DELRAPPORT ETABLERING AV NAV LEVANGER Tema: Tjenesteinnhold Lokaler

Transkript

1 DELRAPPORT ETABLERING AV NAV LEVANGER Tema: Tjenesteinnhold Lokaler Deltakere: Øystein Lunnan Lindis Semb Erling Mathisen Karstein Rye Rita Bjørgan Holand Berit Lyngen

2 Innholdsfortegnelse SAMMENDRAG- ANBEFALINGER BAKGRUNN, MÅL OG MANDAT BAKGRUNN MÅL FOR TOTALPROSJEKTET GJENNOMFØRING ORGANISERING AV PROSJEKTET EVALUERING AV ARBEIDET I DELPROSJEKTET SITUASJONSBESKRIVELSE, INFORMASJONS- OG DATAGRUNNLAG FRA ARBEIDSGRUPPENE TJENESTEINNHOLD ARBEIDSPROSESSER OG ARBEIDSMETODIKK ANALYSE OG VURDERINGER PROSJEKTGRUPPAS HANDLINGSROM OG ROLLE TJENESTEINNHOLD ARBEIDSMETODIKK OG ARBEIDSPROSESSER LOKALER ANBEFALINGER

3 Sammendrag- anbefalinger Prosjektgruppa vil med dette levere til prosjekteierne sin delrappport og tilråding om tjenesteinnhold fra kommunal side og et overordna krav til lokaler. Prosjektgruppa vil først definere hva som for Levanger menes med minimumsløsning av kommunale tjenester som skal gå inn i NAV. Så vil prosjektgruppa foreslå hvilke tjenester utover denne minimumsløsninga som foreslås innlemma i NAV. Minimumsløsningen skal inneholde kap 5 i sosialtjenesteloven. Prosjektgruppa definerer det til å omfatte selve vedtaksdelen om inntektssikring, råd og veiledning etter kap 5 og nødvendig merkantil støtte for å kunne effektuere vedtakene, altså arkiv, anvisning etc. Gjeldsrådgiving er ikke eksplisitt inn i kap 5, men arbeidet anses så tett opp til inntektssikringa etter Lov om sosiale tjenester at de to tjenestene skal være i en organisasjon. Prosjektgruppa tilrår etter lange diskusjoner, samtaler med NAV Verdal og med bakgrunn i arbeidsgruppas vurderinger at rus og psykiatritjenesten ikke overføres til NAV. Denne tilrådinga begrunnes med at hovedfokus til NAV er å få folk i arbeid og aktivitet og porteføljen til rus og psykiatritjenesten er dominert av brukere som har lang vei å gå før de kan nærme seg arbeidslivet. Prosjektgruppa tilrår videre at det velges en arbeidsmetodikk som beskrevet i delrapport 2 med at mottak, sjølbetjeningsareal, ventesone og samtalerom mm i et oversiktlig areal på et plan. Sum areal på dette planet er anslått til 350 m2. Nødvendig areal for saksbehandlere, team etc med en kvalitet beskrevet i retningslinjer for etablering av NAV kontor kan være på andre plan i tilknytning til mottaket. Prosjektgruppa har vurdert Gjensidigegården og Levanger Rådhus som aktuelle lokaliteter for NAV Levanger. Gruppa har definert sin oppgave til å vurdere lokalitetene ut fra funksjon som NAV-kontor, både med hensyn til brukerne og med hensyn til intern funksjonalitet og tekniske løsninger. Begge lokalene er knapt 20 år gammel og bygd med andre tekniske spesifikasjoner enn dagens standard. Vurderingene er at det er enklere å oppgradere Gjensidigegården enn Levanger Rådhus, men at eierne er villige til nødvendig oppgradering av ventilasjon, lys etc i begge lokalene. Noen kontor vil få indre vindu i Levanger Rådhus. Nødvendig areal stilles til rådighet i begge lokalene. Slik prosjektgruppen tilrår, vil ca 65 % av ansatte i NAV Levanger komme fra statssektoren. For disse vil omstillingene bli størst ved valg av Levanger Rådhus. Brukerperspektivet taler for flertallet av gruppa for Levanger Rådhus, i og med at det er flere offentlige funksjoner samla i et hus. Samarbeid med andre enheter vil være enklere mot kommunale enheter og trolig det motsatte mot NAV Spesial i Levanger Rådhus. Prosjektgruppa er delt omtrent på midten i sin tilråding om valg av lokalitet. Det vil si at gitt forutsetningene om teknisk opprusting er riktige, sier prosjektgruppa samla at det er godt mulig å få et godt NAV kontor i begge lokalitetene. 3

