Overordnet analyse Plan for selskapskontroll

Transkript

1 Overordnet analyse Plan for selskapskontroll Karmøy kommune Informasjonen som fremkommer er ikke verifisert og det må ytterligere undersøkelser til for å kunne bekrefte om de forhold som er beskrevet medfører riktighet. Informasjonen må derfor ikke benyttes til andre formål enn tiltenkt. August 2012 Member of Deloitte Touche Tohmatsu Medlemmer av Den Norske Revisorforening org.nr:

2 Innhold Del 1 - Innledning Om dokumentet Leserveiledning Selskapskontroll Plan for selskapskontroll Risiko- og vesentlighetsanalyse Kriterier for risiko- og vesentlighetsvurderinger Metode Dokumentanalyse Elektronisk spørreundersøkelse til administrative ledere i kommunen Intervju med administrative ledere og politiske utvalgs- og gruppeledere Prosessmøter i kontrollutvalget...7 Del 2 - Risikokartlegging Overordnet eierstrategi Oversikt over selskaper Oversikt over selskaper innenfor Oversikt over selskaper utenfor Stiftelser, kommunale foretak og foreninger Del 3 - Forslag til prosjekter Side 2

3 Del 1 - Innledning Side 3

4 1 Om dokumentet Dette dokumentet inneholder grunnlaget for den overordnede analysen i forbindelse med utarbeidelse av plan for selskapskontroll i Karmøy kommune. 1.1 Leserveiledning Selskapskontroll, plan for selskapskontroll og framgangsmåten som er benyttet for å utarbeide den overordnede analysen er presentert i del 1. I del 2 blir innsamlet informasjon om kommunens selskaper og risikokartleggingen bli presentert. Risikoanalysen vil utgjøre utgangspunktet for forslag til ulike selskapskontroller. I del 3 blir forslag til prosjekter presentert, og disse skal danne grunnlag for kontrollutvalgets prioriteringer og endelig plan for selskapskontroll. 2 Selskapskontroll I følge kommuneloven 77 nr. 5 skal kontrollutvalget: påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens ( ) interesser i selskaper m.m.. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 står det: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Selskapskontroll kan romme ulike former av selskapskontroller, henholdsvis eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskap. Det kan også gjennomføres selskapskontroller som kombinerer elementer fra de to nevnte formene. Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll og involverer å kontrollere hvordan kommunen utøver sitt eierskap. Ved forvaltningsrevisjon av selskap kan en blant annet vurdere selskapets økonomi, ressursbruk, regeletterleving og måloppnåelse ut fra kommunale vedtak og føringer. Selskapskontroll Eierskapskontroll Forvaltningsrevisjon Side 4

5 2.1 Plan for selskapskontroll Etter 13 første ledd i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner skal det; (..) minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Kommunestyret vedtar planen, mens det er kontrollutvalget som bestemmer hvem som skal gjennomføre selskapskontrollene. Norges Kommunerevisorsforbund (NKRF) har utarbeidet en veileder til selskapskontroll. Veilederen sier følgende om plan for selskapskontroll: «Valg av kontroller bør skje på bakgrunn av en risiko- og vesentlighestvurdering.» 1 Innholdet i 13 i forskriften må sees i sammenheng med kommuneloven 80, som omhandler hvilke selskaper kontrollutvalget og kommunens revisor har full innsynsrett i. Det kommer fram av 80, 1. ledd at innsynsretten er avgrenset til interkommunale selskaper (IKS), aksjeselskap kommunen eier alene eller aksjeselskap kommunen eier sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner, heieide datterselskap til overnevnte selskaper. 3 Risiko- og vesentlighetsanalyse Risiko- og vesentlighetsanalyse er en prosess som kan initieres av kontrollutvalget og benyttes som et verktøy for å velge ut relevante selskaper og område for selskapskontroll. 3.1 Kriterier for risiko- og vesentlighetsvurderinger I forhold til risiko er det spesielt disse forholdene som må vurderes: Risiko for at selskapet ikke driver i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, Risiko for at selskapet ikke driver i tråd med lover og regler og på en økonomisk forsvarlig måte, Risiko for at den som forvalter kommunens eierinteresser i selskapet ikke gjør dette i samsvar med kommunens vedtak og forutsetninger. I tillegg til en konkret risikovurdering vil det også være viktig å vurdere selskapene ut i fra hvor vesentlige de er for kommunen (vesentlighetsanalyse). To overordnede perspektiver kan legges til grunn for en slik vurdering: Fokus på brukerperspektivet, Fokus på økonomiske interesser for kommunen. På bakgrunn av disse forholdene har vi utledet følgende kriterier for vesentlighetsanalysen, som kan være til hjelp når en skal prioritere hvilke selskaper som skal være gjenstand for selskapskontroll: 1. Selskap der det er avdekket mulige risikoforhold, 2. Selskap med bare offentlig eierskap, 3. Selskap som har et samfunnsmessig ansvar, 4. Selskap som har direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere, 5. Selskap som leverer virksomhetskritiske tjenester til kommunen, 6. Selskap som er heleide av kommunen, 1 NKRF: «Selskapskontroll fra a-å», 2010, s.7. Side 5

