Offentlige anskaffelser Rygge kommune

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Offentlige anskaffelser Rygge kommune"

Transkript

1 Offentlige anskaffelser Rygge kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 15. november 2012 østfold kommunerevisjon iks 1

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG INNLEDNING Bakgrunn Problemstilling og avgrensing Metode og gjennomføring Revisjonskriterier SYSTEM FOR INTERNKONTROLL Kontrollmiljø Risikovurderinger Kontrollaktiviteter Informasjon og kommunikasjon Oppfølging Vurderinger ETTERLEVELSE AV RAMMEAVTALER Revisjonskriterier Fakta Vurderinger RÅDMANNENS OPPFØLGING KONKLUSJONER/ANBEFALINGER RÅDMANNENS KOMMENTARER VEDLEGG østfold kommunerevisjon iks 2

3 1 SAMMENDRAG Østfold kommunerevisjon IKS har i dette prosjektet evaluert om Rygge kommune har tilfredsstillende systemer og rutiner for å sikre etterlevelse av regelverket om offentlige anskaffelser. Vi har også vurdert praksis knyttet til etterlevelse av rammeavtaler. For å besvare problemstillingene har vi intervjuet innkjøpsansvarlig, kommunalsjefene og økonomisjef, samt gjennomført en spørreundersøkelse til de som deltar i kommunens innkjøpsarbeid. Revisjonskriteriene som legges til grunn er nærmere beskrevet i vedlegget. Den siste problemstillingen omhandler rådmannens oppfølging av to saker vedrørende manglende konkurranse ved tjenestekjøp i investeringsprosjekter. Revisjonen har ikke vurdert rådmannens oppfølging kun gjengitt hans uttalelse. Vurderingen av kommunens system for internkontroll er basert på COSOmodellen, som består av komponentene kontrollmiljø, risikovurdering, kontrollaktiviteter, informasjon og kommunikasjon og oppfølging. Revisjonen har funnet at kommunen, både lokalt og gjennom innkjøpssamarbeidet, har fokus på overholdelse av anskaffelsesregelverket. Flere aktiviteter og tiltak synes samlet sett å utgjøre en tilfredsstillende ramme for internkontroll. Imidlertid mener revisjonen at manglende systematiske risikovurderinger representerer en svakhet i internkontrollsystemet, blant annet fordi det kan gjøre det vanskeligere for kommunen å nå sine fastsatte mål. Det kan også gjøre det vanskeligere for kommunen å iverksette riktige og tilstrekkelige kontrolltiltak. Kommunen inngår de fleste av sine rammeavtaler gjennom innkjøpssamarbeidet med de fordeler det gir. Spørreundersøkelsen viser at de fleste som foretar innkjøp passer på å etterleve kommunens rammeavtaler. Samtidig er det gjort funn som viser at dette ikke alltid er tilfelle. Etter revisjonens oppfatning kan dette representere et holdningsproblem hva gjelder lojalitet ovenfor inngåtte rammeavtaler. Denne risikoen forsterkes ved at kommunen heller ikke har etablert en formalisert kontroll med etterlevelse av rammeavtaler. Med grunnlag i de funn vi har gjort anbefaler revisjonen at Rygge kommune bør: oppdatere innkjøpsrelaterte dokumenter i Kvalitetslosen inkludert rammeavtaleoversikt gjennomføre og dokumentere risikovurderinger på overordnet nivå vurdere behovet og tilstrekkeligheten av eksisterende og eventuelt nye kontrollaktiviteter på bakgrunn av risikovurderinger. østfold kommunerevisjon iks 3

4 2 INNLEDNING 2.1 Bakgrunn Faktaboks 1: Bakgrunn Revisjonen har som en av sine oppgaver å utføre forvaltningsrevisjon, jfr. kommunelovens 78 og forskrift om revisjon kapittel 3. Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet å kontrollere at forvaltningens aktiviteter foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og kommunestyrets vedtak. Forvaltningsrevisjon skal gjennomføres i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt i kommunestyret 29. mars 2012, sak 21/12. I henhold til denne er Offentlige anskaffelser neste prosjekt på planen. I planen heter det: Etter revisjonens vurdering er innkjøp og anskaffelser et område som er komplekst. Feil i saksbehandlingen fører raskt til brudd på regelverket, og kan føre til betydelige merkostnader for kommunen i form av klagesaker og mulige erstatningskrav. Kommunen har selv påpekt at området er forbundet med risiko. Påpekt risiko er av vesentlig betydning for private aktører som ønsker oppdrag for kommunen (brukerne) og for kommunens økonomi. Revisjonen anbefaler at dette prosjektet prioriteres. Plan for gjennomføring av prosjektet ble vedtatt av kontrollutvalget , sak 12/ Problemstilling og avgrensing Rapporten omhandler følgende problemstillinger: Har Rygge kommune etablert og implementert et system for internkontroll som er egnet til å sikre etterlevelse av regelverket om offentlige anskaffelser? Revisjonen vil blant annet undersøke om kommunen har etablert interne retningslinjer, prosedyrer og sjekklister som ivaretar de kravene anskaffelsesregelverket oppstiller, samt om disse er tilstrekkelig kjent i kommunen. Etterleves rammeavtaler i tråd med regelverk om offentlige anskaffelser og interne retningslinjer? Revisjonen vil undersøke utvalgte virksomheters praksis knyttet til etterlevelse av rammeavtaler, samt om det forekommer lekkasjer til leverandører kommunen ikke har avtale med. Hvordan følger rådmannen opp kontrollutvalgets tidligere påpekninger i KU-sakene 12/9 og 12/8 knyttet til manglende konkurranse ved tjenestekjøp i forbindelse med investeringsprosjekter? Østfold kommunerevisjon har gjennomført flere lignende undersøkelser, hvor etterlevelse av rammeavtaler har skilt seg ut som et forbedringspunkt i samtlige kommuner. Av ressurshensyn mener vi derfor det er hensiktsmessig å avgrense undersøkelsen til å omhandle dette. 2.3 Metode og gjennomføring Faktaboks 1: Metode og gjennomføring Østfold kommunerevisjon IKS gjennomfører all forvaltningsrevisjon i tråd med Standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). De to første problemstillingene er besvart gjennom dokumentanalyse, spørreundersøkelse 1 og intervjuer. Spørreundersøkelsen er sendt til de i kommunen som deltar aktivt i 1 ØKR bruker Quest Back som spørreskjemaverktøy. østfold kommunerevisjon iks 4

5 innkjøpsarbeidet, totalt 96 ansatte 2. Svarprosenten utgjør 51 % (49 av 96). Revisjonen er av den oppfatning at undersøkelsen er representativ i forhold til problemstillingene i denne rapporten. Svaralternativene i spørreundersøkelsen er i en skala fra én til seks, hvor én er laveste verdi (helt uenig) og seks er høyeste verdi (helt enig). Vi har valgt å presentere resultatene i score, en metode som kommunen selv bruker. Revisjonen anser at score mellom 4 og 5 er tilfredsstillende. Kommunen har frem til nå ansett score mellom 3,7 og 5 som tilfredsstillende, men vi har blitt informert om at de vurderer å endre dette til mellom 4 og 5. Vi har intervjuet innkjøpsansvarlig, kommunalsjefene og økonomisjef, samt hatt korrespondanse med personal- og organisasjonssjef. løsninger og resultater kan danne basis for revisjonskriterier. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriteriene: Kommuneloven (Lov ) Lov om offentlige anskaffelser (Lov , sist endret ) Forskrift om offentlige anskaffelser (FOR , siste endret ) Veileder til reglene om offentlige anskaffelser, utgitt av Fornyings- og administrasjonsdepartementet november 2006 Kommunens interne rutiner og retningslinjer Utledning av revisjonskriteriene følger i vedlegget. Tredje problemstilling er besvart ved korrespondanse med rådmann per epost. Vi vil ikke vurdere rådmannens uttalelse. I etterkant av hvert intervju er det utarbeidet referat, som så er verifisert av informanten. Det følger av revisjonens metodikk at verifiserte referater er å anse som fakta på lik linje med annen skriftlig dokumentasjon. Undersøkelsen er gjennomført av forvaltningsrevisor Elisabeth Iversen-Faim i perioden juni-november Revisjonskriterier Faktaboks 1: Revisjonskriterier Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Med autoritative kilder menes normalt lovverk, politiske vedtak og føringer, men også kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og/ eller andre sammenlignbare virksomheters 2 Undersøkelsen ble sendt til 106, men 10 meldte seg av da de ikke deltar i innkjøpsarbeidet. østfold kommunerevisjon iks 5

6 3 SYSTEM FOR INTERNKONTROLL Har Rygge kommune etablert og implementert et system for internkontroll som er egnet til å sikre etterlevelse av regelverket om offentlige anskaffelser? 3.1 Kontrollmiljø Revisjonskriterier Som det fremgår av vedlegget er det viktig med et kontrollmiljø som legger til rette for god risikohåndtering. I følge COSO skal kontrollmiljøet sette organisasjonens standard når det gjelder å påvirke de ansattes holdning til kontroll og styring. Kontrollmiljøet er grunnmuren for de øvrige kontrollelementene i internkontrollsystemet, og inneholder faktorer som integritet, etiske verdier og kompetanse hos virksomhetens medarbeidere, ledelsens filosofi og driftsform og ansvarsfordeling. Fakta Ledelsesfilosofi, organisasjonsstruktur og fordeling av ansvar og myndighet De overordnede bestemmelsene for beslutningsprosessen i Rygge kommune fremgår av kommunestyrets vedtak om delegering av myndighet til rådmannen fra 21. juni Her delegeres rådmannen myndighet til å treffe vedtak i alle enkeltsaker og andre saker som ikke er av prinsipiell betydning ( ). Overordnet dokument for kommunens myndighetsutøvelse er Reglement for intern delegering 3. Delegeringsreglementet er basert på prinsippet om full delegering til rådmannen i enkeltsaker som ikke er av prinsipiell betydning. I reglementets del to står det at rådmannen videredelegerer oppgaver og myndighet til enhetslederne innen de rammer som fremgår av lov eller politiske vedtak...all delegering av myndighet skal være skriftlig All delegert myndighet må brukes i samsvar med lover og forskrifter, mål og retningslinjer som er gitt av overordnet organ, og innenfor budsjettets rammer og forutsetninger. Videre fremgår det av delegeringsreglementet at rådmannen videredelegerer til enhetslederne sin myndighet til å disponere vedtatt budsjett for egen enhet i henhold til økonomiplanen. Den enkelte virksomhetsleder kan videredelegere sin myndighet internt hvis ikke reglementet uttrykkelig sier noe annet ( ) Slik videredelegering skal gjøres skriftlig. Spørreundersøkelsen viser at 82 % av enhetslederne har delegert sin myndighet til å bestille mot inngåtte avtaler og utføre enkeltanskaffelser, til ansatte i enheten de leder. 67 % har gjort dette skriftlig. Økonomiavdelingen og enhet for personalog organisasjon har en stabs- /støttefunksjon i kommunen. Økonomiavdelingen ledes av økonomisjef og innkjøp ligger under økonomisjefens ansvars- og myndighetsområde. Rutinebeskrivelse for innkjøp er politisk forankret og gjort gjeldende fra Rutinen beskriver ansvar, fullmakter og roller i innkjøpsarbeidet, samt fremgangsmåte i anskaffelsesprosessen. Rygge kommune har eget arbeidsreglement. Av betydning for denne revisjonen er reglementets 17, hvor det kreves tillatelse for annet lønnet arbeid som kan påvirke vedkommendes arbeidsytelse i kommunen, eller som kan medføre inhabilitet etter forvaltningsloven. 3 Vedtatt av rådmannen østfold kommunerevisjon iks 6

7 Etikk og integritet Kommunens etiske retningslinjer 4, Etikkplakat, retter seg mot kommunens ansatte og folkevalgte. Formålet er økt bevissthet i etiske spørsmål, samt veilede ansatte/politikere i problemstillinger som ikke er regulert eller konkretisert gjennom lov og avtaleverk. Retningslinjene tar utgangspunkt i at alle har et selvstendig ansvar for egne handlinger og skal ta avstand fra og bekjempe enhver aktivitet som truer kommunens etiske verdier. Følgende punkter er sentrale for denne revisjonen: Ingen skal motta gaver eller personlige fordeler av en art som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelse eller vedtak. Ingen har i noe tilfelle adgang til å kjøpe varer til privat bruk i kommunens navn eller bruke kommunens rabattordninger til private formål. Det fremgår av innkjøpsrutinen at ansatte som skal bestille varer eller tjenester må sette seg grundig inn i eventuelt vedtatte etiske retningslinjer. Personal- og organisasjonssjef informerer om at etikk har vært tema ved tre ledersamlinger siden Kommunalsjef for tjenesteområde plan og miljø informerer om fokus på etikk i tjenesteområdet og at man er bevisst på å følge god anbudsskikk. Regler for personlige gaver og fordeler 5 er utarbeidet for å hindre at ansatte og politikere i kommunen skal motta gaver eller andre personlige fordeler som er egnet til å påvirke tjenestehandlinger. Kommunen har også utarbeidet retningslinjer for intern varsling av kritikkverdige forhold. Dokumentet refererer arbeidsmiljølovens regler om varsling og inneholder informasjon om kommunens verdigrunnlag og organisasjonskultur. Videre angis hva det kan varsles om, til hvem og hvordan varslingen skal gjennomføres. Det er også utarbeidet en prosedyre for håndtering av varsling. Disse ligger i Kvalitetslosen 6. Spørreundersøkelsen viser at 68,3 % av respondentene kjenner til at det finnes etiske retningslinjer i kommunen. Påstanden Jeg syntes etikk er viktig i innkjøpsprosessen oppnår score 5,1, hvor én er laveste verdi (helt uenig) og seks er høyeste verdi (helt enig). Kompetanse Personal- og organisasjonssjef informerer om at kommunen er underveis med å utarbeide en overordnet rekrutterings- og kompetansestrategi. Planen vil omhandle tiltak sentralt i kommunen og ved den enkelte enhet, og antas å være ferdig høsten Det fremgår av utkast oversendt revisjonen at planen vil være basert på langsiktig strategisk planlegging, eksisterende delplaner og opplæringsplaner utarbeidet på enhetene. Økonomisjef informerer om at innkjøp vil inngå som en del av modulbasert opplæring for ledere. I henhold til innkjøpsansvarlig foreligger ingen kompetanseplan vedrørende innkjøp, men kompetansehevende tiltak kan iverksettes etter meldte behov. Ut over dette bidrar innkjøpsansvarlig med fortløpende råd og veiledning. Innkjøpsansvarlig informerer om opplæring i innkjøpsarbeid i Opplæringen inngikk som en del av fast månedlig samling for enhetsledere i kommunen og hadde en varighet på ca. 1,5 time. Innkjøpsansvarlig stod for gjennomføringen, som bestod av gjennomgang av regelverket, systemer for 4 Vedtatt i kommunestyret , revidert Opprettet Kommunens elektroniske kvalitetssystem østfold kommunerevisjon iks 7

