VEDRØRENDE GEVINSTPOTENSIALER VED SAMLING AV BUPAS SEKSJONER I ANTON JENSSENS GATE 2, TØNSBERG

Transkript

1 Til: Finn Hall, klinikksjef KPR Fra: Inger Meland Buene, avdelingssjef BUPA Dato: VEDRØRENDE GEVINSTPOTENSIALER VED SAMLING AV BUPAS SEKSJONER I ANTON JENSSENS GATE 2, TØNSBERG Bakgrunn BUPA har de siste tre årene jobbet for å redusere antall lokasjoner i Vestfold for å kunne gi et bedre pasienttilbud og skape et robust fagmiljø. I perioden la SiV HF / BUPA ned en betydelig mengde arbeid i å realisere en samlokalisering i Fjordgaten 2 i Tønsberg. Ultimo 2013 skapte veimyndighetenes prioriterte forslag til ny fastlandsforbindelse for Nøtterøy betydelig usikkerhet for eiendomsutvikling i området og primo januar 2014 så styringsgruppen i prosjektet seg nødt til å avvikle prosessen. I 2014 har det vært gjennomført anbudsrunde som ledet til skisseprosjekt i Anton Jenssens gate 2, eid av Coop Norge Eiendom AS. Hensikt Den overordnede hensikten med prosjektet å etablere et bygg innen psykisk helsevern for barn og unge i Vestfold som legger til rette for et kvalitativt godt og fremtidsrettet klinisk tilbud til pasientene. Et tilbud som i fremtiden både skal bli mer spesialisert, samtidig som spesialisthelsetjenesten skal samhandle mer målrettet med kommunene for et helhetlig psykisk helsetilbud til barn, unge og deres familier. Vi skal ha mer helse ut av våre samlede ressurser, stadig raskere kunne foreta endringer, tilby utviklende og attraktive arbeidsplasser for å rekruttere de beste medarbeiderne og over tid ha rom for vekst. Bygg og arbeidsmåter henger sammen, og vi ønsker at bygget skal kunne bidra til at vi når de målene vi setter oss for pasientbehandling og kunnskapsutvikling. En samling av kliniske miljøer fra nåværende tre ulike bygg inn i et samlet lokale, vil være en unik mulighet for fleksibel bruk av kompetanse og lokaliteter. Nærhet mellom fagpersonene vil lettere kunne fremme kvalitetsforbedring i det kliniske tilbudet. Vår nåværende drift i mange bygg har en ressurskrevende internlogistikk, hvor vi ikke får utnyttet godt nok kompetansen avdelingen samlet besitter. I forbindelse med prosjektet i Fjordgaten 2 ble det foretatt en ROS-analyse på konsekvensene av å fortsette drift som nå. Av denne fremgår det at det er nødvendig for BUPA å gjennomføre en samlokalisering. Følgende redegjørelsen er et forsøk på å vise hvilke positive effekter samlokalisering kan ha for tilbudet innen det psykiske helsevern for barn og unge / BUPA, og for BUPAs ansatte. Dette bygger på både innspill fra tillitsvalgte, verneombud og fagråd i høringsrunden før igangsettelse av prosjekt for samlokalisering i Fjordgaten 2, samt en gjennomgang med ledergruppen spesielt angående gevinstpotensialer. Side 1 av 6

