Kommunerevisoren. Tolkning av barnevernsstatistikk NOARK-standarden i kommunene. Les mer om: NKRF Tidsskrift Nr årgang.

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Kommunerevisoren. Tolkning av barnevernsstatistikk NOARK-standarden i kommunene. Les mer om: NKRF Tidsskrift Nr 6 2009 64. årgang. www.nkrf."

Transkript

1 Kommunerevisoren NKRF Tidsskrift Nr årgang Les mer om: Tolkning av barnevernsstatistikk NOARK-standarden i kommunene

2 F O R B U N D S L E D E R E N har ordet Kommunal- og regionaldepartementets arbeidsgruppe, som skal komme med forslag til tiltak for å styrke egenkontrollen i kommunene, skal innen årsskiftet levere sin rapport til statsråd Liv Signe Navarsete i Kommunalog regionaldepartementet. Jeg er veldig spent på hvilke tiltak arbeidsgruppen vil foreslå, og hvordan den nye statsråden vil forholde seg til gruppens forslag. NKRF har en klar forventning om at forslagene til tiltak vil styrke kontroll- og tilsynsfunksjonen i kommunal virksomhet. En av de viktigste sakene NKRF er opptatt av, er at revisjonsmandatet for revisjon av kommuner og fylkeskommuner blir utvidet igjen. Ved de endringene som ble gjort i kommuneloven i 2004, og derav ny forskrift om revisjon, ble som kjent de oppgaver og plikter som følger av revisjonen av kommunenes regnskaper på noen områder vesentlig begrenset. I to tidligere ledere har jeg pekt på at det før lovendringen for eksempel var blant revisjonens oppgaver å påse at økonomiforvaltningen var organisert og virket på en betryggende måte, og at kommunens midler ble forvaltet på en økonomisk forsvarlig måte. Jeg har understreket at dette står utvilsomt i en viss kontrast til Kommunal- og regionaldepartementets kommentarer til revisjonsforskriften 3, der det blant annet heter at en kontroll som går videre enn å følge opp budsjettavvik og avviksforklaringer, vil høre enten under forvaltningsrevisjon, eller ligge til det generelle kontrollansvaret som påhviler kontrollutvalget. Dette har altså skapt usikkerhet om hvor langt revisors oppgaver går når det gjelder brudd på kommunelovens egne bestemmelser. I forbindelse med Terrasaken ble det med rette stilt spørsmål om usikkerheten med hensyn til revisors ansvar for å påse at økonomiforvaltningen var organisert og virket på en betryggende måte, og at kommunens midler ble forvaltet på en økonomisk forsvarlig måte. NKRF har begrunnet sine synspunkter i møte med tidligere kommunalminister Magnhild Meltveit Kleppa, og understreket at forvaltningsrevisjon utvilsomt kan være et viktig og nyttig verktøy for å føre tilsyn på disse områdene. Men samtidig understrekte vi at innenfor dagens lovverk vil dette ikke være gjenstand for pliktig årlig revisjon på samme måte som de forhold som inngår i regnskapsrevisjonen. NKRF mener at 3 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner bør endres, og har gitt sine faglige innspill til arbeidsgruppen som bør komme som tillegg til gjeldende forskriftsbestemmelse. NKRFs nye rådgiver, Grethe H. Fredriksen, dokumenterer i en artikkel i dette bladet at særlige hensyn må vurderes ved revisjon av offentlig virksomhet. Det vises her til det internasjonale standardsettende organet for offentlig revisjon, INTOSAI. Oppgavene og pliktene til revisorer i offentlig sektor kan imidlertid være påvirket av revisjonsmandatet, eller av krav til enheter i offentlig sektor i lovgivning, forskrifter, offentlige rundskriv, pålegg fra myndigheter eller vedtak fra lovgiver. Revisjonen kan derfor være av et større omfang enn det som gjelder ved revisjon av regnskaper i samsvar med revisjonsstandardene som er utarbeidet for revisjon av private virksomheter. INTOSAI jobber også med standardsetting innen etterlevelsesrevisjon (Compliance Audit). Dette arbeidet ledes av den norske Riksrevisjonen. Revisor i offentlig sektor skal bl.a. bidra til å sikre en troverdig, ukorrupt og effektiv offentlig sektor, påse at midlene brukes i henhold til politiske forutsetninger, ha fokus på etterlevelse av regelverk (f.eks. anskaffelser og tilskudd) og rettssikkerhetsspørsmål. Dette er et revisjonsområde som NKRF mener også bør innarbeides i revisjonsmandatet for kommunal sektor. NKRFs medlemmer er godt kjent med bruk av de internasjonale revisjonsstandardene, og vi har også derfor inngått et samarbeid med Riksrevisjonen om å være med å kvalitetssikre oversettelsene av de offentlige tilleggene. Samarbeidet er en del av vår filosofi om å bidra til å synliggjøre særpreget ved revisjon av og tilsyn med offentlig virksomhet. Vi skal påse at særpreget ved revisjonsinnholdet i kommunal sektor blir ivaretatt i revisjonsstandardene. KRDs arbeidsgruppe vedrørende egenkontroll har også kontrollutvalgets rammebetingelser til en nærmere vurdering. Temaer som lukkede kontra åpne møter, kvalifikasjonskrav til utvalgsmedlemmer og læring blant utvalgene på tvers av kommunegrensene blir vurdert. NKRF støtter åpne møter, men er prinsipielt imot å stille kvalifikasjonskrav til folkevalgte. NKRFs årlige Kontrollutvalgskonferanse har etablert seg som den viktigste nasjonale møteplassen for læring og nettverksbygging. Neste konferanse arrangeres februar 2010, og nettopp resultatene fra arbeidsgruppens arbeid vil bli viet stor oppmerksomhet i programmet, som for øvrig vil bli annonsert på NKRFs nettsider med det første. Per Olav Nilsen styreleder 2

3 I N N H O L D Forbundslederen har ordet år siden... Av Torbjørn Olsen Til Landsmøtet som ble avholdt på Røros 7. og 8. september var det møtt fram ca. 140 gjester og deltakere m/fruer. 17 av fylkesforeningene var representert med 34 delegater noe vi si at gjester og fruer var i klart flertall. Den mest sentrale saken på Landsmøtet var Forbundets oppbygning. Kommunerevisoren skriver: Da denne sak markerer et vendepunkt i vårt forbunds struktur, førte det naturlig til en langvarig og positiv debatt. Etter debatten vedtok landsmøtet prinsippet i komiteens innstilling. Videre ble det vedtatt at landsstyret i nært samarbeid med fylkesforningene skal arbeide videre med saken. Det gikk klart fram av de uttalelser som falt at det foreslåtte nye utvalg for utarbeidelse av normregler for god revisjonsskikk, burde gis prioritet. I innstillingen het det: Utvalget for utarbeidelse av normregler for god revisjonsskikk må få til oppgave å utarbeide veiledende standarder for hva som til enhver tid er god revisjonsskikk ved kontrollen av: ) Aktiva og Passiva ) Utgifter og Inntekter. Utvalget vil få et meget viktig og vanskelig arbeidsområde, idet det likeledes bør søke å utarbeide visse normer for revisors arbeidspapirer, revisjonsplaner, spørsmålslister i forbindelse med gjennomgåelsen av den indre kontroll o.s.v. Kommunerevisoren kunne fortelle at i Danmark hadde staten gått foran i arbeidet med å rasjonalisere lønnsutbetalingene. I lang tid hadde man latt lønnsbeløpet overføre til funksjonærenes konto i bank i stedet for å betale pengene ut i kontanter. Systemet med lønn over bankkonto var også brukt i flere norske bedrifter, og det virket effektivt. En ulempe ved systemet var at de som likevel ville ha kontanter, måtte gå i banken, og det førte til tap av arbeidstid. Dette ble i enkelte bedrifter løst ved at bedriften selv løste inn funksjonærenes sjekker eller ved å gi en 100-lapp sammen med lønningsstripen. Kommunerevisoren for 50 år siden... 3 Tolkning av barnevernsstatistikk Muligheter og begrensninger av Sigrid Hynne og Marte Bjørnelv, KomRev Trøndelag IKS... 4 Kursannonse... 7 Arkivering i kommunene i tråd med Noark-standarden av avdelingsdirektør Anne Mette Dørum, Riksarkivet... 8 Ugildhetsregelen vedrørende offentlig heleide selskaper skjerpes av Bernt Frydenberg, juridisk rådgiver i NKRF Endringer i internasjonale revisjonsstandarder og felles utfordringer knyttet til revisjon i offentlig sektor av Statsaut. revisor Grethe H. Fredriksen, Norges Kommune-revisorforbund (NKRF) Hva skjer Forvaltningsrevisjonsrapporter kort og godt? av Bodhild Laastad, seniorrådgiver NKRF Nytt om navn Et lite stykke Norge Med henvisning til de gode gamle dager gjenga Kommunerevisoren åtte bud som et amerikansk firma stilte til sitt kontorpersonale i nittiårene. Det 7. bud lød slik: Funksjonærer som røyker sigarer, nyter spiritus, går ofte på varieteer og bevertninger eller blir barbert på barbersalong, gir de foresatte god grunn til å dra deres ærlighet og rettskaffenhet i alvorlig tvil. Forsidebilde: Motivet på forsiden er hentet fra Interkommunalt arkiv i Trøndelag Iks (IKA) Foto: Benedikte Skarvik 3

