Konkurransegrunnlag for open anbodskonkurranse (over EØS-terskelverdi) ved anskaffing av: Lastebilar til Os vidaregåande skule HFK

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for open anbodskonkurranse (over EØS-terskelverdi) ved anskaffing av: Lastebilar til Os vidaregåande skule HFK

2 Innhald 1 GENERELL SKILDRING Oppdragsgjevar Føremålet med anskaffinga Deltilbod Oppbygginga av konkurransegrunnlaget Kunngjering Viktige datoar REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBOD Anskaffingsprosedyre Teieplikt Atterhald og avvik Frist tilbodet står ved lag til Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysningar KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglege kvalifikasjonar TILDELINGSKRITERIUM Vektingsmodell INNLEVERING AV TILBOD OG TILBODSUTFORMING Innlevering av tilbod Utforming av tilbodet VEDLEGG Side 2 av 13

3 1 GENERELL SKILDRING 1.1 Oppdragsgjevar Hordaland fylkeskommune, HFK, har ansvar for å utvikle hordalandssamfunnet. Vi gir vidaregåande opplæring, tannhelsetenester og kollektivtransport til innbyggjarane i fylket. Vi har ansvar for vegsamband og legg til rette for verdiskaping, næringsutvikling, fritidsopplevingar og kultur. Som del av eit nasjonalt og globalt samfunn har vi ansvar for å ta vare på fortida, notida og framtida i Hordaland. Fylkestinget er øvste politiske organ i fylkeskommunen. Organisasjonen Hordaland fylkeskommune (HFK) består av Fylkesadministrasjonen, Bybanen Utbygging, Skyss, om lag 46 vidaregåande skular, og 5 tannhelsedistrikt med totalt 65 tannklinikkar. Os vidaregåande skule ligg ved Ulvenvatnet i Os kommune, 30 km sør for Bergen. Skulen blei starta som Os Yrkesskule og hadde då 9 klassar. For skuleåret 2012/13 har vi 32 klassar med omlag 480 elevplassar. Os vgs er i hovudsak ein yrkesfagleg skule med tilbod innan desse utdanningsprogramma: *Bygg- og anleggsteknikk *Elektrofag *Helse og oppvekst *Service og samferdsel *Teknikk og industriell produksjon I tillegg har vi tilbod innan: *Allmennfagleg påbygging *Kvardags- og arbeidslivstrening i små grupper. Kontaktperson hjå oppdragsgjevar er: Namn: Postadresse: e-post Marte Hustveit Hauge Hordaland fylkeskommune, Postboks 7900, 5020 Bergen marte.hustveit.hauge@hfk.no Eventuelle spørsmål skal rettast til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikkje vere kontakt/kommunikasjon med andre personar hjå oppdragsgjevar om anbodskonkurransen enn nemnde kontaktperson. Side 3 av 13

4 1.2 Føremålet med anskaffinga Os vidaregåande skule ved Innkjøpsseksjonen i HFK har som føremål å anskaffe 5 lastebilar til bruk i yrkessjåføropplæring. Bilane skal leasast gjennom HFK sin avtalepartnar DnB. Oppdragsgjevar skal ha opsjon på å betale forskotsleige i form av innbytte av opp til fire lastebilar. For oppdraget skal det bli inngått kontrakt med ein leverandør. Oppdragsgjevar ynskjer i utgangspunktet leasing for 5 år, men skal ha rett til å krevje gjenkjøp av lastebilane etter 5, 6 eller 7 år. Nærare skildring av leveransen følgjer av vedlegg A til kontrakt - Kravspesifikasjon. 1.3 Deltilbod Det er ikkje høve til å gje tilbod på delar av oppdraget. 1.4 Oppbygginga av konkurransegrunnlaget Del 1 Dette dokumentet med reglar om konkurransegjennomføringa med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterium. o Bilag 1 - Samtykkeerklæring Del 2 Kontrakt med vedlegg: o Vedlegg A Kravspesifikasjon o Vedlegg B Pris o Vedlegg C Varighet og framdrift o Vedlegg D Administrative føresegner o Vedlegg E Leverandøren si skildring av leveransen 1.5 Kunngjering Konkurransen er kunngjord i DOFFIN-databasen og TED-basen Sjå Viktige datoar Aktivitet Tidspunkt Kunngjering i DOFFIN/TED Siste dag for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Side 4 av 13