4 1. Bakgrunn, mål og mandat 1.1 Bakgrunn Innen utgangen av 2009 skal det i et likeverdig partnerskap mellom Arbeids- og velferdsetaten og den enkelte kommune etableres NAV-kontor i samtlige av landets kommuner. Dette er nasjonalt bestemt. Organisering og ledelse av den lokale etableringsprosessen må den enkelte kommune og Arbeids- og velferdsetaten lokalt ta stilling til. Det er anbefalt at arbeidet organiseres som prosjekt. NAV Nord-Trøndelag og Levanger Kommune har på denne bakgrunn satt ned dette prosjektet. Det er beslutta at 15/ er oppstartdato for NAV Levanger 1.2 Mål for totalprosjektet Hovedmål: Gjøre nødvendig utredningsarbeid, utviklingsarbeid og skaffe fram riktig beslutningsgrunnlag slik at NAV Levanger kan åpne 15/ Skaffe beslutningsgrunnlag om Hvilke tjenester som skal gå inn fra de to sektorene Valg av lokalisering Andre saker som må besluttes i linjeorganisasjonene Utrede og utvikle Målsetting og profil for NAV Levanger Felles verdigrunnlag Felles kultur og virkelighetsoppfatning i NAV Levanger Hvordan brukerperspektiv og ansatteperspektiv blir ivaretatt i etableringsfase og drift. 4

5 2. Gjennomføring 2.1 Organisering av prosjektet Prosjektet har vært organisert slik: OPPDRAGSGIVER NAV-Jostein Solberg LK- Ola Stene UTØVENDE KOORDINATORER NAV Lisbeth Pedersen LK Øystein Sende BRUKERPANEL PROSJEKTLEDER Øystein Lunnan PROSJEKTGRUPPE Lindis Semb NAV Erling MAthisen NAV Rita Bjørgan Holand NAV Tillitsv Karstein Rye LK Berit Lyngen LK - tillitsvalgt Arbeidsgrupper Bemannes av Prosjektgruppen 2.2 Evaluering av arbeidet i delprosjektet Prosjektgruppa har hatt jevnlige møter, og det har vært krevende arbeid, både i forhold til at tema er krevende og stort og i forhold til at alle er i krevende jobber. Arbeidsgruppene har levert gode grunnlag. 5

6 3. Situasjonsbeskrivelse, informasjons- og datagrunnlag 3.1 Fra arbeidsgruppene Viser til vedlagte rapporter fra arbeidsgruppene. Her er tatt inn sammendragai kursiv. 3.2 Tjenesteinnhold Konklusjon: Arbeidsgruppa og evalueringene fra Workshopen har vist at man i etatene har hatt diskusjoner og argumenter for og i mot hvilke tjenester som bør ligge i det lokale NAV kontoret. I arbeidet med å definere hvilke tjenester vi anser som nødvendige for å oppnå målene med reformen, har arbeidsgruppa vært enige om hva vi mener bør være et minimum av tjenester i NAV kontoret. Arbeidsgruppa har imidlertid hatt mange diskusjoner rundt om hele eller deler av rus og psykiatritjenesten skal være lokalisert i NAV kontoret. Det vi imidlertid er enig om er at tjenestene i NAV kontoret bør bestå av alternativ 1. Alternativ 1 består av økonomisk sosialhjelp, råd og veiledning - det vil si tjenester som ligger under mottak/sosial inkludert gjeldsrådgivertjeneste. Arbeidsgruppa anser gjeldsrådgivertjenesten som nødvendig i forhold til å løse mange av brukerens komplekse hverdag. Vi anser det som et absolutt minimum at tjenestene som sosialtjenesten server i dag ligger i det lokale NAV kontoret. Med denne løsningen er det viktig at de allerede etablerte tverrfaglige teamene som vi i Levanger har i dag videreføres og forankres sterkere i ledelsen. For at NAV kontoret skal kunne fungere optimalt med alternativ 1, så vil man være gjensidig avhengig av tydelige samarbeidsavtaler forankret i ledelsen både i NAV og i kommunen. Bakgrunnen for at arbeidsgruppa enes om denne løsningen er fordi vi ser at et fremtidig NAV kontor bør ha mulighet til å kunne bygge opp kontoret etter hvilken kompetanse det til enhver tid trenger. Arbeidsgruppa ser per i dag at NAV kontoret trenger kompetanse på rusog psykiatri og ergo- og fysioterapi. Det er enighet i gruppa på at ergo- og fysioterapitjenesten ikke skal inn i NAV kontoret per i dag, men vi anser denne fagkompetansen som verdifull med tanke på tilrettelegging og funksjonsvurdering av bruker og arbeidsplass. Arbeidsgruppa er imidlertid delt når det gjelder om NAV kontoret skal bestå av deler eller hele rus- og psykiatritjenesten fra etableringen av NAV kontoret i 2008, eller om NAV skal bygge opp kompetansen på rus- og psykiatrikompetanse etter hvert, jf. argumentasjon under alternativ Arbeidsprosesser og arbeidsmetodikk Sammendrag- anbefalinger Vi foreslår at NAV Levanger tar utgangspunkt i følgende overordnet modell for arbeidsprosesser: bestilling, kartlegging, arbeidsevne-/funksjonsevnevurdering, plan, gjennomføring og evaluering. Arbeidsgruppa anbefaler et arealbehov på totalt 1360 kvm. Dette er tatt med et utgangspunkt på ca. 40 ansatte og norm på 34 kvm pr. ansatt. Arbeidsgruppas tolkning av mandatet: 6

