Med akkvisisjon menes hele prosessen fra en prosjektidé unnfanges og til en eventuell kontrakt er skrevet.

Transkript

1 østlandsforskning Eastern Norway Research Institute Sist revidert 9.februar 2012 Revidert av: Merethe Lerfald, Trude Eide og Morten Ørbeck Dette dokumentet skal ivareta følgende formål: 1. Beskrive ØFs kvalitetsstyringssystem 2. Gi nyansatte innføring i ØFs prosjektstyringsrutiner Prosjekthåndboka ble lansert i denne formen for første gang i Den er basert på gjeldende rutiner for organisering av prosjektadministrasjon. Denne versjonen er tilpasset økonomi- og prosjektstyringssystemet PowerOffice (PO) som ble implementert i ØF fra januar Prosjekthåndboka skal primært fungere internt. Prosjekthåndboka forutsetter aktiv bruk av ØFs intranett, internett, fellesområde (M:) og PO. Den enkelte forsker er ansvarlig for oppfølging av rutinene. Prosjekthåndboka følger fire faser i prosjekters liv: i. Akkvisisjon ii. Prosjektoppstart iii. Prosjektgjennomføring (framdrift, oppfølging) iv. Prosjektavslutning, formidling og læring 1 Akkvisisjon Med akkvisisjon menes hele prosessen fra en prosjektidé unnfanges og til en eventuell kontrakt er skrevet. I mange tilfeller utvikles prosjekter med basis i en utlysning/anbudsinvitasjon. Prosjekt kan også komme i stand etter enkeltforskers eller instituttets eget initiativ og ide, ved at prosjekt defineres ut ifra egen faglig interesse, og man deretter søker å finne finansiering. A. Forskningsprogram Mye av norsk forskning er organisert i forskningsprogram, vanligvis gjennom Norges forskningsråd, men også gjennom andre instanser. Se Regionale forskningsfond (RFF) ble etablert Hedmark og Oppland er en fondsregion. For mer informasjon om RFF Innlandet se mal&cid= B. Anbud i utlyst konkurranse Mange oppdrag lyses ut i anbudskonkurranser og kunngjøres i databasen for offentlige innkjøp Doffin: Eller Mercell: C. Innbudt oppdrag - Vi får forespørsel om å gjennomføre et oppdrag for en oppdragsgiver eller inviteres til å levere tilbud på et oppdrag, med eller uten konkurranse D. Dialogbasert oppdrag - Prosjektideer kan oppstå gjennom løpende kontakt og diskusjoner med oppdragsgivere (og ende opp som C over).

2 1.1 Ansvar Det er den enkelte forskers ansvar å holde seg orientert om gjeldende forskningsprogram og oppstart av nye program, søke i Doffin og å respondere på relevante oppdragsinnbydelser og å ta initiativ basert på egne prosjektideer. Alle har et ansvar for å bygge nettverk og å søke strategisk samarbeid med andre forskningsinstitusjoner og å utvikle gode kontakter og nettverk mot viktige oppdragsgivere og andre typer samarbeidspartnere. Det er også den enkelte forskers ansvar å drøfte ideer med forskningsleder og andre forskere internt i ØF og å ta initiativ til diskusjoner og idéutvikling i formelle og uformelle fora. 1.2 Søknadsfasen Når en starter det konkrete arbeidet med utforming av større søknader/tilbud skal det opprettes et eget akkvisisjonsprosjekt i PO, der timene for akkvisisjonsarbeidet føres. Disse kan i visse tilfeller helt eller delvis overføres prosjektet på et senere tidspunkt, jf. punkt 2.2. Akkvisisjonsnummer fås av administrasjonen. Hent inspirasjon og erfaring fra tidligere søknader i akkvisisjonsbasen på fellesområdet M:\Akkvisisjon sendt. Alle tilbud skal skrives i ØFs tilbudsmal. Mal for tilbud finner du på intranett/maler. Det finnes egne trykte for- og baksider for tilbud, som skal benyttes. De fleste ØF-tilbud vil ha form som /omfatte en prosjektbeskrivelse. Krav til omfang og detaljering av prosjektbeskrivelse vil variere med ulike typer oppdragsgivere og prosjekt. I Forskningsrådet er det elektronisk søknadsskjema som skal fylles ut. Prosjektbeskrivelsen skal lastes opp som vedlegg (formalkrav). Prosjektbeskrivelsen skal vanligvis omfatte: Bakgrunn for og tolkning av oppdraget, der det er aktuelt Mål for prosjektet, hva man ønsker å oppnå med prosjektet (for eksempel belyse et spesielt tema, utvikling av teori) Teorigrunnlag/ kunnskapsstatus Problemstillinger (prosjektets forskningsspørsmål) Redegjørelse for valg av datakilder og metode Plan for formidling Organisering (ansvarsfordeling, samarbeidspartnere, styrings-/referansegruppe, involverte forskere) Framdriftsplan /milepælplan Budsjett (periodisert ved lengre prosjekter). Søknaden skal underskrives og arkiveres av forskningsleder. Søknader til Forskningsrådet og andre større strategisk viktige søknader skal underskrives av direktør. Forskningsleder er ansvarlig for at alle sendte søknader lagres i akkvisisjonsmappa på fellesområdet (M:).