5 Frist for å levere tilbod kl Tilbodsopning Tilbodet står ved lag til Evaluering Veke Melding om tildeling Veke Klagefrist leverandørar Veke Kontraktsinngåing Byrjinga av februar 2013 Det blir gjort merksam på at tidspunkta etter opning av tilboda er rettleiande. 2 REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBOD 2.1 Anskaffingsprosedyre Anskaffinga blir gjennomførd i samsvar med lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og III. Kontraktstildeling vil bli gjord etter prosedyren Open anbodskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Berre dei tilbydarane som oppfyller kvalifikasjonskrava vil få tilboda sine evaluerte. I denne konkurransen er det ikkje høve til å forhandle. Det er følgjeleg ikkje høve til å endre tilbodet etter at tilbodsfristen er over. Vidare blir det gjort merksam på at tilbod som inneheld avvik, atterhald, feil, uklåre moment, ufullstendige moment mv. som kan medføre tvil om korleis tilbodet skal vurderast samanlikna med dei andre tilboda, skal avvisast etter FOA (1). Leverandøren blir derfor oppfordra på det sterkaste til å følgje dei rettleiingane som blir gjevne i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg, og eventuelt stille spørsmål ved uklåre punkt per e-post til kontaktperson. 2.2 Teieplikt Oppdragsgjevar og dei tilsette der pliktar å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysningar om tekniske innretningar og framgangsmåtar eller drifts- og forretningsforhold det av konkurranseomsyn vil vere grunn til å halde hemmeleg, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningslova 13. Side 5 av 13

6 2.3 Atterhald og avvik Dersom leverandøren tek atterhald mot delar av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokument, skal dette klårt gå fram av tilbodet. Atterhalda skal spesifiserast med kva konsekvensar dette har for yting, pris eller andre forhold. Det same gjeld for avvik. Atterhald og avvik skal vere presise og eintydige og takast inn i tilbodsbrevet slik at oppdragsgjevar kan vurdere dei utan kontakt med leverandøren, jf. FOA Vesentlege atterhald og atterhald eller avvik som kan medføre tvil om korleis tilbodet skal bedømmast i forhold til dei andre tilboda vil føre til at tilbodet blir avvist, jf. FOA (1). Tilvising frå leverandøren til standardiserte leveringsvilkår eller liknande vil bli vurderte som atterhald dersom dei avvik frå føreliggjande konkurranse- eller kontraktsreglar. 2.4 Frist tilbodet står ved lag til Leverandøren må stå ved tilbodet sitt til det tidspunktet som er oppgjeve i pkt. 1.6 ovanfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettingar, suppleringar eller endringar av konkurransegrunnlaget, attåt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidla til alle leverandørar som har registrert si interesse for anskaffinga på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysningar Dersom leverandøren finn at konkurransegrunnlaget ikkje gjev tilstrekkeleg rettleiing, kan han skriftleg be om tilleggsopplysningar hjå oppdragsgjevar ved kontaktpersonen der. Dersom det blir oppdaga feil i konkurransegrunnlaget, bed ein det om at dette blir formidla skriftleg til kontaktpersonen hjå oppdragsgjevar. Skriftleg førespurnad om tilleggsopplysningar skal merkjast: Anbodskonkurranse, ref saksnummer: HFK », og sendast til kontaktpersonen hjå oppdragsgjevar pr e-post. Side 6 av 13

