Møteinnkalling Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet

Transkript

1 1 av 2 Det medisinske fakultet /10379 Møteinnkalling Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet Til: Fakultetsstyret ved DMF, Administrerende direktør Gunnar Bovim, Helse Midt-Norge Samhandlingsdirektør Tor Åm, St. Olavs Hospital Administrerende direktør Arne Flaat, Helse Nord-Trøndelag Fagdirektør Henrik Sandbu, Helse Midt-Norge FTR1 stud.med. Aril Stolsmo FTR2 stud.med. Johanne Marie Iversen Professor Hans Krokan Professor Ola Dale 2. vara førsteamanuensis Marite Rygg Forsker Trude Helen Flo Rådgiver Rannveig Storeng Frøseth Meldt forfall: Konserndirektør Tonje Hamar, Sintef 1. vara, Dekan Anne Tveit, Avd. for sykepleierutdanning, Høgskolen i Sør-Trøndelag 2.vara, Administrerende direktør Astrid Eidsvik, Helse Sunnmøre Professor Rigmor Austgulen 1. vara, professor Rune Wiseth Kopi til: Instituttledere og kontorsjefer ved DMF, LOSAM Om: Møte i Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet Møtetid: Torsdag 31. mai 2012 kl til Møtested: Radisson Blu Hotel, Trondheim Airport, Værnes Signatur: Tone Merete Follum Møtet avholdes i etterkant av Strategisamling for Fakultetsstyret, instituttledere og LOSAM ved Det medisinske fakultet mai 2012, Tema på strategisamling: Videreutvikling av ledelsesmodell ved DMF, se egen agenda Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler Medisinsk teknisk E-post: Medisinsk teknisk Tone Merete Follum forskningssenter dmf-post@medisin.ntnu.no forskningssenter Telefaks 7489 Trondheim Olav Kyrres gt Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet / av 2 STYRE/VEDTAKSSSAKER: S-sak HUNT 4 faglig og økonomisk forprosjektrapport Ved Steinar Krokstad og Marit Næss fra HUNT Forskningssenter S-sak Oppsummering av videreutvikling av ledelsesmodell ved DMF og Fakultetsstyrets egenvurdering Ved dekan Stig A. Slørdahl S-sak Eventuelt ORIENTERINGSSAK: O-sak Dekanens tertialrapport 1-12 Ved seksjonssjef plan og økonomi Knut Arne Kissten

3 1 av 2 Det medisinske fakultet /10379 Saksnotat til Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet Til: Fakultetsstyret ved DMF Kopi til: Fra: Dekan Stig A. Slørdahl Signatur: Jon Magnussen S-SAK HUNT 4 faglig og økonomisk forprosjektrapport Forslag til vedtak: Fakultetsstyret tar de framlagte rapportene om studiedesign og økonomi for HUNT 4 til etterretning. Fakultetsstyret anbefaler at det arbeides videre med sikte på å gjennomføre HUNT 4 i , og at det igangsettes et forprosjekt som også inkluderer en plan for finansiering av HUNT 4. Forprosjektet rapporterer første gang tilbake til fakultetsstyret innen utgangen av Bakgrunn: På oppdrag fra Dekanus har to grupper vurdert studiedesign og økonomi ved gjennomføring av en fjerde helseundersøkelse i Nord-Trøndelag (HUNT 4). Rapportene fra arbeidsgruppene er vedlagt denne saken. Arbeidsgruppen som har vurdert studiedesign anbefaler at HUNT 4 gjennomføres som en full befolkningsundersøkelse, i tråd med designet for HUNT 1-3, dog med noe redusert omgang for deler av befolkningen. Gruppen anbefaler også en relativt stram prosjektstyring i forhold til inklusjon av tilleggsprosjekter. Basert på disse anbefalingene har arbeidsgruppen som ser på økonomi anslått de samlede kostnadene ved gjennomføring av HUNT 4 til mellom 120 og 140 millioner (2017) kroner. Dekanus vurderer at den endelige beslutningen om å gjennomføre et HUNT 4 først kan tas når man har rimelig sikkerhet rundt finansiering av undersøkelsen. Neste steg i arbeidet vil derfor være å utarbeide en finansieringsplan. Aktuelle kilder for finansiering av HUNT 4 antas å være: NTNU med motivasjon forskning Helse Midt Norge med motivasjon forskning Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler Medisinsk teknisk E-post: Medisinsk teknisk Tone Merete Follum forskningssenter dmf-post@medisin.ntnu.no forskningssenter Telefaks 7489 Trondheim Olav Kyrres gt Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

4 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet / av 2 Sentrale helsemyndigheter med motivasjon helseovervåking og folkehelsearbeid Nord Trøndelag Fylkeskommune Norges Forskningsråd Private aktører I første omgang anser Dekanus det som naturlig å fokusere på NTNU, Helse Midt Norge og sentrale helsemyndigheter.

5 HUNT4 Helseundersøkelsen i Nord-Trøndelag Studiedesign og omfang, scenarier (Fase 1 (forprosjekt), WP 1) Notat Steinar Krokstad, Bakgrunn HUNT4 planlegges gjennomført i fire faser (figur 1): Fase 1 forprosjekt Fase 2 planlegging Fase 3 datainsamling Fase 4 kvalitetssikring Figur 1. HUNT4s fire faser. Hensikt med fase 1, forprosjektet i HUNT4, er å utvikle en strategi og en plan som er tilstrekkelig til at vedtak om iverksetting av fase 2, 3 og 4 av HUNT4 kan fattes av Det medisinske fakultet. Fase 1, WP1: Studiedesign og omfang, scenarier Det ble av fakultetet nedsatt en arbeidsgruppe under ledelse av daglig leder ved HUNT forskningssenter som fikk som mandat å utrede og beskrive alternative studiedesign og omfang for en HUNT 4, alternative scenarier. Hvert scenario skulle følges av en SWOT-analyse. Arbeidet skulle bygge på erfaringer fra HUNT3 og en SWOT-analyse av HUNT3 fra HUNT forskningssenter datert Arbeidsgruppen ble sammen med medlemmer fra alle instituttene ved DMF, og SVT-fakultetet ble også invitert til å delta med ett medlem. Gruppen besto av prof. Vibeke Videm (LBK), prof. Lars Jacob Stovner (INM), prof. Hans Krokan (IKM), prof. Ulrik Wisløff (ISB), prodekan Nina Gunnerud Berg (SVT), prof. Lars Vatten (ISM), førsteaman. Arnulf Langhammer (HUNT, ISM), og førsteaman. Steinar Krokstad (HUNT, ISM). Gruppen starter sitt arbeid 15/ og leverte sitt forslag 1/ HUNT4, strategisk betydning Arbeidsgruppen har i sine vurderinger tatt utgangspunkt i mulighetene som ligger i en videre satsing på HUNT. Utnyttelsen av HUNT har skutt fart, vi nærmer oss raskt 80 doktorgrader, vi har passert 600 vitenskapelige artikler, det publiseres minst en vitenskapelig artikkel hver uke med data fra HUNT. Gruppen mener at HUNTs vitenskapelige suksess og potensial for fremtiden bør ha betydning for de strategiske valg som skal tas. Norges forskningsråds evaluering Norges forskningsråds evaluering av medisinsk forskning i 2011 pekte på det internasjonale konkurransefortrinn vi har i Norge med muligheter for kobling av individdata mellom helseundersøkelser, helseregistre og administrative registre: «Norge har biobanker og helsergistre uten sidestykke i internasjonal sammenheng». «Gitt Norges unike situasjon med gode helseregistre og biobanker, kan en prioritering av infrastruktur og datahåndtering åpne for nye forskningsmuligheter av stor strategisk betydning for Norge». NFRs evaluering av mulighetene i

