Møtestad: Hareid rådhus KST salen Dato: torsdag, Tid:18:00

Transkript

1 HAREID KOMMUNE Ordførar MØTEINNKALLING Kommunestyret Møtestad: Hareid rådhus KST salen Dato: torsdag, Tid:18:00 Medlemar som er ugilde i ei sak vert bedne om å gje melding, slik at varamedlemar kan verte kalla inn, jr. 8, 3. ledd i forvaltningslova. Vi ber om at forfall vert meldt på telefon Varamedlemar får saksdokumenta førebels berre til orientering. Møtesekretariatet kallar inn varamedlemar som må hente lesebrett på Hareid rådhus. Politiske saker som vert handsama i lukka møte er unnatekne offentleg innsyn og innhaldet er underlagt teieplikt. Møtet er ope for publikum, med unnatak av saker som vert handsama i lukka møte. Saksdokumenta i original og avskrift er lagt ut til offentleg innsyn på heimesida til Hareid kommune frå og med og til møtet vert halde. Side1

2 OFFENTLEG SAKSLISTE MED SAKSDOKUMENT Saksnr Tittel Arkivkode Politiske saker PS 25/13 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 26/13 Godkjenning av protokoll førre møte Referat saker RS 2/13 Revidert Forpliktande Plan 2012/1808 RS 3/13 Særutskrift av møteboka ved Syverplassen 2012/1371 barnehage RS 4/13 Forpliktande plan for berekraftig 2012/1808 kommuneøkonomi i Hareid RS 5/13 Hareid: HA møtprotokollen - utskrift til 2013/423 Politiske saker Lukka møte: Off.lova 13, jf. Pasientrettighetsloven 4 a-5 PS 27/13 ***** ***** ***** ***** ***** ***** ***** ***** ***** ***** 2012/1625 ***** ***** ***** ***** Ope møte: PS 28/13 Hareid: HA sak Kontrollrapport /423 Årsrapport 2012 Skatteoppkrevjarfunksjonen - utskrift til rådmann og skatteoppkrevjar PS 29/13 Utsetting av omgjering av omsorgsbustadar til 2012/543 heildøgnsomsorg. Omsorgsbustad til rehabilitering og avlastning. PS 30/13 Barnehagestruktur i Hareid kommune 2013/343 PS 31/13 Stifting av aksjeselskap for betalingsparkering i 2012/569 Hareid PS 32/13 Etablering av felles barnevernteneste - søre 2013/132 Sunnmøre PS 33/13 Etablering av SSIKT - Søre Sunnmøre IKT 2013/364 PS 34/13 Ny administrativ organisering - sektor for Velferd 2012/25 PS 35/13 Budsjettregulering barnehage - utvida kapasitet 2013/348 Hareid, Anders Riise Ordførar Anne-Karete Mork utvalssekretær Side2

3 Politiskesaker Side3

4 Politiskesaker PS26/13Godkjenningavprotokollførremøte Side4

5 Referatsaker Side5

6 Referatsaker Side6

7 HAREID KOMMUNE Rådmann SAKSFRAMLEGG Saksnr. 2012/1808 Løpenr. 2427/2013 Klassering 145 Sakshandsamar: Bent Arild Grytten, Rådmannen Utvalsaksnr Utval Møtedato 7/13 Formannskapet /13 Kommunestyret REVIDERT FORPLIKTANDE PLAN / 2012/1808 Vedlegg: Nr. Namn 1 Forpliktande plan Hareid, Bent Arild Grytten rådmann Side7

8 FORPLIKTANDE PLAN INNLEIING Hareid kommune vart innmeldt i ROBEK gjennom skriv frå Fylkesmannen, dagsett Den hadde Fylkesmannen i Møre og Romsdal møte med Hareid kommune der det mellom anna vart lagt fram forventning og krav overfor kommunen om at det vart utarbeidd ein «Forpliktande plan» for iverksetting av tiltak i høve inndekking av akkumulert meirforbruk frå åra på 15,2 mill. samt stabilisering av kommuneøkonomien på eit berekraftig nivå. 1. MEIRFORBRUK OG INNDEKNINGSPLAN Faresignal over tid: Alt i budsjettarbeidet hausten 2008 i samband med budsjettet for 2009 og handlingsprogrammet såg vi klare økonomiske faresignal. I budsjettvedtaket for 2009 vedtok Kommunestyret difor å etablere ein økonomikomite som bl.a. skulle legge fram forslag til «korrigerande tiltak». Før komiten kom i arbeid, avvikla Formannskapet komiten i mai Akkumulert meirforbruk : Rekneskapane for åra har gått med følgjande rekneskapsmessige meirforbruk: 2009: kr : kr : kr : kr 0 (førebels rekneskap) I den grad ein kan lese ein trend ut av eit noko spinkelt statistikkgrunnlag, vert det at veksten i meirforbruket nådde ein topp i 2010 og at arbeidet med å reversere utviklinga har bore frukter i 2011 og Tendensen peikar no mot gjenoppretting av rekneskapsbalanse. Men dette er ikkje nok. Rekneskapsresultatet i 2011 og det førebelse resultatet for 2012 viser at kommunen langt på veg har lykkast i å oppnå balanse mellom inntekt og ordinær drift, men det er viktig å ta med seg informasjonen om at budsjettert inndekning av akkumulert underskot i budsjettåret, er stroke, både i 2011 og i Hareid kommune må og i åra som kjem, budsjettere med betydelege beløp i inndekning av akkumulert underskot. Verdien av den framtidige budsjetterte inndekninga må difor takast ut som driftskutt, dersom ikkje ein eventuell inntektsauke ut over det som er budsjettert, heilt eller delvis kan kompensere for dette. Side8

9 Kvifor har kommunen pådratt seg 15,2 mill. i akkumulert meirforbruk? Dette er samansett av mange faktorar, bl.a.: Redusert driftsinntekt frå momskompensasjon investering Underfinansierte reformer Vidareutvikling av tenester utan reell budsjettdekning Ikkje fleirtal for naudsynte endringsvedtak Svikt i oppfølging av kommunelov og budsjett- og rekneskapsforskrifter, som eit resultat av at oppfylling av lovpålagte tenestekrav til ein viss grad har vore overstyrande. Kommunen står i eit krysspress med omsyn til lovpålagte tenester og krav i samband med budsjett-og rekneskapsforskrifter. Svikt i oppfølging av kommunen sitt eige økonomireglement o herunder bindande budsjettrammer av same årsak som nemnt ovanfor. Vedtak om inndekning, del av vedtak om godkjenning av årsrekneskapane: Det har i budsjettsamanheng vore teke høgde for at kommunen skulle dekke inn tidlegare års meirforbruk Men driftsresultata i årsrekneskapane har vore for svake til å reelt makte å dekke inn den budsjetterte avsetninga. Det var ikkje dekning for budsjettert avsetning i rekneskapen. Vedtak om inndekning av meirforbruket lyder slik i dei einskilde vedtaka til årsrekneskapane: 2009: Dekning av meirforbruket 2009 på kr vert å innarbeide i årsbudsjettet for : Meirforbruket frå 2010 på vert å innarbeide til dekning i årsbudsjetta for åra med følgjande beløp pr år: 2012 kr kr kr Dersom rekneskapen for 2011 ikkje makta å dekke inn meirforbruket frå 2009 på 4,15 mill. slik det er budsjettert i 2011, vert resterande meirforbruk frå 2009 også å dekke inn med like årlege beløp pr. år over driftsbudsjetta for åra 2012 og : Meirforbruket i 2011 på kr vert å dekke inn i årsbudsjettet og rekneskapen for Utfordringane for rekneskapsåra i høve til Fylkesmannen sitt krav til «Forpliktande plan for dekning av meirforbruk» frå åra på til saman kr vert etter dette: Side9

10 2012: kr kr : kr : Rekneskapet for 2012 er ikkje ferdigstilt. Men i kvartalsrapporten pr vart det konkludert med at rekneskapen for rimeleg sikkert - ikkje vil makte å dekke inn budsjettert «avdrag» på meirforbruk tidlegare år med dei budsjetterte kr Etter stryking av avsetningar, ser det no ut til at kommunen vil ende på eit resultat nær null, men ein må ta atterhald då det i skrivande stund enno kan vere rørsle i ein del tal. 2013: I arbeidet med å utarbeide driftsbudsjett for 2013 og handlingsplan , la rådmannen og økonomikomiten til grunn at akkumulert meirforbruk frå åra på til saman kr. 15, 2 mill. skulle dekkast inn med kr. 7,6 mill. pr. år i 2013 og Dette er no, gjennom vedtak i kommunestyret , i sak om fornya behandling av driftsbudsjett for 2013 og handlingsplan , endra til: 6 mill. kroner i ,6 mill. kroner i ,6 mill. kroner i 2015 Tilpassingsbehov: I tabellen nedanfor tar ein utgangspunkt i antatt meirforbruk, ut frå tendensen dei seinare år. Til dette leggast inndekning av akkumulert underskot i høve budsjettvedtaket, til. I tillegg er nye tiltak, tilgang og avgang, i høve budsjettvedtaket , lagt til. Denne summen skal då representere det estimerte tilpassingsbehovet pr kvart år. Førre framlegg til forpliktande plan (slik han låg føre under kommunestyremøtet ), vart forfatta ut frå situasjonsbildet, seinhaustes Denne revisjonen er oppdatert i høve utviklingstrekka, slik dei har manifestert seg den seinare tida, samt kommunestyret sitt budsjettvedtak. Rekneskapsresultata dei siste to åra syner, som nemnt ovanfor at kommunen i denne perioden har tilnærma budsjettbalanse ekskl. avsetningar. Ein legg til grunn at denne situasjonen kan vedvare i dei to første åra i handlingsprogrammet. Men sidan det er lagt inn ein auka ressursinnsats i tenesteområda i budsjettåra 2015 og 2016, på 5,8 mill. kroner, med same forventa inntektsnivå som i budsjettåra 2013 og 2014, må ein ta høgde for det i desse budsjettåra. Side10

11 Budsjettvedtaket , får vidare verknad gjennom vedteken kostnadsauke, kostnadskutt og inntektsauke, på tenesteområda. Summen av det som er nemnt ovanfor er vist i tabellen nedanfor: Tilpassingsbehov (alle tal i 1000kr) Estimert meirforbruk pr x, ekskl. avsetningar. Ovanfor nemnte trend er lagt til grunn. Inndekking av akkumulert meirforbruk (vedtatt ) Kostnadsauke som følgje av budsjettvedtak Kostnadsreduksjon som følgje av budsjettvedtak Inntektsauke som følgje av budsjettvedtak Berekna tilpassingsbehov Generelt Tabellen viser altså ei generell oppstilling over ubalansen og utfordringane i kommuneøkonomien, basert på ein kombinasjon av trend i erfaringstal, samt verknader av konkrete vedtak. Ideelt sett burde avsetningane til disposisjonfondet vore større i perioden, jfr. kapittel 2 i dette dokumentet. Men sidan det ligg føre budsjettvedtaket, der mellom anna avsetning til disposisjonsfond er talfesta, vert dette retningsgivande. Tabellen ovanfor bygger på kommunen sin totale økonomi. Kommunen har mange budsjetteiningar. I kapittel 3 vert dette synleggjort på eit meir detaljert nivå. I kapittel 3 er det den einskilde budsjetteining sitt vedtekne budsjett og aktuelle driftssituasjon, som utgjer berekningsgrunnlaget. Og det er i kapittel 3 dei konkrete tilpassingane vert vurderte, ut frå driftssituasjonen til den aktuelle eininga, på det tidspunktet berekninga er gjort. Budsjetteiningane gjer sine vurderingar ut frå den lokale budsjett- og driftssituasjonen. Ein kan ikkje vente at dei to ulike planleggingsperspektiva skal gi nøyaktig same resultat, men det bør vere eit visst samsvar mellom resultata på overordna nivå, dersom berekningane skal kunne sjåast på som gode. Side11

12 2. ØKONOMISK MÅLSETTING Netto driftsresultat er ein sentral indikator for den økonomiske balansen i kommunane. Indikatoren er eit uttrykk for driftsresultatet etter at renter og avdrag er betalt og syner etter dette kva som er til disposisjon for nye investeringar og avsetningar samt for å kompensere for normalt kapitalslit. Det er tilrådd at netto driftsresultat bør ligge på om lag 3% av inntektene. Av det som er nemnt ovanfor vil rentenivået ha ein vesentleg effekt på netto driftsresultat i kommunar med høg lånegjeld. Kommunar med høg lånegjeld, som Hareid kommune, vil difor vere spesielt utsett for endringar i finansmarknaden og må i tider med usikkerheit i renteprognosane, ta omsyn til dette og legge inn tilstrekkelege marginar. Dette er ein av fleire faktorar som gjer at optimalt netto driftsresultat kan variere over tid. Det er og ei kjensgjerning at gode driftsbudsjett bør innehalde tilstrekkeleg grad av avsetningar til disposisjonsfondet. Målet er ikkje å bygge opp store fond, men derimot å bygge inn tilstrekkelege økonomiske bufferar til å møte uføresette hendingar med. I tillegg er det viktig for å sikre ein stabil likviditet i kommuneøkonomien. Jo mindre disposisjonsfondet er, desto større krav vert sett til godt budsjettarbeid og god økonomistyring. Lite eller manglande disposisjonsfond er og med på å redusere handlefridomen til kommunestyret. Med dette er fire sentrale faktorar nemnt i høve godskapen til kommunen sin økonomi. Den første av desse faktorane, netto driftsresultat, er lettast kvantifiserbart. Det er generelt tilrådd at netto driftsresultat bør ligge på om lag 3%. Den neste faktoren er, mellom anna, avhengig av storleiken på kommuneøkonomien og på kor mykje fondsmidlar kommunestyret synest det er naudsynt å bygge inn i kommuneøkonomien. Dette handlar om disposisjonsfondet. Etter rådmannen sitt syn bør ein i Hareid kommune styre mot eit disposisjonsfond på minst 10 millionar kroner. Altså noko i overkant av noverande tilrådde avsetning til disposisjonsfondet. Av naturlege årsaker må inndekning av tidlegare års underskot ha førsteprioritet i den tida kommunen er i ROBEK, men når det er gjort bør ein ha fokus på å styre mot 3% netto driftsresultat, for avsetning på disposisjonsfondet. Dei to siste faktorane, god kvalitet i budsjettarbeidet og god økonomistyring, er det vanskelegare å talfeste. Men begge desse faktorane er avgjerande for å etablere ein god kommuneøkonomi. Ein kan ikkje styre noko som ein ikkje kan måle. Av dette følgjer at ein kontinuerlig må arbeide mot ein best muleg kvalitet på rapporteringsverktyet og at ein evner å implementere rapporteringa inn i budsjettarbeidet. Side12

13 3. KORRIGERANDE TILTAK INNAN SEKTORANE Kommunestyret vedtok fylgjande organisasjonsstruktur i 2011: Overordna organisering RÅDMANN Kommunalsjef Velferd Kommunalsjef Oppvekst Kommunalsjef Næring, kultur og samfunnsutvikling Kommunalsjef Kommunalteknisk drift Detaljert organisering Plan og utvikling Byggesak og geodata RÅDMANN Servictorg og politksk sekretariat NAV-Stat NAV-kommune: Sosialtenester Barnevern Løn og personal IKT Økonomi Brannvern Kommunalsjef Velferd Kommunalsjef Oppvekst Kommunalsjef Næring, kultur og samfunnsutvikling Kommunalsjef Kommunalteknisk drift Rådgjevar Rådgjevar Musikkskulen Kommunal eigedom FDV Legefunksjonar Hareid ungdomsskule Biblioteket Kommunalteknikk og VAR Institusjon 1 Hareid skule Ressurssenteret Institusjon 2 Bigset skule Heimetenester 1 Hjørungavåg skule Heimetenester 2 Resultateining 1 Barnehage Bu- og habiliteringseteneste Helse og koordinerande eining Resultateining 2 Barnehage Resultateining 3 Barnehage Side13

14 Prosessen med å tilsette nye leiarar i høve denne organisasjonsplanen var i hovudsak gjennomførd 1. juli Frå same dato var den nye organisasjonsstrukturen ein realitet. Drifta ut 2012 vert likevel å sjå på som ein overgangsfase, då driftsbudsjettet for 2012 bygger på ein annan organisasjonsstruktur. Men frå starten av budsjettåret 2013, då det vedtekne handlingsprogrammet for ligg føre, vil ny organisasjonsstruktur og vedtatt budsjett, i hovudsak, vere tilpassa kvarandre. Dei korrigerande tiltaka som er skildra i dette kapittelet av forpliktande plan, tek utgangspunkt i skilnaden mellom det vedtekne handlingsprogrammet for , slik det ligg føre på budsjetteiningsnivå etter vedtaket i kommunestyret , og den aktuelle driftssituasjonen i dei ulike budsjetteiningane. Budsjettet er no vedtatt på resultateiningsnivå, der dei ulike resultateiningane er gruppert inn i fem hovudsektorar, jfr. overordna organisering i organisasjonsplanen.. Totalt sett er det tvillaust at aktiviteten i tenesteproduksjonen er for stor, sett i høve til inntektene, når ein tar omsyn til at ein i dei komande tre åra skal dekke inn akkumulert underskot. Kommunen må difor tilpasse aktiviteten til inntektsnivået. Budsjettet, slik det ligg føre, syner då at dei ulike sektorane /budsjetteiningane, får ulike utfordringar i høve det å halde seg innanfor budsjettrammene. Dette er årsaka til at tiltakslista vert mykje lengre i nokre sektorar enn i andre. Når det er sagt, skal det og seiast at alle sektorane har sett på sitt eige ressursforbruk og at det i fleire høve ikkje er meld inn nye behov også frå dei sektorane der det er muleg å oppretthalde eit tilnærma tilfredsstillande driftsnivå innanfor eksisterande ramme. Dette vert gjort ved interne tilpassingar og nedskjeringar, som allereie er bakt inn i budsjettet og såleis ikkje medfører trong for spesifiserte tiltak i denne planen. I dette kapittelet ligg det føre skildring av dei aktuelle utfordringane og kva tiltak som er naudsynte for å drifte innanfor budsjettet. I hovudsak handlar tiltaka om nedskjeringar av lønsmassa. Noko som igjen vil få effekt inn mot tenestenivået. Nedanfor fylgjer ei skildring av utfordringar og tiltak, gruppert inn mot fem hovudsektorar. Tilslutt vert kommunens samla driftsmessige tilpasningsbehov vist i ein samla tabell i kapittel 4. Side14

15 Sentraladministrasjonen: Gjennom budsjettvedtaket er Sentraladministrasjonen pålagt innsparingar, Dette er vist i tabellen nedanfor. I same tabell er det synleggjort korleis innsparingane skal skje. Tiltak i sektor (tal i 1000 kr): Sektor Sentraladministrasjonen Tiltak i resultateiningane (tal i 1000 kr): Resultateining Budsjett Tiltak i høve driftskutt Brannvern Vedtatt driftskutt kst Redusere Vaktgodtgjersle IKT Vedtatt driftskutt kst Redusere lønskostnad tilsvarande Sentraladministrasjonen har ut over dette vakansar i stillingar både i økonomiavdeling, i servicetorget og i løn- og personalavdelinga. Desse er ikkje meldt inn som tiltak i budsjettprosessen og vert fylgjeleg ikkje gjenstand for vidare tiltak i høve budsjettframlegget. I sum utgjer dette om lag 100% + 75% + 70%. Tiltak i resultateiningane (tal i 1000 kr): Resultateining Budsjett Tiltak i høve driftskutt Økonomi og finans Vakanse i konsulentstilling innarbeidd i budsjettframlegget Personalavdeling Vakanse i konsulentstilling innarbeidd i budsjettframlegget Servicetorget Vakanse i sekretærstilling innarbeid i budsjettframlegget Sum Innarbeid i budsjettframlegget Side15

16 Oppvekst: Sektoren fekk, gjennom budsjettvedtaket , samla sett tilført ekstra midlar i høve det som vart lagt til grunn førre gong forpliktande plan vart lagt fram. Dette gjer at tilpassingsbehovet vert mindre enn det ein såg føre seg Dei fleste resultateiningane i sektor for oppvekst har likevel eit behov før å foreta driftskutt for å halde budsjettrammene i handlingsprogramperioden. Driftskutta er tenkt fordelte slik som det er skildra i tabellen nedanfor. Tiltak i sektor (tal i 1000 kr): Sektor Oppvekst Tiltak i resultateiningane (tal i 1000 kr): Resultateining Budsjett Tiltak i høve driftskutt Hareid u.skule Vedtatt nettobudsjett Berekna noverande driftskostnad Redusere med om lag 70% lærarstilling i 2013, og redusere ytterlegare 30% stilling for dei resterande åra. Driftskutt Hareid skule Vedtatt nettobudsjett Berekna noverande driftskostnad Redusere med om lag 150% lærarstillig i 2013, redusere ytterlegare 30% stilling for dei resterande åra. Driftskutt Hjørungavåg skule Vedtatt nettobudsjett Redusere med 50% lærarstilling i 2013, redusere med ytterlegare 20% stilling for dei resterande åra. Berekna noverande driftskostnad Driftskutt Bigset skule Drift som i 2012, inkl Side16

17 Vedtatt nettobudsjett stilling i høve særskilt spesialpedagogisk tiltak Berekna noverande driftskostnad Driftskutt Bigset barnehage Vedtatt nettobudsjett Redusere driftskostnadar til vikar. Berekna noverande driftskostnad Driftskutt Syverplassen barnehage Vedtatt nettobudsjett Redusere med om lag 170% assistentstilling dei første to åra. Berekna noverande driftskostnad Driftskutt Hareid barnehage Vedtatt nettobudsjett Redusere med om lag 100% assistentstilling. Berekna noverande driftskostnad Driftskutt I berekna noverande driftskostnad er alle vikarutgifter og refusjonar i rekneskapen for 2012 tekne med. Av praktiske årsaker må all reduksjon i stilling i 2013 leggast til hausthalvåret. For å nå oppsette innsparingsmål for 2013, må omtalte tiltak i høve driftskutt (tabellen) setjast inn med dobbel styrke hausten Side17

18 Velferd: Omsorgstenesta i Hareid fekk redusert ramma for 2012 med ca 5mill samanlikna med I samband med at Hareid kommune var gjennom ei omorganisering i 2012, vart det relativt store endringar i sektor for velferd. Dette ved at ei ny eining (Helse og koordinerande eining) vart oppretta, sjukeheimen fekk to einingar i staden for tre og heimetenestene fekk to einingar i staden for ei. I tillegg vart reinhaldteneste flytta frå velferd til teknisk. Velferd tok over administrering og tildeling av støttekontaktar frå NAV sosial frå Konsekvensar vart blant anna at lønsmidlar og andre budsjettpostar måtte flyttast frå eit ansvar til eit anna og mellom sektorar. Sektor for velferd valgte å utarbeide eit heilt nytt budsjett hausten 2012 for å få ny oversikt over utgifter og inntekter. Dette nye budsjettet var eit arbeidsdokument og vart ikkje innarbeidd i budsjett Vedtekne rammer for kvar resultateining er difor skeivfordelte. I vedtak PS 11/13 om Handlingprogrammet heiter det i punkt punkt 6: «Rådmann får mynde til å disponere løyvingane på resultateiningsnivå innanfor den samla løyvinga til den einskilde sektor». Sektor for velferd får eit godt arbeid med å justere rammene rett, justert til dei nye einingane. Det er difor ei utfordring å kommentere tiltak på einingsnivå ut frå oppgjevne rammer. Det er laga ein tabell/oversikt over naudsynt justering mellom einingane innafor tildelte ramma. (Sjå tabell, sist i sektoren sin plan)* Den totale 2013 netto ramma for sektor for velferd er på kr Utrekna netto behov ut frå fast tilsett personal hausten 2012, er på kr Dette betyr at sektoren vil mangle kr i I vedteke ramme for Velferd er berre halvparten av øyremerkte midlar til øyeblikkeleg hjelp funksjonen medteke. Den differansen vert såleis = kr 835 tusen. I 2013 må såleis sektoren ned med kr i høve ramma. Tiltaka er i liten grad sett i verk fordi turnusar må omarbeidast, noko som har vore vanskeleg før rammene har vore klare. Tiltak i sektor (tal i 1000 kr): Sektor Velferd Side18

19 Tiltak i resultateiningane (tal i 1000 kr): Resultateining Budsjett Tiltak i høve driftskutt Helse og koordinerande eining Vedteke nettobudsjett Ny eining. Utgifter og inntekter flytta mellom fleire tidlegare ansvar.budsjettramma er noko høgre enn sektoren sitt utrekna behov.eigen tabell. Justering * Berekna noverande driftskostnad Driftskutt (etter ny fordeling) Tilsvarar 30% stilling 4000 Velferdskontor Budsjettmessig plassering av kommuneoverlege og kommunalasjefmå justerast. Vedteke nettobudsjett Berekna noverande driftskostnad Driftskutt (etter ny fordeling) Ingen 4022 Langtidseininga Vedteke nettobudsjett Evt omgjering til bukollektiv kan gi innsparing frå Korttidseininga Sjukeheimen samla budsjett Samhandlingsreforma ( 4026) kjem under korttidseininga. I budsjettet er det ikkje innarbeid halvdel på kr ** for tilskot av ØH (Totalt ). Innføring av ØH tilbod frå Berekna noverande driftskostnad, samla for sjukeheimen Eigen tabell. Justering * Reduksjon innarbeidd i ramma: Reduksjon leiarar tilsvarande 50% stilling for begge einingane /sjukeheim. Ei omorganisering av leiarstruktur for heile velferd bør vurderast. I tillegg : reduksjon av 60%st= Side19

20 Driftskutt (etter ny fordeling) Dette innber at sjukeheimen har ein bemanningsfaktor på dag / kveld på:0,55 Faktoren bør vere 0.7 på somatisk avdeling og opp mot 1,0 i skjerma avdeling Kjøkken Vedtatt nettobudsjett Eigen tabell. Justering * Berekna noverande driftskostnad Reduksjon innarbeidd i ramma: kr % st Driftskutt (etter ny fordeling) I tillegg: 50% stilling 4031 Heimeteneste 1 (heimsjukepleie) Vedtatt nettobudsjett Berekna noverande driftskostnad Reduksjon innarbeidd i ramma: Reduksjon leiarar tilsvarande 50% stilling.ei omorganisering av leiarstruktur for heile velferd bør vurderast. Driftskutt (etter ny fordeling) I tillegg: tilsvarer 30% stilling 4032 Heimeteneste 2 (Omsorgsbustada r og praktisk bistand) Vedteke nettobudsjett Berekna noverande driftskostnad Eigen tabell. Justering * Reduksjon innarbeidd i ramma: 50% heimehjelpstilling kr Driftskutt I tillegg : reduksjon 100% st Side20

21 Bu- og habiliteringstenesta Vedtatt nettobudsjett KST auka ramma med kr , men behovet er langt større. Berekna noverande driftskostnad Driftskutt Eigen tabell. Justering * Reduksjon ut over ramme: 60% st Eining *Forslag til justering av rammene etter utrekna behov i sektor for velferd.tal i 1000 kr Vedteke ramme Behov drift i høve fast tilsette og lovpålagte tenester hausten 2012 Sektoren sitt forslag til justert ramme tilnærma pr eining For å oppnå heilårsverknad i 2013 Reduksjon / tiltak: 1 Kr Helse og Red. 30% st=kr165 Koordinerande eining 4000Velferdskontor ingen Red 60%st=kr 300 Sjukeheim 4025 Kjøkken Red 25% st=kr Heimesjukepleie Red 30%st=kr Omsorgsbustadar og praktisk bistand Red 100%st=kr Bu- og habiliteringstenesta Red 60%st=kr300 SUM Kr Forklaring til summerte tal er å finne i siste avsnitt i ingress Side21

22 Næring, Kultur og samfunnsutvikling: Resultateiningane i sektoren har godt samsvar mellom budsjettrammene og noverande driftssituasjon. Det vert difor berre gjort mindre tilpassingar, som ikkje fører med seg oppseiing av tilsette. Situasjonen er skildra i tabellen nedanfor. Tiltak i sektor (tal i 1000 kr): Sektor Næring, kultur og samfunnsutvikling Tiltak i resultateiningane (tal i 1000 kr): Resultateining Budsjett Tiltak i høve driftskutt Hareid Musikk- og kulturskule Vedtatt nettobudsjett Ingen tiltak utover at det er vedtatt auka elevavgift 8% pr år, effekt for 2013: kr og for resterande år: kr Berekna noverande driftskostnad Driftskutt Ressurssenteret Vedtatt nettobudsjett Berekna noverande driftskostnad Ingen tiltak. Driftskutt Biblioteket Vedtatt nettobudsjett Berekna noverande driftskostnad Ingen tiltak. Driftskutt Side22

23 Kultur Vedtatt nettobudsjett Berekna noverande driftskostnad Nedlegging av motorklubben, innsparing kr i 2013, og kr dei neste åra i planperioden. Driftskutt Næringstiltak Vedtatt nettobudsjett Berekna noverande driftskostnad Ingen tiltak. Driftskutt Trusamfunn Vedtatt nettobudsjett Berekna noverande driftskostnad Ingen tiltak. Driftskutt Side23

24 Kommunalteknisk drift: Sektoren har resultateiningane Kommunale Bygg FDV og Kommunalteknikk og VAR. Tiltak i sektor (tal i 1000 kr): Sektor Kommunalteknisk drift Tiltak i resultateiningane (tal i 1000 kr): Resultateining Budsjett Tiltak i høve driftskutt Kommunalteknikk og VAR Vedteke nettobudsjett 6520 Vegar Kt.nr Noverande driftskostnad Rekneskap Saldere innan eige budsjettramme. Dårlegare vedlikehald av vegar og grøntanlegg. Vedlikehald av vegar blir vesentleg dårlegare enn no. Muleg dårlegare grad av brøyting til heimetenestene. Driftskutt Kommunal eigedom - FDV 7010 Vedlikehald Vedteke nettobudsjett Berekna noverande driftskostnad Driftskutt Kutt i 100 % stilling (heilårseffekt frå og med 2014) Side24

25 Kommunalteknikk og VAR: 2013: Parkering, reduserte utgifter med kr innan veg-og grøntvedlikehald. Innsparinga har samanheng med sparte utgifter til grønt, vegvedlikehald og brøyting ved etablering av parkeringsselskap. Dersom parkeringselskapet ikkje vert etablert i 2013 vil vi ikkje oppnå ei slik innsparing. Administrasjonen har påpeika usikkerheit kring tidspunkt og omfang av eventuell innsparing. Sektoren er også pålagt ei innsparing ved samarbeid andre kommunar innan vegvedlikehald på kr i 2013 og kr dei påfølgande åra. Administrasjonen har påpeika at det førebels ikkje ligg føre avtalar om slikt samarbeid. Kommunal eigedom FDV: Kommunal eigedom, fekk redusert si realøkonomisk ramme i 2013 i forhold til Eigedomane til kommunen har vidare, gjennom fleire år, hatt uvanlig lave budsjett til vedlikehald. Dette vil normalt, over tid, resultere i høge kostnader i samband med etterslep i vedlikehald. Nedskjeringane er gjennom kommunestyrevedtak spesifisert til å gjelde vakteistertenester, nærare bestemt ei 100 % vaktmeisterstilling. No får avdelinga rett nok kroner meir i året til å kjøpe inn varer og tenester for. Likevel vil der vere mange oppgåver som avdelinga ikkje har kapasitet til å utføre. Men ein vil, etter beste evne, prøve å prioritere kva oppgåver som skal utførast. Der blir ca. 30 % nedgang i vaktmeisteraktivitet på skulane, samt litt mindre nedgang på barnehagar, på rådhuset og på leiligheiter. I tillegg er der ei 40 % stilling som er kopla opp mot hjelpemiddel og brukartenester på sjukeheimen. Denne stillinga vil forsvinne. Når det gjeld dei 2 badebassenga, blir der ingen reduksjon her. Desse må ha eit minimum av ettersyn kvar dag. Symjehallen skal vere ope 9 månader i året, jfr. krav til kommunen, i høve løyving av tippemidlar. Side25

26 4. SAMLA TILTAK I HAREID KOMMUNE Ved gjennomgang av kommunen sin budsjettsituasjon og aktuelle driftssituasjon har ein nytta både eit overordna analyseperspektiv og eit meir konkret retta analyseperspektiv. Resultata viser eit visst avvik i samsvar, for det første året i handlingsprogramperioden, eit noko betre samsvar for det neste året, mens ein finn eit svært godt samsvar for dei to siste åra i handlingsplanperioden. Den sektorvise gjennomgangen syner eit noko mindre tilpassingsbehov enn den overordna analysen, for dei to første åra i handlingsprogramperioden. Dette kan forklarast med ein muleg betre status i høve drifta enn det ein kan slutte ut frå dei historiske rekneskapstala. Det som talar for dette synet er at det har vore eit sterkt fokus på meirforbruket på tenesteområdet dei seinare åra. Det som maner til varsemd i høve bastante konklusjonar, er at ein ikkje har sikre nok målbare parameter, til at det er muleg å gi eit eintydig svar. Administrasjonen har satt i gang eit arbeid for å utvikle betre styringssystem, spesielt i høve økonomirapporteringssystemet. Det eksisterer ein risiko i samband med det å drifte med liten økonomisk buffer i kommuneøkonomien. Særleg i ein situasjon der drifta allereie er prega av eit sterkt trykk i tenestene. Uføresette hendingar av eit visst omfang, vil då lett kunne føre til at tiltaka i denne planen ikkje vert adekvate. Handlingsprogrammet er, etter rådmannen sitt syn, saldert med ein viss risiko i høve nokre budsjettpostar. Denne risikoen skal ikkje undervurderast. Det er i denne planen ikkje gjort vurderingar i høve kommunen si evne til å oppfylle lovpålagte krav i høve dei ulike tenestene. Ein legg i det høvet til grunn vedtak i kommunestyret i sak PS11/13 Forpliktande plan: Ein viser til vedtak i PS 12/13 Handlingsprogram , og ber administrasjonen arbeide desse endringane inn i den forpliktande planen. Med dei endringane som er gjorde i handlingsprogrammet, føreset ein at dei skisserte lovbrota i forpliktande plan frå rådmannen, vert nulla ut. Tiltak i kommune (tal i 1000 kr): Sektor Sentraladministrasjonen Oppvekst Velferd Næring, Kultur og Samfunnsutvikling Kommunalteknisk drift Samla tiltak Grunna naudsynt gjennomføring av eventuelle nedbemanningsprosessar (naturleg avgang, omplasseringar, oppseiingar), vil ein ikkje få heilårseffekt av tiltaka i Det betyr at ein må rekne med at kommunen må hente ut vesentlege delar av innsparingane i 2013, i løpet av hausthalvåret. Det vil igjen seie at ein må rekne med Side26

27 at det er i denne perioden den største effekten av dei økonomiske kutta inn mot tenestene, vil merkast. Dette trass i at innsparingsbehovet i 2013, etter berekningane, vil vere minst i handlingsprogramperioden. Hareid Bent Arild Grytten Rådmann Side27

28 HAREID KOMMUNE Syverplassen barnehage Formannskapet Kommunestyret Saksnr Løpenr. Klassering Avd / sakshandsamar Dato 2012/ / SYB/ SOE _ SÆRUTSKRIFT AV MØTEBOKA VED SYVERPLASSEN BARNEHAGE Saka om barnehagestruktur var oppe til drøfting i Samarbeidsutvalet ved Syverplassen barnehage måndag 18. mars. Samarbeidsutvalet tek tilrådinga frå rådmannen til vitande, men kjem med fylgjande kommentarar til pkt. 2. i tilrådinga. - Sak om eventuell nedlegging av Hjørungavåg barnehage vert å legge fram for kommunestyret i løpet av våren 2013 Etter avisoppslaget i Vikebladet laurdag 16.mars er foreldra ved Hjørungavåg barnehage uroa over at barnehagen vert vurdert nedlagd midt i eit barnehageår. Dersom vi forstår det rett, kan det vere snakk om ei nedlegging frå , når Grønmyr barnehage avd. Holstad opnar. Føresette stiller seg undrande til korleis ein praktisk skal løyse dette m.o.t. at søknadsfristen for å søkje om barnehageplass er ute (1.mars), og føresette ved avd. Hjørungavåg ikkje har hatt høve til å søkje plass i den barnehagen dei sjølve ønskjer. Fleire føresette ved avd. Hjørungavåg seier at Hjørungavåg ønskjer å vere ein attraktiv plass å flytte til og har dei siste åra lagt til rette for nytilflytting ved regulering av nye byggjefelt. For unge familiar i etableringsfasen, er det viktig med nok barnehageplassar, der foreldra er trygge for at borna har det godt. I Hjørungavåg har borna høve til og vekse opp i eit lite og trygt nærmiljø med gåavstand til barnehagen, og for foreldra i Hjørungavåg barnehage er dette viktige argument for framleis å ha ein barnehage i nærmiljøet. Samarbeidsutvalet for Syverplassen barnehage forstår at Hareid Kommune er i ein vanskeleg økonomisk situasjon, og saka om ei ev. nedlegging ved avd. Hjørungavåg, må sjåast i samanheng med andre innsparingstiltak i kommunen. Men skal Hjørungavåg barnehage driftast vidare, må det løyvast midlar til oppgradering. Med helsing Solveig Ertesvåg Sekretær Karsten Ola Klungsøyr Leiar Postadresse: postmottak@hareid.kommune.no Org. nr: Rådhusplassen 5 Bankgiro: HAREID Side28

29 HAREID KOMMUNE Syverplassen barnehage Dersom informasjon om klagegang skal følgje dokumentet klikk her, elles ta vekk denne teksta. Postadresse: Besøksadresse Rådhuset Telefon: Telefaks: Org. nr: Bankgiro: 6060 HAREID 6060 HAREID Side29

30 HAREID KOMMUNE Rådmann SAKSFRAMLEGG Saksnr. 2012/1808 Løpenr /2012 Klassering Sakshandsamar: Bent Arild Grytten, Rådmannen Utvalsaksnr Utval Møtedato 207/12 Formannskapet /12 Kommunestyret /13 Kommunestyret /13 Kommunestyret FORPLIKTANDE PLAN FOR BEREKRAFTIG KOMMUNEØKONOMI I HAREID / 2012/1808 Tilråding frå rådmannen: Kommunestyret vedtek forpliktande plan, slik han ligg føre i saksutgreiinga. Rådmannen får mynde til å setje tiltaka i planen, slik dei er skildra og utan vidare sakshandsaming i høve dei einskilde tiltaka i verk. Forpliktande plan er gjenstand for godkjenning av Fylkesmannen, før han vert gjeldande. Utskrift til: sakshandsamar for ekspedering Side30

31 Vedlegg: Nr. Namn 1 ROBEK - Forpliktande plan for gjenvinning av berekraftig kommuneøkonomi Samandrag av saka: Hareid kommune er sett på ROBEK-lista. Dette inneberer mellom anna at det skal utarbeidast ein forpliktande plan i høve naudsynte tiltak for å dekke inn akkumulert underskot og bringe kommuneøkonomien i balanse. Fylkesmannen krev at Forpliktande plan skal vedtakast av kommunestyret i løpet av Denne saka gjeld forpliktande plan og er disponert i høve dei krava ein har oppfatta at Fylkesmannen har sett. Saksopplysningar: INNLEIING FORPLIKTANDE PLAN Hareid kommune vart innmeldt i ROBEK gjennom skriv frå Fylkesmannen, dagsett Den , hadde Fylkesmannen i Møre og Romsdal møte med Hareid kommune og la, mellom anna, fram forventning og krav overfor kommunen om at det vert utarbeidd ein «Forpliktande plan» for iverksetting av tiltak for å dekke inn akkumulert meirforbruk frå åra på 15,2 mill., samt stabilisere kommuneøkonomien på eit berekraftig nivå. Frist for å vedta forpliktande plan er i løpet av Tilbakemelding frå Fylkesmannen på hans vurderingar og eventuell godkjenning av tiltaka i planen, er forventa å kome i løpet av februar / mars Kap. 1 Meirforbruk og inndekningsplan Faresignal over tid: Alt i budsjettarbeidet hausten 2008 i samband med budsjettet for 2009 og handlingsprogrammet , såg vi klare økonomiske faresignal. I budsjettvedtaket for 2009 vedtok Kommunestyret difor å etablere ein økonomikomite som bl.a. skulle legge fram forslag til «korrigerande tiltak». Før komiten kom i arbeid, avvikla Formannskapet komiten i mai Akkumulert meirforbruk : Faresignala frå hausten 2008, vart tidleg og langvarig røyndom. Utvalssak nr: Side: 2 av 21 Side31

32 Rekneskapa for åra har gått med følgjande rekneskapsmessig meirforbruk: 2009: kr : kr : kr Kvifor og korleis har kommunen pådratt seg 15,2 mill. i akkumulert meirforbruk? Dette er samansett av mange faktorar, mellom anna.: Reduserte driftsinntekter frå momskompensasjon på investering Underfinansierte reformer Vidareutvikling av tenester utan reell budsjettdekning Ikkje politisk fleirtal for naudsynte endringsvedtak Manglar i oppfølging av kommunelov og budsjett- og rekneskapsforskrifter. Manglar i oppfølging av kommunen sitt eige økonomireglement Vedtak om inndekning, del av vedtak om godkjenning av årsrekneskapane: Det har i budsjettsamanheng vore teke høgde for at kommunen skulle dekke inn tidlegare års meirforbruk Men driftsresultata i årsrekneskapane har vore for svake til, reelt sett, å makte å dekke inn den budsjetterte avsetninga. Det har ikkje vore dekning for budsjettert avsetning i rekneskapen. Vedtak om inndekning av meirforbruket lyder slik i dei einskilde vedtaka til årsrekneskapane: 2009: Dekning av meirforbruket 2009 på kr vert å innarbeide i årsbudsjettet for : Meirforbruket frå 2010 på vert å innarbeide til dekning i årsbudsjetta for åra med følgjande beløp pr år: 2012 kr kr kr Dersom rekneskapen for 2011 ikkje makta å dekke inn meirforbruket frå 2009 på 4,15 mill. slik det er budsjettert i 2011, vert resterande meirforbruk frå 2009, også å dekke inn med like årlege beløp pr. år over driftsbudsjetta for åra 2012 og : Meirforbruket i 2011 på kr vert å dekke inn i årsbudsjettet og rekneskapen for Utvalssak nr: Side: 3 av 21 Side32

33 Utfordringane for rekneskapsåra i høve til Fylkesmannen sitt krav til «Forpliktande plan for dekning av meirforbruk» frå åra på til saman kr vert etter dette: 2012: kr kr : kr : Rekneskapsperioden 2012 er ikkje over. Men i kvartalsrapporten pr vert det konkludert med at rekneskapen for 2012, rimeleg sikkert, ikkje vil makte å dekke inn budsjettert «avdrag» på meirforbruk tidlegare år med budsjettert kr : I arbeidet med å utarbeide driftsbudsjett for 2013 og handlingsplan , har rådmannen og økonomikomiten lagt til grunn at akkumulert meirforbruk frå åra på til saman kr. 15, 2 mill. skal dekkast inn med kr. 7,6 mill. pr. år i 2013 og Som ein ser ovanfor, aukar utfordringane sterkt frå år til år. Ved inngangen til 2013 vil ikkje noko av meirforbruket i 2009 vere dekt inn. Generelt tilpassingsbehov: Utfordringar \ mill.kr Dekning akk.meirforbruk ,6 mill. 7,6 mill. Bygge opp disp.fond (3 % / 6,3 mill. 6,3 mill. innt.) Stoppe meirforbruk utover bindande budsjettrammer ( 15 mill akk. meirfobruk / 3 år ) 6, 0 mill. 6,0mill. 5,2 mill. 5,2 mill. Nye tiltak sett i verk i ,4 mill. 3,4 mill. 3,4 mill. 3,4 mill. -Generell styrking i frie inntekter -7,0 mill. -7,0 mill. -7,0 mill. -7,0 mill. Sum tilpassingsbehov i perioden -10,0 mill. -10,0 mill. -7,9 mill. -7,7 mill. Tabellen ovanfor viser ei generell oppstilling over ubalansen og utfordringane i kommuneøkonomien. Dette vert nærare spesifisert i et seinare kapittel. Med grunnlag i signal frå økonomikomiten og rådmannen sitt forslag til handlingsplan for , skal kommunen dekke inn meirforbruket frå på 15,2 mill. med kr. 7,6 mill. pr. år. i 2013 og Utvalssak nr: Side: 4 av 21 Side33

34 I tillegg må kommunen og rekneskapen for 2013 og vidare korrigere inn for det som har ført til akkumulert meirforbruk, her uttrykt som «Stoppe meirforbruk utover bindande budsjettramme». Vidare er det i 2012 sett i verk tiltak spesielt innan barnehagedrift der vedtak vart gjort utan at det følgde med reell budsjettdekning På den andre side fekk Hareid kommune god utteljing i prognosane for frie inntekter gjennom Statsbudsjettet for Held dette seg oppe, vil dette kunne redusere tilpassingsbehovet. Men dei økonomiske tilpassingsbehova er framleis store og viktige å gjere noko med. I tabellen ovanfor er det, etter at tidlegare års meirforbruk er dekt inn i 2013 og 2014, lagt inn 6.3 mill. pr. år i 2015 og 2016 til oppbygging av reservar, slik sentrale retningslinjer seier at kommunane bør gjere. (avsette opp mot 3 % av brutto inntekter til reservar og eigenkapital til delfinansiering av investeringar. I rådmannen sitt forslag til Handlingsplan for har det ikkje vore rom for å prioritere disposisjonsfondet i så stor grad, men det heng til dels saman med det at tidlegare års underskot skal dekkast inn Kor mykje, av det som er nemnt ovanfor, kan bli gjennomførast, er avhengig av i kor stor grad kommunen makter å halde budsjettrammene, samt kva målsetting kommunen vedtek for kommuneøkonomien. Kap. 2 Økonomisk målsetting Netto driftsresultat er ein sentral indikator for den økonomiske balansen i kommunane. Indikatoren er eit uttrykk for driftsresultatet etter at renter og avdrag er betalt og syner etter dette kva som er til disposisjon for nye investeringar og avsetningar samt for å kompensere for normalt kapitalslit. Det er tilrådd at netto driftsresultat bør ligge på om lag 3% av inntektene. Av det som er nemnt ovanfor vil rentenivået ha ein vesentleg effekt på netto driftsresultat i kommunar med høg lånegjeld. Kommunar med høg lånegjeld, som Hareid kommune, vil difor vere spesielt utsett for endringar i finansmarknaden og må i tider med usikkerheit i renteprognosane, ta omsyn til dette og legge inn tilstrekkelege marginar. Dette er ein av fleire faktorar som gjer at optimalt netto driftsresultat kan variere over tid. Det er og ei kjensgjerning at gode driftsbudsjett bør innehalde tilstrekkeleg grad av avsetningar til disposisjonsfondet. Målet er ikkje å bygge opp store fond, men derimot å bygge inn tilstrekkelege økonomiske bufferar til å møte uføresette hendingar med. I tillegg er det viktig for å sikre ein stabil likviditet i kommuneøkonomien. Jo mindre disposisjonsfondet er, desto større krav vert sett til godt budsjettarbeid og god økonomistyring. Lite eller manglande disposisjonsfond er og med på å redusere handlefridomen til kommunestyret. Utvalssak nr: Side: 5 av 21 Side34

35 Med dette er fire sentrale faktorar nemnt i høve godskapen til kommunen sin økonomi. Den første av desse faktorane, netto driftsresultat, er lettast kvantifiserbart. Det er generelt tilrådd at netto driftsresultat bør ligge på om lag 3%. Den neste faktoren er, mellom anna, avhengig av storleiken på kommuneøkonomien og på kor mykje fondsmidlar kommunestyret synest det er naudsynt å bygge inn i kommuneøkonomien. Dette handlar om disposisjonsfondet. Etter rådmannen sitt syn bør ein i Hareid kommune styre mot eit disposisjonsfond på minst 10 millionar kroner. Altså noko i overkant av noverande tilrådde avsetning til disposisjonsfondet. Av naturlege årsaker må inndekning av tidlegare års underskot ha førsteprioritet i den tida kommunen er i ROBEK, men når det er gjort bør ein ha fokus på å styre mot 3% netto driftsresultat, for avsetning på disposisjonsfondet. Dei to siste faktorane, god kvalitet i budsjettarbeidet og god økonomistyring, er det vanskelegare å talfeste. Men begge desse faktorane er avgjerande for å etablere ein god kommuneøkonomi. Ein kan ikkje styre noko som ein ikkje kan måle. Av dette følgjer at ein kontinuerlig må arbeide mot ein best muleg kvalitet på rapporteringsverktyet og at ein evner å implementere rapporteringa inn i budsjettarbeidet. Utvalssak nr: Side: 6 av 21 Side35

36 Kap. 3 Korrigerande tiltak innan sektorane Kommunestyret vedtok fylgjande organisasjonsstruktur i OVERORDNA ORGANISERING RÅDMANN Kommunalsjef Velferd Kommunalsjef Oppvekst Kommunalsjef Næring, kultur og samfunnsutvikling Kommunalsjef Kommunalteknisk drift DETALJERT ORGANISERING Plan og utvikling Byggesak og geodata RÅDMANN Servictorg og politksk sekretariat NAV-Stat NAV-kommune: Sosialtenester Barnevern Løn og personal IKT Økonomi Brannvern Kommunalsjef Velferd Kommunalsjef Oppvekst Kommunalsjef Næring, kultur og samfunnsutvikling Kommunalsjef Kommunalteknisk drift Rådgjevar Rådgjevar Musikkskulen Kommunal eigedom FDV Legefunksjonar Hareid ungdomsskule Biblioteket Kommunalteknikk og VAR Institusjon 1 Hareid skule Ressurssenteret Institusjon 2 Bigset skule Heimetenester 1 Hjørungavåg skule Heimetenester 2 Resultateining 1 Barnehage Bu- og habiliteringseteneste Helse og koordinerande eining Resultateining 2 Barnehage Resultateining 3 Barnehage Utvalssak nr: Side: 7 av 21 Side36