7 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordna forhold m.o.t. skatteinnbetaling og meirverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest, ikkje eldre enn 6 månader rekna frå tilbodsfrist Meirverdiavgiftsattest, ikkje eldre enn 6 månader rekna frå tilbodsfrist Ein attest for skatt og ein attest for betalt avgift blir utferda anten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkrevjarkontoret der leverandøren har sitt hovudkontor. Utanlandske leverandørar skal leggje fram attestar frå tilsvarande styresmakter som dei norske. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal vere eit lovleg etablert føretak Dokumentasjonskrav Norske selskap: Firmaattest Utanlandske selskap: Godtgjering på at selskapet er registrert i bransjeregister eller føretaksregister som føreskrive i lovgjevinga i det landet der leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Leverandørens årsrekneskap inkludert noter med styre- og revisjons melding frå det siste året. Om årsrekneskapen for fjoråret ikkje er ferdigstilt ved dato for tilbodsfrist i denne konkurransen skal det i tillegg leggjast ved mellombels årsrekneskap for fjoråret. Oppdragsgjevar tek atterhald om å sjølv foreta ei kredittvurdering frå AAA Soliditet AS. Finansiell styrke vurderast i forhold til omsetning, resultatgrad, soliditet og likviditet. Dersom leverandøren av gyldige grunnar ikkje kan leggje fram den dokumentasjonen oppdragsgjevar har bede om, kan han godtgjere den økonomiske og finansielle stilinga si med eit kvart anna dokument som oppdragsgjevar kan akseptere. Side 7 av 13

8 3.4 Leverandørens tekniske og faglege kvalifikasjonar Krav Leverandøren skal ha røynsle frå leveransar av liknande kjørety dei siste 3 åra. Leverandøren skal ha tilstrekkeleg gjennomføringsevne og kapasitet. Det krevst eit godt og velfungerande kvalitetssikringssystem for ytingane som skal leverast. For å sikre lav miljøbelastning av og god kvalitet på tenesta, vart det kravd at leverandøren har system for oppfølginga av følgjande forhold: Kontinuerlig forbetring på: Organisasjonen sin kompetanse på miljø og tryggleik Avfallshandtering, inkl. farlig avfall knytt til bilane Dokumentasjonskrav Skildring av dei 3 mest relevante oppdraga frå leverandøren i løpet av dei siste 3 åra. Skildringa må inkludere informasjon om verdien av oppdraget, tidspunkt og mottakar (namn, telefon og e-post.) Referansar vil kunne bli kontakta ved behov for klårgjering av relevansen av oppdraget. Det er likevel slik at det er leverandøren sitt ansvar å dokumentere relevans gjennom skildringa. Gjere greie for den gjennomsnittlege arbeidsstyrken hjå leverandøren i løpet av siste 3 år og for dei reiskapane, maskinene, verktøya, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Gjere greie for leverandøren sitt kvalitetssikringssystem/- styringssystem eller Kopi av systemsertifikat utferda av akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarande dokumentasjon. Om rutinane er skildra i verksemda sitt kvalitets- eller miljøledelsessystem i samsvar med ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarande 3. partsverifiserte system, er det nok å leggje fram eit gyldig sertifikat og vise til kvar dette er skildra. Alternativt kan det gjerast reie for eksisterande mål, handlingsplan og rutinar som dokumenterer at krava er dekka. 4 TILDELINGSKRITERIUM Berre tilbod som er leverte av kvalifiserte tilbydarar og som innfrir dei obligatoriske krava og spesifikasjonane som er oppgjevne i konkurransegrunnlaget medrekna kontraktframlegget og kravspesifikasjonen vil bli vurderte i forhold til tildelingskriteria. Side 8 av 13