8 innkjøp og viktigheten av å overholde regelverket. Innkjøpsansvarlig holder seg faglig oppdatert ved å delta på kurs ved behov. Han tiltrådte stillingen i Rygge kommune deltar også i KS innkjøpsforum (KSI) - et fagforum med fokus på offentlige anskaffelser. Innkjøpsansvarlig informerer om at forumet brukes til innhenting av informasjon, samt drøftinger/avklaringer med juridisk seksjon. Kommunen benytter også anskaffelsesverktøy fra MERCELL - en leverandør av anbudstjenester på bedriftsmarkedet. Verktøyet skal sikre at samlet anskaffelsesprosess blir ivaretatt i henhold til lovverk. Funn fra spørreundersøkelsen: Påstand Jeg har god kjennskap til lov og forskrift om offentlige anskaffelser Jeg er kjent med kommunens innkjøpsrutine Jeg mener at kommunens reglementer og rutiner dekker mitt behov i innkjøpsprosessen Jeg følger alltid kommunens reglementer og rutiner ved innkjøp Ressurser Score 3,61 4,51 4,27 5,00 Innkjøpstjenesten i Rygge kommune består av ett fast årsverk innkjøpsansvarlig. Ca. 65 % av stillingen disponeres til innkjøpsområdet og resterende til eiendomsskatt. Ressursmessig er dette tilstrekkelig til å utføre de oppgaver som tillegges funksjonen. Innkjøpsansvarlig har ingen instruksjonsmyndighet - kun en rådgivende funksjon. Oppgaver som tilligger innkjøpsansvarlig er å fremforhandle rammeavtaler og større innkjøp. Stor grad av innkjøp gjøres på den enkelte enhet og innkjøpsansvarlig veileder ved behov. Rygge kommune er involvert i et innkjøpssamarbeid bestående av kommunene Moss, Råde, Våler og Rygge. Innkjøpssamarbeidet beskrives nærmere i neste kapittel. Utover dette samarbeider kommunen også med Østfold fylkeskommune, Akershus fylkeskommune og andre kommuner i enkelte innkjøpssaker. 3.2 Risikovurderinger Revisjonskriterier Som det fremgår av vedlegget er risikovurderinger et sentralt element i COSO. Modellen er i hovedsak utviklet som et risikostyringsverktøy og bør brukes i sammenheng med kommunens øvrige styringsverktøy. Risikovurdering forutsetter at det er fastsatt mål for virksomheten og aktivitetene. Internkontrollsystemet må således identifisere risikoer som kan hindre måloppnåelse. Analysen danner grunnlag for hvilke kontrollaktiviteter som bør iverksettes. Fakta Kommunens rutinebeskrivelse for innkjøp har som formål å sikre følgende: at lov og forskrift om offentlige anskaffelser blir fulgt en felles opptreden overfor leverandører og at disse behandles på samme måte uavhengig av hvem som foretar anskaffelsen at kommunen gjennom rammeavtaler utnytter de gunstige betingelsene store kjøp og avtaler gir at etiske krav i forbindelse med anskaffelser i kommunen blir fulgt og at alle leverandører det inngås avtaler med slutter seg til tanken om seriøst arbeidsliv at det er reell konkurranse om å oppnå leveranser til kommunen og at prinsippet om konkurranse på like vilkår følges overfor alle interesserte leverandører Videre er målsettingen med innkjøpsrutinene at: østfold kommunerevisjon iks 8

9 internkontroll kan oppdage feil slik at disse kan rettes i tide det er klare myndighets- og ansvarsforhold enhver anskaffelse kan dokumenteres ordningen skaper tillit hos ansatte, leverandører og innbyggere det foretas miljøriktige innkjøp det foretas etiske innkjøp Innkjøpsansvarlig informerer om at det foretas risikovurdering av leverandørene og deres mulighet til å gjennomføre avtalen, herunder leverandørens økonomi og bemanning/fagkompetanse. Dokumentasjon legges frem av leverandør i tilbudet, i tråd med forskrift om offentlige anskaffelser. I tillegg analyseres markedsutviklingen på det området innkjøpet foretas. Det innebærer å se om produktet som skal anskaffes er kvalitativt tilfredsstillende og på høyde med utviklingen innenfor området. Dette gjøres løpende og dokumenteres ikke. Ut over dette foretar ikke innkjøpsansvarlig risikovurderinger og antar at dette gjøres på den enkelte enhet. Innkjøpsansvarlig påpeker at det er mindre risiko ved innkjøp til daglig bruk som foretas ved avrop på rammeavtale, enn ved større enkeltanskaffelser. Økonomisjef og kommunalsjefene informerer om at det ikke gjøres systematiske risikovurderinger relatert til innkjøp. Kommunalsjefene viser til uformelle risikovurderinger i det daglige, ved at de holder seg oppdatert på hva som rører seg, i faste og uformelle møtearenaer, med ansatte i tjenesteområdet. I følge økonomisjef er det vanskelig å eliminere all risiko for brudd på regelverket om offentlige anskaffelser. Samtidig har kommunen blitt klaget inn for KOFA ved tre anledninger, men ingen av klagene er blitt tatt til følge 7. Økonomisjef mener det viser at kommunens praksis er tilfredsstillende. Innkjøpsansvarlig etterlyser en innkjøpsstrategi for hele kommunen, som setter innkjøp i et større perspektiv. Fokuset på innkjøp ligger i hovedsak på løpende drift. Det vises eksempelvis til itavdelingen som har utarbeidet strategi for investeringer over tid. 3.3 Kontrollaktiviteter Revisjonskriterier Kontrollaktiviteter henger nøye sammen med risikovurderingen, jfr. vedlegget. Kommunen bør iverksette, eller sette fokus på eksisterende, kontrolltiltak som reduserer de risikoene som er identifisert. Aktivitetene bør omfatte alle nivåer og funksjoner i organisasjonen, og kan for eksempel være godkjennelser og anvisninger. Dette bør gjøres på alle nivåer i organisasjonen. Fakta Innkjøpsrutine Innkjøpsrutinen beskriver ansvar og roller i innkjøpsarbeidet, samt trinn i innkjøpsprosessen fra behov oppstår til kjøpet er gjennomført. Rutinen beskriver også aktiviteter for kontroll av varer/tjenester, avtalebetingelser og faktura, samt hvem som er ansvarlig for dette. Innkjøpsansvarlig opplyser om at rutinebeskrivelsene er utarbeidet på bakgrunn av lov og forskrift om offentlige anskaffelser, kommunens organisasjonsform og andre lokale forhold. 7 Anskaffelser som er klaget inn for KOFA er oppføring av Ryggeheimen sykehjem, kjøp av bedriftshelsetjeneste og kjøp av vikartjenester. De to første anskaffelsene ble gjennomført av Rygge kommune alene, mens vikartjenester ble gjort av innkjøpssamarbeidet. østfold kommunerevisjon iks 9

10 Dessuten er det lagt vekt på at rutinene i størst mulig grad skal være sammenfallende med de andre kommunene i innkjøpssamarbeidet, slik at de befinner seg på samme nivå når det gjelder krav og forventninger til leverandører. I henhold til innkjøpsrutinen ønsker Rygge kommune å minimere den totale miljøbelastningen fra kommunens innkjøp av varer og tjenester, samt bidra til et samfunn som fremmer miljøvennlige produkter og tjenester. Følgende prinsipper legges til grunn: - Varer og tjenester velges på bakgrunn av livsløpskostnader, kvalitet og miljøegenskaper. - Varer og tjenester som er energieffektive, har lavt innhold av helse- og miljøfarlige kjemikalier, gir lave forurensende utslipp og lavt ressursbruk skal prioriteres. - For varer hvor det er utviklet miljømerkingskriterier i regi av Svanen eller EU-blomsten skal disse kriteriene så langt som mulig legges til grunn. - For tjenester skal leverandører med rutiner og kompetanse som sikrer lav miljøbelastning prioriteres, for eksempel leverandører som kan dokumentere dette ved å ha innført ISO eller Miljøfyrtårn. Det er en forutsetning at miljøkravene ikke medfører vesentlig økte totalkostnader (livsløpskostnader) knyttet til anskaffelsen, og at bruksnytten knyttet til anskaffelsen blir tilfredsstilt. Det kan derfor utvises skjønn i det enkelte tilfellet når særlige hensyn tilsier det. Følgende gjelder når noe skal anskaffes: - Sjekke tilgjengelige miljømerkede produkter i markedet (Svanen, Eublomsten osv.). - Velge primært økologiske/fair trade matvareprodukter der det har en pris som ikke langt overgår prisen på vanlige varer. - Sjekke aktuelle leverandørers miljøprofil og om de er miljøsertifisert. - Velge lavenergi maskiner (A, AA, AAA osv.) - Velge støysvake maskiner. - Velge biler, maskiner og redskap med lang holdbarhet og som bruker miljøvennlig drivstoff, alternativt elektriske utgaver. - Velge gjen-/ombruk av materialer ved kassasjon ved å gi bort til veldedige organisasjoner og lignende. - Velge miljøvennlige tjeneste- og jobbreiser med prioritet til buss og tog. Innkjøpsansvarlig informerer om at flertallet av kommunens rammeavtaler er inngått av innkjøpssamarbeidet, med Moss kommune i spissen. Moss kommune er dedikert til ivaretakelse av miljøaspektet med bakgrunn i at kommunen blant annet er miljøfyrtårn. Innkjøpsleder i Moss kommune bekrefter at kommunen vektlegger miljøaspektet i sine innkjøp, men påpeker også at miljøhensyn kan vektlegges mer enn hva som gjøres i dag. Innkjøpsansvarlig i Rygge kommune informerer videre om at for å kunne fortsette innkjøpssamarbeidet i regionen, må Rygge kommune følge de rammer og føringer som legges av Moss kommune. Miljøaspektet innarbeides i samtlige felles rammeavtaler og konkurranser. I de få tilfellene Rygge har egne konkurranser gjøres dette ut fra samme prinsipp og tenkning. Påstanden Jeg er kjent med kommunens innkjøpsrutine oppnår score 4,51 i spørreundersøkelsen. Økonomisk internkontroll Kommunens økonomireglement omhandler blant annet regler for anvisnings- og attestasjon 8. Her fremgår det at attestasjonsmyndighet tildeles av den som har 8 Sist revidert østfold kommunerevisjon iks 10

11 anvisningsmyndighet for det aktuelle budsjettområdet. Attestasjonsmyndighet gis skriftlig, med kopi til regnskapsansvarlig og revisjonen. Videre fremgår det at anvisningsmyndighet ligger hos rådmannen, men at deler av denne er delegert. Delegasjonsmyndighet gis skriftlig, med kopi til den regnskapsansvarlig og revisjonen. Funn fra spørreundersøkelsen relatert til attestasjon og anvisning: Påstand Jeg er kjent med kommunens reglement for attestasjon og anvisning Jeg kontrollerer alltid at pakkseddel stemmer med leveranse Jeg kontrollerer alltid at faktura samsvarer med pakkseddel I vår virksomhet har vi fokus på fakturakontroll Min leder er opptatt av at jeg utøver kontroll i forhold til innkjøp Det er alltid to ulike personer som attesterer og anviser Ehandel Score 4,88 5,32 4,93 5,07 4,85 5,51 Rygge kommune har ikke innført ehandel, men innkjøpsmodulen skal implementeres. Tidspunkt for dette er ikke fastsatt. Varekataloger er tilgjengelige på flere av leverandørenes nettsider og innkjøpere bestiller direkte derfra. Ellers kontaktes leverandør. Rammeavtaler Rammeavtaler fungerer som kontrolltiltak, ved at kjøp i henhold til rammeavtale vil være i tråd med regelverket. Kommunens rammeavtaler og etterlevelse av disse vil gjennomgås i neste kapittel. Elektronisk kvalitetssystem Kommunen har innført Kvalitetslosen, et elektronisk verktøy/system for kvalitetsoppfølging og internkontroll. Kvalitetslosen dekker følgende områder: Dokumentasjon, som prosedyrer, lovsamlinger og styrende dokumenter. Avvik, varsling og tilbakemelding på dette. Systemet ble innført i 2010 og skal være ferdig implementert. Samtidig pekes det på som utfordrende å få på plass alle rutiner og andre relevante dokumenter. Det er ikke meldt avvik relatert til innkjøp i Kvalitetslosen. Annet Kommunalsjefene informerer om at myndighet til å foreta disponeringer innenfor vedtatt budsjett, herunder innkjøp, i sin helhet er delegert fra rådmannen til enhetslederne. Så lenge enhetsleder holder seg innenfor budsjett, vil normalt ikke kommunalsjef føre oppsyn med de disponeringer enhetsleder foretar. Kommunalsjefene informerer om at de ikke fører kontroll med om regelverket om offentlige anskaffelser etterleves eller hvorvidt det foretas innkjøp utenfor etablerte rammeavtaler. Samtidig kreves det at enhetslederne er lojale ovenfor kommunens rammeavtaler og inntrykket er at disse overholdes. Det vises også til uformell kontroll ved at kommunalsjefene holder seg informerte via ukentlige møter med lederne/stab, samt dialog med medarbeidere. Videre rapporteres det regelmessig på fremdrift og økonomi. Økonomisjef informerer om at økonomiavdelingen, herunder innkjøpsansvarlig, har en overordnet kontrollfunksjon i kommunen av fakturaer og kontrakter. Ellers føres ingen form for kontroll av om regelverket om offentlige anskaffelser etterleves og lojalitet overfor rammeavtaler. I følge innkjøpsansvarlig har Rygge kommune ikke etablert en formalisert kontroll med etterlevelse av rammeavtaler, østfold kommunerevisjon iks 11