37 Prosessen med å tilsette nye leiarar i høve denne organisasjonsplanen var i hovudsak gjennomførd 1. juli Frå same dato var den nye organisasjonsstrukturen ein realitet. Drifta ut 2012 vert likevel å sjå på som ein overgangsfase, då driftsbudsjettet for 2012 bygger på ein annan organisasjonsstruktur. Men frå starten av budsjettåret 2013, då det vedtekne handlingsprogrammet for ligg føre, vil ny organisasjonsstruktur og vedtatt budsjett vere tilpassa kvarandre. Dei korrigerande tiltaka som er skildra i dette kapittelet av forpliktande plan, tek utgangspunkt i skilnaden mellom rådmannen sitt framlegg til handlingsprogram og den aktuelle situasjonen i dei ulike budsjetteiningane. Budsjettet vert no vedtatt på resultateiningsnivå der dei ulike resultateiningane er gruppert inn i fem hovudsektorar, jfr. overordna organisering i organisasjonsplanen. Ved utarbeiding av framlegget, handlingsprogram , tok rådmannen omsyn til det som ligg føre av politiske føringar i høve prioritering mellom sektorane. I hovudsak var dette tidlegare års budsjett, samt ei fordeling av differansen mellom budsjettframskrivinga og dei føringane som statsbudsjettet har gitt i høve inntektene. Dette overskotet vart fordelt mellom budsjetteiningane etter ei prioritering som rådmannen har gjort framlegg om. Når rådmannen vel å gjere det på denne måten, har det samanheng med at det er kommunestyret som skal disponere kommunen sine inntekter og velje kva som skal prioriterast og kva som det skal skjerast ned på. Totalt sett er det tvillaust at aktiviteten i tenesteproduksjonen er for stor, totalt sett, og i høve til inntektene. Kommunen må tilpasse aktiviteten til inntektsnivået. Budsjettet, slik det ligg føre, syner då at dei ulike sektorane får ulike utfordringar i høve det å halde seg innanfor budsjettrammene. Dette er årsaka til at tiltakslista vert mykje lengre i nokre sektorar enn i andre. Når det er sagt, skal det og seiast at alle sektorane har sett på sitt eige ressursforbruk og at det i fleire høve ikkje er meld inn nye behov også frå dei sektorane der det er muleg å oppretthalde eit tilnærma tilfredsstillande driftsnivå innanfor eksisterande ramme. Dette vert gjort ved interne tilpassingar og nedskjeringar, som allereie er bakt inn i budsjettet og såleis ikkje medfører trong for spesifiserte tiltak i denne planen. I dette kapittelet ligg det føre skildring av utfordringane som ligg føre og kva tiltak som er naudsynte for å drifte innanfor budsjettet. I hovudsak handlar tiltaka om nedskjeringar av lønsmassa. Noko som igjen sjølvsagt vil få effekt inn mot tenestenivået. Administrasjonen vil fremje ei sak om eigedomsskatt i desember I tillegg vil det bli utarbeidd ein skulebruksplan i 2013 og ein ser føre seg at dette kan bli følgd opp av ei sak i høve skulestruktur. Desse sakene kan føre til at inntekts- eller kostnadssida endrast, men det er ikkje muleg å forskottere utfallet av slike saker og fylgjeleg er heller ikkje eventuelle verknader innarbeidd i handlingsprogrammet. Budsjettet for 2013 vil uansett ikkje bli påverka av utfallet av dei nemnde sakene. Nedanfor fylgjer ei skildring av utfordringar og tiltak, gruppert inn mot fem hovudsektorar. Tilslutt vert kommunens samla driftsmessige tilpasningsbehov vist i ein samla tabell. SENTRALADMINISTRASJONEN I «invitasjon» til ny handsaming av saka om eventuell innføring av eigedomsskatt i Hareid, skriv rådmannen m.a.: Utvalssak nr: Side: 8 av 21 Side37

38 «Sak PS 136/11 om eventuell innføring av eigedomsskatt i Hareid kommune vart - etter initiativ frå administrasjonen med grunnlag i sterke kommunaløkonomiske signal om behov for tiltak for å styrke kommunen sin økonomiske stilling - lagt fram til handsaming i kommunestyre den 19. des. 2011, jfr. vedlegg 1. Fleirtalsvedtaket i sak PS136/11 lyder slik: «Hareid kommunestyre vedtek at det ikkje skal innførast eigedomsskatt i Hareid kommune». Kommunestyret vedtok den 21. juni 2012 i sak 85/12 å opprette ein politisk og administrativ økonomikomite. Økonomikomiten signaliserte, utan at det vart røysta over det, i sitt siste møte den 12. nov. d.å., at saka om eventuell innføring av eigedomsskatt bør settast på saklista til kommunestyret og «budsjettmøtet» den 22. des Sak om eventuell innføring av eigedomsskatt i Hareid vert difor fremja på nytt, og byggjer på den saksutgreiing som vart gjort hausten I tillegg til tidlegare saksutgreiing, er det viktig å trekke fram følgjande nye signal frå Statsbudsjettet for 2013, vedkomande verdifastsetting av grunnlag for utskriving av eigedomsskatt: Det vil vere høve for kommunane å nytte Skattedirektoratet sin database om «formueverdi av bustad» som grunnlag for utskriving av eigedomsskatt. Regjeringa foreslår - i samband med framlegging av forslag til Statsbudsjett for 2013 at kommunane kan få nytte informasjon frå Skattedirektoratet sin database om formueverdi av bustadar som grunnlag for utskriving av kommunal eigedomsskatt. I nyordninga vert det skissert følgjande: 1. Databasen / Registeret om «formueverdi på bustad» hjå Skattedirektoratet kan gjerast tilgjengeleg for kommunane og nyttast som grunnlag for utskriving av eigedomsskatt i Registeret kan ut frå sin avgrensa kvalitet på verdifastsetting av fritidsbustadar og verk og bruk (næringsbygg, anlegg og maskiner ) berre nyttast til utskriving av eigedomsskatt på bustad. 3. Ved eventuelt vedtak om at det også skal skrivast ut eigedomsskatt på fritidsbustadar og verk og bruk, må desse skatteobjekta takserast «manuelt» etter ordinær takseringsmetode. Høvet til å nytte Skattedirektoratet sitt register for formueverdsetting av bustad, er motivert med bl.a. å få ned «etableringskostnadane» for eit verdiregister for utskriving av eigedomsskatt på bustad. I tillegg vil dette grunnlaget bli automatisk oppdatert etter årleg likning av formueskatten. Skattedirektoratet jobbar i dag etter ei framdriftsplan for etablering av eit «verdiregister for bustadar» som skal kunne stillast til disposisjon for kommunane i oktober Dette betyr at kommunane kan nytte dette registeret som grunnlag for å skrive ut eigedomsskatt på bustadar frå og med 2014.» Utvalssak nr: Side: 9 av 21 Side38

39 Med grunnlag i eit «hypotetisk» gjennomsnittleg verdigrunnlag på for eksempel pr. bueining og kanskje 1800 bueiningar i kommunen, vil eigedomsskatten i Hareid gje ei inntekt på med utskriving på 2 promille. Gj.snittleg eigedomsskatt vert etter dette kr. 800 pr. bueining. Over tid kan utskrivinga aukast til 7 promille. Sektor (2promille) 2015 (4promille) 2016 (6promille) Sentraladministrasjonen Sum sektor Dette inntektspotensialet, som berre omfattar eigedomsskatt på bustader, kan, som nemnt ovanfor, førebels ikkje takast med som tiltak i planen, då det må ligge føre vedtak om å innføre eigedomsskatt i eiga sak, før tiltaket eventuelt kan implementerast. I tillegg har sentraladministrasjonen vakansar i stillingar både i økonomiavdeling, servicetorget og i løn- og personalavdeling, som ikkje er meld inn som tiltak i budsjettprosessen og fylgjeleg ikkje vert gjenstand for tiltak i høve budsjettframlegget. Dette utgjer om lag 100% + 75% + 70% Resultateining Budsjett Tiltak Effekt Økonomiavdel ing Løn- og personalavdeli ng Vakanse i Dårlegare kapasitet konsulentstilling Vakanse i Dårlegare kapasitet konsulentstilling Servicekontor Vakanse i sekretærstilling Sum Dårlegare kapasitet OPPVEKST Generelt for sektor for oppvekst. Om det ikkje vert tilført sektoren midlar i tråd med meldt behov, vil ein måtte gå til reduksjon av personale. Dette kan få alvorlege følgjer for tenestene (sjå under). Det er ikkje mogleg å ta innsparingane på andre måtar enn ved reduksjon av personale (naturleg avgang, avslutte engasjement, ikkje engasjere vikarar, oppseiing av fast tilsette). Langt frå alle innsparingstiltak kan settast i verk allereie ved nyttår. Først ved nytt skule- og barnehage-år i august vil ein kunne planlegge og gjennomføre større innsparingstiltak. Dei fleste tiltak skisserte under her, vil verte monaleg større om innsparingane må takast berre på andre halvår. Barnehage Alle barnehagane har fått utvida drifta inneverande år, og det er difor behov for auka budsjettramme ved alle barnehagane. To av barnehagane har ikkje fått denne auka. Drifta vart utvida grunna ledig areal i barnehagane, kombinert med venteliste på barnehageplass. Administrasjonen har gjennomført utvidinga i nær forståing med Utvalssak nr: Side: 10 av 21 Side39

40 politisk nivå, og presentert behov for budsjettregulering for For Bigset bhg gjeld dette også drift av ny avdeling teken i bruk hausten Tabellen viser kva følgjer det vil få for tenestene om budsjettet ikkje vert auka i tråd med meldt behov. Tilbodet må reduserast, og ein må gå til oppseiing av tilsette. Oppseiing av både tilsette og barnehageplassar vil vanskeleg kunne realiserast før ved oppstart av nytt barnehageår i august Ein vil då måtte ta heile innsparinga på hausthalvåret, for så eventuelt å auke opp igjen til heilårsdrift på budsjettnivå ved nyttår Kommunane har lovfesta plikt på seg til å gi barnehageplass til søkjarar med rett til plass. Ved å redusere drifta som tabellen over viser, må ein rekne med at Hareid kommune ikkje oppfyller lovkravet. Søkjarar som ikkje får plass i dei kommunale barnehagane i Hareid, vil kunne søkje seg til ikkje-kommunale barnehagar både i og utanfor kommunen. Dette vil føre til kostnadar for Hareid kommune om lag som om kommunen driftar desse plassane sjølv. Skule Hjørungavåg skule Meldt behov for budsjettauke 2013: kr Denne summen svarar til om lag 112% stilling (29 rammetimar). Hjørungavåg skule er pr i dag 4-delt (1.-2., 3.-4., 5.-6., 7), med ekstra delingstimar for å kunne dele elevane (etter pensum) i viktige fag som matematikk, norsk og engelsk. Til saman utgjer desse delingstimane ei totalramme på 32 timar. Spesialundervisningsressursen ved skulen utgjer 32 undervisningstimar. Eit innsparingstiltak på 29 undervisningstimar vil måtte sjåast i samanheng med anten delingstimane, spesialundervisninga, eller ein kombinasjon av begge deler. Bigset skule Meldt behov for budsjettauke 2013: kr Summen svarar til 200% stilling. Bigset skule er i dag fulldelt, men fleire klasser/steg er i dag slått saman i større grupper i fleire fag. Ved ei ytterlegare innsparing, må klassene slåast saman i fleire fag. Ein kjem då opp i tal på elevar pr klasse som overstig normene. Skulen har fleire elevar med store hjelpebehov. Ein vil måtte kutte i tilbodet til desse elevane både i skule og SFO (NB Lovfesta individuelle rettar). Hareid skule. Meldt behov for budsjettauke 2013: kr Summen svarar til 260% stilling. Hareid skule er fulldelt med to parallellar på alle steg. Berre eitt steg kan eventuelt slåast saman til ei klasse. I tillegg må undervisning i større grupper i ulike fag vurderast. Resten av innsparingane vil måtte kome på spesialundervisning, sjølv om dette er lovfesta individuelle rettar. Hareid ungdomsskule. Meldt behov for budsjettauke 2013: kr Summen svarar til 200% stilling. Elevtalet ved skulen tilseier at berre to steg eventuelt kan slåast saman. Ein får då noko større klasser enn norma seier. Spesialundervisninga vil også i nokon grad verte råka. Utvalssak nr: Side: 11 av 21 Side40

41 Tiltak i sektor Oppvekst (tal i 1000 kr): Resultateining Budsjett Tiltak Effekt Hjørungavåg skule : 4-delt skule utan delingstimar i basisfag som norsk, matematikk, engelsk + bortfall av all spesialundervisning. Reduksjon på 225% stilling : 4-delt skule utan delingstimar i basisfag som norsk, matematikk, engelsk. Reduksjon på 112% stilling Bigset skule : 4-delt skule utan delingstimar i basisfag som norsk, matematikk, engelsk + bortfall av store delar av spesialundervisning, erstatte pedagog med assistent. Reduksjon på 400% stilling : 4-delt skule utan delingstimar i basisfag som norsk, matematikk, engelsk. Reduksjon på 200% stilling. Ikkje mulig å oppfylle lova med krav om tilpassa opplæring, Opl Bortfall av spesialundervisning er lovbrot / brot individuell rett Opl Ressurstilgang under norm for ressursgrunnlag (jfr. klassedelingstal), Opl Bortfall av/redusert spesialundervisning er lovbrot / brot individuell rett Opl Hareid skule : Slå saman Hareid ungdomsskule : Slå saman Ressurstilgang under parallell-klasser på tre norm for trinn + redusere ressursgrunnlag (jfr. spesialundervisning klassedelingstal), svarande til 2 heile Opl assistentstillingar. Bortfall av/redusert Reduksjon på 500% spesialundervisning stilling. er lovbrot / brot : Slå individuell rett saman eitt trinn (evt Opl to), redusere assistentressurs. Reduksjon med 250% stilling. parallell- klasser på to trinn + redusere Ressurstilgang under norm for ressursgrunnlag (jfr. Utvalssak nr: Side: 12 av 21 Side41

42 Hareid barnehage Syverplassen barnehage spesialundervisning svarande til 100% pedagogstilling. Reduksjon med 300% stilling : Slå saman klasser på to trinn. Reduksjon på 200% stilling : Reduksjon av barnehageplassar, ikkje opptak av nye barn ved nytt barnehageår. Reduksjon på ca 100% stilling : Tilpasse inntak av barn etter budsjett. Reduksjon med ca 50% stilling : Reduksjon av barnehageplassar, ikkje opptak av nye barn ved nytt barnehageår. Reduksjon på ca 400% stilling. 2014: Tilpasse inntak av barn etter budsjett. Reduksjon med ca 200% stilling. Sum klassedelingstal), Opl Bortfall av/redusert spesialundervisning er lovbrot / brot individuell rett Opl Hareid kommune fyller ikkje plikta til å tilby barnehageplass, Bhg.lov 8. Ei evt privat utbygging vil kunne endre dette, kommunal kostnad vil vere om lag lik med kommunal drift av desse plassane. Hareid kommune fyller ikkje plikta til å tilby barnehageplass, Bhg.lov 8, Ei evt privat utbygging vil kunne endre dette, kommunal kostnad vil vere om lag lik med kommunal drift av desse plassane. VELFERD Generelt for sektor Velferd Sektor for velferd har i fleire år hatt utfordringar i høve lav grunnbemanning, men tenestytinga har likevel blitt oppretthalde til ei viss grad. Rammene for 2012 vart skore med 4,3 millionar i tillegg til at ny nattevaktstilling skulle takast innafor rammene. Dette har ført til at sektoren har opplevd større utfordringar i 2012 enn tidlegare år. Grunna omorganisering har budsjettarbeidet for 2013 vore ei stor utfordring endring av ansvar og flytting av personale, deling av avdelingar osv. Difor har sektor for velferd rekna på rammer/budsjett for 2013 for kvar av einingane for å sikre at alle faste stillingar er medteke % av utgiftene er lønskostnadar. Ut frå rådmannen sitt framlegg til budsjett for 2013, vil sektor for velferd mangle 3.3 millionar for å opprettehalde dagens drift med den eksisterande medarbeidarstaben. Dette innber eit kutt i 5 stillingheimlar fordelt på 8-10 personar. Då reknar ein inn ei mogleg inntektsauke på om lag kr i form av auke brukar/ pasientbetalingar og refusjonar. Viser til tabell. Helse- og omsorgsektoren opplever gradvis større utfordringar med å rekruttere kvalifisert personell i tillegg til mange arbeidstakarar over 60 år. Døgnbaserte tenester med turnus gjer at sektoren er avhengig av eit visst tal personar for at turnus skal gå matematisk opp og sikre minimumsbemanning. Dette er pr i dag alt Utvalssak nr: Side: 13 av 21 Side42

43 vanskeleg og med den ramma som ligg føre for 2013, vil det få store konsekvensar for tenestene. Helse og koordinerande eining: Denne eininga er ny i samband med omorganiseringa. Eininga består av tidlegare område for helse, psykiatriteneste, ergo- og fysioterepi og dagsenter. Eininga vart oppretta for å møte samfunnsutviklinga med auka fokus folkehelse, førebyggjande, helsefremjande og rehabiliterande tiltak. Dette fører mellom anna med seg, tiltak som gjer at personar i alle aldrar og ikkje minst eldre, skal kunne bu lenger i eigen heim og dermed utsette trong for sjukeheimsplass. Førebyggjande tiltak blant born og unge, fokus på lavterskeltilbud innan psykiatri og rus, samhandling med skule og barnevern er også ein sentral del. Miljøretta helsevern ligg og til denne eininga. Forslag til reduksjon 25% stilling i tillegg til å minske utgifter til transport til å frå dagsenter ved at tilsette syter for transport i stor grad. Konsekvensar ved kutt ut over 25% stilling i denne eininga vil føre til at det vil gå med auka ressursar til «brannsløkking» i heile sektoren med ringverknadar til NAV sosial, barnevern, skule og andrelinetenesta. Institusjon Sjukeheimen: Sjukeheimen er delt i to einingar langtidseining og korttidseining. Til saman 49 senger. Frå vart det innført øyeblikkeleg hjelp (ØH)-funksjon som ledd i samhandlingsreforma og førebuing til ØH som lovpålagt teneste frå Om vi ikkje kan ha ØH misser vi tilskot på kr pr år t.o.m Som for andre kommunar viser samhandlingsreforma også i Hareid, at tidleg utskriving av pasientar krev meir personale og personale som meistrar høgt tempo og mindre føreseielegskap i arbeidskvardagen. Det er og større krav til kompetanse. Arbeidet med saksutgreiing av omgjering frå sjukeheim til bukollektiv skal starte. Innsparingar er pr i dag uvisst i kroner. Forslag til reduksjon / nedbemanning: 1,75 stillingsheimlar Konsekvensar av nedbemanning : Sjukeheimen er den delen av tenesta som har flest arbeidstakarar over 60 år. Desse innehar ein viktig kompetanse samtidig som vi ser utfordringar i rekruttering for å erstatte erfaringskompetansen. Eldre arbeidstakarar har mindre korttidsfråver, men ved langtidsfråver er dei eldste som regel lengre ute enn yngre. Dette gjer at sjukeheimen er ekstra sårbar ved ytterlegare reduksjon i grunnbemanninga. Nedbemanning fører til dårlegare kvalitet og uverdige tilhøve for pasientane. Dette fører med seg at pasientar ikkje får stå opp heile eller deler av dagen. Konsekvens av fagleg art er komplikasjonar som blant anna liggesår, svekka muskelfunksjon og bevegeligheit. Kvar pasient må vente lenge på respons når dei ber om hjelp. Skjerma avdeling krev særleg engasjement og spisskompetanse hos personalet, fordi dette arbeidet er svært relasjonsavhengig. For lite personale fører her til stor uro og auka grad av utagering eller depresjonar. Nedbemanning provoserer fram bruk av dobbeltrom for å få meir effektiv teneste p.g.a store avstandar å bevege seg på for personalet. Det fører til auke i betaling til helseføretaket, då det vert vanskar med å ta i mot utskrivingsklare pasientar frå første dag. Døgnbøter er på kr Rehabilitering vert endå vanskelegare å gjennomføre. Ein må pårekne fleire klager og tid på klagehandsaming då lova ikkje vert oppfylt. Auke i sjukefråveret og vanskar å skaffe vikarar og rekruttering. Utvalssak nr: Side: 14 av 21 Side43

44 Kjøkken Reduksjon av 75% stilling er vurdert til å kunne gjerast utan større konsekvensar ut over dagens drift. Ein kutt på 100% stilling fører til at middagsutlevering til heimebuande vert redusert frå 5 til 3 dagar, noko som igjen vil føre til auka press på heimesjukepleia. Ekstern catering-tilbodet vert lagt ned. Reduserte inntekter. Heimetenestene: Kommunestyret i Omsorgsplan 2015 gjort vedtak om å auke innsatsen i omsorgstenester i form av heimetenester. Frå vart difor nattenesta auka frå 3 til 4 personar, noko som viser seg vere naudsynt. Nedbemanning for 2013 vil og råke heimetenestene. Nedbemanning med 1,5 stillingsheimel får, mellom anna, følgjande konsekvensar: Reduksjon av stillingar for heimehjelp fører til svært høg terskel for å få tildelt heimehjelp, noko som igjen vil auke belastninga på pårørande. Pasientar og brukarar må vente lenger på hjelp den dagen det er avtalt, ved tryggleiksalarmar, oftare kansellering av tildelt hjelp som igjen fører til klager og klagehandsaming p.g.a. at ein ikkje får oppretthalde fagleg forsvarlege tenester. Immobile pasientar må sjølve syte for å komme til legekontor for stell av sår, heimesjukepleia kan ikkje imøtekome utlevering av dosettar. Pårørande må hente dette i kontora til heimesjukepleia. Auka press på sjukeheimen. Fleire heimebuande som opplever utryggleik og større belastning på pårørande. Auke i sjukefråver og vanskar å skaffe vikarar og med rekruttering. Bu- og habiliteringstenesta: Eininga gir teneste til fastbuande psykisk utviklinghemma og avlastning til familiar med særleg tyngande omsorg for born under 18 år. Det har vore auke i born med medisinsk og kognitiv svikt som treng hjelp til det mest i kvardagen. Avlastning er lovpålagt. Omfanget kan vurderast. Eininga strevar med låg personalfaktor og det vert brukt meir ressursar til personal enn det er midlar til då det ikkje har blitt tilført driftmeidlar sidan oppstart av avlastningsbustad i Konsekvensar av for små rammer, er at overforbruket fortsett vil vere til stades. Ved ei mindre ombygging med å slå saman to husvære, kan ein pr. i dag minke utgifter til nattevakt i to av seks helgar. Dette ved at det vert ei meir open bygningsmessig løysing og lettare samordning av personalet. Ved avslag på søknadar om avlastning vil klagene og tid til sakshandsaming auke. Bebuarane vil i 2013 få mindre høve til eksterne opplevingar, kulturarrangement og ferie. Tiltak i sektor Velferd (tal i 1000 kr): Resultateining Budsjett Tiltak Effekt Helse og koordinerande eining Redusere bemanning ved dagsenter 25% stilling. Redsusere utgifter til transport med drosje av dagplasspasientar Brukarbetaling for Stenge dagsenter 1 dag pr veke Personalet henter og bringer til dagsenter Auke inntekter Utvalssak nr: Side: 15 av 21 Side44

45 dagsenterplass Sjukeheim Reduksjon av 1,75%st Dobbeltrom Sengeliggende pasienter Helgebemannning heile veka Fleire korte vakter på 5 timar På sikt: gradvis innføring bukollektiv Kjøkken Reduksjon 0,75% st Reduksjon i catering Heimetenestene Reduksjon 1,5% st Færre å personar får heimehjelp Høgre terskel for helsehjelp i heimen. Færre får hjelp og nok hjelp Fleire må oppsøke legekontor i staden for Heimetenestene behandling i heimen. Forts. Bu- og habilitering Føreset ombygging: Færre nattevakter på helg. Færre tilsette på vakt deler av dagen Auke inntekter Sum Auke i klager pga lovbrudd pasientrettar, helse og omsorgtenestelova og kvalitetsforskrifta Auke i avvik i høve internkontroll Komplikasjonar og feilbehandling av pasientar. Auke i sjukefråver og vansker med å få vikarar Reduserte inntekter Auke i klager pga lovbrudd pasientrettar, helse og omsorgtenestelova og kvalitetsforskrifta. Auke i avvik i høve internkontroll. Uforutsigbare tildelt teneste. Pårørande må ta ein større del av omsorga og tilsyn. Auke i sjukefråver og vansker med å få vikarar Krev ombygging. Personalet får meir nytt av kvarandre på vakt. Mindre sosiale aktivitetar utafor Hjellbakken for brukarane. Utagering viss dagen er uforutsigbar og mykje skifte av personalet. Auke i klager for brudd på lov. Auke i sjukefråver og vanskar med å skfe vikarar. Innsparingane må skje i form av reduksjon av stillingar. Det er uvisst når i 2013 tiltaka kan vere gjennomført. Frå turnus er sagt opp av arbeidsgjevar til ny turnus er Utvalssak nr: Side: 16 av 21 Side45

46 starta, kan det ta 3 månader. Viss reduksjon ikkje kan takast ved naturleg avgang og permisjonar, vert det saksgang i høve avtaleverket. Dobbeltrom krev delvis brukar medverknad og det kan ta tid. Tiltak frå første dag er å unngå innleige ved første fråver frå grunnbemanning. NÆRING, KULTUR OG SAMFUNNSUTVIKLING Generelt for sektor for Næring, Kultur og Samfunnsutvikling: Sektor næring, kultur og samfunnsutvikling har i seg desse einingane: Musikk- og kulturskulen Biblioteket Ressurssenteret Hareid sokn Kultur Desse einingane har halde seg innanfor dei tildelte budsjettrammene i Med framskriving av budsjettet og uendra aktivitetsnivå i 2013 vil ein kunne halde seg innanfor tildelte budsjettrammer i tenesteproduksjonen. Ressurssenteret vil frå hausten 2013 justere driftsnivået ned, grunna avslutta oppdrag for Volda kommune. Tiltak for å halde budsjettrammene Her ligg ikkje inne tiltak for å halde budsjettrammene for åra framover, sidan sektoren har halde sine økonomiske rammer dei siste åra og rådmannen har lagt fram eit budsjettframlegg som er i tråd med dei kjende politiske føringane og budsjettet gir høve til tilnærma tilfredsstillande drift av einingane i sektoren. Men dersom dei einskilde einingane får reduserte rammer i høve til rådmannen sitt budsjettframlegg, vil det gå ut over tenesteproduksjonen og venteleg også utover kvaliteten på tenestene. Musikkskulen: Har totalt 301 elevar. Reduserer ein driftsbudsjettet med ei 50% stilling, misser ca 70 elevar tilbodet sitt. Og talet på elevar på venteliste vert dobla. Innsparing vert: minus tapt elevavgift kr og mindre statstilskot til kommunen (basert på pr capita GSI-rapportering). Hareid sokn: Budsjettrammene tilseier ei sterk budsjettstyring i åra framover. Ein reduksjon i driftsnivå på denne eininga går sterkt utover det arbeidet soknet er pålagt å drive. Ressurssenteret: Eininga må frå 2. halvår 2013 redusere inntekter og utgifter p.g.a. bortfall av samarbeidsprosjektet med Volda om norskopplæring for innvandrarar. P.g.a. inntektstapet (4.85 mill. på årsbasis) må vi difor kutte i stillingar og drift (m.a. 3,2 stillingar og oppseiing av leigeareal). Dette betyr at vi då vil vere tilbake på den grunnbemanninga vi hadde før Volda/Ørsta-prosjektet. Utvalssak nr: Side: 17 av 21 Side46

47 Men det blir dyrare for kommunen å drive vaksenopplæringa åleine. Likevel skal vi greie å halde kostnaden innanfor vedtatt budsjettramme vidare, ved å kompensere tapt samordningsgevinst med inntekter frå nye kursområde (sjå tidlegare utrekning). Frå og med 2. halvår 2013 vil tenester og stillingsheimlar vere som følgjer: 1. Ansvar Flyktningkontor: 80 % stilling flyktningkonsulent. 2. Ansvar Introduksjonsprogram: 50 % koordinator vaksenopplæring og 40 % miljøarbeidar for skulebarn av foreldre med intro-program. 3. Ansvar Interkommunalt opplæringskontor: 100 % leiar. 4. Ansvar vaksenopplæring: Leiar 50%, Lærar norsk 300 %, Lærar gr.skule vaksne: 120 % (ei gruppe), Spes.oppl. vaksne 140 % Med denne bemanninga (8,3 stillingar totalt) frå andre halvår 2013, er vi nede på den minimums grunnbemanning som må til for å oppretthalde tenestene. Ved ytterlegare reduksjon, kan ikkje dei lovpålagde tenestene ytast av Hareid kommune. Tilskotsordningane frå stat, fylke og frie kursinntekter, er det økonomiske grunnlaget for tenesteytinga ved Ressurssenteret, t.d. integreringstilskotet og norsktilskotet. Ved ytterlegare kutt på denne aktiviteten, vil også inntekter falle bort i same grad, og vi er like langt. Difor ser vi inga innsparing ved ytterlegare kutt. Kultur: Eininga har på sitt driftsbudsjett midlar (psykiatrimidlar) til forebyggande arbeid. Eininga har frå 1. november i år 50% stilling i vakanse. Stillinga har vore brukt ¼ til MOT-arbeid ved ungdomsskulen og ¼ i det interkommunale ungdomsteamet. Innsparingspotensiale på vel kr/år. Ei nedskjering på denne storleik får konsekvensar for det førebyggande arbeidet blant born og unge i kommunen. Tiltak i sektor Næring, kultur og samfunnsutvikling (tal i 1000 kr): Resultateining Hareid Musikk- og Kulturskule Budsjett Tiltak Effekt Auke elevavgift 8% Kan resultere i at fleire får betalingsvanskar/ev seier opp plassen, med fylgjande tap av inntekter Kultur Legge ned -25 motorklubben Hareidhallen: auke leigesats 10% Legge ned 50% stilling Ikkje komm. tilbod til uorganisert mekke-interessert ungdom - Ikkje ungdomsarbeidar i kommunen eller til ev interkomm.ungdomsteam Sum KOMMUNALTEKNISK DRIFT Denne sektoren har to resultateiningar. Dette er Kommunal teknikk og VAR samt Kommunale eigedommar FDV. Utvalssak nr: Side: 18 av 21 Side47

48 Einingsleiar for kommunale bygg har i vedlagt notat dat m.a. sagt fylgjande:» #For å belyse kostnadane til vaktmeistertjenestene, føler eg at vi må samanlikne oss med andre kommuner. Set derfor opp nokre data i stikkordsform: Golvflate å forvalte: m2 Kostnad til vedlikehald: 24 kr/m2 Landsgj.snitt til vedlikehald: 74 kr/m2 For at Hareid skal opp i landsgj.snitt: 2,35 mill i tillegg til budsjett for 2011» Sektor for kommunale bygg har i dag 3,5 årsverk til vaktmeisterarbeid. Fast rutinearbeid utgjer 1,1 årsverk slik at vi har 2,4 årsverk til forefallande arbeid/vedlikehald. Einingsleiaren foreslår tiltak for å effektivisere vedlikehaldet, men peikar på at budsjettet bør aukast. I vedlegg dat har einingsleiar skissert planar for sal av boligar, oppføring av nye, og vedlikehaldsprogram for dei kommunale bygningane. Reinhaldsleiar har i vedlagt notat pr vist til betydelige effektivisering og innsparingar frå 2001 til i dag. I 2001 var det tilsett totalt 20 reinhaldarar med til saman 11 årsverk. Reinhaldsareal: m2. Innsparingstiltak vart gjennomført ved at reinhaldarane gjekk over får 260 til 247 arb.dagar. Innsparing kr ,- Frå 01.sept vart reinhald av sjukeheimen og 4 reinhaldarar der overført til sektoren. Pr. i dag er det totalt 17 reinhaldarar på 12,61 årsverk, og eit reinhaldsareal på m2. Sektoren har gjennomført fleire tiltak for å effektivisere reinhaldet enn det som går fram av rapporten som låg føre i mars Kostnadsmessig ligg vi gunstig an samanlikna med dei andre kommunane på Søre Sunnmøre. Sett i forhold til overnemnde er vår vurdering at det ikkje vil vere kostnadsbesparande å konkurranseutsetje reinhaldet. Sektor for kommunalteknisk drift og bygg har med bakgrunn i den pressa økonomiske situasjon vi er i, ikkje meldt inn nye tiltak som påvirkar dei økonomiske rammene. Dette gjeld m.a. stillingsauke til leiande reinhaldar, meirløn til einingsleiar komm. drift, auka beredskapsgodtgjersler og tap av husleigeinntekter. Kommunale Bygg får som følgje av sal av 6 kommunale husvære redusert sine inntekter med ca. kr Budsjettet for kommunalteknisk drift er ikkje er tilstrekkeleg til å dekke opp eit omfattande vedlikehaldsprogram innan vegvedlikehald. Stikkord her er nyasfaltering, grøfterens, m.m. Beredskap for vintervedlikehald/snøbrøyting har siste åra auka med ca. kr til totalt ca. kr i året. Dette er ikkje kompensert gjennom auka budsjettrammer. Vintervedlikehaldet kostar ca. kr /døgn. Totalt har vi ein auke i faste kostnader i vedlikehaldsbudsjettet for kommunalteknisk drift på ca. kr Utvalssak nr: Side: 19 av 21 Side48

49 Sjølvkostområdet vatn og avløp har som følgje av ei storstilt renovering gjennom mange år fått redusert driftsutgiftene, og auka inntektene ved tilknyting av nye abonnentar. Dette har gitt eit solid driftsresultat der overskotet er ført på fond. I 2013 ser vi føre oss 0% auke i kloakkavgifta og ein reduksjon på ca.10% for vassavgifta. Samla tiltak for kommunalteknisk drift og bygg (tal i 1000 kr) Resultateining Budsjett Tiltak Effekt 2016 Kommunaltek nisk drift Kommunale bygg Sum Saldere innan eiga budsjettramme Saldere innan eiga budsjettramme Dårlegare vedlikehald vegar og grøntanlegg Dårlegare vedlikehald Kap. 4 Samordning og tidsplan Tabellen nedanfor summerer opp den økonomiske effekten som tiltaka nemnt ovanfor representerer. Av omsyn til oversikta er og tiltaka som allereie er innbakt i budsjettet, i form av rasjonaliseringstiltak tatt med, men ikkje summert i totalbeløpet. Desse beløpa er sett i parantes. Det skal og nemnast at det er henta ut rasjonaliseringseffektar i sektorane med trong for tiltak ut over det som er implementert i budsjettet. Desse er ikkje synleggjort i dette oversynet. Tabellen nedanfor syner differansen mellom budsjettløyvingar og dei økonomiske behova dei ulike sektorane i kommunen har i høve noverande drift. Budsjettet er saldert i balanse, men rekneskapsmessig balanse er avhengig av at dei viste tiltaka, eller tiltak med tilsvarande økonomisk effekt, vert iverksett. Samordning og samla driftstiltak på kommunenivå (tal i 1000 kr): Sektor Sentraladministrasjonen (-1000) (-1000) (-1000) (-1000) Velferd Oppvekst Næring, Kultur og Samfunnsutvikling Teknisk drift og infrastruktur (-600) (-600) (-600) (-600) Sum Vurdering og konklusjon: Gitt det eksisterande inntekts- og driftsnivået må Hareid kommune tilpasse drifta til inntektsrammene. Det meste av kommunen sine kostnader er knytt til lønsutbetalingar og det er såleis her ein har mulegheit til å hente inn vesentlege kostnadsinnsparingar. Dette vil utan tvil få konsekvensar for tenestene i Hareid kommune. Men alternativet, det at kommunen ikkje vil makte å drifte i balanse og endå mindre vere i stand til å dekke inn tidlegare driftsunderskot, er ikkje reelt. Rådmannen legg fram eit framlegg til forpliktande plan, basert på rådmannen sitt framlegg til budsjett. Kommunestyret må avgjere om framlegga er i tråd med kommunestyret sitt fleirtal i høve prioriteringane. Rådmannen viser til at det frå fylkesmannen si side er det sagt at det er politikarane som skal bestemme kvar Utvalssak nr: Side: 20 av 21 Side49

50 nedskjeringane skal kome. Rådmannen støttar seg på dette prinsippet og legg fram eit budsjettframlegg, som i hovudsak bygger på kommunestyret sine tidlegare prioriteringar, då det ikkje ligg føre klare signal om noko anna. Når situasjonen i tillegg ser ut til å vere slik at det nesten uansett er vanskeleg å unngå å kutte i lovpålagte tenester, er det endå viktigare at kommunestyret peikar ut den kursen som politikarane ynskjer å følgje i prioriteringsarbeidet. Administrasjonen vil lojalt følgje opp dei vedtak som vert gjort. I ein slik situasjon er det viktig at kommunestyret har ei strategisk tilnærming til utfordringane og vel kurs ut frå dette. Uansett er det mykje som tyder på at budsjettåret 2013 kan bli det mest utfordrande i denne handlingsplanperioden, då vesentlege endringar tar tid å implementere og vi i beste fall får halvårsverknad av eventuelle nedbemanningar i Rådmannen konkluderer med at dei føreslegne tiltaka er naudsynte og adekvate i høve budsjettframlegget som ligg føre, men at halvårsverknad av eventuell nedbemanning fører til at 2. halvår av 2013 vert ekstra utfordrande ut frå eit tenesteaspekt. Det er og utfordrande for dei arbeidstakarane som eventuelt blir råka av eventuelle nedskjeringar. Folkehelse konsekvensar: Det er vanskeleg å talfeste eventuelle konsekvensar, men reduksjon av tenestetilbod kan bidra negativt for befolkninga i kommunen og eventuelt tap av arbeidsplassar kan bidra negativt for grupper blant dei tilsette som blir råka. Miljøkonsekvensar: Ingen kjende. Økonomiske konsekvensar: Balanse mellom inntekts- og kostnadsnivå vil føre til tilfredsstillande rekneskapstal. Ein risikofaktor kan vere at det ligg føre ein viss usikkerheit i høve korleis ei eventuell nedbemanning kan slå ut på sjukefråversstatistikken. Beredskapsmessige konsekvensar: Ingen kjende. Hareid, Bent Arild Grytten rådmann Utvalssak nr: Side: 21 av 21 Side50

51 HAREID KOMMUNE Økonomiavdelinga MELDING OM VEDTAK frå møte i KST Saksnr Løpenr. Klassering Avd / sakshandsamar Dato 2012/ / ØKA/ SVE PS 126/12 Forpliktande plan for berekraftig kommuneøkonomi i Hareid Kommunestyret si handsaming: Dag Audun Eliassen fremma fylgjande forslag til vedtak: Ein viser til vedtak i PS 127/12 Handlingsprogram , og ber administrasjonen arbeide desse endringane inn i den forpliktande planen. Der det er behov for spesifisering av fordelinga av beløpa frå overordna nivå ned til sektornivå og resultateiningsnivå, får formannskapet mynde til å gjere vedtak om dette. Røysting: Dag Audun Eliassen sitt forslag vedteke med 17 mot 4 røyster. Vedtak: Ein viser til vedtak i PS 127/12 Handlingsprogram , og ber administrasjonen arbeide desse endringane inn i den forpliktande planen. Der det er behov for spesifisering av fordelinga av beløpa frå overordna nivå ned til sektornivå og resultateiningsnivå, får formannskapet mynde til å gjere vedtak om dette. Hareid, Rett utskrift: Anne-Karete Mork Utvalsekretær Utskrift sendt: sakshandsamar for ekspedering Postadresse: postmottak@hareid.kommune.no Org. nr: Rådhusplassen 5 Bankgiro: HAREID Side51

52 M Ø T E B O K for KONTROLLUTVALET I HAREID KOMMUNE MØTETID: kl MØTESTAD: Hareid rådhus, Formannskapssalen MØTEDELTAKARAR: Kontrollutvalet: Jarl Helmut Schröder (leiar) Inga Ishild Hareide (medlem) Greta Kirkebø (nestleiar) Hallvard Sæverud. Vara som møtte: Faste medlemer som ikkje møtte: Vest kontrollutvalssekretariat: Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS: Hareid kommune: Linda Haddal Røssevoll Jostein Støylen (dagleg leiar VKUS) Bodill Skeide (dagleg leiar/revisjonssjef) Alf Marius Grønnevik Andre som møtte: Møtet var leia av: Ingen Jarl Helmut Schröder Willy Nesset var innkalla, men meldte fråfall like før møtet. Side 1 Side52

53 SAK 01/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. Samrøystes vedtak: 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Hallvard Sæverud. SAK 02/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Samrøystes vedtak: 1. Møteboka frå møtet den vert godkjent. 2. Kontrollutvalet etterlyser protokollar frå administrasjonsutvalet. 3. Kontrollutvalet etterlyser rådmannen sitt svar på sak 38/12. SAK 03/13 MELDINGAR Vedlagde meldingar: 1. Melding om vedtak Plan og retningsliner for selskapskontroll Melding om vedtak Plan for forvaltningsrevisjon Melding om vedtak Rettleiing for kontrollutvalet og kommunestyret sitt tilsynsansvar. 4. Kommunal rapport, : Pensjon og kommunale regnskapsprinsipper 5. Kommunal rapport, : Korrupsjon i kommunene? 6. Kommunal rapport, : Må politianmelde mistanker om korrupsjon 7. Kommunal rapport, : Revisorene advarer mot sultefôring 8. KS Aktuelt, nr. 1/2013: Høring om endringer i kommuneloven og offentleglova Samrøystes vedtak: Meldingane 1-8 vert tekne til orientering. SAK 04/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2012 Flg. møteprotokollar var til gjennomgang: 1 Kommunestyret: 22.11, Formannskapet: 13.11, 27.11, 04.12, Levekårsutvalet: Nærings- og miljøutvalet: Eldrerådet: Råd for menneske med nedsett funksjonsevne: Samrøystes vedtak: 1. Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknader til gjennomgådde møtebøker. 2. Kontrollutvalet viser likevel til behandling av ny aksjonæravtale for Tussa Kraft AS (bl.a. formannskapssak 11/13. Side 2 Side53

54 Utvalet peikar på at dei ikkje kan finne igjen kommunen si evt. oppfølging av kommunestyresak 13/12 Selskapskontroll av Tussa Kraft AS, om å sikre innsyn i selskapet. 3. Kontrollutvalet stiller spørsmål ved om kommunen har eige system/rutinar for oppfølging av saker, og om desse er skriftlege. Utvalet ber i så fall om å få rutinane tilsendt. SAK 05/13 ORIENTERING OG MULIGE SAKER Det kom ikkje fram opplysningar som gav høve til vedtak i saka SAK 06/13 FORVALTNINGSREVISJON Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet ber revisjonen setje i verk prosjekt for økonomistyring, med spesiell vekt på pleie- og omsorgssektoren. Utvalet viser til samtalen med revisjonen om prosjektet og ber revisor gjer eit kort forprosjekt for kontrollutvalet før oppstart. SAK 07/13 TILSYNSRAPPORTAR Samrøystes vedtak: 1. Kontrollutvalet tek opplysningane vedkommande tilsynsrapportar til etterretning. 2. Kontrollutvalet ber om at rådmannen i framtida gir kontrollutvalet melding om: Korleis det vert ordna opp i eventuelle merknadar Korleis og når eventuelle avvik vert lukka Den administrative og politiske behandlinga av tilsynsrapportane 3. Kontrollutvalet ber rådmannen om kopi av korrespondansen kommunen har med tilsynsorgana etter kvart. SAK 08/13 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET 2012 Samrøystes innstilling: Kommunestyret tek til etterretning årsmeldinga for kontrollutvalet for SAK 09/13 KONTROLLRAPPORT- ÅRSMELDING 2012 SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN Samrøystes vedtak/uttale: Kontrollutvalet har ingen merknader til Skatteetaten sin kontrollrapport, Skatteoppkrevjaren si årsmelding og skatterekneskapen for Side 3 Side54

55 SAK 10/13 MØTEPLAN Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet sin møteplan vert vedteken i samsvar med vedlegget, dvs. møte den: 06.05, 30.05, 02.09, og SAK 11/13 OPNE MØTE I KONTROLLUTVALET Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet vedtek at kontrollutvalsmøta skal vere opne frå Jf. lovpålegget. Møtet slutt. Jarl Schröder Hallvard Sæverud Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte Side 4 Side55

56 Politiskesaker Side56

57 Politiskesaker Side57

58 HAREID KOMMUNE Rådmann SAKSFRAMLEGG Saksnr. 2013/423 Løpenr. 3578/2013 Klassering 033 Sakshandsamar: Bent Arild Grytten, Rådmannen Utvalsaksnr Utval Møtedato 28/13 Kommunestyret HAREID: HA SAK KONTROLLRAPPORT - ÅRSRAPPORT 2012 SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN - UTSKRIFT TIL RÅDMANN OG SKATTEOPPKREVJAR / 2013/423 Kontrollutvalet si tilråding: Kommunestyret tek årsmelding for kontrollutvalet 2012 til vitande. Utskrift til: sakshandsamar for ekspedering Side58

59 Vedlegg: Nr. Namn 1. Utskrift møtebok frå kontrollutvalet med årsrapport Saksopplysningar: Årsmeldinga for kontrollutvalet er sendt til kommunen. Sidan kontrollutvalet er kommunens kontrollorgan, har formelt rådmann eller formannskap ikkje innstillingsrett. Saka vert lagd fram for kommunestyret til orientering. Hareid Bent Arild Grytten rådmann Utvalssak nr: Side: 2 av 2 Side59

60 Side60

61 Side61

62 Side62

63 Side63

64 Side64

65 Side65

66 Side66

67 Side67

68 Side68

69 Side69

70 Side70

71 Side71

72 Side72

73 Side73

74 Side74

75 Side75

76 Side76

77 HAREID KOMMUNE Rådmann SAKSFRAMLEGG Saksnr. 2012/543 Løpenr. 2379/2013 Klassering H00/&24 Sakshandsamar: Elly Kirkeslett, Sektor for velferd Utvalsaksnr Utval Møtedato 3/13 Eldrerådet /13 Levekårsutvalet /13 Formannskapet /13 Kommunestyret UTSETTING AV OMGJERING AV OMSORGSBUSTADAR TIL HEILDØGNSOMSORG. OMSORGSBUSTAD TIL REHABILITERING OG AVLASTNING / 2012/543 Tilråding frå rådmannen: Hareid kommunestyre vedtek å utsetje prosjektet med omgjering av tredje etasje omsorgsbustadar til bufellesskap med heildøgns omsorg. Saka skal vurderast på nytt i samband med sak om omgjering av sjukeheimsplassar til bukollektiv. I mellomtida vert ein omsorgsbustad teke i bruk primært til rehabiliteringsbustad, sekundært til avlastning. Betalingssatsen vert kr 110 pr døgn + kost etter gjeldande satsar. Heimetenestene yter naudsynte tenester etter vedtak. Eldrerådet si handsaming: Røysting: Samrøystes Eldrerådet si tilråding frå møte : Hareid kommunestyre vedtek å utsetje prosjektet med omgjering av tredje etasje omsorgsbustadar til bufellesskap med heildøgns omsorg. Saka skal Side77

78 vurderast på nytt i samband med sak om omgjering av sjukeheimsplassar til bukollektiv. I mellomtida vert ein omsorgsbustad teke i bruk primært til rehabiliteringsbustad, sekundært til avlastning. Betalingssatsen vert kr 110 pr døgn + kost etter gjeldande satsar. Heimetenestene yter naudsynte tenester etter vedtak. Levekårsutvalet si handsaming: Røysting: Samrøystes. Tilråding frå LKU I møte Hareid kommunestyre vedtek å utsetje prosjektet med omgjering av tredje etasje omsorgsbustadar til bufellesskap med heildøgns omsorg. Saka skal vurderast på nytt i samband med sak om omgjering av sjukeheimsplassar til bukollektiv. I mellomtida vert ein omsorgsbustad teke i bruk primært til rehabiliteringsbustad, sekundært til avlastning. Betalingssatsen vert kr 110 pr døgn + kost etter gjeldande satsar. Heimetenestene yter naudsynte tenester etter vedtak. Formannskapet si handsaming: Røysting: Samrøystes Utvalssak nr: Side: 2 av 6 Side78

79 Formannskapet si tilråding frå møte : Hareid kommunestyre vedtek å utsetje prosjektet med omgjering av tredje etasje omsorgsbustadar til bufellesskap med heildøgns omsorg. Saka skal vurderast på nytt i samband med sak om omgjering av sjukeheimsplassar til bukollektiv. I mellomtida vert ein omsorgsbustad teke i bruk primært til rehabiliteringsbustad, sekundært til avlastning. Betalingssatsen vert kr 110 pr døgn + kost etter gjeldande satsar. Heimetenestene yter naudsynte tenester etter vedtak. Utskrift til: sakshandsamar for ekspedering Utvalssak nr: Side: 3 av 6 Side79