9 Tildelinga skjer på basis av kva for tilbod som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på desse kriteria: Døme: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 1 Ferdig utfylt prisskjema, sjå vedlegg B Teknisk løysing og funksjonalitet 0,3 Skildring av leveransen, samt bilder/teikningar, vedlegg E Service og garanti 0,3 Skildring av leveransen, vedlegg E Pris Pris for lastebilane skal settast opp i prisskjema i vedlegg B. Leverandør skal gje pris for ferdig levert og registrert lastebil, inkludert serviceavtale i avtaleperioden med ei køyrelengd på km/år og eventuelle monterings-/oppgraderingskostnadar (gjeld bil 2 og 3). Garantert restverdi etter 5, 6 og 7 år skal fastsettast, og det skal fastsettast avrekningspris per køyrde km i avvik frå km/år. Det skal og gjevast innbytepris på dei oppgjevne lastebilane som oppdragsgjevar har opsjon på å nytte som forskotsleige/innbytte. Sjå vedlegg A og B. Teknisk løysing og funksjonalitet Her vil det vurderast kor god teknisk løysing og funksjonalitet som vert tilbode. Leverandør vert bede om å skildre kvalitet på lastebilane, til dømes komfort (seter, flathet på golv, innvendig høgde på hytte m.m.) og brukarvennlegheit (kva kan lærar sjå av innhald i dashboard, kva sikt gjev speglane m.m.). Dette skal gjerast i vedlegg E. Det skal i tillegg leggjast ved bilder/teikningar som illustrerer teknisk løysing og funksjonalitet. Det skal opplysast om leverandør kan tilby visning av tilbydd/tilsvarande bil. Om alle kvalifiserte leverandørar kan tilby dette, føreheld vi oss retten til å kome på synfaring av bilane. Service og garanti Leverandør skal skildre innhaldet i garanti og servicetilbod, til dømes hyppigheit og innhald i service, tilgjengelegheit for service, tilgjengeleg materiell og opplæring til bruk i undervisning på yrkessjåførlina og opplæring ved levering. Dette skal gjerast i vedlegg E. 4.1 Vektingsmodell Alle godkjente tilbod vil bli evaluerte med poeng på tildelingskriteria, der 10 er høgast og 1 er lågast. Tilbod med poeng 0 på tildelingskriteria utanom prisen vil bli avvist, jf. FOA Side 9 av 13

10 Evalueringsmodellen som vil bli nytta byggjer på prising av avvik/manglar i forhold til høgaste oppnåelege poengsum i tildelingskriteria utanom prisen (K1). Poeng under 10 på desse tildelingskriteria gir uttrykk for kor stor avviket/mangelen er. Mangelen/avviket vil bli prisa inn i tilbodet med eit påslag på tilboden pris. Det økonomisk mest fordelaktige tilbodet er det tilbodet som kjem ut med lågast prisa kvalitet (PK). Sjå formel og døme nedanfor. Avvik frå best oppnåeleg poeng vert berekna slik: «maksimalt oppnåelig poeng (10) minus gitt poeng for kriteriet delt på maksimal oppnåelig poeng (10)». Matematisk modell for det økonomisk mest fordelaktige tilbod PK PK = Pris kvalitet (total poengsum) P = Total pris (summen av prisane) i tilbodet K1 = vekt av tildelingskriterium 1 - pris (skal alltid være 1) K2 = vekt av tildelingskriterium 2 K3 = vekt av tildelingskriterium 3 Sm= maks oppnåelige poeng på vurderingskalaen = 10 s2 = Poeng gitt på tildelingskriterium nr 2 s3 = Poeng gitt på tildelingskriterium nr 3 Formel: PK = P* K1 + K2*(Sm s2)/sm + K3*(Sm - s3)/sm DØME Vekt tildelingskriterium: Kriterium 1 Pris = 1, kriterium 2 = 0,6 og kriterium 3 = 0,3 Tilbyder 1: totalpris: , 8 poeng på kriterium 2 og 10 poeng på kriterium 3 Tilbyder 2: totalpris: , 6 poeng på kriterium 2 og 10 poeng på kriterium 3 PK tilbyder 1: * [1+ 0,60*(10-8)/10 + 0,30*(10-10)/10]= PK tilbyder 2: * [1 + 0,60*(10-6)/10 + 0,30*(10-10)/10] = I dette dømet vinn tilbyder 1 konkurransen. Side 10 av 13

