Rammeavtale Kontorrekvisita m m MELLOM. Kommunene Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski Vestby, og Ås Oppdragsgiver. Leverandør

Transkript

1 KONTRAKTSVILKÅR 2011 Rammeavtale Kontorrekvisita m m MELLOM Kommunene Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski Vestby, og Ås Oppdragsgiver Og Leverandør

2 Side 2 av 11 AVTALEDOKUMENT Det er i dag inngått avtale om levering av kontorrekvisita m m for kommunene Frogn, Nesodden, Oppegård, Vestby, Ski og Ås. Ski kommune har fullmakt for alle kommuner å skriver avtalen å deres regning, og Oppdragsgiver: Ski kommune* Postadresse: Postboks 3010 Postnr.: 1402 Leverandør: Postadresse: Poststed: Ski Organisasjonsnr.: Telefonnr.: Telefaksnr.: Organisasjonsnr.: Telefonnr.: Postnr.: Poststed: Telefaksnr.: *som har fullmakt fra kommunene Frogn, Nesodden, Vestby, Ås og Oppegård og handler på deres vegner i denne avtalen. Avtalen mellom partene omfatter følgende kontraktsdokumenter i rangert rekkefølge. Ved eventuell motstrid er det dokumentet med høyest rang som har forrang. (1) Dette avtaledokumentet,, (2) Konkurransegrunnlag (3) Tilbud fra leverandør, datert dd/mm/åå. Dette avtaledokument med eventuelle vedlegg er utferdiget i to eksemplarer, hvorav partene beholder hvert sitt signerte eksemplar. Dato: Sted: Dato: Sted: Per Erik Andersen Økonomi- og personalsjef Ski kommune Leverandør

3 Side 3 av 11 1 AVTALEVILKÅR 1 FORMÅL OG FORUTSETNINGER 2 OMFANG 3 VARIGHET 4 LEVERING BESTILLING ORDREBEKREFTELSE 5 PRISER 6 FAKTURERING BETALINGSVILKÅR 7 FORSINKELSE FORCE MAJEURE 8 KVALITET 9 ANSVAR FOR FEIL OG MANGLER GARANTI 10 OPPFØLGING 11 MISLIGHOLD AV AVTALEN 12 FORTROLIGHET REKLAME 13 TVISTER 14 OPPSIGELSE 15 AVTALEDOKUMENTER DOKUMENTRANG 16 AVTALEEKSEMPLARER

4 Side 4 av FORMÅL OG FORUTSETNINGER 1.1 Denne avtale skal bidra til mest mulig kosteffektiv anskaffelse av varer angitt i prisskjema og senere avtalt ref punkt 2.2, til kommunene Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski, Vestby og Ås. 1.2 Leveringssteder er enheter under kommunal forvaltning i de angitte kommuner. I tillegg kan private virksomheter/institusjoner som kommunene støtter økonomisk knytte seg til avtalen. Disse står dog fritt å kjøpe fra andre leverandører. Tilsvarende står kommunale og interkommunale selskaper fritt til å benytte avtalen eller ikke. 1.3 Avtalen innebærer at Leverandøren plikter å levere varer angitt i prisskjema og senere avtalt ref punkt 2.2 etter de vilkår som er fastsatt i avtalen. Behov utenfor avtalt sortiment, som Leverandøren har i sitt øvrige sortiment, har Oppdragsgiver plikt til å forespørre Leverandøren men ingen plikt å kjøpe fra denne. Avtalen innebærer ikke at kommunen er forpliktet til å kjøpe noen fastsatt mengde av den enkelte vare. Årlige uttak vil bl.a. kunne være avhengig av budsjettsituasjonen i kommunen og kommunens aktivitet. 1.4 Avtalen omfatter leveranser innenfor sortimentet i prisskjema og senere avtalt ref punkt 2.2, i avtaleperioden. De anslag for volum som er gitt i forbindelse med opprettelse av avtalen er basert på statistikk fra eksisterende leverandør, innhentede opplysninger og vurderinger. Oppdragsgiver er ikke forpliktet til noe bestemt kjøpsvolum. 1.5 Avtalen skal ikke være til hinder for at kjøp innenfor avtalte produktområder i spesielle tilfeller (tidskritisk, spesielt produkt o.l.) kan foretas fra annen leverandør. Tilsvarende kan større enkeltkjøp innenfor produktområdene skje gjennom egen anbudsinnbydelse/forespørsel. 1.6 Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter etter denne avtalen til tredjepart uten at den andre part har gitt skriftlig godkjenning. 1.7 Ved forhold som ikke dekkes av denne avtale gjelder Lov av 13. mai 1988 om kjøp (kjøpsloven) så langt kontrakten ikke fastsetter avvikende bestemmelser. 2. OMFANG 2.1 Leverandøren forplikter seg i henhold til bestemmelsene i denne kontrakt å levere produkter spesifisert i konkurransegrunnlagets prisskjema og Leverandørens tilbud på dette og oppfylle de krav som står angitt i kravspesifikasjonen. 2.2 Hvis behovet endrer seg over tid har Oppdragsgiver rett til å ta ut/legge til enkeltprodukter i sortimentet. Hovedkontakt for avtalen tar opp dette med Leverandøren hvis og når dette blir aktuelt. 2.3 Leverandøren bør i samarbeid med kunden gjennomføre en analyse av forsyningsrutinene og foreslå et forsyningsopplegg tilpasset det enkelte brukersted, basert på rapport(er) som utarbeides av Leverandøren. 2.4 Leverandøren skal i samarbeid med brukerstedene gjennomføre opplæring og gi nødvendig brukerinformasjon, herunder er det en forutsetning at Leverandøren