7 Arbeidsgruppa har hatt hovedfokus på å foreslå overordnede arbeidsprosesser og arbeidsmetodikk i NAV. Vi vil gi en oversikt over hvilke roller og funksjoner som bør ligge i NAV, og vi vil foreslå krav til kompetanse og tjenesteleveranse i rollene. Til slutt i rapporten vil vi si noe om krav til fysisk utforming/areal. Bakgrunnen for vårt arbeid har vært NAV`s mål som er nedfelt i Stortingsproposisjon nr. 46 av 31. mai 2005: - få flere i arbeid - gjøre det enklere for brukeren, og tilpasse forvaltningen til brukerens behov - få en helhetlig og effektiv arbeids- og velferdsforvaltning Videre har vi hatt som utgangspunkt at NAV- kontoret i Levanger skal være en aktiv bidragsyter for at flest mulig personer i kommunen skal kunne være i arbeid, finne arbeid eller delta i samfunnet på en måte som gjør den enkelte selvstendig. Arbeidsgruppas anbefalinger: Vi foreslår at NAV Levanger tar utgangspunkt i følgende overordnet modell for arbeidsprosesser: bestilling, kartlegging, arbeidsevne-/funksjonsevnevurdering, plan, gjennomføring og evaluering. Arbeidsgruppa foreslår følgende roller og funksjoner i NAV: Publikumsvert Veileder mottak Veileder oppfølging Veileder inntektssikring Økonomisk rådgiver Arbeidsgruppa anbefaler et arealbehov på totalt 1360 kvm. Dette er tatt med et utgangspunkt på ca. 40 ansatte og norm på 34 kvm pr. ansatt. Størrelsen på fellesarealet er noe avhengig av hvor mange ansatte som skal ha arbeidsplass der. I forhold til antatt brukertilstrømning anbefales et areal på minimum 350 kvm. Fellesarealet må utformes med lukket samtale- og møterom. Personalareal/ bakland har arbeidsgruppen fått beskjed fra kontaktperson i prosjektgruppen, at vi ikke skulle komme med noen anbefalinger på kontorløsning/utforming. Det skal i løpet av kort tid være en Work shop i forhold til valg av kontorløsning. Hvis NAV-kontorlokalet blir bestemt før Work shop, er det meget viktig at valgt lokaler gir muligheter til både cellekontor og åpen kontorløsning. Viser til nærmere krav til kontorløsningene i rapportens del 5. Når det gjelder krav til fysisk utforming/ areal vises til overordnede kravspesifikasjoner. og utfyllende informasjon i rapportens del 5. 7