4 F O R V A L T N I N G S R E V I S J O N Av Sigrid Hynne og Marte Bjørnelv, KomRev Trøndelag IKS Tolkning av barnevernsstatistikk Muligheter og begrensninger I denne artikkelen deler vi noen av våre erfaringer med analyse av statistikk i forvaltningsrevisjonsprosjekter om barnevern. Hvilke faktorer bør vi ta hensyn til når vi skal tolke KOSTRA-tall? Hvor langt kan vi gå i tolkningen av forskjeller mellom kommuner? Til sist kommer vi også inn på bruken av revisjonskriterier og utfordrer veilederen i forvaltningsrevisjon og NKRF: I enkelte prosjekter må revisjonskriteriene utledes fra samfunnsvitenskaplig metode, og revisjonskriteriene er da ikke nødvendigvis normative mål. KomRev Trøndelag IKS har gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekter om barnevern i fem nordtrønderske kommuner. Fire av kommunene er mellomstore kommuner med innbyggere (Levanger, Steinkjer, Verdal og Stjørdal). I tillegg har vi hatt gjennomgang i Frosta, som er en liten kommune med om lag 2500 innbyggere. I prosjektene har vi kombinert ulike metoder for datainnhenting og bearbeiding: Intervjuer, spørreundersøkelse til ansatte og samarbeidspartnere, regnskapsanalyse, dokumentanalyse og statikkanalyse. Prosjektene har hatt noe ulike vinkling, men felles for dem alle er at analyse av statistikk har utgjort en stor del av metoden. Formålet med denne artikkelen er å komme med en del erfaringstips knyttet til sammenlikningsanalyse og tolkning av Antall bekymringsmeldinger per år er derfor foreløpig ikke en fullgod indikator for å sammenligne mellom kommuner. ) Alle rapportene finnes på juni barnevernsstatistikk, illustrert med enkelte resultater fra rapportene våre. 1 Hva finnes av statistikk om det kommunale barnevernet? Figuren nedenfor illustrer saksgangen i barnevernet, og på hvilke områder vi finner statistikk om den kommunale barneverntjenesten Hvem melder bekymring til barnevernet? Den kommunale barneverntjenesten tar imot bekymringsmeldinger. Hver kommune rapporterer om utviklingen til Fylkesmannen, men antall bekymringsmeldinger er ikke en del av den offisielle KOSTRA-statistikken til SSB. Vi har registeret noe ulik praksis i kommunene når det gjelder hva som registreres som ny bekymringsmelding. Det én kommune registrerer som ny melding, kan en annen regne som opplysning i en pågående undersøkelsessak. Antall bekymringsmeldinger per år er derfor foreløpig ikke en fullgod indikator for å sammenlikne mellom kommuner. I alle prosjektene hentet vi informasjon fra barnevernets fagsystem for å undersøke hvem som melder bekymring til barneverntjenesten. Vi har sammenliknet kommunene opp mot tall for hele landet, som er å finne på SSBs nettsider (fagstatistikk under tema barn og unge, ikke i KOSTRA). I likhet med landet for øvrig kom det i alle våre kommuner andelsmessig få bekymringsmeldinger fra barnehage og helsestasjon. Tilbakemeldingen fra barnevernlederne er at meldingene oftest kommer når barnet nærmer seg ungdomskolealder, og at barneverntjenesten generelt har utfordringer med å komme inn på et tidlig stadium. Tall for hele landet viser videre at foreldrene andelsmessig er den største melderen til barneverntjenesten, og dette var også tilfelle i de kommunene vi har undersøkt. Vi fant også en del forskjeller mellom kommunene i hvilken grad ulike grupper/instanser melder bekymring til barneverntjenesten. Slike forskjeller kan gjenspeile ulike behov for barneverntjenester i kommunene, men 4

5 kan også henge sammen med barneverntjenestens samarbeid med andre deler av hjelpeapparatet og dets rutiner for når man skal melde bekymring. I Levanger kommune, som har sykehus med psykiatrisk avdeling, kom det relativt mange meldinger fra lege og sykehus. I Frosta kommune kom det andelsmessig mange meldinger fra foreldre. Dette samsvarte med informasjon fra intervjuer, om at hjelpeapparatet i denne kommunen i mange tilfeller oppfordret foreldrene selv til å ta kontakt med barneverntjenesten. Politiet er også en betydelig melder til barneverntjenesten, og i enkelte av våre kommuner var det stor økning i meldingene fra politiet i 2007 og Dette er ikke nødvendigvis et uttrykk for mer ungdomskriminalitet, men kan også ha sammenheng med politiets rutiner for når barneverntjenesten skal kontaktes. Er KOSTRA-statistikken pålitelig? Det finnes mye statstikk om barneverntjenesten i SSBs KOSTRA-statistikk. De mest vanlige brukte nøkkelindikatorene er: Andelen barn med undersøkelse, andelen barn med tiltak og netto driftsutgifter i forhold til barnebefolkningen. Ved at nevneren er barnebefolkningen (innbyggertallet 0-17 år), og ikke innbyggertallet totalt, blir det korrigert for ulikheter i aldersammensetningen mellom kommuner. Som ellers med KOSTRA-statistikk, vil det være en viss risiko for at ulik praksis i hvordan kommuner kategoriserer og rapporterer inn data, påvirker kvaliteten på tallene. Dette gjelder spesielt nøkkeltall basert på tjenestedata. At det finnes feilkilder er imidlertid ikke et godt argument for å unnlate å bruke informasjon fra KOSTRA. Vi har forutsatt at gjennomsnittstallene for ulike grupper av kommuner (kommunegrupper, fylkesgjennomsnitt og landsgjennomsnitt) gir et tilstrekkelig realistisk bilde ved at vi kan forvente at noe ulik praksis i rapporteringen mellom kommuner i gjennomsnitt vil utligne hverandre. Samtidig har vi sjekket at det er konsistens i KOSTRA-tallene for kommunene vi har revidert, både fra år til år og mellom ulike indikatorer. Vi har blant annet undersøkt om det er samsvar mellom undersøkelsessaker som har ført til tiltak og utviklingen i antall barn med tiltak det enkelte år. Videre har ledelsen i barneverntjenestene blitt bedt om å vurdere om tallene i KOSTRA gir et realistisk bilde av utviklingen. Vårt hovedinntrykk er at kvaliteten på tallene jevnt over er god, men det er en del forhold en bør være obs på i tolkningen av enkelte indikatorer. Undersøkelser og andelen som fører til tiltak På landsbasis ligger andelen undersøkelser som fører til tiltak i barneverntjenesten på ca. 50 prosent. Det er interessant dersom en kommune avviker voldsomt fra dette tallet over tid. For denne indikatoren vil det for små og mellomstore kommuner være mest hensiktmessig å se på gjennomsnittlig andel over flere år. Store hopp fra år til år kan ha sammenheng med når meldinger har blitt registrert og behandlingstiden i barnevernssaker det enkelte år. Indikatoren kan også antyde noe om det kommunale barnevernets terskel for å sette inn tiltak; i alle fall kan den underbygge annen informasjon som peker i den retning. Men høy eller lav andel kan også skyldes andre forhold. De fleste barneverntiltak som settes inn det enkelte år er såkalte hjelpetiltak, og er basert på foreldrenes samtykke. En lav andel undersøkelser som fører til tiltak, kan dermed være knyttet til at en stor andel av foreldrene ikke ønsker anbefalte hjelpetiltak fra barneverntjenesten. Indikatoren kan også ha sammenheng med alvorlighetsgraden i meldingene. Det er rimelig å forvente at høy alvorlighetsgrad fører til at det andelsmessig blir satt inn flere tiltak. Barn med tiltak i barnevernet Andelen barn med tiltak per innbygger 0-17 år er en hyppig brukt indikator for å si noe om omfang av barneverntjenester i en kommune. Andelen barn med tiltak i barnevernet varierer mye mellom kommunene. For kommuner med innbyggertall over er spredningen fra 2,2 til 6,2 prosent av barnebefolkningen, og for mindre kommuner er spredningen enda større. For en enkeltkommune er det dermed ikke unormalt å ligge et stykke fra gjennomsnittet. I tolkningen av denne indikatoren er det derfor ikke bare nyttig å sammenlikne den enkelte kommune opp mot ulike gjennomsnitt, men også se på spredningen i tallene mellom kommuner. På landsbasis ligger andelen undersøkelser som fører til tiltak i barnevernstjenesten på ca 50 prosent. I KOSTRA-statistikken opereres det med fire hovedinndelinger av tiltak. Der skilles det mellom omsorgstiltak og hjelpetiltak, og mellom tiltak innenfor og utenfor opprinnelig familie. Alle omsorgstiltak er basert på vedtak om omsorgsplassering i Fylkesnemnda. Hjelpetiltak, som er basert på foreldrenes samtykke, kan også innebære at barna i perioder bor i fosterhjem eller på institusjon. Vi har dermed en del hjelpetiltak som kategoriseres som tiltak utenfor opprinnelig familie. Ved å ta utgangspunkt i grunnlagsdata Forts. side 6 Antall barn med tiltak per innbygger Andel barn Andel barn Andel barn Inndelt etter type tiltak med bare med Andel barn med tiltak hjelpetiltak omsorgstiltak med tiltak i utenfor Andel barn i løpet av i løpet av opprinnelig opprinnelig med tiltak året året familie familie Gjennomsnitt kommuner med over innb. 3,9 3,1 0,7 2,6 1,2 Gjennomsnitt Nord-Trøndelag 4,5 3,6 0,9 3,2 1,3 Gjennomsnitt kommunegruppe 11 (mellomstore kommuner) 4,7 3,9 0,8 3,5 1,2 Gjennomsnitt kommunegruppe 13 (store kommuner eksl. de fire største byene) 3,7 3,0 0,8 2,5 1,2 Verdal 5,1 4,1 0,9 3,8 1,3 Steinkjer 4,3 3,1 1,3 2,7 1,6 Stjørdal 3,5 2,9 0,6 2,8 0,7 Levanger 5,6 4,3 1,2 3,6 2,0 5

