BRUKERAVTALE Kontosøker defineres som en virksomhet, organisasjon eller privatperson, som ønsker eller skal ha en konto i kvoteregisteret.

Transkript

1 BRUKERAVTALE Vilkår og betingelser for bruk av det norske registeret for klimakvoter. Klima- og forurensningsdirektoratet (Klif) administrerer dette registeret. 1. Lovverk 1.1. Regler for det norske registeret for klimakvoter, heretter betegnet kvoteregisteret, er angitt i kapittel 7 i forskrift 23. desember 2004 nr om kvoteplikt og handel med kvoter for utslipp av klimagasser (klimakvoteforskriften). EUs forordning (EF) nr. 920/2010 om et standardisert og sikkert registersystem (registerforordningen) gjelder som norsk forskrift, jf. klimakvoteforskriften Brukeravtalens vilkår og betingelsene er ikke uttømmende. Det vises til regelverket nevnt over, for den fullstendige reguleringen av administrasjon og bruk av kvoteregisteret. 2. Definisjoner 2.1. Kontosøker defineres som en virksomhet, organisasjon eller privatperson, som ønsker eller skal ha en konto i kvoteregisteret Kontohaver (AH) defineres som en virksomhet, organisasjon eller privatperson, som innehar en konto i sitt navn, eller under sitt organisasjonsnummer, i kvoteregisteret Kontorepresentant (AR) defineres som en person med tilknytning til kontohaver eller kontosøker, jf. pkt. 2.1 og 2.2, og som har tilgang til kvoteregisteret i kraft av fullmakt på vegne av denne Tilleggsrepresentant (AAR) defineres som en person eller virksomhet, som på vegne av kontohaveren skal bekrefte / avslå transaksjoner i kvoteregisteret. En AAR har begrenset tilgang til registeret i forhold til AR, som definert i pkt Brukere defineres som et samlebegrep på rollene definert i pkt. 2.3 og pkt Fullmaktsgiver defineres som en eller flere personer som alene, eller samlet, kan delegere ansvar og rettigheter på vegne av kontosøker/-haver til andre personer Aktør defineres som et samlebegrep på rollene definert i pkt Utenlandske aktører defineres som aktører som ikke er registrert i Brønnøysundregisteret (virksomheter og organisasjoner), eller som ikke er norske statsborgere (privatpersoner). Akutt forurensning: Telefon 110 Organisasjonsnr.:

2 Side 2 av 9 3. Krav om kjennskap til gjeldende regelverk 3.1. Alle aktører, som definert i pkt. 2.7, plikter å sette seg inn i relevant regelverk, som nevnt i pkt Ved en ekstern overføring fra det norske kvoteregisteret til et utenlandsk register, plikter aktøren også å sette seg inn i de vilkår og betingelser som gjelder for det utenlandske kvoteregisteret involvert i transaksjonen Ved endring av opplysninger som er registrert i kvoteregisteret, plikter aktøren å melde slike endringer til kvoteregisterets administratorer, jf. pkt Kravene i lovverket, jf. pkt. 1, og vilkårene i denne brukeravtalen gjelder alt som omhandler kvoteregisteret, og de gjelder for alle aktører som definert i pkt Generelt om søknad om konto i kvoteregisteret 4.1. Både norske og utenlandske fysiske og juridiske personer kan søke om konto i kvoteregisteret. Før Klif kan godkjenne en søknad og aktivere kontoen, må alle krav til informasjon, jf. pkt. 4.3, og dokumentkrav, jf. pkt. 5, være oppfylt Kontotyper man kan søke om i kvoteregisteret: Driftskonto (OHA) for kvotepliktig virksomhet Driftskonto (AOHA) for kvotepliktig luftfartsoperatør Personkonto (PHA) for privatperson Personkonto (PHA) for ikke-kvotepliktig virksomhet eller organisasjon 4.3. Utfylling av søknad og Klifs søknadsbehandling: Opplysningsskjemaet Søknaden skal inneholde utfylt opplysningsskjema. Skjemaet kan lastes ned fra nettsiden All relevant informasjon om aktørene må fylles ut. All relevant informasjon om fullmaktsgiver må fylles ut. Opplysningsskjemaet må signeres der hvor dette er markert og relevant Kontosøknaden må inneholde informasjon om minst 2 kontorepresentanter og minst 1 tilleggsrepresentant Annen informasjon må også oppgis til Klif, dersom dette er relevant for søknaden, eller Klif på annen måte vurderer denne informasjonen som relevant for Klifs søknadsbehandling Klif vil på oppfordring lage et brev til kontosøker for uthenting av politiattest, jf. pkt. 5.6 og pkt i denne brukeravtalen All dokumentasjon tilhørende en søknad må sendes som vedlegg til søknaden, før denne søknaden anses som fullstendig Søknaden må sendes til kvoteregisteret i posten 1. 1 Adresse: Det norske kvoteregisteret v/klima- og forurensningsdirektoratet, Postboks 8100 Dep, 0032 Oslo