12 verken med hensyn til lojalitet overfor rammeavtalen eller at leverandører fakturerer riktig. Innkjøpsansvarlig er ikke kjent med hvorvidt enhetsledere eller kommunalsjefene foretar kontroll på etterlevelse av rammeavtaler. Innkjøpsansvarlig informerer om at han etterprøver om rammeavtaler overholdes og om det forekommer flere/større enkeltinnkjøp innenfor et område. Dette gjøres ved å gjennomgå en rapport som viser antall fakturaer utstedt i løpet av året, per leverandør, og totalt fakturabeløp. Andre funn fra spørreundersøkelsen relatert til kontroll: Påstand Score Min leder kontrollerer de kjøp jeg foretar 3,71 meg Alle innkjøp kontrolleres i etterkant 4,49 Etterlevelse av anskaffelsesregelverket har 3,98 fokus i Rygge kommune 3.4 Informasjon og kommunikasjon Revisjonskriterier Som det fremgår av vedlegget krever god internkontroll at ledere og medarbeidere er gjort kjent med og har forstått hvilket ansvar de har og hva de skal gjøre. Dette forutsetter effektiv informasjons- og kommunikasjonsflyt til alle ledd og nivåer i organisasjonen. Et velfungerende internkontrollsystem inneholder kanaler som sikrer fri gjennomstrømning av informasjon som er nødvendig for å utføre, styre og kontrollere virksomhetens aktiviteter. Målgruppen for internkontrollen må motta et klart budskap fra øverste nivå i kommunen om at ansvaret for kontroll må tas alvorlig. Budskapet må også bidra til forståelse av egen rolle i internkontrollsystemet, herunder sammenhengen mellom egne aktiviteter og handlinger i kommunen for øvrig. Fakta Kommunens elektroniske system for internkontroll, Kvalitetslosen, har et eget område for Økonomi og innkjøp. Området inneholder blant annet rutiner og retningslinjer for: - Økonomisk internkontroll - Økonomireglement - Håndtering av investeringsprosjekter - Innkjøpsrutine Lov om offentlige anskaffelser ligger under et annet område som heter lov og forskrifter organisasjon. Etikkplakaten er plassert under kvalitetssikring og styringsdokumenter. Avvik og varsling gjøres i Kvalitetslosen. Kommunalsjefer og økonomisjef peker på at det er utfordrende å få på plass alle rutiner og andre relevante dokumenter. Innkjøp har et eget område på kommunens intranett, og området inneholder: - Rammeavtaleoversikt med lenker til avtalene - Kontrakt for rammeavtale kopimaskiner - Kommunens forsikringer - Lenker til lov og forskrift om offentlige anskaffelser, samt veileder - Innkjøpsrutine - Mal anskaffelsesprotokoll Kommunalsjefer nevner også følgende løpende tiltak for informasjonsflyt: Formidling av innkjøpsrelatert informasjon via e-post Presentere ny informasjon i faste møtearenaer Innkjøpsansvarlig deltar ikke i formelle møteplasser utover månedlig møte med økonomisjef. Spørreundersøkelsen viser at 75 % av respondentene kjenner til at det foreligger informasjon om innkjøp på intranett. 61 % av respondentene kjenner til at det foreligger informasjon om innkjøp i Kvalitetslosen. Påstanden Jeg bruker østfold kommunerevisjon iks 12

13 intranett/kvalitetslosen mye i innkjøpsarbeidet oppnår en score på 2,98. Andre funn fra spørreundersøkelsen relatert til informasjon og kommunikasjon: Påstand Jeg synes innkjøpsansvarlig er flink til å formidle informasjon om innkjøp Jeg synes det er lett å komme i kontakt med innkjøpsansvarlig når behovet melder seg Innkjøpsansvarlig er behjelpelig når jeg har behov for hjelp Jeg har sjelden behov for å kontakte innkjøpstjenesten Innkjøpsfaglige spørsmål diskuteres i fellesmøter 3.5 Oppfølging Score 3,68 4,58 4,72 4,58 3,73 Revisjonskriterier Som det fremgår av vedlegget er et velfungerende internkontrollsystem ikke statisk. Systemet må følges opp og vedlikeholdes. Det er viktig at ansvaret for oppdatering og revidering av dokumentasjon er tydelig plassert. Videre må risikovurderinger, kontrollaktiviteter og de ulike informasjons- og kommunikasjonskanalene følges opp, oppdateres og revideres regelmessig. Dette kan oppnås gjennom kontinuerlig oppfølging, frittstående evalueringer eller ved en kombinasjon av de to. Fakta Innkjøpsansvarlig har ansvar for å vedlikeholde og oppdatere innkjøpsrutinen. Det er ikke fastsatt tidspunkt for revisjon av rutinen. Dette forklares med at det er et arbeidsredskap som brukes regelmessig, noe som gjør at behov for oppdatering vil fanges opp. Innkjøpsansvarlig har ansvar for etablering og oppfølging av rammeavtaler i Rygge kommune. Avtaler inngått av innkjøpssamarbeidet, følges opp av den som har hatt hovedansvaret i prosessen. Kommunalsjefene viser som tidligere nevnt til at de ikke fører kontroll med om regelverket om offentlige anskaffelser etterleves eller hvorvidt det foretas innkjøp utenfor etablerte rammeavtaler. 3.6 Vurderinger Kontrollmiljø Som revisjonskriteriene viser har rådmannen et ansvar for at kommunens virksomhet er underlagt betryggende kontroll. Dette forutsetter velfungerende internkontroll. Myndighetsfordelingen i Rygge kommune fremgår av gjeldende delegeringsreglement, samtidig som egen innkjøpsrutine fastsetter ansvar og roller i innkjøpsarbeidet. Kommunen har utarbeidet etiske retningslinjer, men kun 68,3 % av respondentene i spørreundersøkelsen kjenner til disse. Samtidig avdekker spørreundersøkelsen holdninger om at etikk er viktig blant de som foretar innkjøp. Det fremgår også av spørreundersøkelsen at respondentene har varierende kjennskap til regelverket om offentlige anskaffelser. Samtidig følges i stor grad kommunens innkjøpsrutine og denne synes å ivareta kravene i regelverket. Risikovurderinger Kommunens målsettinger for innkjøpsarbeidet fremgår av innkjøpsrutinen. Det gjennomføres imidlertid ikke systematiske risikovurderinger på overordnet nivå, for å identifisere risko som kan hindre måloppnåelse. Innkjøpsansvarlig viser til løpende markedsanalyser og vurdering av leverandørene, og kommunalsjefene viser til uformelle risikovurderinger i det daglige. Dette er handlinger som ikke dokumenteres. Etter revisjonens oppfatning representerer manglende systematiske risikovurderinger østfold kommunerevisjon iks 13

14 en svakhet i internkontrollsystemet, blant annet fordi det kan gjøre det vanskeligere for kommunen å nå de fastsatte målene. Det kan også gjøre det vanskeligere for kommunen å iverksette riktige og tilstrekkelige kontrolltiltak. Kontrollaktiviteter Revisjonen finner det tilfredsstillende at kommunen har utarbeidet en innkjøpsrutine som tydelig beskriver anskaffelsesprosessen og plasserer ansvar. Vi vil også fremheve at miljøriktige innkjøp har stort fokus i innkjøpsrutinen. Funn fra spørreundersøkelsen relatert til attestasjon og anvisning er gjennomgående bra. Reglementer er kjent og kontrollhandlinger gjøres i praksis. Kommunen har etablert flere rammeavtaler innenfor områder hvor det foretas hyppige innkjøp, som i seg selv fungerer som et godt kontrolltiltak gitt at de etterleves. Dette omtales nærmere i neste kapittel. Videre viser fakta at det foretas sporadiske og udokumenterte kontroller, i tillegg til ovennevnte kontrolltiltak. Ved enkeltanskaffelser utgjør dessuten leverandørers begjæring om innsyn et uformelt kontrolltiltak. at det er flere respondenter som er kjent med informasjonstilgangen på intranett enn i Kvalitetslosen. På denne bakgrunn stiller revisjonen spørsmålstegn ved Kvalitetslosens funksjon. Systemet ble implementert i 2010 og inneholder ennå ikke alle innkjøpsrelaterte dokumenter. Det er så langt heller ikke meldt avvik relatert til innkjøp. Funn fra spørreundersøkelsen viser at det er rom for forbedring når det gjelder formidling av informasjon om innkjøp, samt diskusjon av innkjøpsfaglige spørsmål i fellesmøter. Innkjøpsfunksjonen oppleves som tilgjengelig og behjelpelig. Oppfølging Revisjonen finner at ansvar for oppfølging av rammeavtaler og innkjøpsrelaterte dokumenter er tydelig plassert, og at dette gjøres i praksis. Samtidig har revisjonen ikke funnet fakta som viser en planmessig oppfølging av hele internkontrollen knyttet til innkjøp, herunder regelmessige risikovurderinger og kontrolltiltak. Samlet sett fremstår dette som tilfredsstillende for revisjonen, men vi bemerker samtidig at det er vanskelig å vurdere helheten i kontrollaktivitetene når kommunen ikke har gjort systematiske risikovurderinger. Informasjon og kommunikasjon Kommunen publiserer informasjon om innkjøp både på intranett og i Kvalitetslosen. Samlet sett fremstår informasjonstilgangen i all hovedsak som tilfredsstillende. Revisjonens gjennomgang viser at det foreligger mer informasjon om innkjøp på intranett. Spørreundersøkelsen viser også østfold kommunerevisjon iks 14

15 4 ETTERLEVELSE AV RAMMEAVTALER Etterleves rammeavtaler i tråd med regelverk om offentlige anskaffelser og interne retningslinjer? 4.1 Revisjonskriterier Som det fremgår av vedlegget er ikke rammeavtaler en anskaffelsesprosedyre, men en kontraktstype som kan benyttes gjennom bruk av de alminnelige prosedyrene. Avtalen inngås mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører. Avtalen har til formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder. Tildeling av kontrakt innenfor en rammeavtale omtales også som avrop eller bestilling. Prosedyrene for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen reguleres av forskriftens 6-2, 14-2, 6-3 og Det er ikke et krav om at kommuner skal inngå rammeavtaler, men for gjentagende kjøp av faste grupper av varer og/ eller tjenester, vil inngåelse av rammeavtaler sikre at konkurransekravet ivaretas. Motsatt vil man kunne få en situasjon hvor kommunen kun henvender seg til leverandører som kommunen har et etablert forhold til, og hvor disse vil gis en fordel på bekostning av andre leverandører i markedet. Et sentralt spørsmål i kommunal sammenheng er hvordan kjøp av samme type eller ensartede varer innenfor en enhet i kommunen skal vurderes opp mot reglene om ulovlig direkteanskaffelse, der kommunens samlede kjøp av den aktuelle varen eller tjenesten overstiger terskelverdiene. Det vises til vedlegget for en nærmere drøfting av dette spørsmålet, men oppsummert vil det være slik at virksomhetene i kommunen i utgangspunktet må betraktes som innkjøpsuavhengige enheter, som plikter å følge regelverket om offentlige anskaffelser og kommunens innkjøpsreglement når de gjennomfører selvstendige innkjøp, men at de samtidig plikter å være lojale mot inngåtte kommuneovergripende rammeavtaler. 4.2 Fakta Generelt om rammeavtaler i Rygge kommune I følge kommunens innkjøpsreglement er inngåelse av rammeavtaler et administrativt ansvar. Det fremgår at avtaler skal etableres på områder hvor kommunen kan forvente betydelige totaløkonomiske besparelser. Det praktiske arbeidet med etablering og overordnet oppføring av rammeavtaler i kommunen er lagt til innkjøpsansvarlig. Avtaler som er inngått av innkjøpssamarbeidet følges opp av den som har hatt hovedansvaret i prosessen. Faktaboks 4: Innkjøpssamarbeidet og øvrig samarbeid Innkjøpssamarbeidet omfatter kommunene Rygge, Moss, Råde og Våler. Formålet er å samordne innkjøp av løpende tjenester og varer. Forumet har faste samlinger 3-4 ganger per år, og ellers ved behov. Hovedansvaret for inngåelse av nye rammeavtaler fordeles blant deltakerkommunene. De som ikke har hovedansvaret deltar med innspill underveis og ved drøfting av tilbud. Innkjøpssamarbeidet har ved flere anledninger benyttet ekstern konsulent i arbeidet, for å utarbeide konkurransegrunnlag og for å sikre at lovverket overholdes. Kostnaden til konsulenttjenester beløper seg til ca ,- per år, og Rygges andel av dette er ca. 25 %. Det opplyses om at bruk av ekstern konsulent har blitt redusert, som følge av at flere og viktige rammeavtaler er etablert. østfold kommunerevisjon iks 15

