Innføring for Nye WinKlipp

Transkript

1 P O I N T O F S A L E K A S S E L Ø S N I N G E R Innføring for Nye WinKlipp

2 Slik ser hovedbildet i nye Winklipp ut, som dere ser er valgene i hovedbildet veldig likt forrige versjon av programmet WinKlipp. I denne versjonen er det lagt mer vekt på SMS og E.mail. SMS er en egen modul som må bestilles dersom du ønsker å benytte denne. Bankterminal og integrasjon mot bankterminal. Fra midten av november vil AktivData ha mulighet for integrering mot de fleste bankterminaler i Norge. Flere av disse terminalene kan også skille på flere avdelinger dersom dette er et behov hos dere (Multiterminal flere enn en oppgjørskonto). Vi er også blitt forhandler av flere typer bankterminaler (GPS, GPRS og flere integrerte terminaler). Fordelen med terminalløsningen vi har, er at den er billig i drift. Se eget akt som forklarer priser og kostnader på disse terminalene. Timebok på Internett. AktivData leverer også timebok på internett. Ring for tilbud på dette. Vi er klar over at mange av dere har ventet lenge på vår nye versjon, men slik som alt annet, tar enkelte ting noe mer tid enn beregnet. Vi beklager dette, men er veldig fortrolig med at vi kommer til å gi dere en versjon som fyller alle behov og forventninger dere måtte ha.

3 Da denne versjonen er utviklet med nyere teknologi vil programmet ha noen minimumskrav på maskin og utstyr, for at programmet skal være optimalt. Derfor ønsker vi å sende ut denne demoversjonen, som ikke inneholder all funksjonalitet, men som dere kan bruke til å bli kjent med det nye programmet. Videre se om maskinen dere bruker i dag tilfredstiller salongenes krav om hastighet i programmet. Følgende minimumskrav på maskin er minimum 256M Ram, 1.3 GHz. Et fåtall eldre kvitteringsskrivere vil ikke bli integrert i denne versjonen. Vi anbefaler også Touch-skjerm, men er ikke noe krav. Dokumentrutinene i programmet vil kreve at det er installert MS Word på maskinen. Her har AktivData gode tilbud på dette. Programmet er utviklet slik at skjermoppløsningen må settes til 1024 x 768. Det vi si at for å kunne kjøre denne demoen må dere endre skjermoppløsning, da vil eksisterende program få mindre skrift, så hvis dere har en annen maskin så kan dere forsøke der først. Vi vet at det er noen av våre kunder som ikke ønsker å ta i bruk nye Winklipp nå, de trenger større maskiner eller at de foreløpig er fornøyd med det de har. Derfor vedlegger vi et spørreskjema. VIKTIG dette spørreskjemaet må besvares for å få tilsendt den nye versjonen. Ved å installere demoen og leke med den kan dere selv lære dere det nye programmet. Dere vil også få en mer fullstendig manual. Noen har vært på kurs og vil kunne klare dette lettere. Noen ønsker opplæring i salongen eller gå på kurs, og for å kunne planlegge ønsker vi å få en oversikt over dette behovet. Den nye versjonen er gratis for våre eksisterende kunder, den inngår i deres s.v.o. avtale..

4 Før du kommer i gang med denne nye versjonen er det noen punkter du bør igjennom. ( dette gjelder ikke demoversjonen her er det lagt inn) Oppsett. Avdelinger. Gruppeinndelinger. Timebok. Momsinnstillinger. Andre innstillinger Brukerinnstillinger. Rettigheter. Avdelingstilknytting. Søkealternativer. Hudpleier. Rettigheter. Timeboken. Oppsett. Hurtigvalg. SMS / Mail. Påminnelse/Innkalling Kreditt/Faktura. Registrering. Oversikt. Kassaregistreringsbildet. Funksjonalitet. Samleregning. Foto. Rapporter. Dokument.