3 Side 3 av Avvisning av søknad Klif kan avvise en søknad dersom relevant informasjon eller dokumentasjon mangler, eller hvis direktoratet får informasjon om at aktør, eller søknad, ikke tilfredsstiller krav i gjeldene lovverk, jf. pkt. 1, eller andre krav i brukeravtalen Klif kan avvise søknad om konto i kvoteregisteret dersom kontohaver ikke betaler administrasjonsgebyret for søknaden, jf. pkt Dokumentasjonskrav for søknad og brukere av konto i kvoteregisteret, uavhengig av kontotype 5.1. Alle brukere må dokumentere sin identitet, og at de er fysiske personer som har fylt 18 år, med kopi av gyldig pass Kopi av norsk pass må være attestert av norsk politimyndighet, tingrett eller ambassade, med originalt stempel, signatur fra offentlig tjenesteperson og dato for attesteringen. Kopi av utenlandsk pass må være attestert av ambassade eller konsulat, med originalt stempel, signatur fra offentlig tjenesteperson og dato for attesteringen Attesteringen kan ikke være eldre enn tre måneder, regnet fra innvilgelsesdato for søknaden Passet må være gyldig i minst ett år, regnet fra innvilgelsesdato for søknaden Alle brukere må bli gitt fullmakt, jf. pkt , av en fullmaktsgiver, jf. pkt. 2.6 til å representere kontohaver i kvoteregisteret, med mindre brukeren allerede har en fullmakt (prokura/signatur/daglig leder) i samsvar med gjeldene firmaattest for virksomheten 5.3. De oppnevnte brukerne i en kontosøknad må være forskjellige fysiske personer Minst én av kontosøkerens kontorepresentanter, jf. pkt. 2.3, må være norsk statsborger Søknaden skal inneholde dokument fra Folkeregisteret (maks én måned gammel) som bekrefter bostedsadresse for hver av brukerne. Dokumentet skal være attestert av Folkeregisteret, med originalt stempel, signatur fra Folkeregisterets representant, og dato for attesteringen Brukere, jf. pkt. 2.5, må vise uttømmende politiattest utstedt av politimyndighet i Norge. Attesten kan enten sendes rekommandert til Klif, eller framvises til saksbehandler ved Klifs lokaler på Helsfyr i Oslo. 6. Dokumentasjonskrav til søknad om konto i kvoteregisteret spesifisert på kontotype 6.1. Driftskonto (OHA) for kvotepliktig virksomhet Kontosøker må ha en gyldig tillatelse til kvotepliktige utslipp, jf. forurensningsloven 11 annet ledd.