80 Vedlegg: Nr. Namn Samandrag av saka: Det er ikkje økonomiske ressursar til å bemanne opp omsorgsbustadar til heildøgns omsorg slik det er vedteke i PS 21/12. Difor bør dette prosjektet utsetjast. Det er avsett kr i investeringsbudsjettet for 2013 til formålet. I staden ber rådmannen om at ein omsorgsbustad vert brukt til rehabiliteringsbustad og frå tid til anna til avlastning, der det er mogleg på dette omsorgsnivået. Sektor for kommunalteknisk drift vil uansett tape inntekter, enten ein bustad vert omgjort til fellesareal eller vert brukt til rehabilitering. Ved sistnemnte alternativ vert det inntekt på kr 110 pr døgn når bustaden er i bruk. Det er heimetenestene som skal yte naudsynt teneste i form av heimesjukepleie og praktisk bistand. Ergo- og fysioterapeut får ei sentral fagleg rolle i rehabiliteringa. Saksopplysningar: I samband med sak PS 21/12 om reduksjon av 8 sjukeheimsplassar, vart det samtidig vedteke å sette i gong prosjektering med mål å omgjere tredje etasje omsorgbustadar ved Hadartun til bufellesskap med heildøgns omsorg. Dette arbeidet er ikkje starta, men i handlingsprogrammet for 2013 er det vedteke å avsette kr til prosjektet. Det har ikkje vore mogleg å gjennomføre reduksjon av 8 sjukeheimeplassar. Viser til PS 124/12. Det er eit stort press på sjukeheimsplassar, særleg etter innføringa av samhandlingsreforma. Sidan slutten av 2012 har Hareid kommune også måtta ty til betaling for ferdigbehandla pasientar i sjukehus. Med samhandlingsreforma har det også kome fokus på at kommunane skal ta eit større ansvar for rehabilitering og opptrening av dei personane som vert utskrive frå sjukehus. Etter eit år med reforma, ser vi klart at fleire av dei som vert utskrive frå sjukehus, burde hatt eit betre tilbod om rehabilitering. Ein del av desse pasientane må ha sjukeheimsplass fordi Hareid kommune ikkje har eit tilfredsstillande tilbod mellom sjukeheim og eigen heim. Ressursteamet i velferd ( tverrfagleg team) har fleire gonger drøfta problemstillinga om korleis vi kan innrette tenestene betre i høve rehabilitering. Teamet ønskjer å prøve ut ei ordning der ein omsorgsbustad i tredje etasje kan nyttast til rehabiliteringsbistad. På den måten vil pasientar, med målsetting om å kome tilbake til eigen heim, få ei gradvis rehabilitering ved å bu i bustad og få hjelp til opptrening ved gradvis å verte meir sjølvhjelpte i kvardagen. Dette er det vanskeleg å få til i sjukeheim, då det ikkje er lagt til rette for dette. Samtidig vil det gi ein større tryggleik enn i heimen. Ergoterapeut og fysioterapeut vert sentral i ein slik prosess. Utvalssak nr: Side: 4 av 6 Side80

81 Ved fleire høve har pasientar, av denne kategorien, hatt eit for høgt omsorgsnivå, men utskriving har likevel vore for tidleg, då dei ikkje er sjølvhjelpte nok til å reise heim. Samstundes er presset på sjukeheimsplassar høgt. Målet er å få til ein større pasientflyt slik at flest mogleg kan greie seg i eigen heim. Hareid kommune sin økonomi er svært pressa. Sektor for velferd måtte redusere mykje i 2012 og ytterlegare i Administrasjonen ser ikkje at det er mogleg å bemanne opp omsorgsbustadar i tredje etasje til heildøgns omsorg, slik økonomien og bemanninga har blitt. Dette vil krevje opp mot to stillingsheimlar. Difor rår rådmannen til at prosjektet med bufellesskap vert utsett inntil ein ser kva utfall saka om omgjering frå sjukeheim til bukollektiv får. I staden for å gjere om ein bustad til fellesareal, bør ein prøve ut denne bustaden som rehabiliteringsbustad. Den kan og nyttast til avlastning i korte periodar viss det er hensiktsmessig. Uansett vil sektor for kommunalteknisk drift tape inntekt på utleige av bustaden, tilsvarande kr pr år. Ein rehabiliteringsbustad vert å rekne som utleige, der personen må betale for opphaldet. I sjukeheim er betalingssatsen kr 132 pr døgn inklusiv mat, medisinar og anna. Satsane for rehabiliteringsbustaden bør vere den same som for utleige i fjerde etasje, altså kr 110 pr døgn. Denne inntekta bør gå til sektor for kommunalteknisk drift, men årsinntekta vil verte uføreseieleg. Kostpengar vert å berekne etter gjeldande satsar i sektor for velferd. Ein kan sjølv velje kor mange måltid ein vil kjøpe. Målet må vere at personen skal gradvis førebu noko mat sjølv som ein del av rehabiliteringsprosessen. Viss bustaden vert nytta til avlastning, er det gratis. Sektor for velferd må syte for inventar til det formålet bustaden skal nyttast. Vurdering og konklusjon: Ut frå ei samla vurdering av dei utfordringane sektor for velferd står i i høve tenester og pasientflyt, bør det prøvast ut ei ordning der ein omsorgsbustad vert teke i bruk primært til rehabiliteringsbustad og sekundært til avlastning. Målet er at fleire personar som er innlagt i sjukeheimen får ein betre og raskare rehabiliteringsprosess. Folkehelse konsekvensar: Større satsing på rehabilitering der personen vil oppleve gradvis meistring til å verte sjølvhjelpt og kunne bu heime. Miljøkonsekvensar: Ingen Økonomiske konsekvensar: Reduserte inntekter for sektor for kommunalteknisk drift. Reduserte utgifter til betalingsdøgn for sektor for velferd for utskrivingsklare pasientar. Utgifter til inventar. Utvalssak nr: Side: 5 av 6 Side81

82 Hareid, Bent Arild Grytten rådmann Elly Kirkeslett Kommunalsjef velferd Utvalssak nr: Side: 6 av 6 Side82

83 HAREID KOMMUNE Rådmann SAKSFRAMLEGG Saksnr. 2013/343 Løpenr. 2271/2013 Klassering A10 Sakshandsamar: Gry Nordal, Sektor for oppvekst Utvalsaksnr Utval Møtedato 25/13 Levekårsutvalet /13 Formannskapet /13 Kommunestyret BARNEHAGESTRUKTUR I HAREID KOMMUNE / 2013/343 Tilråding frå rådmannen: 1. Arbeid med omregulering av areal ved Syverplassen barnehage frå friareal til barnehageføremål vert sett i verk snarast. 2. Sak om eventuell nedlegging av Hjørungavåg barnehage vert å legge fram for kommunestyret i løpet av våren Sak om utviding av kommunal barnehage for ferdigstilling i 2017 vert å legge fram for politisk handsaming i samanheng med budsjettprosessen hausten Levekårsutvalet si handsaming i møte : Orientering v/ kommunalsjef Gry Nordal, rådgjevar barnehage/skule Mariann Båtnes og styrar Bigset barnehage Randi Kvammen. Røysting: Samrøystes. Tilråding frå møte i LKU Side83

84 4. Arbeid med omregulering av areal ved Syverplassen barnehage frå friareal til barnehageføremål vert sett i verk snarast. 5. Sak om eventuell nedlegging av Hjørungavåg barnehage vert å legge fram for kommunestyret i løpet av våren Sak om utviding av kommunal barnehage for ferdigstilling i 2017 vert å legge fram for politisk handsaming i samanheng med budsjettprosessen hausten Formannskapet si handsaming: Formannskapet fremja forslag om å endre namnet Hjørungavåg barnehage til Syverplassen barnehage, avdeling Hjørungavåg. Røysting: Samrøystes Formannskapet si tilråding frå møte : 7. Arbeid med omregulering av areal ved Syverplassen barnehage, frå friareal til barnehageføremål vert sett i verk snarast. 8. Sak om eventuell nedlegging av Syverplassen barnehage, avdeling Hjørungavåg vert å legge fram for kommunestyret i løpet av våren Sak om utviding av kommunal barnehage for ferdigstilling i 2017 vert å legge fram for politisk handsaming i samanheng med budsjettprosessen hausten Utskrift til: sakshandsamar for ekspedering Utvalssak nr: Side: 2 av 7 Side84

85 Vedlegg: Nr. Namn 1 Sak 2012/273 om barnehagestruktur mai 2012, inkl vedtak 2 Vedtak i budsjettsak, kommunestyret Uprenta saksvedlegg: 1. Lov om barnehagar Samandrag av saka: Kommunestyret gjorde vedtak i høve budsjett for 2013 (vedlegg 2). Siterer her eit punkt i vedtaket: Rådmannen skal innan utgangen av 1.kvartal legge fram sak gjeldande reduksjon av talet på barnehagar. Saka må innehalde ei tydeleg utgreiing om storleiken på ein samordningsgevinst i økonomiplanperioden og vurdering av å nytte tomtene til andre formål, herunder sal av tomter. Viser også til sak om barnehagestruktur frå mai 2012, der dette vedtaket vart gjort: 1. Hareid kommune har ei målsetjing om å ha kostnadseffektive kommunale barnehagar av god kvalitet, og det må arbeidast vidare for å oppnå dette. 2. Med tanke på framtidig utbygging, vert arbeid med regulering av areal knytt til Syverplassen bhg og Bigset bhg til barnehageføremål sett i verk snarast råd. 3. Det må reserverast tilstrekkeleg areal ved Hareid skule til framtidig utviding av skulen, samt til ei mogleg nyetablering av ein større barnehage. 4. For å sikre full barnehagedekning også dei næraste åra, ser Hareid kommune positivt på ei snarleg utbygging av eksisterande privat barnehage. Desse sakene/vedtaka ligg til grunn for innhald og vurdering i dette saksframlegget. Saksopplysningar: Det er pr dd 4 kommunale og 1 privat barnehage i Hareid kommune. For oversikt over desse vert det vist til vedlegg 1. Hjørungavåg barnehage og Syverplassen barnehage vart i 2012 samordna under felles leiing. Dette vart gjort for å få større fagmiljø, og som eit tiltak for å oppnå kostnadseffektivitet (jfr. vedtak i sak 2012/273 pkt 1.). I lovverket er det ikkje opning for ei samordning av dei kommunale barnehagane utover dette. Det er såleis ikkje grunnlag for å vurdere ytterlegare samordning av kommunale barnehagar. Det er i arealdelen av kommuneplanen det avsett areal til framtidig skule og barnehage i området ved Hareid skule (jfr. vedtak i sak 2012/273 pkt 3). Grønmyr Barnehage Holstad har starta arbeidet med utviding av barnehagen, og vil etter planen opne 70 nye barnehageplassar i november/desember 2013 (jfr. vedtak i sak 2012/273 pkt 4). Arbeid med regulering av området ved Syverplassen bhg vil verte starta opp snarleg. Når det gjeld kommunalt eigd areal ved Bigset bhg, så er det ikkje sett plankrav til dette området. Regulering er såleis ikkje nødvendig. Behov for plassar barnehageåret 2013/2014. Fram til Grønmyr opnar nye avdelingar i nov/des 2013, vil det vere behov for alle dei kommunale barnehageplassane vi har i drift pr dd. Etter dette (frå 1.des. 2013) vil Utvalssak nr: Side: 3 av 7 Side85

86 det truleg vere ei overdekning på om lag 30 plassar. Ei nedlegging av kommunale barnehageplassar vil kunne kome som ei følgje av dette. Behov for plassar på lenger sikt. Folketalet i Hareid kommune er i positiv utvikling, særleg ser ein ei auke i talet på barnefamiliar. SSB sine tal på framskriven folkemengd med middels nasjonal vekst vert nytta for Hareid kommune. Denne viser at det i 2017 vil vere 47 fleire barn i barnehagealder i kommunen en det er i dag. Det vil såleis vere behov for om lag nye barnehageplassar i Det bør vere eit mål å etablere nye barnehageplassar gjennom ei utviding av eksisterande kommunal barnehage. Det ligg godt til rette for ei utviding av både Syverplassen barnehage og Bigset barnehage. Barnehagestruktur på kort og lang sikt. Etter nyopning/utviding av Grønmyr bhg Holstad, vil det totalt i Hareid kommune vere ei overdekning på barnehageplassar frå 1/12-13 og i nokre år framover. Ei nedlegging av kommunale barnehageplassar vil kunne kome som ei følgje av dette. Administrasjonen vil her peike på Hjørungavåg barnehage i denne samanhengen. Bygget barnehagen held til i, er i til dels dårleg stand, og ei større oppgradering må til for å stette ulike krav til vidare drift her. Ei eventuell nedlegging av Hjørungavåg barnehage må fremjast som eiga sak til kommunestyret. Avdeling for kommunale bygg har estimert kostnad på nødvendig oppgradering slik: Anslag ved oppgradering Hjørungavåg bhg. nytt tak ny bordkledning, vinduer og dører ny ventilasjon ny elektrikerinnstallasjon ny rørleggerinnstllasjon ekstra isolering ny innreidning golv, vegger og tak ny kjøkken og baderomsinnreidning Pris inkl. mva. Totalt Inntekter ved sal av eigedomen er estimert slik: Anslag ved sal Beløp Antatt verdi ved sal (tomt 0,8 mål) Fråtrekk for antatt lavare prisnivå i Hjørungavåg kontra Hareid Tillegg for stor tomt (2,2 mål) Fråtrekk for omregulering til boligformål Inntekter ved sal Frå 2017 ser det altså igjen ut til å bli mangel på barnehageplassar (SSB si framskriving av folketal er nytta, og med ei evt nedlegging av plassar frå 2014 inkludert). Hareid kommune må ha ein plan for etablering av om lag 30 nye barnehageplassar i Ved både Bigset barnehage og Syverplassen barnehage ligg tilhøva til rette for ei mogleg utviding/utbygging, då kommunen eig tilstrekkjeleg areal ved begge barnehagane. Utvalssak nr: Side: 4 av 7 Side86

87 Syverplassen barnehage har fått tildelt midlar til etablering av nærmiljøanleg. Det er også behov for opparbeiding av parkeringsplassar ved dagens drift av barnehagen. Hareid kommune eig areal ved barnehagen som i dag er regulert til friareal (sjå kartutsnitt). Delar av dette arealet må omregulerast om det skal gjennomførast ei utbygging av barnehagen, men også om friareal skal nyttast til parkering og nærmiljøanlegg. Syverplassen ligg sentralt til, og vil såleis kunne vere godt eigna til ei utbygging med om lag 30 plassar. Det er likevel eit par ting som talar imot ei slik utviding. Barnehagen ligg i ei bustadområde, og med ei utviding vil det verte om lag føresette som dagleg skal levere og hente, dei fleste nyttar bil til dette. Ei utbygging vil krevje omregulering av store delar av det som i dag er friareal. Det er usikkert om det let seg gjennomføre. Kartutsnitt Gjeldande reguleringsplan Syverplassen barnehage m.v. Ved Bigset barnehage eig Hareid kommune areal nok til ei ytterlegare utviding av barnehagen. Det er ikkje sett plankrav til dette arealet. Det er då ikkje krav om regulering av arealet, ein utbyggingsplan vil vere tilstrekkjeleg. Barnehagen ligg sentralt plassert, og er lett tilgjengeleg for store delar av befolkninga i kommunen. Kartutsnitt kommuneplan T2: Utvidingsareal for Bigset barnehage. Utvalssak nr: Side: 5 av 7 Side87

88 Hareid barnehage med sine to avdelingar er, grunna storleiken, den minst kostnadseffektive kommunale barnehagen. Ein barnehage med plassar tilsvarande om lag tre avdelingar vil gi størst kostnadseffektivitet. Barnehagen ligg i eit bustadområde, og kommunen eig i dag nabotomta der det i dag er kommunale bustadar. Dette arealet må omdisponerast til barnehageføremål om Hareid barnehage skal utvidast. Det må også gjerast endringar i tilkomst/veg. Det må også vurderast om både barnehagetomta om området rundt på lenger sikt bør nyttast til føremål knytte til tenestene gitt av sektor for velferd. Kartutsnitt- gjeldande reguleringsplan Hareid barnehage. Anslag ved sal av Hareid barnehage Anslag ved sal Beløp Antatt verdi ved sal (tomt 1,6 mål) Tillegg for stor tomt (2,6 mål) Fråtrekk for omregulering til boligformål Inntekter ved sal Vurdering og konklusjon: Etter ei samla vurdering, vil administrasjonen peike på Bigset barnehage som den barnehagen der det ligg best til rette for ei framtidig utviding. På lenger sikt (etter 2017) må det gjerast ny vurdering i høve Hareid barnehage, og eventuelt behov for etablering av ny og større barnehage på reservert areal ved Hareid skule. Det bør snarast/ i løpet våren 2013 fremjast sak om nedlegging av Hjørungavåg barnehage. Dette som eit resultat av etablering av 70 nye barnehageplassar i privat barnehage pr Det bør snarast startast opp reguleringssak i høve parkering/nærmiljøanlegg og evt utbygging ved Syverplassen barnehage. Utvalssak nr: Side: 6 av 7 Side88

89 Det bør i løpet av våren 2013 fremjast sak om forprosjekt for utviding av kommunal barnehage for ferdigstilling Folkehelse konsekvensar: God tilgang på barnehageplassar er eit viktig bidrag for å gi barnefamiliar ein god kvardag, og høve for føresette å vere aktive i arbeidslivet. Miljøkonsekvensar: Ingen kjende. Økonomiske konsekvensar: Drift av barnehageplassar er ein kostnad for kommunane. Mangel på barnehageplassar kan føre til at føresette ikkje kan vere aktive i arbeidslivet, noko som vil vere dårleg samfunnsøkonomi. Beredskapsmessige konsekvensar: Ingen kjende. Hareid, Bent Arild Grytten rådmann Gry Nordal Kommunalsjef Utvalssak nr: Side: 7 av 7 Side89

90 HAREID KOMMUNE Rådmann SAKSFRAMLEGG Saksnr. 2012/569 Løpenr. 3125/2013 Klassering Q50 Sakshandsamar: Bent Arild Grytten, Rådmannen Utvalsaksnr Utval Møtedato 48/13 Formannskapet /13 Kommunestyret STIFTING AV AKSJESELSKAP FOR BETALINGSPARKERING I HAREID / 2012/569 Tilråding frå rådmannen: 1. Hareid kommunestyre godkjenner oppretting av Hareid Parkeringsselskap AS (HaPark AS) 2. Stiftingsdokument m/opningsbalanse, samt vedtektene vert godkjende slik dei ligg føre. 3. Ordføraren får mynde til å signere på stiftingsdokumentet og på opningsbalansen. 4. Rådmannen får mynde til å registrere føretaket i føretaksregisteret. 5. Som generalforsamling vert vald: Som styremedlem (3 6 medlemmer) vert vald: Styreleiar Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem 7. Aksjekapitalen på kr , skal dekkast av reserverte tilleggsløyvingar. 8. Stiftingsutgifter, berekna til kr , skal dekkast av reserverte tilleggsløyvingar. Formannskapet si handsaming: Perny Ann Nilsen FRP stilte spørsmål til siste setning i 11 Side90

91 Røysting: Samrøystes Formannskapet si tilråding frå møte : 9. Hareid kommunestyre godkjenner oppretting av Hareid Parkeringsselskap AS (HaPark AS) 10. Stiftingsdokument m/opningsbalanse, samt vedtektene vert godkjende slik dei ligg føre. 11. Ordføraren får mynde til å signere på stiftingsdokumentet og på opningsbalansen. 12. Rådmannen får mynde til å registrere føretaket i føretaksregisteret. 13. Som generalforsamling vert vald: Som styremedlem (3 6 medlemmer) vert vald: Styreleiar Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem 15. Aksjekapitalen på kr , skal dekkast av reserverte tilleggsløyvingar. 16. Stiftingsutgifter, berekna til kr , skal dekkast av reserverte tilleggsløyvingar. Utskrift til: ordførar og rådmann i Hareid kommune Utvalssak nr: Side: 2 av 4 Side91

92 Vedlegg: Nr. Namn 1 Stiftingsdokument for Hareid Parkeringsselskap AS 2 Vedtekter til Hareid Parkeringsselskap AS 3 Opningsbalanse for Hareid Parkeringsselskap AS 4 Framgangsmåte ved stiftelse av aksjeselskap udatert Samandrag av saka: I samband med arbeidet som går føre seg for å innføre betalingsparkering i Hareid, vert det naudsynt å etablere eit parkeringsselskap, for å kome vidare i prosessen. I den samanhengen ynskjer ein å etablere eit aksjeselskap. Det er knytt formelle krav til registrering av aksjeselskap og desse krava ynskjer ein å stette gjennom denne saka. Saksopplysningar: Hareid kommunestyre vedtok i sak PS 22/12 i kommunestyret, å greie ut mulegheitene for å innføre betalingsparkering i Hareid sentrum. Grunnlaget for utgreiinga er at det over tid har utvikla seg ein pressa parkeringssituasjon i Hareid sentrum. Parkeringspresset knytt til ferjesamband og hurtigbåt har over tid vorte så stort at det står i fare for å ta over delar av dei parkeringsplassane som er føresett nytta som del av private og offentlige verksemder. Særleg for handel og tenesteyting kjennest dette presset stort. Med vidare vekst i trafikken vil næringsutvikling og tettstadsfunksjonar stå i fare for å ikkje kunne fungere. Det er difor naudsynt å finne ei teneleg løysing på problemet. Ei slik løysing bør vere heilskapeleg og femne om tilliggande parkeringsareal, slik at ein ikkje berre eksporterer ytterlegare parkeringsproblem til dei andre sentrumsnære parkeringsområda. For å handtere handhevinga av parkeringsreguleringa vert det naudsynt å opprette eit føretak for dette. Og ein har konkludert med at det mest tenelege, vil vere å opprette eit aksjeselskap. For å opprette eit aksjeselskap er det naudsynt å legge fram eit stiftingsdokument med opningsbalanse, samt vedtekter for føretaket. Ein må vidare velje styre og generalforsamling, samt betale inn naudsynt aksjekapital. Kommunestyret må, mellom anna, gjere vedtak om dette. Etter den nye aksjelovgivinga er minimum storleik på aksjekapital no kr og det er ikkje lenger krav til revisor, dersom årleg omsetning ikkje overstig 5 million kroner. Men det er likevel sett krav til at ein revisor skal godkjenne at opningsbalansen er sett opp i samsvar med rekneskapsreglane. For meir detaljert skildring av framgangsmåte ved stifting av aksjeselskap vert det vist til vedlegget. Vurdering og konklusjon: Erfaringane syner at det er naudsynt med ei betre regulering av parkeringstilhøva i Hareid sentrum. Ein kjem då ikkje utanom å etablere eit kommunalt parkeringsselskap. Eit kommunalt parkeringsselskap i etableringsfasa vil ha trong for driftskapital i ein kortare eller lengre periode før drifta vert sjølvfinansierande. Dette kan til dømes løysast ved å betale inn tilstrekkeleg aksjekapital til å dekke utgiftene i oppstartsfasen, men då vil ein støyte på minst to problem. Ein veit pr. i Utvalssak nr: Side: 3 av 4 Side92

93 dag ikkje sikkert, kor mykje kapital som trengs for å dekke oppstartskostnadane og kommunen har dessutan allereie nok med å finne dekning for løpande utgifter for den øvrige tenesteproduksjonen. Ein gjer difor framlegg om å opprette aksjeselskapet med ein aksjekapital tilsvarande minimumskravet på kr Dette vil vere muleg utan at det går ut over anna tenesteproduksjon, dersom ein nyttar av reserverte tilleggsløyvingar. Vidare vil det vere muleg å bruke av aksjekapitalen ved betaling av stiftingskostnadane, men sidan aksjekapitalen vil bli enno meir marginal ved ei slik løysing, vel ein å gjere framlegg om at stiftingskostnadane vert dekt ved ei eiga løyving frå reserverte tilleggsløyvingar. Når situasjonen vert meir avklart i høve selskapet sin økonomi og kostnadsstruktur, er det ei teknisk enkel sak å auke aksjekapitalen, når det eventuelt måtte syne seg å vere naudsynt. Som nemnt kan ein klare seg utan revisor ved årsrekneskapsoppgjøra. Kravet er at omsetninga ikkje overstig 5 million kroner. Det er vanskeleg å seie om, eller når det eventuelle parkeringsselskapet si omsetning vil kome over denne grensa, men ein rår uansett til at det vert nytta revisor også ved årsoppgjeret. Det er både i Hareid kommune og i ålmenta si interesse, at selskapet si drift vert kvalitetssikra av revisor. Folkehelse konsekvensar: Ingen kjende. Miljøkonsekvensar: Ingen kjende. Økonomiske konsekvensar: Ingen kjende, men ein føreset at parkeringsselskapet, som eit minstekrav, er sjølvfinansierande. Det må likevel påreknast at kommunestyret, ved eit seinare høve og når driftsbudsjettet for parkeringsselskapet er utarbeidd, må ta stilling til korleis parkeringsselskapet sin driftskapital kan sikrast, før selskapet vert sjølvfinansierande og kan dekke dei løpande driftskostnadane. Kommunen har ut frå gjeldande budsjett ikkje frie midlar til dette. Beredskapsmessige konsekvensar: Ingen kjende. Hareid, Bent Arild Grytten rådmann Utvalssak nr: Side: 4 av 4 Side93

94 STIFTINGSDOKUMENT FOR HAREID PARKERINGSSELSKAP AS STIFTAR / AKSJETEIKNING Den bestemte fylgjande stiftar å stifte aksjeselskapet Hareid Parkeringsselskap AS: Hareid Kommune (organisasjonsnr.: ), 6060 HAREID som teikna seg for 30 aksjar. (Aksje nr. 1 til 30) AKSJEKAPITALEN Selskapets aksjekapital blei teikna med kr ,00. Det ble teikna 30 aksjar pålydande kr 1.000,-. Heile aksjekapitalen skal innbetalast innan Stiftarane skal ikkje kunne overdra teikningsrettane eller aksjar som ikkje er fullt innbetalt, utan samtykke frå styret. STIFTINGSUTGIFTER Stiftaren skal dekkje utgiftene til stiftinga. Stiftingsutgiftene utgjer: Registreringsgebyr til Føretaksregisteret kr Honorar til revisor kr Honorar til Regnskapsservice AS kr Sum stiftingsutgifter: kr BETALING FOR AKSJER Det skal betalast kr 1.000,- pr aksje. OPNINGSBALANSE Stiftarane vedtok opningsbalansen for Hareid Parkeringsselskap AS. Opningsbalansen er lagt ved og er å sjå på som ein del av stiftingsdokumentet. VEDTEKTER Stiftaren fastsette vedtektene for Hareid Parkeringsselskap AS. Vedtektene følgjer vedlagt og er å sjå på som ein del av stiftingsdokumentet. Side94

95 2(2) STYRE Følgjande styre vart vald: N.N., styrets ledar Adresse Postnr/stad Følgjande styremedlemar vart valde: XXX REVISOR BDO ble valt som selskapets revisor. REGISTRERING I FØRETAKSREGISTERET Blankett for registrering i Føretaksregisteret vart utfylt med opplysningar i tråd med stiftingsdokumentet. Tilleggsopplysningar i blanketten vart vedteke i eit etterfølgjande styremøte. UNDERSKRIFTER Underteikna stadfester med sine underskrifter Hareid Parkeringsselskap AS som stifta. Hareid, den xx.xx.2013 Sign. - - Side95

96 Vedtekter til Hareid Parkeringsselskap AS 1. Selskapet sitt namn er Hareid Parkeringsselskap AS 2. Selskapet sitt forretningskontor er i Hareid. 3. Selskapet sitt føremål er å utøve Hareid kommune sin parkeringspolitikk slik den er fastsett av Hareid kommune. Selskapet skal etablere, forvalte og drive offentleg parkering, handheving av skilta regulering og trafikkreglane sine bestemmingar om parkering og stans i Hareid kommune. Selskapet kan delta i andre selskap med liknande verksemd. Selskapet kan yte tenester til andre selskap innan tenesteområdet. 4. Selskapet sin aksjekapital er kr fordelt på 30 aksjar, fullt innbetalt og lydande på namn. 5. Selskapet sin aksje er ikkje omsetteleg. 6. I tilfelle oppløysing av selskapet skal Hareid kommune ta over selskapet sine gjeremål. Ved eventuell oppløysing skal selskapet si formue overdragast til kommunen og skal berre kunne nyttast i samsvar med selskapet sitt føremål. 7. Selskapet sitt styre skal ha frå tre til seks medlemmer. 8. Styret sin leiar og daglege leiar teiknar i fellesskap for selskapet. 9. Den ordinære generalforsamlinga skal haldast kvart år innan utgangen av juni månad. Innkalling med dagsorden skjer med skrifteleg varsel minst 8 dagar i førevegen. Ekstraordinær generalforsamling skal holdast etter aksjelova sine reglar. 10. Den ordinære generalforsamlinga skal handsame: 1. Godkjenning av styret si årsmelding og årsrekneskapen. 2. Val av styre og revisor. 3. Endring av vedtekter. 4. Andre saker som ligg til generalforsamlinga etter aksjelova å handsame. 11. Formannskapet representerer kommunen i selskapet si generalforsamling. Vedtak som får flest stemmer på generalforsamlinga vert sett på som samrøystes vedteke. 12. Styret i selskapet er gjeve mynde å fastsetje det prisnivået som til ei kvar tid skal gjelde på offentleg avgiftsparkering i Hareid kommune. Hareid, den Side96

97 OPNINGSBALANSE FOR HAREID PARKERINGSSELSKAP AS EIGEDELAR Omlaupsmidlar Krav på innskot frå aksjeeigarane kr Sum eigendelar kr EIGENKAPITAL OG GJELD Eigenkapital Aksjekapital kr Sum eigenkapital kr Sum eigenkapital og gjeld kr Hareid, den Sign. Note 1 Rekneskapsprinsippa Opningsbalansen er satt opp i samsvar med regnskapslova sine bestemmingar og god rekneskapsskikk. Side97

98 Side98

99 Side99

100 Side100

101 HAREID KOMMUNE Rådmann SAKSFRAMLEGG Saksnr. 2013/132 Løpenr. 2629/2013 Klassering F40 Sakshandsamar: Bent Arild Grytten, Rådmannen Utvalsaksnr Utval Møtedato 26/13 Levekårsutvalet /13 Formannskapet /13 Kommunestyret /13 Levekårsutvalet ETABLERING AV FELLES BARNEVERNTENESTE - SØRE SUNNMØRE / 2013/132 Tilråding frå rådmannen: 1. Hareid kommune vedtek å delta i etableringa av eit samorganisert og samlokalisert barnevern, saman med kommunane Volda, Ørsta og Ulstein. 2. Det skal utarbeidast ein vertskommuneavtale, etter kommuneloven 28b, med Volda som vertskommune 3. Vertskommunen skal tilsetje felles leiar så raskt som råd og i samarbeid med dei tre andre kommunane. Stillinga er føresett finansiert med statlege styrkingsmidlar. 4. I etableringsfasen er leiar ansvarleg for prosjekt og prosess. Styringsgruppe og arbeidsgruppe held fram arbeidet til kontoret er etablert. Ein tek sikte på 1.januar 2014, som tidspunkt for eit samorganisert, og muleg samlokalisert barnevern. Levekårsutvalet si handsaming i møte : Røysting: Samrøystes. Side101

102 Vedtak: Saka vart utsett til ekstra møte i LKU Hareid, Reidun Auflem Vik Utvalssekretær Ottar Røyset Alice Strømmegjerde Lars Erling Bjåstad Hovlid Utvalsleiar medlem medlem Formannskapet si handsaming: Røysting: Samrøystes Formannskapet si tilråding frå møte : 5. Hareid kommune vedtek å delta i etableringa av eit samorganisert og samlokalisert barnevern, saman med kommunane Volda, Ørsta og Ulstein. 6. Det skal utarbeidast ein vertskommuneavtale, etter kommuneloven 28b, med Volda som vertskommune 7. Vertskommunen skal tilsetje felles leiar så raskt som råd og i samarbeid med dei tre andre kommunane. Stillinga er føresett finansiert med statlege styrkingsmidlar. 8. I etableringsfasen er leiar ansvarleg for prosjekt og prosess. Styringsgruppe og arbeidsgruppe held fram arbeidet til kontoret er etablert. Ein tek sikte på 1.januar 2014, som tidspunkt for eit samorganisert, og muleg samlokalisert barnevern. Utskrift til: Volda kommune Ørsta kommune Ulstein kommune Utvalssak nr: Side: 2 av 11 Side102

103 Vedlegg: Nr. Namn 1 Milepælrapport Milepælrapport 2 (jan/feb 2013) 3 Milepælrapport Samandrag av saka: Kommunane Ørsta, Volda, Ulstein og Hareid har ei tid arbeidd målretta for å greie ut mulegheitene til å etablere ei felles barnevernteneste. I utgangspunktet var også kommunane Sande, Vanylven og Herøy inviterte til å ta del i samarbeidet, men desse kommunane har førebels takka nei til deltaking. Det felles utgreiingsarbeidet, som, i hovudprosjektfasen, har vore organisert gjennom eit interkommunalt prosjekt, har no levert sine rapportar og tilrådingar. Denne saka handlar om å ta stilling til om Hareid kommune ynskjer å ta del i ei eventuelt felles barnevernteneste på søre Sunnmøre. Saksopplysningar: Barneverntenestene i dei sju kommunane på Søre Sunnmøre er små og slit med kapasitetsvanskar. Det er også ei utfordring å halde eit tilfredsstillande fagleg nivå på tenestene. Ei tverrfagleg og tverrkommunal samansett gruppe arbeidde med denne problematikken over ei periode, og utarbeidde i mars 2011 ein Forprosjektrapport. Denne konkluderer med at ei etablering av ei interkommunal barnevernteneste på Søre Sunnmøre kan gi betre tenester for brukarane og betre rammevilkår for dei tilsette. Hausten 2011 vart det søkt Fylkesmannen om Skjønnstilskot til fornyings- og utviklingsprosjekt, og det vart oppretta ei prosjektleiarstilling for vidareføring av prosjektet. Stillinga vart utlyst med søknadsfrist i januar 2012, og prosjektleiar var på plass 1.april Ulstein kommune har vore vertskommune for prosjektet, som går fram til 1.april Kommunestyra i Hareid, Ulstein, Ørsta og Volda fatta vedtak om å slutte seg til prosjektet, i tråd med dei føringane som låg i forprosjektrapporten. Kommunestyret i Herøy vedtok å ikkje vere med i den vidare prosessen, hovudsakleg fordi dei nyleg hadde vedteke ei omorganisering og oppretta ei ny kommunal avdeling for barn, familie og helse. Dei var likevel interessert i å få utgreidd samarbeid om tiltaksapparat og spisskompetanse, og vil ta endeleg stilling til eventuell deltaking i eit interkommunalt barnevernssamarbeid når økonomiske, organisatoriske og faglege forhold ved ein slik samarbeidsmodell er utgreidd (sitat frå K-sak 121/11). Sande og Vanylven kommune fatta likelydande vedtak, om at dei vel å ikkje delta i det interkommunale samarbeidet om barnevern, med eitt barnevernskontor for Søre Sunnmøre. Også dei ønska å få utgreidd samarbeid om tiltaksapparat og spisskompetanse, og tek endeleg stilling til eventuell deltaking når økonomiske, organisatoriske og faglege forhold ved ein slik samarbeidsmodell er utgreidd (sitat frå K-sak 2012/544 Vanylven; 2011/572 Sande). Målsettingar og framdrift i prosjektet: Fylgjande overordna målsettingar har stått sentralt i prosjektarbeidet: Å etablere eit robust og kompetent barnevern, som i størst mogeleg grad sikrar at barn og unge som lever under forhold som kan skade deira helse og Utvalssak nr: Side: 3 av 11 Side103

104 utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid (jfr. Lov om Barneverntenester 1-1) Å etablere ei robust regional barnevernteneste, som samstundes er solid lokalt forankra, og som har nær kontakt med andre kommunale tenester som arbeider med barn og unge Ved oppstarten av prosjektet vart det utarbeidd eit prosjektdirektiv som delte inn arbeidet og framdrifta i 3 fasar: Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fokus og innhald Periode Oppsummering/rapportering Fokus på faglege tilhøve April - -Fellesseminar 25.og 26.sept September -Styringsgruppemøte 27.sept. -Milepælrapport 10.okt Fokus på administrative og strukturelle tilhøve Oktober - Januar Avslutningsfase Februar - Mars -Milepælrapport 30.jan. -Sluttrapport 30.mars -Saksframlegg for kommunestyra Rådmannsgruppa har fungert som styringsgruppe for prosjektet: Wenche Solheim (Ørsta), Bent Arild Grytten (Hareid), Einar Vik Arset (Ulstein) og Rune Sjurgard (Volda). Barnevernleiarane har fungert som prosjektgruppe: May Grunn Haddal Ertesvåg (Hareid), Ann Reidun Vik (Ulstein), Aina Øyehaug Opsvik (Volda) og Kyrre Grimstad (Ørsta). Referansepersonar som har vore trekt inn i prosjektet: Tidlegare rådmann i Ulstein kommune og leiar av forprosjektgruppa, Hans Jakob Sandanger, og kommunalsjef for helse og omsorg i Ulstein kommune, Marit Botnen. Arbeidsmetodane i prosjektet er vald ut i frå ei haldning om at store organisasjonsendringar og omstillingsprosessar medfører konsekvensar på både eit fagleg, strukturelt og menneskeleg nivå. For å sikre at endringane har legitimitet og støtte, er det viktig at dei som til dagleg kjenner kvar skoen trykkar og som blir mest påverka av endringane, har forståing og innsikt, men også høve til å påverke utviklinga og resultata. Prosjektgruppa (barnevernleiarane) og dei tilsette i barneverntenestene har derfor vore aktive og medverkande i prosessane. Ein har søkt å motivere dei tilsette til å halde fokus på kva som vil vere den beste løysinga for barnevernet i våre kommunar, mest mogeleg uavhengig av om ein sjølv arbeider der eller ikkje. Dette er sjølvsagt vanskeleg, mest av alt fordi det er eins eigen arbeidsplass og arbeidssituasjon det handlar om. Og uansett kva val ein gjer, må nokon leve med at deira ønske og vurderingar ikkje vert vurdert som dei mest tenelege. Men det at alle har vore involverte, vore med i drøftingar og analysar om ulike løysingar, og at argumentasjonen og konklusjonane er basert på saklege vurderingar, bidreg vonleg til at ein lettare kan akseptere dei konklusjonane som vert trekte. Då kan ein også vere ueinige, men likevel respektere at ein ser ulikt på eit saksforhold. Forprosjektrapporten, prosjektdirektivet, samt milepælrapportane frå kvar fase, er tilgjengelege på kommunane sine heimesider. Det vil bli utarbeidd ein samla prosjektrapport som også vert lagt ut. Utvalssak nr: Side: 4 av 11 Side104

105 Vurdering og konklusjon: Oppsummeringar og konklusjonar frå fase 1 Milepælrapporten frå oktober 2012 oppsummerer dei faglege sidene ved barneverntenestene pr. i dag, og kva gevinstar ein kan oppnå ved å etablere ei samla interkommunal barnevernteneste for kommunane Hareid, Ulstein, Volda og Ørsta. Rapporten konkluderer slik: I dag nyttar barneverntenestene i våre kommunar seg i stor grad av såkalla kompenserande hjelpetiltak, mest fordi ein er for små til å bygge opp endringsfokuserte og meir spesialiserte tiltak. Einingane er også for små til å sikre eit tilfredsstillande fagleg utviklande arbeidsmiljø for dei tilsette. Med ei samla teneste vil ein kunne utnytte fagkompetansen betre, til dømes ved å etablere meir spesialiserte team og utvikle gode hjelpetiltak. Ein vil ha ressursar til å kunne utvikle spisskompetanse, utarbeide ein koordinert kompetanseplan, og spele på ulike kvalifikasjonar og interessefelt blant dei tilsette. Frå ein fagleg ståstad synest dagens kommunegrenser som ei for trong ramme for å kunne yte spesialiserte tenester, men også for å kunne gi eit likeverdig tenestetilbod til alle born og familiar. Dessutan kan ei interkommunal teneste gi ein viss rasjonaliseringsgevinst, særleg på det administrative nivået, der vi no har fire leiarar for fire organisasjonar, som i stor grad utfører dei same oppgåvene kvar for seg. I lys av desse perspektiva blir ei interkommunal barnevernteneste særleg interessant: her må hovuddrivkrafta vere å utvikle ei meir profesjonell, kompetent og fagleg oppdatert teneste, der habilitet og eit større fagmiljø vil verte sentrale gevinstar. Noko oppsummert kan ein seie at det frå ein fagleg ståstad særleg er to forhold som talar for etablering av ei interkommunal barnevernteneste i vår region: 1) Omsynet til nye krav og arbeidsmåtar for å kunne tilby brukarane betre og meir likeverdige tenester, og 2) Omsynet til dei tilsette, som fagpersonar, men også på eit menneskeleg plan, der ein er tilknytt eit større, meir profesjonelt og robust fagmiljø enn i dag. Oppsummeringar og konklusjonar frå fase 2: Dei fagtilsette har uttrykt bekymring for store geografiske avstandar ved ei samanslåing, og at dette kan gi negative konsekvensar for samarbeidet med andre kommunale aktørar og instansar. Lokalisering og tilgjenge har difor stått sentralt i drøftingane om kva organisasjonsmodell som kan vere den mest hensiktsmessige. Her har ein søkt å finne ein balanse mellom fordelane ved å samle heile fagmiljøet på ein stad, opp mot verdien av desentraliserte kontorløysingar. Men det er viktig å vere bevisst at fysisk nærleik til samarbeidspartar i seg sjølv ikkje fører til eit godt samarbeid. Nærleik til samarbeidspartar kan heller ikkje kompensere for dei manglande hjelpetiltaka, som i dag er den største svakheita i barneverntenestene våre. Etter ei samanslåing må det utarbeidast nye strukturar og rutinar for samhandling mellom barnevernet og sentrale samarbeidspartnarar, som til dømes helsestasjonane, PPT, skulane og barnehagane. Også i dag går dette arbeidet føre seg i faste møter, der også dei involverte familiane (med få unntak) deltek. Utvalssak nr: Side: 5 av 11 Side105

106 På det generelle førebyggande feltet tyder mykje på at det er behov for å gjerne nokre rolleavklaringar med andre instansar som arbeider med barn og unge. Ein bør difor satse på å arrangere fleire felles fagdagar med andre instansar, der ulike kryssande problemstillingar og tema vert sett på dagsorden. Ein kan også merke seg at samarbeidet med Barne- og ungdomspsykiatrien (BUP), det statlege barnevernet (BUF-etat) og andre instansar på 2.linjenivå, ikkje har vore analysert noko nærmare i denne prosessen. Dette er instansar som er lokalisert ulike stader i regionen, og som dekkjer fleire kommunar enn dei fire som er inne i dette prosjektet. Samarbeidet med desse kan difor halde fram som før, også etter ei eventuell samanslåing av barneverntenestene. Ein har heller ikkje i denne prosessen analysert spørsmål knytt til meir interne forhold i ein eventuell ny organisasjon: Disponering av personalet og dei faglege ressursane, utnytting og vidareutvikling av eksisterande kompetanse, kva type hjelpetiltak ein skal prioritere og satse på, etablering av nye rutinar for samarbeid, og rolleavklaringar med andre instansar, må vente til endelege politiske vedtak er fatta og ein eventuell ny barnevernleiar er på plass vonleg i løpet av hausten Dei reelle alternativa for organisering, som har vore drøfta blant dei tilsette og i styringsgruppa, er fylgjande: 1) Ei samorganisering som også inneber ei samlokalisering, med alt personale samla i eitt felles kontor eller 2) Ei samorganisering, med eitt hovudkontor, men med to avdelingar (til dømes ei avdeling på kvar side av Eiksund-tunellen). Vi har sett nærmare på desse alternativa, og kva konsekvensar dei vil kunne ha for brukarane, dei tilsette i tenesta, og for rammene for samarbeid med andre kommunale samarbeidspartnarar. Fylgjande konklusjon er trekt: Eit samorganisert og samlokalisert barnevern som den beste løysinga. Faglege og organisatoriske omsyn tilseier at det mest tenlege er etablering av ei samla barnevernteneste, med alle tilsette samla på eitt kontor, og med ein leiar. Dette gir det beste utgangspunktet for å bygge opp ei robust teneste, for å utnytte fagkompetansen, og for å drive rasjonelt. Eit samla barnevern kan gi betre og meir samordna tenester, kan bli ein attraktiv arbeidsplass, og vil ha potensiale for å kunne møte framtidige utfordringar. Publikum vil få eitt telefonnummer inn til barnevernet, og det vil alltid vere dekking av dei merkantile funksjonane, også i feriar og i høgtider. Det merkantile personalet vil ha oversikt over dei tilsette gjennom elektroniske kalendrar, og dei fagtilsette vil vere tilgjengelege gjennom mobiltelefonar sjølv om dei er ute i felt. I tillegg vil dei merkantile funksjonane vere der som fagpersonalet er. Eit slikt samla barnevernkontor bør vere lokalisert nokolunde midt i regionen. Her er det verdt å merke seg at Volda og Ørsta er atskilleg større når det gjeld folketal, og har eit atskilleg større omland enn dei to kommunane på Hareidlandet. Likeeins har Volda og Ørsta fleire bygder med barnefamiliar, skular og barnehagar, frå Vartdalstranda i nord til Velsvika i sør. Geografiske tilhøve tilseier derfor at ei samlokalisert barnevernteneste bør ha kontor på Volda/Ørsta-sida av Eiksundtunellen. Her synest Furene/Hovdebygda-området å vere særleg aktuelt. For både personalet og brukarane vil ei slik lokalisering gi overkomelege reiseavstandar frå dei fleste stadane i regionen. Her vil ein også vere nær Barne- og ungdomspsykiatrien (BUP-Volda), Distrikts-psykiatrisk senter (DPS), Utvalssak nr: Side: 6 av 11 Side106

107 Sunnmørsheimen / Bufetat og Høgskulen som sentrale samarbeidspartar. Det offentlege kommunikasjonstilbodet mellom kommunane vil i nær framtid bli betre utbygd, og det vil verte gratis å køyre gjennom Eiksund-tunellen frå Det må strekast under at ei slik løysing fordrar at barneverntenesta har eit lokale til disposisjon i kvar kommune, gjerne i samband med helsestasjonen eller andre etatar som arbeider med born og unge. På desse kontora må ein ha ein eller to stasjonære PC ar, ettersom dataprogrammet «Familia», som barneverntenestene nyttar, ikkje kan brukast på berbare PC ar av personvernomsyn. Den nest beste løysinga vil vere eitt barnevern, men der personalet og ulike funksjonar er fordelt på to avdelingar, ei i ytre og ei i indre distrikt. Denne løysinga vil innebere større og andre utfordringar enn om ein slår seg saman i ei samla teneste, og bør vere eit alternativ berre viss det syner seg umogleg å etablere eitt samla barnevernkontor innan rimeleg tid. Ei negativ side ved ei slik todelt løysing, er at ein risikerer å ende opp med eit «A og eit B-kontor», der «A-kontoret» vil verte der leiarteamet og leiarfunksjonane er. Ein vil heller ikkje oppnå den same «vi-kjensla» som eitt samla kontor vil kunne gi, og bygging og utvikling av ein ny og samla organisasjonskultur vil verte vanskeleg. I tillegg vil det bli større logistikkutfordringar og meir planlegging, til samlingar og intern møteverksemd. Argumentet frå fagpersonalet om at dei merkantile funksjonane bør ligge der sakshandsamarane og fagpersonalet er, talar også mot ei slik løysing. Samla sett er det derfor usikkert kva som er den reelle gevinsten ved ein todelt modell. Ved begge alternativa må lokalitetane stette fylgjande krav: Det må vere nok plass, også til utviding i framtida Alle tilsette må ha eige kontor ope kontorlandsskap vil ikkje fungere og er ikkje funksjonelt for denne verksemda Ved eitt samla barnevernskontor må ein ha minst 30 enkeltkontor, møterom, pauserom og plass til andre funksjonar Det må takast omsyn til at lokalane sikrar ein viss diskresjon for brukarane Det må takast omsyn til at lokalane sikrar tryggleiken for dei tilsette Oppsummeringar og konklusjonar frå fase 3 - Barnevernstatistikk, dimensjonering og kostnader: Det har vore ein auke år for år i behov og ressursar til barnevernet, også i våre kommunar. Auken består av fleire meldingar, fleire undersøkingar og fleire born i hjelpe- og omsorgstiltak. Barneverntenestene rapporterer at ein framleis opererar med fristoverskridingar, at det er barn som manglar tiltaksplanar, og at barn i fosterheim har manglande tilsyn og oppfølging. Alle våre barneverntenester utarbeider årsmeldingar, der situasjonen for kvar enkelt kommune kan studerast meir detaljert (årsmeldingane for 2012 er i skrivande stund ikkje ferdige). Frå dag til dag, og frå år til år, vil kostnadar og arbeidsmengde variere i denne tenesta. Kompliserte saker krev tid, krefter og økonomiske ressursar; det eine året har ein fleire saker til fylkesnemnda og/eller i rettsapparatet, for så å kunne bli avløyst av noko rolegare periodar. Til trass for dette kan vi, frå år til år, sjå klare mønstre og utviklingstrekk gjennom statistikkane og budsjettutviklinga. Ei nærmare utgreiing om denne utviklinga finn ein i milepælrapport nr 3. I dag har barneverntenestene i Hareid, Ulstein, Volda og Ørsta eit samla netto budsjett på nesten 50 millionar kroner, til drift av fire kontor, til lønsutgifter for om lag 30 tilsette, og til tiltak for vel 400 barn. Ved å etablere eitt barnevern for våre fire kommunar, må det vere ein føresetnad at ein beheld dagens ressursar, og at dei Utvalssak nr: Side: 7 av 11 Side107