11 5 INNLEVERING AV TILBOD OG TILBODSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbod Tilbodet skal leverast til: eller sendast til: Hordaland fylkeskommune Hordaland fylkeskommune Sentralarkivet Sentralarkivet Agnes Mowinckelsgate 5 Postboks Bergen 5020 Bergen Tilbodet skal vere datert og underteikna av ansvarleg representant for leverandør, leggjast i nøytral, lukka konvolutt og tydeleg merkjast med: "Tilbod, saksnr. HFK Lastebilar Os vgs. v/ Marte H. Hauge. Skal berre opnast av adressat Tilbodet skal leverast i eitt eksemplar utan noka form for innbinding eller stifting, anten sett inn i ringperm med skiljekort, eller i plastlomme eller liknande. I tillegg skal tilbodet leverast elektronisk på cd-rom eller minnepenn, og som sladda versjon i redigerbar PDF. Sjå samtykkeerklæring i bilag 1 til konkurransegrunnlaget. Papirversjonen har forrang føre den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid. 5.2 Utforming av tilbodet Tilbodet skal utformast i samsvar med den disposisjonen som følgjer av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er sjølv ansvarleg for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkt er svara på / belyste og dokumenterte i tilbodet. Tilbodet skal utformast med denne disposisjonen: Tilbodsbrev o Signert av ansvarleg representant for leverandøren. o Ein aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt med bilag. o Eventuelle atterhald må kome fram her og vere oppgjevne i samsvar med dei reglane som er Side 11 av 13

12 gjevne om atterhald og avvik i dette konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt med bilag. o Namn og kontaktinformasjon til kontaktpersonen hjå leverandøren. Kvalifikasjonskrav o Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgjevaravgift frå kemnerkontoret. o MVA-attest, attest på betalt meirverdiavgift frå skattefutkontoret. o Firmaattest. o Årsrapport, revisorstadfest årsrekneskap og oversikt over omsetninga det siste året o Skildring av dei 3 mest relevante leveransane frå leverandøren dei siste 3 åra. o Utgreiing om den gjennomsnittlege arbeidsstyrken hjå leverandøren i løpet av siste 3 år og om dei reiskapane, maskinene, verktøya, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. o Utgreiing om leverandøren sitt kvalitetssikringssystem/- styringssystem eller kopi av systemsertifikat utferda av akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarande dokumentasjon. o Utgreiing for leverandøren sin miljøkompetanse eller kopi av systemsertifikat utferda av akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarande dokumentasjon. Tildelingskriterier o Utfylt prisskjema. o Leverandøren si skildring av leveransen. 6 VEDLEGG Samtykkeerklæring Kontrakt m/vedlegg Side 12 av 13

13 Bilag 1: Samtykkeerklæring Allmennheita har innsyn i tilbod og protokoll etter at val av leverandør er føreteke, jf. lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (Offentleglova), sjå 23 (3), jf. FOA 3-5. Oppdragsgjevar er pålagd å følgje prinsippet om meirinnsyn, jf. Offentleglova 11. Leverandøren skal difor levere ei utgåve av tilbodet, som kan nyttast ved ein eventuell førespurnad om innsyn. I dette eksemplaret skal leverandøren, om det er aktuelt, sladde innhald som ein betraktar som forretningsforhold som det er av konkurransemessig tyding å halde hemmeleg. Opplysningar om tekniske innretningar og framgangsmåtar eller drifts- og forretningsforhold som det vil vere av konkurransemessig tyding å hemmelighalde, kan unntakas frå offentligheita, jf. FOA 3-6, jf. Forvaltningsloven 13. Denne samtykkeerklæringa skal signerast av same person som underskriv tilbodet. Det vert med dette samtykka i at informasjon som ikkje er identifisert som unntaksberettiga kan offentleggjerast. Stad og dato Underskrift Side 13 av 13