er korrekt, fullstendig og tidsriktig bokført og rapportert Skatteoppkrevers behandling av restansene er ikke tilfredsstillende Tilstrekkelige rutiner er utarbeidet for innkrevingsarbeidet, og gjøremål i den forbindelse er utført på en forsvarlig måte Tilstrekkelige rutiner for arbeidsgiverkontroll er etablert Videre avdekker kontrollene noen forbedringspunkter: Nye, oppdaterte rutiner for skatteoppkreverfunksjonen bør utarbeides Skattefogden minner om at nasjonalt krav om kontroll av 5 % av leverandører av LTO (Lønns- og trekkoppgaver) på sikt vil bli gjort gjeldende også for Nord- Trøndelag. Det vil si at arbeidsgiverkontrollen må intensiveres. Saksbehandlers vurdering: Det er gjennom skattefogdens kontrollrapport ikke avdekket vesentlige feil/mangler ved Røyrvik kommunes skatteregnskap for Skattefogden mener håndteringa av restanser ikke er tilfredsstillende, idet utestående beløp er noe høyt og ikke er redusert særlig i året. Dette kommenteres også av skatteoppkrever i hans rapport. Skatteoppkrever opplyser også at det pågår et arbeide for å få inndrevet enkelte større restanser, men at dette arbeidet først vil vises på skatteregnskapet for Videre er enkelte forbedringspunkter påpekt, og det forutsettes at disse følges opp.

11 Saksbehandler anbefaler at kontrollutvalget tar kontrollrapportene til orientering, og innstiller overfor kommunestyret å gjøre det samme.

12 SAK 010/05 FORSLAG TIL NYTT REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Røyrvik kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 010/05 R 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å fastsette nytt reglement for kontrollutvalget i Røyrvik kommune. Tidligere reglement vedtatt må da oppheves. Vedlegg: 1. Forslag til nytt reglement for kontrollutvalget i Røyrvik kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Røyrvik kommunestyre vedtok i møte den reglement for kontrollutvalget. Etter ny forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet , er det nå behov for å revidere dette reglementet så det blir i samsvar med ny forskrift. Siden revideringen medfører større endringer i reglementet, presenteres det som nytt reglement. Følgende endringer er gjort: 1: Kommende krav om at minst ett av KU- medlemmene skal være medlem i kommunestyret er innarbeidet. Ellers uendret. 2: Ny sekretariatsløsning gjennom selskapet KomSek Trøndelag IKS er tatt inn. 3: Det henvises til nytt vedlegg til reglementet hvor KU sine oppgaver er listet opp. 4: Uendret 5: Noe omarbeidet, bla med at oppdragsansvarlig revisor er kommet i stedet for distriktsrevisor.

13 6: Noe omredigert, innhold som før. Vurdering: Det kan diskuteres om det er behov for et eget reglement for kontrollutvalget i tillegg til forskrift med kommentarer. Som et arbeidsredskap for utvalget, sekretariatet og kommunestyret, kan det dog være nyttig med et reglement for å fordele roller og arbeidsområder. Gjennom reglementet synliggjøres en felles forståelse av KU sine oppgave