108 midlane kommunane nyttar til drift per i dag vil utgjere dei økonomiske rammene for ei interkommunale teneste. Det kan i framtida vere von om framhald av den statlege satsinga på barnevernet, og at ein kan få ein ytterlegare auke i midlar i dei komande åra, både til stillingar og til utvikling av nye tiltak. Som det har vore streka under ved fleire høve, er hensikta med å etablere ei felles barnevernteneste ikkje innsparing, men heller det å skaffe eit grunnlag for å utvikle ei meir robust og fagleg godtfungerande teneste. Erfaringar frå andre interkommunale barneverntenester tilseier at etterspørselen og behova for barneverntenester vil auke etter ei samanslåing, og at dette også speglar seg i auka driftsutgifter. Likevel kan ein ikkje sjå bort i frå at ved å slå saman dagens fire barnevernkontor til ein organisasjon, vil ein kunne få ei meir kostnadseffektiv teneste, og vonleg også meir barnevernteneste for kvar krone. Nokre døme på det: Reiseutgifter: Ved fosterheimsbesøk i dag, reiser fire ulike kontor til sine fosterbarn, til dømes i Nord-Trøndelag. Med eitt barnevern kan ein, på ei og same reise, besøke fleire fosterheimar, enten barna er heimehørande i Hareid, Ulstein, Volda eller Ørsta kommune ettersom det er ei og same barnevernteneste som har ansvaret for dei. Omsorgsovertakingar: Det er von om at ei felles teneste vil kunne få ned auken i omsorgsovertakingar etter nokre års drift særleg viss ein lukkast med å etablert såkalla endringsfokuserte hjelpetiltak. Endringsfokuserte hjelpetiltak (VIT, PMTO etc.) har som mål å kome tidleg inn i risikofamiliar og styrke foreldrekompetansen, slik at foreldra sjølv kan utøve den daglege omsorga for borna på ein tilfredsstillande måte. Med slike tilnærmingsmåtar vil ein, om ikkje anna i nokre av desse familiane, kunne unngå å måtte ta over omsorga for borna. Omsorgsovertakingar er eit særleg kostnadskrevjande tiltak, på mange ulike måtar, også reint økonomisk. Advokatutgifter: Etableringa av eitt samla barnevern vil opne for at ein i større grad enn i dag kan samordne utgiftene til advokattenester, kanskje ved å tilsette eller kjøpe tenester av ein og same advokat. Barnevernvakt: Per i dag har vi ikkje barnevernvakt i regionen. Også politiet etterspør ei slik teneste. Eitt samla barnevern kan gi eit betre grunnlag for å kunne praktisere ei slik ordning, på nattetid og i helgar og høgtider. Ei barnevernvakt kan i tillegg til akutt-teneste utføre tilsynsoppdrag i heimar. Dette kan vere i ulike saker; det kan vere barn som har samvær med sine biologiske foreldre, der Fylkesnemnda har bestemt tilsyn, og det kan vere i heimar som av ulike grunnar treng hjelp og støtte, der det er viktig at nokon stikk innom eller at dei har nokon i bakhand. Tilsyn kan også fungere som eit reint kontrolltiltak frå barneverntenesta si side i nokre heimar. Det kan kanskje vere mogeleg å få til ei ordning med barnevernvakt med dei ressursane ein allereie har, men det kan også vere mogeleg å søke om statlege midlar til ei slik ordning. Kompetanseutvikling og kompetanseplanar: Ved ei samla teneste vil ein ha eit godt grunnlag for å analysere den kompetansen ein allereie har, kva ein treng og korleis ein best kan stette tenesta sine behov for kompetanse. I dag synest dette å vere noko fragmentert og tilfeldig, fordelt på fire kontor i fire kommunar. Utvalssak nr: Side: 8 av 11 Side108

109 Når det gjeld fordeling av kostnader og fordeling av utgiftene ved ei samla teneste, anbefalast følgjande modell: -Utgifter til tiltak (kostra 251- tiltak i heimen og 252 tiltak utafor heimen) vert belasta den kommunen der barnet høyrer heime/den kommunen som har ansvaret for barnet. -Administrasjonsutgifter (kostra 244) vert fordelt mellom kommunane, med ein lik dekningsdel i forhold til barnetalet 0-17 år. Når det gjeld budsjettering av ei samla teneste, anbefalast følgjande føringar og framdriftsplan: Dei økonomiske rammene for eit interkommunalt barnevern skal vere summen av det kommunane brukar i dag Føringar av utgifter til Kostra 244, 251 og 252 må verte samkøyrd mellom kommunane snarast, slik at ein får ein lik praksis allereie frå 2013 Rekneskapen for 2012 og budsjetta for 2013 utgjer grunnlaget for utarbeiding av budsjett for eit interkommunalt barnevern frå Følgjande nye utgifter må påreknast ved ei samla barnevernteneste Reiseutgifter: Fleire interkommunale tenester har erfart at driftsutgiftene har auka, og at det særleg gjeld for køyring i tenesta. Det å nytte privatbilar i tenesta er ei forholdsvis dyr løysing, medan leasing ser ut til å kunne vere ei rimelegare løysing. Våre barneverntenester leaser bilar også i dag; Ørsta 2 bilar, Ulstein 1 + at dei eig ein bil, Volda og Hareid leaser ein bil kvar. Som eit anslag kan ein gå ut frå at kvar kommune bør ha to leasingbilar kvar om ein slår seg saman. I forhold til dagens utgifter til køyring, kan eit anslag om ein samla auke på kroner i køyreutgifter vere nokolunde realistisk å gå ut ifrå. Husleigeutgifter: I tillegg vil det, ved etablering av eitt samla kontor, verte endringar i husleigeutgiftene. Per i dag er alle våre barneverntenester lokalisert i kommunale rådhus. Viss barneverntenesta flyttar ut, kan desse lokala brukast av/leigast ut til andre. På den måten vil kommunane ikkje tape desse «inntektene». Framtidige utgifter til husleige må uansett takast endeleg opp på eit seinare tidspunkt, når ein veit kva lokalar som er tilgjengelege og aktuelle. Også her kan eit noko grovt overslag tilseie at ein må rekne med ein årleg kostnad på om lag kroner for leige og drift av eit trettitals kontor, med møterom, pauserom og andre naudsynte fasilitetar. Etableringsutgifter: Det må også kalkulerast med oppstarts - og etableringsutgifter, til kontorutstyr og etablering av eit felles IKT-system. Her kan kanskje noko av dagens utstyr takast med til dei nye lokala. Heller ikkje her skal ein sjå bort i frå at ein kan få statlege styrkingsmidlar for 2014 til etablering og nyinnkjøp. Vidare framdrift: Noko av dei viktigaste erfaringane og suksessfaktorane for å lukkast med interkommunale samarbeid og samanslåingar, er at det er eit klart ønske om og ein vilje til å samarbeide, at fagpersonane ser klare fordelar for dei tenestene dei skal yte, at det er politisk vilje, at politikarane har eit godt grunnlag for å fatte endelege vedtak, og at alle detaljar og praktiske ting er på plass før oppstart. Ein har i denne prosjektprosessen søkt å vere bevisst på å arbeide med organisasjonsbygging og rammene for ein ny organisasjon, og at sjølve organisasjonsutviklinga må vente til endelege politiske vedtak er fatta i kommunane. Signala frå styresmaktene tyder på at det vil kome endringar i ansvars- og arbeidsoppgåvene mellom kommunalt og statleg barnevern i forholdsvis nær framtid. Som ein del av regjeringas «Barnevernløft» er det varsla ein auke i ressursane til Utvalssak nr: Side: 9 av 11 Side109

110 kommunalt barnevern, og at desse skal gå til stillingar, kompetansebygging, samordnings- og utviklingstiltak. I tillegg vert det truleg endringar i ansvars- og oppgåvefordelinga mellom det statlege barnevernet (BUF-etat) og kommunane, og det er grunn til å tru at kommunane vil få eit større ansvar og fleire oppgåver innan barnevernfeltet. Slik sett er dette rette tida for å ta stilling til ei omorganisering av barneverntenestene i våre kommunar, der ein med statleg hjelp kan etablere ein solid organisasjon, som er robust nok til å kunne møte framtidige utfordringar på feltet. Viss det vert positive vedtak til etablering av eitt interkommunalt barnevern for våre kommunar i kommunestyra i mars og april 2013, vil det verte utarbeidd ein eigen samarbeidsavale mellom kommunane om overgangen og drifta etter Kommunelova 28b (om administrativt samarbeid). Styringsgruppa og prosjektgruppa er samde i at Volda tek på seg vertskommuneansvaret for eitt interkommunalt barnevern for kommunane Hareid, Ulstein, Volda og Ørsta. Ein tek sikte på å lyse ut stillinga som leiar for den nye barneverntenesta i mars 2013, med tilsetjing frå 1.september 2013, og at ei interkommunale barnevernteneste kan starte opp I mellomtida må ein søke å finne eigna lokalitetar, samordne arbeidsavtalane for dei tilsette, førebu IKT-løysingar, utarbeide budsjett, samt andre administrative og praktiske tilhøve som i størst mogleg grad bør vere i orden før formell oppstart. Det er viktig å presisere at eit positivt vedtak om samanslåing ikkje vil føre til auke i kommunane sine utgifter til barnevernet for Sjølve drifta vil gå sin gang etter dei allereie vedtekne budsjetta. Om få dagar frå skrivande stund vil ein vite om ein får statlege styrkingsmidlar til stillingar for Desse vil eventuelt gå til styrking av tenesta og til konkrete førebuingar av etablering av ei interkommunal barnevernteneste, med mål om formell start frå januar Folkehelse konsekvensar: Ei styrking av kapasiteten og kompetansen til dei lokale barneverna, kan ha stor positiv verknad på folkehelsa. Men dette er ikkje lett å måle, ikkje minst fordi slike effektar, i positiv eller negativ retning, har ein tendens til å manifestere seg over ein lang tidshorisont. Miljøkonsekvensar: Ingen kjende. Økonomiske konsekvensar: Ingen i 2013, då det er føresett at statelege styrkingsmidlar kan nyttast i Ein legg til grunn at kommunane sin eksisterande samla ressursbruk skal gi rammer for driftsbudsjettet til ei eventuell felles barnevernteneste. Det er lokevel verdt å merke seg at ressursbruken i barnevernet har auka sterkt i dei seinare åra og at det ikkje er lett å seie noko sikkert om kor vidt denne trenden vil fortsette. Vidare skal ein merke seg at tiltaket sitt hovudføremål er å styrke barneverntenesta, med målsetting om å betre levekåra for barn og unge, samt familiane deira. Tiltaket er ikkje økonomisk motivert, men kan likevel i neste omgong, vise seg å få positive økonomiske verknader på andre kommunale tenesteområde. Det er på kort sikt ikkje muleg å seie noko sikkert om dette. Men ein skal merke seg at ressursbruken i barnevernet i Hareid er lågt, både samanlikna med dei andre kommunane på søre Sunnmøre og Utvalssak nr: Side: 10 av 11 Side110

111 også i landsperspektiv. Ein må pårekne at Hareid kommune må legge seg på same nivå som dei andre kommunane i samarbeidet. Beredskapsmessige konsekvensar: Ingen kjende. Hareid, Bent Arild Grytten rådmann Utvalssak nr: Side: 11 av 11 Side111

112 Prosjekt Samanslutning av barnevern på Søre Sunnmøre MILEPÆLRAPPORT PR OKTOBER 2012 Ifølge prosjektdirektivet er framdrifta av det interkommunale barnevernprosjektet delt inn i 3 fasar slik: Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fokus og innhald Periode Oppsummering/rapportering Fokus på faglege tilhøve April - -Fellesseminar 25.og 26.sept September -Styringsgruppemøte 27.sept. -Milepælrapport 10.okt Fokus på administrative og Oktober - -Milepælrapport 30.jan. strukturelle tilhøve Januar Avslutningsfase Februar - Mars -Sluttrapport 30.mars -Saksframlegg for kommunestyra Denne rapporten er ei oppsummering av første fase, der fokus har vore retta mot faglege tilhøve i barneverntenestene i Hareid, Ulstein, Volda og Ørsta. Kva standardar ein set for eit kvalitativt godt barnevern, kva (hjelpe)tiltak ein har per i dag, kva som manglar for å kunne yte gode tenester, og kva ein fagleg sett har å vinne på ei etablering av eit interkommunalt barnevern, har vore sentrale problemstillingar. Aktiviteten i fase 1 har i hovedsak bestått av 1) å innhente erfaringar og informasjon frå andre interkommunale barneverntenester 2) å innhente informasjon om det faglege tilbodet ved barneverntenestene i Hareid, Ulstein, Volda og Ørsta per idag 3) å sjå på sterke og svake sider ved noverande organisering, med betydning for det faglege tilbodet 4) å oppsummere og ta stilling til hovudproblemstillinga, om ei interkommunal løysing kan gi betre tenester og faglege gevinstar for bareneverntenestene i dei fire involverte kommunane Prosjektgruppa (barnevernleiarane) og dei tilsette i barneverntenestene har vore aktive og medverkande i prosessane, og interkommunale arbeidsgrupper av fagpersonalet har drøfta nokre sentrale tema (barnevernet si rolle på det førebyggande feltet, barnevernet si rolle i det tverrfaglege arbeidet, fordelar og ulemper ved å arbeide som generalist eller spesialist, samt tilgangen ein har på hjelpetiltak, jfr Lov om Barneverntenester 4.4.). Konsekvensar for det tverrfaglege samarbeidet og samhandlinga med andre tenester som arbeider med barn 1 Side112

113 og unge, har hatt ein sentral plass i drøftingane. Dette er eit viktig aspekt ved det barnevernfaglege arbeidet generelt, og mange av dei tilsette er svært opptekne av dette i diskusjonane om etablering av ei interkommunal teneste. Eit to dagars seminar for alle tilsette gjekk føre seg den 25. og 26.september. Oppsummeringar frå dette vart presentert og diskutert på eit møte mellom barnevernleiarane, prosjektleiar og styringsgruppa den 27.september. Rapporten vil ta føre seg sentrale konklusjonar frå desse dagane. Arbeidsmetodane i denne først fasa av prosjektet er vald ut i frå ei haldning om at store organisasjonsendringar og omstillingsprosessar gir konsekvensar på både fagleg, strukturelt og menneskeleg nivå. Slike omstillingsprosessar som dette prosjektet legg opp til, er so krevjande, på så mange plan, at her kan fort ei lita tue velte eit stort lass. For å sikre at endringane har legitimitet og støtte, er det viktig at dei som til dagleg kjenner kvar skoen trykkar og som blir mest påverka av endringane, har forståing og innsikt, men også høve til å påverke utviklinga og resultata. Den viktigaste erfaringa og suksessfaktoren for å lukkast med ei interkommunal løysing, synes å vere at det er eit klart ønske om og ein vilje til å samarbeide, at fagpersonane ser klare fordelar for dei tenestene dei skal yte, at det er politisk vilje, at politikarane har eit godt beslutningsgrunnlag før endeleg vedtak blir fatta, og at alle detaljar og praktiske ting er på plass før samanslåing og oppstart. Perioden vi no har bak oss kan sjåast som ei utdjuping av det arbeidet og dei konklusjonane ein finn i forprosjektrapporten. Det faglege fokuset, diskusjonane og analysane som har gått føre seg fram til no, vil på si side utgjere eit sentralt fundament for dei vidare drøftingane i fase 2, knytt til organisering, geografi, økonomi og andre strukturelle tilhøve ved ei framtidig interkommunal barnevernteneste i regionen. Info og erfaringar frå andre interkommunale barneverntenester Pr tok 136 av 430 kommunar del i ulike formar for interkommunale barneverntjenester. Ved utgangen av 2011 hadde talet auka til 161, eller vel 37 prosent av alle kommunane i landet. Fleire kommunar er per dags dato i oppstarts- og utgreiingsfasar. Det er særleg små, og dermed sårbare fagmiljø som slår seg saman, men også større kommunar ønskjer samanslåing, og då for å utvikle ei meir robust og profesjonell barnevernteneste. Nokre barnevern (nesten 6 prosent) er organisert som ein del av NAV. Eit av mange kjenneteikn ved interkommunale barneverntenester, er at dei, på lik linje med mange norske kommunar, er svært ulikt organiserte. Nokre av dei har halde på nokre år no, og har gjort seg ulike erfaringar på både godt og vondt. Desse erfaringane kan vi trekke vekslar på, og vi har i tillegg oppmoda KS om å arrangere ein nasjonal erfaringskonferanse om interkommunale barnevern så snart som råd. KS er sentral i å påverke utviklinga av barneverntenestene rundt om i landet, og har etablert eit fagleg utviklings- og 2 Side113

114 effektiviseringsnettverk for etablerte interkommunale barneverntenester i Midt-Noreg. Fleire interkommunale barnevern i Møre og Romsdal deltek i dette nettverket. I von om å unngå å gjere fundamentale feil, har også vi søkt å trekke vekslar på andre sine erfaringar. Dette gjeld både faglege, organisatorisk og meir administrative sider ved etablering av interkommunale barnevern. Som eit lekk i dette har vi hatt kontakt med fleire av dei, og vi har vore på nokre synfaringar og ekskursjonar. I juni hadde vi besøk av Storfjorden Interkommunale Barnevern, som presenterte sine erfaringar for alle tilsette i våre kommunar. Vidare har prosjektleiar og prosjektgruppa (barnevernleiarane) vore på ekskursjon til Ålesund og Molde, medan prosjektleiar har besøkt Kristiansund, samt Stjørdal (Værnesregionen) og Namsos (Midtre Namdal Samkommune). Utover dette har ein hatt telefonkontakt med både dei som har lukkast og dei som ikkje har lukkast i sine forsøk på å etablere interkommunale barneverntenester. Fylgjande oppsummering gir eit bilde av organiseringa og dimensjoneringa på nokre av dei vi har hatt kontakt med: Storfjorden (2010) Ålesund barnevern barnevern Kommunar Plassering/ organisering Fagstillingar Skodje,Ørskog, Skodje er vertskommune. 7-8 Stordal, Nordal Fast kontor på Skodje, ikkje i dei andre Ålesund.To bydelar og to avdelingar Molde (2006) Molde, Midsund og Aukra(Ruhr). (Vestnes og Gjemnes kan kome inn) Værnes regionen Stjørdal, Frosta, Meråker, Selbu og Tydal Barneverntjenesten MidtreNamdal Samkommune (2004) Kristiansund (2007) Barneverntenetsta Ytre Helgeland (2009) i i Namsos, Overhalla, Namdalseid, Fosnes, Flatanger Kristiansund (Frei) og Averøy Herøy, Alstahaug, Leirfjord, Dønna og Træna kommunane Ny omorganisering og mogeleg samanslåing er på gang Molde er vertskommune. Fast kontor og oppmøte der for alle tilsette Stjørdal er vertskommune med hovudkontor Bemanna kontor i alle kommunar kvar dag Kontor i Namsos (Familiens Hus), starta med distriktskontor, men har gått bort frå det Kristiansund er vertskommune med hovudkontor. Leirfjord er vertskommune Kontordagar i alle kommunar, personalet har oppmøte der dei var tilknytt før samanslåinga Side114

115 Når det gjeld dimensjoneringa/ talet på fagstillingar, er det, som vi kan sjå, store variasjonar mellom desse. Den minste tenesta, Storfjorden barnevern, har totalt 7-8 stillingsheimlar, medan den største, Kristiansund, har 22. Barneverntenesta i Ålesund, med sine stillingsheimlar, kan ikkje omtalast som interkommunal i tradisjonell forstand, men er organisert i to avdelingar innan same kommune. Ålesund er likevel interessant på grunn av størrelsen og måten dei har organisert personalet og tenestene på (her er det truleg ny omorganisering på gang). Alle desse interkommunale tenestene har organisert seg og utfører den daglege verksemda på ulike måtar, også med tanke på lokalitetar og tilgjenge. Dei fleste av dei har imidlertid eit større regionsenter (Molde, Kristiansund, Namsos, Stjørdal), der det har vore naturleg å plassere eit hovudkontor for den interkommunale barneverntenesta. Slik er det ikkje hos oss, der vi skal samordne ei teneste for fire bortimot like kommunar. Dette kan i seg sjølv bli ei utfordring når ein skal ta stilling til korleis eit interkommunalt barnevern kan organiserast og lokaliserast i vår region. Fleire av dei etablerte interkommunale barneverntenestene har erfart at mindre kommunar, som i utgangspunktet ikkje blei med i ordninga, likevel har slutta seg til etter nokre år. Dei samla faglege erfaringane går ut på at dei har fått meir robuste tenester, at arbeidssituasjonen er forbetra for personalet, at dei kan yte betre og meir spesialiserte tenester, at tenestetilbodet har blitt meir likt for brukarane, og at rettstryggleiken dermed er forbetra for barna i regionen. Men vi har også fått presentert utfordringar, særleg i forhold til dei som har atskillig større geografiske avstandar å dekke enn kva tilfellet er i våre kommunar. Desse aspekta vil vi ta med oss i det vidare arbeidet, i drøftingane om organisering, korleis vi kan sikre eit godt samarbeid med andre kommunale instansar som har med barn og unge å gjere, men også når vi kjem dit at økonomiske konsekvensar ved ei interkommunal teneste skal utgreiast. Status i våre kommunar I kommunane Hareid, Ulstein, Volda og Ørsta har det, som i landet elles, år for år vore ein forholdsvis stor auke i barnevernssektoren. Auken omfattar talet på meldingar, i hjelpe- og omsorgstiltak, i talet på tilsette, og i utgifter (SSb.no / KS ). Barnevernet er i dag organisert på statleg, regionalt og kommunalt nivå, og ein stad mellom 5 og 7 % av alle barn er registrerte med behov for barneverntenester. 1 SSB.no Barnevernstatistikk KS.no (Kommunesektorens Organisasjon): Rekordstor Aktivitet i Barnevernet Fortsatt høy Aktivitet i Barnevernet Side115

116 Kommunebarometret (Kommunal rapport) hevdar at barneverntenestene i ein ideell kommune har fylgjande kjenneteikn: - få saker som vert liggande (få fristoverskridingar) - tilstrekkeleg med fagstillingar - ein høg andel barn som har fått utarbeidd plan - låge driftsutgifter per barn - har system for brukarundersøkingar Ut frå Kostra-tala for 2011 har KS rangert dei 430 kommunane i landet med utgangspunkt i desse kriteria. Her hamnar våre kommunar forholdsvis langt ned på lista: Volda på 272 plass, Ørsta på 345 plass, Ulstein på 412 plass og Hareid på 413-plass. Det er likevel verdt å merke seg at når det gjeld registrering og statistikk, kan det vere usikre tal og svakheiter, særleg på grunn av variasjon og ulikskap i kommunane sin måte å registrere på. Det sikraste målenivået kan derfor vere å ta utgangspunkt i talet på barn som er registrert i barneverntenesta. Men også her vil det vere variasjonar, mellom anna fordi terskelen for kva problem som utløyser barneverntenester, kan variere mellom ulike kontor og kommunar. Ei interkommunal teneste kan på si side bidra til å rydde opp i slike tilhøve, også her hos oss. Fleire av dei vi har hatt kontakt med, har understreka dette som eit viktig og nyttig arbeid i oppryddings- og startfasen av ei interkommunal teneste. Når det gjeld forholdet mellom fagstillingar og talet på saker, var situasjonen slik i våre kommunar per august 2012: Talet på barn/ registrerte saker Fagstillingar årsverk (inkl.leiarane) Hareid 89 4,4 Ulstein 87 6,0 Volda 100 6,8 Ørsta 115 7,4 Totalt ,6 Ved å etablere eit interkommunalt barnevern for våre kommunar, vil ein med dagens dimensjonering kunne få ei teneste med om lag 25 fagstillingar. Dette vil kunne gi eit anna utgangspunkt og ein heilt annleis organisasjon enn å drive verksemda innafor fire forholdsvis små kontor slik som i dag. Vi vil då kunne samanlikne oss med og trekke vekslar på erfaringane frå dei som er omtrent likt dimensjonert (Ålesund, Værnesregionen, Molde og Kristiansund). Frå fleire av desse ligg det føre skriftlege evalueringar og rapportar som vi kan nytte i den vidare planlegginga og i ein framtidig gjennomføringsfase. 5 Side116

117 Viss ein ser på talet på saker og på fagstillingar, og ser bort ifrå dei fire leiarane, som (noko uformelt vedteken i kommunane) ikkje skal drive sakshandsaming, kan vi gå ut ifrå at kvar fagtilsett vil få ansvar for om lag 20 saker. Dette ligg nokolunde på gjennomsnittet på landsbasis, men seier likevel ikkje så mykje om arbeidsbelastninga på kvar tilsett. Her er det slik at nokre saker krev meir arbeid og innsats enn andre, men oversikta gir likevel ein peikepinn på dimensjoneringa av tenestene per i dag. Som vi kan sjå, så har til dømes barneverntenesta i Hareid om lag like mange saker som Ulstein, men er atskilleg lågare dimensjonert med stillingar. Likeeins har Hareid, Ulstein og Ørsta har ei ekstra stilling kvar for 2012 gjennom statlege styrkingsmidlar. Her har regjeringa, som ein lekk i det såkalla Barnevernløftet, foreslått ei ytterlegare styrking av barneverntenestene med 270 nye stillingar for Når det gjeld normer for fagmiljø og høvet til spesialisering blant personalet i interkommunale tenester, hevder NIVI ( ) at det er grunnlag for å peike på to viktige normer for dimensjonering: 1) Interkommunale barneverntenester med mindre enn 5-6 årsverk vil vere sårbare og lite robuste i forhold til faglege krav til tenesta 2) Ei heilskapleg teneste med høve til fagleg spesialisering, og som tilfredsstillar kriterier for også å vere geografisk funksjonell, tilseier regionalt oppbygde tenester med minimum årsverk. Ut frå dette kan vi derfor konkludere, at når det gjeld størrelse og dimensjonering, vil vi med dagens personalressursar kunne ha ha eit tilfredsstillande grunnlag for å etablere ei interkommunal barnevernteneste i våre fire kommunar. Viss løysinga derimot blir ei todelt løysing, slik det er opna for i forprosjektrapporten, er det høgst usikkert kva ein har å vinne på det. Sterke og svake sider ved noverande organisering I arbeidsprosessen fram til no har vi hatt hovudfokus på hjelpetiltakssida, der barneverntenesta har eit særleg stort ansvar for å søke å motverke omsorgsovertakingar (bvl 4.4). Vi har sett nærmare på følgjande spørsmål: Kva har vi i dag? Kva manglar vi? Er det eit sprik mellom det vi har og det vi meiner må til for å kunne utføre eit tilfredsstillande barnevernfagleg arbeid? 2 NIVI-rapport 2010:1: Fylkesinitiativ for økt samarbeid om barnevern i Sør-Trøndelag (Langset og Vinsand) 6 Side117

118 Sentrale kjenneteikn ved tenestene per i dag I dag er våre fire barneverntenester ulikt organisert: Barneverntenesta i Hareid er ein del av NAV, i Ulstein ein del av avdeling for Helse- omsorg, i Volda og Ørsta er den organisert som ei eiga avdeling under rådmannen (her er det endringar på gang i Volda). Alle fire kontora jobbar etter generalistmodellen, dvs at alle sakshandsamarane arbeider med alle fasane i ei sak, frå melding, via tiltak, til oppfølging. Det er ikkje etablerte spesielle arbeidsmetodar eller nokon særskilt fagleg ideologi ved nokon av kontora, men det kan nemnast at Volda og Ørsta har ein intensjon om å nytte den såkalla Startmøte/Nettverksmøte-modellen ved nye meldingar, men at dei i praksis ikkje klarer å prioritere denne tilnærminga ut frå ressurssituasjonen. Alle stillingane i våre kommunar er besatt av personale med fagkompetanse, dvs barnevernpedagogar og sosionomar. Ørsta har i tillegg ein miljøarbeidar med lærarutdanning. Fleire av dei tilsette har vidareutdanningar og spesialkompetanse, og der enkelte har lang fartstid og mykje erfaring, er andre relativt nyutdanna. Ingen av kontora har rekrutteringsvanskar noko som skuldast at Høgskulen i Volda utdannar både barnevernpedagogar, sosionomar og andre pedagogar. Når det gjeld kapasiteten, uttrykker dei tilsette at dei ikkje rekk over det dei har ansvar for, og at dei driv med mykje brannslokkingsarbeid. Dette inneber at dei opplever å ikkje kunne utnytte den fagkompetansen som dei allereie har i organisasjonen, dei klarer ikkje å gi fagleg tilfredsstillande tilbod til brukarane, og har liten og ingen kapasitet til å arbeide førebyggande. Sentrale tema som har vore drøfta i grupper Eit av formåla med å sette saman arbeidsgrupper har vore at dei tilsette skulle bli kjende med kvarandre på tvers av kommunane. Eit anna formål har vore å få til ei drøfting og ei bevisstgjering kring sentrale tema med fagleg relevans for eit interkommunalt barnevern. I det fylgjande skal vi sjå litt kort på desse, men det må understrekast at alle desse bør løftast og drøftast som tema på felles framtidige fagdagar internt i barneverntenesta, men også i samarbeid med andre som arbeider med barn og unge. Barnevernet si rolle på det førebyggande feltet Både i lovverket (bvl 3) og i den offentlege debatten kan ein få inntrykk av at barnevernet har eit stort og omfattande ansvar på det førebyggande feltet. Her kan det også oppstå forvirring og usikkerheit om kva ein eigentleg legg i førebyggingsomgrepet, men også kvar grensene skal gå for barneverntenesta sitt ansvar på dette feltet. Barnevernet har eit ansvar 7 Side118

119 for å drive førebyggande verksemd, overfor enkeltbarn, men også i høve dei generelle oppvekstvilkåra i kommunen. Men i tillegg har også fleire andre kommunale instansar ansvar og påverknad på barn sine oppvekst- og utviklingsvilkår. I desse spørsmåla kan det vere relevant å diskutere om det vil vere formålstenleg å gå opp nokre grenseoppgangar, gjere nokre prioriteringar og skissere nokre avgrensingar i barnevernets ansvars- og arbeidsområde. Som ei rettesnor kan vi ta utgangspunkt i at vi gjerne snakkar om førebygging på tre nivå: 1) På primærnivå (retta mot alle/store grupper) 2) På sekundærnivå (mot spesielle/sårbare grupper) 3) På tertiærnivå (mot enkeltindivid). I alle kommunar har vi helsestasjonar, skulehelseteneste, barnehagar og skular. Alle desse instansane ser og er i kontakt med nesten alle barn. Ei teneste som PPT vil sjå nokre få av desse, medan barneverntenesta vil kome i kontakt med endå færre (5-7 %). I praksis er barneverntenesta si førebyggande verksemd hovudsakleg retta mot enkeltindivid/enkeltfamiliar, på eit meir kurativt, eller på tertiærnivå. Her er målet å førebygge at allereie eksisterande problem veks seg større, og det er ei hovudoppgåve å førebygge omsorgsovertakingar, som det mest drastiske og inngripande tiltaket ein rår over. Arbeidsgruppene trekte fram at ein i våre kommunar har liten kapasitet til å arbeide mot større grupper eller å drive generelt førebyggande arbeid, for eksempel i form av opplysningsverksemd, på skular, i barnehagar eller på andre arenaer. Det blei tatt til orde for at primær og sekundærnivået bør vere eit ansvar for alle etatar som arbeider med barn og unge, at barnevernet bør vere ein sentral medspelar, men ikkje ha hovudansvaret i dette arbeidet. Ein stilte vidare spørsmål ved om barnevernet skal ha ein oppdragende og opplysande rolle overfor andre kommunale instansar, og korleis denne eventuelt skal utøvast. Sjølv om ein her ikkje kunne peike på noko løysing, gjekk noko av konklusjonane ut på at det er eit behov for å gjere nokre avgrensingar og for å utvikle system for koordinering av det førebyggande arbeidet. I dag er dette for fragmentert, det er i liten grad definert kven som har ansvar for kva, og det er for mange lukka system som driv førebyggande verksemd kvar for seg. Barnevernet si rolle i tverrfagleg arbeid Barnevernet er avhengig av eit velfungerande samarbeid med mange andre etatar. Det føregår i dag eit utstrakt samarbeid med ulike tenester, både på individ og systemnivå, i enkeltsaker, men også meir generelt. Gjennom gruppeframlegga kom det likevel fram at det er variasjonar i korleis dette fungerer i våre kommunar. Til dømes kan eitt kontor oppleve at 8 Side119

120 samarbeidet med helsestasjonen fungerer betre enn med PPT, mens andre har omvendte erfaringar. Også på dette feltet må erfaringar oppsummerast og evaluerast, og roller og ansvarsområder må avklarast. Alle våre fire kontor har fast samarbeid med både politi, asylmottak, flyktningkontor, helsestasjonane, BUP, skulane, Nav, psykiatrien, helsetenesta, PPT m.fl.. Det vart gitt uttrykk for at det i dag er for mange fora og for mange møter, samarbeidet er for fragmentert, for lite strukturert og det er mykje ulik praksis. Sjølv om ein heller ikkje her kom fram til noko endeleg løysing, konkluderte ein med at gode samarbeidsforhold ikkje kjem av seg sjølv, dette er noko ein kontinunerleg må arbeide med uansett korleis barneverntenesta er organisert. Det bør også vere eit overordna mål om at slikt samarbeid skal fungere på systemnivå og minst mogeleg vere personavhengig. Å jobbe som generalist eller spesialist Det kurative arbeidet i barneverntenesta består av tre fasar; Den første er mottak av melding, med påfølgande undersøking, den andre består av å sette i verk tiltak, mens den tredje består av oppfølging og evaluering. Kvar for seg og saman er desse regulerte av barnevernlova, juridisk og forvaltningsmessig. Det er gitt tidsfristar for kvar fase, og styresmaktene har til ein viss grad også søkt å kvalitetssikre arbeidet som vert utført undervegs. Nokre av dei interkommunale barnevertenestene, men også større barneverntenester, har funne det formålstenleg å dele opp personalet i team, til dømes i mottak og undersøkelsesteam, i tiltaks- og i oppfølgingsteam. Gruppene diskuterte fordelar og ulemper ved begge modellane, men utan at ein kom fram til nokon eintydig konklusjon om kva som var å føretrekke. Dette er spørsmål som vi også vil arbeide meir med i neste fase av prosjektet, når organisering og lokalisering av ei interkommunale teneste skal fokuserast. I dag arbeider alle våre kommunar etter generalistmodellen, og berre eit lite fåtal av dei tilsette har erfaringar frå andre kontor der ein har jobba meir spesialisert. Nokre av våre tilsette uttrykte eit klart ønske om å jobbe spesialisert, mens andre såg fleire fordelar med å jobbe slik ein gjer no. Også dette må ein i eit framtidig interkommunalt barnevern ta stilling til, og det finnes det kunnskap og erfaringar frå andre som ein kan hauste av. Barneverntenesta og hjelpetiltak Kva meiner vi er ei fagleg godt fungerande barnevernteneste når det gjeld hjelpetiltakssida? Kva har vi til disposisjon i dag, og korleis vil ei interkommunal barnevernteneste kunne påverke utviklinga av og tilgangen på hjelpetiltak i våre kommunar? Denne problemstillinga var i fokus både i gruppearbeidet og på den andre seminardagen. Vi skal sjå nærmare på kva som kom fram. 9 Side120

121 Kva hjelpetiltak har ein per i dag? Trenden i det barnevernfaglege arbeidet går i retning av å nytte hjelpetiltak som søker å endre negative samspel i familiar, og til ei forbetring av foreldrefunksjonar, såkalla endringsfokuserte tiltak. Tradisjonelt har barnevernet nytta seg av tiltak som vert karakteriserast som kompenserande, tiltak som bidreg til å kompensere for manglane og problema i den enkelte familie. Dette har samanheng med utviklinga av den generelle kunnskapen på feltet, men også fordi små barnevernskontor ikkje har hatt store nok fagmiljø eller ressursar til å arbeide endringsfokusert. I dag nyttar alle våre barneverntenester seg av ulike tiltak frå statleg barnevern; Foreldre Barn senteret i Molde og Ålesund, fosterheimar og institusjonar, samt MST. I tillegg nyttar ein seg av tilbod frå Barne- og ungdomspsykiatrien, mellom anna Marte-Meo metodikken (desse omgrepa vert kort forklart på side 11 og 12 i rapporten). I tillegg nyttar ein seg av andre spesialisttenester på 2.linjenivå, som til dømes rusomsorga og psykiatrien. På kommunalt nivå har ein, som vi har vore inne på, eit spekter av tenester å samarbeide med, som NAV, psykiatrien, helsetenestene m.fl. Det er likevel variasjonar i tilgangen på tiltak, der til dømes nokre kommunar har eigen kommunepsykolog, såkalla ressursteam for vald i nære relasjonar, psykososiale team, spesielle tilbod om rustesting, miljøarbeidarar i skular etc. Slike tilhøve vil verke inn på og spele ein viktig rolle for barnevernets arbeid og tilnærmingar i ulike saker. Volda oppsummerer at dei på hjelpetiltakssida nyttar seg av fleire ulike tiltak, som hybel m oppfølging, PMTO- terapeut/rådgjevar (har eigen kompetanse), familierettleiar, støttekontaktar, besøksheimar, fritidsaktivitetar, frikjøp av foreldre, tilsyn og, miljøterapi i heimar og frivillige plasseringar i fosterheimar. Det vert understreka at dei i liten grad har høve til å nyttiggjere seg denne spesialkompetansen på grunn av høgt arbeids- og tidspress i tenesta. Ørsta nyttar kompenserande tiltak som besøksheimar, støttekontaktar, barnehage, SFO, ulike økonomiske tiltak, støtte til fritidsaktivitetar, miljøterapeut (eiga stilling), samt heimekonsulentar på timebasis. Av typisk endringsfokuserte tiltak har dei eigen kompetanse på ICDP, ROP (eit midlertidig kommunalt rusprosjekt), PMTO- rådgjevar, ART, samt eigen kompetanse på samspel, tilknytning og veiledning. Heller ikkje Ørsta får utnytta eigen fagkompetanse på grunn av tidspress i tenesta. Hareid nyttar i stor grad støttekontaktar, leksehjelp, besøksheimar, økonomisk støtte, støtte til fritidsaktivitetar, SFO og barnehage. Dei nyttar også heimekonsulentar og miljøarbeidarar tilsett på timebasis, samt rustesting av foreldre. Av såkalla endringstiltak kan dei nytte PMTO og VIT, som for tida er eit felles prosjekt mellom fleire kommunar i ytre distrikt av Søre Sunnmøre. 10 Side121

122 Ulstein nyttar stort sett dei same kompenserande tiltaka som dei andre, men nemner i tillegg Bøen gard som eit nyttig aktivitets- og treningstiltak. Av endringsfokuserte tiltak har kommunen forsterka helsestasjon for ungdom, PMTO og Marte MEO (prosjekt), ICDP, ART og ein kommunal ruskoordinator (tidsavgrena). Alle tenestene nyttar tiltak som råd og rettleiing overfor barn, unge og deira foreldre, og deltek i tverrfagleg samansette ansvarsgrupper som er etablert rundt enkeltbarn/familiar. Noko av det negative ved fleire av desse tiltaka, slik mange av dei fungerer i dag, er at ein må ut å leite etter folk som kan ta oppdrag, oftast på timebasis. Ein av konsekvensane av det er at det blir mykje variasjon i både omfang og kvalitet i tiltaka i desse fire kommunane. På den eine sida kan dette sjåast som ein styrke i det barnevernfaglege arbeidet, der det sjeldan eller aldri finst standardar eller like familiar, og der hjelpetiltaka skal vere individuelt tilpassa. På ei anna side kan ein få eit inntrykk av at tiltakssida er noko fragmentert, og at tilbodet dermed blir av varierande kvalitet overfor brukarane. I praksis vil dette seie at ein barn som bur i Ørsta ikkje får eit hjelpetilbod som om det budde i Volda, og omvendt. Kanskje kunne hjelpetiltaka vore meir koordinerte, og ressursane og kompetansen vore betre utnytta ved ei samla barnevernteneste enn kva tilfellet er i dag? Kan eit interkommunalt barnevern gi betre tenester og fagleg gevinst, og eventuelt korleis? Kva treng ein for å kunne utøve eit fagleg godt og tilfredsstillande barnevernsarbeid anno 2012? Dette var hovudspørsmålet den andre dagen av fagseminaret. Her jobba vi i grupper, oppsummerte i plenum, og kom fram til fylgjande: Kompenserande tiltak Generelle (felles)tiltak Endringsfokuserte tiltak Ulike og ustandardiserte. Må tilpassast kvart enkelt barn/familie og det som i praktisk let seg gjere å iverksette. Førebyggande arbeid Barnevernvakt Advokattenester VIT PMTO ICDP ART FFT Marte Meo Miljøterapeut Familieterapeut Psykolog 11 Side122

123 Forklaringar: -VIT er eit (barneverns) tilbod til familiar med barn i alderen 6 16 år med risikoatferd. (Kommunane Sande, Herøy, Ulstein og Hareid har nyleg tilsett tre fagpersonar i eit VIT-prosjekt, førebels for eitt år). -PMTO er eit foreldrerettleiingsprogram for foreldre og barn med vanskelege og negative samspelsmønstre. Tilbodet er for familiar med born i alderen 4-12 år.(bup Volda har tilbodet tilgjengeleg, barneverntenesta i Volda, samt kommunane Sande, Herøy, Ulstein og Hareid (fellesprosjekt). -ICDP (International Child Development Program) støtter opp under og fremjer psykososial omsorgskompetanse (ligg under helsestasjonane i Ulstein og Ørsta kommune). -ART er en metode for trening av sosial kompetanse, som sosiale ferdigheter, sinnemestring og moralsk resonnering, -Marte Meo er ein metode for å styrke og utvikle samspelet mellom foreldre og barn (her utdannar ein av dei fagtilsette i Ulstein kommune seg som terapeut). BUP Volda gir også tilbodet. -FFT(Funksjonell Familieterapi), er eit behandlingstilbod for familiar med ungdom i alderen år, som viser alvorlege atferdsvanskar eller som er i risiko for å utvikle slike (Bufetat har hatt tilbodet, men dette er no nedlagt) - MST (Multisystemisk Terapi) er eit tilbod for familiar med ungdomar (Bufetat gir tilbodet etter gitte kriteriar) I tillegg til desse tiltaka, uttrykte fagpersonalet ønskjer om å kunne nytte seg av faglige tilnærmingar, som for eksempel konsekvent bruk av Startmøte ved nye meldingar. Det var elles ønske om - Kompetanse og eigen koordinatorar innan vold, rus og psykiatri - At barnevernvakta også kan ta tilsyn i heimar på helg / kveld / natt - Uteteam, særleg i helgar - Eigne tilsynsførarar som følgjer opp ved samvær mellom barn og foreldre etter omsorgsovertaking, men også for å følgje opp barn i fosterheimar - Miljøarbeidarar i skular og barnehagar På personalsida vart det uttrykt ønsker om - Systematisk fagleg rettleiing - At ein får nokre pusterom, briefing og debriefing - At talet på stillingar står i forhold til talet på saker - At ansvaret på leiinga er tydeleg, og at ein får ein jobb som er til å leve med over tid. Det vart vidare trekt fram følgjande potensielle fordelar ved ei interkommunal teneste - Det kan etablerast ein tiltaksbank med øyremerka personale som arbeider med tiltak - Saman kan ein utvikle nye kreative hjelpetiltak - Kompetansen blant dei tilsette kan utnyttast betre enn i dag 12 Side123

124 - Å ha høve til å dele opp personalet i spesialiserte team som vil gi kvalitativt betre tenester - Eit større fagmiljø vil kunne bidra til å utvikle nye innfallsvinklar og tilnærmingar - Ei interkommunal teneste vil kunne gi den enkelte tilsette ein betre og meir oversikteleg arbeidssituasjon - Ein vil kunne unngå å arbeide med saker i eige nærmiljø Motførestillingane ved etablering av ei interkommunal teneste, men som vi ikkje har gått grundig inn i og analysert i denne fasa, går i liten grad på faglege tilhøve, men er meir knytt til at ei slik teneste - Skal dekke eit for stort geografisk område - Det vil gå mykje tid til reising, både for brukarane og dei tilsette. - Organisasjonen vert for stor i forhold til lokale samarbeidspartnarar, kommunepolitikarar og administrasjon Konklusjonar Ut frå fagpersonalet sine ønskjer og kriterier for kva ein ser som ei fagleg tilfredsstillande barnevernteneste, må ein kunne konkludere at det vil vere umogleg å imøtekome desse ønska og kriteria med dagens småkontor-drift. Ei interkommunalt barnevernteneste for Hareid, Ulstein, Volda og Ørsta, vil med dagens ressursar verte ei teneste med om lag 25 fagstillingar. Med ein slik organisasjon kan ein arbeide og organisere teneste heilt annleis enn med dei fire tenester med 4-8 stillingsheimlar kvar, slik som i dag. I dag nyttar ein i stor grad såkalla kompenserande tiltak, mest av alt fordi ein er for små til å bygge opp endringsfokuserte og meir spesialiserte tiltak. Ved eitt barnevern for regionen, vil ein kunne organisere fagpersonane på ein annan måte, til dømes ved å etablere team som kan arbeide meir spesialisert. Ein vil ha menneskelege ressursar til å kunne utvikle spisskompetanse, utarbeide ein samla kompetanseplan, og spele på ulike kvalifikasjonar og interessefelt blant dei tilsette. Dessutan kan ein ikkje sjå bort ifrå at ei interkommunal teneste også vil kunne ha ein viss rasjonaliseringsgevinst, særleg på det administrative nivået, der vi no har fire leiarar som i stor grad utfører same type oppgåver. Spørsmål knytt til disponering av personalet og dei faglege ressursane, korleis kompetansen skal utnyttast og vidareutviklast, og kva tiltak ein skal prioritere, må i alle høve bli ein del av ein framtidig barnevernleiar sitt ansvarsområde og avgjerd. 13 Side124

125 Frå både ein fagleg, men også frå ein personalståstad, synest dagens kommunegrenser å vere ei for trong ramme for å kunne yte spesialiserte tenester, gi eit mest mogeleg likt tenestetilbod, og til å sikre eit fagleg tilfredsstillande og utviklande arbeidsmiljø for dei tilsette. Styresmaktene har signalisert at ein kan forvente ein auke i ressursane til barnevernet som ein del av regjeringa sitt barnevernløft, og at desse skal gå til stillingar og til utviklingstiltak. Ein skal her ikkje sjå bort ifrå at dette også kan kome dette interkommunale prosjektet til gode. I lys av desse perspektiva blir ei interkommunal barnevernteneste særleg interessant: der hovuddrivkrafta må vere å utvikle ei meir profesjonell, fagleg kompetent og oppdatert teneste, der habilitet og eit større fagmiljø vert vurdert som sentrale faktorar. Kort oppsummert er det særleg to forhold som talar for ei interkommunal i vår region: 1) Omsynet til nye krav og arbeidsmåtar for å kunne tilby brukarane betre tenester, og 2) Omsynet til dei tilsette, som fagpersonar, men også på eit menneskelege plan, der ein er tilknytt eit større, meir profesjonelt og robust fagmiljø enn i dag. Vegen vidare 27.september hadde vi møte mellom rådmennene (styringsgruppa), barnevernleiarane (prosjektgruppa) og prosjektleiar. Frå styringsgruppa møtte Rune Sjurgård (Volda), Bent Arild Grytten (Hareid), og Einar Vik Arset (Ulstein). Wenche Solheim frå Ørsta hadde meldt fråfall, og ingen møtte i hennar stad. Frå prosjektgruppa møtte Aina Opsvik (Volda), May Gunn Ertesvåg (Hareid), Ann Reidun Vik (Ulstein), og Mette Sørvik frå Ørsta (i Kyrre Grimstad sitt fråvær). Prosjektleiar gjorde kort greie for arbeidsprosessen og dei faglege spørsmåla som hadde vorte drøfta og belyst i fagseminaret. Det vart også gjort greie for sentrale utviklingstrekk i barneverntenesta, mellom anna krav til nye arbeidsmetodar og tilnærmingar i arbeidet med barn og deira familiar. Vidare at det er strukturelle endringar på gang, der styresmaktene mellom anna har sendt ut forslag til endringar i barnevernlova. Endringsforslaga omhandlar dagens ansvarstilhøve mellom statleg og kommunalt barnevern, der det vert foreslått at eit større ansvar, både fagleg og økonomisk leggast til kommunane. Her er også forslag om endringar i den faglege samhandlinga mellom statlige Buf-etat og kommunane, samt ei styrking av born sine rettar i sakshandsaminga (Barneverntenestene i våre kommunar har utarbeidd ein felles høringsuttale). I møtet med styringsgruppa vart også nokre av argumenta mot eit interkommunalt barnevern drøfta. Styringsgruppa understreka då, at til trass for desse, må arbeidet med samanslåingsprosessen halde fram. Ein vart oppmoda om å halde fokus mot å etablere eit 14 Side125

126 regionalt barnevern, samstundes som ein søker å sikre eit barnevern med lokal forankring og nær kontakt opp mot andre kommunale tenester som arbeider med barn og unge. Når vi no skal gå over til fase 2, skal meir administrative og strukturelle tilhøve ved eit interkommunalt barnevern drøftast og takast stilling til. Sjølv om ikkje alle tilsette vurderer ei framtidig interkommunal teneste som den beste løysinga for dei utfordringane ein har per i dag, og der ein særleg bekymra for det kommunale tverrfaglege samarbeidet og nærleiken til andre sentrale instansar, får ein ta desse forholda med som ein del av drøftingane. Som med alt interkommunalt samarbeid, er det også her viktig at flest mogeleg av dei involverte verkeleg VIL dette! Til tross for dei motargumenta som no har kome til uttrykk frå nokre av dei tilsette, vert det viktig å halde fokus og følgje planen som er skissert i prosjektdirektivet. I von om å halde gløden oppe hos flest mogeleg av dei tilsette, er det no spørsmål som dette som skal på dagsorden: - Eitt eller to barnevern i våre kommunar? (Slik det er skissert i forprosjektrapporten) - Samlokalisering eller samorganisering? - Lokalisering med utgangspunkt i område eller funksjon? Det vil i fase 2 verte retta fokus mot kritiske suksess- og risikofaktorar ved dette prosjektet, og det vil verte utarbeidd ein eigen arbeidsplan for framdrifta og aktiviteten. Ulsteinvik 24. okt.2012 Brynhild Solvang prosjektleiar 15 Side126