6 i KOSTRA, har vi i tabellen under regnet ut andelen barn med ulike type tiltak i barnevernet. Registreringen av ulike typer tiltak har de siste tre årene blitt bedre, men fortsatt er restkategorien annet mye i bruk. Forts. fra side 5 Vi ser av tabellen at det er forskjeller mellom enkeltkommunene vi har analysert. Tallene indikerer at Levanger og Steinkjer har flere av de tyngre barnevernssakene enn Stjørdal og Verdal, ved at de har en høyere andel barn med omsorgstiltak og med tiltak utenfor opprinnelig familie. Dette samsvarte også med informasjon fra spørreundersøkelser og intervjuer: Ansatte i barneverntjenesten i Levanger og Steinkjer hadde større opplevelse av negativt arbeidspress, de hadde andelsmessig flere barn som ble plassert akutt og flertallet av de ansatte mente at alvorlighetsgraden i bekymringsmeldingene hadde økt de 2 siste årene. Disse kommunene hadde også relativt høyt utgiftsnivå ift. barnebefolkningen, og det var mer vanlig at utgifter til fosterhjemsplasseringer kom over den kommunale egenandelssatsen. Andelen barn med hjelpetiltak varierer også, og her er det betydelige forskjeller mellom ulike kommunegrupper og fylkesgjennomsnitt. Hvordan den enkelte kommune organiserer det forebyggende arbeidet til barn og unge er en viktig faktor i tolkningen av denne indikatoren. Organisering av de ulike tjenestene i kommunen har innvirkning på hvilke type saker som defineres under barnevernets arbeid og ikke. Er det andre deler av hjelpeapparatet som fanger opp saker som ellers hadde blitt kategorisert som hjelpetiltak i barneverntjenesten? Har for eksempel kommunen utvidet/forsterket helsestasjon? Her kan det være nyttig å sammenlikne de totale utgiftene til både barnevern og helsestasjon med andre kommuner. En annen faktor vi også her må ta hensyn til, er at alle hjelpetiltak er basert på foreldrenes samtykke. Endringer i tiltaksbruken over tid SSBs fagstatistikk for barn og unge, finnes oversikt over bruken av ulike tiltak i barneverntjenesten for landet samlet. Vi har tatt ut informasjon fra fagsystemet til barneverntjenesten i kommunene vi har revidert, og sammenliknet kommunene med hverandre 2) Barne-, ungdoms- og familieetaten og mot landet samlet. Alle våre kommuner har de siste årene økt bruken av råd, veiledning og deltakelse i ansvarsgrupper som tiltak i barnevernet. Samtidig er det en tendens til at bruken av støttebaserte tiltak i barnevernet har gått ned (økonomisk støtte, støttekontakt og barnehage). Alle barnevernlederne mente at slike tiltak alltid bør kombineres med endringsbaserte tiltak der familien får råd og veiledning. Når det gjelder tolkningen av bruken av ulike typer tiltak, må det også her tas hensyn til hvordan det forebyggende arbeidet rettet mot barn og unge i kommunen er organisert. Blir for eksempel økonomisk støtte i stedet belastet sosialhjelpsbudsjettet? Har kommunen gratis åpen barnehage? Registreringen av ulike typer tiltak har de siste tre årene blitt bedre, men fortsatt er restkategorien annet mye i bruk. Mulige feilkilder i dataregistrering legger også her begrensninger om hvor langt man kan gå i tolkningen av ulikheter mellom kommuner. Utgifter Når det gjelder utgiftsnivå er spredningen mellom kommunene svært stor. For kommuner med innbyggertall på over er det en variasjon i utgiftene fra ca kroner per innbygger 0-17 år til i overkant av 7000 kroner per innbygger 0-17 år. Også for denne indikatoren vil det være nyttig å ikke bare vurdere hvordan kommunen ligger i forhold til ulike gjennomsnitt, men også vurdere i forhold til spredningen i tallene mellom kommuner. I tolkningen av utgiftsbildet bør en være oppmerksom på at interkommunale samarbeidsløsninger kan påvirke bruttoutgifter i KOSTRA. For barnevernssamarbeid organisert etter vertskommunemodellen, blir brutto driftsutgifter ført i vertskommunen, mens Erfaringstips deltakerkommunene overfører sin andel av utgiftene til vertskommunen. Høye brutto driftsutgifter per barn i vertskommunen, er dermed ikke nødvendigvis utrykk for at tiltaksbruken i kommunen er dyr. Fordelingen mellom utgifter til saksbehandling (funksjon 244) og barneverntiltak innenfor opprinnelig familie (funksjon 251) må tolkes med varsomhet. Kjøper kommunen inn tjenester fra Bufetat 2 til tiltak innenfor opprinnelig familie, blir dette ført på regnskapsfunksjon 251. Dersom kommunen i stedet bruker egne ansatte til å gi råd og veiledning til familien, blir disse lønnsutgiftene vanligvis ført på 244. Lave utgifter til barneverntiltak innenfor opprinnelig familie, gjenspeiler derfor ikke nødvendigvis at kommunen bruker mindre ressurser på tiltak innenfor familien enn andre kommuner. Et annet moment i tolkningen av ressursbruken til tiltak innenfor opprinnelig familie, er å se nærmere på bruken av ulike tiltak. Opphold på sentre for foreldre og barn er et omfattende og kostbart hjelpetiltak, og kan utgjøre en stor andel av kommunens totale utgifter til tiltak innenfor opprinnelig familie. I en av våre kommuner var det nettopp opphold på sentre for foreldre og barn som var hovedforklaringen på utgiftsøkningen, men disse tiltakene gjaldt svært få familier. Det eksisterer ulike kommunale egenandelssatser for ulik tiltak i barneverntjenesten. For kjøp av tjenester fra Bufetat blir kommunen belastet opp til egenandelssatsen. Videre kan kommunen søke om refusjon fra Bufetat dersom de kan dokumentere høyere utgifter enn den kommunale egenandelen, som blant annet gjelder utgifter til fosterhjemsplasseringer. Her har vi registeret store forskjeller Bruk flere metoder for datainnhenting peker disse i samme retning? Sjekk konsistens mellom de ulike indikatorene i KOSTRA. Være spesielt forsiktig i tolkning av tall i små kommuner. Det er vanlig med store variasjoner. Ta hensyn til organisatoriske forhold spesielt forebyggende arbeid. Kan for eksempel lav andel barn med hjelpetiltak i barneverntjenesten ha sammenheng med at kommunen har forsterket helsestasjon? Utgifter som går til tiltak innenfor opprinnelig familie er ikke nødvendigvis en god pekepinn på hvor mye ressurser som går til forebyggende arbeid. Vær oppmerksom på hvordan vertskommunemodeller kan påvirke brutto driftsutgifter i KOSTRA. 6

7 mellom de kommunene vi har revidert, der enkelt kommuner ofte søker om refusjon, mens andre sjelden eller aldri kommer over egenandelsatsene for fosterhjemsplassering. Antagelig henger dette sammen med alvorlighetsgraden i sakene, men vi antar også at det skyldes noe ulik kultur og praksis for fosterhjemsgodgjøring mellom kommunene. Hvilke kommuner er sammenliknbare? I våre gjennomganger av barneverntjenesten i fem kommuner har vi systematisk sammenliknet kommunene seg imellom og opp mot ulike gjennomsnitt, blant annet gjennomsnittet for Nord-Trøndelag og landsgjennomsnittet utenom Oslo. Videre har vi også tatt med kommunegruppen til hver enkelt kommune. SSBs gruppering er basert på tre kjennetegn/dimensjoner ved kommunene: Folkemengde, bundne kostnader per innbygger, og frie disponible inntekter per innbygger. Selv om de to siste dimensjonene egentlig ikke er direkte relevant for barnevern, har vi likevel brukt disse kommunegruppene fordi de gir en grei sammenlikning med kommuner med omtrent samme befolkningsstørrelse. Samtidig har vi tatt med enkeltkommuner, enten fra samme kommunegruppe eller nabokommuner av samme størrelse. I Levanger kommune var en stor andel av barnevernssakene knyttet til at kommunen har flyktningemottak med forsterket avdeling og avdeling for enslige mindreårige. Her sammenliknet vi kommunen opp mot ei gruppe på 8 andre kommuner som hadde en av disse spesialavdelingene på mottak. Kommunene var imidlertid svært ulike på andre områder, blant annet befolkningsstørrelse. Mens slike spesielle forhold kan gi store utslag på barnevernsstatistikken i små kommuner, påvirker det ikke totalbildet i barnevernet i like stor grad i større kommuner. Å bruke sammenlikningskommuner som kilde til revisjonskriterier Veilederen i forvaltningsrevisjon åpner for at vi kan bruke såkalt benchmarking (målestokkanalyse) som kilder til kriterier. Det står videre i veilederen (side 75-76) at: Kriterier kan utledes fra sammenliknbare kommuners eller virksomheters praksis når de er aksepterte forbilder, representerer beste praksis eller gjenspeiler en foretrukket praksis på det aktuelle området. Dette må begrunnes godt og gjøres på en systematisk og tydelig måte ettersom denne typen kriterier i større grad kan bli gjenstand for diskusjon. I noen situasjoner kan de oppfattes som ikke å ha samme åpenbare tyngde som de foregående (lover og regler, vår merknad). Vi ønsker å utfordre veilederen i forvaltningsrevisjon på to punkter. For det første tolker vi veilederen slik at tjenesteomfanget og tjenestetilbudet kan sammenliknes opp mot andre kommuner eller grupper av kommuner når disse utgjør et normativt mål. Vår erfaring er at det er svært problematisk å komme fram til grupper av kommuner eller enkeltkommuner som representerer en foretrukket praksis på barnevernområdet. Vi har brukt sammenlikningsanalyse opp mot andre kommuner som kilde til revisjonskriterier i våre rapporter, men har ikke tolket sammenlikningskommunene som noe den reviderte kommunen bør nærme seg. Likevel har sammenlikningsanalysen gitt grunnlag for å foreta vurderinger av forvaltningsrevisjonsobjektet og til å komme med anbefalinger. Utledning av revisjonskriterier kan også bygge på samfunnsvitenskaplig metode For det andre opplever vi at veilederen gjennom sitt perspektiv på revisjonskriterier, i stor grad oppfordrer til prosjekt av typen regeletterlevelsesprosjekt. Vi mener at i en rekke prosjekt, ut fra prosjektets tema og problemstillinger, må revisjonskriteriene bygge på samfunnsvitenskaplig metode framfor juridisk metode - og at dette slett ikke er en nest-beste-løsning. Risikoen ved å tolke utledning av revisjonskriterier for snevert, er at dette begrenser hvilke spørsmål vi kan bistå kommunepolitikerne å finne svar på. Dette er et tema som bør diskuteres ved en eventuell revidering av veilederen. Aktuelle kurs nå: A.3.10 Planlegging og gjennomføring av en forvaltningsrevisjon Faglig oppdatering og nettverksbygging! nov Gardermoen C.2.13 Merverdiavgift for offentlig sektor 11 nov Gardermoen C.2.15 Spesiell forvaltningsrett kommuner nov Gardermoen B.2.2 Avslutning av kommuneregnskapet nov Gardermoen C.2.8 Selvkostprinsippet og prissetting av kommunale betalingstjenester 10 des Gardermoen A.2.6 Revisjon av årsregnskapet jan Gardermoen NKRFs Kontrollutvalgskonferanse feb Gardermoen For nærmere informasjon: Se NKRFs nettsider, eller kontakt Norges Kommunerevisorforbund, Postboks 1417 Vika, 0115 Oslo Telefon post@nkrf.no 7