16 I tillegg til innkjøpssamarbeidet, samarbeider også kommunen med Østfold fylkeskommune, Akershus fylkeskommune og andre kommuner i regionen. I følge innkjøpsansvarlig er avrop på rammeavtaler den beste måten å foreta innkjøp på, da det gir større mulighet for etterlevelse av regelverket. Andre fordeler er bedre mulighet for budsjettering, redusert mulighet for misbruk til egen vinning, samt at rammeavtaler er økonomisk fordelaktig i et større perspektiv. Ved etablering av nye rammeavtaler opprettes det i noen tilfeller brukergrupper, avhengig av kompleksiteten og omfanget av avtalen. En typisk brukergruppe kan bestå av fagleder, ansatte innenfor det aktuelle området, tillitsvalgte og innkjøpsansvarlig. Brukergruppen deltar normalt i definering av behov, samt vurdering av tilbud. I følge innkjøpsansvarlig er det imidlertid ikke vanlig å etablere brukergruppe når man skal velge leverandør kun på bakgrunn av pris. I slike saker legges det mer vekt på å avdekke reelt behov og spesifikasjoner knyttet til innkjøpet, men dette gjøres i samarbeid med berørt driftsenhet. Vurdering av behov for nye rammeavtaler gjøres fortløpende, enten på bakgrunn av tilbakemeldinger fra den enkelte enhet eller som følge av at det avdekkes mange enkeltinnkjøp innenfor et område. Innkjøpsansvarlig mener imidlertid at Rygge kommune undertiden ikke har behov for flere rammeavtaler enn de som er inngått og/ eller er under utarbeidelse. I forbindelse med fakta innsamlingen har revisjonen mottatt følgende tilbakemeldinger vedrørende behov for rammeavtaler fra de ulike kommuneområdene: Kommunalsjef for plan og miljø formidler et behov for avtaler knyttet til kjøp av konsulenttjenester og kjøp av reparasjonstjenester/ service. Kommunalsjef for levekår formidler et behov for avtaler knyttet til kjøp av sykehjemsplasser og eventuelt omsorgstjenester. Kommunalsjef for oppvekst og kultur er ikke kjent med hvilke rammeavtaler som foreligger på området, men henviser til merkantile funksjoner i skole og barnehage. I henhold til informasjon mottatt av innkjøpsansvarlig er Rygge kommune tilknyttet 20 løpende rammeavtaler. Av disse er 3 etablert av kommunen, mens øvrige er etablert av innkjøpssamarbeidet ved Moss kommune eller i samarbeid med Fredrikstad kommune, Østfold fylkeskommune eller Akershus fylkeskommune. Flere av avtalene er etablert med opsjon på forlengelse. I tillegg avholdes det konkurranse knyttet til etablering av ytterligere tre avtaler. Følgende rammeavtaler fremgår av rammeavtaleoversikten: - Personbiler, varebiler og lastebil (Bertel O. Steen) - Kjøttprodukter (Nortura) Etablert av innkjøpssamarbeidet - Kontorrekvisita (Lyreco) Etablert av innkjøpssamarbeidet - Konvolutter (NorEngros Medipartner) Etablert av innkjøpssamarbeidet - Kopipapir (Staples) Etablert av innkjøpssamarbeidet - Mineralvann (Varnaveien mineralvann) Etablert av innkjøpssamarbeidet - Møbler og inventar (Sørlie Prosjektinnredninger) Etablert av innkjøpssamarbeidet - Renholds-, gulvpleie- og rekvisitaprodukter (NorEngros Medi Partner) Etablert av innkjøpssamarbeidet østfold kommunerevisjon iks 16

17 - Skole-, hobby- og formingsmateriell Etablert av innkjøpssamarbeidet - Tørke- og avfallsprodukter (Maske gruppen AS) Etablert av innkjøpssamarbeidet - PC og datautstyr (Nordialog) - Renhold av biler (Washland) Følgende rammeavtaler foreligger, men fremgår ikke av rammeavtaleoversikten: - Apotektjenester (Apokjeden AS) Etablert av innkjøpssamarbeidet - Kopi- og multifunksjonsskrivere (Konica Minolta) Etablert av Fredrikstad kommune på vegne av innkjøpssamarbeidet - Strøm (Fjordkraft) Etablert av Østfold fylkeskommune på vegne av flere østfoldkommuner - Leie av vikarer til helsetjenester (Vacant helse AS) Etablert av innkjøpssamarbeidet. - Fyringsolje (Statoil Norge AS) Etablert av Østfold fylkeskommune på vegne av flere østfoldkommuner - Medisinsk forbruksmateriell (NorEngros Medi Partner AS). Etablert av innkjøpssamarbeidet + Fredrikstad og Hvaler kommune. - Drivstoff Etablert av Akershus fylkeskommune. Avtale er ikke oversendt revisjonen. - Skadeforsikring (Protector forsikring) Avtale er ikke oversendt revisjonen. Én av rammeavtalene er utgått, men konkurranse er igangsatt. Samtlige rammeavtaler som er etablert av innkjøpssamarbeidet er signert av innkjøpsleder i Moss kommune Hans Petter Huse. Følgende er pågående konkurranser per august 2012: - Leasing av kjøretøy (med Våler kommune). Vil erstatte eksisterende avtale med Bertel O. Steen. - Skolebøker (med Fredrikstad kommune). - Matvarer til kommunens storkjøkken. Tidligere avtale har utgått. Avtalen antas inngått september I henhold til kommunens innkjøpsreglement har innkjøpsavdelingen plikt til å informere om endringer i rammeavtalene. I følge innkjøpsansvarlig føres nye rammeavtaler opp i rammeavtaleoversikten, samt gjøres kjent for de virksomheter som avtalen er relevant for. Annen informasjon relatert til innkjøp kommuniseres til enhetslederne. Spørreundersøkelsen viser at 78 % av respondentene kjenner til kommunens rammeavtaleoversikt. Øvrige funn er: Påstand Jeg mener at informasjon om kommuneovergripende rammeavtaler er oppdatert Jeg mener at informasjon om kommuneovergripende rammeavtaler er tilstrekkelig tilgjengeliggjort Etterlevelse av rammeavtaler Score 4,33 4,73 Som det fremgår av kapittel 3.3 har Rygge kommune ikke etablert noen form for formalisert kontroll med etterlevelse av rammeavtaler på overordnet nivå. Innkjøpsansvarlig opplyser imidlertid om at han selv foretar uformelle stikkprøver. Disse viser at det i noen tilfeller forekommer lekkasjer til leverandører kommunen ikke har avtale med, på områder hvor det er etablert rammeavtale. Hovedinntrykket er likevel at rammeavtaler brukes der dette foreligger. 44 % av respondentene i spørreundersøkelsen foretar avrop på rammeavtaler. Følgende funn omhandler etterlevelse av rammeavtaler: Påstand Jeg passer alltid på å etterleve rammeavtaler etter beste evne Score 5,33 østfold kommunerevisjon iks 17

18 Jeg kontrollerer alltid at fakturert pris samsvarer med rammeavtalens betingelser Jeg bruker ikke rammeavtalen dersom jeg finner tilsvarende vare rimeligere et annet sted Jeg forsøker å slå rammeavtalen prismessig ved å henvende meg til andre leverandører 4,00 2,67 3,60 Påstanden Min leder kontrollerer de kjøp jeg foretar meg oppnår en score på 3,71. Østfold kommunerevisjon IKS har gjennomført revisjon av offentlige anskaffelser kommunene Sarpsborg, Moss, Fredrikstad og Rygge. Tabellene under viser oppnådd score knyttet til to påstander om etterlevelse av rammeavtaler i et sammenlignende perspektiv: "Jeg passer alltid på å etterleve rammeavtaler etter beste evne Sarpsborg Moss Fredrikstad Rygge 5,16 4,75 5,32 5,33 Jeg forsøker å slå rammeavtalen prismessig ved å henvende meg til andre leverandører Sarpsborg Moss Fredrikstad Rygge 2,09 2,25 1,32 3,60 Rygge scorer høyere enn samtlige kommuner på påstanden Jeg passer alltid på å etterleve rammeavtaler etter beste evne. Samtidig har kommunen lavest score på påstanden Jeg forsøker å slå rammeavtalen prismessig ved å henvende meg til andre leverandører. Revisjonen har foretatt en begrenset gjennomgang av reskontroutskrifter mottatt fra kommunen. På grunn av omlegging til nytt regnskapssystem har det ikke vært mulig å ta ut rapporter for 2011, men vi har mottatt en oversikt for perioden januaraugust 2012 som viser totalsum og antall bilag til ulike leverandører. De leverandørene som skiller seg ut med hensyn til størrelse på samlet utbetaling, er leverandører som kommunen har rammeavtale med. I tillegg kommer enkelte kjente entreprenørfirmaer, men hvor antall bilag tyder på at det gjelder avgrensede oppdrag. Revisjonen har ikke gjort nærmere undersøkelser knyttet til disse, men antar det dreier seg om selvstendig prosjekter hvor konkurranseaspektet er ivaretatt gjennom ordinære utlysninger. Videre har revisjonen identifisert fire leverandører som formidler vikartjenester, men hvor kommunen kun har rammeavtale med Vacant Helse AS. I sum utgjør dette kr ,-: Konstali Helsenor AS ,- Vacant Helse AS ,- Personalpartner AS ,- Ambio Helse AS ,- Innkjøpsansvarlig informerer om at innkjøpssamarbeidet inngikk rammeavtale for kjøp av vikartjenester med Vacant Helse AS våren Frem til dette hadde kommunen parallelle rammeavtaler med samtlige av de andre leverandørene. Avtalene er fremforhandlet og ivaretatt av kommuneområde levekår. Da ny avtale ble inngått sent i forhold til vikarbruk i pressperiode på sommeren, vil kommunen for inneværende år ha kjøp av vikartjenester utenfor rammeavtalen. 4.3 Vurderinger Rygge kommune inngår i et innkjøpssamarbeid med tre nabokommuner, hvor hovedaktiviteten er inngåelse av felles rammeavtaler. Etter revisjonens vurdering fremstår dette som en fornuftig måte å organisere innkjøpsarbeidet på, da samarbeid ofte vil føre til bedre avtaler og besparelser for kommunene. Som det fremgår av kapittel 3.4 gjøres rammeavtalene tilgjengelig på kommunens intranett. Revisjonen bemerker imidlertid at ⅓ av kommunens inngåtte avtaler ikke fremgår av rammeavtaleoversikten. østfold kommunerevisjon iks 18

19 I henhold til revisjonskriteriene er det ikke et krav om å etablere rammeavtaler. Dersom rammeavtaler allikevel inngås skal disse etterleves. Revisjonen har foretatt en begrenset gjennomgang av leverandørreskontro på beløp over ,- Vi har ikke avdekket lekkasjer på områder hvor kommunen har etablert rammeavtaler. Spørreundersøkelsen gir et noe mer nyansert bilde av praksisen. Påstanden «Jeg passer alltid på å etterleve rammeavtaler etter beste evne» oppnår en høy score. Samtidig viser undersøkelsen at enkelte ikke bruker rammeavtalen dersom de finner tilsvarende vare rimeligere et annet sted. Videre forsøker flere å slå rammeavtalen prismessig ved å henvende seg til andre leverandører. Sammenlignet med tre andre østfoldkommuner oppnår Rygge kommune dårligst resultat knyttet til denne påstanden. Etter revisjonens oppfatning kan dette representere et holdningsproblem hva gjelder lojalitet ovenfor inngåtte rammeavtaler. Denne risikoen forsterkes ved at kommunen heller ikke har etablert en formalisert kontroll med etterlevelse av rammeavtaler. østfold kommunerevisjon iks 19

20 5 RÅDMANNENS OPPFØLGING Revisjonen har fulgt opp revisjonsrapportene Sluttregnskap IT investeringer og Sluttregnskap Reguleringsplanarbeid for gang- og sykkelvei langs Larkollveien. Sakene ble behandlet i kontrollutvalgsmøte , sak 12/8 og 12/9. I møtet fremgikk det ved behandling at Kontrollutvalget merker seg at rutinen om anskaffelsesprosedyren ved gjennomføringen av prosjektet ikke er fulgt. Kontrollutvalget er av den oppfatning om at administrasjonssjefen må sørge for at rutinene om offentlige anskaffelser blir fulgt og etterlevd. Videre ble det fattet vedtak om at Kommunestyret ber administrasjonssjefen om å sørge for at rutiner om offentlige anskaffelser blir fulgt og etterlevd. På bakgrunn av overstående har vi kontaktet rådmannen for å vite hvordan administrasjonen følger opp kontrollutvalget sine påpekninger i de to aktuelle sakene knyttet til manglende konkurranse ved tjenestekjøp i forbindelse med investeringsprosjekter. Følgende tilbakemelding ble gitt av rådmann per epost : Når det gjelder gang- og sykkelsti beklages det at regelverket ikke ble fulgt. I perioden etter at dette prosjektet ble kjørt har man bedret kunnskapen til regelverket om offentlige anskaffelser betydelig via kursing samt at det er gitt flere tilganger til Doffin slik at det er enklere og mer nærliggende å legge ut konkurranser. Kommunalsjefenes rolle i forhold til innkjøp og styring er innskjerpet. Utviklingen av IKT i Rygge har gjennomgående gått via langsiktig arbeid hvor man har søkt samarbeid med andre parter fortløpende for å både senke kostnader og utnytte effektivitet. Dette særlig i forhold til fibertrekking, graving etc. En endring av praksis ville vært mer kostnadskrevende for kommunen. Et annet element er at deler av de arbeidene som er gjort må deles inn i to områder: 1) Kjøp av utstyr (kabel, servere etc.) hvor kommunen i all hovedsak har rammeavtaler inngått etter regelverket. Dette betyr derfor at deler av de kostnadene som påpekes må trekkes ut av det totale bildet som danner grunnlag for anmerkningene. 2) Man har, i stor grad, hektet seg på entreprenører og utbyggere som allerede er i gang med gjennomføring av gravearbeider. Det å legge tilsvarende arbeide ut på anbud virker verken formålstjenlig eller å være etter intensjonen i lovverk og forskrifter. At lovverk og forskrifter er klare i sine beløpsgrenser fratar ikke de berørte partene muligheter til å bruke skjønn i enkeltsaker. Det er imidlertid VIKTIG at vurderinger foretas og journalføres for evt. innsyn både av kontrollerende myndighet, mulige parter og evt. utenforstående. En stor del av disse enkeltarbeidene vil også ligge under lovverkets grenser. Etter hva jeg kan se er budsjettmidlene feilaktig betegnet som prosjektmidler og ikke enkeltinvesteringer som det rent faktisk har vært. Dette er gjort av hensyn til regnskapsmessige vurderinger hvor man har ansett det som lettere å overføre ubenyttet kapital fra ett år til neste år. Vi er enige i at dette er en uheldig praksis og vil sørge for at investeringene føres enkeltvis og at det blir tydeligere overføringer med nye vedtak fra et år til et annet. Våren 2012 ble det sendt informasjon til samtlige ledere i kommunen hvor det ble innskjerpet bruk av protokoll ved østfold kommunerevisjon iks 20

