Referat fra møte i UHRs museumsutvalg 20. april 2015 kl ved Det norske institutt i Athen

Transkript

1 UHRs museumsutvalg Referat fra møte i UHRs museumsutvalg 20. april 2015 kl ved Det norske institutt i Athen I tillegg hadde utvalget meget nyttige besøk ved følgende museer: Museum of Cycladic Art ( National Archaeological Museum ( The Acropolis Museum ( Til stede: Marit Anne Hauan, museumsdirektør ved Tromsø museum, UiT (leder i UHRM) Reidar Andersen, direktør ved Vitenskapsmuseet, NTNU Arne Bjørlykke, museumsdirektør, Naturhistorisk museum, UiO Håkon Glørstad, museumsdirektør, Kulturhistorisk museum, UiO Tove Kristin Karlsen, assisterende universitetsdirektør, UiO (til kl ) Ole Madsen, museumsdirektør, Arkeologisk museum, UiS Tor Henning Hemmingsen, prorektor, UiS Observatør: Jorunn Nakken, seniorrådgiver, Kunnskapsdepartementet Observatør Karl Kallhovd, assisterende museumsdirektør, Kulturhistorisk museum, UiO Observatør: Tone Lindheim, påtroppende museumsdirektør, Naturhistorisk museum, UiO UHRs sekretariat: Mona Majgaard, seniorrådgiver Forfall: Ingvild Sælid Gilhus, styreleder, Universitetsmuseet i Bergen, UiB Anne Kristine Børresen, dekan, NTNU Henrik von Achen, museumsdirektør, Universitetsmuseet i Bergen, UiB Pål Vegar Storeheier, forskningsdirektør, UiT Det var utsendt følgende forslag til saksliste: UHRM-Sak 01/15 Godkjenning av innkalling og saksliste UHRM-sak 02/15 Referat fra UHRM-møtet UHRM-sak 03/15 UHRMs rolle som nasjonalt organ for universitetsmuseene og premisser for dialog og beslutninger. Notat fra UiO til museumsutvalget UHRM-sak 04/15 Kommunikasjonsstrategi for UHRM. Oppfølging av workshop UHRM-sak 05/15 Universitetsmuseene og merverdi 1

2 UHRM-sak 06/15 Finansiering av universitetsmuseenes forvaltningsoppgaver etter Kulturminneloven - Referat fra møte med statssekretærene i KLD og KD 13. januar 2015 v/karl Kallhovd UHRM-sak 07/15 Nasjonal strategi for styrking av universitetsmuseenes økonomiske situasjon UHRM-sak 08/15 Nasjonalt samarbeid basert på arbeidsdeling og spesialisering UHRM-sak 09/15 Et felles kvalitetssystem for universitetsmuseenes samlingsforvaltning UHRM-sak 10/15 Forskningsetiske utfordringer ved universitetsmuseene. Orientering om status for arbeidsgruppe UHRM-sak 11/15 UHRs museumsutvalg. Rapport for 2014 UHRM-sak 12/15 Animalosteologien. Forslag til intensjonsavtale UHRM-sak 13/15 Avtale om UHRM-møte oktober 2015 UHRM-sak 14/15 Orienteringer UHRM-sak 15/15 Eventuelt Saksnr 1/15 Godkjenning av innkalling og saksliste Det ble ikke meldt inn noen ekstra saker. UHRs museumsutvalg godkjenner innkalling og saksliste. Saksnr 2/15 Referat fra UHRM-møtet Forslag til referat fra UHRM-møtet 16. oktober 2014 ble sendt til museumsutvalget 22. oktober med en ukes merknadsfrist. Det kom en redaksjonelle merknad fra Håkon Glørstad. Denne er tatt inn i referatet som er å anse om godkjent og lagt ut på museumsutvalgets hjemmeside. Saksnr 3/15 UHRMs rolle som nasjonalt organ for universitetsmuseene og premisser for dialog og beslutninger Universitetet i Oslo hadde sendt notatet UHRMs rolle som nasjonalt organ for universitetsmuseene og premisser for dialog og beslutninger til museumsutvalgets medlemmer. Utvalgets leder redegjorde for det arbeidet som er gjort av noen av utvalgets medlemmer med fokus på universitetsmuseenes finansielle situasjon. Hun redegjorde likeledes for en rekke initiativer som UHRM og de enkelte museer har gjennomført de senere årene og oppsummerte med at mye er gjort, men at også mye kan gjøres fremover, f.eks. kan 2