6 HUNT4 Helseundersøkelsen i Nord-Trøndelag HUNT vil åpenbart kunne få betydning for hvilke søknader som kan få finansiering i årene som kommer. Midt-Norsk forskningsinfrastruktur? Utvikling av befolkningsbaserte helseundersøkelser og biobanker som basis for medisinsk forskning har skutt fart internasjonalt, for eksempel ESFRI initiativet i EU. Få har oppfølgingsdata fra årene som vi har tilgjengelige i HUNT, og svært få har de koblingsmuligheter av individdata vi sitter på nasjonalt, regionalt og lokalt. HUNT kan ses på som kjernen i en utvikling av en midt-norsk forskningsinfrastruktur for helserelatert forskning. Vi har muligheten til å videreutvikle muligheten innen datakoblinger, mellom data i HUNT databank, HUNT biobank, sykdomsbiobanken (vevsprøver), journaler på helsestasjoner, fastlegekontorer og på sykehusene, endepunkter på sykehusene i Levanger, Namsos og Trondheim, data innsamlet gjennom kliniske analyser (for eksempel serumanalyser av medikamentmetabolitter) og andre prøver. I Danmark har man kommet lenger med utvikling av effektive løsninger for datakoblinger enn her i landet. Vi kan ta sats og utvikle en forskningsinfrastruktur for forskere som få andre har muligheter til. HUNT forskingssenter har satset på å utvikle HUNT databank som en infrastruktur for datahåndtering, dvs import, lagring, kvalitetssikring og eksport. Dette verktøyet sikrer kvalitet, trygg lagring, god oversikt og tilgjengelighet av store datamengder. Denne infrastrukturen etterspørres allerede fra flere miljøer ved fakultetet og for endepunktsregistre i Helse Nord-Trøndelag. Helse Midt-Norge Gjennom videreføring av HUNT til HUNT4 kan Helse Midt-Norge løftes til toppskiktet innen forskning nasjonalt og internasjonalt. Forskning basert på kliniske data kan de fleste sykehus og helseforetak gjøre, men svært få har longitudinelle data og biologisk materiale i form av blod og urinprøver fra store deler av befolkningen i sin region. Mulighetene for å etablere internasjonalt samarbeid er derfor også svært gode. Det medisinske fakultet For Det medisinske fakultet er HUNT et betydelig aktivum. Data fra HUNT benyttes allerede på alle institutter. Med data fra HUNT i porteføljen, er det ofte svært lett å etablere internasjonale kontakter. Data fra HUNT og HUNT biobank egner seg ofte godt for kobling av data mot andre helseundersøkelser og biobanker rundt omkring i verden (multisenterstudier). NTNU For NTNU i sin helhet, er plattformer som er tilgjengelige og anvendelige på alle fakultet av strategisk interesse. Muligheter for tverrfaglig samarbeid mellom forskere på de forskjellige fakultetene skaper muligheter. Data fra HUNT er allerede godt utnyttet på SVT-fakultetet, men også tatt i bruk på de fleste av de andre fakultetene. Behov for databaser og håndtering av gigantiske datamengder fra sekvenseringsstudier, skaper samarbeid mellom IME-fakultetet og DMF. De forskningsetiske problemstillingene medisinsk teknologi skaper, er av stor interesse innen filosofi, etikk og samfunnsvitenskapene. De enorme økonomiske utfordringene innen medisin og helsetjenester er av interesse for samfunnsøkonomer. HUNT viser utviklingen i helse gjennom tre tiår, og dataene kan si noe om hvor det bærer, hva det vil koste, og mulig effekt av intervensjoner.

7 HUNT4 Helseundersøkelsen i Nord-Trøndelag Intervensjonsforskning Intervensjonsforskning kan og bør kanskje bli en ny bred satsing i Midt-Norge. HUNT har avdekket utvikling i helserelatert atferd, risikofaktorer og helse i befolkningen. Dette gir et godt grunnlag for å gå videre med intervensjonsstudier for å kunne evaluere effekt av strukturelle og individrettede tiltak for å påvirke sykdomsutvikling, behandling og behov for helsetjenester. Scenarier voksne Bakgrunn: HUNT3 ( ) I HUNT3 ble alle voksne 20+ i fylket invitert per post, og datainnsamlingen for voksne foretatt i alle de 24 kommunene i Nord-Trøndelag. I byene, Stjørdal, Levanger, Verdal, Steinkjer og Namsos, ble det i samarbeid med kommunene ordnet med kontorlokaler i eksisterende kontor/industribygg til bylaget. I småkommunene, ble helseundersøkelsen fortatt i en screeningbuss av et småkommunelag. (Screeningbussen eies av Helse Sørøst, og må leies inn). Bussen ble plasser i nærheten av grendehus eller kommunehus, med tilgang til venterom, toalett og ekstra kontor. I invitasjonen ble det oppgitt et anbefalt møtetidspunkt, men at man kunne møte opp når som helst i åpningstidene. Ved stasjonene ble det foretatt både basisscreening og til dels kompliserte tilleggsundersøkelser, som tredemølletest og spirometri. Mange forskere ønsket å gjennomføre undersøkelser ved første oppmøte, for minst mulig frafall i utvalgene. Samme metode ble benyttet i HUNT2. Fordelen med designet et at stasjonene kommer relativt nære alle innbyggere, vi inviterte deltakere grendevis og søkte en slags massemobilisering. Slik kunne folk som hadde problemer med å møte opp selv, ha visse muligheter til å få leilighetsskyss. Ulempene med metoden var flere: De midlertidige lokalene var ofte dårlige, med betydelige HMSproblemer. Reiseruten for de som reiste mellom småkommunene var strevsom. Dette førte dels til høyt sykefravær. Det var betydelige utfordringer knyttet til oppfølging av stasjonene pga reiseavstandene. Dels var det lange køer og misnøye blant folk. Programmet var for mange omfattende, det tok lang tid. HUNT4 ( ) Alternative studiedesign og omfang for HUNT 4 for voksne vil beskrives på bakgrunn av dette. Scenarier beskrives som valg innenfor forskjellige aspekter ved HUNT4, og SWOT-kommentarer knyttet til valgene.