127 Prosjekt «Samanslutning av Barnevern på Søre Sunnmøre» MILEPÆLRAPPORT FASE 2 Januar /Februar 2013 Fokus: Organisering og lokalisering Ifølge prosjektdirektivet er framdrifta av dette prosjektet delt inn i 3 fasar slik: Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fokus og innhald Periode Oppsummering/rapportering Fokus på faglege tilhøve April- -Fellesseminar 25.og 26.sept September -Styringsgruppemøte 27.sept. -Milepælrapport 10.okt Fokus på administrative og Oktober- -Milepælrapport 30.jan. strukturelle tilhøve Januar Avslutningsfase Februar - Mars -Sluttrapport mars -Saksframlegg for kommunestyra OPPSUMMERINGAR OG KONKLUSJONAR FRÅ FASE 1: Milepælrapporten frå oktober 2012 oppsummerer dei faglege sidene ved ei interkommunal barnevernteneste for kommunane Hareid, Ulstein, Volda og Ørsta, og konkluderer slik: Sentrale utviklingstrekk på det barnevernfaglege feltet og analysar frå vårt eige fagpersonale, tilseier at det er umogeleg å etablere ei fagleg god teneste med dagens småkontor-drift. Eitt interkommunalt barnevern, vil med dei ressursane ein har hatt i 2012, verte ei teneste med om lag 25 fagstillingar. Med ein slik organisasjon kan ein utføre arbeidet på ein meir tilfredsstillande måte enn med fire forholdsvis små tenester, med 4-8 stillingsheimlar kvar, slik som i dag. I dag nyttar barneverntenestene i våre kommunar seg i stor grad av såkalla kompenserande hjelpetiltak, mest fordi ein er for små til å bygge opp endringsfokuserte og meir spesialiserte tiltak. Einingane er også for små til å sikre eit tilfredsstillande fagleg utviklande arbeidsmiljø for dei tilsette. Med ei samla teneste vil ein kunne utnytte fagkompetansen betre, til dømes ved å etablere meir spesialiserte team og utvikle gode hjelpetiltak. Ein vil ha ressursar til å kunne utvikle spisskompetanse, utarbeide ein koordinert kompetanseplan, og spele på ulike kvalifikasjonar og interessefelt blant dei tilsette. Dessutan kan ei interkommunal teneste gi ein viss rasjonaliseringsgevinst, særleg på det administrative nivået, der vi no har fire leiarar for fire organisasjonar, som i stor grad utfører dei same oppgåvene kvar for seg. Frå ein fagleg ståstad synest altså dagens kommunegrenser som ei for trong ramme for å kunne yte spesialiserte tenester, men også for å kunne gi eit likeverdig tenestetilbod til alle born og familiar. 1 Side127

128 Som ein del av regjeringas «Barnevernløft» har styresmaktene signalisert at det vil bli ein auke i ressursane til barnevernet i åra framover, og at desse skal gå til stillingar, kompetansebygging og utviklingstiltak. Slike styrkingsmidlar er også lyst ut for 2013, og vi har i skrivande stund søkt om styrkingstiltak og fleire stillingar til barnevernet i våre kommunar. I løpet av våren vil vi vite kor mykje vi vil få tildelt. I tillegg vert det mest truleg endringar i ansvars- og oppgåvefordelinga mellom det statlege barnevernet (BUF-etat) og kommunane i dei komande åra, og det er grunn til å tru at kommunane vil få eit større ansvar og fleire oppgåver innan barnevernfeltet. I lys av desse perspektiva blir ei interkommunal barnevernteneste særleg interessant: her må hovuddrivkrafta vere å utvikle ei meir profesjonell, kompetent og fagleg oppdatert teneste, der habilitet og eit større fagmiljø vil verte sentrale gevinstar. Noko oppsummert kan ein seie at det frå ein fagleg ståstad er særleg to forhold som talar for etablering av ei interkommunal barnevernteneste i vår region: 1) Omsynet til nye krav og arbeidsmåtar for å kunne tilby brukarane betre og meir likeverdige tenester, og 2) Omsynet til dei tilsette, som fagpersonar, men også på eit menneskelege plan, der ein er tilknytt eit større, meir profesjonelt og robust fagmiljø enn i dag. SENTRALE SPØRSMÅL I FASE 2: Ei overordna målsetting med dette prosjektet er å etablere eit robust regionalt barnevern, som samstundes er solid lokalt forankra, og som har nær kontakt med andre kommunale tenester som arbeider med barn og unge. Når vi i fase 2 har retta fokus mot administrative og strukturelle tilhøve ved eit interkommunalt barnevern, har vi særleg vurdert korleis ein slik ny organisasjon kan organiserast og lokaliserast. Dei fagtilsette har uttrykt bekymring for store geografiske avstandar ved ei samanslåing, og at dette kan gi negative konsekvensar for samarbeidet med andre kommunale aktørar og instansar. Lokalisering og tilgjenge har difor stått sentralt i drøftingane om kva organisasjonsmodell som kan vere den mest hensiktsmessige. Her har ein også søkt å finne ein balanse mellom fordelane ved å samle heile fagmiljøet på ein stad, opp mot verdien av desentraliserte kontorløysingar. Det er særleg desse spørsmåla som har vore drøfta: 1) Eitt eller to barnevern i våre kommunar? 2) Ved eitt felles barnevern: Skal dette vere samlokalisert, slik at alle tilsette er lokalisert på ein og same stad/ i same kontorfellesskap? 2 Side128

129 3) Ved val av to avdelingar: Skal desse vere organisert slik at dei dekker eitt område med alle funksjonar, eller skal kvar avdeling dekke ein eller fleire funksjonar for heile regionen (til dømes ved å opprette spesialiserte team)? 4) Kva slags leiing og intern leiingsstruktur skal ein legge opp til i den nye organisasjonen? 5) Kven skal/bør vere vertskommune? Kva skal kontoret (kontora ligge)? Og kvar finst eventuelle tenlege kontorlokalitetar? Samarbeidet med Barne- og ungdomspsykiatrien (BUP), det statlege barnevernet (BUF-etat) og andre instansar på 2.linjenivå, vil ikkje bli analysert noko nærmare her. Dette er instansar som er lokalisert ulike stader i regionen, og som dekker fleire kommunar enn dei fire som er inne i dette prosjektet. Samarbeidet med desse kan difor halde fram som før, også etter ei eventuell samanslåing av våre barneverntenester. Spørsmål knytt til meir interne forhold i den nye organisasjonen, som disponering av personalet og dei faglege ressursane, utnytting og vidareutvikling av eksisterande kompetanse, kva type hjelpetiltak ein skal prioritere og satse på, etablering av nye rutinar for samarbeid og rolleavklaringar med andre instansar som arbeider med barn og unge, bør på si side overlatast til endelege politisk vedtak er fatta og ein eventuell ny barnevernleiar er på plass vonleg i løpet av hausten 2013 (sjå eigen framdriftsplan for 2013 til slutt i dette dokumentet). I drøftingane av organisasjonsmodell har alle tilsette på dei fire barnevernkontora, barnevernleiarane (prosjektgruppa), samt rådmennene (styringsgruppa) delteke og kome med innspel, og det er søkt å ta med flest mogeleg av dei ulike synspunkta og ideane her. Kommentarar og konklusjonar i denne rapporten står for prosjektleiar si rekning. SPRIK I ULIKE RETNINGAR I prinsippet kan ein tenkje seg fleire modellar og alternativ for interkommunale samarbeid om barneverntenester, som: 1) Full samanslåing 2) Samanslåing for delar av regionen (for eksempel to og to kommunar) 3) Samanslåing berre av deler av tenesta (for eksempel ved å ha ein felles «hjelpetiltaksbank») Forprosjektrapporten, som vart utarbeidd før denne eittårige prosjektperioden starta 1.april 2012, opnar for at det kan vere aktuelt å etablere to barnevern i regionen, men berre viss det syner seg umogeleg å få til ei samla teneste. 3 Side129

130 For vår del retta vi fokus på organisering i oktober 2012, og då kom fylgjande fram frå interne drøftingar på dei fire barnevernkontora: Hareid Det er ulike meiningar blant personalet. Fleirtalet går for ei todeling av tenesta, organisert i eit indre og i eit ytre kontor. Dette ut frå både størrelse og geografiske avstandar. Meiner det kan vere lurt å begynne i det små, utan full samanslåing. Meiner det uansett må vere lokalar tilgjengeleg i kvar kommune. Det må også takast omsyn til at Sande og Herøy truleg vil bli med etter kvart. Er skeptisk til at fire ulike kulturar skal samordnast i eitt kontor. Barnevernleiaren meiner derimot at eitt barnevern, med om lag 25 fagstillingar, vil vere eit godt utgangspunkt for å skape ein ny og betre organisasjon, og eit betre barnevern. Nokre av dei tilsette ønsker å halde fram med «generalistmodellen», medan andre ønskjer ei teneste organisert etter «spesialistmodellen». Ulstein Går for samanslåing, også samlokalisering. Det må då fokuserast ekstra på det tverrfaglege og det tverretatlege arbeidet. Reknar med at ei implementering/ etablering av ein ny organisasjon og ein nye organisasjonskultur vil ta tid, og viser til at ein slik prosessar tek mellom 3-5 år. Det må vere ein føresetnad at alt er ordna og at alle avtaler er i boks før oppstart. Utfordringar med avstandar må organiserast godt. Ønskjer at personalet har ein fast haldeplass/arbeidsstad, men at det bør vere tilgjengeleg kontor i alle kommunar. Ser gjerne at ein kan jobbe i spesialiserte team, som uansett organisasjonsmodell bør vere tverrkommunalt samansette. Ei organisering med to ulike barnevern/organisasjonar vil bli for smått til å kunne jobbe spesialisert og for å bygge opp team. Men om ein vel ei slik løysing, må teama jobbe og fungere på tvers av tunellen, elles er vi like langt som i dag. Ørsta Ser berre eitt alternativ: Samorganisering med ein vertskommune, men ønskjer to kontor på grunn av dei geografiske avstandane. Då blir det også berre to kulturar i staden for fire som skal samhandle / bli eitt. Vil halde fram med å jobbe etter generalistmodellen, men at ein då enklare kan overføre saker til andre kommunar, for eksempel ved naboproblematikk. Ønskjer at det vert oppretta spesialisert team/tiltaksbank, beståande av øyremerka personale som dekker alle kommunane. Ønskjer også felles barnevernvakt. Volda-kontoret utarbeidde eit skriftleg referat frå sine drøftingar, som er sitert i sin heilskap her: Referat frå drøfting vedkomande samanslåing av barnevernstenestene på Sunnmøre mandag Barnevernstenesta i Volda. 7 tilsette til stades: 4 Side130

131 Ulike alternativ 1. Samorganisert barnevern 4 kommunar lokalisert i ei vertskommune. Volda som vertskommune. 2. Samorganisert barnevern 4 kommunar, men lokalisert i to lokalar; Hareid og Ulstein utafor tunnelen og Volda og Ørsta innafor tunnelen. Volda vertskommune. 3. Samorganisert barnevern 4 kommunar, hovudkontor i ei kommune, men lokale kontor i kvar kommune. Hovudkontor i Volda. 4. Samorganisert barnevern i Volda / Ørsta ( i Volda) og samorganisert barnevern i Hareid/Ulstein. 5. Fire ulike barnevern, men felles organisering av familieteam og barnevernvakt og kanskje også fosterheimsarbeidet. Fleirtalet i drøftinga ynskte alternativ 4, i ein kombinasjon med 5; altså felles organisering av familieteam, barnevernsvakt og kanskje fosterheimsarbeidet. Mindretalet ynskte alternativ to. Ein ynskte alternativ 3. Det var semje om at Volda er eit godt alternativ som vertskommune. Nærleik BUP, DPS, høgskule. Ei barnevernsavdeling som fungerar godt. Ørsta/Volda delen er større enn Hareid/Ulstein delen av samarbeidande kommunar, både i antal stillingar og i antal saker. 215 saker Ørsta/Volda, 176 saker Hareid/Ulstein. Barnevernstenesta i Volda er oppteken av at det er sentralt å få på plass eit interkommunalt team som skal tilby endringstiltak i heimen. Vi kallar dette familieteam. Vi ser for oss at det minimum arbeidar 4 tilsette i dette teamet. Dette tenker vi at ein kan få til uavhengig av samanslåing av kommunane. Fosterheimsarbeidet kan også være interkommunalt, men er meir avhengig av samanslåing for å kunne fungere. Elles tenker vi oss ei organisering ut frå funksjon, og at ein då deler i undersøking/tiltak og i barn under omsorg. Ein ser at til tross for samanslåing av alle er det for få til å kunne dele opp i til dømes tre funksjonar, når ein har tatt ut ein tilsett frå kvar kommune til familieteamet. Både fosterheimsteam og familieteam kan være plassert i same lokale, medan undersøking/tiltak bør være lokalisert på kvar si side av tunnelen. Dette grunna behov for nærleik til barna og familiane, men også grunna nærleik til dei instansane ein skal samarbeide tverrfagleg med i kvar kommune. Ein ser at desse fire kommunane som er tenkt inn i samanslåinga er alle knapt bemanna i høve oppgåvene barnevernstenestene er pålagt. Både Ørsta og Volda har ei stilling som er øyremerka for arbeid med einsleg mindreårige flyktningar og vi i Volda ser at vi nyttar i overkant av ei stilling for å ivareta dette arbeidet. Hareid har tilsvarande saksmengd som Ulstein, men er sterkt underbemanna i forhold til dette. Barnevernstenesta i Volda meiner at det må drøftast kva ressursar kvar einskild kommune går inn i samarbeidet med. Dei tre andre kommunane er ikkje dimensjonert slik at dei kan kompensere for Hareid si underbemanning. 5 Side131

132 Alternativ 2. Samorganisert barnevern 4 kommunar, men lokalisert i to lokalar; Hareid og Ulstein utafor tunnelen og Volda og Ørsta innafor tunnelen. Volda vertskommune Famileteam 4 tilsette, ein frå kvar kommune.lokalisert saman. Fosterheimsteam 4 tilsette, ein frå kvar kommune. Lokalisert saman. Undersøking/tiltak-team 14 tilsette, 7 på kvart kontor + teamleiar. Barnevernvakt, avhengig av tilførte ressursar. Alternativ 4. Samorganisert barnevern i Volda / Ørsta ( i Volda) og samorganisert barnevern i Hareid/Ulstein. Famileteam 4 tilsette, ein frå kvar kommune. Lokalisert saman. Fosterheimsteam Ørsta/Volda 2 tilsette* Fosterheimseam Hareid/Ulstein 2 tilsette Undersøking/tiltak-team Ørsta/Volda 9 tilsette, inkludert EM. Undersøking/tiltak-team Hareid/Ulstein 5,4 tilsette. Barnevernvakt, avhengig av tilførte ressursar. * Barnevernstenesta i Volda ser at det er vanskeleg å få til funksjonsdeling med alternativ 4, då det vert for sårbart ved evt, sjukemeldingar og når arbeidstakarar sluttar i tenesta. Om ein meiner at funksjonsdeling/spesialisering er viktig er dette eit argument for alternativ 2, men dei tilsette i Volda som gjekk for denne modellen meiner at dette ikkje er ein føresetnad for å utføre godt barnevernsarbeid. Avdelinga som heilheilt er særs oppteken av å få til eit familieteam, noko ein meiner ein kan få til uansett løysing. Barnevernvakt er også viktig, men ein kan ikkje sjå at dette er muleg utan tilføring av midlar. I møtet vart det såvidt drøfta korleis ein ser for seg leiing av eit eventuelt samanslått barnevern med 4 kommunar. Dei tilsette ser for seg at det vert vanskeleg for ein leiar å leie fire kommunar, med ulike organiseringar, 4 rådmenn og 4 kommunestyrer. Dette er for nokon eit argument for å tenke seg berre to kommunar samanslått i første omgong. Eit anna moment som vert tatt fram er at ein ser for seg at leiar vert fjern for dei tilsette og at det då er viktig å ha fagleg leiing som er nærare dei tilsette og at det er teamleiarar, slik at leiar har eit team rundt seg Kommentar frå prosjektleiar: Som vi kan sjå, har personalet føreslege mange ulike løysingar om korleis ei interkommunal barnevernteneste best kan organiserast. Desse går frå full samanslåing med samlokalisering, til ulike mellomløysingar; Nokre tenker seg ei todeling, med eit samarbeid om hjelpetiltak som den beste løysinga, mens andre tek til orde for ei oppdeling av både lokalisering, leiing og/eller andre funksjonar. Det er verdt å merke seg at desse diskusjonane og forslaga gjekk føre seg i oktober I mellomtida har ein kome vidare i desse prosessane, og synspunkt og refleksjonar, som i oktober verka både framande og truande, har ein i større grad fått bearbeidd og vent seg til. Styringsgruppa for prosjektet (rådmannsgruppa), har i hovudsak argumentert for at ei samlokalisert barnevernteneste synest å vere den mest hensiktsmessige løysinga, både med tanke på organisering, funksjonalitet og administrative funksjonar. Desse haldningane og prosessane som har vore, har bidrege til at også dei tilsette har fått nye tankar og perspektiv 6 Side132

133 undervegs. Sjølv om ein her ikkje har utført noko avstemming av kor mange som er for og imot, har fleire tilsette endra oppfatningar. Stemninga i dag tilseier at dei fleste ser at ei samla teneste nok er den mest hensiktsmessige og beste løysinga sjølv om det vil innebere ei stor omstilling for alle. KORLEIS ORGANISERE EI INTERKOMMUNAL BARNEVERNTENESTE FOR HAREID, ULSTEIN, VOLDA OG ØRSTA Dei snart 200 kommunane som deltek i interkommunale samarbeid om barneverntenester rundt om i landet, har organisert dette på ulike måtar. Felles for fleire av dei vi har hatt kontakt med, er at dei har ei større bykjerne/ein stor kommune som eit «naturleg» sentrum, med fleire små kommunar i nærleiken. Tenesta er då organisert med eit kjernemiljø beståande av merkantilt personale og leiar(ar), ofte med utlokaliserte stillingar i kvar deltakarkommune. Her er det verdt å merke seg at fleire av desse, etter nokre års drift, har kome til at dette har vore ei lite tilfredsstillande løysing; Fagpersonalet har vorte for spreidd, organisasjonen har blitt for oppstykka og fragmentert, og ein har etter kvart vald å samle personalet og funksjonane i eitt og same kontor. I tillegg har ein då sørgja for å ha tilgjengelege lokalitetar i alle kommunane, slik at ein har lokale arbeids- og møteplassar som kan nyttast ved behov. Når vi ser til våre kommunar, er dei å rekne som fire mellomstore norske kommunar, der skilnaden i folketal er ikkje spesielt stort: Hareid har noko over 5000 innbyggjarar, Ulstein nærmar seg 8000, Volda nærmar seg 9 000, medan Ørsta, som den største kommunen, har i overkant av innbyggjarar. Her er det heller ingen definert «regionhovudstad», og vi må difor finne ei formålstenleg løysing ut frå desse tilhøva. NIVI (2010), som har gjort fleire utgreiingar om interkommunale tenester, hevdar at ei heilskapleg barnevernteneste, med høve til fagleg spesialisering og geografisk funksjonalitet, bør ha minimum årsverk. Ved å etablere to barneverntenester for våre fire kommunar, vil ein kunne tenkje seg at Volda og Ørsta (14,2 stillingsheimlar) slår seg saman på den eine sida av Eiksund-tunnelen, og Hareid og Ulstein (10,4 stillingsheimlar) på den andre sida. Når ein ser dette i samanheng med argumenta og konklusjonane frå vår eigen Milepælrapport frå fase 1, om kva ei fagleg robust barnevernteneste bør ha av hjelpetiltak og ressursar, er det vanskeleg å sjå at ei samanslåing til to separate barneverntenester kan gi særleg fagleg gevinst. Ei todeling vert difor vurdert som lite hensiktsmessig, ut frå faglege målsettingar, geografisk funksjonalitet og effektivitet, og vert difor ikkje nærmare utgreia eller analysert som eit alternativ her. Dei reelle alternativa for organisering, som har vore vidaredrøfta gjennom gruppearbeid og idédugand blant dei tilsette, er fylgjande: 7 Side133

134 1) Ei samorganisering som også inneber ei samlokalisering, med alt personale samla i eitt felles kontor eller 2) Ei samorganisering, med eitt hovudkontor, men med to avdelingar (for eksempel ei avdeling på kvar si side av Eiksund-tunellen). I det fylgjande skal vi sjå noko nærmare på desse alternativa, og kva konsekvensar dei vil kunne ha for brukarane, dei tilsette og for rammene for samarbeid med andre kommunale samarbeidspartnarar. ALTERNATIV I EI BARNEVERNTENESTE, EIN BARNEVERNLEIAR, EITT KONTOR Gjennom idé og arbeidsdugnadar har dei tilsette i barneverntenestene kome fram til fleire pluss- og minusfaktorar ved å samle heile barneverntenesta på eitt samla kontor. I det fylgjande er fleire av desse teken med, men det vil bli for langt om ein skulle kommentere alle her. Likevel kan dei ulike synspunkta vere nyttige å ha med seg i det vidare arbeidet og i ei eventuell etablering av ein ny organisasjon. Dei vil også kunne kome til nytte i seinare evalueringar. Vi skal først sjå kva pluss og minus-sider som vert trekt fram ved etablering av ei teneste og eitt samla barnevernkontor: Konsekvensar for personalet Plussfaktorar Eit større og samla fagmiljø, som også inkluderer alle merkantile funksjonar Gir høve til funksjonsfordeling og spesialiserte arbeidsoppgåver Gir ei mindre sårbar teneste Samla IT-tenester Minus/OBS-faktorar Kan gi redusert sikkerhet for personalet Det kan vere fare for ineffektiv tidsbruk og høgare reiseutgifter i tenesta Må ha eit lokale som er stort nok, der det også er høve utviding og ekspansjon Lang reiseveg på jobb vil gi auka utgifter for personalet og vil «ete av» personalet si fritid Konsekvensar for brukarane (klientane) Plussfaktorar Større anonymitet Vil gi betre kontinuitet Ope kontor kvar dag Minus/OBS-faktorar Lengre avstand til tenestekontoret Mindre nærleik Vil kunne bli meir synlege 8 Side134

135 Konsekvensar for samarbeidet med sentrale kommunale samarbeidspartnarar Plussfaktorar Betre samarbeid på systemnivå Kontinuitet i samarbeidet Styrka fokus frå barnevernsida på samarbeid Minus/OBS-faktorar Kan redusere tidleg intervensjon Kan miste nærleik i klientsakene Spesialisering kan gi ei fragmentert og oppstykka teneste Ytterlegare kommentarar frå dei tilsette: Ei løysing med eit barnevernkontor vil gi eit stort fagmiljø der alle er samla. Leiar, merkantilt personale og alle funksjonar vil vere fysisk tilgjengeleg i det daglege arbeidet. Ein vil kunne ha fulle merkantile funksjoner og vere tilgjengeleg for publikum i opningstida kvar dag. Fagpersonalet kan jobbe i team, noko ein er for små til i dag, og eit større fagmiljø gir høve til å vere løysingsfokusert og kreativ. Også det psykososiale arbeidsmiljøet vil kunne bli betre ved at vil ha fleire kollegaer å spele på. Tilhøva vil også ligge betre til rette for fagutvikling, til dømes ved å arrangere interne fagdagar. Samla sett kan dette gi også gi lågare driftskostnadar på sikt. For brukarane vil det med lengre avstand og det å skulle møte ein «framand» sakshandsamar frå ein anna kommune kunne opplevast både positivt og negativt. Men dette må kunne styrast ut i frå den enkelte sine behov og ynskje. Med ei samla teneste vil ein på ein anna side få auka fleksibilitet i høve kjente brukarar, og sakene kan heller ikkje trenerast ved at familien flyttar til nabokommunane. Brukarane kan også oppleve at dei blir mindre synlege, og kan også få skifte sakshandsamar når samspelet mellom med ein spesiell sakshandsamar vert vanskeleg. Slik sett vil ein bli meir tilgjengeleg for brukarane, men på ein noko annan måte enn i dag. For samarbeidspartnarane kan samarbeidet med barneverntenesta verte meir stabilt, og gi eit betre samarbeid på systemnivå, og med meir kontinuitet enn i dag. Det vil også kunne føre til ein sterkare fokus og avklaring av kva som er barnevernet si rolle i høve andre instansar. NB-kommentarar: - Merkantilt personale bør vere der fagpersonane er. - Ei samlokalisering vil krevje kontorlokalar med plass til personar. - Det er ein føresetnad at ein i tillegg har eit tilgjengeleg kontorlokale i alle kommunar, der ein kan ha møter med klientane som ønskjer det/der ein finn dette mest tenleg. Dette lokalet bør vere lokalisert ved helsestasjonen eller i samband med andre tenester for barn og unge i kommunane. 9 Side135

136 ALTERNATIV II - EI BARNEVERNTENESTE, EIN BARNEVERNLEIAR, TO AVDELINGSKONTOR Eit anna alternativ kan vere at ein slår saman dei fire barneverntenestene i ein organisasjon, samlar administrasjonen med merkantile funksjonar, avdelings- eller teamleiarar, samt nokre av dei fagtilsette på ein stad. Då kan ei anna avdeling, for eksempel «tiltaksteamet» vere lokaliserert ein annan stad. Ved ei slik løysing, altså eitt barnevern, fordelt på to (eller fleire) avdelingskontor, kan ein tenkje seg at kontora ligg på kvar si side av Eiksund-tunellen. Dei tilsette, som per i dag bur spreidd i heile regionen, kan då til ein viss grad velje å ha arbeidsplassen på «si side av tunnellen», og vil dermed kunne få kortare reiseavstand til jobb enn ved ei samlokalisering. Dei må likevel måtte reise rundt og utføre arbeidet i fleire kommunar og bygder. Ein mogeleg negativ side ved denne løysinga er at ein kan risikere å ende opp med eit «A og eit B-kontor», der «A-kontoret» er der leiarteamet og leiarfunksjonane er. Ein vil heller ikkje oppnå den same «vi-kjensla» som eitt samla kontor vil kunne gi. I tillegg vil det bli større logistikkutfordringar og meir planlegging, til samlingar og intern møteverksemd. Argumentet frå fagpersonalet om at dei merkantile funksjonane bør ligge der sakshandsamarane og fagpersonalet er, talar også mot ei slik løysing. Samla sett er det derfor usikkert kva som er den reelle gevinsten ved ein slik todelt modell. Fordelen kan imidlertid vere at krava til storleiken på lokalitetane vert annleis; Kanskje kan det vere enklare å finne to lokalar med plass til personar enn eit stort lokale med plass til personar, som ei samlokalisering vil krevje. ER DET BEHOV FOR DAGLEG OPNE KONTOR I ALLE KOMMUNAR? Innleiingsvis syner ein til at fleire interkommunale tenester har starta med å ha dagleg opne kontor i alle involverte kommunar, men at fleire, etter noko tid, har gått bort frå dette. Også vårt personale har arbeidd med dette spørsmålet, og kom fram med fylgjande synspunkt på om det er behov for å ha dagleg opne kontor i alle kommunane: Konsekvensar for personalet Plussfaktorar ingen OBS/ Minusfaktorar Vil krevje mykje tid og personalressursar Vil vere sårbart Vil gi mindre tryggleik for personalet Konsekvensar for brukarane (klientane) Pluss Kortare veg OBS/ Minusfaktorar Mindre anonymt 10 Side136

137 Konsekvensar for samarbeidet med sentrale kommunale samarbeidspartnarar pluss ingen OBS/ Minusfaktorar ingen Konklusjon: Som vi kan sjå her, ser ikkje personalet at det er behov for å ha dagleg opne kontor i alle kommunar. Den einaste fordelen vil vere at brukarane får kortare veg til barnevernet. Dessutan er det svært få brukarar som oppsøker barnevernkontoret utan at ein har ein avtale. Her er det viktig å merke seg at dette vil kunne kompenserast ved at tenesta, ved val av eit samla kontor, vil måtte ha eit tilgjengeleg lokale i alle kommunar, der ein kan avtale møter med brukarar. Dette lokalet bør helst vere i dei same lokala som helsestasjonen eller andre kommunale instansar som arbeider med born. OPPDELING AV FAGPERSONALET I SPESIALISERTE TEAM Å dele opp arbeidet i barneverntenesta i team har vorte stadig meir vanleg. Men dette krev ein viss størrelse på personalgruppa, og er ikkje mogeleg å få til med dagens organisering. Ved ei samanslåing av våre barneverntenester, vil ein med dagens dimensjonering få ei personalgruppe på om lag 25 fagpersonar. Dermed vil ein også kunne jobbe i team med definerte funksjonar og ansvarsområde. Det er mange måtar å gjere dette på, men det mest vanlege er at personalgruppa er oppdelt etter arbeidsfasane i eit barnevernsak: i melding/undersøkingsteam, i tiltaksteam, og i omsorgs/oppfølgingsteam. Vi snakkar då om ei funksjonsfordeling og ikkje ei geografisk fordeling av personalressursane, som ein ville fått viss ein etablerte to heilt separate barneverntenester. Fylgjande synspunkt har kome fram gjennom personalets drøftingar kring spørsmålet om oppdeling av personalet i spesialiserte team/ funksjonsfordeling: Konsekvensar for personalet Plussfaktorar Funksjonsfordeling gir grunnlag for auka kompetanse og høve til spesialisering Funksjonfordeling gir rollefordeling og tydelege arbeidsoppgåver Vil gi eit styrka barnevern: på økonomisida, på tiltakssida, politisk Lettare å ikkje verte «overinvolverte» i brukarane OBS/ Minusfaktorar Kan gi einsformige arbeidsoppgåver Fare for «konfliktar» mellom dei ulike arbeidsfunksjonane/teama Kan gi distanse til leiaren og administrative funksjonar Blir lite oversikteleg Kan blir for «instrumentelt» (mekanisk) 11 Side137

138 Konsekvensar for brukarane (klientane) Plussfaktorar Kurator er spesialisert Eit større barnevern gir betre fagleg tilbod til brukarane Gir meir anonymitet til brukarane OBS/ Minusfaktorar Skifte av kurator i løpet av saksgangen Klientane kan bli «kasteballar» «Dørstokkmila» kan bli lengre Konsekvensar for samarbeidet med sentrale kommunale samarbeidspartnarar Plussfaktorar Samarbeidet med andre instansar bør ikkje vere personavhengig Lågare terskel for å vende seg til og ta kontakt med barnevernet OBS/ Minusfaktorar Fleire å verte kjende med Høgare terskel for å vende seg til / ta kontakt med barnevernet Konklusjon: Som vi kan sjå her, blir det trekt fram både pluss og minus-sider ved å arbeide etter ein meir spesialisert modell enn dagens generalistmodell, der alle arbeider med alle funksjonane i barneverntenesta. Kva modell ein skal velje i den nye organisasjonen, bør imidlertid overlatast til den nye barnevernleiaren og dei tilsette å avgjere når den tid kjem. Det viktige no, når ein skal velje organisasjonsmodell, er at ein er merksam på at det å arbeide i team mest truleg vil verte den vanlege måten å arbeide på i framtidas barnevern. Ein slik modell vil også vere enklast og meir oversikteleg å administrere og praktisere ved ei samlokalisering, sjølv om den også kan vere mogeleg å få til ved ei løysing med to (eller fleire) avdelingskontor. LEIINGSSTRUKTUR Kva leiingsstruktur bør ei interkommunal barnevernteneste ha? Også dette har dei tilsette gitt sine synspunkt på. Fylgjande vert streka under som viktige føringar: Ein so vidt stor organisasjon krev eit leiarteam: Ein barnevernleiar, med to til fire team/gruppeleiarar. Ein av desse bør ha ein nestleiarfunksjon. Leiarteamet, samt merkantilt personale, bør vere stasjonert i vertskommunen. Det fagleg ansvaret og dei faglege vurderingane bør ligge på teamleiarane det vil vere umogeleg for barnevernleiar å ha oversikta over 400 saker (som er det samla talet på saker per i dag). Leiar bør ha både fagleg og administrativt ansvar. Ei eventuell utlysning av stillinga bør skje eksternt, og utveljinga/ tilsetjinga bør skje ved bruk av eit profesjonelt tilsetjingsfirma. Personalet trekk fram at leiar ikkje nødvendigvis treng å ha omfattande barnevernfagleg kompetanse. Det bør heller vere ein føresetnad at teamleiarane har slik kompetanse, for å ta gode faglege avgjersler. Leiaren må først og fremst ha gode leiareigenskapar og kompetanse 12 Side138

139 på leiing. Vedkomande må vidare vere god på samarbeid, på kommunikasjon, kunne fungere som ein brubyggjar, kunne ta og stå for upopulære avgjersler, bør ha lojaliteten hos barna og vere villig til å kjempe deira sak. DEI MERKANTILE FUNKSJONANE I BARNEVERNTENESTA I dag er det variasjonar både i stillingsstorleik og i arbeidsoppgåver for det merkantile personalet ved kontora i Hareid, Ulstein, Volda og Ørsta. Volda har 80 % stilling, Ørsta 100 %, Ulstein 50 %, medan Hareid har 0 %. I Hareid har ein fram til no hatt merkantil hjelp gjennom NAV (som barneverntenesta er organisert som ein del av), men på grunn av nedskjeringar frå 2013, må fagpersonalet no ivareta dei merkantile funksjonane sjølve. Når det gjeld arbeidsoppgåver, tek dei merkantile personalet seg av fylgjande: Lønnsarbeid (for kuratorane, for ulike oppdragstakarar, tilvising av lønn, registrering av fråver etc). Refusjonar (Krav og søknadar overfor Buf-etat, overfor andre samarbeidspartar, samt i høve einslege mindreårige flyktningar og asylsøkjarar. Dette siste gjeld særleg for Volda og Ørsta) Sentralbord: Ekspedisjon og mottak (her varierer tilgjenge og opningstider ved dei ulike kontora) Post (journalføring av inn og utgåande post, arkivering og kopiering) Innkjøp (av rekvisita, reiser/ flybillettar, hotell- og overnattingar) Agresso (Tilvisingar av alle fakturaer) Sjølv trekk dei merkantilt tilsette fram at fordelane ved ei samanslåing til eitt samla kontor er at det vil gi eit større fagmiljø, som er mindre sårbart og meir effektivt enn i dag. Det vil særleg vere ein styrke ved sjukdom, ferieavvikling og anna fråver, som i dag gir mange negative utslag og komplikasjonar i det daglege arbeidet. Ei samla teneste vil også føre til at merkantilt personale er tilgjengeleg kvar dag i opningstida, noko som ikkje er tilfellet i dag. Dei trekker fram at det å skulle møte «ukjente brukarar», altså brukarar som dei ikkje kjenner frå før og som bur i ein anna kommune, kan verte ei ny utfordring. Fagpersonalet understrekar at det merkantile personalet og dei merkantile funksjonane er å sjå som både hjartet og limet i organisasjonen. Og det er svært viktig at desse funksjonane er der både klientane og dei fagtilsette er. Kuratorane er mykje på farten og ute i felt, og det er avgjerande at ein har folk i mottak, som blant anna kan ta telefonar og svare på spørsmål. Det følger mange oppgåver og særleg mykje arbeid med einslege mindreårige; desse har 13 Side139

140 mange tiltak som skal effektuerast og det er mykje arbeid med refusjonskrava. Overfor ulike type brukarar, og i forhold til å halde sjølve systemet i gang, er dei merkantilt tilsette å sjå som nøkkelpersonell også i høve barnevernets ansikt utad og barnevernets renommé. Omlegging til elektroniske arkivsystem vil kome snart, noko som vil verte arbeidskrevjande i ein overgangsfase. Det er difor viktig at tenesta får behalde dei merkantile ressursane ein har per i dag, særleg dei første åra, inntil den nye organisasjonen er godt i gjenge. Konklusjonar: Det at ein får behalde den merkantile ressursen som ein har per i dag, vert understreka som særleg viktig av alle tilsette. Særleg viktig vil dette vere dei første åra etter ei samanslåing, fordi ulike rutinar og oppgåver må samkjørast. Ei omlegging til elektronisk arkiv vil også vere ressurskrevjande. Dei merkantile funksjonane er viktige og ei samla barnevernteneste bør kunne by publikum ein telefon inn, som alltid er bemanna, det bør vere ei dør inn, og tenesta bør vere lett tilgjengeleg. Fagpersonalet har mobiltelefonar, og det merkantile personalet vil, via elektronisk kalendrar, ha oversikta over kvar dei er til ei kvar tid, og korleis publikum kan kome i kontakt med dei. Desse krava og ønska vil vere enkle å handtere dersom tenesta er samlokalisert. Enkel tilgjenge og oversikt over fagpersonalet kan verte noko meir problematisk ved ein modell med to (eller fleire)avdelingar. LOKALISERING OG LOKALITETAR Ei samanslutning av barneverna i våre kommunar vil vere heimla i kommunelovens 28a, organisert etter Vertskommunemodellen. Ulstein er vertskommune no i prosjektperioden, og ei avgjersle om kven som skal ha denne funksjonen for ei framtidig interkommunal barnevernteneste bør kome så snart som råd. I prinsippet kan både Hareid, Ulstein, Volda og Ørsta vere vertskommune. Viss tenesta skal vere lokalisert innanfor kommunegrensene til vertskommunen, heng desse forholda tett saman. Ettersom avstandane er forholdsvis små mellom våre fire kommunar er det vanskeleg å sjå at dette treng å vere eit strengt krav, men det kan sjølvsagt ha sine praktiske fordelar at tenesta er lokalisert i vertskommunen. Vi kan velje å sjå på Volda og Ørsta som tvillingkommunar på den eine sida av Eiksundtunellen, og Hareid og Ulstein på den andre sida. Ved ei delt modell, der tenesta er fordelt på to kontor, kan ein tenkje seg at det etablerast eit kontor på kvar side av tunellen. Då kan det vere ein fordel at hovudkontoret er geografisk plassert i vertskommunen. Ved valet av ei samla teneste, (men med eit disponibelt kontor i kvar kommune), må ein ha lokalitetar som rommar minimum 30 kontor. Kva side av tunellen skulle så dette ligge? Det er verdt å merke seg at Volda og Ørsta er atskilleg større i geografisk omfang, og har eit atskilleg større omland enn dei to kommunane på Hareidlandet. Likeeins har Volda og Ørsta fleire bygder med barnefamiliar, skular og barnehagar, frå Vartdal i nord til Velsvika i sør. 14 Side140

141 Geografiske tilhøve tilseier derfor at ved ei samlokalisert barnevernteneste, bør dette kontoret ligge på Volda/Ørsta-sida av tunellen. Dermed synest Furene/Hovdebygda-området å vere særleg aktuelt for å lokalisere eitt samla barnevernskontor. For både personalet og brukarane vil ei slik lokalisering gi overkomelege reiseavstandar frå dei fleste stadane i regionen. Her vil ein også vere nær Barne- og ungdomspsykiatrien (BUP-Volda), Distriktspsykiatrisk senter (DPS), Sunnmørsheimen / Bufetat og Høgskulen som sentrale samarbeidspartar for barneverntenesta. Det offentlege kommunikasjonstilbodet mellom kommunane vil i nær framtid bli betre utbygd, og det vil verte gratis å køyre gjennom Eiksund-tunellen frå Ved ei todeling vil ei plassering i Furene/Hovdebygda-området kunne vere tenleg for den eine avdelinga, medan den andre kan vere i Hareid/Ulstein-området. Ved begge alternativa må lokalitetane stette fylgjande krav: - Det må vere nok plass, også til utviding i framtida - Alle tilsette må ha sitt eige kontor ope kontorlandsskap vil ikkje fungere og er ikkje funksjonelt for denne verksemda - Ved eitt samla barnevernskontor må ein ha mellom 30 og 50 enkeltkontor, møterom, pauserom og plass til andre funksjonar - Ved ei todeling av tenesta, må ein ha to lokalar som til saman dekker same behovet - Det må takast omsyn til at lokalane sikrar ein viss diskresjon for brukarane - Det må takast omsyn til at lokalane sikrar tryggleiken for dei tilsette PROSJEKTLEIAR SINE KONKLUSJONAR: EI SAMLA OG SAMLOKALISERT BARNEVERNTENESTE FOR HAREID, ULSTEIN, VOLDA OG ØRSTA SOM DET BESTE ALTERNATIVET I arbeidsprosessane har ein søkt å motivere dei tilsette til i størst mogeleg grad å tenke på kva som vil vere den beste løysinga for barnevernet i våre kommunar, mest mogeleg uavhengig av om ein sjølv arbeider der eller ikkje. Dette er sjølvsagt vanskeleg, mest av alt fordi det er eins eigen arbeidsplass og arbeidssituasjon det handlar om. Uansett kva val ein gjer, må nokon leve med at deira ønske og vurderingar ikkje vert vurdert som dei mest tenelege. Slik vil det vere i alle omorganiseringsprosessar. Men det at alle har vore involverte, vore med i drøftingar om ulike alternativ, og at argumentasjonen og konklusjonane er basert på saklege vurderingar, bidreg vonleg til at ein lettare kan akseptere dei konklusjonane som vert trekte. Då kan ein også vere ueinige, men likevel respektere at ein ser ulikt på eit saksforhold. Faglege og organisatoriske omsyn tilseier at det mest tenlege er ei barnevernteneste, samlokalisert i eitt kontor og med ein leiar. Dette gir det beste utgangspunktet for å kunne bygge opp ei samla teneste, for å utnytte fagkompetansen, og for å drive rasjonelt. Eit samla barnevern kan gi betre og meir samordna tenester, bli meir robust, kan bli ein attraktiv 15 Side141

142 arbeidsplass, og vil ha eit stort potensiale for å kunne møte framtidige utfordringar. Publikum vil få eitt telefonnummer til barnevernet, det vil alltid vere dekking av dei merkantile funksjonane, også i feriar og i høgtider. Det merkantile personalet vil ha oversikt over dei tilsette gjennom elektroniske kalendrar, og dei fagtilsette vil vere tilgjengelege gjennom mobiltelefonar sjølv om dei er ute i felt. I tillegg vil dei merkantile funksjonane vere der som fagpersonalet er. Eit slikt barnevernkontor bør vere lokalisert nokolunde midt i regionen. Geografiske tilhøve tilseier at dette kontoret bør ligge på Volda/Ørsta-sida av tunellen, helst i Furene/Hovdebygda-området. Det er sjølvsagt ein føresetnad at ein klarer å finne lokalitetar som er store nok, der det vert teke omsyn til framtidige behov for utviding, til brukarane sitt behov for diskresjon, og til tryggleiken for personalet. Dersom kommunestyra fattar positive vedtak om ei samanslåing, kan det vere realistisk å få til ei interkommunal teneste frå januar 2014 viss alle praktiske og formelle ting er avklara og på plass. Viss ein må gå utover denne datoen, for eksempel fordi ein må vente på tenlege/ledige lokalar, kan tidspunktet for oppstart utsetjast noko, men ei slik «ventetid» bør ikkje vare for lenge. Ei samla løysing krev at ein har eit lokale til disposisjon i kvar kommune, gjerne i samband med helsestasjonen eller andre etatar som arbeider med born og unge. På desse kontora må ein ha ein eller to stasjonære PC ar, ettersom dataprogrammet «Familia», som barneverntenestene nyttar, ikkje kan brukast på berbare PC ar av personvernomsyn. Den nest beste løysinga vil vere eitt barnevern, der personalet og ulike funksjonar er fordelt på to kontor/avdelingar, eitt i ytre og eit i indre distrikt. Denne løysinga vil innebere større og andre utfordringar enn ei samla teneste, og bør vere eit alternativ berre viss det syner seg umogleg å etablere eitt samla barnevernkontor innan rimeleg tid. Ein mogeleg negativ side ved ei todelt løysing er at ein risikerer å ende opp med eit «A og eit B-kontor», der «Akontoret» er der leiarteamet og leiarfunksjonane er. Ein vil heller ikkje oppnå den same «vikjensla» som eitt samla kontor vil kunne gi. I tillegg vil det bli større logistikkutfordringar og meir planlegging, til samlingar og intern møteverksemd. Argumentet frå fagpersonalet om at dei merkantile funksjonane bør ligge der sakshandsamarane og fagpersonalet er, talar også mot ei slik løysing. Samla sett er det derfor usikkert kva som er den reelle gevinsten ved ein todelt modell. I første omgang blir det no styringsgruppa som må ta stilling til det som her er føreslege av organisasjonsmodell, sjå om det er mogleg å finne egna lokalitetar, og ta stilling til kven som skal vere vertskommune for den interkommunale barneverntenesta. Februar 2013 Brynhild Solvang prosjektleiar 16 Side142

143 FØREBELS FRAMDRIFTSPLAN FOR 2013 Prosjekt «Samanslutning av Barnevern på Søre Sunnmøre» Statlege styrkingsmidlar Dato 16.jan. 24.jan. 18.febr. 22.apr. Oppgåve Møte i prosjektgruppa strategi og prioriteringar gjeldande søknadar Infomøte hos Fylkesmannen om årets styrkingsmidlar Søknadsfrist for midlar til statlege stillingar Søknadsfrist for midlar til kompetanse og samhandlingstiltak OBS!! Sjølv om vi utarbeider felles søknad for våre (fire) kommunar, må desse handsamast i alle kommunestyra. Dette fordi vi formelt ikkje er eitt barnevern per i dag. Kommunestyra kan også handsame søknadane i etterkant av søknadsfristen, men midlane vert då ikkje utbetalt før etter at dette er gjort. Kommunale møter Hareid Dato Oppgåve / Organ Søknad om statlege styrkingsmidlar 12.febr Levekårsutvalet (utsendingsdato 5.2) 26.febr Formannskapet 7.mars Kommunestyret Politisk handsaming av Prosjekt interkommunalt barnevern 19.mars Levekårsutvalet (utsendingsdato 12.3) 9.april Formannskapet 18.april Kommunestyret Ulstein Dato 26.febr 7.mars 10.april 16.april 25.april Oppgåve / Organ Søknad om statlege styrkingsmidlar Formannskapet Kommunestyret Politisk handsaming av Prosjekt interkommunalt barnevern Levekårsutvalet Formannskapet Kommunestyret 17 Side143

144 Volda Dato Oppgåve / Organ Søknad om statlege styrkingsmidlar 19.febr Formannsskapet 28. febr Kommunestyret + orientering 23.april 2.mai Politisk handsaming av Prosjekt interkommunalt barnevern Formannskapet Kommunestyret Ørsta Dato 19.febr 28.febr 31.jan 13.mars 19.mars 4.apr. Oppgåve / Organ Søknad om statlege styrkingsmidlar Formannsskapet Kommunestyret Generell info til Kommunestyret om prosjektet Politisk handsaming av Prosjekt interkommunalt barnevern Levekårsutvalet Formannsskapet Kommunestyret Andre viktige datoar Dato Oppgåve 17.jan. Samling av alle tilsette tema: Organisering og lokalisering 31.jan. Milepælrapport fase 2 om organisering og lokalisering 15.febr. Siste fellessamling med alle tilsette før prosjektoppsummering 25. febr. Møte i Styringsgruppa (Ulstein rådhus kl 10-12) 12.mars 22.mars 1.sept. 1.jan Samla sluttrapport for prosjektet /Sak klar til endeleg politisk handsaming Utlysing av Barnevernleiarstillinga for Søre Sunnmøre Barnevern? Oppstart ny barnevernleiar? Oppstart «Søre Sunnmøre Barnevern» (finne eit anna namn)?? 18 Side144

145 «Samanslutning av Barnevern på Søre Sunnmøre» Milepælrapport 3: Barnevernstatistikk, Kostnader og Framtidig Utgiftsfordeling mellom kommunane Eg viser til milepælrapport nr 1 og 2 i dette prosjektet. Den første konkluderer at barneverntenestene i Hareid, Ulstein, Volda og Ørsta vil ha stor fagleg gevinst ved å slå seg saman til ei teneste. Den andre konkluderer at det mest tenlege vil vere både ei samorganisering og ei samlokalisering. Av geografiske omsyn peikar Furene- og Hovdebygdaområdet seg ut som særleg aktuelle for plassering av ei samla barnevernteneste for våre fire kommunar. Styringsgruppa har vidare kome fram til at Volda egnar seg godt som vertskommune, viss kommunestyra stiller seg positive til ei samanslåing no i vår. Vi skal no rette søkelyset mot dimensjonering av barneverntenestene, sjå nærmare på barnevernstatistikken, og kva utgifter kommunane har på barnevernfeltet. Det vert føreslått ein modell for fordeling av utgifter ved samanslåing til ei interkommunal barnevernteneste, og det vert skissert kva økonomiske konsekvensar kvar enkelt kommune kan vente seg ved ei samanslåing. Det er teke utgangspunkt i tal frå Statistisk Sentralbyrå, Kostra-tal, kommunane sine budsjett og rekneskap, årsmeldingar og samtaler med barnevernleiarane. Først ei oversikt over folketalet og barnetalet i kommunane: Tabell 1: Folketal og antall barn i kommunane per (SSB): Alle aldersgrupper Innbyggarar 0-17 år Innbyggarar 0-17 år i prosent Ulstein ,5 Hareid ,3 Volda ,9 Ørsta ,6 Totalt ,2 Samla har desse fire kommunane ei befolkning i overkant av per i dag. Ei samanslåing av barneverntenestene vil føre til ei forholdsvis stor interkommunal teneste, som best kan samanliknast med interkommunale tenester som er etablert rundt større byar (til dømes Kristiansund, Molde, Stjørdal og Namsos). Tabell 1 syner at noko over ein fjerdedel av befolkninga i våre kommunar er i aldersgruppa som dekkast av lov om barneverntenester. Ettersom vi seinare i dette kapitlet må forholde oss til utrekningar og tal frå 2011 (barnevernstatistikk og Kostratala for 2012 er endå ikkje klare), ser vi også på folketalet og barnetalet for 2011: 1 Side145

146 Tabell 2: Folketal og antall barn i kommunane per (SSB): Alle aldersgrupper Innbyggarar 0-17 år Ulstein Hareid Volda Ørsta Totalt BARNEVERNSTATISTIKK Kor stor del av desse barna er det som tek imot barneverntenester? Dette kjem fram i neste tabell. Tabell 3: Barn med barneverntiltak i prosent (Kostra-tal 2011) Andel barn med barnevernstiltak ift. innbyggjarar 0-19 år Ulstein 5,5 % 4,4 % Hareid 7,6 % 5,9 % Volda 6,0 % 4,4 % Ørsta 5,6 % 4,3 % Andel barn med barnevernstiltak ift. innbyggjarar 0-22 år Dette syner at mellom 5,5 og 7 % av alle våre barn under 19 år har barneverntiltak. Dette talet ligg omtrent på landsgjennomsnittet. Her kan ein merke seg at ulike fagfolk tek til orde for at det reelle behovet for barneverntenester truleg er atskilleg høgare, og at andelen barn med barneverntiltak vil vekse ytterlegare i åra framover. Tabellen syner også at Hareid har den høgste prosentandelen barn med barnevernstiltak i forhold til innbyggartalet. Unge vaksne har ein rett til tenester og oppfølging frå barneverntenesta viss dei sjølv ønsker det, som eit frivillig tiltak fram til dei fyller 23 år. Viss vi ser på gruppa opp til 23 år (i andre kolonne), ser vi at kommunane også her nokså ligg jamt, men at Hareid skil seg ut med at ein noko høgare prosentdel. Det er vanskeleg å finne noko enkel forklaring på desse variasjonane, men dei tilsette i barneverntenesta i Hareid trekk fram at kommunen har fleire einslege mindreårige på ettervern, samt mange barn i fosterheimar som treng oppfølging etter fylte 18 år. Dei konkrete tala på barn med tiltak i perioden frå 2008 til 2011 kjem fram i fylgjande oversikt (Kostra): 2 Side146