3 2 Prosjektoppstart 2.1 Kontraktsinngåelse Prosjektleder er ansvarlig for at signert (oppdragsgiver- og taker) prosjektkontrakt og prosjektavtale foreligger. Kontrakt og avtale skal underskrives av direktør. Mal for prosjektkontrakt og avtale ligger på intranett/maler. Benytter oppdragsgiver egne kontraktsoppsett skal kontraktsforslag fra oppdragsgiver kontrolleres av prosjektleder og økonomiansvarlig før det leveres direktør for signering. Er det er avvik i prosjektbeskrivelse mht. faglig innhold eller budsjett skal det utarbeides en revidert prosjektbeskrivelse som skal vedlegges kontrakten. 2.2 Opprettelse av prosjektet i PO Når kontrakt er signert skal prosjektet opprettes i PO. Prosjektleder sender signert kontrakt og avtale, prosjektbeskrivelse samt en kort omtale av prosjektets formål til administrasjonen, som er ansvarlig for å opprette prosjektet i PO arkivere dokumentene i egne prosjektmapper laste opp dokumentene til dokumentarkiv i PO oppdatere prosjektdatabasen på ØFs web Administrasjonen er ansvarlig for at alle inngående brev knyttet til et prosjekt blir registrert inn, distribuert og arkivert. Prosjektleder er ansvarlig for å levere alle relevante dokumenter til administrasjonen for arkivering. Timer brukt til akkvisisjon kan overføres prosjektet i de tilfeller hvor det i akkvisisjonsfasen er gjort arbeid som kan brukes inn i prosjektet. Prosjektleder vurderer dette og orienterer evt. administrasjonen som er ansvarlig for overføring av timene. 2.3 Prosjektleders ansvar ved oppstart av prosjekt Ethvert prosjekt skal starte med et prosjektoppstartsmøte hvor en blant annet går igjennom budsjett, fordeling av arbeidsoppgaver og sikre at prosjektdeltakerne har en felles forståelse/plattform for prosjektet. Prosjektleder er ansvarlig for å: Skrive en kort omtale av prosjektet som skal ligge i prosjektdatabasen på ØFs hjemmeside. Utarbeide budsjett med timefordeling pr medarbeider o Det skal knyttes minst to forskere til et prosjekt o Det skal settes av midler til kvalitetssikring/baklesing, ferdigstilling og trykking av rapport. o Budsjettet skal revideres dersom det oppstår endringer underveis i prosjektperioden. Utarbeide en framdriftsplan/milepælplan for prosjektet, dersom slik ikke er definert i prosjektbeskrivelsen. Den skal minimum inneholde: o Beskrivelse av hvem som gjør hva og når o Opplegg og frister for aktiviteter og faglig rapportering fra prosjektet. o Opplegg og frister for intern og ekstern (avhengig av kontrakt) fremdriftsrapportering