14 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I RØYRVIK KOMMUNE «Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner», fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet med hjemmel i lov av nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr. 11, er bindende og gjelder i sin helhet. I tillegg gjelder følgende reglement (vedtatt av Røyrvik kommunestyre i møte). 1. Valg og sammensetning. Kontrollutvalget skal ha 3 medlemmer, herunder leder og nestleder, samt 3 varamedlemmer valgt i rekkefølge. Fra 1. november 2007 er det krav om at minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Leder av kontrollutvalget bør være medlem av kommunestyret og representere et parti som ikke innehar ordførervervet. Valget gjelder for kommunestyreperioden. Utelukket fra valg er medlemmer og varamedlemmer av formannskap og andre nemnder/utvalg/komiteer med beslutningsmyndighet, samt ansatte i kommunen. 2. Saksbehandling i utvalget. Selskapet KomSek Trøndelag IKS er iht. avtale sekretariat for kontrollutvalget. Ansvarlig for oppdraget er daglig leder i KomSek Trøndelag IKS. Fast sekretær for Røyrvik kontrollutvalg er kontrollsekretær ved KomSek Trøndelag IKS sitt avdelingskontor i Grong. Sakslisten for utvalget settes opp av sekretariatet i samarbeid med utvalgsleder. Møteinnkalling med saksliste og saksframlegg skal, så vidt mulig, sendes ut 7 dager før møtet til medlemmene, de varamedlemmer som utvalget bestemmer og ordføreren. Saksliste og saksframlegg, unntatt saker som gjelder kontrollutvalgets og revisjonens plandokumenter, sendes også rådmannen. Innkalling og saksliste bekjentgjøres, så langt det er mulig og ikke hindres av taushetsplikten, i kommunens informasjonsavis og/eller ved oppslag på administrasjonsbygget. Møter holdes til de tider utvalget selv bestemmer eller når kommunestyret, eller et av medlemmene krever det. Utvalget tar selv stilling til om møtene skal være åpne eller lukkede, jfr. Forskriftens 19, 1. ledd. Før utvalget fatter vedtak i saker som gjelder administrasjonen skal rådmannen ha hatt anledning til å uttale seg. Kontrollutvalget treffer sine vedtak i møte. Det skal føres møteprotokoll. Utskrift av protokollen sendes medlemmer, varamedlemmer, ordfører og rådmann. Særutskrift av saker sendes eventuelt til dem som er involvert i de enkelte saker som er behandlet. Møteprotokoll legges fram til endelig godkjenning i påfølgende møte, eventuelt godkjenner utvalget protokollen med signering etter at møtet er avsluttet.

15 3. Utvalgets oppgaver. Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av kap. 3, 4, 5 og 6 i forskriften, og er i hovedsak opplistet i eget vedlegg, se vedlegg Bruk av sakkyndig bistand. Utvalget kan gjøre bruk av sakkyndig bistand når dette finnes nødvendig. Utgifter med slik bistand skal budsjetteres, eventuelt med søknad om tilleggsbevilgning til formålet. 5. Innhenting av opplysninger 5-1. I forbindelse med sitt kontrollarbeid kan kontrollutvalget, uavhengig av regler om taushetsplikt, kreve nødvendige opplysninger fra kommunalt ansatte og kommunale organer, herunder ha adgang til kommunens saksdokumenter og arkiver, samt gjøre henvendelser til andre offentlige instanser og kommunale forbindelser av enhver art På samme måte kan kontrollutvalget kreve nødvendige opplysninger fra revisjonen og ha adgang til revisjonens saksdokumenter og arkiver. Henvendelse fra kontrollutvalgets medlemmer til revisjonens personale skal skje til oppdragsansvarlig revisor så sant ikke spesielle forhold tilsier noe annet. 6. Taushetsplikt - offentlighet. Kontrollutvalgets medlemmer har plikt til å bevare taushet om alle taushetsbelagte opplysninger de får kjennskap til gjennom sitt verv. Taushetsplikten gjelder også etter en eventuell uttreden av utvalget. Kontrollutvalgets medlemmer og andre møtedeltakere har plikt til å bevare taushet om det som blir behandlet i lukket møte. Bare kontrollutvalgets leder, eller den som har vært møteleder i den aktuelle saken, kan uttale seg offentlig om en sak som er behandlet i lukket møte. Kontrollutvalget vurderer selv om dokument som kan unndras offentlighet etter offentlighetsloven likevel bør være offentlig, jfr offentlighetslovens prinsipp om meroffentlighet. Kontrollutvalgets rapporter er offentlige med mindre dokumentets innhold tilsier at det er unntatt offentlighet. 7. Ikrafttreden - endring. Dette reglement trer i kraft fra det tidspunkt det er vedtatt i kommunestyret og gjelder inntil det blir endret av kommunestyret selv eller oppfattes å være i strid med overordnede retningslinjer.