5 Side 5 av 11 utarbeider en dokumentasjon til bestillingsrutinen. 2.5 Leverandøren skal kostnadsfritt levere produktopplysninger, varekataloger, datablader m.v., herunder også nødvendige instruksjoner for bruk. Informasjonen skal gis på norsk. 2.6 Leverandøren skal stille nødvendige ressurser til oppfølging av avtalen, jfr. pkt. 11 Oppfølging. 2.7 Leverandøren vil bidra med egne ressurser for ytterligere standardisering/variantbegrensning av produkter i avtaleperioden. 2.8 Leverandør skal uten omkostninger for Oppdragsgiver utarbeide leveringsstatistikk for den enkelte avdeling/virksomhet, varegruppe og den totale leveranse til kommunene, sammen og enkeltvis, periodisert etter behov, ref kravspesifikasjonen punkt Leverandøren må gi produkt- og prisopplysning i elektronisk form. Leverandøren skal være tilgjengelig på markedsplassen på ehandel.no eller ha planer om dette i løpet av VARIGHET 3.1 Denne avtale gjelder f.o.m t.o.m med opsjon 1år+1år. 3.2 Oppdragsgiver skal varsle senest 3 måneder før avtalen går ut i forhold til opsjoner. 4. LEVERING BESTILLING ORDREBEKREFTELSE 4.1 Avtalen innebærer en ordning der Oppdragsgiver utsteder enkeltbestillinger med henvisning til denne rammeavtale. Bestillingen skal skje elektronisk. Akutte bestillinger kan også utføres per telefon eller per telefaks. 4.2 Levering skal skje til brukersteder/leveringsadresser (avdelinger/virksomheter) som fremgår av vedlegg Oversikt leveringssteder i konkurransegrunnlaget. Andre leveringssteder kan forekomme. Leverandøren plikter å sette varen(e) på anvist sted. Listen over brukersteder/leveringsadresser kan bli gjenstand for endringer i avtaleperioden. 4.3 Bestillinger og leveringer skal utføres av Oppdragsgiver og håndteres av Leverandøren i henhold til kravspesifikasjonen. 4.4 Levering er normalt 2 ganger i uken, 1 gang i uken for kommuner som har avtalt dette. Leveringsdager (dag) avtales med respektive kommune. 4.5 Alle bestillinger skal spesifisere varenummer, varebetegnelse, kvantum, leveringsdato og leveringssted. 4.6 Snarest etter mottakelse av bestilling skal leverandøren sende Oppdragsgiveren ordrebekreftelse per e-post. Hvis bekreftelse ikke er innkommet 7 dager etter bestillingsdato, forbeholder Oppdragsgiver seg å være ubundet av bestillingen. Dersom ordrebekreftelsen på noe punkt avviker fra bestillingen, skal dette uttrykkelig opplyses og hvert avvikende punkt spesifiseres. Ved slike avvik fra bestillingen er

