Klubbhåndbok. Egge IL Fotball

Transkript

1 Klubbhåndbok Egge IL Fotball

2 Innhold Klubbinformasjon... 2 VISJONER OG VERDIER I EGGE FOTBALL... 3 VISJON... 3 VERDIER... 3 VEDTEKTER... 3 KLUBBENS ORGANISERING:... 4 Klubbens organisasjonskart med rollebeskrivelser... 4 SPORTSLIG UTVALG... 5 LAGENES ORGANISERING... 7 PRAKTISKE RUTINER KLUBBDRIFT... 8 ØKONOMI Lagskonti Rutiner bankkonti for de enkelte lag Refusjoner Cuper Lagsponsor INFORMASJON/KOMMUNIKASJON Foreldremøter Trener- laglederforum REKRUTTERINGSPLAN Oppstart seksåringer Oppstart sju år og eldre Rekruttering av dommere Klubbdommere Kretsdommerkurs Rekruttering av foresatte til oppgaver på lag/i klubb UTDANNING OG KOMPETANSE

3 Klubbinformasjon Klubbnavn: Egge IL Stiftet: 1900 Postadresse: Postboks 4016, 7726 Steinkjer E-postadresse: Internettadresse: Organisasjonsnummer: Bankforbindelse: SpareBank 1 SMN Bankkonto: Medlem av: Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komite Tilknyttet: Norges Fotballforbund og Trøndelag fotballkrets Klubbhåndboka skal svare på de viktigste spørsmålene om klubben og gjøre det enkelt å finne ut hva som gjelder internt i klubben. Den skal sikre at det er kontinuitet i det som bestemmes og det som gjøres. Klubbhåndboka er utarbeidet av styret i Egge il fotball etter innspill fra trenere, spillere og foresatte i klubben. Håndboka skal brukes til å forstå og kommunisere hvem vi er, hva vi står for, og gi en del praktisk informasjon om forhold som gjelder klubb og medlemmer. Klubbhåndboken skal være et arbeidsverktøy for klubbens ledere, trenere, spillere og foresatte. Styret skal foran hver sesong revidere klubbhåndboka. Ta gjerne kontakt med styret dersom du har innspill. 2

4 VISJONER OG VERDIER I EGGE FOTBALL Egge IL Fotball ønsker innledningsvis å si noe om hvem er vi, hvordan skal vi fremstå og hvorfor er vi til. Klubben gir her noen overordnede føringer for aktiviteten, som igjen skal gjenspeiles i det daglige. Dette formulerer vi gjennom den visjon og de verdier fotballgruppa skal drives etter. VISJON Flest mulig lengst mulig VERDIER Verdiene skal gjenspeile vår kultur, våre prioriteringer og være et styringsverktøy i utfordrende dilemma. Lagene må ta verdiene opp til diskusjon for å spørre seg selv hvordan verdiene kan konkretiseres i hverdagen innen rammen av egen aktivitet. Våre verdier er: Ærlighet Inkludering Trygghet Utviklende Ærlighet fordi: Vi er åpne med hverandre og våre omgivelser Vi verdsetter og ønsker å utøve fair play både på og utenfor banen Vi ønsker at man i Egge på alle nivå snakker med hverandre, ikke om hverandre Vi gir hverandre feedback Inkludering fordi: Vi ønsker å ha et tilbud til alle, uavhengig av ferdighetsnivå, treningsiver, alder, kjønn og kulturell bakgrunn Vi jobber med å se hverandre, både på treningsfeltet, kampsituasjonen og utenfor banen Vi har respekt for hverandre, selv om vi alle er forskjellige Vi er åpne for nye ideer og måter å gjøre ting på Trygghet fordi: Vi er opptatt av å skape glede og trivsel til den enkelte gjennom vår aktivitet Vi oppfatter samhold og identitet knyttet til fotballen i Egge som viktig Utviklende fordi: Vi legger vekt på mestring på alle nivå Vi ønsker spillere, trenere og ledere som stadig søker forbedring Vi stiller krav til oss selv og våre omgivelser Det er lov å være god i Egge VEDTEKTER 3

