STRATEGI FOR ARRANGEMENTSUTVIKLING I LILLEHAMMER REGIONEN

Transkript

1 STRATEGI FOR ARRANGEMENTSUTVIKLING I LILLEHAMMER REGIONEN Lillehammer Stein B Olsen og Ove Gjesdal Snowball 1

2 FORORD Denne strategien er utarbeidet av prosjektlederne Stein B Olsen og Ove Gjesdal som et Snowball tiltak under Arrangementsforum. Formålet har vært å utarbeide en felles regional strategi som både de offentlige aktørene, idretts- og kulturarrangørene og reiselivet kan samles om. I tillegg har det vært en ambisjon å få arrangementsutviklingen fra prosjekt status til varig drift. Arbeidet har vært forankret og diskutert i Styringsgruppen i Snowball, samt i Arrangementsforum. I tillegg har det vært holdt en rekke møter i løpet av året med Oppland Fylkeskommune, Regionrådet i Lillehammer-regionen, Regionrådet i Midt- Gudbrandsdal, Olympiatoppen, Lillehammer Skifestival, Birkebeinerarrangementene, Lillehammer Olympiapark, Lillehammer Etterbruk 94, Hafjell-Kvitfell Alpin, Lillehammer Skiklubb m.fl. Vi vil takke alle som har bidratt med engasjement og innspill i dette arbeidet. 17.oktober 2011 Stein B Olsen Ove Gjesdal 2

3 INNHOLD FORORD... 2 INNHOLD INNLEDNING VISJON OG MÅL Visjon Hovedmål Delmål STRATEGIOMRÅDER Strategiområde 1: Arrangementsutvikling Prioriteringer mht arrangementsnivå Rolle i arrangementsutviklingen Arrangementskalender Frivillig rekruttering og skolering Folkefest og meropplevelser Draktering Strategiområde 2: Merkevarebygging Visuell profil / Lillehammer logoen Reiselivets påkobling Presse og vertskap Strategiområde 3: Nettverks- og kompetansebygging Møteplasser Søknader og arrangementskriterier Fellestiltak Handlingsplan ORGANISERING OG FINANSIERING Organisering Driftsselskap Ansettelse, mandat, arrangementsforum og rollefordeling Ressursgruppe Finansiering Vedlegg 1: Arrangementskalender Vedlegg 2 Konseptbygging Vedlegg 3 Arrangementskriterier Vedlegg 4 Arrangementsstøtte- retningslinjer for søknad og behandling

4 1. INNLEDNING Arbeidet med strategien har vært ledet av Stein B Olsen som er Arrangementskoordinator i Snowball. Han har i to år ledet Arrangementsforum i Lillehammerregionen - et utviklingsprosjekt i Snowball. Forumet består av de største idrettsarrangørene: Hafjell-Kvitfjell Alpin, (Lillehammer Skifestival) Birkebeinerrennet, Birkebeinerrittet, Etterbruk 94, Lillehammer Olympiapark, handelsnæringen ved Strandtorget og Lillehammer Sentrum Drift, samt reiselivsnæringen ved Lillehammer Turist. Så langt har ikke kulturarrangørene inngått i forumet, men det har allikevel vært tett dialog med de største aktørene i arbeidet (herunder Litteraturfestivalen, Peer Gynt, Countryfestivalen m.fl.). Arrangementsforumets formål har vært på non profit basis å bidra til å samordne og videreutvikle gjennomføringen av store nasjonale og internasjonale arrangementer i Lillehammer-regionen. Oppgavene og resultatene har vært vurdert som svært positive og verdifulle for de deltagende aktørene. Det har derfor vært ønskelig å få på plass en strategi, tiltaksplan, organisering og finansiering av den videre arrangementsutviklingen (fra prosjekt til drift). Strategien for arrangementsutviklingen i Lillehammerregionen er på et overordnet nivå. Den tar for seg målsettinger, strategier, tiltak og organisering av oppgaver som er overgripende den enkelte kultur- og idrettsarrangør. Det er både idretts-, kultur- og kommersielle arrangementer som inngår i denne strategien. Med Lillehammerregionen forstås i denne sammenheng de syv kommunene som inngår i Lillehammer Turist og Snowball (Ringsaker, Lillehammer, Gausdal, Øyer, Ringebu, Sør-Fron og Nord-Fron). Strategien for en helhetlig arrangementsutvikling i regionen skal ivareta behov til og spille på lag med; Reiselivet og næringslivet for øvrig Fylkeskommunen, kommunene og Regionrådene Idretts- og kulturarrangørene Kompetansemiljøene som HiL, NTG, Prosjekt Toppidrett Innlandet (Olympiatoppen), LKP, Østlandsforsking m.fl. er også sentrale i den videre arrangementsutviklingen. 2. VISJON OG MÅL 2.1 Visjon Arrangementsutviklingen skal bidra til at regionen jobber mot den regionale (Snowball) visjonen; Europas mest komplette region for vintersport og opplevelser. 4

5 2.2 Hovedmål Fra et destinasjonsståsted er arrangementsturisme utviklingen og markedsføringen av arrangementer for å oppnå økonomiske og samfunnsøkonomiske fordeler. En arrangementsturist er de menneskene som besøker en destinasjon hvor hovedmotivet er å delta i eller se på et arrangement. Hovedmålet for satsingen er; Arrangement skal bidra til næringsutvikling, merkevarebygging og skape minneverdige opplevelser for tilreisende og innbyggerne i regionen. 2.3 Delmål Arrangementsutviklingen skal bidra til; Megaarrangement til regionen hvert 3-5 år Bedre samarbeid mellom arrangører, reiselivsnæringen og de offentlige aktørene Styrke arrangementskompetansen og ressurstilgangen til arrangørene Inkludere de store kulturarrangørene i Arrangementsforumet 3. STRATEGIOMRÅDER 3.1 Strategiområde 1: Arrangementsutvikling Prioriteringer mht arrangementsnivå Figuren under, arrangementspyramiden, har delt inn arrangementer på fem nivåer mht størrelse og betydning. Denne regionale arrangementsstrategien, og operasjonaliseringen av den, skal i hovedsak prioritere arrangementer på nivå 1-3 i figuren. Der arrangører på nivå 4 ønsker bistand for å løfte arrangementene til et høyere nivå vil de bistås gjennom veiledning / nettverksbygging. 5

6 Nivå Beskrivelse Regionens ambisjon Mega Internasjonal mesterskap over minst en uke. Arrangement som drar med seg over 200 millioner TV-seere, deltakere fra minst 15 nasjoner, skaper stolthet blant det norske folk. Skaper historiske øyeblikk. Er en folkefest. Muligheter for investeringer fra både det offentlige og private. Minst tilskuere i perioden. Eksempler:OL,VM,EM. Dette er arrangement det er stor konkurranse om. Det er viktig at disse arrangementene spres i tidsperspektiv. Et naturlig tidsperspektiv å sette dette i, er fram til Videre er det viktig å følge den internasjonale utviklingen. Hvilke arrangement, når og hvor, eventuelt sammen med hvem, er spørsmål det er naturlig å se på. Tre aktører skiller seg ut: Hafjell-Kvitfjell Alpin AS, Lillehammer Skifestival AS og Lillehammer Olympiapark. Det er viktig at de prosesser som allerede er i gang i de respektive selskapene støttes. De aktørene vi snakker om her har alle nesten de samme eierne. Målsetting: Kartlegge og vurdere hvilke internasjonale mesterskap/event Lillehammerregionen bør vurdere å være kandidat til fram til Lillehammerregionen bør være vertskap for denne type arrangement hvert tredje-femte år. Internasjonale og større nasjonale Internasjonal TV-dekning på 50 millioner eller mer. Deltakere/publikum på mer enn Stor nasjonal betydning. Status som signalarrangement. Internasjonal deltakelse. Eksempler: Idrett: World Cup Nordisk, World Cup Alpint, Birkebeinerarrangementene. Kultur: Peer Gynt, Litteraturfestivalen og Countryfestivalen. I dag har vi allerede flere årlige arrangement på dette nivået. Utfordringen ligger å trygge og videreutvikle disse arrangementene. En rekke felles prosjekter er lansert og må prioriteres. Nye arrangement på dette nivået bør ha en nær link til den øvrige arrangementsfloraen. World Cup Skiskyting etc. Målsetting: Støtte oppunder og videreutvikle de arrangement vi allerede har på dette nivå. Kartlegge hvilke muligheter og ønsker det er for flere arrangement på dette nivået. 6

7 Nivå Beskrivelse Regionens ambisjon Internasjonale og nasjonale Arrangement med internasjonale eller nasjonale deltakere som tiltrekker seg oppmerksomhet både nasjonalt og internasjonalt. Arrangement med nasjonal TV-dekning eller mindre internasjonale. Over 1000 deltakere/publikum. Eksempler: Idrett: World Cup Downhill Sykkel, World Cup bob og aking, World Cup Telemark, Veteran-VM, NM på ski, NM alpint, junior-nm, Div Hovedlandsrenn. Veidekkelekene, Ungdomslekene, Norwegian Skating Fesstival. Hjemmekamper-LIK, Kultur: Amandusfestivalen, Døla-Jazz, Lillehammer Rockfestival, Seniordans, Bridgefestival Dette er viktige arrangement, og arrangement som er lettere å skaffe. Ofte er det større økonomiske forpliktelser knyttet til disse arrangementene. Det er derfor viktig at de retningslinjer som nå er utarbeidet brukes. Videre er det viktig at en bruker arrangementskalender for å få maksimalt effekt ut av disse arrangementene, og er det mulig skal de styres mot stillere periode. Målsetting: På dette nivået er det størst muligheter til å få nye arrangement både årlige og engangsarrangement. Viktig at det skapes gode rutiner i forhold til de retningslinjer som er bestemt. Regionale og større lokale Arrangement med interesse utover hvert enkelt steds innbyggere som enten tiltrekker seg overnatting eller trekker over 500 tilskuere/deltakere Eksempler: Idrett: Søre-Ål runden, Troll-ski, Balldus Cup, fotballturnering og håndballturneringer. Russetreff. Troll Ski Maraton, Furusjøen Rundt etc. Hurtigrutacup. Kultur: Div rikskonserter, Konsert med nasjonale kjendiser. Korpsmesterskap. Arrangement som er viktig som trafikkskapere og som er med i arrangementskalender. I den grad de er aktuelle for å få arrangementsstøtte så er det til videreutvikling for å nå neste nivå. Bistå til å skape et godt samarbeidsklima på tvers av arrangementet. Målsetting: Motivere og bistå til å satse på arrangement. Bistand i form av organisering og oppstart, samt arrangementsstøtte for videreutvikling. 7

8 Nivå Beskrivelse Regionens ambisjon Lokale Arrangement som er viktig for lokalmiljøet, men som ikke har særlig stor interesse utenfor dette miljøet. Viktig for mangfoldet og innbyggerens ve og vel. Eksempler: Idrett: Klubbrenn,kretsrenn, hjemmekamper i lagidretter i lavere divisjoner. Aldersbestemt idrett. Kultur: Revyer, Sangkor, korps, osv. Bør og skal leve sitt eget liv. Bistand i form av organisering og oppstart kan vurderes Kommersielle arrangement Arrangement som er trafikkdrivende for reiselivet, skaper økt handel, tiltrekker seg mange gjester, men utløser liten omtale utover arrangements deltakere. Viktig å kartlegge i forhold til arrangementskalender. Eksempler: Idrett: Nordisk Mesterskap for helsearbeidere 2012, Skimesterskap for andre land. Dansk mesterskap, engelsk mesterskap etc. Bedriftsmesterskap ala Bankmesterskap, NM for for brannmenn. Kultur: NM yrkesfag, Bridgefestivalen, Caravantreff, etc. Målsetting: Samkjøres i forhold til arrangementskalender. Unngå kollisjoner, motivere til kartlegging. Kan i enkelte sammenhenger være aktuelle for arrangementsstøtte, men skal i største mulig grad søke å finne dette hos samarbeidspartnere i form av payback og samarbeidsavtaler. Samarbeide med bedriftsnettverket som etableres i NCB for å skaffe flere kommersielle arrangement til Norge (og derigjennom til Lillehammer regionen). 8

9 3.1.2 Rolle i arrangementsutviklingen Regional arrangementskoordinator som skal operasjonalisere strategien skal bistå arrangørene på nivå 1-3 med følgende oppgaver; Akvisisjon: Bistå, motivere samt skaffe oversikt over søkbare idretts- og kulturarrangementer i samarbeid med den enkelte arrangør. Utvikling nye: Bistå eksisterende og nye arrangører med utvikling av nye deltager- eller publikumsbaserte idretts- og kulturarrangementer Utvikling eksisterende: Bistå eksisterende arrangører med utviklingsarbeid og andre fellestiltak som styrker arrangementene Arrangementskalender Kontinuerlig oppdatere arrangementskalenderen for både vinter- og sommerarrangementer innen både idrett og kultur. Formålet er å Prioritere arrangementer på nivå 1-3 som det skal jobbes mot å få til regionen og tidfeste disse med formål å styrke årshjulet Unngå kollisjoner der dette ikke er ønskelig Frivillig rekruttering og skolering Idretts- og kulturarrangementene er svært avhengige av frivillige. Det er en felles utfordring å rekruttere, utvikle og beholde frivillige. Arrangementskoordinator skal bistå arrangørene på et overordnet nivå og gjennom utviklingstiltak Folkefest og meropplevelser Egne undersøkelser viser at folkefesten og meropplevelsene rundt selve arrangementet er svært viktig for at folk oppsøker slike arrangementer. Mange arrangører har et hovedfokus på teknisk gjennomføring og trenger bistand fra reiseliv, handel eller andre for å utvikle meropplevelsene/folkefesten. Folkefesten er også svært viktig for TV bildene og muligheten for å beholde og få nye store arrangementer Draktering For å tiltrekke seg publikum og deltagere til arrangementer, samt lette tilgjengeligheten under arrangementer, er det viktig å skilte godt og informere de reisende. Det er her viktig å samarbeide med Statens Vegvesen om både permanent og midlertidig skilting ifm arragementer, i tillegg til pynting med bannere etc i sentrumsmiljøer, utsmykking av butikker, bekledning med mer. 9

10 3.2 Strategiområde 2: Merkevarebygging Visuell profil / Lillehammer logoen Arrangementer har stor profileringsverdi som styrker regionens som reisemål og bosted. Det skal derfor jobbes systematisk med plassering av Lillehammer logoen og merkevarebyggende tiltak for øvrig gjennom arrangementene. Dette bør også være en forutsetning fra det offentlige gjennom deres tilskuddsordninger Reiselivets påkobling Det er også viktig at reiselivet tenker arrangementer som en distribusjonskanal der disse har en riktig markeds- og mediemessig kobling. Reiselivsbedriftene anført av Lillehammer Turist bør også trekkes inn i samarbeidet med arrangørene på et tidlig tidspunkt for å diskutere roller, oppgaver og muligheter mht i) profilering og ii)markedsføring og salg Presse og vertskap Det må så tidlig som mulig vurderes og organiseres pressearbeid i tilknytning til arrangementene som skal gjennomføres. Her kan reiselivet v / Lillehammer Turist ha en sentral rolle. Så også ift vertskapsrolle både i oppfølgingen av pressen og andre vertskaps/informasjonstjenester under arrangementene for å ivareta både media og tilreisende. 3.3 Strategiområde 3: Nettverks- og kompetansebygging Møteplasser Arrangementsforum skal videreføres og evt utvides. Det må avklares hvordan kulturarrangørene skal enten fases inn i forumet eller få en annen formell organisering (eks utvide Kulturforum nylig opprettet i Lillehammer Turist). Det vil også utvikles andre møteplasser etter behov for å styrke dialogen mellom arrangørene, reiselivet og det offentlige Søknader og arrangementskriterier Det er utarbeidet et søknadsskjema som er ment å forenkle søknadsprosessen for arrangører mot det offentlige. Dette fordrer også at det er god dialog mellom de ulike virkemiddelaktørene (Oppland fylkeskommune, Innovasjon Norge, Regionrådene og kommunene). Det er også utarbeidet kriterier for å vurdere arrangementers betydning til nytte både for arrangørene selv, virkemiddelapperatet og reiselivet. Kriteriene vil også få fram en diskusjon om behov for justeringer i arrangementskonsept, samarbeidsforhold, budsjett med mer (se vedlegg). 10

11 3.3.3 Fellestiltak Det vil være naturlig at arrangementsforum og arrangementskoordinator initierer og evt drifter utviklingsprosjekter / fellestiltak for å styrke arrangører og arrangementene. 3.3 Handlingsplan Det vil utarbeides en handlingsplan som kan tydeliggjøre de prioriterte oppgavene for Denne vil inkluderes i dette dokumentet når den foreligger. 4. ORGANISERING OG FINANSIERING 4.1 Organisering Driftsselskap Når prosjektet nå skal over i drift, og den regionale strategien skal operasjonaliseres, er det viktig at den/de personene som skal operasjonalisere strategien er tilknyttet et faglig relevant miljø som også har legitimitet og tett dialog med de ulike interessentene til strategien. Det har vært diskutert to alternative organisatoriske tilknytninger; i) Lillehammer Turist og ii) Lillehammer Olympiapark. Flertallet i Styringsgruppen i Snowball, Regionrådet for Lillehammer-regionen og Arrangementsforum har pekt på Lillehammer Turist som den foretrukne løsningen. Satsingen vil derfor legges dit Ansettelse, mandat, arrangementsforum og rollefordeling Det legges i første omgang opp til en 100% stilling som regional arrangementskoordinator fra Vedkommende ansettes i det selskapet som velges i løpet av november som driftsselskap for arrangementsutviklingen. Stein B Olsen som innehar stillingen i dag er ønsket som koordinator videre. Arrangementskoordinatorens mandat vil utarbeides i forkant av tiltredelse og innarbeides i dette dokumentet. Tilsvarende vil revidert styringsgruppe også inkluderes. Kulturarrangørene skal fases inn styringsgruppen. Det vil også før tiltredelse utarbeides en rollefordeling mellom koordinator og øvrige oppgaver i Lillehammer Turist, arrangørene og de offentlige aktørene mht oppgaver knyttet til arrangementsmarkedsføring og utvikling Ressursgruppe Arrangementsforum har i prosessen avdekket hvor viktig det er å snakke sammen i forhold til felles utfordringer. Bakgrunnen for å sette ned i ressursgruppe her at andre arrangører kan få bistand enten det er snakk om nye arrangement eller å videreutvikle eksisterende arrangement. Meningen med denne gruppen er at arrangører kan søke 11

12 bistand i en tidlig fase og hvis det er områder de er særlig usikre på. Her kan det komme til flere områder og personer. Gruppen er ment å være ei konsulentgruppa basert på i dugnadsinnsats. Den vil opprettes så snart finansiering og videreføring er på plass. Det bør taes høyde for å kunne utvide satsingen med flere stillinger dersom det er behov for dette og finansiering foreligger. Det er også viktig at koordinatoren er en samlende person som styrker kompetansen på tvers av miljøene. 4.2 Finansiering For å sikre en videreføring av stillingen og arbeidet legges det opp til en finansiering der det offentlige står for 2/3 av finansieringen og de private aktørene for 1/3. Det er imidlertid en klar intensjon å få til en fordeling så raskt som mulig. Partene inngår 3 års avtale med driftselskap om finansieringen, deretter løper avtalen med 6mnds oppsigelsesfrist (innen 1 juli for påfølgende år). Finansiering 2012 Lillehammer Turist ,- Arrangørene ,- Lillehammer kommune ,- Øyer kommune ,- Gausdal kommune ,- Oppland fk ,- SUM ,- Budsjett 2012 Årsverk (inkl sosiale kostn) ,- Reiser ,- Overhead ,- Div utviklingsarbeid ,- SUM ,- Finansieringen vil avklares i løpet av november

13 Vedlegg 1: Arrangementskalender Når det gjelder arrangementskalender er den delt inn i flere faser. Kalenderen på Lillehammer. com skal være den kalenderen som oppdateres jevnlig med løpende arrangement på alle nivåer. Videre er det utarbeidet en egen langsiktig kalender i et fire års perspektiv. Bakgrunnen for dette er at kalenderen på større internasjonale arrangement legges i denne perioder for fire år. I forhold til nivå 1, Mega- arrangement er det naturlig å se dette i et enda lenger perspektiv. Disse er ført opp i under. Mega arrangement: År Arrangement Avgjøres når Kommentar Ungdoms-OL Desember 2011 Høyst sannsynlig februar Arrangeres i januar Håndball-EM,herrer Alpin-VM,Hafjell/Kvitfjell Våren 2014 Utredningsarbeidet pågår Alpin-VM, Hafjell/Kvitfjell Våren 2016 Runde OL,Oslo/Lillehammer Utredningsarbeid i gang

14 Arrangementsplan for en utvidet Lillehammerregion I denne perioden er det ingen nivå-1, Mega-arrangement Uke Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 1 Gausdal M,, Nasjonalt Bob og aking 2 Arne Rustadstuen Minneløp 3 Junior NM Nasjonalt Turnstevne 4 Junior NM alpint 5 6 Umbro Cup, Norwegian Skating festival Kjøldilten Øyersprinten, Mobil D 7 Cup 8 Søre Ål runden 9 NM Bob-Aking Lillehammerlekene 10 WC Alpin, Inga Låmi 11 Birkebeinerfestival Rekrutteringsrenn hopp Amandus Filmfestival Asgeir Cup 14 Trollskimaraton 15 Lillehammerreveljen 16 Baldus Cup Kommersielle arrangement 17 Russetreff Litteraturfestivalen 22 Seniordans, 23 Korpsfestival, barnekretsturnstevne 24 Veidekkelekene, Friidrett Lillehammer Grand Prix sykkel 25 Sykkellandsbyen,TV-2 Tour of Kids 1. juli 26 Bukkerittet 27 Countryfestivalen 28 Gard-i-mellom Peer Gynt stevnet Nordisk Mest. Downhill 31 Peer Gynt stevnet, Prøysenfestivalen (2), Folkefesten, Vinstra (2) Norsk Caravanklubb 14

15 Birkebeinerrittet Fåbergturneringa, Furusjøen rundt ritt 35 Super sprint kombinert Birkebeinerløpet 38 Teaterdager, Serieåpning Ishockey Barnas dag Maihaugen 39 NM i Rallycross ØL-festival 40 Internasjonal treningsuke i B/A 41 Dølajazz Stavmartn Hurtigruta Cup BUL sprinten, Gålå World Cup Hopp og Kombinert E-cup damer Kvitfjell WC-Sjusjøen funksjonshemmede Julegateåpning, Julemarked Maihaugen Julemarked Rudi Gard Julemarked Lillehammer 52 KRIK -leir 2012 Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 1 Gausdal Maraton Arne Rustadstuen 2 Minneløp, Lilleham. leke 3 Finntjernløpet 4 NM junior alpint, NM skiskyting fellesstart jr. Lillehammer Cup 5 Hafjellrennet Kommersielle arrangement Nyttårskonserten Maihaugsalen Barnas Vint.dag Maihaug. 6 Kjøldilten Konf.leir 7 Øyersprinten, Mobil D Cup Fakkelprisen 15

16 8 Søre Ål runden, Norwegian Skating Festival, Norgescup Gålå 9 Lillehammerlekene 10 WC Kvitfjell, Inga Låmi Furusjøen rundt -renn Vinterfestuke Ringebu 11 Birkebeinerfestival Rekrutteringsrenn hopp 12 NM-alpint Hafjell 13 Trollskimaraton Amandus Filmfestival Asgeir Cup, Fotballåpning 18 Baldus Cup Russetreff 19 Lillehammerreveljen 20 Jentebølgen, Inga Låmi 21 Litteraturfestivalen, Birken på landevei Grand Prix,sykkel,LHMR 22 Nordisk Mesterskal helse Korpsfestival Classic rock 23 Seniordans 24 Veidekkelekene, Konsert Rudi gard Bukkerittet Norsk Caravanklubb 27 Countryfestivalen NM-rulleski,LHMR Norsk Luthersk Misjonssamband 28 Gard-i-mellom Bridgefestivalen 31 Peer Gynt stevnet Hovedløpet orientering LHMR-Gausdal Prøysenfestivalen (2), Folkefesten, Vinstra (2) 32 Peer Gynt stevnet Furusjøen rundt -ritt Lillehammer Rock Festival 33 Konsert Rudi gard 34 Birkebeinerrittet Barnas dag Maihaugen VM i Timbersport, Super sprint kombinert Furusjøen rundt - løp 37 Birkebeinerløpet WC-Downhill Hafjell Serieåpning Ishockey ØL-festival 40 Internasjonal treningsuke i Bob/Aking 16

17 41 Dølajazz Hurtigruta Cup BUL sprinten, Gålå, Kulturnatt Julegateåpning, Julemarked Maihaugen 48 World Cup Hopp, Kombinert E-cup Kvitfjell Julemarked Rudi Gard Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 1 Gausdal Maraton Arne Rustadstuen 2 Minneløp, Lilleham. leke 3 Finntjernløpet NM junior alpint, Umbro 4 Cup, 5 Hafjellrennet 6 Kjøldilten Øyersprinten, Mobil D 7 Cup 8 Norwegian Skating Festival, Furusjøen Rundt,Søre Ål runden, Kvitfjellrennet 9 Lillehammerlekene NM-junior Lillehammer 10 WC Kvitfjell, nordisk 11 Birkebeinerfestival 12 Amandus Filmfestival 13 Amandus Filmfestival Asgeir Cup 14 Trollskimaraton Ungdomslekene, Kommersielle arrangement Nyttårskonserten Maihaugsalen Barnas Vint.dag Maihaug. 18 Baldus Cup Russetreff 19 Junior-EM innebandyebandy 20 Tour of Norway 17

18 21 22 Litteraturfestivalen Lillehammerdagen 26 Bukkerittet 27 Countryfestivalen 28 Gard-i-mellom Peer Gynt stevnet 32 Peer Gynt stevnet Furusjøen rundt -ritt Birkebeinerrittet Birkebeinerløpet,WC- Hafjell 38 Super sprint kombinert Furusjøen rundt - løp Serieåpning Ishockey Prøysenfestivalen (2), Folkefesten, Vinstra (2) Balldus Cup-del 2 Barnas dag Maihaugen 39 ØL-festival Dølajazz Internasjonal treningsuke i B/A? 45 Hurtigruta Cup BUL sprinten, Gålå Julegateåpning, Julemarked Maihaugen 48 World Cup Hopp, Kombinert og Langrenn E-cup Kvitfjell, Kulturnatt Julemarked Rudi Gard Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 18

19 1 Gausdal Maraton Arne Rustadstuen 2 Minneløp, Lilleham. leke 3 Finntjernløpet 4 NM junior alpint, Umbro Cup, Regionalt Skiskyting 5 Hafjellrennet 6 NM ski,lhmr?? Kjøldilten Øyersprinten, Mobil D 7 Cup 8 Norwegian Skating Festival, Søre-Ål runden 9 Lillehammerlekene 10 WC Kvitfjell, Inga Låmi Furusjøen Rundt 11 Birkebeinerfestival Rekrutteringsrenn hopp 12 Amandus Filmfestival Asgeir Cup 13 Trollskimaraton Baldus Cup 19 Lillehammerreveljen Litteraturfestivalen Veidekkelekene, Friidrett Bukkerittet 27 Countryfestivalen Olympic Day Run? Lillehammerturneringa? 28 Gard-i-mellom Peer Gynt stevnet 32 Peer Gynt stevnet Furusjøen rundt -ritt Birkebeinerrittet Super sprint kombinert Furusjøen rundt - løp 37 Birkebeinerløpet Serieåpning Ishockey 38 Prøysenfestivalen (2), Folkefesten, Vinstra (2) 19

20 Dølajazz Internasjonal treningsuke i B/A? 45 Hurtigruta Cup BUL sprinten, Gålå World Cup Hopp, Kombinert og Langrenn E-cup damer Kvitfjell Kolonne Kolonne2 Kolonne3 Kolonne4 Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 Nivå 4 1 Gausdal Maraton Arne Rustadstuen 2 Minneløp, Lilleham. leke 3 Finntjernløpet Regionalt Skiskyting,NM 4 junior alpint, Umbro Cup 5 Hafjellrennet 6 NM Nordisk? Kjøldilten Øyersprinten, Mobil D 7 Cup 8 Norwegian Skating Festival, Søre Ål runden 9 WC Kvitfjell, Lillehammerlekene 10 Inga Låmi Furusjøen rundt -renn 11 Birkebeinerfestival Rekrutteringsrenn hopp Amandus Filmfestival Asgeir Cup 15 Trollskimaraton Baldus Cup 19 Lillehammerreveljen Litteraturfestivalen 20

21 Veidekkelekene, Friidrett Bukkerittet 27 Countryfestivalen 28 Gard-i-mellom Peer Gynt stevnet 32 Peer Gynt stevnet Furusjøen rundt -ritt Birkebeinerrittet Birkebeinerløpet Serieåpning Ishockey Dølajazz Internasjonal treningsuke i B/A? 45 Hurtigruta Cup BUL sprinten, Gålå World Cup Hopp, Kombinert og Langrenn E-cup damer Kvitfjell Prøysenfestivalen (2), Folkefesten, Vinstra (2) Super sprint kombinert Furusjøen rundt - løp 21

22 Vedlegg 2 Konseptbygging Mål: Skaffe arrangementer I II III IV V VI Identifisere arrangement - noen har en ide - tanken sås hos andre Involvering - involvere nødvendige personer med kompetanse - involvere lokale/regionale arrangører Forpliktelser - hvem eier arrangementet - finnes det noe regelverk, få dette oversatt til norsk - hvilke forpliktelser/behov ligger i regelverket og garantiforpliktelser - finnes et budsjett fra tilsvarende arrangementer - lag budsjett ut fra norske forhold Konseptutvikling - presentasjon av søker - hvordan arrangementet er ønsket løst - arena/areal behov tenkes løst slik - kompetanse hos søker - hvordan en vil løse de forpliktelsene som ligger i arrangementet - kapasitet på overnatting/infrastruktur/mannskaper - viktige momenter for dette spesielle arrangementet - utenom arrangementer Søknadsfasen - bli norsk søker - involvere/samarbeide med den norske eieren av arrangementet for å vise sine kvaliteter, hva en kan gjøre som gjør at en er den beste samarbeidspartneren en kan ha, nettverk nasjonalt og internasjonalt osv. - bli valgt til å være den norske søkeren - søke om arrangementet Innsalgsfasen - delta på nødvendige kongresser/møter og arrangementer - skaffe seg en oversikt over beslutningstagere - informere beslutningstagere på en lovlig måte - hvis mulig involvere beslutningstagere - overbevise beslutningstager VII Milepæl - arrangementet blir tildelt 22

23 Vedlegg 3 Arrangementskriterier Disse kriteriene er utarbeidet som et arbeidsredskap for å kartlegge arrangementets betydning for hele samfunnet. Målsettingen er også at kartleggingsarbeidet vil gi tips og ideer til arrangørene i forhold til å skape en bredest mulig betydning. Kriteriene skal kunne brukes på alle typer arrangement. For regionen: Bidrar arrangementet med internasjonal markedsføring: Bidrar arrangement med TV-dekning: Bidrar arrangementet til nye anleggsinvesteringer: Bidra arrangementet til mange tilreisende publikummere: Bidrar arrangementet til mange tilreisende deltakere: Kommer arrangementet på et riktig tidspunkt: For innbyggerne Dekker arrangementet alle aldersgrupper: Er dette arrangementet viktig for mangfoldet: Dekker arrangementet begge kjønn: Øker arrangementet kompetansen og rekruttering hos de frivillige: Bidrar arrangementet til større stolthet for innbyggerne: For næringslivet Gir arrangementet mulighet til business til business: Gir arrangementet økt omsetning for reiselivet: Gir arrangementet økt omsetning for handel: Er arrangementet trafikkdrivende: Kan arrangementet være en døråpner mot nye marked: Kan arrangementet bidra til en bedriftsutvikling: Tilreisende: Skaper arrangementet magiske øyeblikk: Vil arrangementet gi en meropplevelse: Kan arrangementet brukes til markedsføre resten av regionen: Er dette en kundegruppe som er viktig for utviklingen: Representerer deltakere og publikum en kjøpesterk gruppe: Vil deltakere bidra til meromsetning i regionen: 23

24 For arrangøren: Bidrar arrangementet til bedre økonomi hos arrangøren: Har arrangøren den nødvendige kunnskap om gjennomføringen: Bidrar arrangementet til kompetanseheving hos de frivillige: Bidrar arrangementet til at regionen blir mer attraktiv: Har arrangementet en miljøprofil: Er det utarbeidet nødvendige rapporteringsrutiner: Finnes det tilstrekkelig frivillige ressurser til gjennomføring: Vil arrangementet bidra til bedre rekruttering: Finansiering/økonomi Utløser arrangementet behov for økonomiske garantier: Viktigheten av tilskudd for å kunne gjennomføre arrangementet: Vurdering av budsjett og gjennomføringsevne /økonomisk risiko: 24

25 Vedlegg 4 Arrangementsstøtte- retningslinjer for søknad og behandling Meningen med å utarbeide slike retningslinjer er at vedtak fattes på et best mulig grunnlag, og at prosessen kan påvise sider og nye muligheter for arrangementet. Arrangementskoordinator skal være en samtalepartner og inspirator, samt bistå i utarbeidelse av søknad og konsept. Det er nivåene 2, 3 og 4 som i utgangspunktet kan søke om arrangementsstøtte. Alle henvendelser om tilskudd til nye arrangement henvises til arrangementskoordinator som vil bistå i arbeidet med å utforme søknaden samt gjennomføre samtaler for å kartlegge på hvilke nivå arrangementet skal plasseres. Her brukes både arrangementspyramide og arrangementskriterier. Dette skjer i samarbeid med arrangør og arrangementskoordinator. Det skal videre nedsette ei ressursgruppe som kan bistå en ny arrangør hvis det er ønskelig. Ressursgruppa skal bestå av representanter fra erfarne arrangør. Etter behandling hos arrangementskkoordinator går saken til behandling i virkemiddel apparatet. I forhold til alle arrangement hvor de gis økonomisk støtte skal det være en samarbeidsavtale som viser hvilke retningslinjer og krav som følger med tildelingen. På nivå en Mega og nivå to Større internasjonale og nasjonale skal det søkes å inngå samarbeidsavtaler om hvordan arrangementet best kan brukes med særlig fokus på næringsutvikling og markedsføring/profilering. Søknad om arrangementsstøtte: Fakta om søker: Navn på søker Gateadresse Postnummer Poststed Postadresse Postnummer Poststed Faktaopplysninger-kontaktdata: Navn på kontaktperson Gateadresse Postnummer Poststed Telefonnummer 25

26 Mobil E-postadresse Telefaksnummer Medsøker: Skal andre klubber/foreninger/foretak stå som medsøker Søkers virksomhet: Kort beskrivelse av søkeren, bakgrunn, tidligere arrangement, status økonomi og antall medlemmer. Fakta om arrangementet: Navn på arrangementet Formell søker Søketidspunkt Tildelingspunkt Tidspunkt for avvikling Antall deltakere Antall ledere Forventet mediaoppslutning Forventet publikumstall Samarbeide lag/foreninger Prosjektopplysninger: Søker om Søknadsbeløp Er det søkt om annen finansiering Budsjett: Inntekter, sum: Utgifter, sum: Overskudd Tilskudd utvikling, garantibeløp, underskuddsgaranti,utstyr Eget budsjett må utarbeides å følge søknaden. Hvordan et eventuelt overskudd er tenkt disponert 26

27 Rapportering/Etterarbeide: Evalueringsrapport Regnskap Sluttkommentar: Det skal utarbeides en egen evalueringsrapport Regnskap for arrangementet skal oversendes så snart det er klart Vedlegg: Vedlegg: 27