8 J U S Av avdelingsdirektør Anne Mette Dørum, Riksarkivet Arkivering i kommunene i tråd med Noark-standarden De største utfordringene på saksbehandlingsområdet i dag er knyttet til håndtering av elektroniske dokumenter. Det er derfor essensielt at system for elektronisk journalføring og arkivering gis et like stort fokus som andre IT-system, både på kort og lang sikt. De viktigste bestemmelsene knyttet til behandlingen av elektronisk arkiv er gitt i arkivforskriften, Riksarkivarens bestemmelser om arkiv og i Riksarkivarens normalinstruks. 1 I tillegg er Noark-standarden 2 av vesentlig betydning ved at den skal bidra til en effektiv etterlevelse av gjeldende regelverk. I denne artikkelen behandles både regelverket generelt og knyttet til Noark-standarden. Litt om Riksarkivarens myndighetsområde Riksarkivaren er overordnet arkivfaglig myndighet i Norge, og myndigheten er hjemlet i arkivloven med forskrifter. Til ansvarsområdene ligger bl.a. å føre tilsyn med arkivarbeidet i staten, fylkeskommunene og kommunene 3, godkjenne Noark-system 4 og fatte vedtak om hvorvidt arkivmateriale skal bevares eller om det kan kasseres. Et offentlig organ kan ikke slette, makulere eller kassere dokumenter eller opplysninger uten at det er hjemlet i arkivloven med forskrifter eller etter særskilt samtykke fra Riksarkivaren. Dette gjelder også for opplysninger i fagsystem og spesialiserte saksbehandlingssystem. Forbudet mot kassasjon går foran bestemmelser om kassasjon i eller i medhold av andre lover. Personregister eller deler av personregister kan likevel slettes etter bestemmelsene i personopplysningsloven, helseregisterloven og etter bestemmelser i medhold av helseregisterloven 7 og 8. Men slik sletting kan først gjøres Intensjonen er at arkivet ikke bare skal dekke kortsiktige forvaltningsmessige behov, men også sikre langsiktige samfunnsmessige behov for å ta vare på viktig dokumentasjon. 1) Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner, fastsatt av Riksarkivaren 1. juni ) Noark er en forkortelse for Norsk arkivstandard. 3) Arkivloven 7 4) Arkivforskriften ) Arkivloven 9 etter at det er innhentet uttalelse fra Riksarkivaren 5. På forespørsel fra Riksarkivaren plikter offentlige organ å gi opplysninger om arkivforholdene i organet, inklusive opplysninger om innhold i og håndtering av IT-systemene. Opplysningsplikten gjelder uavhengig av taushetsplikt fastsatt i lov eller i medhold av lov. 6 Arkivplikten i kommunal sektor Offentlige organ plikter ifølge arkivforskriften 1-1, første ledd å holde arkiv. Med "offentlige organ" menes statlig, fylkeskommunal og kommunal institusjon eller enhet. 7 Det følger videre av 1-1 at arkivplikten innebærer et ansvar for å holde arkiv i samsvar med bestemmelsene i arkivforskriften. Intensjonen er at arkivet ikke bare skal dekke kortsiktige forvaltningsmessige behov, men også sikre langsiktige samfunnsmessige behov for å ta vare på viktig dokumentasjon. Arkivloven 6 fastslår derfor at fylkeskommunale og kommunale institusjoner plikter å ha arkiv som er ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid. 8 Fylkeskommunene og kommunene har ansvaret for at underliggende organer får nødvendige rettledninger, råd og instrukser for arkivarbeidet, i samsvar med bestemmelser gitt i eller i medhold av arkivloven, jf. arkivforskriften ) Arkivloven 8 7) Arkivloven 2 8) Arkivloven 6 Plikten til å holde arkiv innebærer blant annet at kommunene og fylkeskommunene må ha forskriftsmessige arkivlokaler, at system for journalføring og arkivering samt lagringsmedier og lagringssystem oppfyller bestemte krav, og at arkivmateriale som er bevaringsverdig, det være seg elektronisk eller papirbasert, blir avlevert til et arkivdepot hvor det både skal være sikret for ettertiden, og, innen visse rammer, tilgjengelig for publikum. Administrasjonssjefen har det overordnede arkivansvaret Kommune loven 23 legger det formelle ansvar for at arkiv ordningen i kommunen eller fylkes kommunen er tilfredsstillende på kommunens eller fylkeskommunens øverste organ, henholdsvis kommune styret eller fylkestinget. Arkivforskriften opererer med et overordnet arkivansvar, og et operativt (daglig) arkivansvar hos offentlige organ. 9 I en kommune har administrasjonssjefen et overordnet arkivansvar for hele kommunen, overordnet alle dens organer. Det operative ansvaret er knyttet til en arkivtjeneste under ledelse av en arkivansvarlig. 10 Når det arkivskapende organet avleverer eldre og avsluttet arkivmaterialet til arkivdepot, overtar arkivdepotet det operative (daglige) ansvaret for materialet. Depotansvaret vil alltid omfatte disse hovedoppgavene: Å ivareta ansvaret for de eldre og avsluttede arkivene Å etablere rutiner for å ivareta arkivforskrif- 9) Arkivforskriften ) Arkivforkskriften 2-1 8