16 VEDLEGG 1: FORSKRIFT OM KONTROLLUTVALG I KOMMUNER OG FYLKESKOMMUNER Fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004 med hjemmel i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr. 11. Kap. 1 Virkeområde. 1 Virkeområde Forskriften omfatter kommunens og fylkeskommunens kontrollutvalg, og gjelder utvalgets ansvar og oppgaver, regler om saksbehandling m.m. jf. kommuneloven 77. Kap. 2 Kontrollutvalgets sammensetning. Utskifting av medlemmer. 2 Valg og sammensetning Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Utvalgets leder og nestleder har møte- og talerett i kommunestyret og fylkestinget når utvalgets saker behandles. 3 Utskifting av medlemmer Kommunestyret eller fylketinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer. Ved utskifting av ett eller flere medlemmer av utvalget skal det foretas nyvalg av samtlige medlemmer i utvalget. Kap. 3 Alminnelige regler om kontrollutvalgets ansvar og oppgaver 4 Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. 5 Innhenting av opplysninger Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Dersom kommunen eller fylkeskommunen har egen ansatt revisor, kan kontrollutvalget be om adgang til revisjonens arbeidsdokumenter og kan kreve opplysninger

17 av revisjonen. Kap. 4 Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon 6 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7 Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8 Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Kap. 5 Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon 9 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.

18 11 Rapporter om forvaltningsrevisjon Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kap. 6 Selskapskontroll 13 Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 14 Selskapskontrollens innhold Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap Rapportering om selskapskontrollen Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Kap. 7 Særlige oppgaver for kontrollutvalget 16 Valg av revisjonsordning. Valg av revisor. Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget.

19 Dersom kommunestyret eller fylkestinget vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen, foretar kommunestyre eller /fylkestinget selv valg av revisor etter innstilling fra kontrollutvalget. Valgt revisor tjenestegjør inntil ny revisor er valgt av kommunestyret eller fylkestinget. 17 Saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse Der det er en egen revisjon i kommunen eller fylkeskommunen, avgir kontrollutvalget innstilling til kommunestyret eller fylkestinget om saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjed av ansvarlig revisor. Der det er en egen revisjon i kommunen eller fylkeskommunen, foretar kontrollutvalget ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse av revisjonens øvrige personale når slik myndighet ikke er delegert til revisor. 18 Budsjettbehandlingen Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forlag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Kap. 8 Saksbehandling og sekretariat. 19 Saksbehandling. Møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Kommuneloven 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Innkalling til møtet skal med høvelig varsel sendes utvalgets medlemmer, ordfører eller fylkesordfører og kommunens eller fylkeskommunens oppdragsansvarlig(e) revisor(er). Innkallingen skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles samt saksdokumenter. Oppdragsansvarlig revisor, eller dennes stedfortreder, har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert. Møteretten gjelder likevel ikke når sak som angår en revisors tilsettingsforhold behandles. 20 Sekretariat Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Administrasjonssjefen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjonseller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet.

20 Kap. 9 Ikrafttredelse overgangsregler 21 Ikrafttredelse m.m. Forskriften trer i kraft fra 1. juli Fra samme tidspunkt oppheves forskrift om kontrollutvalg av 13. januar 1993 nr Bestemmelsen i 2 annet ledd med krav om at minst ett av kontrollutvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyret eller fylkestingets medlemmer trer i kraft fra 1. november Bestemmelsen i 20 om sekretariatet trer i kraft fra 1. januar Overgangsregler Kravet i 10 om at kontrollutvalget senest ett år etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, skal vedta en plan for forvaltningsrevisjon, gjelder først fra ny valgperiode starter 1. november I inneværende valgperiode skal slik plan være utarbeidet innen 31. desember Tilsvarende gjelder for kravet i 13 om at