8 1. Valg vedrørende utvalg, hvem som kan inviteres: Scenarier a b c d e f Utvalg Alle i alderen 20+ Alle i alderen 40+ Alle som har deltatt i minst 1 HUNT undersøkelse før Tilleggsopplysninger Fordeler Ulemper Samme utvalg som HUNT3 Medført mye forskning - muligheter for framstilling av helseoversikter i alle aldre for voksne - oppfølging over tid - nye deltakere i nye cohorter til framtidig forskning Bruker ressurser på å invitere grupper som har lav motivasjon eller problemer med å møte opp årsgruppen har lavt oppmøte, disse inviteres ikke Oppfølging av individer som var med tidligere - reduserte kostnader Ingen ny cohort etableres, det betyr i realiteten starten på en avvikling av HUNT -lavere relevans av data for helseovervåkning, samfunnsmedisin, folkehelsearbeid Kun oppfølging av tidligere deltakere Sikrer oppfølging av tidligere deltakere Ingen ny cohort etableres, det betyr i realiteten starten på en avvikling av HUNT -lavere relevans av data for helseovervåkning, samfunnsmedisin, folkehelsearbeid Kun geografisk sentralt boende i byene Namsos, Steinkjer, Verdal, Levanger, Stjørdal. Praktisk - kosteffektivt Færre deltakere - mulig politisk vanskelig i NT - støtte fra fylkespolitikere og kommuner kan falle bort -lavere oppslutning HUNT generelt -lavere relevans av data for helseovervåkning, samfunnsmedisin, folkehelsearbeid Alle i alderen 20+, men differensiert tilbud til forskjellige aldersstrata Kun spørreskjema (evt. kit for DNA-materiale) uten oppmøte til kliniske undersøkelser i basisscreening år, men evt med tilbud spesielle tilleggsundersøkelser. 40+ får invitasjon til klinisk undersøkelse. Får med alle, men bruker mindre ressurser på grupper som like vel møter opp i begrenset grad. Mindre verdifulle data og biologisk materiale på aldersgruppen år Alle i alderen 20+, men 86+ får kun spørreskjema (som besvares av selv/ pårørende/ personell ved inst. Fokus i denne gruppen blir endepunkt/ hjelpebehov. Extra ressurser til datainnsamling på alders/ sykehjem er en fordel. Helsetjenesten kan involveres i datainnsamling blant gamle. Får med alle, men bruker mindre ressurser på feltstasjoner på eldre som like vel møter opp i begrenset grad. Mindre verdifulle data og biologisk materiale på aldersgruppen 86+ Anbefaling fra gruppen: Det anbefales at det gås videre med utredning og videreutvikling av løsning a + e + f. Alle voksne 20+ inviteres, men med forenklede løsninger for unge (20-39) og gamle (86+) deltakere. Dette sikrer nyrekruttering, alle kommuner er med, det sikrer bred politisk oppslutning i NT, det sikrer helseovervåkningsaspektet og datagrunnlaget for samfunnsmedisin og folkehelsearbeid regionalt og nasjonalt i tillegg til behovet innen sykdomsforskning og translasjonsforskning.

9 2. Valg vedrørende plassering og antall feltstasjoner for voksne Beskrivelse Tilleggsopplysninger Scenario a b c Som HUNT3, feltstasjon i alle 23 kommunermed lite mobilt lag i de 18 mindre kommuner og større stasjonært lag i 5 større kommuner. Bygger på erfaringer fra tidligere, og sikrer at HUNT kommer nært alle deltakers bosted. En forenklet screening, uten tilleggsundersøkelser, vil kunne gjøre gjennomføringen i småkommuner noe mer overkommelig enn i H3. Kun større stasjonære lag i Kolvereid/Namsos/Steinkjer/Verdal/Levanger/Stjørdal, dit alle inviteres. Dette innebærer en sentralisering, med betydelig lenger reiseavstander for deltakere. - Faren for redusert oppslutningen kan motvirkes med forskjellige midler, med et strammere logistikkopplegg, timeavtalesystem og oppringing av potensielle deltakere. Som b, men med tillegg av datainnsamling hos fastleger hos eldre pasienter med kroniske sykdommer. Personer med kroniske lidelser møtte opp i mindre grad en andre i HUNT3, men disse er som regel hyppig til sin allmennpraktiker. Et alternativ var å tilby en alternativ screening for disse til sin allmennpraktiker i hjemkommunen. Det kunne gis en takst til fastlegene per deltaker de rekrutterer på for eksempel 1500 kr. For å utløse taksten må fastlegekontoret sørge for at deltaker fyller ut spørreskjema for eksempel hjelp til utfylling av elektronisk spørreskjema, og levere måling av høyde/vekt, liv-hoftevidde/bt, og sende inn blodprøve. Fordeler Ulemper Nærhet til alle kan ha betydning for oppmøtet Designet medførte store HMS-utfordringer for ansatte - opplegget i H3 er neppe forenlig med alminnelige krav som vil stilles til gode arbeidsforhold i HUNT4 - Kompenseringsordninger vil bli svært dyre, det vil kreve kost/opphold etter statsregulativet, kortere arbeidsavtaler dvs mer ressurser til opplæring. - Å benytte et større antall ansatte, vil trolig være negativt for kvaliteten på undersøkelsene Feltstasjoner kan standardiseres på en mye bedre måte, ikke minst ITmessig. Dette kan spare betydelige ressurser i kvalitetssikring. Ulemper kan kompenseres med forskjellige tiltak. Mulig redusert oppmøte pga reiseavstand. Anbefaling for gruppen Det anbefales at det gås videre med utredning og videreutvikling av løsning b + c. Engasjerer helsetjenesten, benytter eksisterende infrastruktur i utkantene. Kan kompensere dårlig oppmøte blant eldre og kronikere. Ressurser til samarbeid og oppfølging av fastleger. Øker den eksterne utsikkerheten i prosjektet. Dårligere datakvalitet.

