MØTEINNKALLING TILLEGGSSAKSLISTE. Gáivuona suohkan Kåfjord kommune

Transkript

1 Gáivuona suohkan Kåfjord kommune Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Kåfjorddalen grendehus Møtedato: Tid: MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til servicekontoret tlf.: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. TILLEGGSSAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 0088/05 05/00944 IKT-PROSJEKT- ORGANISERING 0089/05 05/00943 IKT-SAMARBEID - FORLENGELSE AV ENGASJEMENT INTERKOMMUNAL PROSJEKTLEDER 0090/05 05/00954 GODKJENNING AV MØTEPLAN /05 BUDSJETTREGULERING 2005 Kåfjord kommune, 9148 Olderdalen, For Bjørn Inge Mo ordfører Emma Vik, e.f.

2 Gáivuona suohkan Sak 0088/05 Kåfjord kommune IKT-PROSJEKT- ORGANISERING (Formalisering av interkommunalt samarbeid i Nord-Troms etter Kommunelovens 27) Saksbehandler: Håkon Jørgensen Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 05/00944 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0088/05 Kommunestyret Henvisning til lovverk: Vedlegg i saka: 1. K sak 33/05 fra Kåfjord kommunestyre. 2. Samarbeidsavtale mellom kommunene i Nord Troms om felles IKT 3. Forslag til vedtekter for det interkommunale samarbeidet mellom kommunene i Nord Troms Vedlegg i saksdokumentene: 1. Rundskriv nr. 3/03 fra KS om organisering av interkommunalt samarbeid. 2. Kommunal regnskapsstandard nr. 4 om avgrensning mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet. Saksutredning: Saksopplysninger og problemstilling Fem av seks kommuner i Nord Troms vedtok før sommeren 2005 å inngå i et felles interkommunalt samarbeid om IKT. Det foreligger positivt vedtak om dette fra hver av de fem kommunestyrene. Lyngen kommune valgte å stå utenfor dette samarbeidet i det Lyngen arbeider med sikte på en felles løsning med Tromsø kommune. Intensjonen fra hver av kommunene var at kostnaden med investering og drift skulle fordeles mellom partene i henhold til avtalt nøkkel både når det gjaldt investeringer og drift. Det var forutsatt at hver av kommunene kunne utgiftsføre sine respektive andeler til det felles anlegg som skulle bygges opp i Olderdalen over sine investeringsregnskap, og med Kåfjord kommune som vertskommune. I forbindelse med innføring av nye forskrifter for regnskapsføring, (kommunal regnskapsstandard nr 4), er det oppstått problemer med å få ført investeringer i investeringsregnskapet for alle andre kommuner enn vertskommunen, i dette tilfelle Kåfjord kommune. (Se regnskapsforskriftens pkt 3.3, nest siste ledd.) Dette samsvarer ikke med den tenkning som alle kommunene er enige om. Med mindre man formaliserer samarbeidet på tilfredstillende måte, vil alle kommuner, unntatt vertskommunen, måtte føre sin andel av investeringen i sitt driftsregnskap. Det innebærer under ellers like vilkår at disse kommuner f eks ikke kan lånefinansiere sin andel eller benytte fondsmidler for å finansiere dette. Side 2 av 12