6 7. Selskap der kommunen har omfattende eierinteresse i tall på aksjer (flertall) eller stor økonomisk del av aksjekapitalen, 8. Økonomisk gevinst/tapspotensiale for kommunen, 9. Etikk og omdømme. Risikoanalysen vil ta utgangspunkt i de forholdene som framkommer i informasjonsinnhentingen. 4 Metode Følgende metoder er brukt for å samle inn data for å kartlegge risikoforhold knyttet til relevante selskaper og område for selskapskontroll: Dokumentanalyse, Prosessmøter (risikospill og vesentlighetsanalyse) i kontrollutvalget, Elektronisk spørreundersøkelse for ledere/mellomledere i kommunen, Intervju med administrative ledere og politiske gruppeledere. 4.1 Dokumentanalyse Dokumentanalysen bygger på en gjennomgang av selskapenes nettsider, kommunale dokumenter, kommunens nettsider samt Ravninfo.no for verifikasjon og utvidelse av informasjonsgrunnlaget ved behov. Dokumentasjonen som ikke er tilgjengelig via kommunen sine nettsider er etterspurt kommunen. Aktuelle dokumenter kan være: Oversikt over alle selskaper kommunen har eierskap i, Kommunens formål med eierskapet i de ulike selskapene dersom dette er definert, eventuell eiermelding/eierstrategi dersom dette finnes, Selskapets formål og type virksomhet, Nøkkeltall for selskapet, Oversikt over styrerepresentasjon i selskapene, Annen relevant informasjon knyttet til kommunens eierskap. 4.2 Elektronisk spørreundersøkelse til administrative ledere i kommunen I juni 2012 ble det gjennomført en elektronisk spørreundersøkelse for administrative ledere i kommunen. I spørreundersøkelsen ble respondentene bl.a. stilt spørsmål om de kjenner til selskaper kommunen har eierskap i hvor det er fare for manglende måloppnåelse eller på andre måter foreligger risiko. Undersøkelsen fikk svar fra 87 respondenter (70,1 %). 4.3 Intervju med administrative ledere og politiske utvalgs- og gruppeledere Det er gjennomført intervjuer med et utvalg politiske og administrative ledere i kommunen. Som en del av intervjuene ble det stilt spørsmål knyttet til risikoer i selskaper kommunen har eierandeler i. Side 6

7 4.4 Prosessmøter i kontrollutvalget Innledningsvis i prosessen ble det 5. juni gjennomført et prosessmøte med kontrollutvalget der kontrollutvalget diskuterte risokoer i kommunen, blant annet knyttet til eierskapsforvaltning. Analysedokumentet blir lagt frem for kontrollutvalget i forbindelse med prioritering av hvilke selskapskontrollprosjekter som skal inngå i endelig plan for selskapskontroll for Karmøy kommune Side 7