10 3. Valg vedrørende faglig innhold, design Studiedel a) Spørreskjema b) Intervju c) Basis kliniske undersøkelser d) Blod/urin-prøver Utvalg Papir og / eller webløsninger På screeningstasjoner Høyde/vekt/liv-hoftemål/BT/P på tilleggsopplysninger Fordeler Fortsatt har papirløsninger sine fordeler, hva om 5 år? Spørreskjema er en obligatorisk del og er selve basis i datainnsamlingen Trolig er det best å kutte intervjuer, og bygge allianser med å motta folk med positive holdninger og stille et åpent spørsmål om de har noe på hjerte. Intervjuer er alliansebyggende, og er for noen opplysninger et bedre redskap enn spørreskjema screeningstasjon Erfaringer fra H3 er gode, dette er raske undersøkelser. Målte verdier er mye bedre enn selvoppgitte Innsamlingen slik den foregikk i H3 viste stort sett gode erfaringer, men urinprøvetakning var en utfordring. Det anbefales blodprøver som i HUNT3 (5 glass), og ikke urinprøver. Blodprøver er svært viktig kilde til data om biologiske prosesser Ulemper Intervjuer tar mye tid Trenger utstyr, kalibreringer, tar tid. Kostbare prosedyrer Utvalg Tilleggsopplysninger Fordeler Ulemper e) Tilleggsundersøkelser på screeningstasjonen («fase 1») Utvalg trekkes til spirometri/beinmassemåling/ultralyd aorta/styrketester/mri, mange muligheter. Vurdere muligheten av å tilby slike undersøkelser til alle deltakere etter først til mølla-prinsippet for å styrke oppmøte. Et inntrykk fra H3 var at opplegget var for omfattende ved første oppmøte. Kødannelse, mye venting og tidsbruk for deltakere reduserte trolig oppmøte. Det anbefales en slankere fase 1 undersøkelse uten spesialundersøkelser som tar max 20 mim, med kun høyde/vekt, livhoftevidde/bt. Interessante data, forskningssamarbeid. Kan motivere folk til oppmøte. Blir fort omfattende for deltakere, tar lang tid, kan føre til køer, kan redusere oppmøte pga dårlig omdømme vedr logistikk. Studiedel f) Tilleggsundersøkelser avtalt andre steder («fase 2») Utvalg trekkes til spirometri/beinmassemåling/ultralyd aorta/styrketester/mri, mange muligheter. Vurdere muligheten av å tilby slike undersøkelser til alle deltakere etter først til møllaprinsippet for å styrke oppmøte. Eksempler fra H3: Beinmassemåling (kan foretas i Namsos (sykehus)/steinkjer (Høvdinggården)/Levanger (sykehus), Max O2- opptak treningssentra/andre steder, Ultralyd, MRI. Dette anbefales organisert etter avtale med andre forskergrupper, som organiserer prosjektene selv. Interessante data, forskningssamarbeid. Kan motivere folk til oppmøte i fase 1, hvis dette åpner for å få tilleggsundersøkelser. I fase 2 studier blir frafallet i utvalgene større enn i fase 1. g) Forenklet datainnhenting fra fastleger Personer som ikke ønsker møte på HUNT kan levere forenklet spørreskjema på fastlegekontor/måle BT/P/vekt/høyde/liv og hoftemål/spirometri/+ blodprøver. (Eventuelt samtykke til eksport av diagnosekoder utvalgte kroniske sykdommer, faste medisiner) Det tilbys en takst for undersøkelsen. Engasjerer helsetjenesten, benytter eksisterende infrastruktur i utkantene. Kan kompensere dårlig oppmøte blant eldre og kronikere. Ressurser til samarbeid og oppfølging av fastleger. Øker den eksterne utsikkerheten i prosjektet. Dårligere datakvalitet. Anbefaling fra gruppen Det anbefales at det gås videre med utredning og videreutvikling av løsning a + c + d + f + g ( jfr 2c). (Det er ikke full enighet om å droppe alternativ e).

11 4. Totalomfang voksne Scenario a) Omfattende faglig program som i H3. b) Redusert program. Tilleggsopplysninger Erfaring fra HUNT3 tyder på programmet i H3 var for omfattende. Behovet for å slippe til mange forskere i samarbeid gjorde det vanskelig å begrense omfanget. Det er også slik at deler av det innsamlede materialet er lite utnyttet, noe som peker på behov og muligheter for innstramming. Litteratur har vist at folk i økende grad blir invitert til spørreundersøkelser og forskningsprosjekter, og at omfanget på det folk spørres om å svare på ofte er stort. Dette kan føre til trettbarhet om reduksjon i motivasjon for oppmøte. Derfor kan et redusert program være å foretrekke. Fordeler Omfattende data på hver deltaker Bedre oppmøte? Ulemper Redusert oppmøte, misfornøyde deltakere, dårlig rykte Mindre data på hver deltaker Anbefaling fra gruppen: Det anbefales at det gås videre med utredning og videreutvikling av løsning b. Dette innebærer en strammere styring fra fakultetet, og at det nedsettes en prioriteringsgruppe som på basis av utnyttelse av HUNT3, og vurdering av potensialet for framtidig forskning innen forskjellige fagfelt, avgjør hvem som inviteres til å komme med innspill til HUNT4. Det er trolig viktig at alle institutter på DMF inviteres med minst ett prosjekt, og at minst ett prosjekt fra SVT inkluderes. Det kan også være strategisk viktig å invitere forskere fra andre universitet nasjonalt/internasjonalt om utvalgte HUNT4 prosjekter.

12 Scenarier ungdom. Bakgrunn: Ung-HUNT3 ( ) Datainnsamlingen i Ung-HUNT3 foregikk med 2 feltlag a 2 personer, på 61 skoler, alle u-skoler og videregående skoler i fylket. Spørreskjema ble utfylt i en skoletime i en «eksamenssituasjon». Det var en betydelig logistikk knyttet til å lage klassevise invitasjonslister samkjørt med folkeregistret, utkjøring av skjema, dialog med skolene, innsamling av skjema og samtykker. Etter at spørreskjema var fylt ut, kom et team med 2 sykepleiere til skolen igjen, og gjennomførte de kliniske undersøkelsene, intervju, høyde, vekt, BT, spirometri, som en slags helsesøsterundersøkelse. Erfaringene med Ung-HUNT designet er gode, men metoden er omfattende. Reiseruten til de to lagene var meget krevende. Det kan også spørres om ressurser brukt på intervju, blodtrykksmåling og spirometri er regningssvarende, i alle fall med tanke på gjentakelse i Ung-HUNT4. Ved nedre aldersgrense på 13 år, får man ikke undersøkt prepubertale barn. Ung-HUNT4 ( ) Alternative studiedesign og omfang for HUNT 4 for ungdom, beskrives som valg innenfor forskjellige aspekter ved Ung-HUNT4, og SWOT-kommentarer knyttet til valgene. Det tas utgangspunkt i at Ung- HUNT4 også gjennomføres på skolene slik som tidligere Ung-HUNT undersøkelser. Dette er viktig for å sikre et godt oppmøte. Tidligere erfaringer med å sende invitasjoner inkludert spørreskjema per post har gitt svært dårlig oppmøte (15-20%). Dette er også erfaringen fra en pilotstudie i Finland som sendte invitasjon pr post og inviterte til å gjennomføre spørreskjema via internett (15% oppmøte).