3 Side 3 av 12 Sak 0088/05 M a o vil kommunene kunne komme til å svekke regnskapet for 2005 tilsvarende, med mindre man får fram nødvendige politiske vedtak før årets utløp. En måte å unngå dette på, vil kunne være å vedta at samarbeidet skal skje i en tilstrekkelig formalisert måte til at man få godkjent at investeringen ikke går til andre, men til et fellesskap hvor man selv deltar formelt. Den letteste formen for akseptabelt samarbeid vil være å etablere dette som et interkommunalt samarbeid etter Kommunelovens 27. Problemstillingen ble drøftet på felles rådmannsmøte i Olderdalen , hvor det ble enighet om at det skulle utarbeides felles saksfremstilling for alle kommuner straks. Rådmennene i Kåfjord og Storfjord ble bedt om å lage utkast i samarbeid med revisjonen. Når først ideen om formalisering av det interkommunale samarbeidet er kommet opp, vil det være interessant å gjøre denne formalisering på et så generelt nivå, at den mal eller modell som vedtas, også kan brukes til å omfatte andre samarbeidsområder som kommunene i Nord Troms kan tenkes å være interessert i, eller som de allerede har etablert. På denne måten vil et formalisert 27 samarbeid mellom kommunene i Nord Troms kunne etableres som en paraply, eller etter en konsernmodell, der paraplyen er selve formaliseringen etter 27, og hvor det under denne paraplyen etableres egne samarbeidsavtaler på nærmere avgrensede områder. Man må i så fall etablere området for styrets virksomhet på et generelt nivå, f eks avgrenset til samarbeid om felles administrative støttetjenester og servicetjenester i forhold til publikum. Selv om denne tenkning særlig kommer opp i forbindelse med investeringer, vil den kunne anvendes i forhold til rene driftsoppgaver. F eks vil de konkrete samarbeidsprosjekt sett fra Kåfjord kommune sin side nå kunne være - IKT, sammen med fem av de seks andre kommuner, basert på de kommunale vedtak som foreligger. Det er nå for øvrig meget aktuelt og fordelaktig å også vurdere etablering av ip telefoni i felles regi. - Samarbeid om kjøp og drift av Årøyholmen, med Lyngen og Storfjord - Samarbeid om kjøp av felles oppmålingsutstyr med Lyngen og Storfjord - Samarbeid om kompetansehevning/opplæringstiltak av undervisnings- og førskoleansatte for alle de seks kommuner i Nord - Troms Ved at alle kommuner slutter seg til dette prinsippet, vil kommunene siden kunne velge de nærmere samarbeidsområder etter nærmere vedtak, hvor de nærmere forutsetninger følger av de mer konkrete samarbeidsavtaler. Det vil da også kunne være slik at deltakere i konkrete samarbeidstiltak vil kunne variere mellom to og seks kommuner, alt etter som hver enkelt kommune slutter seg til dette. Noen aktuelle problemstillinger og avgresninger Samarbeid etter kl 27, betinger at samarbeidet organiseres med et felles styre. Styret kan gis fullmakt til å ta avgjørelser angående virksomhetens drift og organisering. Derimot vil det ikke være mulig å gi samarbeidet etter 27 en form som gjør at dette blir en egen juridisk person. Dermed blir alle deltakerne solidarisk ansvarlig utad for virksomheten, med mindre det særskilt vedtas at ansvaret skal være proratarisk, dvs delt. For et slikt begrenset interkommunalt samarbeid etter 27, vil det