8 Del 2 - Risikokartlegging Side 8

9 5 Overordnet eierstrategi Karmøy kommunes årsmelding 2011 presenterer en oversikt som inkluderer selskaper kommunen har eierandeler i. Kommunen har ikke utarbeidet en overordnet eierstrategi eller en eierskapsmelding utover det som er presentert i årsmeldingen. Vi er heller ikke kjent med at det er utarbeidet rutiner eller instrukser for hvordan kommunens eierskap skal utøves av kommunen eller styrerepresentanter. Vi er imidlertid blitt informert om at administrasjonen vil igangsette et arbeid for å utarbeide en eierskapsmelding. Manglende eierskapsmelding og rutiner for oppfølging av eierskapene representerer en risiko for avvikende eierskapsforvaltning, at den som skal utøve kommunens eierskapsinteresser i selskaper ikke gjør dette i samsvar med kommunale vedtak og/eller forutsetninger. Manglende rammer for eierstyring representerer også en risiko for at kommunen ikke klarer å fange opp forhold ved selskapene som eksempelvis økonomisk utvikling og endringer i selskapenes strategi som ikke tjener kommunens formål med eierskapet o.l. En god, aktiv og åpen eierstrategi vil i tillegg kunne skape større tillit til kommunen som forvalter av fellesskapets interesser. En eierskapsstrategi er også en mulighet til å avklare kommunens krav og retningslinjer for styreverv o.l. Av undersøkelsen går det frem at flere opplever at de har begrenset kunnskap om kommunens selskaper, og at de ikke kjenner til om det er satt mål for eierskapene eller om eierskapene blir fulgt opp i forhold til måloppnåelse. 6 Oversikt over selskaper Oversikten er i hovedsak basert på opplysninger hentet fra Karmøy kommunes årsmelding 2011, med konsernoversikt for kommunen datert Oversikten er supplert med informasjon fra RAVN Bedriftsinfo og enkelte selskapers nettsider. Selskapene blir presentert i to tabeller. Den første tabellen inneholder selskaper som kommer inn under 80 i kommuneloven (interkommunale selskaper og aksjeselskaper som er heleid av kommunen eller eid sammen med andre kommuner og/eller fylkeskommuner). Disse selskapene har Karmøy kommune full innsynsrett i og kan gjennomføre selskapskontroller av. Den andre tabellen inneholder oversikt over selskaper som kommunen har eierskap i, men som ikke kommer inn under 80 i kommuneloven. Det innebærer at det er innslag av private eierdeler. Disse selskapene har kommunen ikke mer innsynsrett i enn de andre aksjonærene. Kommunen kan likevel gjennomføre begrensede selskapskontroller med hensyn til i hvilken grad selskapet opptrer i tråd med eirenes intensjon, videre om valg og opplæring av styrerepresentanter skjer etter kommunens regler og rutiner, om rapporteringen fra selskapet samsvarer med retningslinjer etc. 6.1 Oversikt over selskaper innenfor 80 Selskapets navn Selskapets formål 2 andel Eier- Kommentarer og vurderinger av risiko Solstein Tidligere Industripartner Karmøy Skape varige arbeidsplasser for yrkeshemmede som ikke uten videre kan nyttiggjøre seg andre arbeidstilbud. 100 % Slike arbeidsplasser kan være at stor betydning for en utsatt gruppe som ikke har andre arbeidsmuligheter. 2 Noen av selskapenes formål er kortet ned i denne tabellen. Side 9

10 Karmøy Rådhus Karmøy Kulturopplevelser Karmøy kommunale kino Haugaland Kraft Haugaland Gass Haugaland Næringspark NordsjøKraft Østgass Haugaland Bompengeselskap Bygging og drift av administrasjonsbygg for Karmøy kommune og virksomhet som står i forbindelse med dette. Legge til rette for at Karmøys kulturhistorie kan bli en kilde til kunnskap, identitet, rekreasjon, trivsel og næringsutvikling, produsere kulturhistoriske opplevelser av høy kvalitet og bidra til økt inntjening for kulturhistoriske institusjoner i Karmøy kommune. Engasjert for å drive Nordvegen Historiesenter og Avaldsnesområdet, samt Vikinggården og flere andre kulturaktiviteter. Erverve fast eiendom, samt på denne å oppføre og drive kino-, konsert- og teaterbygg. Produsere, overføre og omsette kraft, for på den måten sørge for sikker, rasjonell og rimelig kraftforsyning til kundene. Å arbeide for å gjøre naturgass tilgjengelig til Tysvær Næringspark, forestå distribusjon og salg av naturgass på konkurransedyktige betingelser til kunder i næringsparken. Forestå etablering og utvikling av Haugaland Næringspark, Gismarvik, Tysvær kommune til å bli et konkurransekraftig lokaliseringsalternativ for etablering av gassbasert og annen industri, samt annen næringsvirksomhet. Produksjon av elektrisitet fra vannkraft. Engroshandel med drivstoff og brensel. Innkreving av bompenger til finansiering av T-forbindelsen m.v. 100 % 100 % Flere som er spurt i undersøkelsen mener det kan være interessant å gjennomføre nærmere undersøkelse av Karmøy Kulturopplevelser. 100 % Det blir pekt på at selskapet har hatt økonomiske utfordringer over langt tid, og man opplever driftsavtalen som usikker. Det blir i undersøkelsen presisert at selv om det ikke er store økonomiske verdier, har selskapet en viktig funksjon for kommunen. Det blir også vist til at kommunen skal vurdere om selskapsformen er den beste for denne driften 44,84 % Betydelige økonomiske verdier. 33,3 % Heleid datterselskap av Haugaland Kraft. Heleid datterselskap av Haugaland Kraft. Heleid datterselskap av Haugaland Kraft. Heleid datterselskap av Haugaland Kraft. Side 10

11 Karmsund Interkommunale Havnevesen IKS Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS Krisesenter Vest IKS Haugalandspakken Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS Planlegge, utbygge og drive havner, samt å trygge ferdselen, på vegne av de kommuner som er deltakere, jf 4, og ivareta disse kommuners oppgaver, rettigheter og forpliktelser i samsvar med den til enhver tid gjeldene havne- og farvannslovgivning, jf havneloven. Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS er et interkommunalt selskap som utfører sekretariatstjenester til kontrollutvalgene i kommunene Bokn, Etne, Haugesund, Karmøy, Sauda, Suldal, Sveio, Tysvær, Utsira og Vindafjord. Selskapet skal, på vegne av eierkommunene, sikre etterlevelse av krisesenterlovas 2 a), b) og c). Selskapet har ikke som formål å drive virksomhet som gir utbytte til eierkommune. Delfinansiering av utbyggingen av transportsystemet på Haugalandet slik det fremgår av St. prp. 57 ( ). Selskapet skal arbeide for at arkivmaterialet fra deltakerne eller materiale som disse har ansvar for, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for offentlig bruk, forskning og andre administrative, juridiske og kulturelle formål, i samsvar med arkivloven. 38,46 % Av undersøkelsen går det frem at det kan være nyttig å undersøke selskapet nærmere for å finne ut om det kan være risiko knyttet til økonomiforvaltning og/eller bruk av fullmakter i havnestyret. 36,10 % 23,52 % Viktig lovpålagt tilbud til en utsatt gruppe. Det var en utfordrende start på etableringen av selskapet. 12,5 % 10,19 % Heleid av 24 Rogalandskommuner og fire interkommunale samarbeidsordninger. 6.2 Oversikt over selskaper utenfor 80 Selskapets navn Selskapets formål 3 Eierandel Kommentarer og vurderinger av risiko KI Tidligere Karmøy Industrier Karmøy Lyngsenter Vigsnes Musikkselskapet Nordvegen Drive attføringsvirksomhet på Østrem og Eidsbakkane ved Kopervik i egne lokaler. Bygge og eie lyngsenter på Visnes i Karmøy kommune. Fremme bruk av fagmusikere ved å organisere eller arrangere konserter på de forskjelligste arenaer i regionen. 55 % Slike arbeidsplasser kan være at stor betydning for en utsatt gruppe som ikke har andre arbeidsmuligheter. 45 % 26,67 % 3 Noen av selskapenes formål er kortet ned i denne tabellen. Side 11

12 Dest. Haugesund & Haugalandet Karmøy Omstillingsselskap Haugalandmuseene Marin energi testsenter Haugaland Industri Sørvest Varme AL Haukelivegen Skog Fjord Norge Haugaland Golfklubb Karmøy Boligbyggelag Rogaland Ressurssenter Markedsføre og selge Haugalandet som reisemål. Prosjektledelse, produktutvikling og produktkoordinering samt vertskapsfunksjoner er også sentrale oppgaver. Selskapet er stiftet for å være operatør for omstillingsarbeidet i Karmøy kommune. Utviklingstiltak i regi av prosjektet kan også legges i andre kommuner i regionen enn i Karmøy. Selskapet har ikke som formål å skape økonomisk overskudd. Tjene samfunnet og dets utvikling ved å drive museumsfaglig virksomhet innenfor innsamling, forskning, forvaltning og formidling av dokumentasjon og informasjon ellers om Nord-Rogalands natur- og kulturhistorie. Å stille til disposisjon testfasiliteter for ny teknologi innen marin fornybar energi, samt bistand og alt som herved inngår. 17,44 % 24 % 20 % I undersøkelsen blir det pekt på at museene er viktige institusjoner I forhold til å bevare kulturarven i kommunen, og at man opplever at det er usikkerhet knyttet til om økonomien i selskapet er solid nok til å sikre drift og vedlikehold i framtiden. 10,0 % Drive attføringsvirksomhet. 8,3 % Slike arbeidsplasser kan være at stor betydning for en utsatt gruppe som ikke har andre arbeidsmuligheter. Utrede, bygge og drive anlegg for forbrenning av avfall, med tilknyttet anlegg for produksjon og distribusjon av energi. Arbeide for utbygging og standardheving av Haukelivegen (E 134) Haugesund Drammen, samt viktige sidegreiner til denne. Markedsføring av fylkene Rogaland, Hordaland, Sogn og Fjordane og Møre og Romsdal. Drive/koordinere rådgivende og tjenesteytende virksomhet rettet mot privat og offentlig næringsliv, samt å øke den samlede kompetanse innen næringslivet i regionen via samarbeidsprosjekter. Side 12

13 Sunnhordland Bruog tunnelselskap Rekom Biblioteksentralen AL Torvastad Være administrativt selskap for innkreving av bompenger og mforvaltning av Låneporteføljen for Trekantsambandet. Redusere miljøproblemer og kostnader knyttet til avfallshåndtering, drive omsetning av avfallsfraksjoner m.m. Være et serviceorgan for alle typer offentlige biblioteker. Investering i skip og fast eiendom, samt forvalte selskapsandeler av ethvert slag. 6.3 Stiftelser, kommunale foretak og foreninger Stiftelser, kommunale foretak, vertskommunesamarbeid og foreninger er ikke omfattet av regelverket om selskapskontroll, men er likevel tatt med her for å få gi en bedre oversikt over kommunens eierinteresser. Stiftelsen Maritimt Forum Friluftsrådet Vest Haugaland Arbeidsgiverkontroll Årabrot renseanlegg Side 13

14 Del 3 - Forslag til prosjekter Side 14

15 På bakgrunn av informasjonen som er samlet inn gjennom dokumentanalyse, spørreskjema, intervju og prosessmøte i kontrollutvalget, er det utarbeidet forslag til selskapskontrollprosjekter. For de foreslåtte selskapskontrollprosjektene er det angitt kriterier i henhold til de momentene som er listet opp i 3.1. Det er viktig å understreke at risiko- og vesentlighetsvurderingene er skjønnsmessige vurderinger basert på foreliggende informasjon, og at kontrollutvalget kan vurdere risikoene knyttet til selskapene ulikt fra det som er foreslått her. Kriterier (ref. 3.1) 1. Selskap der det er avdekket mulige risikoforhold, 2. Selskap med bare offentlig eierskap, 3. Selskap som har et samfunnsmessig ansvar, 4. Selskap som har direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere, 5. Selskap som leverer virksomhetskritiske tjenester til kommunen, 6. Selskap som er heleide av kommunen, 7. Selskap der kommunen har omfattende eierinteresse i tall på aksjer (flertall) eller stor økonomisk del av aksjekapitalen, 8. Økonomisk gevinst/tapspotensiale for kommunen, 9. Etikk og omdømme. Det er kontrollutvalget som skal vurdere og prioritere de ulike områdene, og avgjøre rekkefølgen for selskapskontrollprosjekter i den planen som blir lagt frem for kommunestyret. Prosjektene nedfor er satt opp i uprioritert rekkefølge. Eventuell forvaltningsrevisjon i selskaper blir vurdert av kontrollutvalget der dette vurderes som hensiktsmessig. Prosjekt Kriterier Kommentarer Eierstyring 8,9 Mulige problemstillinger: I hvilken grad har kommunen en forsvarlig forvaltning av eierskapene? Hvordan sikrer kommunen at de har tilstrekkelig styring og kontroll med selskapene de har eierdeler i? I hvilken grad har eierrepresentanter tilstrekkelig kompetanse? I hvilken grad har kommunen et tilfredsstillende opplæringstilbud for styrerepresentanter? Karmøy Kulturopplevelser 2,3,6,9 Innenfor 80. Heleid av kommunen. Krisesenter Vest IKS 2,3,4,6,9 Innenfor 80 Kan vurdere samarbeid med andre eiere. Haugaland Kraft 2,5,8,9 Innenfor 80 Kan vurdere samarbeid med andre eiere Karmsund Interkommunale Havnevesen IKS 2,8,9 Innenfor 80. Kan vurdere samarbeid med andre eiere. Haugalandmuseene 4,9 Utenfor 80. Side 15

16 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 170,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence Deloitte