2 Bakgrunnen for, og hensikten med prosjektet er grundig redegjort for i sak 47/11 til BUPAs ledergruppe, også redegjort for i PiVs ledergruppe. I foreliggende notat legges det frem A) Identifikasjon av potensielle gevinster (tid, kostnader og ytelse/kvalitet) for både pasienter, samarbeidspartnere og avdeling/hf og B) Planlegging av gevinstrealisering. Oversikt over husleiekostnader for nåværende og fremtidige lokaler, er ikke hensyntatt i dette, men økonomiske forhold er beskrevet i vedlegg BUPA - areal- og kostnadsberegning november Det er 84 ansatte som er tiltenkt et arbeidssted i bygget; 63 klinikere og ledere, 14 kontoransatte og BUPA Ledelse som består av 7 medarbeidere. Per i dag har disse arbeidssted i Fjordgaten 2, Chr. Fredriks gate 6 og Haakon V gate 9. Størst gevinst av samlokalisering vil BUPA Poliklinikk Nordre Vestfold ha, som per i dag er delt på to lokasjoner. Skisseprosjektet har 90 cellekontorer og 12 arbeidsplasser i teamkontor, og gir således rom for vekst og fleksibilitet mtp. midlertidige arbeidsplasser for studenter og ansatte fra øvrige lokasjoner i BUPA, samt ved behov for ekstra behandlingsrom. Lokalene vil fysiske legge til rette for poliklinikk, dagtilbud og administrative funksjoner. A) Identifikasjon av potensielle gevinster: 1. Behandlingstilbudet Et samlet lokale for disse BUP-seksjonene gir muligheter for en mer hensiktsmessig organisering enn den vi har i dag. Nå påvirker i stor grad lokalenes størrelse tilbudets omfang. Det nye lokalet vil fremme en organisering rundt pasientforløp mer enn rundt seksjonstyper, med derav mulige gevinster for pasientbehandling og samlet ressursbruk. Pasientforløpene vil kunne bli mer effektive og derigjennom bedre utnyttelse av klinikernes kompetanse. Behandlingstilbudet vil også kunne bli mer enhetlig for pasientene enn det vi har i dag. Flere medarbeidere i et bygg vil kunne lette muligheten for utvidet åpningstid og gi et mer fleksibelt tilbud til pasientene. Lettere tilgang på spesialkompetanse vil også være pasientgevinst. Bedret pasienttilbud mulig. 2. Fagutvikling/forskning: Samling i et større miljø er en viktig forutsetning for økt fagutvikling og forskning. Lettere tilgjengelig og bedre og mer fleksibel utnyttelse av kompetanse. Samlokalisering fremmer samarbeidet seksjoner og fagmiljøer i mellom. Det vil også virke positivt rekrutterende på fagfolk. Vi vet at en forutsetning for kompetansedeling er å kunne møtes og mingle. Faste faglige møter i lokalet for de ansatte kan vi få til. For eksempel vil et ukentlig kort fagmøte kunne være veldig enkelt gjennomførbart. Dette vil kunne fremme kvalitetssikringen av jobben som gjøres. Det vil også kunne fremme en bedre kommunikasjon internt i avdelingen, spesielt mellom ledere og medarbeidere, fremme kunnskapsdeling på tvers av miljøer og kompetanseområder, og bidra som lim i organisasjonen. Gevinst i fagutvikling mulig. Side 2 av 6

3 3. Psykososialt arbeidsmiljø: Et arbeidsmiljø med mange kolleger vil kunne gjøre at man har et større miljø for faglighet og kollegialitet. I tillegg vil også et felles pauserom kunne stimulere det psykososiale miljøet. Vi ser også at vi vil kunne få til et hvile-/stillerom, som vil kunne være en støtte for gravide og forebygging av sykefravær for disse. Det planlegges fleksible større rom for aktivitet for barn og ungdom. Gjerne med store skap hvor mye av utstyret kan settes bort. Disse rommene vil ev. også kunne brukes som trimrom for de ansatte før eller etter arbeidstid. Gevinst i psykososialt arbeidsmiljø mulig. Forebygge sykefravær. 4. Reisekostnader (tid, penger): Tiden for reise mellom disse aktuelle seksjoner for møter for både klinikere og ledere, vil bortfalle. Det vil også gå mindre tid med for å lete etter P-plass når man kommer tilbake til arbeidsstedet enn ved en arbeidsplass på sykehusområdet, da det er P-plasser lett tilgjengelig. Bygget i Anton Jenssens gate vil også kunne bli et ønsket sted for kommunene å komme innom med jevne mellomrom, da det der vil foregå undervisning, også åpen for dem. Samarbeidet med kommunene vil kreve at vi ser på måter å strukturere fremmøtet på, slik at det blir forutsigbart og effektivt for både kommune og BUPA. Leasingbiler blir lettere å utnytte, da det er flere ansatte på et sted. Bruk av privatbiler vil kunne reduseres. Redusert tids- og ressursbruk til reising. 5. Kontorfaglig ressursbruk: Slik bygget er planlagt, vil kontoransatte sitte lett tilgjengelig for klinikerne for å være mer direkte støtte opp mot den kliniske driften. Dette vil kunne effektivisere klinikernes tid. Mindre sekretærressurser vil bli brukt på resepsjonsarbeid, da det vil kunne samles på færre hoder enn nå. For kontoransatte vil denne organiseringen medføre mer meningsfulle oppgaver, og vi vil kunne differensiere oppgaver mer ut fra den enkeltes styrker og interesser. Forbedret kvalitetssikring av kontorfaglige støttefunksjoner kan vi oppnå ved å organisere dem på en bedre måte enn nå: Spesialfunksjoner vil kunne samles på færre medarbeidere. Kvalitetssikring vil kunne bedres ved å samle inntaksarbeid, personal og andre funksjoner som nå er ivaretatt i tre seksjoner. For eksempel GAT fra at tre sekretærer har spesialkompetanse på det nå, kan det samles på en person. Kontorfaglig tidsbruk vil kunne dreies til å støtte opp om mer effektiv klinisk drift. Kontoransattes spesialoppgaver vil ved å samles på færre kunne bli mer effektivt løst. Side 3 av 6

4 6. Klinikernes ressursbruk: Den største endringen ved dette bygget i forhold til nåværende tre bygg, vil være en større samling av klinikere som muliggjør kontakt og samarbeid på en annen måte enn nå. Det vil være lettere å få god utnyttelse av spesialkompetansen. Man kan også se faren ved at store miljøer blir mindre effektive. Derfor krever denne løsningen en bevisst plassering av funksjoner/team for å oppnå funksjonelle arbeidslag i et større hele. 7. Lederes ressursbruk: Lederne vil kunne ha tettere kontakt, og samarbeidet dem imellom vil kunne gli lettere og bli mer fleksibelt. Antall seksjonsledere er allerede redusert i påvente av samlokalisering. Dersom samlokalisering ikke kan realiseres vil BUPA måtte tilsette en seksjonsleder ekstra (jf. sak om Poliklinikk Nordre Vestfold). Lederstøttefunksjoner på administrative oppgaver kan samles og bli mer profesjonalisert. Lederne vil kunne bruke mer av tiden sin på hovedoppgavene knyttet til klinisk drift. Den indre organiseringen i klinikken vil kunne kreve flere teamkoordinatorer. Ledernes tidsbruk vil kunne bli mer effektiv på lederoppgavene opp mot sentral klinisk drift. 8. Kurs og undervisning: Bygget vil kunne romme større arrangementer (avdelingsinterne og - eksterne kurs) som alternativ til leie av kurssteder. Vi har flerfamiliegrupper (behandlingstilbud for familier med barn med spiseforstyrrelser) ca. 30 dager i året. Vi vil kunne arrangere disse dagene i eget lokale i motsetning til i dag hvor det leies eksterne lokaler for å avholde disse. Kurs for pasienter, foreldre og samarbeidspartnere i et lærings- og mestringsfokus vil være lettere å få til. Egne forelesere vil ikke bruke reisetid for å komme til kursstedet. Et lokale som inneholder møterom som rommer personer, vil gjøre det mulig å gjennomføre kurs og opplæring på en enklere og billigere måte enn hittil. Mulighet for lett å få til LMS- aktivitet og kurs for samarbeidspartnere og redusert leie for kurslokaler. 9. Romutnyttelse: Bygget vil ha en bedre utnyttelsesgrad av behandlings-/møterom enn nåværende løsning med tre bygg. Per i dag har ansatte svært store cellekontorer og det er begrenset med behandlings- /møterom. Anton Jenssens gate er planlagt med mindre cellekontorer og flere behandlings- /møterom i ulik størrelse. Rommene er planlagt for fleksibruk og vil kunne romme alt fra testsituasjoner en-til-en, til gruppeterapi og psykomotoriske undersøkelser. Lokalene har nødvendig innebygget fleksibilitet med tanke på ev. fremtidige endringer i behandlingstilbudet. Bedre utnyttelsesgrad av spesialrom. Side 4 av 6

5 10. Utstyr/rekvisita: Testutstyr, testmaskiner og testprogrammer som nå befinner seg i hvert bygg vil kunne sambrukes, og store kostnader ved innkjøp reduseres. Administrering av rekvisita- og testlager vil falle på færre kontoransatte enn i dag. Man vil kunne oppnå bedre samlet oversikt over og redusert lagerplass for rekvisita. Antall kopimaskiner, faksmaskiner og skrivere vil kunne reduseres. Antall eksemplarer av tidsskrifter og aviser, samt behov for annen faglitteratur, vil reduseres. B) Planlegging av gevinstrealisering Over viste vi at prosjektet har mange gevinstmuligheter. Imidlertid vet vi at det sannsynlig vil være selve organisasjonen som avgjør gevinstrealiseringen. Vi vil også anta at nye gevinstmuligheter kan oppstå over tid, muligheter vi nå ikke fullt ut ser for oss. Vi mener at vi med denne måten å samle BUP-kompetansen på, vil kunne skape en fremtidsrettet BUPA hvor rask vei til rett helsehjelp for barn, unge og deres familier i Vestfold blir en realitet. Ved å utviske seksjonsgrenser vil vi kunne gi pasientene våre tilpassede behandlingstilbud på en lokasjon. Det er pasientenes behov som skal styre hvilken behandling BUPA gir. Et robust fagmiljø er mindre sårbart for ved sykdom, og avdelingen vil kunne være gunstig rekrutteringsmessig for alle grupper personale på sikt, inkludert kvalifiserte ledere. En viktig forutsetning for gevinstrealisering vil være en fortsatt sterk jobbing av ledere og klinikermiljøer inn mot pasientforløp for optimal utnyttelse av kompetansen der. For uten innsats, vil vi kunne oppleve at større miljøer blir mindre effektive. BUPA er nå heldig som har en gruppe seksjonsledere på plass som er sterkt engasjert, motivert og dedikert for dette prosjektet. Som avdelingssjef ser jeg at vi nå har et lag som kan få dette til å bli noe mer enn et byggeprosjekt. Det er det som er det mest spennende og unike med denne måten å innrede et stort BUPA-bygg på: At vi ser de store mulighetene som ligger der for bedre utnyttelse av kompetansen på tvers av de tradisjonelle seksjonene. Seksjonslederne løfter nå på seksjonsgrensene i samarbeid for å få til et bedre samlet behandlingstilbud til pasientene, slik at det er et sterkt fokus på gevinstrealiseringen allerede. Kontoransatte ser også potensialene for endringer i arbeidsoppgaver, og er veldig sterkt tilhengere av å sitte nært klinikermiljøene, hvilket vi har gjort noen gode erfaringer med. Men vi må helt klart sikre en målrettet og systematisk jobbing også på det kontorfaglige området for å kunne få ut de nødvendige gevinstene. Konklusjon: En samling av tre av BUPAs bygg med nå 84 medarbeidere, vil være en helt unik mulighet. Vi vil ved en slik samling, og ved å redusere vår nåværende arealbruk, kunne fremme en ressurseffektiv og fremtidsrettet BUPA. Det vil være gevinster å hente på redusert reisetid og kostnader knyttet til drift. Side 5 av 6

6 Imidlertid vil den alt overveiende gevinsten bli å finne på området ytelse/kvalitet: Økte muligheter for utadrettet virksomhet mot pasienter/familier og samarbeidspartnere i egne lokaler, mer enhetlig og tilpasset tilbud til pasientene, bedre kvalitetssikring av pasientforløp, økt fagutvikling og mulighet for å fremme et godt psykososialt arbeidsmiljø. Side 6 av 6