6 Side 6 av 11 avtale ikke å anse som inngått med mindre Oppdragsgiver skriftlig har godtatt disse Levering skal ordnes av leverandør og er kostnadsfri for Oppdragsgiver. Den skal finne sted til avtalt tid i samsvar med Oppdragsgivers spesifikasjon og i henhold til INCOTERMS 2010 DDP på oppgitt leveringssted. 4.8 Leverandøren har plikt til å gjøre det som kan gjøres for å levere rettidig. Dersom Leverandøren forstår eller har grunn til å anta at levering vil bli forsinket, skal det omgående gis underretning til Oppdragsgiveren per e-post eller på annen måte skriftlig (telefaks eller brev). Grunnen til forsinkelsen og opplysning om når levering antas å kunne skje skal angis. 4.9 Leverandøren er forpliktet til å emballere og merke alle forsendelser på forsvarlig måte samt å fjerne emballasjen Med hver leveranse skal det følge pakkseddel. Pakkseddel skal være påført rekvisisjonsnummer/bestillingsnummer, enhet og antall. Kolli hvor pakkseddel er innlagt merkes spesielt. Leverandøren skal sørge for at pakkseddel blir kvittert mottatt på leveringsstedet Levering har funnet sted når varene er levert og evt. montert i samsvar med bestillingen. Fra dette tidspunkt er leveransen Oppdragsgivers eiendom. 5. PRISER 5.1 I alle sammenhenger skal vareprisene oppgis i NOK eks. mva. Prisene inkluderer frakt, toll, skatter, andre avgifter og returer. Prisene omfatter også emballasje og evt. fjerning av denne. Forutsettes montasje, legges den inn i prisen. Det skal ikke beregnes noen form for gebyr eller lignende tillegg til de avtalte priser. 5.2 Priser for produkter fremgår av leverandørens tilbud. Prisene er faste første avtaleår dvs t o m Deretter kan prisendring gjøres 1 gang per år med henvisning til SSBs konsumprisindeks, 1998=100, andre varer og tjenester. Varsel om prisendring må gjøres minimum 1 måned før ikrafttredelse. 5.3 Endres skatte- og avgiftsbestemmelser på en måte som virker inn på prisen, endres denne tilsvarende fra det tidspunkt endringene trer i kraft. Underretning om endringene skal være skriftlig. Leverandøren skal så snart han får kunnskap/signaler om slike endringer gjøre disse kjent for Oppdragsgiver. 5.4 Dersom Leverandøren i avtaleperioden går ut i markedet med spesielle tilbud og prisene i slike tilfeller er lavere enn de avtalte, skal Oppdragsgiver ved alle bestillere uoppfordret bli informert om dette, og ved kjøp bli fakturert etter laveste pris. 6. FAKTURERING - BETALINGSVILKÅR 6.1 Betalingsfristen er fri leveringsmåned + 30 dager etter mottak av godkjent leveranse og korrekt faktura med avtalte bilag, dersom ikke andre betalingsvilkår er avtalt spesielt. Betaling innebærer ingen godkjenning av leveransen. 6.2 Det skal ikke beregnes noen form for faktureringsgebyr eller andre tillegg til avtalt pris (jfr. pkt 5.1).

7 Side 7 av Faktura sendes direkte til den enkelte bestiller eller til den enkelte kommunes fakturaadresse der det er aktuelt. Dette avtales direkte med den enkelte kommune ved oppstart av avtalen. Leverandøren skal tilby månedlig samlefaktura. 6.4 Hver faktura skal merkes med bestillingsadresse og/eller leveringsadresse, rekvisisjonsnummer/bestillingsnummer og bestillers navn, og ellers være satt opp slik at den enkelt lar seg kontrollere. Faktura uten bestillernummer vil ikke bli betalt. 6.5 For å sikre rettidig betaling må Oppdragsgiver ha mottatt og godkjent leveransen, og ha mottatt korrekt faktura senest tre dager etter fakturadato. Dersom forfalne beløp ikke betales rettidig, kan leverandøren kreve morarenter iht. Lov om renter ved forsinket betaling m.m. av 17. desember Purregebyr eller andre kostnader i forbindelse med forsinket betaling forutsettes dekket i gjeldende morarente. Behandlingsgebyr o. l. godtas ikke. 6.6 Leverandøren som overdrar faktura til tredjemann for innkreving, står fortsatt ansvarlig overfor Oppdragsgiver ved eventuelle reklamasjoner eller regresskrav. 7. FORSINKELSE FORCE MAJEURE 7.1 Leverandøren plikter å varsle Oppdragsgiver dersom leveransen ikke kan leveres til avtalt tid, eller innen rimelig tid dersom leveringstid ikke er avtalt. Leverandøren skal redegjøre for årsaken til forsinkelsen og tidspunkt for når levering kan finne sted. Oppdragsgiver kan akseptere forsinkelsen, få tilbud om annen motsvarende vare eller velge å avbestille varen. Dette må gjøres skriftlig ( , telefaks eller brev). 7.2 Ved forsinket levering som ikke skyldes force majeure eller andre forhold godkjent av Oppdragsgiver vil det bli krevet dagmulkt. 7.3 Mulktens størrelse beregnes til 5 o/oo av den totale totale bestillingssum for hver virkedag (mandag fredag) forsinkelsen varer, begrenset oppad til 10 % av totalverdien og nedad 300 NOK per dag. 7.4 Kravet om mulkt er uavhengig av økonomisk tap eller lidt skade. Evt. vederlag for økonomisk tap eller lidt skade kommer i tillegg. 7.5 Leverandøren kan påberope seg force majeure når det viser seg at han ikke er i stand til å foreta rettidig levering. Leverandøren skal da godtgjøre at forsinkelsen er forårsaket av forhold utenfor hans kontroll. 7.6 Manglende levering fra underleverandør fritar ikke Leverandøren for det ovennevnte ansvar med mindre den manglende levering skyldes force majeure hos underleverandører. 8. KVALITET 8.1 Leverandøren skal ha et tilfredsstillende kvalitetsikringssystem tilpasset kjøpets art. Han skal også sørge for at produktet/varen er forskriftsmessig merket iht. standard i bransjen. 8.2 Oppdragsgiver har til enhver tid rett til å foreta undersøkelser hos Leverandøren og eventuelle underleverandører for å forsikre seg om at sikringssystemene fungerer. 9. ANSVAR FOR FEIL OG MANGLER GARANTI

8 Side 8 av Oppdragsgiver er forpliktet til at, etter mottaket, å kontrollere at leveransen er i samsvar med bestillingen. Oppdragsgivers undersøkelsesplikt gjelder tilsvarende når Leverandøren har foretatt utbedringer. 9.2 Leverandøren er forpliktet til snarest mulig og for egen regning å rette feil, bytte varen/defekte deler eller på annen måte utbedre mangler slik at avtalte spesifikasjoner m.v. blir oppfylt. Forpliktelsen omfatter også mangler som skyldes feil i konstruksjon, materialer eller tilvirkning, men gjelder bare mangler som oppstår ved riktig lagring og bruk og som ikke skyldes normal slitasje eller mangelfullt vedlikehold fra Oppdragsgivers side. Foranstående forpliktelse gjelder i 12 måneder fra det leverte produkt er tatt i bruk, likevel ikke utover 24 måneder fra levering. 9.3 For varer/deler som er skiftet ut eller reparert påtar Leverandøren seg de samme forpliktelser som for det opprinnelige produkt regnet fra det tidspunkt omlevering/reparasjon er foretatt. For det øvrige materiell forlenges perioden nevnt i pkt. 9.2 med den tid materiellet har vært ute av drift som følge av reparasjon eller utskifting, likevel ikke utover 24 måneder etter at det første garantiarbeid er avsluttet på vedkommende del. 9.4 Dersom Leverandøren ikke innen rimelig tid foretar det nødvendige for å avhjelpe mangelen i samsvar med pkt. 9.2, har Oppdragsgiver rett til å heve kjøpet dersom mangelen er av vesentlig betydning, og kan dessuten kreve erstatning. Dersom kjøpet ikke heves, kan Oppdragsgiver la manglene avhjelpes for Leverandørens regning og risiko og dessuten kreve prisavslag og evt. erstatning. 10. SOSIAL DUMPING For avtaler som omfattes av forskrift 8. februar 2008 nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder følgende: Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av leverandørens forpliktelser under avtalen. Alle avtaler Leverandøren inngår og som innebærer utførelse av arbeid under denne avtalen skal inneholde tilsvarende forpliktelser. Dersom Leverandøren ikke oppfyller denne forpliktelsen, har Oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen, tilsvarende ca 2 (to) ganger innsparingen for leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Leverandøren skal på forespørsel fra oppdragsgiver legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Oppdragsgiver og Leverandøren kan hver for seg kreve at opplysningene skal legges frem for en uavhengig tredjepart som oppdragsgiver har gitt i oppdrag å undersøke om kravene i denne bestemmelsen er oppfylt. Leverandøren kan kreve at tredjeparten skal ha undertegnet en erklæring om at opplysningene ikke vil bli benyttet for andre formål enn å sikre oppfyllelse av Leverandørens forpliktelse etter denne bestemmelsen. Dokumentasjonsplikten gjelder også underleverandører. Dersom en uavhengig tredjepart kommer til at kravene i denne bestemmelsen ikke er oppfylt, og Leverandøren bestrider dette, kan oppdragsgiver kreve at leverandøren og