13 Utvalg Tilleggsopplysninger Fordeler Ulemper Scenario Ung-HUNT4 a b c d Gjennomføres som Ung-HUNT3, alle U og VG skoler, omfattende kliniske undersøkelser på alle Uendret fra tidligere med utgangspunkt i Ung-HUNT3 Spørreskjemaundersøkelse, ett relativt omfattende skjema for hver deltaker. Klinisk undersøkelse: høyde, vekt, livhoftemål, BT, spirometri, genetisk materiale(slimhinneutstryk i Ung-HUNT3) Intervju: hodepine, respirasjons problemer, sosial angst (Ung-HUNT3). Spørreskjemaundesøkelse gjennomføres i en skoletime og sykepleier/legesekretær besøker hver skole for undersøkelse og intervju. Til undersøkelse og intervju var det beregnet ca min pr elev. Dette gir den mest komplette oppfølgningen fra tidligere undersøkelser - Tidligere har dette stort sett fungert godt. En krevende logistikken - trolig formen med størst kostnad Ung-HUNT4 gjennomføres på alle U og VG skoler, men med reduserte kliniske undersøkelser (dropper spirometri og intervju, beholder høyde, vekt, vurderer behov for ny BT-måling) Forenklet design, der man besøker en skole og gangen og gjør alt ferdig. Spørreskjema bør være basis (trolig e-skjema), men hvilke kliniske undersøkelser som skal gjøres i tillegg må vurderes ut fra forskningsengasjement og kostnader. Høyde og vektmålinger har for eksempel hatt stor forskningsmessig verdi, BT-målinger mindre verdi. Spirometri er gjort 3 ganger tidligere. Antropometriske målinger vil være ønskelig. Selvrapporterte høyde og vekt data er mulig. Tidligere validerte undersøkelse viser ofte feilkilder. En mulighet vil være å gjøre kliniske undersøkelser på utvalg. Dersom dette gjøres bør antall vurderes i henhold til mål og styrke. Totalt antall oppmøtte i Ung-HUNT4 vil trolig ligge rundt Genetisk materiale vil være ønskelig. En blodprøve vil gi best resultat. Tidligere har dette ikke vært gjennomført på grunn av ressurser og fordi vi har fått klar tilbakemelding av ungdommene om at de ikke vil delta dersom det tas blodprøve i armen eller et stikk i fingeren. Om dette fremdeles vil ha betydning må vurderes. Omtrent like gode muligheter, rimeligere studie, mer effektiv datainnsamling, bedre HMS-forhold for ansatte. Gode studier av trender over tid for variabler som ikke tas med vil vanskeliggjøres. Ung-HUNT4 gjennomføres med kun spørreskjema Dette vil være et minimum. Selvrapporterte høyde og vekt data samles inn. Spørreskjema gir mange muligheter. Mangler viktige data som høyde, vekt og biologisk materiale. Som alt b, men i tillegg et utvalg fra barneskole Tidligere Ung-HUNT undersøkelser har inkludert aldersgruppene (12)13-19 år tilsvarende ungdomskolen og videregående skole. Under planleggingen av Ung- HUNT3 var det foreslått også å inkludere elever i barneskolen. Den gang ble det ikke funnet ressurser til dette. Å inkludere yngre barn, også før pubertet, vil være viktig både i et livsløpsperspektiv og samfunnsmessig. Det anbefales i tilfelle å inkludere barn i 5. klasse på barneskolen år. Spørreskjemaet til denne aldersgruppen må tilpasses. Høyde og vektmålinger er trolig den viktigste undersøkelsen, og bør kanskje være den eneste i denne aldersgruppen. Hvis høyde og vektmålinger av skolebarn nå startes opp igjen via skolehelsetjenesten vil det være gunstig om dette kunne samkjøres. Å inkludere yngre barn, også før pubertet, vil være viktig både i et livsløpsperspektiv og samfunnsmessig. Å undersøke yngre barn er nytt, og vil selvsagt koste mer, men hvor stort utvalg som skal undersøkes må vurderes. Det er neppe aktuelt å ta data fra alle barneskoler. Anbefaling fra gruppen Det anbefales at det gås videre med utredning og videreutvikling av løsning b + d, dvs en «forenklet Ung-HUNT3» med spørreskjema, ingen intervju og med minimum klinisk undersøkelse: høyde, vekt og genetisk materiale, pluss et utvalg av åringer. Hvilket genetisk materiale man skal samle inn og hvor stort utvalg man skal trekke av åringer må utredes.

14 HUNT4 Rapport fra forprosjekt økonomi Økonomiske estimater basert på ulike scenarier fra WP1 Studiedesign og omfang. Økonomigruppens medlemmer: Jon Magnussen instituttleder ISM, Josetin Holmen professor HUNT, Kristian Hveem professor HUNT, Børre Flovik controller DMF, Marit Næss laboratorieleder HUNT og leder av gruppen. Gruppen startet sitt arbeid 1.februar 12 og leverte sin rapport 8.mai 12. Kostnadene er estimert ut fra et så detaljert budsjett som mulig på nåværende tidspunkt, og ved etterspørsel vil det være anledning til å få tilgang til regneark over de spesifikasjoner som er inkludert i denne totaloversikten. Kostnadene i Tabell 1 og 2 er estimert ut fra screening gjennomført over hhv ett eller to år. Tabellene viser kostnader ut fra 55% oppmøte, men kostnader for 45% og 65% oppmøte er også nevnt under. Eksempler på kostnader (Kroneverdi er hensyntatt nåverdier 2017 med 4% lønns /prisvekst): Tabell 1: Inviterte Frammøte % % Sammendrag (i tusen kr) Drift Feltstasjoner Lab-kostnader Spørreskjema, porto Info IT (databaseløsn mm) Fastlege-us Insitusjons-us Buffer Forprosjekt UngHUNT Personell VoksenHUNT UngHUNT Biobank Ekstra adm Sum (tusen) Kostnad per us person(tusen) 2,311 Tabell 1 viser kostnader gjennom 1 års screening hvor alle feltstasjoner (6 stk) er i drift samtidig, og hvor man har 55% frammøte.