21 VEDLEGG 2: KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER: Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av kap. 3-6 i forskriften, og kan i hovedsak opplistes slik: 4 Alminnelige regler om ansvar og oppgaver: Føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 6 Regnskapsrevisjon: Påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift og god kommunal revisjonsskikk. 7 Uttalelse til årsregnskapet: Avgi uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet. 8 Oppfølging av revisjonsmerknader: Påse at forhold i årsregnskapet som revisor måtte ha påpekt blir fulgt opp. Rapportere om eventuelle tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Rapportere til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader er blitt fulgt opp. 9 Forvaltningsrevisjon: Påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i kap Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon: Minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. (I inneværende valgperiode innen i henhold til overgangsregler.) Få gjennomført en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger som grunnlag for ovenfor nevnte plan. 11 Rapporter om forvaltningsrevisjon: Rapportere til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført med utgangspunkt i planen, og om resultatene av disse. 12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter: Påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Rapportere til kommunestyret om hvordan eventuelle merknader til rapporter er blitt fulgt opp.

22 Rapportere til kommunestyre om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. 13 Selskapskontroll: Påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. (I inneværende valgperiode innen i henhold til overgangsregler.) Avgjøre hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 14 Selskapskontrollens innhold: Påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll. Kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). 15 Rapportering av selskapskontrollen: Fastsette hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold rapporten skal ha. Rapportere til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført, samt om resultatene av disse. 16 Valg av revisjonsordning: Innstille overfor kommunestyret ved valg av revisjonsordning/valg av revisor. (Ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon, eller inngå avtale med annen revisor.) Innstille overfor kommunestyret dersom dette vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen. 17 Saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse: Der det er egen revisjon i kommunen, avgir kontrollutvalget innstilling til kommunestyret i saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjed av ansvarlig revisor. Der det er egen revisjon i kommunen, foretar kontrollutvalget ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse av revisjonens øvrige personale når slik myndighet ikke er delegert til revisor. 18 Budsjettbehandlingen: Utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen.

23 SAK 011/05 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON- IGANGSETTINGSVEDTAK Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Røyrvik kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 011/05 R 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon iverksettes iht prosjektplan. Analysen utføres ved hjelp av kommunens planverk, og skal gjøres på avdeling-/sektor- eller virksomhetsnivå. Oppgaven utføres av KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS i fellesskap. Arbeidsfordelingen avtales nærmere mellom selskapene. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Eksempelskjema overordnet analyse (deles ut og presenteres nærmere i møtet) 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Avtale mellom KomRev Trøndelag og KomSek Trøndelag IKS om arbeidsfordelingen (ikke klar ennå) Saksopplysninger: Etter endringene i kommuneloven og ny forskrift om kontrollutvalg, er kontrollutvalgenes rolle endret. Det er innført et klarere skille mellom bestiller og utfører av revisjonstjenestene, der kontrollutvalget er bestiller og aktuelt revisjonsselskap er utfører. I forhold til forvaltningsrevisjon har kontrollutvalget jfr forskriftens 10 planleggings- og bestilleransvar. Fra forskrift om kontrollutvalg gjengis 10: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet, ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Kontrollutvalget (KU) har iht. ovenstående ansvaret for at det blir utarbeidet en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Som det framgår av første ledd er minstekravet at en