147 Tabell 4: Barn med barneverntiltak Ulstein Hareid Volda Ørsta Totalt Som det kjem fram her, har det vore ein auke år for år i barn med barneverntiltak. Dette er ei utvikling i heile landet. Tabellen viser at talet på barn med tiltak er nokså jamt fordelt mellom våre fire kommunar, også når ein tek omsyn til folketalet: For 2011 har Ørsta det høgaste talet på barn i tiltak, Volda ligg på ein andreplass, og så kjem Ulstein og Hareid på tredje og fjerde plass. Når det gjeld fordeling av barn i hjelpe- og omsorgstiltak, kjem dette fram i tabell 5 og 6: Tabell 5: Barn i hjelpetiltak i løpet av året Ulstein Hareid Volda Ørsta Totalt Tabell 6: Fordeling av barn i omsorgstiltak i løpet av året Ulstein Hareid Volda Ørsta Totalt Tabell 5 og 6 syner auken som har vore år for år, og at dette gjeld både hjelpe- og omsorgstiltak. Det er vanskeleg å spå om framtida, men ein kan merke seg at fleire av dei etablerte interkommunale barneverntenestene trekk fram at dei har fått fleire meldingar og har opplevd auka etterspørsel og auka behov for barneverntenetster etter at dei vart interkommunale. Ein kan ikkje sjå bort ifrå at dette også vil gjelde for vår region sjølv om eit av hovudmåla med ei interkommunal teneste er å bli betre i stand til å førebygge omsorgsovertakingar gjennom tidleg intervensjon og utvikling av betre hjelpetiltak. 3 Side147

148 Barn med tiltak, enten det er hjelpe- eller omsorgstiltak, skal etter Lov om barneverntenester, følgjast opp, det skal utarbeidast tiltaksplanar, tiltaka skal evaluerast, eventuelt avsluttast, halde fram eller andre og nye tiltak må setjast i verk. Dette er ein arbeids- og tidskrevjande del av arbeidet i barneverntenesta. Det vil derfor vere variasjonar i tiltaka for det enkelte barnet, også gjennom året. Barneverntenesta har også ansvar for å følgje opp og føre tilsyn med fosterbarn som ikkje er heimehøyrande, men som bur i fosterheim i kommunen. Ved utgangen av 2012 hadde våre barneverntenester tilsynsansvar for til saman 64 fosterbarn frå andre kommunar (Ørsta 23, Volda 20, Ulstein 9 og Hareid 12). Dessutan er det vanskeleg, om ikkje umogleg å forutsjå korleis behova og etterspørselen etter barneverntenester vil verte i det enkelte året; Til dømes vil ei omsorgsovertakingssak krevje mykje manneskelege og økonomiske ressursar. Dersom ein får ei slik sak, til dømes i ein familie med fleire barn, vil det gi store konsekvensar for tenesta. Barnevernleiarane strekar under, at sjølv om det her er mange tilfeldigheter som verkar inn, er det også spesielle tilhøve og utviklingstrekk i tida som gir konsekvensar for tenesta. Her peikast det særleg på vår tids sosial mobilitet over landegrenser: både arbeidsinnvandrarar, flyktningar og asylsøkjarar bidreg til å auke etterspørselen etter barneverntenester. Både Volda og Ørsta har i dag mottak for einslege mindreårige, og fleire av desse treng oppfølging og hjelp etter fylte 20 år, som er aldersgrensa for statlege refusjonar til denne gruppa. Volda og Ulstein har asylmottak, og Hareid har fleire busette einslege mindreårige. Frå personalet vert det understreka at mange av desse er svært sårbare; dei har oftast eit svakt eller heilt manglande sosialt nettverk, mange av dei ber på traumar og har store belastningar bak seg, og når det først raknar i desse familiane, gir det ofte dramatiske konsekvensar. Dessutan er det ofte store barnefamiliar, ein kjem frå andre kulturar, og ein har ulikt syn på barn og foreldrerolla. Språkvanskar krev mykje bruk av tolkar, og det følgjer mykje arbeid i høve oppholdsløyve og andre juridiske tilhøve. Når det gjeld dimensjoneringa av tenesta i våre kommunar, ser tala slik ut: Tabell 7: Antal barn i barneverntenesta i forhold til personalressursar (Kostra 2011) Tilsette i alt Tilsette per 1000 innbyggjarar 0-17 år Barn per fagstillingsheimel Ulstein 6,0 3,3 18,1 0,5 Hareid 4,6 3,9 20, 5 0 Volda 7,5 3,7 17,6 0,8 Ørsta 7,6 3,2 20,3 1,0 Totalt 25,7 2,3 Merkantile stillingsheimlar 4 Side148

149 Tabell nr 7 syner at Volda og Ulstein kjem best ut når det gjeld talet på barn per fagstilling, medan Hareid og Ørsta har den største belastninga per fagtilsett. Det er verdt å merke seg at også desse tala er frå 2011, og at Hareid, Ulstein og Ørsta i 2012 fekk statlege styrkingsmidlar til fleire stillingar. Også for 2013 har ein søkt slike midlar, men det er per dags dato ikkje avklara om og kva ein vil kunne få. Det er i dette oppsettet ikkje tatt omsyn til ressursar til leiing og dei merkantile funksjonane av kontora. Om ein trekk ut leiarressursen, vert belastninga endå større per fagstilling. Tre fagstillingar per 1000 barn i kommunen vert ofte nemnt som ei minimumsbemanning. Vi ser her at alle våre kommunar ligg nokolunde i dette området. Til trass for ulike forsøk frå mange aktørar på barnevernfeltet, har statlege styresmakter ikkje ønska å legge seg på ei norm for bemanning i barneverntenesta. KOSTNADAR OG UTGIFTER MED DAGENS MODELL Når vi skal sjå på kva kommunane brukar på barneverntenestene er det viktig å vere merksam på at det skilles mellom utgifter til administrasjon og drift (Kostra 244), og utgifter til tiltak (Kostra 251 og 252). Kostra 244 dekker alle administrasjonsutgifter: husleige, kontorutgifter, fagpersonale, merkantilt personale, gjennomgåing av meldingar, gjennomføring av undersøkingar, oppfølging av tiltak, tilsyn og besøk i fosterheimar, og ressursar til barnevernvakt og førebyggande arbeid. Vidare føres annonser, leasing og leige av bilar, reiseutgifter, tolketenester, advokat-tenester, sakkyndige, IKT og husleige på 244. Kostra 251 (tiltak i familien) og Kostra 252 (tiltak utafor familien) dekker i prinsippet utgifter for tenester til det enkelte barn og barnets familie, til dømes støttekontaktar, besøksheimar, fosterheimar, institusjonar mm. Det ser ut til å vere noko ulik praksis på korleis ulike kommunane fører enkelte utgifter, og det er grunn til å tru at tala ikkje alltid stemmer heilt med røynda. Ein må difor ta høgde for det når ein ser på tala og statistikken. Vonleg vil ei interkommunal barnevernteneste bidra til at ein i framtida får lik føring og dermed ei meir riktig fordeling av funksjonane 244, 251 og 252 i våre fire kommunar. SSB Kostra har også lansert endringar i føringane frå Først skal vi sjå på kostnadsutviklinga for våre kommunar dei siste fire åra. Ein opererer her med netto driftsutgifter, det vil seie kommunens reelle utgifter, etter moms, og etter at ein har motteke refusjonar frå andre (Buf-etat, staten m.fl.): 5 Side149

150 Tabell 8: Kostnadsutviklinga for barneverntenestene netto driftsutgifter Ulstein : Barneverntenesta : Tiltak i heimen : Tiltak utafor heimen Totalt Hareid : Barneverntenesta : Tiltak i heimen : Tiltak utafor heimen Totalt Volda : Barneverntenesta : Tiltak i heimen : Tiltak utafor heimen Totalt Ørsta : Barneverntenesta : Tiltak i heimen : Tiltak utafor heimen Totalt Også når det gjeld kostnadar ser vi at det har vore ein jamn auke år for år i barneverntenesta. I 2011 brukte våre fire kommunar meir enn 43 millionar til saman på dei fire barneverntenestene. Volda brukte mest, med vel 14 millionar, Ørsta låg på ein andreplass med vel 12 millionar, Ulstein like under med vel 11 millionar, medan Hareid brukte minst, cirka 6 millionar kroner. (Himmel og hav, eg visste ikkje det var så mykje, stemmer verkeleg dette???!!) I neste tabell skal vi sjå kor mykje dette utgjer per innbyggar og per barn i barnevernet: 6 Side150

151 Tabell 9: Netto driftsutgifter til barnevern 2011 alle funksjonar (Kostra 244, 251 og 252) Til barnevern per innbyggar Til barnevern per innbyggar 0-17 år Til barnevern per barn i barnevernet Ulstein 1438 kr 5680 kr kr Hareid Volda Ørsta Landsgjennomsnittet Denne tabellen viser at Volda har høgaste netto driftsutgifter til barnevern per innbyggar generelt, medan Ørsta brukar minst her. Når det gjeld utgifter per barneinnbyggar, i aldersgruppa 0-17 år, brukar Volda også mest, medan dei andre tre kommunane ligg nokså likt. Volda har også høgaste 244-utgifter per barn i barnevernet, faktisk nesten det doble av Hareid. Også her ligg Ulstein og Ørsta nokså jamt, medan Hareid ligg betrakteleg mykje lågare. Kostratala viser også at netto driftsutgifter per innbyggjar 0-17 år var på kroner i gjennomsnitt for landet i Når det gjeld våre kommunar, ser vi at både Ulstein, Hareid og Ørsta ligg under, medan Volda bidreg til å trekke dette gjennomsnittet opp. Det same mønsteret ser vi også når det gjeld utgifter per innbyggjar og per barn i barnevernet. Driftsutgiftene ved våre fire barneverntenester er altså temmeleg ulikt budsjettert og kostnadsdimensjonert. Kva seier dei kommunale budsjetta? Rekneskap? om stoda for 2011/2012??? Er det sprik mellom kostra-tala og eigne budsjett/rekneskapstal? NB! Må vente til Kostratala er ferdig 15.mars for 2012! Men Hareid varslar eit overforbruk i forhold til budsjettet for 2012 på nærmare 2,7 millionar for 2012, Ulstein på 1,1 million, Ørsta på 1,5 million, Volda om lag 1 million. Funksjon 244 Funksjon 251 Funksjon 252 Totalt Ulstein Hareid Volda Ørsta 7 Side151

152 PRINSIPP FOR FORDELING AV UTGIFTER OG KOSTNADAR VED EI INTERKOMMUNAL BARNEVERNTENESTE Dei økonomiske rammene for ei interkommunal barnevernteneste må i utgangspunktet vere summen av det kommunane i dag brukar. Erfaringar frå andre interkommunale barneverntenester tilseier at etterspørselen etter og behova for barneverntenester vil auke etter ei samanslåing. Fleire har også erfart at driftsutgiftene aukar, særleg gjeld dette for reiseutgiftene, og då mest for dei kontora der dei tilsette nyttar eigne privatbilar i tenesta. Leasing av bilar ser derfor ut til å vere den beste løysinga. Våre barneverntenester leaser bilar også i dag; Ørsta 2 bilar, Ulstein 1 + at dei eig ein bil i tillegg, Volda og Hareid leaser ein bil kvar. I tillegg vil det, ved etablering av eitt samla kontor, verte endringar i husleigeutgifter. Per i dag er alle våre barneverntenester lokalisert i kommunale rådhus. Framtidige utgifter til husleige må eventuelt takast opp på eit seinare tidspunkt, når ein veit kva lokalar som er tilgjengelege og aktuelle. Nye lokalar, primært i Hovdebygda eller Furene-området, må ut på anbod. Og som det er gjort greie for i Milepælrapport 2, om organisering og lokalisering av eitt samla barnevernkontor, er det ønskeleg at den nye organisasjonen kan vere operativ frå Likeeins må ein kalkulere med oppstarts - og etableringsutgifter, til kontorutstyr og etablering av eit felles IKT-system. Det vil kunne vere tid til å innarbeide dette inn i budsjetta for 2014, og at ei samla barnevernteneste og ei ny betalingsordning kan tre i kraft frå Ulike måtar å fordele utgifter på ved interkommunale samarbeid Fordelingsnøkkelen på utgiftene ved ei felles barnevernteneste er stort sett organisert slik rundt om i landet: - Utgifter til tiltak (kostra 251 og 252) vert belasta den kommunen der barnet høyrer heime/den kommunen som har ansvaret for barnet. Ettersom det er forholdsvis store beløp som skal fordelast, bør vertskommunen fakturere utgiftene til den aktuelle kommunen fleire gonger i året. - Administrasjonsutgifter (kostra 244) vert fordelt mellom kommunane. Fylkesmannen anbefaler at ein legg seg på ei prinsipiell linje, der alle kommunane ligg på same dekningsdel i forhold til eit nøytralt mål. Barnetalet 0-17 år kan vere fornuftig å nytte som måleeining. Viss vi går ut frå barnetalet som fordelingsnøkkel, må vi sjå nærmare på funksjon 244 for våre kommunar: 8 Side152

153 Tabell 10: Fordelinga av utgifter til Funksjon 244 (2011 tal): Prosent til 244 Funksjon 244 per barn i barnevernet i kroner Ulstein 28,8 % Hareid 29, Volda 35, Ørsta 31, Også her kjem den store variasjonen mellom våre kommunar fram. Det er vanskeleg å seie kva dette skuldast, det er mogleg at det kan forklarast med ulike føringar. Men sett i høve tabell 8 og 9, som også omhandlar funksjon 251 og 252, kan heile forklaringa ikkje ligge i ulike føringar. Mykje tyder på at barneverntenesta i Volda har atskilleg betre ressurssituasjon enn dei andre tre kommunane. Når vi ser på kroner til funksjon 244 per barn i barnevernet (siste kolonne), ser vi at også her ligg Ulstein og Ørsta temmeleg likt, medan Volda skårar høgst med meir enn dobbelt så mykje per barn på funksjon 244, nesten 60 % meir enn Hareid. I neste tabell skal vi sjå på korleis ein kjem ut når ein delar 244-utgiftene på alle barn i dei fire kommunane: Tabell 10: Funksjon 244 fordelt på alle barn i kommunen i aldersgruppa 0-17 år i 2011: Kroner Antal barn i kommunen Ulstein Hareid Volda Ørsta Samla Kroner per barn i kommunen Også her kjem det same mønsteret og den store variasjonen fram, der Volda har nesten dobbelt så mykje som Hareid til disposisjon. Ulstein og Ørsta ligg også her så og seie likt når ein fordeler 244-kronene på alle barn i kommunen. Om ein reknar eit gjennomsnitt av 244- utgiftene for alle fire kommunane, vil ein få eit beløp på 1635 kr pr barn. Med ein slik lik fordelingsnøkkel, vil ein få følgjande bilde av fordeling av utgiftene, basert på 2011-tala: 9 Side153

154 Tabell 11: Utgifter til funksjon 244 for kvar kommune med utgangspunkt i 2011-tala Funksjon Funksjon 244 fordelt etter gjennomsnitt på 1635 kr per barn 0-17 år Funksjon 244 fordelt etter gjennomsnitt ut frå folketalet i kommunane Ulstein Hareid Volda Ørsta Totalt Her kan vi sjå at ved å fordele utgiftene slik, rekna ut etter eit gjennomsnitt, vil Ulstein kommune få ein auke i driftsutgiftene til funksjon 244 på cirka , Hareid vil måtte auke sin andel med , Volda vil kunne betale cirka 1,4 millioner mindre, medan Ørsta måtte betale ca meir. Om vi fordelar 244 ut frå eit gjennomsnitt av heile folketalet (rubrikk 3), ser vi at ein kjem ut med eit likelydande samla beløp som i dag samla sett. Ved denne fordelingsmodellen vil forskjellen frå å dele på barnetalet vere slik: Ulstein vil få ein auke på om lag , Hareid på ca , Volda ein nedgang på ca 1,3 millioner, medan Ørsta må ut med mest, cirka kroner. Ørsta, Ulstein og Hareid bør få eventuell statlege ressursar for 2013 for å veie opp noko av dette, slik at ein kan gå inn i dette på nokolunde like vilkår? Prinsippet for fordeling anbefales, altså ei fordeling etter enten barnetal eller folketal. I eit reelt budsjettoppsett kan ein seinare ta utg pkt i dei reelle rekneskapstala for 2012, evt eit gjennomsnitt av dei tre siste åra på 244. OPPSUMMERING Det har vore ein auke år for år i behov og ressursar til barnevernet, også i våre kommunar. Auken består av fleire meldingar, fleire undersøkingar og born i hjelpe- og omsorgstiltak. Alle våre barneverntenester utarbeider årsmeldingar, der situasjonen for kvar enkelt kommune kan studerast meir detaljert (årsmeldingane for 2012 er i skrivande stund ikkje ferdige). Dagens situasjon er slik at ein framleis opererer med fristoverskridingar, det er barn som manglar tiltaksplanar, og barn i fosterheim har manglande tilsyn og oppfølging. Frå dag til dag, og frå år til år, vil kostnadar og arbeidsmengde variere i denne tenesta; det eine året har ein fleire saker til fylkesnemnda og/eller i rettsapparatet, for så å kunne bli avløyst av noko rolegare periodar. Kompliserte saker krev tid, krefter og økonomiske 10 Side154

155 ressursar, og renesta er difor uforutsigbar frå år til år sjølv om vi gjennom statistikkane kan sjå klare mønstre og utviklingstrekk. Det må vere ein klar føresetnad at ein beheld dei ressursane barneverntenestene har per i dag, og at dei midlane kommunane nyttar til dagens drift vil utgjere dei økonomiske rammene for ei interkommunale barnevernteneste. Det kan i framtida vere von om framhald av den statlege satsinga på barnevernet og at ein kan få ein ytterlegare auke i midlar i dei komande åra, både til stillingar og til drift (tiltak). For å få tilgang til desse, kan ein i alle høve ikkje kutte frå kommunane si side! Som det har vore streka under ved fleire høve, er hensikta med å etablere ei felles barnevernteneste ikkje innsparing, men heller det å skaffe eit grunnlag for å utvikle ei meir robust og fagleg godtfungerande teneste. Etablering av ein ny organisasjon vil sjølvsagt koste, særleg i etablerings- og i oppstartsfasen. Men ein kan ikkje sjå bort i frå at dette vil verte ei meir kostnadseffektiv teneste ved at ein kan oppnå ein viss rasjonaliseringsgevinst ved å slå saman dagens ressursar til ein organisasjon. Ein kan heller ikkje sjå bort ifrå at ei felles teneste vil kunne gi innsparingar i driftsutgifter etter nokre år særleg hvis ein lukkast med å etablert ulike endringsfokuserte hjelpetiltak. Endringsfokuserte hjelpetiltak (VIT, PMTO etc) har som mål å kome tidleg inn i risikofamiliar og styrke foreldrekompetansen, slik at foreldra sjølv kan utøve den daglege omsorga for borna på ein tilfredsstillande måte. Med slike tilnærmingsmåtar vil ein, i nokre av desse familiane, kunne unngå å måtte ta over omsorga for borna. Omsorgsovertakingar er som kjent svært kostnadskrevjande, på mange ulike måtar, også reint økonomisk. Førebels er det mange usikre faktorar kring etablering av ei interkommunal barnevernteneste i våre kommunar. Om dette vert noko av eller ikkje, vil verte avklara gjennom handsamingane i dei fire kommunestyra no i vår. Først etter den tid, og når lokaliseringsspørsmålet er avklara, vil ein kunne ta fatt på den konkrete planlegginga av gjennomførings- og driftsfasa. Med utgangspunktet i eit samorganisert barnevern, vil følgjande nye utgifter måtte takast omsyn til: Nye utgifter Tapte leigeinntekter ved utflytting frå noverande lokaler? Nye husleigeutgifter? Investeringar/inventar i nye lokale? Her kan kanskje noko av dagens utstyr takast med til dei nye lokala, ja Leasing av fleire bilar til bruk i tenesta. Alle tilsette kjører sjølv til jobben, men ein fer sjølvsagt ikkje dit viss ein skal på eit møte klokka 9 i kommunen der ein bur. Då tek ein utgangspunkt i det lokale kontoret og startar arbeidsdagen der. Auke i utgifter til kjøring i tenesta. Kjøring i tenesta vil neppe bli så 11 Side155

156 veldig mykje større enn i dag ein køyrer jo til bygder og avkrokar også i dag.. Men det er bruk av privatbilar i tenesta med køyregodgjersla til den enkelte som i lengda blir veldig dyrt. Når det gjeld fosterheimsbesøk i nord og sør, så er målet å ha eit eige team som følgjer opp plasserte barn (eg meiner det må vere høgt prioritert å sørge for at dei ein allereie har omsorga for vert passa særleg godt på). I dag reiser til dømes 4 ulike kontor til sine fosterbarn, for eksempel i Nord-Trøndelag. Med eitt barnevern kan ein, på ei og same reise, besøke fleire fosterheimar, enten barna er heimehørande i Hareid, Ulstein, Volda eller Ørsta dei vil jo då tilhøyre ei og same ansvarlege barnevernteneste! I tillegg kjem mogelege endringar i dagens refusjonsavtalar med BUF-etat Ulsteinvik 11.mars 2013 Brynhild Solvang Prosjektleiar 12 Side156

157 HAREID KOMMUNE Rådmann SAKSFRAMLEGG Saksnr. 2013/364 Løpenr. 2378/2013 Klassering 056/026 Sakshandsamar: Bent Arild Grytten, Rådmannen Utvalsaksnr Utval Møtedato 40/13 Formannskapet /13 Kommunestyret ETABLERING AV SSIKT - SØRE SUNNMØRE IKT / 2013/364 Tilråding frå rådmannen: 1. Den overordna strategien for interkommunalt IKT-samarbeid på søre Sunnmøre vert godkjend som han ligg føre i dokument (strategidokumentet) datert med tilleggsdokument av Det skal etablerast eit felles IKT-samarbeid, etter kml 27, for kommunane på søre Sunnmøre. Rådmennene i kommunane skal utgjere styringsgruppa i IKTsamarbeidet. 3. Styringsgruppa har ansvaret for å utarbeide utkast til kravspesifikasjon og vertskommuneavtale for drifting av felles driftssenter for IKT-samarbeidet. Sak om vertskommunesamarbeid skal leggast fram som eiga sak innan 1. halvår Formannskapet si handsaming: Røysting: Samrøystes Formannskapet si tilråding frå møte : 4. Den overordna strategien for interkommunalt IKT-samarbeid på søre Sunnmøre vert godkjend som han ligg føre i dokument (strategidokumentet) datert med tilleggsdokument av Side157

158 5. Det skal etablerast eit felles IKT-samarbeid, etter kml 27, for kommunane på søre Sunnmøre. Rådmennene i kommunane skal utgjere styringsgruppa i IKT-samarbeidet. 6. Styringsgruppa har ansvaret for å utarbeide utkast til kravspesifikasjon og vertskommuneavtale for drifting av felles driftssenter for IKTsamarbeidet. Sak om vertskommunesamarbeid skal leggast fram som eiga sak innan 1. halvår Utskrift til: Ulstein kommune Herøy kommune Sande kommune Vanylven kommune Volda kommune Ørsta kommune Utvalssak nr: Side: 2 av 7 Side158

159 Vedlegg: Nr. Namn 1 Rammeplan for interkommunalt IKT-samarbeid på søre Sunnmøre Handlingsprogram for interkommunalt IKT-samarbeid på søre Sunnmøre Strategidokument for IKT-samarbeidet på Søre Sunnmøre av samt tilleggsdokument av Vedtekter for SSIKT sine rammer Saksopplysningar: Kommunane på Søre Sunnmøre har hatt eit fokus på IKT-samarbeid over lang tid, både i høve til strategisk IKT-arbeid og i høve til konkrete IKT-tiltak. Det formelle og strategiske IKT-samarbeidet mellom dei 7 kommunane på søre Sunnmøre går tilbake til 2005, med ein rammeplan for samarbeidet som alle kommunane slutta seg til i Ny revidert rammeplan frå 2011 var vedteke av kommunestyra våren Det konkrete IKT-arbeidet, i form av handlingsplan, var i perioden 2005 til 2009 ein del av rammeplanen. Det vart vidare utarbeida eit eige handlingsprogram for 2010, i samband med vedtak om etablering av stillinga som IKT-koordinator. For perioden 2011 til 2014 er det utarbeida ein ny handlingsplan, som er tydeleg forankra i rammeplanen frå Sakshistorikken på IKT-området viser såleis at kommunane har hatt eit godt og utviklingsorientert fokus på IKT-område over fleire år, både på strategi og konkrete tiltak. Styringsgruppa/rådmannsgruppa for IKT-samarbeidet såg likevel eit behov for ein tydeleg struktur knytt til organisering og leiing av vidare utvikling og det vart den 2. mars 2012 difor nedsett ei strategigruppe (arbeidsgruppe). Det var gitt eit tydeleg mandat til arbeidsgruppa om å formulere målsettingar og visjon; utgreie alternative styrings- og organisasjonsmodellar; vurdere organisering av nytt driftssenter; eventuelt felles driftspersonell samt utarbeide prosjektplan og tidsplan for gjennomføringa. 1. Målsettingar og visjon Med utgangspunktet i dette mandatet, utarbeida arbeidsgruppa visjon og målsettingar for strategiarbeidet, og Søre Sunnmøre IKT (SSIKT) er foreslått som namn på samarbeidet med følgjande visjon: SSIKT, utviklingsorientert og kostnadseffektivt. Vi skal tilby tilsette og innbyggarar digitale tenester av høg kvalitet. Samfunnsmål, som viser eigar sin intensjon og ambisjon med tiltaket, er: Å utvikle kommunane sine samla ressursar for å gje rett teneste, med rett kvalitet til rett tid. Arbeidsgruppa har foreslått effektmål, som er eit uttrykk for den direkte effekten av tiltaket t.d den verknad/effekt tiltaket skal føre til for brukarane. Effektmåla skal vere avleidde av samfunnsmålet. Med bakgrunn i effektmåla, så er det angitt resultatmål Utvalssak nr: Side: 3 av 7 Side159

160 som blir handlingsplanen med tiltak, som strategigruppa skal vurdere og rullere årleg. 2. Styrings- og organisasjonsmodell Styrings- og organisasjonsmodellen for IKT-samarbeidet, som tydeleggjer både strategiarbeidet og leveranse på konkrete IKT-leveranse: 2.1 Strategiarbeidet organisert etter kommuneloven 27 Styringsgruppe er rådmennene frå dei deltakande kommunane og strategigruppe består av ein person frå kvar kommune som er oppnemnd av rådmennene. Strategigruppa er i strategidokumentet gitt følgjande mandat: Strategi- og bestillareining (Strategigruppe) Strategigruppa skal vere motoren i SSIKT. Eininga skal stå for bestilling og forvaltning av kommunane sine IKT-løysingar, og skal vere ein ressurs i det strategiske utviklingsarbeidet. Strategigruppa skal vere samansett av inntil 7 personar frå ulike kommunar. Medlemmene skal oppnemnast av styringsgruppa. Gruppa bør vere tverrfagleg samansett for å sikre relevant kompetanse. Strategigruppa skal gjennomføre samarbeidet sin strategi effektuere styringsgruppa sine vedtak ta initiativ til nye utviklingstiltak greie ut og gje tilråding i saker som styringsgruppa skal handsame ta i mot, vurdere og prioritere mellom framlegg og innspel som kjem frå faggruppene Utvalssak nr: Side: 4 av 7 Side160

161 stå for prosjektleiing i interkommunale prosjekt som vil påverke IKT-drifta utvikle gode rutinar for det interkommunale samarbeidet inngå og følgje opp avtalar med leverandørar i samarbeid med innkjøpssamarbeidet og faggruppene etablere og oppløyse faggrupper, og gje rammer for arbeidet i gruppene Med den sentralen funksjonen Strategigruppa er gitt, er det ønskjeleg at samarbeidet etter kommuneloven 27 også formaliserast med tilhøyrande vedtekter. Dette slik at vi sikrar strategiarbeidet nødvendige fullmakter og løyvingar som er nødvendig for å kunne innfri handlingsprogram/resultatmåla for IKT-arbeidet over tid. 2.2 Driftssenteret organisert etter kommuneloven 28 Det vert laga eiga sak i høve driftssenteret når premissane kring meir formalisert og langsiktig etablering er utgreidd. I organisasjonsmodellen som er skissert ovanfor, er den viktigaste leverandørar til IKT-samarbeidet per i dag definert som driftssenteret, som består av: - maskinvaresenter, med teneleg lokalar for serverar, lagring og anna utstyr. - linjekapasitet, med redundant linjekapasitet til kommunesentra på minst 1GBit/s - drift av fellesprogram I høve til maskinvaresenter og drift av fellesprogram, er det i tilleggsdokumentet av 5. november 2012 gitt følgjande skisse, der dette er definert som Driftsplattform og Felles programvare : Brukarar Systemeigarar/ Superbrukarar Applikasjonar Operativsystem Virtualisering Maskinvare A B C D E Ola Per Kari Han Gret Geric HsPro Agresso Window Linux Filtenar Citrix VmWare Tenarar SAN Switcha Fiber Felles programvar e Driftsplattform Inn under driftssenter er det også lagt 1 GBit/s redundant linjekapasitet mellom kommunesentra. Denne fiberkapasiteten kan enten leigast av kommersiell aktør eller ved eigen kommunal kommunal fiberstruktur og bytteavtalar med kommersielle aktørar. Styringsgruppa for det interkommunale selskapet må avklare kva modell som er mest tenleg. Det er forventa at driftskostnaden med eigen kommunal linjekapasitet vil vere vesentleg lågare enn å leige slik kapasitet hos kommersiell aktør, men dette må utgreiast og kostnadsreknast før ein tek endeleg stilling til val av løysing. Kostnadsfordeling mellom kommunane er også ein del av denne avklaringa. Basert Utvalssak nr: Side: 5 av 7 Side161

162 på føresetnaden om at eigne liner er rimelegare, og at linjeleiga vert prisa inn i driftssenteret sin leveranse, kan eit interkommunalt driftssenter vere rimelegare enn å sette denne leveransen ut til kommersielle aktørar. Pr. i dag er eit driftssenter etablert på førebels basis i Hareid kommune. Erfaringane tilseier at dette har vore ei teneleg og kostnadseffektiv løysing. Løysinga bygg på vedtak i kommunestyra, men det ligg ikkje føre ein formalisert avtale etter dei mulegheitene som kommuneloven legg opp til. Arbeidsgruppa la til grunn at etablering av eit felles driftssenter bør formaliserast, som eit vertskommunesamarbeid, at det bør vere eit minimum av føreseielegskap og at driftssenteret bør ligge i ein av samarbeidskommunane, jfr. rapport som ligg ved. Det synest som klart mest teneleg, ut frå erfaringar og ynskje om kontinuitet, at ein no formaliserer ein avtale med Hareid kommune. Dette som eit vertskommunesamarbeid etter kommuneloven 28b og med ein tidshorisont på 3 år. Ein tilrår vidare følgjande føresetnader: etableringa skal omfatte både det som er definert som maskinvaresenter og drift av felles programvare j.fr. definisjonane ovanfor, samt linjestruktur det skal utarbeidast ein kravspesifikasjon som definerer dei tenestene som skal ligge til driftssenteret og nivået på desse tenestene driftssenteret bør overta felles serverpark etter nærare spesifiserte retningslinjer målsettinga er at utgreiing og avklaring skal vere gjort før september 2013 og at ny etablering er på plass i 2014 Val av ein slik interkommunal modell føresett at følgjande blir tidsangitt og prissett: felles programvare driftsplattform linjestruktur Når det gjeld backup-plasseringa, vil Strategi- og Bestillareininga kunne innhente anbod hos kommersielle aktørar. 2.3 Tids- og aktivitetsplan Intern forankring Utarbeiding av vedtekter og saksframlegg Politisk handsaming Oppnemning av strategigruppe Februar -13 Mars -13 April -13 Mai -13 Utvalssak nr: Side: 6 av 7 Side162

163 Vurdering og konklusjon: Det er av svært viktig at kommunane utarbeider og gjennomfører ein framtidsretta strategi på IKT-området. IKT er ein viktig støttefunksjon for det administrative arbeidet på alle område og nivå. I framtida vert denne støttefunksjonen stadig viktigare, både for å yte betre tenester og for å yte meir effektive tenester. IKT er eit teknologisk fag og tilgang på gode IKT-medarbeidarar er ein svært viktig suksessfaktor i arbeidet. Men samstundes er det viktig å vere merksam på at leiing og strategiutvikling er minst like viktig på dette området. Gjennom ei eventuell etableringa av SSIKT ynskjer ein å ta konsekvensen av dette ved å introdusere tverrfagleg kunnskap og leiarskap i IKT-arbeidet, på eit breiare plan enn det kvar enkelt kommune har høve til å gjere kvar for seg. SSIKT blir såleis eit viktig element i utvikling og gjennomføring av IKT-strategien og ein viktig aktør i høve styring av driftsressursane gjennom eit felles driftssenter. Også i høve brukarane kan SSIKT spele ei avgjerande rolle med tanke på effektivisering og god dialog med brukarane, til dømes gjennom ein portal med utstrakte mulegheiter for sjølvbetening. SSIKT skal vere eigd av sju kommunar og dette gir ein god kombinasjon av overkomeleg styring (ikkje for mange kommunar) og storleik. Kommunane er for små kvar for seg, men samarbeidet i sju kommunar gjer at storleiken av SSIKT vert god nok til å hente ut eit vesentleg potensiale. Folkehelse konsekvensar: Ingen kjende. Miljøkonsekvensar: Ingen kjende. Økonomiske konsekvensar: Tilsetting av dagleg leiar / koordinator i naudsynt stillingsprosent. Sidan stillinga som IKT-koordinator no vert avvikla, representerer dette ingen kjend kostnadsauke i forhold til kostnadane i høve det noverande mindre formelle samarbeidet. Beredskapsmessige konsekvensar: Ingen kjende. Hareid, Bent Arild Grytten rådmann Utvalssak nr: Side: 7 av 7 Side163

164 Kommunenett søre Sunnmøre Rammeplan for interkommunalt IKT-samarbeid på søre Sunnmøre Hareid, Herøy, Sande, Ulstein, Vanylven, Volda og Ørsta Utkast pr. 22. desember 2010 Side164

165 Innhald Bakgrunn:... 1 Målsetting:... 2 Føresetnader... 3 Økonomi... 3 Organisering:... 3 Vedlegg 1: Målsettingar i planen ekommune Vedlegg 2: Målsettingar i planen enorge 2009:... 7 Bakgrunn: Til grunn for denne planen ligg Rammeplan for interkommunalt IKT samarbeid for Hareid, Herøy, Sande, Ulstein, Vanylven, Volda og Ørsta og Notat om interkommunalt IKT-prosjekt datert Rammeplanen vart godkjend i kommunestyra i dei 7 kommunane i 2006, og notatet er gjort kjent for kommunestyra i Planen inneheldt føringar for samarbeidet på IKT-sida i regionen gjennom å presentere bakgrunn for samarbeidet målsettingar styringsstruktur kritiske suksessfaktorar økonomi Planen inneheldt også ein handlingsplan med 6 punkt Interkommunalt kartsamarbeid Infrastruktur/ breiband Agresso/ økonomisystem E-handel Rammeplanane enorge 2009 og ekommune 2009 IKT samarbeid Sjustjerna I notatet frå 2009 er målsettingane noko utvida, og handlingsprogrammet er skissert i 5 punkt: 1. Utgreiing av framtidig drift og utvikling av ephorte (sak/arkiv). 2. Utgreiing framtidig drift av økonomisystem /løn og personalsystem. 3. Forprosjekt Gerica (programvare pleie og omsorg). 4. Forprosjekt drift IKT. 5. Arbeid med etablering av breibandsløysing Gjennom denne planen vert målsettingane vidareført, og det vert lagt føringar for organiseringa av arbeidet. Handlingsprogrammet blir ajourført og fornya i eige dokument. side 1 Side165

166 Målsetting: Det skal utviklast eit Kommunenett søre Sunnmøre (KSS) som eit samarbeid mellom dei 7 kommunane i Søre Sunnmøre regionråd (SSRR). Samarbeidet skal støtte opp under kommunane sin tenesteproduksjon og medverke til kostnadseffektiv oppnåing av kommunane sine overordna mål. Kommunane skal innan 2015 framstå som ein virtuell region med felles bruk, utvikling og utnytting av IKT-løysingar og programvare. Løysingane skal vere kostnadseffektive, framtidsretta, driftssikre, innovative og brukartilpassa. Dei interkommunale løysingane skal vere eins for brukarar i dei kommunane som samarbeider. Bruk av programvare skal vere slik at IKT-driftspersonell kan nyttast på tvers av kommunane. Målsettinga med samarbeidet er: Kostnadseffektvitet og driftsstabilitet ved bruk av IKT skal betrast ved at kommunane samarbeider om basis IKT-infrastruktur og programvare. For å kunne utnytte samarbeidet best mogleg skal kommunane arbeide for å få ein mest mogleg lik plattform med omsyn til programvare og teknologi. IKT-samarbeidet skal gi økonomiske og driftsmessige fordeler gjennom kompetanseoppbygging, erfaringsutveksling, felles opplæring og problemløysing. IKT-samarbeidet skal gjennom nettbaserte tenester dekke viktige deler av innbyggarane sine tenestebehov og medverke til ei god samfunnsutvikling. IKT-samarbeidet skal gjennom god kvalitet på IKT-tenestene legge grunnlag for høg fagleg standard på tenestene til innbyggarane. IKT-samarbeidet skal delta i vidareutvikling av tenestene gjennom dialog med brukarane og andre samarbeidspartnarar. IKT-samarbeidet skal føre til at kommunane aktivt utnyttar ny teknologi til effektiv og framtidsretta produksjon av kommunale tenester. IKT-samarbeidet skal sikre breiare og meir robuste fagmiljø på drift og utvikling. IKT-samarbeidet skal legge grunnlaget for døgnkontinuerleg drift av nødvendige program. IKT-samarbeidet skal legge målsettingane i planane enorge frå Moderniseringsdepartementet og ekommune frå KS til grunn for arbeidet. Program, tenester og oppgåver skal etablerast slik at ein får den beste og mest kostnadseffektive løysinga. Arbeidsplassane skal som hovudregel fordelast mellom kommunane dersom tenesta ikkje må kjøpast av ekstern leverandør. Felles tekniske installasjonar skal plasserast der tilhøva ligg best til rette. side 2 Side166

167 Føresetnader Eit samarbeid som skal omfatte alle, eller eit fleirtal av, kommunane må bygge på ein visjon om at vi skal arbeide oss saman med felles løysingar. Kommunane går inn i samarbeidet fordi dei er motiverte for å hente ut dei fordelane som ligg i samarbeidet, og fordi dei er innstilte på å ta den kostnaden og det arbeidet som må til for å realisere desse gevinstane. Arbeidet i gruppene som vert nedsett må prioriterast. Leiarar og mellomleiarar må inspirere arbeidstakarar til å engasjere seg i det interkommunale samarbeidet, og gruppemedlemmer må kunne bruke av ordinær arbeidstid til slikt arbeid. Ved særleg stor belastning på enkelte arbeidsplassar kan det avtalast kompensasjonsordningar. Økonomi Kostnader ved drift av felles maskin og programvare skal delast etter ein fordelingsnøkkel basert på 50 % fordeling etter folketal og 50 % delt likt mellom deltakarkommunane. Dersom enkeltkommunar må gjennomføre oppgradering av eigne system for å få tilgang til fellessystemet, vert dette ikkje lagt inn i kostnadsnøkkelen. Deling av driftskostnader vert å avtale for kvart enkelt prosjekt dersom det fell utanfor prinsippet om kostnadsdeling. Kvar kommune dekkjer eigne utgifter i samband med i møte regionen. Det vert utarbeidd eige budsjett for koordinatorfunksjonen. Kostnadene vert fordelte mellom kommunane etter kostnadsnøkkelen. Utbetaling skal skje ut frå budsjett og etter rekning frå vertskommunen med forfall 30. juni. Endeleg avrekning vert gjort ut frå rekneskapen pr. 31. desember. Organisering: Styringsgruppe Rådmennene i SSRR IKT-gruppe Sak/arkiv (ephorte) Økonomi (Agresso) Kart (GIS/LINE) Web Pleie/omsorg (Gerica) Skule Rådmannsgruppa på søre Sunnmøre utgjer styringsgruppe for Kommunenett søre Sunnmøre. Denne gruppa får fullmakt til å organisere og gjennomføre Rammeplan for interkommunalt IKT-samarbeid på søre Sunnmøre side 3 Side167

168 Ei IKT-gruppe samansett av IKT-koordinator og 1 person frå kvar kommune har det overordna ansvaret for å nå målsettingane i rammeplanen. Gruppa skal utarbeide handlingsprogram for komande periode og samordne arbeidet innafor dei ulike fagfelta. IKT-koordinator leier og samordnar det interkommunale IKT-samarbeidet. Han skal vere i tett dialog med styringsgruppa, og han knyter sjølv til seg samarbeidspartnarar inn mot rådmannsnivået. IKT-koordinator skal vere ein pådrivar for arbeidet i faggruppene, og på bakgrunn av innspel frå gruppene skal han saman med IKT-gruppa utarbeide framlegg til handlingsprogram. Programmet skal rullerast årleg pr i forkant av kvart budsjettår og danne grunnlaget for budsjettvedtak i kvar kommune. IKT-koordinator utarbeider også framlegg til årsbudsjett for sitt ansvarsområde. Arbeidet skal organiserast gjennom faste faggrupper omkring felles programvare. Faggruppene har ansvar for gjennomføring av felles IKT-tiltak i godkjent handlingsprogram. Dei skal ta initiativ og vere ein pådrivar for å nå målsettingane i rammeplanen innafor sitt fagområde. Dette skal dei gjere ved å utveksle erfaringar i bruken av eksisterande programvare drive felles kompetanseoppbygging ta initiativ til vidareutvikling av rutinar og prosedyrar som sikrar o kvalitet o effektivitet o kontinuitet skissere behov for nye løysingar Gruppene kjem med framlegg til tiltak framfor rulleringa av handlingsprogrammet. Gruppene har mandat til å innhente tilbod for kvart tiltak. Dei skal utarbeide kravspesifikasjon og anna som er nødvendig, vurdere tilboda og legge kontraktsframlegg fram for styringsgruppa i samarbeid med Søre Sunnmøre innkjøpsforum. Den enkelte kommune sin representant i faggruppa har ansvar for å sikre lokal forankring av prosjektet i eigen kommune. Kommunane gjer eigne val om deltaking i tilbodsrunde på det enkelte system. Den enkelte kommune har ansvar for å sikre seg nødvendig mandat for å vere med på tilbodsrunden og inngå kontrakt på aktuelle system. Innhenting av tilbod vert lagt opp slik at kommunar som har behov for det, har valfridom m.o.t. tidspunkt for implementering av løysingane. Mynde til å underteikne kontrakt er lagt til styringsgruppa. Faggruppene har ansvaret for gjennomføring av innkjøpsprosessen i samarbeid med Søre Sunnmøre innkjøpsforum. Kvar faggruppe skal ha ein leiar og ein sekretær. Leiaren har ansvaret for drifta av gruppa, og skal leie arbeidet i faggruppa vere ressursperson med omsyn til bruk av programmet vere kontakt inn mot interkommunal IKT-struktur Grupper kan opprettast etter behov for kortare eller lengre periodar. Alle dei 7 kommunane skal ha høve til å vere representerte i alle gruppene. Fagmiljøa i kvar kommune peikar ut medlemmer i gruppene. Interkommunal IKT-koordinator har møterett i alle gruppene. Faggruppene rapporterer til IKT-koordinator. side 4 Side168

169 Vedlegg 1: Målsettingar i planen ekommune Mål Målsettingar ekommune 2012 Kap. 1 Innledning Visjon: Norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning. Ved å oppfylle målsettingene i ekommune 2012 vil kommunen/fylkeskommunen bidra til å realisere denne visjonen. Kap. 3 Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet 1 I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha etablert flere digitale kanaler for dialog mellom innbyggerne, kommunen og de folkevalgte. 2 I løpet av 2010 skal kommunale og fylkeskommunale nettsteder være i samsvar med kvalitetskriteriene til Norge.no. Kap. 4 Tjenester på nett 1 I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner kunne tilby elektroniske tjenester til innbyggerne gjennom Minside. 2 I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner kunne tilby elektroniske tjenester til næringslivet gjennom Altinn. 3 I løpet av 2011 skal kommuner og fylkeskommuner kunne tilby elektroniske selvbetjeningsløsninger på nivå 4 i tjenestetrappa for de mest brukte tjenestene. Kap. 5 Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten 1 I løpet av 2009 skal all dokumentasjon i helse- og omsorgstjenesten skje i elektronisk journalsystem, basert på nasjonale standarder for struktur, funksjonalitet og innhold. 2 I løpet av 2011 skal alle kommuner være tilknyttet Norsk Helsenett og ha tatt i bruk elektronisk samhandling med helseforetak og fastleger. 3 I løpet av 2011 skal alle fylkeskommuner ha knyttet tannhelsetjenesten til Norsk Helsenett og tatt i bruk elektronisk samhandling med NAV, helseforetak, fastleger og kommuner. 4 I løpet av 2011 skal ansatte i helse- og omsorgstjenesten i kommunene ha opparbeidet tilstrekkelig kunnskap om bruk av digitale verktøy til å kunne kommunisere elektronisk med helseforetak, fastleger og legevakt. Kap. 6 NAV-reformen og IKT 1 I løpet av 2010 skal alle kommuner ha etablert IKT-løsninger for lokale NAV-kontor i samarbeid med den statlige arbeids- og velferdsetaten. Kap. 7 IKT i grunnopplæringen 1 I løpet av 2010 skal IKT være en integrert del av skoleutviklingsprogrammene i hver kommune og fylkeskommune. 2 I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner tilby Feide som felles innloggingstjeneste for elever og undervisningspersonalet. 3 I løpet av 2010 skal digitale læringsressurser brukt i grunnopplæringen være tilgjengelig for alle uavhengig av teknologisk plattform. 4 I løpet av 2011 skal lærere i grunnopplæringen ha nok kunnskap til å bruke digitale verktøy og læringsressurser i den daglige undervisningen. Kap. 8 Geografisk informasjon 1 I løpet av 2008 skal alle kommuner og fylkeskommuner delta i Norge digitalt-samarbeidet. 2 Alle kommuner og fylkeskommuner skal legge til rette for at innbyggere og næringsliv skal kunne benytte kommunens geodata på en enkel måte. 3 I løpet av 2009 skal alle kommuner ha tatt i bruk matrikkelen. Kap. 9 Elektronisk handel 1 I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha målsettinger, strategier og planer for sine innkjøp som inkluderer bruk av elektroniske prosesser. 2 I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha tatt i bruk løsninger for elektronisk fakturering. 3 I løpet av 2011 skal kommuner og fylkeskommuner ha innført elektronisk innkjøp og tatt i bruk markedsplassen ehandel.no. Kap. 10 Arkivering og saksbehandling 1 I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha gjennomgått og etablert rutiner for håndtering og gjenfinning av alle typer henvendelser. 2 I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha etablert digitalt saksarkiv basert på gjeldende standarder og rutiner for avlevering til digitalt deponi. 3 I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha utarbeidet en plan for integrasjon mellom sak- / arkivsystemer, fagsystemer og datafangstsystemer. side 5 Side169

170 Mål Målsettingar ekommune 2012 Kap. 11 Informasjonssikkerhet 1 I løpet av 2008 skal kommuner og fylkeskommuner ha innarbeidet sikkerhetsrutiner i henhold til gjeldende retningslinjer frå Datatilsynet. 2 I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner kunne tilby autentisering ved hjelp av Minid. 3 I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner som tilbyr portaltjenester gjennom egen portal eller gjennom Minside / Altinn, ha gjort risikoanalyser av personvernet. Kap. 12 IKT-arkitektur 1 I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha utarbeidet en beskrivelse av sin IKTarkitektur basert på overordnete mål og strategier. Kap. 13 Åpne standarder 1 I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha innarbeidet krav til åpne standarder i sine styringsdokumenter for IKT. 2 I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha implementert gjeldende krav til bruk av åpne standarder på alle områder. Kap. 14 Integrasjon av IKT-systemer 1 I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha tatt i bruk IKT-løsninger som sikrer sømløs overføring av data mellom portaler, databaser, sak- / arkivsystemer og fagsystemer for ett eller fleire av de viktigste tjenesteområdene. Kap. 15 Fri programvare 1 I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha vurdert bruk av fri programvare innenfor administrasjon og grunnutdanning. 2 I løpet av 2012 skal kommuner og fylkeskommuner ha vurdert bruk av fri programvare innenfor helse og omsorg og andre sentrale virksomhetsområder. Kap. 16 Grønn IT 1 I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha innarbeidet energi- og miljøtiltak i sine styringsdokumenter for IKT. 2 I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha innarbeidet miljøkrav i sine anskaffelsesdokumenter for nye IKT-systemer. Kap. 17 Bredbånd 1 I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha sørget for breiband med tilstrekkelig kapasitet til alle kommunale virksomheter. 2 I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha planlagt en hensiktsmessig bredbåndsinfrastruktur lokalt og regionalt. Kap. 18 Interkommunalt IKT-samarbeid 1 I løpet av 2008 skal alle kommuner ha vurdert mulighetene for effektivisering og kvalitetsheving av forvaltning og tjenesteproduksjon gjennom interkommunalt IKTsamarbeid. 2 I løpet av 2009 skal kommuner som er en del av et IKT-samarbeid ha utarbeidet egne strategidokumenter på basis av sin bestillerrolle. 3 I løpet av 2009 skal alle IKT-samarbeid ha utviklet egne strategidokumenter for egen virksomhet. Kap. 19 Strategisk IKT-ledelse 1 I løpet av 2009 skal toppledere i kommuner og fylkeskommuner ha opparbeidet tilstrekkelig kompetanse til å kunne lede arbeidet med å utvikle en IKT-strategi og realisere gevinster ved IKT-investeringer. 2 I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha gjennomført strategisk IKTplanlegging som er knyttet til kommunens overordnede målsettinger. 3 I løpet av 2010 skal folkevalgte i kommuner og fylkeskommuner ha opparbeidet kunnskap om betydningen av IKT som virkemiddel for omstilling, effektivisering og kvalitetsheving i egen kommune. 4 I løpet av 2011 skal kommuner og fylkeskommuner kunne dokumentere gevinster ved IKTinvesteringer. side 6 Side170