15 (45% frammøte gir kostnad = pr pers; totalkost ca kr , mens 65% frammøte gir kostnad = pr pers; totalkost ca kr ). Tabell 2: Inviterte Frammøte % % Sammendrag (i tusen kr) Drift Feltstasjoner Lab-kostnader Spørreskjema, porto Info IT Fastlege-us Insitusjons-us Buffer Forprosjekt UngHUNT Personell VoksenHUNT UngHUNT Biobank Ekstra adm Sum (tusen) Kostnad per us person(tusen) 2,697 Tabell 2 viser kostnader gjennom 2 års screening hvor 3 feltstasjoner er i drift samtidig, og hvor man har 55% frammøte. (45% frammøte gir kostnad = pr pers; totalkost ca kr , mens 65% frammøte gir kostnad = pr pers; totalkost ca kr ) Beregninger ut fra følgende scenarier fra WP1 (merket med blå skrift): Voksne Alle voksne 20+ inviteres, men det etableres et differensiert tilbud til forskjellige aldersstrata med forenklede løsninger for unge (20 39) og gamle (86+) deltakere;

16 Kun spørreskjema uten oppmøte til kliniske undersøkelser i basisscreening til personer år (fokus eksponering) etableres, men evt med et tilbud om å delta i spesielle kliniske tilleggsundersøkelser. For resten av befolkningen gis en invitasjon også til klinisk undersøkelse (40+ år). Kun spørreskjema til personer 86 + (som besvares av personen selv/pårørende/personell ved institusjon (fokus endepunkt/hjelpebehov)). Ekstra ressurser til datainnsamling på alders/sykehjem er en fordel. Kostnadene i tabell 1 og 2 gjenspeiler dette avh av 1 eller 2 års screening, men vi har ikke tatt høyde for hvor stor reduksjon man evt trenger i blodrør og lab analyser som følge av reduserte analyser i aldersgruppen Bruken av ressurser vil likevel ikke påvirkes vesentlig av dette. Valg vedrørende plassering og antall av screeningstasjoner for voksne Kun større stasjonære lag i Kolvereid/Namsos/Steinkjer/Verdal/Levanger/Stjørdal, dit alle inviteres, men med tillegg av datainnsamling hos fastleger hos eldre pasienter med kroniske sykdommer. Et alternativ var å tilby en alternativ screening for disse til sin allmennpraktiker i hjemkommunen. Det kunne gis en takst til fastlegene per deltaker de rekrutterer. Dette er tatt høyde for og medregnet i vårt kostnadsestimat, ut fra en innhentet forespørsel på takstpris satt til kr 1500 pr individ. (Ca kr 1700 i 2017 kroner). Valg vedrørende faglig innhold Spørreskjema papir og / eller webløsninger, Basis kliniske undersøkelser høyde/vekt/livhoftemål/bt/p på screeningstasjon, Blodprøver, Tilleggsundersøkelser avtalt andre steder («fase 2»), Forenklet datainnhenting fra fastleger. Man har prøvd å ta høyde for kostnaden som inkluderer noe web og papirløsning, men det må påpekes at valg av en teknologitung løsning vil medføre en betydelig større kostnad. Dette vil for eksempel gjelde ved stor bruk av elektroniske spørreskjema, lesebrett, inkludering av spirometri og benmassemåling i «fase 1». Dette er ikke lagt inn i vårt estimat. Det samme er tilfellet for en evt innsamling av urinprøver og tilleggsundersøkelser («fase 2»), som nevnt i rapporten fra WP1. Valg vedrørende omfang av faglig program Redusert program Vi har estimert kostnadene ved gjennomføring av et HUNT4 på 1 og 2 år. Et redusert program vil med fordel kunne avvikles gjennom 1 års screening i hht Tabell 1 og Tabell 2. Dette skyldes ikke minst at en stor andel av «ekstra bakkemannskap» tilknyttet HUNT forskningssenter og biobank vil være engasjert så lenge screeningen pågår, uten nevneverdig redusering av oppgaver og uavhengig av oppmøte på screeningstasjonene.

17 Scenarier ungdom Ung HUNT4 gjennomføres på alle U og VG skoler, men med reduserte kliniske undersøkelser (dropper BT, spirometri, intervju, beholder høyde, vekt), forenklet design, der man besøker en skole og gangen og gjør alt ferdig. I tillegg et utvalg fra barneskole. Spørreskjema bør være basis, Antropometriske målinger vil være ønskelig og Genetisk materiale vil være ønskelig. Det anbefales å inkludere barn i 5. klasse på barneskolen år. Estimerte kostnader for Ung Hunt4 basert på kostnader fra Ung Hunt3 er lagt inn. Levanger, 8.mai 2012 Marit Næss (på vegne av økonomigruppen)

18 1 av 5 Det medisinske fakultet /10379 Saksnotat til Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet Til: Fakultetsstyret ved DMF Kopi til: Fra: Dekan Stig A. Slørdahl Signatur: Arild Skaug Hansen S-SAK Oppsummering av innspill til videreutvikling av ledelsesmodell ved DMF - og Fakultetsstyrets egenvurdering Forslag til vedtak: Fakultetsstyret tar dekanens oppsummering av innspill og tiltaksområder for videreutvikling av ledelsesmodell til etterretning. Fakultetsstyret har følgende innspill på erfaringer med og synspunkter på sin egen rolle: Bakgrunn: Som nevnt under fakultetsstyrets behandling av S-sak i møte 1. mars, har rektor etter vedtak i NTNUs styre, bedt om at fakultetene melder tilbake synspunkter og erfaringer på temaene: - Styre eller råd, eventuelt andre medvirkningsformer ved henholdsvis fakultet og institutt - Tilsatt eller valgt leder på instituttnivå Ved DMF har det vært gjennomført en medvirkningsprosess på temaet videreutvikling av ledelsesmodell i tråd med fakultetsstyrets vedtak i S-sak Prosessen er forankret i instituttledermøtet. Det er gjennomført møter med samtlige ledergrupper ved instituttene, avviklet fire dialog-allmøter, informert via felles e-post og samtlige innspill er publisert på en egen nettside med mulighet for å komme med kommentarer og supplementer for alle ansatte. I tillegg er temaet diskutert i LOSAM, instituttledermøtet, kontorsjef-seksjonssjefmøtet og med studentrepresentantene. I henhold til fakultetsstyrets ønske om eksterne faglige synspunkter på Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler Medisinsk teknisk E-post: Medisinsk teknisk Tone Merete Follum forskningssenter dmf-post@medisin.ntnu.no forskningssenter Telefaks 7489 Trondheim Olav Kyrres gt Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