5 Oppsett. Nytt for dette bildet er : Avdelinger. Dersom programmet settes opp med forskjellige avdelinger, kan du selv bestemme Type behandling og Produktgrupper inne på salgsvarer vedlikehold. Momsgruppe Dette er en innstilling inne på Diverse og salong. Momsgruppen helse er helsemessige behandlinger som ikke er momsbelagte tjenester. Eksempel på dette er fottereapeuter og lignende. Type behandling I denne versjonen kan avdelinger selv styre hva som skal så inne i Type behandling Dersom det ikke er registrert noen behandling, vil behandlingene vist i bilde over, komme fram. Timebok. For de som ønsker å benytte timeboken i programmet, bør sette opp tidsforbruket på de forskjellige behandlingene, samt sette opp en fargekode, dersom det er ønskelig. Tidsforbruket pr. behandling vil automatisk komme fram da den aktuelle behandlingen blir valgt inne i timeboken, men kan endres spesielt for den aktuelle kunden. Andre innstillinger. Inne på Diverse Salong må du kopiere inn navnet til kvitteringsskriveren som ligger på Windows valget Start Innstillinger Skrivere og telefakser. Navnet til skriveren skal lagres i feltet Pos-Printer Du må sette inn momssatsene i samme bilde.

6 Vanlig moms 25 % Matmoms 14 % Reise 8 % Helse 0 % Brukerinnstillinger. Rettigheter. Alle brukere registreres på samme måte som før. Det som er nytt er at alle kan settes inn med eget passord. Dersom du velger å benytte et passord for hver enkelt ansatt kan du krysse av hva den ansatte ikke har tilgant til. I utgangspunktet har den ansatte alle rettigheter, før du begynner å fjerne rettigheter i listen nederst i bildet vist over. Settes en ansatt til systemadministrator, vil ikke noen av avkrysningene i listen nederst være gjeldende. Avdelingstilknytting. Dersom salongen er satt opp med avdelinger, kan du i dette bilde fortelle hvilken av de registrerte avdelingene den ansatte jobber i. Søkealternativer. Valget Søke kun i denne avdeling, vil gjøre at den ansatte kun kan søke i varer og behandlinger registrert på den registrerte avdelingen. Derom det ikke er avmerket i dette valget kan den ansatte søke og registrere salgsvarer og behandlinger fra alle avdelingene registrert i programmet. Fordelen med dette er for eksempel SPA eller andre firma som har flere avdelinger med forskjellige tjenester. Frisøren kan da selge hudprodukter uten å måtte ha flere

7 brukernavn på samme ansatte. Fordelen er også at du slipper å sette opp en samleregning, for å klare dette. Hudpleier. Rettigheter. Inne på diverse og salong kan du krysse av for passord på resept for hudpleier. Dette valget vi si at du må taste passord hver gang du skal inn på resept. Dette for å imøtekomme taushetsplikten for de som er underlagt Norsk journallov. Da du taster inn passordet, vil programmet automatisk finne ut om du er frisør eller ikke. Er du frisør, vil du komme inn i reseptbildet for frisører. Hvis ikke kommer du inn i resept for hud. Det samme gjelder for journal. Settes passord, blir registreringene inne på journal personlig eiet av brukeren som har gjort registreringene. Journal. Inne på kunde, er valget journal. Under dette valget kan du visuelt markere i forsjellige bilder, funn og behandlinger.

8 Ved å trykke på Side 1, 2 og 3 vil forskjellige avkryssingsbilder komme fram. Se under. Timeboken. Oppsett. For å sette opp timeboken, trykker du på navnet til den ansatte som er øverst i timeboken. Her kan du krysse ut dagen, samt fortelle at du har pause og/eller fri i en periode. Her kan du også velge ukisoversikt for hver enkelt ansatt.

9 KUNDEBILDET Hurtigvalg. Timeboken kan nås uansett fra hvor i programmet du er med Ctrl-A. Dette valget er for å kunne skrive inn nye timer, flytte eller slette, samt utskrift av timelister. Inne i kundebildet har du tilgang til timeboken via 3 forskjellige knapper. Alle knappene er merket som vist over. Ny time. Dette er det samme valget som Ctrl-A. Hent kunde fra timeboken. Åpner timeboken. Ved å trykke 1 gang på en kunde som ligger i timeboken, vil programmet automatisk hente kunden inn i kundebildet. Hent kunde til kasse. Åpner timeboken. Ved å trykke 1 gang på en kunde som ligger i timeboken, vil programmet automatisk hente kunden inn i kassabildet. Videre vil programmet automatisk velge den ansatte samt slå inn behandlingene som er registrert i timeboken. I valget Diverse Salong Innslag kasse automatisk fra timeboken. Kan du krysse av om programmet automatisk skal slå inn registrerte behandlinger som ligger i timeboken. Programmet vil da slå inn alle behandlingene i dagens avtale inn i kassen. Dersom ikke denne knappen er avkrysset, kan du fremdeles ha samme funksjonalitet ved å benytte Hent kunde til kasse.

10 SMS / Mail. Bed bestilling av time kan kunden få en påminnelse av timen på SMS og/eller mail. For at kunden skal motta dette må selvsagt mobilnummer og/eller mailadresse være registrert. Alle kundene som settes inn for påminnelse av timen, vil automatisk bli lagt inn i en liste som ligger i Meldingssenter inne på Diverse. Meldingene vil ikke bli sendt før de med rettigheter går inn i meldingssenter, og sender meldingene. For å kunne sende SMS-meldinger, må det være inngått avtale om SMS. Sending av SMS og mail. Alle som ligger klare for påminnelse av time, vil automatisk komme inn i en liste som ligger under valget Diverse MeldingsSenter. Alle som benytter SMS og mail må opprette en fast rutine. Hver morgen etter at maskinen er slått på, og programmet er startet, skal du gå inn på Diverse MeldinsSenter. Inne i dette valger skal du trykke send. Alle påminnelser for neste dag sendes ut. Oppsett SMS og mail-meldinger. Den teksten som sendes ut til dine kunder, settes opp under valget diverse og: Tekst ved påminnelse time. Oppsett innkalling. Påminnelse/Innkalling NB! Det er viktig at du skiller mellom påminnelse av time, og innkalling. Påminnelse av time registreres i selve timeboken eller under valget Påminnelse/Innkalling i kundebildet. Innkalling Påminnelse

11 Innkalling. På innkalling trykker du først der pilen peker. Velg deretter hvor mange uker fram i tid kunden ønsker innkalling. Du kan også markere at innkallingen skal Gjentas. Dette medfører at programmet automatisk legger inn en ny innkalling automatisk, samtidig som mail og/eller SMS blir generert for sending inne på MeldingsSenter. Antall uker fram til den genererte innkallingen er likemange uker som ble valgt ved første registrering. Skal en registrert innkalling slettes, trykker du enda en gang der pilen peker. Dersom kunden ringer og ønsker en Innkalling 6 uker fra forrige gang kunden var til inne. Kan du trykke på teksten Bestilt uke for å etterregistrere en innkalling. Påminnelse. Under påminnelse av time, kan du registrere neste gang kunden har time. Under påminnelse kan du registrere opp til 3 framtidige avtaler. Trykk der pilen peker. Velg hvilken dato kunden har time og registrer til slutt klokkeslettet for avtalen. For å slette en registrering, trykker du der pilen peker. Inne på Diverse Oppsett innkalling setter du opp hvilken dag i uken Innkalling skal sendes ut og hvor mange dager før timen, påminnelse skal sendes ut. Kreditt/Faktura. I programmet er det lagt inn en modul for fordringer. Programmet kan registrere fordringer på 3 måter. Inne på kunde kan du si at behandling og

12 varesalg skal betales med faktura. Et gavekort skal betales med faktura og du kan lage din egen faktura på andre ting som er solgt i salongen, men som ikke inngår den daglige omsetningen. Eksempel på dette kan være at salongen selger brukt utstyr fordi det er anskaffet nytt. Registrering. Registrering av fordringer skjer enten automatisk via kassaregistreringer eller salg av gavekort. Eller du kan registrere en faktura manuelt med fritekstlinjer. Innbetalinger, purringer og utskrifter er i dette bildet. Oversikt. Oversikt over alle fordringer ligger inne på Diverse og Utestående fordringer. Betaling av fordring. Betaling av en fordring. Trykk på knappen Betaling eller gå inn på Kunde Tidligere, og registrer hvordan fordringen blir betalt. Du kan også registrere del betaling av en fordring. Skriv da inn det beløpet som blir betalt. Restbeløpet blir stående igjen på fordringen. Ved betaling av en fordring enten på kontant og/eller terminal, vil dette automatisk komme inn i kontoplanen på oppgjøret. Kassaregistreringsbildet. Funksjonalitet. Søkefelt Kassabildet er et veldig aktivt bilde. Her trykker du på det du vil endre eller velge.

13 Ny funksjonalitet er at du kan endre behandler direkte i registreringen. På denne måten slipper du å benytte deg av samleregning, dersom 2 eller flere har arbeidet med en kunde. Du trykke enkelt og greit på behandlers navn som skal endres. For å slette et innslag trykker du på navnet til behandlingen/produktet. Trykk på antallet, prisen eller rabatt for å endre dette. Valget varesalg og behandling er borte. Nå kommer både behandlinger og produkt fram når du søker i søkefeltet. Alle behandlingene kommer fram i de blå feltene i henhold til hvilken gruppe du trykker på i de gule feltene. Navn i Type behandling styres som nevnt tidligere via avdeling, dersom avdelinger er registrert. SAMLEREGNING I kundebilde er det mulig for å sette kassainnslagene på samleregning. Kassainnslagene som settes inn på samleregning, kan nå stå der, selv om andre kunder blir slått inn i mellomtiden. Inne i kassabildet betyr knappene under. Lisen er tom En eller flere registreringer ligger på samleregning

14 Inne op listen over samleregning kan du krysse av de samleregningene du ønsker å hente inn til et kassainnslag. Etter å ha huket av de som skal hentes inn, trykker du på Hent merkede. Inne i kundebildet vil den eller de innhentede samleregningene vises som vist under. Foto. Kobling mot digitale kamera er nå blitt mye enklere enn tidligere. Ved å koble kameraet til PC n kan du bla deg fram til kameraet direkte fra programmet for å hente bildene inn i programmet. Programmet vil ta en kopi av bildet du ønsker å lese fra kameraet. Bildet som ligger i kameraet vil ikke bli fjernet. Rapporter. Alle rapportene under rapportmenyen vil bli skrevet ut til skjermen, men i motsetning til den gamle versjonen, kan du skrive rapporten ut direkte fra skjermbildet.

15 Alle rapportene vil ha en verktøylinje som du bl.a. kan skruve ut fra. Dokument. Inne på Diverse, Vedlikeholdsfunksjoner og valget Dokumenter og maler. Kan du legge inn egne dokumenter og maler som kan benyttes på dine kunder. Inne i alle dokumentene kan du selv legge inn macroer. Disse makroene vil automatisk bli byttet ut da du skal skrive ut dokumentene.

16 Følgende macroer er tilgjengelig i programmet. MacroNavn Forklaring Eksempel XxxFirmanavnxxx Salongens firmanavn Aktiv Frisør XxxKundeNavnxxx Kundens navn Roger Hansen XxxKundeAdressexxx Kundens adresse Gruveveien 26 XxxKundePostadressexxx Kundens Postadresse 3614 KONGSBERG XxxKundeFaxxxx Kundens Fax-nummer XxxDatoxxx Dagens Dato Det er viktig at macronavnet er helt lik som vist over, da programmet søker ette disse ordene, for så å bytte de ut med virkelige data. Eksempel på bruk av macro i en Faxside.

17 Anbefalte rutiner Tips til anbefalte rutiner i salongen. Lagerbeholdning behandlingsvarer, det anbefales å ha en tom eske på bakrommet, å kaste all tomemballasje i,for senere å telle opp og trekke det ut på forbruket under behandlingsvarene når det er ledig tid. Salgsvarer som taes ut til forbruk i salongen, noteres ned på egen liste, og trekkes ut til behandlingsvarer senere. Ha en god rutine for å registrere inn nye salgsvarer når de kommer med varenummer, strekkode, inn og utpris, leverandør og hva slags vare. Fakturaer: Samle alle fakturaer på et sted etter hvert som de kommer, og merk fakturaen når varene er lagt inn på data, vær nøye med å oppdatere priser, og fyll inn alle felter, dette vil gi deg gode statistikker. Ansatte anbefales lagt inn som en vanlig kunde, eller på utestående under varer og det kan kjøres ønskelig rabatt. Uttak av kasse. Ha rutine på å trekke ut alle kvitteringslapper, med en gang, eller legg de i kassa, på en fast plass, dette gjelder også bankinnskudd og nattsafekvitteringer. Sett de så inn i en perm når de er trukket ut. Kontoplan. Legg in kvitteringene mest mulig nøyaktig og fyll ut tekst, når det er diverse for eksempel skriv kaffe. Kaffe, toalettpapir, te, føres gjerne på diverse utgifter. Papir, kassaruller, penner og lignende på kontorrekvisita. Bankinnskudd på bankinnskudd o.s.v. snakk med regnskapsføreren din om dette, du kan også lage flere kontoer, dette gjøres under Diverse knappen. Ny kassabeholdning. sjekk alltid om kassabeholdningen stemmer, har du glemt et uttak? Eller slått inn noe dobbelt? Bankterminal. Ha som rutine å kjøre oppgjøret på bankterminalen først og rett opp beløpet på oppgjøret hvis ikke dette stemmer. Glemte uttak. Hvis ny kassabeholdning ikke stemmer, og du har glemt å trekke ut en kvittering, så kan du gjøre det dagen etter på oppgjøret da, det hjelper ikke å prøve å rette opp med en penn på oppgjøret når det er utført, det vil hele tiden være det som er inne på dataen som gjelder,og det anbefales derfor å rette opp etter hvert.

18 Kassaoppgjørslapper, med påfølgende rapport over dagens uttak anbefales satt inn i en perm i rekkefølge, og at kvitteringslappen på bankterminalen stiftes fast til denne. Kunde eller vare slått inn feil. Hvis det ikke blir oppdaget samme dagen, kan du slette kortet på ettersyn. Hvis oppgjøret er utført trekk kunden ut igjen ved å lage et eget uttak under uttak av kasse finn vare returnert, eller behandling returnert og før beløpet inn, husk å gi beskjed til regnskapsfører Permen med kassaoppgjør kan du ha i salongen selv, skriv ut rapporter og lever til din regnskapsfører.. Anbefalt til regnskapsfører: Alle rapporter under Økonomirapporter( Til Regnskapsfører og til deg selv). Følgende rapporter anbefales at du skriver ut hver mnd.(eller den perioden du leverer for.) Anbefalte rapporter:diverse statistikker: Salgstatistikk pr frisør, varesalg produktivitetsanalyse. Grafiske statistikker: Salg og behandling alle frisører, total omsetning alle frisører, andel varesalg i prosent, for hele salongen, og på hver medarbeider, bruk statistikkene aktivt på personalmøter. Det anbefales at du hele tiden skriver ut rapporter for ønsket periode, og henger opp på bakrommet, og orienterer medarbeiderne om dette og diskuterer resultater. Mer detaljer om programmet vil komme i selve manualen. Lykke til!! Med vennlig hilsen AktivData AS Roger Hansen /