171 Vedlegg 2: Målsettingar i planen enorge 2009: År Mål nr Målsettinger enorge I løpet av 2005 skal statlige etater med geodata-ansvar og flest mulig kommuner være part i Norge digitalt og oppdatere sine data I løpet av 2006 skal det være etablert et sett av forvaltningsstandarder for data- og dokumentutveksling. I løpet av 2006 skal alle virksomheter i offentlig sektor ha innarbeidet i aktuelle plandokumenter hvordan de skal gjøre bruk av åpne standarder, tjenesteorientert arkitektur og åpen kildekode I løpet av 2007 skal det være etablert ordninger som sikrer at alle som ikke selv har tilgang til Internett, har tilbud om å få utført tjenester på nett i sitt nærmiljø. I løpet av 2007 skal 80 prosent av offentlige nettsteder oppfylle Norge.no s kvalitetskriterier for tilgjengelighet. I løpet av 2007 skal hver enkelt innbygger selv kunne velge om henvendelser fra og kommunikasjon med det offentlige skal skje elektronisk. I løpet av 2007 skal det foreligge en strategi som legger til rette for ordninger som gir tilgang til kulturarven, blant annet film, litteratur, museums- og arkivsamlinger, faglitterære kunnskapskilder og nasjonale arkiver for lyd og bilde. Strategien skal utformes på grunnlag av opphavsrettslige avtaler og personvernregler. I løpet av 2007 skal det være gjennomført en evaluering/rapportering av viderebruksdirektivets effekt på verdiskaping og konsekvenser for offentlige virksomheter. I løpet av 2007 skal enerettsavtaler om bruk av offentlige data som er i strid med EU-direktivet om viderebruk av offentlig sektors informasjon, være gjennomgått og endret. I løpet av 2007 skal alle offentlige virksomheter ha målsettinger, strategi og planer for sine innkjøp som inkluderer bruk av elektroniske prosesser I løpet av 2008 skal digital kompetanse stå sentralt i utdanning og opplæring med vekt på: IT som læringsverktøy: Elever og studenter skal kunne utnytte IT på en sikker, fortrolig og kreativ måte for å utvikle de kunnskaper og ferdigheter de trenger som fullverdige deltakere i samfunnet. Bruk av IT i fagene: IT skal være integrert i alle fag gjennom læreplaner og som del av vurderingssystemet der dette er relevant. Digitale ferdigheter: Det skal utvikles metoder og verktøy for å vurdere og måle elevers og studenters digitale kompetanse, for å sikre at elever og studenter oppnår tilfredsstillende digital kompetanse. I løpet av 2008 skal alle relevante interaktive tjenester for næringslivet være tilgjengelige gjennom tjenesteportalen Altinn. I løpet av 2008 skal 75 prosent av all innrapportering av de 15 mest brukte skjemaene foregå elektronisk til det offentlige. I løpet av 2008 skal minst 30 prosent av målgruppen for andre tilgjengelige elektroniske tjenester benytte seg av den side 7 Side171 Ref kapittel Kap 2 Innovasjon og vekst i norsk næringsliv Økt verdiskapning på grunnlag av offentlige data Kap 3 En samordnet og brukertilpasset offentlig sektor Bruk av åpne IT-standarder og åpen kildekode Kap 3 En samordnet og brukertilpasset offentlig sektor Bruk av åpne IT-standarder og åpen kildekode Kap 1 Enkeltmennesket i det digitale Norge Digital deltakelse for alle Kap 1 Enkeltmennesket i det digitale Norge Digital deltakelse for alle Kap 1 Enkeltmennesket i det digitale Norge Digitale rettigheter Kap 1 Enkeltmennesket i det digitale Norge Digitale tilgang til kunnskap og kultur Kap 2 Innovasjon og vekst i norsk næringsliv Økt verdiskapning på grunnlag av offentlige data Kap 2 Innovasjon og vekst i norsk næringsliv Økt verdiskapning på grunnlag av offentlige data Kap 2 Innovasjon og vekst i norsk næringsliv Elektroniske innkjøp bidrar til økt konkurranseevne Kap 1 Enkeltmennesket i det digitale Norge Digital kompetanse Kap 2 Innovasjon og vekst i norsk næringsliv Digitale tjenester tilpasset næringslivets behov Kap 2 Innovasjon og vekst i norsk næringsliv Digitale tjenester tilpasset næringslivets behov

172 År Mål nr Målsettinger enorge 2009 elektroniske kommunikasjonsformen. I løpet av 2008 skal 70 prosent av næringslivet være fornøyd eller meget fornøyd med offentlige digitale tjenester. I løpet av 2008 skal det være iverksatt en helhetlig politikk som sikrer effektiv viderebruk av offentlige data for økt verdiskapning og utvikling av nye tjenester, med utgangspunkt i gratisprinsippet. I løpet av 2008 skal det finnes moderne elektroniske sjøkart som dekker hele norskekysten. I løpet av 2008 skal data og dokumentutveksling i offentlig sektor tilfredsstille forvaltningsstandardene. I løpet av 2008 skal alle offentlige skjema bygge på felles brukergrensesnitt I løpet av 2009 skal alle relevante interaktive tjenester som har innbyggerne som målgruppe, være tilgjengelige gjennom innbyggerportalen MinSide. Alle nye interaktive tjenester som har innbyggerne som målgruppe, skal utvikles slik at de kan være tilgjengelige gjennom innbyggerportalen MinSide fra det tidspunkt de lanseres. Målgruppenes utnyttelse av elektroniske tjenester skal følges nøye. For store volumtjenester (for eksempel skatt, samordnet opptak til høyere utdanning mv.) skal minst 75 prosent av målgruppen benytte de elektroniske tjenestene i I løpet av 2009 skal 80 prosent av brukerne av offentlige digitale tjenester være fornøyd eller meget fornøyd med tjenestene. I løpet av 2009 skal det være foretatt en helhetlig gjennomgang av åndsverkslovgivningen. En naturlig del av dette arbeidet vil være å vurdere praktiseringen av regelverket rundt kopiering, spredning og tekniske beskyttelsessystemer knyttet til digitalt innhold. I løpet av 2009 skal offentlige virksomheter ha lagt til rette for elektronisk uthenting av egen personinformasjon på en enkel og sikker måte. I løpet av 2009 skal det være etablert ordninger som sikrer nettilgang til kulturarven og kunnskaps- og opplevelseskilder for utdanningsinstitusjoner og innbyggere generelt. I løpet av 2009 skal alle bransjer og bedrifter som har nytte av kompetansetiltak for å utnytte innovasjonspotensialet i elektronisk forretningsdrift, ha tilbud om dette. I løpet av 2009 skal 25 prosent av volumet fra offentlige driftsinnkjøp være helt eller delvis skaffet tilveie gjennom konkurranser basert på elektroniske prosesser for samhandling med næringslivet. I perioden frem til 2009 skal det legges til rette for digital samhandling i offentlig sektor slik at all ikke-sensitiv, formell kommunikasjon mellom offentlige virksomheter i hovedsak skal skje elektronisk. Som et første skritt skal departementene gjennomføre dette senest i løpet av alle offentlige virksomheter skal ha innført elektronisk støttet side 8 Side172 Ref kapittel Kap 2 Innovasjon og vekst i norsk næringsliv Digitale tjenester tilpasset næringslivets behov Kap 2 Innovasjon og vekst i norsk næringsliv Økt verdiskapning på grunnlag av offentlige data Kap 2 Innovasjon og vekst i norsk næringsliv Økt verdiskapning på grunnlag av offentlige data Kap 3 En samordnet og brukertilpasset offentlig sektor Bruk av åpne IT-standarder og åpen kildekode Kap 3 En samordnet og brukertilpasset offentlig sektor Bruk av åpne IT-standarder og åpen kildekode Kap 1 Enkeltmennesket i det digitale Norge Digitale tjenester til innbyggerne Kap 1 Enkeltmennesket i det digitale Norge Digitale tjenester til innbyggerne Kap 1 Enkeltmennesket i det digitale Norge Digitale tjenester til innbyggerne Kap 1 Enkeltmennesket i det digitale Norge Digitale tjenester til innbyggerne Kap 1 Enkeltmennesket i det digitale Norge Digitale rettigheter Kap 1 Enkeltmennesket i det digitale Norge Digitale rettigheter Kap 1 Enkeltmennesket i det digitale Norge Digitale tilgang til kunnskap og kultur Kap 2 Innovasjon og vekst i norsk næringsliv Verdiskapning, innovasjon og omstilling Kap 2 Innovasjon og vekst i norsk næringsliv Elektroniske innkjøp bidrar til økt konkurranseevne Kap 3 En samordnet og brukertilpasset offentlig sektor Digital samhandling i offentlig sektor

173 År Mål nr Målsettinger enorge 2009 saksbehandling og tatt initiativ til etablering av elektronisk arkiv alle offentlige virksomheter har tatt i bruk eid og esignatur for alle relevante tjenester. I løpet av 2009 skal alle nye IT- og informasjons-systemer i offentlig sektor bruke åpne standarder. I løpet av 2009 skal minst 75 prosent av offentlige virksomheter oppgi og kunne dokumentere at digitaliseringsprosjekter har bidratt til omlegging og forenkling av arbeidsrutiner. I løpet av 2009 skal samlet oppgavebyrde for næringslivet knyttet til innrapportering være redusert med 300 årsverk sammenlignet med Innen 2010 skal den samlede forskningsinnsatsen øke til 3 prosent av BNP, hvorav 1 prosentpoeng fra offentlige kilder. For å heve Norge til en ledende forskningsnasjon har regjeringen i Forskningsmeldingen 14 foreslått at den samlede forskningsinnsatsen øker. Med det store VERDIKT-programmets fokus på det trådløse samfunn skal forskning innen følgende hovedområder prioriteres: Brukergrensesnitt, informasjonsforvaltning og programvareteknologi Kommunikasjonsteknologi og infrastruktur Sikkerhet, personvern og sårbarhet Samfunnsmessige, økonomiske og kulturelle utfordringer Samfunnsmessige, økonomiske og kulturelle utfordringer I perioden frem til 2009 skal den norske andelen av ITrelaterte EU-prosjekter økes til og helst overstige størrelsen på det norske økonomiske bidraget.???? Grunnleggende digitale ferdigheter er viktig både for å hindre utstøting fra arbeidslivet og for å gjøre det lettere å komme tilbake i arbeid. Som et ledd i videreutviklingen av IA-avtalen vil regjeringen samarbeide med partene i arbeidslivet om tiltak for å forhindre at mangel på grunnleggende digitale ferdigheter i jobbsituasjonen fører til tidlig utstøting fra arbeidslivet. Digital kompetanseutvikling vil også bli benyttet av arbeids- og velferds-forvaltningen som kvalifiseringstiltak der mangel på slik kompetanse hindrer de prioriterte gruppene i arbeidsmarkedspolitikken i å komme tilbake i arbeid. Ref kapittel Kap 3 En samordnet og brukertilpasset offentlig sektor Bruk av åpne IT-standarder og åpen kildekode Kap 3 En samordnet og brukertilpasset offentlig sektor Sikre gevinstrealisering og nye måter å arbeide på Kap 3 En samordnet og brukertilpasset offentlig sektor Sikre gevinstrealisering og nye måter å arbeide på Kap 2 Innovasjon og vekst i norsk næringsliv Vilje til forskning Kap 1 Enkeltmennesket i det digitale Norge Digital kompetanse 1 St. meld. nr 20 ( ) Vilje til forskning side 9 Side173

174 Kommunenett søre Sunnmøre Handlingsprogram for interkommunalt IKT-samarbeid på søre Sunnmøre Hareid, Herøy, Sande, Ulstein, Vanylven, Volda og Ørsta Utkast pr Side174

175 Innhald Bakgrunn... 2 Handlingsprogrammet for Handlingsprogram Felles drift av kommunal programvare...4 Status...4 Tiltak...4 Web-løysing...5 Status...5 Tiltak...5 Helse- og omsorgstenesta....6 Status...6 Tiltak...6 Oppvekst og kultur...7 Status...7 Tiltak...7 Kart...8 Status...8 Tiltak...8 Agresso / økonomisystem...9 Status...9 Tiltak...9 Sak/arkiv Status Tiltak Kvalitetsstyring Status Tiltak side 1 Side175

176 Bakgrunn Rammeplan for interkommunalt IKT-samarbeid på søre Sunnmøre 2011 legg grunnlaget for handlingsprogrammet. Handlingsprogram for IKT-samarbeidet vart sist presentert i eit notat datert og lagt fram for kommunestyra i sak om interkommunal IKT-ressurs hausten Handlingsprogrammet for Utgreiing av framtidig drift og utvikling av Ephorte (sak /arkiv): Etablering av ressursgruppe for sak /arkivsystem. Gruppa skal utgreie kostnader og gevinstar ved felles drift av sak / arkivsystem frå ein servar. Gruppa skal vidare utgeie etablering av ei felles ressursgruppe for drift og utvikling av sak / arkivsystemet i dei sju kommunane og nødvendig ressursbruk for å få dette til. Det vert frikjøp av prosjektleiar for forprosjektet i 20 % stilling for 6 månader. Status: Prosjektet med utgreiing av kostnader og gevinstar ved felles drift av sak/arkiv frå ein server har ikkje kome i gang, og dei avsette midlane er ikkje nytta. Ei felles faggruppe for drift og utvikling er i arbeid. 2. Utgreiing framtidig drift av økonomisystem / løn og personalsystem: Fire av kommunane etablerer felles økonomisystem og løn og personalsystem med drift frå ein serverinstallasjon frå februar To andre kommunar etablerer felles løysing frå Det er lagt ned eit stort arbeid i å etablere felles kontoplanar og felles rutinar. Det er viktig at det vert arbeidd vidare med å ta ut gevinstar av slike felles løysingar framover, og syte for at arbeidet vidare fører til at fagmiljøa i kommunane og løysingane vert tettare integrert, og ikkje utviklar seg i kvar si retning. Her er det behov for frikjøp av ein felles ressurs. Kor stort stilling og korleis ein kan finansiere dette må avklarast med prosjektgruppene som står for gjennomføring av oppstartingsprosjekta. Status: Systema er sett i drift frå 2 driftssenter for 6 av kommunane. Innføringsfasen er no avslutta. Sande nyttar andre versjonar og driftar desse frå eigen server. 3. Forprosjekt Gerica (programvare pleie og omsorg): Forprosjektet skal utgreie modeller for felles drift og utvikling av Gerica i dei sju kommunane. Ulike modeller for framtidig samarbeid skal avklarast, kostnadsreknast og prioriterast. Det vert frikjøp av prosjektleiar i 40 % stilling i 6 månader. Utgreiinga skal ligge føre til rådmannsgruppa innan 1. oktober slik at ein eventuell vidareføring av prosjekta kan finansierast på budsjetta for Status: Gericagruppa har levert prosjektrapport datert 26. mars 2010 til rådmannsgruppa. Alle dei 7 kommunane brukar no fagsystemet Gerica innafor pleie /omsorg. Programmet ligg på serverar lokalt i den einskilde kommune, og det er ulikt kva modular som er i bruk. Gruppa har tilrådd at Gerica vert drifta frå ein felles server for alle kommunane. Det er sett ned ei prosjektgruppe til å utgreie saka. side 2 Side176

177 4. Forprosjekt drift IKT: Forprosjektet skal utgreie modeller for felles drift av IKT-infrastruktur og kommunikasjonslinjer i dei sju kommunane. Ulike alternativ skal visast, kostnadsreknast og vurderast. Prosjektet skal også vurdere felles drift av tenester til dømes e-post servar, internett tilknyting, tilknyting til skatt / folkeregister. Det vert frikjøp av prosjektleiar i 40 % stilling i 6 månader. Utgreiinga skal ligge før til rådmannsgruppa innan 1. oktober slik at ein eventuell vidareføring av prosjekta kan finansierast på budsjetta for Status: Prosjektet har ikkje kome i gang. 5. Arbeid med etablering av breibandsløysing. Den interkommunale IKT-gruppa skal arbeide vidare med problemstillingane knytt til etablering av ein felles breibandsstruktur i regionen. Gruppa skal kome med forslag om korleis ein kan etablere dette, om mogleg i eit samarbeid med private aktørar. Til arbeidet vert det frikjøp av ein 25 % ressurs fram til ein får etablert stillinga innafor interkommunalt IKT arbeid. Status: Arbeidet med etablering av ein felles breibandsstruktur i regionen har ikkje kome i gang. Ressursen til frikjøp har ikkje vore nytta. side 3 Side177

178 Handlingsprogram Handlingsprogrammet skal etter planen rullerast årleg i september og arbeidast inn i komande års budsjett. Ved utarbeiding av årsbudsjett for 2011 vart det ikkje lagt fram noko handlingsprogram. I dette handlingsprogrammet er det ikkje teke inn kostnader ved gjennomføring av dei ulike tiltaka. Framdriftsplanen vil i stor grad bli bestemt av det utgreiingsarbeidet som må gjerast på mange av punkta, og av budsjettdekning i dei ulike kommunane. Tabellane under Status gjev ei viss oversikt over kva som er i bruk av felles programvare. Tabellane er ikkje fullstendige. Dei er også tildels upresise og kan innehalde feil. Felles drift av kommunal programvare. Status Hareid, Herøy, Ulstein og Vanylven har felles drift av økonomisystema (Agresso) frå ein server på Hareid. Volda og Ørsta har tilsvarande felles drift frå ein server i Ørsta. Volda og Ørsta har felles løysing for epost-server og GRS Alle 7 kommunane har stort sett dei same fagsystema innafor helse- og omsorg, kart, sakog arkiv og webløysing. Desse programma vert likevel drifta frå serverar i kvar einskild kommune. Tiltak Vurdere felles drift av fagprogram. Vurdere felles drift av tenester til dømes e-postserver, internettilknyting, tilknyting til skatt / folkeregister. Etablere kommunikasjonslinjer mellom alle dei sju kommunane. Arbeide vidare med problemstillingane knytt til etablering av ein felles breibandsstruktur i regionen. side 4 Side178

179 Web-løysing Status Hareid Herøy Sande Ulstein Vanylven Volda Ørsta Internett eport eport Digikomm eport eport eport eport Intranett Joomla eport Joomla Joomla Joomla Joomla Facebook Ja Ja Chat Ja Utvikling og vedlikehald av internettløysinga eport tek slutt frå Den årlege kvalitetsvurderinga av norske kommunar sine nettsider gav varierande score til dei ulike kommunane. Noko av dette skuldast bruk av ulike versjonar av webløysinga, men ulik innsats i kommunane er nok årsak til det meste av variasjonen. Tiltak Vurdere ny internettløysing/portalløysing frå 2012 Vurdere ny intranettløysing Betre kvaliteten på nettsidene o alle publiserte dokument skal følgje godkjent standard format o godt innsyn i postjournal, saker og møte o vurdere bruk av WEB-TV frå politiske møte o ta i bruk fleire elektroniske skjema o følgje standard grensesnitt (LOS) o legge til rette for aktiv informasjonsflyt til innbyggarane t.d. RSS o Vurdere bruk av sosiale media (Facebook, chat o.l.) o Auke/samordne bruken av aktivitetskalendaren o erfaringsutveksling i eit tett interkommunalt samarbeid Utvikle intranettet til ein effektiv informasjonskanal side 5 Side179

180 Helse- og omsorgstenesta. Status Hareid Herøy Sande Ulstein Vanylven Volda Ørsta Gerica grunnprogram x x x x x x x Bokart x x x Folkeregisteropplysningar x PRS x x x Importerte inntektsopplysningar x x PDA - handterminal x Legemodul x x x x x Møtebok x x x x x PPS-integrasjon x x x x x x Scanning x x x x Legeprogram System X WinMed3 WinMed WinMed WinMed WinMed Helsestasjon WinMed WinMed WinMed WinMed WinMed HSpro WinMed Min Vakt x x Barnevern Familia Familia Familia Familia Familia Familia Familia Sosialprogram Velferd Velferd Velferd Socio Velferd Socio Socio Tiltak Utgreie modellar for felles drift av Gerica i dei sju kommunane. Utarbeide rutinebeskrivelsar og sikkerheitsdokumentasjon som tilfredsstiller krava i Normen frå Helsedirektoratet. Kurs for sikkerheitsansvarlege og leiarar den 21. og 22. september 2011 med oppfølging i alle kommunane. Kurs i KOSTRA - IPLOS - FORVALTNING Innføre automatisk tilgangsstyring i alle databasane. Formalisere arbeidet som systemansvarleg for Gerica. Etablere vaktordning som sikrar akseptabel oppetid av datasystema. Etablere full tilknyting til Norsk helsenett gjennom kjøp og implementering av følgjande programmodular og tenester: o elink grunnmodul o elink fase 1: Kommune - fastlege o elink fase 2: Kommune sjukehus o elink meldingstype epikrise o elink meldingspakke NAV, vederlagstrekk del 1 o elink meldingspakke NAV, vederlagstrekk del 2 o Leveransepakke NAV vederlagstrekk o Leveransepakke elink o Gerica Labmodul o elink meldingstype svar medisinsk biokjemi o NAV lisenspakke melding 3 o NAV lisenspakke melding 4 o NAV lisenspakke melding 5 o NAV lisenspakke melding 6 o Lisens folkeregisteroppl.+import inntekt + teknisk bistand Vurdere felles kjøkenprogram Vurdere felles helsestasjonsprogram side 6 Side180

181 Oppvekst og kultur Status Hareid Herøy Sande Ulstein Vanylven Volda Ørsta Sats x Wis skole x Delvis x Ungd.skulen Delvis x PedIt x x x x x x x It s learning Ungd.skulen Autoplan Litt? Novascheme x Delvis Delvis x Timeplan 32 Litt FolkeWeb Litt Visma barnehage x x x x x x x Kartleggaren x Sampro x Logos Ungd.skulen Tiltak Samordne bruken av administrativ programvare ved val av nye løysingar Vurdere felles timeplanleggingsprogram, kurs i april, oppfølging mai/juni Vurdere bruk av fri programvare Innføre Feide i skuleverket Samordne teknologiløysingar i elevnettet Vurdere bruken av læringsplattform (LMS) o Bygge opp ein felles database o Drive aktiv erfaringsutveksling o Bygge opp lenkesamling Vurdere felles pedagogisk programvare side 7 Side181

182 Kart Status Kommunane brukar slik programvare: Hareid Herøy Sande Ulstein Vanylven Volda Ørsta GIS/LINE Land Basis x x x x x x x GIS/LINE Land Utjevning x x x GIS/LINE Land GPS-Import x GIS/LINE Land Analyse x GIS/LINE Land Fastmerker x x GIS/LINE Land Målebrev x x x x GIS/LINE Land kartfunksjon x GIS/LINE Matrikkel kartfunk x x x x GIS/LINE Arealplan x x x x x x x GIS/LINE Planregister x x GIS/LINE Trans x x GIS/LINE Matrikkel x x x x x x GIS/LINE Lokal Matrikkel x x x x x GIS/LINE ByggAreal x GIS/LINE VA x x x x GIS/LINE Raster Basis x x x x GIS/LINE Batch Basis x GIS/LINE Batch Terrengmodul x GIS/LINE Felt Basis beregning x GIS/LINE Kart x x x x x x x GIS/LINE Matrikkel Innsyn x x x x GIS/LINE Rasterinpass x GIS/LINE SAK x GIS/LINE Tilknytt fil x x x x x GIS/LINE Analyse x x GIS/LINE Befolkning x GIS/LINE BK x x x x x GIS/LINE WebInnsyn Internett x x x x x x x GIS/LINE WebByggsøk x x x x x Drift kart på Internett x KomTek Tiltak Vurdere felles kartdatabase på ein server Oppdatere flyfoto (ortofoto), felles syklus Felles rutiner og dokumentflyt for arbeidet etter matrikkellova Alle planar skal ligge på Sunnmørskart Ortofoto, legge inn historiske bilete, kart Årleg felles kurs Erfaringsutveksling side 8 Side182

183 Agresso / økonomisystem Status Hareid Herøy Sande Ulstein Vanylven Volda Ørsta Økonomi, rekneskap og faktura Versjon 5.5 Versjon Versjon 5.5 Versjon 5.5 Versjon 5.5 Versjon 5.5 Budsjett og økonomiplan x Budsjettdelen x Ikkje i bruk Budsjettdelen Budsjettdelen Anleggsrekneskap Ikkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk x x Lånemodul Ikkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk x Bankavstemming Fungerer Fungerer Fungerer dårleg dårleg dårleg Ikkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk Innkjøpsmodul Ikkje imstallert Ikkje installert Ikkje installert Ikkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk Lønn x x NLP x x x x Fråver og refusjon x x x x x x Kompetansemodul x x x x x x Forhandlingsmodul Ikkje i bruk Ikkje i bruk NLP x Ikkje i bruk Ikkje kjøpt Ikkje kjøpt Reiserekning Under Ikkje i bruk Fungerer ikkje innføring Ikkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk Månadsrapport x x x Ikkje i bruk Fakturaprint Skal ta i bruk x x x ekko (innfordring) Versjon 8.3 Versjon 8.3 Versjon 8.3 Versjon 8.3 Ikkje kjøpt Ikkje kjøpt Tiltak Ta i bruk fleire av dei allereie innkjøpte modulane. o Bankavstemming o Budsjett og økonomistyring o Forhandlingsmodul o Anleggsrekneskap o Reiserekning o Lånemodul o Agresso Virksomheitsstyring o Sjukefråvær i månadsrapporteringa Vurdere innføring av e-handel Utarbeide faste prosedyrer for økonomistyring i kommunane. Utarbeide faste spørringar/rapportar til bruk i økonomistyringa Integrasjon mot andre program o Fakturering i Gerica integrert med Agresso fakturering o Variabel løn registrert i andre program integrert med Agresso løn o Utskrift /utsending av fakturaer frå BBS (nets) Kurs o Budsjett og økonomistyring o Browserspørring, web-rapportar o Moms side 9 Side183

184 Sak/arkiv Status Hareid Herøy Sande Ulstein Vanylven Volda Ørsta ephorte versjon: Tiltak Utgreie kostnader og gevinstar ved felles drift av sak / arkivsystem frå ein server. Samordne oppgradering til nye versjonar Samordne periodisering av sak-/arkiv til historisk arkiv Innføre fullelektronisk og papirlaust emnearkiv Arbeide aktivt mot leverandøren for å få betre funksjonalitet i Utvalsmodulen i ephorte Vurdere tettare integrasjon mellom ephorte og andre program t.d. o Gerica o Visma barnehage o Sampro o Velferd o Familia o Unique vaksenopplæring Utarbeide kravspesifikasjon for Noark 5 Vurdere elektronisk utsending av møtedokument side 10 Side184

185 Kvalitetsstyring Status Hareid Herøy Sande Ulstein Vanylven Volda Ørsta Kvalitetslosen x x Risk Manager x Tiltak Vurdere bruken av kvalitetsstyringsverkty side 11 Side185

186 Strategi for IKT-samarbeidet på søre Sunnmøre Innhald Framlegg frå strategigruppa Bakgrunn... 1 Mandat... 1 Samansetting av gruppa... 2 Visjon og målsettingar... 2 Visjon... 2 Samfunnsmål... 2 Effektmål... 2 Resultatmål... 2 Styringsmodellar... 3 Interkommunalt samarbeid ( 27)... 3 Vertskommunesamarbeid etter kommunelova Interkommunalt selskap (IKS) eige rettssubjekt... 3 Aksjeselskap... 4 Andre modellar... 4 Vurdering... 4 Organisasjonsmodell... 5 Driftssenter... 5 Oppgåver... 5 Tilsette... 6 Lokalisering... 6 Organisering... 6 Faggrupper... 6 Strategi- og bestillareining (Strategigruppe)... 7 Styringsgruppe... 7 Kommunestyra... 7 Modell... 8 Gjennomføring Intern forankring Utarbeiding av vedtekter og saksframlegg Politisk handsaming Oppnemning av strategigruppe... 9 Tids- og aktivitetsplan... 9 Mindretalet sin merknad:... 9 Styringsmodell vurdering (j.fr. Modell)... 9 Organisasjonsmodell driftssenter tilsette... 9 Organisasjonsmodell driftssenter organisering Organisasjonsmodell driftssenter lokalisering Side186

187 Bakgrunn Rådmannsgruppa oppnemnde i møte den Bent Arild Grytten, Verner Larsen, Gard Tuur-Eggesbø, Bjørn Heggen og Per Steinar Kjørstad til å utarbeide utkast til strategidokument for IKT-samarbeidet på søre Sunnmøre. Denne gruppa hadde eitt møte den der gruppa konstituerte seg med Bent Arild Grytten som leiar og Per Steinar Kjørstad som sekretær. Det vart også utarbeidd framlegg til mandat for arbeidet. På møte i rådmannsgruppa den vart prosjektgruppa utvida med 3 medlemmer slik at alle kommunane vart representerte. Mandatet for gruppa vart her fastlagt. Den utvida prosjektgruppa har hatt 5 møte, den , den , den 19.06, den og den Mandat Gruppa skal formulere målsettingar og visjon for samarbeidet i Kommunenett søre Sunnmøre o forretningsmessig utvikling ved bruk av IKT i tenestene utgreie alternative styringsmodellar for samarbeidet utgreie ulike organisasjonsmodellar for samarbeidet inklusive spesifikasjon på strategisk og driftsmessig rolle peike på behov for juridiske avklaringar (t.d. vertskommune, 27 eller 28, IKS) vurdere organisering av nytt driftssenter vurdere organisatorisk plassering og personalansvar for evt. felles driftspersonell utarbeide prosjektplan for gjennomføring kome med framlegg til tidsplan for arbeidet Medlemene i gruppa må forankre arbeidet i sine kommunar og faggrupper. Rådmannsgruppa er styringsgruppe for arbeidet. Gruppa skal rapportere til styringsgruppa og arbeidet bør vere ferdig medio september. Gruppa tolkar mandatet sitt til å skulle skissere samarbeidsformer innafor regionen på søre Sunnmøre. I den fasen ein er no med oppbygging av felles infrastruktur og med etablering av felles driftssenter, synest det lite aktuelt å inngå eit formelt samarbeid med dei andre kommunane under Sunnmøre regionråd eller andre kommunesamarbeid. Gruppa meiner likevel at det bør vere eit uformelt samarbeid for å dra vekslar på andre sine erfaringar og at ein bør vere til stades på arenaer der IKT-utvikling vert diskutert. Eit meir avtalebasert samarbeid med andre partar kan vurderast i samband med permanent plassering av driftssenter. Forretningsmessig utvikling ved bruk av IKT i tenestene har gruppa valt å tolke som ei målsetting om å kome fram til kostnadseffektive løysingar. Ein har ikkje vurdert sal av tenester til andre på forretningsmessig basis. Side187 Side 1

188 Samansetting av gruppa Bent Arild Grytten, Hareid (leiar) Gard A. Tuur-Eggesbø, Herøy Kari Johanne Skarmyr, Sande Verner Larsen, Ulstein Andreas Nørve, Vanylven Inger Johanne Johnsen, Volda Bjørn Heggen, Ørsta Per Steinar Kjørstad, IKT-koordinator (sekretær) Visjon og målsettingar Visjon SSIKT, utviklingsorientert og kostnadseffektivt. Vi skal tilby tilsette og innbyggarar digitale tenester av høg kvalitet. Samfunnsmål Samfunnsmålet skal vise eigar sin intensjon og ambisjon med tiltaket Å utvikle kommunane sine samla ressursar for å gje rett teneste, med rett kvalitet til rett tid. Effektmål Effektmål er eit uttrykk for den direkte effekten av tiltaket t.d den verknad/effekt tiltaket skal føre til for brukarane. Effektmåla skal vere avleidde av samfunnsmålet. Betre kostnadseffektivitet, driftsstabilitet og sikkerheit ved at kommunane samarbeider om basis IKT-infrastruktur og programvare. Kommunane skal utvikle ein lik plattform med omsyn til programvare og teknologi. Gjennom nettbaserte tenester sikre ein god dialog med innbyggarane, dekke viktige deler av innbyggarane sine tenestebehov og medverke til ei god samfunnsutvikling. Sikre god bestillarkompetanse Kompetanseoppbygging og erfaringsutveksling gjennom felles opplæring og problemløysing. Legge grunnlag for høg fagleg standard på tenestene til innbyggarane. Sikre breiare og meir robuste fagmiljø på drift og utvikling. Forholde seg aktivt til målsettingane i nasjonale planar for IKT Resultatmål Resultatmål skisserer konkrete måltal og eigenskapar som skal vere oppnådd ved realisering av prosjektet. Resultatmål er alltid knytt til kvalitet, kostnad og tid, eventuelt supplert med andre relevante parameter som t.d. omdøme og helse/miljø/sikkerheit. Strategigruppa skal vurdere og rullere resultatmåla årleg. Side188 Side 2

189 Ta ut gevinsten av programinvesteringar, fellesressurs strategigruppa avklarar medio 2013 God infrastruktur internt og eksternt, etablere eige fibernett innan 2014 Rasjonell drift gjennom felles driftssenter. Etablere permanent struktur på felles driftssenter innan Bruk av interaktive tenester i kommunane skal doblast kvart 2. år, strategigruppa utarbeider prosjektplan Årleg vurdering av bruk av felles program t.d. felles plattform for pedagogisk og administrativ bruk i skulesektoren Felles sentralbord innan 2015 Styringsmodellar Interkommunalt samarbeid ( 27) Etter kommunelova 27 kan to eller fleire kommunar opprette eit eige styre for å løyse felles oppgåver. Kommunane sine representantar i slike samarbeid vert som hovudregel valt av kommunestyret i deltakarkommunane og er dermed indirekte valt. Styret bør få delegert mynde til å gjere vedtak som vedkjem drift og organisering av verksemda på lik linje med mynde som vert tildelt styre og utval i kommunale institusjonar. Eigne vedtekter bestemmer samansetting av styret og samarbeidet sine oppgåver og omfang. Den politiske styringa er sterkare enn ved organisering som eigne rettssubjekt. Dei deltakande kommunane vert ikkje omfatta av moms- og anbodsreglane for fellesaktivitetar mellom kommunane. Ei samanslutning organisert etter kommunelova 27 kan også organiserast som eige rettssubjekt. Det vil då gå fram av vedtektene at styret representerer deltakarane og gjer bindande vedtak t.d. når det gjeld opptak av lån. Dei deltakande kommunane vert ikkje omfatta av moms- og anbodsreglane for fellesaktivitetar mellom kommunane. Vertskommunesamarbeid etter kommunelova 28 Vertskommunemodellen inneber i praksis meir eit kunde - leverandørforhold enn eit likeverdig samarbeid. Ein kommune tek på seg vertsrolla medan dei andre kommunane har rolla som kundar. Arbeidsgjevaransvaret vil ligge hos vertskommunen. Dersom det er aktuelt å overføre driftspersonell frå kundekommunane til vertskommunen, må dette avtalast nærare etter forhandlingar. Vertskommunen sine styringsorgan har i ein reindyrka modell full styringsrett, og kundekommunane kan kun påverke gjennom godkjende avtalar. Interkommunalt selskap (IKS) eige rettssubjekt Interkommunalt selskap er eit samarbeid som er regulert i Lov om interkommunale selskap. Lov om IKS erstatta den del av kommunelova som omhandla IKS. Interkommunale selskap er eigne rettssubjekt med uavgrensa deltakaransvar. For interkommunale selskap skal det opprettast ein skriftleg samarbeidsavtale, som mellom anna inneheld selskapet sitt føremål, deltakarar, den enkelte deltakar sin eigardel i selskapet, talet på styremedlemar og talet på medlemar i representantskapet. Side189 Side 3

190 Aksjeselskap Aksjeselskap vert oppretta i medhald av aksjelova. Modellen er særleg eigna der eigarane ønskjer å ta ut utbyte, eller der den økonomiske risikoen er stor. Andre modellar Kommunalt føretak kan etablerast av ein kommune, men dette er ikkje aktuelt når det er fleire kommunar som skal stå som eigarar saman. Stiftelsar kan etablerast etter Lov om stiftelsar. Stiftelsar er sjølveigande. Det tyder at stiftaren må gje frå seg rettane til eigarskap og styring. Stiftelsar har ofte ideelle føremål. Vurdering I utviklinga av kommunesamarbeidet kan ein velje mellom fleire styringsmodellar og selskapsformer. Det kan synest som om samarbeid etter kommunelova 27 og vertskommunemodellen er dei mest aktuelle modellane for søre Sunnmøre. Kjelde: KS IKT-samarbeid mellom kommuner en veileder Særtrekk Kommunelova 27 Kommunestyrene er sikret innflytelse via vedtekter, økonomiplan og budsjettprosesser. Underlagt kommunens instruksjonsmyndighet, styre velges av kommunestyrene. Kommunen har ubegrenset ansvar for sin del av virksomhetenes forpliktelser. Kan delegeres myndighet til å fatte vedtak om drift og organisering. Samarbeidet kan lett komme til å legge inn andre budsjettforutsetninger enn deltakerkommunene. Da alle samarbeidende kommuner har arbeids-giveransvar for hver sine medarbeidere, kan ulik personalpolitikk bli en utfordring. Budsjettspørsmål og vedtektsendringer krever enighet mellom kommunene. Utfordrende å løse interessekonflikter mellom eierne. Det utløses ikke moms for tjenester til deltakerkommunene. Vertskommune Drift og organisering av tjenestene er underlagt vertskommunens styringsrett, og den er ansvarlig for å levere tjenester i samsvar med inngått kontrakt med øvrige kommuner. Enkelt å etablere, klare ansvarsforhold. Kjøpende kommuner har innflytelse over kvalitet og omfang kun gjennom kontrakt. Endrede behov hos kjøpende kommuner krever kontraktsendringer. Vertskommunen kan få stor økonomisk risiko. Kjøpende kommuner må betale moms. Forskjeller og likheter mellom ulike typer samarbeid med organisatorisk overbygning Kjelde: EVALUERING AV INTERKOMMUNALT SAMARBEID ETTER KOMMUNELOVENS 27 OMFANG, ORGANISERING OG VIRKEMÅTE, Koml. 27 Administrativt vertskommunesamarbeid (koml. 28 b.) Vertskommunesamarbeid med felles nemnd (koml. 28 c.) Rettssubjekt Kan være Nei Nei (den felles nemnda har ingen juridisk person, men inngår i vertskommunens organisasjon) Organisatorisk overbygning / opprettelse av et felles organ Styre, kan ha egen administrasjon Nei Ingen overordnet interkommunalt folkevalgt organ Ja Opprettelse av en felles nemnd Ansvar Ubegrenset Uaktuelt Uaktuelt Side190 Side 4

191 Valg av styremedlemmer Kommunestyret velger representanter til styret (valgbarhetsbegrensninger) Ingen felles folkevalgte organ Delegasjon av kompetansen via egen administrasjonssjef direkte til administrasjonssjefen i vertskommunen Hver deltakerkommune velger flere (minst 2) representanter i nemnda som selv velger leder og nestleder blant sine medlemmer Idem De samme minstekravene som for et administrativt vertskommunesamarbeid + et krav til: bestemmelser om antall representanter i nemnda fra den enkelte deltaker Hva slags avtale? Minstekrav? Samarbeidsavtale med minstekrav til vedtekter Skriftlig samarbeidsavtale Kommunestyret selv treffer vedtak om å inngå en avtale om vertskommunesamarbeid. Fylkesmannen skal henholdsvis orienteres om etablering av samarbeidet. Minstekrav i vedtekter Krav om kapital Nei Uaktuelt Uaktuelt Kan private delta? Nei Nei Nei Uttreden (frist) Ett år, men kan fravikes i avtale Ett år, men kan fravikes i avtale (Samarbeidsavtale skal inneholde bestemmelser om nærmere regler for uttreden og avvikling av samarbeidet ) Ett år, men kan fravikes i avtale (Samarbeidsavtale skal inneholde bestemmelser om nærmere regler for uttreden og avvikling av samarbeidet ) Oppløsning av samarbeidet Hva er modellen tilpasset til? (Hensikten / Intensjon bak modellen) Ved enighet mellom deltakerne Kan få myndighet til å treffe beslutninger i saker som angår drift og organisering (avgrensing mot prinsipielle saker og det å drive med offentlig myndighet) Ved enighet mellom deltakerne, med øyeblikkelig virkning, dersom deltakerne er enige om det. Modellen er ikke avgrenset, men er tilpasset lovpålagte oppgaver, offentlig myndighetsutøvelse, oppgaver og avgjørelser (etter delegert myndighet) i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning Ved enighet mellom deltakerne, med øyeblikkelig virkning, dersom deltakerne er enige om det. Modellen er ikke avgrenset, men er tilpasset lovpålagte oppgaver, offentlig myndighetsutøvelse, oppgaver og avgjørelser (etter delegert myndighet) i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning (Nemnda kan også delegeres myndighet til å treffe vedtak i saker av mer politisk og prinsipiell betydning) Det er døme frå andre regionar der kommunane har opplevd at dei har gjeve frå seg for mykje kompetanse og for stor styringsrett til interkommunale selskap. Det kan difor vere ønskjeleg å gå stegvis fram etter kvart som samarbeidet fester seg. Samarbeid etter kommunelova 27 vil gje det beste utgangspunktet for likeverdig ansvar og medverknad for alle kommunane når det gjeld det strategiske samarbeidet, og vertskommunemodellen 28 når det gjeld dei driftsmessige oppgåvene. Organisasjonsmodell Driftssenter Oppgåver Det er ulike krav som kan knytast til felles drift: Fysiske tilhøve o Tenlege lokale for serverar og backup med kjøling og naudstraum o Gode linjesamband o Naudsynt sikring o Oppdatert og rett dimensjonert maskinvare Side 5 Side191

192 Tenester o Serverdrift og lagring o Nettverk, administrasjon av ulike soner o Brukaradministrasjon o Teknisk drift av fellesprogram (oppdateringar) o Etablering av nye fellesprogram, installasjon og flytting o Rådgjeving og support Dei fysiske tilhøva må ivaretakast på staden der driftssenteret er lokalisert, medan tenestene i prinsippet kan ytast frå ulike stader. Dei praktiske tilhøva må regulerast i driftsavtale med Hareid kommune. Tilsette IT-avdelingane i kommunane har i dag eit stort arbeidspress med stadig nye oppgåver. Ei velfungerande fellesdrift vil dempe behovet for nytilsettingar av IT-personell i kommunane. Oppbygging, utvikling og drift av fellesoppgåver er krevjande arbeid som ikkje kan gjerast på ein god måte utan tilsett personell som har fokus på desse oppgåvene. Lokalisering Kommunestyra i alle dei 7 kommunane vedtok i 2011 at det skulle opprettast eit felles driftssenter for regionen. I framlegget til saksutgreiing heitte det Eit felles driftssenter kan leggast til Hareid, eller installasjonane kan flyttast til ein annan kommune eller privat tilbydar. Ved val av lokalisering må det i tillegg til pris leggast vekt på tilgangen til sikre lokale med tanke på kjøling, naudstraum, backupløysing og tilgang til linjer inkludert redundans. Tilgangen på nødvendig personell til drift og eventuell vaktordning må også vere med i vurderinga. Driftssenteret er inntil vidare sett i drift på Hareid. Det er førebels ikkje gjort noko vurdering av permanent plassering. Det skal gjennomførast ei evaluering i andre halvår Permanent plassering av driftssenteret krev nok anbodsrunde etter innkjøpsreglementet. Organisering Eit driftssenteret med ein samla stab av tilsette vil gje det beste utgangspunktet for tett kommunikasjon og ei god arbeidsfordeling mellom dei som arbeider der. Men sjølv med ei felles drifting av det meste av programvare, vil det vere behov for personell med ITkompetanse lokalt i kommunane. Kort avstand til institusjonar og arbeidstakarar vil vere viktig også i ein framtidig modell. Kvar einskild kommune må vurdere eigne behov og syte for at IKT-avdelingane er tilstrekkeleg bemanna. Faggrupper Skal ein ta ut gevinst med bruk av felles programvare, er det nødvendig med eit tett fagleg samarbeid mellom kommunane. Slikt samarbeid er i gang innafor fleire felt. Arbeidet vert organisert gjennom faggrupper omkring felles programvare. Faggruppene skal arbeide for effektiv tenesteproduksjon gjennom best mogleg utnytting av eksisterande programvare Side192 Side 6

193 arbeide for likt oppsett og lik bruk av IKT-løysingane utarbeide felles rutinebeskrivelsar utarbeide felles malar drive erfaringsutveksling gjennomføre felles opplæringstiltak legge til rette for utnytting av arbeidskraft på tvers av kommunane vere rådgjevar og dialogpartnar for Strategigruppa Gruppene skal kome med framlegg til tiltak framfor rulleringa av handlingsprogrammet. Kvar faggruppe skal ha ein leiar som har ansvar for drifta av gruppa. For dei store programma er det ønskjeleg med dedikert fellesressurs med eit utvida ansvar. Alle kommunane skal ha høve til å vere representerte i gruppene, og kvar kommune peikar ut sine medlemmer. IKTkoordinator har møterett, og skal ha innkalling og referat frå møta i gruppene. Referatet skal sendast til Strategigruppa. Strategi- og bestillareining (Strategigruppe) Strategigruppa skal vere motoren i SSIKT. Eininga skal stå for bestilling og forvaltning av kommunane sine IKT-løysingar, og skal vere ein ressurs i det strategiske utviklingsarbeidet. Strategigruppa skal vere samansett av inntil 7 personar frå ulike kommunar. Medlemmene skal oppnemnast av styringsgruppa. Gruppa bør vere tverrfagleg samansett for å sikre relevant kompetanse. IKT-koordinator er sekretær for gruppa. Strategigruppa skal gjennomføre samarbeidet sin strategi effektuere styringsgruppa sine vedtak ta initiativ til nye utviklingstiltak greie ut og gje tilråding i saker som styringsgruppa skal handsame ta i mot, vurdere og prioritere mellom framlegg og innspel som kjem frå faggruppene stå for prosjektleiing i interkommunale prosjekt som vil påverke IKT-drifta utvikle gode rutinar for det interkommunale samarbeidet inngå og følgje opp avtalar med leverandørar i samarbeid med innkjøpssamarbeidet og faggruppene etablerer og oppløyser faggrupper, og gjev rammer for arbeidet i gruppene Styringsgruppe Styringsgruppa for SSIKT er samansett av rådmennene og er samarbeidet sitt øvste administrative organ. Styringsgruppa vil m.a. ha desse arbeidsoppgåvene Overordna styring av SSIKT Konkretisere og fastsette strategi innafor kommunestyra sine rammer Vedta løpande avtalar som regulerer samarbeidet Legge rammer for budsjettvedtak i kommunane for 4 år Gjere budsjettvedtak innafor vedtekne rammer Ta prinsipielle avgjerder innafor vedtekne rammer Velje medlemmer til strategigruppa Kommunestyra Kommunane ved kommunestyra har det overordna ansvaret for IKT-funksjonen i kommunen. Det er kommunestyra som tek avgjerd om i kva grad kommunesamarbeidet skal vere forpliktande for kvar einskild kommune, og i kva grad avgjerdsmynde skal delegerast. Side193 Side 7

194 Kommunestyra må såleis godkjenne strategiplan med styringsmodell godkjenne vedtekter godkjenne budsjettrammer Modell Kommunestyra Saker Vedtak Styringsgruppe Saker Vedtak Samarbeid etter 27 i kommunelova Strategigruppe Behov Behov Respons Bestilling Respons Dialog Faggrupper Behov Fageiningar Driftssenter Leveranse Samarbeid etter 28 i kommunelova Gjennomføring 1. Intern forankring Arbeidet i gruppa har vore gjennomført på møta og med mellomliggande individuelt arbeid. Nokre problemstillingar har vore drøfta i fagmiljø, men det har i liten grad vore innhenta framlegg og synspunkt frå faggrupper og kommunane. Rådmennene må vurdere om det er naudsynt med ytterlegare forankring av saka i kommunane. 2. Utarbeiding av vedtekter og saksframlegg Rådmannsgruppa bør utarbeide vedtekter for samarbeidet. Det er viktig at det vert laga ei felles saksutgreiing som alle rådmennene stiller seg bak, før saka vert lagt fram til politisk handsaming. Side194 Side 8

195 3. Politisk handsaming Overordna strategiplan med styringsmodell og vedtekter må godkjennast av kommunestyra i alle 7 kommunane. 4. Oppnemning av strategigruppe Rådmannsgruppa nemner opp ny strategigruppe. Tids- og aktivitetsplan Intern forankring Utarbeiding av vedtekter og saksframlegg Politisk handsaming Oppnemning av strategigruppe Oktober -12 November -12 Desember -12 Januar -13 Mindretalet sin merknad: Per Steinar Kjørstad utgjer mindretalet Styringsmodell vurdering (j.fr. Modell) Gjennom ein styringsmodell tufta på 27 i kommunelova vil kommunane vere sikra reell medverknad i avgjerder som påverkar drifta, medan 28 b legg til rette for eit kunde leverandørforhold der vertskommunen sel tenester til dei andre. Også drifta av programvare på driftssenteret bør vere ein del av 27-samarbeidet. Dei reint fysiske tilhøva med serverlokale, naudstraum, kjøling o. l. kan settast bort til ein kommunal eller privat tilbydar. Organisasjonsmodell driftssenter tilsette IT-avdelingane i kommunane har i dag eit stort arbeidspress med stadig nye oppgåver. Ei velfungerande fellesdrift vil dempe behovet for nytilsettingar av IT-personell i kommunane. Oppbygging, utvikling og drift av fellesoppgåver er krevjande arbeid som ikkje kan gjerast på ein god måte utan tilsett personell som har fokus på desse oppgåvene. Det må difor opprettast eit driftsteam med ansvar for felles drift. Om ein skal skal kunne ivareta behovet for bemanning ved ferieavvikling, sjukdom og anna fråvere, er det nødvendig å sette saman eit team på fleire personar. Side195 Side 9