9 tens krav til arkivdepot, jf. Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner Å ha til rådighet de nødvendige lokaler, som må oppfylle arkivforskriftens bygningsmessige krav til såkalt spesialrom for arkiv Depotordningen skal omfatte alle deler av den kommunale virksomheten og alle eldre og avsluttede arkiver. Også arkivdepot og den depotansvarlige er underlagt administrasjonssjefens overordnede arkivansvar. 11 Krav til elektroniske saksdokumenter For elektronisk journalføring av saksdokumenter følger det av arkivforskriften 2-9 at journalføringen normalt skal foregå i et system som tilfredsstiller Noark-standarden, og som er godkjent av Riksarkivaren. For elektroniske saksdokumenter er kravet i arkivforskriften 2-13, første ledd at det i tillegg til godkjent journalsystem, også skal benyttes lagringsmedium som er godkjent av Riksarkivaren. Av Riksarkivarens bestemmelser om arkiv følger det videre at de lagringsformatene som blir benyttet må sikre at de elektroniske dokumentene blir bevart i tilgjengelig form inntil den formelle avleveringen til arkivdepot har funnet sted. 12 Systemene som inneholder elektroniske dokumenter skal ha "funksjoner for" å lagre elektroniske saksdokumenter i ett eller flere av de dokumentformater som er fastsatt som godkjente arkivformater i kapittel VIII i Riksarkivarens bestemmelser om arkiv. 13 Kommuner og fylkeskommuner kan imidlertid gjøre unntak fra denne bestemmelsen dersom andre arkivformater inngår i et samlet opplegg som er godkjent av Riksarkivaren. 14 Også system som ikke er rene Noark-system, f. eks. fagsystem og spesialiserte saksbehandlingssystem, skal i prinsippet ha journal- og arkivfunksjonalitet som tilfredsstiller Noark-standarden og er godkjent av Riksarkivaren. Hensikten er både at forvaltningen skal være sikret at elektroniske saksdokumenter er tilgjengelige også etter at saksbehandlingen er avsluttet, samt at man skal ha tillit til at dokumentene er uendret i den perioden de skal tas vare på. 11) Kilde: Arkivhåndboken for offentlig forvaltning (Fonnes, 2002) 12) Riksarkivarens forskrift, kapittel IX, ) Riksarkivarens forskrift, kapittel IX, 2-5, første ledd 14) Riksarkivarens Normalinstruks, ) Denne dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen. Arkivstrukturen viser arkivets indre orden. Strukturen er bygd opp av arkivenheter. Hvis man ser hen til papirarkiver, kan man tenke seg at arkivenhetene her er arkivrom, arkivskap, hengemapper, omslag osv. Arkivstrukturen i Noark 5 er en logisk eller tenkt struktur, den forekommer ikke i virkeligheten, inne i systemet, slik den vises på illustrasjonen nedenfor. Men for oss er det enklest å forestille seg arkivstrukturen, og dermed tegne den, på denne måten. Det er også helt sentralt å kunne bruke materialet etter at det er avlevert til arkivdepot, jf. arkivforskriften Kravet er at fagsystem og spesialiserte saksbehandlingssystem, skal være godt nok dokumenterte til at opplysningene "kan nyttast" også etter overføring til arkivdepot. 15 I den grad det inngår/produseres elektroniske saksdokument i systemet, får arkivforskriften 2-13 anvendelse. Dokumentlagringsformatet og de lagringsmedier som blir benyttet må da være godkjent av Riksarkivaren ) Denne dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen. 16) Riksarkivarens forskrift kapittel VIII og IX samt Normalinstruksen inneholder nærmere bestemmelser som godkjent lagringsformat og medium. De største utfordringene når det gjelder arkivplikten i dag, er nettopp knyttet til opplysninger og dokumenter i fagsystem og spesialiserte saksbehandlingssystem som ikke er Noark-baserte. Mye av den tradisjonelle korrespondansen har blitt erstattet av elektroniske skjema på Internett, og av elektronisk nettbasert kommunikasjon. Dette håndteres ofte automatisk av et fagsystem, og går således utenom den tradisjonelle arkivtjenesten. Kort Noark-historikk Noark var opprinnelig en forkortelse for Norsk arkivsystem. Noark ble første gang utarbeidet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i statsforvaltningen i Deretter ble spesifikasjonen utviklet videre med nye versjoner i 1987 (Noark-2) og 1994 (Noark-3). Videreutviklingen i denne perioden omfattet dels modernisering i tråd med den teknologiske utviklingen, dels utvidelser i systemenes informasjonsinnhold og funksjonalitet. I 1995 ble det utarbeidet en tilsvarende kravspesifikasjon for kommunal sektor; Koark (Kommunalt arkivsystem). Koark bygde på samme prinsipper som Noark, men hadde en del tillegg spesielt tilpasset kommunens behov, som f. eks. politisk saksbehandling. Noark-4 kom i 1999, og førte Noark-standarden et langt skritt videre på flere områder. For det første var spesifikasjonene i Koark tatt inn i Noark-4, slik at Noark-4 faktisk erstattet både Koark og Noark-3. I tillegg spesifiserte Noark-4 et fullstendig elektronisk journal- og arkivsystem, integrert med e-post og generelle saksbehandlingssystemer. Dermed ble Noark-4 en felles spesifikasjon for elektronisk journalføring og arkivering både statlig og kommunal sektor. Siste versjon av Noark-standarden, Noark 5, ble lansert 4. juli Noark-5 er nå gjeldende versjon av standarden. Da arkivforskriften trådte i kraft 1. januar 1999, ble det obligatorisk for offentlig forvaltning å benytte et Noark-basert system, som Riksarkivaren har godkjent, for elektronisk journalføring. 17 Fra og med 1. oktober 2002 er det bestemt gjennom Riksarkivarens bestemmelser om arkiv, kapittel IX om elektronisk arkivering av saksdokumenter, at journalføring og arkivering av elektroniske saksdokumenter som hovedregel skal skje i et system som tilfredsstiller kravene i Noark-standarden og er godkjent av Riksarkivaren for dette formålet. 18 Dette gjelder enten man benytter et rent journal- og arkivsystem, eller om funksjoner for journalføring er Forts. side 10 17) Forskrift av 11. desember 1998 nr 1193 om offentlege arkiv ) Forskrift av 1. desember 1999 nr 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, kapittel IX Elektronisk arkivering av saksdokumenter fastsatt av Riksarkivaren 1. oktober 2002 med hjemmel i forskrift av 11. desember 1998 nr om offentlege arkiv

10 integrert i et fagsystem, saksbehandlingssystem, beslutningsstøttesystem eller lignende. Kort sagt: En kommune eller en fylkeskommune som fører elektronisk journal og/eller arkiverer saksdokumenter i elektronisk form, er pålagt å sørge for at journalføring og arkivering foregår i en Noark-basert løsning som Riksarkivaren har godkjent. Bruk av Noark 5 Noark 5 viderefører prinsippene fra Noark-4. I utformingen av Noark 5 er det lagt vekt på offentlige krav som stilles til elektronisk journalføring og arkivering. Det stilles tydelige krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet, men ikke tekniske krav til hvordan dette faktisk skal løses i systemutviklingen. Noark-5 legger derfor til rette for at en rekke ulike løsninger kan tilfredsstille Riksarkivarens offentlige krav til produktet. For de områdene hvor det er nødvendig med mer presis angivelse av hvordan løsningen skal være, som f. eks. på områdene deponering, avlevering og migrering, er kravene i Noark 5 sterke. Obligatoriske metadata skal inngå i avleveringsuttrekket, og utrekket skal ha en definert struktur. Beskrivelse av rutiner eller hvordan forskjellige krav kan oppfylles, inngår ikke i standarden. Der det er nødvendig for forståelsen av kravene, er det likevel tatt inn en del innledende Riksarkivarens holdning er at forvaltningen til enhver tid må velge de innretninger for journalføring tekst foran kravtabellene og forklarende tekst i selve tabellene. Noark 5 skal kunne brukes for å lage kravspesifikasjoner for alle typer arkivdanning, uavhengig av teknologisk løsning og type organ. Alle aktiviteter som skaper dokumenter som det er viktig å sørge for at oppbevares og gjenfinnes i autentisk form, skal i prinsippet inngå i en Noark 5-basert løsning for arkivdanning. Dette er helt uavhengig av om dokumentene inngår i tradisjonell saksbehandling, hvor mange år de skal oppbevares eller om de skal avleveres til depotarkiv. og arkivering som, innenfor arkivlovens rammer, er mest tjenlig for organet. Forts. fra side 9 Når en kommune eller en statlig etat skal gå til anskaffelse av en Noark 5-basert løsning, er det derfor nødvendig at bestillere av arkivløsningen selv tenker gjennom og stiller krav til leverandører ut fra de behov organet har for hensiktsmessig arkivdanning. Overgang fra Noark 4 til Noark 5 Noark 5 erstatter Noark-4, men er bakoverkompatibel med Noark 4 i den betydningen at det skal være mulig å migrere arkiver fra systemer basert på den eldre standarden til den nye. Dette er det tatt hensyn til både når det gjelder oppbygningen av arkivstrukturen og metadataene som defineres. Ved nyutvikling av system eller funksjonalitet for journalføring og arkivering skal utviklingen baseres på Noark 5, ikke på Noark-4. For fagsystem og andre system hvor det er behov for å etablere en avgrenset, rendyrket journal- og arkivfunksjonalitet, skal kjernekravene i Noark 5 være oppfylt. For de tilfeller der en Noark-4-leverandør ønsker å løse opp systemet i forhold til de krav som stilles i Noark-4, skal det nye systemet / den nye versjonen av systemet som et minimum tilfredsstille kjernekravene i Noark 5. Alle journal- og arkivsystem som brukes i forvaltningen, skal som en hovedregel tilfredsstille Noark-kravene og være godkjent av Riksarkivaren. Alle Noark 5-baserte løsninger skal derfor godkjennes av Riksarkivaren før de kan tas i bruk. Godkjente løsninger vil fortløpende bli publisert på Arkivverkets nettsider. Egne metoder og prosesser for godkjenning av løsninger er under utvikling. Forvaltningen vil ikke bli pålagt å gå over fra Noark-4-baserte til Noark 5-baserte system fra en bestemt dato. Riksarkivarens holdning er at forvaltningen til enhver tid må velge de innretninger for journalføring og arkivering som, innenfor arkivlovens rammer, er mest tjenlig for organet. I dette ligger at for visse forvaltnings- eller saksområder kan det fortsatt være hensiktsmessig med papirbasert journal og arkiv, mens andre har behov for å benytte fagsystem med funksjonalitetbasert på kjernekravene i Noark 5. Noark-baserte løsninger bidrar til lovoppfyllelse I sitt arbeid med Noark-standarden har Riksarkivaren i alle år hatt som mål å spesifisere en løsning som tilfredsstiller mange forskjellige krav fra ulike lov- og regelverk. Ved bruk av en Noark-basert løsning som Riksarkivaren har godkjent, har kommunen/fylkeskommunen lagt til rette for en dokument- og arkivhåndtering som tilfredsstiller kravene i offentlighetsloven, forvaltningsloven og personopplysningsloven i tillegg til arkivloven. De Noark-løsningene som Riksarkivaren har godkjent, ivaretar de kravene som stilles til journalføring i offentlighetsloven og arkivloven. En Noark 5 er en konseptuell standard som ikke kravsetter et komplett system, og som bare inneholder funksjonelle krav, ikke tekniske krav. Standarden er spesifisert fra kjernen og ut og er delt i tre lag, som til sammen utgjør det samlede kravsettet. Illustrasjonen over viser oppdelingen. godkjent Noark-løsning vil kunne produsere en offentlig journal samt arkivere offentlige versjoner av et saksdokument, og i tillegg vil den i prinsippet tilfredsstille alle arkivfaglige krav som stilles i arki vloven med forskrifter, så som krav til periodeinndeling, kassasjon/bevaring og avlevering. Noark-standarden er fleksibel med hensyn til saksbehandling og arkivdanning, og Noark 5 er mer fleksibel enn foregående versjoner av standarden når det gjelder utforming av løsningen. Ikke alle system vil tilfredsstille alle krav, selv om systemet er godkjent av Riksarkivaren. I tillegg er det fullt mulig å etablere rutiner og prosedyrer som bryter med lov- og regelverk selv om systemene i seg selv er gode nok. Det er derfor svært viktig at en kommune som skal ta i bruk system som skal håndtere saksdokumenter, bruker tid og ressurser på en foranalyse. Foranalysen skal gi grunnlaget for egen, komplett kravspesifikasjon samt konfigurering og oppsett av ønsket løsning i kommunen. Det er også viktig å sette av tid til å teste at løsningen faktisk tilfredsstiller de spesifiserte kravene. Anne Mette Dørum har en cand.mag-grad med arkiv-, bibliotek- og informasjonsfag. Hun har i mange år arbeidet som konsulent hvor de fleste oppdragene har vært knyttet til elektronisk dokumenthåndtering og arkivering. Hun har også drevet sitt eget konsulentselskap, Forvaltningsinfo AS. Hun ble ansatt i Riksarkivet i 2004 og var prosjektleder for arbeidet med Noark-5. Fra 1. februar 2008 har hun vært avdelingsdirektør for Bevarings- og tilsynsavdelingen i Riksarkivet. Mobil: e-post: anndor@arkivverket.no 10