4 Sak 0088/05 være naturlig at kommunene enes om at en kommune for det konkrete samarbeidsområdet skal være vertskommune, og derigjennom juridisk ansvarlig person. Det vil formelt være denne kommune, som på vegne av de andre inngår avtaler og er arbeidsgiver, og som altså formelt ansetter, forhandler m m. Det vil være mulig å regulere hvordan dette skal institusjonaliseres gjennom vedtekter og reglement. F eks kan det forutsettes at de enkelte kommuner skal delta i de prosesser som fører fram mot endelige vertskommunevedtak, hva enten det gjelder anskaffelser eller ansettelser. Det vil heller ikke være mulig å delegere forvaltningsmyndighet til et interkommunalt samarbeid etter kl 27, slik man vanligvis legger i det begrepet når man snakker om utøvelse av vedtak innenfor det offentligrettslige området, hva enten det dreier seg om forskrifter eller enkeltvedtak. Dette anses imidlertid ikke som noe problem, fordi de områder man tenker seg å samarbeide innenfor, vil gjelde administrative funksjoner, støttefunksjoner og service funksjoner. Det antas at samarbeid etter kl 27 vil ikke vil gi noen endret status i forhold til momsoppgaver, momsrefusjoner o l i forhold til dagens ordning for kommunene. Det antas likeledes at dagens regler for anskaffelser vil være som for kommunene. Et sentralt spørsmål vil være sammensetning av styret. Dersom en definerer oppgavene som politiske, vil det være naturlig at politikere besetter plassene i styret. Definerer en derimot oppgavene som administrasjon og støttefunksjoner, tilsier det at man velger ansatte inn i styrene. De som vil ha de mest fullstendige forutsetninger til å inngå i styret, vil da være rådmennene. Ved at rådmennene er ansvarlig på hjemmebanen, i forhold til egne folkevalgte organ, vil de folkevalgte kunne styre gjennom rådmennene. Derved vil man antakelig oppnå både et enkelt og et styrbart interkommunalt samarbeid, som ikke er preget av at det interkommunale samarbeidet lever sitt eget liv utenfor de enkelte kommuners. Nærmere om innholdet i Kommunelovens 27. Etter kl 27, er det bare kommunestyret selv som kan vedta opprettelse av eget styre for interkommunalt samarbeide. Kommunestyret må da samtidig gi styret myndighet til å treffe beslutning om virksomhetens drift og organisering. Vedtektene, som forutsettes vedtatt av kommunestyret, må inneholde: - Regler om styrets sammensetning og hvordan de utpekes - Området for styrets virksomhet - Hvorvidt deltakerkommunene skal gjøre innskudd i virksomheten - Hvorvidt styret har fullmakt til å ta opp lån eller på annen måte pådra deltakerne økonomiske forpliktelser - Regler om uttreden eller oppløsning av samarbeidet Slik rådmennene forstår dette, er det snakk om å etablere et praktisk samarbeid på enklest mulig måte, og der det ikke skal gis større fullmakter enn det som er nødvendig. Forpliktelser fra de enkelte kommuner forutsettes å fremgå gjennom de konkrete avtaler som utformes om hvert enkelt tiltaksområde. Side 4 av 12

5 Sak 0088/05 Det vil ikke være naturlig at det skal gjøres innskudd fra deltakerne på generell basis. Deltakertilskudd/finansiering forutsettes gjort i forbindelse med hvert enkelt område for samarbeid, og finansieringen forutsettes dekket inn via deltakerkommunenes eget budsjettvedtak. Vertskommunene forutsettes å trekke på egen kassabeholdning i henhold til de avtaler og vedtak som er gjelder. Dermed blir det heller ikke aktuelt å ta opp lån via samarbeidet. Uttreden vil i følge reglene i kl være oppsigelse med et års varsel. (Den inngåtte samarbeidsavtalen om felles IKT i Nord Troms forutsetter at ingen kan gå ut de nærmeste 4 årene. Deretter er det 6 måneders oppsigelse. Bakgrunnen for disse avvikende oppsigelsesfrister var hensynet til de investeringer som skulle gjennomføres, og hva en normal avskrivningstid vil være for de anskaffelser som ble foretatt.) Med mindre man definerer oppgaveporteføljen som politisk agenda, vil det være naturlig at rådmennene i deltakerkommunene utgjør styret, og at deltakerkommunene dekker rådmennenes reiser m m på vanlig måte. Det skal ikke være styrehonorar e l. Forslaget til vedtekter bygger på de forutsetninger som ligger i det ovenstående. Vurdering Bakgrunnen for denne saken er ganske prosaisk. Det handlet om å finne en form som ivaretok de hensyn som hver enkelt kommune la i samarbeidet slik det ble vedtatt før sommeren 2005, og som har vist seg å være ufullstendig i forhold til de regnskapsregler som nå gjelder i forhold til investering og drift/vedlikehold. For å komme fram med en sterk nok formell organisering til at de enkelte deltakerkommuner kan få investorstatus, er det lagt opp til et interkommunalt samarbeid etter kl 27. Når først ideen om denne formalisering er kommet opp, vil det være naturlig å gi dette samarbeidet en slik utforming at det også kan brukes om paraply i forhold til andre allerede aktuelle og framtidige samarbeidsoppgaver. Det foreslås derfor at området for samarbeid defineres vidt, og at det aktuelle samarbeidet konkretiseres gjennom nærmere samarbeidsavtaler mellom de aktuelle deltakerkommuner. Derved er det først de enkelte konkrete samarbeid som forplikter deltakerkommunene. På denne måten tilfredstilles de formelle regnskapsmessige krav, samtidig som kommunene med denne modell har valgt en så enkel styringsmodell som mulig, som også kan påbygges etter hvert. Det forutsettes at hvert enkelt kommunestyre gjør selvstendig vedtak om å slutte seg til samarbeidet etter kl 27. Uten slikt positivt vedtak, vil den enkelte kommune, ikke kunne komme innenfor de formelle regnskapskrav. Rådmannens innstilling: Side 5 av 12

6 Sak 0088/05 1. Kåfjord Kommune vedtar å opprette interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27.1 med de andre kommunene i Nord Troms. Det opprettes felles styre i medhold av den samme paragraf. 2. Kåfjord Kommune vedtar at området for det interkommunale samarbeidet fastsettes til de områder som kommunestyret senere godkjenner i nærmere samarbeidsavtaler kommunene i mellom slik det er beskrevet i saksfremstillingen. I denne omgang godkjennes samarbeid om felles IKT og ip -telefoniløsninger 3. Styret gis fullmakt til å treffe beslutning om drift og organisering for de områder som som kommunestyret har godkjent. 4. Kåfjord Kommune godkjenner forslagets til vedtekter slik dette følger som vedlegg 3 5. Kåfjord kommune stiller sin andel av IKT utstyr anskaffet via dette interkommunale samarbeidet til disposisjon for de øvrige deltakerkommunene. Side 6 av 12

7 Gáivuona suohkan Sak 0089/05 Kåfjord kommune IKT-SAMARBEID - FORLENGELSE AV ENGASJEMENT INTERKOMMUNAL PROSJEKTLEDER Saksbehandler: Håkon Jørgensen Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 05/00943 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0089/05 Kommunestyret Henvisning til lovverk: Saksutredning: Prosjekt IKT FINT (IKT For og I Nord-Troms) har fra begynnelsen av januar 2005 vært ledet på heltid av it-konsulent Dagfinn Pedersen i Kvænangen. Dette har vært svært vellykket og har sikret fremgang og kvalitetssikring av prosjektet. Hans engasjement utgår imidlertid nå ved årsskiftet og det er ikke avsatt midler til videreføring. Det er imidlertid et stort behov for å videreføre stillingen også neste år. I alle fall frem til 1.6 da en vil ha fått tatt i bruk de nye programmene innenfor helse- og sosial og gjennomført nødvendig opplæring. Men kommunene er også i ferd med å se på neste fase i hovedprosjektet. Utfra den vedtatte IKT planen så er neste delprosjekt sak/arkiv. Dette vil også medføre mye arbeid som vi må få ivaretatt. Vi regner med at dette delprosjektet vil ta måneder å gjennomføre. Det tas også denne gang sikte på ekstern finansiering men det får vi ikke avklart før på våren Høykom har søknadsfrist i mars Å utarbeide planer og søknader som trengs i IKT prosjektet er ikke noe man kan gjøre på en kveldsstund. Æra for den gode fremgangen vi har hatt i det delprosjektet som pågår nå kan tilskrives entusiastiske it-folk fra alle kommunene, og egen prosjektleder som har hatt anledning å konsentrere seg om bare dette. Det er også nødvendig å kjøre 4 ekstra kursdager for helse- og sosialsystemene. Pris for dette er på kr m,-. Rådmannsutvalget i Nord Troms mener at vi i første omgang må videreføre engasjementet av Dagfinn Pedersen fram til 1 juni Hva vi deretter gjør må vi komme tilbake til. Kåfjord kommune sin andel for å opprettholde stillingen og for ekstra kursdager vil være ca. kr ,- for perioden. Rådmannens innstilling: 1. Kåfjord kommune godkjenner at Dagfinn Pedersen sitt engasjement som leder av prosjekt IKT FINT forlenges ut mai Side 7 av 12

8 Sak 0089/05 2. Kåfjord kommune bevilger kr ,- til dette. Utgiftene innarbeides i budsjett for 2006 mot reduksjon av formannskapets reserve. Side 8 av 12

9 Gáivuona suohkan Sak 0090/05 Kåfjord kommune GODKJENNING AV MØTEPLAN 2006 Saksbehandler: Bjørn Inge Mo/Emma Vik Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 05/00954 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0090/05 Kommunestyret Henvisning til lovverk: Bilag: Forslag til møteplan 2006 Saksutredning: Vedlagte forslag til møteplan legges fram til godkjenning av kommunestyret. Ordførerens innstilling: Vedlagte møteplan godkjennes slik den foreligger. Ordføreren og hovedutvalgsledere gis myndighet til å gjøre endringer på møteplanen dersom det er vektige grunner for det. Side 9 av 12

10 Sak 0090/05 BUDSJETTREGULERING 2005 Saksbehandler: Håkon Jørgensen Arkiv: 153 Arkivsaksnr.: 05/00942 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0091/05 Kommunestyret Henvisning til lovverk: Bilag: Budsjettreguleringsskjema Saksutredning: Reguleringen omfatter Haltiprosjektet, Næringsavdelingen, Merinntekter og merutgifter på hovedkapittel 1,8 og 1,9 og kapitalbudsjettet. I kommunestyremøte den 5. des opplyste rådmannen at formannskapets vedtak i sak 74/05 Utbygging av bredbånd stamnett på fiber til indre Kåfjord ikke ville være aktuelt i å iverksette i Det ble i den saken bevilget kr. 1,5 mill. Dette vil være et prosjekt som kommer under satsingen på Folkenett og inngår dermed der. Det vil imidlertid bli behov for beløpet i For å slippe å foreta endringer på det vedtatte budsjett for 2006 foreslår rådmann at beløpet avsettes på disposisjonsfond i 2005 og kommunestyret tar stilling til videre bruk av beløpet i Vedlagte reguleringsskjema viser at det beløp som kan avsettes på fond er kr ,-. Dette har sammenheng med at formannskapet foreslår at grunnkjøp ved Marielund i Manndalen på kr ,- finansieres ved bruk av driftsmidler i I tillegg er det vedtatt bruk av driftsmidler på kr ,- til et interkommunale it-prosjektet. Haltiprosjektet/Reiselivssatsing Rådmannen har i samarbeide med ordfører tatt inn ekstrahjelp for å videreføre Haltiprosjektet. Vi sto ved et veiskille ; enten måtte vi avslutte prosjektet eller så måtte det satses for å få dette gjennomført. Det siste ble valgt. I forbindelse med dette arbeidet så har en innsett behovet for å utvide satsingen til ikke bare å omfatte Halti men til også å omfatte reiseliv generelt. Satsingen på Halti/reiseliv finansieres ved bruk av ledige lønnsmidler fra stillingen om næringskonsulent. Dette har da gitt et merarbeide for jordbrukssjefen som i en periode også har tatt ansvar for næringssaker. Side 10 av 12

11 Side 11 av 12 Sak 0090/05 Rådmannen mener at kommunen bør satse videre på å bidra til å få levedyktige reiselivsbedrifter i Kåfjord. Vi bør imidlertid finne løsning på det øvrige arbeide som næringsavdelingen har. Merinntekter/merutgifter i driftsbudsjettet. Aksjeutbytte Kommunestyret budsjetterte opprinnelig med inntekt på 3 mill. kr. Det ekstraordinære utbyttet fra Nord Troms Kraftlag gjør at inntekten kan øke med kr ,-- Premieavvik Pensjon Som følge av uroligheter i finansmarkedene i år 2001 etter terrorangrepene i USA måtte det innføres en nyordning for beregning av pensjoner for å få disse forutsigbare. Utgiftene har imidlertid på langt nær vært så forutsigbare om ventet. Kåfjord kommune har hatt stor avvik både positive og negative. I 2004 hadde vi en merinntekt på grunn av dette på ca. 3,3 mill. kr. I inneværende år er det imidlertid forventet en merutgift på ca. 2,1 mill. kr. Beløpet er lagt inn i reguleringen. Ordinære pensjonsutgifter Det er avsatt for lite til ordinær pensjon i budsjettet for Utgiftene økes med 1 mill. kr. Reduksjon av gebyrer for vann, avløp og feiing. Kommunestyret vedtok i forbindelse med behandlingen av regnskap for 2004 å benytte kr av overskuddet til reduksjon av disse gebyrene. Teknisk så gjøres dette ved at opparbeidede underskudd på tjenestene dekkes ved bruk av beløpet. Kapitalbudsjett. Bevilgning på 3 mill kr til renseanlegg vann på ansvar 0,6320 reduseres til kr og flyttes til ansvar 0,6322 og benyttes til UV anlegg og trykkøkning i Manndalen. Det tilføres kr til restfinansiering av Molo i Djupvik. Dette finansieres ved bruk av tilskudd. Dette prosjektet var kostnadsberegnet til totalt ca. 5,3 mill. kr. Endelig regnskap er imidlertid på ca. 4,1 mill. Innsparingen er dermed på 1,2 mill. kr. Bevilgningene til boligfelt i Birtavarre og Manndalen reduseres og mesteparten tas inn i budsjett for Til fast dekke på veier og rehabilitering av vann/avløp i Øverveien i Olderdalen ble det bevilget 1,5 mill. kr. Beregnet utgift til vei er på ca. kr mens det til vei/avløp er beregnet utgift på kr Budsjettet korrigeres i henhold til dette. Vei Soleng utsettes til 2006 da grunnavståelse ikke er klarert. Ombygging av leilighet på helsesenteret utsettes til Kjøp av bolig i Olderdalen som ble vedtatt av kommunestyret i sak 64/05 er tatt med i reguleringen. Som følge av denne reguleringen for vi slike endringer i kapitalbudsjettet for 2005: Investeringene som i opprinnelig budsjett for 2005 var bestemt til 12 mill. kr. øker til kr ,-.

12 Opptak av nye låne reduseres fra opprinnelig kr ,- reduseres til kr ,-. Bruk av ubrukte lånemidler øker fra opprinnelig kr ,- til kr ,-. Investeringer som følge av deltakelse i det interkommunale it-prosjektet. Sak 0090/05 Kåfjord er vertskommune for dette prosjektet. Det er i budsjettet forutsatt at Kåfjord fører totalutgiftene for samtlige kommuner som investeringer. De andre kommunenes andel kommer inn som tilskudd. Dette må vi endre og det vises til egen sak. På grunn av usikkerhet rundt føringen av dette har rådmannen latt være å endre budsjettet. Regnskapsføringen må imidlertid gjøres forskriftsmessig uavhengig av budsjettet. Vi må også korrigere budsjettet for 2006 ved senere regulering. Dette omfatter imidlertid ikke bare det interkommunale it-prosjktet men også våre egen prosjekter. En del av utgiftene som nå er ført som investeringer vil måtte flyttes over til drift. Rådmannens innstilling: 1. Kåfjord kommunestyre vedtar budsjettreguleringen slik den fremkommer av bilag. 2. Kåfjord kommune opptar nye lån til finansiering av investeringene i 2005 med kr ,-. 3. Rådmannen får fullmakt til å gjennomføre låneopptakene og godkjenne rentebetingelser og avdragstid. Side 12 av 12