I brev datert fra departementet til Sjøfartsdirektoratet ble beløpsgrensene til håndkassene fastsatt.

Transkript

1 Direktoratet for økonomistyring Postboks 7154 St. Olavs plass Karl Johans gate OSLO Deres ref Vår ref Dato 14/ Sjøfartsdirektoratets stasjon i Rotterdam - søknad om dispensasjon fra enkelte krav i økonomireglementet Vi viser til DFØs brev av (2006/330) med godkjenning av tidligere gitte dispensasjoner fra Bestemmelsene for økonomistyring i staten for Sjøfartsdirektoratets utestasjoner. Godkjenningen ble videreført for en periode på tre år, fram til , når det gjelder: 1. etablert praksis for overføring av drifts- og administrasjonsmidler til utestasjonene, 2. manglende (direkte) tilgang til økonomisystem og 3. opprettholdelse av bankkonti i utlandet. I brev datert fra departementet til Sjøfartsdirektoratet ble beløpsgrensene til håndkassene fastsatt. Sjøfartsdirektoratet har i brev av bedt om at dispensasjonene videreføres. Dispensasjonen har vært avgjørende for å opprettholde driften ved stasjonene. To av utestasjonene er nå nedlagt og det er nå bare utestasjonen i Rotterdam som drives videre. Fortsatt dispensasjon er en forutsetning for videre drift av utestasjon/velferdstasjon i Rotterdam. Nærings- og fiskeridepartementet vil på bakgrunn av direktoratets søknad, be om at de aktuelle dispensasjonene under punkt 1 og 2 for Sjøfartsdirektoratets utestasjon i Rotterdam fornyes med en varighet på fem år. Dette gjelder unntak fra Bestemmelsene om økonomistyring i staten om betalingsformidling (pkt ) og tilgang til økonomisystem (pkt a). Samtlige utgifter vil bli dekket av Sjøfartsdirektoratets driftsbevilgning under kap. 910, post 01. Postadresse Besøksadresse Telefon* Administrasjonsavdelingen Saksbehandler Postboks 8090 Dep Kongens gate Gudrun Haugdal 0032 Oslo Org.nr postmottak@nfd.dep.no

2 Med hilsen Borghild Fløtre (e.f.) avdelingsdirektør Gudrun Haugdal seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Side 2

3 dlftf-1 Sjøfartsdirektoratet wf, Norwegian Maritime Authority Vår dato Deres referanse Vår referansevår saksbehandler 2006/ Jan Sverre Kvalvågnes ArkivkodeDirekte telefon Nærings- og fiskeridepartementet Postboks 8090 Dep 0032 Oslo Sjøfartsdirektoratets stasjon i Rotterdam - søknad om dispensasjon fra økonomireglementet Det vises til vårt brev av , NHD sitt brev av til SSØ, SSØ sitt brev til NHD av og endelig NHD sitt brev til Sjøfartsdirektoratet av Kopi av brevene er vedlagt. Sjøfartsdirektoratet ble innvilget forlenget dispensasjon til vedr gitte unntak fra regelverket for økonomistyring i staten når det gjelder; -etablert praksis for overføring av drifts- og administrasjonsmidler til utestasjoner, -manglende tilgang til økonomi for samme utestasjoner og opprettholdelse av bankkonti i utlandet. Dispensasjonen har vært avgjørende for å opprettholde drift ved våre utestasjoner. To av våre utestasjoner er nå nedlagt og det er bare utestasjonen i Rotterdam som drives videre. Fortsatt dispensasjon er en forutsetning for videre drift av vår utestasjon/velferdsstasjon i Rotterdam. Sjøfartsdirektoratet søker med bakgrunn i dette om fortsatt dispensasjon fra de aktuelle kravene. Det bemerkes at de interne kontrolltiltak som er utformet for å sikre betryggende økonomiforvaltning ved utestasjoner, fortsatt har vist seg å være hensiktsmessige og effektive. Alle rutiner er etterlevd i dispensasjonsperioden. Det er således svært liten risiko knyttet til gjeldende økonomiforvaltning ved vår utestasjon i Rotterdam. Sjøfartsdirektoratet beklager at ny søknad om forlenget dispensasjon ikke er blitt sendt før nå. Med hil John alvin Økland e.f. Administrasjonsdirektør n Sverre Kvalvågnes eniorrådgiver Vedlegg: Kopi av brev som er henvist til i første avsnitt. NIS//NOR Postadresse: Postboks 2222 N-5509 HAUGESUND Besøksadr.: Smedasundet 50 A N-5528 HAUGESUND Tlf: Organisasjonsnr: NO MVA Faks: E-post: postpsdir.no Internett:

4 DET KONGELIGE NÆRINGS- OG HANDELSDEPARTEMENT Sjøfartsdirektoratet Postboks HAUGESUND Deres ref Vår ref Dato / /IA Videreforing av dispensasjon fra enkelte krav i okonomiregelverket for Sjøfartsclirektoratet Vi viser til Sjøfartsdirektoratets brev av med vedlegg. Nærings- og handelsdepartementet (NHD) har forelagt saken for Senter for statlig økonomistyring (SSØ) i brev av ,jf. tilsendt kopi. SSØ har i brev av (kopi vedlagt) funnet grunnlag for å godkjenne at Sjøfartsdirektoratet får videreført tidligere gitte unntak fra regelverket for økonomistyring i staten, når det gjelder: etablert praksis for overføring av drifts- og administrasjonsmidler til utestasjonene (velferdsstasjonene) i Port Said, Rotterdam og Aberdeen, manglende (direkte) tilgang til økonomisystem for de samme tre utestasjonene, og opprettholdelse av bankkonti i utlandet (jf.grunnlag for opprettelse av valutakonti omtalt i punkt B i SSØs brev av ). Unntaket gis med hjemmel i delegert myndighet etter Reglementfor økonomistyriingi staten 3 første ledd, slik at direktoratet kan videreføre sin praksis og valutakontoer for utestasjonene. Unntaket gis til 1.juli Nærings- og handelsdepartementet viser til dette og godkjenner samtidig at følgende ordninger med håndkasser ved utestasjonene Postadresse Kontoradresse Telefon Administrasjonsavdelingen Saksbehandler Postboks 8014 Dep Einar Gerhardsens plass Lasse øvstedal 0030 Oslo Org no. Telefaks

5 Rotterdam med kassebeholdning på inntil kr (uendret) Aberdeen med kassebeholdning på inntil kr (uendret) Port Said med kassebeholdning på inntil kr (tidligere kr ), Godkjenningen gjelder fram til 1.juli Med hilsen Bjørn Kåre Molvik (e.f.) avdelingsdirektør Lasse Øvstedal seniorrådgiver Kopi: Riksrevisjonen Side 2

6 Senterfor statligøkonomistyring SaksbehandlerDeres datovår dato Inger Lise Rekdal mai 2009, Telefon Deres referansevår referanse /LAO Nærings-og handelsdepartementet Postboks 8014Dep 0030 Oslo UNNTAKFRA ENKEL'1EBESTEMMELSERI ØKONOMIREGELVERKET FOR SJØFARTSDIREKTORATET Det vises til brev av fra Nærings-og handelsdepartementet(nhd),hvor NHD søker om at Sjøfartsdirektoratetfår videreførtdispensasjonfra Bestemmelsene(Bestemmelsene)for økonomistyringi staten på følgendeområder: etablertpraksis for overføringav drifts- og administrasjonsmidlertil utestasjonene (velferdsstasjonene)i Port Said,Rotterdamog Aberdeen manglende(direkte)tilgangtil økonomisystemfor de nevnte utestasjoner opprettholdelseav bankkontii utlandet(ifølgetelefonsamtale) I henholdtil 17i Reglementfor økonomistyringi staten skal virksomhetenebenyttefelles standarderfor statensbetalingssystemer.dette innebærer at betalingsformidlingenskal skje gjennom statenskonsernkontoordningslik at alle statlige likvider samlesdaglig i Norges Bankjf. omtalei pkt i Bestemmelsene. Senterfor statligøkonomistyringinngikk en tilleggsavtaleom produkterog tjenester knyttettil valutakontimed henholdvisnordea Bank Norge ASA, DnB NOR Bank ASA og Sparebank1 Alliansen. Statligevirksomhetervelger bankforbindelseetter gjennomført minikonkurranse.en forutsetningfor bruk av disse tilleggsavtalene,er at virksomhetengis visse unntak fra Bestemmelsenespkt og (jf. omtale i tilleggsavtalenav avvik fra standard og funksjonalitetinnenforkonsernkontoordningen). Søknaderom å opprettevalutakonti,og nødvendigeunntak fra Bestemmelsenei den forbindelse, vurderespå grunnlagav følgendemomenter: Virksomhetenhar transaksjoneri valuta som en del av sin ordinæredrift eller aktivitet, og foretar dermed inn- oglellerutbetalingeri valuta. Disse inn- og utbetalingenekan ha ulike tidspunkt og hyppighet. Virksomhetenhar utenlandsavdelinger,og er tilknyttet lokalebanker for gjennomføring av betalingsformidlingen. Virksomhetenforvaltermidler (eks. prosjektmidler)i valuta, og har inn- og utbetalingeri den valutaprosjektmidleneer gitt i. Postadresse:Postboks7154,St.Olavsplass,0130Oslo Kontoradresse: St.Olavsgate25,0166Oslo,Org.nr Sentralbord: Faks:

7 Senterfor statlig økonomistyringgir med hjemmeli delegertmyndighetetter Reglementfor økonomistyringi staten 3 første ledd, nødvendigeunntak fra Bestemmelseneslik at Sjøfartsdirektoratetkan videreføresin praksis og valutakontoer.det vises i denne sammenhengtil grunnlagetfor opprettelseav valutakontiomtalt i punkt B. Unntakfra Bestemmelsene4.2.a om tilgang til økonomisystemgis på bakgrunnav at organisering,bemanningog driftsopplegger uendret. Ifølge Sjøfartsdirektorateter unntakene nødvendigefor å kunne opprettholdedriftenved utestasjonene. Unntakenegis til 1.juli For øvrig legger vi til grunn at Sjøfartsdirektoratethar knyttet/ opprettetvalutakontienetil en av tilleggsavtalene.valutakontieneskal også fremgåav regnskapettil direktoratet,og eventuelle renter på kontiene skal føre på kapittel 5605 post 83 og rapporterestil statsregnskapet. Vi har ikke behandletbeløpsgrensefor håndkasse.det er overordnetdepartementsom vurderer og godkjennerutvidet beløpsgrensefor fast håndkassese i pkt i Bestemmelsene. Vennlighilsen ers Myhre avdelingsdirektør Lars Birkeli Forvaltningog analyse seksjonssjef Kopi til: Riksrevisjonen

8 DET KONGELIGE NÆR NGS- OG HANDELSDEPARTEMENT Senter for statligøkonomistyring Postboks 7154St Olavsplass 0130OSLO Sjefartsdirektorate :3 k. 116,9 Enh.: 2 0APR2000 Deresref Vk ref DatO / /LAO Sjøfartsdirektoratets stasjoner i Port Said, Rotterdam og Aberdeen - Søknad om fortsatt dispensasjon fra enkelte krav i okonomiregjementet Viviser til SSfasbrev av 5. oktober 2006( )med godkjenningav at tidligere gitte dispensasjonerfra regelverketfor økonomistyringi staten for Sjøfartsdirektoratets utestasjonqri Rotterdam, videreføresfor en periodepå tre år, fram til 1.juli 2009.På dette grunnlag ga Nærings-og handelsdepartementet i brev av 10.oktober 2006Sjerfartsdirektoratetdispensasjonfor tre år, fram til 1.juli 2009,når det gjelder: L etablert praksis for overføringav drifts-og administrasjonsmidlertil utestasjonene (velferdsstasjonene),~1. Rotterdamojberdn, og 2. manglende (dh-ekte)tilgangtil økonomisystemfor de samme utestasjonene 1samme brev godkjentenærings-og handelsdepartementets at Sjøfartsdirektoratet kunne videreføreordningenmed håndkasser fram til 1.juli 2009,for utestasjonene1: Rotterdammed en kassebeholdning på inntilkr _ Sjøfartsdirektoratethar ved brev av L april2009bedt om at dispensasjonene videreføres.direktoratetpåpeker at dispensasjonenehar vært avgjørendefor å.kunne opprettholde driftenved de tre utestasjonene. Det framgårvidere at organiseringen, bemanningen og driftsoppleggetved stasjonene er uendret På dette grunnlaget søker direktoratet om forlengingav dispensasjonene as r r an re useres sdirektoratets brev er vedlagt. Postadresse1Contoradresse Postbolts8014DepEinar Gerhardsensplass1 0030Oslo TelefonAdministrasjon savdelingen Saksbehandler lasse øvsteclal Orgno.Telefaks

9 . -stasjøn Nærings:og handelsdepartementeter innstiltpå å gi tilsvarendeforlengingav de gjeldendeordningene.forhåndkasser ved de tre utestasjonene,med uendrede bellapsgrenserfor stasjonenei Rotterdam(kr 4 000). o Nærings-og handelsdepartementetvilpå bakgrunn av direktoratets redegjørelse,det praktiske oppleggetfor driftavstasjoneneog den kontrollavregnskapshmksjonensom sikres gjennomgjeldendeinterninstruksfor økonomiforvatningenved Sjøfartsdirektoratetsstasjoner i utlandet (av ), be om at de aktuelle dispensasjoneneunder punkt 1 og 2 for Sjeffaz-tsdlrektor testasjoner i Rotterdam,, lenges med tre år, am til 1. 'uli2012 Dette gjelder unntak fra Bestemmelser om økonornistyringi staten om betalingsformidling(pkt.3a.1)og tilgang til økonomisystem(pkt.4.2a).samtligeutgiftervedrørende utestasjonenevilbli dekket av Sjøfartsdirektoratetsdriftsbevilgningunder kap.907,post 01. Med hilsen j n *remolvik(e.f.) avdelingsdirektør Lasse seniorr dal ver Kopi: Sjøfartsdirektoratet(utenvedlegg) Side2

10 q:11? Sjøfartsdirektoratet Norwegian Maritime Directorate Vår dato Deres referanse /LAO Vår referanse og arkivkode / Vår saksbehandler / Direkte telefon Jan Sverre Kvalvågnes Nærings- og handelsdepartementet Postboks 8014 Dep 0030 OSLO,64y1 r6s01--/- Cio3(Q. Sjøfartsdirektoratets stasjoner i Port Said, Rotterdam og Aberdeen - søknad om fortsatt dispensasjon fra enkelte krav i økonomiregelverket Det vises til vårt brev av , brev fra NHD til SSØ av , samt brev fra NHD til Sjøfartsdirektoratet av ,jf brev fra SSØ til NHD av Kopi av brevene er vedlagt. Sjøfartsdirektoratet ble i brev av innvilget forlenget dispensasjon til 1.juli 2009 fra regelverket for økonomistyring i staten når det gjelder: etablerte praksis for overføring av drifts-/administrasjonsmidler til utestasjonene i Port Said, Rotterdam og Aberdeen, og manglende direkte tilgang til økonomisystem for de samme tre utestasjonene, og godkjenner samtidig at gjeldende ordninger med håndkasser ved utestasjonene i Rotterdam med kassebeholdning på inntil kr 4 000, Aberdeen med kassebeholdning på inntil kr og Port Said med kassebeholdninntil kr Dispensasjonen har vært avgjørende for å opprettholde drift ved de tre stasjonene. Organisering og bemanning av disse er uforandret og fortsatt dispensasjon er derfor en forutsetning for videre drift. Sjøfartsdirektoratet har vurdert behovet for kassebeholdning ved stasjon Port Said for fremtiden til å kunne reduseres ned til kr Sjøfartsdirektoratet søker med bakgrunn i dette om fortsatt dispensasjon fra de aktuelle kravene. Det bemerkes at de interne kontrolltiltak som er utformet for å sikre betryggende økonomiforvaltning ved de tre stasjoner, har vist seg å være hensiktsmessige og effektive. Alle rutiner er etterlevd i dispensasjonsperioden. Det er således svært liten risiko knyttet til gjeldende økonomiforvaltning ved utestasjonene. Med hilsen John Malvin Økland e.f. administrasjonsdirektør Vedlegg: Kopi av brev som er henvist til i første avsnitt Jan Sverre Kvalvågnes rådgiver Hovedkontoret Kontoradresse Fakturaadresse- Telefon Organisasjonsnummer Postboks 2222 Smedasundet 50A Fakturamottak SSØ Telefaks NO MVA 5509 Haugesund 5528 Haugesund Postboks 4104 E-post Internett Norge Norge 2307 Hamar postmottak@sjofartsdir.no