196 Organisasjonsmodell driftssenter organisering Sjølv med ei felles drifting av det meste av programvare, vil det vere behov for personell med ITkompetanse lokalt i kommunane. Kort avstand til institusjonar og arbeidstakarar vil vere viktig også i ein framtidig modell. IT-avdelingane i kommunane er små og sårbare. I snitt er det litt over to ITstillingar i kvar kommune. Dersom ein ved omorganisering fysisk flyttar personell frå den einskilde kommune, vil desse miljøa bli endå mindre og meir sårbare. Arbeidstakarane vil også misse nære kontaktpersonar som kan vere på staden og yte hjelp på kort varsel. Det vere mogleg å kombinere stillingar med fellesoppgåver med stillingar i den einskilde kommune. Ein desentralisert modell gjer at stillingsressursane på felles drift kan fordelast på mange nok til å sikre ein viss stabilitet, samstundes som kommunane beheld IT-kompetansen lokalt. Ved ein desentralisert modell vil løns- og personal-ansvar for dei tilsette kunne ligge i heimekommunen. Lønsutgifter for heimekommunen må refunderast frå løyvingar til felles drift. Skal ein sikre god økonomistyring, er det nødvendig med ei samla oversikt over investeringar og driftsutgifter til alle felles tiltak. Det bør førast ein samla rekneskap på ein stad. Det vil vere naturleg å legge dette til vertskommunen for felles administrativ ressurs (IKT-koordinator). Organisasjonsmodell driftssenter lokalisering Til lenger tid det går og til fleire avtalar og tenester som kjem på plass på driftssenteret, til større operasjon vil det vere å gjennomføre ei eventuell flytting til annan lokasjon. Det er difor ønskjeleg å få avklara spørsmålet om permanent plassering raskt. Side196 Side 10

197 Strategi for IKT-samarbeidet på søre Sunnmøre Tillegg frå strategigruppa Innhald Bakgrunn... 1 Datalagringsdirektivet... 1 Driftssenter... 1 Maskinvaresenter... 2 Linjer... 2 Drift av fellesprogram... 2 Skisse over lagdeling IKT-driftsstruktur... 2 Tidlegare handsaming... 3 Vurdering av plassering... 3 Personalressursar... 4 Andre kommunesamarbeid... 5 Orkidé... 5 ekommune Sunnmøre... 5 Kommunenett Nordfjord... 5 SYS IKT... 5 SSIKT i høve dei andre lokale samarbeida... 5 Tilråding... 6 Side197

198 Bakgrunn Rådmannsgruppa handsama i møte den rapport frå strategigruppa datert , og gjorde slikt vedtak: Arbeidsgruppa vert bede om å kome med forslag om konkret modell, der det vert vurdert lokal (7*)/regional tilknyting (SR) og eige/leige, jfr. også datalagringsdirektivet. Målet er at det i løpet av 2013 kan etablerast permanent driftssenter. Rådmannsgruppa la til grunn fleirtalsinnstillinga i rapporten datert Datalagringsdirektivet André Kristoffer Dahl (skribent i hardware.no) summerer opp innhaldet i datalagringsdirektivet slik: Direktivet medfører at alle tilbydere av telefoni og internett blir pålagt å registrere hvem kundene har kontakt med. Dette innebærer at det meste man foretar seg via elektroniske kommunikasjonsformer enten det er via e- post eller fast-, mobil- eller internettelefon, skal registreres. Informasjonen som registreres inkluderer navn og adresse, samt telefonnumer eller IP-adresse, til begge kommuniserende parter. Det skal også lagres tidspunkt for kommunikasjonen, dens varighet og hvor begge parter fysisk befinner seg. Videre skal tidspunkt for på- og avkobling til internettjenesten også registreres, noe som i mange tilfeller i realiteten vil medføre en loggføring av tidspunkt for når datamaskinen skrus av og på. Hva kommunikasjonen faktisk inneholder skal ikke lagres. Direktivet går kun ut på å lagre data for å identifisere hvem som kommuniserer, og når og hvor dette skjer. DLD omfatter med andre ord kun trafikk- og lokaliseringsdata, ikke innholdsdata. Disse loggene skal ifølge EU-direktivets tekst lagres i mellom 6 og 24 måneder. I Norge er det 6 måneders lagrings som ble innført. 4. april 2011 vedtok Stortinget at direktivet skal implementerast i norsk rett, med verknad frå 1. april 2012, men innføringsdatoen er seinare utsett på ubestemt tid. DLD stiller krav til internettleverandørar og leverandørar av telefoni. Vi ser det slik at kommunesamarbeidet vårt vil ikkje bli ein slik leverandør, og vil såleis ikkje bli påverka av direktivet. Når detaljane i forskrifta til direktivet vert kjende, må ein gjennomføre ei ny vurdering. Driftssenter Kommunestyra i alle dei 7 kommunane på søre Sunnmøre gjorde i 2011 vedtak om å opprette eit felles driftssenter for drifting av programvare for Kommunenett søre Sunnmøre. I denne saka vart det berre gjort eit prinsippvedtak, det vart ikkje gjort vedtak om kva tenester som skal ytast frå senteret og korleis drifta skal organiserast. Sidan det allereie er investert i felles serverar m.m., er det naturleg at Side198 Side 1

199 programvaren vert drifta frå eigen maskinvare, og at det ikkje er aktuelt å leige serverplass hos andre tilbydarar. Omgrepet Driftssenter kan beskrivast som samansett av Maskinvaresenter Tilgang til linjer Drift av fellesprogram Maskinvaresenter Eit maskinvaresenter kan mellom anna, men ikkje avgrensa til, omfatte: Tenlege lokale for serverar og backup med kjøling og naudstraum Fysisk sikring av lokala Beredskap for fysiske tilhøve Linjer Tilgang på redundant linjekapasitet til kommunesentra på minst 1 Gb når behovet oppstår Drift av fellesprogram Dette omfattar tenester som vert knytt til felles drift. Driftssenteret kan difor ha ansvar for mellom anna, men ikkje avgrensa til: nettverk, administrasjon av ulike soner teknisk drift av fellesprogram (oppdateringar) implementering av fellesprogram, installasjonar og flytting serverdrift og lagring backup brukaradministrasjon rådgjeving og support Skisse over lagdeling IKT-driftsstruktur Brukarar Systemeigarar/ superbrukarar Applikasjonar Operativsystem Virtualisering Maskinvare A B C D E Ola Per Kari Hans Grete Gerica HsPro Agresso Windows Linux Filtenar Citrix WmWare Tenarar SAN Switchar Fiber Felles programvare Driftsplattform Side 2 Side199

200 Tidlegare handsaming I saksutgreiing om felles driftssenter heitte det i nokre kommunar Eit felles driftssenter kan leggast til Hareid, eller installasjonane kan flyttast til ein annan kommune eller privat tilbydar. Ved val av lokalisering må det i tillegg til pris leggast vekt på tilgangen til sikre lokale med tanke på kjøling, naudstraum, backupløysing og tilgang til linjer inkludert redundans. Tilgangen på nødvendig personell til drift og eventuell vaktordning må også vere med i vurderinga. I nokre kommunar hadde avsnittet slik utforming Driftsenteret vert i oppstartfasen etablert på Hareid med tanke på drift der ut Ei langsiktig lokalisering av senteret vert fastsett etter tilbodsinnhenting frå ulike tilbydarar. I tillegg til pris skal det i kriteria for val av leverandør vektleggast tilgang til sikre lokale med tanke på kjøling, naudstraum, backupløysing og tilgangen til linjer inkl. redundans. Det må også vurderast tilgangen på nødvendig personell til drift og eventuell vaktordning Alle kommunane har gjort likelydande vedtak i pkt. 1 der det heiter: Det vert oppretta eit felles driftssenter for drifting av programvare for Kommunenett søre Sunnmøre. Nokre kommunar har gjort presiseringar i tilleggspunkt. Driftssenteret er inntil vidare sett i drift på Hareid. Det er førebels ikkje gjort noko vurdering av permanent plassering. Vurdering av plassering Ved vurdering av plassering for driftssenter må det vere tydeleg spesifisert kva oppgåver som skal leggast til driftssenteret. Punkta under maskinvaresenter må definerast presis. Det må vurderast kva krav som skal stillast til lokala, og kva tenester som eventuelt skal utførast av utleigaren av lokala. Det gjeld primært å finne dei beste lokala med tanke på driftsstabilitet og fysisk sikring, men ein bør også ta med beredskapsordningar for sikring av dei fysiske tilhøva. Senteret sin tilgang til linjer vil også vere viktig. Andre tenester som må utførast på staden kan t.d. vere utviding og oppgradering av hardware. Men det er kommunesamarbeidet som eig maskinvaren, og det synest mest naturleg at eigaren (eventuelt driftssenteret, jfr. tilrådinga nedanfor) også tek hand om vedlikehald av utstyret. Ein reknar det ikkje som nødvendig med regelmessig tilgang til lokala, men organiseringa vil krevje at hardwaren er tilgjengeleg ved behov. Det betyr at det vil vere tungvindt å plassere maskinvaren utanfor regionen. Side200 Side 3

201 Gjennom utbyggingsprosjekt i nokre kommunar og gjennom samarbeidsavtalar med private aktørar vil kommunane kunne få disposisjonsrett til fiber i ein ring mellom alle kommunesentra i regionen. Dette vil legge til rette for god og sikker informasjonsflyt med nærast uavgrensa kapasitet. Prisinga av kapasiteten i dette sambandet vil vere ulik for kommunale og komersielle aktørar. Plassering av driftssenteret i denne ringen vil gje den optimale utnyttinga av linjene. Dette er også eit argument for ikkje å legge driftssenteret utanfor regionen. Programvareportefølgjen i kommunane er i stor grad spesiell for kommunesektoren. Det er ønskjeleg at kommunane har spesialkompetanse også på dei tekniske sidene av programvaren, og det synest lite aktuelt å sette bort drift av desse applikasjonane til utanforståande. I regionen er det eit uttalt mål at kommunane over tid skal velje den same programvaren. Dette vil legge til rette for effektiv drifting i regionen, medan det vil vere lite hensiktsmessig å legge drifta til andre kommunesamarbeid som brukar anna programvare. Personalressursar Kommunane disponerer i dag desse personalressursane knytte til IT-oppgåver Kommune Stilling Prosent Felles IKT-koordinator 100 % Hareid IT-leiar, IT-konsulent 200 % Herøy IKT-leiar, 2 IT-konsulentar 300 % Sande IKT-ansv., IT-konsulent 150 % Ulstein IT-leiar, 2 IT-konsulentar 300 % Vanylven IKT-leiar, IT-konsulent 200 % Volda IKT-sjef, IT-konsulent + IT-konsulent skule 300 % Ørsta IKT-leiar, IT-konsulent + IT-konsulent skule 300 % Sum 1850 % I tillegg er dei ei 90 % prosjektstilling ut 2013 for prosjektet Elektronisk meldingsutveksling. I kommunane er det i dag 2-3 lærlingar knytte til IT-avdelingane. IT-avdelingane i kommunane har i dag eit stort arbeidspress med stadig nye oppgåver. Ei velfungerande fellesdrift vil dempe behovet for nytilsettingar av IT-personell i kommunane. Men sjølv med ei felles drifting av det meste av programvare, vil det vere behov for personell med ITkompetanse lokalt i kommunane. Kort avstand til institusjonar og arbeidstakarar vil vere viktig også i ein framtidig modell. IT-avdelingane i kommunane er små og sårbare. I snitt er det mellom 2 og 3 ITstillingar i kvar kommune. Dersom ein ved omorganisering fysisk flyttar personell frå den einskilde kommune, vil desse miljøa bli endå mindre og meir sårbare. Kommunane må sjølve syte for at naudsynt IKT-kompetanse er på plass i eiga kommune. Oppbygging, utvikling og drift av fellesoppgåver er krevjande arbeid som ikkje kan gjerast på ein god måte utan tilsett personell som har fokus på desse oppgåvene. Side201 Side 4

202 Andre kommunesamarbeid Orkidé Orkidé er eit kommunesamarbeid mellom 11 kommunar på Nordmøre og 2 kommunar i Romsdal. Samarbeidet er organisert etter 27 i kommunelova. Serverparken er eigd av kommunesamarbeidet og plassert i Kristiansund kommune sine lokale. I leigeavtalen med Kristiansund kommune inngår også eit ansvar for beredskap i høve fysiske tilhøve. Kommunesamarbeidet har også ein avtale med Atea om basisdrift (OS, maskinvare, web-server, e-post-server m.m.m.) av serverparken. Kommunesamarbeidet sitt eige driftsteam samansett av 5 personar i til saman ca 200 % stilling har ansvar for drifting av fagapplikasjonane. Personane er tilsette i ulike kommunar, og har arbeidsplass i heimekommunen sin. I tillegg er det oppretta stillingar for systemansvarleg innafor 6 fagapplikasjonar med til saman ca 140 % stilling. Rekneskapen for kommunesamarbeidet vert ført av Sundal kommune, og dagleg leiar er tilsett i Sunndal kommune men har arbeidsplassen sin i Kristiansund. ekommune Sunnmøre ekommune Sunnmøre er eit kommunesamarbeid mellom 8 kommunar på nordre Sunnmøre. Samarbeidet er organisert etter 27 i kommunelova. Serverparken er eigd av kommunesamarbeidet og plassert i Tafjord kraft sine lokale i Ålesund. Tafjord kraft har også ansvar for beredskap m.o.t. fysiske tilhøve. Det ligg no føre framlegg om at Ålesund kommune skal vere vertskommune for drifting av programvare etter 28 b i kommunelova. Kommunenett Nordfjord Kommunenett Nordfjord er eit kommunesamarbeid mellom 7 kommunar i Nordfjord med til saman ca innbyggjarar. Samarbeidet er organisert etter 27 i kommunelova. Det er vedteke å opprette eit felles driftssenter og å samle alt IT-personellet i ein felles driftsorganisasjon. Det er nyleg gjennomført konkurranse mellom dei 7 kommunane for å finne fram til den beste lokaliseringa. SYS IKT SYS IKT er eit kommunesamarbeid mellom 10 kommunar i Sunnfjord. Kommunesamarbeidet er organisert etter 27 i kommunelova, men i motsetning til dei andre samarbeida er det organisert som eit eige rettssubjekt. Det vil seie at kommunane i sterkare grad vert bundne av vedtak i styret for SYS IKT. SYS IKT har samla serverparken i leigde lokale i Førde kommune, og organisasjonen står for all drifting. Alt IKT-personell er også samla i denne organisasjonen og fysisk plasserte i Førde. Regionen har ca innbyggarar og SYS IKT har ca 15 stillingar. SSIKT i høve dei andre lokale samarbeida Av dei nemnde IKT-samarbeida er det berre ekommune Sunnmøre som er delvis kompatibel med den modellen som rådmannsgruppa har gått inn for. Det er likevel tre viktige faktorar som talar mot eit nærare samarbeid med ekommune Sunnmøre på dette tidspunktet: 1. Vi har ulike fagprogram Side202 Side 5

203 2. ekommune Sunnmøre og SSIKT vert eit samarbeid mellom svært mange aktørar. Sannsynlegvis vert eit samarbeid med så mange aktørar ikkje optimalt med omsyn til framforhandling av løysingar og effektivitet. 3. Kommunesamarbeidet har i dag ikkje tilgang på eigne linjer ut av regionen. Tilråding 1. Driftssenteret bør gjennomførast som eit vertskommunesamarbeid etter 28 b i kommunelova, i ein av samarbeidskommunane 2. Etableringa skal omfatte både det som er definert som maskinvaresenter og drift av felles programvare j.fr. definisjonane ovanfor samt linjestruktur 3. Det bør utarbeidast ein kravspesifikasjon som definerer dei tenestene som skal ligge til driftssenteret og nivået på desse tenestene 4. Driftssenteret bør overta felles serverpark etter nærare spesifiserte retningslinjer. 5. Målsettinga er at utgreiing og avklaring skal vere gjort før september 2013 og at ny etablering er på plass i Side203 Side 6

204 VEDTEKTER for felles IKT-samarbeid i kommunane på Søre Sunnmøre (SSIKT), gitt med heimel i lov om kommunar og fylkeskommunar (kommuneloven) av 25. september 1992 nr og etter vedtak i kommunane Hareid, Ulstein, Herøy, Sande, Vanylven, Volda og Ørsta. 1 HEIMEL, OPPRETTING M.V Desse vedtektene er fastsette i medhald av kommunelova Søre Sunnmøre IKT (SSIKT) er eit interkommunalt samarbeid oppretta for og av kommunane Hareid, Ulstein, Herøy, Sande, Vanylven, Volda og Ørsta SSIKT har hovudkontor i xxxxx kommune (kontorkommune) som har arbeidsgjevaransvaret for dei tilsette i samarbeidet. 1.4 Oppretting skjer elles med bakgrunn i felles samarbeidsavtale mellom kommunane og verksemda vert registrert i einingsregisteret. 2 FØREMÅL, OMFANG OG AVGRENSING 2.1. SSIKT skal ivareta deltakarkommunane sine oppgåver knytt til utvikling og rullering av felles IKT-strategi SSIKT skal og koordinere og syte for god dagleg drift, service og forvalting av eigarkommunane sin informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) 2.3. Vedtektene fråtek ikkje deltakarkommunane det ansvaret dei har etter lov, forskrift og anna regelverk innanfor dei tenester og oppgåver, som samarbeidet til einkvar tid omfattar. Kvar einskild kommune er ansvarleg for at eigen driftskompetanse og personalressursar er forsvarleg. 3 ORGANISERING 3.1 SSIKT si verksemd er regulert gjennom dei overordna føringane som kommunestyra i samarbeidet, til ein kvar tid, har sett. 3.2 SSIKT skal ha eit styre (styringsgruppe), som skal ha det administrative og organisatoriske ansvaret for drifta av samarbeidet 3.3. SSIKT skal ha ei Strategi- og bestillareining, samansett av ein person frå kvar medlemskommune. 4 STYRET 4.1. Styret skal vere samansett av rådmennene/administrasjonssjefane i eigarkommunane eller den han/ho peikar ut. Rådmennene peikar sjølv ut sine vararepresentantar Styret vel sjølv leiar og nestleiar. Styreleiar syter for innkalling til møte etter fastlagt møteplan, så ofte leiaren finn det nødvendig eller når minst 2 medlemer krev det Styret er vedtaksført når representant for kontorkommunen og minst 3 andre medlemer er tilstades. Vedtak blir gjort med vanleg fleirtal. Ved likt røystetal, blir saka avgjort med leiaren si røyst. Side204

205 5 STYRET SINE OPPGÅVER 5.1. Styret prioriterer oppgåvene til SSIKT og vedtek sjølv økonomiplan, budsjett, strategi-/verksemdsplan, rekneskap og årsmelding. Budsjettet er først endeleg godkjent når det har vore handsama i den einskilde deltakarkommune Styret har ikkje mynde til å ta opp lån. 5.3 Styret skal etablere ei strategi- og bestillareininga og delegere mynde til denne eininga. Styret si instruksjonsmynd er uavgrensa. 6 STRATEGI- OG BESTILLAREININGA 6.1. Strategi- og bestillareininga skal stå for bestilling og forvaltning av kommunane sine IKT-løysingar og vere ein ressurs i det strategiske utviklingsarbeidet Strategi- og bestillareininga kan tilsette og delegere mynde til dagleg leiar og instruksjonsmynd er uavgrensa. 6.3 Strategi- og bestillareininga kan etablere og oppløyse fagruppe samt delegere mynde til desse faggruppene og instruksjonsmynd er uavgrensa. 7 DAGLEG LEIAR SINE OPPGÅVER 7.1. Dagleg leiar har det daglege ansvaret for drifta av i samsvar med gjeldande bestemmingar og vedtak som styret har fatta. 7.2 Dagleg leiar skal halde styret orientert om alle tilhøve som er viktig for verksemda samt om økonomi og personalforhold. 8 FAGGRUPPENE 8.1. Faggruppene skal vere samansett av fagpersonell dei innanfor relevante fagområde og programvare. Alle kommunane skal ha høve til å vere representerte i faggruppene Dagleg leiar skal ha møterett i gruppene, og skal vidare ha innkalling og referat frå møta i gruppene. Referatet skal sendast til strategi- og bestillareininga. 9 BUDSJETT, ÅRSREKNESKAP OG REVISJON 9.1. Styret har plikt til å ettersjå at det vert ført lovmessig rekneskap og revisjon i føretaket, i samsvar med bestemmingane i kommuneloven Rekneskap vert ført av kontorkommunen 10 ØKONOMISK ANSVAR OG EIGARSKAP I FORMUE Eigedomsretten til det utstyret som kvar enkelt kommune tek med seg inn i samarbeidet vert liggande hos den einskilde kommunen Partane pliktar å dekke kostnadane med samarbeidet i samsvar med gjeldande fordelingsnøkkel. For samarbeidsområda skal følgjande fordelingsnøklar gjelde: 50 % fordelt likt mellom kommunane. 50 % fordelt etter innbyggartal Side205

206 11 SAMARBEIDET OG DELTAKARANE SINE PLIKTER SSIKT utfører oppgåver og leverer tenester til deltakarane etter retningslinjer som er fastsette av styret Nærare innhald, kvalitet og pris for etablerte tenester, skal fastsettast av styret som grunnlag for servicenivåavtale. Retningslinjer og servicenivåavtale inngår, etter styret sitt samrøystes vedtak, som del av samarbeidet sitt avtaleverk etter VEDTEKTSMYNDE OG ENDRINGAR AV VEDTEKTENE 12.1 Desse vedtektene skal vedtakast av kommunestyret i kvar av deltakarkommunane. Det må gjerast likelydande vedtak i alle kommunane. Forslag til endringar av vedtektene blir fremja av styret og vedtakast etter same prosedyre Mindre endringar av vedtektene i driftsperioden kan gjerast av eit samrøystes styre. 13 INNMELDING, UTMELDING OG OPPLØYSNING 13.1 Eit samrøystes styre kan føreslå opptak av nye medlemer. Opptak av nye medlemer kan gjerast av eit samrøystes styre, dersom opptaket ikkje medfører auka utgifter for kommunane Ein deltakar kan seie opp samarbeidet med 1 års skriftleg varsel til styret; jf. kommuneloven 27 nr 3. Verksemda kan oppløysast dersom deltakarane er samde om det. Vedtak om å tre ut eller å oppløyse verksemda skal gjerast av kommunestyret i den aktuelle deltakarkommunen Ved opphøyr av samarbeid skal det skje eit økonomiske oppgjer mellom partane. Det blir lagt til grunn at alle investeringar blir nedskrivne lineært over 5 år i SSIKT sitt rekneskap. Den kommunen som trer ut av samarbeidet må betale eit eingongsbeløp svarande til vedkomande kommune sin del av den restverdien som er på investeringane. 14 KONFLIKTLØYSING OG TVISTEMÅL Dersom det oppstår konfliktspørsmål som ikkje kan løysast innafor ramma av vedtektene, kan konflikta, dersom partane er samde om det, avgjerast av fylkesmannen. 15 IKRAFTREDING Vedtektene trer i kraft frå dd.mm.åå 16 GODKJENNING OG KOMMUNAL HANDSAMING Denne avtalen er godkjent med vedtak i: KOMMUNE Sak nr. Dato. Hareid Ulstein Herøy Sande Vanylven Volda Ørsta Side206

207 For Hareid kommune For Ulstein kommune For Herøy kommune dato dato. dato... For Sande kommune For Vanylven kommune For Volda kommune dato dato. dato... For Ørsta kommune dato.. Side207

208 HAREID KOMMUNE Rådmann SAKSFRAMLEGG Saksnr. 2012/25 Løpenr. 2698/2013 Klassering 034 Sakshandsamar: Bent Arild Grytten, Rådmannen Utvalsaksnr Utval Møtedato 32/13 Levekårsutvalet /13 Formannskapet /13 Kommunestyret NY ADMINISTRATIV ORGANISERING - SEKTOR FOR VELFERD / 2012/25 Tilråding frå rådmannen: Kommunestyret gjer endringar i den administrative organisasjonsstrukturen for sektor for Velferd og vedtar ny organisasjonsstruktur i høve organisasjonskartet som ligg føre i denne saksutgreiinga (organisasjonskart 2). Kommunestyret gjer samstundes om inkje tidlegare vedteken administrasjonsstruktur kommunestyresak PS 24/12, for det som gjeld noverande organisering av sektor for Velferd. Organisasjonsendringa vert å utføre snarast råd. Levekårutvalet si handsaming : Rådmann Bent Arild Grytten og kommunalsjef velferd, Elly Kirkeslett orienterte i saka. Side208

209 May- Britt Ertesvåg, FRP, la fram eit forslag til nytt organisasjonskart. Leiar i LKU, Ottar Røyset, H, kom med forslag om at organisasjonskart 1 skal vere gjeldande for endringar i den administrative organisasjonsstrukturen. Røysting: LKU røysta først over tilråding frå rådmannen, (organisasjonskart 2) mot framlegget frå May-Britt Ertesvåg, FRP. Røysting 2 for 2 mot. Deretter røysta LKU over framlegget frå leiaren i utvalet, Ottar Røyset, H, mot tilråding frå rådmannen, røysting 2 for 2 mot. Leiaren i utvalet brukte si dobbelstemme. Framlegget frå FRP, nytt framlegg til organisasjonskart og tilrådinga frå rådmannen, (organisasjonskart 2) fall, framlegget frå leiaren i utvalet (organisasjonskart 1) vart vedteke. Tilråding frå møte i LKU: Kommunestyret gjer endringar i den administrative organisasjonsstrukturen for sektor for Velferd og vedtar ny organisasjonsstruktur i høve organisasjonskartet som ligg føre i denne saksutgreiinga (organisasjonskart 1). Kommunestyret gjer samstundes om inkje tidlegare vedteken administrasjonsstruktur kommunestyresak PS 24/12, for det som gjeld noverande organisering av sektor for Velferd. Organisasjonsendringa vert å utføre snarast råd. Utvalssak nr: Side: 2 av 9 Side209

210 Formannskapet si handsaming: Perny Ann Nilsen FRP, fremja forslaget frå May Britt Ertesvåg FRP, i møtet til LKU Kjersti R. Topphol KRF og Einar Warholm V, fremja tilrådinga til rådmannen. Røysting: Det vart fyrst røysta over Perny Ann Nilsen sitt forslag fall med 6 mot 1 røyst Tilrådinga frå LKU og tilrådinga frå rådmannen vart røysta mot kvarandre tilrådinga frå LKU vart vedteke med 4 mot 3 røyster Formannskapet si tilråding frå møte : Kommunestyret gjer endringar i den administrative organisasjonsstrukturen for sektor for Velferd og vedtar ny organisasjonsstruktur i høve organisasjonskartet som ligg føre i denne saksutgreiinga (organisasjonskart 1). Kommunestyret gjer samstundes om inkje tidlegare vedteken administrasjonsstruktur kommunestyresak PS 24/12, for det som gjeld noverande organisering av sektor for Velferd. Organisasjonsendringa vert å utføre snarast råd. Utskrift til: Personalleiar i Hareid kommune Kommunalsjef for sektor for Velferd Utvalssak nr: Side: 3 av 9 Side210

211 Nr.: Namn: Dato: 1 Høyringsuttale vedrørande ny administrativ organisering sektor for Velferd Uprenta saksvedlegg: Endring i administrativ organisasjonsstruktur 2012/25-8, Kommunestyret PS24/12. Samandrag av saka: Rådmannen gjer i denne saka framlegg om å redusere tal resultateiningar i sektor for Velferd. Årsaka til endringa er eit ynskje om å optimalisere leiingsressursen i sektoren. Saka har vore gjenstand for drøfting med arbeidstakarorganisasjonane og det har og vore gjort ei orientering i Levekårsutvalet om det ein arbeider med, utan at saka har vore realitetshandsama der. Vi har i ettertid motteke ein høyringsuttale frå arbeidstakarorganisasjonane og rådmannen har vald å ta uttalen til følgje, dels på grunn av dei momenta som kjem fram der og dels av praktiske årsaker. Dette resulterer i at ein vil tilrå å redusere tal resultateiningar i sektoren med ein, i staden for to, mens tilrådinga om å legge kjøkkenet inn som ei avdeling under sjukeheimen står ved lag. Økonomisk sett vert det liten eller ingen skilnad på rådmannen sitt opprinnelege utkast og det nye framlegget som no ligg føre. Men det er semje i administrasjonen om at modellen som no vert tilrådd, vil kunne fungere betre fagleg og organisatorisk enn modellen som vart presentert som drøftingsutkast. Den vidare saksutgreiinga som følgjer, er no bygd opp slik at det meste av det som vart nemnt i utkastet til saka, enno ligg føre, men det er laga ei tilleggsdrøfting mot slutten av saksutgreiinga, som har i seg dei nye momenta. I tillegg ligg det føre eit justert organisasjonskart (organisasjonskart 2). Saksopplysningar: Sektor for Velferd har i dag seks resultateiningar med kvar sin einingsleiar. Einingsleiarane har, som kjent, budsjett- og personalansvar for si resultateining. Årsaken til at ein valde å etablere seks resultateiningar i sektoren, vart det gjort greie for i sak i kommunestyret PS24/12, men det kan kort nemnast at valet, mellom anna var knytt til ynskjet om å etablere ein teneleg leiarstruktur, med eit overkomeleg kontrollspenn for leiaren. Dette fordi ein ikkje såg det teneleg å legge opp til interne styringshierarki i resultateiningane. I tillegg vart det, av praktisk-tekniske årsaker, lagt ein leiarressurs til kjøkkenet. Årsaken til det, var at ein såg føre seg praktiske utfordringar i høve rapporteringa i Agresso. Dei økonomiske rammene i sektoren gjer at det er aktuelt å sjå på den noverande resultateiningsstrukturen, med sikte på å optimalisere leiingsstrukturen. Dette fordi ein ser føre seg at det vil kunne oppstå styringsproblem i den noverande strukturen, sidan ein vurderer det slik at ein ikkje lenger har høve til å drifte med ein adekvat leiarressurs, gitt dei vedtekne budsjettrammene. Ein vel difor å gjere framlegg om å slå saman resultateiningar. I utkastet til saka, som vart sendt ut på høyring, vart det lagt opp til ein reduksjon frå seks einingar til fire. Og i tillegg legge kjøkkenfunksjonen inn som ei avdeling, under det som då var tenkt å vere den samanslegne resultateininga Sjukeheimen. I det nye forslaget, som vert skildra og drøfta lenger nede i denne saka, er det ikkje lenger heilt slik. Men nemnte Utvalssak nr: Side: 4 av 9 Side211

212 endringar, i begge alternativa, vil vere muleg å få til, utan å gå til oppseiingar, då ein noverande einingsleiar allereie har sagt opp stillinga si. Sidan ein ikkje legg opp til å erstatte denne leiarstillinga, vert dette i seg sjølv, nok til å stette kommunestyret sine krav til innsparing, men ei resultateining kan ikkje drivast utan ein administrator, noko som ein i denne saka ynskjer å handtere gjennom ei organisasjonsendring. Nokre leiarar kan likevel få endra stillingsinnhald og ansvar, som følgje av den føreslegne organisasjonsstrukturen og det utløyser trong til dialog og drøftingsmøte med arbeidstakarorganisasjonane i kommunen. Dette er no gjennomført og resultatet vert kommentert lenger nede. I heimetenestene har ein i dag to resultateiningar, med kvar sin einingsleiarar. Heimetenestene har ei dagleg drift som er meir uføreseieleg enn i sjukeheimen og dessutan mykje inngåande telefonar som krev tid. Arbeidsplanar må ofte omgjerast og personell må omprioriterast. Med berre ein einingsleiar bør det vere to fagkoordinatorar. Med ei slik løysing vil det vere forsvarleg å slå saman dei to resultateiningane i heimetenestene. Dersom resultateiningane i sjukeheimen vert slått saman til ein, slik ein opprinneleg tenkte, vil personalomfanget og kontrollspennet bli svært stort, for einingsleiaren. I utkastet til saka vart det difor gjort framlegg om å etablere ein funksjon som assisterande einingsleiar og ein såg føre seg at denne funksjonen kunne leggast til ein av fagkoordinatorstillingane på sjukeheimen. Ei slik løysing ville gjere det muleg å fordele arbeidsoppgåver og utnytte kompetansen på ein akseptabel måte. I det endelege framlegget, vert denne stillinga likevel overflødig, jfr. det som er nemnt nedanfor. For fagkoordinatorar elles kan det seiast at krav til utdanning ikkje treng å vere overstyrande i alle funksjonane. Og i tilfelle der det allereie er innarbeidd gode og dekkande stillingstitlar, som til dømes kjøkkensjef og leiande helsesøster, er det naturlig å nytte desse nemningane, sjølv om stillinga er på nivå med øvrige fagkoordinatorar. Fagkoordinator skal primært gå i turnus der dette er vanleg. Utvalssak nr: Side: 5 av 9 Side212

213 Organisasjonsstrukturen ein opprinneleg såg føre seg, såg slik ut (organisasjonskart 1): Kommunalsjef Velferd Rådgjevar Kommuneoverlege Sjukeheimslege Einingsleiar Sjukeheim Einingsleiar Heimetenestene Einingsleiar Bu og Habilitering Einingsleiar Helse og Koordinerande Fagkoordinator buavdeling Fagkoordinator Heimesjukepleie Fagkoordinator Avlastning Leiande Helsesøster Fagkoordinator Skjerma avdeling Fagkoordinator Omsorgsbustader og praktisk bistand Fagkoordinator Fastbuande Fagkoordinator Støttekontaktar (psykiatritenester) Fagkoordinator Korttidsavdeling Fagkoordinator Dagsenter Kjøkkensjef Som eit resultat av drøftingsmøte og høyringsrunde vert ikkje dette alternativet fremja, som rådmannen sitt framlegg. Men sidan alternativet allereie har vært lufta, tar ein det med av omsyn til best muleg oversyn over problemstillingane. Vurdering og konklusjon: Ansvaret og oppgåvene til einingsleiarane, har eit stort spenn frå forventningar til pasientnær kunnskap til økonomisk innsikt og rapportering. I tillegg kjem oppfølging av medarbeidarar, både personar utan formell utdanning og personar med høgskuleutdanning. Det seier seg sjølv at det kan vere svært ulik grad av sjølvstende i personalet, noko som fordrar stor grad av opplæring, kvalitetssikring av tenester og sikring av rett kompetanse til rett tid. Dei økonomiske rammene til sektoren, er svært stramme og dette krev leiarar som evnar å sjå heilskap i tenestene, både internt i Hareid kommune og i høve til spesialisthelsetenestene. Samfunnutviklinga er heile tida i endring og særleg ser vi effektane av dette, inn mot helse og omsorgstenestene. Det fins mange lovpålagte oppgåver og pasientrettar, som kommunen skal forvalte. Den sentrale Omsorgplan 2015 og andre sentrale skriv, legg vekt på utvikling av god leiing i helse og omsorgstenestene. Samhandlingsreforma har ført til endå større krav til leiarar, oversikt, logistikk og kvalitet. Slik dei økonomiske rammene vart lagt, er det naudsynt å sjå på organiseringa på ein anna måte, for å sikre best muleg grad av profesjonell leiing med god fagleg og kvalitetsmessig teneste nær brukarane. Slik at dei som er nær brukaren også får eit større sjukepleiefagleg og tenesteytande ansvar. I ein slik struktur er det vesentleg Utvalssak nr: Side: 6 av 9 Side213

214 at nokre stillingar vert gjort om til fagkoordinatorstillingar, slik at leiarane kan utøve leiing. Pr. i dag fungerer allereie seks tilsette som fagkoordinatorar. Sett i dette perspektivet, såg ein føre seg at samanslåing av resultateiningar i sjukeheimen og ei heimetenestene, ville kunne fungere som ei god løysing. Fordelar er mellom anna: Eit større heilskapeleg syn innafor kvar av tenestene. Å kunne stimulere og legge til rette for større grad av felles arbeidsrutinar, informasjon og utvikling, for at personalet lettare skal kunne arbeide i eit utvida område. Fagkoordinatoren vil ha ei nøkkelrolle i dette arbeidet. Å kunne fordele personale etter dei til ein kvar tid naudsynte kompetansekrava. Å kunne ha oversyn over ressursane og ha mynde til økonomiske justeringar innanfor rammene i eit større perspektiv. At fagkoordinatorar kan avlaste einingsleiaren i det pasientnære arbeidet og assistere i relevante arbeidsoppgåver. At sjukeheimen og heimetenestene kan samarbeide tett. Det kan vere lettare å finne tid til samarbeidsmøte med to personar i staden for fire. Ulemper kan vere: For einingsleiaren for sjukeheimen fører ei samanslåing til at leiar får personalansvaret for om lag 55 personar. Dette kan gi utfordring i høve det å vere ein nærværande og relasjonsorientert leiar. Nærvær av leiar er ein av fleire suksesskriterie for å få tilfredse medarbeidarar og lågt sjukefråver. Men desse ulempene kan i stor grad kompenserast ved å nytte fagkoordinatorar. Det kan og vere ei utfordring om kor vidt dei tilsette klarer å skilje mellom rolla til fagkoordinator og rolla til einingsleiar. Faren for å få uformelle leiarar er større når leiar har ei stor personalgruppe. For å unngå dette må ein ga tydelege leiarar og god opplæring av fagkoordinatorar. Heimetenestene har om lag 32 tilsette og kan til dels oppleve same utfordringane som skissert ovanfor. Også her vil bruk av fagkoordinatorar kunne kompensere for nemnte ulemper. Ny vurdering basert på innspel frå arbeidstakarorganisasjonane: I denne saka ligg det ved ein høyringsuttale frå arbeidstakarorganisasjonane. Ein tolkar det slik at desse, på eit unntak nær, i hovudsak er samd med rådmannen i høve det utkastet til ny organisering i sektor for Velferd, som dei vart presenterte for. Det som det er semje om, vert ikkje vidare omtalt her, i det ein berre viser til det nemnte vedlegget. Men det kjem fram at ein er skeptisk til å ha berre ein einingsleiar i sjukeheimen og det vert mellom anna argumentert for at det kan verte utfordringar i høve nærleiken til personalet og at ein vert avhengig av å ha dyktige fagkoordinatorar i avdelingane. I tillegg ser ein føre seg at noko av fagkoordinatorane sin arbeidskapasitet må nyttast i administrativt arbeid. Einingsleiar vil også, slik dei oppfattar situasjonen, måtte nytte mykje av tida si i personalrelaterte oppgåver, gitt det store talet tilsette i ei felles resultateining. I tillegg ligg det føre nokre lønsmessige refleksjonar i uttalen frå organisasjonane. Utvalssak nr: Side: 7 av 9 Side214

215 Rådmannen er stort sett samd i det som vert nemnt, men legg sjølvsagt likevel til grunn at dei som vert utnemnt til fagkoordinatorar skal ha den naudsynte kompetanse og evne å prioritere rett mellom operative- og administrative oppgåver. Men rådmannen har i tidlegare utgreiingar i desse sakene argumentert for at det er viktig at leiaren sitt kontrollspenn ikkje må verte for stort i desse organisasjonane. Og at ein dersom ein skulle ha berre ei resultateining i sjukeheimen, vil ha trong for ein mellomleiarfunksjon i eininga. I utkastet til ny organisering vart det opprinneleg føreslege ei løysing, som gikk på at ein av fagkoordinatorane i sjukeheimen, skulle fungere som assisterande einingsleiar. Det er nemleg viktig å ta med seg at sjukeheimsdrift også handlar mykje om administrasjon og at det er mange tunge administrative oppgåver som skal løysast. I det justerte organisasjonskartet nedanfor har ein likevel gått inn for å halde på to resultateiningar i sjukeheimen, slik det er i dag, men med ei anna arbeidsdeling enn no. Ein har til dømes ikkje berre gode erfaringar med splittinga av buavdelinga (3. etasje) og det skal og nemnast at skjerma avdeling, som ligg i 2. etasje, er ei spesialavdeling. Dei som jobbar der, må ha både interesse, eigenskapar og særleg kompetanse for å oppleve jobbtrivsel og arbeide med kvalitet i tenesta. Og ikkje minst gi føreseielegskap og tryggleik for pasientar med demens. Difor bør Skjerma avdelinga ha eigen turnus med personalet som arbeider berre der. Og ein meiner det vil vere teneleg med eigen einingsleiar. Då vert det ikkje trong for fagkoordinator i denne resultateininga. Samstundes fell også den kombinerte funksjonen som assisterande einingsleiar/fagkoordinator i sjukeheimen, bort. I heimetenestene kan ein klare seg med ein einingsleiar og to fagkoordinatorar, slik som ein allereie har gjort framlegg om. Ein ser ikkje føre seg nokre vesentlege, om nokon, skilnader i lønskostnadar mellom dei to ulike organisasjonsmodellane, då ein arbeidstakar ved pålagt omplassering beheld same løn som tidlegare. Utvalssak nr: Side: 8 av 9 Side215

216 På bakgrunn av det som er nemnt ovanfor, vert følgjande organisasjonsstruktur tilrådd (organisasjonskart 2): Kommunalsjef Velferd Rådgjevar Kommuneoverlege Sjukeheimslege Einingsleiar Sjukeheim Einingsleiar Skjerma - Sjukeheim Einingsleiar Heimetenestene Einingsleiar Bu og Habilitering Einingsleiar Helse og Koordinerande Fagkoordinator Korttidsavdeling Fagkoordinator Heimesjukepleie Fagkoordinator Avlastning Leiande Helsesøster Fagkoordinator buavdeling Fagkoordinator Omsorgsbustader og praktisk bistand Fagkoordinator Fastbuande Fagkoordinator Støttekontaktar (psykiatritenester) Kjøkkensjef Fagkoordinator Dagsenter Folkehelse konsekvensar: Marginale konsekvensar. Miljøkonsekvensar: Ingen kjende. Økonomiske konsekvensar: Det vert reduksjon med ei heil stilling som einingsleiar. Dette vil utgjere om lag kr i 2013 og kr i 2014-kroner, i dei påfølgande budsjettåra. Men ein må pårekne noko godtgjersle til dei som vert fagkoordinatorar og ikkje allereie har ei slik godtgjersle. Ein må vidare pårekne at det kan verte aktuelt å harmonisere fagkoordinatorgodtgjersla, på den måten at nokre av dei som allereie har ei godtgjersle til ein eventuell lågare sats, får oppjustert godtgjersla si. Slik godtgjersle er eit forhandlingsspørsmål mellom partane. Beredskapsmessige konsekvensar: Ingen kjende Hareid, Bent Arild Grytten rådmann Utvalssak nr: Side: 9 av 9 Side216

217 HAPEID KOMMUNE _ BA Sektorfor Velferd har pr.dato seksresultateiningarmed kvarsin einingsleiar.dennestrukturenvart valgt, med bakgrunni eit onskeom å etablere ein teneleg leiarstruktur,med eit overkomeleg kontrollspennfor leiaren. 25 MAR2013 HOYRINGSUTIALEVEDRORENDENY ADMINISTRATIVORGANISERIN $EKTORFORVELFERD--- saksnr.2012/25.dato: nr Dok r Zel I2/257 I K.,iscs 34.1 ^- H'ellebakkenhar to koordinatorarunder einingsleiar.dette fungerergreitt, men her er behovfor stillingsinstruksar koordinatorane,då det er nokouklararbeidsfordelingmellom einingsleiarog koordinator. Heimetienestenehar hatt behovfor to einingsleiarar.erfaringsbaserthar det vist segat å vere ein leiar i HeimetjenesteneHBO ikkjeer overkomelegmed tanke på den til tider uforutsigbaredrifta mtp pasientmengde. Einarbeidskrevandesdel av tjenestene psykiatrien,er no flytta over til Heise og Koordinerandeeining.Dette gjer at arbeidsmengdahar minka.sjolvmed ein sværtufortsigbar arbeidskvardag,kan det no vere muligheiterfor at det er fagligforsvarligmed ein einingleiarogto koordiantorar. Siukeheimen er det storsteområdet, og forslagetsom liggfore her inneberfire fagkoordinatorar. Fagkoordinatorfor kjokkenvil beståsomfor med kjokkensjef.endringaneblir i hovudsakstorstpå dei tre andre avdelinganemed sine 16 (periodevismeir) pasientarkvar. Erfaringsmessighar det også vore provd ut på sjukeheimenmed ein leiar for dei to langtidsavdelingane Skjermaog Buavd. Det vistesegogsåher at det er noko knapt,og det vart konstituertein leiar for Skjermaavd. for 5 kunneklare den arbeidsmengdasomtil ei kvartid er tilstades.to leiara på langtidsavdelingane varte fram til delingav sjukeheimen , då ogsåsamhandlingsreforma,og oyeblikkelighjelp OH funksjonenkom. Erfaringarsom har blitt gjort etter dette på korttidsavdelinga,har fort til at sjukepleiaranehar stilt sporsmålsteiknved den fagligeforsvarligheita(vedlegg),og arbeidstakarorganisasjonanestiller segkritisktil at bemanningaskalreduserastytterligare.slikvi ser det vil personelli pleieneventuelt bli nok redusertmed at fagkoordinatormå bruketid til administrativtarbeid. Vi tenker at å vere ein einingsleiarpå heile sjukeheimenvil by på store utfordringar,vi nevnerat ein av suksessfaktoranetil korttidsavdelingakanforklarastmed at leiar har nærheittil personalet.ein einingsleiarvil bli sværtprisgittat ein får dyktigefagkoordinatorarut i avdelingane. Einsjukepleiari avdelingsomjobbar 100%, kan på ein god måte ta meir ansvari avdelingamtp sjukepleiefaget det som har med pasienthandteringå gjere, ogfagutvikling.dette sjolvom alle signal somvert gitt bådeav einingsleiaraog personaletellespå avdelingane,viserat arbeidsbyrdaer rimeleghog somden er no. Nokosom kan by på store utfordringarer om tilleggsoppgaversom personalhandtering oppfolgingav sjukemeldteog innleigeav personale kjemitillegg. Det er svært viktigmed ei avklaringpå kvaoppgåverden enkelte skalgjere. Dette gjeldogsåfor den noko uavklarterollasomassisterande/fagkoordinator. Side217

218 Rolleavklaringover innleigeansvar,vedtaksskriving, fagutviklingfor einingsleiar,assisterende og fagkoordinator Stillingsinnstruksarogarbeidstiderfor desse. Kravtil høgskuleutdanningfor fagkoordinator i dei eininganesom har høgskuleutdanna personell. Om ein går for denne organiseringaer formålet i hovudsakå sparepengar.eineiningleiarmed ansvar for heilesjukeheimen(55 tilsette) vil nok krevjemeir lønnenn andre einingsleiarasom har ansvarfor ferre tilsette. Assisterendeeiningsleiar/fagkoordinatorvil nok krevjemeir lønnenn ein fagkoordinatorpå avdeling,og ein fagkoordinatorvil krevjemeir lønnenn ein sjukepleiar.er lønnshevingtil dessetat med i betraktningane?vi stillerogsåspørsmilsteiknved om det er faglig forsvarligå kutte i pleiefaktorsamtidigsomein eventuelt kjører i gangmed omorganiseringa. Arbeidstakarorganisasjonaneser alvoret i den økonomiskesituasjonenkommunener i, og ønsker5 imøtekommeog bidratil sparing.samtidigsomein snurpå kronene,m5 ein huskepå at arbeidstakaraneer den viktigasteressursenein har, og at den fagligforsvarligedrifta må ivaretakast. Regnarmed at vår fagkompetanseblir lagtvekt på i denne sakaher. LYKKETIL Med helsingfrå hovudtillitsvalgtefrå: Ergoterapautene:ElisabethMyrene Delta: Margrete Longva Fagforbundet:EndreJohanOse NorskSykepleierforbundNSF:PerdisReitan Side218

219 Til EiningsleiarMonicaSmogeSkeide I sambandmedsamhandlingsreforma, fekk korttidsavd.ved Hareid Sjukeheim ein iilleggsfunksjon.fra 1.sept.2012 matte vi ta imot o-hjelpspasientar. Eit ekstraromvart klargjort somtil einkvartid skalsta ledigfor ata imot o-hjelps pasientar.bennefunksjonenhar yore lite brukt, menvi har i tillegg hatt overbeleggnesten heile hausten,og har det framleis. Somfagpersonellfinner vi det nødvendigapapeikeat det ildsjeer forsvarlega oppretthaldedennefunksjonenutanaukabemanning.vi kaniklsjegi forsvarleg helsehjelpbadetil faste bebueraogtil akuttpasientarmedden sjukepleiebemanninga vi har pr. i dag. Viser i denneforbindelsentil helsepersonelloven 4 Forsvarlighet, 16 Organiseringav virksomhetsomyter helse-ogomsorgstjenester,og 17 Opplysningeromforhold somkanmedfore fare for pasienter. Vi manglarikkje nodvendigviskompetanse,menvi er ikkje nokkvalifiserte personaletil ahandterealle oppgavene. Med helsingfra Sjukepleierapa KorttidSavdelinga- Hareid teeatt elii324ler -?exetesveas,n - atro; lasannetzaorm)319% iiheene Vollsceter- en- Beate PerdisReitan- Rasmussen- Mar' AstridH Rime I Marit bjupvik- Britt Marit L. Roren Haf;4-4.tf,,:LlivitE-Pait L - "Qt,kert. Kopitil: YD KOMMUNE, tk" Oclit _134, 18 JAN KommunalleiarElly Kirkeslett og RadmannBent Arild Grytten Side219