8 4. Analyse og vurderinger 4.1 Prosjektgruppas handlingsrom og rolle Her er beskrevet de analyser og vurderinger som prosjektgruppa har gjort etter at arbeidsgruppene har levert sine bidrag. 4.2 Tjenesteinnhold Prosjektgruppa har hatt møte med NAV Verdal v Sagbakken og Strand og henta informasjon derfra etter at arbeidsgruppa leverte sin rapport. NAV Verdal har tjenestene rus/psykiatri, flyktningetjenesten inn som tillegg av kommunale tjenester. Erfaringene er blanda, men mye positivt. Dette har skapt et bredere fagmiljø, men også utfordringer i form av bredere portefølje. Rustjenesten er fjernest fra arbeidslinja, mens psykiatri er delt, der deler av tjenesten er nært arbeidslinja og motsatt. Det snakkes uformelt om at deler av porteføljen på psykiatri ikke passer i NAV, samtidig som det klart gis til kjenne at denne kompetansen har heva NAV Verdal. Prosjektgruppa har gjort disse vurderingene: Flyktningetjenesten er uaktuell i Levanger pga samorganisering med statlig mottak og den historie og organisering tjenesten har. Gjeldsrådgiver hører nært til inntektsikring i kap 5 i Lov om sosiale tjenester og bør inn NAV Porteføljen for psykiatri er slik at vi ikke vil ta inn denne tjenesten i NAV nå. Dette arbeidsfeltet vil være i endring når øremerka tilskudd går over til rammetilskudd, og gruppa er åpen for en seinere vurdering. En ser at NAV vil bli styrka ved tilgang på denne kompetansen. Rustjenesten hører mye sammen med psykiatri. Brukerne her er et stykke fra arbeidslinja. Gruppa tilrår ikke at denne tjenesten føres over til NAV. Samarbeid mellom kommunale tjenester og NAV er godt etablert i Levanger og det forutsettes at dette føres videre. 4.3 Arbeidsmetodikk og arbeidsprosesser Prosjektgruppa meiner at den arbeidsflyten og den metodikken arbeidsgruppa har foreslått er riktig og fører den videre som sin tilråding, 4.4 Lokaler. Utgangspunktet er at det er to lokaler på Levanger som er aktuelle. Det er holdt møter med begge aktørene og fått en beskrivelse av hvilke arealer som er aktuelle. Prosjektgruppa har definert sin rolle til at forhandlinger om areal og pris ikke hører hjemme her. Vurdering av funksjonalitet og slik hvor NAV Levanger vil bli best er definert som vår oppgave. Det er forutsatt at utleier bruker Standard kravspesifikasjon for innleie av lokaler i NAV, dok C som grunnlag for tilbud. Prosjektgruppa vurderer videre behovet for lokaler slik: Mottak, dvs areal i 1. etasje bør være ca 350 m2, litt avhengig av formen på arealet. Arealet i 2 etasje, for faglandet, vil gruppa ikke sette arealkrav til, men si at dette er et funksjonskrav. Det vil si at det skal relevante funksjoner for 36 arbeidsplasser med tilhørende fasiliteter med mulighet for utvidelse. Arealet i 2.etasje skal kunne tilpasses både cellekontorløsninger og åpne løsninger. 8

9 Gjensidigegården løser oppgaven ved å rokere på fløyene i 1. etasje slik at NAV blir tilbydd lokaler i 1. etasje mot Jernbanegata til mottak og til bakland i 2. etasje. Utleier er kjent med tekniske krav til lokaler for NAV gjennom utbygging andre steder og vil tilpasse lokalene etter de krav som blir stilt. Det er tilstrekkelig areal til mottak i 1. etasje og til bakland i 2. etasje. Eksisterende leiekontrakt blir da endra og forlenga for den tid som en kommer fram til. Utleier sier at det er andre utleiere som må flyttes på og ombygginger som må skje, men at det lar seg gjøre før Levanger Rådhus løser oppgaven ved å stille til disposisjon areal i 1. etasje i øvre glassgård og sideareal på begge sider av dette, samt areal i 2. etasje rundt øvre glassgård. Det er omfattende ombygginger som trengs for at arealet skal være tilpassa behovet. Utleier sier at det i så fall skal settes opp heil glassvegg i front av arealet, støyskjermes broer og legges inn kjøleanlegg i kontorene i 2.etasje. Arealet er stort nok. Utleier sier at det er mulig å løse oppgaven før Kravspesifikasjon er ikke fullt oppfylt med dette tilbudet. Prosjektgruppa vurderer det slik at det er to ulike konsept en kan velge mellom. Levanger Rådhus er åpent hus, og sjøl om en kan tilpasse huset til NAV sine behov, vil en få en mer åpen løsning i et hus med flere andre offentlige tilbud. Gjensidigegården vil gi et synlig, selvstendig NAV kontor. Lokalisering i Levanger Rådhus gir godt tilbud til brukerne i og med at det er flere offentlige tilbud i huset fra før og mange av brukerne er på forhånd godt vant med huset. Gjensidigegården vil fremstå som et selvstendig kontor som er enklere å profilere. Det er vanskelig å være eksakt på vurdering av fysisk arbeidsmiljø ved de to løsningene, i og med at begge forutsetter ombygginger/tilpassinger til dagens krav. Likevel er det riktig å peke på at slik gruppa ser det er det enklere å få dette til i Gjensidigegården, der ventilasjonsanlegget på forhånd er mye bedre oppdatert. Videre vil noen av kontorene i Levanger Rådhus få innvendig vindu, dvs vindu mot indre glassgård. 90m2 av mottaksarealet vil i Levanger Rådhus være i en åpen glassgård med høyt under taket, noe som strider mot standard kravspesifikasjon. Det gjentas at prosjektgruppa har forutsatt tilpassing til kravspesifikasjon ang støy, solavskjerming og ventilasjon for Levanger Rådhus. Samarbeidet med kommunale enheter vil naturlig være enklere i Levanger Rådhus. Gruppa finner ikke å legge avgjørende vekt på dette både fordi NAV skal samarbeide med mange og fordi avstanden til Gjensidigegården er liten. Kontorene i 2. etasje blir fordelt på flere avgrensa areal rundt øvre glassgård i Levanger Rådhus, mens de blir samla i en vinkelgang i Gjensidigegården. Dette gir noen flere utfordringer i Levanger Rådhus. Prosjektgruppa har ikke lagt vekt på eksisterende leieavtaler og eksisterende leietakere i de to byggene. I sum er prosjektgruppa delt i en endelig tilråding ved vekting av momentene som er nevnt, og gruppa tolker det som at oppgaven lar seg godt løse i begge alternativa. Da er kravet om tekniske tilpassinger tatt hensyn til. Deler av prosjektgruppa er skeptisk til at innemiljø og støy kan bli godt nok i øvre glassgård i Levanger Rådhus i forhold til Standard kravspesifikasjon. 9