24 slik plan utarbeides en gang i løpet av valgperioden, og da i løpet av det første året etter kommunestyrets konstituering. Kommunestyret/fylkestinget står fritt til å bestemme om plan eventuelt skal utarbeides oftere, og eventuelt delegere rullering i valgperioden til kontrollutvalget. Bestemmelsene om overordnet analyse (OA) i andre ledd pålegger KU ansvaret for at en overordnet analyse av kommunens/fylkeskommunens virksomhet legges til grunn for plan for forvaltningsrevisjon. Hensikten med analysen er å framskaffe relevant informasjon om kommunens/fylkeskommunens virksomhet som gjør kontrollutvalget i stand til å prioritere mellom ulike områder ved gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Målet med analysen er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen, sett i forhold til lovverk, forskrifter, kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger. Risiko- og vesentlighetsvurderinger: I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurderinger ligger at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens/fylkeskommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik, slik at disse områdene kan prioriteres i forhold til forvaltningsrevisjon. Hvem kan/skal utføre analysen: Kontrollutvalget står fritt i forhold til hvem som skal utføre analysen. Det kan være kontrollutvalgets sekretariat, kommunens revisor eller andre. Selskapene KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS har gjennom avtale skissert en arbeidsfordeling mellom selskapene. Offentlighet: Både overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon vil være offentlige dokumenter, jfr. KRD sine kommentarer til forskriftens 10. Offentlighet inntrer i det kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er gjort. Da blir både den overordna analysen og plan for forvaltningsrevisjon i utgangspunktet et offentlig dokument. Det må foreligge særlig unntakshjemmel for å unnta dokumentene fra offentlighet når de er ferdig utarbeidet. Aktuell unntakshjemmel er Offlov 6 (dokumentets innhold). Vurdering av offentlighet må gjøres i hvert enkelt tilfelle dersom analyse eller plan inneholder taushetsbelagte opplysninger. Om overordna analyse Norsk kommunerevisorforbund (NKRF) har utviklet en modell for overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Ansatte i KomSek Trøndelag og KomRev Trøndelag har vært på kurs i denne modellen, og elementer av den vil kunne benyttes i vårt arbeid. Den overordna analysen skal bygge på risiko- og vesentlighetsvurderinger. Det vil si at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Videre tas de risikoreduserende tiltak som er iverksatt med i analysen, dette kan eksempelvis være rutinebeskrivelser osv. Tilslutt gjør kontrollutvalget på bakgrunn av analysen en prioritering i forhold til hvilke områder som er aktuelle for forvaltningsrevisjonsprosjekter. Ressursbruk:

25 Det er i forskriften sagt lite om ressursbruk for overordna analyse og utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. NKRF melder at ned mot 40 timer er et minimum for en overordna analyse for en kommune. Kortfatta prosjektplan: Dato Tiltak Ansvarlig Igangsettingsvedtak Kontrollutvalget Apr-okt Overordnet analyse gjennomføres KomSek og KomRev Overordnet analyse- prioritering av aktuelle områder Kontrollutvalget for forvaltningsrevisjon Arbeid med plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget Nov-des Gjøre ferdig plan for forvaltningsrevisjon KomSek og KomRev Innstille plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget Des/jan Vedta plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret Vurdering: Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon er nye oppgaver for kontrollutvalgene, sekretariatet og revisjonsselskapet. Det er utfordrende å gå i gang med en så vidt stor oppgave når både sekretariatet og revisjonsselskapet er nystartede selskaper. Ingen av selskapene er innkjørt ennå, med hensyn på ressursbruk, arbeidsoppgaver, bemanning osv. Samtidig er oppgaven også ny for kontrollutvalgenes medlemmer, kommunestyrene og kommuneadministrasjonen. Saksbehandler mener derfor at vi for 2005 bør legge opp til en minimumsversjon av overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon, og komme sterkere tilbake ved rullering av overordna analyse og plan for Overordna analyse- minimumsversjon: a) Kommunens mål på overordna nivå og sektornivå identifiseres gjennom kommunens planverk b) Skjema for overordna analyse benyttes til å identifisere risikofaktorer og gjøre en risikovurdering innenfor det enkelte mål c) Kontrollutvalget prioriterer mellom de ulike mål/sektorer d) Plan for forvaltningsrevisjon utarbeides på bakgrunn av pkt c) og behandles av kontrollutvalget og kommunestyret Når det gjelder ressursbruken er det vanskelig å anslå denne. Kommunene varierer i størrelse, kompleksitet, og det er også forskjell på hvor lett identifiserbare målene deres er. NKRF anslår at ca. 40 timer per kommune på den overordna analysen er et minimum. Siden det nå er første gang at overordnet analyse skal gjennomføres og oppgaven er ny både for kontrollutvalgene, KomRev og KomSek, vil en anta at det minst vil gå 40 timer per kommune, sannsynligvis mer. KomSek sin tidsbruk ifbm overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon må løses innenfor de rammer som er lagt gjennom budsjett og vil ikke medføre økte kostnader for kommunene, ut over de andeler de allerede betaler til selskapet.

26 SAK 012/05 EVENTUELT/REFERATER Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Røyrvik kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 012/05 R05