4 o Ved langvarige prosjekt skal milepælplanen godkjennes av forskningsleder som følger opp fremdrift og faglig produksjon og rapportering. Utover kontraktsfestet formidling er prosjektleder ansvarlig for å legge til rette for størst mulig grad av skriftlig faglig produksjon/dokumentasjon underveis i prosjektperioden, for eksempel i form av ØFnotater. Dette er særlig viktig for prosjekt som går over flere år der bør litteraturstudier, datainnsamling m.m. dokumenteres fortløpende. Ved prosjektoppstart skal forholdet til Datatilsynet avklares. Alle prosjekt som omfatter innsamling av personopplysninger skal meldes via elektronisk meldeskjema til NSD Personvernombudet for forskning: Ved behandling av sensitive personopplysninger kan det også være aktuelt å søke om konsesjon, men noen behandlinger av personopplysninger innen forskning har unntak fra konsesjonsplikten - se bestemmelse i personopplysningsforskriften NSD personvernombudet kontaktes ved spørsmål. I visse prosjekter er det også nødvendig å søke den regionale komiteen for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk (REK). Mer informasjon om NSD og REK finner du på intranett/kilder og referanser. 3 Gjennomføring og oppfølging Under prosjektperioden har prosjektleder ansvar for Framdrift i arbeidet og rapportering iht. milepælplan o Herunder også rapportering til oppdragsgiver der dette er kontraktsfestet Faglig rapportering iht. kontrakt og evt. iht. interne krav Løpende oversikt over ressursbruk i forhold til tids- og økonomiske rammer. At oppdraget gjennomføres i tråd med kontrakten o Eksempelvis; Hvis kontrakten krever det, skal kommentarutkast til rapport sendes oppdragsgiver i tide, slik at det er rom for justering iht tilbakemeldinger Ved svikt i framdrift og/eller faglig rapportering er det prosjektleders ansvar å fremme forslag til korrektive tiltak, så som å: flytte milepæler senke ambisjonsnivået tilføre flere ressurser (primært søke oppdragsgiver om økte rammer, i siste instans søke ledergruppa om prosjektoverskridelse) omfordele arbeidet Slike tiltak må iverksettes i god tid før frister er overskredet og penger brukt opp. Overforbruk vil bli korrigert mot prosjektleders timeforbruk av økonomiansvarlig. Forskningsleder har ansvar for å holde seg oppdatert om prosjektets framdrift. Forskningsleder har et spesielt ansvar for å følge opp fremdrift og faglig produksjon og rapportering i prosjekter som går over mer enn 12 måneder, og om nødvendig avkreve korrektive tiltak fra prosjektleder. I de tilfeller der det er oppnevnt bakleser/kvalitetssikrer skal det foreligge utkast til rapport/artikkel i god tid før fristen og rammen er brukt opp. Rapporter/notater skal følge ØF-malen (intranett/maler).

5 4 Avslutning, formidling, læring (og ny akkvisisjon) 4.1 Avslutning Forskningsleder er ansvarlig for endelig kvalitetssikring av arbeider, og skal godkjenne og underskrive ferdig rapport. Etter at rapporten er godkjent av forskningsleder, skal prosjektleder sender rapporten til administrasjonen for ferdigstilling. Administrasjonen ferdigstiller rapporten i hht mal, gir den rapportnummer og oppretter rapporten i pdf. Deretter sendes pdf-fila til prosjektleder for endelig kvalitetssjekk, før trykking. Administrasjonen ved førstesekretær, må få beskjed fra prosjektleder når publikasjonen kan legges ut på web. Prosjektleder gir beskjed til økonomiansvarlig om at prosjektet kan avsluttes og sluttfaktureres. Prosjektleder sørger for nyhetsoppslag til hjemmesiden der det er aktuelt, og sender dette til ansvarlig redaktør. 4.2 Prosjektevaluering Ved prosjektslutt utarbeides et oversendelsesbrev hvor det gjøres oppmerksom på at prosjektet regnes som avsluttet. Eventuelle tilbakemeldinger fra oppdragsgiver følges opp av prosjektleder i samarbeid med forskningsleder. Et prosjekt avsluttes med et prosjektsluttmøte der prosjektgruppa formelt oppløses og forskningsprosessen evalueres. Prosjektleder vurderer om det er gjort erfaringer i prosjektet som bør nedfelles skriftlig for senere bruk. En sluttevaluering bør fokusere på erfaringer med organisering, ressursbruk og metoder, samt tilbakemelding fra oppdragsgiver, med tanke på læring i forhold til nye prosjekter. Prosjektleder bør være bevisst på å bruke et prosjektarbeid inn i ny akkvisisjon, både underveis og ved å signalisere behov for, og forslag til, videre analyser under skriftlig og muntlig formidling fra prosjektet. 4.3 Formidling Det er viktig å få maksimal formidling ut av et prosjektarbeid, dvs. formidling utover kravene fra oppdragsgiver. Dette kan både være fagartikler basert på oppdragsforskning, og kronikker/foredrag/populærvitenskapelig publisering av mer markedsføringsmessig verdi. Formidling bør helst planlegges tidlig i prosjektperioden og kan eventuelt medfinansieres ved internmidler hvis publiseringen ikke er en del av prosjektrapporteringen. Prosjektleder er ansvarlig for å koordinere eventuelle utspill i media.