Hvordan å hente adresselister fra FS til Corporater Surveyor

Transkript

1 Hvordan å hente adresselister fra FS til Corporater Surveyor 1. Bestem deg for hvilket emne eller delemne du vil lage adresseliste for (som eksempel brukes delemnet SVEXPHIL-8, som er de av EXPHIL-studentene på SV som hører til på NHS). 2. Logg på FS og hent fram den aktuelle navnelisten med rett utvalg (den vanligste tabellen er «FS Navneliste». Skjermbildet for SVEXPHIL-8 eksempelet er vist i Figur 1 nedenfor). 3. Velg «Fil» og «Eksporter data» fra hovedmenyen til FS. 4. Velg «Kopi til klippebord», pass på at det er krysset av for «Kolonneheading», og klikk «OK». 5. Opprett en tom arbeidsbok i Excel, og lim inn dataene fra klippebordet (for eksempel ved å trykke Ctrl-v). 6. Lagre regnearket midlertidig på maskinen på en katalog du husker og med et navn du husker. (i eksempelet brukes Stigs stasjonære PC, filnavnet SVEXPHIL-8_H12 og katalogen C:\Mine dokumenter\corporater surveyor\evalueringer). 7. Slett alle kolonnene unntatt etternavn, fornavn, adresse og adresse_priv. 8. Sett inn en ny kolonne helt til venstre (den får da kolonnenavnet A ), og bruk for eksempel emne som kolonneoverskrift. 9. Skriv inn det aktuelle emnenavnet (i eksempelet brukes Examen Philosophicum NHS ) i denne nye emnekolonnen. Det enkleste er å skrive inn emnenavnet for den første av studentene, og kopiere til alle de andre studentene. 10. Flytt deg til første blanke kolonne (i eksempelet er dette kolonne F) og skriv inn adresseliste i første rute (overskriftsruten). 11. Dersom det for den første studenten finnes en epostadresse i bare den ene av de to epostadressekolonnene, kopieres denne over til den nye adresseliste -kolonnen. Dersom det er epostadresser i begge epostadressekolonnene (slik det som oftest er), må disse to kombineres til en liste i den nye kolonnen, sammenføyet med komma og en blank. Dersom den ene kolonnen inneholder «stig.selmer-andressen@uis.no» og den andre inneholder «stig@lyse.net», så er det «stig.selmer-andressen@uis.no, stig@lyse.net» som skal stå i adresseliste -kolonnen. Den enkleste måten å få til dette på, er å legge inn en formel som gjør dette arbeidet. I eksempelregnearket er formelen =HVIS(E2="";D2;HVIS(D2="";E2;KJEDE.SAMMEN(D2;", ";E2))) lagt inn i feltet F2, og så kopiert nedover til alle de andre studentene. Figur 2 viser hvordan eksempelregnearket nå ser ut. Dette arket har også fått navnet SVEXPHIL Adresselisteregnearket er nå ferdig. Lagre regnearket på nytt. 13. Logg deg på Corporater Surveyor, og velg Bibliotek Svarpersoner. Velg deg videre fram i adresselistehierarkiet til det sted du ønsker å legge den nye adresselista (i eksempelet brukes katalogen KK-forum ). 14. Velg Legg til Svarpersongruppe fra nedtrekksmenyen på det aktuelle sted i adresselistehierarkiet, og skriv inn navn og eventuell beskrivelse for adresselista (for eksempelet brukes navnet SVEXPHIL-8_H12-eksempel og beskrivelsen Eksempel på adresseliste importert fra FS-rapport FS Navneliste ). 15. Med den nye svarpersongruppen valgt, klikk på fanen Legg til, og fra nedtrekksmenyen velges Last inn fra Excel. 16. Skriv inn katalogplassering og filnavn, eller bruk Bla gjennom til å bla deg fram til adresselisteregnearket. Trykk på Last opp.

2 17. Velg det rette av arkene fra regnearket i ruten Last inn data fra (i eksempelet velges SVEXPHIL-8 ), og husk å krysse av for Bruk første rad som overskrift (se Figur 3). 18. Velg hvilke av kolonnene (variabelverdiene) i Corporater Surveyor som skal hentes fra hvilke kolonner i regnearket. I eksempelet skal regnearkkolonnen emne brukes som Undergruppevariabel i Corporater Surveyor (se Figur 4), regnearkkolonnen etternavn skal brukes som Etternavn-variabel, regnearkkolonnen fornavn skal brukes som Fornavn-variabel, og regnearkkolonnen adresseliste skal brukes som E-postinvitasjon-variabel (se Figur 5). 19. Trykk Fullfør. 20. Corporater Surveyor vil nå produsere den nye adresselista ( Examen Philosophicum NHS i eksemplet) og legge den inn under det valgte svaradresseområdet i Corporater Surveyors bibliotek ( SVEXPHIL-8_H12-eksempel i eksempelet se Figur 6). 21. VOILA! svarpersonlista er nå klar til å brukes. Figur 1: Navnelisterapport FS i FS.

3 Figur 2: Adresselisteregneark i Excel Figur 3: Innlesing til Corporater Surveyor av adresseliste fra Excel-regneark

4 Figur 4: Velge hvilken av Corporater Surveyors adresselistekolonner(variabler) som skal knyttes til emne-kolonnen i adresselisteregnearket. Figur 5: Kopling av regnearkets adresselistekolonner til Corporater Surveyors adresselistekolonner

5 Figur 6: Den ferdige svarpersonlista i Corporater Surveyor