3 universitetsmuseene utarbeide en felles strategi til dialogmøtene med Kunnskapsdepartementet særlig når det gjelder bygg, forvaltning av samlingene og synliggjøring av museene. Den etterfølgende debatt ble oppsummert med følgende: UHRs museumsutvalg er av den oppfatning at universitetsmuseenes økonomiske situasjon er vanskelig. De største utfordringene gjelder basisfinansiering, bygg og infrastruktur. Det er derfor nødvendig å sette dette ytterligere på dagsordenen i ulike fora og overfor ulike aktører. UHRM er således enig i situasjonsbeskrivelsen, men har ulikt syn på incentivordninger og institusjonstilknytning. En årlig museumsdag ble nevnt. Dette tas inn under sak om kommunikasjonsstrategi. Saksnr 4/15 Kommunikasjonsstrategi for UHRM. Oppfølging av workshop UHRM gjennomførte som kjent i sitt oktobermøte en workshop ledet av Lillian Vatnø fra UiOs samarbeidspartner Gambit. Vatnø har utarbeidet en oppsummering av innspillene fra workshopen, inkludert noen kommentarer fra henne og en utvidet versjonen av den korte strategigjennomgangen utvalget gjennomførte. Dokumentene inneholder også noen forslag til tiltak. Det ble på workshopen bestemt at de kommunikasjonsansvarlige ved universitetsmuseene skulle vurdere materialet. Det har ikke kommet noen tilbakemeldinger fra disse. Leder og sekretær hadde til møtet vurdert materialet fra workshopen og viste til at det er en utfordring å skape en felles og omfattende kommunikasjonsstrategi uten personalmessige og finansielle ressurser. UHRM bør likevel kunne iverksette en del tiltak som ikke er økonomisk krevende og i tillegg vurdere å finne måter for universitetsmuseene å satse sammen på. I saksutredningen ble det foreslått å inndele aktuelle aktører i to målgrupper en samfunnsaktør og en økonomiaktør, samt at det bør kreeres hovedbudskaper og støttebudskaper overfor begge disse. Leder fremmet forslag om at de kommunikasjonsansvarlige ved universitetsmuseene danner et utvalg rettet mot samfunnsaktørene, mens direktørene ved museene danner et utvalg som skal utvikle og gjennomføre tiltak overfor økonomiaktørene. Dette ville gi to arbeidsgrupper med ulike målgrupper og overlappende mål, og to sett med tiltak. Utvalgt gjorde etter drøfting av saken følgende vedtak: 1. Det nedsettes et utvalg med kommunikasjonsansvarlige ved alle universitetsmuseer, utpekt av museumsdirektørene. Utvalget skal utvikle arbeidsplan med budskap og tiltak og økonomisk plan for kommunikasjon knyttet til samfunnsaktører. Utvalget bes selv utarbeide forslag til mandat som godkjennes av UHRM. Utvalget gir sin første tilbakemelding til UHRMs høstmøte. 3

4 2. Museumsdirektørene møtes i forkant av dialogmøtene høsten 2015 for å diskutere felles utfordringer og felles oppfordringer til KD. Saksnr 5/15 Universitetsmuseene og merverdiavgift Karl Kallhovd, Kulturhistorisk museum, UiO, redegjorde kort for saken og har i etterkant sendt vedlagte power-point-presentasjon. Det ble vedtatt følgende: 1. Marit Hauan, Karl Kallhovd og Mona Majgaard utarbeider et forslag til brev til Kulturdepartementet i saken. Brevet sendes til UHRM for godkjenning. 2. UHRs generalsekretær spørres likeledes om råd i saken. Saksnr 06/15 Finansiering av universitetsmuseenes forvaltningsoppgaver etter kulturminneloven - Referat fra møte med statssekretærene i KLD og KD 13. januar 2015 Karl Kallhovd viste til rapporten Finansiering av universitetsmuseenes forvaltningsoppgaver etter kulturminneloven som ble drøftet i UHRMs Parismøte november Rapporten ble avgitt i januar Det har etter rapportens ferdigstillelse vært avholdt et møte med statssekretærene for KLD og KD d.13. januar Til dette møtet hadde departementene, universitetsmuseene og Riksantikvaren utarbeidet en felles presentasjon om sakskomplekset samt rapportens konklusjon og forslag til tiltak. Presentasjonen ble godt mottatt og oppfølgingsspørsmålene kritisk, konstruktive. Riksantikvaren og universitetsmuseene deltok ikke i departementenes diskusjon om videre oppfølging. Resultater i saken vites tidligst med Statsbudsjettet for 2016, men fremtidig oppgaveportefølje blir først avklart når forvaltningsstrukturen er endelig fastlagt. UHRM tar saken til orientering. Saksnr 7/15 Nasjonal strategi for styrking av universitetsmuseenes økonomiske situasjon Museumsdirektørene Arne Bjørlykke og Håkon Glørstad hadde bedt om at denne saken ble satt på agendaen i møtet, og Glørstad hadde utarbeidet et skriftlige innspill som var sendt som saksutredning. Det vises til denne. 4