4 Side 4 av Kontosøkers navn i kvoteregisteret skal være identisk med virksomhetens navn i kvotetillatelsen Dokumentasjon på at virksomheten er registrert i Enhetsregisteret utskrift av firmaattest fra Brønnøysundregisteret Utskriften må være attestert av Brønnøysundregisteret, med originalt stempel, dato og underskrift fra Brønnøysundregistrenes representant. Fullmaktsgivere, jf. pkt. 2.6 skal stå oppført på firmaattesten Attesteringen kan ikke være eldre enn 3 måneder 6.2. Driftskonto (AOHA) i kvoteregisteret for luftfartsoperatør Kontosøker må være kvotepliktig, jf. klimakvoteforskriften 4-1, og ha en overvåkningsplan, jf. 5-1 i samme forskrift Kontosøkers navn i kvoteregisteret skal være identisk med virksomhetens navn i overvåkningsplanen Dokumentasjon på at virksomheten er registrert i Enhetsregisteret utskrift av firmaattest fra Brønnøysundregisteret Utskriften må være attestert av Brønnøysundregisteret, med originalt stempel, dato og underskrift fra Brønnøysundregistrenes representant. Fullmaktsgivere, jf. pkt. 2.6 må stå oppført på firmaattesten Attesteringen kan ikke være eldre enn 3 måneder Innsending av signert erklæring om kvoteplikt Brukeravtalens pkt. 5.4 frafalles for virksomheter som kun søker om driftskonto for luftfartsoperatører Personkonto (PHA) i kvoteregisteret for privatperson Kontohavers navn i kvoteregisteret skal være identisk med personens navn i Folkeregisteret. Dokumentet fra Folkeregisteret skal være attestert med originalt stempel, signatur fra Folkeregisterets representant, og dato for attesteringen. Attestering skal maksimalt være én måned gammel Fullmakt til alle brukere må være signert av privatpersonen som søker om konto Dokumentasjon på eierskap av en åpen bankkonto i EØS-området, og detaljer omkring denne kontoen Framvisning av uttømmende politiattest for kontosøker, utstedt av politimyndighet i Norge. Attesten kan enten sendes rekommandert til Klif, eller vises til saksbehandler ved Klifs lokaler på Helsfyr i Oslo Dokumentasjon på kontosøkers identitet - kopi av gyldig pass Kontosøker må være over 18 år Kopi av norsk pass må være attestert av norsk politimyndighet, tingrett eller ambassade, med originalt stempel, signatur fra offentlig tjenesteperson og dato for attesteringen. Kopi av utenlandsk pass må være attestert av ambassade eller konsulat, med originalt stempel, signatur fra offentlig tjenesteperson og dato for attesteringen. Passet må være gyldig i minst ett år, regnet fra innvilgelsesdato for søknaden Personkonto (PHA) i kvoteregisteret for alle typer virksomheter og organisasjoner

5 Side 5 av Dokumentasjon på at virksomheten er registrert i Enhetsregisteret) utskrift av firmaattest fra Brønnøysundregisteret Utskriften må være attestert av Brønnøysundregisteret, med originalt stempel, dato og underskrift fra Brønnøysundregistrenes representant. Fullmaktsgivere, jf. pkt. 2.6 må stå oppført på firmaattesten Attesteringen kan ikke være eldre enn 3 måneder Dokumentasjon på at kontosøker har en åpen bankkonto/bankforbindelse i EØSområdet, og detaljer omkring denne kontoen Dokumentasjon på at virksomheten er oppført i det norske merverdiavgiftsregisteret (Brønnøysund) Dokumentasjon på virksomhetens reelle eier(e)/virkelige rettighetshavere Dokumentasjon på siste reviderte regnskaper fra ekstern revisor, evt. bekreftelse fra norske skattemyndigheter på virksomhetens regnskaper Framvisning av uttømmende politiattest for fullmaktsgivere til virksomhetens brukere, jf. pkt Ytterligere dokumentasjonskrav for utenlandske aktører som søker om konto i kvoteregisteret 7.1. Alle krav til norske kontosøkere i pkt. 5 og 6 gjelder også for utenlandske kontosøkere Utenlandske aktører må innhente etterspurt informasjon, der det er relevant, fra norske myndigheter myndigheter i sitt eget hjemland myndigheter i det landet hvor kontosøker kommer fra, eller er etablert 7.3. Alle dokumenter skal være skrevet på norsk eller engelsk Dersom det originale dokumentet er skrevet på et annet språk enn engelsk eller norsk, må disse oversettes av en offentlig godkjent translatør i det landet hvor dokumentene er utstedt Notarius publicus i landet hvor dokumentene er utstedt, må godkjenne gyldigheten av dokumentkopiene Notarius Publicus må være godkjent av det tilhørende landets utenriksdepartement, eller det offentlige oppnevnte organ for slike saker hvor dokumentet ble utstedt Alle godkjente dokumenter må være påført en apostille 2, som bekrefter Notarius Publicus Legalisering/sertifisering av dokumentene kan ikke være eldre enn 3 måneder 2 Inngår som en del av legalisering av utenlandske dokumenter til bruk i Norge. Se mer på nettsiden:

6 Side 6 av Kontaktinformasjon (adresse/telefonnummer) for det offentlige organ som har utført attesteringen, personen som har undertegnet, og dato for attesteringen, må komme tydelig fram av dokumentene. 8. Dokumentasjonskrav for eksisterende aktører i kvoteregisteret 8.1. Alle aktører som allerede har en aktiv konto i kvoteregisteret, må også oppfylle kravene i denne brukeravtalen, på lik linje med aktører som søker om konto i kvoteregisteret Klif kan, dersom aktøren ikke tilfredsstiller kravene, be om at manglende informasjon sendes inn til direktoratet, evt. kan Klif også be om ny informasjon og dokumentasjon dersom det er behov for dette Ved manglende, eller ikke tilfredsstillende dokumentasjon/informasjon fra eksisterende aktør, kan Klif blokkere eller stenge kontoen i kvoteregisteret, eller suspendere brukeren fra tilgang til registeret, jf. pkt Klif kan blokkere eller stenge kontoen i kvoteregisteret dersom årsgebyret for kontoen, jf. pkt. 11.2, ikke blir betalt. 9. Krav til sikkerhetstiltak Klif stiller krav til sikkerhetstiltak for å ivareta sikkerheten i registeret. Disse inneholder både obligatoriske krav til brukere/representanter og virksomhetene/kontoeiere, men også anbefalinger som bør følges for å sikre en trygg innlogging og bruk av registeret Obligatoriske sikkerhetstiltak Passord og brukernavnet for innlogging i kvoteregisteret er strengt personlig. Enhver autorisert bruker av kvoteregisteret skal sørge for at passordet ikke blir kjent for noen andre. En brukers passord og/eller brukernavn som sirkulerer mellom flere personer, ser Klif på som et alvorlig sikkerhetsbrudd. Direktoratet kan i slike tilfeller sperre for innlogging i kvoteregisteret for denne brukeren, eller blokkere tilgang til konto for alle brukere Mistanke om at brukernavn og/eller passord har kommet på avveier, eller at andre urettmessig har fått tilgang til registeret, må straks meldes til Klif på e-post kvoteregister@klif.no, eller telefon All bruk av kvoteregisteret må skje med en sikker internettforbindelse (brannmur) på datamaskiner som til enhver tid har oppdatert programvare som hindrer maskinen å bli utsatt for skadelige spionprogrammer (såkalt spyware) og virus Mobiltelefon som brukere benytter til kvoteregisteret, er å anse som en personlig telefon, og må ikke under noen omstendigheter gis videre eller brukes av andre.

7 Side 7 av Anbefalte sikkerhetstiltak Ved innlogging i registeret bør brukeren kun benytte datamaskiner som ikke benyttes av andre personer Vær kritisk til e-post du mottar, selv fra kvoteregisteret. Åpne bare vedlegg og linker i e-poster som du er helt sikker på er trygge Kvoteregisteret vil aldri spørre etter brukeres brukernavn eller passord Hold deg oppdatert på nyheter om registeret på vår nettside, Skriv aldri ned brukernavn eller passord. Dette bør brukerne av registeret huske. Dersom en bruker har glemt denne informasjonen, ring til Klif, og vi vil hjelpe deg Bruk aldri enkle koder som etternavn, fornavn eller virksomhetsnavn som ditt brukernavn eller passord Er du i noen som helst tvil om informasjon, eller om henvendelser kommer fra kvoteregisteret/klif, så ta en telefon til oss. Da får du raskt bekreftet/avkreftet dine mistanker. 10. Brudd på regelverk og vilkår i brukeravtalen Ethvert brudd på brukeravtalens vilkår og betingelser vil kunne føre til avslag på søknad om konto, eller utestenging fra kvoteregisteret. Merk at dersom et slikt brudd oppdages etter at konto er åpnet, og det viser seg at konto er åpnet på feil grunnlag, vil registeradministrator stenge kontoen umiddelbart uten noen form for advarsel til kontoinnehaver. Mistanke om dokumentforfalskning, eller andre lovbrudd i tilknytning til kvoteregisteret, vil bli politianmeldt. 11. Gebyr I samsvar med 9-2 i klimakvoteforskriften skal det betales et gebyr på NOK 400 for Klifs behandling av søknad om opprettelse av konto i kvoteregisteret. Etter at gebyret er betalt, og innbetalingen er blitt verifisert i direktoratets interne økonomisystem, vil kontoen aktiveres I samsvar med 9-3 i klimakvoteforskriften skal det for hvert kalenderår etter opprettelse av konto i kvoteregisteret, betales et årlig gebyr på NOK 400 for hver konto som innehas i registeret. Det årlige gebyret forfaller til betaling 15. februar det aktuelle året. Dersom gebyret ikke er betalt innen 15. februar, vil tilgang til den aktuelle kontoen bli sperret for de autoriserte brukerne av kontoen. Tilgang til kontoen vil bli gitt tilbake når gebyret er betalt. 12. Offentliggjøring av opplysninger fra kvoteregisteret Noen opplysninger fra registeret er, etter klimakvoteforskriften kapittel 7, definert som offentlig informasjon. Klif offentliggjør informasjon på kvoteregisterets nettside For en utfyllende oversikt over opplysninger som offentliggjøres av EU kommisjonens nettsider, og tidspunkt for offentliggjøringen, viser vi til vedlegg XIII i

8 Side 8 av 9 registerforordningen. Opplysninger som ikke eksplisitt står omtalt som offentlig tilgjengelig informasjon, vil ikke bli offentliggjort Andre offentlige myndigheter, deriblant skattemyndighetene, har rett til å få tilgang til opplysninger fra kvoteregisteret i den utstrekning dette er nødvendig for å fremme deres oppgaver i, eller i medhold av lov, jf. artikkel 75 i registerforordningen. 13. Endringer av kontoinformasjon Opplysningsplikt. Dersom opplysningene som Klif har fått i forbindelse med åpning av en konto endres, er kontohaveren pliktig til å underrette registeradministratoren om disse endringene så raskt som mulig, og senest innen 10 dager etter endringstidspunktet. Klif har plikt til å opplyse kontohaveren om opprettelse, ajourføring eller stenging av konto i registeret Endring av informasjon i registeret. Dersom informasjon om konto skal endres, må opplysningsskjema fylles ut og sendes til Klif pr post. 14. Suspensjon fra tilgang til registeret Brukere kan bli suspendert fra tilgang til registeret. I tillegg til grunnlagene for suspensjon som er omtalt i punkt 8.3, pkt. 8.4 og pkt. 9.1 i denne brukeravtalen, kan brukere bli suspendert på grunnlag som er beskrevet i artikkel 27 i registerforordningen. 15. Registeradministratorens ansvar Klif skal treffe alle rimelige tiltak for å sikre at registeret er tilgjengelig for autoriserte brukere 24 timer i døgnet Ved feil eller forsinkelser i registeret, inkludert feil som gjør registeret utilgjengelig for brukerne over en kortere eller lengre periode, kan Klif, som registeradministrator, bare holdes ansvarlig i den utstrekning direktoratet, som registeransvarlig, har opptrådt grovt uaktsomt eller forsettlig Klif er ikke under noen omstendigheter ansvarlig ved tilfeller av tilsiktet eller utilsiktet feil bruk av registeret (for eksempel overføring av kvoter til feil kontonummer, bruk av ulovlige kvotetyper ved oppgjør av kvoteplikten etc.) Klif kan ikke holdes ansvarlig dersom uautoriserte personer gis tilgang til kontoen ved at autorisert bruker har brutt de obligatoriske sikkerhetskravene i punkt 9.1. Klif er ikke under noen omstendigheter ansvarlig dersom brukernavn, passord eller mobiltelefon kommer på avveier på grunn av brudd på brukeravtalens sikkerhetsbestemmelser i pkt For øvrig gjelder alminnelige norske rettsregler om erstatningsansvar.

9 Side 9 av Tilbaketrekking av utdelte kvoter Dersom Klif har utdelt flere kvoter til en driftskonto for kvotepliktig virksomhet enn hva den kvotepliktige virksomheten har krav på i henhold til gjeldende vedtak om tildeling av vederlagsfrie kvoter, kan direktoratet trekke tilbake det antall kvoter som overstiger det antall kvoter virksomheten er berettiget til i henhold til tildelingsvedtaket. 17. Stenging av inaktive personkonti En konto som innehas av en privatperson eller organisasjon (personkonto), kan stenges av Klif dersom: kontobalansen er lik null (ingen kvoter på kontoen), og det ikke er registrert aktivitet/transaksjoner på kontoen i løpet av en periode på 12 måneder Skulle det vise seg at en konto oppfyller kriteriene for stenging, vil Klif sende en melding om dette til kontorepresentantene. Frist for å besvare denne er 60 dager fra utsendelsesdato. Dersom direktoratet ikke mottar et svar på meldingen, vil konto bli stengt. Etter utløpt svarfrist må kontohaver søke på nytt og betalte nytt gebyr, iht. pkt.4 i brukeravtalen, for å få opprettet ny konto. 18. Endringer i vilkår og betingelser Klif forbeholder seg retten til å endre ovennevnte vilkår og betingelser. Aktører vil bli varslet om endringer i brukeravtalen på nettsiden Klima- og forurensningsdirektoratet, oppdatert 10.desember 2012.