UTSTEDELSE AV LOSFAKTURA Manuell fakturakontroll

Transkript

1 TROMS OG FINNMARK UTSTEDELSE AV LOSFAKTURA Manuell fakturakontroll Betraktninger rundt behovet for, og innholdet i manuelt arbeid i forbindelse med utstedelse av losfaktura Senter for administrasjon og regnskap Honningsvåg, den 28.ferbuar 2017 KYSTVERKET TROMS OG FINNMARK - SENTER FOR ADMINISTRASJON OG REGNSKAP Sentral postadresse: Kystverket, postboks 1502, 6025 ÅLESUND Telefon: Telefaks: Internett: E-post: post@kystverket.no Besøksadr.: Fiskeriveien 3, HONNINGSVÅG Telefon: Bankgiro: Telefaks: Org.Nr.: Brev, sakskorrespondanse og e-post bes adressert til Kystverket, ikke til avdeling eller enkeltperson NO

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Losfakturaflyt Agent/kunde Losformidling Los Skipperbevis og variabel lønn Skipperbevis og losfaktura Losoldermannens administrative støtte Farledsbevis Årsavgift Senter for administrasjon og regnskap Telling av manuelle endringer Krediteringer Grunnlagsdata Oppsummering Forslag til enkelttiltak Forslag til forbedringsprosjekt...21 Kilder...22 Side 2

3 1. Innledning Senter for administrasjon og regnskap (SAR), er ansvarlig for utstedelse av losfakturaer. I 2015 ble det utstedt totalt losfakturaer. Før utstedelse av faktura utføres det en manuell kontroll av fakturagrunnlaget. Tross manuell kontroll ble det utstedt 1,96 % kreditnota i 2015 (Njord rapport, faktura). Denne rapporten skal beskrive prosessen fra bestilling av los til utstedelse av faktura. Dette for å synliggjøre mulige forbedringer i fakturaflyten som øker kvaliteten på faktura, og reduserer antall kreditnota. Vi vil først presentere et diagram som viser losfakturaflyten og hvilke aktører som er involvert i de ulike delene av prosessen. Deretter vil vi gå nærmere inn på hvert enkelt ledd i prosessen i kapittel 2. Vi vil også gi en oversikt over resultatet fra en telling som er gjort i losoldermannskap Troms og Finnmark og Skagerrak, sommeren Her ble det sett på tidsbruk og antall endringer gjort i fakturagrunnlaget. Denne rapporten er skrevet av ansatte i SAR og vi kan ikke garantere fullstendig objektivitet. Vi har muligens ikke helhetlig forståelse til oppgaver for aktører som SafeSeaNetNorway (SSN), og losformidlingen. Informasjon er hentet fra brukermanualer og instrukser i Kystverkets kvalitets- og styringssystem og fra rapporter i Njord. 2. Losfakturaflyt Vi har definert følgende fem aktører involvert i fakturaflyten: 1. Agent/kunde 2. Losformidling 3. Los 4. losoldermannens administrative støtte 5. Senter for administrasjon og regnskap. Figur 1 - Los fakturaflyt (SAR) Side 3

4 Prosessen starter med at agent/kunde gjør en bestilling i SSN. Bestillingen blir deretter synlig i Njord, og ut fra bestillingen tildeler losformidlingen losoppdrag til losen. I etterkant av utført oppdrag fyller losen inn informasjon om oppdraget i et elektronisk skipperbevis i Njord. Skipperbeviset beskriver hvor seilaset har funnet sted, aktiv 1 losingstid, samt informasjon om på- og avstigning, og eventuelle kommentarer. Skipperbeviset danner grunnlaget for fakturaen. Kontroll av fakturagrunnlag utføres i de ulike losoldermannskapene, noe vi vil omtale i senere kapittel. Etter kontroll blir faktura produsert i regnskapssystemet Agresso, og SAR er ansvarlig for utsendelse av faktura til kunde. Feil eller mangler på faktura medfører at faktura går direkte til steg 4 eller 5 i figur 1 overfor for enten å krediteres eller produksjon av ny faktura Agent/kunde Agent/kunde gjør bestillinger gjennom SafeSeaNet Norway (SSN) som er et internettbasert meldingssystem som fortløpende oppdaterer Njord. Figur 2 - SafeSeaNet Norway illustrasjon For å kunne gjøre en bestilling må man ha en brukerkonto i SSN. Brukerkonto kan være personlig eller knyttet til en virksomhet. Kontaktinformasjonen som blir registrert i brukerkontoen er utgangspunktet for fakturaadressen. En bestilling tar utgangspunkt i et fartøy. Bestillingen har flere steg hvor ulik informasjon skal oppgis. Det skal gis informasjon om destinasjon, tid, om de trenger los og/eller sensorlos, om det søkes om dispensasjon fra los, eller om det skal brukes et farledsbevis på seilaset. Avgiftene som kreves inn er losberedskapsavgift 2, sikkerhetsavgift 3, losings- og farledsbevisavgift (prøve, praktisk og teoretisk) ( En kan også bestille årsavgift for losberedskaps- og sikkerhetsavgift i stedet for å bli fakturert for hver enkelt inn- og utseiling (jf. 9 I forbindelse med farledsbevisprøve har agent/kunde to alternativer. De kan bestille kun prøven (blir da tildelt sensorlos) eller bestille prøve og los (blir da tildelt både los og sensorlos). Hva som bestilles er avhengig av om det er en person med gyldig farledsbevis i 1 Jf. Losenes særavtale, , 5.6c; Med aktiv lostjeneste forstås den tid som losen utøver losingsarbeid på broen, herunder i kompensasjonssammenheng, også opplæring av statsloser. 2 Betales av alle lospliktige fartøy, uavhengig av om los benyttes eller ikke. Størrelsen på avgiften er avhengig av fartøyets bruttotonnasje og inntrer når fartøyet passerer grensen for gebyrpålagt farvann ( 3 Jfr. Side 4

5 det gitte området om bord på fartøyet. Fakturaflyten for års- og farledsbevisavgifter er annerledes enn losfakturaflyten. Dette ser vi nærmere på i kapittel og Losformidling Kystverket har tre losformidlinger: Kvitsøy, Horten og Lødingen. Losformidlerens oppgave: Losformidleren følger oppdraget fra losbestillingen mottas i det elektroniske meldingssystemet SafeSeaNet Norway, til losen sendes videre til nytt fartøy etter gjennomført oppdrag ( Losformidlingen registrer, planlegger disponering av loser, koordiner transport av los til/fra skip, fører oversikt over brukt arbeidstid og sertifikatdekning for den enkelte los med mer. I henhold til instruks «Losformidling, Formidling, » skal de også kontrollere bestillinger for å påse at alle relevante opplysninger er tilgjengelig. For å sikre korrekt fakturering skal det opplyses om endringer/avtaler på oppdraget under «Merknader». Losformidlingen skal informere fakturaansvarlig om avtaler og oppfølging i henhold til instruksen «Losformidling, Håndtering-fakturering av avgifter, ». I henhold til nevnte instrukser skal losformidlingen disponere loser optimalt og mest mulig effektivt. De kan derfor gjøre endringer i bestillingen som kan påvirke fakturagrunnlaget. Figur 3 Formidler. Registrerte losoppdrag (Njord) I forbindelse med tildeling av oppdrag til los legges informasjon inn her (figur 3) som påvirker fakturagrunnlag og/eller losenes variable lønn. For eksempel: Spesialoppdrag. o «Flere samtidige loser», dvs. at du har to eller flere loser som er aktiv på broen. Da skal fartøyet faktureres for dobbel losingsavgift, og begge/alle losene har krav på full brotillegg. Sammenslåtte bestillinger Når losformidlingen ser det som hensiktsmessig å bruke samme loser over flere bestillinger (effektiv bruk av lostjenestens ressurser). 4 Losing av slep krysse av for dette slik at riktig Brutto Tonnasje (BT) blir brukt under fakturering. 4 Det er opp til losformidlingen å splitte eller slå sammen losoppdrag der de finner det hensiktsmessig, jf. kommentar 5.6 Losenes særavtale, Side 5

6 Informasjon som ikke påvirker fakturagrunnlaget, men som påvirker videre kontroll av losen variable lønn kan for eksempel være; oppdrag som los og/eller sensor, opplæring og overtid. Figur 4 Formidling og variable tillegg (Njord) Losformidlingen har her mulighet til å kontrollere type seilas (figur 3), men har de tilgang til all nødvendig informasjon? I henhold til Instruks «Losformidling, Håndtering-fakturering av avgifter» punkt 3.5; Kontrollere at fakturadetaljer er korrekte og i samsvar med seilas-/bestillingsinformasjon samt informasjon fra elektroniske skipperbevis i Njord. Hvem som har ansvar for dette er ikke klart definert i instruksen, kan dette være en avtale fra tidligere? Benevnelsen fakturaansvarlig er brukt i instruksen, men det er heller ikke klart definert hvem dette er. Det burde komme frem en tydeligere ansvarsfordeling i instruksen Los I henhold til instruks «LOS 09.4 utførelse av losingen, » skal statslos fylle ut skipperbeviset så snart som mulig etter fullført losoppdrag, og senest tre dager etter utført oppdrag. Skipperbeviset er en konkret beskrivelse av selve losingen. I tillegg finnes informasjon både fra bestillingen, losformidlingen og los i skjermbildet «Skipperbevis» (se figur 5). Dette er grunnlaget for fakturaen og for losenes variable lønn. Behandling av variabel lønn går i en annen flyt enn selve fakturaflyten. I dette kapitelet ser vi nærmere på forskjellen mellom fakturagrunnlaget og variabel lønn, samt losens ansvar. Side 6

7 Figur 5 Skipperbeviset (Njord) Skipperbevis og variabel lønn Kontroll av variabel lønn utføres samtidig som kontroll av losreiseregning 5. Dette gjøres i Njord under funksjonen Lønn los, se figur 6. Skipperbeviset er synlig for kontrollør som kontrollerer antall brotimer i henhold til skipperbeviset, informasjon om eventuell overtid, sensortildeling, opplæring, og at alt er i henhold til gjeldende regelverk. Figur 6 - Variable tillegg (Njord) Njord beregner automatisk variabel lønn ut fra informasjonen som er registrert i skipperbeviset. Systemet tar ikke hensyn til selve regelverket og der det er nødvendig, må losen selv gjøre manuelle endringer i tilleggene etter gjeldene regelverk (Brukerveiledning los, ). Losen håndterer skipperbeviset enten via PC eller en app på mobiltelefonen. Det er begrensede muligheter for kontroll via mobiltelefon. De kan se tildelt oppdrag, men har ikke mulighet til å kontrollere all detaljert informasjon. De har heller ikke mulighet til å legge inn korrigeringer som for eksempel overtid via mobiltelefonen Vi kan ikke finne noen instruks som tilsier at los skal kontrollere informasjonen som påvirker fakturagrunnlaget. 5 Det eksisterer også losoppdrag som ikke genererer reiseutgifter og/eller kost. De vil ikke ha en reiseregning og gir da beskjed til kontrollør gjennom e-post. Side 7

8 Dersom det er feil i grunnlaget for variabel lønn skal los selv ta kontakt med losformidlingen for korrigering. Losen har ansvar for å kontrollere at alle opplysninger stemmer før de lagrer skipperbeviset, jf. figur 7. Figur 7 - Bekrefte informasjon (Njord) Skipperbevis og losfaktura Etter at losen har fullført og bekreftet skipperbeviset, vil oppdraget gå videre til fakturering og fremkomme under «Utførte oppdrag» i Njord. Alle losene som har vært involvert i oppdraget må fullføre skipperbeviset før oppdraget kan faktureres. Skipperbeviset er som nevnt grunnlaget for faktura, og viser hvor seilaset har funnet sted og hvor mange timer det skal faktureres for. For variabel lønn blir brotimer utregnet automatisk ut fra losingstid ført i skipperbeviset. Losingstiden avrundes opp til hele time. Minstesats for losavgift i fakturagrunnlaget er 3 timer. Deretter regnes hver påbegynte time som hel time 6, jfr. losingstid for samme oppdraget i figur 8. Figur 8 - Skipperbevis- og losfakturagrunnlag (Njord) 6 Dette i henhold til 12 i Forskrift om losavgifter, Side 8

9 2.4. Losoldermannens administrative støtte Før oppdraget blir fakturert, foretas det en manuell kontroll av fakturagrunnlaget i henhold til instruks «3.5 fra Håndtering, ». I losoldermannskap Nordland, Møre og Trøndelag, Vestlandet og Rogaland utføres den manuelle kontrollen av losadministrativ støtte, mens SAR utfører kontroll av fakturagrunnlag for losoldermannskapene Troms og Finnmark, Oslofjorden og Skagerrak. Hver bestilling har fire faner med informasjon i Njord; Oppdrag Formidling Skipperbevis Fakturagrunnlag Under Oppdrag kontrolleres det om det er valgt riktig oppdragstype (kystseilas, innseiling fra utland, utseiling til utland, seilas i havn og kystseilas uten anløp) i henhold til seilingsplanen. En sjekker r også om formidlingen har gitt noe informasjon som er relevant for fakturaen under «Merknader», jf. figur 9. Figur 9 - Kontroll oppdrag (Njord) Under Skipperbevis kontrolleres losingstid mot fakturagrunnlaget. Denne kontrollen er spesielt viktig når for eksempel oppdrag er slått sammen eller det er flere loser på samme oppdrag. 7 Eventuelle kommentarer fra losen kontrolleres også opp for å se om der er noe relevant informasjon for fakturering, se figur 10 på neste side. 7 I slike tilfeller må losingstid som skal faktureres manuelt regnes ut etter informasjon fra los. På oppdrag med flere loser kan de være enten sammen gjennom hele oppdraget, deler av oppdraget eller hver deres del. Side 9

10 Figur 10 - Kontroll skipperbevis (Njord) Når alle kontroller er gjennomført og eventuelle feil er korrigert, godkjennes fakturagrunnlaget under fanen Fakturagrunnlag, se figur 11. Figur 11 Fakturagrunnlag (Njord) I tillegg til losfaktura sender Kystverket også ut faktura for farledsbevis og årsavgift. Disse fakturaene har en annen flyt enn losfaktura. Vi kommer nærmere inn på dette i henholdsvis kapittel og Side 10

11 2.4.1 Farledsbevis Ved farledsbevisprøve (praktisk og teoretisk), fornying, endring eller utvidelse av farledsbevis utstedes faktura. Søknad angående farledsbevis søkes gjennom SSN. Det er Senter for los og VTS som sørger for faktureringen ( Fornying eller endring av farledsbevis inngår ikke i flyten for losfaktura. Skal det gjennomføres en farledsbevisprøve med los som er både tildelt oppdraget som los og sensor, vil bestillingen genere to ulike fakturaer, selv om det bare er ett oppdrag; en losfaktura for selve losoppdraget, og farledsbevisfaktura for sensoroppdraget. Se eksempel figur 12 og 13. Figur 12 - Sensor- og losoppdrag (Njord) Vi skiller mellom fakturering av administrative kostnader og kostnader ved bruk av los. Figur 13 - Fakturering farledsbevis med losing (Ferdig faktura fra Agresso) Side 11

12 2.4.2 Årsavgift Årsavgift bestilles gjennom SSN. Følgende årsavgifter kan bestilles: Årsavgift losberedskap i stedet for å betale per enkelt seilas. Kvartalsvis. Årsavgift sikkerhetsavgift i Oslofjorden og Rogaland. Kvartalsvis. Årsavgiftene varierer i forhold til fartøyets størrelse, og losberedskap årsavgift tilsvarer mellom anløp. Årsavgiften faktureres av Lostjeneste og det er Nordland losoldermannskap som er ansvarlig for å administrere denne avgiften ( Senter for administrasjon og regnskap SAR utfører kontroll av fakturagrunnlaget for tre av losoldermannskapene. Denne kontrollen skjer på samme måte som hos administrativ støtte nevnt i kapittel 2.4. Produksjon av alle typer fakturaer utføres av SAR v/regionkontoret i Honningsvåg. Alle fakturaer eksporteres fra Njord til regnskapssystemet Agresso èn gang i døgnet, ca. kl Dette innebærer at alle fakturaer som er godkjent døgnet før blir tatt med i eksporten til Agresso. SAR importerer ordre/fakturaer i Agresso påfølgende dag. Fakturanummer genereres ved import fra Njord til Agresso. Faktura som sendes til kunder per post blir skrevet ut, pakket og frankert, mens kunder som er registrert som mottaker av faktura i elektronisk handelsformat (EHF) vil motta faktura elektronisk. SAR håndterer også innbetalinger, purringer og rentenota. SAR har ansvar for å sende ut fakturakopier om nødvendig, samt ha kontakt med kunde/agent gjennom e-post innkreving@kystverket.no. Denne e-post adressen benyttes også til å videresende informasjon om faktura til losoldermannens administrative støtte i de ulike losoldermannskapene Telling av manuelle endringer SAR har i perioden kartlagt antall og type manuelle endringer/korrigeringer i fakturagrunnlag i losoldermannskap Troms og Finnmark. Det er gjort tilsvarende telling i losoldermannskap Skagerrak i perioden I forbindelse med tellingen foretok vi også en registrering av tidsbruk. Tidsbruk per dag på manuell kontroll var gjennomsnittlig 2,7 minutt i Troms og Finnmark. Tabell 1 nedenfor viser resultatet fra tellingen. Totalt kontrollerte vi 1185 faktura, og vi måtte korrigere på 4,05 % av fakturaene før produksjon. Tellingen ble gjort i en periode hvor det er stor trafikk og det hender at losformidlingen slår sammen oppdrag. Erfaringer viser at det er flere korrigeringer om sommeren ved høysesong enn ellers i året. Side 12

13 Fra tabellen ser vi at det er mange korrigeringer i juni og juli, henholdsvis 12 og 24 korrigeringer. Type korrigering Mai Juni Juli August Totalt 1. Fra utseiling til kystseilas Fra innseiling til kystseilas Fra innseiling til bomtur Fra innseiling til kystseilas (Svalbard) Fra utseiling til kystseilas (Svalbard) Fra Kystseilas uten anløp til utseiling Fra kystseilas uten anløp til seilas i havn Fra kystseilas uten anløp til innseiling Sammenslåtte oppdrag (Cruise) Endre agent, Fra European til TUI Dobbelfakturering FB-oppdrag til ikke avgiftspliktig Antall endringer Tabell 1 - Telling T&F mai-august 2016 (SAR) Tabellen viser at det er «type seilas» som oftest korrigeres. Når «type seilas» endres kan dette ha betydning for fakturabeløpet 9. Endringer mellom kystseilas, seilas i havn og kystseilas uten anløp vil ikke påvirke fakturabeløpet, dette har kun betydning for korrekt benevnelse på seilaset og i statistikker. Korrigering av type seilas Antall Med betydning for fakturabeløp 32 Uten betydning for fakturabeløp 1 Tabell 2 - Samlet seilas korrigeringer (SAR) Tabell 2 oppsummerer resultatet, og viser at 32 av 33 korrigeringer av «type seilas» kan påvirke fakturabeløpet. I tabell 1 har vi valgt å spesifisere endring i «type seilas» knyttet til Svalbard for seg selv. Her var det til sammen 12 korrigeringer. Det kan se ut til at Svalbard ikke oppfattes som innland, og da kan det blir feilbestilling i seilas mellom Svalbard og fastlands Norge. Det kan tenkes at hver enkelt av de manuelle korrigeringene vil være en potensiell kreditnota, fordi det er feil i faktura som korrigeres. Det vil si at om dette ikke hadde blitt korrigert før utsendelse, ville fakturaen vært feil med tanke på beløp, bestillingsdetaljer og annen informasjon, som for eksempel fakturaadresse. 8 Fakturamottaker blir ikke kontrollert. Dette var en spesiell hendelse sommeren 2016, hvor det ble oppdaget feil bestilling av fakturamottaker mellom selskapene European Cruise Service AS og TUI vedrørende Mein Schiff flåten. 9 Har betydning om fartøyet er over 8000 BT eller har ESI score under 50. Fartøy som er under 8000 BT eller har ESI (Environmental Ship Index/miljøskipsindeks) fra 50 eller over er fritatt fra losberedskapsavgiften, jf 8-9 i Forskrift om losavgifter. Side 13

14 Tabell 1 viser at vi gjorde 48 korreksjoner på fakturagrunnlaget før faktura ble produsert. Vi har i ettertid kontrollert om noen av fakturaene som ble korrigert ble kreditert på et senere tidspunkt. Det viser seg at kun 1 var kreditert senere på grunn av feil fakturamottaker. Det er også gjort en telling på hvilke endringer som ble gjort i losoldermannskap Skagerrak for å se om der er forskjeller på hva som korrigeres. Denne tellingen startet den , og resultatet av tellingen er vist i tabell 3. Type korrigering Fra 19. juli August Totalt 1. Fra utseiling til kystseilas Fra kystseilas til seilas i havn Fra utseiling til seilas i havn To loser samtidig. Endre antall timer fra 3 til 6 på faktura Etter avtale/kommentar fra los Fra innseiling til riggmøte Fra ukjent sted til kystseilas Totalt antall endringer Tabell 3 - Telling i Skagerrak juli-august 2016 (SAR) Til sammen ble det kontrollert 924 faktura i denne perioden med 40 korrigeringer. Dette tilsvarer 4,33 %, sammenlignet med losoldermannskap Troms og Finnmark som hadde 4,05 %. Forskjellen er uvesentlig, men type korreksjoner er forskjellig. Korrigering av «type seilas», kystseilas til seilas i havn. Denne endringen er gjort på grunn av statistikk. Det er flere områder i Skagerrak hvor dette er aktuelt. Her bør det kanskje sees på hvorfor dette ikke kommer frem riktig i Njord? Årsak til korrigering «To loser samtidig» er at Njord ikke gir riktig timeantall når det er flere loser samtidig på samme oppdrag. Minstesats på losing er 3 timer. Der det er to loser som samtidig utfører losingen, er satsen 6 timer. Når selve oppdraget tar under 3 timer vil fakturagrunnlaget automatisk gi 3 timer losingsavgift. Derfor må en manuelt endre dette til 6 timer når de er to loser samtidig, se eksempel i figur 14. Figur 14-2 loser samtidig under 3 timer, etter korrigering (Njord) Side 14

15 Det er tydelig at vi har ulike problemstillinger i disse to områdene når vi sammenligner henholdsvis tabell 1 og 3. Dette kan være på bakgrunn av geografiske forskjeller, for eksempel vil ikke problematikken med å velge inn- eller utseiling mellom Troms/Finnmark og Svalbard finnes andre steder. Hvilke korrigeringer utføres i de andre losoldermannskapene? Har de geografiske forskjeller i sine problemstillinger? Kunne noen av disse korrigeringene blitt fanget opp på et tidligere tidspunkt? Kan noe av dette bli fikset innad i Njord? Vi skal i kapitel se på hva og hvorfor vi produserte kreditnota i samme periode som tellingen pågikk Krediteringer (kreditnota) Vi har sett nærmere på de faktiske krediteringene som er gjort i Troms og Finnmark i samme periode ( ). Oppsummering av dette er gitt i tabell 4 (Njord, Faktura per eksportdata, «Merknad» under fakturaspesifikasjon). Grunn for kreditering Mai Juni Juli August Totalt Feil fakturamottaker Feil type seilas Feil BT Rigg- eller seilings møte ikke seilas Feil administrasjonsavgift Totalt antall kreditnota Tabell 4 - Krediteringer mai-august 2016 T&F (Njord, Faktura per eksportdata) Oppsummert var det produsert 2,36 % kreditnota i denne perioden, jf. tabell 5. Antall faktura 1185 Antall kreditnota 28 % kreditnota 2,36 Tabell 5 - Kreditnota i prosent, T&F Den hyppigste årsaken til kreditering er feil fakturamottaker, 20 av totalt 28 krediteringer skyldes feil fakturamottaker. Vi har gjort tilsvarende telling for Skagerrak, se tabell 6. Grunn for kreditering Mai Juni Juli August Totalt Feil fakturamottaker Feil type seilas Skulle ikke faktureres Rigg- eller seilings møte ikke seilas Manglende sikkerhetsavgift Feil antall losingstimer Antall kreditnota Tabell 6 - krediteringer mai-august 2016 Skagerrak (Njord, Faktura per eksportdata) Side 15

16 I Skagerrak var det produsert totalt 1,71 % kreditnota, jfr. tabell 7. Antall faktura 2654 Antall kreditnota 31 % kreditnota 1,17 Tabell 7 - Kreditnota i prosent, Skagerrak Fra tabell 4 og 6 ser vi at losoldermannskapene har både like og ulike problemstillinger. For eksempel er feil i forhold til sikkerhetsavgift kun relevant for Skagerrak, Oslofjorden og Rogaland. Feil antall losingstimer fant vi ikke i Troms og Finnmark, men det vil ikke nødvendigvis si at det ikke kan skje. Feil fakturamottaker går igjen som den vanligste årsaken til krediteringer i begge losoldermannskapene. For å kunne se mer samlet på problemstillingen har vi valgt å slå sammen krediteringene i tabell 8. Årsak for kreditering Mai Juni Juli August Totalt Feil fakturamottaker Feil type seilas Feil BT Rigg- eller seilingsmøte ikke seilas Feil administrasjonsavgift Skulle ikke faktureres Manglende sikkerhetsavgift Feil antall losingstimer Antall kreditnota Tabell 8 - Krediteringer for T&F og Skagerrak (Njord, Faktura per eksportdata) Totalt gir dette 1,54 % krediteringer for to losoldermannskap, jfr. tabell 9. Antall faktura 3839 Antall kreditnota 59 % kreditnota 1,54 Tabell 9 - Kreditnota i prosent for T&F og Skagerrak Side 16

17 Det er totalt åtte ulike årsaker til kreditering av faktura. Vi vil se litt nærmere på hvor feil i fakturagrunnlaget kunne blitt oppdaget i prosessflyten, jf. tabell 10. Tabell 10 - Flyt og kreditering Feil BT er ikke kommentert i tabellen fordi kvalitetssikring av denne informasjonen ligger hos los/vts og inngår ikke i flyten for losfaktura. Igjen ser vi at den vanligste årsaken til kreditering av faktura er feil fakturamottaker. Totalt 40 av 59 faktura er blitt kreditert som følge av feil fakturamottaker. Hva er årsaken til dette? Det er ikke mulig i noen deler av prosessen å kontrollere at det er valgt riktig mottaker eller at det er riktig adresse når en godkjenner fakturagrunnlaget. Er hovedårsaken for krediteringer for de andre losoldermannskapene også feil fakturamottaker? På bakgrunn av antall krediteringer på grunn av feil fakturamottaker/adresse, skal vi i kapittel se på grunnlagsdata for firma og fartøy i Kystverkets register Grunnlagsdata Grunnlagsdata i Njord har informasjon om firma (kunder/agenter), fartøy, person, lokasjon, farledsbevis med mer. Hvordan disse elementene driftes er spesifisert i «Instruks LOS 02.1 Njord Grunnlagsdata» ( ). Korrekt grunnlagsdata er helt vesentlig for å kunne produsere feilfri losfaktura til riktig mottaker. Side 17

18 Fartøy Som vi har sett på tidligere har fartøyets BT og ESI score (miljøskipindeksen) betydning for fakturagrunnlaget. Informasjonen om dette legges inn på grunnlagsdataen til selve fartøyet. I henhold til instruks har alle som har behov for denne informasjonen også et ansvar for å oppdatere grunnlagsdata når det er nødvendig. Dersom dette ikke er mulig skal det sendes informasjonen til kvalitet.njord@kystverket.no. Ansvaret for denne informasjonen ligger hos Los VTS. Se figur 15 og 16 for illustrasjon av fakturagrunnlaget og fartøyets grunnlagsdata (Njord Grunnlagsdata, ). Figur 15 - Fartøy og fakturagrunnlag (Njord) Figur 16 - Grunnlagsdata fartøy (Njord) Dersom det er feil i forhold til informasjonen om fartøyet må dette rettes opp av los/vts før ny faktura kan produseres Firma Kunderegisteret i forhold til losfaktura ligger i Njord. Kunder/agenter kan selv registrere seg i SSN (Njord Grunnlagsdata, ) eller de kan registreres direkte i Njord av SAR, losformidling eller andre som har denne tilgangen. SAR har ikke oversikt over alle som har registreringstilgang i Njord. I henhold til instruks skal det ved korrigering eller sammenslåing av firma gis beskjed til SAR gjennom innkreving@kystverket.no fra SSN support i Brevik, og/eller kunde/agent som ønsker korrigering. Instruksen sier videre at det er SAR som er ansvarlig for kvalitetssikring av kunderegister (Njord Grunnlagsdata, ). Side 18

19 Per dags dato er det registrert over 500 kunder i kunderegisteret i Njord, og det er mange som har tilgang til å endre kundeinformasjon i SSN/Njord. SAR får ikke alltid tilbakemelding fra de som har gjort endringer i kunderegisteret. Dette medfører at kontroll og kvalitetssikring av kunderegister er meget utfordrende. Det har vært tilfeller hvor adressen til en kunde er blitt endret gjentatte ganger. Kunde kunne ikke godkjenne faktura med feil adresse, noe som igjen medførte flere kreditnota. Vi viser til endringsloggen fra Njord som viser totalt 17 endringer, hvor 8 av dem var gjort i 2016 hos kunden Nor Lines AS. Midt på figur 17 ser vi at i februar ble adressen endret til Minor Rederi PF. Korrigeringen var ikke korrekt fordi Minor Rederi har eget kundenummer. Personen som gjorde denne endring valgte å endre adresse på kunden Nor Lines AS i stedet for å velge ny fakturamottaker. Dette ble ikke oppdaget før mange fakturaer var sendt ut, og adressen ble ikke endret tilbake før 12 dager etterpå, 9 arbeidsdager (jf. figur 17). I denne perioden ble 32 faktura feilaktig sendt ut til Nor Lines (Njord, Faktura per eksportdata). Figur 17 - Adresseendringer i kunderegisteret (Njord) Vi har konstatert at feil fakturamottaker er den største årsaken til kreditering av faktura sommeren 2016 hos to losoldermannskap. Det er kunden/agentens ansvar å påse at fakturaadresse er riktig, men ser nok ikke alltid selv konsekvensene av å velge feil adresse. Dersom det endres adresse på kundekontoen, i stedet for å velge en annen fakturamottaker, vet ikke vedkommende konsekvensene og merarbeidet dette skaper for Kystverket. Instruksen for grunnlagsdata sier at SAR skal få beskjed ved endringer i kunderegisteret, både fra interne og eksterne aktører (Njord Grunnlagsdata, ). Dette er en instruks som ikke fungerer godt nok intern i Kystverket, hvordan skal den da kunne fungere for eksterne aktører? Fra Njord rapporten «Grunnlagsdata firma» ser vi for 2016 (til og med ) 175 endringer i grunnlagsdataen. Dette er kun endringer på firmanavn og adresse. 33 av disse ble gjort av SAR. Vi har ingen informasjon om de 142 andre endringene som er gjort (Njord, Grunnlagsdata firma). Derfor spør vi, hvor enkelt er det for kunden å se i SSN hvor faktura blir sendt? Hvilken informasjon om fakturamottaker er tilgjengelig for kunden i bestillingsprosessen? Hvor mange har og bør ha tilgang til Kystverkets kunderegister internt? Er ansvarsfordelingen Side 19

20 tydelig for alle aktører i Kystverket? Burde SAR utarbeide egne rutiner i forhold til kvalitetssikring av grunnlagsdata? 3. Oppsummering SAR har sett på hele prosessen fra bestilling av los til utstedelse av faktura, for å synliggjøre mulige forbedringer i fakturaflyten som øker kvaliteten på faktura, og reduserer antall kreditnota. Ut i fra tellinger som er gjort i losoldermannskapene Troms og Finnmark og Skagerrak kan det argumenteres for at antall kreditnota vil øke uten manuell kontroll. Det som oftest ble endret var type seilas og, siden det var sommermåneder, cruiseoppdrag. Ved å sammenligne Troms og Finnmark med Skagerrak så vi at det ble korrigert av ulike årsaker og at det var ulike grunner for produksjon av kreditnota. Det kan se ut til at geografiske variasjoner i Norge påvirker problemstillinger i forhold til losfaktura. Antall faktura 1185 Antall kreditnota 28 % kreditnota 2,36 Kreditnota + potensielle kreditnota 76 % kreditnota 6,41 Tabell 11 Kreditnota vs. potensielle kreditnota, T&F Antall faktura (mai-august) 2654 Antall kreditnota 31 % kreditnota 1,17 Kreditnota + potensielle kreditnota 71 % kreditnota 2,68 Tabell 12 - Kreditnota vs. potensielle kreditnota, Skagerrak Tabellene oppsummerer resultatene fra kapitel og 2.5.2, med de faktiske krediteringene. Ved å legge til de potensielle kreditnotaene (manuelle korreksjoner), kunne vi hatt totalt 6,41 % kreditnota i Troms og Finnmark, og 2,68 % i Skagerrak. Side 20

21 3.1 Forslag til enkelttiltak Vi har videre sett at hovedårsaken til kreditering av faktura var feil fakturamottaker, i opptellingen 40 av 59 krediteringer. Ut i fra disse opplysningene har vi satt opp forslag til tiltak: 1. Stenge muligheten til å gjøre en bestilling med ufullstendig adresse. Krav til fornavn/etternavn, gateadresse, poststed og land. 2. Innføre «pop-up» vinduer når det gjennomføres en bestilling. For eksempel; Er dette riktig fakturamottaker? og «Dersom losen er opptatt som sensor under farledsbevisprøve, skal det i tillegg bestilles ordinær los dersom ingen andre om bord har farledsbevis og kan forestå navigeringen». 3. Vurdere reduksjon av antall tilganger til kunderegisteret i Kystverket. 4. Sende en felles e-post til alle i Kystverket som har tilgang til kunderegisteret hvor vi informerer og ber om skriftlig dokumentasjon om endringer som blir gjort i registeret. 5. Når kunde/agent gjør en endring i adressen i SSN skal det komme en automatisk generert e-post til innkreving@kystverket.no om endringen. SAR har da mulighet til å fortløpende kvalitetssikre at denne informasjonen er riktig. 6. Det er et sterkt ønske om at los/vts informerer og veileder SAR om funksjonaliteten og mulighetene i Njord og SSN (intern opplæring). 3.2 Forslag til forbedringsprosjekt Etter å ha sett nærmere på flyten ser vi at det er mange aktører som er involvert. Vi har ikke god nok forståelse om alle deler av prosessen eller ansvarsfordelingen. Vi foreslår derfor et samarbeid med lostjenesten, hvor alle involverte aktører (losformidlingen, farledsbevisenheten, administrativ støtte og SAR) og systemeiere (SSN og Njord), ser på mulige forbedringer i fakturaflyten og kvalitetssikringen av dette. Formålet med en felles gjennomgang er å plassere ansvar og sikre korrekte opplysninger så tidlig som mulig i fakturaflyten, slik at behovet for manuelle korreksjoner like før ferdigstillelse av faktura reduseres. SAR tilbyr å administrere og lede et forbedringsprosjekt hvor alle nevnte aktører deltar. Målsettingen er å forbedre fakturaflyten slik at vi til enhver tid har korrekt informasjon, som igjen vil føre til en reduksjon av antall feil i losfakturaproduksjonen. Side 21

22 Kilder Fra Kvalitets- og styringssystemet i Kystverket: Instruks LOS 02.1 Njord Grunnlagsdata ( ) Instruks Losformidling, Formidling ( ) Instruks Losformidling, Håndtering-fakturering av avgifter ( ) Instruks LOS 09.4 Utførelse av losing ( ) Internett: SafeSeaNet Norway Users Guide Web Client ( tjenester/meldings--og-informasjonstjenester/meldingstjenesten-safeseanet- Norway1/veiledning/brukerguider/) Forskrift om losberedskapsavgift, losings- og farledsbevisavgift (Korttittel: Forskrift om losavgifter), Hjelpemiddel: Njord Brukerveiledning til los for innleggelse og kontroll av variable tillegg og timer i Njord, (kort: Brukerveiledning los, ). Særavtale for arbeidstakere som gjør tjeneste som statsloser og statslosaspiranter i Kystverket, kommentarutgaven versjon nr 5. gjeldene fra (kort: Losenes særavtale, ). Njord-rapporter: Faktura Faktura per eksportdata Grunnlagsdata - Firma Side 22