5 Glørstad innledet i saken med å stille spørsmålet om det er felt innenfor finansieringen av universitetsmuseene som museene kan gå sammen om å fronte overfor det politiske system og universitetene, og i bekreftende fall hvilke strategier skal universitetsmuseene da velge. I notatet pekes det på fire områder: a) Basisfinansieringen b) Incentivordninger c) Nasjonal infrastruktur og d) Bygninger og vedlikehold. Det var i utvalget noenlunde enighet om områdene a) Basisfinansiering, c) Nasjonal infrastruktur og d) Bygninger og vedlikehold, men uenighet om punkt b) Incentivordninger. Etter drøftingene ble det gjort dette vedtaket: 1. Håkon Glørstad arbeider videre med notatet på bakgrunn av drøftingene og innspillene i møtet med henblikk på at saken legges frem for museumsdirektørmøtet høsten I notatet tydeliggjøres felles synspunkter, samt hva som er ulikt mellom universitetsmuseene. Saksnr 8/15 Nasjonalt samarbeid basert på arbeidsdeling og spesialisering Museumsdirektør Håkon Glørstad hadde bedt om at denne saken ble satt på sakslisten. Han hadde skrevet et innspill som var sendt utvalget som saksutredning i denne saken. Det vises til denne. Glørstad innledet med spørsmålet om det er felt hvor universitetsmuseene kan samarbeide, og hvor man kan ha en arbeidsdeling der noen miljøer bygger opp spesialkompetanse? Kan man finne et forskningsfelt hvor et av museene kan oppbygge nasjonal kompetanse og som et samlet fagmiljø stiller seg bak? Han viste til at dette vil gjøre f.eks. konkurransen om EUmidler enklere. Det ble gjort dette vedtaket: 1. UHRM ved leder og sekretær kartlegger universitetsmuseenes laboratorier og kompetanse. 2. UHRM kartlegger samtidig hvilke forskningsfelt universitetsmuseener satser på, og hva det enkelte museum definerer som deres spesielle ekspertområde. 3. I kartleggingene skjelnes det mellom de naturhistoriske og de kulturhistoriske samlingene. 4. Saken oppsummeres i UHRMs høstmøte. Saksnr 9/15 Et felles kvalitetssystem for universitetsmuseenes samlingsforvaltning MUSITs styre har etter gjennomføringen av det første dialogmøte med museumslederne uttrykt ønske om å få museumsutvalgets råd om sentrale tema så som oppfølging av MUSITs 5

6 virksomhetsanalyse. Denne anbefalte bl.a. etablering av et felles kvalitetssystem med felles begrepsapparat og rollebeskrivelser, å gjennomgå porteføljen av eksisterende IT-løsninger i museene, og å gjennomføre en informasjonsanalyse av arbeidsprosessene i samlingsforvaltningen. Det første emnet mente MUSITs styre er et arbeid som UHRM og museene bør ta tak i. Museumsutvalget ba derfor NTNU ved Solveig Bakken om å utarbeide et forslag til hvordan det kan etableres og skapes et felles kvalitetssystem for universitetsmuseenes samlingsforvaltning. Et forslag til Kvalitetssystem for samlingsforvaltningen ved universitetsmuseene, datert , vedlagt Virksomhetsanalysen sammendrag og Prosjektskisse ble ferdigstilt 17. mars 2015 og sendt museumsutvalget. I forslaget foreslås det tre mulige måter å organisere og administrere arbeidet med utvikling og etablering av et felles kvalitetssystem for universitetsmuseenes samlingsforvaltning på. UHRM vedtok følgende: 1. UHRM slutter opp om forslag to når det gjelder organisering og administrasjon av arbeidet med utvikling og etablering av et felles kvalitetssystem for universitetsmuseenes samlingsforvaltning, dvs at UHRM kan benytte seg av det etablerte nettverkssamarbeid i MUSIT og be koordineringsgruppene om å gjennomføre oppdraget. 2. UHRM er opptatt av at de internasjonale utfordringer integreres (både språklig og metodisk) slik at samlingene blir interessante for internasjonale forskere. Saksnr 10/15 Forskningsetiske utfordringer ved universitetsmuseene. Orientering om status for arbeidsgruppe UHRM har nedsatt en ad hoc-komité for utredning av forskningsetiske utfordringer ved universitetsmuseene under ledelse av Arve Monsen, Kulturhistorisk museum, UiO. Komiteen hadde sitt første møte 11. mars og har gitt tilbakemelding om komiteen mener at tidsrammen 1. juni 2015 ikke er tilstrekkelig for å besvare et så omfattende mandat som er gitt. Komiteen vil derfor anbefale at den i utgangspunktet gis en tidsramme frem til senhøsten Komiteen vil også foreslå at navnet endres slik at det er mer i tråd med komiteens omfattende mandatet og foreslår benevnelsen «Komité for utredning av forskningsetiske utfordringer og enhetlig samlingsforvaltning ved universitetsmuseene». UHRM gjorde følgende vedtak i samsvar med komiteens anbefaling: 1. UHRM godkjenner komiteens forslag om navneendring til Komité for utredning av forskningsetiske utfordringer og enhetlig samlingsforvaltning ved universitetsmuseene. 2. Komiteens tidsramme forlenges frem til høsten

7 Saksnr 11/15 UHRs museumsutvalg. Rapport for 2014 Rådene og utvalgene under UHR har i en del år utarbeidet årlige rapporter for å synliggjøre virksomheten i råd og utvalg. Forslag til årsrapport for 2014 for UHRs museumsutvalg var utsendt til møtet. UHRM godkjenner årsrapport for 2014 for UHRs museumsutvalg. Saksnr 12/15 Animalosteologien Forslag til intensjonsavtale UHRM nedsatte etter vedtak i UHRM-møte en arbeidsgruppe med mandat å utrede en nasjonal løsning for animalosteologien knyttet til arkeologiske utgravninger. Leder av arbeidsgruppen Mari Høgestøl oversendte arbeidsgruppens innstilling til UHRM møte oktober Det fremgikk av denne at det ikke har vært mulig i arbeidsgruppen å komme frem til forslag om en nasjonal løsning. Arbeidsgruppen anbefalte imidlertid de arkeologiske universitetsmuseene å inngå en felles intensjonsavtale med Universitetsmuseet i Bergen, og at det enkelte museum etter behov kan inngå rammeavtaler og prosjektavtaler hvor kjøp av naturvitenskapelig kompetanse, forvaltning av forskning på materiale etc. avtales. Det ble vedtatt at Vitenskapsmuseet, NTNU, skulle utarbeide forslag til tekst til intensjonsavtale mellom universitetsmuseene og Universitetsmuseet i Bergen, og at saken skulle tas opp for endelig vedtak i UHRM-møtet våren Forslaget fra Vitenskapsmuseet ble sendt til utvalgets medlemmer før møtet. I notatet er det redegjort for hvilke endringer som Vitenskapsmuseet foreslår i forhold til arbeidsgruppens forslag. (Det vises til dette notatet). Det presiseres bl.a. at oppbevaring av osteologisk materiale ved UiB fra andre museumsdistrikter er å oppfatte som et deponi og ikke en avhending. Også punktet om finansiering er endret idet ordlyden «Finansiering dekkes ved bidrag fra de fem arkeologiske universitetsmuseene» er tatt ut. Vitenskapsmuseet fremla i et pkt. 5 to alternativer for finansiering. UHRM støtter det første forslaget: «Finansiering gjennom kjøp av naturvitenskapelig kompetanse fra de øvrige universitetsmuseene.» 1. UHRM vedtar forslaget fra Vitenskapsmuseet til intensjonsavtale om oppbevaring av osteologisk materiale. 2. Når det gjelder de fremlagte to alternativer for finansiering, støtter UHRM det første forslaget: «Finansiering gjennom kjøp av naturvitenskapelig kompetanse fra de øvrige universitetsmuseene.» 7

8 Saksnr 13/15 Avtale om UHRM-møte oktober 2015 UHRM-møte 2/15 holdes som et heldagsmøte ved Vitenskapsmuseet, NTNU. Utvalget møtes til middag kvelden før. Saksnr 14/15 Orienteringer Museumsdirektørene orienterte om de viktigste saker ved egne museer av interesse for museumsutvalget UHRM tar sakene til orientering. Saksnr 15/15 Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt. 8