11 Ugildhetsregelen vedrørende offentlig heleide selskaper skjerpes S E L S K A P S K O N T RS O L L Av Bernt Frydenberg, juridisk rådgiver i NKRF Etter forvaltningsloven (fvl.) 6 første ledd e) er en person som har en ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for, et selskap som ikke helt ut eies av stat eller kommune, uten nærmere vurdering ugild til - i egenskap av folkevalgt eller tilsatt i det offentlige - å forberede eller avgjøre en forvaltningssak hvor selskapet er part. Bestemmelsen gjelder altså ikke selskaper som helt ut eies av stat og kommune (og fylkeskommune og interkommunalt selskap). For behandlingen av forvaltningssaker vedrørende disse selskapene gjelder likevel den skjønnsmessige ugildhetsbestemmelsen i fvl. 6 andre ledd, som gjelder blant annet i tilfelle hvor et offentlig heleid selskap opptrer i konkurranse med et helt eller delvis privat eid selskap. I et høringsutkast av oktober 2007 vedrørende tillitskapende forvaltning i kommuner og fylkeskommuner hadde Kommunal- og regionaldepartementet bl.a. tatt med spørsmålet om å oppheve unntaket i første ledd e) for offentlig heleide selskaper. I sin høringsuttalelse 5. desember 2007 støttet NKRF denne tanken. På bakgrunn av merknader i enkelte andre høringsuttalelser ønsket departementet imidlertid å utrede de praktiske konsekvensene av framlegget nærmere, så dette spørsmålet ble ikke tatt med da departementet 12. desember 2008 fremmet sin Ot.prp. nr. 17 ( ) om lovendringer vedrørende tillitskapende forvaltning. I Ot.prp. nr. 50 ( ), fremmet 3. april 2009, kom departementet imidlertid tilbake til spørsmålet. Departementet valgte her å gå inn for en mellomløsning som gikk ut på å beholde unntaket i første ledd e) for person som utfører tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken. Unntaket gjelder altså bare i den utstrekning vedkommende opptrer på vegne av eierselskapet og ikke når vedkommende opptrer for eksempel som kommunestyremedlem. (Situasjonen omtales gjerne som konsernmodellen ). Ugildhetsregelen i andre ledd vil uansett gjelde. Stortingets kommunal- og forvaltningskomité fremmet sin Innst. O. nr. 92 i saken 2. juni Flertallet i komiteen sluttet seg til framlegget i proposisjonen. Fremskrittspartiet gikk inn for at unntaket fra 6 første ledd e) for offentlig heleide selskaper skal fjernes i sin helhet. Saken ble behandlet i Odelstinget 5. juni. Følgende debattinnlegg kan belyse saken og uenigheten. Sakens ordfører, Ib Thomsen (Frp), uttalte bl.a. Kombinasjonen av kommunale verv og styreverv kan være uheldig i tilfeller der det foreligger interessekonflikt mellom selskap og vertskommune. Faren for at en representant identifiserer seg med selskapets interesser, kan etter min mening bli særlig stor når vedkommende har et aktivt medansvar for selskapets virksomhet, herunder for det økonomiske resultatet. En annen viktig grunn til å la habilitetsreglene gjelde er folks tillit til politikerne. Når en ser at en politiker sitter ved begge sider av bordet, er dette med på å støtte opp om den stadig økende politikerforakten i det norske folk. Det er ikke noe i veien for at kommunene kan plassere politikere i selskapets organer, dersom de som eiere finner dette hensiktsmessig. En naturlig konsekvens bør imidlertid være at disse må fratre når folkevalgte organer hvor de selv er medlemmer, behandler saker som angår selskap hvor de eventuelt måtte sitte i styret eller ha andre ledende posisjoner. Jeg mener at det er underlig at regjeringen allikevel fremmer forslag om å uthule bestemmelsen, noe som igjen medfører en tilnærmet uendret rettssituasjon. Statsråd Magnhild Meltveit Kleppa sa bl.a.: Tidlegare har ein nok tenkt at viss ein set inn folkevalde styremedlemmer, sikrar det den folkevalde kontrollen med kommunalt eigde selskap. Eg oppfattar at denne tenkinga no er avløyst av eit perspektiv der ein ser at styremedlemmene faktisk er representantar for selskapet. No må kommunar og fylkeskommunar finne andre måtar å styra og kontrollera selskapa sine på, f. eks. gjennom eigarskapsmeldingar. Det kjenner eg meg trygg på at dei finn ut av. Så berre nokre korte kommentarar til det snevre unntaket som blir vidareført. Det er faktisk slik at det er eit snevert unntak, og eg høyrer på Ib Thomsen at det kan liggja an til ei lita misforståing frå Framstegpartiet si side. Forslaget kom opp i samband med helseforetaka og den modellen som dei i dag blir styrte Forts. side 15 11

Nye arkivforskifter. Monika Kurszus Håland Fagdag onsdag 30.mai 2018

Nye arkivforskifter. Monika Kurszus Håland Fagdag onsdag 30.mai 2018 Nye arkivforskifter Monika Kurszus Håland Fagdag onsdag 30.mai 2018 Forskrift om offentlege arkiv Ny arkivforskrift ble vedtatt av Kongen i statsråd 15. desember 2017 og forskriften har hjemmel i arkivloven

Detaljer

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim

Arkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:

Detaljer

Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet

Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet -Så hva har skjedd? Har dere funnet eposten med invitasjonen? - Ja, vi fant

Detaljer

Hva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA

Hva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA Hva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA NOARK-5 Litt historikk Fra og med 1. oktober 2002 er det bestemt gjennom Riksarkivarens forskrift, kapittel IX Elektronisk arkivering

Detaljer

Arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift. Ikrafttredelse

Arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift. Ikrafttredelse Arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift Ikrafttredelse 01.01.2018 Men først en gjennomgang av forskriftene Riksarkivarens forskrift Ikrafttredelse 01.01.2018 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige

Detaljer

Revidering av lover med betydning for arkiv

Revidering av lover med betydning for arkiv Revidering av lover med betydning for arkiv v/sveinung Meyer Svendsen rådgiver Arkiv i Nordland 24. April 2014 Foto: Peter Hamlin Tre tema 1. Offentleglova skal evalueres (og trolig revideres). 2. Arkivlova

Detaljer

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie

kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie Hva er fagsystemer De eldste fagsystemene som vi kjenner er registrene for håndtering av ulike typer enkle data Det i dag kaller fagsystem favner over en rekke

Detaljer

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende

Detaljer

Arkivlovgivning i endring

Arkivlovgivning i endring Arkivlovgivning i endring Sveinung Meyer Svendsen 20. April 2017 Tranøy kai Foto: Bjørn-Are Melvik HVORFOR HAR VI ARKIVLOVGIVNING? Arkivenes formål Formålet med arkivdanningen til offentlige organ: tilfredsstille

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer 18.02.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Læringsplattformer Digitale støttesystemer for undervisningsformål Brukes særlig for å administrere brukere og innhold

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg

Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Namsos kommune Rådmann Ketil Sørvig Serviceboks 1006 7809 NAMSOS Dato 12.07.2018 Din ref. 2018/1127-5 Vår ref. 2018/1560 Saksbehandler Sigrun Rasmussen Endelig

Detaljer

Retningslinjer for deponering og avlevering av digitalt arkiv. Kontaktkonferansen 2018 Arkiv Troms v/jan Grav, IT-rådgiver

Retningslinjer for deponering og avlevering av digitalt arkiv. Kontaktkonferansen 2018 Arkiv Troms v/jan Grav, IT-rådgiver Retningslinjer for deponering og avlevering av digitalt arkiv Kontaktkonferansen 2018 Arkiv Troms v/jan Grav, IT-rådgiver Ny arkivforskrift pr 01.01.18 Har vært lite revidert siden 1999 Tilpasset digitaliseringen

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden.

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for Du starter undersøkelsen ved å trykke på neste nederst på siden. Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets spørreskjema er noe

Detaljer

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016 Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Administrativt prosjekt - KS Prosjektgruppe

Detaljer

Revisjon av arkivloven med forskrifter

Revisjon av arkivloven med forskrifter Revisjon av arkivloven med forskrifter IKAs kontaktkonferanse 30. mai 2018 Lovverket Lov om arkiv Overordnede og grunnleggende bestemmelser om arkiv Gir kongen fullmakt til å gi utfyllende bestemmelser

Detaljer

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen 11.11.2015 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1 Saksbehandling Verdi som

Detaljer

Bevaring av nettsider

Bevaring av nettsider Bevaring av nettsider Hans Knut Trælhaug Riksarkivet Norsk Arkivråd, 28. oktober 2010 1 Arkivloven formålet med arkivloven ( 1) er å sikre arkiv som o har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2015

Kontrollutvalgets årsplan for 2015 Nærøy kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2015 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTROLLUTVALGET... 3

Detaljer

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende

Detaljer

KONGELIG RESOLUSJON. Kulturdepartementet Ref.nr.: 16/1984 Statsråd: Linda Hofstad Helleland Dato: 15. desember 2017

KONGELIG RESOLUSJON. Kulturdepartementet Ref.nr.: 16/1984 Statsråd: Linda Hofstad Helleland Dato: 15. desember 2017 KONGELIG RESOLUSJON Kulturdepartementet Ref.nr.: 16/1984 Statsråd: Linda Hofstad Helleland Saksnr.: Dato: 15. desember 2017 Forskrift om offentlige arkiver 1. Innledning Gjeldende forskrift om offentlege

Detaljer

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring

Detaljer

1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2. 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2

1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2. 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 2008-2011 - HØYLANDET KOMMUNE - 2008 Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon...