21 anskaffelser. Dette vil øke bevisstheten rundt offentlige anskaffelser samt sikre en bedret innsikt i hva som skjer. østfold kommunerevisjon iks 21

22 6 KONKLUSJONER/ANBEFALINGER Østfold kommunerevisjon IKS har i dette prosjektet evaluert om Rygge kommune har tilfredsstillende systemer og rutiner for å sikre etterlevelse av regelverket om offentlige anskaffelser. Revisjonen har funnet at kommunen, både lokalt og gjennom innkjøpssamarbeidet, har fokus på overholdelse av anskaffelsesregelverket. Kombinasjonen av blant annet innkjøpsrutine, ulike kontrollaktiviteter og elektronisk kvalitetssystem synes samlet sett å utgjøre en tilfredsstillende ramme for internkontroll. Imidlertid mener revisjonen at manglende systematiske risikovurderinger representerer en svakhet i internkontrollsystemet, blant annet fordi det kan gjøre det vanskeligere for kommunen å nå sine fastsatte mål. Det kan også gjøre det vanskeligere for kommunen å iverksette riktige og tilstrekkelige kontrolltiltak. Revisjonen bemerker også at Kvalitetslosen ble implementert i 2010, men mangler fortsatt flere innkjøpsrelaterte dokumenter. Basert på rapportens andre problemstilling finner revisjonen det positivt at kommunen inngår de fleste av sine rammeavtaler gjennom innkjøpssamarbeidet med de fordeler det gir. Spørreundersøkelsen viser at de fleste som foretar innkjøp passer på å etterleve kommunens rammeavtaler. Samtidig er det gjort funn som viser at dette ikke alltid er tilfelle. Etter revisjonens oppfatning kan dette representere et holdningsproblem hva gjelder lojalitet ovenfor inngåtte rammeavtaler. Denne risikoen forsterkes ved at kommunen heller ikke har etablert en formalisert kontroll med etterlevelse av rammeavtaler. Revisjonens gjennomgang viser også manglende oppdatering av rammeavtaleoversikten. Med grunnlag i ovennevnte anbefaler revisjonen at Rygge kommune bør: oppdatere innkjøpsrelaterte dokumenter i Kvalitetslosen inkludert rammeavtaleoversikt gjennomføre og dokumentere risikovurderinger på overordnet nivå vurdere behovet og tilstrekkeligheten av eksisterende og eventuelt nye kontrollaktiviteter på bakgrunn av risikovurderinger Rolvsøy, 15. november 2012 Elisabeth Iversen Faim (sign.) Forvaltningsrevisor Anders Svarholt (sign.) Oppdragsansvarlig revisor østfold kommunerevisjon iks 22

23 7 RÅDMANNENS KOMMENTARER Revisjonen har mottatt følgende uttalelse per epost : «Administrasjonen har gjennomgått foreliggende revisjonsrapport. Vi mener denne danner et riktig bilde av forholdene rundt offentlige anskaffelser i Rygge kommune. Rapporten danner et godt grunnlag for en fremtidig fortløpende og kontinuerlig utvikling av tjenesten og rutinearbeidet knyttet til denne.» Med vennlig hilsen For Rygge kommune Jon Erik Haave Innkjøpssjef østfold kommunerevisjon iks 23

24 8 VEDLEGG UTLEDNING AV REVISJONSKRITERIER Et vesentlig spørsmål vedrørende en kommunes etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser, er hvem som skal ha kontroll med at etterlevelsen er riktig. Selv om regelverket indirekte gir eksterne en kontrollmulighet gjennom omfattende krav til etterprøvbarhet og regler om meddelelse av kontraktstildeling og karenstid, er det oppdragsgiver som innehar det overordnede ansvaret for at regelverket etterleves. Spørsmålet blir således hvem som har ansvaret når oppdragsgiver eksempelvis er en enhet i en kommune. Kommuneloven inneholder bestemmelser som skisserer hvordan ansvaret er fordelt mellom ulike kommunale organer. I henhold til lovens 23 jfr. 22 har administrasjonssjefen, som kommunens øverste administrative leder, ansvar for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. 9 Hva som ligger i begrepet betryggende kontroll er ikke nærmere definert i loven. Imidlertid er innholdet i begrepet noe mer konkretisert i forarbeidene til bestemmelsen. Ot.prp.nr.70 (( ):104) viser til at selv om administrasjonssjefen etter kommuneloven i dag ikke eksplisitt er pålagt å etablere internkontroll, må ansvaret for slik kontroll regnes som en nødvendig del av administrasjonssjefens ledelsesansvar. Det er i tråd med allment aksepterte ledelsesprinsipper at en leder av en virksomhet etablerer rutiner og systemer som bl.a. skal bidra til å sikre at 9 I henhold til kommuneloven 76 har kommunestyret det øverste tilsyn med kommunal forvaltning. Videre har kommunens kontrollutvalg, i henhold til lovens 77 en rekke kontrolloppgaver knyttet til både økonomi og tjenesteproduksjon. organisasjonen når de mål som er satt, 10 I følge utredning fra Kommunal- og regionaldepartementet 11 er begrepet internkontroll for mange et diffust og vanskelig begrep som det i ulike fagmiljøer er ulik oppfatning av definisjonen av, innhold i og praktisk bruk av 12. Utredningen viser til at det finnes ulike metodiske rammeverk som kan brukes som grunnlag for organisering og strukturering av internkontroll i norske kommuner. De ulike modellene er imidlertid i varierende grad tilpasset kommunale organisasjoner. Utredningen fra departementet legger i sin analyse av internkontroll i norske kommuner til grunn en internasjonalt anerkjent og utbredt modell; COSOmodellen. COSO definerer internkontroll som en prosess som er iscenesatt og gjennomført av de ansatte i en virksomhet, og utformet for å nå fastsatte målsettinger. Målsettinger som nevnes er Målrettet og effektiv drift Pålitelig ekstern regnskapsrapportering Overholdelse av gjeldende lover og regler Det presiseres at internkontroll ikke består av en enkelt begivenhet eller hendelse, 10 Tilsvarende forståelse finnes også i Overå og Bernt (2006) Kommuneloven med kommentarer. Se for øvrig også Internkontroll i norske kommuner. Status og utviklingsbehov., Agenda Utredning og Utvikling. 11 Internkontroll i norske kommuner. Status og utviklingsbehov., Agenda Utredning og Utvikling på oppdrag fra Kommunal- og regionaldepartementet, En tilsvarende uklarhet er også beskrevet av rapporten til The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). østfold kommunerevisjon iks 24

25 men en rekke handlinger som gjennomsyrer aktivitetene i en virksomhet, og berører hele organisasjonen. I dette ligger at internkontroll ikke bare består av strategidokumenter og instrukser, men av mennesker på alle nivåer i en organisasjon. Ledelse, styre og øvrige ansatte har ulike roller, men felles ansvar for den interne kontrollen. Det endelige ansvaret ligger imidlertid hos øverste leder (COSO 1996: 8, 15-16). Intern kontroll består i modellen av fem innbyrdes sammenhengende komponenter 13 : Kontrollmiljø. Det er viktig med et kontrollmiljø som legger til rette for god risikohåndtering. I følge COSO skal kontrollmiljøet sette organisasjonens standard når det gjelder å påvirke de ansattes holdning til kontroll og styring. Kontrollmiljøet er grunnmuren for de øvrige kontrollelementene i internkontrollsystemet, og inneholder faktorer som integritet, etiske verdier og kompetanse hos virksomhetens medarbeidere, ledelsens filosofi og driftsform og ansvarsfordeling. Risikovurdering Med risikovurdering menes identifikasjon av forhold som kan bidra til at kommunens målsettinger ikke nås. Vedrørende innkjøp og anskaffelser vil dette typisk gjelde rammeverkets overordnede målsetting om korrekt regnskapsrapportering og overholdelse av lover og regler på området for offentlige anskaffelser. Vurderingen bør inkludere typiske iboende risikoer som risiko for misligheter, korrupsjon og myndighetsmisbruk, samt risiko for manglende overholdelse av lover og regler. Analysen danner grunnlag for hvilke kontrollaktiviteter som bør iverksettes. Kontrollaktiviteter 13 Se henholdsvis Løken (1996) og COSOrapporten. Kontrollaktiviteter henger nøye sammen med risikovurderingen. Kommunen bør iverksette, eller sette fokus på eksisterende, kontrolltiltak som reduserer de risikoene som er identifisert. Aktivitetene bør omfatte alle nivåer og funksjoner i organisasjonen, og kan for eksempel være godkjennelser og anvisninger. Dette bør gjøres på alle nivåer i organisasjonen. Det finnes ikke fasit for hvilke midler som skal iverksettes, men dette må vurderes konkret i forhold til organisasjonens formål, karakter og kompleksitet, herunder hvilken risiko rådmannen mener kommunen kan tåle å ta. Informasjon og kommunikasjon God internkontroll krever at ledere og medarbeidere er gjort kjent med og har forstått hvilket ansvar de har og hva de skal gjøre. Dette forutsetter effektiv informasjons- og kommunikasjonsflyt til alle ledd og nivåer i organisasjonen. Et velfungerende internkontrollsystem inneholder kanaler som sikrer fri gjennomstrømning av informasjon som er nødvendig for å utføre, styre og kontrollere virksomhetens aktiviteter. Målgruppen for internkontrollen må motta et klart budskap fra øverste nivå i kommunen om at ansvaret for kontroll må tas alvorlig. Budskapet må også bidra til forståelse av egen rolle i internkontrollsystemet, herunder sammenhengen mellom egne aktiviteter og handlinger i kommunen for øvrig. Oppfølging Et velfungerende internkontrollsystem er ikke statisk. Dette innebærer at kommunen må avsette ressurser og prioritere nødvendig oppfølging og vedlikehold av systemet. Det er viktig at ansvaret for oppdatering og revidering av dokumentasjon er tydelig plassert. Videre må risikovurderinger, kontrollaktiviteter og de ulike informasjons- og kommunikasjonskanalene oppdateres og revideres regelmessig. Dette kan oppnås gjennom kontinuerlig oppfølging, østfold kommunerevisjon iks 25

26 frittstående evalueringer eller ved en kombinasjon av de to. Det er vanlig å fremstille komponentene i COSO-rammeverket i en pyramide 14 : Rammeavtaler Rammeavtaler er ikke en anskaffelsesprosedyre, men en kontraktstype som kan benyttes gjennom bruk av de alminnelige prosedyrene. Avtalen inngås mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører. Avtalen har til formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder. Tildeling av kontrakt innenfor en rammeavtale omtales også som avrop eller bestilling. Prosedyrene for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen reguleres av forskriftens 6-2, 14-2, 6-3 og I henhold til anskaffelsesregelverket er utgangspunktet at enhver kontrakt skal inngås på bakgrunn av konkurranse. Avrop på rammeavtaler representerer således et unntak fra konkurransekravet, men hvor 14 Pyramiden er hentet fra internett. Se konkurranseelementet likevel ivaretas gjennom inngåelsen av rammeavtalen. Siden utstrakt bruk av rammeavtaler kan virke konkurransebegrensende inneholder anskaffelsesforskriften en bestemmelse om at rammeavtaler som hovedregel ikke skal inngås for en perioden på mer enn fire år. Vilkårene for å foreta avrop på rammeavtaler er at den konkrete anskaffelsen etter art er omfattet av avtalen og at avrop foretas innenfor de tidsrammene rammeavtalen fastsetter, jfr. her eksempelvis KOFA sak nr. 2004/310. Et sentralt spørsmål i kommunal sammenheng er hvordan kjøp av samme type eller ensartede varer innenfor en enhet i kommunen skal vurderes opp mot reglene om ulovlig direkteanskaffelse, der kommunens samlede kjøp av den aktuelle varen eller tjenesten overstiger terskelverdiene. Spørsmålet er behandlet i departementets veileder til anskaffelsesregelverket i pkt Departementets tolkning baserer seg på en kjennelse avgitt av Klagenævnet flor Udbud i Danmark den 17. juli I følge departementet må de enkelte enhetene betraktes som innkjøpsuavhengige enheter for at man ikke skal se flere enheters innkjøp i sammenheng ved beregning av terskelverdier. I denne vurderingen vil følgende momenter være sentrale: Om enheten har eget budsjettansvar og selvstendig innkjøpsansvar Om anskaffelsen kun er til denne enheten Om beslutningen om inngåelse av kontrakt tas utelukkende av denne enheten for denne type anskaffelse (enheten trenger ikke godkjennelse for anskaffelsen). Samtidig vil det være slik at dersom kommunen faktisk inngår en kommuneovergripende rammeavtale, overstyrer denne virkesomhetenes selvstendige innkjøpsansvar og forplikter disse til å følge avtalene. østfold kommunerevisjon iks 26

Offentlige anskaffelser Halden kommune

Offentlige anskaffelser Halden kommune Offentlige anskaffelser Halden kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 14. mars 2013 østfold kommunerevisjon iks 1 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 4 2.1 Bakgrunn... 4 2.2 Problemstilling

Detaljer

KJØP AV KONSULENTTJENESTER Moss kommune. Forvaltningsrevisjonsrapport

KJØP AV KONSULENTTJENESTER Moss kommune. Forvaltningsrevisjonsrapport KJØP AV KONSULENTTJENESTER Moss kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 12. april 2012 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 5 2.1 Bakgrunn... 5 2.2 Problemstilling og avgrensing...

Detaljer

Forvaltningsrevisjonsrapport "Anskaffelser og kontraktsoppfølging"

Forvaltningsrevisjonsrapport Anskaffelser og kontraktsoppfølging ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/34 Dokumentnr.: 38 Løpenr.: 237610/2018 Klassering: 105-188 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget

Detaljer

Forvaltningsrevisjon Bergen kommune Internkontroll i resultatenheter. Prosjektplan/engagement letter

Forvaltningsrevisjon Bergen kommune Internkontroll i resultatenheter. Prosjektplan/engagement letter Forvaltningsrevisjon Bergen kommune Internkontroll i resultatenheter Prosjektplan/engagement letter September 2013 Innhold 1. Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Formål og problemstillinger... 3 2. Revisjonskriterier...

Detaljer

Revisjon av offentlige anskaffelser. eller avskaffelse av offentlig aversjon?

Revisjon av offentlige anskaffelser. eller avskaffelse av offentlig aversjon? Revisjon av offentlige anskaffelser eller avskaffelse av offentlig aversjon? Kirsti Torbjørnson fagansvarlig for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon av innkjøp i kommunen - formål Bedre innkjøp og

Detaljer

HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET S A K S F R E M L E G G

HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET S A K S F R E M L E G G HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 3/2017 06. september 2017 Arkivkode 4/1 02 Journalnr. 2017/12050-12 S A K S F R E M L E G G S a k 18/ 2 0 17 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT «KOMMUNALE ANSKAFFELSER»

Detaljer

Møteinnkalling Kontrollutvalget Aremark

Møteinnkalling Kontrollutvalget Aremark Møteinnkalling Kontrollutvalget Aremark Møtested: Aremark kommune, møterom Kommunestyresal Tidspunkt: 18.06.2019 kl. 09.00 Eventuelle forfall meldes til kontrollutvalgssekretariatet ved Anita Rovedal,

Detaljer

Anskaffelsesreglement

Anskaffelsesreglement Anskaffelsesreglement for Hole kommune Juni 2007 Utarbeidet iht Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Vedtatt i kommunestyret 25 juni 2007 Innhold 1. Generelt om innkjøp... 2 1.1 Formål, virkeområde

Detaljer

Innkjøp og anskaffelser i Fredrikstad kommune

Innkjøp og anskaffelser i Fredrikstad kommune FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT Innkjøp og anskaffelser i Fredrikstad kommune Delrapport 3: Oppfølging og bruk av rammeavtaler Fredrikstad kommune 25.5.2011 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG...3 2 INNLEDNING...4

Detaljer

Innkjøp og anskaffelser i Fredrikstad kommune

Innkjøp og anskaffelser i Fredrikstad kommune FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT Innkjøp og anskaffelser i Fredrikstad kommune Delrapport 1: Systemer for å sikre regeletterlevelse Fredrikstad kommune 12.01.2011 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG...3 2 BAKGRUNN,

Detaljer

INNKJØP OG ANSKAFFELSER Fredrikstad kommune

INNKJØP OG ANSKAFFELSER Fredrikstad kommune INNKJØP OG ANSKAFFELSER Fredrikstad kommune Delrapport nr. 4: Oppsummering Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 11. oktober 2011 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 BAKGRUNN... 3 2 DELRAPPORT NR. 1: SYSTEMER FOR Å SIKRE

Detaljer

1. Innledning. 2. Mål og strategier

1. Innledning. 2. Mål og strategier 1. Innledning Innkjøpsstrategien skal legge grunnlaget for en felles overordnet tenking og adferd, slik at kommunenes anskaffelser effektivt bidrar til at kommunen når sine mål og ivaretar kommunens visjon

Detaljer

Innlandet Revisjon IKS, Forvaltningsrevisjon GLØR iks - Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser

Innlandet Revisjon IKS, Forvaltningsrevisjon GLØR iks - Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser Ark.: Lnr.: 399/11 Arkivsaksnr.: 11/55-1 Saksbehandler: Kjell Arne Sveum FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - GLØR IKS VEDLEGG: Innlandet Revisjon IKS, Forvaltningsrevisjon GLØR iks - Etterlevelse av regelverket

Detaljer

Oslo kommune Kommunerevisjonen

Oslo kommune Kommunerevisjonen Oslo kommune Kommunerevisjonen Kontrollutvalget Dato: 17.09.2012 Deres ref: Vår ref (saksnr.): Saksbeh: Arkivkode 201200769-1 Kari Breisnes 126.2.2 Revisjonsref: Tlf.:916 79943 KOMMUNENS VARSLINGSORDNING

Detaljer

INNKJØPSREGLEMENT. FOR Vigo IKS

INNKJØPSREGLEMENT. FOR Vigo IKS INNKJØPSREGLEMENT FOR Vigo IKS Mai 2019 Innhold 1. Formål... 3 2. Lovgrunnlag... 3 3. Virkeområde... 3 4. Definisjoner... 3 5. Oppbygning og fortolkning av reglementet... 4 6. Grunnleggende prinsipper

Detaljer

8. RETNINGSLINJER FOR INNKJØP I MODUM KOMMUNE Juli 2003 (rev. juni 2011 og sist i K-sak 46/14)

8. RETNINGSLINJER FOR INNKJØP I MODUM KOMMUNE Juli 2003 (rev. juni 2011 og sist i K-sak 46/14) 8. RETNINGSLINJER FOR INNKJØP I MODUM KOMMUNE Juli 2003 (rev. juni 2011 og sist i K-sak 46/14) Modum kommune er med i innkjøpssamarbeidet BTV (Buskerud, Vestfold, Telemark). Alle rammeavtaler i dette samarbeidet

Detaljer

ETISKE RETNINGSLINJER I MODUM KOMMUNE

ETISKE RETNINGSLINJER I MODUM KOMMUNE ETISKE RETNINGSLINJER I MODUM KOMMUNE Vedtatt av kommunestyret 29.03.2016 ETISKE RETNINGSLINJER For ansatte og folkevalgte i Modum kommune Virksomhetskulturen i Modum kommune skal gjenspeile etiske kjerneverdier.

Detaljer

Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte

Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte Retningslinjene er et supplement til lover, forskrifter og reglement som gjelder for kommunens virksomhet. Vedtatt av kommunestyret i sak 9/13-28.02. 2013

Detaljer

FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE. Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Eva Bekkavik

FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE. Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Eva Bekkavik FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 12/10 Kommunestyret 25.03.2010 3/10 Kontrollutvalget

Detaljer

Innkjøp i Nord-Aurdal kommune

Innkjøp i Nord-Aurdal kommune Forvaltningsrevisjon Utført av Innkjøp i Nord-Aurdal kommune Formål: - Gjennomgå kommunes praktisering av Lov om offentlige anskaffelser - Anbefale eventuelle forbedringer Innhold 1. Innledning... 2 2.

Detaljer

Forvaltningsrevisjonsplan 2014-2015

Forvaltningsrevisjonsplan 2014-2015 Forvaltningsrevisjonsplan 2014-2015 Hvaler kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat Innhold: 1. Innledning... 2 2. Om den overordnede analysen... 3 2.1 Kravene i forskriften ( 10)... 3 2.2 Informasjonsgrunnlag

Detaljer

Internkontroll i Gjerdrum kommune

Internkontroll i Gjerdrum kommune Tatt til orientering i Gjerdrum kommunestyre 14.12.2016 Internkontroll i Gjerdrum kommune Formålet med dokumentet Formålet med dette dokumentet er å beskrive internkontrollen i Gjerdrum kommune. Dokumentet

Detaljer

Evje og Hornnes kommune

Evje og Hornnes kommune Evje og Hornnes kommune Innkjøpsreglement Vedtatt i kommunestyret 11.06.10 FORMÅL OG OMFANG Formålet med reglementet er å sikre at alle anskaffelser til Evje og Hornnes kommune utføres i henhold til gjeldende

Detaljer

Rapport forvaltningsrevisjon Overholdelse av innkjøpsavtalen med Fylkeskommunen Agdenes kommune

Rapport forvaltningsrevisjon Overholdelse av innkjøpsavtalen med Fylkeskommunen Agdenes kommune Rapport forvaltningsrevisjon Overholdelse av innkjøpsavtalen med Fylkeskommunen Agdenes kommune År 2003 Innholdsfortegnelse side 1. SAMMENDRAG... 3 1.1 PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER...3 1.2 REVISORS

Detaljer

Forvaltningsrevisjon Bergen kommune Internkontroll i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Prosjektplan/engagement letter

Forvaltningsrevisjon Bergen kommune Internkontroll i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Prosjektplan/engagement letter Forvaltningsrevisjon Bergen kommune Internkontroll i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap Prosjektplan/engagement letter September 2013 Innhold 1. Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Formål

Detaljer

ANSKAFFELSESSTRATEGI. FOR Vigo IKS

ANSKAFFELSESSTRATEGI. FOR Vigo IKS ANSKAFFELSESSTRATEGI FOR Vigo IKS Mai 2019 1. BAKGRUNN Anskaffelsesstrategien er en av Vigo IKS sine overgripende strategier, og gjelder for alle anskaffelser som gjøres i selskapet. Strategien skal legge

Detaljer

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJONN Selbu kommune. Vedtatt i kommunestyrets møte , sak 68/14.

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJONN Selbu kommune. Vedtatt i kommunestyrets møte , sak 68/14. PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJONN 2015-2016 Selbu kommune Vedtatt i kommunestyrets møte 17.11.2014, sak 68/14. 1 Om forvaltningsrevisjon I henhold til kommuneloven 77 er kontrollutvalget ansvarlig for å påse

Detaljer

RETNINGSLINJER FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE

RETNINGSLINJER FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE RETNINGSLINJER FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE Godkjent av Rådmann februar 2005 Revidert januar 2007 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning 2 Lover og forskrifter mv. 2.1 Lov om off. anskaffelser 2.2 Forskrift om

Detaljer

Saksframlegg. Ark.: Lnr.: 2079/15 Arkivsaksnr.: 15/467-1 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN "GAUSDAL KOMMUNES ETTERLEVELSE AV ANSKAFFELSESREGLEMENTET"

Saksframlegg. Ark.: Lnr.: 2079/15 Arkivsaksnr.: 15/467-1 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN GAUSDAL KOMMUNES ETTERLEVELSE AV ANSKAFFELSESREGLEMENTET Saksframlegg Ark.: Lnr.: 2079/15 Arkivsaksnr.: 15/467-1 Saksbehandler: Kari Louise Hovland FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN "GAUSDAL KOMMUNES ETTERLEVELSE AV ANSKAFFELSESREGLEMENTET" Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport

Detaljer

Kontrollutvalget i Alta kommune I N N S T I L L I N G

Kontrollutvalget i Alta kommune I N N S T I L L I N G Kontrollutvalget i Alta kommune Møte nr. 1/2018 19. februar 2018 Arkivkode 4/1 01 Journalnr. 2018/11100-7 I N N S T I L L I N G SAK 5/18 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT «ANSKAFFELSER AV VARER OG TJENESTER»

Detaljer

Reglement for anskaffelsesvirksomheten ved Norges miljø- og biovitenskapelige universitet

Reglement for anskaffelsesvirksomheten ved Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 139 av 234 Reglement for anskaffelsesvirksomheten ved Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Vedtatt at Fellesstyret 19. desember 2013 1. Formål Reglementet skal bidra til at NMBUs anskaffelser,

Detaljer

RETNINGSLINJER FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE

RETNINGSLINJER FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE 08/1660-1601 &00 RETNINGSLINJER FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE Godkjent av Rådmann februar 2005 Revidert september 2008 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning 2 Lover og forskrifter mv. 2.1 Lov om off. anskaffelser

Detaljer

KJØP AV KONSULENTTJENESTER Sarpsborg kommune. Forvaltningsrevisjonsrapport

KJØP AV KONSULENTTJENESTER Sarpsborg kommune. Forvaltningsrevisjonsrapport KJØP AV KONSULENTTJENESTER Sarpsborg kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 5. september 2011 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 4 2.1 Bakgrunn... 4 2.2 Problemstilling og avgrensing...

Detaljer

Administrativt. delegeringsreglement. Rana kommune

Administrativt. delegeringsreglement. Rana kommune Administrativt delegeringsreglement Rana kommune Innhold 1. Innledning... 4 1.1. Bakgrunn... 4 1.2. Anvendelsesområde for dette reglementet... 4 1.3. Definisjoner... 4 1.4. Struktur... 5 1.5. Bruk av delegert

Detaljer

ETISKE RETNINGSLINJER I MODUM KOMMUNE

ETISKE RETNINGSLINJER I MODUM KOMMUNE ETISKE RETNINGSLINJER I MODUM KOMMUNE Vedtatt av kommunestyret xx.xx.2016 ETISKE RETNINGSLINJER For ansatte og folkevalgte i Modum kommune Virksomhetskulturen i Modum kommune skal gjenspeile etiske kjerneverdier.

Detaljer

FORVALTNINGSREVISJON. Avvikshåndtering PROSJEKTPLAN. Meldal kommune. Juni 2018 FR1044

FORVALTNINGSREVISJON. Avvikshåndtering PROSJEKTPLAN. Meldal kommune. Juni 2018 FR1044 FORVALTNINGSREVISJON Avvikshåndtering PROSJEKTPLAN Meldal kommune Juni 2018 FR1044 1 SAMMENDRAG PROSJEKTPLAN Problemstilling Er ansatte gitt opplæring i og informasjon om melding av avvik? Kilder til kriterier

Detaljer

Offentlige anskaffelser

Offentlige anskaffelser FORVALTNINGSREVISJON Offentlige anskaffelser PROSJEKTPLAN Selbu kommune Januar 2019 FR 1073 1 SAMMENDRAG AV PROSJEKTPLAN Problemstilling Hovedproblemstilling: Følger kommunen regelverket for offentlige

Detaljer

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Orkdal kommune. Vedtatt i kommunestyret i sak 79/14 den

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Orkdal kommune. Vedtatt i kommunestyret i sak 79/14 den PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2015-2016 Orkdal kommune Vedtatt i kommunestyret i sak 79/14 den 17.12.14. 1 Om forvaltningsrevisjon I henhold til kommuneloven 77 er kontrollutvalget ansvarlig for å påse

Detaljer

KJØP AV KONSULENTTJENESTER Sarpsborg kommune. Forvaltningsrevisjonsrapport

KJØP AV KONSULENTTJENESTER Sarpsborg kommune. Forvaltningsrevisjonsrapport KJØP AV KONSULENTTJENESTER Sarpsborg kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 5. september 2011 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 4 2.1 Bakgrunn... 4 2.2 Problemstilling og avgrensing...

Detaljer

Møteinnkalling Kontrollutvalget Trøgstad

Møteinnkalling Kontrollutvalget Trøgstad Møteinnkalling Kontrollutvalget Trøgstad Møtested: Trøgstad kommune, møterom Havnås Tidspunkt: 18.09.2017 kl. 16:00 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon 908 55 384, e-post anirov@fredrikstad.kommune.no

Detaljer

Status på oppfølging av anbefalinger i revisjonsrapporten "Kjøp av konsulent- tjenester i Hedmark fylkeskommune"

Status på oppfølging av anbefalinger i revisjonsrapporten Kjøp av konsulent- tjenester i Hedmark fylkeskommune Saknr. 14/3469-3 Saksbehandler: Øivind Nyhus Status på oppfølging av anbefalinger i revisjonsrapporten "Kjøp av konsulent- tjenester i Hedmark fylkeskommune" Innstilling til vedtak: ::: Sett inn innstillingen

Detaljer

K O N T R O L L U T V A L G E T I V E S T B Y K O M M U N E

K O N T R O L L U T V A L G E T I V E S T B Y K O M M U N E Til medlemmene av kontrollutvalget Jnr. 42/09 M Ø T E I N N K A L L I N G Tid: 4. mars 2009 kl 18:00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen NB! Møtet holdes for åpne dører. Publikum bes ta kontakt på tlf. 92

Detaljer

Forvaltningsrevisjon - Innkjøp i Midtre Gauldal kommune

Forvaltningsrevisjon - Innkjøp i Midtre Gauldal kommune Saksframlegg Arkivnr. 216 Saksnr. 2007/1562-5 Utvalg Utvalgssak Møtedato Kontrollutvalget Kommunestyret Saksbehandler: Eva J Bekkavik Forvaltningsrevisjon - Innkjøp i Midtre Gauldal kommune Vedlegg 1 Forvaltningsrevisjonsrapport

Detaljer

Innkjøp i Møre og Romsdal fylkeskommune Regional- og næringsavdelinga - 11. desember 2013. Innkjøpssjef Arnt Ove Hol

Innkjøp i Møre og Romsdal fylkeskommune Regional- og næringsavdelinga - 11. desember 2013. Innkjøpssjef Arnt Ove Hol Innkjøp i Møre og Romsdal fylkeskommune Regional- og næringsavdelinga - 11. desember 2013 Innkjøpssjef Arnt Ove Hol 11.12.2013 Anskaffelser i offentlig sektor 2 Hovedmål for innkjøp i fylkeskommunen Dekke

Detaljer

Hvorfor internkontroll?

Hvorfor internkontroll? Dagens tema Definisjon av internkontroll (Coso) Kontrollmiljøet Risikovurdering Informasjon og kommunikasjon Kontrollaktiviterer Overvåking (monitoring) Begrensinger ved internkontroll Hvorfor internkontroll?

Detaljer

Arkivsak: 18/665 SAMLET SAKSFREMSTILLING - RAPPORT OM RAMMEAVTALE - MASKINENTREPRENØRVIRKSOMHET

Arkivsak: 18/665 SAMLET SAKSFREMSTILLING - RAPPORT OM RAMMEAVTALE - MASKINENTREPRENØRVIRKSOMHET Side 1 av 5 SÆRUTSKRIFT Alvdal kommune Arkivsak: 18/665 SAMLET SAKSFREMSTILLING - RAPPORT OM RAMMEAVTALE - MASKINENTREPRENØRVIRKSOMHET Saksnr. Utvalg Møtedato 47/18 Kommunestyret 21.09.2018 Endelig vedtak

Detaljer

Administrativt. delegeringsreglement. Rana kommune

Administrativt. delegeringsreglement. Rana kommune Administrativt delegeringsreglement Rana kommune Innhold Innledning... 4 Bakgrunn... 4 Anvendelsesområde for dette reglementet... 4 Definisjoner... 4 Struktur... 5 Bruk av delegert myndighet... 5 Prinsipper

Detaljer

ANSKAFFELSESSTRATEGI. Sel kommune

ANSKAFFELSESSTRATEGI. Sel kommune ANSKAFFELSESSTRATEGI Sel kommune Revidert: 22.09.2014 Innhold 1 Forord... 3 2 Bakgrunn og hensikt med dokumentet... 3 2.1 Overordnede dokumenter som strategien bygger på... 3 2.2 Stortingsmelding nr. 36

Detaljer

BUDSJETTREGLEMENT FOR HOLTÅLEN KOMMUNE

BUDSJETTREGLEMENT FOR HOLTÅLEN KOMMUNE BUDSJETTREGLEMENT FOR HOLTÅLEN KOMMUNE INNHOLDSFORTEGNELSE: Kapittel Benevnelse Side 1 Budsjettreglement 1.1 Hjemmel og formål 1.2 Prosedyre i budsjettarbeidet 1.3 Spesifikasjon av budsjett og regnskap

Detaljer

Reglement tilsyn og kontroll

Reglement tilsyn og kontroll EVENES KOMMUNE Reglement tilsyn og kontroll 1: Rådmannens rolle og plassering i kommuneorganisasjonen 1.1 Rådmannen er øverste leder for hele kommuneorganisasjonen og ansatt av kommunestyret. Rådmannen

Detaljer

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT. Innkjøp & Anskaffelser

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT. Innkjøp & Anskaffelser FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT Innkjøp & Anskaffelser Vestby kommune 22.10.2010 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 BAKGRUNN, PROBLEMSTILLING OG AVGRENSING... 4 3 METODE... 5 4 REVISJONSKRITERIER...

Detaljer

Omorganiseringsprosesser i Ringerike kommune

Omorganiseringsprosesser i Ringerike kommune Omorganiseringsprosesser i Ringerike kommune I perioden 2015 til første halvår 2017 FORVALTNINGSREVISJON BEHANDLING I KONTROLLUTVALGET 15. JUNI 2018 Buskerud Kommunerevisjon IKS Postboks 4197, 3005 Drammen

Detaljer

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OPPFØLGINGSRAPPORT OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I BODØ KOMMUNE 2007 FORORD Med bakgrunn i resultatene som framkom av forvaltningsrevisjonsrapport om offentlige anskaffelser 2006

Detaljer

Systematisk håndtering av avvik i Meldal kommune

Systematisk håndtering av avvik i Meldal kommune Systematisk håndtering av avvik i kommune BESTILLING Kontrollutvalget i kommune har i sak 20/2016 bestilt en forvaltningsrevisjon av avvikshåndtering. I Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2018 står det

Detaljer

OPPFØLGING AV RAPPORT OM. Bruk av konsulenttjenester. Rakkestad kommune

OPPFØLGING AV RAPPORT OM. Bruk av konsulenttjenester. Rakkestad kommune OPPFØLGING AV RAPPORT OM Bruk av konsulenttjenester Rakkestad kommune INNHOLDSFORTEGNELSE 1 BAKGRUNN... 2 1.1 Innledning... 2 1.2 Hjemmel for oppfølging... 2 1.3 Formål og problemstilling... 2 2 OPPFØLGINGSKRITERIER...

Detaljer

ETISKE RETNINGSLINJER FOR NEDRE EIKER KOMMUNE

ETISKE RETNINGSLINJER FOR NEDRE EIKER KOMMUNE ETISKE RETNINGSLINJER FOR NEDRE EIKER KOMMUNE Vedtatt i kommunestyret 15. juni 2016 1 Etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgte i Nedre Eiker kommune. Etiske normer uttrykker hva som er rett og

Detaljer

Prosjektveiviseren 2.0 Anskaffelsesstrategi. Arve Sandvoll Seniorrådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og støtte

Prosjektveiviseren 2.0 Anskaffelsesstrategi. Arve Sandvoll Seniorrådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og støtte Prosjektveiviseren 2.0 Anskaffelsesstrategi Arve Sandvoll Seniorrådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og støtte Strategi, lederforankring og gevinster Virksomhetsstrategi Skal

Detaljer

Praksis i IPLOS Fredrikstad kommune. Forvaltningsrevisjonsrapport

Praksis i IPLOS Fredrikstad kommune. Forvaltningsrevisjonsrapport Praksis i IPLOS Fredrikstad kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 23. november 2011 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 4 2.1 Bakgrunn... 4 2.2 Problemstilling og avgrensing...

Detaljer

Etiske retningslinjer

Etiske retningslinjer Etiske retningslinjer for Hitra kommune Vedtatt av Hitra kommunestyre den 13.12.12 1 Innholdsfortegnelse 1. Innledning.... 3 2. Generelt... 3 3. Omdømme myndighetsmisbruk... 3 4. Åpenhet og varsling...

Detaljer

Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med slikt forslag til

Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med slikt forslag til Saknr. 12/1030-3 Ark.nr. 216 Saksbehandler: Steinar Gulbrandsen Forvaltningsrevisjonsprosjekt Etikk i Hedmark fyleskommune Fylkesrådets innstilling til vedtak: ::: Sett inn innstillingen under denne linja

Detaljer

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT. Innkjøp & Anskaffelser

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT. Innkjøp & Anskaffelser FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT Innkjøp & Anskaffelser Vestby kommune 22.10.2010 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG...3 2 BAKGRUNN, PROBLEMSTILLING OG AVGRENSING...4 3 METODE...5 4 REVISJONSKRITERIER...6 5

Detaljer

Anskaffelsesstrategi for Stavanger kommune

Anskaffelsesstrategi for Stavanger kommune Referanse: 13/5309 Anskaffelsesstrategi for Stavanger kommune «VERDISKAPENDE, INNOVATIVE OG BÆREKRAFTIGE ANSKAFFELSER» Målgruppen for dette dokument er politikere, ledere og personer som jobber med anskaffelser

Detaljer

Revidert plan for forvaltningsrevisjon

Revidert plan for forvaltningsrevisjon Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 Årsmelding 2017 Midtre Kontrollutvalget Gauldal kommune i Melhus kommune Vedtatt av kommunestyret 13.12.2018 1 Om forvaltningsrevisjon I henhold til kommuneloven

Detaljer

10/362-1 601 &00 REGLEMENT FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE

10/362-1 601 &00 REGLEMENT FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE 10/362-1 601 &00 REGLEMENT FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE Revidert januar 2010 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning 2 Lover og forskrifter mv. 2.1 Lov om off. anskaffelser 2.2 Forskrift om off. anskaffelse 2.3

Detaljer

1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2

1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 2008-2011 - NAMSSKOGAN KOMMUNE - 2008 Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon...

Detaljer

Etiske retningslinjer for Alstahaug kommune. Forslag

Etiske retningslinjer for Alstahaug kommune. Forslag Etiske retningslinjer for Alstahaug kommune Forslag Innholdsfortegnelse Formål... 4 1. Ærlighet og åpenhet... 4 2. Faglig uavhengighet, lojalitet... 4 3. Forholdet til innbyggere og brukere.... 4 4. Forvaltning

Detaljer

Innkjøp i Møre og Romsdal fylkeskommune Introduksjonsdag for nye leiarar og mellomleiarar 19. september 2014. Innkjøpssjef Arnt Ove Hol

Innkjøp i Møre og Romsdal fylkeskommune Introduksjonsdag for nye leiarar og mellomleiarar 19. september 2014. Innkjøpssjef Arnt Ove Hol Innkjøp i Møre og Romsdal fylkeskommune Introduksjonsdag for nye leiarar og mellomleiarar 19. september 2014 Innkjøpssjef Arnt Ove Hol 19.09.2014 Anskaffelser i offentlig sektor 2 Hovedmål for innkjøp

Detaljer

Anskaffelsesreglement. Bamble-, Drangedal-, Kragerø, Porsgrunn-, Siljanog Skien kommune

Anskaffelsesreglement. Bamble-, Drangedal-, Kragerø, Porsgrunn-, Siljanog Skien kommune Anskaffelsesreglement Bamble-, Drangedal-, Kragerø, Porsgrunn-, Siljanog Skien kommune Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 3 2 Målsetting med kommunenes anskaffelser... 3 3 Organisering og ansvar... 3

Detaljer

Møteinnkalling Kontrollutvalget Marker

Møteinnkalling Kontrollutvalget Marker Møteinnkalling Kontrollutvalget Marker Møtested: Marker kommune, Møterom 2 Tidspunkt: 28.09.2017 kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon 908 55 384, e-post anirov@fredrikstad.kommune.no

Detaljer

FORVALTNINGSREVISJON. Barnevern PROSJEKTPLAN. Skaun kommune. Juni 2019 FR1097

FORVALTNINGSREVISJON. Barnevern PROSJEKTPLAN. Skaun kommune. Juni 2019 FR1097 FORVALTNINGSREVISJON Barnevern PROSJEKTPLAN Skaun kommune Juni 2019 FR1097 1 SAMMENDRAG AV PROSJEKTPLAN Problemstilling 1. Melder ansatte i Skaun kommune saker til barnevernet? 2. Hvordan erfarer Skaun

Detaljer

Økonomisk internkontroll

Økonomisk internkontroll Økonomisk internkontroll Levanger kommune 17.02.15 1 Problemstillinger I hvilken grad har Levanger kommune system og rutiner som sikrer betryggende økonomisk intern kontroll? I hvilken grad fungerer den

Detaljer

Internkontroll og avvikshåndtering

Internkontroll og avvikshåndtering FORVALTNINGSREVISJON Internkontroll og avvikshåndtering PROSJEKTPLAN Hemne kommune Juni 2018 Prosjekt id: FR 1045 1 SAMMENDRAG PROSJEKTPLAN Problemstilling Har Hemne kommune etablert et internkontrollsystem

Detaljer

11/1118-1 601 REGLEMENT FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE

11/1118-1 601 REGLEMENT FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE 11/1118-1 601 REGLEMENT FOR INNKJØP I HEMNE KOMMUNE Revidert oktober 2011 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning 2 Lover og forskrifter mv. 2.1 Lov om off. anskaffelser 2.2 Forskrift om off. anskaffelse 2.3

Detaljer

Anskaffelsesstrategi

Anskaffelsesstrategi Overhalla kommune - Positiv, frisk og framsynt Foto: Unni Lestum Anskaffelsesstrategi 2015-2020 «VERDISKAPENDE, NYTENKENDE OG BÆREKRAFTIGE ANSKAFFELSER» Målgruppe for dette dokumentet er politikere, ledere

Detaljer

Forvaltningsrevisjonsplan

Forvaltningsrevisjonsplan Forvaltningsrevisjonsplan 2016-2017 Hvaler kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat Innhold: 1. Innledning... 2 2. Om den overordnede analysen... 3 2.1 Kravene i forskriften ( 10)... 3 2.2 Informasjonsgrunnlag

Detaljer

1. Innledning. 2. Formål

1. Innledning. 2. Formål Innhold 1. Innledning... 3 2. Formål... 3 3. Ansvar og myndighet... 4 4. Lovfestede prinsipp for alle innkjøp... 5 5. Kort beskrivelse av innkjøpsprosessen... 6 6. Skjematisk oversikt over anskaffelsesprosessen...

Detaljer

INNKJØPSREGLEMENT LEIRFJORD KOMMUNE

INNKJØPSREGLEMENT LEIRFJORD KOMMUNE INNKJØPSREGLEMENT LEIRFJORD KOMMUNE 0 Forord: Reglementet gjelder for alle typer innkjøp til kommunen, dvs. kjøp av varer og tjenester, konsulenttjenester, samt kontrahering av bygg og anlegg. Reglementet

Detaljer

INTERNKONTROLL OG REGELETTERLEVELSE Rygge kommune. Forvaltningsrevisjonsrapport

INTERNKONTROLL OG REGELETTERLEVELSE Rygge kommune. Forvaltningsrevisjonsrapport INTERNKONTROLL OG REGELETTERLEVELSE Rygge kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 30.januar 2012 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 4 2.1 Bakgrunn... 4 2.2 Problemstilling og avgrensing...

Detaljer

Anskaffelsesstrategi. for. Regionalt innkjøp i Kongsvingerregionen. Periode

Anskaffelsesstrategi. for. Regionalt innkjøp i Kongsvingerregionen. Periode Anskaffelsesstrategi for Regionalt innkjøp i Kongsvingerregionen Periode 2019-2023 Vedtatt juni 2019 Innhold 1. Innledning... 3 Regionalt innkjøp i Kongsvingerregionen... 3 2. Hovedmål:... 4 2.1. Organisering

Detaljer

OPPDRAGET I KOMMUNELOVEN HVORDAN KAN DET TOLKES?

OPPDRAGET I KOMMUNELOVEN HVORDAN KAN DET TOLKES? For Kontrollutvalg 30.11.15 v/rådmann Thor Smith Stickler OPPDRAGET I KOMMUNELOVEN HVORDAN KAN DET TOLKES? Definisjon av internkontroll - PwC Internkontroll er et formalisert kontrollsystem der kontrollaktiviteter

Detaljer

Betryggende kontroll Internkontrollen til rådmannen

Betryggende kontroll Internkontrollen til rådmannen Stein A. Ytterdahl Rådmann Betryggende kontroll Internkontrollen til rådmannen Foto: Carl-Erik Eriksson Agenda Hvilke overordnede tanker styres kommunen etter, herunder kort om organisering, omfang og

Detaljer

Tønsberg kommune. Forvaltningsrevisjon

Tønsberg kommune. Forvaltningsrevisjon Tønsberg kommune Forvaltningsrevisjon Forvaltning av eksisterende bygningsmasse styring og kontroll med vedlikehold og investeringer April 2009 Kontrollutvalget i Tønsberg kommune Rapport: Forvaltning

Detaljer

Presentasjon av tiltaksplan/oppfølgning av Deloitte rapporten

Presentasjon av tiltaksplan/oppfølgning av Deloitte rapporten Presentasjon av tiltaksplan/oppfølgning av Deloitte rapporten Orientering i Formannskapet 14. februar 2017 Rådmann Osmund Kaldheim 14.02.2017 1 Innhold: Bakgrunn og formål Status i arbeidet som langt Status

Detaljer

Retningslinjer for kontrollutvalgenes arbeid

Retningslinjer for kontrollutvalgenes arbeid Retningslinjer for kontrollutvalgenes arbeid Etter drøfting i fellesmøtet i Hallingdal 05.09.2018 1 Bakgrunn og formål Dokumentet beskriver retningslinjer for samarbeid mellom kontrollutvalg, sekretariat

Detaljer

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT HOLMESTRAND KOMMUNES ETTERLEVELSE AV REGELVERK OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT HOLMESTRAND KOMMUNES ETTERLEVELSE AV REGELVERK OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT HOLMESTRAND KOMMUNES ETTERLEVELSE AV REGELVERK OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER UTARBEIDET AV 2017 0. SAMMENDRAG... 4 1. INNLEDNING... 8 1.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET... 8 1.2 AVGRENSING

Detaljer

Plan for kontroll og tilsyn. Plan for forvaltningsrevisjon

Plan for kontroll og tilsyn. Plan for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er et verktøy som kommunestyret og kontrollutvalget skal bruke for å sikre at kommunen drives på en måte som ivaretar innbyggernes behov og rettigheter best mulig. Plan for kontroll

Detaljer

Teknisk drift: offentlige anskaffelser. Forvaltningsrevisjon Verdal kommune Unni Romstad

Teknisk drift: offentlige anskaffelser. Forvaltningsrevisjon Verdal kommune Unni Romstad Teknisk drift: offentlige anskaffelser Forvaltningsrevisjon Verdal kommune 29.10.2018 Unni Romstad Ansvar Oppdragsansvar: Unni Romstad Prosjektmedarbeider: Eirik Gran Seim Referansegruppe/intern kvalitetssikring:

Detaljer

Forvaltningsrevisjonsrapport: Internkontroll og kvalitetssikring NAV

Forvaltningsrevisjonsrapport: Internkontroll og kvalitetssikring NAV Politisk sekretariat Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 12.03.2015 19594/2015 2015/456 033 Saksnummer Utvalg Møtedato Bystyret 26.03.2015 Forvaltningsrevisjonsrapport: Internkontroll og kvalitetssikring

Detaljer

ANSKAFFELSESSTRATEGI FOR TRONDHEIM KOMMUNE

ANSKAFFELSESSTRATEGI FOR TRONDHEIM KOMMUNE ANSKAFFELSESSTRATEGI FOR TRONDHEIM KOMMUNE 2018-2023 Vedtatt av bystyret 13.12.2018 Innledning Anskaffelsesstrategien er en av kommunens overordnede strategier og gjelder alle virksomheter i Trondheim

Detaljer

Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss

Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: 18.02.2016 kl. 16:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen, telefon: 414 71 166 e-post:

Detaljer

Ullevål Universitetsykehus HF

Ullevål Universitetsykehus HF Assurance and Advisory Business Services Ullevål Universitetsykehus HF Gjennomgang av anskaffelser i eiendomsavdelingen Vår rapport er ment for bruk av Ullevål Universitetssykehus HF internt for vurdering

Detaljer

Innkjøp og anskaffelser i Fredrikstad kommune

Innkjøp og anskaffelser i Fredrikstad kommune FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT Innkjøp og anskaffelser i Fredrikstad kommune Delrapport 2: Regeletterlevelse i praksis Fredrikstad kommune 8.3.2011 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG...3 2 INNLEDNING...4 2.1

Detaljer

REVISJONSRAPPORT: SELSKAPSKONTROLL I HADELAND ENERGI AS OG HADELAND KRAFT AS

REVISJONSRAPPORT: SELSKAPSKONTROLL I HADELAND ENERGI AS OG HADELAND KRAFT AS Arkivsaksnr.: 12/2366-2 Arkivnr.: Saksbehandler: Rådgiver politikk og samfunn, Anne Grønvold REVISJONSRAPPORT: SELSKAPSKONTROLL I HADELAND ENERGI AS OG HADELAND KRAFT AS Hjemmel: Kommuneloven Kontrollutvalgets

Detaljer

ETISKE RETNINGSLINJER FOR FOLKEVALGTE I TYSFJORD KOMMUNE (arbeidsgruppens forslag) Vedtatt av kommunestyret den xx.xx.

ETISKE RETNINGSLINJER FOR FOLKEVALGTE I TYSFJORD KOMMUNE (arbeidsgruppens forslag) Vedtatt av kommunestyret den xx.xx. ETISKE RETNINGSLINJER FOR FOLKEVALGTE I TYSFJORD KOMMUNE (arbeidsgruppens forslag) Vedtatt av kommunestyret den xx.xx.2016, sak xx/16 Vedtatt av kommunestyret i sak xx/16, versjon 1+n, dato xx.xx.2016

Detaljer

Saksframlegg. Ark.: 210 Lnr.: 6593/18 Arkivsaksnr.: 18/ FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN "LANDBRUKSKONTORET I LILLEHAMMER-REGIONEN"

Saksframlegg. Ark.: 210 Lnr.: 6593/18 Arkivsaksnr.: 18/ FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN LANDBRUKSKONTORET I LILLEHAMMER-REGIONEN Saksframlegg Ark.: 210 Lnr.: 6593/18 Arkivsaksnr.: 18/1017-1 Saksbehandler: Kari Louise Hovland FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN "LANDBRUKSKONTORET I LILLEHAMMER-REGIONEN" Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapporten

Detaljer

YTRE HELGELAND KOMMUNEREVISJON. Herøy kommune. Plan for forvaltningsrevisjon YHK

YTRE HELGELAND KOMMUNEREVISJON. Herøy kommune. Plan for forvaltningsrevisjon YHK YTRE HELGELAND KOMMUNEREVISJON Herøy kommune Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 YHK 01.11.2016 Innhold 1 Innledning... 3 1.1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 3 1.2 Planlegging av forvaltningsrevisjon...

Detaljer

Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte Kongsberg kommune.

Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte Kongsberg kommune. Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte Kongsberg kommune. Vedtatt 11/9 2013 1 Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Kongsberg kommune. Vedtatt 11/9 2013, administrativt revidert

Detaljer

Etiske regler. for. CatoSenteret

Etiske regler. for. CatoSenteret for CatoSenteret Utgave 1 - november 2012 Hvorfor etiske regler God etikk på CatoSenteret handler om at vi skal kunne stå for de valgene vi gjør i jobben. Verdigrunnlaget for CatoSenteret har 5 kjerneord:

Detaljer

HVORFOR SVIKTET DET? Fagkonferanse kontroll og tilsyn Gardermoen mai 2018

HVORFOR SVIKTET DET? Fagkonferanse kontroll og tilsyn Gardermoen mai 2018 HVORFOR SVIKTET DET? Fagkonferanse kontroll og tilsyn Gardermoen 29-30. mai 2018 INNLANDET REVISJON IKS Hovedkontor Lillehammer Eid av 18 kommuner + Oppland fylkeskommune. 19 ansatte; derav 7 forvaltningsrevisorer.

Detaljer

ETISKE RETNINGSLINJER FOR FOLKEVALGTE I TYSFJORD KOMMUNE. Vedtatt av kommunestyret den , sak 71/16

ETISKE RETNINGSLINJER FOR FOLKEVALGTE I TYSFJORD KOMMUNE. Vedtatt av kommunestyret den , sak 71/16 ETISKE RETNINGSLINJER FOR FOLKEVALGTE I TYSFJORD KOMMUNE Vedtatt av kommunestyret den 13.12.2016, sak 71/16 Vedtatt av kommunestyret i sak 71/16, versjon 1, dato 13.12.2016 Innledning Målet med etiske

Detaljer