10 5. Anbefalinger Prosjektgruppa vil først definere hva som for Levanger menes med minimumsløsning av kommunale tjenester som skal gå inn i NAV. Så vil prosjektgruppa foreslå hvilke tjenester utover denne minimumsløsninga som foreslås innlemma i NAV. Minimumsløsningen skal inneholde kap 5 i sosialtjenesteloven. Prosjektgruppa definerer det til å omfatte selve vedtaksdelen om inntektssikring, råd og veiledning etter kap 5 og nødvendig merkantil støtte for å kunne effektuere vedtakene, altså arkiv, ansisning etc. Gjeldsrådgiving er ikke eksplisitt inn i kap 5, men arbeidet anses så tett opp til inntektssikringa etter Lov om sosiale tjenester at de to tjenestene skal være i en organisasjon. Prosjektgruppa tilrår etter lange diskusjoner, samtaler med NAV Verdal og med bakgrunn i arbeidsgruppas vurderinger at rus og psykiatritjenesten ikke overføres til NAV. Denne tilrådinga begrunnes med at hovedfokus til NAV er å få folk i arbeid og aktivitet og porteføljen til rus og psykiatritjenesten er dominert av brukere som har lang vei å gå før de kan nærme seg arbeidslivet. Prosjektgruppa tilrår videre at det velges en arbeidsmetodikk som beskrevet i delrapport 2 med at mottak, sjølbetjeningsareal, ventesone og samtalerom mm i et oversiktlig areal på et plan. Sum areal på dette planet er anslått til 350 m2. Nødvendig areal for saksbehandlere, team etc med en kvalitet beskrevet i retningslinjer for etablering av NAV kontor kan være på andre plan i tilknytning til mottaket. Prosjektgruppa har vurdert Gjensidigegården og Levanger Rådhus som aktuelle lokaliteter for NAV Levanger. Gruppa har definert sin oppgave til å vurdere lokalitetene ut fra funksjon som NAV-kontor, både med hensyn til brukerne og med hensyn til intern funksjonalitet og tekniske løsninger. Begge lokalene er knapt 20 år gammel og bygd med andre tekniske spesifikasjoner enn dagens standard. Ventilasjonsanlegg i Gjensidigegården er opprusta i løpet av de siste 10 år, 1. etasje Vurderingene er at det er enklere å oppgradere Gjensidigegården enn Levanger Rådhus, men at eierne er villige til oppgradering av ventilasjon, lys, støy etc i begge lokalene. Noen kontor vil få indre vindu i Levanger Rådhus. Nødvendig areal stilles til rådighet i begge lokalene. Brukerperspektivet taler for flertallet av gruppa for Levanger Rådhus, i og med at det er flere offentlige funksjoner samla i et hus. Samarbeid med kommunale enheter vil være enklere i Levanger Rådhus, det er ikke vektlagt av prosjektgruppa. Prosjektgruppa er delt omtrent på midten i sin tilråding om valg av lokalitet. Det vil si at gitt forutsetningene om teknisk opprusting er riktige, sier prosjektgruppa samla at det er godt mulig å få et godt NAV kontor i begge lokalitetene. Deler av prosjektgruppa er skeptisk til at innemiljø og støy kan bli godt nok i øvre glassgård i Levanger Rådhus i forhold til Standard kravspesifikasjon. Levanger 15/ Øystein Lunnan Prosjektleder 10