19 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet / av 5 prosessen er professor Petrus (Peter) A M Maassen ved Pedagogisk forskningsinstitutt, UiO, forespurt om å gi innspill og kommentarer. Svar fra Maassen avventes i skrivende stund. Prosessen har ledet fram til en strategisamling med deltakere fra fakultetssyret, LOSAM, instituttlederne og fakultetsledelsen. På samlingen er det med utgangspunkt i noen overordnede og gjennomgående tema fra innspillene jobbet fram områder for forbedringstiltak som vil følges opp videre. Dekanus vil orientere om dette i møtet og disse områdene vil sammen med øvrig dokumentasjon oversendes som svar på rektors forespørsel. I tillegg peker rektor på at det vil være av særlig interesse å høre fakultetsstyrets erfaringer med og synspunkter på sin rolle. Konkrete spørsmål til diskusjon blant fakultetsstyrets medlemmer er: - Hvordan vurderer fakultetsstyret selv sin rolle og plass i organisasjonen? - Hvilke argumenter taler for og imot fakultetsstyre og fakultetsråd? Fakultetsstyrets synspunkter på disse spørsmålene diskuteres i møtet og nedfelles i vedtaket, som vil inngå i fakultetets svar til rektor. Saken legges derfor fram uten fullstendig forslag til vedtak. Vedlegg: 1. Fakultetsstyrets mandat og sammensetning 2. Fakultetsstyrets forretningsorden 3. Oversikt over vedtakssaker behandlet av fakultetsstyret i perioden 4. Rektors bestilling til dekanmøtet: Styring og ledelse for perioden

20 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet / av 5 Vedlegg 1: Fakultetsstyrets mandat og sammensetning: Styringsreglement for Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) (Fastsatt av Styret i S-sak 9/09, 25. februar 2009, ajourført 3. april 2009) 2. Organisering, styring og ledelse av faglig virksomhet 2.2. Ledelse og styring ved fakultetene og Vitenskapsmuseet Fakultets- og museumsstyre (jfr. S-sak 09/09) Mandat: Fakultetsstyret er fakultetets øverste organ. Fakultetsstyret har ansvar for å fastsatte overordnede mål, prioriteringer og strategier for enheten, innenfor rammer gitt i regelverk og overordnete nivås beslutninger. Dette ivaretas ved at fakultetsstyret/museumsstyret selv tar stilling til: a. enhetens strategi og overordnede faglige prioriteringer b. budsjett og hovedfordeling c. saker av stor strategisk eller prinsipiell betydning d. rapportering om måloppnåelse i forhold til strategi og budsjett Sammensetning: Fakultetsstyret har 11 medlemmer slik: Styreleder (ekstern) 4 vitenskapelig tilsatte, derav 1 representant for midlertidig ansatte 2 studentrepresentanter 1 representant for teknisk-administrativt ansatte 3 eksterne representanter i tillegg til styreleder For hver gruppe velges/oppnevnes et tilsvarende antall rekkefølgevararepresentanter. Dekanen er sekretær for styret og møter fast med talerett. Valg/oppnevning: De interne medlemmene velges i henhold til NTNUs valgreglement, studentrepresentantene og representanten for midlertidig tilsatte for ett år og de fast tilsatte for fire år. De eksterne medlemmene og styreleder oppnevnes av rektor etter forslag fra dekanen/museumsdirektøren.

21 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet / av 5 Vedlegg 2: Fakultetsstyrets forretningsorden: Styringsreglement for Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) (Fastsatt av Styret i S-sak 9/09, 25. februar 2009, ajourført 3. april 2009) 3. Forretningsorden for fakultetsstyrer, museumsstyret og instituttstyrer Møteinnkalling Det avholdes minst 2 styremøter i semesteret etter en fastlagt møteplan. Styrelederen innkaller ellers i samråd med dekanen/instituttlederen til møter når det trengs.. Innkalling og saksdokumenter sendes styrets medlemmer i rimelig tid, og minst 10 dager før ordinære styremøter. Innkalling, sakliste og offentlige sakspapirer for styremøtene gjøres kjent via enhetens hjemmeside parallelt med at papirene sendes medlemmene. Møtene Dersom styreleder er fraværende, velges en setteleder. Fakultets-/instituttstyrene skal behandle sakene i møte. Møtene holdes for åpne dører. Styret kan innby utenforstående til å delta i forhandlingene med talerett, men uten stemmerett. Vedtaksførhet og avstemmingsregler Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme. Styrets medlemmer har stemmeplikt og kan ikke stemme blankt. Avstemming skjer ved stemmetegn, og vedtak treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet har styrets leder dobbeltstemme. Protokoll Det føres vedtaksprotokoll fra styremøtene med opplysninger om: hvem som er til stede hvordan det enkelte medlem har stemt eventuelle stemmeforklaringer og protokolltilførsler Stemmeforklaringer og protokolltilførsler skal leveres under møtet. Protokollen gjøres allment kjent på enhetens hjemmeside senest én uke etter møtet. Møteplikt og forfall Medlemmene har plikt til å møte og delta i forhandlingene hvis de ikke har gyldig forfall. Ved forfall gis sekretæren beskjed slik at varamedlem kan innkalles.

22 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet / av 5 Vedlegg 3: Oversikt over vedtakssaker behandlet av fakultetsstyret i perioden : S-sak Oppnevning av ansettelsesutvalg for fast vitenskapelige i undervisnings- og forskerstilling S-sak Stillingsoversikt, statistikk og forventet avgang ved DMF S-sak Strategisk personalplan ved DMF S-sak Budsjettfordeling : S-sak Regnskap 2009 S-sak Forslag møteplan høsten 2010 S-sak NTNUs strategiprosess 2010 og videre utvikling av DMFs strategi S-sak Langtidsbudsjett S-sak Tiltaksplan for integrering av St.Olavs og DMF S-sak Eventuelt S-sak Sluttrapport for forprosjekt for videreutvikling av tekniske metodiske funksjoner S-sak Langtidsbudsjett S-sak Budsjettfordeling 2011 S-sak Måltall for virksomhetsindikatorer 2011 S-sak Handlingsplaner 2010 og fokusområder 2011 S-sak Forslag til møteplan 2011 S-sak Eventuelt S-sak Prioriterte tiltak for økt integrasjon i universitetssykehuset S-sak Budsjettfordeling 2011 S-sak Møteplan 2011 S-sak Eventuelt 2011: S-sak Høringssvar fra DMF på utkast til NTNUs strategi S-sak Regnskap 2010 S-sak Eventuelt S-sak Revidert strategi for Det medisinske fakultet S-sak Prosjekt Teknisk metodiske funksjoner - Etablering av kjernefasiliteter S-sak Eventuelt S-sak Møteplan for Fakultetsstyret ved DMF i 2012 S-sak Eventuelt S-sak Budsjettfordeling 2012 S-sak Handlingsplaner 2012 S-sak Virksomhetsindikatorer 2012 S-sak Forslag til framdriftsplan - arbeid med HUNT 4 S-sak Eventuelt 2012: S-sak Regnskap 2011 S-sak Prosess for evaluering og videreutvikling av ledelsesmodell ved DMF S-sak Eventuelt S-sak HUNT 4 - faglig og økonomisk forprosjektrapport S-sak Oppsummering av videreutvikling av ledelsesmodell ved DMF og Fakultetsstyrets egenvurdering S-sak Eventuelt Fullstendig oversikt over fakultetsstyrets saker finnes på:

23 SNTNU Rektor Notat Til: Dekanmøtet Kopi til: Fra: Rektor Signatur: Styring og ledelse for perioden Styret vedtok i styremøtet : Styret slutter seg til temaene som er fremhevet i notatet, til den skisserte medvirkningsprosessen og tidspianen. Konkret betyr dette: 1. Tema I oppfølgingen skal vi konsentrere oss om følgende problemstillinger: Fakultet Styrer eller Råd, eventuelt Tilsatt eller valgt leder andre medvirkningsformer ved ved X Institutt X X 2. Medvirkningsprosess Det anses ikke nødvendig å sette i gang en større evahiering ved hjelp av eksterne krefter. i notatet som styret sluttet seg til, skal det imidlertid gjøres interne utredninger med evaluering av problemstillingene nevnt ovenfor. Forut for styrebehandlingene forutsettes bred medvirkning i organisasjonen. Rektor foreslår at dette gjennomf&es slik: Som grunnlag for arbeidet vil det være nyttig å vite erfaringene enhetene har med dagens løsninger, jf. temaene nevnt ovenfor. Det er også viktig å høre om hvillce synspunkter som blir fremmet i den interne drøffingen og eventuelt pro et kontra for alternativene. Det betyr at det iklce inviteres til formelle vedtak for den ene eller andre løsningen. Se forslag til temaliste. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon 7491 Trondheim 5-post: Hovedbygget postmottak@admntiiu.no l-1i~gskoleringen I Telefaks Trondheim Tif: + 47 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

24 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet av 2 Fakultetene, arbeidstakerorganisasjonen vil bli invitert til å komme med sine erfaringer og argumenter for og imot de alternative løsningene. Fakultetene, arbeidstakerorganisasjonene og Studenttinget styrer selv den interne prosessen. Når det gjelder fakultetene mener likevel rektor at dekanene bør involvere sitt ledermøte og at oppsunmieringen legges fram for fakultetsstyret. Det er av særlig interesse å høre fakultets styret erfaringer med og synspunlcter på sin rolle, eventuelt sammenlignet med et råd. 3. Tidspian og frist Siktemålet er at alle styrer/råd og enhetlige ledere tilsatte og valgte skal være på plass til 1. august Det er forutsatt at overordnete ledere skal være valgt eller tilsatt så tidlig at de kan involveres i valg eller tilsetting av lederne som rapporterer til seg. Skal dette la seg gjøre, opererer vi med en tett tidsplan våren og høsten Etter planen skal spørsmålet om styring og ledelse sluttbehandles i styremøtet august. Mesteparten av den interne saksbehandlingen bør være unnagjort før sommerferien. Rektor vil derfor foreslå at fristen for fakultetene, arbeidstakerorganisasjonene og Studenttinget med å komme med sine erfaringer settes til mandag 11. juni. 4. Forslag til temaliste Det legges opp til en åpen innhenting av erfaring og synspunkter der det viktig å få fram eventuelle nyanser. For bearbeidelsen vil det være en fordel om følgende tema blir omtalt og i samme rekkefølge som antydet nedenfor: I. Fakultetsstyre ellerfakultetsråd: Hvilke erfaringer har fakultetet med fakultets styre? Hvordan vurderer fakultetsstyret selv sin rolle og plass i organisasjonen? Hvilke argumenter taler for og imot falcultetsstyre og fakultetsråd? 2. Instituttstyre, instituttråd eller andre medvirlcningsforrner Hvilke erfaringer har fakultetet med instituttstyrer, instituttråd eller andre medvirkningsformer? Hvordan vurderer instituttlederne sine styrer/råd/medvirkningsorganer? Hvilke argumenter taler for og imot instituttstyre, -råd eller andre medvirkningsformer sett fra fakultetsnivå? 3. Valgt eller tilsatt instituttleder Hvilke erfaringer har fakultetet med valgte og tilsatte instituttledere? Hvilke fordeler og ulemper ser instituttlederne med å være valgt eller tilsatt? Hvilke argumenter taler for og imot valgte og tilsatte instituttledere sett fra fakultetsnivå Temalisten dreier seg særlig om fakultetenes og instituttenes erfaringer og synspunlcter. For arbeidstakerorganisasjoner og Studentting vil det være naturlig å komme med sine erfaringer, pro et kontra vedrørende de 3 temaene og eventuelle synspunlcter.

25 Fakultetsstyrets forretningsorden - 1 Styringsreglement for Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) (Fastsatt av Styret i S-sak 9/09, 25. februar 2009, ajourført 3. april 2009) 3. Forretningsorden for fakultetsstyrer, museumsstyret og instituttstyrer Møteinnkalling Det avholdes minst 2 styremøter i semesteret etter en fastlagt møteplan. Styrelederen innkaller ellers i samråd med dekanen/instituttlederen til møter når det trengs.. Innkalling og saksdokumenter sendes styrets medlemmer i rimelig tid, og minst 10 dager før ordinære styremøter. Innkalling, sakliste og offentlige sakspapirer for styremøtene gjøres kjent via enhetens hjemmeside parallelt med at papirene sendes medlemmene. Møtene Dersom styreleder er fraværende, velges en setteleder. Fakultets-/instituttstyrene skal behandle sakene i møte. Møtene holdes for åpne dører. Styret kan innby utenforstående til å delta i forhandlingene med talerett, men uten stemmerett.

26 Fakultetsstyrets forretningsorden - 2 Styringsreglement for Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) (Fastsatt av Styret i S-sak 9/09, 25. februar 2009, ajourført 3. april 2009) Vedtaksførhet og avstemmingsregler Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme. Styrets medlemmer har stemmeplikt og kan ikke stemme blankt. Avstemming skjer ved stemmetegn, og vedtak treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet har styrets leder dobbeltstemme. Protokoll Det føres vedtaksprotokoll fra styremøtene med opplysninger om: hvem som er til stede hvordan det enkelte medlem har stemt eventuelle stemmeforklaringer og protokolltilførsler Stemmeforklaringer og protokolltilførsler skal leveres under møtet. Protokollen gjøres allment kjent på enhetens hjemmeside senest én uke etter møtet. Møteplikt og forfall Medlemmene har plikt til å møte og delta i forhandlingene hvis de ikke har gyldig forfall. Ved forfall gis sekretæren beskjed slik at varamedlem kan innkalles.

27 Habilitetsregler (Forvaltningsloven 6) 6. (habilitetskrav) En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak: a) når han selv er part i saken; b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken; c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part; d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte; e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for, et selskap som er part i saken og ikke helt ut eies av stat eller kommune, et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken. Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part. Er den overordnede tjenestemann ugild, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan. Ugildhetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete.