KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II. for anskaffelse av

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II for anskaffelse av OPPDRAG KONSULENTTJENESTER INNEN IKT DESIGN OG VIRKSOMHETSARKITEKTUR Saksnr. 14/01070 Tilbudsfrist : kl. 12: _1_0.DOCX 1

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Deltilbud Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER Vektingsmodell Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Innlevering av tilbud Tilbudets utforming... 9 Bakgrunn Formål Leveranser fra prosjektet og mål med prosjektet _1_0.DOCX 2

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Difi ble opprettet 1. Januar 2008, og består av tidligere Statskonsult, Norge.no og E- handelssekretariatet. Det er underlagt Kommunal- og moderniseringsdepartementet men gjennomfører også oppdrag for flere andre departementer, deriblant Næringsog fiskeridepartementet med hensyn til offentlige anskaffelser. Difi skal bidra til effektivisering av forvaltningen med tiltak på tvers av forvaltningen. Difi vektlegger spesielt tiltak rettet mot bedre offentlige anskaffelser, økt digitalisering, og effektiv ledelse, styring og organisering. Difi har rundt 230 ansatte og har kontor i Oslo og Leikanger. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Martin Standley PB 8115 Dep, 0032 Oslo martin.standley@difi.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Spørsmålene besvares fom torsdag den 8. januar. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver om anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Difi har som oppdrag både å forbedre statistikk om offentlige anskaffelser (ca. 400 mrd. kroner/år) og bistå offentlige virksomheter med bedre styring av sine anskaffelser. Begge mål krever tilgang til anskaffelsesrelatert data som grunnlag for trendanalyser, benchmarking, prioritering og oppfølging av forbedringstiltak både på nasjonalt plan, for et eventuelt nasjonalt rammeavtalesenter, i departementenes etatsstyring, og i selve virksomhetene. Difi er i gang med planlegging av en nasjonal tjeneste for innsamling, forvaltning og distribusjon av statlig anskaffelsesdata. Vi er i en konseptfase (jfr. med to utfyllende oppdrag: Dette oppdraget («IKT design») skal utrede alternative arkitekturløsninger og gi en anbefaling. Videre skal det produseres en kravspesifikasjon for eventuell utlysning av en konkurranse for teknisk implementering av infrastrukturen for tjenesten. Det skal også utarbeides en plan for organisering av drift og gradvis innføring av tjenesten. Det andre oppdraget, som ikke omfattes av denne utlysningen, er en samfunnsøkonomisk analyse av tjenesten som er tildelt Oslo Economics _1_0.DOCX 3

4 Nærmere beskrivelse av leveransen ligger i bilag 1 i del 2 av denne utlysning. Oppdraget har en ramme på maksimalt kr eks. mva. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier og vedlegg A og B. Del 2 Kontrakt med de bilag som angitt i tabellen nedenfor Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei): Ja Bilag 1: Kundens beskrivelse av Oppdraget Bilag 2: Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 4: Administrative bestemmelser Bilag 5: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Bilag 8: Oversikt over tilbudt personal (dvs. utfylt vedlegg B) X X X X X Nei X X X 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og Se Viktige datoer Aktivitet Planlagt tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for å levere tilbud kl 12:00 Tilbudsåpning ,kl 13:00 Tilbudets vedståelsesfrist kl 15:00 Meddelelse om tildeling Klagefrist leverandører kl.10:00 Kontraktsinngåelse kl.12:00. Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende _1_0.DOCX 4

5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØSterskelverdi og uprioriterte tjenester). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser _1_0.DOCX 5

6 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: «Anbudskonkurranse, ref saksnummer:14/01070» og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest maks 6 måneder gammel Merverdiavgiftsattest maks 6 måneder gammel En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: ( Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring _1_0.DOCX 6

7 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Versjon 1 Dokumentasjonskrav eksempler Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav - eksempler Kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse. Dokumentasjonskrav eksempler Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav - eksempler Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikrings-system for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjonskrav - eksempler Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris for oppdraget 30 % Ferdig utfylt prisskjema (se bilag 5) _1_0.DOCX 7

8 Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kvaliteten på leverandørens forslag til prosjekt for å løse oppgaven med spesiell vekt på risiko og involvering av relevante interessenter. 30 % Leverandørens løsningsforslag/prosjektbeskrivelse med metodevalg og prosjektplan) Kvaliteten (utdannelse og erfaring) på tilbudt personal med spesiell vekt på a) kompetanse og erfaring med data innsamlings-, forvaltnings og analysesystemer, b) kompetanse om de naturlige datakilder til anskaffelsesdata, dvs. de systemer og rutiner Staten bruker til regnskap og anskaffelser 40 % Utfylt oversikt over relevante prosjekter (mal i vedlegg A) og tilbudt personal (mal i vedlegg B), samt vedlagte CVer og prosjektbeskrivelser. 4.1 Vektingsmodell Pris: Den billigste tilbud får 30 poeng de andre får 30 * billigst delt på tilbudt pris. Kvalitet på prosjekt og tilbudt personell: Skjønnsmessig vurdering av hver på en skala fra 0-10 som da normeres på samme måtte som ovenfor med utgangspunkt i høyeste skår for hvert kriterium (maks resp 30 og 40 poeng). Tallene summeres for å gi en skår mellom 0 og Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Direktoratet for forvaltning og IKT Adresse: Grev Wedels plass 9, 0151 Oslo Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. (14/01070) v/ Martin Standley _1_0.DOCX 8

9 Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde bl.a. en aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. 2. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 3. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 4. HMS-egenerklæring. 5. Firmaattest. 6. Kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 7. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon 8. Leverandørens løsningsspesifikasjon og prosjektplan (Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon Dette blir kontraktens bilag 2) 9. Utfylt prisbilag se bilag 5 i del 2 for mal 10. Oversiktstabell over relevante prosjekter se vedlegg A for mal 11. Oversiktstabell over tilbudt personal se vedlegg B for mal 12. Prosjektbeskrivelser for prosjekter nevnt i pkt CVer for personal nevnt i pkt _1_0.DOCX 9

10 Vedlegg A Skjema for oversikt over relevante prosjekter Denne tabellen skal gi en oversikt over de prosjektene som det tilbudte personale har deltatt aktivt i og som er relevant i forholdt til det oppdraget som utlyses nå. Tilbudt personalets rolle ift prosjektene utfylles i neste skjema Kort om prosjektet og relevans til denne utlysningen Oppdragsgiver Referanseperson med tlf og epost NB: Legg ved korte beskrivelser av prosjektene _1_0.DOCX 10

11 Vedlegg B Skjema for oversikt over tilbudt personal Dette skjema skal gi en oversikt over personalet som er tilbudt og deres utdannelse og erfaring fra relevante prosjekter. Navn Hovedutdannelse(r) (År, nivå og fag) Hvilke av de relevante prosjektene deltok han/hun inn og hvordan (henvis til prosjektene i prosjektlisten ovenfor) NB: Legg ved CVer for disse _1_0.DOCX 11

12 Del 2 Avtalen vil bli regulert av SSA-O (Oppdragsavtalen) 1 med følgende bilag _1_0.DOCX 12

13 Bilag 1 Oppdragsgiverens beskrivelse av oppdraget Bakgrunn Difi har som oppdrag både å forbedre statistikk om offentlige anskaffelser (ca. 400 mrd. kroner/år) og bistå offentlige virksomheter med bedre styring av sine anskaffelser. Begge mål krever tilgang til anskaffelsesrelatert data som grunnlag for trendanalyser, benchmarking, prioritering og oppfølging av forbedringstiltak både på nasjonalt plan, for et eventuelt nasjonalt rammeavtalesenter, i departementenes etatsstyring, og i selve virksomhetene. I tillegg til dette vil næringslivet kunne bruke oversikter over offentlige anskaffelser til markedsføring og produktutvikling, borgerne og pressen til innsyn i den offentliges anvendelse av skattemidlene og forskere som empirisk data. Disse behov ble utredet i 2013 (se: med anbefaling om opprettelse av en nasjonal tjeneste for innsamling, forvaltning og distribusjon av anskaffelsesdata. Følgende datakilder vurderes p.t. som relevante for tjenesten: Virksomhetenes regnskapssystemer, spesielt leverandørreskontro og leverandørregistre (se omistyring_i_staten.pdf). Statsregnskapsrapporter som sendes inn månedlig til DFØ ( Doffin ( Elektroniske handelsløsninger ( Difi er nå i gang med planlegging av en nasjonal tjeneste for innsamling, forvaltning og distribusjon av statlig anskaffelsesdata. Vi er i en konseptfase med to utfyllende oppdrag: Dette oppdraget («designoppdraget») skal utrede alternative arkitekturløsninger og gi en anbefaling. Videre skal det produseres en kravspesifikasjon for eventuell utlysning av en konkurranse for teknisk implementering av infrastrukturen for tjenesten. Det skal også utarbeides en plan for organisering av drift og gradvis innføring av tjenesten. Det andre oppdraget er en samfunnsøkonomisk analyse av tjenesten som utlyses parallelt med dette oppdraget _1_0.DOCX 13

14 Difis Innspill til organisering og rammer for prosjektet: Innspillene under må risikovurderes iht Difis arkitekturprinsipper 2 : Leveransen bør vurdere bl.a. om: 1. Systemet skal ta høyde for flere type anskaffelsesdata (f.eks. utlysninger, tildelinger, ordre) men i første versjon bare håndtere utbetalingsinformasjon som kan hentes fra regnskapssystemene. 2. Data skal bare hentes fra statlige virksomheter inntil videre. 3. Systemet kan bygge på rapporteringssystemet for statsregnskapet (som driftes av DFØ for Fin) eller evt. andre relevante systemer. 4. Det skal stilles krav til virksomhetene om at data som innleveres skal være i et spesifisert format og ikke inneholde person-,sikkerhetssensitiv eller konkurransesensitiv informasjon (jfr. fvl 13 og offl 21). 5. Databasen som Difi (alternativt DFØ eller SSB) forvalter bør ha tilgangskontroll hvis det er nødvendig av hensyn til personvern, rikets sikkerhet eller konkurranse (jfr. pkt. ovenfor) 6. SSB skal gis ansvar for offentliggjøring av anskaffelsesdata og -statistikk. 7. Hvordan Difi skal håndtere sitt ansvar for analyser, verktøy og rapporter knyttet til utforming og oppfølging av anskaffelsespolitikk, samt internasjonal rapportering. Formål Oppdragets formål er å danne grunnlag for en beslutning om valg av teknisk løsning for tjenesten for anskaffelsesstatistikk, og danne grunnlaget for en effektiv implementering av tjenesten. Leveranser fra prosjektet og mål med prosjektet Leveranser i dette oppdraget 1. En oversikt over eksisterende, relevante IKT systemer som kilde for rådata, innsamling, bearbeiding og spredning av data og statistikk med beskrivelse av hvordan relevante data kan hentes ut og tilpasses. 2. En vurdering av alternative virksomhetsarkitekturer (inkl. informasjons- og systemarkitekturer) for tjenesten med estimering av implementasjons- og driftskostnader for de alternative modeller, og med en kvalitativ beskrivelse av funksjonaliteten som de alternative valg ville gi for tjenestens brukere. 3. Grunnlaget for en anbefaling om valg av virksomhetsarkitektur (til bruk i parallelloppdraget om samfunnsøkonomisk analyse). 4. En beskrivelse av egnet organiserings- og finansieringsmodell for etablering og drift av den valgte løsningen, inklusiv hensiktsmessige rutiner og estimat av ressursbehov. 5. En utrullingsplan for å etablere systemet, gradvis implementere _1_0.DOCX 14

15 tjenesten hos offentlige virksomheter. 6. Grunnlag for kravspesifikasjonen til nødvendige IKT-systemer og tilpasninger til eksisterende systemer for innhenting, vasking og publisering av data med tilhørende kostnadsestimater. Resultatmål Leveransen setter Difi og relevante aktører som DFØ og SSB i stand til å beslutte en tjeneste for statlig anskaffelsesdata. Effektmål Lett tilgjengelig, robust og forståelig data om anskaffelser gjør at arbeid med effektivisering gir størst effekt med færrest ressurser. Dette gir rask identifisering av områder der potensialet er størst, riktig tiltak på riktig sted, tett oppfølging av gevinstrealiseringen fra tiltaket, alt understøttet av faktabasert kunnskap _1_0.DOCX 15

16 Bilag 5 Pris og prisbestemmelser Oppdraget vil bli gjennomført til en fast pris av.. kroner eksklusiv mva. NB: Oppdraget har en ramme på maksimalt kr eks. mva _1_0.DOCX 16