Detaljer

Verdal kommune Kontrollutvalget

Verdal kommune Kontrollutvalget Verdal kommune Kontrollutvalget Fylkets Hus, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTROLLUTVALGET... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL... 3

Detaljer

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2017

Kontrollutvalgets årsplan for 2017 Tolga kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2017 Vedtatt i kontrollutvalgets møte den 1. desember 2016, Sak 31/16 INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING... 3 1 KONTROLLUTVALGET... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2010

Kontrollutvalgets årsplan for 2010 Verdal kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2010 Fylkets Hus, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTROLLUTVALGET...3 1.1

Detaljer

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig

Detaljer

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Følgende retningslinjer skal følges ved deponering og/eller avlevering av elektroniske arkiver

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2018

Kontrollutvalgets årsplan for 2018 Røros kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2018 Vedtatt i kontrollutvalgets møte den 21. november 2017, Sak 45/17 INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING... 3 1 KONTROLLUTVALGET... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS

Detaljer

Levanger kommune Kontrollutvalget. Kontrollutvalgets årsplan for 2009

Levanger kommune Kontrollutvalget. Kontrollutvalgets årsplan for 2009 Levanger kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2009 Fylkets Hus, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTROLLUTVALGET...

Detaljer

Kontrollutvalget. Informasjons- og kommunikasjonsstrategi

Kontrollutvalget. Informasjons- og kommunikasjonsstrategi NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Kontrollutvalget Informasjons- og kommunikasjonsstrategi Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no INNHOLDSFORTEGNELSE

Detaljer

Levanger kommune Kontrollutvalget. Kontrollutvalgets årsplan for 2010

Levanger kommune Kontrollutvalget. Kontrollutvalgets årsplan for 2010 Levanger kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2010 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTROLLUTVALGET... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL... 3 1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR... 3 2 KONTROLLUTVALGETS

Detaljer

Inderøy kommune Kontrollutvalget

Inderøy kommune Kontrollutvalget Inderøy kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2013 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTROLLUTVALGET...

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2015

Kontrollutvalgets årsplan for 2015 Verran kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2015 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTROLLUTVALGET...

Detaljer

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivstatistikken for 2014 9 % av kommunene begynt planlegging av arkivhåndtering ved evt kommunesammenslåing

Detaljer

Vi viser til tilsendte høringsdokumenter av med forslag til endring av forskrift om offentlige arkiver (arkivforskriften).

Vi viser til tilsendte høringsdokumenter av med forslag til endring av forskrift om offentlige arkiver (arkivforskriften). Vår dato: 11.01.2017 Vår ref.: 17/013 Ark 800 Deres ref.: Kulturdepartementet Høringssvar ny forskrift om offentlige arkiv Vi viser til tilsendte høringsdokumenter av 17.10.2016 med forslag til endring

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2016

Kontrollutvalgets årsplan for 2016 Verdal kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2016 Vedtatt i kontrollutvalgets møte den 06. november 2015, Sak 34/15 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no

Detaljer

INFORMASJONSSKRIV 01/2012 ENGASJEMENTSBREV

INFORMASJONSSKRIV 01/2012 ENGASJEMENTSBREV NKRFs REVISJONSKOMITÉ Til NKRFs medlemmer Oslo, den 13. januar 2012 INFORMASJONSSKRIV 01/2012 ENGASJEMENTSBREV 1. Innledning Revisjonskomiteen vil i dette informasjonsskrivet diskutere bruken av engasjementsbrev

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Norges

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Norges Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Norges delegasjon til EU v/rolf Einar Fife Dato 01.02.2019 Din ref. Vår ref. 2018/9645 Saksbehandler Thomas Øverby Endelig tilsynsrapport og

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen)

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets

Detaljer

Arkivloven og -forskriften

Arkivloven og -forskriften Arkivloven og -forskriften «Reusch-utvalget» Christian Reusch, leder, Oslo Espen Sjøvoll, Bærum Anne Mette Dørum, Oslo Hilde Elvine Bjørnå, Tromsø Håkon With Andersen, Trondheim Rune Kjørlaug, Leikanger

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2017

Kontrollutvalgets årsplan for 2017 Alvdal kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2017 Vedtatt i kontrollutvalgets møte den 24. november 2016, Sak 36/16 INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING... 3 1 KONTROLLUTVALGET... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2011

Kontrollutvalgets årsplan for 2011 Verdal kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2011 Fylkets Hus, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTROLLUTVALGET... 3

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2013

Kontrollutvalgets årsplan for 2013 HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2013 Vedtatt av kontrollutvalget sak 035/12 den 26. november 2012 Fylkets hus Postboks 2564 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2012

Kontrollutvalgets årsplan for 2012 Leka kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2012 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTROLLUTVALGET... 3

Detaljer

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18.

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. november 2009 Dokumentasjon/fagsystemer/NOARK Hva er dokumentasjon

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2017

Kontrollutvalgets årsplan for 2017 Verdal kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2017 Vedtatt i kontrollutvalgets møte den 21. november 2016, Sak 30/16 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no

Detaljer

Høring - Nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommunene og fylkeskommunene

Høring - Nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommunene og fylkeskommunene Høringsinstanser i følge liste Deres ref Vår ref. Dato 2012/11645 ANNMAL 27.06.2012 Høring - Nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommunene og fylkeskommunene Riksarkivaren sender med dette utkast

Detaljer

FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no

FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Noark 5 i praksis Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Oversikt Innledning om arkivprosjektet Hva er forskjellen mellom sak/arkivsystemer og arkiv i fagsystem? Erfaringer med Noark 5 Hvordan Noark 5-standarden

Detaljer

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R 2 0 1 6 O M U N D E R S Ø K E L S E N Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester (også

Detaljer

FORVALTNINGSREVISJON. Barnevern PROSJEKTPLAN. Skaun kommune. Juni 2019 FR1097

FORVALTNINGSREVISJON. Barnevern PROSJEKTPLAN. Skaun kommune. Juni 2019 FR1097 FORVALTNINGSREVISJON Barnevern PROSJEKTPLAN Skaun kommune Juni 2019 FR1097 1 SAMMENDRAG AV PROSJEKTPLAN Problemstilling 1. Melder ansatte i Skaun kommune saker til barnevernet? 2. Hvordan erfarer Skaun

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2018

Kontrollutvalgets årsplan for 2018 Verdal kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2018 Vedtatt i kontrollutvalgets møte den 13. november 2017, Sak 49/17 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

Gjennomgang av barneverntjenesten i Levanger

Gjennomgang av barneverntjenesten i Levanger Gjennomgang av barneverntjenesten i Levanger Problemstilling Problemstilling: Hva kan forklare at Levanger kommune har stort omfang av barneverntjenester? Metode: Intervjuer: barnevernleder, stedfortreder,

Detaljer

Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd

Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd 7. februar 2014 Arbeidsgruppe i NA Trine Nesland, Anne-Lise Kirkerud, Anja Vestvold, Vilde Ronge og Jorunn Bødtker NAs handlingsplan

Detaljer

Gjennomgang av barneverntjenesten. Frosta kommune

Gjennomgang av barneverntjenesten. Frosta kommune Gjennomgang av barneverntjenesten Frosta kommune Forvaltningsrevisjon nr 1717-1/2009 Forord KomRev Trøndelag IKS har i perioden april til september 2009 gjennomført en forvaltningsrevisjon av barneverntjenesten

Detaljer

OFFENTLIG ARKIVREGELVERKS OVERFØRINGSVERDI FOR PRIVATE VIRKSOMHETER? 7. desember 2017

OFFENTLIG ARKIVREGELVERKS OVERFØRINGSVERDI FOR PRIVATE VIRKSOMHETER? 7. desember 2017 OFFENTLIG ARKIVREGELVERKS OVERFØRINGSVERDI FOR PRIVATE VIRKSOMHETER? Spesialrådgiver Sigrun Rasmussen, Arkivverket Workshop SAMDOK privatarkiv 7. desember 2017 Forvaltning og kulturvern - samarbeid 2 Silicon

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2019

Kontrollutvalgets årsplan for 2019 Alvdal kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2019 Vedtatt i kontrollutvalgets møte den 04. desember 2018, Sak 34/18 INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING... 3 1 KONTROLLUTVALGET... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS

Detaljer

Arkivplan som verktøy for internkontroll i kommunene

Arkivplan som verktøy for internkontroll i kommunene Arkivplan som verktøy for internkontroll i kommunene Kontaktkonferansen, IKA Finnmark, Alta, 26. september 2017 INFORMASJONSFORVALTNING KARI REMSETH KARILREMSETH@GMAIL.COM Agenda Arkivplan Bestemmelsene

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan

Kontrollutvalgets årsplan Kontrollutvalgets årsplan Kontrollutvalget i Rendalen kommune INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING... 3 1 KONTROLLUTVALGET... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL... 3 1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVARS OGARBEIDSOMRÅDE...