9 Side 9 av 11 underleverandører legger frem dokumentasjon for kunden om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. 11. OPPFØLGING 11.1 Oppfølging av avtalens intensjoner og forholdet mellom Leverandøren og Oppdragsgiver vil bli ivaretatt blant annet gjennom regelmessige statusmøter. Møtehyppigheten vil kunne endres gjennom avtaleperioden, men som hovedregel forutsettes avholdt 1 statusmøte pr. år. Avtalens kontaktpersoner, brukere og andre vil være deltakere i møtene avhengig av møtets innhold. Oppdragsgiver tar initiativ til møtene og varslingsfrist for møte bør være minimum 14 dager. Det skal føres møtereferat fra møte Kommunikasjon mellom partene som har eller kan forventes å ha kontraktuell betydning sendes til følgende adresser: Leverandør: Oppdragsgiver: Ski kommune, Postboks 3010, 1402 Ski 11.3 Avtalens kontaktpersoner er følgende: Hovedkontakt for alle kommunene og avtalen Ulla Listerud, innkjøpsrådgiver, tlf E-post listerud.ulla@ski.kommune.no For Leverandøren: Partene skal skriftlig varsle hverandre ved utskifting av kontaktpersoner Kontaktpersoner for den enkelte kommune er som følger: Frogn: Nesodden, Vestby og Ås: Oppegård: Ski: 12. MISLIGHOLD AV AVTALEN 12.1 Mislighold av avtalen gir partene rett til å heve denne Det regnes som mislighold at Oppdragsgiver gjentatte ganger oversitter betalingsfrister. Det samme gjelder partenes manglende godkjenning av dokumenterte krav om prisendring iht. pkt 5.2 og Foruten gjentatte leveringsforsinkelser og gjentatte mangler ved avtaleproduktene regnes det som mislighold at anbudsvilkårene ikke følges samt at Leverandørens servicetjeneste og kvalitetsikringssystem ikke fungerer som forutsatt til tross for at

10 Side 10 av 11 Leverandøren skriftlig er varslet om dette. 13. FORTROLIGHET REKLAME 13.1 Avtalens innhold er unntatt offentlighet i henhold til Offentlighetsloven 6.2 a, jfr. Forvaltningsloven 13, 1.ledd nr. 2, og skal behandles som fortrolig informasjon av begge parter Leverandøren må innhente skriftlig forhåndsgodkjenning fra Oppdragsgiver dersom han i reklameøyemed eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om sin status som Leverandør ut over det å oppgi avtalen som en generell referanse. 14. TVISTER 13.1 Oppstår det tvist om fortolkninger eller rettsvirkningene av avtalen, skal denne søkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlingene ikke frem, avgjøres tvisten ved de ordinære domstoler, med mindre partene blir enige om avgjørelse ved voldgift. Voldgift må i tilfelle være begjært innen 14 dager etter at partene er blitt enige om voldgiftsbehandling Hver av partene skal oppnevne en voldgiftsmann og voldgiftsmennene i fellesskap en oppmann. Unnlater en part å oppnevne voldgiftsmann eller blir voldgiftsmennene ikke enige om oppmannen, foretas oppnevnelsen av Follo tingrett. For voldgiften gjelder ellers bestemmelsene i tvistemålslovens kapittel 32 om voldgift. Voldgiften avgjør tvisten med endelig og bindende virkning for begge parter Verneting er Follo Tingrett. 14. OPPSIGELSE 14.1 Avtalen kan sies opp fra begge parters side, helt eller delvis, med 3 måneders varsel. Oppsigelsen skal være begrunnet og skriftlig. 15. KONTRAKTSDOKUMENTER DOKUMENTRANG 15.1 Denne kontrakten består av følgende dokumenter: * underskrevet kontraktsforside * disse kontraktsvilkår * konkurransegrunnlag med vedlegg *Leverandørens tilbud Dersom bestillingsdokumentene inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: 1. Bestillingsblankett, rekvisisjon eller lignende 2. Rammeavtalens vilkår 3. Eventuelle tekniske spesifikasjoner 4. Eventuelle tegninger Den videre dokumentrang i forbindelse med eventuelle fortolkninger av kontrakt/bestilling er: 5. anbudsinnbydelsen med tilhørende anbudsgrunnlag/forespørselen med tilhørende

11 Side 11 av 11 tilbudsgrunnlag 6. anbudet/tilbudet 16. AVTALEEKSEMPLARER 16.1 Denne avtale er underskrevet i 2 eksemplarer hvorav partene beholder hvert sitt eksemplar.