5 KLUBBENS ORGANISERING: Årsmøtet legger grunnlaget for styrets arbeid. Alle som ønsker å være med på å bestemme hva klubben skal gjøre, og hvordan den skal drives, bør delta på årsmøtet. Alle klubbens medlemmer som deltar på årsmøtet, har stemmerett. Protokollen fra årsmøtet legges på klubbens hjemmeside. Klubbens organisasjonskart med rollebeskrivelser Styret i Egge IL fotball med styreleder som ansvarlig skal sørge for at alle oppgaver i fotballgruppa utføres i hht hovedstyrets bestemmelser og klubbens reglement. Styret skal fordele, koordinere, kontrollere og evaluere all aktivitet som er fotballrelatert. Styreleder - Leder styremøter - Oppfølging av alle styremedlemmene og deres oppgaver - Bindeledd mellom hovedstyret og fotballstyret - Fotballgruppas øverste myndighet Økonomiansvarlig - Rutiner rundt klubbens økonomi med budsjett og budsjettoppfølging - Påse at regnskap blir ført i samsvar med lover og regler - Ansvar for å følge opp alle lag i klubben sine lagskontoer, og lage rutiner vedrørende lagskonto Sportslig leder - Rapporterer til daglig leder/styret - Overgangsansvarlig i FIKS - Oppfølging ifbm trenerkompetanse/utdanning - Har det sportslige ansvaret i Egge IL Markedsansvarlig - Idéskapende arbeid for å søke inntekt til klubben - Ansvar for ettersyn og vedlikehold av stadionreklame - Årlig kontakt med hovedsponsorer - Oppfølging av øvrige sponsorer ved behov Materialforvalter - Skal sørge for at forbruket av materiell skal holdes på et fornuftig nivå - Skal sørge for god forvaltning av klubbens lager av utstyr og materiell ellers - Innkjøp i hht budsjetter og behov Administrerende ansvarlig - Ansvaret for å melde på lag til seriespill og enkelte cuper - Fordele treningstid og kamper på baner, samt fordele saltimer vintersesong - Hjelper til på medlemsnett og FIKS der det er behov 4

6 Leder fotball Sportslig leder Økonomiansvarlig Markedsansvarlig Materialforvalter Adm.- koordinator SPORTSLIG UTVALG Sportslig utvalg skal ivareta klubbens etterlevelse av vedtatt sportslig modell, sportsplanen, og følge opp at det sportslige aktivitetsnivået holder den kvaliteten som klubben ønsker. Sportslig utvalg vil gi styret anbefalinger og innstillinger, men skal gjennomføre det styret beslutter. Sportslig leder Barnefotballen Adm. koordinator Ungdomsfotballen Koordinator barnefotballen Treneransvarlig Spillerutvikler guttefotballen Spillerutvikler jentefotballen Treneransvarlig Treneransvarlig guttefotballen jentefotballen Sportslig leder - Rapporterer til daglig leder/styret - Overgangsansvarlig i FIKS - Oppfølging ifbm trenerkompetanse/utdanning - Har det sportslige ansvaret i EGGE IL fotball Administrativ ansvarlig - Ansvaret for å melde på lag til seriespill og enkelte cuper - Fordele treningstid og kamper på baner, samt innetreninger vintersesong - Hjelpe til på medlemsnett og FIKS der det er behov Treneransvarlig - Formålet med treneransvarlig sin funksjon er å sikre at den sportslige aktiviteten blir gjennomført etter klubben sine vedtatte retningslinjer. Treneransvarlig, sportslig leder og spillerutvikler samarbeider i forhold til utviklingstiltak - Rapporterer til sportslig leder/ barnefotballansvarlig 5

7 - Arbeidsinstruks med hovedmålsetning om utvikling av trenere i alle klasser - Aktiv coaching og feedback til trenere/ledere på treningsfeltet/kamp og kvalitetssjekke det arbeidet som blir gjort - Jobbe tett med spillerutvikler og kvalitetssjekke det som blir gjort - Drive og utvikle trenerforum - Utvikle konsept med fotballskole i skoleferier Barnefotballansvarlig - Oppgaven er å ha kontakt med, hjelpe og tilrettelegge for alle lagene i barnefotballen - Sørge for at nye kull kommer i gang og hjelpe til i overgangen mellom barne- og ungdomsfotballen - Sørge for at lagene i barnefotballen i Egge IL følger sportsplanen - Bistå i evt. konfliktsituasjoner, og rapportere til sportslig utvalg og styret - Sportslig og faglig ansvar for at barnefotballen i Egge IL drives i hht. sportsplanen, og i tråd med NFF sine retningslinjer og anbefalinger - Sørge for rekruttering til barnefotballen, og at man samtidig rekrutterer gode trenere og lagledere som skal drive dette videre - Drive oppfølging av og veiledning til spillere, trenere, ledere og foresatte i Egge IL fotball Dommeransvarlig - Dommeransvarlig tar ansvar for Egge IL sine dommere - Sørge for riktig og god oppfølging, samt oppfordre til kursing - Følge opp antall dømte kamper på rekrutt/kretsdommere ift. dommerkontrakten - Passe på at lagene rullerer på klubbdommere som dømmer - Ha eget kurs for klubbdommere hver høst ifbm EGGE CUP Spillerutvikler - Rapporterer til sportslig leder - Hovedansvarlig for å følge opp spillerne i Egge IL i alderen år - Sammen med sportslig leder ansvarlig for et godt samarbeid med krets og NFF - Sammen med treneransvarlig sørge for at Egge IL sin vedtatte sportsplan blir brukt aktivt i treningsarbeidet Klubbens øvrige utvalg og ressurspersoner - Anleggsutvalg - Banemester - Trenere og lagledere - Valgkomite 6

8 LAGENES ORGANISERING TRENERE LAGLEDERE SPILLERE FORELDRE Trenerrollen - Skal etterleve og følge klubbens verdier og visjon - Bidra til å håndheve fair play - Sørge for å bruke spesifisitetsprinsippet - Stille på trenerforum - Gi ros og oppmuntring - Se alle spillerne - Sørge for å inneha den kompetanse/utdanning klubben krever Laglederrollen - Lagets administrative leder - Ansvar for alt praktisk rundt laget - Informasjonsansvarlig mot spillere og foreldre - Møte på lagledermøte - Påmelding til cuper og turneringer - Skaffe treningstid og sted - Skaffe dommere til hjemmekamper i seriespill hvor dette ikke er satt opp av kretsen - Utarbeide årsmelding for laget etter endt sesong - Organisasjonsansvarlig på hjemmekamper Spilleren - Etterleve klubbens verdier - Fair play - Vær bevisst egen oppførsel når du bærer Egge IL-logoen Foreldre - Sette seg inn i klubbens foreldrevettregler - Stille opp for barnet ditt - Stille opp for klubben - Respektere beslutninger tatt av trenere/lagledere/klubben For utfyllende informasjon, se sportsplanen, kap. 4: Forventninger og krav. 7

9 PRAKTISKE RUTINER KLUBBDRIFT Klubben har egne rutiner for de grunnleggende delene av selve driften og den praktiske hverdagen i klubben. Disse rutinene er i hovedsak pålagt gjennom både lover og retningslinjer for medlemmer av Norges Fotballforbund (NFF). Medlemskontigent Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet og betales forskuddsvis. Kontingenten skal betales for hvert enkelt medlem, eller hver enkelt familie kan ha familiemedlemskap. Alle skal registreres med navn, adresse og e-post, da revisor skal kontrollere medlemslister mot regnskap. I Egge IL fotball avkreves hver spiller for en treningsavgift som skal dekke lagets utgifter i løpet av sesongen. Størrelsen på treningsavgiften justeres etter aldersklasse. Forsikring Fotballforsikringen inkluderer fotballspillere i alle aldre som har betalt medlemsavgift. For spillere under tolv år er det et krav om at spillerne er registrert som medlem av en fotballgruppe/fotballklubb tilknyttet Norges Fotballforbund. Spillerne vil dermed også være dekket ved utøvelse av organisert aktivitet i øvrige idrettslag som er medlem av Norges Idrettsforbund. Dette betyr at alle fotballspillere, uavhengig av alder og nivå, har samme dekning under grunnforsikringen. Spillere som har fylt tolv år må være registrert i FIKS som aktive med lagsforsikring inneværende sesong for å være dekket av forsikringsordningen. Detaljer om fotballforsikring Retningslinjer knyttet til materiell Egge IL har en samarbeidsavtale med Malmo Sport AS. Uttak av utstyr hos Malmo Sport AS kan kun gjøres etter godkjenning fra klubbens materialforvalter. Behovet må være i overenstemmelse med innsendt og godkjent budsjett. 8

10 Klubbens anlegg Egge IL fotball sitt anlegg består av klubbhus, et større treningsfelt, en gressbane, samt en kunstgressbane med tilhørende nytt tribuneanlegg. Totalt over kvm, pluss et betydelig areal rundt selve banene som til enhver tid er godt vedlikeholdt. 9

11 ØKONOMI Egge IL har sine største inntekter gjennom kontingent og sponsorinntekter. Fotballskole/FFO, Eggecup og annen støtte er viktig inntekt til klubben. Lagskonti Alle lag i Egge IL fotball har fått en egen konto i Sparebank1 Midt-Norge (SMN). Rutiner bankkonti for de enkelte lag Ut fra Norges Idrettsforbund sine lover og forskrifter er det nå et krav at alle lagskonti i et idrettslag skal inkluderes i idrettslagets regnskap. Dette innebærer at det fra innarbeides nye rutiner i Egge IL fotball og håndball når det gjelder kontantkasser og bankkonti for de enkelte lagene. Rutiner ved oppstart: 1. Ansvarlig lagleder for laget tar kontakt med økonomiansvarlig pr e-post for opprettelse av bankkonto. Det skal være to personer i hvert lag som disponerer lagskontoen, og disse to er økonomiansvarlig for gjeldende lag. Send informasjon om følgende: a) Navn på "økonomiansvarlig" i laget som skal disponere konto b) Personnummer c) E-postadresse d) Telefonnummer 2. Lagets økonomiansvarlig får tilbakemelding på e-post når konto er opprettet og tilgang er opprettet i bank. Endring for dere som har hatt egen konti i bank tidligere: 3. Overfør saldo fra gammel konto til ny konto (jfr pkt 2) 4. Kontoutdrag fra gammel konto som viser/dokumenterer saldo for overføring av beløp sendes klubbens økonomiansvarlig på e-post Bruk og innrapportering av bevegelser på lagskonto: 5. Eget skjema skal benyttes til føring av alle bevegelser på konto. Skjemaet oversendes økonomiansvarlig i laget når konto er opprettet, jfr pkt Skjemaet skal inneholde: a) Inngående saldo for perioden b) Hver enkelt bevegelse på konto (egen linje) med bilagsnummer, dato, tekst hva det gjelder og beløp c) Utgående saldo for perioden når periode utløper. 7. Innsending av skjema med bilag gjøres hvert halvår (en periode). Fristene er 1. juli og 31. desember, viktig at disse overholdes. a) Alle bilag merkes med nummer, og starter på 1 hvert år, for eksempel , osv. b) Alle bilag skal sendes inn sammen med skjema og mottatte fakturaer o.l med bankkontonummer og lag påført. 10

12 c) I perioder uten bevegelse skal skjema også sendes inn men da med samme inngående og utgående saldo d) Innlevering kan gjøres pr post til økonomiansvarlig i gruppen eller at skjema, bilag og kontoutskrift skannes og sendes på e-post til økonomiansvarlig i gruppen. Vare- og tjenestekjøp med faktura rutiner 8. Vare- og tjenestekjøp for det enkelte laget med mottak av faktura skal gå igjennom klubbens regnskapsfører, noe som betyr at fakturamottaker skal være Egge IL fotball, v/ Sparebank 1 Regnskapshuset, Strandvegen 25, 7713 Steinkjer. NB! Det er viktig at dere oppgir til leverandør hvilket lag det gjelder for eksempel G-2009, slik at dette merkes på konti. Årsaken til denne rutinen er knyttet til mulig refusjon til klubb av mvautgifter. Fakturabeløpet vil bli belastet lagets konto. Utfakturering fra lagets konto rutiner 9. Hvis et lag skal kreve inn inntekter fra noen med faktura i hovedsak sponsorer, skal dette også gå via klubbens regnskapsfører. Fakturagrunnlag (eget skjema) sendes okonomi@eggeil.no på e- post. Utfakturering vil da skje av regnskapsfører og inntektsføres lagets konto. Bruk av kontantkasse i de enkelte lag 10. Hvert enkelt lag kan ha en kontantkasse på inntil kr Det skal føres et eget regnskap for bruk av kassen. Hvis beløpet i kassen overstiger kr skal overskytende beløp settes inn på lagets bankkonto, og regnskapsskjema for bruk av kassen skal sendes inn som dokumentasjon, jfr pkt Kasse avsluttes ved utgangen av hvert år. Beløpet settes inn på lagets bankkonto og skjema for bruk av kassen sendes inn, jfr pkt 7. Refusjoner Det blir refundert dommerutgifter for alle lag der kretsen ikke ordner dommer. Det enkelte lag kan legge ut selv underveis i sesongen, og tilbakebetaling skjer via bank etter innsending av dommerrefusjonsskjema. Cuper Alle lag i Egge IL får etter endt sesong dekt 100 kr per spiller på sitt lag, forutsatt at kontingent er betalt og cupdeltakelse er dokumentert. Dette skal brukes til å dekke påmeldingsavgiften for de cupene laget deltok på i løpet av sesongen. Lagsponsor Alle lag kan ha egne sponsorer. Ved trykk på treningsutstyr skal ikke dette være konkurrerende bedrifter til klubbens hovedsponsorer; Sparebank1 Midt-Norge (SMN) og Malmo Sport AS. 11

13 INFORMASJON/KOMMUNIKASJON Vår nettside vil til enhver tid være oppdatert med de siste nyheter. Her vil man finne kontaktopplysninger, dokumenter, trenings- og baneoversikt, egne lagssider, samt ytterlige informasjon som gjelder Egge IL fotball. Klubben anbefaler alle lag å bruke hjemmesiden aktivt. Klubben har også egen facebookside hvor aktuelle nyheter/informasjon blir lagt ut; Foreldremøter Foreldremøter blir avholdt lagsvis ved sesongstart og etter endt sesong. Her får alle foreldre informasjon om laget, årets sesong og informasjon fra klubben. Det er viktig at alle foreldre stiller på disse møtene. Trener- laglederforum Klubben avholder to trener- laglederforum i året. Der blir det gitt viktig informasjon, blant annet fra kretsen. Forumet er også en viktig arena for diskusjoner og fotballfaglige utvekslinger. I tillegg avholdes barnefotballkvelden en gang i året, hvor trenere og lagledere oppfordres til å møte, samt at alle trenere skal ha deltatt på dette, ifbm kompetansekravet klubben krever. 12

14 REKRUTTERINGSPLAN Klubben skal rekruttere fra de som sokner til Egge skolekrets. Oppstart seksåringer Barnefotballkoordinator er klubbens rekrutteringsansvarlig. I februar hvert år kaller rekrutteringsansvarlig inn til foreldremøte, for de som har barn som skal begynne på skolen til høsten. Annonsering av foreldremøtet gis gjennom hjemmesiden. Informasjonsskriv leveres ut til barn/foresatte i følgende barnehager: Søndre Egge barnehage, Egge barnehage, Vikingen barnehage, Åpen barnehage, Montessori og Sør-Beitstad barnehage. Program for foreldremøtet: Barnefotballkoordinator og treneransvarlig stiller fra klubben. a) Presentasjon av klubben og dens verdier b) NFF retningslinjer og regler for barnefotballen (hovedlinjer) c) Fair play d) Skader/forsikring e) Hva tilbyr/krever klubben f) Hva forventes av foreldre/foresatte og hva kan de bidra med g) Registrering/påmelding h) Få besatt rollene i gruppa/gruppene. Avtal at de blir med på barnefotballkvelden. i) Avtale første trening (i forkant av skolestart) Treneransvarlig blir med som oppstartshjelp den første treningen, og er ansvarlig for videre oppfølging av trenerteamet. Oppstart sju år og eldre Spillere som kommer til i disse aldersgruppene bes kontakte barnefotballkoordinator i klubben. Spiller/foresatte vil her få en orientering (ref foreldremøte for seksåringene) og sørger for at de blir registret i klubben. Deretter setter han dem i kontakt med lagleder for riktig årsklasse. Rekruttering av dommere Dommeransvarlig er ansvarlig for rekrutteringen av dommere. Klubbdommere Dommeransvarlig holder i september hvert år klubbdommerkurs for årsklassen tolv år og eldre. Kurset annonseres via Egge IL fotball sin hjemmeside og til de aktuelle lagene. Teoridelen holdes på klubbhuset og praksis gjennomføres i forbindelse med årlig cup. Kretsdommerkurs Alle klubbdommere tilbys kretsdommerkurs fra det året de blir 14 år. Spillere som slutter tilbys dommerkurs i hht kretsens anbefalinger. 13

15 Rekruttering av foresatte til oppgaver på lag/i klubb Ved innmelding i klubben skal de foresatte forespørres om følgende: - Hvilken oppgave på laget kan du bidra med (trener, hjelpetrener, lagleder, økonomiansvarlig, dugnadsansvarlig)? - Har du lyst til å bidra med andre oppgaver i klubben? 14

16 UTDANNING OG KOMPETANSE NFF Grasrottrenerkurs i fire moduler: Barnefotballen Minst en trener pr lag (helst alle) skal ha gjennomført NFF Grasrottrener delkurs tilsvarende ett år eldre enn eget lags alder. Trenerne skal alltid ligge på forskudd kompetansemessig. Ungdomsfotballen Hovedtrener (helst alle) skal ha minst NFF Grasrottrener, eller ta det i løpet av avtalt periode. Ønskelig med B-lisens fra J17 og G16; 15