Detaljer

Rådmannssamling i Arkivenes Hus 6/12-17

Rådmannssamling i Arkivenes Hus 6/12-17 Rådmannssamling i Arkivenes Hus 6/12-17 IKA, arkiv og digitalisering Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkiv-Norge Øverste faglige myndighet: Riksarkivaren Arkivverket: Riksarkivet,

Detaljer

Arkivhistorie i Norge

Arkivhistorie i Norge Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.

Detaljer

Hva driver NA med og hva kan arkivarenes rolle i omorganiseringer innebære? Marianne Høiklev Tengs, styreleder

Hva driver NA med og hva kan arkivarenes rolle i omorganiseringer innebære? Marianne Høiklev Tengs, styreleder Hva driver NA med og hva kan arkivarenes rolle i omorganiseringer innebære? Marianne Høiklev Tengs, styreleder 17.april 2015 Norsk Arkivråd - Landets største arkivfaglige interesseorganisasjon - Åpen for

Detaljer

UTSIRA KOMMUNE KONTROLLUTVALGET UTSIRA KOMMUNE

UTSIRA KOMMUNE KONTROLLUTVALGET UTSIRA KOMMUNE UTSIRA KOMMUNE KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2010 KONTROLLUTVALGET UTSIRA KOMMUNE 1. INNLEDNING Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, som på vegne av kommunestyret skal føre det løpende tilsynet med den

Detaljer

1 Innledning... 2. 2 Resultater fra overordnet analyse: Utviklingstrekk og identifisering av risikofaktorer... 4

1 Innledning... 2. 2 Resultater fra overordnet analyse: Utviklingstrekk og identifisering av risikofaktorer... 4 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 - FROSTA KOMMUNE - 2012 Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 2 1.1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2 1.2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon...

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for Norsk Arkivråd Region Øst, 4. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen

Detaljer

Gjennomgang av barneverntjenesten

Gjennomgang av barneverntjenesten Gjennomgang av barneverntjenesten Sammenlikningsanalyse Stjørdal kommune Forvaltningsrevisjon nr 1714-2/2009 Forord KomRev Trøndelag IKS har gjennomført en forvaltningsrevisjon av barneverntjenesten i

Detaljer

SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/12 Referatsaker 002/12 Orientering fra administrasjonen 003/12 004/12 005/12 006/12 007/12

SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/12 Referatsaker 002/12 Orientering fra administrasjonen 003/12 004/12 005/12 006/12 007/12 FOSNES KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 9. februar 2012 Møtetid: Kl. 1415 Møtested: Kantina, Kommunehuset De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall,

Detaljer

Høring - forslag til endringer i kommuneloven og offentleglova

Høring - forslag til endringer i kommuneloven og offentleglova Journalpost.: 13/6598 FYLKESTINGSSAK Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 031/13 Fylkestinget 26.02.2013 Høring - forslag til endringer i kommuneloven og offentleglova Sammendrag Kommunal og regionaldepartementet

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2019

Kontrollutvalgets årsplan for 2019 Rennebu kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2019 Vedtatt i kontrollutvalgets møte den 21. november 2018, Sak 28/18 INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING... 3 1 KONTROLLUTVALGET... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2016

Kontrollutvalgets årsplan for 2016 Levanger kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2016 Vedtatt i kontrollutvalgets møte den 06. november 2015, Sak 030/15 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no

Detaljer

SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 020/10 Forvaltningsrevisjonsrapport nr /2010 Spesialundervisning i grunnskolen

SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 020/10 Forvaltningsrevisjonsrapport nr /2010 Spesialundervisning i grunnskolen NÆRØY KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: Tirsdag 23. november 2010 TID: Kl 11.30 (Mrk. tida!) STED: Formannskapssalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall,

Detaljer

Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn

Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Jubileumsseminar 26. oktober 2011 1 Hvem er jeg? Bibliotekar med påbygning fra Høgskolen i Oslo

Detaljer

Politiattester. Kirsti O. Sletten

Politiattester. Kirsti O. Sletten Politiattester Kirsti O. Sletten Politiattester Fylkesarkivet har observert at det hersker usikkerhet i kommuner og fylkeskommuner om hvordan politiattester skal håndteres. Politiattester Kommuner og fylkeskommuner

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Moss kommune

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Moss kommune Moss kommune Postboks 175 1501 MOSS Din ref. Vår ref. Dato 17/4523-5- MAM 2017/14508 PETKRI 08.01.2018 Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Moss kommune Arkivverket gjennomførte 10.10.2017

Detaljer

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2016

Kontrollutvalgets årsplan for 2016 Leka kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2016 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTROLLUTVALGET... 3

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2012

Kontrollutvalgets årsplan for 2012 Verdal kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2012 Vedtatt i kontrollutvalgets møte den 14. november 2011, Sak 027/11 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no

Detaljer

Dosent Ingun Sletnes Egenkontrollen (Internt tilsyn og kontroll og revisjon)

Dosent Ingun Sletnes Egenkontrollen (Internt tilsyn og kontroll og revisjon) Dosent Ingun Sletnes Egenkontrollen (Internt tilsyn og kontroll og revisjon) 21. februar 2017 1 Begrepet egenkontroll? Hvorfor egenkontroll? Hva menes med egenkontrollbegrepet? Kommunene viktige leverandører

Detaljer

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE N R. 1700-2 /2007 FORVALTNINGSREVISJON Behandlet i kontrollutvalget i sak 33/07 INNHOLDSREGISTER 1. INNLEDNING... 4 1.1 Bakgrunnen for

Detaljer

Hva gjør Arkivverket for å følge opp Riksrevisjonens rapport? Norsk arkivråds kommuneseminar 15. Februar 2011 Anne Mette Dørum, Riksarkivet

Hva gjør Arkivverket for å følge opp Riksrevisjonens rapport? Norsk arkivråds kommuneseminar 15. Februar 2011 Anne Mette Dørum, Riksarkivet Hva gjør Arkivverket for å følge opp Riksrevisjonens rapport? Norsk arkivråds kommuneseminar 15. Februar 2011 Anne Mette Dørum, Riksarkivet 1 Forvaltningsrevisjonen - sett fra Arkivverkets ståsted Det

Detaljer

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Krav til arkivkunnskap i kommunene

Krav til arkivkunnskap i kommunene Krav til arkivkunnskap i kommunene Av Harald Lindbach Kommunenes arkivtjeneste har gjennomgått stor forandring i de senere årene. Mens det før var alminnelig med en desentralisert arkivtjeneste der nærhet

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Lindesnes kommune

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Lindesnes kommune Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO LINDESNES KOMMUNE Rådhusveien 9 4520 LINDESNES Dato 21.11.2018 Din ref. Vår ref. 2018/10045 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg

Detaljer

Arkivplan og internkontroll Merarbeid eller samarbeid?

Arkivplan og internkontroll Merarbeid eller samarbeid? Arkivplan og internkontroll Merarbeid eller samarbeid? Norsk Arkivråd 20. mars 2018 Avdelingssjef Karin Gjelsten Bergen byarkiv NA 20. mars 2018 1 Agenda: 1. Litt om arkivplan 2. Litt om internkontroll

Detaljer

Tilsyn og kontroll Kontrollutvalg Revisjon

Tilsyn og kontroll Kontrollutvalg Revisjon Tilsyn og kontroll Kontrollutvalg Revisjon Folkevalgtopplæring Selbu 25. november 2011 Terje Wist Ass. revisjonsdirektør Disposisjon Styring og kontroll i kommunal sektor Rammeverk for tilsyn og kontroll

Detaljer

Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet. Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007

Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet. Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007 Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet De regionale helseforetakene Alle kommunene Alle fylkeskommunene Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007 Forholdet mellom lovbestemt

Detaljer

Reglement tilsyn og kontroll

Reglement tilsyn og kontroll EVENES KOMMUNE Reglement tilsyn og kontroll 1: Rådmannens rolle og plassering i kommuneorganisasjonen 1.1 Rådmannen er øverste leder for hele kommuneorganisasjonen og ansatt av kommunestyret. Rådmannen

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Songdalen kommune

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Songdalen kommune Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO SONGDALEN KOMMUNE Songdalsvegen 53 4645 NODELAND Dato 10.10.2018 Din ref. Vår ref. 2018/9429 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg

Detaljer

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dokumentasjon i interkommunale løsninger Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen Hva er problemet/utfordringen? Retningslinjer, lover og regler Hva gjør

Detaljer

Geir Magnus Walderhaug

Geir Magnus Walderhaug Geir Magnus Walderhaug g.m.walderhaug@admin.uio.no Leder Region øst, Norsk Arkivråd Rådgiver, Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon, UiO 15. februar 2011 Kilder De neste

Detaljer

Møtedato: Torsdag 15. februar 2012 Møtetid: Kl Møtested: Namsos Samfunnshus, møterom Hudiksvall

Møtedato: Torsdag 15. februar 2012 Møtetid: Kl Møtested: Namsos Samfunnshus, møterom Hudiksvall NAMSOS KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Torsdag 15. februar 2012 Møtetid: Kl. 0900 Møtested: Namsos Samfunnshus, møterom Hudiksvall De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester storbyundersøkelsen 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om arkivforholdene i norske

Detaljer

Kommunereformen og IKA Trøndelags eierkommuner

Kommunereformen og IKA Trøndelags eierkommuner Kommunereformen og IKA Trøndelags eierkommuner Orientering om arbeidet ved IKA Trøndelag med sikte på å gjøre eierkommunen best mulig rustet til å møte kommunereformen på arkivfagets premisser MÅL FOR

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer Audnedal kommune Konsmogarden 6 4525 KONSMO Din ref. Vår ref. Dato 2017/14356 MARERV 29.01.2018 Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer Vi takker for godt samarbeid i forbindelse med tilsynet.

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer