KONTRAKT VEDLEGG A-3-2 MATERIELLTILGJENGELIGHET OG BEREDSKAP MEDISINSK UTSTYR

Transkript

1 Vedlegg A-3-2, Materielltilgjengelighet og Beredskap Medisinsk Utstyr 1.0 Side 1 av 8 KONTRAKT VEDLEGG A-3-2 MATERIELLTILGJENGELIGHET OG BEREDSKAP MEDISINSK UTSTYR

2 Vedlegg A-3-2, Materielltilgjengelighet og Beredskap Medisinsk Utstyr 1.0 Side 2 av 8 1 GENERELT Innledning MATERIELLTILGJENGELIGHET Sikre Materielltilgjengelighet For normalsituasjonen Ulike løsninger TJENESTER TIL BEREDSKAP OG MATERIELLTILGJENGELIGHET Omstille drift ut fra Forsvarets innmeldte behov ved krise, katastrofe og krig Informasjonsutveksling RISIKO- OG SÅRBARHET VED LEVERANDØRENS VIRKSOMHET... 8

3 Vedlegg A-3-2, Materielltilgjengelighet og Beredskap Medisinsk Utstyr 1.0 Side 3 av 8 Materielltilgjengelighet og beredskap 1 Generelt 1.1 Innledning I dette vedlegget beskrives hvorledes leverandør skal imøtekomme Forsvaret behov for beredskapsprodukter og tjenester for fred, krise og krig. 2 Materielltilgjengelighet 2.1 Sikre Materielltilgjengelighet skal sikre materielltilgjengelighet for Forsvaret gjennom følgende tiltak: inngår og opprettholder robuste avtaler med sine leverandører som skal sikre tilgjengelighet for fred, krise og krig Forsvarlig forvaltning av Forsvaret eiendom som befinner seg hos leverandør Tilgjengelighetsavtaler på av Forsvaret definerte produkter hos sine leverandører for krise og krig Rullering av Forsvarets definerte beholdning i egen organisasjon mot øvrige markeder 2.2 For normalsituasjonen skal løpende vurdere risiko på tilgjengelighet av produkter fra leverandørmarkedet. skal på bakgrunn av risiko utføre nødvendige aktiviteter for å sikre best mulig tilgjengelighet gjennom avtaler med sine leverandører. På bakgrunn av kunnskap om leverandørmarkedet skal foreslå tiltak som må gjøres for å sikre tilgjengelighet på de aktuelle produktene for Forsvaret. 2.3 Ulike løsninger skal søke etter løsninger for Forsvarets beste med hensyn på pris og kvalitet for å sikre tilgjengelighet på materiell til Forsvaret. Tilgjengeligheten skal innbefatte definert materiellbeholdning samt de tjenester som er nødvendig for at materiellet kan stilles tilgjengelig som avtalt. Følgende løsninger skal søkes implementert for materiellet i prioritert rekkefølge: 1. Medisinsk Utstyr som rulleres sammen med s salgbare beholdning. 2. Avtale med utstyrleverandører om sikret materielltilgjengelighet (industriberedskap). 3. Lagring (ikke rullerbart) av Forsvarets beholdning av enkeltartikler og sett og satser. De ulike løsninger beskrives nedenfor:

4 Vedlegg A-3-2, Materielltilgjengelighet og Beredskap Medisinsk Utstyr 1.0 Side 4 av Medisinsk Utstyr som rulleres sammen med s salgbare beholdning Eierskap til rullerbart beredskapslager Forsvaret sikrer seg materielltilgjengelighet til produktene ved at kjøper opp og holder et rullerbart lager av produktene, heretter kalt beredskapsproduktene. Produktene er s eiendom og skal være en reell beholdning som dokumenteres i s materiellstyringssystem. Det rullerbare beredskapslageret skal utgjøre en beholdning ut over det normal forretningsmessig beholdning og Forsvarets uttak av dette skal ikke forårsake leveranseproblemer til øvrige kunder. Forsvaret skal styre beholdningen av beredskapsprodukter ut fra de til enhver tid gjeldende krav til tilgjengelighet og tilgjengelige økonomiske rammer. skal forvalte beholdningen av beredskapsproduktene på en optimal måte med tanke på tilgjengelighet, rullerbarhet og pris Endring i rullerbart beredskapslager Forsvaret har full frihet til å endre beredskapsprodukter og antall med andre rullerbare produkter innenfor den rammen Forsvaret har for verdien og de fastsatte minimumskrav til beholdning på beredskapsproduktene. Forsvaret vil justere nivået på beredskapsproduktene. Forsvaret skal initiere etablering og endringer av rullerbare produkter. skal dokumentere alle endringer av beredskapslageret og sørge for full sporbarhet av disse. Beholdningen av beredskapsprodukter kan, av hensyn til styring av rullering, fluktuere mellom % av Forsvarets fastsatte mengde på rullerbart beredskapslager. I gitte situasjoner har, i samråd med Forsvaret, tidvis mulighet for å ha et lavere lager eller å tømme lageret helt for beredskapsprodukter. Dette gjelder hvis det er lav holdbarhet som medfører at produktet må selges ut og ved melding om avregistrering av beredskapsproduktet Ansvar for drift av rullerbart beredskapslager har ansvaret for å rullere beredskapsproduktene, herunder gjøre skifte i produktutvalg der dette er innenfor de rammer som er gitt for krav til beredskapsprodukter. og Forsvaret er sammen ansvarlig for å sikre grunnlaget som styrer rullerbarheten av materiellet. Forsvaret skal gi tilstrekkelig handlingsrom for å kunne rullere produktene ved å definere behov på høyest mulig ATC/Generisk/Produktgruppe-nivå samt handlingsrom innenfor pakningstørrelse og evt. styrke. skal styre rullerbarheten gjennom markedskunnskap innenfor dette handlingsrom. Beredskapsproduktene behøver ikke være fysisk atskilt fra s eget lager, men s datasystem skal til enhver tid være oppdatert med kvantum og lokasjoner av beredskapsprodukter som er lagret i beredskapslageret Uttak fra rullerbart beredskapslager Når Forsvaret på et gitt tidspunkt i en krise eller krigssituasjon skal ta ut hele eller deler av beredskapslageret, forplikter seg til å plukke og pakke dette etter instrukser fra Forsvaret. Fra får melding fra Forsvaret om uttaket, til beredskapslageret kan leveres på rampe ved forhåndsavtalt Leverandør lager, skal det ikke gå lenger tid enn to virkedager. Ved ekstraordinært uttak dekkes kostnadene ved dette av Forsvaret.. Skal Forsvaret ha levert varer utenom krise eller krigssituasjon og mindre kvanta, sørger for oppfylling av beredskapsproduktet. Uttak fra rullerbart beredskapslager regnes som salg og faktureres iht. de avtalte produktpriser.

5 Vedlegg A-3-2, Materielltilgjengelighet og Beredskap Medisinsk Utstyr 1.0 Side 5 av Risiko knyttet til rullerbart beredskapslager Eierskap til risiko knyttet til rullerbarhet skal som prinsipp følge den som har kontroll og styring med denne. Risikodeling av kjente risikoområder pr. dd er beskrevet nedenfor. har i sin fortjenestemargin tatt høyde for risiko for uforutsett tap. Uforutsette tap vil hovedskalig være tap som skyldes endring i sortiment, hvor ikke klarer å bygge ned lageret raskt nok, og således må tapsføre resterende beholdning. Annen risiko tar ansvaret for innenfor fortjenestemargin er muligheten for brudd på First Expired First Out (FEFO) som gir utslag i datoforfall, da dette ikke dekkes av Forsvaret gjennom beredskapsavtalen. Oversikt over risikoeier: Type Risiko Grad av risiko Preventive tiltak Risikotaker 1 Skifte av sortiment (initiert av ) 2 Skifte av sortiment (initiert av Forsvaret) 3 Produkt trekkes tilbake fra salg etter pålegg fra helsemyndighetene. 4 Produktet er ikke lengre mulig å rullere pga uforutsett salgssvikt i markedet, og følgelig blir utdatert jfr. pkt Produktet er ikke lengre mulig å rullere pga forutsigbar salgssvikt i markedet. 6 Brudd på FEFO (av ) 7 Brekkasje og andre kvalitetskostnader () sitter inne med lager som ikke kan selges. sitter inne med lager som ikke kan selges. Ingen At ikke har returrett på produktet. At ikke har returrett på produktet. må kassere varer som har gått ut på dato. Varer blir skadet under håndtering. Høy Lav da som regel kan selge ut gammel vare. Ingen, da leverandørene er forpliktet til å ta imot all beholdning. Middels, men forutsetter at disse tilfellene blir tatt opp på de halvårlige møtene for å finne løsninger på problemet med redusert salg på varen. Middels, men forutsetter at disse tilfellene blir tatt opp på de halvårlige møtene for å finne løsninger på problemet med redusert salg på varen. Lav Middels, dvs. risikoen er høy, men beløpene er erfaringsmessig lave. 8 Innbrudd/Tyveri Varer blir stjålet Lav, da vi har rutiner som skal forhindre dette. følger opp at rullerbarheten er god (maks 3 mnd) for utsatte varer. Forsvaret sørger for å gi Leverandør beskjed i rimelig tid før et evt. skifte. sørger for å informere Forsvaret slik at alternativ vare kan være på plass i beredskapslageret raskest mulig. Leverandør følger opp alle varene kontinuerlig slik at vare med redusert rullerbarhet kan oppdages raskest mulig og alternativer kan avtales med Forsvaret (erstattes av mer rullerbar vare, eller legges på ikke rullerbart lager). følger opp alle varene kontinuerlig slik at vare med redusert rullerbarhet kan oppdages raskest mulig og alternativer kan avtales med Forsvaret (erstattes av mer rullerbar vare, eller legges på ikke rullerbart lager). Kontinuerlig oppfølging av Leverandør for å forhindre brudd på FEFO. sørger for kvalitetssikring av rutiner som skal påse at slike kvalitetskostnader minimeres. Leverandør sørger for tilfredsstillende sikring av varelagrene. Forsvaret I tillegg kan det tenkes at det kan oppstå situasjoner som ikke er forhåndsavklart og hvor det kan være uklart mellom Forsvaret og om hvem som skal dekke for eventuelle tap av rullerbarhet. Partene er enige om at dette skal håndteres om dette oppstår Innsynsrett og testing Forsvaret skal ha fullt innsyn og kunne gjennomføre inspeksjon av s kvalitetssystemer, lager og ekspedisjonslokaler. Slik inspeksjon kan bare gjennomføres etter skriftlig underretning og med ansvarlig personale fra tilstede. Testing av avtalen mhp tilgjengelighet (bestilling, plukk, pakking og distribusjon) av utvalgte beredskapsprodukter, skal være mulig for Forsvaret innen 24 timer etter skriftlig underretning Styring av beredskapsproduktene i det rullerbare beredskapslageret Det skal etableres et felles beredskapsutvalg som vurderer beredskapsproduktene Avtale med utstyrleverandører om sikret materielltilgjengelighet (industriberedskap) For å sikre en kosteffektiv tilgjengelighet av enkelte produkter kan det være aktuelt å flytte kravene til tilgjengelighet lenger tilbake i forsyningskjeden. Såfremt krav til sikkerhet og tilgjengelighet kan dokumenteres ivaretatt, vil en avtale om sikret materielltilgjengelighet kunne aksepteres av Forsvaret. skal være ansvarlig for kontrahering av tilgjengelighetsavtaler med utstyrsleverandører og produsenter. Ved denne type materielltilgjengelighet vil tilgjengelighetskrav avtales særskilt.

6 Vedlegg A-3-2, Materielltilgjengelighet og Beredskap Medisinsk Utstyr 1.0 Side 6 av Lagring av ikke rullerbare enkeltartikler og sett og satser For artikler, sett og satser og øvrig materiell det ikke er mulig å rullere skal beredskapsløsning og materielltilgjengelighet avtales. Tilgjengelighet skal avtales for Forsvarets ulike avdelinger med slikt behov Enkeltartikler som ikke kan rulleres skal for Forsvaret lagre enkeltartikler som ikke kan rulleres. Ved avrop på artikler som inngår i Forsvarets lager, skal dette benyttes før det tas ut tilsvarende artikkel fra eget sortiment Rullerbart materiell som inngår i Forsvarets sett og satser I forvaltning av Forsvarets sett og satser skal tilgjengelighet på innhold som er holdbarhetsbegrenset søkes rullert gjennom s salgbare beholdning som beskrevet i pkt (Medisinsk Utstyr som rulleres sammen med s salgbare beholdning) så fremt tilgjengelighetskravene muliggjør dette. Forsvaret skal løpende gi krav til tilgjengelighet på Sett og Satser som forvaltes av på vegne av Forsvaret. 3 Tjenester til beredskap og materielltilgjengelighet skal stille nødvendig organisasjon, prosedyrer og tjenesteproduksjon for å ivareta og styre den definerte materiell- og tjeneste tilgjengeligheten i fred, krise, katastrofe og krigssituasjoner. 3.1 Omstille drift ut fra Forsvarets innmeldte behov ved krise, katastrofe og krig Beredskapsnivåer skal kunne stille varer og tjenester tilgjengelig ut fra de fire følgende situasjoner (beredskapsnivåer): 1) Normalsituasjon: Normal handel med varer og tjenester 2) Varslings- og forberedelsesfase 3) Oppstått krise 4) Oppstått katastrofe/krig Normalsituasjon Vare, informasjons- og tjenesteutveksling som normalt Varslings- og forberedelsesfase Forsvaret varsler om en mulig krise, katastrofe eller krig. Det avtales mellom Forsvaret og om tiltak som økt tilgjengelighet på visse varer og tjenester skal utløses/klargjøres. varsler sine respektive ansvarlige om situasjonen og gjør evt avtalte forberedelser. Hvis Forsvaret uttrykker behov kan tiltak knyttet til styring av krise og katastrofe/krig iverksettes etter nærmere avtale.

7 Vedlegg A-3-2, Materielltilgjengelighet og Beredskap Medisinsk Utstyr 1.0 Side 7 av Oppstått krise Forsvaret melder behov til om situasjon og evt forventede behov for understøttelse. Det skal avtales om hvilken vare- og tjenesteproduksjon skal iverksette. Eventuelle forhåndsavtalte leveranser kan utløses og leveranse skal skje innenfor de avtalte rammer for materielltilgjengelighet. opprettholder kriseproduksjon inntil Forsvaret melder at kriseproduksjonen skal stoppes Katastrofe og Krig Forsvaret meddeler at det foreligger eller nært foreligger katastrofe/krigssituasjon. Meldingen kan være uspesifikk på behov, men innebærer at skal iverksette døgndrift og på meget kort varsel kunne utløse den totale materiell- og tjenestetilgjengelighet under kontrakten. Utløsning av dette beredskapsnivået skal kun skje av følgende organisasjoner: Forsvarets Fellesoperative Hovedkvarter Forsvaret Logistikkorganisasjon/LOGOPS Forsvarets Sanitet Direktoratet for Samfunnssikkerhet og Beredskap s responstid ved katastrofe, krise og krig skal ved melding om foreliggende eller nært foreliggende katastrofe, krise eller krig, opprette tilgjengelighet på vare og tjenester iht. kontrakt innen 12 timer fra melding er mottatt Total tjenestekapasitet ved skal kunne stille følgende timeverk pr døgn til rådighet for Forsvaret ved katastrofe, krise og krig. Innkjøp/fremskaffe: Plukk, sammenstilling/transport: Ordremottak og kundeservice: Opptil 10 timer Opptil 40 timer Opptil 24 timer forutsetter at denne kapasiteten kan stilles løpende til behov er dekket for Forsvaret. 3.2 Informasjonsutveksling Forsvaret kan nå på følgende telefonnummer for å utløse eller nedskalere beredskapstiltak: [Alarmtelefon] Denne beredskapsutløsningen skal bekreftes på telefaks så raskt som dette er praktisk mulig. Forsvaret skal ved utløsning/endring av beredskapsnivå gi nødvendige kontaktopplysninger for at kommunikasjon rundt oppdraget blir bekreftet av partene.

8 Vedlegg A-3-2, Materielltilgjengelighet og Beredskap Medisinsk Utstyr 1.0 Side 8 av 8 4 Risiko- og sårbarhet ved s virksomhet skal gjennomføre periodiske (1 ganger per år) risiko- og sårbarhetsanalyser (Risk Management Analyses) som omfatter krav til leveranse i normalsituasjon og ved situasjoner der utfordres gjennom krise, katastrofe og krig. skal opprettholde en beredskapsplan som ivaretar s risiko og trusler. Planen skal inneholde (ikke begrenset av) håndtering av: Risikobilde (løpende Risk Management) Beredskapsplan for katastrofesituasjoner Plan for gjenoppretting av normal drift Kommunikasjonsplan for katastrofesituasjoner Industrivernplan Ordrebehandling ved datastopp Risiko og sårbarhetsanalysene samt oppdatert beredskapsplan skal gjennomgås av beredskapsutvalget på de halvårlige møtene. skal i samarbeid med forsvaret utvikle styringssystemet som ivaretar samtlige prosesser knyttet til krisehåndtering når behov for dette foreligger.